Chuyên đề Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn

c thực hiện dễ dàng hơn, giảm đi khối lượng công việc tính toán. Mặc dù sử dụng phương pháp này, Kế toán không cần phải xác định ngay giá vốn hàng bán ngay sau mỗi lần nhập mà đến cuối tháng, kế toán chỉ làm một lệnh duy nhất tính giá vốn hàng bán ra trong tháng, máy sẽ tự động tính giá đơn vị bính quân sau mỗi lần nhập cho từng danh điểm hàng. Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoá đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dòng TK 632 và TK 1561 sẽ bỏ trống. Chứng từ sử dụng: Đối với bất cứ nghiệp vụ tiêu thụ hàng (nhập khẩu hay hàng nội địa), kế toán đều căn cứ vào chứng từ: “Hoá đơn giá trị gia tăng”. Ngoài ra có thể căn cứ vào chứng từ khác như: “Biên bản giao nhận hàng hoá” để theo dõi kiểm tra và đối chiếu. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chỉ tiêu trong Hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiền hành nhập số liệu vào máy. Kế toán sẽ nhập số liệu cho mục “Hoá đơn bán hàng tiền VND” Tài khoản sử dụng: Đối với phần Giá vốn hàng bán, tại văn phòng Công ty sử dụng tài khoản 632- Giá vốn hàng bán. Tài khoản này tập hợp giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ cho tất cả các chủng loại hàng hoá và nó không có tài khoản chi tiết cấp 2. TK 1561- giá mua hàng hoá. Tài khoản này phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ. TK 1562- Chi phí mua hàng. Các chi phí mua hàng phát sinh hàng ngày liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa được tập hợp trên tài khoản 1562. Tài khoản này tập hợp các chi phí mua hàng nhập khẩu tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ. Và nó được chi tiết theo mã hàng hoá Bảng kê số 8 (Nhập, xuất, tồn) Sổ chi tiết TK 632, 156 Sổ cái TK 632, 156 Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 156) Bảng kê xuất hàng nhóm theo mặt hàng Máy tính Chứng từ Báo cáo tiêu thụ hàng hóa Báo cáo tổng xuất hàng Báo cáo kết quả kinh doanh Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán GVHB Bảng kê số 8 Tháng 2 năm 2007 Muối Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156.ghi Có các TK… Ghi Có TK 156.ghi Nợ các TK… Số ngày Số lượng tính Dư Đầu Kỳ 331 Cộng nợ 412 632 Cộng có Tồn cuối kỳ 392.225.000 0 0 56815 22.02.07 Muối thô + tinh 159.700.000 159.700.000 0 68662 09.02.07 Muối thô + tinh 31.750.000 31.750.000 0 68663 09.02.07 Muối thô + tinh 24.000.000 24.000.000 0 86668 10.02.07 Muối tinh 61.750.000 61.750.000 0 86693 26.02.07 Muối thô + tinh 65.250.000 65.250.000 0 Xuất bán tháng 2/2007 0 255.870.000 0255.870.000 392.225.000 0 241.450.000 342.450.000 0 255.870.000 255.870.000 478.805.000 Kế toán doanh thu bán hàng. Căn cứ vào tình hình nhập mua hàng hóa của công ty cũng như chiến lược kinh doanh của từng kỳ, Phòng kinh doanh Công ty tiến hành xác định giá bán cho từng loại hàng hóa phù hợp với từng nhóm khách hàng và phương thức tiêu thụ. Phần doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau: Doanh thụ tiêu thụ hàng hoá = Đơn giá bán X Số lượng hàng hoá tiêu thụ Đối với các khách hàng bên ngoài công ty hay là các chi nhánh của Công ty đều có đơn giá bán theo giá thị trường. * Chứng từ sử dụng Dù tiêu thụ nội bộ hay xuất bán hàng hoá cho khách hàng bên ngoài Công ty, chứng từ sử dụng đều là “Hoá đơn giá trị gia tăng”. Ngoài ra cón có “Biên bản giao nhận hàng hoá” để tiện cho việc theo dõi kiểm tra và đối chiếu. *. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản doanh thu bán hàng Công ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112: Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi… TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác. Căn cứ để ghi sổ tài khoản 511 là các Hoá đơn GTGT (Liên 3). Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, còn khách hàng phải có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công ty như hai bên đã thoả thuận. Thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện chế độ giao khoán doanh thu cho từng cửa hàng bán lẻ để đẩy nhanh tiến độ bán hàng...còn Phòng kinh doanh phụ trách các nghiệp vụ bán buôn, và bán hàng nói chung. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản 511"Doanh thu bán hàng" trên cơ sở giá thực tế (Số tiền ghi trên hóa đơn). Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty, thường là khách hàng trực tiếp đến Công ty thoả thuận, đàm phán để ký kết các hợp đồng kinh tế, cũng có nhiều trường hợp Công ty tham giá đấu thầu để được quyền cung cấp hàng hoá cho khách hàng. Riêng đối với hình thức bán lẻ tại Công ty thì quá trình tiêu thụ đơn giản hơn, khách hàng đến cửa hàng, thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toán tiền ngay. Hoá đơn GTGT Máy tính Sổ chi tiết bán hàng Nhật ký chứng từ Bảng kê, bảng phân bổ Sổ cái chi tiết doanh thu và sổ cái tổng hợp doanh thu Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản 511 Báo cáo tài chính Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán và Công ty trao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, đây là thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT số để vào chứng từ ghi sổ, lên sổ cái tổng hợp và sổ cái chi tiết tài khoản doanh thu, đồng thời cũng căn cứ vào hoá đơn đó kế toán theo dõi trên sổ chi tiết bán hàng. Số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng tương ứng trên hoá đơn GTGT sẽ được ghi lên cột số lượng, đơn giá, và thành tiền trên "Sổ chi tiết bán hàng". Cuối kỳ Kế toán tính ra tổng số phát sinh, doanh thu thuần (tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn thì tổng số phát sinh bằng doanh thu thuần vì tại Công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu), kế toán trừ giá vốn của hàng bán trong kỳ để tính ra lãi gộp 2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Do đặc điểm của hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là: sau khi đại diện bên mua và bên bán lập Biên bản giao nhận để xác định số lượng hàng hoá đã giao cũng như chất lượng của hàng hoá thì kế toán hàng hoá tại Công ty mới lập Hoá đơn GTGT. Số lượng và đơn giá ghi trên Hoá đơn được căn cứ vào Biên bản giao nhận. Vì