Chuyên đề Kế toán tổng hợp ở Trường Tiểu học Trần Phú

Đ hữu hình trong các trường hợp sau : + Đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước + Xây lắp trang bị thêm + Cải tạo nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ hữu hình + Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của TSCĐ - Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình đều phải lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ “, phải thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục theo quy định của Nhà nước. Sau đó phải lập và hoàn chỉnh hồ sơ TSCĐ về mặt kế toán - Tài sản cố định hữu hình phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ. Đánh giá TSCĐ theo giá trị cong lại : Giá trị TSCĐ còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Số hao mòn luỹ kế TSCĐ II.2.2/ Chứng từ kế toán sử dụng - Biên bản giao nhận TSCĐ ( mẫu C31-H ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu C32-H ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( mẫu C33-H ) II.2.3 Tài sản kế toán sử dụng Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động các loại TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. - Quy định hạch toán vào tài khoản 211 : Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên 211 theo nguyên giá. Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ, theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ. Tài khoản 001 – Tài sản thuê ngoài - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trinh của tất cả các loại tài sản ( TSCĐ, công cụ, dụng cụ ) mà đơn vị đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng. Giá trị tài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này là giá trị tài sản được 02 bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản. II.2.4/Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TĂNG TSCĐ HỮU HÌNH 111, 112, 312 211 Mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kho bạc bằng tiền tạm ứng 331 TSCĐ hữu hình mua ngoài chưa trả tiền người bán 241 Giá trị TSCĐ đầu tư XDCB hoàn thành, hoặc mua sắm phải qua lắp đặt hoàn thành đưa vào sử dụng 461, 642 Nhận HMKP bằng TSCĐ hữu hình hoặc rút HMKP mua TSCĐ 466 Nhận TSCĐ do cấp trên điều động hoặc tăng giá 214 TSCĐ do đánh giá lại 331(.8) TSCĐ thừa phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân 411 TSCĐ được cấp sử dụng vào SXKD Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 466 661 Ghi tăng nguồn Ghi tăng chi phí hoạt động kinh phí đã hình thnàh TSCĐ 662 hoặc ghi tăng chi dự án 441, 431 411 hoặc ghi giảm nguồn chi phí đầu tư XDCB hoặc quỹ Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH 211 466 511 111,112 Ghi giảm TSCĐ sử dụng Số thu về thanh lý cho hoạt động HCSN nhượng bán TSCĐ 214 311 Ghi giảm TSCĐ trong bộ phận SXKD 111,112,152,331 631 Chi phí thanh lý Kết chuyển chi phí thanh nhượng bán TSCĐ lý, nhượng bán TSCĐ TK liên quan TK liên quan Chênh lệch thu lớn hơn chi Chênh lệch thu lớn về thanh lý, nhượng hơn chi về thanh lý bán TSCĐ nhượng bán TSCĐ II.5/ Kế toán tăng giảm một số TSCĐ trong quý I/2004 tại đơn vị Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 10/01/2004 Số 03 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 211 111 6,819 Cộng 6,819 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 21/01/2004 Số 09 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phòng giáo dục tặng thưởng 01 ti vi hiệu sony 211 461 5,000 Cộng 5,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 28/03/2004 Số 32 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ cơ quan mua máy tính, máy in 211 111 6,400 Cộng 6,400 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quí I năm 2004 Đơn vị tính: 1,000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 01 10/01 6,819 09 21/01 5,000 32 28/03 6,400 Cộng 18,219 SỔ CÁI QUÝ I NĂM 2004 Tên tài khoản: Tài sản cố định hữu hình Số hiệu: 211 Đơn vị tính: 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 630,463 11.1 03 10.1 Dùng quỹ cơ quan mua Tượng Trần Phú 111 6,819 21.1 09 21.1 Phòng giáo dục tặng thưởng 01 ti vi So ny 461 5,000 28.3 32 28.3 Dùng quỹ cơ quan mua máy tính, máy in 111 6,400 Cộng số phát sinh 18,219 Số dư cuối kỳ 648,682 III/ KẾ TOÁN THANH TOÁN: + Phản ánh các hoạt động phải thu, tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị. + Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp. III.1/ Kế toán quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là số tiêng chi ra hàng năm của ngân sách nhà nước dùng để trả lương, trả công, phụ cấp lương cho các cán bộ công nhân viên nhà nước làm việc trong các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp theo số lượng và chất lượng lao động. Chỉ tiêu quỹ tiền lương chiếm một tỉ trọng tương đối lớn trong tổng chi ngân sách Nhà nước cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, vì vậy phải được quản lý chặt chẽ và tiết kiệm theo nguyên tắc: - Quản lý quỹ tiền lương theo ngành kinh tế quốc dân: Trong công tác quản lí nói chung và quản lý quỹ tiền lương nói riêng đều phải quản lí theo ngành kinh tế quốc dân nhằm đảm bảo mối quan hệ kinh tế giữa các ngành và sự cân đối của các ngành trong nền kinh tế quốc dân thống nhất. Việc điều chỉnh quỹ tiền lương thống nhất hoặc chỉ tiêu lao động trước hết phải được điều chỉnh tring nội bộ ngành kinh tế quốc dân, không được tự ý điều chỉnh giữa ngành này với ngành khác, nếu có phải được cấp có thẩm quyền quyết định. - Trả lương: Nhằm thực hiện những nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích lợi ích vật chất và nâng cao hiệu quả công tác. Lao động thành thạo có trình độ sẽ được trả lương cao hơn lao động chưa thành thạo, không có trình độ. Lao động nặng nhọc, phức tạp phải được trả lương cao hơn lao động nhẹ nhàng, đơn giản. - Hạch toán quỹ tiền lương: nhằm phản ánh một cách chính xác những khoản được ghi vào quỹ tiền lương và những khoản không được ghi. Các