Chuyên đề Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications

cho dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng,trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng duyệt chương trình…), bảng phân công công việc – Checklist ( ai sẽ chịu trách nhiệm công việc nào?), thời gia hoàn thanh công việc – timeline Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng giải quyết tại chỗ. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho( removal): Dọn dẹp nơi tổ chức , sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho… Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại nhưng thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra, quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thật sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Sơ đồ 6: Quy trình thực hiện một sự kiện Các giai đoạn thực hiện Ý tưởng Hoạch định Dàn dựng Tính khả thi Thực hiện Họp rút kinh nghiệm Quản lý Giám sát kiểm tra Đánh giá Chi phí Nội dung Rủi ro Các yếu tố thay đổi chủ quan và khách quan Hình thành ý tưởng Kết thúc event 2.3 Quản trị hoạt động thiết kế tại công ty Trong phần này chủ yếu dựa một số dự án mà công ty đã thực hiện hoặc đang trong giai đoạn thiết kế để phân tích, đánh giá. 2.3.1 Hình thành chủ đề cho sự kiện (ý tưởng) Xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đã qua rồi cái thời mà sự kiện tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu... Dựa trên yêu cầu có sẵn của khách hàng hoặc ý tưởng của công ty dựa trên những gợi ý của khách hàng. Làm thế nào để có một sự kiện ấn tượng? đạt được mục tiêu của nhà tổ chức sự kiện điều đó phụ thuộc vào ý tưởng, hình thành lên ý tưởng không phải và một công việc đơn giản phải là những người thực sự có năngkhiếu trong lĩnh vực này có nhiều kinh nghiệm mới có thể có một ý tưởng hay độc đáo và mới lạ. Lượng thông tin từ phía chủ sự kiện (khách hàng của công ty) cung cấp trên cơ sở đó hình thành lên ý tưởng sự kiện từ đó nhân viên thiết kế phác thảo nó trên các bản vẽ cụ thể. Hình 1: Phông ý tưởng - Tuần Châu Hà Tây Ví dụ với yêu cầu của khách hàng là làm một sự kiện “ Lễ khởi công dự án khu du lịch sinh thái và vui chơi giải trí tuần châu Hà Tây”. Khách hàng muốn tổ chức một buổi lễ trang trọng, phong cách, có đẳng cấp và gây ấn tượng mạnh đối với người tham dự bởi vì có các quan chức chính phủ, chính quyền địa phương, các nhà đầu tư ( trong & ngoài nước), phóng viên các cơ quan báo chí, khách hàng…cần được đón tiếp ân cần, chu đáo và được bảo vệ an toàn. Thông điệp khách hàng muốn truyền tải: là dự án tổng hợp bao gồm nghỉ ngơi, giải trí, mua sắm, du lịch… là một trong những dự án lớn của quốc gia, vị trí địa lý lại rất gần với thủ đô Hà Nội. Đây là một trong những dự án mà khách hàng có những yêu cầu cụ thể về ý tưởng chủ đề của buổi lễ. Với một số khách hàng ví dự như Honda vì đã là khách hàng của công ty nhiều năm nên chỉ có thông tin duy nhất đó là tổ chức “Ngày hội gia đình” cho tập đoàn, còn thông điệp thì công ty cần phải tự xây dựng lên: “ Nhân viêh Honda cùng nỗ lực đưa văn hoá giao thông đến mọi nẻo đường” – “Honda staff trying to bring traffic culture to everywhere” Hình 2: Ý tưởng - Honda Mỗi năm Honda đều tổ chức ngày hội gia đình cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tương ứng với mỗi năm lại có một chủ đề riêng năm 2006: “Grow with the country”, năm 2007: “ More safety – More friendly”. Hình 3: Ý tưởng - Vinataba Tổ chức một bữa tiệc tết cho tổng công ty Thuốc lá Vinataba: Xây dựng theo phong cách mới hiện đại song vẫn thích phong cách ngày tết cổ truyền đặc biệt phải sang trọng, tổ chức trong khách sạn tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nên nhân viên thiết kế dừng màu đỏ là màu chủ đạo trong thiết kế, mang nét tết Việt bang hình ảnh Ông đồ, bánh chưng, bánh dày, tràng pháo, câu đối, cùng những chậu hoa mai, hoa đào tương trưng cho ngày tết bố trí quanh sân khấu. Hình 4: Ý tưởng - Biển Đà Nẵng Dự án “Biển Đà Nẵng 2008” thu hút khách tham quan và du lịch tại Đà Nẵng chương trình chính kéo dài trong một tuần, các hoạt động xung quanh tuần này được diễn ra từ cách đó hai tháng. Đây là dự án mà công ty đang trong giai đoạn hoàn thiện thiết kế. Mỗi một sự kiện có một yêu cầu khác nhau về địa điểm tổ chức, số lượng khách mời, không gian tổ chức. Việc hình thành chủ đề cho sự kiện rất quan trong nó ảnh hưởng liên hoàn đến các thiết kế tiếp sau cho sự kiện. Nên ban đầu khi đi gặp khách hàng nhân viên của công ty ghi lại những yêu cầu, mong muốn cơ bản của khách hàng và hỏi thêm những thông tin cần thiết để truyền đạt cho bên thiết kế giúp cho công việc thiết kế đơn giản mà hiệu quả lại cao. Dựa trên văn hoá của từng vùng, khí hậu, văn hoá của từng công ty, mục tiêu của từng buổi sự kiện và dựa vào từng loại sự kiện…. Trước khi hình thành chủ đề cho sự kiện công ty luôn xem xét chi tiết các thông tin về khách hàng của mình về các thông tin: địa điểm khách hàng muốn tổ chức sự kiện, khí hậu ở nơi đó ra sao? Văn hoá của từng công ty, mục tiêu của buổi sự kiện đó là gi? Honda muốn tổ chức ngày hội gia đình vào đầu mùa hè tại công viên nước Hồ Tây, muốn tổ chức buổi ngày hội với không khí vui tươi, giải trí nhưng vẫn mang tính giáo dục về an toàn giao thông và an toàn trong lao động, đây là công ty mang đậm nét văn hoá của người Nhật do lãnh đạo của công ty là người Nhật nên cần xây dựng một sự kiện và mang nét văn hoá người Việt lại có cả văn hoá người Nhật hay nói khác là sự giao lưu văn hoá trong công ty. Với dự án Tuần Châu Hà Tây là một lễ khởi công có quy mô lớn nên có các quan chức cấp cao tới dự vậy buổi lễ cần được làm trang trọng, nhưng vẫn mang đậm tính nghệ thuật. Bữa tiệc tểt của Vinataba mang tính truyền thống nhưng hiện đại, trong bữa tiệc này có rất nhiều vị khách nước ngoài với các nền văn hoá khác nhau người Pháp, Đức, Anh… nên việc tổ chức bữa tiệc mang đậm tính truyền thống người Việt là hợp lý nhằm giới thiệu tới các vị khách một không khí ấm cúng của ngày tết cổ truyền Việt Nam. 2.3.2 Viết chương trình Hình 5:Quảng cáo trên báo Hạng mục các công