thế tại Công ty không có các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Mặt khác, Công ty chủ yếu bán buôn theo lô với khối lượng lớn và giá bán là theo thoả thuận giữa hai bên (bên mua và bên bán) nên tại Công ty cũng không có khoản Chiết khấu thương mại. 2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tại Công ty thì hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán được các bên thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế. Với các khách hàng thường xuyên (các khách hàng có quan hệ buôn bán lâu năm với Công ty) thì Công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng). Với các khách hàng không thường xuyên hoặc các khách hàng vãng lai thì Công ty thường yêu cầu đặt trước một phần tiền hàng(khoảng 5% đến 10% giá trị Hợp đồng), phần còn lại sẽ được thanh toán dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng. Hiện tại ở Công ty các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt nên Công ty không phải lập khoản Dự phòng phải thu khó đòi. Để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu, Công ty đã mở Sổ chi tiết cho từng khách hàng. Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Lệnh chuyển Có, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua. * Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền cho phòng kế toán hoặc nhân viên giao nhận tại Phòng Kinh doanh sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toán viết Phiếu thu và hạch toán vào tài khoản Vốn bằng tiền. Hoặc khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng mà Công ty có giao dịch, kế toán sẽ nhập số liệu và hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. * Tài khoản sử dụng Việc theo dõi phải thu khách hàng được thể hiện trên tài khoản 131; Phải thu nội bộ khác được phản ánh trên TK 136. Tuy nhiên, dù thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán cũng đều sử dụng các tài khoản 131 đối ứng với TK 511 hoặc 136 đối ứng với 511. Số liệu thanh toán với khách hàng được cập nhật như sau: Sổ chi tiết công nợ củatừng đối tượng Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo quỹ hàng ngày Nhật ký Chứng từ Sổ Cái TK 131 (Tổng hợp) Sổ tổng hợp công nợ Nhập số liệu vào máy Bảng kê và Bảng phân bổ Chứng từ gốc Chú thích: Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 7: Số liệu thanh toán với khách hàng Sau khi cập nhật số liệu, máy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho các sổ tương ứng. Cũng giống như phần doanh thu, sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn bán hàng tiền VNĐ”, số liệu phần phải thu khách hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chứng từ; Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng. Và số liệu tại các sổ này được chi tiết theo ngày phát sinh và theo từng hóa đơn. Bảng kê số 11 Đơn vị: Văn phòng công ty Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tháng 2 n ăm 2007 Hóa đơn số Ngày tháng Họ tên người mua Số dư đầu kỳ có Ghi nợ TK 131.Ghi có các TK Ghi có TK 131. Ghi nợ các TK Dư có 511 thuế suất 3331 Cộng nợ 111 331 112 642 Cộng có 147.575.076 147.575.076 33526 30.1.07 Xuất vẩy cán thép CHINA KIND LIMITED-Uông thọ 497.520.000 0 497.520.000 454.189.155 11.918.192 466.107.347 31.412.653 33528 2.2.07 xuất cọc than cty TNHHSX & TM Tân dân-Hải anh 278.145.200 10% 27.814.520 305.959.720 291.665.169 291.665.169 14.294.551 33530 4.2.07 Xuất Gra phít tự nhiên Cty CP Pin Xuân hòa Hải anh 198.000.000 10% 19.800.000 217.800.000 214.978.096 214.978.096 2.821.904 32+33 9.2.07 Xuất tấm đan bằng thép Liên Hồng Vân Cần thơ-Trâm 132.261.250 12.642.925 144.904.175 144.211.025 144.211.250 692.925 33451 28.2.07 Xuất màng mỏng công ty CK Bộ QP-Ma Xuyến 613.478.230 10% 61.347.823 674.826.053 664.019.438 4.543.976 668.563.414 6.262.639 33535 9.2.07 Xuất máy thổi chai nhựa Cty CP An thịnh-Xuyến 232.700.000 5% 11.635.000 244.335.000 236.428.648 4.297.295 240.725.943 3.609.057 33531 9.2.07 Xuất mũ tổ hợp Cty trách nhiệm hữu hạn SX & Tân dân-Anh 128.965.850 10% 12.896.585 141.862.435 139.752.624 139.752.624 2.109.811 36+37 12.2.07 Xuất gạch thấu khí Cty Gang thép TN-khuya 631.500.000 10% 63.150.000 694.650.000 692.675.000 1.800.000 694.475.000 175.000 33538 13.2.07 Xuất động cơ Nhà máy luyện gangTN-khuya 620.000.000 5% 31.000.000 651.000.000 640.582.264 523.636 641.106.000 9.894.000 33539 26.2.07 Xuất giấy tẩm hồ Cty CP Pin ắc quy HCM-Anh 10% 16.400.000 180.400.000 180.298.805 108.298.805 101.195 32697 28.2.07 Thanh toán cuớc than V/C 2/1+8/1+5/1/07-khuya 0 0 505.000 10.100.000 10.605.000 -10.605.000 33527 1.2.07 Xuất tồn gạch chịu lửa Nhà máy luyện thép -khuya 2.272.860.000 10% 227.286.000 2.500.146.000 2.469.848.167 2.469.848.167 30.297.833 9.2.07 thu chênh lệch hàng-Đào phương Trâm 0 2.384.174 2.384.174 -2.384.174 13.2.07 Thu chênh lệch-Nguyễn văn đương 0 427.500 427.500 -427.500 Nguyễn thu hiền nộp chênh lệch 0 12.704.000 12.704.000 -12.704.000 Nguyễn đức ngọc nộp chênh lệch 0 69.623.451 69.623.451 -69.623.451 Ma thị xuyến nộp chênh lệch 0 15.327.686 15.327.686 -15.327.686 Toàn văn ngọc nộp chênh lệch 0 21.016.450 21.016.405 -21.016.405 Đối trừ thuế VAT Khuya 0 428.580 428.580 -428.580 Tổng cộng 147.575.076 5.769.076 483.972.853 6.253.403.383 2.811.674 6.129.582.296 118.671.542 33.183.099 6.262.803.626 116.729.848 Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Bảng kê số 11 Phải thu nội bộ Tài khoản 136 Tháng 2 năm 2007 HỌTÊN NGƯỜI MUA - Mặt hàng Dư đầu Kỳ Ghi nợ TK 136.Ghi có các TK Ghi có TK 136.Ghi nợ các TK Dư nợ 512 3331 515 Công nợ 111 112 3388 Cộng nợ TM – Cao Lộc 198.561.302 44.135.000 44.135.000 0 0 242.696.302 TM – Văn quan 316.644.696 37.410.000 37.410.000 0 354.054.696 TM - Lộc bình 14.446.235 25.250.000 25.250.000 63.245.500 63.245.500 -23.549.265 TM - Chi lăng 92.018.563 31.750.000 31.750.000 33.000.000 33.000.000 90.768.526 TM – Văn lãng 267.581.905 29.320.000 29.320.000 0 296.901.905 TM - Tràng định 88.812.087 17.450.000 17.450.000 52.516.375 52.516.375 53.745.712 TM - Đình lập 38.557.393 8.350.000 8.350.000 14.000.000 14.000.000 32.907.393 TM - Bắc sơn 92.276.002 59.772.880 5.042.288 64.815.168 50.859.000 50.859.000 106.232.170 TM – Bình gia 112.695.406 83.370.697 5.201.070 88.571.767 57.250.625 57.250.625 144.016.548 TM - Hữu lũng 198.592.883 7.600.000 7.600.000 103.932.000 103.932.000 102.260.883 Chi nhánh TPLS 189.424.570 62.446.134 67.487.648 12.031.000 12.031.000 244.881.218 0 0 0 Cộng 1.609.611.041,0 406.854.711 15.284.872 422.139.583 282.902.500 103.932.000 0 386.834.500 1.644.916.124,0 Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Nhật ký chứng từ số 10 Tài khoản 3388 - phải thu khác Tháng 2 năm 2007 Số TT Diễn giải Dư đầu kỳ Có Ghi Nợ TK 3388 Ghi Có các TK 112, 111, 131, 311, 642… Ghi Có TK 3388 Ghi Nợ các TK 111, 131, 112… Số dư Có cuối tháng 112 111 Cộng Nợ 112 Cộng Có 1 Tiền đền bù đất 30.488.000 0 0 30.488.000 2 KC CN TPHCM 210.000.000 0 0 210.000.000 3 Lộc bình 728.283 300.308.441 90.000.000 390.308.441 389.580.158 389.580.158 0 5 Lâm Phi Khanh+Hải Anh 0 1.155.886.514 115.000.000 1.270.886.514 1.463.036.240 1.463.036.240 192.149.726 6 Uông Đình Thọ 666.611.345 666.000.000 666.000.000 496.916.694 496.916.694 497.528.039 7 Nguyễn Ngọc 1.240.663.641 6.436.445.410 965.000.000 7.401.445.410 6.655.943.566 6.655.943.566 495.161.797 9 Bế Minh Vũ 0 130.000.000 130.000.000 130.000.000 130.000.000 0 10 Ma thị Xuyến 9.007.292 20.000.000 20.000.000 183.773.714 183.773.714 172.781.006 Hoàng Thị Thoa CN Bình Gia 10.050.000 00 0 10.050.000 Nguyễn Thu Huyền 1.421.391 9.554.720 227.000.000 236.554.720 693.770.017 693.770.017 458.636.688 Phải trả khác 4.277.558 0 0 4.277.558 Trung tâm DV 0 0 0 0 BHXH 0 13.851.500 13.851.500 13.851.500 13.851.500 0 Cộng 2.173.247.510 8.568.195.085 1.560.851.500 10.129.046.585 10.026.871.889 10.026.871.889 2.071.072.814 3.Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng là các khoản chi tiêu cần thiết để Công ty thực hiện nghiệp vụ mua hàng và dự trữ kho hàng. Chi phí mua hàng của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí tiếp nhận, chi phí ngân hàng( nếu Công ty thanh toán bằng cách mở L/C), chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng mua; chi phí kho bãi chứa đựng hàng hoá, chi phí hoa hồng môi giới liên quan đến khâu mua hàng... Mặc dù là doanh nghiệp thương mại song Công ty lại tập hợp chí phí mua hàng vào tài khoản 641 – chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Cách làm này, trong thực tế đã bóp méo số liệu của một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, như chỉ tiêu giá vốn hàng bán, chỉ tiêu chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Điều này đặc biệt nghiêm trọng, khi chi phí mua hàng lớn, và lượng hàng tiêu thụ thấp hơn lượng hàng mua vào nó còn làm chỉ tiêu thu nhập trước thuế và sau thuế trên báo cáo tài chính thay đổi. Hiện nay, Công ty không sử dụng tài khoản " Chi phí mua hàng", căn cứ vào các chứng từ có liên quan Kế toán Công ty tính các khoản chi phí vào tài khoản 641, tài khoản 641 lại được chi tiết theo từng nhóm đối tượng hàng hoá mua vào. Hàng mua của Công ty thường được nhập theo từng nhóm đối tượng, chi phí mua hàng phát sinh cho nhóm hàng nào được tập hợp cho đối tượng đó, nhưng trong trường hợp hàng nhập có nhiều nhóm đối tượng hàng hoá, kế toán tiến hành phân bổ các khoản chi phí này theo công thức dưới đây. Và các khoản chi phí này sau khi phân bổ được hạch toán vào tài khoản 641 chi tiết theo đối tượng nhóm hàng hoá. chi phí thu Tổng chi phí mua hàng mua phân bổ = * Giá trị nhóm hàng cho nhóm hàng mua Tổng giá trị hàng mua cần phân bổ Kế toán chi phí bán hàng. * Đối tượng tập hợp chi phí Do Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là một công ty thương mại, nên không có chi phí SXKD mà các khoản chi phí chủ yếu là chi phí bán hàng. Do vậy, chi phí bán hàng tại văn phòng Công ty được gọi là Chi phí SXKD văn phòng Công ty. Chi phí SXKD văn phòng Công ty bao gồm các khoản như: - Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương nhân viên bán hàng; các khoản trích theo lương ( BHXH,BHYT; KPCĐ); - Chi phí khấu hao tài sản cố định; - Chi phí mua ngoài bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp; Tiền điện, nước, điện thoại phục vụ công tác bán hàng; Chi phí xăng xe cầu đường; Chi phí về tiếp thị; Tiền công tác phí; chi phí thuê xe; Chi phí sửa chữa thường xuyên.. - Dự phòng công nợ phải thu khó đòi - Chi phí thu hàng hóa nội địa. Đây là những khoản chi bao gồm chi phí vận chuyển hàng; chi phí bốc xếp nâng hạ;… - Chi phí khác. * Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ Đối với các chi phí bán hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất đa dạng. Ví dụ như mua sắm hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc chưa thanh toán với người bán; hoặc xuất hàng của Công ty sử dụng nội bộ; trích lập các quỹ; trích khấu hao…Do vậy, tuỳ vào từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản chi phí SXKD văn phòng Công ty mà có những chứng từ liên quan phù hợp cũng như trình tự luân chuyển chứng từ khác nhau Trong tháng 2 cũng như trong cả quý I đều có các nghiệp vụ này phát sinh, việc cập nhật và hạch toán là tương tự nhau. Do vậy, em xin đưa ra số liệu một vài nghiệp vụ để mang tính chất minh hoạ. - Đối với các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ thanh toán trực tiếp tại Công ty. Ví dụ: ngày 28/02/2007, thanh toán tiền sửa chữa máy tính và máy in của Phòng kinh doanh và Phòng Tổ chức hành chính cho Công ty TNHH TM KT Tiến Đạt với số tiền là 1220000VNĐ ( giá chưa thuế GTGT 10%). Trong đó, chi phí sửa máy tính và máy in tại Phòng kinh doanh là 810000VNĐ; Phòng Tổ chức hành chính là 410000VNĐ. Trong nghiệp vụ này, chứng từ bao gồm: Giấy đề nghị mua hàng hoá dịch vụ; Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu chi. Trình tự luân chuyển chứng từ được khái quát như sau: Phòng ban liên quan Trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc điều hành Phòng ban liên quan Kế toán Giấy đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Xem xét và ký duyệt Hoá đơn GTGT (liên 2) Phiếu chiKiếm tra và nhập số liệu vào máy Sơ đồ 8 : Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng Sau khi mua hàng hoá dịch vụ, phòng ban có liên quan mang Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2) do người cung cấp lập đến phòng kế toán để thanh toán và kế toán sẽ lập phiếu chi. Phiếu chi theo mẫu như sau: M ẪU: PHIẾU CHI Đơn vị: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Địa chỉ: 209 Trần đăng ninh - TP Lạng Sơn PHIẾU CHI Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Quyển số:783 Số:085 Nợ: Có: Họ tên người nhận tiền: Anh Biên- Công ty TNHH TM KT Tiền Đạt Địa chỉ: Lý do chi: Chi tiền sửa chữa bảo dưỡng máy tính và máy in Số tiền(*): 1,342,000 đ (Viết bằng chữ): một triệu ba trăm bốn hai nghìn đồng chẵn./. Kèm theo: Chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền(Viết bằng chữ): một triệu ba trăm bốn hai nghìn đồng chẵn./. Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Người nhận tiền (Ký, họ tên) * Tài khoản sử dụng: Tại Văn phòng Công ty, tài khoản sử dụng cho phần chi SXKD văn phòng Công ty là TK 641. Tài khoản này không được chi tiết thành từng đối tượng tập hợp chi phí mà nó được tập hợp chung cho tất cả các đối tượng chi phí phát sinh. * Trình tự hạch toán: Số liệu chi phí SXKD văn phòng Công ty được cập nhật và theo dõi theo như sau : Chứng từ gốc Nhập số liệu vào máy Sổ nhật ký chứng từ Sổ cái TK 641 (Tổng hợp) Bảng kê chứng từ TK641 Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ chi tiết TK641 Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích: Cập nhật hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Cập nhật cuối tháng Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán chi phí bán hàng Sau khi số liệu đã được cập nhật, máy sẽ tự động cập nhật số liệu cho: Sổ Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết TK 641 Bảng kê chứng từ TK 641 Đồng thời với việc cập nhật số liệu, máy tự động cộng dồn số liệu từ đầu quý đến cuối quý nên số liệu ở Sổ Cái TK 641 (tổng hợp). Toàn bộ chi phí SXKD văn phòng Công ty đều được tính hết cho số hàng bán trong kỳ và không phân bổ cho số hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: + Lương và tiền ăn trưa của nhân viên quản lý; + Các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý; + Vật liệu, đồ dùng văn phòng; + Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý; + Thuế, phí, lệ phí; + Chi phí xăng xe, cầu đường, công tác phí; + Dịch vụ mua ngoài: điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt; + Chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo; + Chi phí bằng tiền khác. Đối với các khoản chi phí phát sinh theo tháng như chi phí về lương, tiền ăn của nhân viên quản lý, chi phí điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt, chi phí khấu hao TSCĐ, … sẽ được hạch toán ngay vào tháng phát sinh. Đối với các khoản chi phí lớn liên quan đến nhiều kỳ kế toán (như thuế môn bài, thuế đất, chi phí sửa chữa TSCĐ, …) thì sẽ tiến hành phân bổ. Việc phân bổ do kế toán tổng hợp thực hiện. Để hạch toán các khoản chi phí này, Công ty sử dụng TK 642 (Chi tiết theo từng khoản mục chi phí). Các chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán gồm: Hoá đơn GTGT (tiền điện, tiền nước, điện thoại), Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Uỷ nhiệm thu, Hợp đồng sửa chữa TSCĐ, Hợp đồng quảng cáo, tem vé đặc thù (khi đi công tác), Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Việc theo dõi và hạch toán khoản chi phí quản lý doanh nghiệp là do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, sau khi kiểm tra chứng từ (đối với các chứng từ cần có sự phê duyệt của kế toán trưởng thì kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán trưởng), kế toán thanh toán sẽ vào Sổ chi tiết TK 642 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá . Kết quả hoạt động tiêu thụ biểu hiện số tiền lãi hay số lỗ từ các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ nhất định, đây là bộ phận chủ yếu trong kết quả hoạt động, thể hiện thành quả hoạt động của Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. Để hạch toán kết quả kinh doanh, công ty sử dụng tài khoản: TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh ” được dùng dể theo dõi quá trình xác định kết quả kinh doanh, và được chi tiết theo các trung tâm, chi nhánh, các phòng XNK. TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối ” dùng để hạch toán kết quả lãi , lỗ của hoạt động SXKD và định kỳ xác định kết quả kết chuyển từ TK 911 sang. đồng thời để theo dõi quá trình phân phối lợi thu thập. Căn cứ để xác định kết quả tiêu thụ: dựa vào số liệu hạch toán trên sổ cái các TK 511, 632, 641, 642. Kế toán lập các Phiếu kế toán làm căn cứ ghi sổ của các nghiệp vụ kết chuyển. Kết quả tiêu Doanh thu – Giá vốn – chi phí - Chi phí quản thụ hàng hóa = bán hàng thuần hàng bán bán hàng lý doanh nghiệp Doanh thu bán = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ hàng thuần bán hàng hóa Các khoản Chiết khấu + Giảm giá + Doanh thu + ( Thuế TTĐB + Thuế giảm trừ = thương hàng hàng bị xuất khẩu phải nộp đối với doanh thu mại bán trả lại hàng hóa chịu thuế TTĐB, hàng hóa xuất khẩu) Định kỳ xác định kết quả, kế toán tập hợp số liệu trên các sổ chi tiết, sổ cái. Kết chuyển Doanh thu thuần (Số liệu TK 511) sang bên Có TK 911 Kết chuyển Giá vốn hàng bán (Số liệu TK 632) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển Chi phí QLDN (Số liệu TK 642) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển Chi phí bán hàng (Số liệu TK 641) sang bên Nợ TK 911 Phần lãi ( Chênh lệch Có > Nợ ) được kết chuyển sang bên Có TK 4211, số này sẽ được phân bổ theo quy định; ngược lại nếu lỗ kế toán ghi nợ TK 4212. SỔ CÁI TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh năm 2006 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Kết chuyển GVHB quý 4/2006 632 192.115.307.792 Kết chuyển CPBH quý 4/2006 641 9.066.114.880 Kết chuyển CPQL quý 4/2006 642 Kết chuyển DTBH và cung cấp DV quý 4/2006 511 201.637.607.967 Kết chuyển lãi 421 512.478.144 Cộng PS: Biểu 3: Sổ Cái TK 911 năm 2006 Kết quả hoạt động tiêu thụ Năm 2006 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm nay 1 2 3 4 1. Doanh thu và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 207.984.526.150 