đơn vị dự toán muốn hạch toán những khoản tiền chi để trả lương, trả công phải có đủ 02 điều kiện: + Quản lý được thời gian lao động của người lao động. + Trong tiền lương, tiền công không có thời gian hao mòn về công cụ, dụng cụ. - Chấp hành chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động quỹ tiền lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là một chỉ tiêu kinh tế, chính trị tổng hợp nên các ngành, các đơn vị phải tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh: + Không được vượt quá chỉ tiêu tổng quỹ tiền lương đã được cơ quan cấp duyệt. + Không tự ý điều chỉnh hạn mức quỹ tiền lương đã được duyệt. + Quyền hạn đièu chỉnh là bộ trưởng các Bộ, chủ tịch UBND tỉnh, Thành phố được phép điều chỉnh chỉ tiêu tổng quỹ tiền lương của các đơn vị trực thuộc. III.1.1/ Chứng từ kế toán quỹ tiền lương sử dụng: Bảng chấm công (mẫu C01-H) Bảng thanh toán tiền lương (mẫu C02a-H) Bảng thanh toán học bổng (mẫu C05-H) Và một số chứng từ khác có liên quan. III.1.2/ Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 334- phải trả viên chức Công cụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản 334 cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng… về các khoản học bổng, sinh hoạt phí. III.1.3/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC 111 334 661 Thanh toán tiền lương, Tiền lương, thưởng, sinh hoạt thưởng, sinh hoạt phí cho phí phải trả cho cán bộ, học sinh bằng tiền mặt viên chức học sinh 112 662 Thanh toán TL cho viên Tiền lương, thưởng, sinh hoạt chức bằng tiền gửi kho bạc phí phải trả cho viên chức dự án 312 631 Tiền tạm ứng chi không Tiên lương phải trả cho viên hết trừ vào lương chức ở bộ phận SXKD 311 431 Tiền bồi thường trừ vào lương Tiền thưởng từ quỹ cơ quan phải trả cho viên chức 111, 155 332 Chi thưởng cho viên chức Số BHXH phải trả viên chức bằng tiền hoặc hiện vật 332 241 Số BHXH, BHYT của viên Tiền lương phải trả viên chức chức tính trừ vào lương III.1.4/ Kế toán tiền lương tại trường Tiểu học Trần Phú Trường có 21 lao động, trong đó có 19 lao động trong biên chế và 02 lao động hợp đồng (01 giáo viên, 01 bảo vệ) được tính lương như sau: Mức lương Mức lương tối Hệ số Các khoản phụ tháng = thiểu x lương + cấp Phụ cấp theo bậc Mức lương được Tỉ lệ phụ cấp bậc lương = hưởng x lương Phụ cấp chức vụ = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp chức Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp chức Mức lương Tổng lương lương những các khoản khấu thực nhận = phải trả - ngày nghỉ - trừ vào lương + Giáo viên trong trường được hưởng 40% phụ cấp ưu đãi ngoài ra Hiệu trưởng và hiệu phó được hưởng thêm phụ cấp chức vụ. Trong trường có 01 giáo viên kiêm tổng phụ trách sẽ được thêm phụ cấp trách nhiệm ( nhưng không tính vào phụ cấp 40%) Trong quý I năm 2004 không có lao động nào nghỉ ốm đều đi làm đầy đủ. Có thể tính tiền lương của một số giáo viên như sau: Thầy Kham = (3,61+0,15)*290,000+(3,61+0,15)*290,000*40% = 1,526,560đ Cô Đặng = 3,10*290,000+3,10*290,000*40% = 1,258,60đ Cô Tuệ = 290,000*2,25 = 652,500đ Cô Nga = 1,91*290,000+1,91*290,000*40%+290,000*0,1% = 804,460đ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý I năm 2004 ở trường. Số BHXH phải trả cho đối tượng được hưởng Nợ TK: 332 2,560,000 Có TK: 334 2,560,000 2. Tiền lương phải trả cán bộ, giáo viên trong trường Nợ TK: 661 18,865,000 Có TK: 334 18,865,435 Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế khấu trừ vào lương (6%) Nợ TK: 334 1,161,852 Có TK: 332 1,161,852 4. Dùng tiền mặt trả lương, BHXH Nợ TK: 334 2,560,000đ + 18,865,435đ = 21,425,435 Có TK: 111 21,425,435 5. Tiền thưởng từ quỹ cơ quan thưởng cho giáo viên dạy giỏi Nợ TK: 431 1,000,000 Có TK: 334 1,000,000 6. Xuất tiền mặt trả tiền lương Nợ TK: 334 1,000,000 Có TK: 111 1,000,000 SỔ CÁI QUÝ I NĂM 2004 Tên tài khoản : Phải trả viên chức Số hiệu : 334 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1,161,852 BHXH phải trả CB, GV 332 2,560,000 BHXH, BHYT khấu trừ lương 332 1,161,852 Tiền lương phải trả CB,GV 661 18,865,435 23/1 10 22/1 Trả lương, BHXH bằng tiền mặt 111 21,425,435 Quỹ cơ quan thưởng GV dạy giỏi 431 1,000,000 25/3 29 24/3 Trả tiền thưởng bằng tiền mặt 111 1,000,000 Cộng số phát sinh 23,587,287 22,425,435 Số dư cuối kỳ III.2/ Kế toán các khoản phải nộp theo lương Các khoản phải nộp theo lương là các khoản BHXH, BHYT được tính trích theo lương, phụ cấp lương theo chế độ Nhà nước quy định và phải nộp cho các cơ quan quản lý quỹ có liên quan. + Đối với BHXH : Đơn vị sử dụng lao động phải có trách ngiệm đóng BHXH cho người lao động có trách ngiệm đóng 15% tính váo chi hoạt động và trích từ tiề lương của mỗi lao động 5% để đóng cùng lúc vào quỹ BHXH cho cơ quan BHXH. Tiền lương thán làm căn cứ đóng BHSH gồm : lương ngạch bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp khác ( nếu có ) + Đối với BHYT : Mức đóng BHYT bằng 3% tiêng lương và các khoản phụ cấp. Cơ quan sử dụng công chức, viên chức có trách nhiệm đóng 2% còn công chức viên chức đóng 1% + Như vậy cán bộ giáo viên trong trường Trần Phú chỉ đóng 6% BHXH, BHYT trên tiền lương của mỗi người, còn ngân sách Nhà nước sẽ đóng 17% dựa trên tiền lương của mỗi công nhân viên vào quỹ BHXH, BHYT. Trường có 02 lao động hợp đồng thuê ngoài không theo biên chế của Nhà nước nên 02 lao động này không đóng quỹ BHXH,BHYT theo trường. III.2.1/ Chứng từ kế toán sử dụng : Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu nghỉ hưởng BHXH… III.2.2/ Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 332 – Các khoản phải nộp theo lương. Cộng dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT của đơn vị. III.2.3/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG 111,112 332 661,662 Nộp BHXH, mua BHYT Trích BHXH, BHYT bằng tiền mặt, TGNH tính vào chi hoạt động, dự án 461 631 Rút HMKP nộp BHXH Trích BHXH, BHYT tính mua thẻ BHYT vào chi hoạt động SXKD 334 311,661 BHXH phải trả viên chức Nhận giấy phạt nộp chậm tiền BHXH chờ xử lý hoặc được phép ghi chi 111,112 111,112 Chi trả BHXH cho viên Nhận tiền do cơ quan BHXH cấp chức trong đơn vị để trả cho đối tượng được hưởng BẢNG KÊ TRÍCH NỘP BHXH QUÝ I NĂM 2004 Đơn vị tính : đồng Chức vụ Họ và tên Tổng lơng Tổng số tiền nộp BHXH (20%) 15% 5% 20% H.Trởng Vũ Văn Kham 1,526,560 228984 76328 305312 H. Phó Lê Hồng Hà 1,437,240 215586 71862 287448 Giáo viên Nguyễn Thị Đặng 1,258,600 188790 62930 251720 Giáo viên Đào Thị Sáp 1,258,600 188790 62930 251720 Giáo viên Lê Thị Yến 1,051,540 157731 52577 210308 Giáo viên Nguyễn Thị Tân 1,051,540 157731 52577 210308 Giáo viên Triệu Thị Tỉnh 1,051,540 157731 52577 210308 Giáo viên Nguyễn Văn Rộng 982,520 147378 49126 196504 Giáo viên Giang Thanh Thuỷ 982,520 147378 49126 196504 Giáo viên Đỗ Thị Thuỷ 982,520 147378 49126 196504 Giáo viên Nguyễn Anh Hoa 913,500 137025 45675 182700 GVTT Trần Kim Thuý 1,078,800 161820 53940 215760 Giáo viên Đỗ Thị Liên 913,500 137025 45675 182700 Giáo viên Vũ Thu Hà 913,500 137025 45675 182700 Giáo viên Đàm Kim Dung 913,500 137025 45675 182700 Kế toán Nguyễn Thị Nhung 652,500 97875 32625 130500 NVVP Nguyễn Thị Tuệ 652,500 97875 32625 130500 GVTD Vũ Hồng Thu 938,760 140814 46938 187752 GV+TPT Vũ Hằng Nga 804,460 120669 40223 160892 Cộng 19,364,200 2,904,630 968,210 3,872,840 BẢNG KÊ TRÍCH NỘP BHYT QUÝ I NĂM 2004 Đơn vị tính : đồng Chức vụ Họ và tên Tổng lơng Tổng số tiền nộp BHYT (3%) 2% 1% 3% H.Trởng Vũ Văn Kham 1,526,560 30531.2 15265.6 45796.8 H. Phó Lê Hồng Hà 1,437,240 28744.8 14372.4 43117.2 Giáo viên Nguyễn Thị Đặng 1,258,600 25172 12586 37758 Giáo viên Đào Thị Sáp 1,258,600 25172 12586 37758 Giáo viên Lê Thị Yến 1,051,540 21030.8 10515.4 31546.2 Giáo viên Nguyễn Thị Tân 1,051,540 21030.8 10515.4 31546.2 Giáo viên Triệu Thị Tỉnh 1,051,540 21030.8 10515.4 31546.2 Giáo viên Nguyễn Văn Rộng 982,520 19650.4 9825.2 29475.6 Giáo viên Giang Thanh Thuỷ 982,520 19650.4 9825.2 29475.6 Giáo viên Đỗ Thị Thuỷ 982,520 19650.4 9825.2 29475.6 Giáo viên Nguyễn Anh Hoa 913,500 18270 9135 27405 GVTT Trần Kim Thuý 1,078,800 21576 10788 32364 Giáo viên Đỗ Thị Liên 913,500 18270 9135 27405 Giáo viên Vũ Thu Hà 913,500 18270 9135 27405 Giáo viên Đàm Kim Dung 913,500 18270 9135 27405 Kế toán Nguyễn Thị Nhung 652,500 13050 6525 19575 NVVP Nguyễn Thị Tuệ 652,500 13050 6525 19575 GVTD Vũ Hồng Thu 938,760 18775.2 9387.6 28162.8 GV+TPT Vũ Hằng Nga 804,460 16089.2 8044.6 24133.8 Cộng 19,364,200 387,284 193,642 580,926 III.2.4/ Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TK 332 phát sinh trong quý I năm 2004 Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ 15% và 2% Nợ TK 661 3,291,914 Có TK 332 3,291,914 BHXH, BHYT khấu trừ lương Nợ TK 334 1,161,852 Có TK 332 1,161,852 Nộp BHXH bằng HMKP Nợ TK332 3,872,840 Có TK461 3,872,840 Đồng thời ghi Có TK 008 3,872,840 Mua thẻ BHYT bằng tiền mặt Nợ TK 332 580,926 Có TK 111 580,926 Cơ quan BHXH trả tiền cho đối tượng được hưởng qua trường Nợ TK 111 2,560,000 Có TK 332 2,560,000 Số BHXH phải trả cho đối tượng được hưởng Nợ TK 332 2,560,000 Có TK 334 2,560,000 SỔ CÁI Tên tài khoản : Các khoản phải nộp theo lương Số hiệu : 332 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Trích BHXH, BHYT theo quy định 661 3,291,914 BHXH, BHYT khấu trừ lương 334 1,161,852 16/2 12 15/2 Mua thẻ BHYT bằng tiêng mặt 111 580,926 18/2 13 18/2 Cơ quan BHXH trả tiền qua đơn vị 111 2,560,000 BHXH trả cho đối tượng được hưởng 334 2,560,000 26/3 30 26/3 Nộp BHXH bằng HMKP 461 3,872,840 Cộng số phát sinh 7,013,766 7,013,766 Số dư cuối kỳ III.3/ Kế toán thanh toán tạm ứng Khoản tạm ứng là một khoản tiền, vật tư giao cho người nhận tạm ứng giải quyết công việc cụ thể nào đó của đơn vị, cá nhân đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là công chức, viên chức hoặc cán bộ hợp đồng của đơn vị. Đối với cán bộ chuyên trách làm công tác tạm ứng phải là người được thủ trưởng đơn vị chỉ định. Tiền tạm ứng cho mục đích gì, phải sử dụng đúng mục đích đó, không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời kế toán có quyền trừ vào lương được lĩnh hàng tháng. Phải thanh toán rứt điểm tạm ứng kì trước mới cho tạm ứng kì sau. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng người tạm ứng, từng khoản tạm ứng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Khi có nhu cầu tạm ứng, người nhận tạm ứng phải lập “ Giấu đề nghi tạm ứng “ sau khi được kế toán trưởng và thủ trưởng phê duyệt “ Giấy đề nghị tạm ứng” được chuyển cho kế toán để kàn căn cứ lập phiếu chi rồi chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập giấy thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ khác có liên quan đến việc chi tiền tạm ứng, gửi đến bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán. III.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng - Giấy đề nghị tạm ứng ( mẫu C23-H ) - Giấy thanh toán tạm ứng ( mẫu C24-H ) - Giấy đi đường ( mẫu C27-H ) và các chứng từ khác có liên quan III.3.2/ Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 312 – Tạm ứng Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng, công tác phí, mua vật tư, chi hoạt động… III.3.3/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. HẠCH TOÁN TẠM ỨNG 111,112 312 152,155 Chi tiền, rút TGNH Thanh toán tạm ứng bằng tạm ứng cho viên chức vật tư hàng hoá 152 211,241,331 Xuất vật liệu, dụng cụ tạm Thanh toán TƯ về mua TSCĐ ứng cho cán bộ trả nợ các khoản phải trả, phục vụ công tác XDCB 155 631,661,662 Xuất sản phẩm, hàng hoá Thanh toán TƯ vào các khoản tạm ứng cho viên chức chi hoạt động, dự án 111,334 TƯ chi không hết nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương III.3.4/ Trình tự tạm ứng ở đơn vị được thực hiện như sau ( chi tiết cho 01 đối tượng ) : GIẤY ĐỀ NGHI TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 2 năm 2004 Kính gửi : Hiệu trưởng trường Tiểu học Trần Phú và phòng kế toán Tên tôi là : Vũ Thị Thu Hà Địa chỉ : Khối trưởng khối lớp 2 Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 300,000đ ( Viết bằng chữ : Ba trăm nghìn đồng chẵn ) Lý do tạm ứng : Chi chuyên đề tập viết Thời hạn thanh toán : 03/03/2004 Thủ trưởng đơn vị (kí) Kế toán (kí) Người đề nghi tạm ứng (kí) PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Số 20 Nợ TK 312 Có TK 111 Họ và tên người nhận tiền : Vũ Thị Thu Hà Địa chỉ : Khối trưởng khối lớp 2 Lý do chi tiền : Chi chuyên đề tập viết Số tiền : 300,000đ ( Viết bằng chữ : Ba trăm nghìn đồng chẵn ) Kèm theo 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (kí) Kế toán (kí) Người lập biểu (kí) Đã nhận đủ số tiền : Ba trăm nghìn đồng chẵn ./. Ngày 25 tháng 2 năm 2004 Thủ quỹ (kí) Người nhận tiền (kí) GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 03 tháng 03 năm 2004 Họ và tên người thanh toán : Vũ Thị Thu Hà Nợ TK 661 Có TK 152 Địa chỉ : Khối trưởng khối lớp 2 Số tiền tạm ứng thanh toán theo bảng dưới đây : Diễn giải Số tiền Số tiền tạm ứng 1.Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2. Số tiền kỳ này : Phiếu chi số 20 ngày 25/2/2004 300,000 300,000 Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 21 ngày 25/2/2004 2. Chứng từ khác 250,000 250,000 III. Chênh lệch 1.Số tạm ứng chi không hết 2.Chi quá số tạm ứng 50,000 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Số hiệu : 312 Tên tài khoản : Tạm ứng Đơn vị tính : 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 26/2 20 25/2 Xuất tiền mặt chi tạm ứng 111 300 04/3 21 03/3 Quyết toán số chi tạm ứng 661 250 04/3 22 04/3 Nhập lại quỹ số tạm ứng chi không hết 111 50 Cộng số phát sinh 300 300 Số dư cuối kỳ IV/ KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ : Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, kinh phí khác của đơn vị. IV.1/ Nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của đơn vị hành chính sự nghiệp . Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo cho những khoản chi trường xuyên và những khoản chi không thường xuyên. Nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ các nguồn : - Ngân sách Nhà nước cấp ( cấp trên cấp) dưới 2 hình thức chủ yếu : + Cấp bằng hạn mức là số kinh phí đơn vị thực tế nhận được trên cơ sở hạn mức được phân phối + Cấp phát bằng lệnh chi : là số kinh phí thức tế đơn vị nhận được do cấp trên hoặc ngân sách Nhà nước cấp bằng tiền mặt - Nhận biếu, tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nước - Thu hội phí và các khoản đóng góp của hội viên - Bổ sung từ các khoản thi tại đơn vị được phép giữ lại để chi và một phần do ngân sách hỗ trợ - Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếo nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định. IV.1.1/ Chứng từ kế toán sử dụng. Giấy phân phối hạn mức kinh phí được cấp Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm chuyển khoản Giấy nộp trả kinh phí ngân sách Giấy chuyển trả hạn mức kinh phí Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng … IV.1.2/ Nguyên tắc hạch toán - Tài khoản 461 được áp dụnh ở mọi đơn vị hành chính sự nghiệp và được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành ( ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ…) - Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. - Để theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phải phản ánh vào tài khoản 461 của cấp mình. Số kinh phí được cấp của bản thân đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được ( số hạn mức kinh phí cấp dưới ) khi báo cáo cấp dưới được duyệt y. - Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, với cơ quan chủ quản và với tường cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được sử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyể sang năm sau số kinh phí chưa sử dụng hết khi được cơ quan có thẩm quyến cho phép. - Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang hoạt động năm trước : Nợ TK : 4612, Có TK : 4611. IV.1.3/ Tài khoản kế toán sử dụng. Tài khoản : 461 – Nguồn kinh phí hoạt động Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị. Tài khoản : 008 – Hạn mức kinh phí. Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sử dụng IV.1.4/ Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. HẠCH TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG 111 461 111,112,152,155,211 Cuối niên độ kế toán đơn vị Kinh phí hoạt động được cấp Nộp lại số kinh phí sử dụng bằng tiền, vật tư, tài sản ko hết bằng tiền mặt Thu hội phí, thu đóng góp hoặc viện trợ biếu tặng 112 331 Cuối niên độ kế toán đơn vị Nhận kinh phí hoạt động thanh nộp lại số kinh phí sử dụng không hết bằng tiền gửi toán trực tiếp cho người bán 661 511 Khi báo cáo quyết toán năm Bổ sung kinh phí hoạt động được duyệt, kết chuyển chi hoạt từ kết quả hoạt động sự nghiệp động sự nghiệp vào nguồn KPHĐ 661 Rút kinh phí hoạt động để chi sự nghiệp 421 Bổ sung kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch thu, chi 341 HMKP thực rút, khoản thu khác bổ sung KPHĐ của đơn vị cấp dưới ( ở đơn vị cấp trên ) IV.1.5/ Trường Trần Phú là đơn vị giáo dục có nguồn kinh phí hoạt động từ ngân sách Nhà nước, ngoài ra trường còn được phép sử dụng quỹ xây dựng, quỹ học 2 buổi, quỹ hỗ trợ giáo dục theo quy định của ngành giáo dục. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế trong quý I năm 2004 1. Rút HMKP nhập quỹ Nợ TK 111 21,113,000 Có TK 461 21,113,000 Đồng thời ghi Có TK008 21,113,000 2. Phòng giáo dục tặng 1 TSCĐ Nợ TK 211 5,000,000 Có TK 461 5,000,000 Đồng thời Nợ TK 661 5,000,000 Có TK 466 5,000,000 3. Thu tiền quỹ hỗ trợ giáo dục Nợ TK 111 2,855,000 Có TK 511 2,855,000 Đồng thời bổ sung nguồn kinh phí hoạt động 95%, nộp ngân sách 5% Nợ TK 511 2,855,000 Có TK 461 2,712,250 Có TK 342 142,750 4. Thu tiền quỹ học 2 buổi/ ngày Nợ TK 111 19,866,000 Có TK 511 19,866,000 Đồng thời bổ sung nguồn kinh phí hoạt động 97%, nộp ngân sách 3% Nợ TK 511 19,866,000 Có TK 461 19,270,020 Có TK 342 595,980 Rút HMKP nộp BHXH Nợ TK 332 3,872,840 Có TK 461 3,872,840 Đồng thời ghi Có TK 008 3,872,840 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Tên tài khoản : Nguồn kinh phí hoạt động Số hiệu : 461 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 04/1 01 03/1 Rút HMKP nhập quỹ 111 21,113,000 21/0 09 21/1 Nhận của cấp trên 1 TSCĐ 211 5,000,000 20/2 16 20/2 Bổ sung nguồn từ quỹ hỗ trợ giáo dục 511 2,712,250 20/2 17 20/2 Bổ sung nguồn từ quỹ học 2 buổi/ ngày 511 19,270,250 27/3 30 26/3 Rút HMKP nộp BHXH 332 3,872,840 Cộng số phát sinh 51,968,110 Số dư cuối kỳ 51,968,110 IV.2/ Kế toán quỹ cơ quan Quỹ cơ quan ( gồm quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ khác ) được hình thành từ các nguồn : - Trích từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ ở đơn vị hành chính sự nghiệp - Trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính - Nhận viện trợ, quà biếu hoặc các quỹ lập do cấp dưới nộp lên hoặc cấp trên phân phối. Mỗi loại quỹ cơ quan được sử dụng vào các mục đích khác nhau và đã được xác định. Việc trích lập quỹ cơ quan phải đúng theo chế độ hướng dẫn của cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên. Sử dụng quỹ cơ quan phải đảm bảo đúng mục đích trích lập từng quỹ. Cuối năm, kế toán phải quyết toán các khoản thu, chi của mỗi quý. IV.2.1/ Chứng từ kế toán sử dụng. - Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu, chi - Biên bản giao nhận tài sản - Các quyết định phân phối sử dụng quỹ - Các chứng từ khác có liên quan IV.2.2 / Tài khoản kế toán sử dụng. Để phản ánh việc trích lập và sử dụng quỹ cơ quan của đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 431 – quỹ cơ quan IV.2.3/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu HẠCH TOÁN QUỸ CƠ QUAN 421 431 421 Chênh lệch chi > thu chuyển Trích lập quỹ cơ quan từ các khoản thu theo chế độ trừ vào quỹ cơ quan 111,112,334 111,112,152,155 Khi chi tiêu quỹ cơ quan Nhận tiền, vật tư, hàng hoá của đơn vị cấp dưới nộp, nhận tài trợ, biếu tặng… 466 511 TSCĐ mua, xây dựng đưa vào Số thu về hoạt động sự nghiệp sử dụng, đồng thời ghi tăng thu phí, lệ phí, được phép nguồn kinh phí hình thành TSCĐ bổ sung các quỹ 342 342 Cấp trên ra quyết định phân Đơn vị cấp dưới nhận được phối quỹ cơ quan cấp dưới quyết định phân phối quỹ từ cấp trên Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 10/01/2004 Số 03 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 431 466 6,819 Cộng 6,819 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 23/01/2004 Số 11 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Cấp trên cấp tiền mặt bổ sung quỹ 111 431 2,500 Cộng 2,500 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 28/03/2004 Số 32 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ mua máy tính, máy in 431 466 6,400 Cộng 6,400 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 24/03/2004 Số 29 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ thưởng giáo viên dạy giỏi 431 334 1,000 Cộng 1,000 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I năm 2004 Đơn vị tính: 1,000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 03 10/01 6,819 29 24/03 1,000 11 23/01 2,500 32 28/03 6,400 Cộng 9,319 Cộng 7,400 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Tên tài khoản : Quỹ cơ quan Số hiệu : 431 Đơn vị tính : 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 482,007,6 11/1 03 10/1 Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 466 6,819 24/1 11 23/1 Bổ sung quỹ bằng TM 111 2,500 25/3 29 24/3 Trích quỹ thưởng giáo viên dạy giỏi 334 1,000 28/3 32 28/3 Dùng quỹ mua máy tính, máy in 466 6,400 Cộng số phát sinh 14,219 2,500 Số dư cuối kỳ 470,358,6 V/ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU NGÂN SÁCH : Phản ánh đầy đủ, kịp thời chính các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hội phí, thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp kịp thời các khoản thu phải nộp ngân sách cấp trên. V.1/ Nguyên tắc hạch toán . - Các khoản thu phản ánh vào tài khoản này gồm : + Các khoản thu về phí và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị Nhà nước cho phép như lệ phí cầu đường, lệ phí chứng thư, án phí… + Các khoản thu sự nghiệp : Sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế ( thuỷ lợi phí, giống cây trồng, thu về hoạt động văn hoá, văn nghệ, phát thanh truyền hình…) + Các khoản thu từ hoạt động xản xuất kinh doanh, dịch vụ như : kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ khoa học kĩ thuật, sản xuất gia công… + Các khoản thu khác như : thu lãi tiền gửi mua kì phiếu, trái phiếu, thanh lý tài sản… - Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền, vé, hoá đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ do Bộ tài chính phát hành hay được phép của Bộ tài chính cho in và sử dụng. Nếu được phép in, trước khi sử dụng phải đăng kí với Bộ tài chính hoặc cơ quan được Bộ tài chính uỷ quyền. - Tất cả các khoản thu trong đơn vị phải được phản ánh đầy đủ kịp thời vào bên Có TK : 511- Các khoản thu - Kế toán phải mở “ Sổ chi tiết theo dõi các khoản thu “ của từng hoạt động, từng loại thu. - Riêng đối với các loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ cung cấp bên ngoài phải theo dõi chi tiết số lượng, giá vốn của hàng bán, đơn giá và số tiền thu được của từng thứ, từng loại để làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi của cuối kì kế toán V.2/ Tài khoản kế toán sử dụng. Tài khoản : 511- Các khoản thu Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tát cả các khoản thu theo chế độ quy định phát sinh ở đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu đó. V.3/ Chứng từ kế toán sử dụng - Biên lai thu tiền - Vé - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn VAT… V.4/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU 333 511 111,112,331 Các khoản thu phải nộp NS Trích lập quỹ cơ quan từ các Thuế doanh thu phải nộp Doanh thu bán SP, HH, của SP, HH, DV đã bán cung cấp lao vụ, dịch vụ 631 Tiêu thụ SP, hoặc cung Thu lãi tiền gửi, tiền cho vay lãi cấp lao vụ bên ngoài tín phiếu, trái phiếu, thu bán trái phiếu, tín phiếu Cuối kỳ kết chuyển CP Thu bán vật liệu, phế liệu hoạt động SXKD, CP bán hàng thanh lý, nhượng bán TSCĐ 155,156 Xuất bán vật liệu, phế liệu, Thu về nhượng bán thanh lý TSCĐ sản phẩm hàng hoá 431 311 111,112 Được phép bổ sung các quỹ Số tiền các đối tượng Tạm nộp từ thu HĐSN, phí, lệ phí phải nộp chính thức 421 421 Cuối kỳ kết chuyển Cuối kỳ kết chuyển chênh lệch thu > chi chênh lệch chi > thu 461,462 Cuối kỳ kết chuyển Thu > chi vào TK nguồn kinh phí V.5/ Một số khoản thu phát sinh trong Quý I năm 2004 tại đơn vị Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 20/2/2004 Số 14,15 Đơn vị tính : 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Thu quỹ hỗ trợ giáo dục 111 511 2,855 Thu quỹ học 2 buổi/ ngày 111 511 19,866 Cộng 22,721 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 20/2/2004 Số 16,17 Đơn vị tính : 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Quỹ hỗ trợ bổ sung nguồn KPHĐ 511 461 2,712 Quỹ học 2 buổi/ ngày bổ sung nguồn KPHĐ 511 461 19,270,02 Cộng 20,982,02 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 21/2/2004 Số 18,19 Đơn vị tính : 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Quỹ hỗ trợ nộp cấp trên (5%) 511 342 143 Quỹ học 2 buổi/ ngày nộp cấp trên (3%) 511 342 595,98 Cộng 738,98 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I năm 2004 Đơn vị tính: 1,000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 14 20/2 2,855 17 21/2 19,270,02 15 20/2 19,866 18 21/2 143 16 20/2 2,712 19 21/2 695,98 Cộng 25,433 Cộng 20,109 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Tên tài khoản : Các khoản thu Số hiệu : 511 Đơn vị tính : 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 21/2 14 20/2 Thu quỹ hỗ trợ giáo dục 111 2,855 21/2 15 20/2 Thu quỹ học 2 buổi/ngày 111 19,866 21/2 16 20/2 Quỹ hỗ trợ bổ sung nguồn KPHĐ (95%) 461 2,712 21/2 17 20/2 Quỹ học 2 buổi/ngày bổ sung nguồnKPHĐ(97%) 461 19,270,02 21/2 18 21/2 Quỹ hỗ trợ nộp cấp trên(5%) 342 143 21/2 19 21/2 Quỹ học 2 buổi/ngày nộp cấp trên (3%) 342 595,98 Cộng số phát sinh 22,712 22,712 Số dư cuối kỳ VI/ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI Phản ánh tình hình chi phí hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó. Phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, trên cơ sở đó xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. VI.1/ Nguyên tắc hạch toán - Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục ngân sách Nhà nước. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, An ninh Quốc phòng hạch toán theo mục lục của khối mình. - Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. - Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương trình đề tài, dự án. - Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên. - Đối với các đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2, tài khoản : 661- Chi hoạt động, ngoài việc tập hợp chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc ( trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị này ) đêt báo cáo nới cấp trên và cơ quan tài chính. - Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm được chuyển từ tài khoản 6612 –“ Năm nay” sang tài khoản 6611-“ Năm trước” để theo dõi chi đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với chi trước cho năm sau theo dõi ở tài khoản :6613- “Năm sau” sang đầu năm sau được chuyển sang tài khoản 6612 để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo. VI.2/ Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản : 661- Chi hoạt động Công dụng : Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như chi dùng trong công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảm bảo. Tài khoản : 337 – Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau Công dụng : Dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho, giá trị khối lượng sữa chữa lớn, XDCB hoàn thành đã được sử dụng, theo dõi. VI.3/ Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn mua hàng - Bảng thanh toán tiền lương. - Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT - Phiếu chi Phiếu xuất kho VI.4/ Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu HẠCH TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG 152 661 461 Xuất VL, DC dùng cho chi HĐ Khi báo cáo quyết toán cấp trên được duyệt 344 Tiền lương, sinh hoạt phí… Kết chuyển số chi vào nguồn phải trả cho viên chức và đối kinh phí khi quyết toán tượng khác trong đơn vị chi hoạt động được duyệt 661 332 Trích BHXH, BHYT Cuối năm, khi quyết toán chưa vào chi hoạt động HCSN duyệt chuyển chi HĐ năm nay thành chi HD năm trước 331 311 Chi phí điện, nước Các khoản chi quá tiêu chuẩn dịch vụ thuê ngoài định mức, không được duyệt phải thu hồi 312 Thanh toán tạm ứng đã chi cho hoạt động 111,112 Chi phí bằng tiền cho hoạt động sự nghiệp 466 Khi TSCĐ mua hoàn thành đưa vào sử dụng đồng thời ghi tăng nguồn KP hình thành TSCĐ 341 Tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị cấp dưới VI.5/ Một số khoản chi của đơn vị trong quý I năm 2004 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 20/1/2004 Số 08 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất vở làm phần thưởng HK I 661 1526 789,260 Cộng 789,260 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 13/3/2004 Số 27, 28 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất ảnh dùng cho hoạt động chuyên môn 661 1526 2,442,000 Phát sách cho giáo viên 661 1526 57,600 Cộng 2,499,600 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 21/1/2004 Số 09 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Cấp trên tặng 1 ti vi hiệu Sony 661 466 5,000,000 Cộng 5,000,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 3/3/2004 Số 21 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Quyết toán số chi tạm ứng 661 312 250,000 Cộng 250,000 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 08 20/1 789,260 27 10/3 2,442,000 09 21/1 5,000,000 28 11/3 57,600 21 03/3 250,000 Cộng 6,039,260 Cộng 2,499,600 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Tên tài khoản : Chi hoạt động Số hiệu : 661 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 230,000 21/1 08 20/1 Xuất vở làm phần thưởng 152 789,260 21/1 09 21/1 Nhận 1 ti vi từ cấp trên 466 5,000,000 Tiền lương phải trả CB, GV 334 18,865,435 Trích BHXH, BHYT theo tỉ lệ 25% và 2% 332 3,291,914 04/3 21 03/3 Quyết toán số chi TƯ 312 250,000 11/3 27 10/3 Xuất ảnh cho hoạt động chuyên môn 152 2,442,000 11/3 28 11/3 Phát sách cho giáo viên 152 57,600 Cộng số phát sinh 30,696,209 Số dư cuối kỳ 30,696,209 ` VII/ LẬP SỔ CÁI TÀI KHOẢN CÓ LIÊN QUAN VII.1/ TK : 466 – Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú Nợ TK 211 6,819,000 Có TK 111 6,819,000 Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí Nợ TK 431 6,819,000 Có TK 466 6,819,000 Dùng quỹ cơ quan mua máy tính, máy in Nợ TK 211 6,400,000 Có TK 111 6,400,000 Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí Nợ TK 431 6,400,000 Có TK 466 6,400,000 Phòng giáo dục tặng 1 TSCĐ hữu hình Nợ TK 211 5,000,000 Có TK 111 5,000,000 Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí Nợ TK 661 5,000,000 Có TK 466 5,000,000 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Tên tài khoản : Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Số hiệu : 466 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 163,214,048 11/1 02 10/1 Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 431 6,819,000 21/1 09 21/1 Cấp trên tặng 1 TSCĐ 661 5,000,000 29/3 31 28/3 Dùng quỹ cơ quan mua máy tính máy in 421 6,400,000 Cộng số phát sinh 18,219,000 Số dư cuối kỳ 181,433,048 PHẦN III. KẾT LUẬN Khác với các đơn vị sản xuất kinh doanh, hoạt động chi tiêu tài chính gắn liền, trực tiếp và phụ thuộc vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, thu hồi vốn, lãi của chính mỗi đơn vị, doanh nghiệp. Còn các đơn vị hành chính sự nghiệp với đặc trưng cơ bản là được trang trải các khoản chi phí hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công. Nên việc hạch toán và chi tiêu ở đơn vị sự nghiệp đòi hỏi phải có sự hợp lý và đôn chính xác cao. Để đảm bảo cho việc chi tiêu đủ, đúng mục đích, tiết kiệm, ngăn chặn sự tham nhũng lãng phí, thiếu hụt trong chi tiêu thì ngay từ công tác lập dự toán ta cần phải có sự bao quát sâu, rộng với độ chính xác cao. Chính vì các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị Thụ hưởng ngân quỹ Nhà nước kiểm tra, đánh giá được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ thì kế toán tổng hợp là bộ phận không thể thiếu trong mỗi đơn vị. Nó mang tính chất tổng hợp vì do tính chất của đơn vị hành chính sự nghiệp nên mối phần hành kế toán tuy không tính toán nhiều cũng kko phát sinh nhiều nghiệp vụ như kế toán bên đơn vị doanh nghiệp sản xuất ( từng bộ phận kế toán có thể hoạt động độc lập, riêng rẽ ) nhưng nó lạo có sự phức tạp và liên quan đến nhau, đặc biệt nó luôn gắn với bước đầu tiên của công tác kế toán hành chính sự nghiệp đó là công tác lập dự toán . Thực tế qua số liệu trên bảng cân đối tài khoản quý I năm 2004 của Trường Tiểu học Trần Phú ta có thể đưa ra một số đánh giá sau : - Đối với tình hình dự trữ vật liệu, dụng cụ Mức chi dùng bình quân tháng = 3,288,860/3 tháng = 1,096,287 Số vật liệu, dụng cụ trong kho còn được sử dụng = 12,032,230/ 1,096,287= 10 tháng Qua số liệu phân tích trên cho thấy việc sử dụng đồ dùng, dụng cụ ở đơn vị là quá lớn so với tiêu chuẩn. Để khắc phục tình trạng gây lãng phí vốn cho ngân sách Nhà nước ( vì dự trữ nhiều đồ dùng, dụng cụ ) đơn vị cần phải xây dựng định mức sử dụng vật tư phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. - Đối với kế toán TSCĐ : Thường là cuối năm kế toán đơn vị mới tính hao mòn TSCĐ, kế toán không tính sau mỗi quý. Điều này tuy chưa đúng với chế độ tài chính nhưng lại hợp lý với thực tế vì trường là đơn vị sự nghiệp với quy mô nhỏ không phải là đơn vị sự nghiệp có hoạt động kinh doanh nên việc đầu tư tài sản còn hạn chế. - Đối với kế toán tạm ứng : Việc thu hồi tiền tạm ứng của đơn vị là kịp thời ( số dư bên Nợ là 0) đúng với chế độ tài chính quy định. - Đối với kế toán thanh toán : Khoản tiền lương, phụ cấp lương và trích nộp BHXH, BHYT đơn vị đã thực hiện sòng phẳng, đảm bảo đúng chế độ thanh toán cho từng cá nhân trong đơn vị. Thực hiện đúng chế độ tài chính quy định. - Đối với kế toán tài khoản 342 : Việc thu hồi các khoản nợ trong nội bộ, đơn vị thực hiện chưa nghiêm, đơn vị cần có biện pháp thu hồi nguồn nợ kịp thời, tránh tình trạng bị chiếm dụng quỹ. - Đối với kế toán tài khoản 511 : Các khoản thu phát sinh ở đơn vị đã bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động. Kế toán đơn vị đã xử lý kịp thời, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định. Việc thực hiện chế độ tài chính trong quý I năm 2004 của được là nghiêm túc vì tài khoản 461 dư Có cuối kì lớn hơn tài khoản 661 dư Nợ cuối lì. Là một học sinh hiểu biết về công tác kế toán chỉ dựa trên những kiến thức đã học, kinh nghiệm thực tế còn chưa có, em nhận thấy mặc dù trong việc quản lý tài chính của đơn vị có những ưu, nhược điểm khác nhau, nhưng nhìn chung công tác kế toán tại trường Tiểu học Trần Phú được thực hiện rất tốt, trình tự tiến hành theo đúng quy định của chế độ kế toán. Tuy nhiên còn có một số sai phạm nhỏ về phương pháp ghi sổ mà kế toán đơn vị mắc phải như : để thuận tiện cho việc định khoản, kế toán đơn vị áp dụng cả 2 hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung vào công tán kế toán tại đơn vị mà theo quy định, mỗi đơn vị chỉ được áp dụng một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ, Nhật kí chung và Nhật kí – Sổ cái. Qua thời gian thực tập, được làm việc trực tiếp với giấy tờ, sổ sách thực tế tại đơn vị cùng với những kiến trức đã học em nhận thấy giữa lý thuyết và thực tế luôn có một khoảng cách, do đó trong bản báo cáo này không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và bạn đọc để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin bày tỏ long biết ơn các thầy cô giáo và những người đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập tôt nghiệp này. MỤC LỤC Lời nói đầu Phần I : Giới thiệu về trường Tiểu học Trần Phú I/ Quá trình hình thành II/ Đặc điểm tổ chức III/ Tổ chức bộ máy Tài chính kế toán Phần II : Tổ chức công tác kế toán ở Trường Tiểu học Trần Phú A/ Các vấn đề chung về kế toán I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp II/ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp III/ Tổ chức bộ máy kế toán B/ Công tác lập dự toán thu – chi năm I/ Dự toán năm II/ Dự toán quý C/ Nội dung các phần hành kế toán I/ Kế toán vốn bằng tiền II/ Kế toán vật tư tài sản III/ Kế toán thanh toán IV/ Kế toán nguồn kinh phí V/ Kế toán các khoản thu ngân sách VI/ Kế toán các khoản chi ngân sách VII/ Kế toán một số tài khoản có liên quan Phần III : Một số kết luận rút ra sau quá trình thực tập tại Trường. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 1 NĂM 2004 Đơn vị tính : đồng Chức vụ Họ và tên Hế sốlương Phụ cấp chức vụ Tổng lương BHXH(5%) BHYT(1%) Tiền lươngthực nhận CV ƯĐ Khác H.Trởng Vũ Văn Kham 3.61 0.15 40% 1526560 76328 15266 1434966.4 H. Phó Lê Hồng Hà 3.44 0.1 40% 1437240 71862 14372 1351005.6 Giáo viên Nguyễn Thị Đặng 3.1 40% 1258600 62930 12586 1183084 Giáo viên Đào Thị Sáp 3.1 40% 1258600 62930 12586 1183084 Giáo viên Lê Thị Yến 2.59 40% 1051540 52577 10515 988447.6 Giáo viên Nguyễn Thị Tân 2.59 40% 1051540 52577 10515 988447.6 Giáo viên Triệu Thị Tỉnh 2.59 40% 1051540 52577 10515 988447.6 Giáo viên Nguyễn Văn Rộng 2.42 40% 982520 49126 9825.2 923568.8 Giáo viên Giang Thanh Thuỷ 2.42 40% 982520 49126 9825.2 923568.8 Giáo viên Đỗ Thị Thuỷ 2.42 40% 982520 49126 9825.2 923568.8 Giáo viên Nguyễn Anh Hoa 2.25 40% 913500 45675 9135 858690 GVTT Trần Kim Thuý 2.25 40% 165300 1078800 53940 10788 1014072 Giáo viên Đỗ Thị Liên 2.25 40% 913500 45675 9135 858690 Giáo viên Vũ Thu Hà 2.25 40% 913500 45675 9135 858690 Giáo viên Đàm Kim Dung 2.25 40% 913500 45675 9135 858690 Kế toán Nguyễn Thị Nhung 2.25 652500 32625 6525 613350 NVVP Nguyễn Thị Tuệ 2.25 652500 32625 6525 613350 GVTD Vũ Hồng Thu 1.91 40% 163300 938760 46938 9387.6 882434.4 GV+TPT Vũ Hằng Nga 1.91 40% 0.10% 804460 40223 8044.6 756192.4 Cộng I 19364200 968210 193642 18008706 Vũ Thanh Tú 1.4 40% 564700 564700 Nguyễn Văn Ba 1 290000 290000 Cộng II 854700 854700 Tổng cộng 20218900 968210 193642 18,865,435 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN QUÝ I NĂM 2004 Đơn vị tính : đồng SHTK TÊN TÀI KHOẢN DƯ ĐẦU KÌ SỐ PHÁT SINH DƯ CUỐI KÌ KÌ NÀY LUỸ KẾ ĐẦU NĂM Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có A/ Các tài khoản trong bảng 111 Tiền mặt 11,260,000 48,944,000 46,645,951 48,944,000 46,645,951 13,558,049 1526 Vật liệu, dụng cụ 5,200,500 10,120,590 3,288,860 10,120,590 3,288,860 12,032,230 211 TSCĐ hữu hình 630,463,000 18,219,000 18,219,000 648,682,000 312 Tạm ứng 300,000 300,000 300,000 300,000 332 Các khoản phải nộp theo lương 7,013,766 7,013,766 7,013,766 7,013,766 334 Phải trả công chứcviên chức 1,161,852 23,587,287 22,425,435 23,587,287 22,425,435 342 Thanh toán nội bộ 800,000 738,730 738,730 61,270 431 Quỹ cơ quan 483,577,600 14,219,000 2,500,000 14,219,000 2,500,000 471,858,600 461 Nguồn kinh phí hoạt động 51,968,110 51,968,110 51,968,110 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 163,214,048 18,219,000 18,219,000 181,433,048 511 Các khoản thu 22,721,000 22,721,000 22,721,000 22,721,000 661 Chi hoạt động 230,000 30,696,209 30,696,209 30,696,209 Cộng 647,953,500 647,953,500 175,820,852 175,820,852 175,820,852 175,820,852 705,029,758 705,259,758 B/ Các tài khoản ngoài bảng 008 Hạn mức kinh phí 24,985,840 TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG QUÝ I NĂM 2004 Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phí Đơn vị tính: đồng STT NGUỒN KINH PHÍ CHỈ TIÊU  MÃ SỐ TỔNG SỐ CHIA RA NGÂN SÁCH TÀI TRỢ NGUỒN KHÁC TW ĐP I Kinh phí hoạt động 1 Kinh phí cha xin quết toán kỳ trớc chuyển sang Từ năm trớc sang năm nay 482,077,600 2 Kinh phí kỳ này a/ Đợc phân phối kỳ này 54,468,110 32,485,840 21,982,270 Luỹ kế từ đầu năm 54,468,110 32,485,840 21,982,270 b/ Thực nhận kỳ này 54,468,110 32,485,840 21,982,270 Luỹ kế từ đầu năm 54,468,110 32,485,840 21,982,270 3 Tổng kinh phí thực đợc sử dụng kỳ này 536,545,710 Luỹ kế từ đầu năm 54,468,110 4 Số đã chi kỳ này, đề nghị quyết toán 51,525,090 5 Kinh phí giảm kỳ này 6 Kinh phí cha quyết toán chuyển kỳ sau 485,020,620 II Kinh phí chơng trình dự án III Nguồn vốn kinh doanh IV Vốn xây dựng cơ bản PHẦN II – TỔNG HỢP KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN QUÝ I NĂM 2004 MỤC TIỂUMỤC NỘI DUNG CHI MÃSỐ TỔNG SỐ CHIA RA NGÂN SÁCH TÀI TRỢ NGUỒN KHÁC TW ĐP I/ Chi hoạt động 51,525,090 51,525,090 Mua thẻ bảo hiểm y tế 580,926 580,926 Mua tợng đài Trần Phú 6,819,000 6,819,000 Chi tạm ứng 300,000 300,000 Chi mua vở ô ly 882,189 882,189 Mua bình chữa cháy 7,500,900 7,500,900 Mua tranh cho hoạt động chuyên môn 2,686,200 2,686,200 Mua sách cho giáo viên 57,600 57,600 Trả lơng và BHXH cho cán bộ, giáo viên 21,425,435 21,425,435 Thởng cho giáo viên dạy giỏi 1,000,000 1,000,000 Mua máy tính, máy in 6,400,000 6,400,000 Nộp tiền BHXH 3,872,840 3,872,840 II/ Chi dự án PHẦN III – QUYẾT OÁN VỐN ĐẦU TƯ, VỐN SỬA CHỮA LỚN SỬ DỤNG TRONG KỲ Trong quý I năm 2004, đơn vị không phát sinh các nghiệp vụ kinh tế này