việc cần làm về thời gian,các hoạt động trong sự kiên thì được xây dựng chi tiết từng khoảng thời gian từ khi đón khách, tiếp khách, khai mạc sự kiện, vui chơi giải trí, tiệc, bế mạc sự kiện, khách ra về theo. Để có được một sự kiện thành công, không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý. Với các hoạt động diễn ra trước với những sự kiện diễn ra có tính chất tuyên truyền, hay các lễ hội có nhiều người tham dự cần có khoảng thời gian để thông báo, quảng bá để chào mừng ngày hội đó. Công ty đã làm dự án “Love story” là dự án về tuyên truyền và giáo dực giới tính cho trẻ vị thành niên. Các hoạt động này diễn ra cách ngày chính một tháng với các hoạt động đưa tin trên báo chí, tạo web/blog/forum, thiết kế ảnh/tờ rơi /roadshow, baner đường phố, đưa tin trên truyền hình (30s) Hình 6: Tờ rơi Hình 7: Website Hình 8: Forum Hình 9: Blog Hình 10: Baner đường phố Hình 11: Roadshow Phân công việc cho từng thành viên tham gia tổ chức sự kiện giống như kịch bản của một bộ phim, với Smart là công ty thiết kế là đã hoàn thành hợp đồng. Các thành viên tham gia được phân công tuỳ theo chủ sự kiện, bên thiết kế sẽ xây dựng lên chương trình chi tiết cho sự kiện đó về thời gian khai mạc ai sẽ làm gì? Ví dụ bảng về chương trình “tiệc tết Vinataba” (phụ lục bảng 2 ) 2.3.3 Thể hiện ý tưởng Sau khi khách hàng đồng ý gửi tài liệu cũng như thông tin có liên quan đến sự kiện, nhân viên bên thiết kế sẽ tiến hành đến tận địa điểm sẽ tổ chức sự kiện để chụp hình, quang cảnh của nơi diễn ra sự kiện để lấy tư liệu về xây dựng ý tưởng trên tư liệu đó gọi là bản market. Khi tiến hành chụp ảnh vị trí và đo đạc nhất thiết phải có đại diện ciủa hai bên cùng thống nhất số liệuấyhu khi có được tư liệu tiến hành thiết kế market lần 1, bản market này được gửi tới khách hàng ngay sau khi thiết kế xong. Khi được sự góp ý và sửa chữa của khách hàng thì việc thiết kế market lần 2 tiếp tục được thực hiện và sẽ gửi tới khách hàng bản mới hoàn thiện hơn, công việc sẽ tiếp tục nếu có những sửa chữa tiếp theo còn nếu không có gì sảy ra lúc đó giai đoạn thiết kế sẽ kết thúc. Sau khi đã lên được chương trình cụ thể chi tiết về mọi mặt thì bên thiết kế của công ty có trách nhiệm xây dựng ý tưởng bằng hình vẽ, mô hình một cách sinh động để khách hàng có thể hiểu được chi tiết công ty đã thể hiện ý tưởng ra sao? Sau khi đã lên được bản market cho sự kiện, tiến hành phối cảnh tức là sử dụng các thiết kế đó kết hợp với ảnh hiện trạng: phối cảnh cổng chào, đường đi vào, phòng tiếp khách, bảng hướng dẫn, khu vui chơi giải trí. Phối cảnh chi tiết để minh hoạ cho sự kiện như trong kịch bản chương trình ví như: tiếp đón khách, khu họp lễ, khai mạc chương trình, chương trình chính, ca nhạc, giải trí, phương án an ninh, an toàn, tiệc…. Với những dự án càng lớn thì số lượng Baner càng nhiều. Dưới đây là một số hình ảnh mà công ty đã thiết kế: Hình12 : Baner - Tuần Châu Hà Tây Lễ khởi công dự án Tuần Châu Hà Tây sử dụng đến 35 mẫu baner khác nhau dàng cho các vị trí khác nhau : Cổng chào, khu vực vui chơi giải trí, nơi các tiểu dự án sẽ được xây dựng như trong dự án. Màu sắc được sử dụng trong thiết kế là những màu sáng tông chính là xanh lá (phông sân khấu – cổng trào) tạo cảm giác thoải mái cho khách tham dự. Biển chào mừng là một biển thông báo có nhiệm vụ cho các quý khách biết hướng đường vào khu vực thực hiện lễ khởi công. Hình14: Cổng chào - Tuần Châu Hà Tây Hình13 : Sân khấu - Tuần Châu Hà Tây Hình 15: Biển chỉ dẫn - Tuần Châu Hà Tây Được cách điệu thể hiển từ hình trái đào tiên thể hiện sự huyền ảo nhưng vẫn tạo nên sự gần gũi với thiên nhiên và sự trong sạch của thiên nhiên nói chung và khu vui chơi giải trí Tuần Châu Hà Tây nói riêng, nhằm mục đích đưa quan khách bước chân vào một khu du lịch sinh thái đầy sang trọng và trong sạch. Hình16 : Ảnh hiện trang – Dự án khu đô thị Thanh Hà Hình17 : Baner - Khởi công khu đô thị Thanh Hà Hình19 : Phối cảnh cổng chào - Khỏi công khu đô thị Thanh Hà Lễ khởi công dự án khu đô thị Thanh Hà đang trong giai đoạn thiết kế đã được ký duyệt cũng là một trong những dự án lớn thiết kế của dự án này tạo cảm giác cứng rắn, sang trọng vì đây là khu đô thị nên cần tạo cảm giác tin tưởng vào chất lượng công trình của dự án đối với khách tham dự sự kiện. Nhân viên của công ty xuống nơi diễn ra sự kiện để chụp lấy ảnh hiện trạng. Hình18 : Cổng chào – Khu đô thị Thanh Hà Thiết kế lên các bản maker cổng chào và baner để phối cảnh trên những hình(chọn lọc) đã chụp được khi đi thực tế. Để khách hàng có được cái nhìn tổng quan về sản phẩm mà mình nhận được là thế nào. Tạo điều kiện cho công ty chịu trách nhiệm thi công được dễ dàng hơn. Thường thì mô hình sân khấu của sự kiện sẽ đồng nhất với cổng ra vào chỉ chèn thêm phần phông nền và màn hình chiếu lớn hai bên cánh của sân khấu (nếu có), trong sự kiện có thể xây dựng các ấn phẩm kèm theo mặc dù mang tính độc đáo sáng tạo trong từng thiết kế nhưng nguyên tắc là cần thiết kế để người tham dự thấy sự đồng nhất trong các ấn phẩm đi kèm, baner, cổng chào, sân khấu…có màu sắc thống nhất và thường thì đồng màu với nhau tạo nên thể thống nhất màu sắc chủ đạo trong đó sẽ dự vào các màu sắc có trong thiết kế cổng chào, sân khấu. Ví như trong thiết kế của “ Lễ khởi công dự án khu đô thị mới Thanh Hà” có màu chủ đạo là xanh và trắng, nhưng chú ý logo của công ty phải xuất hiện trên các thiết kế trong sự kiện. Hình20 : Sân khấu - Khởi công khu đô thị Thanh Hà Hình21: Mặt trong, mặt ngoài-Giấy mời-Khởi công KĐT Thanh Hà Hình22 : Thẻ đại biểu - Khởi công KĐT Thanh Hà Các nhân viên của công ty thành thạo thiết kế bằng phần mềm đồ hoạ Corel Draw, Photoshop và một chút về thiết kế 3D để thiết kế các chi tiết thuộc về kỹ thuật, các thông số kỹ thuật, hình dáng nhưng ngoài thực trạng để đảm bảo in ấn được rõ nét. Các ấn phẩm kèm theo trong sự kiện giấy mời, thẻ đại biểu cho khách VIP, khách thường khác nhau về màu sắc để dễ phân biệt như trong lễ khởi công khu đô thị Thanh Hà thẻ ra vào của khách VIP có màu đỏ, khách thường có màu xanh Hình23 : Khu vui chơi chup ảnh kỷ niệm- Ngày