Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long

ngoài chế biến, tự chế nhập kho TK 154 TK 411 Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên Xuất CCDC loại phân bổ một lần Mua ngoài CCDC TK 627,641,642 TK 153 TK 111,112,141,331 TK 142 , 242 Phân bổ dần vào chi phí Xuất dùng CCDC TK 133 loại phân bổ dần TK 151 Hàng đi đường nhập kho TK 154 TK 411 CCDC thuê ngoài, tự chế xuất kho Nhận cấp phát, góp vốn Đánh giá tăng CCDC Đánh giá giảm CCDC TK412 TK1381, 334 Kiẻm kê phát hiện thiếu TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 632 Xuất CCDC bán, trả lương, trả thưởng biếu tặng CCDC thuê ngoài, tự chế nhập kho TK154 TK 128,222 Xuất CCDC góp vốn liên doanh Nhận cấp phát, góp vốn TK711 Chương II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty tnhh công nghệ hoàng long 1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH công nghệ hoàng long 1.1. Quá trình thành lập và phát triển công ty Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long đã được thành lập 10 năm. Tuy mới thành lập nhưng Công ty vẫn nỗ lực không ngừng để đưa Công ty phát triển ngày một vững chắc. Hiện nay, Công ty đang tiến tới mục tiêu là đưa uy tín của mình lan rộng khắp cả nước. Công ty được thành lập ngày 17 tháng 2 năm 1997 do UBND Thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 048097 ngày 19 tháng 8 năm 1997 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp Ban đầu đứng trước những khó khăn về vốn cũng như tài năng, ban lãnh đạo công ty đã năng động kịp thời nắm bắt cái mới vận dụng cơ chế mới cũng như việc tuyển chọn đội ngũ thợ công nhân các kỹ sư cơ khí, các cử nhân kinh tế có trình độ học vấn cao có năng lực cũng như bề dày kinh nghiệm về chuyên môn tạo nên một ê kíp tập thể gắn bó và đoàn kết Từ sự nỗ lực không mệt mỏi của ban lãnh đạo công ty cũng như các kỹ sư cơ khí, đội ngũ cán bộ công nhân viên đã đưa công ty có vị trí uy tín cao. Các sản phẩm chế tạo ra đều đáp ứng và phù hợp, đảm bảo với tiêu chuẩn kĩ thuật về chất lượng. Hiện nay trụ sở của công ty đặt tại: 17B – An Sơn -Đại La –Hai Bà Trưng –Hà Nội. ĐT: 048698176. _ Fax: 046281697. Do Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long là sản xuất các linh kiện phị tùng máy móc công nghiệp nên Công ty rất chú trọng đến chất lượng của sản phẩm (cần phải có độ tinh sảo trong đường nét sản phẩm và cần có tính mỹ thuật cao). Do công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long là một công ty có đặc điểm chính là sản xuất và cung cấp các linh kiện phụ tùng máy móc công nghiệp nên công ty đã đầu tư về máy móc, trang thiết bị sản xuất tiên tiến. Bố trí về cơ cấu tài sản của công ty có nhiều loại: Về trang thiết bị máy thi công: Máy tiện, máy dập, máy cắt... Với trình độ năng lực cũng như tay nghề của các cán bộ công nhân viên trong công ty. Công ty trong thời gian qua đã nỗ lực đẻ hoàn thành nhiệm vụ được giao sẵn sàng tham gia sản xuất phục vụ cho xã hội tạo công ăn việc làm cho người lao động đời sống của công nhân viên ngày càng được nâng cao có thể thấy rõ trên bảng doanh thu của công ty. Doanh thu hàng năm ĐVT: 1.000đ TT Năm Doanh thu Lợi nhuận 1997 10.456.750 246.700 1998 12.123.464 464.200 ... ... ... 2002 19.027.115 751.466 2003 34.641.032 1.185.405 2004 50.822.451 2.472.812 2005 89.346850 3.874.537 2006 91.643.580 3.987.757 Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận và doanh thu của doanh nghiệp tăng dần từ năm 1997 đến 2006 1.2. Chức năng, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động của công ty. a. Chức năng, nhiệm vụ của công ty, đặc điểm hoạt động của Công ty. - Buôn bán hàng cơ khí xây dựng. - Sản xuất phụ tùng máy công nghiệp - Làm tư vấn cho các chủ đầu tư trong nước, nước ngoài về lĩnh vực cơ khí trong xây dựng . b. Năng lực cán bô chuyên môn và công nhân kỹ thuật. I. Cán bô chuyên môn: TT Các chuyên môn và kỹ thuật theo nghề Số lượng Thâm niên trong nghề (năm) Kỹ sư cơ khí 3 <10 Kỹ sư cơ khí 2 >10 Thiết kế cơ khí (mẫu mã) 2 > 6 II. Công nhân kỹ thuật: TT Công nhân theo nghề Số lượng Bậc 4/7 Bậc 5/7 Bậc 6/7 Bậc 7/7 Thợ hàn cơ khí 14 4 10 Thợ cắt vật liệu cơ khí 10 8 2 Thợ nung vật liệu cơ khí 14 14 Thợ nguội 8 3 5 1.3. Đặc điểm về tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty TNHH công nghệ hoàng long. Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long có cơ cấu quản lý theo cơ cấu chức năng đứng đầu là Giám đốc Công ty, chỉ đạo tập trung thống nhất cho toàn bộ công ty Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty ban Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng điều hành thị trường Phòng đầu tư Phòng kỹ thuật Phòng dự án kế hoạch Phòng tàichính kế toán Ban giám đốc gồm: có một giám đốc và hai phó giám đốc Phó giám đốc phụ trách vật tư có nhiệm vụ phụ trách công tác cơ giới và vật tư cho các tổ đội trực tiếp thi công các công trình. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Phụ trách về kế hoạch xây dựng đảm bảo chất lượng kỹ thuật cho các công trình, tổ chức thi công các công trình theo yêu cầu của cấp trên và chủ đầu tư. * Nhiệm vụ chức năng của phòng ban: - Phòng Tài chính kế toán – có nhiệm vụ thu nhập, xử lý ghi chép số liệu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác cho đối tượng sử dụng. Giám đốc Công ty. - Phòng dự án kế hoạch: Có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty nói chung và các tổ đội nói riêng lập dự toán cho công trình. - Phòng quản lý kỹ thuật: Tư vấn các vấn đề về kỹ thuật cho các đội trực tiếp sản xuất và các phòng ban khác về các vấn đề có liên quan đến kỹ thuật. Phòng điều hành thị trường : Kiểm tra các đề án thiết kế sản xuất, hướng dẫn quy trình chế tạo, giám sát sản xuất xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp phương án kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. - Phòng đầu tư: Đầu tư và sắp xếp các dự án, kế hoạch của công ty. Bộ máy hành chính của Công ty Phòng tài chính kế toán Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng HC tài chính Phòng dự án kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng đầu tư Ban giám đốc Là một Công ty hoạt động trong nghành chế tạo nhưng là ngành chế tạo cơ khí nên khi tổ chức sản xuất bất kỳ một sản phẩm nào mang thương hiệu của Công ty thì tất cả đội ngũ cán bộ kỹ thuật cũng như công nhân đều chú trọng tối đa vào chất lượng từ thiết kế mẫu mã hàn cắt, nung nóng, sản phẩm đều phải làm một cách tỉ mỉ và cẩn thận để cho ra những sản phẩm chất lượng tốt nhất và hiệu quả sử dụng đạt cao nhất. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty. * Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của có chức năng theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình tài chính của công ty, tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nộp báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cơ quan quản lý. Đồng thời bộ máy kế toán có nhiệm vụ: Làm công tác kế toán từ việc lập chứng từ, ghi vào sổ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu. Cùng với các bộ phận chức năng khác soạn thảo và hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính cho hoạt động của công ty. Thông qua các tài liệu ghi chép, kế toán tiến hành phân tich tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, giám đốc tình hình sử dụng vốn, bảo toàn vốn. Tính toán chi phí sản xuất và giá thành của công trình, hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, với cấp trên và công tác thanh toán khác. * Cơ cấu bộ máy kế toán. Xuất phát từ tình hình thực tế, bộ máy kế toán của Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng tài chính kế toán của Công ty. Chịu sự chỉ đạo của giám đốc công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán vật liệu Kế toán T toán KT tổng hợp Kế toán trưởng: giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán, chỉ đạo hạch toán kế toán trong toàn công ty theo chế độ kế toán của nhà nước và quy chế quản lý của công ty. Định kỳ lập các báo cáo tài chính kế toán, tổ chức sử dụng vốn và công tác thu hồi vốn. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ tiến hành vào sổ kế toán nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết theo các đối tượng. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo lệnh, quản lý quỹ tiền mặt cân đố, nhiệm vụ tính toán, phân bổ chính xác chi nhân công, trích BHYT, BHXH, KPCĐ, cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Thanh toán tiền lương đầy đủ, kịp thời cho cán bộ công nhân viên, đồng thời theo dõi tìn hình công nợ, thanh tóan của công ty với các đơn vị khác. Kế toán vật tư và TSCĐ: Tập hợp và phân loại các chứng từ thu mua sử dụng vật tư và TSCĐ của các đội thi công và các bộ phận khác trong công ty. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, kịp thời phát hiện các tình trạng lãng phí, mất mát vật tư, tổ chức tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu chi và còn tồn quỹ tiền mặt. 1.5. Tổ chức hệ thống kế toán. *. Đặc điểm của chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 kỳ kế toán thực hiện là hàng tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng tìên việt nam (nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá do ngân hàng nhà nước quy định). Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp hạch toán gía vốn thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định 206/2003/ QĐBTC của bộ tài chính. Hình thức kế toán áp dụng là nhật ký sổ cái. Các chứng từ gốc: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho -.......... (Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảngkê chi phí SX Sổ chi tiết TK 152, TK 153 Nhật ký- sổ cái phần TK Bảng phân bổ VL,CCDC : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Hệ thống báo cáo được tổ chức theo mẫu của nhà nước bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị 2. Thực trạng tổ chức kế tóan nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. 2.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu ở công ty.. Để tổ chức tốt công tác kế toán NVL, trước hết phải hiểu rã ngành nghề kinh doanh có ảnh hưởng chi phối như thế nào đến đặc trưng, đặc điểm của NVL sử dụng và từ đó tác động đến công tác kế toán ra sao. Là một Công ty chế tạo sản xuất các phụ tùng máy công nghiệp, nên NVL sử dụng ở Công ty có những đặc trưng riêng biệt. Để sản xuất các thiết bị phụ tùng máy móc công nghiệp, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn NVL phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng ví dụ: Thép bao gồm: thép tròn trơn D8, thép D22, thép hình, thép hộp. . . Sắt đặc 12, sắt đặc 14,16…. Phần lớn các loại nguyên vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên sản phẩm Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất , Công ty có thể mua NVL có sự liên doanh như: Thép Việt – úc , Thép Hàn … khi NVL đã mua về nhập kho Công ty sẽ có sự bảo quản tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản xuất sản phẩm . Giá mua của nguyên vật liệu cũng thường xuyên biến động và ảnh hưởng của giá thị trường do vây mà sự biến động của giá thành sản phẩm, do vậy yêu cầu đặt ra phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, sử dụng tiết kiệm hợp lý nguyên vật liệu. Phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty . *. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại cũng như về số của từng loại nên việc phân loại nguyên vật liệu nhằm quản lý và tổ chức kế toán là rất quan trọng. Nhờ có sự phân loại nguyên vật liệu này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu để từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch vật liệu. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên công dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu được chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính bao gồm: + Sắt đặc. Vật liệu phụ: than bùn nghiền, bao bì, chất bám dính… Nhiên liệu: cồn, dầu diezel, than đốt …. Phụ tùng thay thế: dây cu roa, phớt…. Từ việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tổ chức mã hoá trong danh mục vật tư sẽ được mã hoá theo nhóm và theo tên vật tư, dùng các ký tự là chữ và số để mã hoá. Bảng mã hoá danh mục vật tư NVL ở Công ty TNHH Công nghệ HoàngLong Bảng mã hiệu và tên TK 133 Thuế GTGT 13311 Thuế GTGT – vật tư nhập kho 13313 Thuế GTGT - Điện sản xuất 13314 Thuế GTGT – hàng hoá dịch vụ … 152 Nguyên vật liệu 1521 Bán thành phẩm 1522 Nguyên vật liệu chính 1523 Nguyên vật liệu phụ 1524 Nhiên liệu 15241 Nhiên liệu các loại 15242 Nhiên liệu là than 1525 Phụ tùng thay thế 1528 Phế liệu phế phẩm … 331 Phải trả người bán … 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quả lý doanh nghiệp 111 Tiền mặt … 112 Tiền gửi ngân hàng … 2.2. Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu: 2.2.1. Thủ tục nhập xuất NVL và chứng từ có liên quan * Các chứng từ nhập xuất vât liệu Chứng từ kế toán là cơ sở để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất NVL nó là cơ sở để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán được sử dụng ở công ty gồm: Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Biên bản kiểm nợ * Thủ tục nhập VL tại công ty: Phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Mua nguyên vật liệu thực hiện qua hợp đồng mua bán do Tổng giám đốc ký. Trước khi viết “phiếu nhập kho” thì nguyên vật liệu phải được phòng KCS kiểm tra chất lượng, quy cách chủng loại có đúng theo yêu cầu hay không. Sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đối với nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn để nhập kho thì phòng KCS báo lại để trả lại cho nhà cung cấp. Khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu trên cơ sở hoá đơn do người bán cung cấp, phải có báo cáo chi tiết theo từng khách hàng, đồng thời phải kèm phiếu xác nhận của phòng KCS để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Thủ kho sau khi nhận hàng ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư. Căn cứ vào chứng từ liên quan, phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + 01 liên giao cho người nhập hàng để gim cùng hoá đơn đưa cho kế toán vật tư để thanh toán. + 01 liên do phòng kế hoạch vật tư lưu + 01 liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư đối chiếu. Căn cứ vào dự toán tiến độ sản xuất, các đơn vị được giao nhiệm vụ sản xuất lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch vật tư Phó giám đốc phụ trách vật tư cùng với cán bộ vật tư tìm nguồn cung cấp. Bộ phận này gửi các đơn chào hàng đến ba nhà cung cấp sau đó lựa chọn nhà cung cấp nào trong số đã chọn thoả mãn các yêu cầu về chất lượng, chủng loại, quy cách, giá cả tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Trong hợp đồng kinh tế đã ghi rõ các điều khoản mà bên tham gia phải có nghĩa vụ thực hiện khi giao vật tư hàng hoá cho khách hàng. Vật tư, hàng hoá sau khi được vận chuyển về tận kho của công ty phải có biên bản kiểm nghiệm vật tư do một số cán bộ tiến hành kiểm nghiệm có đúng như đã ghi trên hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT hay không rồi mới lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên Một liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. Liên còn lại cho cán bộ vật tư kèm theo hoá đơn bán hàng của người bán để làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: ngày 28/3/2007 Công ty mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Quyết Hùng nhận được chứng từ sau đây: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Mẫu số 01 GTKT-3LL CY/2004B 0048328 Ngày 28 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Quyết Hùng Địa chỉ : 133 Minh Đức- Thuỷ Nguyên- Hải Phòng Số tài khoản : 421101000054 ngân hàng nông nghiệp Thuỷ Nguyên Điện thoại Mã số 0200493546 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Hợp. Tên đơn vị : Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. Địa chỉ :17B An Sơn - Đại La – Hai Bà Trưng – Hà Nội . Số tài khoản: 102010000220745 Hình thức thanh toán : tiền mặt MS : 0101403132 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Sắt đặc 12 Sắt đặc 16 Thép D22 Tạ Tạ Tạ 12 10 13 690.000 710.000 580.000 8.280.000 7.100.000 7.540.000 Cộng tiền hàng 22.920.000 Thuế suất thuế GTGT5% 1.146.000 Tổng cộng tiền thanh toán 24.066.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi tư triệu không trăm sáu sáu ngàn Người mua hàng ( ký ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 28 tháng 3 năm 2007 - Căn cứ quyết định số 113XN/TCHC ngày 25 tháng 3 năm 2007 của Giám đốc Công ty - Hội đồng nghiệm thu chất lượng vật tư đưa vào sử dụng bao gồm: - Ông Nguyễn Duy Hùng - Chức vụ chủ tịch - Ông Đỗ Mạnh Tân - chức vụ Phó chủ tịch - Ông Lê Anh Đức - chức vụ Thủ kho - Bà Nguyễn Thị Cúc- Chức vụ Kế toàn - Ông Nguyễn Văn Đức - chức vụ Bảo vệ Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây: Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 2 3 Sắt đặc 12 Sắt đặc 16 Thép D22 Tạ Tạ Tạ 12 10 13 12 10 13 Chủ tịch Thủ kho Phó chủ tịch Cán bộ vật tư Kế toán Bảo vệ Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long Bộ phận. . . . . Phiếu nhập kho Ngày 25/3/2007 Mẫu số 01-VT Theo QĐ 1141- TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 14 Nợ. . . . . Có. . . . . . Họ, tên người giao hàng Theo hoá đơn 0048328 ngày 25/03/2007 của công ty TNHH Lan Anh Nhập tại kho: Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn ị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 Sắt đặc 12 Sắt đặc 16 Thép D22 Tạ Tạ Tạ 12 10 13 12 10 13 690000 710000 580000 8280000 7100000 7540000 Cộng 22920000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ):Hai mươi hai triệu chín trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho *Thủ tục xuất kho Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long Bộ phận. . . . . Phiếu xuất kho Ngày 27/3/2007 Mẫu số 02-VT Theo QĐ 1141- TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ. . . . . Có. . . . . . Họ, tên người nhận hàng: Anh Khiêm bộ phân gia công sản xuất sắt thép Lý do xuất kho : Xuất tại kho:Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 Bánh răng Z 91 Bánh răng Z 63 Bánh răng Z 46 Cái Cái Cái 15 20 10 15 20 10 146.750 167.500 156.750 2.220.250 3.350.000 1.567.500 Cộng 6.485.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm tám mươi năm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Như vậy thủ tục xuất nhập kho nguyên vật liệu ở kho Công ty rất chặt chẽ một mặt vừa quản lý được chất lượng, số lượng nguyên vật liệu ở kho mặt khác vừa kiểm soát được việc sử dụng vào sản xuất , hạn chế được tình trạng mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu, đảm bảo luôn có nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất sản phẩm để kinh doanh . Qua đây ta thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty tốt, đáng tin cậy. 2.2.2 Sổ kế toán chi tiết * Thẻ kho Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Inox Đơn vị tính : Kg Mã số : 152 01 001 Số TT Ngày tháng Số hiệu Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, Xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Số dư đầu kỳ 1.000 1 03/3 01 Xuất vật liệu 03/3 600 400 2 07/3 01 Nhập vật liệu 07/3 1.600 2.000 3 15/3 02 Xuất vật liệu 15/3 500 1.500 4 24/3 03 Xuất vật liệu 24/3 1.100 400 5 28/3 02 Nhập vật liệu 28/3 400 800 Cộng cuối kỳ Số dư cuối kỳ 2.000 2.200 800 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày mở sổ : 01/03/2007 Sổ chi tiết vật liệu công cụ, dụng cụ Tháng 03 năm 2007 Tài khoản : 152 Tên kho : Kho công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, CCDC: Inox Giá thực tế VL Inox xuất kho tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn vị tính : 1.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn Giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Số Lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành Tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 50 1.000 50.000 01 03/3 Xuất kho 621 50,24 600 30.144 400 01 07/3 Nhập kho 111 50,45 1.600 80.720 2.000 02 15/3 Xuất kho 627 50,24 500 25.120 1.500 03 24/3 Xuất kho 621 50,24 1.100 55.264 400 03 28/3 Nhập kho 331 50 400 20.000 800 Cộng tháng Số dư cuối kỳ 2.000 100.720 2.200 110.528 800 40.192 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ:01/03/2007 Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu công cụ, dụng cụ Tháng 03/2007 Nhóm VL,CCDC Tồn kho Đ.kỳ Nhập kho T.kỳ Xuất kho T.kỳ Tồn kho C.kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT VLC-Inox 1.000 50.000 2.000 100.720 2.200 110.528 800 40.192 ….. ….. …… ….. ….. ….. ….. ….. ….. Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2007 Số:……. TT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 – NVL TK 153 – CCDC TK 141 TK 242 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT A B 1 2 3 4 5 6 TK 621 690.000 690.000 230.000 230.000 - - TK 627 745.000 745.000 376.000 376.000 - - TK 642 450.000 450.000 152.000 152.000 - - Cộng 1.885.000 1.885.000 658.000 658.000 - - 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Nguyên vật liệu ở Công ty có nhiều chủng loại khác nhau, phong phú và đa dạng. Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phán ánh một cách thường xuyên, liên tục, chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, kế toán mở các tài khoản sau: - TK 152-Nguyên liệu vật liệu Nội dung của tài khoản 152 phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu ở Công ty Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng thứ nguyên vật liệu mà TK 152 được mở chi tiết cho từng loại. Ví dụ: TK 15201 Que hàn TK1520101 Que hàn Việt Đức TK 15202 Thép - được mở chi tiết cho các loại sau: TK 1520201 Thép 1 ly TK 1520202 thép tròn trơn D18 TK 1520203 Thép D22 TK 1520204 Thép D8. - TK 331- Phải trả cho người bán Nội dung của tài khoản này phản ánh các khoản phải trả cho người bán, các khoản đã thanh toán cho người bán cung cấp dịch vụ. Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long có quan hệ mua bán nguyên vật liệu với nhiều đơn vị khác nhau và mỗi một khách hàng được theo dõi chi tiết ở một tài khoản cấp nhỏ hơn: Ví dụ: TK 33110217 công ty TNHH Đức Giang TK 33110218 công ty TNHH Phú Quang TK 3310226 công ty TM Đăng Đạo TK 33120205 cty TNHH Dũng Cường. . . Bên cạnh đó, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK 111, TK112, TK133, TK141, TK 154, TK621, TK 627, TK641, TK642. . . Các sổ kế toán sử dụng là sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ Nhật ký chung. . . các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhập trực tiếp vào máy tính và máy tính tự động vào các sổ có liên quan. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Với đặc điểm là một công ty sản xuất thiết bị phị tùng máy móc công nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn nhập chủ yếu là do mua ngoài. Hệ thống khách hàng cung cấp của Công ty lên tới vài trăm và mỗi một khách hàng được mở một sổ riêng để theo dõ, quản lý. Phần lớn các nhà cung cấp đều gần công ty nên rất thuận tiện cho việc vận chuyển bốc xếp nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất chế tạo. Căn cứ vào từng nguồn nhập nguyên vật liệu, kế toán hạch toán cho từng trường hợp. * Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài Sự đa dạng của các nhà cung cấp trên thị trường giúp cho Công ty nhanh chóng lựa chọn được những nhà cung cấp có uy tín với giá cả phù hợp. Xuất phát từ tiến độ, thời gian sản xuất chế tạo sản phẩm của công ty ban kinh tế kế hoạch và cán bộ vật tư lập bảng vật tư dự trù cho sản xuất và luôn đảm bảo một lượng vật tư dự trữ tối thiểu. Định kỳ, thủ kho gửi phiếu nhập kho về phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ kế toán tiến hành phân loại kiểm tra tính chất hợp lý hợp pháp tiến hành nhập trực tiếp chứng từ vào máy, máy tự động vào các sổ liên quan như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK152, sổ cái TK152, 331 và các báo cáo có liên quan. Việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giảm thiểu được nhiều công việc kế toán và cùng một màn hình nhập chứng từ bạn có thể nhập vào nhiều chứng từ mà không bị sự cố. Nguyên tắc chung để nhập chứng từ phát sinh. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty được cập nhật thống nhất trên một cửa sổ nhập chứng từ kế toán nhưng chương trình phần mềm kế toán sẽ cho phép bạn xem các báo cáo theo một trong bốn phương pháp ghi sổ của chế độ kế toán hiện hành: nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái. - Các bút toán sẽ được phản ánh linh hoạt, có thể là một nợ- nhiều có, nhiều nợ- một có hoặc nhiều nợ- nhiều có (trừ các bút toán kết chuyển) và chỉ cần ghi sổ một lần các báo cáo tài chính và quản trị sẽ được tự động cập nhật ngay sau khi ghi chứng từ. - Chương trình sẽ chỉ cho ghi các chứng từ theo đúng nguyên tắc cân bằng nợ- có đối với các tài khoản. - Cửa sổ nhập chứng từ được phân chia thành 9 loại để cập nhật các chứng từ khác nhau: tổng hợp, nhập vật tư, xuất vật tư, bán hàng, kết chuyển, tăng tài sản, giảm tài sản, đánh giá tài sản, trích khấu hao. Để thuận tiện cho việc nhập chứng từ, người sử dụng cần phân loại chứng từ trước khi nhập sau đó chọn ô chứng từ tương ứng. - Người sử dụng khai báo các thông tin của chứng từ: ngày, tháng, năm phát sinh, diễn giải nội dung của chứng từ trong các ô tháng, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải. Theo chế độ mặc định của chương trình ngày chứng từ sẽ trùng với ngày ghi sổ, bạn có thể thay đổi ngày chứng từ và ngày ghi sổ theo thực tế của doanh nghiệp. Để di chuyển giữa các mục cửa sổ nhập chứng từ bạncó thể sử dụng phím tab, con trỏ sẽ tự động di chuyển trên các mục bạn cần phải khai báo thông tin. Các bước cơ bản để nhập chứng từ nhập nguyên vật liệu. Việc ghi nhập chứng từ nhập nguyên vật liệu tương tự như chứng từ tổng hợp, bạn cần chú ý các điểm sau: - Chọn nguồn nhập vật tư tại mục nguồn, có thể khai báo bổ sung bằng cách bấm chuột phải và chọn mục nguồn xuất nhập nó rất tiện lợi cho bạn khi theo dõi chi tiết hàng hoá được nhập theo từng nguồn hàng ở phần mềm kế toán chi tiết, mục vật tư hàng hoá. - Chọn kho nhập vật tư trong mục nguồn hàng - Ghi các phát sinh Tại dòng nhập phát sinh nhập tài khoản vật tư hàng hoá tại cột số hiệu tài khoản, nhập số hiệu vật tư vào cột Mã vật tư ( khi nhập số hiệu vật tư có thể bấm Enter để xem hoặc tìm tìm kiếm nhanh trên bảng danh điểm vật tư) chương trình thông báo ngay số lượng và giá trị tồn kho tại thời điểm nhập chứng từ, nhập số lượng vật tư nhập kho tại cột số lương, khai báo đơn giá chưa thuế ở mục đơn giá để chương trình tự động tính thành tiền tại cột phát sinh Nợ (nhằm mục đích kiểm tra hoá đơn) hoặc nhập thẳng giá trị thành tiền tại cột này sau đó ghi phát sinh bằng cách nhấn nút “*”. Nhập thuế GTGT được khấu trừ: tại dòng nhập phát sinh nhập TK 133111 (thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ )tại cột số hiệu TK nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ khi đó chương trình sẽ đưa ra số phát sinh bên Nợ của tài khoản này, chọn nút “*” để ghi phát sinh tài khoản. Chương trình sẽ đưa ra bảng thông tin hoá đơn, người sử dụng cần điền đầy đủ các thông tin trong bảng này. Chọn “Ghi”để lưu lại nội dung hoá đơn, các thông tin này sẽ được cập nhật vào trong các bảng kê thuế, sổ sách, báo cáo có liên quan. Nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài Công ty có thể trả tiền ngay hoặc mua chịu, thanh toán bằng tiền tạm ứng. . . . - Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu trong trường hợp thanh toán chậm(mua chịu) Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long các nghiệp vụ mua chịu của nhà cung cấp diễn ra một cách thường xuyên bởi vì không phải lúc nào Công ty cũng có sẵn tiền mặt để thanh toán. Tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của nhà cung cấp mà có thể cho phép thanh toán chậm trong khoảng thời gian được ghi trên hợp đồng kinh tế. Với chức năng là một công cụ quản lý kinh tế, kế toán phải theo dõi một cách chặt chẽ các khoản đã trả, chưa trả cho nhà cung cấp có kế hoạch thu hồi nợ thanh toán cho nhà cung cấp khi đã đến hạn; có biện pháp cân đối tài chính tránh tình trạng nợ đọng nhiều dẫn đến mất khả năng thanh toán, gây mất lòng tin đối với nhà cung cấp. Để theo dõi, quản lý các khoản nợ nói chung và các khoản nợ đối với nhà cung cấp nói riêng phần mềm kế toán SAS cho phép bạn phân loại công nợ từ menu hệ thống của chương trình. Người sử dụng có thể thành 2 hoặc 3 cấp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của Công ty nhưng cấp cuối cùng vẫn phải là các chi tiết về những thông tin cụ thể (chi tiết cho từng công ty hay cá nhân) Cách thực hiện phân loại công nợ - Chọn menu Công nợ - Chọn mục phân loại phân loại Công nợ - Nhấn chọn nút “thêm”, ấn phím” insert” sau đó khai báo mã phân loại công nợ tại dòng cuối cùng sau đó nhấn nút Ghi. Sau khi đã phân cấp công nợ người sử dụng khai báo các thông tin chi tiết của nhà cung cấp tại danh sách khách hàng ở phần các biểu tượng trong chương trình. Phiếu nhập kho 11/PN-TD22 ngày 28/3/2007 nhập kho thép D22 của công ty thưong mại Đăng Đạo13214 kg thép, hoá đơn GTGT số 0009810 ngày 28/3/2007 như sau: Tổng giá mua chưa thuế: 100048479 Thuế GTGT được khấu trừ(10%): 10004847, 9 Tổng giá thanh toán: 110053326, 9 Hình thức thanh toán: chậm trả Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy theo các bước sau đây: Vào giao diện Nhập chứng từ kế toán Vào Nhập vật tư bằng cách tích vào dấuã Nhập tháng 3/2007 Ngày chứng từ 28/3/2007 Số hiệu 11/PN-TD22 Diễn giải: Nhập kho thép D22 của công ty thương mại Đăng Đạo Phân loại: Đ Đ- công ty thương mại Đăng Đạo Ngày ghi sổ: 28/3/2007 Kho hàng:Kho sắt thép Tại cột Mã số và Tài khoản nhập vào các tài khoản sau 3310226- công ty thương mại Đăng Đạo 1520203- Thép D22 133111- Thuế GTGT được khấu trừ Có thể nhập số hiệu vật tư tại cột Mã vật tư bằng cách nhấn nút ENTER để xem hoặc tìm kiếm nhanh trên bảng danh điểm vật tư lúc đó chương trình sẽ thông báo ngay số lượng và giá trị tồn kho tại thời điểm nhập chứng từ. Nhập số lượng vật tư tại cột số lượng: 13214 Nhập đơn giá chưa thuế tại cột đơn giá:7571, 4 Nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ:10% Chương trình tự động tính thành tiền tại cột phát sinh Nợ, phát sinh Có(nhằm kiểm tra hoá đơn) Nợ TK 1520203 100048479 Nợ TK 133111 10004847, 9 Có TK3310226 110053326, 9 Hoặc có thể nhập thẳng giá trị thành tiền tại cột này sau đó ghi phát sinh bằng cách chọn nút * Nhấn nút ghi ở cuối màn hình máy chấp nhận ghi lại tất cả các dữ liệu đã nhập và tự động in ra các sổ sách có liên quan, tiếp tục nhập các chứng từ khác. Giao diện Nhập chứng từ vật tư được trình bày ở trang sau: - Công ty mua nguyên vật liệu về nhập kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT của nhà cung cấp và phiếu chi do thủ quĩ lập để nhập dữ liệu vào máy. Phiếu nhập kho 21/PN-Đ12ngày 5/3/2007 Công ty nhập inox vuông 22x22x1.2 ly x1m9 của công ty TNHH Tiến Đạt 956 kg theo hoá đơn GTGT số 01GTKT-3LL KV/2007B 0092902 Tổng giá mua chưa có thuế GTGT: 16341500 Thuế GTGT được khấu trừ 5%: 817075 Tổng giá thanh toán: 17158575 Thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 476 ngày 5/3/2007 Sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chưnng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy theo trình tự sau: Vào giao diện Nhập chứng từ kế toán Vào Nhập vật tư bằng cách tích vào dấuã Ngày chứng từ 5/3/2007 Số hiệu 21/PN-D1x2 Diễn giải: Nhập kho đá xay của công ty TNHH Tiến Đạt Phân loại: QH- công ty TNHH Tiến Đạt Ngày ghi sổ 5/3/2007 Kho hàng: Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. Tại cột Mã số và Tài khoản nhập vào các tài khoản 1111- Tiền mặt 1520301- inox vuông 22x22x 1.2 ly x 1m9 133111-Thuế GTGT được khấu trừ Có thể nhập số hiệu vật tư tại cột Mã vật tư bằng cách bấm ENTER để xem hoặc tìm kiếm nhanh trên bảng Danh điểm vật tư. Nhập số lượng tại cột số lượng 245 Nhập đơn giá chưa có thuế tại cột đơn giá 66700 Nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ 5% Chương trình tự động tính ra thành tiền tại cột phát sinh Nợ, phát sinh Có(nhằm mục đích kiểm tra hoá đơn) Nợ TK 1520301 16341500 Nợ TK 133111 817075 Có TK1111 17158575 Nhấn nút Ghi ở màn hình, máy chấpnhận ghi lại tất cả các dữ liệu đã nhập và tự động in ra các sổ có liên quan: sổ chi tiết 111, 152. . . Đối với các loại nguyên vật liệu cát, đá, sỏi, vôi. . . nhập với khối lượng lớn việc lập phiếu nhập kho chỉ là hình thức bởi vì chúng mua về đến đâu được xuất dùng ngay đến đó không qua kho như các loại nguyên vật liệu khác. - Nếu Công ty mua nguyên vật liệu của người bán trả bằng tiền gửi ngân hàng thông qua chuyển khoản vào tài khoản của nhà cung cấp, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bước như trên. Nợ TK152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- VAT được khấu trừ Có TK 112 - tiền gửi ngân hàng - Nếu cán bộ vật tư xin tạm ứng để mua nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy đề nghị tạm ứng và số tiền thực chi trên giấy thanh toán tạm ứng kế toán tiến hánh nhập dữ liệu vào máy tính theo đúng trình tự, máy tự động in ra các sổ liên quan: sổ chi tiết TK 141, TK152. . . Nợ TK152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- VAT được khấu trừ Có TK141 - tạm ứng (chi tiết người tạm ứng) nhập kho kế toán ghi: - Nếu người mua tự chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu về đến tận kho thì chi phí vận chuyển bốc xếp được hạch toán vào chi phí sản xuất chung ( TK 6272) để thuận tiện cho việc hạch toán trong điều kiện ứng dụng kế toán máy, kế toán chỉ cần nhập đơn giá và số lượng máy sẽ tự động tính ra số tiền. được thể hiện qua sổ chi tiết tài khoản trang sau * Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng không hết đem nhập lại kho Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc xuất dùng, mục đích xuất dùng để hạch toán. - Nếu đem nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho thi công các công trình sử dụng không hết đem nhập kho, kế toán hạch toán làm giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:’ Nợ TK 152 - nguyên vật liệu Có TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý công ty không hết đem nhập kho kế toán ghi giảm chi phí quản lý công ty. Nợ TK 152 - nguyên vật liệu Có TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp - Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho quảnlý chung của các đội hoặc cho toàn Công ty không hết đem nhập lại kho, kế toán ghi giảm chi phí sản xuất chung: Nợ TK 152 - nguyên vật liệu Có TK 627 - chi phí sản xuất chung Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên được kế toán trực tiếp nhập dữ liệu vào máy tính, máy tự động vào sổ liên quan: nhật ký chung, sổ cái TK152, . . . và các báo cáo khác. 2.3.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Các nghiệp vụ về xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long chủ yếu sử dụng cho sản xuất chế tạo phụ tùngmáy công nghiệp, ngoài ra trong mốt số trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho các mục đích khác của Công ty : quản lý chung, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình, từng tổ đội có kế hoạch sử dụng vật tư có giấy yêu cầu cung cấp vật tư thiết bị gửi đến ban kinh tế kế hoạch sau khi được phê duyệt nguyên vật liệu sẽ được xuất dùng ngay cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho lập, kế toán tập hợp số liệu vào bảng kê xuất theo đối tượng sử dụng đây cũng là cơ sở để tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và trực tiếp nhập chứng từ xuất kho vào máy. Nguyên vật liệu xuất dùng được tập hợp cho từng giai đoạn sản xuất cụ thể, tuỳ theo mục đích hoặc đối tượng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán hạch toán cho phù hợp. Nguyên tắc chung để nhập chứng từ xuất nhập. Cũng giống với các thao tác ở phần nhập vật tư bạn cần nhập tài khoản vật tư chọn vật tư cần xuất. Khi nhập vào số lượng xuất chương trình tự động tính giá vốn xuất kho theo phương pháp mà bạn chọn trong phần thông số hệ thống phát sinh sẽ được tự động tính toán và có thể thay đổi tuỳ thuộc vào khai báo trong thông số hệ thống(cố định giá xuất). Nhập tài khoản đối ứng: Tại dòng phát sinh nhập tài khoản đối ứng là các tài khoản 621, 627, 641. . . sau đó ghi các phát sinh bằng cách nhấn nút. * Trường hợp xuất dùng nguyên vật liệu trực tiếp thi công các công trình. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản sử dụng vật tư kế toán nhập dữ liệu vào máy. Ví dụ: phiếu xuất kho 14PX-BR ngày 21/3/2007xuất kho bánh răng Z91; Z46; Z63. Mỗi loại 5 cái cho ông Phùng Viết Hùng căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kiểm tra lại tính đầy đủ hợp lý của chứng từ và nhập dữ liệu vào máy theo các bước sau: Vào Nhập chứng từ kế toán Vào xuất vật tư bằng cách tích vào dấuã Ngày chứng từ 21/3/2007 Số hiệu 14/PX-BR Diễn giải:Xuất kho bánh răng Z 91; Z63; Z46 : mỗi loại 5 cái cho ông Phùng Viết Hùng. Phân loại: công ty TM Đăng Đạo Ngày ghi sổ: 21/3/2007 Kho hàng: Tại cột tài khoản, mã số nhập vào các tài khoản 1520203-BR 621-CT14K khu đô thị Việt Hưng Nhập số lượng tại cột số lượng mỗi loại 5 cái. Đơn giá xuất kho máy tự tính ra là 7719, 54đ/cái Chương trình tự động tính ra thành tiền tại cột phát sinh Nợ, phát sinh Có Nợ TK 621 123512640 Có TK1520203 123512640 Nhấn nút Ghi ở cuối màn hình giao diện, máy ghi lại tất cả các dữ liệu đã nhập và in ra các sổ theo yêu cầu của người sử dụng:sổ chi tiết TK 621, TK152. . . tiếp tục nhập các chứng từ tiếp theo. Giao diện xuất vật tư được trình bày ở trang sau Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý chung, căn cứ vào phiếu xuất kho, yêu cầu cung cấp vật tư thiết bị của bộ phận sử dụng, kế toán nhập dữ liệu vào máy. Ví dụ: theo phiếu xuất kho 21PX ngày 15/3/2007 xuất 42kg sơn chống rỉ phục vụ sơn sửa khung nhà của xưởng sản xuất đơn giá 1kg sơn chưa có VAT là 15. 000đ/kg, tổng giá trị ghi trên phiếu xuất là 630. 000đ, kế toán nhập dữ liệu: Nợ TK 6278 (nhà xưởng sản xuất) 630. 000 Có TK 152 630. 000 * Trường hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp kế toán nhập dữ liệu: Nợ TK642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK152- nguyên vật liệu * Trong các công ty hiện nay, với hình thức khoán gọn công trình hạng mục công trình cho các tổ đội, các nhân viên của các tổ đội sẽ tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu sau đó sẽ thanh toán với Công ty và nguyên vật liệu mua về sẽ không qua nhập kho (không xuất hiện qua TK152) và được xuất dùng trực tiếp cho công trình. Căn cứ vào quy chế tài chính, hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán lập chứng từ chi phí cho công trình qua định khoản: Nợ TK 621- chi tiết cho từng nghiệp vụ Nợ TK 133 - VAT được khấu trừ Có TK 141 - tạm ứng( chi tiết người tạm ứng) Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ NKC. Nhật ký - sổ cái Tháng 3/2007 TT NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền PS Số hiệu TK đối ứng TT dòng TK 1331 TK 141 TK 152 TK 3311 TK 621 SH NT N C N C N C N C N C N C A B C D E 1 F G H 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số dư đầu tháng 77.000 237.926.347 1 1/3/07 14PN Đ1x2 1/3/07 NK inox vuông của cty Hùng Hà 1.984.500 152, 1331 3311 1 94.500 1.890.000 1.984.500 2 2/3/07 19PN D1x2 2/3/07 XK săt đặc cho ông Hoá tổ nguội 1.890.000 621 152 2 1.890.000 1.890.000 3 7/3/07 21PN-DM 7/3/07 NK dầu máy-CT nhà CT14K Việt Hưng 77.000 152 141 3 77.000 77.000 4 11/3/07 25PN-QH 11/3/07 XK que hàn cho ông Hoá tổ gia công thép 388.000 621 152 4 388. 000 388. 000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 26 21/3/07 21PNHDC 21/3/07 NK hộp đầu cọc của cty Dũng Cường 12.947.880 152 3311 26 12.947.880 12.947.880 27 23/3/07 23PN HDC 23/3/07 NK hộp đầu cọc của cty Dũng Cường 27 28 27/3/07 14PN Đ1x2 27/3/07 NK sắt đặc cty Quyết Hùng 17.158.575 152,133 331 28 817.075 16.341.500 123.512.640 29 30/3/07 14PX TD12 30/3/07 XK thép D22 cho ông Hoá 123.512.640 621 152 29 123.512.64 123.512.640. Cộng Số phát sinh 274.840.096 1.456.075 - - 77.000 77.736.925 195.647.096 - 79.116.000 195.647.096 Số dư cuối tháng 1.456.075 120.016.203 Người lập biểu Ngày.........tháng ..........năm........ Kế toán trưởng Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn Thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long 1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. Trải qua hơn 10 năm xây dượng và trưởng thành Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Đạt được kết quả đó là nhờ sự phấn đấu, học hỏi và sáng tạo không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long được thành lập trên cơ sở vật chất còn thiếu thốn, trình độ công nhân viên chưa cao nhưng đến nay công ty đã từng bước ổn định với đội ngũ cán bộ năng động, nhiệt tình và đầy sáng tạo. Chính điều đó đã góp phần đưa công ty chiếm lĩnh thị trường cung cấp phụ tùng máy móc cho các cơ sở sản xuất. Cùng với sự đi nên của công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã không ngừng được củng cố, hoàn thiện đề đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý hạch toán trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay. Bộ máy kế toán công ty được trang bị tương đối đầy đủ với từng phần hành kế toán, quá trình sản xuất, phù hợp với trình độ khả năng của từng người. Cán bộ kế toán đều có kinh nghiệm chuyên môn, năng động, nhanh chóng nắm bắt được những biến đổi của thị trường. Qua thời gian tìm hiểu thực tế, em nhận thấy công tác kế toán nói chung ở Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long được thực hiện rõ ràng theo đúng quy định chế độ kế toán hiện hành. Riêng phần kế toán nguyên vật liệu có những ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm Công ty là một tập thể đoàn kết , có tinh thần lao động cao làm cho hiệu suất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo phát triển sản xuất , đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty , làm nghĩa vụ giao nộp với ngân sách Nhà nước và tích luỹ để mở rộng sản xuất , có sự lãnh đạo và giúp đỡ hiệu quả của Ban giám đốc Công ty . Có quyết tâm tập thể chỉ huy Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty , duy trì và phát triển sản xuất của Công ty . Công ty đã tự học hỏi và rút ra bài học kinh nghiệm sản xuất kinh doanh trong cơ chế mới, công tác hạch toán vật liệu đúng theo nguyên tắc của BTC ban hành. Số liệu đảm bảo tương đối chính xác, đầy đủ kịp thời và bộ phân kế toán phát huy được năng lực của mình và còn có thể đảm nhiệm được công tác hạch toán, kiểm tra đối chiếu với bộ phận khác tạo nên sự thống nhất chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tập trung khối lượng hạch toán cho mỗi nhân viên kế toán một cách khoa học, đảm bảo chất lượng hạch toán cao, giúp cho Công ty khỏi bị thua lỗ trong công tác kinh doanh . * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trên thì Công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau: - Hiệu quả sản xuất sản phẩm chưa được cao. Công ty không có nhiều mẫu mã mới để thu hút thị trường và mở rộng thị trường một cách nhanh chóng, kịp thời. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long. 2.1. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết NVL. Trong công tác kế toán NVL tại Công ty áp dụng nhiều hình thức thẻ song song và đã xây dung được sổ danh điểm VL nhưng chưa việc phân định trách nhiệm giữa kế toán và thủ kho còn chưa đúng. Kế toán giữ và ghi thẻ kho, thủ kho không ghi chép theo dõi thẻ kho nên không đảm bảo tính khách quan, không có sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, không có sự giám sát chặt chẽ ở kho. Mặt khác trong quá trình giao nhận chứng từ nhập , xuất kho kế toán chỉ ký nhận chứ không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất kho nên việc kiểm tra đối chiếu khó thực hiện được, dễ thất thoát VL và ghi chép nhầm lẫn. Để có sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán thì công tác hạch toán chi tiết NVL ở Công ty cần được hoàn thiện như sau: * Tại kho ; Thủ kho phải theo dõi chặt chẽ tong danh điểm VL để ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn VL và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Định kỳ 8-10 ngày thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh sắp xếp , phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lượng , số tiền chứng từ của từng nhóm VL để chuyển cho phòng kế toán. * Tại phòng kế toán : Định kỳ 8- 10 ngày KT xuống kiểm tra việc ghi chépthẻ kho và thu nhận chứng từ, sau đó định khoản và tính giá VL xuất ( cuối kỳ ). Từ các chứng từ N , X, VL KT vào sổ chi tiết VL theo từng danh điểm VL. Đến cuối kỳ đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. 2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức sổ kế toán tổng hợp Vật liệu. Tại Công ty, kế toán chỉ làm nhiện vụ ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp khác, đến cuối thàng tính giá NVL xuất để ghi vào “phiếu xuất kho “. Các nghiệp vụ mua bán thanh toán với nhà cung cấp có mật độ lớn nhưng Công ty lại không mở “ sổ chi tiết thanh toán với người bán “ dẫn đến việc khó theo dõi tình trạng công nợ đối với khách hàng.Công ty nên mở “sổ chi tiết thanh toán với người bán” có thể mở một số ghi chung hoặc mở riêng từng sổ cho khách hàng nào có mật độ giao dịch nhiều có tính chất thường xuyên . Đến cuối tháng từ sổ chi tiết ta vào sổ tổng hợp chi tiết. Hơn nữa hình thức soỏ tổng hợp của Công ty là hình thức “Nhật ký chung “ Công ty nên mở thêm 1 số ‘nhật ký mua hàng “ , “ nhật ký bán hàng”, để thoe dõi số lượng VL nhập , xuất kho riêng với các nghiệp vụ phát sinh , tiện cho việc ghi sổ cái tài khoản 152 2.3. Thực hiện ghi chép thường xuyên vào sổ kế toán. Để tránh tình trạng công việc ứ đọng vào cuối tháng , theo em khi nhập chứng từ của thủ kho chuyển lên , kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung ngay sau đó mới ghi vào các sổ nhật ký chuyên ding và các sổ sách kế toán chi tiết , tránh thất lạc chứng từ. Trong trường hợp đột xuất khi yêu cầu của công tác quản lý đòi hỏi về một loại vật tư nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thông tin 1 cách chính xác, nhanh chóng. 2.4. Sử dụng tàI khoản kế toán 621 đối với nghiệp vụ xuất NVL Thực tế tại Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long khi hạch toán xuất NVL, cũng như khi tính chi phí nhân công trực tiếp , chi phí sản xuất chung , kế toán đều hạch toán thẳng avò tàI khoản 154 “CPSXKDDD”. Việc hạch toán như vậy không sai nhưng không đúng với chế độ kế toán hiện hành , không phục vụ tốt cho công tác quản lý vì các thông tin về chi phí nhân công trực tiếp, chi phí NVL trực tiếp, chi phí sản xuất chung đều không được thể hiện rõ. Khi xuất NVL phục vụ sản xuất tại Công ty thực hiện định khoản: Nợ TK 154 Có TK 152 Theo em để phù hợp với chế độ Công ty nên sử dụng TK 621” chi phí NLV trực tiếp “ đẻ hạch toán. + Đối với nghiệp vụ trên Công ty nên định khoản như sau: Nợ TK 621 – chi tiết theo từng đối tượng Có TK 152 – giá thực tế xuất dùng của từng loại VL + Trường hợp mua NVL về không nhập kho , xuất thẳng cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621 – chi tiết theo từng đối tượng Nợ TK 1331 – thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 – phảI trả cho người bán Giá trị NVL dùng không hết nhập kho Nợ TK 152 – chi tiết VL Có TK 621 – chi tiết đối tượng Cuối kỳ kểt chuyển chi phí NVL trực tiếp theo từng đối tượng vào tàI khoản 154 để tính giá thành sản phẩm Nợ TK 154 – chi tiết theo đối tượng Có TK 621 – chi tiết theo đối tượng Kết luận - Kế toán nguyên vật liệu là vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Để cho kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh một cách chặt chẽ toàn diện việc cung cấp nguyên vật liệu ở mọi khâu của quá trình sản xuất nhằm cung cấp thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán của Công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế vật liệu lại là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Trong quá trình sản xuất thì việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải được hoàn thiện hơn. Trong điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn lại chưa qua thực tế nên trong chuyên đề tốt nghiệp này em chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề thực tế cơ bản của công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long . Qua đây em đã nhận thấy được những mặt mạnh mà công ty cần phát huy đồng thời cũng có vấn đề còn tồn tại. Với thời gian thực tập tại Công ty em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán tại Công ty. Nhưng với hạn chế của bản thân không tránh khỏi cái nhìn chủ quan. Vậy rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô hướng dẫn và sự chỉ bảo của cô chú anh chị trong công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Trong quá trình thực tập em đã nhận được sự chỉ bảo của thầy, cô, chú, anh, chị trong công ty đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Hoàng Ngân đã chỉ bảo sửa chữa giúp em hoàn thành chuyên đề này.Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2007 Học sinh thực tập Nguyễn Hoàng Việt -40A8 Nhận xét của đơn vị thực tập Mục lục Trang