Chuyên đề Qui trình kiểm toán chu trình mua hàng - Thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC thực hiện

gày 23 tháng 01 năm 2006 THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ Kính gửi: Công ty TNHH Ngọc Minh Các Kiểm toán viên của chúng tôi, Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam- VNFC, muốn được kiểm tra số dư tài khoản thanh toán của Quý Ngài với đơn vị chúng tôi tại ngày 31 tháng 12 năm 2005. Vậy chúng tôi mong Quý Ngài xác nhận số liệu dưới đây và gửi qua đường Bưu điện cho các Kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ dưới đây. Nếu Quý Ngài có bất cứ thắc mắc gì xin vui lòng liên hệ trực tiếp với Kiểm toán viên của chúng tôi. Thư xác nhận này chỉ phục vụ cho mục đích kiểm toán, không phục vụ cho mục đích thanh toán. Mọi thanh toán sau ngày 31 tháng 12 năm 2005 đều không ảnh hưởng đến số dư này. Trân trọng! TL. Giám đốc Lê Thị Hồng A Kế toán trưởng Liên hệ: Nguyễn Thị Thảo- Chủ nhiệm kiểm toán Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam- VNFC Phòng 1003, 18T2, khu đô thị Trung Hoà-Nhân Chính, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Tel: 04 2512792, Fax: 04 2512794, ĐTDĐ: 0983.443394 ( Phần dành cho bên xác nhận) Thưa Quý Ngài, Tôi xin xác nhận số dư trên tài khoản của chúng tôi với đơn vị được kiểm toán tại ngày 31/12/2005 Số tiền chúng tôi còn nợ Số tiền chúng tôi còn phải thu 163.350.000 0,00 Thay mặt và đại diện cho: Ngày 23 tháng 01 năm 2006 Sau khi KTV gửi thư xác nhận cho cả hai Công ty không có Biên bản xác nhận công nợ được 5 ngày thì nhận được thư trả lời của Công ty TNHH Ngọc Minh xác nhận rằng Công ty A trong năm có khoản nợ công ty TNHH Ngọc Minh tính đến ngày 31/12/2006 là 136.350.000 đồng. Công ty DNTN Kinh Doanh Lương Thực Ngọc Tri cũng khẳng định số tiền mà Công ty phải thanh toán là 137.870.000 đồng. c. Kiểm tra số phát sinh. Trong bước công việc này kiểm toán viên kiểm tra việc hạch toán các khoản thanh toán cho nhà cung cấp nhằm bảo đảm việc thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện theo quy định của Công ty. Khi tiến hành kiểm tra số phát sinh tại công ty A, KTV kiểm tra chi tiết các khoản phải trả thông qua việc kiểm tra chứng từ có liên quan và nội dung công việc được KTV thể hiện trên giấy tờ làm việc như sau: Bảng số 08 : Trích giấy tờ làm việc của KTV VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán 43 61 Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.P.D Date:25/01/06 Period/ Kỳ: 1/1/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: TK tổng hợp 331 Reviewed by/ Người soát xét Date Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Pc 611 7/5 Nhập trục bánh trước 112 29.720.000 (1) Pc 636 12/5 Nhập giảm sóc trái, phải 111 327.638.500 (2) Pc 1198 16/10 Trả tiền cho Công ty Đại Dương 111 88.190.250 (3) Pc 1450 15/11 Nhập xích cam, xích đề 112 82.519.318 (4) Pc 1523 15/12 Trả tiền cho Công ty Ngọc Minh 111 43.135.659 (5) ... ... ... ... ... (1),(2), (4) và (5): Có HĐ GTGT, có uỷ nhiệm chi, có phiếu hạch toán. (3): Có HĐ GTGT, có phiếu chi nhưng thiếu chữ ký của giám đốc. Từ kết quả trên KTV nhận xét rằng hầu hết các khoản thanh toán với nhà cung cấp đều có đầy đủ các chứng từ chứng minh. Đa số các phiếu chi đều có đầy đủ các thông tin như số chứng từ, ngày tháng, nội dung các khoản chi và chữ ký phê duyệt của những người có thẩm quyền. 2.2. Thực hiện kiểm toán nghiệp vụ mua hàng. Các bước được thực hiện tương tự như kiểm toán nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp tức là KTV cũng tiến hành bước tổng hợp, sau đó tiến hành kiểm tra chi tiết. a. Bước tổng hợp. KTV tiến hành thu thập hệ thống tài khoản con của TK 152, bảng cân đối số phát sinh trong năm của TK 152, TK 156 . Sau đó thực hiện việc đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ Cái và sổ Chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm nay với số dư chi tiết cuối năm trước. Cuối cùng KTV ghi chép kết quả làm việc vào giấy tờ làm việc. Bảng số 09: Trích giấy tờ làm việc của KTV VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán 40 54 Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.T.T.H Date:23/01/05 Period/ Kỳ: 1/1/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: Tổng hợp Reviewed by/ Người soát xét Date * TK 152 TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 15211: NL, VLC động cơ xe TK 15212: NL, VLC khung xe TK 1523: NL, VLC bộ phận truyền động TK 1524: NL, VLC bộ phận điều khiển TK 1525: NL, VLC hệ thống điện TK 1526: NL, VLC bộ nhựa và các bộ phận khác TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1526: Thiết bị XDCB Bảng 10: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán 40 54 Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.T.T.H Date:23/01/05 Period/ Kỳ: 01/01/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: Tổng hợp Reviewed by/ Người soát xét Date * TK 152 Số dư ĐK: 36.648.707.603 (1) PS nợ: 13.279.401.471 (2) PS Có: 37.531.247.569 (2) Số dư CK: 12.396.861.505 (3) * TK 156 Số dư ĐK: 0,00 (1) PS Nợ: 990.000.000 (2) PS Có: 990.000.000 (2) Số dư CK: 0,00 (3) Ghi chú: (1) khớp với BCTC đã được kiểm toán năm trước (2) Đã kiểm tra cộng dồn (3) Khớp với Bảng cân đối kế toán b. Kiểm tra số dư. Để xem xét số dư các TK 152, TK 156 có phải là số dư phản ánh đúng tình hình thực tế tại kho của Công ty hay không, KTV tiến hành đối chiếu kết quả kiểm kê cuối kỳ đối với hàng tồn kho với sổ chi tiết các TK 152, TK 156 và sổ Cái các đó. Tại Công ty A, KTV đã thực hiện việc đối chiếu số liệu trên sổ sách với Biên bản kiểm kê hàng tồn kho thì thấy kết quả có chênh lệch nhưng đều trong định mức cho phép. Bảng 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán 41 54 Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.T.T.H Date:23/01/05 Period/ Kỳ: 01/01/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: Tổng hợp Reviewed by/ Người soát xét Date STT Tên vật tư Số liệu trên sổ sách Số liệu kiểm kê Chênh lệch 1 NL, VLC động cơ xe 2.159.825.324 2.159.825.324 - 2 NL, VLC khung xe 1.675.134.000 1.675.134.000 - 3 NL, VLC bộ phận truyền đông 1.548.106.320 1.548.106.320 - 4 NL, VLC bộ phận điều khiển 1.789.547.000 1.789.675.124 674.577 5 NL, VLC bộ nhựa & các bộ phận khác 967.067.439 967.067.439 - 6 NVL phụ 2.367.454.265 2.367.454.265 - 7 Nhiên liệu 504.306.152 504.306.152 - 8 Thiết bị XDCB 1.385.421.000 1.385.341.000 (80.000) c. Kiểm tra số phát sinh. Trong bước này KTV kiểm tra việc hạch toán các khoản mua hàng nhằm bảo đảm các nghiệp vụ trên được hạch toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Khi tiến hành kiểm tra số phát sinh tại công ty A, KTV kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thông qua việc kiểm tra chứng từ có liên quan và nội dung công việc được KTV thể hiện trên giấy tờ làm việc như sau: Bảng số 12: Trích giấy tờ làm việc của KTV VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán 42 54 Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.T.T.H Date:25/01/06 Period/ Kỳ: 01/01/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: Chi tiết TK 152 Reviewed by/ Người soát xét Date NT SCT Nội dung TKĐƯ Số tiền 10/1 PN10 Mua động cơ xe của Cty CP Cơ khí về nhập kho 33111 231.810 (1) 15/3 PN357 Mua xích cam của Cty Mạnh Quang về nhập khập kho 33111 18.662.000 (2) 30/8 PN1254 Mua bánh răng của Cty Đại Dương nhập kho 33111 28.800.000 (3) 2/12 PN3152 Mua bộ nhựa của Cty Phúc Hưng nhập kho 33111 170.570.000 (4) ... .... ........... ..... ..... Đã kiểm tr Đã kiểm tra chi tiết: Hợp đồng, PNK, PXK (của người bán), Phiếu chi, Phiếu thu (của người bán). Trong đó: (1) và (4): Có đầy đủ chứng từ và ghi nhận đúng kỳ. (2): Khoản mua NVL từ tháng 12/2004 đến 2005 mới viết phiếu nhập kho và hạch toán do chưa tìm thấy hoá đơn của nhà cung cấp. (3): Hoá đơn của nhà cung cấp không có chữ ký của người bán và người mua Từ kết quả trên KTV nhận xét rằng việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng được thực hiện chưa tốt. Có một số nghiệp vụ mua hàng từ năm 2004 nhưng đến năm 2005 mới hạch toán do không tìm thấy hoá đơn của nhà cung cấp, việc này chứng tỏ việc quản lý hoá đơn của bộ phận kế toán là chưa tốt. Có một số hoá đơn của nhà cung cấp không có chữ ký của người có trách. 2.3. Lập trang kết luận với các tài khoản đã được kiểm toán. Sau khi hoàn tất các công việc như trên đối với TK331, TK152, TK 156 KTV tiến hành lập trang kết luận đưa ra ý kiến nhận xét của mình. Bảng số13: Trích giấy tờ làm việc của KTV VNFC CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Client/ Khách hàng: CTy A Prepared/ Người lập: Đ.T.T.H Date:06/02/06 Period/ Kỳ: 1/1/05-31/12/05 Reviewed by/ Người soát xét Date Subject/ Nội dung: Kết luận kiểm toán Reviewed by/ Người soát xét Date Kết luận kiểm toán Công việc đã tiến hành. KTV đã tiến hành kiểm tra các TK331, TK 152, TK 156 theo đúng chương trình kiểm toán đã được lập. Các vấn đề phát sinh Sau khi công việc được tiến hành KTV phát hiện thấy: - Một số Phiếu chi không có chữ ký của Giám đốc như PC 1198. - Một số Phiếu chi không có chữ ký của Phó giám đốc như PC 503, PC 1268 - Một số Hoá đơn bán hàng không có chữ ký của người bán như R000534 - Một số khoản nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp không có Biên bản xác nhận công nợ như: Công ty TNHH Ngọc Minh, DNTN kinh doanh lương thực Ngọc Tri Kết luận: Dựa vào kết quả công việc đã thực hiện, theo ý kiến tôi: Các số dư TK 331, TK 152, TK 156 được trình bày trung thực và hợp lý xét trên khía cạnh trọng yếu Người kiểm tra Người thực hiện N.T.T Đ.T.T.H 3. Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Trước khi rời khỏi văn phòng Công ty của khách hàng KTV thường tiến hành soát xét lại hồ sơ kiểm toán để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng chưa được khai thác. Sau đó, KTV sẽ tổng hợp các sai sót đã phát hiện được trong quá trình kiểm toán chu trình mua- hàng thanh toán và đề nghị các bút toán điều chỉnh gửi cho khách hàng. Tuỳ thuộc vào mức độ sai phạm và sự điều chỉnh các sai phạm theo yêu cầu của khách hàng mà nhóm sẽ tiến hành họp và thống nhất đưa ra ý kiến kiểm toán và lập Báo cáo kiểm toán. * Soát xét lại hồ sơ kiểm toán trước khi rời khỏi văn phòng của khách hàng Các giấy tờ làm việc của KTV thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán sẽ được chủ nhiệm kiểm toán tiến hành soát xét nhằm đảm bảo các bằng chứng đã được thu thập đầy đủ và quá trình kiểm toán đã được thực hiện theo đúng kế hoạch và tuân thủ theo các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như chuẩn mực kiểm toán Quốc tế. Khi soát xét nếu chủ nhiệm kiểm toán phát hiện những thiếu sót, các thông tin chưa đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra đối với chu trình thì chủ nhiệm kiểm toán sẽ yêu cầu kiểm toán viên đã thực hiện kiểm toán đối với chu trình này sửa chữa và bổ sung thêm thông tin Tại công ty A, sau khi soát xét phần công việc của KTV thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trưởng nhóm kiểm toán đánh giá công việc kiểm toán đã được thực hiện tương đối tốt, bằng chứng thu thập khá đầy đủ về hệ thống mua hàng và thanh toán, đồng thời đạt được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra. * Tổng hợp kết quả công việc đã thực hiện Các KTV thực hiện kiểm toán các khoản mục của chu trình mua hàng và thanh toán sẽ thảo luận với nhau để đi đến thống nhất ý kiến trong biên bản kiểm toán, nêu ra các sai phạm và đưa ra các bút toán điều chỉnh. Sau đó, KTV gửi biên bản cho kế toán trưởng để đối chiếu và gửi cho khách hàng - nếu biên bản kiểm toán được thống nhất giữa hai bên thì cả hai bên sẽ ký vào đó. Cuối cùng chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành lập bản thảo Báo cáo kiểm toán và trình Ban giám đốc soát xét lại lần cuối và đưa ra ý kiến của mình. * Gửi các bản dự thảo cho khách hàng và họp thông báo kết quả kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán sẽ gửi cho khách hàng bản dự thảo báo cáo kiểm toán sau khi đã được Ban Giám đốc VNFC soát xét. Sau đó, nhóm kiểm toán sẽ họp thống nhất với khách hàng để thông qua kết quả kiểm toán. Báo cáo kiểm toán sẽ được phát hành chính thức khi bản dự thảo được thông qua và ý kiến của hai bên đã thống nhất. CHƯƠNG III HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN QUỐC GIA VIỆT NAM-VNFC THỰC HIỆN. I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG- THANH TOÁN DO VNFC THỰC HIỆN. 1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. * Nhận xét chung. Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của quy trình kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán. Nếu giai đoạn lập kế hoạch được tiến hành tốt sẽ giúp cho nhóm KTV thực hiện các giai đoạn sau có kết quả tốt hơn. Do vậy tại VNFC, ngay từ khi tiếp cận với khách hàng, VNFC đã cử các KTV có năng lực và kinh nghiệm như Trưởng phòng kiểm toán, phó phòng, kiểm toán viên cao cấp tiếp xúc và tìm hiểu khách hàng. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng-thanh toán VNFC đã rất chú trọng đến việc thu thập và tìm hiểu các thông tin về khách hàng. Cụ thể, đối với Công ty A là khách hàng năm đầu tiên của VNFC nên việc thu thập thông tin được tiến hành cẩn thận, các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như sách báo, tạp chí chuyên ngành, phương tiện truyền thông...và đã tuân thủ qua các bước: * Thu thập thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán. * Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng về chu trình mua hàng- thanh toán * Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình. * Thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hành và thanh toán. * Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán trong chu trình. * Thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng- thanh toán. Nhìn chung việc lập kế hoạch kiểm toán của VNFC đã tiến hành các bước theo đúng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam * Những mặt tích cực trong giai đoạn lập kế hoạch. Nhìn chung mô hình lập kế hoạch kiểm toán Báo cáo tài chính đã đáp ứng được về yêu cầu lập kế hoạch kiểm toán theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế. Có thể nói rằng VNFC đã thiết lập một mô hình khoa học, bảo đảm độ hợp lý cho từng bước công việc mà công ty đang thực hiện, từ việc thu thập thông tin cơ sở, đánh giá mức độ trọng yếu, rủi ro, tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đến việc đề ra các thủ tục kiểm toán thích hợp cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính đều phù hợp với các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế được thừa nhận cũng như điều kiện thực tế của VNFC Trong thực tế, các công ty kiểm toán khác thường không có sự phân biệt rõ ràng giữa giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán, đặc biệt là đối với khách hàng quen thuộc. Đối với khách hàng cũ, KTV thường dựa vào hồ sơ kiểm toán để thu thập thông tin và khoang vùng rủi ro để đề ra chiến lược kiểm toán thích hợp. Nhưng đối với VNFC thì việc lập kế hoạch luôn được coi trọng. Điều này được thể hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán từ khâu chuẩn bị đến khâu lập chương trình kiểm toán. Trước khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV đã tiến hành xem xét tính hoạt động liên tục của công ty khách hàng nhằm giúp KTV hiểu biết sâu sắc hơn về tình hình kinh doanh của khách hàng và đưa ra chiến lược kiểm toán phù hợp, nhất là đối với các khách hàng có tình hình hoạt động không khả thi. Mặt khác, theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như Chuẩn mực kiểm toán quốc tế thì hợp đồng kiểm toán gồm hai hình thức là thư hẹn kiểm toán và hợp đồng kiểm toán. Tuy hình thức hẹn kiểm toán nhanh chóng, đơn giản, tiện lợi nhưng hai bên không có sự thoả thuận, trao đổi một cách kỹ lưỡng và chặt chẽ. Do vậy, tại VNFC quá trình ký kết hợp đồng kiểm toán bao gồm: + Gửi thư chào hàng. + Thoả thuận với khách hàng và ký kết hợp đồng kiểm toán sau khi nhận được lời mời kiểm toán. Hình thức này phù hợp với hoàn cảnh thực tế ở Việt Nam vì nền tảng pháp lý ở nước ta chưa ổn định, chưa hoàn thiện và nhận thức của mỗi người về kiểm toán chưa đầy đủ. Do đó việc ký kết hợp đồng không thông qua sự thảo luận trao đổi có thể dẫn đến bất đồng trong quá trình thực hiện và công bố Báo cáo kiểm toán, đặc biệt với khách hàng mới kiểm toán lần đầu. Ngoài ra VNFC còn tự tìm đến khách hàng thông qua hình thức gửi thư chào hàng. Đây gần như là một hình thức tự giới thiệu và khẳng định mình trước khách hàng của công ty. * Những hạn chế trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Về thủ tục phân tích: Tại VNFC, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán, KTV tuy có tiến hành thủ tục phân tích dọc nhưng chỉ mới đưa ra giá trị các tỷ suất mà chưa đưa ra nhận xét thích đáng về sự biến động của các tỷ suất đó. Trong khi đó thủ tục phân tích ngang lại được sử dụng như một công cụ chính để phân tích tổng quát Báo cáo tài chính của công ty khách hàng. Như ta biết thủ tục phân tích ngang có nhược điểm là chỉ xem xét số liệu một cách riêng rẽ, rời rạc, chưa thấy được mối quan hệ giữa chúng với nhau. Trong khi đó các tỷ suất lại biểu hiện được mối quan hệ giữa các số liệu trên Báo cáo tài chính và cung cấp cho KTV nhiều thông tin hữu ích về thực trạng tài chính của khách hàng. Mặt khác, một trong những mục đích phân tích tổng quát là giúp KTV phán đoán những vùng có rủi ro cao trên Báo cáo tài chính. Do đó nếu sử dụng các thủ tục phân tích chênh lệch (phân tích ngang) để phân tích Báo cáo tài chính thì KTV không thể xử lý tối đa các dữ liệu được cung cấp để tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và thu thập bằng chứng một cách đầy đủ. Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưa thực sự được VNFC thực hiện có hiệu quả. Vì trong giai đoạn này, ngoài việc tìm hiểu về cơ cấu hoạt động, hệ thống chính sách kế toán mà công ty khách hàng đang áp dụng thì KTV chỉ tiến hành tìm hiểu sơ bộ về môi trường kiểm soát. Còn đối với việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của công ty khách hàng thì KTV chỉ tiến hành quan sát, phỏng vấn nhân viên trong công ty mà không mô tả lên giấy tờ làm việc. Từ những phân tích trên ta thấy rằng việc đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của VNFC là chưa thực sự chính xác. * Về việc xác định mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán: Ngoài ra trong giai đoạn này bước đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán cũng chưa được VNFC xây dựng một cách chuẩn tắc. Có thể nói chưa có một tài liệu, một văn bản cụ thể cũng như một thông tư nào của Bộ tài chính hướng dẫn cách thức xác định mức trọng yếu và rủi ro. Tuy nhiên việc xác định mức trọng yếu và phân bổ mức trọng yếu cũng như việc đánh giá mức rủi ro là rất quan trọng vì nó có thể giúp KTV giảm bớt khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp. 2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán * Nhận xét chung. Mặc dù thời gian thực hiện cho mỗi cuộc kiểm toán rất ngắn nhưng kiểm toán viên vẫn vận dụng linh hoạt các phương pháp kỹ thuật kiểm toán để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán đủ để đưa ra kết luận kiểm toán. Trên cơ sở chương trình kiểm toán đã được xây dựng KTV đã sử dụng các phương pháp kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Tại Công ty A, KTV đã thực hiện của VNFC đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù thời gian cho một cuộc kiểm toán là có hạn. Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, KTV thực hiện ghi chép số liệu đầy đủ trên giấy tờ làm việc và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đưa ra. Tại VNFC kiểm toán được tiến hành theo khoản mục. Các kiểm toán viên được phân chia nhiệm vụ thực hiện kiểm toán các khoản mục khác nhau. Tuy nhiên giữa các kiểm toán viên luôn có sự hỗ trợ và phối hợp nhuần nhuyễn với nhau. Những giấy tờ làm việc của kiểm toán viên liên tục được chủ nhiệm soát xét, vì vậy luôn bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận. Ngoài ra, các KTV của VNFC luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: Luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc. Thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán. Giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng. Vì vậy mà chất lượng dịch vụ do VNFC cung cấp đã ngang tầm với các Công ty kiểm toán mạnh trong nước. * Những mặt hạn chế trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, khi KTV thực hiện chọn mẫu các nghiệp vụ, hoá đơn, chứng từ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của KTV. Cách chọn mẫu này chưa mang tính đại diện cao cho mẫu được chọn. Đặc biệt là với các trợ lý KTV kinh nghiệm nghề nghiệp còn hạn chế nên việc chọn mẫu theo kinh nghiệm sẽ gặp nhiều khó khăn và mẫu được chọn sẽ không mang tính đại diện. Hơn nữa phương pháp chọn mẫu trên có thể dẫn đến rủi ro kiểm toán cao nếu KTV chưa có hiểu biết tốt về các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp của đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên. Như ta đã biết các sai sót và gian lận nếu xảy ra với những khoản nhỏ nhưng lặp đi lặp lại thì nó sẽ gây ra tác động dây chuyền làm ảnh hưởng trọng yếu đến thông tin trên Báo cáo tài chính. 3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán. Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán nhằm tổng hợp công việc kiểm toán và phát hành Báo cáo kiểm toán. Để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, VNFC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của giai đoạn trước đó, tổng hợp kết quả kiểm toán của từng khoản mục. Ban Giám đốc của VNFC chỉ đạo soát xét rất kỹ lưỡng kết quả do KTV và các trợ lý KTV thực hiện tại đơn vị khách hàng. Để đưa ra ý kiến kiểm toán cuối cùng thì hồ sơ kiểm toán phải được soát xét bởi kiểm toán viên chính và Ban Giám đốc. Sau khi Báo cáo kiểm toán chính thức được phát hành KTV của công ty vẫn tiếp tục theo dõi các sự kiện sau ngày báo cáo phát hành có ảnh hưởng đến Báo cáo kiểm toán. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN THỰC HIỆN 1. Tính tất yếu phải hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VNFC thực hiện. Sau khi Nghị định 105/2004/NĐ-CP ngày 30/3/2004 của Bộ tài chính ban hành quy định bắt buộc phải tiến hành kiểm toán đối với một số công ty thì có rất nhiều công ty kiểm toán được thành lập. Vì vậy để có thể đứng vững và phát triển thì bắt buộc các công ty kiểm toán phải nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán bằng cách không ngừng hoàn thiện quy trình kiểm toán của đơn vị mình. Chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận của kiểm toán Báo cáo tài chính do đó việc hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng là một tất yếu. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả của chu trình này ảnh hưởng trực tiếp đến giai đoạn sản xuất từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến giai đoạn tiêu thụ và do đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được Ban Giám đốc công ty khách hàng coi là chu trình hết sức quan trọng và cần thiết phải kiểm toán. Do đó vấn đề hoàn thiện quy trình mua hàng- thanh toán là một tất yếu khách quan. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do VNFC thực hiện. * về thủ tục phân tích: Khi tiến hành các thủ tục phân tích KTV nên có sự kết hợp hài hoà giữa thủ tục phân tích ngang và thủ tục phân tích dọc nhằm thu được kết quả tốt hơn. Đặc biệt trong thủ tục phân tích dọc (phân tích tỷ suất) KTV phải đưa ra nhận xét cụ thể hơn về sự thay đổi của các tỷ suất giữa các năm hoặc các quý. Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán KTV cũng cần tiến hành thêm các thủ tục phân tích để có đảm bảo chất lượng công việc. * Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV của VNFC chỉ thu thập các thông tin tài chính và một vài quy chế tài chính của đối tượng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán... Các thông tin này chưa đủ để đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tuy nhiên tại các Công ty kiểm toán mạnh đang hoạt động trong nước như KPMG, E & Y, VACO ...và các Công ty kiểm toán Quốc tế rất coi trọng công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì KTV có thể dựa vào kết quả của công việc xác định quy mô của các thủ tục kiểm toán làm giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho cuộc kiểm toán. Tại các công ty kiểm toán được nêu trên đã tự thiết kế hoặc mua được những phần mềm đánh giá rủi ro kiểm soát làm cho công việc này được tiến hành nhanh chóng, chi phí giảm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán. VNFC là một Công ty Kiểm toán vừa mới được thành lập nên nguồn vốn hoạt động đang còn hạn chế nên việc mua phần mềm đánh giá rủi ro kiểm soát hiện nay chưa thể thực hiện được. Tuy nhiên VNFC có thể tham khảo bảng hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình mua hàng và thanh toán của các Công ty lớn như AASC hoặc VACO nhằm tạo cơ sở cho các KTV trong Công ty thực hiện tốt việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Ví dụ về bảng hỏi nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình mua hàng và thanh toán của AASC Bảng 14: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về nhân sự kế toán Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? 2.Có các văn bản quy định chức năng của các nhân viên kế toán không? 3. Các nhân viên kế toán có được đào tạo qua trường lớp chính quy hay không? 4. Các nhân viên kế toán có làm việc trong ngày nghỉ không? 5.Hoạt động của bộ máy kế toán có được ghi trong quy chế kiểm soát nội bộ của công ty (Điều lệ, quy chế tài chính, nội quy) 6.Trong công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hay ban kiểm soát không? Kết luận: Hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với nhân sự kế toán Khá Trung bình Yếu Bảng 15: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải trả Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải trả của khách hàng không? 2.Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hay không? 3.Có thường xuyên rà soát lại các khoản công nợ để xử lý kịp thời không? 4.Việc hạch toán các khoản phải trả có dựa trên căn cứ chứng từ không? 5.Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không? 6.Cuối kỳ các khoản công nợ có gốc bằng ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không? Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của các khoản phải trả: Khá Trung bình Yếu Bảng 16: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1.Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? 2.Có thực hiện mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn hay không? 3.Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không? 4.Địa điểm bố trí kho có an toàn không? 5.Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? 6. Thủ kho có được đào tạo chính quy không? 7.Có thực hiện phân loại những khoản mục HTK chậm luân chuyển, hư hỏng và lỗi thời không và có để chúng riêng ra không? 8.Khách hàng đã xác nhận dự phòng giảm giá HTK chưa? 9. Có phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? 10.Việc xác định giá trị HTK có nhất quán với các năm trước không? 11.Định kỳ hay thường xuyên kế toán HTK có đối chiếu nhập xuất tồn về lượng và chủng loại với thủ kho. Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của hàng tồn kho Khá Trung bình Yếu * Xác định tính trọng yếu và rủi ro Như nhận xét ở trên, ta thấy việc xác định mức trọng yếu của VNFC là theo nhận định chủ quan của KTV. Tuỳ theo tính chất kinh doanh của khách hàng và ý kiến chủ quan của KTV tham gia kiểm toán mà mức độ trọng yếu được xác định cho toàn bộ Báo cáo tài chính là khác nhau. Vì vậy, để nâng cao tính chính xác của việc xác định mức trọng yếu cũng như giảm bớt công việc của KTV thì VNFC nên xây dựng cách thức xác định mức trọng yếu cho toàn công ty Thí dụ, VNFC nên tham khảo cách thức xác định mức trọng yếu của VACO. Tại VACO, hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 (Auditing system/2) cung cấp cho KTV cách xác định mức độ trọng yếu cho từng loại hình doanh nghiệp. Các loại hình doanh nghiệp được phân loại thành: Công ty cổ phần không tham gia thị trường chứng khoán; các công ty tham gia thị trường chứng khoán và các công ty là chi nhánh của công ty xuyên quốc gia mà Hãng cũng được bổ nhiệm làm KTV. Đối với các công không gia thị trường chứng khoán mức độ trọng yếu thường dựa trên thường dựa trên các hướng dẫn sau: + 2% đối với tổng tài sản hoặc vốn chủ sở hữu. + 10% đối với lợi nhuận sau thuế khi doanh nghiệp hoạt động liên tục. + 0.5%- 4% đối với tổng doanh thu theo bảng tỷ lệ xác định. Đối với các công ty có tham gia thị trường chứng khoán và các công ty là chi nhánh của công ty xuyên quốc gia mà Hãng cũng được bổ nhiệm làm KTV thì mức độ trọng yếu thường được xác định trên cơ sở doanh thu và ở mức độ cao hơn hai bậc so với doanh nghiệp không tham gia thị trường chứng khoán ở ngang bậc. Tuy nhiên mức độ trọng yếu này luôn phải nhỏ hơn mức độ trọng yếu được xác định ở công ty mẹ. Tại công ty cổ phần có tham gia thị trường chứng khoán thì KTV sẽ ước tính thu nhập sau thuế vào ngày lập Báo cáo tài chính, mức độ trọng yếu sẽ được xác định bằng 5-10% thu nhập sau thuế. Nếu thu nhập sau thuế giảm xuống mức danh nghĩa hoặc lỗ thì một yếu tố có liên quan đến người sử dụng như công nợ phải trả, vốn góp cổ phần... sẽ được sử dụng thay thế để là cơ sở cho việc xác định mức trọng yếu. Đối với công ty không tham gia thị trường chứng khoán, việc xác định mức trọng yếu được áp dụng trong một số trường hợp sau: 2% TSLĐ hoặc VCSH 10% Thu nhập sau thuế 0,5%-3% Doanh thu theo bảng tỷ lệ quy định sau: Bảng 17: Căn cứ xác định mức độ trọng yếu theo doanh thu. Doanh thu (USD) Tỷ lệ quy định (%) Đến 500.000 4,0% 600.000 3,5% 700.000 3,2% 800.000 3,0% 900.000 2,5% 1.000.000 2,0% 2.000.000 1,5% 6.000.000 1,0% 10.000.000 0,8% 50.000.000 0,7% 300.000.000 0,6% Trên 1.000.000.000 0,5% Sau khi xác định mức trọng yếu cho toàn bộ Báo cáo tài chính, KTV tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục nhỏ. Từ kết quả trên, KTV có thể ước tính mức được mức độ sai sót có thể chấp nhận được cho từng khoản mục đồng thời thực hiện kiểm tra chi tiết đối với mỗi số dư tài khoản. Mặc khác, dựa trên mức trọng yếu cho từng khoản mục đó, KTV sẽ dự tính về số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập theo từng khoản mục trên. Hiện nay VACO đang sử dụng phương pháp kiểm toán AS/2 để xác định giá trị trọng yếu chi tiết (MP- Moneytary Precision). Giá trị trọng yếu chi tiết được tính toán dựa vào mức trọng yếu nhưng thường nhỏ hơn mức trọng yếu đã xác định (thường bằng 80-90% mức độ trọng yếu). * Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán được thiết kế nhằm giúp KTV xác định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành. Đặc biệt chương trình kiểm toán còn giúp cho các trợ lý kiểm toán, những người chưa có kinh nghiệm nghề nghiệp, có thể định hình được các công việc phải làm khi tham gia kiểm toán tại khách hàng. Nội dung của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục. Như vậy việc thiết kế một chương trình kiểm toán hoàn hảo tạo cơ sở vững chắc cho việc thực hiện kiểm toán, và giảm thiểu rủi ro kiểm toán. Tuy chương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng-thanh toán của VNFC đã được thiết kế khá tốt nhưng nó chưa bao gồm thử nghiệm kiểm soát. trong khi đó việc áp dụng các thử nghiệm kiểm soát lại góp phần giúp KTV giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán. Cũng cần lưu ý rằng không phải trong trường hợp nào KTV cũng thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá có hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trọng yếu. Từ thực tế nêu trên VNFC nên bổ sung thêm các thử nghiệm kiểm soát nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức thấp để chương trình được hoàn thiện cần hơn phải. Thiết lập một chương trình kiểm toán hợp lý cùng với một trình tự kiểm toán thích hợp sẽ đạt được mức phí và thời gian kiểm toán hợp lý. * Việc chọn mẫu kiểm toán. Do những hạn chế của việc áp dụng phương pháp chọn mẫu theo kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV như đã phân tích trong mục 2 nên VNFC nên xây dựng phương pháp chọn mẫu chung để KTV trong Công ty có cơ sở thực hiện việc chọn mẫu sao cho mẫu được chọn mang tính đại diện cao. Tại một số Công ty lớn hiện nay đã sử dụng phần mềm chọn mẫu trong quá trình kiểm toán làm giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán. Do vậy VNFC có thể mua các phần mềm này để sử dụng trong quá trình chọn mẫu. Nếu do tình hình tài chính chưa cho phép thì VNFC có thể tham khảo phương pháp chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên: Việc chọn mẫu được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Định lượng đối tượng kiểm toán bằng con số tức là các chứng từ được đánh số bằng con số duy nhất. Bước 2: Thiết lập mối quan hệ giữa bảng với đối tượng kiểm toán đã định lượng có nghĩa là việc lựa chọn các hàng số cụ thể trong tổng thể với bảng số ngẫu nhiên. Bước 3: Lập hành trình sử dụng bảng. Đây là việc xác định hướng đi của việc lựa chọn các số ngẫu nhiên. Bước 4: Chọn điểm xuất phát là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định trên nguyên tắc là việc lựa chọn phải bảo đảm tính ngẫu nhiên. * Vấn đề nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Sau khi Nghị định 105/2004/NĐ-CP ngày 30/3/2004 của Bộ tài chính ban hành quy định bắt buộc phải tiến hành kiểm toán đối với một số công thì thị trường kiểm toán đã trở thành thị trường đầy tiềm năng. Tuy nhiên, thị trường này lại được đánh giá là có tính cạnh tranh cao và dịch vụ kiểm toán là dịch vụ đòi hỏi người cung cấp phải có những kỹ năng nghề nghiệp. Vì vậy để có thể đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển vững mạnh, cũng như có thể thu hút lượng khách hàng giàu tiềm năng như hiện nay thì VNFC phải hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán và kiểm soát tốt mọi hoạt động kiểm toán của công ty mình để nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Để đạt được điều đó thì VNFC phải tiến hành xây dựng đội ngũ KTV chuyên nghiệp, năng động và có đạo đức nghề nghiệp cao. Hằng năm VNFC nên lựa chọn những KTV có năng lực để bồi dưỡng thêm và khuyến khích hơn nữa công tác đào tạo và nâng cao trình độ cho KTV khác. Đồng thời VNFC nên thiết kế các chính sách thưởng phạt hợp lý, từng bước hoàn thiện cơ sở vật chất cũng như môi trường làm việc để nâng cao chất lượng công việc của KTV. Cuối cùng VNFC nên thường xuyên theo dõi, kiểm tra để nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng KTV để có hướng đào tạo cho phù hợp và có chính sách đãi ngộ xứng đáng để người lao động gắn bó và cống hiến cho Công ty nhiều hơn. KẾT LUẬN Lĩnh vực kiểm toán ở nước ta chỉ mới ra đời được hơn 10 năm. Song, do nhận được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước và sự đòi hỏi tất yếu của nền kinh tế thị trường nên hiện nay đã có hàng loạt các công ty Kiểm toán Việt Nam được thành lập. Do vậy, để có thể tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường thì các công ty kiểm toán độc lập cần phải quan tâm đến chất lượng cuộc kiểm toán. Mặt khác chất lượng cuộc kiểm toán lại phụ thuộc vào chất lượng của từng giai đoạn kiểm toán, từng phần hành kiểm toán cụ thể. Trong thời gian thực tập tại VNFC em đã được tham gia kiểm toán tại khách hàng A em đã phần nào hiểu được thực tế một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng được tiến hành như thế nào. Từ đó em đã lựa chọn đề tài này để nghiên cứu và đưa ra nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Kết thúc bài viết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Th.s Phan Trung Kiên đã tận tình hướng dẫn em, cùng toàn thể các anh, chị kiểm toán viên của Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam đã giúp em hoàn thiện bài viết này. Sinh viên thực hiện Bùi Thị Hương Phụ lục số 01 CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP. CÁC SỰ KIỆN VÀ NGHIỆP VỤ BẤT THƯỜNG Các KTV trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán nếu phát hiện có các nghiệp vụ bất thường trong công tác hạch toán kế toán của đơn vị thì cần liệt kê chúng trong bảng dưới đây: Các sự kiện và nghiệp vụ bất thường Ảnh hưởng CÁC SAI SÓT TIỀM TÀNG PHÁT HIỆN QUA CÁC NĂM Các sai sót tiềm tàng Thủ tục kiểm toán Các khoản phải trả trả không được đối chiếu cuối năm Phỏng vấn kiểm tra chi tiết Các khoản phải trả không được theo dõi chi tiết theo đối tượng Kiểm tra sổ sách của đơn vị Bù trừ các khoản phải trả có số dư Nợ và Có không cùng đối tượng Kiểm tra chi tiết THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT (trong trường hợp không có rủi ro chi tiết được xác định) Các thủ tục dưới đây được thực hiện trong trường hợp không có rủi ro chi tiết được xác định, chúng cần được sửa đổi, bổ sung thêm nếu như theo đánh giá của kiểm toán viên rằng các thủ tục đưa ra trong chương trình chưa bao gồm hết những sái sót tiềm tàng hoặc không đủ hướng dẫn cho việc kiểm tra chi tiết tài khoản này trong trường hợp cụ thể của cuộc kiểm toán. Trong trường hợp các sai sót tiềm tàng thuộc các sai sót nêu trên, có thể tham khảo hoặc sửa đổi các thủ tục kiểm tra chi tiết gợi ý. Các thủ tục kiểm toán tổng hợp 1. Kiểm tra phần hạch toán và phản ánh các khoản phải trả 2. Kiểm tra tính ghi chép đúng kì của các khoản phải trả 3. Kiểm tra tính ghi chép đúng kì của các khoản phải trả 4. Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả 5. Xác nhận số dư các khoản phải trả 6. Điều tra các khoản phải trả cho các bên thứ ba 7. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn THỦ TỤC KIỂM TOÁN CHI TIẾT Người thực hiện Tham chiếu 1 Kiểm tra phần hạch toán và phản ánh các khoản phải trả. 1.1. Xét xem các số liệu sau có được phân loại chính xác không: 1.1.1. Số phải trả đã thanh toán. 1.1.2. Các khoản phải trả phi thương mại. 1.2. Xét xem các số liệu sau có được trình bầy, xác định giá trị, phân loại chính xác không: 1.2.1. Các khoản phải trả tồn từ lâu hoặc có vấn đề. 1.2.2. Các khoả phải trả cho bên thứ ba. 1.2.3. Các cam kết mua hàng dài hạn. 2. Kiểm tra tính ghi chép đúng kì của các khoản phải trả hoá đơn mua hàng Chọn một số hoá đơn mua hàng được ghi sổ trước/sau ngày lập báo cáo 10 ngày. Đối chiếu các hoá đơn mua ổ chi tiết và sổ cái khẳng định rằng các khoản phải trả đã được ghi chép và hạch toán đíng kì. Đánh giá kết quả kiểm tra. 3 Kiểm tra tính ghi chép đúng kì của các khoản phải trả thanh toán các khoản phải trả. Chọn một số nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả được ghi sổ trước/sau ngày lập báo cáo 10 ngày. Đối chiếu với chứng từ chi và sổ cái khẳng định rằng các khoản phải trả đã được ghi chép và hạch toán đúng kì. Đánh giá kết quả kiểm tra. 4 Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả. 4.1. Soát xét chi tiết số dư các khoản phải trả. Phân tích sự biến động giữa năm nay và năm trước thì cần kiểm tra các khoản thanh toán của khách hàng với nhà cung cấp trong năm hoặc thu nhập bằng tổng hợp các hoá đơn chưa thanh toán do nhà cung cấp lập. Khẳng định rằng các khoản phải trả đã được hạch toán đúng đắn và hợp lý. 4.2. Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả. 4.2.1. Thu thập sổ chi tiết các khoản phải trả và: 4.2.2. Đối chiếu tổng phát sinh có với số mua hàng. 4.2.3. Đối chiếu tổng phát sinh nợ với số tiền. 4.2.4. Kiểm tra các chứng từ phát sinh đối với các nghiệp vụ lớn. 4.3. Chọn một số nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong năm và: 4.3.1. Đối chiếu kiểm tra tới các hoá đơn mua hàng và chứng từ nhập. 4.3.2. Xem xét tính ghi chép đúng kì của các nghiệp vụ mua hàng. 4.4. Chọn một số nghiệp vụ thanh toán khoản phải trả phát sinh trong năm và: 4.4.1. Đối chiếu kiểm tra tới các hoá đơn mua hàng và chứng từ nhập. 4.4.2. Đối chiếu kiểm tra tới các phiếu chi và khẳng định rằng chúng đã được ghi chép đúng kì hạch toán. 4.4.3. Đối chiếu tổng số chi trả với sổ cái. 4.5. Đánh giá kết quả kiểm tra. 5 Xác nhận số dư các khoản phải trả 5.1. Lựa chọn một số khoản phải trả có dư trọng yếu 5.2. Yêu cầu khách hàng cung cấp và soát xét sổ chi tiết phải trả của các nhà cung cấp đã chọn 5.3. Nếu không có báo cáo công nợ đã được khách hàng và nhà cung cấp xác nhận thì yêu cầu khách hàng lập thư xác nhận công nợ rồi thực hiện những việc sau: 5.3.1. Gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của KTV 5.3.2. Gửi lại lần 2 nếu như không có phúc đáp 5.3.3. Đối chiếu số được xác nhận với số dư chi tiết 5.3.4. Đối với các thư xác nhận không được phúc đáp kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán tiếp theo sau kì báo cáo và các hoá đơn mua hàng chưa thanh toán trong kì để khẳng định rằng số dư khoản phải trả đó đã được hạch toán đúng đắn tại ngày lập báo cáo. 5.4. Đánh giá kết quả kiểm tra 6 Kiểm tra các khoản phải trả cho các bên thứ ba 6.1. Nếu khách hàng cung cấp và xem xét các bằng chứng phản ánh các nghiệp vụ mua hàng phải trả cho bên thứ ba. Thu thập bảng tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan đến bên thứ ba. Đối chiếu với sổ cái đảm bảo rằng số dư các tài khoản này được phản ánh trên báo cáo kế toán tại ngày báo cáo. 6.2. Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo rằng các nội dung kinh tế của chúng là phù hợp với việc ghi chép và phản ánh trến sổ sách kế toán. 6.3. Đánh giá tính hợp lý và phản ánh trung thực hoặc ghi chú của các khoản phải thu từ bên thứ ba trên báo cáo kế toán 6.4. Xem xét việc gửi thư hoặc nhận các số dư phải trả trọng yếu với bên thứ ba. 7 Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn 7.1. Xem xét các bằng chứng có liên quan tới các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Xác định các tỷ giá chuyển đổi được áp dụng vớí việc hạch toán chênh lệch tỷ giá. 7.2. Đối chiếu các nghiệp vụ xử lí chênh lệch tỷ giá với sổ cái. 8 Kiểm tra các khoản phải trả khác 8.1. Tìm hiểu bản chất của các khoản phải trả khác. Đánh giá tính hợp lí của việc ghi nhận các khoản phải trả khác. 8.2. Đánh giá kết quả kiểm tra. CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO. CÁC SỰ KIỆN VÀ NGHIỆP VỤ BẤT THƯỜNG Các KTV trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán nếu phát hiện có các nghiệp vụ bất thường trong công tác hạch toán kế toán của đơn vị thì cần liệt kê chúng trong bảng dưới đây: Các sự kiện và nghiệp vụ bất thường Ảnh hưởng THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT (trong trường hợp không có rủi ro chi tiết được xác định) Các thủ tục dưới đây được thực hiện trong trường hợp không có rủi ro chi tiết được xác định, chúng cần được sửa đổi, bổ sung thêm nếu như theo đánh giá của kiểm toán viên rằng các thủ tục đưa ra trong chương trình chưa bao gồm hết những sái sót tiềm tàng hoặc không đủ hướng dẫn cho việc kiểm tra chi tiết tài khoản này trong trường hợp cụ thể của cuộc kiểm toán. Trong trường hợp các sai sót tiềm tàng thuộc các sai sót nêu trên, có thể tham khảo hoặc sửa đổi các thủ tục kiểm tra chi tiết gợi ý. Các thủ tục kiểm toán tổng hợp 1. Kiểm tra việc phản ánh hàng tồn kho 2. Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chú ý sử dụng TK 632) 3. Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh hàng tồn kho 4. Kiểm tra tinh ghi chép đúng kì của hàng tồn kho 5. Kiểm tra việc điều chỉnh số dư hàng tồn kho thực tế Thủ tục kiểm toán chi tiết Người thực hiện Tham chiếu I. Kiểm tra việc phản ánh hàng tồn kho A. Thu nhập Danh mục hàng tồn kho chi tiết cuối kì số lượng đã đựoc kiểm kê bởi đơn vị. 1. Kiểm tra tổng quát và đối chiếu số tổng với sổ cái. Đối chiếu một số khoản mục lớn ( hoặc có thể là vật tư có giá trị lớn, thường xuyên sử dụng với các chứng từ liên quan. 2. Đối chiếu khối lượng các mặt hàng đã được kiểm kê hoặc thẻ kho với số lượng phản ánh trên Danh mục hàng tồn kho. Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và đối chiếu với các chứng từ phát sinh có liên quan. 3. Đối chiếu tổng số các mặt hàng đã được kiểm kê và phân loại theo nhóm hàng với Danh mục hàng tồn kho.Tìm ra các bằng chứng hợp lý nếu có sự khác biệt về số lượng các mặt hàng 4. Soát xét các mặt hàng có số dư âm hoặc bất thường. Tìm ra sự giải thích hợp lí đối với các mặt hàng đó. B. Sử dụng các loai chứng từ về tính ghi chép đúng kì được thu thập trong quá trình kiểm kê như hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập/xuất hàng, và thực hiện các bước sau: 1. Xác định xem các khoản mục sau đã được kiểm kê có được phản ánh trong Danh mục hàng tồn kho không: 1.1. Các mặt hàng nhập về trước khi kiểm kê có được có được ghi chép vào trước ngày báo cáo không? 1.2. Các mặt hàng xuất ra sau khi kiểm kê có được ghi chép vào sau ngày báo cáo không? 2. Xác định xem các khoản mục sau không được kiểm kê có được phản ánh trong Danh mục hàng tồn kho 2.1. Các mặt hàng xuất ra trước khi kiểm kê có được ghi chép vào trước ngày báo cáo không? 2.2. Các mặt hàng nhập về sau khi kiểm kê có được ghi chép vào sau ngày báo cáo không? C. Chọn một số mặt hàng trong Danh mục hàng tồn kho theo phương pháp chọn mẫu và thực hiện các bước sau đây: (trong khi thực hiện thủ tục này< KTV nên đánh giá về sự kiểm soát hàng tồn kho của đơn vị: thủ tục nhập xuất vật tư, thời điểm ghi nhận nhập xuất, sự thống nhất giữa sổ sách và thực tế tồn kho, đối chiếu số liệu giữa phòng vật tư - thủ kho - phòng kế toán….) 1. Đối chiếu khối lượng với các chứng từ nhập kho gốc 2. KIểm tra giá trị bằng cách nhân khối lượng với giá trị đơn vị 3. Xác định giá trị hàng xuất khẩu bằng cách kiểm tra các chứng từ nhập gần nhất được sử dụng để tính giá xuất, sau đó tính toán và kiểm tra lại giá xuất (theo phương pháp giá bình quân gia quyền hoặc UFO, FIFO) 0 II. Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chú ý sử dụng TK 632) A. Thu thập bảng tổng hợp đánh giá hàng tồn kho theo giá trị thường (nếu giá trị thường thấp hơn giá thực tế)m phản ánh số đầu kì, cuối kì, phát sinh trong kì và số dự phòng cuối kì. Đối chiếu số dự phòng với sổ cái. B. Đánh giá tính hợp lí của phương pháp và dự đoán của Ban Giám đốc Công ty đã sử dụng để tính toán số dự phòng C. Nếu phương pháp tính toán số dự phòng của Ban Giám đốc Công ty là hợp lý, kiểm tra các số được tính dự phòng và tính lại số dự phòng. D. Nếu phương pháp tính toán số dự phòng của Ban Giám đốc Công ty KHÔNG hợp lým KTV cần tính theo phương pháp của kiểm toán và xét xem liệu số dự phòng của khách hàng có nằm trong khoảng đó hay không, khi tính theo cách của KTV, cần xem xét dựa trên các số liệu như: giá trị thường của các khoản mục hàng đã tồn kho lâu, các mặt hàng dự trữ lớn hơn nhu cầu thị trường, các mặt hàng đó được đánh giá lại, độ lưu chuyển hàng tồn kho, xu hướng doanh thu, khối lượng hàng chậm lưu chuyển năm trước, tỷ trọng doanh thu trên TSLĐ. E. Xem xét các mặt hàng chậm lưu chuyển, hàng hoá được phát hiện trong quá trình kiểm kê (hoặc quan sát thực tế) có được phân loại, báo cáo và liệt kê để lập dự phòng không: 0 III. Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh hàng tồn kho A. Xét xem các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, CP SXKD đa dạng có được phân loại và phản ânh hợp lý không? 1. Đảm bảo rằng hàng tồn kho của đơn vị bao gồm hàng tồn kho của các chi nhánh. Nếu hàng tồn kho của các chi nhánh đang phản ánh tại TK 136 thì cần điều chỉnh lại về TK 152 trước khi lập BCTC. 2. Kiểm tra việc tập hợp chi phí SXKD DD đầu vào đã đầy đủ chưa: kiểm tra tính hiện hữu của các khoản chi phí này, kiểm tra việc phân bổ và tính giá thành nếu có. Đảm bảo rằng đánh giá số dư dở dang cuối năm là hợp lí B. Xét xem cơ sở hạch toán hàng tồn kho (FIFO, bình quân gia quyền...) có được thực hiện đầy đủ và hợp lí không? C. Xét xem những số dư sau có được ghi chép, phản ánh và trình bày hợp lí không. Dự phòng, giảm giá hàng tồn kho, hàng tồn kho phi kinh doanh… 0 IV. Kiểm tra tinh ghi chép đúng kì của hàng tồn kho 1. Chọn một số các nghiệp vụ nhập kho trước và sau ngày lập báo cáo 15 ngày và đối chiếu số liệu trên phiếu nhập với báo cáo nhập kho và sổ chi tiết hàng tồn kho, khẳng định rằng các nghiệp vụ được ghi chép đúng kì hạch toán. Đánh giá kết quả kiểm tra. 2. Chọn một số các nghiệp vụ xuất kho trước và sau ngày lập báo cáo 15 ngày và đối chiếu số liệu trên phiếu nhập với báo cáo nhập kho và sổ chi tiết hàng tồn kho. Khẳng định rằng các nghiệp vụ được ghi chép đúng kì hạch toán. Đánh giá kết quả kiểm tra. 0 V. Kiểm tra việc điều chỉnh số dư hàng tồn kho thực tế 1. Soát xét số ghi chép trên sổ với số điều chỉnh sau khi kiểm kê thực tế. 2. Xem xét bản chất, giá trị của các khoản điều chỉnh và giải thích cua Ban Giám đốc công ty đối với cac khoản điều chỉnh lớn, đồng thời xem xét các xử lý bất thường về hàng tồn kho quanh thời điểm lập báo cáo. B. Nếu có những dấu hiệu chỉ ra rằng chắc chắn có rủi ro đối với số dư hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo cuối kỳ, trừ khi thực hiện kiểm kê thực tế, thì KTV phải: 1. Thoả thuận với khách hàng về sự cần thiết phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ; hoặc 2. Nếu tin tưởng vào việc ghi chép các phiếu nhập/xuất kho sau khi đã đối chiếu với sổ cái, KTV cần thực hiện thêm các bước kiểm tra tại ngày báo cáo hay sau kỳ báo cáo để đảm bảo độ tin cậy để đảm bảo độ tin cậy rằng số liệu phản ánh cuối kỳ là hợp lý. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Alvil A.arens & Jame K. Loebbeck, Kiểm toán, NXB Thống kê, 2001. 2. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Lý thuyết kiểm toán, NXB Giáo dục, Tháng 11/1999. 2. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Kiểm toán tài chính, NXB Tài chính,Tháng 7/2001. 3. Bộ tài chính, Hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB, tài chính, 2002. 4. Bộ tài chính, Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, Quyển I,II, III, IV, NXB Tài chính. 5. Chương trình kiểm toán của VNFC 6. File kiểm toán của công ty A do VNFC thực hiện 7. Hồ sơ kiểm toán mẫu của VNFC. MỤC LỤC Trang Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Luận văn tốt nghiệp