hội gia đình Honda Những sự kiện có các hoạt động giải trí ngoài trời cũng cần xây dựng lên các khung cảnh phù hợp cho các địa điểm đó. “ Ngày hội gia đình – Honda” có các hoạt động giải trí vui chơi cho trẻ em vì vậy bên thiết kế đã thiết kế phông sân khấu cho trẻ phối cảnh, thiết kế nơi chụp ảnh lưu niệm cho các bé, khu vui chơi… với những hình ảnh ngộ nghĩnh nhưng vẫn mang tính giáo dực cho các bé về an toàn giao thông. Phông sân khấu là hình ảnh một gia đình hoạt hình của Nhật Bản đang quây quần bên nhau quanh dòng chữ Honda được cách điệu 3D mền mại, nhưng vẫn thể hiện sự an toàn, chắc chắn như chính sản phẩm của hãng. Nghệ thuật được hình thành không phải bằng một khung sườn cụ thể nó bắt nguồn từ những cảm hứng thăng hoa trước cái đẹp, cái hay của người nghệ sĩ. Chính vì thế, khi tiếp nhận nghệ thuật, con người cũng bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế, nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, thi vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng nhìn toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được “nâng cao” và “ứng dụng” hiệu quả hơn. Sân khấu làm cho buổi event có vị trí cao hơn để người xem được chiêm nghiệm sản phẩm. Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết. Kiến trúc, hội hoạ đặc sắc hoá cho không gian event. Điện ảnh tổng hợp hoá những nghệ thuật trên nhằm mang lại một cái nhìn gần gũi, thuyết phục cho khách mới. Đó là một số ví dụ minh hoạ về sự kiện và ý tưởng của công ty trong các loại hinh tổ chức sự kiện khác nhau. Trên đây chỉ là một trong những event được tở chức dựa trên những ý tưởng và phương cách thực hiện kết hợp với phong cách nghệ thuật. 2.3.4 Thuyết trình ý tưởng Khi đã tạo được các maket của các thiết kế cần thiết và phối cảnh, nhân viên thiết kế tiếp tục hoàn thành công việc của mình là làm một Slide trong đó sâu chuỗi toàn bộ các hình ảnh đã thiết kế kèm theo lời bình, giải thích về ý tưởng mà mình định làm, giải thích về màu sắc, các thông số kỹ thuật phải làm khi dàn dựng, số lượng các baner ngang, baner dọc, baner chân đứng, giải thích về các chương trình trò chơi giải trí nếu có, kế hoạch chương trình sẽ diễn ra trong ngày sự kiện đó ra sao. Cần truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ rang nhất để khách hàng cảm thấy sự khách biệt rõ rang những thiết kế của mình với đối thủ canh tranh. Trong Slide đó phần đầu sẽ là giới thiệu năng lực của Công ty, các sự kiện mà Công ty đã làm để khách hàng cảm thấy tin tưởng vào thiết kế của mình là độc đáo. Tiếp đó là phần chính của Slide nhắc lại yêu cầu mà khách hàng yêu cầu thiết kế, ý tưởng của khách hàng, thông điệp mà khách hàng muôn truyền tải, địa điểm mà khách hàng muốn tổ chức sự kiện, sơ đồ của khu vực diễn ra sự kiện. Các hình ảnh minh hoạ phối cảnh biển chào mừng ngoài khu diến ra sự kiện, kết cấu biển chỉ dẫn, phối cảnh baner treo hai bên đường vào, cổng chào, thưởng thì cổng chào và sân khấu có vài phương án thiết kế để khách hàng có thể lựa chọn. Giải thích chi tiết về kết cấu, cách dựng cổng chào cũng như sân khấu, mỗi một phương án đều có lời giải thích về ý tưởng vì sao lại thiết kế như vậy, ý nghĩa của từng thiết kế. Tiếp đó là sơ đồ chi tiết khu diễn ra sự kiện hay còn gọi là mặt bằng chi tiết nơi diễn ra Hình24 : Cơ cấu hoạt động phông sân khấu buổi lễ được trình bày dưới dạng mô hình thiết kế 2D nhìn theo hình chiếu vông góc từ trên xuống. Hình thức đón tiếp khách mời, nhà chờ, mặt bằng - kết cấu sân khấu, điểm đặt ánh sáng, màn hình để trình chiếu(nếu có), các phương án thay hay cơ cấu hoạt động của phông sân khấu(nếu có) với kích thước cụ thể, minh hoạ hoạt đọng diẽn ra trên sân khấu, các chương trình ca nhạc, chò chơi, tiệc, các ấn phẩm đi kèm, các thiết bị an toàn cần có trong sự kiện, phưng án đón tiếp Thủ tướng, khách VIP nếu có, phương án quà tặng. Phần cuối của Slide đó là lời cám ơn về sự quan tâm của khách hàng tới Công ty cùng số điện thaọi và địa chỉ liên lạc của Công ty. Thường thì một Slide cho một sự kiện có khoảng 50 Slide trở lên. Nhân viên thiết kế có thể trình chiều trên màn hình chiếu lớn hoặc có thể in màu thành một cuốn, trước đó có thể giử Mail cho khách hàng nếu họ yêu cầu. 2.3.5 Chỉnh sửa và hoàn thiện Khi đã thuyết trình ý tưởng của mình khách hàng có quyền thay đổi một số yêu cầu nếu chưa vừa ý về bản thiết kế đó và bổ xưng những điểm mà khách hàng muốn. Nhân viên thiết ké chịu trách nhiệm ghi lại thông tin thay đổi đó để chỉnh sửa lại bản thiết kế cho phù hợpvới yêu cầu của khách hàng. Tiếp tục thuyết trình ý tưởng mới sau một vài ngày chỉnh sửa và hoàn thiện. Nếu khách hàng ưng ý bản thiết kế đó thì hợp đồng của Công ty hoàn thành. Ý  tưởng hay chưa đủ làm nên một event thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả những thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hầp dẫn, để event đạt hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất. Như đã nói ở trong Chương 2 mục 2.1.1 Tổ chức và nguồn lực của công ty. Smart Comunications là một thành viên trong Blue Group: Smart chuyên về thiết kế sự kiện, Capital chuyên về in ấn, Blue chịu trách nhiệm dàn dựng theo các thiết kế của Smart. Sau khi market thiết kế được cả hai bên thông qua, một bản hợp đồng sẽ được phát thảo giữa hai bên. Dựa trên hợp đồng này thì Công ty Blue đối tác của Smart sẽ tiến hành dàn dựng, Capital sẽ tiến hành in ấn những ấn phẩm cần thiết cho sự kiện theo đúng như market tạo thành một hệ thống hoàn thiện và thể hiện sự phân công lao động xã hội sâu sắc trong hệ thống. Khách hàng sẽ tiếp tục cung cấp các thông tin và yêu cầu cần thiết như điện, nước, nhân sự và các thông tin về sự kiện…. Khi việc dàn dựng kết thúc, Blue tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Nếu có một khoản mục nào đó chưa được thực hiện thì Blue sẽ bổ sung khoản mục đó, còn nếu khách hàng đã đồng ý thì sẽ tiến hành nghiệm thu và quyết toán theo đúng như hợp đồng đã ký. Hình25 : Ảnh nghiệm thu - Tuần Châu Hà Tây Trong thời gian diễn ra sự kiện nhiệm vụ của nhân viên thiết kế sự kiện là đi chụp hình nghiệm thu sự kiện đó về báo cáo với cấp trên, và lưu lại thành dạng tư liệu, sang đĩa CD để có thể dùng đến khi cần. Chụp những hình ảnh khi đã tiến hành dàn dựng trên thực tế, không khí của buổi sự kiện đó, cùng các hoạt động như trong thiết kể để đảm bảo rằng các thiết kế của sự kiện được dàn dựng đúng nhưa trogn kịch bản. Điều này giúp nhân viên thiết kế rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau thành công hơn. Có thể tạo dựng mối quan hệ sâu hơn với khách hàng ruột, tạo cơ hội cho việc hợp tác với các khách hàng mới cho Công ty. 2.4 Đánh giá chung về hoạt động thiết kế Sự kiện vừa là hoạt động bán hàng với nhà tổ chức sự kiện vừa là hoạt động marketing với chủ sự kiện. Sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại. Trên góc độ chủ sự kiện: Dựa vào việc tổ chức một sự kiện là một trong các chiến lược marketing của công ty nó có thể không mang lại lợi ích cho công ty đó nhưng sẽ mang lại uy tín lâu dài, củng cố niềm tin của khách hàng mục tiêu, khác hàng tiềm ẩn của công ty, mang lại niềm tin cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tạo dựng không khí lao động sản xuất, van hoá trong công ty. Người tiêu dùng đặt niềm tin và ưa chuộng vào một sản phẩm có thương hiệu mạnh bởi người ta tin rằng một “sản phẩm, dịch vụ… có thương hiệu tốt chắc chắn phải có chất lượng tốt”. Vì thế, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, thì song song với những kế hoạch và chính sách kinh doanh tốt, yếu tố xây dựng thương hiệu trở thành một vấn đề nóng bỏng, mang tính sống còn. Hội nhập nền kinh tế toàn cầu, ngành tổ chức events có một vai trò rất quan trọng. Thông qua các chương trình sự kiện trở thành chiếc cầu nối vàng “Golden bridge” giữa nhà cung cấp sản phẩm và những người tiêu dùng. Trong hoạt động marketing nói chung và hoạt động quảng bá xây dựng thương hiệu, giới thiệu sản phẩm xúc tiến thương mại nói riêng thì hoạt động tổ chức sự kiện (events) đã trở thành một kênh thông tin tuyên truyền hiệu quả cho các doanh nghiệp. Qua hoạt động events là dịp để người tiêu dùng nhớ đến thương hiệu, hiểu về lịch sử hình thành và phát triển thương hiệu… Cũng thông qua chương trình này, thương hiệu sản phẩm và những người sáng lập ra doanh nghiệp cũng để lại những ấn tượng, tình cảm tốt đẹp trong lòng công chúng. Khi làm sự kiện các doanh nghiệp đều có mục đích của mình đối với khách mời và những người tham gia sự kiện hiểu rõ hơn về Công ty, thông cáo với báo chí về hoạt động của mình, tạo dựng mối quan hệ sâu sắc với khách hàng, cán bộ công nhân viên, đối tác, giới truyền thông. Có một số sự kiện xây dựng khá giống nhau về hình thức không có điểm gì nổi trội nhưng ngược lại có một số sự kiện được giàn dựng rất công phu nó thực sự tạo ấn tượng với người tham dự, tính sáng tạo thể hiện trong cách bố trí sân khấu, cổng trào, baner, các hoạt động vui chơi, tiệc, quà tặng, đón tiếp, địa điểm diễn ra sự kiện, bãi đỗ xe…. Tính sáng tạo đó được đánh giá bằng sự thành công của sự kiện là mục đích mà chủ sự kiện mong muốn. Trên góc độ người thiết kế (Nhà tổ chức sự kiện): Trái với chủ sự kiện, thì tổ chức sự kiện không phải là phương án marketing của công ty mà là một sản phẩm mà công ty kinh doanh thu được lợi nhuận từ nó, biến cái không tưởng là ý tưởng thành sự thật. Là nhà thiết kế ý tưởng cho sự kiện. Khi dự định thiết kế một sự kiện nhân viên thiết kế luôn mong bản thiết kế của mình được chấp nhận và thi công, nhằm thu hút các doanh nghiệp và khách mời tham gia sự kiện đó vì có thể họ sẽ là bạn hàng sau này của Công ty. Tuy nhiên mục đích cuối cùng là thu được lợi nhuận từ việc thiết kế sự kiện và ký kết được nhiều hợp đồng với các doanh nghiệp khác nhau. Muốn vậy, các Market phải mang lại niềm tin, ý tưởng độc đáo làm cho khách hàng hài lòng khi thuê Công ty mình là đơn vị thiết kế. Đối với khách hàng chưa bao giờ là bạn hàng điều mà họ có thể tin tưởng vào công ty là quy mô, danh tiếng và sự thành công của các sự kiện đã thực hiện, nổi bật hơn về thiết kế ý tưởng với các đối thủ cạnh tranh của Công ty, vì là yếu tố so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu với thị trường. Điểm khác biệt rõ nét là công ty chọn cách tổ chức sự kiện thiên về “cảm xúc” ý tưởng hơn là “cảm nhận” tính trình diễn. Chính cách tổ chức này đã tiết kiệm khá nhiều chi phí cho nhà đầu tư, góp phần tiết giảm giá thành sản phẩm cũng như dịch vụ cần cung cấp ra thị trường. Một số thiết kết của công ty chưa được khách hàng chấp thuận ngay từ đầu và phải thiết kế đi thiết kế lại nhiều lần. Như dự án Tuần Châu Hà Tây trong lần thiết kế đầu tiên có đến 3 phương án được trình bày trong lần này nhưng khách hàng không chấp nhận bất ký một phương án nào đến lần sử thứ hai thì tạm được như vẫn phải chỉnh sửa nhiều chủ yếu là phần sân khấu và cổng chào. Thiết kế chưa có gì đặc sắc với dự án trị giá hàng tỷ đồng nguyên nhân chủ yếu là do chưa hiểu được yêu cầu của khách hàng, chưa tìm hiểu thông tin về sự kiện mà mình sẽ làm, có phần không sáng tạo trong các phương án mặc dù có đến 3 phương án nhưng nhìn chung là 3 phương án này giống nhau một cách cơ bản: Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Hình26 : Cổng chào, sân khấu - Tuần Châu Hà Tây “Ý TƯỞNG” được xem phần “hồn”, quyết định sự thành công, sự khác biệt của mỗi chương trình, mỗi sự kiện. “Không ngừng học hỏi, dần am hiểu văn hóa” là điều mà Ban giám đốc luôn tâm niệm trong quá trình thiết kế, sáng tạo “ý tưởng” cho các events. Đối tượng khách hàng và thái độ của họ cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự sáng tạo này. Người làm events không thể mang tâm lý làm thuê mà là chia sẻ công việc, đồng cam cộng khổ trong chiến lược quảng bá cùng song hành với nhà kinh doanh. Thông qua những thành công mà công ty đảm trách, có thể nhận thấy tính văn hóa, nhân bản trong cách tổ chức sự kiện ngày càng được xem trọng. Người tiêu dùng luôn ấn tượng mạnh mẽ với các chương trình không mang tính thời vụ, hoặc không quảng bá trực diện mà nhà tổ chức thật khéo léo chuyển tải những thông điệp một cách tinh tế. Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event, nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy” event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm. Việc thành công của một chiến lược quảng bá phụ thuộc rất nhiều vào ý tưởng và kế hoạch thực hiện nó. Với những chương trình sự kiện hoành tráng, mang đậm chất lượng nghệ thuật, tính thẩm mỹ, gây được tiếng vang, tạo nên hiệu ứng mạnh mẽ… thì phía sau những events đó là sự đóng góp trong công tác chuyên môn, sức làm việc chuyên nghiệp, tận tâm của các đạo diễn, các nhà tổ chức.Muốn ăn khách cần có giải pháp tạo nên sự đột phá trong event dường như đúng cho cả hai đều: công ty khách hàng và khách hàng trực tiếp. Như vậy, gánh nặng cho các công ty event là phải tổ chức cho được một “sự kiện” đột phá trong sáng tạo để thiết phục khách hàng và lạ lẫm để lấy trọn cảm xúc của người xem. Với yêu cầu chất lượng ngày càng cao của event, giải pháp nào giúp cho doanh nghiệp tìm được sự đột phá trong tổ chức sự kiện. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất. So với những nước phát triển, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam được cho là “sinh sau đẻ muộn”. Tuy ra đời muộn hơn nhưng lại được thừa hưởng những thuận lợi trong thời đại kỹ thuật số, internet toàn cầu. Luôn cập nhật thông tin quốc tế, ứng dụng khoa học, kỹ thuật mới của thế giới trong việc tổ chức events nên chỉ trong một thời gian ngắn, nhiều đơn vị tổ chức events trong nước đã từng bước chứng minh được năng lực của mình trong lĩnh vực này. Chương 3 NHỮNG ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SÁNG TẠO 3.1 Những định hướng chung Định hướng 1: Lựa chọn thị trường mục tiêu Qua thời gian thực tập tại Smart Comunications em nhận thấy rằng hai mảng chính trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty là thiết kế sự kiện ( quảng bá) và thiết kế logo + hồ sơ thương hiệu, quảng cáo báo, pano aphich, poster…(quảng cáo) thì lĩnh vực kinh doanh mạnh nhất thu được lợi nhuận cao là tổ chức sự kiện. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh có hiệu quả thoả mãn các nhu cầu của khách hàng cần xác định được đoạn thị trường mục tiêu phù hợp, cần đánh giá được môi trường kinh doanh. Làm được điều này doanh nghiệp cần tìm hiểu và phân tích nhu cầu của khách hàng, vì trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay chất lượng sản phẩm (ý tưởng thiết kế) là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định để lựa chọn sản phẩm của Công ty. Nghiên cứu về khách hàng trên cơ sở đó chỉ ra được đối tượng khách hàng mục tiêu của Công ty là những ai dựa vào kỹ thuật phân đoạn thị trường. Như đã nói trong chương cơ sở lý luận có các loại hình sự kiện khác nhau. Với từng loại khách hàng cụ thể sẽ dễ dàng đưa ra các hình thức tiếp thị sao cho phù hợp. Việc nghiên cứu đặc trưng của từng nhóm khách hàng là rất cần thiết, hoạt động nghiên cứu hành vi khách hàng còn giúp cho Công ty đưa ra các bản thiết kế một cách phù hợp nhất cho sự kiện đem lại lợi ích cho chủ sự kiện. Hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh cũng là bí quyết phụ trợ đắc lực quyết định sự thành công của Công ty. Hiện nay, trên thị trường Việt Nam nói chung và thị trường Hà Nội nói riêng các công ty chuyên về quảng cáo rất nhiều và không ít công ty tham gia vào lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như thiết kế và dàn dựng. Nhưng công ty chuyên về thiết kế sự kiện không có nhiều nên đây cũng là một lợi thế của Smart. Những việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, xác định được họ đang đứng ở vị trí nào trên thị trường, thị phần chiếm lĩnh là bao nhiêu? Giúp cho doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược về giá, hoạt động chăm sóc sao cho Công ty có thể cạnh tranh được trên thị trường cũng như củng cố vị trí tăng thị phần. Tìm hiểu về giá cả mà các đối thủ cạnh tranh đưa ra cho khách hàng, ý tưởng thiết kế của các đối thủ cạnh tranh, hình thức mà đối thủ cạnh tranh tiếp thị với khách hàng. Các hoạt động nghiên cứu về thị trường Công ty nên trực tiếp thực hiện, nếu không có điều kiện có thể thuê các công ty chuyên về hoạt động này đảm nhận. Định hướng 2: Chiến lược mở rộng thị trường Có những chính sách đầu tư vào lĩnh vực hoạt động này và trở thành một trong những công ty có uy ít và vị thế cao trong thị trường Xây dựng mẫu thiết kế và tạo ra phong cách riêng cho Công ty Nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu thị trường để đưa ra các mẫu market cho từng loại sự kiện cụ thể. Xã hội ngày càng hiện đại con người càng có nhu cầu cao về thẩm mỹ do vậy đòi hỏi về cái khác lạ trong từng chi tiết thiết kế dù là nhỏ nhất của sự kiện. Có một sự kiện mang sự khác biệt nhân viên thiết kế không những phải hiểu được tâm lý của khách hàng mà còn phải hiểu tâm lý của những người tham gia sự kiện, tìm hiểu mục đích của từng sự kiện sẽ diễn ra. Duy trì các bạn hàng truyền thống và không ngừng mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. Việc mở rộng hơn nữa mối quan hệ ngoại giao với các doanh nghiệp nước ngoài là cần thiết nhất là có quan hệ ngoại giao với các công ty quảng cáo nước ngoài. Điều này cho phép Công ty có nhiều cơ hội nắm bắt thông tin, nhu cầu và sự tiện ích trong công tác xúc tiến thương mại. Định hướng 3: Sản phẩm dịch vụ Doanh nghiệp nên tạo ra sự khác biệt đối với sản phẩm dịch vụ cử mình nhờ đó khác hàng nhận biết được dịch vụ của công ty với dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh khác. Yếu tố cơ bản quyết địn sự khác biệt đó là việc định rõ hiệu quả giữa các dịch vụ và mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng. Giá trị tổng thể mang lại cho khách hàng đích thực là chuỗi giá trị của dịch vụ, do quá trình dịch vụ hoạt động cung cấp. Mỗi dịch vụ khác nhau có chuối giá trị khác nhau, nhứng dịch vụ khác nhau nhưng người cung cấp khác nhau cũng mang lại chuỗi giá trị khác nhau. Có các hoạt động chăm sóc khách hàng, thăm hỏi khách hàng, thường xuyên tặng quà cho khách hàng trong các dịp lễ tết, đưa ra giá ưu đãi, chiết khấu phù hợp. Công ty thành lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm cố vấn cho vấn đề , xây dựng ý tưởng thiết kế. Tư vấn cho khách hàng trong việc thiết kế và thi công một event Thường xuyên nâng cao công nghệ phần mềm thiết kế Định hướng 4: Giá sản phẩm dịch vụ Là một trong những vấn đề nhạy cảm, nghiên cứu cụ thể về giá tránh tình trạng định vị không phù hợp. Đây là loại sản phẩm không có giá cố định, nó phụ thuộc vào thưòi gian thiết kế, độ khó theo yêu cầu của khách hàng. Cần so sánh và xem xét chi tiết về ý kién của khách hàng về chất lượng giá cả của sản phẩm công ty và sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Tuỳ vào từng loại sự kiện, quy mô của sự kiện, giá trị của từng thiết kế và ngaòi ra còn dựa vàokhả năng thanh toán của khách hàng, tuỳ thuộc vào khác hàng ruột hay khách hàng mới. Nhưng phải hợp lý canh tranh với dối thủ. Nhiều khách hàng lại cảm thấy giá càng cao thì chất lượng của bản thiết kế càng tốt và ngược lại, nhưng cũng có nhưng khách hàng muốn nhưng thiết kế vừa ý nhưng giá cả không quá cao. Vậy cần xem xet và cân nhắc khi đưa ra báo giá cho khách hàng. Giá luôn đi cùng chất lượng, chât lượng ở đây là ý tưởng độc đáo sự khách biệt. Luôn tạo ra những sản phẩm tốt chất lượng, tạo sự khách biệt nhưng giá hợp lý, giảm chi phí tới mức tối thiểu để khách hàng cảm thấy không bị ép giá quá cao. Nhờ đó công ty vừa ổn định được mức giá vừa góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh của Công ty. Smart thực hiện chiến lược giá cao, chất lượng cao. Chuyên nghiệp, tậm tâm, và hiệu quả công việc cao sẽ tạo ra thương hiệu Smart, tạo uy tín của Smart. Yếu tố quang trọng hơn cả đó là mối quan hệ, là sự tín nhiệm và hiệu quả thiết thực mà công ty tạo ra cho khách hàng. Định hướng 5: Chiến lược quảng cáo và xúc tiến: Hệ thống marketing- mix nói chung và truyền thông nói riêng chưa được chú trọng nhiều. Phần lớn các hợp đồng đều do mối quan hệ của mọi người trong công ty chứ không phải là do thương hiệu của công ty mang lại. Trong năm tới công ty cũng cần có chiến lược marketing rõ ràng. Công ty nên tiến hành quảng cáo và xúc tiến thông qua các hiệp hội, các quan hệ cá nhân truyền miệng. Công ty nên tham gia tổ chức và tài trợ cho các chương trình hội nghị, hội thảo và một số sự kiện đặc biệt. Xây dựng và triển khai các kế hoạch ngân sách và chăm sóc khách hàng như chúc mừng ngày sinh nhật, ngày thanh lập công ty, tài trợ một số hoạt động…để duy trì mối quan hệ và tăng thiện cảm của khách hàng Xây dựng và triển khai thực hiện các quy định về sử dụng thiết kế tên và biểu tượng của công ty trên các văn bản, ấn phẩm, công văn giấy tờ… đảm bảo tính thống nhất dễ nhận của thương hiệu Xây dựng văn hoá trong công ty 3.2 Một số giải pháp cụ thể 3.2.1 Giải pháp về con người trong Công ty Con người luôn là yếu tố quan trọng trong mọi lĩnh vực, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện lại cang quan trọng vì các ý tương mà con người đưa ra để xây dựng một sự kiện thành công. Có thể thấy rõ sự đoàn kết và xây dựng tập thể nhân viên trong công ty là khá cao, tuy nhiên vào mỗi buổi giao ban công việc vào các sáng thứ 2 hàng tuần nhưng mọi người chỉ có ý thức báo cáo các công việc đã thực hiện trong tuần trước và nhận công việc của tuần tiếp. Không có ý kiến đề xuất nào cho việc phát triển của công ty trong thời gian tới, cần phải xây dựng văn hoá của công ty để nhân viên trong công ty coi công ty là ngôi nhà thứ 2 của mình cứ không phải là hết việc thì về. - Với ban lãnh đạo: quan tâm đến nhu cầu của khách hàng là điều đương nhiên nhưng cần quan tâm đến cả nhân viên của mình hiểu nhu cầu và đáp ứng nhu cầu của họ một cách tốt nhất, từ đó họ sẽ tận tâm vào công việc để có được hiệu quả vì mục đích của công ty. + Coi nhân viên như khách hàng đầy tiềm năng của công ty, tìm hiểu mong muốn của họ có chiến lược để thoả mãn nhu cầu đó. Nhân viên sẽ có ý thức và chú trọng đến công việc của mình hơn, không những họ sẽ hoàn thành công việc hiện tại mà còn suy nghĩ cho công việc tương lai cho Công ty. + Thu hút các nhân viên tham gia vào các dịch vụ mới chú ý tới các phương thức tổ chức và môi trường vạt chất dịch vụ. Đào tạo nhân viên đạt được một tiêu chuẩn nhât định, toạ cơ sở hạ tầng tốt. + Hướng nhân viên tham gia nhiều hơn vào thực hiện kiển tra dịch vụ đối với khách hàng. Hiện Smart không có nhiều nhân viên, công ty có 7 người và có hai người đảm nhân vai trò thiết kế chính. Nên việc quan tâm tới nhu cầu của họ không phải là điều khó. - Với nhân viên thiết kế: Vì thiết kế trong một lĩnh vực hoạt động chuyên nghiệp đòi hỏi nhân viên trong ngành cần có sự hiểu biết sâu rộng về nghệ thuật bố cục, âm thanh, ánh sáng, hội hoạ, đặc biệt phải biết áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật. Các thiết kế của công ty cũng chưa được khách hàng duyệt ngay từ lần đầu mà hay phải sửa lại nhiều lần có thể là chưa đúng với yêu cầu của khách hàng hoặc chưa có sự khách biệt để khách hàng cảm thấy đó là sự lựa chọn duy nhất. + Tìm hiểu và học hỏi kinh nghiệm của các công ty thiết kế khác. + Gặp gỡ, tiếp xúc với các khách hàng trong và sau thời gian sự kiện diễn ra. + Thường xuyên tìm hiểu, học hỏi các thiết kế ý tưởng độc đáo từ các sự kiện với quy mô lớn nhỏ từ đối thủ cạnh tranh rút ra kinh nghiệm thiết kế, những ý tưởng độc đáo từ khắp nơi trên thế giới nhưng mang phong cách riêng cho những thiết kế của mình. Nâng cao khảng năng thành công của dự án, làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. + Tìm hiểu về khách hàng và mong muốn của khách hàng trước khi tiến hành thiết kế - Với nhân viên khác: Coi trọng vai trò đảm nhận trong hiện tại của họ, đồng thời không ngừng học hỏi nâng cao kinh nghiệm cho bản thân. 3.2.2 Giải pháp đối với khách hàng Hướng các hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ và khách hàng, đó là quá trình phân tích tìm hiểu và giải quyết mối quan hệ giữa tổ chức dịch vụ và khách hàng mục tiêu. Khách hàng ngày càng trở nên khó tính, nhu cầu mong muốn ngày càng tinh tế hơn, chất lượng của nhu cầu cũng cao hơn. Trong chính sách này thì đối tượng khách hàng được chú ý nhất là khách hàng truyền thống vì đây là đối tượng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của Công ty, do đó nhóm khách hàng này là một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn đến Công ty về uy tín, hình ảnh và lợi nhuận họ là những khách hàng tham gia vào hoạt động quảng cáo gián tiếp cho Công ty với các khách hàng mới. Đối với nhóm khách hàng này Công ty nên xây dựng các chính sách hợp lý để duy trì và tạo dựng mối quan hệ ngày càng tốt hơn với nhóm khách hàng. Chính sách duy trì với khách hàng truyền thống để duy trì mối quan hệ sẵn có của Công ty thì công việc thường xuyên Công ty cần tiến hành là: + Ghi chép và đánh giá các cuộc tiếp xúc với khách hàng. Khi tiếp xúc với khách hàng họ sẽ cho biết một số thông tin dù là ít hay nhiều, quan trọng hay không quan trọng. Trong quá trình tiếp xúc để thu nhạn được thông tin thì công ty sẽ phải tiến hành ghi chép và đánh giá trước khi diễn ra sự kiện. Trên cơ sở nhu cầu hiện tại, công ty sẽ dự đoán sự thay đổi hay những phát sinh của họ trong tương lai.Từ đó có được những sách lược đáp ứng tối đa sự biến động về nhu cầu đó, các kế hoạch đưa ra dựa trên những thông tin mà công ty tìm hiểu được qua tiếp xúc với khách hàng. Xác định được vị trí của công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác trong tâm trí khách hàng, đưa ra các chính sách biện pháp để nâng cao hơn nữa uy tín cũng như vị trí của công ty đối với khách hàng. Hoạt động này giúp cho công ty biết được khả năng đáp ứng của mình với nhu cầu khách hàng. + Ghi chép và đánh giá sau sự kiện: hoạt động này cho biết dịch vụ của công ty đã mang lại lợi ích gì cho khách hàng? Các thông tin phản hồi từ phía khách hàng để đánh giá sự thành công của sự kiện về thiết kế và dàn dựng, từ đó rút ra kinh nghiệm trong việc tham gia thiết kế event ở những lần sau. + Phân tích kịp thời mọi phản hồi từ phía khách hàng: nếu khách hàng chưa thoả mãn với thiết kế mà công ty cung cấp là đồng nghĩa với việc công ty đã tự làm suy giảm hình ảnh và uy tín của mình trên thị trường. Do vậy thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp hương tới. + Tiến hành điều tra mức đọ thoả mãn của khách hàng sau khi sự kiện diễn ra. Do đặc tính không hiện hữu của sản phẩm mà công ty cảm thấy khó khăn trong việc tìm hiểu khách hàng đã tiếp nhận dịch vụ và đánh giá chât lượng dịch vụ. Chính sách thu hút khách hàng tiềm năng: là quà trình tìm hiểu và giải quyết mối quan hệ giữa công ty và khách hàng mục tiêu. Gửi tới khách hàng mục tiêu bản danh sách khách hàng đã từng sử dụng và tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty. Gửi tới khách hàng mục tiêu hồ sơ năng lực của công ty kèm theo địa chỉ liên lạc. Thực hiện chính sách khuyến mại cho khách hàng mới. 3.3 Một số kiến nghị khác Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong công ty: để tồn tại và phát triển trong tương lai công ty phải mở rộng thị trường, muốn vậy trước hết doanh nghiệp phải tổ chức lại bộ máy quản lí của công ty, vì bộ máy quản lí hiện tại còn quá đơn giản cá nhân viên trong Smart chưa đủ để đáp ứng với những hợp đồng của khách hàng. Đặc biệt chưa có bộ phận marketing, công ty nên xây dựng marketing độc lập, nhân viên của bộ phận này phải đưa ra chiến lược phát triển thị trường, cũng như nghiên cứu thị trường nói chung, từ đây tạo ra phương hướng kinh doanh chung trong của công ty trong hiện tại và tương lai. Trang bị trang thiết bị, công nghệ hiện đại, cập nhật những phần mềm thiết kế mới cho nhân viên thiết kế: Trong giai đoạn hiện nay thì Internet là một trong các công cụ phổ biến nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần. Các hình thức tìm kiếm thông tin và liên hệ trên Net luôn được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Bởi vậy việc quan tâm và trang bị Net cho các nhân viên trong công ty là hết sức cần thiết và đem lại hiệu quả làm việc cho mỗi một cá nhân nếu biết cách khai thác nó. Internet giúp nhân viên kinh doanh tìm kiếm được các thông tin, nhu cầu cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh còn khá mới mẻ này. Nhân viên kế toán có thể dễ dàng kiểm tra nguốn tài chính của công ty, tình hình thanh toán của khách hàng, cập nhật quy đinh mới, sử đổi mới của chính phủ về các lĩnh vực khác nhau cần thiết cho hoạt động của công ty. Khi khách hàng ở xa để tiện công ty có thể gửi Mail trong trường hợp khách hàng cần gấp bản market của sự kiện. Nâng cấp website: Công ty chưa có Slogan riêng để đi sâu vào tâm trí khách hàng khi nhắc đến Smart. Website của công ty chỉ mang tính chất bán sản phẩm dịch vụ, quảng cáo chứ chưa phải là quảng bá về thương hiệu khi mà triết lý kinh doanh của công ty cũng như lịch sử của công ty không được đưa vào. Bởi vì bất kỳ một khách hàng nào khi muốn hợp tác với công ty họ cũng cần biét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Giao diện của trang web cũng chưa tạo ra sự khách biệt , đẳng cấp của công ty. Đối với một số các công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trong nước và nước ngoài, website của họ không những là một trong những công cụ hiệu quả trong việc giới thiệu về công ty hiệu quả mà còn là phương tiện hiệu quả trong việc thu thập thông tin và nhu cầu của khách hàng. Các web này cho phép khách hàng đọc tin tức và download một sô tư vấn về sự kiện, các tài liệu liên quan đến việc xây dựng một sự kiện về lý thuyết, những tư vấn chung. Tạo mối quan hệ qua lại giữa khách hàng và công ty, công ty nên tham khảo tính chuyên nghiệp của các trang web đó. Công ty nên bổ xung thêm một số mục trong web của mình để kháh hàng có thể giử ý kiến phản hồi hoặc giử thông tin của họ tới công ty. Đánh giá hiệu quả sau mỗi một event: Phân lớn các khách hàng tổ chức sự kiện bỏ qua giai đoạn này, họ cho rằng khi sự kiện kết thúc cũng là kết thúc công việc của họ và công ty tổ chức sự kiện cũng nghĩ rằng mình đã hoàn thành hợp đồng ký kết. Điều này là nguyên nhân dẫn đến chất lượng của các hợp đồng thiết kế về sau không được cải tiến nhiều vẫn có những sai sót trong thiết kế, thiết kế đi thiết kế lại nhiều lần. Để khắc phục thiếu sót này công ty cần có một bộphận đánh giá về hiệu quả, hay độ thành công sau mỗi sự kiện để rút ra được bài học cho các thiết kế sau. KẾT LUẬN Xã hội ngày càng phát triển và sự phân công lao động xã hội ngày càng sâu sắc sẽ tạo điều kiện phát triển hơn, tạo sự chuyên nghiệp trong từng dịch vụ sản phẩm. Công ty Smart là một trong số ít những công ty hoạt động trong một lĩch vực thuộc một khâu nhỏ trong một sâu chuỗi những công việc cần làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trên đây là chuyên đề thực tập tốt nghiệp nghiên cứu về “Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications ”. Qua chuyên đề này em đã đi sâu vào việc phân tích hoạt động thiết kế là một khâu quan trọng trước khi diễn ra sự kiện dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện và thiết kế trong tổ chức sự kiện. Chuyên đề lấy ví dụ về các thiết kế để phân tich đánh giá để có cái nhìn tồng quát cũng như chi tiét hơn về hoạt động thiết kế này. Đánh gí được thực trạng tổ chức hoạt động thiết ké trong công ty Smart. Sau đó, dựa trên thực trạng, nhu cầu trên thị trường về tổ chức sự kiện để dưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn về hoạt động thiết kế này để thoả mãn nhu cầu của khách hàng hiện tại cũng như phát triển thêm khách hàng tiềm năng. Sau thời gian thực tập tương đối ngắn tại Công ty cổ phẩn Sáng tạo ( Smart communications), với lượng kiến thức có hạn về marketing nói chung tổ chức sự kiện nói riêng cùng việc quan sát trực quan, tìm hiểu nghiên cứu, em đã có cái nhìn tổng quan về những hoạt động nói chung và hoạt động marketing nói riêng của cơ sở thực tập. Cùng với kiến thức có hạn đó để hoàn thành bản chuyên đề thực tập nên không tránh khỏi những sai sót, hạn chế trong chuyên đề. Mong thầy và các bạn tham gia góp ý để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy PGS.TS Nguyễn Viết Lâm, anh Nguyễn Khánh Tùng – Giám đốc công ty Smart cùng các anh chị trong công ty đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này ! Tài liệu tham khảo PGS.TS. Lưu văn Nghiêm (2007), Tổ chức sự kiện, Nxb Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội. Hội marketing Việt Nam, Tạp chí Marketing Việt Nam, TP Hồ Chí Minh Website www.tochucsukien.org.vn Website www.lantabrand.com.vn Website www.qcvn.com.vn Website www.congtyviet.com.vn PHỤ LỤC Bảng 1: Biểu thời gian đơn giản Tên sự kiện: Thời gian diễn ra địa điểm: Địa điểm: Thời gian: Số người tham dự: Mục đích của sự kiện: Nhiệm vụ Ngày dự kiến hoàn thành trước ngày khai mạc Họp ban tổ chức, nhân viên truền để truyền đạt, quán triệt mục tiêu và nội dung sự kiện 8-10 tuần trước ngày khai mạc Rà xoát ngân sách 7-8 tuần trước khai mạc ngày Bảo đảm các điều kiện tiện nghi 7 tuần trước khai mạc ngày Xác định rõ khuôn khổ sự kiện 7 tuần trước khai mạc ngày Xem xét đạt được thoả thuận ký hợp đồng 7 tuần trước khai mạc ngày Thiết kế tờ chương trình trình duyệt 7 tuần trước khai mạc ngày In giấy mời 6 tuần trước khai mạc ngày Thu thập thông tin về đi lại, đảm bảo đặt chỗ 6 tuần trước khai mạc ngày Trình duyệt chương trình sơ bộ 6 tuần trước khai mạc ngày Gửi giấy mời đến khách 5 tuần trước khai mạc ngày Gửi tài liệu chương trình cho bộ phận thiết kế 5 tuần trước khai mạc ngày Gửi tài liệu tham khảo để trình duyệt 5 tuần trước khai mạc ngày Thuê nhân viên thời vụ 4 tuần trước khai mạc ngày Mua/ thuê các vật dụng và quà tặng 4 tuần trước khai mạc ngày Bảo đảm các thiết bị nghe nhìn 4 tuần trước khai mạc ngày Lên kế hoạch đi lại cho người phát biểu/khách VIP 4 tuần trước khai mạc ngày Xác nhận khách tham dự 3 tuần trước khai mạc ngày Đặt thức ăn đồ uống 3 tuần trước khai mạc ngày In các áp phich 3 tuần trước khai mạc ngày Chuyển toàn bộ tài liệu lên toàn bộ chương trình 2 tuần trước khai mạc ngày Gửi thư xác nhận tới khách sạn về sự kiện và đồ uôngăn/uống 2 tuần trước khai mạc ngày Duyệt lại nhiệm vụ của nhân sự tại địa điểm tổ chức 1 tuần trước ngày khai mạc Kiểm tra lại tất cả xác nhận tham dự 1 tuần trước khai mạc ngày Rà soát lại tất cả sự kiện 1 tuần trước khai mạc ngày Dựng quang cảnh 1 đêm trước ngày khai mạc Tổ chức tổng diễn tập với thiết bị 1 đêm trước ngày khai mạc Bảng 2: Kịch bản chi tiết “VINATABA TET PARTY” Thời gian : 18h30 Ngày 25 Tháng 01 Năm 2008 Địa điểm : Khách sạn LeGend – TP.HCM Thời gian Nội dung Ghi chú 18h30’-18h35’ (MC đứng phía trong sân khấu nói) CHIẾU CLIP VỀ XUÂN ( Tết ) Nhạc Organ 18h35’-18h45’ Hai bài bắt đầu chương trình 18h45’-18h50’ MC giới thiệu - Đại diện các công ty tham gia bữa tiệc Giới thiệu người đại diện công ty lên phát biểu Khi kết thúc tiết mục văn nghệ thay đổi phông nền cùng lúc MC bước ra Organ 18h50’-19h00’ Đại diện tổ chức lên phát biểu (MC dịch sang tiếng Anh lời phát biểu của - CTHĐQT) (KHÁCH VIP LÊN MỞ SÂM BANH CÙNG CHỦ TỊCH HĐQT VINATABA) . 02 Micro Tiếng sâm banh vừa nổ, nhạc bài hát “Happy new year” nổi lên, bắn pháo kim tuyến. Nhạc Organ 19h00’-19h20’ PARTY (Để nhạc không lời hoặc những bài hát nhẹ nhàng. - Nhạc không lời - Clip Vinataba 19h20’-19h30’ Chương trình: THỜI TRANG ÁO DÀI Nhạc dĩa 19h30’-19h45’ Hai bài hát tiếp theo 19h45’-19h55’ Màn : MÚA TRỐNG HỘI 19h55’-20h15’ Chương trình trò chơi ĐOẠN CLIP 1 (MC hỏi khách mời bất kỳ về ý nghĩa của đoạn clip này – Khách trả lời sai – hỏi người tiếp theo – khách trả lời đúng – Tặng quà khách) ĐOẠN CLIP 2 (MC hỏi khách mời bất kỳ về ý nghĩa của đoạn clip này – Khách trả lời sai – hỏi người tiếp theo – khách trả lời đúng – Tặng quà khách) ĐOẠN CLIP 3 (MC hỏi khách mời bất kỳ về ý nghĩa của đoạn clip này – Khách trả lời sai – hỏi người tiếp theo – khách trả lời đúng – Tặng quà khách) Thay đổi phông nền 03 đoạn Clip Chuẩn bị quà tặng 20h15’-20h20’ Bài hát tiếp theo Trở về phông nền Vinataba 20h20’-20h25’ Mà trình diễn :THỜI TRANG XUÂN XUỐNG PHỐ (MC đứng bên trong đọc lời giới thiệu về bộ sưu tập trên nền nhạc) 20h25’-20h40’ Bài hát kết thực chương trình Nhạc dĩa 20h40’-20h50’ Có thể kết thúc chương trình tại đây, hoặc có thể có một vài tiết mục văn nghệ tự phát Nhạc Organ MỤCLỤC Trang