Chuyên đề Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất thương mại may Sài Gòn

èm với lệnh hình thức mà hải quan đã cho số vừa nãy Đóng dấu của nhân viên hải quan và trình lên ký Sau khi nhân viên hải quan ký thì nhân viên XNK chuyển hồ sơ hải quan cho lãnh đạo Cục ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa miễn thuế và được miễn kiểm tra. Tờ khai sẽ chuyển cho nhân viên XNK đi đóng lệ phí hải quan, sau đó sẽ tách tờ khai hải quan giao cho người vận chuyển xuất hàng tại kho ngoại quan. Trên bộ hồ sơ có đóng dấu có ghi “ Hoàn thành thủ tục khai báo Hải quan”. Chứng từ tách gồm: 01 tờ khai xuất khẩu 01 Packing list 01 biên bản bàn giao cửa khẩu Giấy giới thiệu của công ty trình lên hải quan bên nước người mua và bên cửa khẩu người mua Hàng miễn kiểm thì không có kẹp seal Hải quan nhưng vẫn phải đóng tiền lưu kho bãi của phương tiện khi vào kho Nếu là hàng kiểm tỷ lệ thì xếp chuyển sang cho bên kiểm tra chi tiết hồ sơ (hàng kiểm tỷ lệ) thì các nhân viên bên này sẽ quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra cho hàng hóa. Bước 2. Kiểm tra thực tế hàng hóa, Kiểm tra tính thuế Kiểm tra tính thuế xuất khẩu. Bộ hồ sơ được chuyển đến bộ phận tính thuế Thời điểm tính thuế xuất khẩu: từ ngày đăng ký tờ khai Hải quan với cơ quan Hải quan. Quá 15 ngày từ ngày nộp tờ khai Hải quan mà chưa có hàng thực tế xuất khẩu, thì tờ khai đã nộp không có giá trị tính thuế.Khi có hàng xuất khẩu thì chủ hàng phải làm lại thủ tục kê khai và thời hạn tính thuế được tính kể từ ngày nộp tờ khai lần sau. Căn cứ vào quy định của pháp luật về thời gian nộp thuế trên cơ sở phải nộp do người khai báo tự tính, cơ quan Hải quan kiểm tra kết quả tự kê khai, tính thuế của người khai báo. Nếu xác định đúng số thuế phải nộp thì ra thông báo thuế trong vòng 8 giờ kể từ khi tờ khai Hải quan được tiếp nhận yêu cầu chủ hàng nộp thuế theo quy định (trong vòng 15 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế) . Nếu chủ hàng ghi trên tờ khai chưa đúng thì hải quan sẽ điều chỉnh lại số thuế phải nộp Tùy theo tình trạng của doanh nghiệp, chủ hàng có thể lựa chọn một trong các các trường hợp sau: Nộp thuế hoặc bảo lãnh được chấp nhận đối với hàng phải nộp thuế ngay Xin được ân hạn về thuế Thông thường hàng xuất khẩu được tính giá theo hợp đồng hoặc L/C. Cán bộ thuế hản quan sẽ dựa trên kết quả kiểm tra lại mã số thuế, tính thuế, theo dõi loại thuế xuất khẩu. Thuế xuất khẩu = Trị giá tính thuế x Thuế suất (%) + Thuế giá trị gia tăng Trị giá tính thuế = Đơn giá x Số lượng Ngoài ra còn có các khoản phụ thu, phụ thuế xuất khẩu, để nhà nước lập quỹ bình ổn giá. Nếu đóng thuế trễ, chủ hàng phải nộp phạt 0,2% / ngày cho sự sự chậm trễ. Sau khi nộp thuế hoặc được bảo lãnh thuế xuất khẩu, chủ hàng giao hàng cho người vận tải. Kiểm tra hàng thực tế xuất khẩu Chuẩn bị mẫu lưu TK nhập ( vải chính, vải lót, nhãn chính) Mời Hải quan kiểm hóa đến cảng kiểm tra hàng XK, lúc này hàng đã có tại cảng Mở niêm phong thùng hàng, xuất trình cho HQ, giải thích các tiêu chí kỹ kỹ thuật, trình mẫu so sánh với NPL xuất. Nếu là lô hàng phải kiểm tra tỷ lệ phần trăm (có 3 mức 5%, 10% và toàn bộ) thì chi cục lãnh đạo sẽ cho biết nhân viên kiểm hóa hàng, chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội kiểm tra chi tiết hồ sơ, bên kiểm tả chi tiết sẽ phân cán bộ kiểm hóa, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan. Việc kiểm tra hàng tại kho hàng của Hải quan Tp. Hồ Chí Minh, kiểm tra đại diện 10 % tổng số hàng. Phần dành cho kiểm tra của hải quan rất quan trọng trong khâu kiểm hóa, trên tờ khai sẽ có mức kiểm hóa. Các bước ghi mặt sau tờ khai có 2 trường hợp: a) Nếu là hàng miễn kiểm thì ghi: Hàng đóng trên phương tiện vận tải nào, có kẹp seal Hải quan hay không b) Nếu là hàng kiểm tra tỉ lệ 10% thực tế thì ghi: Mở kiểm tra đại diện 10% = số lượng hàng hóa, bao bì đóng gói là gì, hàng đồng chất hay không Tên hàng hóa xuất khẩu (khối lượng, quy cách hàng) Xuất xứ hàng (ở đâu) Số lượng hàng hóa ( bao nhiêu) Kết luận: hàng xuất khẩu đã kiểm tra đúng khai báo, hàng đóng trên phương tiện vận tải gì, nếu là xe tải ghi rõ số xe, biển số xe, số seal hải quan. Sau khi cán bộ Hải quan kiểm hóa xong, nếu phù hợp thì kết luận và cho xuất khẩu hàng, đóng tiền lưu kho bãi. Khâu cuối cùng là đóng lệ phí hải quan, sau đó đóng dấu nghiệp vụ “ Đã hoàn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai hàng hóa xuất khẩu và trả cho chủ hàng để tiến hành tách tờ khai làm hai phần, một phần giao cho người vận chuyển, một phần hải quan lưu lại. ĐĂNG KÝ TỜ KHAI KIỂM TRA HÀNG HÓA THÔNG QUAN HH HQ Thủ tục kiểm tra hồ sơ Lãnh đạo đội, chi cục phân công Cấp số TK, nhập máy Đóng lệ phí hải quan HQ giám sát, đối chiếu chứng từ Đăng ký lịch kiểm hàng Hình 2.3. Quy trình khai báo hải quan theo phương pháp thủ công. Nguồn: Hải quan Tp. Hồ Chí Minh QUÁ TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN HÀNG MAY MẶC XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY GARMEX SAIGON JS Theo Hợp đồng số 04-10/GASN-NEW WAVE +PK27. Được ký ngày 01/03/2010, ngày hết hạn: 01/03/2011 * Góc bên trái của tờ khai: Tên cơ quan Hải Quan, nơi làm thủ tục Hải Quan Cục hải quan: TP. Hồ Chí Minh Chi cục hải quan: Hải quan quản lý hàng Gia công * Phần giữa của tờ khai: Ghi số đăng ký của tờ khai: Tờ khai số 26266/XK/XS/XNPO20 Ngày đăng ký: 10/12/2010 Số lượng phụ lục tờ khai: 0 * Góc bên phải tờ khai: Công chức Hải quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai, ký tên, ghi rõ họ tên: Phải đóng dấu mộc của nhân viên tiếp nhận tờ khai. PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI 1. Người xuất khẩu, mã số: Mã số thuế: 0300742387 Tên công ty: GARMEX SAIGON JS Địa chỉ: 236/7 Nguyễn Văn Lượng, F17, Q.Gò Vấp, TP. HCM ĐT: 9844822 Fax: 9844746 2. Người nhập khẩu, mã số: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ của doanh nghiệp/ cá nhân nhập khẩu ở nước ngoài mua hàng của người xuất khẩu tại Việt Nam. Nếu có mã số thì ghi vào ô mã số. Tên công ty: NEW WAVE GROUP SA Địa chỉ: Case Postale 515, 000 00 Neuchatel, Switzerland 3.Người ủy thác: Ở đây không có người được ủy thác. 4. Đại lý làm thủ tục Hải quan. Không có đại lý đứng ra làm thủ tục mà Công ty tự làm. 5. Loại hình: Đối với lô hàng xuất khẩu có thuế xuất khẩu đánh dấu (X) vào ô có thuế. Hàng không thuế hoặc thuế suất bằng không thì đánh vào ô không thuế. Loại hình kinh doanh: Sản xuất xuất khẩu (SXXK) Ký hiệu “KD” chỉ kinh doanh, “ĐT” chỉ Đầu tư, “GC” chỉ Gia công, “SXXK” chỉ Sản xuất xuất khẩu, “NTX” chỉ Tạm nhập tái xuất, “TN” chỉ Tái nhập. Đánh dấu (X) vào ô phù hợp với loại hình xuất khẩu. Ô trống chỉ để sử dụng khi có sự hướng dẫn của Hải quan. 6. Giấy phép/ ngày cấp/ ngày hết hạn. Ghi số hạn ngạch hoặc duyệt kế hoạch xuất khẩu/ giấy phép của Bộ Thương Mại, bộ ngành chức năng (nếu có), ngày ban hành và ngày hết hạn (nếu có) của văn bản đó. Trên tờ khai này để trống. 7. Hợp đồng Số: 04-10/GASN-NEW WAVE + PK27 Ngày: 01/03/2010 Ngày hết hạn: 01/03/20211 8. Nước nhập khẩu Ghi tên nước đến mà hàng hóa được xuất khẩu (nơi hàng hóa sẽ được chuyển đến theo thỏa thuận giữa người bán và người mua). Không ghi tên nước mà hàng hóa không trung chuyển qua đó. Nước nhập khẩu: SWEDEN 9. Cửa khẩu xuất hàng Ghi tên cửa khẩu cuối cùng mà hàng hóa được xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam theo ký mã số. Cửa khẩu xuất hàng: ICD-TRANSIMEX KHU VỰC IV 10. Điều kiện giao hàng Ghi rõ điều kiện mua hàng mà người bán và người mua đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Điều kiện giao hàng: FOB-HOCHIMINH CITY 11. Đồng tiền thanh toán Ghi mã tiền tệ dùng để thanh toán (nguyên tệ) được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, áp dụng mã tiền phù hợp với ISO. Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá tính thuế: 12. Phương thức thanh toán Ghi rõ phương thức thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Phương thức thanh toán: L/C 13. Tên hàng, Quy cách phẩm chất. Ghi rõ tên hàng hóa, quy cách phẩm chất theo hợp đồng thương mại. Đối với lô hàng được áp dụng vào mã số, thuế suất nhưng trong lô hàng có nhiều chi tiết, nhiều mặt hàng thì doanh nghiệp ghi tên gọi chung của lô hàng trên tờ khai, và lập bảng chi tiết. Tên quy cách phẩm chất: Áo thun nam ART 192466 ORDER C266197 Áo thun nữ ART 192467 ORDER C266198 14. Mã số hàng hóa Ghi mã số phân loại hàng hóa theo danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam do tổng cục Thống kê ban hành. Mã số hàng hóa:Áo thun nam: 6105201000 Áo thun nữ: 6106200000 15. Lượng Ghi tổng số lượng hoặc tổng trọng lượng từng mặt hàng trong lô hàng, thuộc tờ khai Hải quan đang khai báo phù hợp với đơn vị tính hiện tại tiêu thức 18 16. Đơn vị tính Ghi tên đơn vị tính từng mặt hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng (nhưng phải đúng với các đơn vị đo lường chuẩn mực mà nhà nước Việt Nam công nhận) 17. Đơn giá nguyên tệ Ghi giá của của một đơn giá ( theo đơn vị tính ở tiêu thức 16) bằng loại tiền tệ đã ghi ở tiêu thức 11, căn cứ vào thỏa thuận của hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, L/C. Hợp đồng thương mại theo tiêu thức L/C Đơn giá nguyên tệ: Áo thun nam: 5.13 USD/ cái Áo thun nữ: 4.72 USD/cái 18. Trị giá nguyên tệ Ghi giá trị nguyên tệ của từng mặt hàng xuất khẩu, là kết quả của phép nhân giữa Lượng và Đơn giá nguyên tệ. Trị giá nguyên tệ: Áo thun nam: 3,078.00 USD Áo thun nữ: 2,416.64 USD 19. Chứng từ đi kèm Ghi số lượng từng loại chứng từ, trong hồ sơ Hải quan tường ứng với cột bảng chính hoặc bản sao. Liệt kê các chứng từ khác (nếu có) trong hồ sơ Hải Quan, nộp cho cơ quan Hải Quan khi đăng ký tờ khai. 20. Người khai hải quan ký tên, đóng dấu. Người khai Hải Quan ghi rõ ngày/ tháng/ năm khai báo. Ghi chức danh, kỹ xác nhận, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu vào tờ khai. B. PHẦN DÀNH CHO KIỂM TRA CỦA HẢI QUAN 21. Phần ghi kết quả kiểm tra của Hải Quan Người quyết định hình thức kiểm tra: Phạm Quang Hiệp Có 3 hình thức kiểm tra: miễn kiểm;kiểm tra xác suất, tỷ lệ 10% ; kiểm tra toàn bộ Địa điểm kiểm tra: thời gian kiểm tra, Kết quả kiểm tra: do nhân viên xuất nhập khẩu khai 22. Ký tên của đại diện người khai Hải Quan 23. Dấu mộc của cán bộ kiểm hóa và chữ ký 24. Lệ phí Hải Quan Thường là 30.000 đồng đối với không kẹp seal Nếu có kẹp seal là 13.000 đồng đối với container 25. Những ghi chép khác của Hải Quan nếu có vi phạm 26. Phần xác nhận đã làm thủ tục Hải Quan dành cho người đã tiếp nhận tờ khai lúc ban đầu. 27. Ký xác thực xuất của bên nước nhập khẩu, nếu là hàng xuất đường bộ đi cửa khẩu, còn đối với hàng đi đường biển thì nhân viên phải lên phòng chứng nhận của của Hải Quan để ký và đóng dấu hàng đã thực xuất 2.2.7. Giao hàng cho người chuyên chở Sau khi nhận được sự phân công của người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa XNK thực hiện công việc sau: - Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày - Nhận Booking và kiểm tra + Cửa khẩu xuất + Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng) + Tên tàu, cảng đến + Người liên hệ đóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay - Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói - Đối chiếu số lượng hàng hóa với số khối trên Booking để đảm bảo đủ chỗ đóng hàng - Kiểm tra, đối chiếu mẫu sản phẩm với bảng định mức NVL, mẫu vải lưu, mẫu nhãn chính… - Liên hệ với các đơn vị sản xuất để nắm tình hình hàng hóa sẵn sang xuất kho - Xem kế hoạch bố trí, điều xe hoặc Cont chở hàng để thông báo cho các đơn vị sản xuất thời gian lấy hàng. - Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng - Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất - Nhận hàng từ thủ kho Công ty hoặc các đơn vị sản xuất, giám sát việc xếp hàng lên xe hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và theo yêu cầu xếp hàng của khách, ký phiếu xuất kho thành phẩm. - Nhắc nhở lái xe Công ty và lái xe các công ty vận tải tuân thủ đúng giờ giấc để kịp thời gian thanh lý tờ khai tại cảng theo yêu cầu trên booking của các đại lý hang tàu - Tiến hành kiểm hóa Hải quan - Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tại HQ giám sát - Bàn giaoTK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phụ trách Tổ giao nhận vào sổ theo dõi và chuyển cho nhân viên chứng từ XNK - Lưu phiếu xuất kho hàng hóa Ghi chú: tùy đại lý, hãng tàu có thể đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng, Cụ Thể Hàng Xuất Bằng Container Đóng Bãi Của Công Ty - Trước ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lượng hàng cần vận chuyển - Xuất 599 kiện hàng ra cảng để xuất sang France cần 6 xe chở hàng gồm: 1 xe 15 chỗ, 2 xe 1.5 tấn, 2 xe 2.5 tấn và 1 xe 5 tấn. - Đến ngày giao hàng 6 xe này đến công ty và chất hàng lên xe và đưa ra cảng Cát Lái. Cửa khẩu xuất hàng tại ICD TRANSIMEX khu vực IV. - Chuẩn bị mẫu lưu của TKXK - Nhân viên làm chứng từ của Công ty đến Cục Hải quan Tp. Hồ Chí Minh,nhân viên Hải quan mở TK có số 26266 , rút TKHQ, đưa ra bộ phận HQ kiểm hóa. - Đóng lệ phí Hải quan, sau khi làm thủ tục Hải quan, liên hệ Hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào Container. - Ra cảng Cát Lái liên hệ hãng tàu ghi trên Booking để đổi lệnh cấp Container - Đến thương vụ đóng tiền chuyển Container đóng bãi à cầm lệnh cấp Container đã có đóng dấu thu tiền của phòng thương vụ đến phòng điều độ xin cấp Container theo như yêu cầu trên lệnh cấp Container. - Lấy số Container là APZU4286817 của hãng tàu Blue Anchor Line, nhập số Cont để tra vị trí cont à Kiểm tra cont sạch, tốt đủ điều kiện đóng hàng thì nhận cont này àĐề nghị điều độ cấp giấy điều công nhân bốc xếp. - Liên hệ công nhân và điều xe tới vị trí Cont để đóng hàng vào Cont. Đóng xong liên hệ đội trưởng của công nhân để lấy phiếu bấm seal, cầm phiếu này trở lại điều độ đóng dấu xác nhận. - Cầm tờ khai đã thông quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới Hải quan bãi để đóng dấu tiếp nhận TK. - Nhận thêm giấy xác nhận đã vào sổ HQ (chỉ có thông tin số TK, chi cục HQ, ngày, tháng…) chưa có dấu trên giấy này. Trở lại phòng thanh lý vào sổ tàu đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổ HQ, người ta giữ lại một biên bản bàn giao trả lại TK và giấy xác nhận vào sổ HQ. - Cầm giấy này và TK có ghi thông tin tàu, chuyến, seal , số cont tới bàn vào sổ tàu, nhận lại TKHQ và phiếu xác nhận chính thức in thông tin TK, giờ tàu. - Hoàn thành thủ tục xuất hàng. Thanh lý Hải Quan Báo HQ giám sát, bấm Seal Làm thủ tục Hải Quan Đăng ký đóng Tàu, kết thúc xuất hàng Lập P/L có nội dung cảng chuyển tải, cảng đích,trọng lượng chính xác hàng Hãng tàu cấp Cont rỗng và Seal Đăng ký đóng hàng trực tiếp với nhân viên điều độ hoặc fax:08.7423201 Nhận và kiểm tra tình trạng Cont rỗng Đăng ký công nhân bốc xếp, thời gian đóng hàng, giám sát đóng hàng Đóng tiền tại Thương vụ-Thu ngân Đăng ký công nhân bốc xếp, thời gian đóng hàng, giám sát đóng hàng Hình 2.4 Quy trình đóng hàng tại Cảng Cát Lái 2.2.8 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu Mua Bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu nhằm giảm bớt rủi ro cho hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở từ nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu do công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. Nhưng hiện nay Công ty chưa có đủ khả năng ký kết các điều kiện thương mại có lợi cho Công ty nên việc mua bảo hiểm tùy thuộc vào đối tác. Với phương thức bán theo giá FOB thì Công ty sẽ chịu mọi phí tổn cũng như rủi ro về tổn thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giao hẳn qua lan can tàu tại cảng xếp hàng và không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc mua bảo hiểm này còn tùy thuộc vào nhà nhập khẩu. Công ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để người nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa của họ. Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp đồng và phương thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mất đi nhiều lợi thế việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đối với phương thức FCA cũng vậy, mọi chi phí bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đều do bên người mua chịu trách nhiệm. Tuy nhiên với những phương thức trên thì Công ty cũng sẽ mất đi nhiều lợi nhuận về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó công ty cần phải có những cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu về các điều kiện thương mại, nghiệp vụ ngoại thương. 2.2.9. Lập bộ chứng từ thanh toán Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán giao trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức (tùy theo phương thức thanh toán mà có những yêu cầu trong bộ chứng từ). Bộ chứng từ thanh toán gồm: 01 Hối phiếu thanh toán 01 Hóa đơn thương mại 03 Invoice 03 Packing list Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: (01 C/O bản chính, 02 bản sao) 03 Bill of Lading 01 Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng 01 Phiếu đóng gói hàng hóa 01 Bản L/C 2.2.10. Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa số 08399268 do Tổ cấp C/O số 3 tại TP. Hồ Chí Minh thuộc phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp. Nhằm cung cấp thông tin cho nhà nhập khẩu những thông tin cần thiết về hàng hóa mình mua có nguồn gốc xuất xứ từ đâu, những thông tin về nguyên phụ liệu hình thành hàng hóa đó. Tất cả những thông tin này đều giúp ích cho nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, giúp cho nhà nhập khẩu tin tưởng hơn vào nguồn hàng mình nhập khẩu, nó cũng giúp nhà xuất khẩu chiếm được lòng tin của nhà nhập khẩu vì đã tin tưởng vào mặt hàng của công ty để từ đó công ty sẽ có những đơn hàng dài hạn từ đối tác. Lòng tin tưởng của khách hàng chính là món quà đối với bất cứ nhà xuất khẩu nào. Hồ sơ C/O gồm: Đơn xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (Theo mẫu do phòng thương mại và công nghiệp cấp) 01 Mẫu chứng nhận xuất xứ chính 03 Mẫu chứng nhận xuất xứ sao y Bản sao hợp đồng xuất khẩu (có đóng dấu của công ty) 01 Bản sao của B/L 01 Bản kê khai nguyên phụ liệu sử dụng cho mặt hàng xuất khẩu 01 Bảng định mức tiêu hao vật tư nguyên liệu thường xuyên 01 Bản khai Hải Quan xuất khẩu cho lô hàng 01 Hóa đơn thương mại (commercial invoice) 01 Phiếu kê khai chi tiết hàng hóa (packing list) Kèm theo những hóa đơn mua nguyên phụ liệu Các tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu sử dụng trong sản phẩm Mẫu chứng nhận xuất xứ được nhân viên xuất nhập khẩu kê khai đầy đủ gồm 01 bản chính và 04 bản sao. Phòng thương mại sẽ giữ lại 1 bản sao, còn mẫu chính thì nhân viên xuất nhập khẩu giữ lại. Thông thường giấy chứng nhận xuất xứ chỉ cấp một lần cho một lô hàng xuất khẩu Thời gian cấp chứng nhận xuất xứ: phòng thương mại sẽ căn cứ vào vận đơn để cấp C/O trong thời gian một ngày làm việc, kể từ thời điểm nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận. Nếu trong quá trình làm có vấn đề cần giải trình thì thời hạn không quá 3 ngày làm việc. Trong trường hợp giấy chứng nhận xuất xứ bị thất lạc, bị mất hay có vấn đề phát sinh thì công ty phải làm công văn giải trình lý do nguyên nhân xin cấp lại giấy chứng nhận xuất xứ và phải nộp lại đầy đủ những giấy tờ liên quan đến lô hàng xuất khẩu để xin cấp lại C/O. Có các loại giấy xuất xứ như: From A, From B, From T, From O, From D. Công ty có đầy đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận xuất xứ nên được cấp From A, là from dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng ưu đãi thuế quan trong khuân khổ hiệp định ưu đãi thuế quan phổ cập GSP (Generalized System Of Preferences). Đây là from khó xin C/O nhất trong các From vì nó đòi hỏi rất nhiều giấy chứng nhận mà nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty ít có khả năng cũng cấp được. Đối với from A nếu muốn xin thì các chứng từ phải có nguồn gốc xuất xứ từ Việt Nam nhưng có một số nguyên liệu mà Việt Nam chưa sản xuất được phải nhập từ nước ngoài về. Do đó from A là from mà hầu hết các công ty đều mong muốn nhưng khó đáp ứng được những yêu cầu mà from A đưa ra khi muốn xin cấp from A. Những điểm cần lưu ý khi làm C/O Mỗi một mẫu hàng hóa xuất khẩu đều có một mã số HS do luật thương mại quy định. Tất cả những yêu cầu vềm mặt hàng để làm C/O đều do mã số HS này quy định. Mã số đơn vị C/O cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi chọn cho mình một mã số đơn vị C/O. Vì nếu chọn sai nó sẽ ảnh hưởng tới phần thuế mà doanh nghiệp phải chịu. Thông tin trên tờ khai Hải Quan phải đúng với những gì đã khai trên đơn xin cấp C/O về: số lượng, trọng lượng, số tiền, quy cách đóng hàng phải ghi rõ trên bao bì hay carton (packg hay bags). Trong quá trình xin cấp phải chú ý những thông tin nhỏ như: đóng số C/O, from A thì phải đóng dấu from A (issued retrospectively). Tuy chúng không quan trọng nhưng làm không đúng thì thời gian làm C/O sẽ kéo dài khiến tốn nhiều thời gian cho công việc hơn. Bộ chứng từ lập xong, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải kiểm tra kỹ lưỡng rồi nhanh chóng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán. Ngân hàng sẽ dựa vào bộ chứng từ thanh toán tiền hàng cho công ty và sẽ gửi bộ chứng từ cho bên người mua khi phía người mua thanh toán cho bên bán. 2.2.11. Khiếu nại Trong suốt quá trình thành lập Công ty luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng, đối tác và tạo được sự tin tưởng trong quá trình thực hiện hợp đồng không xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp. tuy nhiên có thể có những mâu thuẫn nhỏ xảy ra nhưng công ty và đối tác giải quyết ổn thỏa trong quá trình đàm phán. Vì thế công ty tạo được sự tín nhiệm trong bạn hàng và các đối tác. Sự tín nhiệm của bạn hàng đã giúp công ty có nhiều mối quan hệ tốt đẹp với hầu hết các bạn hàng trong và ngoài nước. Điều đó giúp công ty có nhiều hợp đồng được ký kết, mua bán dài hạn với đối tác. Đã đưa kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng nhiều đáng kể so với những năm gần đây. 2.2.12. Thanh lý hợp đồng với đối tác Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng. Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không khiếu nại gì thì công ty mới hoàn toàn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì công ty sẽ có phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ gây tổn thất cho công ty. 2.2.13 Đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công Ty Garmex Saigon JS Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty Cổ phần Sản xuất-Thương mại May Sài Gòn, em nhận thấy trong quá trình thực hiện, công ty còn có một số vướng mắc, tồn tại trong quá trình thực hiện hợp đồng Sau đây là một số tồn tại cần phải khắc phục của công ty, để từ đó đưa ra các biện pháp hoàn thiện tốt hơn. Tồn tại thứ nhất: Khâu Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Có Những Ảnh Hưởng Đến Quá Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Công tác nghiên cứu thị trường vẫn còn một số vấn đề cần đặt ra đối với công ty. Công ty cần có những chính sách xúc tiến mở rộng thị trường ngoài những thị trường chính và thị trường truyền thống. Công ty cần mở rộng thị trường phụ hay còn gọi là thị trường bắc cầu, thông qua những thị trường phụ này công ty có hướng thâm nhập vào nhiều thị trường mới tiềm năng hơn nữa. Với mối quan hệ làm ăn đã thiết lập từ lâu với các đối tác quen thuộc của công ty, cần có những chính sách duy trì mở rộng mối quan hệ với những đối tác mới. Trong quá trình đàm phán công ty vẫn duy trì ký kết thực hiện theo phương thức FOB, tuy nhiên đó có phải là phương thức đảm bảo nhất hay không, sự thay đổi phương thức ký kết hợp đồng nếu công ty mạnh dạn hơn nữa sẽ giúp mang lại về nhiều lợi nhuận cho công ty. Hiện tại công ty vẫn đang thực hiện ký kết hợp đồng theo phương thức thanh toán L/C, T/T. trong đó phương thức T/T là có rủi ro và bất lợi đối với nhà xuất khẩu. Mà những điều kiện T/T trên thì có lợi cho nhà nhập khẩu vì họ chậm thanh toán cho công ty. Và phương thức T/T trả sau sẽ làm cho công ty ứ đọng nguồn vốn rất nhiều, chỉ nên áp dụng đối với những khách hàng thật sự quen biết từ lâu và có uy tín trong việc thanh toán tiền hàng. Với những điều kiện phụ ngoài những điều kiện chính thì những điều kiện về bất khả kháng và trọng tài, công ty nên có những quy định rõ ràng hơn nữa nhằm tránh tình trạng khi xảy ra tranh chấp thì khó có thể giải quyết thỏa đáng được.Và bây giờ đang có một khó khăn nữa mà công ty phải chịu đó là chi phí bốc hàng (THC- Terminal Handling Charge) do bên công ty chịu. Mức phí này khá cao và gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty rất nhiều. Trong quá trình đàm phán nếu công ty được ký kết theo giá CIF, thì còn nhận được hoa hồng từ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhưng đa số công ty xuất hàng theo giá FOB và lại chịu thêm cả chi phí bốc hàng thì lợi nhuận của công ty sẽ giảm rất nhiều. Điều đó gây trở ngại cho công ty. Cần phải nghiên cứu để đưa ra chính sách thích hợp nhằm vẫn giữ ổn định mức doanh thu mà còn giữ được khách hàng và lôi kéo được nhiều khách hàng về công ty cả khách hàng cũ và khách hàng mới. Tồn tại thứ hai:Hàng Hóa Chuẩn Bị Cho Việc Xuất Khẩu Chưa Đáp Ứng Nhu Cầu Việc lên hàng xuất khẩu còn nhiều thiếu sót, công việc xắp xếp còn thiếu logis Việc thu mua nguyên phụ liệu để sản xuất hàng hóa còn chưa thật hoàn thiện, nguyên liệu trong nước chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu mà còn phụ thuộc nguyên liệu ngoại nhập. Giá thành là vấn đề quan tâm, sự biến động về tỷ giá cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty. Hiện nay giá cả của nguyên vật liệu đầu vào của ngành may mặc có chiều hướng tăng cao, vì vậy giá thành sản xuất tăng cao làm cho hiệu quả doanh thu chưa được như mong muốn. Nguyên liệu nhập khẩu thường mất thời gian hơn vì phải qua nhiều công việc hơn là mua ở trong nước. Tồn tại thứ ba: Khâu Làm Thủ Tục Hải Quan Còn Nhiều Khó Khăn Nhiều vướng mắc xảy ra trong quá trình khai báo đó là: Việc lên chứng từ xuất hàng còn chậm trễ Các phòng ban chưa thật sự liên kết với nhau một cách hợp lý Chính sách xuất nhập khẩu, chính sách về thủ tục Hải Quan luôn có sự thay đổi làm ảnh hưởng đến quá trình khai báo. Chính sách thuế của nhà nước tác động đến việc lưu chuyển hàng hóa Cần phải có những cải tiến thực hiện “ đơn giản hóa” các thủ tục để quá trình thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn. Tồn tại thứ tư: Vấn Đề Thương Hiệu Của Công Ty Chưa Được Coi Trọng . Trong những năm qua, mặc dù công ty đã củng cố nâng cao được vị thế của mình trên thương trường. Sản phẩm của công ty đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng Mỹ, EU và các nước trong khu vực Châu Á. Song điều đáng nói ở đây là chưa có nhãn hiệu của Công ty trên sản phẩm may mặc của chính mình sản xuất, mà chỉ sử dụng nhãn hiệu của khách hàng trên sản phẩm theo sự ủy quyền. Điều này làm cho hoạt động xuất khẩu của công ty luôn bị phụ thuộc vào các đơn đặt hàng của các nhà nhập khẩu. Họ đặt hàng thì công ty mới xuất khẩu. Đây là yếu tố bất lợi đối với công ty và là nguyên nhân dẫn đến công ty bị các đối tác tạo sức ép giảm giá thành sản phẩm. Kết Luận Chương II Trong quá trình thực tập tại công ty. Em cũng hiểu rõ hơn được công việc để hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Giúp em được những kinh nghiệm để sau này làm việc. Song song với quá trình thực tập, em nhận thấy công ty có một số tồn tại vướng mắc đang gặp phải. Em xin trình bày một số ý kiến nhỏ nhằm hoàn thiện hơn những tồn tại mà công ty đang vướng mắc, từ đó sẽ có những giải pháp, biện pháp hoàn thiện hơn trong quá trình tổ chức thực hiện hơp đồng, giúp công ty vững mạnh và phát triển xa hơn nữa. CHƯƠNG III CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY GARMEX SAIGON JS 3.1 Mục đích hoàn thiện Trong cuộc sống và trong hợp đồng ngoại thương thì sự hoàn thiện là điều tất yếu để mang lại những thành tựu tốt nhất cho công ty. Hoạt động xuất khẩu góp phần mang lại cho doanh nghiệp lợi nhuận và nguồn doanh thu giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Vì thế việc hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp, nó bao gồm nội dung sau: Hoàn thiện quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hoàn thiện quá trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu và thực hiện quá trình thanh toán tiền hàng. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng. Nhằm thực hiện tốt những hợp đồng đã ký kết. Do chuẩn bị tốt tổng thể các khâu, từ việc chuẩn bị hàng xuất khẩu cho đến khi bàn giao hàng cho đối tác sẽ giúp công ty thực hiện tốt, nhanh chóng và đúng thời hạn. Nhằm thực hiện hợp đồng với chi phí thấp nhất. Hoàn thiện tốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng ngay từ bước đầu tiên của quá trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí không cần thiết trong công tác đàm phán hay tu chỉnh hợp đồng do đã thực hiện tốt ngay từ đầu. Nhằm thực hiện hợp đồng với hiệu quả cao. Sự hoàn thiện đã khắc phục được những yếu kém trong hợp đồng để từ đó hoàn thiện hơn nữa. Nhằm cải tiến hoàn thiện kinh doanh Sự hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh xuất khẩu, các khâu trong quá trình kinh doanh sẽ dễ dàng hơn, phối hợp một cách đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty dẫn đến việc kinh doanh thuận tiện và mang lại hiệu quả cao cho công ty. Nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp Hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng sẽ giúp công ty đảm bảo được quyền lợi trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu từ khâu mua nguyên liệu đến thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục Hải Quan. Hơn thế nữa, việc hoàn thiện giúp công ty đảm bảo được quyền lợi của mình khi có tranh chấp xảy ra. 3.2 Căn cứ vào thực trạng của công ty đang vướng mắc Tồn tại thứ nhất: Khâu Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Có Những Ảnh Hưởng Đến Quá Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Tồn tại thứ hai:Hàng Hóa Chuẩn Bị Cho Việc Xuất Khẩu Chưa Đáp Ứng Nhu Cầu Tồn tại thứ ba: Khâu Làm Thủ Tục Hải Quan Còn Nhiều Khó Khăn Tồn tại thứ tư: Vấn Đề Thương Hiệu Của Công Ty Chưa Được Coi Trọng Dựa vào những tồn tại trên em xin đưa ra một số ý kiến nhỏ góp phần nào đó giải quyết được vấn đề đang tồn tại ở công ty nhằm làm cho công tác của công ty hoàn thiện hơn nữa. 3.3 Các giải pháp hoàn thiện những tồn tại gây khó khăn cho công ty 3.3.1 Hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu sẽ tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc hoàn thiện khâu đàm phán là tiền đề dẫn đến ký kết hợp đồng và thực hiện hiện hợp đồng xuất khẩu tốt hơn nữa. Để hoàn thiện khâu đàm phán ta cần làm tốt ngay từ đầu, từ khâu chuẩn bị đàm phán với đối tác. Nghiên cứu tiếp cận thị trường Nhân viên đàm phán phải hiểu rằng: Sản phẩm của mình là những mặt hàng gì để từ đó có những chính sách đưa ra thị trường mà mình đang từng bước tiếp cận Thị trường đang cần những mặt hàng như thế nào, giá trị, công dụng cùng với những yêu cầu về hàng hóa đó như thế nào, mẫu mã, quy cách.. Tình hình tiêu dùng mặt hàng đó, sở thích, thị thiếu mặc phong cách nào.. Tình hình sản xuất mặt hàng đó, nguyên vật liệu, trình độ, tay nghề.. Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu, tỷ xuất ngoại tệ nhập khẩu cũng có liên quan đến mặt hàng may mặc mà công ty xuất khẩu. Nghiên cứu thị trường nước ngoài Chủ trương, đường lối chính sách của nước nhập khẩu Hệ thống tiền tệ tín dụng Hệ thống giao thông, vận tải, cước phí Luật thuế, chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu Dung lượng thị trường Sự biến động về giá cả thị trường Đối thủ cạnh tranh Quan tâm đối với thị trường trong nước cũng đề ra những chính sách nghiên cứu thị trường như thị trường nước ngoài. Song song nghiên cứu thị trường thì ta phải lựa chọn đối tác quan hệ kinh doanh, quan tâm đến các tiêu chuẩn sau: Tìm hiểu thực lực của đối tác, khả năng tài chính, kỹ thuật, lĩnh vực kinh doanh của họ ra sao. Uy tín của họ trên thương trường Nắm bắt được nhu cầu và ý định phía đối tác khi họ có ý định hợp tác, có thiện chí mua bán với ta hay không. Biết được lực lượng đàm phán của họ là những ai, trình độ nghiệp vụ của họ, từng cá nhân để ta có những hướng đi đúng nhất. Khi đàm phán, nắm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu của đối tác và cả của mình như: khả năng cạnh tranh, quy mô của công ty, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…Từ đó ta sẽ lập được phương án, định hướng kinh doanh phát triển sản phẩm của công ty vào thị trường mới. Trước khi bước vào đàm phán với đối tác thì chúng ta cần phải có những chủ trương, đường lối để khi đàm phán chúng ta không bị lâm vào tình huống bị động trong đàm phán. Những công việc cần chuẩn bị khi đàm phán: Đề ra những phương hướng để đi đến đàm phán có lợi cho chúng ta và bên đối tác Xác định những nhiệm vụ và phương pháp cũng như đường lối cho việc đàm phán của hai bên. Phân tích được các yếu tố tác động đến quá trình đàm phán: những yếu tố bên trong, bên ngoài, khách quan, chủ quan tác động làm ảnh hưởng tới quá trình đàm phán. Dự đoán trước một số tình huống có thể xảy ra Đề xuất các biện pháp, giải pháp mang tính thiết thực cho quá trình đàm phán. Và khâu cuối cùng là chuẩn bị nhân sự cho quá trình đàm phán, nhân viên đàm phán cần am hiểu sâu sắc về vấn đề của công ty, kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương như về: đàm phán, thương lượng, các phương thức incoterms, thanh toán, bảo hiểm, vận tải…có những chủ trương, biện pháp nhằm nắm thế chủ động trong khâu đàm phán. Sau khi đàm phán xong, cả hai bên đi đến việc soạn thảo, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng. Việc soạn thảo và ký kết hợp đồng cần lưu ý những vấn đề sau: Có sự thỏa thuận và thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết Trước khi ký kết phải xem kỹ lưỡng, cẩn thận, đối chiếu với các thảo thuận đã thống nhất. Hợp đồng phải được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung đã thảo thuận, tránh tình trạng mập mờ có thể suy diễn nhiều cách, gây hiểu lầm cho bên đối tác. Làm như vậy sẽ tránh được các tranh chấp xảy ra khi có phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Hợp đồng nên đề cập đến mọi vấn đề tránh phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm mà hai bên không đề cập đến. Những điều khoản hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hóa giao dịch, dựa theo điều kiện hoàn cảnh tự nhiên, xã hội. Trong hợp đồng không được có các điều khoản trái với pháp luật hiện hành ở nước người mua và nước người bán. Người đứng ra ký kết phải là người đại diện đủ thẩm quyền ký kết Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ mà hai bên thông thạo thỏa thuận Giải pháp hoàn thiện cho các điều kiện thương mại Việc lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp là rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng. Đa số những hợp đồng của Công ty đều thực hiện theo điều kiện FOB, còn lại số ít theo FCA. Một phương thức mà từ trước tới nay đều được coi là phương thức an toàn, ít rủi ro đảm bảo cho công ty nhưng đây có phải là phương thức mua bán tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp nói chung và với Garmex Gaigon JS hay không thì cần phải xét về mặt lợi nhuận thì nó không thể mang lại nhiều lợi nhuận cao trong quá trình kinh doanh của công ty, nếu xét về tính an toàn ít rủi ro thì đây là phương thức đảm bảo nhất. Nếu công ty có chủ trương thay đổi thì nên xem xét điều kiện CIF, phương thức này tuy đòi hỏi đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ ngoại thương, có khả năng thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm cùng với những nghiệp vụ liên quan khác. Trước tiên công ty nên xem xét việc chuyển đổi dần điều kiện thương mại từ mức độ từ thấp đến cao, để chuyển dần từ FOB sang FCA hoặc FAS trong quá trình đàm phán nếu chúng ta chưa thể ký kết được điều kiện CIF. Khi đàm phán chúng ta có thể trình bày nói nên ý kiến, thuyết phục đối tác biết rằng nếu áp dụng điều kiện thương mại mới này sẽ có lợi cho cả hai bên. Khi đàm phán với đối tác nếu thấy đối tác có thiện chí và đồng ý với điều kiện thương mại mới ta đưa ra thì cần tiến hành ngay việc ký kết, vì để lâu sẽ có tác động khác nhau có thể kéo dài quá trình đàm phán và có khi không ký kết với ta như thỏa thuận lúc đầu. Nên nhân viên đàm phán phải lấy tiêu chí “ tốc chiến tốc thắng” cho việc đàm phán của mình. Do đó trong quá trình đàm phán nhân viên đàm phán phải là người am hiểu rõ về các điều kiện thương mại và lập luận vững chắc, có tính thuyết phục nhằm tạo sự tin tưởng với đối tác. Vì vậy nâng cao trình độ và tích lũy kinh nghiệm về đàm phán, thuê thương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, để từ đó công ty mạnh dạn ký kết hợp đồng với các điều kiện có lợi cho công ty khi chúng ta có đủ khả năng thực hiện được với điều kiện CIF, thì sẽ giúp công ty mang lại nhiều lợi nhuận trong việc chủ động thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm. Đa dạng hóa các điều kiện thương mại thì chúng ta có thể đa dạng hóa được giá cả và đa dạng hóa những yêu cầu của khách hàng hơn. Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh toán Đối với phương thức thanh toán thì công ty nên có lựa chọn cho công ty mình nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: T/T (100%), D/P at sight, L/C… áp dụng cho nhiều thị trường khác nhau và cho đối tác khác nhau. Nếu sử dụng T/T và D/P thì công ty nên xem xét đến nhiều yếu tố của đối tác, đó là khả năng thanh toán có đối tác có mạnh hay không, có uy tín không, nhanh hay chậm, khi sử dụng T/T và D/P thì công ty phải chủ động được về mối quan hệ và thiết lập được uy tín của cả hai bên đối tác, đây phải là đối tác có uy tín, có quan hệ lâu năm và công ty có khả năng khống chế được mức độ rủi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng. Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài tin tưởng lẫn nhau thì công ty cũng nên ít dùng phương thức L/C vì mỗi lần tu bổ L/C là rất tốn kém, không những cho bên người mua và cả bên người bán. Tuy nhiên, nếu đối tác là lần đầu hợp tác với công ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất giúp công ty tránh được những rửi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng. Lựa chọn ngân hàng có uy tín trong thanh toán cũng là giải pháp tốt cho công ty, với một ngân hàng có uy tín, khả năng thanh toán nhanh, chi phí dịch vụ ưu đãi giúp ích cho công ty cả về hoạt động xuất và nhập khẩu. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh toán chậm, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh.. Giải pháp cho các điều khoản khác trong hợp đồng Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng, công ty cũng không nên bỏ qua các điều khoản tuy coi là không quan trọng nhưng nó lại thực sự quan trọng đối với bất cứ công ty nào. Khi có tranh chấp xảy ra, trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng thì dễ dàng căn cứ vào các điều kiện khiếu nại trong hợp đồng. Khi đàm phán, công ty cần đưa ra những quy định chặt chẽ về điều khoản khiếu nại trọng hợp đồng, về trọng tài, điều kiện bất khả kháng…đưa ra những phương pháp nhằm đảm bảo tính an toàn cho công ty. Điều kiện để hoàn thiện giải pháp đó là Cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu phải có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu, có cái nhìn tổng quát, sâu rộng những vấn đề, có khả năng xử lý, giải quyết vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Nhân viên xuất nhập khẩu phải chủ động ngay khâu đầu tiên của quá trình đàm phán thực hiện hợp đồng, thỏa thuận những điều kiện, phương thức đem lại nhiều lợi nhuận về cho công ty. Kiên nhẫn theo theo đuổi suốt quá trình đàm phán. - Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu liên quan, đến việc thực hiện hợp đồng. 3.3.2 Tổ chức khâu chuẩn bị hàng hóa Đổi mới trang thiết bị máy móc, giúp doanh nghiệp gia tăng sản phẩm, sẽ giúp công ty có khả năng chuẩn bị tốt nguồn hàng xuất khẩu hơn, công ty nhập thêm nhiều dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất, với đội ngũ công nhân may có tay nghề cao. Từ đó sản xuất ra nhiều sản phẩm đáp ứng được đơn hàng xuất khẩu từ đối tác nâng cao lợi nhuận cho công ty. Nguyên phụ liệu sản xuất hàng may mặc của công phần chính là nguyên liệu nhập do nhà nhập khẩu chỉ định, do vậy sẽ mất thời gian nhập hàng nguyên phụ liệu về và chi phí giá thành nguyên liệu cao. Từ đó để chủ động trong việc sản xuất công ty nên: - Tổ chức thu mua nguyên phụ liệu để sản xuất tại trong nước, nhằm hạn chế chi phí ngoại tệ và có nguồn hàng để nhanh chóng cho quá trình sản xuất. - Chọn nhà cung ứng nguyên phụ liệu phù hợp, có chất lượng đảm bảo yêu cầu đặt ra cho sản phẩm cũng như yêu cầu từ phía đối tác. Chúng ta cũng nên so sánh nguồn nguyên liệu giữa các nhà cung ứng. Đối với thị trường trong nước: thì quá trình thu mua lần đầu ta sẽ lựa chon được nguồn hàng và nhà cung ứng khác nhau cho công ty mình. Đối với thị trường nhập khẩu: công ty nên so sánh sự cung ứng của các nhà nhập khẩu, xem có phù hợp với chất lượng mà công ty đề ra cho sản phẩm hay không, giá thành có phù hợp hay chưa. Với việc Việt Nam đã là thành viên tổ chức WTO thì công ty nên nắm bắt cơ hội nhập khẩu nguồn nguyên liệu từ những nước là thành viên của WTO, vì sẽ nhận được ưu đãi nhiều hơn. 3.3.3 Hoàn thiện khai báo hải quan Thủ tục Hải Quan là cơ sở pháp lý để xác nhận rằng hàng hóa đã thông quan giữa hai quốc gia. Nhưng đó chưa phải là hoàn thiện việc khai báo Hải Quan, khai báo hải quan còn là nghĩa vụ của doanh nghiệp. + Đóng thuế và các lệ phí trong khâu khai báo hải quan + Hàng hóa trước khi xuất khẩu, phải kiểm tra hàng hóa nhằm đảm bảo tính trung thực của doanh nghiệp. Nếu khai báo sai sẽ bị phạt theo luật hải quan. + Các nhân viên xuất nhập khẩu phải am hiểu về nghiệp vụ hải quan, nắm vững những quy định của nhà nước về thủ tục hải quan để từ đó dễ dàng hơn trong khâu khai báo. Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên khai báo phải là người có nhiều kinh nghiệm và xử lý được các tình huống bất ngờ xảy ra. Phải có tác phong nhanh nhẹn, một trong những kỹ năng đòi hỏi trong nghiệp vụ ngoại thương. Trong quá trình khai báo nếu có thất lạc tờ khai thì nhân viên xuất nhập khẩu phải có ứng biến sao cho phù hợp, bình tĩnh giải quyết vấn đề tránh hậu quả đáng tiếc. Khi làm thủ tục hải quan các chứng từ trên tờ khai phải cẩn thận, vì mỗi lô hàng có giá trị rất lớn, nếu ta tính toán sơ sài thì khai báo sẽ mất đi khoản tiền lợi nhuận lớn cho công ty. Để kịp xu hướng hiện nay cải cách thủ tục hành chính đã có khai báo hải quan điện tử, giúp cho các công việc khai báo thuận tiện hơn, tuy nhiên quá trình thử nghiệm nên đôi khi vẫn còn vướng mắc cần sớm tháo gỡ. 3.3.4 Vấn đề thương hiệu của công ty Ngày nay thương hiệu trở thành vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp xuất khẩu. Vấn đề thương hiệu hiện nay đang nhức nhối và là bài toán nan giải đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chúng và các doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc nói riêng. Chính vì vậy Công ty cần sớm đề ra những chính sách, phương hướng xây dựng cho thương hiệu của chính sản phẩm của mình sản xuất. Sản phẩm mang thương hiệu của công ty sớm được có mặt trên thị trường. Khi đó uy tín của công ty sẽ được nâng cao và có thế mạnh khi tham gia thâm nhập các thi trường trong cũng như là ngoài nước. Hạn chế sự phụ thuộc vào đối tác nước ngoài có đơn hàng mới làm hàng xuất khẩu, mà tự chủ động làm hàng xuất khẩu với thương hiệu của công ty. Từ đó sẽ nâng cao vị thế của công ty trên thương trường, và điều quan trọng hơn hết là sẽ nâng cao được nhiều lợi nhuận cho công ty. Đây là vấn đề mang tính lâu dài và được đầu tư một cách bài bản. Xây dựng thương hiệu ở thi trường nước ngoài giúp công ty có chỗ đứng vững chắc và dành được thị phần. Đội ngũ nhân viên am hiểu nghiệp vụ ngoại thương, giao tiếp bằng tiếng anh, sử dụng tốt các công cụ như vi tính, máy fax, mail, điện thoại trực tiếp… 3.4. Đánh giá chung – Kiến nghị 3.4.1 Đánh giá chung Qua thời gian thực tập thực tế tại công ty tuy thời gian thực tập hạn chế nhưng em có thể thấy được quá trình hoạt động của công ty Garmex Saigon JS tương đối hiệu quả với quy trình sản xuất. Công ty đã cung ứng cho các thị trường lớn như Mỹ, EU, và thị trường Châu Á hàng may mặc có số lượng lớn. Thị trường cũng cũng như các mặt hàng khá đa dạng như áo thun, jacket, quần dài, quần áo thể thao… Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty tương đối hoàn thiện, công ty đã ký kết và quan hệ làm ăn với nhiều đối tác lớn. Đội ngũ nhân viên tương đối nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương, vận tải và bảo hiểm… Từ đó luôn có đơn hàng thường xuyên làm hàng xuất khẩu. Uy tín của công ty cũng dần ngày càng được nâng cao và có vị trí trên thương trường. Nhìn chung công ty đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, cũng như chuẩn bị về mọi mặt cho quá trình kinh doanh phát triển của công ty sau khi Việt Nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO. 3.4.2. Một số kiến nghị * Đối với nhà nước Thực hiện nhanh gọn các thủ tục liên quan tới quản lý XNK và thuế quan, thủ tục HQ. Cần có biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng. Sử dụng hiệu quả vốn hỗ trợ xuất khẩu, giải quyết khó khăn về vốn lưu động và vốn đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, áp dụng thành công các thành tựu khoa học kỹ thuật. Cải thiện môi trường đầu tư, thương mại, hoàn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện hỗ trợ các doanh nghiệp xuất khẩu, luật thương mại. Hệ thống ngân hàng Việt Nam phải có cơ sở pháp lý đủ mạnh, nâng cao nghiệp vụ Tìm hiểu lộ trình hội nhập quốc tế, bảo hộ mậu dịch của Việt Nam để thực hiện đúng các quy định, chính sách này và để tận dụng những ưu đãi thếu quan mà các nước đã dành cho Việt Nam. Nhà nước thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm, diễn đàn giao lưu hợp tác kinh tế nhiều hơn với các nước, hỗ trợ doanh nghiệp dệt may trong nước tìm hiểu thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động các tổ chức xúc tiến thương mại, đẩy mạnh hợp tác ký kết với các nước ASEAN. Tổ chức xắp xếp lại các doanh nghiệp dệt may trên phạm vi cả nước theo phương châm gắn vùng công nghiệp dệt may với các ngành công nghiệp khác. Cần nghiện cứu, có kế hoạch hỗ trợ đầu tư vào ngành dệt và ngành sản xuất các phụ liệu cho ngành may. Chính phủ cho phép đẩy mạnh nhập khẩu công nghệ từ EU đặc biệt công nghệ dệt * Đối với Hiệp hội Dệt may Việt Nam Cần tăng cường hỗ trợ cho các doanh nghiệp. Nỗ lực hỗ trợ như thường xuyên cập nhật tình hình các thị trường, xúc tiến thành lập trung tâm giao dịch nguyên phụ liệu, đẩy mạnh xúc tiến thương mại, xúc tiến đầu tư sản xuất nguyên phụ liệu tại chỗ… Tập trung trưng bày các loại nguyên phụ liệu mới nhất, trung tâm giao dịch nguyên phụ liệu giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng tìm nguyên phụ liệu phù hợp cho sản xuất hàng xuất khẩu. Tổ chức các diễn đàn về ngành dệt may, thời trang để giới thiệu các khuynh hướng thời trang do doanh nghiệp Việt Nam thiết kế. * Đối với công ty Garmex Saigon JS Trong bối cảnh cạnh tranh rất gay gắt như hiện nay, công ty may Garmaex Saigon JS muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu tốt thì sự quan tâm giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi của nhà nước là hết sức cần thiết, song quan trọng hơn cả là Công ty phải dựa vào nội lực của chính mình. Với những khó khăn còn tồn tại hiện nay của công ty thì việc áp dụng các giải pháp nhằm hoàn thiện, giải quyết các khó khăn cần phải được xem xét và triển khai thực hiện ngay. Cụ thể ở đây công ty cần: - Đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh xuất khẩu, tăng cường phát triển mẫu mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu tiêu dùng ngành may mặc của người tiêu dùng. - Tích cực, tăng cường đầu tư máy móc trang thiết bị, đổi mới công nghệ nhất là công nghệ Dệt để chủ động đáp ứng nguyên phụ liệu cho hàng may mặc xuất khẩu. Nâng cao chất lượng sản phẩm. - Nhanh chóng xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty trên chính sản phẩm mà mình sản xuất từ đó sẽ chiếm được thị phần quan trọng và có vị trí nhất định vững chắc trên thị trường trong cũng như ngoài nước. Đây là vấn đề lâu dài và cực kỳ cần thiết để công ty phát triển bền vững. - Hoạt động xúc tiến thương mại. Công ty thường xuyên tham gia vào các chương trình như triển lãm, hội chợ thương mại quốc tế và trong nước nhằm quảng bá thương hiệu và sản phẩm của công ty và tìm đối tác làm ăn. Mở rộng thị phần của sản phẩm. Kết Luận Chương III Sau quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy công ty có những điểm mạnh và yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng. Công ty nên có những chính sách để nâng cao hơn nữa nhằm hoàn thiện những điểm yếu của công ty để quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng xuất khẩu được hoàn thiện hơn nữa. Sau khi hoàn thiện những điểm yếu mà công ty vướng mắc sẽ giúp công ty đạt được những thành công tiếp theo. Đưa danh tiếng, thương hiệu cũng như sản phẩm của công ty đứng vững và vươn xa ra nhiều thị trường trong và ngoài nước. KẾT LUẬN Trong tình hình đất nước vẫn còn gặp nhiều khó khăn, việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả ở từng doanh nghiệp là điều kiện đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của xã hội nói chung, và cho luôn cả mỗi doanh nghiệp nói riêng. Ý thức được điều này, Công ty đã luôn cố gắng tìm hiểu những phương thức kinh doanh tốt nhất để tạo sự tăng trưởng ổn định và liên tục, trước hết là đem về lợi nhuận cho công ty và sau đó là đóng góp cho xã hội. Các hoạt động kinh doanh của công ty luôn đa dạng hình thức, từ hoạt động gia công đến nay đã chuyển sang xuất khẩu trực tiếp, điều này tạo lợi thế cho công ty từng bước tiếp cận với các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trên thế giới dễ dàng hơn. Không những vậy mà mặt hàng kinh doanh của công ty cũng phong phú, đa dạng hơn ở nhiều thể loại khác nhau. Song cũng chính từ kinh doanh đa dạng như vậy cũng khiến công ty cần phải cố gắng rất nhiều trong việc đưa ra nhiều chiến lược phát triển riêng cho từng mặt hàng và từng thị trường riêng biệt. Do đó công ty phải nỗ lực nhiều lần hơn nữa so với các doanh nghiệp khác. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty luôn diễn ra song song với việc nghiên cứu, định hướng đi mới về sản phẩm xuất khẩu, thị trường tiêu thụ và phương thức thanh toán áp dụng để làm sao kim ngạch xuất khẩu của công ty được tăng đều qua mỗi năm. Đó là điều mà toàn thể Ban Giám Đốc, Cán bộ, công nhân viên toàn công ty đã và đang cố gắng thực hiện tốt hơn. DANH MỤC THAM KHẢO 1. Giáo trình Kỹ Thuật Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu GS.TS VÕ THANH THU. NXB Lao động Xã hội 2006 2. Giáo trình Kỹ Thuật Kinh Doanh Thương Mại Quốc Tế PGS.TS HÀ THỊ NGỌC OANH, NXB Thống kê. 3. Trang Web: Hội Dệt may Việt Nam: Công ty Garmex Saigon JS: Tổng cục thống kê: Thời báo kinh tê Việt Nam: