Chuyên đề Thực hiện phương thức tổ chức hạch toán kế toán, tổ chức lao động phòng kế toán tại XNXD 101

n là do chi phí xây lắp dở dang tồn đọng qua các năm tăng từ 2.223.287.286 đồng vào năm 2000 lên 5.694.628.540 đồng (năm 2001) và19.030.841.492 đồng(năm 2002). Điều này cho thấy XNXD 101 đang đủ sức cạnh tranh để thực hiện những công trình lớn và sẽ đảm bảo được doanh thu cũng như lợi nhuận trong các năm sắp tới và trong tương lai. Dưới đây là một số chỉ tiêu về lao động và thu nhập của người lao động tại XNXD 101. Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Lao động bình quân kỳ báo cáo Người 177 248 Tổng thu nhập Đồng 1.934.443.000 2.906.151.000 Thu nhập bình quân 1 người/ 1tháng Đồng 910.755 976.300 Bảng số liệu về lao động và thu nhập của cán bộ công nhân viên XNXD 101 năm 2001 - 2002. Bảng số liệu trên cho thấy, XNXD 101 đang tạo được ngày càng nhiều việc làm cho người lao động ( lao động trong biên chế ổn định còn lao động thuê ngoài tăng từ bình quân 116 người năm 2001 lên 186 người năm 2002), một lần nữa chứng tỏ được sức mạnh cạnh tranh của XNXD 101 đã đạt được hiệu quả. Thu nhập bình quân của người lao động là tương đối cao so với lao động xã hội và lao động cùng ngành. Một người lao động trong 1 tháng năm 2002 thu nhập bình quân tăng 65.545 đồng, vào khoảng 7,2%. Nguyên nhân là do đơn giá lương tăng cũng như khối lượng công việc tăng làm thu nhập của người lao động tăng lên. Đây là một dấu hiệu tốt cho Xí nghiệp cũng như nhân viên của Xí nghiệp. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của XNXD 101 Tổ chức quản lý trong mối quan hệ với các đơn vị khác thuộc Công ty xây dựng số 1. XNXD 101 cùng với XNXD 102, XNXD 103, XNXD 105... và Ban chủ nhiệm công trình, Xí nghiệp xây lắp nội thất, Xí nghiệp cơ khí... là những đơn vị thành viên trực thuộc Công ty xây dựng số 1, chịu sự quản lý, giám sát của Công ty thông qua hệ thống các phòng ban chức năng của Công ty. Bên cạnh đó, XNXD 101 có quan hệ độc lập với các đơn vị khác thuộc Công ty xây dựng số 1. XNXD 101 chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và các phó giám đốc Công ty xây dựng số XNXD 101 ngoài ra còn chịu sự quản lý của các phòng chức năng. - Phòng Tài chính Kế toán: XNXD 101 định kỳ (tháng, quý có trách nhiệm nộp các báo cáo kế toán theo quy định, hạch toán báo lỗ lãi qua Công ty, nhận, chuyển tiền qua Công ty... - Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính y tế: Theo các quy chế chung của nhà nước và Công ty, XNXD 101 thực hiện công tác quản lý cán bộ, quản lý tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách với người lao động và định kỳ (hàng tháng) có báo cáo cho Công ty thông qua phòng tổ chức lao động-tiền lương, hành chính, y tế. - Phòng kế hoạch, tiếp thị Mọi kế hoạch, chỉ tiêu Công ty giao cho XNXD 101 đều được quản lý bởi phòng chức năng này. Đồng thời XNXD 101 có thể tiếp cận thị trường, tìm kiếm dự án, tham gia đấu thầu, nhận thầu thông qua sự chỉ đạo của phòng kế hoạch tiếp thị Công ty Xây dựng số 1. - Phòng quản lý thi công: XNXD 101 chịu sự giám sát chất lượng an toàn, tiến độ thi công, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thông qua phòng quản lý thi công. Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của Công ty xây dựng số XNXD 101 mà XNXD 101 là thành viên là mô hình trực tuyến - chức năng, XNXD 101 vừa là một đơn vị độc lập vừa chịu sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của đơn vị cấp trên. Giám đốc Công ty xây dựng số 1 Kế toán trưởng Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kế hoạch & tiếp thị Phó Giám đốc kỹ thuật thi công Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức lao động - tiền lương , hành chính,y tế Phòng kế hoạch và đầu tư Phòng kỹ thuật và quản lý thi công XNXD 101 XNXD 102 XNXD 103 Ban chủ nhiệm công trình XN xây lắp mộc nội thất Xí nghiệp cơ khí ..... Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 1 * Tổ chức quản lý nội bộ XNXD 101 XNXD 101 có bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ và cũng thực hiện theo mô hình trực tuyến - chức năng, một mô hình tổ chức quản lý hiện đại đảm bảo phân công, phân nhiệm rõ ràng, vừa chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ cấp trên vừa có tính độc lập ở cấp dưới, linh hoạt trong điều hành hoạt động. Đứng đầu Xí nghiệp là Giám đốc, có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm chung và có nhiệm vụ quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc có 2 phó Giám đốc phụ trách thi công vì khối lượng công việc thi công rất lớn nên Xí nghiệp phải có 2 phó giám đốc phụ trách thi công nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn tiến độ thi công các công trình, tham gia nghiên cứu tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tổ chức hướng dẫn đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho công nhân trong Xí nghiệp. Ngoài 2 phó giám đốc phụ trách thi công, giúp việc cho giám đốc còn có - Phòng tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm hoàn thành công tác mọi kế toán tại Xí nghiệp từ việc tập hợp xử lý chứng từ ban đầu cho đến việc lập báo cáo kế toán gửi về Công ty. - Phòng tổ chức lao động - hành chính: có nhiệm vụ phương án, mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Giám đốc Phòng tổ chức Lao động - Hành chính Phòng kế toán Phó Giám đốc Phụ trách kỹ thuật Các đội thi công * Các chính sách quản lý Tài chính - Kế toán 4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ xây lắp. XNXD 101là một đơn vị thành viên, trực thuộc Công ty cấp trên trực tiếp tham gia xây lắp tạo sản phẩm tuy nhiên do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản nên tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của XNXD 101 khá đơn giản. XNXD 101 được chia làm nhiều tổ, đội sản xuất, đứng đầu là các độ trưởng. Các đội thực hiện công tác thi công theo đúng kế hoạch, thiết kế, kỹ thuật, tiến độ và an toàn lao động mà Xí nghiệp đề ra. Các đội trưởng có trách nhiệm đôn đốc giám sát việc thực hiện công tác của từng đội và báo cáo cho Xí nghiệp. Ngoài ra đội trưởng còn chia trách nhiệm thuê lao động bên ngoài cho Xí nghiệp. Mô hình tổ chức hoạt động sản xuất. XNXD 101 Đội 5 Đội 4 Đội 3 Đội 2 Đội 1 ... Mô hình tổ chức hoạt động sản xuất của XNXD 101 Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Xí nghiệp được tiến hành tuần tự theo các bước sau: - Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp - Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình (Bên A) - Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Xí nghiệp tổ chức quá trình thi công tạo ra sản phẩm (công trình, hạng mục công trình). + Sau nên giải quyết mặt bằng thi công đào đất, làm móng + Tổ chức lao động, bố trí máy thi công, cung ứng vậtt ư. - Công trình được hoàn thành với sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công. - Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư. Mua vật tư tổ chức nhân công Nhận thầu Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình Lập kế hoạch thi công Sơ đồ quy trình công nghệ xây lắp Phần II Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại XNXD 101 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại XNXD 101 Từ trước 01/01/1995, do Công ty cấp trên tức là Công ty xây dựng số 1 tổ chức hạch toán kế toán phân tán nghĩa là mỗi Xí nghiệp, mỗi đội trực thuộc Công ty có một bộ máy kế toán hạch toán riêng. Bộ máy kế toán tại đơn vị cơ sở như XNXD 101 thực hiện công việc kế toán từ thu thập chứng từ, xử lý và hoàn thiện kịp thời các báo cáo làm cơ sở cho kế toán Công ty tập hợp để báo cáo chung toàn Công ty. Từ ngày 01/01/1995 trở lại đây do có nhiều thay đổi về hệ thống tài khoản kế toán mới áp dụng nên Công ty xây dựng số XNXD 101 đã tiến hành tổ chức hạch toán kế toán tập trung.Tuy nhiên, các Xí nghiệp với mô hình cơ cấu gọn nhẹ, với chức năng quản lý tài chính - kế toán trực tiếp cho Xí nghiệp, hạch toán xuất - nhập vật tư, công cụ dụng cụ lao động, hạch toán TSCĐ tínhvà phân bổ chi phí sản xuất chung, ghi chép và theo dõi chi tiết vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất, giá trị dở dang của công trình tham gia sản xuất... kế toán XNXD 101 có mô hình hoàn chỉnh, vừa độc lập vừa chịu sự kiểm soát của Công ty xây dựng số 1. Tổ chức kế toán XNXD 101 được xây dựng theo phương thức tập trung. Phương thức tổ chức kế toán tập trung tại XNXD 101 là hợp lý và đúng đắn. Nó phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị cũng như đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự lãnh đạo kịp thời sát sao của lãnh đạo Xí nghiệp. Phương thức kế toán này còn đảm bảo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, học hỏi lẫn nhau và tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá công việc kế toán đối với các nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của XNXD 101 được xây dựng theo mô hình trực tuyến, tức là mọi vấn đề của phòng kế toán do kế toán trưởng đảm nhiệm. Phòng kế toán tại XNXD 101 gồm 6 nhân viên đứng đầu là kế toán trưởng. - Kế toán trưởng là người có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng tổ chức và lãnh đạo. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về các công tác kế toán, tài chính của Xí nghiệp, có nhiệm vụ phân công công việc hợp lý, khoa học cho các kế toán viên và giám sát việc thực hiện công việc trong phòng kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trước kế toán Công ty về mọi mặt. Kế toán trưởng tại XNXD 101 thực hiện công tác kế toán chi phí giá thành, lên các báo cáo kế toán cuối kỳ (bao gồm cả các báo cáo quản trị). Kế toán thanh toán: có trách nhiệm theo dõi và ghi chép tổng hợp, đối chiếu tình hình thanh toán với người bán, khách hàng, và Công ty cấp trên. Kế toán tiền lương có trách nhiệm theo dõi ghi chép, tính toán tổng hợp và đối chiếu các bảng chấm công, tính ra tiền lương phải trả, các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động và tình hình thanh toán lương cho người lao động. Kế toán thuế: theo dõi, ghi chép, tính toán, tổng hợp và đối chiếu các khoản thuế được khấu trừ và phải nộp nhà nước. Kế toán vật tư: theo dõi ghi chép, tính toán, tổng hợp và đối chiếu tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lao động và theo dõi tài khoản phải trả người bán. Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và theo dõi tình hình quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Kế toán trưởng Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Kế toán thuế Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại XNXD 101 Bộ máy kế toán là một phòng chức năng của XNXD 101 việc xây dựng kế hoạch bộ máy kế toán tập trung theo mô hình trực tuyến là hạch toán hợp lý. Nếu như bộ máy quản lý chung của Xí nghiệp phải xây dựng theo mô hình trực tuyến - chức năng để vừa đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất vừa đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý nhiều mặt của Xí nghiệp thì bộ máy kế toán đòi hỏi phải tập trung hoàn toàn. Do đặc điểm của công việc kế toán là có sự đối chiếu giữa các mảng, các phần hành cho nên nếu thiếu sự tập trung công việc sẽ rất khó khăn. 2.Vấn đề vận dụng các chế độ kế toán hiện hành tại XNXD 101 a. Chế độ chứng từ - Hiện nay, XNXD 101 sử dụng bộ chứng từ do Vụ chế độ kế toán, Bộ tài chính ban hành thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996 Với đặc thù là ngành xây dựng cơ bản, XNXD 101 sử dụng các loại chứng từ sau làm chứng từ bên trong (do Xí nghiệp ban hành): Phần lao động tiền lương - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu xác nhận công việc hoàn thành - Phiếu báo làm thêm giờ - Hợp đồng giao khoán - Biên bản điều tra tai nạn lao động Phần vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận ở nội bộ - Biên bản kiểm nghiệm - Thẻ kho - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Biên bản kiểm kê vật tư Phần tiền mặt: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Bảng kiểm kê quỹ Phần TSCĐ: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Một số loại chứng từ khác: - Hợp đồng giao thầu - Hoá đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành - Hợp đồng kinh tế Với tư cách là một khách hàng của nhiều đơn vị, XNXD 101 tiếp nhận các loại chứng từ bên ngoài, bao gồm: - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn tiền điện - Hoá đơn tiền nước - Hoá đơn tiền điện thoại b. Chế độ Tài khoản XNXD 101 sử dụng hệ thống Tài khoản được quy định thống nhất theo Quyết định số 1141 (1/11/1995) (QĐ - BTC). Tuy nhiên do đặc điểm của ngành xây lắp và là một đơn vị nhà nước nên hệ thống tài khoản có một vài điểm khác biệt. XNXD 101 không sử dụng TK 112 " Tiền gửi ngân hàng" do mọi giao dịch của XNXD 101 với ngân hàng đều không thông qua Công ty cấp trên (Công ty xây dựng số 1). Trên thực tế, XNXD 101 nhận kinh phí, vốn, trả tiền cho người bán thông qua Công ty cấp trên. Xí nghiệp chỉ trực tiếp dùng tiền mặt để trả lương công nhân viên và thực hiện một số giao dịch quy mô nhỏ. Tài khoản tạm ứng TK 141 được chia thành 3 tiểu khoản để dễ quản lý, ghi chép. + TK 1411 - Tạm ứng bằng chứng từ + TK 1412 - Tạm ứng bằng tiền mặt + TK 1413 - Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ. Để dễ dàng quản lý máy móc thiết bị với nhiều nguồn khác nhau, XNXD 101 đã sử dụng các Tài khoản 2113 - máy móc thiết bị, trong đó: + Từ vốn ngân sách đang dùng: TK 211301 + Từ vốn tự bổ xung của máy móc thi công đang dùng TK 211371 + Vốn khác của máy móc thi công đang dùng TK 211391 TK 2115 - Thiết bị dụng cụ quản lý được chi tiết : + Từ vốn tự bổ xung của dụng cụ quản lý đang cần dùng TK 21157/ + Từ vốn khác thiết bị dụng cụ quản lý đang dùng TK 211591 Theo đó các TK hao mòn TSCĐ cũng được chi tiết theo cụ thể như sau: * Hao mòn máy móc thiết bị TK 21413 + Hao mòn máy móc thiết bị vốn ngân sách đang dùng TK 2141301 + Hao mòn máy móc thiết bị thi công TK 2141391 * Hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý TK 21415 + Hao mòn vốn tự bổ xung dụng cụ quản lý đang cần dùng TK 2141 571 + Hao mòn thiết bị văn phòng TK 2141591 Trong TK vay ngắn hạn TK 311, Xí nghiệp chi tiết tiểu khoản 3118 - vay ngắn hạn của cán bộ TK phải trả cho người bán TK 331 được chi tiết thêm tiểu khoản TK 3311 - Phải trả cho khách hàng TK phải trả nội bộ TK 336 là TK đặc thù của XNXD 101 vì Xí nghiệp là đơn vị thành viên phụ thuộc vào Công ty cấp trên. TK 3362: Phải trả về giá trị khối lượng xây lắp và nhận khoán nội bộ. TK 3368: phải trả nội bộ khác. Trên thực tế, tại XNXD 101 không sử dụng TK 136 - Tài khoản phải thu nội bộ do mọi khoản phải thu nộ bộ nhận của Công ty cấp trên và thu của đơn vị cùng cấp khác) được cấn trừ trực tiếp vào TK 336 của đơn vị. Do là một đơn vị xây lắp XNXD 101 có sử dụng TK 623 - chi phí máy thi công. Tài khoản giá vốn hàng bán TK 632 tại đơn vị XNXD 101 được chi tiết như sau: TK 6321: Giá vốn hàng bán TK 6322: Giá vốn thành phẩm, sản phẩm xây lắp TK 63221: Giá vốn sản phẩm xây lắp Vấn đề tổ chức hạch toán vào các tài khoản sử dụng tại XNXD 101 được thực hiện theo đúng các nguyên lý và nguyên tắc kế toán, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn và thể hiện bản chất của kế toán. c. Chế độ sổ sách. XNXD 101 lựa chọn và sử dụng các loại sổ sách theo quy định chung do Bộ tài chính ban hành và dựa theo đặc thù ngành xây lắp, sổ sách kế toán được Xí nghiệp sử dụng với quy trình vào sổ như sau: Phần TSCĐ: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ và biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán ghi thẻ TSCĐ và sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi TSCĐ được ghi vào 01 thẻ TSCĐ và 01 dòng trên sổ chi tiết TSCĐ. Các chứng từ này cũng được làm căn cứ để ghi sổ cái TK 211. Định kỳ hàng tháng, kế toán Xí nghiệp tính và lập ra Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Từ bảng phân bổ ghi vào sổ chi tiết và sổ cái TK 623 - Chi phí máy thi công. Phần tiền mặt Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ quản lý việc thu - chi - tồn quỹ bằng cách ghi sổ quỹ và tuỳ mục đích sử dụng tiền (trả lương, thanh toán với nhà cung cấp...) kế toán tại từng phần hành sẽ ghi sổ tại phần hành đó. Phần lao động - tiền lương Ngày cuối tháng, XNXD 101 kiểm tra khối lượng công việc của người lao động về mặt khối lượng và giá cả để làm căn cứ tính lương. Giá lương là giá thoả thuận giữa chủ nhiệm công trình và người lao động. Đối với lao động trong biên chế, chứng từ làm căn cứ tính lương là hợp đồng giao khoán kèm bảng nghiệm thu công việc hoàn thành, Bảng chấm công. Đối với lao động Xí nghiệp thuê ngoài chứng từ gồm có Hợp đồng lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán khối lượng, Bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành là cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và bảng phân tích tiền lương. Bảng phân tích tiền lương lập cho từng đối tượng là các công trình bao gồm các nội dung: lương của công nhân trong biên chế, công nhân thuê ngoài, lương thời gian, lương sản phẩm và đối tượng sử dụng trực tiếp hay gián tiếp. Căn cứ vào Bảng thanh toán lương của các đối tượng kế toán Xí nghiệp tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ tính vào chi phí theo đúng chế độ và vào bảng phân bổ tiền lương. Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh trên bảng phân bổ lương sẽ được kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung sau đó vào sổ cái TK 622 và các tài khoản khác có liên quan. Bảng phân bổ tiền lương, Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ là những căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết cho TK 622 Phần vật tư Về mặt chi tiết vật liệu, ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu về mặt số lượng. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu, vật liệu để tiện ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ để thủ kho tiến hành ghi thẻ kho là các phiếu nhập, xuất vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ mức dư theo từng kho (kho công trình và kho chung của Xí nghiệp). Sử dụng cho cả năm trong đó ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại nguyên, vật liệu theo chỉ tiêu về số lượng và giá trị định kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu chứng từ với thẻ kho và xác định vào thẻ kho. Từ bảng chứng từ ban đầu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất vật tư theo hạn mức kế toán lập bảng chi tiết nhập, xuất vật tư theo từng tháng đối với từng công trình khác nhau. Bảng chi tiết nhập, xuất vật tư cho biết các thông tin nhập, xuất vật tư theo từng chứng từ và từng loại vật tư. Cuối tháng trên số liệu Bảng chi tiết nhập, xuất vật tư kế toán lập bảng tổng hợp, xuất vật tư. Số liệu vật tư trên Bảng tổng hợp này được tổng hợp theo 2 tài khoản TK 152, TK 153 và tổng hợp theo từng công trình. Cuối tháng kế toán lập Bảng lỹ kế nhập - xuất - tồn vật tư dựa trên số liệu của các Bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư về các mặt hiện vật và giá trị. Bảng lỹ kế nhập - xuất - tồn vật tư là cơ sở để kế toán đối chiếu số dư nguyên vật liệu trên sổ số dư của kế toán vật tư. Về mặt tổng hợp căn cứ vào các chứng từ ban đầu của vật tư, kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo đúng Bản chất. Từ đó tiến hành ghi sổ cái TK 152, TK153 và các Tài Khoản khác có liên quan. Thanh toán với nhà cung cấp: Đây là phần việc gắn liền với kế toán phần hành vật tư do các nhà cung cấp ở đây chủ yếu là các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Dựa trên các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán lập bảng chi tiết thanh toán với người bán theo từng công trình. Đây chính là cơ sở để kế toán lên Bảng tổng hợp thanh toán với người bán vào cuối tháng, ghi theo từng công trình và tổng hợp theo từng nhà cung cấp. Cũng từ các chứng từ ban đầu, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung và vào sổ chi tiết thanh toán với người bán cũng như sổ cái TK 331. Phần chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp: Sổ cái TK 621 là sổ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được ghi theo từng chứng từ. Sổ cái và sổ chi tiết TK 622, TK 623 là sổ theo dõi hai loại chi phí: chi phí nhân công trực tiếp và chi phí máy thi công. (Quy trình vào sổ các TK 621, TK 622, TK 623 đã được trình bày trong các phần trước). Riêng chi phí sản xuất chung được kế toán quản lý bằng cách ghi sổ cái và sổ chi tiết của từng loại chi phí sản xuất chung: - TK 6271: phản ánh tiền lương nhân viên quản lý đội - TK 6272: chi phí vật liệu - TK 6273: chi phí dụng cụ sản xuất - TK 6274: chi phí khấu hao TSCĐ không phải máy thi công ở các đội - TK 6277: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278: chi phí bằng tiền khác dùng cho quản lý đội sản xuất. Quy trình ghi sổ các tài khoản này được tiến hành như quy trình ghi sổ các tài khoản TK 621, TK 622 ở trên. Cuối tháng từ các sổ chi tiết chi phí sản xuất kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất trong từng tháng của từng công trình, hạng mục công trình theo 4 khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất của từng công trình cũng được luỹ kế theo từng quý và theo từng năm. Sổ cái TK 154 theo dõi việc kết chuyển chi phí sản xuất từ các TK 621,TK 622, TK 623, TK 627 và kết chuyển giá trị công trình khi công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư. Sổ chi tiết TK 154 sẽ theo dõi riêng cho từng công trình. Nó tập hợp giá trị dở dang của công trình. Sổ chi tiết TK 154 sẽ khoá lại khi toàn bộ giá trị công trình được kết chuyển (công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư). Cuối kỳ, sau khi xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang, từ đó tính được giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hình thành trong kỳ, kế toán phản ánh thông qua nhật ký chung và lập bảng tổng hợp chi phí của sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. d. Chế độ báo cáo kế toán Theo quy định nhà nước, XNXD 101 hàng quý lập các báo cáo, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Phần I: Lổ - lãi) và lập các Bảng thuyết minh các báo cáo tài chính. Xí nghiệp không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra theo yêu cầu quản trị và do đặc thù sản xuất của đơn vị, XNXD 101 còn lập 3 loại báo cáo khác nữa là: Báo cáo chi tiêu tài chính, báo cáo giá trị sản xuất kinh doanh và doanh thu, Báo cáo tổng hợp chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp. Các báo cáo này được lập và trình lãnh đạo Xí nghiệp và Công ty cấp trên ( Công ty xây dựng 101) hàng quý và hàng năm. 3. Hạch toán kế toán trên các phần kinh tế kế toán tại XNXD 101. a. Kế toán TSCĐ. TSCĐ là đối tượng ít chịu biến động tại XNXD 101. Thực tế TSCĐ của Xí nghiệp chỉ bao gồm một số thiết bị văn phòng và máy móc thi công, không có TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính. Ngoài ra Xí nghiệp cũng không có TSCĐ tăng do đầu tư xây dựng cơ bản vì nhà cửa văn phòng, kho vật tư đều thuộc cấp trên, do cấp trên cho quyền sử dụng, hàng tháng Xí nghiệp nộp tiền thuê văn phòng, kho vật tư cho Công ty xây dựng số 1. Tại XNXD 101, TSCĐ được quản lý theo nguyên giá và giá trị còn lại. Căn cứ vào loại TSCĐ và nguồn hình thành của tài sản, kế toán hạch toán như sau: Hạch toán các nghiệp vụ về tăng TSCĐ. - TSCĐ tăng do mua sắm không cần qua lắp đặt, kế toán ghi Nợ TK 211: Nguyên giá không có thuế GTGT TK 211301: vốn ngân sách đang dùng TK 211371: vốn tự bổ xung của MMTC đang dùng TK 211391: vốn khác của MMTC đang dùng TK 211571: vốn tự bổ xung của DCQL đàng dùng TK 211591: Vốn khác của DCQL đang dùng Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111: Trả bằng tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK331: còn nợ người mua. Có TK 341, 342: Vay dài hạn để trả người bán Có TK 336: Mua báo nợ qua Công ty - TSCĐ mua sắm cần qua lắp đặt, kế toán ghi : Khi mua : Nợ TK 241 (2411): giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 331, 341, 336: Tổng giá thanh toán Khi mua phát sinh chi phí lắp đặt : Nợ TK 241 (2411): tổng chi phí lắp đặt thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT của thuê ngoài lắp đặt Có TK 152, 153,334,338... tự lắp đặt Có TK 111, 331, 336: thuê ngoài lắp đặt (Tổng giá thanh toán) Khi lắp đặt xong: Nợ TK 211: Nguyên giá Có TK 241 (2411):Tổng chi phí thực tế - TSCĐ tăng do được cấp phát biếu tặng, kế toán ghi Nợ TK 211: Giá trị TSCĐ xác định Có TK 336:Giá trị TSCĐ xác định - Nhận TSCĐ đã sử dụng từ điều chuyển nội bộ Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Có TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 336: Giá trị còn lại - TSCĐ tăng do công cụ dụng cụ chuyển thành Công cụ dụng cụ còn mới chưa sử dụng Nợ TK 211: Nguyên giá Có TK 153: giá thực tế Nếu công cụ dụng cụ đã qua sử dụng Nợ TK 211: Nguyên giá Có TK 214: giá trị đã phân bổ Có TK 142 (1421) Giá trị còn lại chưa phân bổ Hạch toán các nghiệp vụ giảm TSCĐ - TSCĐ giảm do nhượng bán thanh lý, kế toán ghi các bút toán sau: Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214: giá trị hao mòn Nợ TK 821: Giá trị còn lại Có TK 211: Nguyên giá Kế toán phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình nhượng bán thanh lý Nợ TK 821: tổng chi phí thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có) Có TK 334, 338, 152, 111... Phản ánh thu từ thanh lý, nhượng bán Nợ TK 111, 131, 152: giá có thuế GTGT Có TK 721: giá chi không thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp - TSCĐ giảm do chuyển thành công cụ dụng cụ, Nếu TSCĐ mới chưa sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 153: giá trị thực tế Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ đã qua sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 214: giá trị hao mòn Nợ TK 627, 623 giá trị còn lại nhỏ, phân bổ một lần Nợ TK 142: giá trị còn loại lớn, phân bổ nhiều lần Có TK 211: Nguyên giá Định kỳ, cuối năm Xí nghiệp sẽ tổ chức kiểm kê TSCĐ và xử lý các trường hợp thừa thiếu trong kiểm kê như sau: - Nếu thừa đã rõ nguyên nhân + Do kế toán quên chưa ghi sổ thì căn cứ vào hồ sơ gốc ghi tăng theo từng trường hợp cụ thể (nếu TSCĐ thừa đang sử dụng thì có trích bổ sung khấu hao). + Nếu TSCĐ thừa của đơn vị khác thì báo cho chủ tài sản, trong khi chờ xử lý kế toán ghi: Nợ TK 002: Giá trị TSCĐ thừa - Nếu thừa chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 211: nguyên giá Có TK 2141: giá trị hao mòn Có TK 3381: giá trị còn lại - Nếu thiếu đã rõ nguyên nhân Nợ TK 214: giá trị hao mòn Nợ TK 1388: người phạm lỗi bồi thường Nợ TK 336: giảm nguồn phải trả cấp trên Nợ TK 821: chịu tổn thất Có TK 211: Nguyên giá - Nếu thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 2141: giá trị hao mòn Nợ TK 1381: giá trị còn lại Có TK 211: Nguyên giá Đối với các khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, Xí nghiệp đều có trích trước hàng tháng: Nợ TK 623, 627: mức trích trước mỗi lần Có TK 335 - Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh Nợ TK 2413: Tổng chi phí thực tế (không có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 152, 153, 334, 338...: Xí nghiệp tự sửa chữa Có TK 111, 331.... : thuê ngoài sửa chữa (Tổng giá thanh toán) - Khi công việc sửa chữa hoàn thành Nợ TK 335: tổng chi phí thực tế Có TK 2413: Chi phí sửa chữa thực tế - Nếu có chênh lệch giữa số chi phí thực tế phát sinh và chi phí trích trước: + Nếu chi phí thực tế lớn hơn, kế toán ghi: Nợ TK 623, 627: số chênh lệch Có TK 335: số chênh lệch + Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn, kế toán ghi: Nợ TK 335: số chênh lệch Có TK 721: số chênh lệch Trong trường hợp TSCĐ cần phải sửa chữa lớn đột xuất kế toán thực hiện hạch toán như sau: - Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, kế toán tập hợp Nợ TK 2413: tổng chi phí không có thuế GTGT Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 152, 153,334, 338.....: tự sửa chữa Có TK 111, 331: thuê ngoài sửa chữa ( tổng giá thanh toán) - Khi công việc hoàn thành Nợ TK 142 (1421): tổng chi phí thực tế Có TK 2413: tổng chi phí thực tế - Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí này vào chi phí sản xuất Nợ TK623, 627: Mức phân bổ mỗi lần Có TK 142 (1421) : Mức phân bổ mỗi lần Tại XNXD 101 không thực hiện việc sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Về vấn đề khấu hao TSCĐ tại XNXD 101, kế toán sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 1062TC/QĐ/CSTC (14/11/1996) của Bộ Tài Chính. Mức trích khấu hao hàng tháng được tính như sau Mức trích khấu hao tháng = Nguyên giá hoặc giá trị còn lại của TSCĐ Số năm còn phải trích khấu hao x 12 Số năm trích khấu hao của TSCĐ được cục quản lý vốn và tài sản nhà nước duyệt căn cứ vào chủng loại và hiện trạng của TSCĐ. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào mức trích khấu hao ở sở chi tiết khấu hao TSCĐ và tỷ lệ giờ máy thi công làm việc tại từng công trình với tổng số giờ máy làm việc trong tháng để phân bổ mức khấu hao TSCĐ, và kế toán ghi như sau: Nợ TK 623 (6234): chi tiết theo công trình Có TK 2141: Chi phí khấu hao của từng công trình Đồng thời khi Nợ TK 009 " Nguồn vốn khấu hao xây dựng cơ bản" Đối với những TSCĐ không phải là máy thi công, hàng tháng kế toán trích khấu hao và phân bổ cho từng công trình, hạch toán như sau: Nợ TK 627 (6274): chi tiết theo công trình Có TK 214 (2141): chi phí khấu hao Đồng thời ghi Có TK 009 b. Kế toán vật tư (nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sản xuất) Giá thực tế của vật tư nhập kho được tính như sau: Giá thực tế của vật tư nhập kho = Giá mua thực tế (ghi trên hoá đơn) + Chi phí thu mua vật tư - giảm giá (nếu có) Trong đó giá mua thực tế ghi trên hoá đơn là giá không bao gồm GTGT. Chi phí thu mua vật tư bao gồm các loại chi phí - Chi phí vận chuyển bốc dỡ bảo quản - Tiền thuê kho bãi - Tiền công tác chi phí của cán bộ thu mua - Chi phí hao hụt trong định mức Giá thực tế của vật tư xuất kho mà Xí nghiệp áp dụng là giá thực tế đích danh XNXD 101 áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để quản lý và hạch toán vật tư. Kế toán hạch toán vật tư nhập kho như sau: Khi mua ngoài nhập kho: thực tế Nợ TK 152, 153: giá thực tế chưa có GTGT Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111: trả ngay bằng tiền Có TK 141: tạm ứng mua vật tư Có TK 331: còn nợ nhà cung cấp Có TK 311: vay ngắn hạn để trả Có TK 336: Mua bằng Sec Khi nhập từ công trình về kho do chưa sử dụng hết kế toán ghi: giảm chi phí Nợ TK 621: chi tiết theo từng công trình Nợ TK 623 (6231) Nợ TK 627 (6271) Có TK 152, 153: Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ Có TK 142: giá trị còn chờ phân bổ của công cụ dụng cụ có mức phân bổ từ 2 lần trở lên. - Nếu Xí nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng khi thanh toán sớm. Nợ TK 111, 331: số tiền được chiết khấu Có TK 711: thu nhập tài chính - Nếu hàng không đúng quy phẩm chất trả lại người bán hoặc được giảm giá: Nợ TK 111, 331: Tổng giá có thuế Có TK 152: giá không thuế của hàng trả lại hoặc giảm giá Có TK 133: thuế của hàng trả lại hoặc giảm giá -Trường hợp vật tư thừa, thiếu so với hoá đơn, kế toán xử lý như sau: Ghi Nợ TK 002: giá trị nguyên vật liệu thừa +Nếu trả lại số thừa ghi Có TK 002: giá trị nguyên vật liệu thừa trả lại +Nếu mua lại số thừa ghi Nợ TK 152: giá thực tế không có thuế GTGT Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: tổng giá thanh toán Đồng thời ghi có TK 002 +Nếu hàng thiếu so với hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu hao hụt trong định mức Nợ TK 1388, 111, 334: quy trách nhiệm bồi thường. Nợ TK 1381: chờ xử lý Có TK 111, 331: giá trị của vật tư thiếu hụt Hạch toán tổng hợp xuất vật tư Vật tư tại XNXD 101 xuất chủ yếu với mục đích sản xuất vì vậy khi xuất nó được tính ngay vào chi phí, ghi chi tiết cho từng công trình. Nợ TK 621: xuất trực tiếp sản xuất Nợ TK 623 ( 6231): xuất dùng cho máy thi công Nợ TK 627 (6271): xuất dùng cho quản lý đôi Nợ TK 142 (1421): xuất công cụ dụng cụ có mức phân bổ nhiều lần Có TK 152, 153: giá thực tế đích danh Hàng tháng với những công cụ dụng cụ giá trị lớn sẽ tính ra mức phân bổ và ghi vào chi phí như sau Nợ TK 627 (6271): mức phân bổ một lần Có TK 142 (1421): mức phân bổ mỗi lần Đối với những công cụ dụng cụ này nếu báo hỏng báo mất mới hạch toán mức phân bổ lần cuối. Khi đó kế toán ghi Nợ TK 152: phế liệu thu hồi nhập kho Nợ TK 111: Phế liệu thu hồi bán được Nợ TK 1388, 334... Người làm mất bồi thường Nợ TK 627 (6271): giá trị phân bổ trích vào chi phí Có TK 142 (1421): mức phân bổ lần cuối Định kỳ Xí nghiệp thực hiện công tác kiểm kê vật tư, phát hiện thừa thiếu vật tư sẽ lập biên bản và hạch toán như sau: Nếu vật tư thừa so với sổ sách, kế toán ghi - Trường hợp vật tư của Xí nghiệp: Nợ TK 152: giá trị vật tư thừa Có TK 3381 - Trường hợp vật tư của đơn vị khác Nợ TK 002: giá trị vật tư thừa Khi trả lại ghi: Có TK 002: giá trị vật tư thừa trả lại Nếu vật tư thiếu hụt so với sổ sách, kế toán ghi Nợ TK 621, 623, 627: Ghi tăng chi phí Nợ TK 1388, 111, 334: quy thủ kho bồi thường Nợ TK 1381: thiếu chưa rõ nguyên nhân Có TK 152: Giá trị vật tư thiếu Để hạch toán chi phí vật tư, XNXD 101 sử dụng phương pháp sổ số dư, quy trình hạch toán đã nêu ở phần trước. Phiếu nhập kho Bảng chi tiết nhập vật tư Bảng tổng hợp nhập vật tư Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế Nhập - xuất - tồn Phiếu xuất kho Bảng chi tiết xuất vật tư Bảng tổng hợp xuất vật tư Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ quá trình hạch toán chi tiết vật tư tại XNXD 101 c. Kế toán lao động tiền lương Hiện nay lực lượng lao động của XNXD 101 bao gồm cả lao động trong biên chế và lao động thuê ngoài và các hình thức trả lương mà Xí nghiệp áp dụng là: trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. Lương sản phẩm được áp dụng cho các bộ phận trực tiếp thi công xây dựng theo khối lượng công việc hoàn thành. Lương thời gian được áp dụng cho bộ máy chỉ đạo sản xuất và áp dụng trong trường hợp có những công việc không định mức hao phí ngày công mà phải tiến hành công nhật. Lương khoán được áp dụng cho các công việc không định lượng được thời gian. Việc tính BHXH, BHYT, KPCĐ đối với công nhân biên chế của XNXD 101 được thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Còn đối với lao động thuê ngoài, Xí nghiệp không tính BHXH, BHYT theo lương tháng mà đã tính trực tiếp vào đơn giá nhân công trả cho người lao động còn kinh phí công đoàn vẫn được tính như công nhân trong biên chế. Hàng tháng Xí nghiệp sẽ thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp làm hai đợt/ - Từ ngày 15 - 20 hàng tháng thanh toán lương tạm ứng - Từ ngày 5 - 10 tháng sau thanh toán tiền lương còn lại của tháng trước. TK 338 (3383, 3384), 1388, 141... TK 334 Khấu trừ các khoản vào thu nhập của công nhân viên TK622,623,627 Tiền lương, tiền ăn ca phải trả TK 111, 112 Thanh toán lương, thưởng, BHXH cho công nhân viên TK 335 Tiền lương, ghỉ phép thực tế phát sinh Trích trước tiền lương nghỉ phép của CN sản xuất TK 3388 TK 3383 Khi lĩnh Tiền lương của CNV đi vắng chưa lĩnh BHXH phải trả công nhân viên Sơ đồ hạch toán tiền lương của công nhân viên XNXD 101 d. Kế toán thuế Từ năm 1999, khi luật thuế GTGT ra đời, Xí nghiệp XNXD 101 đã nhanh chóng áp dụng loại thuế này và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hàng tháng Xí nghiệp tập hợp thuế GTGT theo từng công trình với các nhóm địa bàn khác nhau. Những công trình khai tại Hà Nội sẽ được kê khai riêng và những công trình khai tại các địa phương khác sẽ kê khai riêng. Thuế GTGT đầu ra, đầu vào cùng với thuế doanh nghiệp của công trình kê khai tại Hà Nội ( thực hiện tại Hà Nội ) và những loại thuế khác Xí nghiệp sẽ tập hợp báo cáo lên Công ty xây dựng số XNXD 101 và thực hiện trách nhiệm với nhà nước thông qua Công ty xây dựng số 1. Thuế GTGT đầu ra, đầu vào và thuế doanh thu của những công trình thực hiện tại các địa phương khác Hà Nội sẽ được kê khai riêng và Xí nghiệp tự thực hiện việc khấu trừ và nộp thuế tại địa phương có công trình. Việc thanh toán các loại thuế của XNXD 101 được thể hiện ở sơ đồ sau: TK 111 TK 333 TK 133 Nộp thuế trực tiếp tại các địa phương khác Hà Nội bằng tiền Khấu trừ thuế GTGT đầu vào TK 336 TK 421 Nộp thuế qua Công ty hoặc nộp thuế cho các địa phương bằng séc Thuế doanh thu phải nộp TK 211 Thuế trước bạ phải nộp TK 627 Lệ phí và các loại thuế khác Sơ đồ hạch toán thuế tại XNXD 101 e. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất phát sinh được kế toán ghi chi tiết theo từng công trình hạng mục công trình. Để tổng hợp chi phí này kế toán sử dụng tài khoản 154 (chi tiết cho công trình hay hạng mục công trình) TK 621 TK 154 TK 111,138,152 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất TK 622 Kết chuyển chi phí Nhân công trực tiếp TK 632 Tổng giá thành thực tế của công trình (hạng mục công trình bàn giao TK 623 Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công TK 627 Kết chuyển chi phí sản xuất chung Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất của XNXD 101 (Mọi bút toán trên đều được thực hiện vào cuối kỳ) Xuất phát từ đặc điểm của công trình xây dựng là có khối lượng giá trị lớn, thời gian thi công dài nên hiện nay các công trình, hạng mục công trình thường được thanh quyết toán theo các điểm dừng kỹ thuật hợp lý. Từ đó đòi hỏi trên khi hạch toán tiêu thụ từng phần công trình lớn phải xác định chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ là khối lượng chưa được nghiệm thu và thanh toán. Việc xác định giá trị của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ được thực hiện qua giá trị khối lượng xây lắp dở dang theo dự toán Công thức xác định: Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ = Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ Giá trị dự toán của khối lượng hoàn thành bàn giao trong kỳ + + Chi phí thực tế của khối lượng phát sinh trong kỳ Giá trị dự toán của khối lượng xây lắp cuối kỳ x Giá trị dự toán của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ Việc tính giá thành sản phẩm xây lắp XNXD 101 được thực hiện theo phương pháp trực tiếp: Căn cứ vào chi phí sản xuất tập hợp được từng công trình, hạng mục công trình trong quý và chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, kế toán tiến hành tính giá thành theo công thức: Giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hình thành trong quý = Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ + Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp phát sinh - Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ Khi bàn giao công trình cho chủ đầu tư kế toán phản ánh: - Giá vốn của công trình hoàn thành bàn giao Nợ TK 632: tổng giá thành thực tế Có TK 154: Tổng giá thành thực tế - Doanh thu của công trình bàn giao Nợ TK 111: Nhận bằng tiền Nợ TK 336: Nhận bằng tiền gửi ( qua Công ty ) Nợ TK 131: còn phải thu Có TK 511: giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp f. Báo cáo kế toán của XNXD 101 XNXD 101 hàng quý và năm lập 6 báo cáo kế toán, bao gồm 3 báo cáo chính, Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và 3 báo cáo quản trị: Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, Báo cáo chi tiêu tài chính, Báo cáo giá trị sản xuất kinh doanh và doanh thu. Bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp được kế toán lập trên cơ sở số liệu sổ cái và các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng bằng cách lấy số dư cuối kỳ của các tài khoản này. Do vậy các tài khoản loại 5,6,7,8 không được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối này được thực hiện trên nguyên tắc cân đối giữa tài sản và nguồn hình thành của tài sản. Bảng cân đối kế toán là loại Báo cáo có tầm quan trọng lớn. Dựa trên nó ta có thể tính toán rất nhiều chỉ tiêu của Xí nghiệp như các hệ số thanh toán, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán tức thời.... các hệ số vốn, hệ số tự tài trợ, cơ cấu tài sản, nguồn vốn... Cùng với các chỉ tiêu khác, các chỉ tiêu này cho cái nhìn toàn diện và cụ thể về tình hình tài chính của Xí nghiệp. Công ty xây dựng số 1 XNXD 101 Bảng cân đối kế toán Ngày 31/12/2002 (Trích) Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuồi kỳ Tài sản A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 110 7,009,600,374 19,787,521,490 I Tiền 110 25.064.350 74.760.250 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 III. Các khoản phải thu 130 13.036.800 37.672.700 IV. Hàng tồn kho 140 5.838.164.302 19.035.980.269 V. Tài sản lưu động khác 150 1.133.334.922 639.108.496 VI. Chi phí sự nghiệp 160 B. TSCĐ và đầu tư dài hạn 200 69.220.520 43.897.320 I. TSCĐ 210 69.220.520 43.897.320 II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 220 III. Chi phí xây dựng dở dang (TK241) 230 IV. Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn 240 Cộng tài sản 7.078.820.894 19.831.418.810 Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuồi kỳ Nguồn vốn A. Nợ phải trả 300 7,078,820,894 19,831,418,810 I. Nợ ngắn hạn 310 7,078,820,894 19,831,418,810 II. Nợ dài hạn 320 III. Nợ khác 330 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 400 I. Nguồn vốn quỹ 410 II. Nguồn vốn kinh phí 420 Cộng nguồn vốn 7,078,820,894 19,831,418,810 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cũng như bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được XNXD 101 lập hàng quý nộp cho cấp trên là một báo cáo chính thức về kết quả hoạt động trong kỳ, cùng với các báo cáo tài chính khác đánh giá hiệu quả sản xuất của Xí nghiệp. Công ty xây dựng số 1 XNXD 101 Báo cáo kết quả kinh doanh kinh doanh Quý 4 năm 2002 Phần I: Lãi, lỗ (Trích) Chỉ tiêu Quý trước Quý này Luỹ kế từ đầu năm Tổng doanh thu 6.233.494.529 8.273.405.948 16.320.703.571 1. Doanh thu thuần 6.233.494.529 8.273.405.948 16.320.703.571 2. Giá vốn hàng bán 6.131.397.799 8.100.314.430 16.003.205.323 3. Lợi tức gộp 102.096.730 173.091.518 317.498.248 4. Chi phí bán hàng 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh 102.096.730 173.091.518 317.498.248 7. Lợi tức hoạt động tài chính (80.258.805) (173.091.518) (285.660.323) 8. Lợi tức bất thường 10.264.284 10.264.284 9.Tổng lợi tức trước thuế 21.837.925 42.102.209 10. Thuế lợi tức phải nộp 11. Lợi tức sau thuế 21.837.925 10.264.284 42.102.209 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng là nguồn số liệu cơ sở để những người mua quan tâm đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp qua việc tính toán hàng loạt chỉ tiêu về hiệu quả kinh doanh và qua việc so sánh số tuyệt đối cũng như tương đối của đơn vị này trong những thời kỳ khác nhau, với các đơn vị cùng ngành. Và với chỉ tiêu Công ty, Xí nghiệp đặt ra. Từ Báo cáo chi tiêu tài chính này có thể tính ra nhiều chỉ tiêu như cơ cấu chi phí về lương, các tỷ lệ về tiền lương (cơ cấu lương, thu nhập bình quân của người lao động ) tỷ lệ và sản lượng chi phí dở dang.... so sánh với kế hoạch và chỉ tiêu công ty giao để thấy được hiệu quả hoạt động. Báo cáo tổng hợp chi phí và tính giá thành xây lắp theo quý của Xí nghiệp tập hợp từng khoản mục của từng công trình tại thời điểm báo cáo cho biết các khoản mục chi phí, chi phí dở dang, giá vốn hàng bán, giá thành (doanh thu), lãi vay ngân hàng phải trả và lợi nhuận thu được. Báo cáo này cho biết tổng hợp hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ. Báo cáo tổng hợp chi phí và tính giá thành xây lắp được lập trên cơ sở xác định chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ, cuối kỳ, tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ từ đó tính được giá thành quyết toán bàn giao và giá trị công trình xây lắp hoàn thành. Phần III Đánh giá kết quả công tác tổ chức hạch toán kế toán tại XNXD 101 1. Thành tựu đạt được Những thành tích về sản xuất kinh doanh đã cho thấy việc tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và phương hướng phát triển của XNXD 101 là đúng đắn và hợp lý. Về công tác tổ chức hạch toán kế toán cũng đã đạt được những thành tựu được xem như là ưu điểm giúp hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. - Về mặt tổ chức nhân sự, số lượng nhân viên phòng kế toán XNXD 101 hiện nay là 6 người, đảm bảo hoàn thành tốt công việc. Vấn đề phân công lao động cũng được thực hiện rất hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực chuyên môn đảm bảo cho các nhân viên đều thể hiện tốt khả năng của mình và tự chịu trách nhiệm về công việc được giao. Các nhân viên phòng kế toán cũng không ngừng trau dồi thông qua trường lớp đào tạo chính quy cũng như học hỏi từ đồng nghiệp. Tổ chức nhân sự kế toán cũng đáp ứng được yêu cầu bắt kiểm nghiệm, một nguyên tắc hàng đầu của tổ chức kế toán như không có thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán, thủ kho kiêm kế toán vật tư và thủ trưởng đơn vị kiêm kế toán trưởng. - Về phương thức tổ chức lao động kế toán tại XNXD 101 là phương thức tập trung. Đây là phương thức hợp lý hơn cả so với hai phương thức phân tán hay hỗn hợp bởi quy mô phòng kế toán không lớn, kế toán trưởng sẽ có thể điều hành chỉ đạo kịp thời cũng như nhanh chóng tập hợp được số liệu cuả các phần hành riêng rẽ. - Về hình thức kế toán áp dụng XNXD 101 là hình thức nhật ký chung. Tận dụng ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiện đại hoá công tác kế toán nên phòng kế toán đã sớm đưa máy tính vào phục vụ. Vì vậy dù là một đơn vị ngành xây lắp, quy môt nghiệp vụ lớn nhưng công việc kế toán tại đơn vị vẫn luôn hoàn thành kịp thời. - Về vấn đề áp dụng chế độ kế toán, XNXD 101 đã tuân theo đúng các quy định về tài chính kế toán do Bộ tài chính ban hành và Công ty cấp trên là Công ty xây dựng số XNXD 101 và cao hơn nữa là Bộ xây dựng quy định. Việc áp dụng chế độ tuy vậy cũng là rất linh hoạt, như việc chi tiết tài khoản 141 thành các tiểu khoản 1411, 1412, 1413 hay TK 2113 thành TK 211301, TK 211371, TK 211391... đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận lợi cho công tác kế toán tại Xí nghiệp. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong Công ty được xây dựng khoa học và hợp lý. Các báo cáo được lập vào cuối quý và năm đều đặn, đúng hạn là một trong nhiều ưu điểm. Bên cạnh đó, các báo cáo quản trị là một biện pháp quản trị hiệu quả cao đối với tình hình hoạt động, thực hiện sản xuất của Xí nghiệp. 2. Tồn tại hạn chế Tuy có nhiều ưu điểm xong tổ chức hạch toán kế toán tại XNXD 101còn tồn tại một số hạn chế sau đây: - Vấn đề cập nhật và áp dụng chế độ kế toán mở cửa XNXD 101 còn chưa được thực hiện tốt. Cho đến nay mặc dù Vụ chế độ kế toán đã ban hành xong 10 chuẩn mực kế toán cùng các văn bản hướng dẫn và tiến tới quốc hội sẽ ban hành Luật kế toán nhằm áp dụng thống nhất chế độ kế toán tài chính nhưng Xí nghiệp vẫn chưa được tiếp cận phổ biến cũng chưa được đào tạo thực hiện dưới bất cứ hình thức nào. Đây có thể là sự chậm trễ của Công ty cấp trên nhưng cũng là khuyết điểm của đơn vị. Vấn đề áp dụng chế độ mới sẽ gây khó khăn cho Xí nghiệp do sự thay đổi về hệ thống Tài Khoản và Báo caó nếu áp dụng chế độ mới Xí nghiệp sẽ phải sửa đổi phần mềm kế toán đang sử dụng, hệ thống sổ sách đang được mở. - Một vấn đề khác trong việc vận dụng chế độ tài khoản và hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán kế toán tại XNXD 101 đó là việc chỉ sử dụng một Tài khoản 336 cho việc thanh toán nội bộ giữa Xí nghiệp và cấp trên cũng như với giữa Xí nghiệp và các đơn vị khác. Việc hạch toán này tuy đơn giản, rất dễ thực hiện nhưng lại tỏ ra kém hiệu quả trong việc quản lý. Ví dụ, XNXD 101 không thể phân tích được đâu là khoản vốn Công ty cấp trên cấp để thực hiện hoạt động sản xuất, đâu là những khoản nợ đọng cấp trên và đơn vị bạn. Cũng như vậy, mọi giao dịch với Ngân hàng, chuyển hay nhận Sec của Xí nghiệp đều thực hiện qua Công ty và ghi Báo Nợ, báo có qua TK 336. Nguyên nhân ở đây phần nhiều là do khách quan từ phía Công ty cấp trên tuy nhiên cũng gây khó khăn trong quản lý của Xí nghiệp. - Về các công trình ở xa văn phòng kế toán Xí nghiệp cũng là một vấn đề hạn chế ảnh hưởng đến công tác kế toán. Bởi vì việc chuyển gửi chứng từ về phòng kế toán nếu không thực hiện đúng hạn sẽ làm công tác kế toán bị đình trệ. Thậm chí việc chứng từ lập sai, phải trả lại để chỉnh sửa cũng rất khó khăn. Việc quản lý đối chiếu giữa thủ kho và kế toán định kỳ cũng thực hiện khó thuận lợi. Đây là một nguyên nhân mang tính khách quan do đặc điểm của đơn vị xây lắp, công trình có thể rất xa văn phòng phòng. - Công tác kế toán quản trị tại Xí nghiệp còn hầu như chưa được thực hiện. Ngoài việc lập một số các báo cáo quản trị để quản lý và đánh giá hiệu quả sản xuất thì thực sự kế toán quản trị chưa được Xí nghiệp coi trọng.Tuy đây là đơn vị nhà nước tự hạch toán kinh doanh, tự chịu lỗ lãi, năng nổ để tìm kiếm thị trường và lợi nhuận nhưng vẫn chưa thể hiện được là một đơn vị có cách quản lý, đánh giá tiên tiến hiệu quả. Công tác kế toán quản trị là một trong những công cụ tiên tiến và hiệu quả nhất. 3. Kiến nghị Với tư cách là một sinh viên thực tập, sau 8 tuần tham gia tìm hiểu, hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý và kế toán tại XNXD 101 em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đánh giá về ưu khuyết điểm trong công tác tổ chức hạch toán kế toán và dưới đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán của Xí nghiệp. - Xí nghiệp phải chủ động tiếp cận với chế độ, văn bản mới của nhà nước mà cụ thể là Bộ tài chính và có kiến nghị với Công ty cấp trên áp dụng sớm nhất những quy định thống nhất này. Bên cạnh đó, để thực hiện được các quy định mới Xí nghiệp phải có kế hoạch cụ thể chi tiết tư vấn để đào tạo tập huấn cán bộ cho đến xử lý hệ thống máy tính và hệ thống sổ sách. Đây là công việc khó khăn nhưng phải sớm thực hiện để đi theo những chuẩn mực được quy định chung. - Xí nghiệp nên kiến nghị với Công ty xây dựng số 1,đơn vị chủ quản việc sử dụng thêm các TK411- cấp trên là tài khoản theo dõi nguồn vốn cấp trên cấp TK 136 - theo dõi phải thu nội bộ vì việc phát sinh thu nội bộ ở XNXD 101 khá lớn. Xí nghiệp cũng nên mở chi tiết cho TK 336 để quản lý phải trả nội bộ. - Để hạn chế vấn đề chứng từ gây đình trệ công tác kế toán thì các kế toán viên phải đôn đốc việc chuyển gửi chứng từ cũng như kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ tránh trường hợp làm sai phải trả lại mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. - Công tác kế toán quản trị nên sớm được đưa vào sử dụng và sử dụng có hiệu quả đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả thu được lợi nhuận và lợi nhuận cao. Lời kết Sau 8 tuần thực hiện việc thực tập tại XNXD 101 em đã hiểu và nắm bắt được công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác kế toán nói riêng từ việc thực hiện phương thức tổ chức hạch toán kế toán, tổ chức lao động phòng kế toán, tổ chức chứng từ ban đầu thực hiện các báo cáo cuối kỳ của từng phần hành kế toán cụ thể. Việc thực tập của em có một ý nghĩa hết sức to lớn, kết hợp với lý thuyết được đào tạo ở trường đã làm sáng tỏ vấn đề thực tế. Bài viết này của em đã được hoàn thành với sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn thực tập Trần Thị Phượng và các cô bác, anh chị phòng kế toán XNXD 101, nơi em đang thực tập. Bài viết của em có thể còn thiếu sót em kính mong được sự chỉ bảo của cô giáo và các cô bác, anh chị. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục