Chuyên đề Quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf – thực trạng và giải pháp

c thường hướng tới một số mục tiêu. Công ty luôn xác định cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung. Quy trình tổ chức sự kiện Quy trình tổng thể. Mặc dù được thành lập từ năm 2005, nhưng công ty đã bắt đầu hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện ngay, xét quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì công ty chưa được chuyên nghiệp cho lắm, công ty mới chỉ dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế và dàn dựng, thuê hộ các dịch vụ phụ kèm cho chủ thể sự kiện. Còn những dịch vụ nhỏ lẻ như âm thành, ánh sáng, lễ tân, MC, địa điểm tổ chức… thì công ty phải để thuê ngoài …mà những dịch vụ thuê ngoài phần nhiều là các công ty tổ chức dịch vụ khác cung cấp cho công ty rất hiếm khi làm trọn gói từ A-> Z mà chỉ làm một phần công đoạn nào đó thôi bởi vì nếu là các công ty lớn mới trả chi phí trọn gói sự kiện. Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf có thể mô tả theo sơ đồ như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả quy trình tổ chức sự kiện: Tìm kiếm KH Gửi báo giá và kí HĐ Thiết kế tổng thể kịch bản công tác chuẩn bị Quyết toán chi phí thực tế . a) Tìm kiếm khách hàng Là một công ty mới gia nhập thị trường về lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, vì thế mà công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf chưa được nhiều người biết đến với khả năng kinh doanh ngành dịch vụ này mà chỉ biết đến công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf là một công ty chuyên về truyền thông và quảng cáo, vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được đặt ra trọng trách lên vai phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh đảm nhận vai trò tìm kiếm khách hàng về cho công ty, công việc này rất khó khăn vì tìm được các khách hàng có nhu cầu lớn đã khó, và để thuyết phục sử dụng dịch vụ của công ty mà không phải là dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh thì càng khó khăn hơn, phòng kinh doanh bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán với các khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân công ty mình. Việc tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách, và sử dụng nhiều nguồn thông tin như thông tin trên sách, báo, cho đến Internet… Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên kinh doanh tiến hành công việc tiếp xúc với khách hàng, các nhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có thể được ngay khi mà họ đang có nhu cầu thực sự và lưu ý họ khi mà họ chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như gửi một cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và họ sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau đó, thông báo với công ty đó về sự có mặt của công ty, và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muốn tổ chức một sự kiện. b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng. Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ, mà phòng kinh doanh gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách hàng, các nhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch qua email hoặc fax, hoặc trực tiếp gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bên, với bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá giúp họ cân đối lại ngân sách sự kiện và tính toán xem có sử dụng dịch vụ của công ty không, bảng báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còn giúp đôi bên hình dung các mảng của sự kiện. Khi mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng các dịch vụ thiết bị phát. Dựa vào yêu cầu của bảng báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hợp tác đôi bên, theo yêu cầu của khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà họ gửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy không phù hợp. Hợp đồng kí kết là giao kèo giữa công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf và bên đối tác, những vấn đề mà cả hai bên thoả thuận từ công việc đôi bên và trường hợp thanh toán.v.v… c) Thiết kế kịch bản tổng thể và làm công tác chuẩn bị: Việc thiết kế kịch bản và làm tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau. Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chương trình. Các tổ chức viên phải làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo nhưng cũng phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện. Công tác chuẩn bị là lên kịch bản các vai, phân công mỗi tổ chức viên một trách nhiệm rõ ràng, phân công rõ ràng như vậy là để các tổ chức viên ý thức, tự giác về trách nhiệm của mình, đặt toàn bộ khả năng của mình vào công việc. Tuy nhiên, không phải phân công như vậy là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra hoạt động một cách riêng rẽ. Các hành động của các thành viên trong nhóm đều ảnh hưởng đến nhau. Tổ chức sự kiện ở công ty cổ phần truyền thông và sự kiên Taf được tổ chức theo hình cây.  Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình cây của tổ chức sự kiện tại công ty: Chủ tịch Hội Đồng Quản trị Kiêm Tổng Giám Đốc Giám đốc điều hành Phó Giám đốc điều hành Phòng thiết kế Phòng PR Phòng kế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tổ chức sự kiện Có nghĩa là Chủ tịch hội đồng quản trị là đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước khách hàng. Khi nhận được yêu cầu của khách hàng thì phân công đến giám đốc điều hành và phó giám đốc điều hành và có thể làm việc trực tiếp với các phòng. Vì vậy, từ chủ tịch hội đồng quản trị phân công cho giám đốc điều hành và phó giám đốc điều hành và tới các trưởng phòng, các trưởng phòng phân công cho các nhân viên dưới cấp, sau đó tập hợp các công việc đã làm theo như kịch bản lại cho các trưởng phòng, các trưởng phòng báo cáo cho phó giám đốc điều hành và giám đốc điều hành và cuối cùng báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị các công việc làm được để kịp thời những công việc chưa được, đang đi chệch hướng. Vì vậy luồng thông tin là luồng thông tin hai chiều, các trưởng phòng và các nhân viên dưới quyền đều có thể nói ra suy nghĩ của mình, góp ý cho các ý tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn, do có sự phân công rõ ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các công việc đã được phân công từ trước đó, công việc chia nhỏ nên sự khó khăn sẽ giảm hơn, và các tổ chức viên sẽ hoạt động sáng tạo hơn…các bộ phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp các dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuê các dịch vụ mà công ty không thể có được, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với chính quyền sở tại và tại địa điểm tổ chức sự kiện. d) Quyết toán chi phí thực tế. Việc kí kết một hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ chức, thì việc quyết toán tính chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một sự kiện. Thông thường bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf thanh toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số tiền được trả sau khi mà sự kiện kết thúc, bên lập một bảng quyết toán chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân hàng, và mọi thắc mắc liên hệ với phòng kế toán và giải thích rõ ràng từng khoản mục một. Đánh giá từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện Việc quan trọng nhất của một sự kiện, và là sự khởi đầu của sự kiện là dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đôi khi bên chủ sự kiện cũng yêu cầu bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf dự toán sơ bộ ngân sách ,thường thì đó ở trong bảng báo giá của công ty, nhưng đôi khi chủ thể sự kiện lên khung dự toán ngân sách, nhà tổ chức sự kiện giao cho bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf tính toán dự toán cho danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện, các chi phí cho các hoạt động dịch vụ thiết yếu. Bảng 2.6: Bảng dự toán ngân sách tổ chức sự kiện” lễ đón dòng dầu đầu tiên ngày 05/08/2008” STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá(USD) I Sáng tạo Ý tưởng concept 1 1,000 Thiết kế Bkg 1 600 II Tiền thuê nơi trình diễn Thuê phòng day 2 5,500 Đặt menu pax 350 35 Thức uống pax 350 25 Mở rượu sâm banh bottle 10 50 Đèn máy quét robos packege 1 800 Phí dịch vụ package 350 5 III Sản phẩm và lắp đặt Standy 6 22 Photo-băng rôn m2 51 17 Hệ thống mẫu giàn khoan Model 1 2,000 Sân khấu stage 1 5,500 Ánh sáng và âm thanh giải trí Pakage 1 1,200 Kỹ thuật viên ánh sáng & âm thanh Led. person 2 200 Giấy kim tuyến pcs 4 10 IV Trang bị & cung ứng Thiệp mời Card 500 2 Hộp giấy Bag 500 1 V Giải trí Ban nhạc Classic band 1 300 Nhạc truyền thống Band 1 1,000 Ca sĩ ( Kể cả các vũ công theo chân ca sĩ) package 1 2,000 VI Nhân sự MC package 1 1,980 Đạo diễn Long Kan person 1 1,500 PGs person 10 40 Vải silk trắng với chữ vàng per 10 2,5 VII Khác Hình ảnh & băng video Film 1 2,000 package 1 700 Bằng License 1 400 VIII TOTAL(1+2+3+4+5+6+7) Agency fee (12%) package 1 VAT (10%) GRAND TOTAL (included VAT) IX Chi phí khác cho chương trình Rửa ảnh Hoa hồng cho Cty Hoàn Vũ Phí vận chuyển In thẻ ban tổ chức Vé máy bay Phí dịch thuật hợp đồng Phí taxi Phí tiếp khách Ăn uống Chi phí hoa TAF tặng Hoàn Vũ , rào hoa Phụ cấpcho Thùy và Uyên Phụ cấp cho Nam Phụ cấp cho Hòa, Hoàng Anh,Lan Phương, Ngọc Linh, Nhung Chi phí làm nhạc và hình ảnh cho anh Dũng (nguồn: phòng giám đốc điều hành) Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán: Thư mời Chỗ ở Đi lại Thuê địa điểm tổ chức Diễn tập Thức ăn Đồ uống Trang trí nội thất Trang trí khác Âm nhạc Giải trí Dẫn chương trình Nghe nhìn Ánh sáng Sân khấu Phim ảnh Thiếp chỗ ngồi Thực đơn Quà tặng Bảo hiểm An ninh Chi phí nhân công Tiền điện Trực trạng thiết bị Vật liệu quảng cáo Thông tin liên lạc Dịch thuật Vận chuyển Hải quan Các chi phí khác Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô… do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Vì thế mà công ty đã cân đối lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó. Bảng 2.7: Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo” Xây dựng tài chính_khai trương trụ sở Techcombank Hồ Chí Minh 6 Nguyễn Minh Khai, Q1” STT Công việc Nội dung Cổ phần truyền thông và sự kiện Taf Sở KH &ĐT Ghi chú Trước hội thảo 1 Xây dựng kịch bản tổng thể - Đề xuất kịch bản tổng thể. - Góp ý, chỉnh sửa đảm bảo đúng mục tiêu x x 2 Xây dựng kế hoạch truyền thông tổng thể - Đề xuất kế hoạch truyền thông - Chuẩn bị thông cáo báo chí -Thông qua kế hoạch và các nội dung - Liên hệ với báo, đài - Thực hiện đưa tin trên báo đài (tiếng Việt và tiếng Anh) x x x x x 3 Chuẩn bị thông tin giới thiệu chung về hội thảo - Thông tin giới thiệu chung - In ấn x x 4 Chuẩn bị hồ sơ mời tài trợ - Thư mời tài trợ - Hồ sơ mời tài trợ - Hợp đồng đăng ký với nhà tài trợ x x x 5 Thực hiệncác thiết kế và sản xuất phục vụ hội thảo - Thiết kế và sx backdrop - Thiết kế và sx standê - Thiết kế và sx bàn thông tin (mỗi nhà tài trợ/1 bàn) - Thiết kế, in giấy mời và các tài liệu gửi kèm - Thiết kế, sx thẻ tham dự cho các đại biểu (name badge) - Thiết kế, chuẩn bị cặp đựng tài liệu và văn phòng phẩm cho đại biểu x x x x x x 6 Đăng ký địa điểm hội thảo (KS 5 sao) - Chuẩn bị phòng họp cho 30-40 đại biểu - Đặt Teabreak và tiệc ăn trưa (Set menu) (30-40) x x 7 Trang trí phòng hội thảo - Trang trí bố cục tổng thể - Sân khấu - Bàn chủ toạ (BTC) - Bàn ghế dành cho đại biểu - Hoa trang trí x x x x x 8 Trang thiết bị phục vụ hội thảo - 1 laptop - 1 Projector - 1 màn chiếu - Micro cho BTC và đại biểu - Thiết bị dịch cabin, người dịch - Văn phòng phẩm (bút, giấy…) cho đại biểu x x x x x x 9 Chuẩn bị tài liệu phát cho đại biểu trong hội thảo - Nội dung tài liệu - in ấn x x 10 Đưa tin về hội thảo trên website của Sở KH& ĐT - Chuẩn bị nội dung - Thiết kế - Đưa tin x x x 11 Chuẩn bị danh sách đại biểu mời tham dự Danh sách khách mời x 12 Mời đại biểu tham dự - Liên hệ gửi giấy mời đến đại biểu - Liên hệ khẳng định sự tham dự của các đại biểu x x 13 Chương trình nhạc dân tộc phục vụ tiệc ăn trưa. Diễn ra trong khoảng 30 phút x 14 Lễ tân phục vụ 10 lễ tân mặc áo dài, trẻ trung, nhanh nhẹn x Trong hội thảo 15 Đăng ký và đón tiếp - Lễ tân đón tiếp đại biểu, hướng dẫn ký xác nhận tham dự (tên, chức danh, cơ quan, điện thoại…) - Phát thẻ tham dự và tài liệu - Hướng dẫn đại biểu ngồi đúng vị trí - Giám sát và cùng thực hiện các công việc trên x x x x 16 Tổ chức và điều hành hội thảo - Tổ chức điều hành hội thảo. - Lễ tân phục vụ micro, và các yêu cầu về tài liệu, văn phòng phẩm, nước uống. - Tiến hành dịch cabin x x x 17 Chụp ảnh, quay phim. - Quay phim, chụp ảnh x Báo, Đài Sau hội thảo 18 Thực hiện truyền thông sau hội thảo - Đưa tin, bài viết, phỏng vấn trên Báo, Đài. - Phối hợp cung cấp nội dung và đối tượng phỏng vấn x x 20 tin và 5 bài (dự kiến) 19 Băng tư liệu - Thiết kế và sx đĩa CD: Tập hợp tư liệu, hình ảnh, nội dung về hội thảo - Gửi băng, ảnh tư liệu, tin bài trên báo đến các nhà tài trợ - Gửi tài liệu lưu trữ đến Sở KH&ĐT (danh sách gốc đại biểu đăng ký tham dự; băng, ảnh, tin, bài trên đài, báo) x x x 50-60 đĩa 20 Quyết toán và thực hiện các thủ tục tài chính liên quan đến hội thảo - Các thủ tục tài chính x 21 Gửi thư cảm ơn tới các nhà tài trợ - Thư cảm ơn x x (nguồn: phòng giám đốc điều hành) Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện trước hết bộ phận lập kế hoạch xác định toàn bộ nội dung sự kiện theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Sơ đồ 2.4: Các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện Thời gian chuẩn bị Loại hạng mục T1 T2 T3 T4 Hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Hạng mục công việc phụ trợ A M1…M2 B N1…N2 C K1…K2 D Z1…Z2 Tổ chức và tính toán thời gian Được tổ chức tôt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Taf phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí. Các sự kiện mà Taf đã tổ chức, Taf luôn xây dựng hành trình tổ chức, xây dựng các bảng nội dung công việc, đồng thời phải tính toán thời gian thận trọng. Hành trình tổ chức được xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình công việc. Mốc thời gian được xác định là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và các hạng mục công việc phải thực hiện trong thời gian đó. Từ đó tiến hành hợp đồng với các bên cung cấp theo yêu cầu công việc phải hoàn thành. Từ đó đòi hỏi phải có bảng nội dung công việc. Bảng nội dung công việc sẽ chi tiết hóa, quản trị hóa lịch trình. Bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối với từng công việc và những người được phân công với thời gian và không gian cụ thể. Các bảng nội dung công việc có thể được coi là các kịch bản của tổ chức sự kiện. Xác định thời gian dựa trên sự phân tích đánh giá về thời tiết khí hậu của khu vực thực hiện sự kiện đồng thời căn cứ vào loại hình sự kiện, vào đối tượng khách mời để xác định tháng trong năm, tuần trong ngày và ngày trong tuần.  Sơ đồ 2.5: Sơ đồ bố trí nhân lực trong tổ chức sự k iện ( nguồn: phòng giám đốc điều hành) Danh sách khách mời Mối một sự kiện được tổ chức Taf luôn xác định ba vấn đề lớn về khách mời của sự kiện. Đó là: Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời và những vấn đề liên quan tới số lượng khách, bảo đảm phục vụ khách an toàn và ổn định trong quá trình tổ chức sự kiện. Lên danh sách khách mời và lập hồ sơ khách mời. Thiếp mời, gồm việc thiết kế thiếp, nội dung thiếp, thực hiện in thiếp và gửi thiếp. Thời gian gửi thiếp phải thực hiện đủ sớm để khách kịp có thông tin phản hồi dự hay không dự sự kiện Những vấn đề quan tâm khác như diễn giả, những phương tiện truyền thông cũng cần có thiếp mời, những người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện. Đưa ra danh sách diễn giả cụ thể và xác định các yếu tố chi phối hoạt động của diễn giả. Truyền thông cũng được để cập chi tiết đối với con người và phương tiện cùng với những đóng góp của truyền thông vào thành công của sự kiện. Công việc chuẩn bị cho hoạt động truyền thông của sự kiện phải chi tiết, đảm bảo cho hoạt động thuận lợi. Bảng 2.8: Danh sách khách mời và thư mời”tổ chức hội nghị khách hàng tại Techcombank” Nhiệm vụ Người thực hiện Hạn chót Lập danh sách khách mời Nguyến Hoàng Hải 02/05 Thiết kế thiếp mời Phạm Như Quỳnh 03/05 Thiết kế chi tiết Phạm Như Quỳnh 02/06 Đặt hòm thư Nguyến Hoàng Hải 03/06 In thiếp mời Phạm Như Quỳnh 28/06 Gửi thiếp mời cho khách Vip Vũ Anh Minh 10/07 Gửi thiếp mời cho khách thường Vũ Anh Minh 20/07 ( nguồn: phòng giám đốc điều hành) Địa điểm tổ chức sự kiện Hiện nay công ty vẫn thường xuyên phải thuê các địa điểm tổ chức sự kiện như: trung tâm hội nghị quốc gia, các nhà hàng, khách sạn… Tổ chức đưa đón khách Phương tiện chở khách hiên nay công ty phải thuê ngoài cùng với đội ngũ lái xe. Bến đỗ xe và đưa đón khách. Mặc dù bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện, nhưng việc tính toán, phân tích kỹ điểm đỗ xe là hết sức quan trọng, có nhiều yêu cầu về điểm đỗ xe như sức chứa, cự ly tới sự kiện, đỗ trong nhà và ngoài trời, chi phí ảnh hưởng của điểm đỗ tới giao thông đô thị…khu vực đỗ xe cần phải có bảng hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý. Khách tới sự kiện Khâu này công ty thường giải quyết hai vấn đề lớn: thời tiết và chuẩn bị đón tiếp khách tới sự kiện. Việc xem xét thời tiết khí hậu là rất cần thiết, nó có ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến sự kiện. Chuẩn bị cho đón tiếp gôm rất nhiều công việc. Bên ngoài phòng tổ chức sự kiện là nơi mọi khách mời đều tiếp xúc, bố trí lối đi lại, phong gửi đồ và những nghi thức đón tiếp và các dịch vụ cung ứng cho khách. Trong phòng sự kiện, sắp đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí giữa bàn, sân khấu, vật được chuẩn bị chu đáo và được chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Không gian thực hiện sự kiện Thứ nhất: sân khấu, âm thanh và ánh sáng. Sân khấu nằm trong không gian thực hiện sự kiện và là trung tâm thực hiện sự kiện. Giải quyết những vấn đề sân khấu phải nằm trong việc giải quyết những vấn đề thuộc không gian sự kiện. Sân khấu phải đảm bảo đủ các điều kiện về trang bị ký thuật, về chiều cao, chiều rộng và không gian sự kiện. Trang trí sân khấu và các khu vực xung quanh phải hài hòa và mang mục tiêu truyền thông. Âm thanh ánh sáng không thể thiếu trong sự kiện. Ánh sáng trong sự kiện gồm ánh sáng trong hoạt động sự kiện, ánh sáng bảo vệ, ánh sáng phục vụ ngoài sự kiện. Mỗi loại có yêu cầu cụ thể, phải chú ý trong thiết kế và lắp đặt. Thứ hai: những yêu cầu trong phong sự kiện. Gồm những yêu cầu về nội thất, từ thảm trải sàn nhà, màu sắc nội thất, màu sắc chất lượng thảm, sàn nhảy, hệ thống đèn, tầm nhìn trong phòng, đường lên xuống sân khấu… Một vài hình ảnh về không gian sự kiện mà công ty đã tổ chức Hình ảnh 2.1 thời trang doanh nhân 2007  Hình ảnh 2.2: giải thưởng người mẫu VN 2008 Hình ảnh 2.3: Gala Wedding 2008 Tổ chức ăn uống trong sự kiện Các sự kiện mà công ty tổ chức thức ăn, đồ uống đều được công ty đặt trước theo yêu cầu Những vấn đề quan tâm khác Bao gồm những vấn đề như hoạt động giải trí cho sự kiện, chụp ảnh, quay phim trong sự kiện, trang trí thiết bị phòng sự kiện, quà chia tay…đều có tác động mạnh vào sự kiện. Công ty luôn chuẩn bị chu đáo vấn đề này. Đánh giá, nhận xét quy trình tổ chức sự kiện Trong phần này, xin được trình bày đánh giá từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiên Taf, đây là sự đánh giá dựa trên lý thuyết đã được trong trường đại học, vì đây là một mô típ chuẩn của tổ chức sự kiện, nhìn vào đó xem công ty đã làm, và chưa làm được những gì, hiệu quả là như thế nào, mặc dù biết kiến thức thực tế và lý thuyết thì rất khác nhau, nhưng cơ sở và nền tảng của thực tiễn lại là lý thuyết. Đứng trên góc độ của một người tổ chức sự kiện, môt sự kiện hoàn chỉnh từ đầu đến cuối mà nhà tổ chức phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ: +) Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện. +) Tổ chức và tính toán thời gian. +) Danh sách khách mời. +) Địa điểm tổ chức sự kiện. +) Tổ chức đưa đón khách. +) Khách tới sự kiện. +) Không gian thực hiện sự kiện. +) Tổ chức ăn uống trong sự kiện. +) Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh và quay phim, trang trí chi tiết cho phòng sự kiện… Việc quan trọng nhất của một sự kiện, và là sự khởi đầu của sự kiện là dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện như trên đã phân tích, đôi khi bên chủ sự kiện cũng yêu cầu bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf dự toán sơ bộ ngân sách thường thì đó ở trong bảng báo giá của công ty, nhưng đôi khi chủ thể sự kiện lên khung dự toán ngân sách Thư mời, chỗ ở, đi lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, bảo hiểm,an ninh, chi phí nhân công, tiền điện, tiền nước, dịch thuật, vận chuyển, hải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,…những hạng mục này công ty Taf chủ yếu là đi thuê ngoài của các công ty dịch vụ này cho chủ thể sự kiện, công ty chỉ lên danh sách các hạng mục này, việc thêm hoặc bớt lại tuỳ thuộc vào chủ thể sự kiện. Với mỗi sự kiện được tổ chức tuỳ thuộc vào loại hình sự kiện thì có những mục đích sự kiện khác nhau, mục đích duy nhất của công ty là thực hiện đúng theo với yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích của sự kiện nhằm giúp ban tổ chức của sự kiện điều hành các công việc trong sự kiện. Người làm dịch vụ sự kiện chỉ tư vấn cho khách hàng thời gian còn quyết định thời gian lại thuộc về chủ thể sự kiện, trong những dịch vụ làm chủ sự kiện thì người tổ chức nắm thế chủ động hơn người làm dịch vụ sự kiện. Có thể nói tất cả các hạng mục trong tổ chức sự kiện, do không phải là chủ thể sự kiện nên công ty chỉ được thuê các hạng mục công việc, và đôi khi phải thay đổi theo sự thay đổi của chủ thể sự kiện, sự tư vấn của công ty còn rất là hạn chế, công tác chuẩn bị đều do công ty chủ động làm, dựa vào những hạng mục trong kế hoạch được làm trước đó. Nhìn chung, nghiệp vụ của các tổ chức sự kiện viên tại công ty so với lí thuyết thì còn nhiều thiếu sót, tuy nhiên điều đó phù hợp với nhu cầu của đơn vị chủ sự kiện, phù hợp với tiến độ phát triển tổ chức sự kiện tại Việt Nam, một công ty tổ chức sự kiện không thể phụ trách hết tất cả các khâu mà cần phải có sự chia sẻ các khâu trong sự kiện cho các công ty dịch vụ cung ứng khác, để chuyên môn hoá các khâu trong sự kiện. Các khâu trong tổ chức sự kiện trong trường học được học đó tất cả các khâu trong tổ chức sự kiện cho một đơn vị tổ chức sự kiện cho chính đơn vị họ, đối với các công ty tổ chức sự kiện như công ty Taf ngoài việc thực hiện đầy đủ các khâu trong sự kiện, một yếu tố cần có đối với công ty tổ chức sự kiện là yếu tố sáng tạo và gây được ấn tượng sự kiện và điều đó công ty đang hướng tới, và là yêu cầu nghiệp vụ cao nhất đối với các nhân viên của công ty. Các đánh giá khác Đánh giá về nhân sự Nhân sự là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một công ty dịch vụ nào chứ không riêng gì với một công ty tổ chức sự kiện. Mặc dù đội ngũ nhân viên của công ty là một đội ngũ nhân viên trẻ, nhưng có hạn chế về mặt kinh nghiệm, đặc biệt là trình độ chuyên môn về tổ chức sự kiện thực sự là không có, do một phần là chưa có trường đào tạo tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, một phần là một số nhân viên làm trái ngành không đúng với chuyên môn đào tạo trong trường đại học, nên công ty sẽ mất thời gian và chi phí đào tạo nhân viên, mặt khác những người tổ chức sự kiện lâu năm trong công ty là những người dựa vào kinh nghiệm lâu năm để truyền đạt cho những thế hệ mới vào công ty. Nghề tổ chức sự kiện là một nghề ngoài sự đòi hỏi về năng lực tổ chức sự kiện, ý tưởng sáng tạo ra còn đòi hỏi có một sức khoẻ nên nhiều khâu đòi hỏi sức khoẻ phải bền bỉ dẻo dai, tuy nhiên trong công ty hiện nay, ngoài bộ phận kỹ thuật ra thì việc đảm nhận các vị trí chủ chốt lại do nữ giới đảm trách, do đó năng suất lao động giảm ở một số khâu, và như vậy ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện. Mặt khác, do ảnh hưởng của thói quen sinh hoạt của người dân Việt nên thói quen lao động còn chưa được chuyên nghiệp, kỹ năng làm việc nhóm còn yếu do đó ảnh hưởng rất nhiều đến các nhóm khác. Đánh giá về mặt kỹ thuật Mặc dù tổ chức sự kiện tính đến là khoảng năm năm, nhưng khi chủ động tách ra thành một ngành kinh doanh dịch vụ riêng biệt mới khoảng bốn năm nay, phần chủ động tài chính chưa được linh hoạt như bên tổ chức dịch vụ quảng cáo, tài chính đủ lớn không chỉ giúp cho công ty trong việc thanh toán trước cho các dịch vụ thuê kèm, mà còn giúp cho công ty mở rộng quy mô hoạt động, đảm bảo cho các hoạt động giao dịch của sự kiện diễn ra dễ dàng. Các máy móc thiết bị giúp cho công tác tổ chức được rõ ràng tuy nhiên trong tổ chức sự kiện tại công ty thì máy móc kỹ thuật còn thiếu, các dịch vụ sự kiện lớn phải huy động ngoài, gây khó khăn trong việc bố trí tổ chức các sự kiện, do vậy với mong muốn hiện đại hoá các máy móc kỹ thuật giúp cho các sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn. Đánh giá trong công tác quản lý Công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf là công ty quản lý theo phương thức dọc như sơ đồ trên đã trình bày, và quản lý trực tiếp, có nghĩa là quản lí theo phương pháp là từ giám đốc và trưởng phòng, từ trưởng phòng với nhân viên, thông tin chuyển ngược lại hướng ngược lại là theo từ nhân viên lên trưởng phòng, từ trưởng phòng lên giám đốc (đó là quản lí dọc), còn quản lí trực tiếp có nghĩa là giám đốc truyền thông tin xuống ngay nhân viên và ngược lại là nhân viên phản hồi lại thông tin với giám đốc mà không thông qua trưởng phòng. Cách quản lí của công ty chỉ có một lợi thế là tình hình quản lí trực tiếp sẽ nắm rõ tình hình nhân viên và trực tiếp tuyên chuyển công tác, nhưng mặt trái của vấn đề đó là cách làm này rất lộn xộn, làm lẫn lộn quyền hạn chức năng của từng chức vụ này, điều đó gây bất lợi trong quá trình quản lí thông tin là khó thống nhất những ý kiến, mà điều này rất quan trọng trong những sự kiện lớn. MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF Qua việc nghiên cứu bối cảnh, môi trường hoạt động kinh doanh đối với lĩnh vực tổ chức sự kiện, thực trạng hoạt động kinh doanh của Taf, đặc biệt là thực trạng hoạt tổ chức sự kiện của Taf, trên cơ sở phân tích xu hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện, tôi có đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty: Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty Tiếp tục duy trì hoạt động ổn định trên thị trường Hà Nội, mở rộng thêm thị trường với quy hoạch phát triển Hà Nội đến năm 2010, tăng cường nỗ lực của Công ty để xâm nhập ra các khu vực thị trường lân cận như: thị trường các huyện ngoại thành Hà Nội và thị trường các tỉnh giáp gianh Hà Nội. Vốn là yếu tố hết sức quan trọng giúp Công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh. Vì vậy, Công ty sẽ tập trung khai thác sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, phấn đấu giảm tốt đa vốn vay. Đảm bảo vũng quay vốn nhanh, thu hồi vốn hiệu quả. Về phương hướng trong dài hạn công ty tiếp tục là một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện Công ty tiếp tục phát triển mạng trện thị trường Hà Nội và TP Hồ Chí Minh trên các lĩnh vực thế mạnh là truyền thông và tổ chức sự kiện và cố gắng thúc đẩy các lĩnh vực khác phát triển như: đào tạo ca sĩ, người mẫu… đây là những lĩnh vực mới mẻ và đầy hưa hẹn. Cùng vời đó, công ty sẽ hướng ra các thị trường tiềm năng mà dich vụ ở đó phát triển cao như: Quảng Ninh, Hải Phòng và một số thành phố lớn khác. Tăng cường liên kết và hợp tác với các khách hàng và đối tác tin cậy, các nhà cung ứng trên thị trường Hà Nội và TP Hồ Chí Minh để dành lợi thế cạnh tranh với các đối thủ. Tăng cường đầu tư trang thiết bị, khoa học công nghệ. Vì đây là lĩnh vực đòi hỏi rất cao về công nghệ sẽ giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh. Công ty cần tìm hiểu và vân dụng tốt hơn ảnh hưởng của nhân tố khách quan môi trường vĩ mô như: văn hóa, luật pháp… đây là những yếu tố có tác động mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực này của công ty. Giải pháp cho hoạt động Marketing Sự khủng hoảng của nền kinh tế thế giới trong những năm gần đây có ảnh hưởng không nhỏ đến kinh tế Việt Nam. Như một sự tất yếu, ngân sách Marketing thậm chí sẽ bị soi sét kỹ lưỡng hơn ở thời điểm hiện tại và những người làm Marketing chuyên nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm cao hơn trước đồng tiền mà họ được phép chi tiêu cho công việc của mình. Áp lực chứng tỏ sự hiệu quả và giá trị của công việc Marketing ngày càng tăng lên và các nhà lãnh đạo đòi hỏi phòng Marketing tập trung các nguồn lực của công ty vào những mục tiêu có giá trị cao và có khả năng thu lợi nhuận cao. Vì thế em xin đưa ra một số giải pháp cho hoạt động Markating giúp phần nào cải thiện tình hình. Hoàn thiện quá trình nghiên cứu thị trường Để tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì công tác nghiên cứu thị trường là rất cần thiết và là tiền đề để lập các chiến lược. Vì vậy, công tác nghiên cứu thị trường tại Công ty Cơ khí Hà Nội cần phải được tiến hành một cách đồng bộ. Thu nhập thông tin định kỳ, thông qua tổ chức hội nghị khách hàng, hình thức này giúp Công ty có thể tìm hiểu sự phản ứng của khách hàng đối với Công ty. Đây là một phương pháp rất thuận lợi đối với Công ty bởi vì khách hàng của Công ty phần lớn là những khách hàng lớn và có nhu cầu tổ chức sự kiện thường xuyên. Việc xử lý thông tin của Công ty thời gian qua chủ yếu bằng sự phân tích, phán đoán của cán bộ phòng kinh doanh. Họ rất nhiệt tình, năng động, có trình độ hiểu biết. Trong thời gian tới Công ty cần tiến hành xử lý thông tin một cách xác thực hơn và nên có phòng Marketing để họ làm nhiệm vụ này. Xác định xem đâu là đối thủ cạnh tranh của mình. Điều này được xác định qua việc nghiên cứu phỏng vấn trực tiếp khách hàng, thông qua hội nghị khách hàng, hay qua các tạp chí, thời báo kinh tế, thông qua ngành để biết được những đối thủ cạnh tranh. Kiểm tra các phương thức Marketing đang sử dụng Việc kiểm tra bao gồm phân tích số lượng mục tiêu của kế hoạch Marketing hiện tại và những mục tiêu đó ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu chung của công ty. Trong quá trình kiểm tra, cần tóm lược những phương thức Marketing đã, đang và sẽ thực hiện, để nhận ra được những phương thức hiệu quả nhất, từ đó tiếp tục sử dụng, cũng như dữ liệu nào có ích nhất và cách thức tìm những dữ liệu đó ra sao. Phổ biến và huấn luyện Phổ biến tiến trình và phương thức hoạt động trong nội bộ công ty là việc làm quan trọng và cần thiết như việc huấn luyện các nhân viên trong phong Marketing về hệ thông và các thước đo giá trị hoạt động Marketing. Điều này hết sức quan trọng vì chỉ khi mọi thành viên trong phong Marketing hiểu rõ tì mới thực hiện tốt được các hoạt động Marketing. Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện Phát triển thêm một số dịchvụ tổ chức sự kiện của công ty Sau một số sự kiện đã tổ chức thành công, sự bỡ ngỡ ban đầu đã bị loại bỏ, thay vào đó là sự trưởng thành của công ty và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên cao dần lên, dự báo trong những năm tới kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được mở rộng kinh doanh một số dịch vụ tổ chức sự kiện: +) Phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời. Ngành nghề này đã có trong định hướng hoạt động sự kiện tại công ty, nhưng chưa đi vào hoạt động thực sự, ban điều hành công ty mới chỉ đề ra phương thức kinh doanh như vậy, nhưng chưa có định hướng cụ thể. Tổ chức sự kiện khác với tổ chức sự kiện trong phòng rất nhiều, không chỉ có không gian sự kiện mà ngay cả cách thức tổ chức, cách thức chuẩn bị. Ban đầu công ty nghĩ rằng, tổ chức ngoài trời rất khó tổ chức vì phạm vi hoạt động của công ty chỉ bó hẹp tại hai tỉnh là Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh, mà hai tỉnh đó thì không gian rất chật hẹp, khó có thể tổ chức được một sự kiện ngoài trời được, tuy nhiên suy nghĩ đó đã thay đổi bởi vì không gian sự kiện không chỉ tổ chức ở những bãi đất trống rộng, mà còn tổ chức được ở trên nóc những toà nhà rộng, hoặc không chỉ tổ chức sự kiện tại những nơi trong thành phố mà còn mở rộng tổ chức sự kiện ra ngoại thành, và ngoại tỉnh, những nơi như vậy có lợi thế về địa điểm tức là có thể lựa chọn những địa điểm lí tưởng, nhưng lại khó khăn trong vấn đề vận chuyển và khó khăn cho khách mời tham dự phải đi lại. Với sự kiện tổ chức ngoài trời, công ty quyết định sẽ không mua sắm hệ thống lều bạt mà quyết định thuê ngoài, hiện nay tổ chức sự kiện ngoài trời chỉ bao gồm tổ chức lễ động thổ, và khởi công, nhưng trong tương lai sẽ tổ chức sự kiện sẽ đa dạng phong phú hơn, như tổ chức cắm trại cho thiếu nhi, hoạt động nghệ thuật ngoài trời của các nghệ sĩ, ca sĩ v.v… Đây là “mảnh đất” giàu tiềm năng thu được lợi nhuận trong tương lai, công ty có thể tham khảo một số trang web cho thuê lều bạt tổ chức sự kiện, hiện nay hệ thống nhà lều kết cấu hiện đại kích thước tối thiểu là 14mR x 32mD x 6.5mC có thể đảm bảo cho hoạt động sự kiện có từ 200 -800 khách, đó là những hoạt động có quy mô lớn, với hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời thách thức rất lớn đội ngũ nhân viên của công ty, vì sự sáng tạo đòi hỏi cao, nhất là phần trang trí phông nền sân khấu sự kiện, và chương trình sẽ phải đa dạng hơn, công tác chuẩn bị nhiều hơn vì những thứ tại địa điểm tổ chức trong khán phòng đã có, một bản kế hoạch về những vật dụng tổ chức sự kiện ngoài trời được đặt ra như sau: Hệ thống nhà lều lắp ráp kích thước để đảm bảo cho từ 100-2000 khách tuỳ thuộc vào quy mô buổi lễ, hệ thống sàn sân khấu cơ động theo các kích thước sức chịu tải trọng tối đa 7 tấn, và chiều cao tối đa 1.5m. Công ty có thể thi công đa dạng hệ thống phông sân khấu theo yêu cầu thực tế của khách hàng với các hình thức phông có mái che, phông chuyển động (mở, tách, cuốn). Hiện tại các công ty cho thuê lều bạt có dàn khung không gian hiện đại có thể đỡ phông và lắp đặt các thiết bị, tấm mặt sàn cơ động kích thước 1m x2m chất liệu: thép và gỗ. Vì vậy, các yêu cầu về lều bạt ngoài trời không còn là mối bận tâm như mấy năm trước đây, việc cần kíp của công ty là tìm được nhân viên giàu kinh nghiệm, và lành nghề để thiết kế trang trí sao cho phù hợp, ngoài vị trí địa điểm sẽ kéo theo hàng loạt vấn đề khác thay đổi sao cho phù hợp với địa điểm, vì thế công ty nên tập tổ chức những sự kiện nhỏ sau đó mới tổ chức các sự kiện lớn được. +) Phát triển dịch vụ kinh doanh tư vấn tổ chức sự kiện: Ở Việt Nam chỉ có ngành nghề dịch vụ tư vấn các quảng cáo, chứ chưa có dịch vụ tư vấn trọn gói cho tổ chức sự kiện, nhưng có thể dự báo rằng là ngành nghề tổ tư vấn tổ chức sự kiện sẽ phát triển trong tương lai không xa, vì các công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, nhưng lại không muốn thuê các công ty tổ chức sự kiện mà muốn chính bản thân họ tổ chức (hiện nay, những công ty thuộc loại này rất nhiều, và trường hợp rất hay xảy ra), vì họ hiểu được mục đích sự kiện diễn ra sẽ đem lại cho họ những mối lợi nào tốt hơn công ty tổ chức sự kiện nhiều, tuy nhiên không xét về vấn đề trình độ chuyên môn của công ty, mà xét về kỹ năng tổ chức sự kiện thì họ không có kinh nghiệm được (vì một năm công ty chỉ có ít những sự kiện được tổ chức ra), do đó cần một chuyên gia tư vấn tổ chức sự kiện. Từ những luận điểm chứng minh ngành nghề kinh doanh này sẽ phát triển trong tương lai, công ty không nhất thiết phải lập một công ty tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện riêng như quảng cáo, mà có thể là một phòng ban trong hệ thống tổ chức sự kiện của công ty, và do chính những tổ chức viên có kinh nghiệm sẽ đảm trách nhiệm vụ này, công ty chỉ tư vấn cho khách hàng làm thế nào để tổ chức một sự kiện tốt nhất đối với họ, tư vấn cho họ từ bước dự trù ngân sách dựa theo mục đích sự kiện cho đến lập kế hoạch tổ chức sự kiện, tư vấn về địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian nào chuẩn bị, và thời gian nào là sự kiện nên diễn ra đạt được mục đích mà đơn vị tổ chức sự kiện, trang trí trong khán phòng ra sao, bữa tiệc sẽ được tổ chức như thế nào?, tất cả những khâu trong tổ chức sự kiện cần được tư vấn, hoặc một khâu trong sự kiện cũng cần phải được tư vấn cho đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tư vấn cho một sự kiện rất khó, tư vấn một khâu trong tổ chức sự kiện lại càng khó khăn hơn, nó đòi hỏi nhà tư vấn phải có một trình độ chuyên môn nghiệp vụ tổ chức sự kiện rất cao và có nhiều kinh nghiệm trong nghề, điều này là đòi hỏi trình độ đội ngũ nhân viên của tổ chức sự kiện, vì vậy những tư vấn viên phải nâng cao trình độ tay nghề, không chỉ học hỏi trong nước mà còn phải tham khảo các tài liệu quốc tế, thậm chí phải tổ chức cho các tư vấn viên của tổ chức sự kiện học hỏi cọ xát với các chuyên gia nước ngoài, và các công ty tư vấn tổ chức sự kiện quốc tế. Nâng cao trình độ tổ chức sự kiện cho đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên của công ty thực sự quan trọng, đó là phần cốt yếu thành công. Trong quá trình thực tập ở công ty qua tìm hiểu thấy rằng, đội ngũ nhân viên vào làm việc ở đây từ các trình độ đại học, cao đẳng các khối ngành nghề nhưng chưa có một ai là được đào tạo bài bản về tổ chức sự kiện. Vì đây cũng là một nghề dịch vụ mới mẻ tại Việt Nam nên tổ chức sự kiện chưa được đào tạo một cách chuyên nghiệp. Số ứng viên muốn tham gia tổ chức sự kiện tại công ty có một số ít người là có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, đa phần là các sinh viên mới ra trường từ các khối ngành nghề đào tạo khác nên gây khó khăn trong vấn đề sử dụng tổ chức tổ chức viên. Bên cạnh mặt mạnh là đội ngũ tổ chức viên trẻ nhiệt tình sáng tạo năng động thì mặt trái cũng là bài toán đáng lo cho công ty vì khi phòng nhân sự có quyết định bổ sung tổ chức viên mới thì kinh nghiệm làm việc trong môi trường mới chưa có nên rất mất thời gian và tài chính của công ty trong vấn đề đào tạo. Mặt khác đào tạo các tổ chức viên mới trong công ty chưa chuyên nghiệp cũng gây khó khăn trong việc sau này sử dụng các tổ chức sự kiện, tính chưa chuyên nghiệp trong khâu đào tạo của công ty ở chỗ việc tuyển dụng xong xuôi dưới sự tuyển dụng một vòng tại phòng nhân sự ở công ty các ứng viên được bổ sung ngay vào các phòng trong các khâu tổ chức sự kiện, sau đó là dưới sự kèm cặp của trưởng phòng các phòng trong khâu tổ chức tổ chức sự kiện phải mất một thời gian các tổ chức viên mới nắm bắt được công việc, nhưng cũng không thống nhất với các khâu của tổ chức sự kiện trong công ty làm công việc không đồng nhất. Nghĩa là các tổ chức viên chỉ nắm vững chuyên môn của mình mà không hiểu các khâu trong tổ chức sự kiện có quan hệ với nhau như những mắt xích, việc này sẽ biểu hiện ra khi gặp và tổ chức một sự kiện có quy mô lớn các tổ chức viên mới sẽ lúng túng. Vì vậy, khâu bồi dưỡng, nâng cao, quản lý các tổ chức viên mới quan trọng. Công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf là một công ty kinh doanh tổ chức sự kiện mấy năm trở lại đây vì vậy việc không ngừng nâng cao trình độ cho đôi ngũ nhân viên là cần thiết. Để nâng cao nghiệp vụ cho các tổ chức viên thì việc quan trọng nhất là phải lựa chọn những tổ chức viên có năng lực tổ chức sự kiện. Đây là bước đầu tiên của khâu viên tuyển chọn, nên không chỉ lựa chọn của phòng nhân sự mf mỗi cuộc phỏng vấn các ứng viên nên có sự quan sát của các trưởng phòng trong khâu tổ chức sự kiện. Việc làm này mang đến cho công ty những nhân viên có khả năng thực sự trong nghề tổ chức sự kiện mà nghề phải đòi hỏi có sự lao động, nghiêm túc, đầy sáng tạo và phải thực sự chăm chỉ, nhanh nhạy trong xử lý các tình huống. Vì vậy, các ứng viên có những phẩm chất hoặc đã có kinh nghiệm, hoặc có khả năng nhưng chưa được phát huy, thì không bỏ sót để hoàn thiện dần đội ngũ tổ chức viên. Bước thứ hai trong việc nâng cao trình độ cho đội ngũ tổ chức viên là bồi dưỡng nghiệp vụ cho họ. Để làm việc này trước hết phải lựa những người có chuyên môn nghiệp vụ khá giỏi trong công ty hoặc những người có tay nghề lành nghề tổ chức bồi dưỡng viên như thế này nhằm cho các tổ chức viên mới được tuyển chọn hiểu toàn bộ công việc phải làm trong một tỏ chức sự kiện, làm cho các tổ chức viên mới hiểu được tổng quát công việc phải làm để có sự phối hợp nhịp nhàng giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình tổ chức. Cũng trong nghiệp vụ bồi dưỡng đầu tiên cho các tổ chức viên mới này sẽ xác định rõ hơn năng lực của từng thành viên và bố trí hợp lý hơn so với lúc tuyển chọn để có quyết định thuyên chuyển phù hợp với khả năng của từng tổ chức viên mới. Sau khi các tổ chức viên mới được bố trí ổn định tại các phòng event, các trưởng phòng sẽ là người trực tiếp kèm cặp tiếp các tổ chức viên trong vòng một tuần để các tổ chức viên mới quen với môi trường công việc, đồng thời sẽ nâng cao được ý thức công việc của các tổ chức viên. Tổ chức viên đã hiểu được nghiệp vụ của mình sẽ được các tổ chức viên có kỹ năng làm việc chuyên nghiệp đồng thời rèn luyện được tinh thần lao động và trách nhiệm nghề nghiệp cho các tổ chức viên, và một ưu điểm trong việc tuyển chọn theo mô hình như thế này là công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí, và tiết kiệm thời gian đào tạo trong khi áp dụng phương thức tuyển chọn như hiện tại. Bước thứ ba: Bồi dưỡng kiến thức cho các tổ chức viên thường xuyên và định kỳ Một câu hỏi được đặt ra là: tại sao phải bồi dưỡng kiến thức ch các tổ chức viên thường xuyên và định kỳ, như thế có tốn kém thời gian và tiền bạc của công ty. Trong giải pháp này là nhằm nâng cao và hoàn thiện đội ngũ nhân viên của công ty trong dịch vụ tổ chức sự kiện này, một phần làm cho công ty phát triển, chuyên nghiệp hơn, một phần quan sát các tổ chức sự kiện. Tuy có tốn kém thời gian và tiền bạc của công ty nhưng lại thu về được những tiện ích cho công việc. Việc nâng cao kiến thức cho các tổ chức viên một phần là do đòi hỏi của tổ chức sự kiện hôm nay tổ chức sự kiện cho công ty này khách hàng có thể thành công, nhưng sự thành công ở sự kiện khác sẽ không được bảo đảm nếu như không có sự sáng tạo mới và đảm bảo thành công tuyệt đối, và một kiến thức về tổ chức sự kiện luôn mới và bổ sung. Vì một sự kiện, và nhu cầu của sự kiện luôn thay đổi theo nhu cầu và thời gian, tài chính của chủ thể tổ chức sự kiện. Sự đòi hỏi chuyên nghiệp ngày càng cao nên áp lực cho công ty tổ chức sự kiện cũng ngày càng tăng, do đó đòi hỏi đội ngũ tổ chức sự kiện viên luôn phải cập nhật những kiến thức mới nhất một cách thường xuyên, không chỉ các kiến thức ở trong nước mà còn phải học hỏi ở các tài liệu nước ngoài để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Bổ sung kiến thức một cách định kỳ là việc trưởng phòng và các tổ chức sự kiện viên ngồi lại với nhau vào cuối tháng để nêu lên những vấn đề mới nhất của tổ chức sự kiện cần được bổ sung, đồng thời điều chỉnh những thiếu sót những lỗi mắc phải thuộc về kỹ năng trong những sự kiện đã làm cho các khách hàng, để các tổ chức sự kiện viên thay đổi cho phù hợp với sự kiện của khách hàng tiếp theo. Giải pháp về công tác tổ chức quản lí Như đã nói ở trên, công tác quản lí tổ chức sự kiện ở công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Tà còn nhiều lộn xộn, vì nhấn mạnh lại đây là một ngành mới và mới tách ra hoạch toán độc lập với dịch vụ quảng cáo nên sự quản lí còn chồng chéo, để cho công tác quản lí được đơn giản và hiệu quả, thì chỉ cần quản lí theo phương pháp dọc, mà không cần quản lí trực tiếp và bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí cho các cấp lãnh đạo, mạnh dạn nhìn nhận vào những thiếu sót quản lí và có những điều chỉnh hợp lí, công ty nên điều chỉnh lương thưởng hợp lí để tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên phát huy tác dụng, có thể áp dụng chính sách quản lí “gia đình” như Nhật Bản, tạo được lòng tin yêu của nhân viên với công ty, tạo được tình cảm của mọi người, các nhân viên và người quản lí không có khoảng cách về vị trí người làm thuê và ông chủ, sẽ tạo được nhiệt tình của nhân viên với công ty, do đó công tác quản lí sẽ đơn giản hơn, và sẽ kích thích được năng suất lao động sức sáng tạo và những cống hiến mới mẻ cho công ty, và quản lí sẽ đơn giản hơn hiện tại và hiệu quả hơn. Giải pháp về nâng cao quy trình tổ chức sự kiện Trong mỗi một sự kiện được tổ chức, công ty cố gắng lên kế hoach chi tiết trong từng khâu của quy trình. Đặc biệt là trong khâu dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì đây là khâu đầu tiên và là khâu tiên quyết thành bại của một sự kiện. Công ty cố gắng đầu tư trang thiết bị, vật tư, công nghệ để có thể thực hiện được hầu hết các khâu trong quy trình. Từ đó, giúp công ty nâng cao uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Các giải pháp khác Do tổ chức một sự kiện là dịch vụ nên các công ty tổ chức sự kiện là đơn vị cung ứng dịch vụ đó, và vì vậy các công ty tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện nói chung và công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf nói riêng cũng là người sản xuất vì vậy cần có chính sách Marketing, và chính sách truyền thông để khuyếch trương tên tuổi của công ty như những công ty sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác. Việc khuyếch trương thương hiệu không chỉ mở rộng thị phần thị trường tổ chức sự kiện mà mặt khác còn tăng uy tín, tạo được sức cạnh tranh của công ty với các công ty tổ chức sự kiện khác. Việc tăng cường khả năng Marketing nói chung và xúc tiến hỗn hợp nói riêng phải làm một cách cẩn thận để đạt hiệu quả cao nhất, ví dụ có thể chính công ty quảng cáo cho bản thân mình trên các bìa tạp chí, quảng cáo trên truyền hình…hoặc công ty có thể tổ chức một sự kiện nổi bật cho công ty để thu hút các nhà tài trợ và các công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ khác. Việc Marketing chính bản thân mình không có gì xấu, điều đó chỉ làm tăng thêm giá trị của công ty lên mà thôi. Ngoài ra, trong quá trình thực tập tại công ty, nhận thấy sau một sự kiện công ty và chủ thể sự kiện như không có liên hệ sau khi sự kiện kết thúc, không có giấy cảm ơn đơn vị chủ thể sự kiện, việc làm này như sự nhắc nhở của công ty về việc tồn tại của công ty, như sự cảm ơn đơn vị chủ thể đã lựa chọn dịch vụ công ty, việc làm này như sự khẳng định sự lựa chọn đúng đắn của họ, biến họ thành khách hàng trung thành của họ, duy trì quan hệ khách hàng lâu dài, và ngoài đơn vị tổ chức sự kiện thì công ty nên gửi giấy cám ơn tới nhà tài trợ với tư cách là công ty tổ chức sự kiện chứ không phải là người tổ chức, điều này như việc quảng bá hình ảnh của công ty đồng thời nhằm mở rộng thị phần tổ chức sự kiện. Kết luận Tổ chức sự kiện là một ngành mới mẻ và phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây. Đây là một ngành hứa hẹn sẽ mang lại lợi nhuận cao cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ. Nhưng bên cạnh đó, thì sự phát triển không đồng bộ, và thiếu chuyên nghiệp trong tổ chức, đặc biệt là nhận thức không đúng hoặc kém hiểu biết về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện vẫn là một vấn đề lớn làm cho hoạt động tổ chức sự kiện chưa thể vươn tới tầm cao là một nghành công nghiệp dịch vụ. Qua những kiến thức em đã được học ở nhà trường, cùng với quá trình thực tập tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf, và nhất là được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo Th.S Nguyễn Quang Dũng, cùng với các anh chị trong công ty em đã hoàn thành bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Bài chuyên đề thực tập này em đã trình bày khá đầy đủ các khía cạnh của lính vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là đi sâu nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf. Từ những phân tích, nhận định tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam ở chương 1: quy mô cung cầu, đặc điểm của cung cầu, cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện, phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện, cùng với các nhận định về xu hướng phát triển thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai. Qua đó, chương 2 bài viết đã đi sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf, làm rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện thông qua các sự kiện mà công ty đã tổ chức, từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá xác thực nhất về các hoạt động này. Từ đó, chương 3 bài viết đã có được các phương án đề xuất giúp cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty được thực hiện đồng bộ và chuyên nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Vì trình độ nhận thức còn hạn chế, cùng với thời gian thực tập không dài mà bài viết còn nhiều điều khiếm khuyết, em kính mong được lượng thứ. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Nguyễn Quang Dũng, cùng các anh chị trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Quản trị Marketing của tác giả PhilipKorler. Giáo trình Marketing căn bản của tác giả PGS.TS Trần Minh Đạo, trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Giáo trình tổ chức sự kiện của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm. Website công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf. Website trang vàng Việt Nam. Profile Taf. Chương trình Taf08.