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 6.346.918.183 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-02 ) 10 201.637.607.967 4.Giá vốn hàng bán 11 VI.27 192.115.307.792 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11) 20 9.522.300.175 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 150.102.869 7.Chi phí tài chính 22 VI.28 93.810.020 Trong đó : chi phí lãi vay 23 93.810.020 8. Chi phí bán hàng 24 9.066.114.880 9. Chi phí quản lý donh nghiệp 25 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh [30 = 20 = (21-22) – (24+25) ] 30 512.478.144 11. Thu nhập khác 31 782.343.926 12. Chi phí khác 32 524.531.055 13. Lợi nhuận khác (40 = 31-32) 40 257.812.871 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30+40) 50 770.291.015 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 16. Chi phí thuế TNDN hoàn lại 52 VI/30 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50-51-52) 60 770.291.015 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Biểu 4: Kết quả hoạt động tiêu thụ năm 2006 PHẦN III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LẠNG SƠN. 1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại Lạng Sơn Hoạt động SXKD tại DN sản xuất thường có ba giai đoạn chính đó là: Giai đoạn cung cấp các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, con người, …; Giai đoạn sản xuất tạo ra sản phẩm; và Giai đoạn tiêu thụ. Còn đối với DN thương mại thì hoạt động kinh doanh chỉ gồm hai giai đoạn chính là mua hàng và bán hàng, mà không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Tuy nhiên dù là loại hình DN nào thì cũng đều có giai đoạn tiêu thụ. Tuy là giai đoạn cuối cùng nhưng hoạt động tiêu thụ lại có vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá, sản phẩm được thực hiện và đơn vị kinh doanh thu hồi được số vốn đã bỏ ra. Không chỉ thế qua giai đoạn tiêu thụ một bộ phận giá trị mới đã được tạo ra - đó chính là lợi nhuận. Chính vì thế, nếu quá trình tiêu thụ diễn ra nhanh chóng thì doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển của vốn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Một trong những công cụ hữu hiệu giúp đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ đó là sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Các nhân viên kế toán phụ trách về kế toán tiêu thụ cần hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, ghi chép và tính toán số liệu một cách chính xác. Nhờ đó các thông tin phản ánh trên sổ sách kế toán sẽ có độ tin cậy cao. Qua các thông tin này, các nhà quản trị trong DN sẽ phân tích để tìm hiểu tại sao doanh số bán của mặt hàng này cao, của mặt hàng kia thấp; tại sao hàng hoá, sản phẩm lại tồn kho quá nhiều; tại sao các khoản nợ phải thu lại tăng; … Nguyên nhân là do phía khách quan (thị trường, người tiêu dùng, …) hay từ phía chủ quan (bản thân doanh nghiệp) Từ đó các nhà quản lý DN sẽ đưa ra các chính sách, các quyết định xử lý kịp thời để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá. Có thể thấy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những công việc kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn nói riêng. Mặt khác, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra rất mạnh mẽ. Để có thể hoà mình vào xu thế chung đó, Việt Nam cần có những thay đổi, đổi mới về các chính sách, các điều luật cho phù hợp với thông lệ quốc tế. Hơn nữa, Việt Nam đã ra nhập WTO thì sẽ có nhiều doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam để tiến hành các hoạt động SXKD. Vì vậy, các doanh nghiệp trong nước sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt hơn. Và Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn cũng không nằm ngoài sự cạnh tranh đó. Để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, các nhà quản trị Công ty cần sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Qua việc phân tích các số liệu của quá trình tiêu thụ, kế toán trưởng và Ban giám đốc sẽ biết được mặt hàng nào có khả năng chiếm lĩnh thị trường, được người tiêu dùng ưa thích, mặt hàng nào không có khả năng tiêu thụ. Từ đó họ sẽ tìm hiểu nguyên nhân là do giá cả, chất lượng hay là do một nguyên nhân nào khác để có những quyết định xử lý kịp thời. Nói tóm lại, để nâng cao công tác quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là rất cần thiết. Tuy nhiên để việc hoàn thiện có thể thực hiện được và có khả năng áp dụng vào thực tế thì cần tôn trọng các nguyên tắc sau: Một là, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện phải khả thi, có khả năng đưa vào thực tế. Tức là, các giải pháp đưa ra phải phù hợp với hoàn cảnh, với những điều kiện cụ thể tại Công ty. Hai là, các giải pháp cần phù hợp với các quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam. Bởi vì nếu một giải pháp đưa ra mà trái với các nguyên tắc chung đã được quy định trong Luật, Chuẩn mực, Chế độ kế toán thì tất yếu giải pháp đó không thể thực hiện trong thực tế. Ngoài ra, nước ta đang hoà mình vào xu thế toàn cầu hoá nên các giải pháp đưa ra cũng cần phải phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế và thông lệ quốc tế. Ba là, hiện nay ngành Công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mới và việc ứng dụng các thành tựu của Công nghệ thông tin vào trong các DN đang diễn ra rất mạnh mẽ, đặc biệt là ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Việc áp dụng Công nghệ thông tin để thực hiện các công việc của kế toán không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức mà còn giúp cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác. Chính vì thế, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện cần tạo điều kiện cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. 2. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại lạng sơn 2.1. Những ưu điểm. Nhận xét chung: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn đã có nhiều năm kinh doanh. Công ty đã trải qua bao thăng trầm cùng với những đổi thay của đất nước. Là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, Công ty luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ mà nhà nước giao. Từ khi chưa cổ phần đến khi chuyển sang cổ phần, tuy gặp không ít khó khăn nhưng Công ty không bao giờ lùi bước. Giám đốc Công ty luôn cùng với các phòng ban trong công ty tìm hướng đi riêng để vượt qua mọi khó khăn thử thách. Với cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Giám đốc Công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Giữa các thành viên trong các phòng ban luôn có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Chính điều này đã giúp cho việc quản lý mọi hoạt động của Công ty được dễ dàng hơn. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã có 4 trung tâm Thương mại hoạt động trong địa bàn thành phố Lạng sơn và 10 cửa hàng thương mại hoạt động tại 10 huyện thuộc tỉnh Lạng sơn. Ngoài các trung tâm Thương mại ở Lạng Sơn, Công ty còn có các chi nhánh ở huyện thuộc Lạng Sơn và thành phố Hà Nội. Mặt khác, bên cạnh các đơn vị kinh doanh lương thực, nông sản, Công ty còn có các đơn vị kinh doanh trong các ngành nghề khác như kinh doanh xăng dầu, vận tải, thể thao, dịch vụ khách sạn du lịch trong và ngoài nước... Với ngành nghề kinh doanh đa dạng như vậy, việc phân cấp trong quyền hành quản lý là rất cần thiết. Do có sự phân cấp trong quyền hành quản lý Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đây thực sự là mô hình kế toán rất phù hợp với tổ chức quản lý tại Công ty. Với mô hình này, bộ máy nhân sự kế toán tại Công ty sẽ được giảm bớt mà vẫn đảm bảo tốc độ truyền thông tin nhanh chóng. Như đã nêu ở phần tr ên, phòng Tài chính kế toán của Công ty có 5 nhân viên, tất cả các nhân viên tại đây đều là những người có kinh nghiệm lâu năm và có năng lực. Sự phân công phân nhiệm giữa các nhân viên rất rõ ràng và hợp lý. Điều này không chỉ giúp cho công tác kế toán diễn ra thuận lợi, mà còn giúp cho sự cung cấp thông tin tài chính cần cho quản lý được nhanh chóng và chính xác. Về hệ thống chứng từ kế toán, Tại Công ty có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm cơ sở cho việc kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều tuân thủ theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Quy trình luân chuyển chứng từ đều được thực hiện đúng như quy định của Chế độ kế toán, bao gồm các giai đoạn: Lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài; Kiểm tra chứng từ; Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán; Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán; Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ chứng từ. Ngoài ra, các chứng từ tại Công ty còn được phân loại theo đối tượng kế toán (Chứng từ ngân hàng, chứng từ tiền mặt, chứng từ bán hàng, chứng từ mua hàng, …), sau đó được đóng thành từng tập theo tháng nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Về thời gian ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh, tuỳ theo nghiệp vụ đó là thuộc phần hành kế toán nào, kế toán viên phụ trách phần hành đó sẽ ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ một cách kịp thời sẽ tránh bỏ sót nghiệp vụ, đồng thời giúp cho việc cung cấp thông tin khi cần thiết được nhanh chóng. Ngoài ra, việc ghi nhận các khoản doanh thu được kế toán thực hiện đúng kỳ, các khoản chi phí phát sinh được ghi nhận theo đúng nguyên tắc phù hợp. Về hệ thống Báo cáo kế toán, ngoài việc lập đủ các BCTC theo quy định Công ty còn lập thêm một số loại Báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản lý nội bộ. Đây là điều rất tốt vì các Báo cáo kế toán quản trị có thể cung cấp những thông tin cụ thể chính xác cho việc ra quyết định. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Kế toán giá vốn hàng bán: Về tính giá mua của hàng hoá xuất bán: Việc tính giá mua của hàng hoá xuất bán tại Công ty được thực hiện rất chính xác. Đối với khoản chi phí thu mua (nếu có) của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị hàng mua của lô hàng đó. Theo em việc này là hợp lý vì tại Công ty phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn theo lô lớn, nhập lô nào xuất bán theo cả lô đó. Vì thế số lượng hàng tồn kho cuối kỳ thường không có, hoặc nếu có thì rất ít. Khi xuất bán một lô hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua, kế toán hàng hoá không cần phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ rồi từ đó mới ghi vào giá vốn hàng bán. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều. Về tính giá hàng hoá xuất kho để từ đó xác định giá vốn hàng bán: Tại Công ty, số lượng chủng loại hàng hoá không nhiều, số lần nhập xuất cũng không lớn. Do đó, việc áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước này có sự giả định rằng, lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước., rồi từ đó xác định giá vốn cho số hàng hoá đã tiêu thụ là rất phù hợp. Mặt khác, để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng đã tiêu thụ, kế toán tại Công ty đã mở Sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng. Nhờ đó khi kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc cần thông tin về giá vốn của bất kỳ mặt hàng nào, kế toán cũng có thể thông báo kịp thời. Kế toán doanh thu bán hàng: Để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu của từng hoạt động Công ty đã chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành 3 TK: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 – Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ khác Ngoài ra, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Kết hợp với Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng mặt hàng, cuối kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp có thể xác định được lãi gộp của từng mặt hàng một cách nhanh chóng. Từ đó giúp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng rồi đưa ra các chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng: Khoản nợ phải thu thể hiện doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn. Nếu các khoản phải thu lớn chứng tỏ chính sách tín dụng của doanh nghiệp chưa tốt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, mỗi khách hàng của Công ty đều được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn mà còn góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng khi cần thiết. Mặt khác, vào cuối mỗi kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp còn lập Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu. Trên Báo cáo này sẽ liệt kê tên tất cả các khách hàng của Công ty, khoản nợ của từng khách hàng, thời gian phát sinh Nợ, số dư cuối quý (năm). Nhìn vào Báo cáo này, kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể nhận định được tình hình công nợ phải thu của Công ty là tốt hay xấu để từ đó đưa ra những quyết định quản lý hữu hiệu. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí liên quan tới việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp như: Lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước dùng cho quản lý, … Đây là khoản chi phí gián tiếp không thể tránh được đối với bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Để nâng cao lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp đều cố gắng giảm khoản chi phí này một cách tối đa. Tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn, khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi trên TK 642. Để phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty tài khoản này được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2, mỗi TK cấp 2 sẽ được dùng để hạch toán về một khoản phí nhất định. Mặt khác, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi từng khoản phí. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Vì thông qua Sổ chi tiết TK 642, Ban giám đốc có thể biết được khoản chi phí nào phát sinh quá nhiều cần phải hạn chế, từ đó đưa ra các quyết định cần thiết nhằm tiết kiệm tối đa chi phí gián tiếp này. Trên đây là những điểm mạnh trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn. 2.2. Những tồn tại. Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì việc tổ chức hạch toán kế toán, cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty còn tồn tại một số nhược điểm. Một là, tại Công ty không lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Như đã trình bày ở phần 1, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, mà đặc trưng cơ bản của hình thức này là: + Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các Nhật ký chứng từ; + Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. Như vậy việc Công ty không lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ, một mặt sẽ không có cơ sở để quản lý các Nhật ký chứng từ, mặt khác sẽ gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Vì một trong các yếu tố để khẳng định số liệu kế toán đã được ghi chép và tính toán chính xác là: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Hai là, các Nhật ký chứng từ tại Công ty không được đánh số hiệu. Đồng thời sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, kế toán không ghi rõ chứng từ ghi sổ này được lập dựa trên bao nhiêu chứng từ gốc. Như chúng ta đã biết, chứng từ ghi sổ chính là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ cái các tài khoản. Việc không đánh số hiệu các chứng từ ghi sổ cũng như không chỉ rõ số lượng chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ một mặt sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, mặt khác gây khó khăn cho việc tìm kiếm các chứng từ ghi sổ, việc kiểm tra và tính toán lại số liệu khi cần thiết. Ba là, Tại Công ty việc lập các Nhật ký chứng từ đều được tiến hành vào cuối tháng. Điều này sẽ làm cho công việc bị dồn đọng lại vào cuối tháng, do đó kế toán tổng hợp sẽ rất vất vả. Bốn là, Công ty chỉ xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, mà không xác định kết quả tiêu thụ riêng cho từng mặt hàng, nên không đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng một cách chính xác. Năm là, chi phí quảng cáo là một khoản chi phí thuộc về chi phí bán hàng. Lẽ ra khoản chi phí này phải được hạch toán vào TK 641, nhưng kế toán tại Công ty lại hạch toán vào TK 64282. Sáu là,hiện tại ở Công ty đang áp dụng mẫu Bảng cân đối kế toán mới ra ngày 20 tháng 3 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã ra Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 phần trong đó có phần hệ thống Báo cáo tài chính. Theo đó đã có 1 số thay đổi trong nội dung các BCTC. Vì vậy, Công ty cần lập lại hệ thống BCTC cho đúng với quy định của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Trên đây là một số các mặt còn tồn tại chủ yếu trong tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thương mại Lạng Sơn. Như đã trình bày ở trên, hoạt động tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng tại các tổ chức kinh doanh nói chung và tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn nói riêng. Để thúc đẩy khả năng tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần thương mai Lạng Sơn.là rất cần thiết. Sau đây em xin mạnh dạn trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Các kiến nghị sẽ được trình bày tương ứng với những tồn tại đã nêu ở phần trên. Một là, để thuận tiện cho việc so sánh đối chiếu số liệu cuối kỳ Công ty nên lập Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ. Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: SỔ ĐĂNG KÝ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Năm … Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 5: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Phương pháp ghi chép như sau: Cuối mỗi trang kế toán phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối kỳ kế toán (quý, năm) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký nhật ký chứng từ, lấy số liệu để đối chiếu với Sổ cái. Khi đó quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty được thực hiện như sau: Chứng từ Bảng kê, Bảng phân bổ Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ đăng ký nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký Chứng từ”. Hai là, để làm căn cứ cho việc ghi Sổ cái và ghi Sổ đăng ký Nhật ký chứng từ thì các Nhật ký chứng từ tại Công ty cần được đánh số hiệu. Việc đánh số hiệu các Nhật ký chứng từ có thể được thực hiện theo hai cách: Cách thứ nhất là: Các Nhật ký chứng từ trong một niên độ kế toán sẽ được đánh số thứ tự liên tục từ 1 cho đến hết (Ví dụ: Số 1, số 2, …). Cách này đơn giản và phù hợp với những DN mà các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Cách thứ hai là: Đánh số thứ tự theo quý như sau: xxx-Y-Z, trong đó xxx là số thứ tự của Nhật ký chứng từ trong 1 quý, Y là số thứ tự của quý, Z là năm (Ví dụ: Nhật ký chứng từ có số hiệu 100-1-2007 tức là đây là Nhật ký chứng từ số 100 trong quý 1 năm 2007). Cách này tuy phức tạp hơn cách thứ nhất nhưng lại cho phép kế toán tìm kiếm thông tin khi cần thiết nhanh hơn, và rất phù hợp với các DN có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của mình Công ty có thể lựa chọn một trong hai cách đánh số hiệu Nhật ký chứng từ trên sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho công tác quản lý tại Công ty. Ba là, việc lập các Nhật ký chứng từ tại Công ty nên được tiến hành định kỳ chứ không nên để dồn hết vào cuối tháng mới lập. Với các nghiệp vụ phát sinh nhiều như các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, … thì cứ 5 – 7 ngày kế toán viên phần hành nên lập Nhật ký chứng từ một lần, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp vào Sổ cái. Còn với các nghiệp vụ phát sinh ít như các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, … thì việc lập các Nhật ký chứng từ có thể được thực hiện vào cuối tháng. Cách lập Nhật ký chứng từ là theo nội dung kinh tế, nghĩa là căn cứ vào các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế để lập 1 Nhật ký chứng từ. Ví dụ: Nhật ký chứng từ CPQL bằng TGNH, dựa vào Nhật ký chứng từ này kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ Cái TK 642 (Ghi Nợ) và Sổ Cái TK 112 (Ghi Có). Bốn là, ngoài việc xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, Công ty nên xác định kết quả riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn. Để xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng thì kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí QLDN và chi phí bán hàng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Tiêu thức dùng để phân bổ là doanh thu bán hàng thuần. Công thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng A = Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ hạch toán Tổng doanh thu thuần trong kỳ hạch toán x Doanh thu thuần của mặt hàng A Kết quả tiêu thụ của mặt hàng A = Doanh thu thuần của mặt hàng A - Giá vốn của mặt hàng A - CPBH của mặt hàng A và CPBH phân bổ cho mặt hàng A - Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng A Năm là, khoản chi phí quảng cáo cần phải được hạch toán vào chi phí bán hàng chứ không phải là chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện tại Công ty sử dụng TK 641 để theo dõi chi phí bán hàng. Tài khoản này có một tài khoản cấp 2 là 6417 – Chi phí bán hàng: Dịch vụ mua ngoài. Kế toán có thể chi tiết TK 6417 theo mặt hàng tiêu thụ. Nếu chi phí quảng cáo phát sinh mà liên quan đến nhiều mặt hàng tiêu thụ thì cuối kỳ cần tiến hành phân bổ theo công thức ở trên. Còn nếu chi phí quảng cáo chỉ liên quan đến 1 mặt hàng tiêu thụ trong kỳ thì sẽ được đưa luôn vào chi phí bán hàng của mặt hàng đó. Sáu là,Về kế toán thanh toán với khách hàng: Công ty có quan hệ với nhiều đối tượng khách hàng, do chính sách thanh toán linh hoạt, Công ty chấp nhận cho nợ, thanh toán chậm với một số khách hàng chưa có khả năng thanh toán ngay. Do đó, công ty nên sử dụng TK 139-Dự phòng nợ khó đòi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là điều phù hợp, tránh được tổn thất có thể xảy ra và hạn chế được những đột biến trong kinh doanh. KẾT LUẬN Có thể nói hoạt động tiêu thụ có vai trò rất quan trọng đối với các tổ chức kinh doanh nói chung và với Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn đã nói riêng. Hoạt động này mà diễn ra thuận lợi thì Công ty không chỉ đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển của vốn mà còn tạo ra được một bộ phận giá trị mới - đó là lợi nhuận. Lợi nhuận thu được từ hoạt động tiêu thụ chiếm phần lớn trong toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đây cũng là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty qua một niên độ kế toán. Vì vậy việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ tại Công ty là rất cần thiết. Để làm được điều này Công ty cần có một đội ngũ kế toán giỏi để có thể cung cấp được các thông tin cần cho quản lý một cách nhanh chóng và chính xác. . Qua một thời gian thực tập Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn em nhận thấy rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty có rất nhiều ưu điểm. Một điểm mạnh quan trọng là các nhân viên kế toán tại Công ty đều là những người có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm. Chính điều này đã giúp hoạt động kế toán tại Công ty diễn ra nhịp nhàng và thông suốt. Bên cạnh rất nhiều ưu điểm đó thì tại Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định trong công tác kế toán. Sau một thời gian tìm hiểu về thực tế hoạt động kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa .Em đã học hỏi được nhiều kiến thức hữu ích bổ sung cho nền tảng lý thuyết được trang bị ở trường và sự tiếp cận công tác kế toán thực tế tại công ty em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thu hàng hóa. Tuy nhiên do còn nhiều hạn chế về thời gian, kiến thức cũng như thực tế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, bổ sung của thầy cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cám ơn các cô chú phòng Tài chính kế toán của Công ty và Thầy PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên để này. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính - Đại học Kinh Tế Quốc Dân 2. Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán - Đại học Kinh Tế Quốc Dân 3. Chế độ kế toán Việt Nam 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam 5.Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán. Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Thị Đông. Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. 8. Điều lệ hoạt động Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn 9. . Hệ thống báo cáo và sổ kế toán sử dụng trong Công ty 10.Tổ chức và phân công công việc phòng kế toán – Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn