Chuyên đề Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Dụng cụ cắt và đo lường cơ khí

c sử dụng hết tiềm năng lao động của công ty. II. Thực trạng về bộ máy quản lý của công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí. 1. Bộ máy quản lý. a. Mô hình bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là kiểu cơ cấu trực tuyến - chức năng hay còn gọi là cơ cấu hỗn hợp. Kiểu cơ cấu này là kết quả của sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, nhằm phát huy tối đa mặt những tích cực của hai kiểu cơ cấu này và khắc phục những mặt hạn chế của nó. Theo kiểu cơ cấu quản lý này thì quan hệ lãnh đạo phục tùng theo tuyến và theo chức năng, vẫn tuân thủ theo chế độ một thủ trưởng mà tận dụng được sự tham gia trợ giúp của các bộ phận chức năng, giảm được gánh nặng cho lãnh đạo cao nhất của công ty. * Nhóm quan hệ theo trực tuyến: là hệ thống chỉ huy sản xuất cấp xí nghiệp, cấp phân xưởng, ca sản xuất, tổ sản xuất ứng với các chức danh giám đốc, các phó giám đốc, quản đốc, đốc công, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị và toàn công ty, nhóm quan hệ này là quan hệ theo mệnh lệnh, cấp dưới chỉ chịu nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp còn cấp trên thì chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình trước công ty. Các phân xưởng sản xuất chỉ nhận mệnh lệnh của phó giám đốc sản xuất và có quan hệ chức năng với các bộ phận phòng ban khác trong công ty, họ không phải nhận mệnh lệnh từ phó giám đốc kĩ thuật hay kinh doanh các phân xưởng chỉ là các đơn vị sản xuất có chức năng thực hiện kế hoạch sản xuất, kỹ thuật theo nhiệm vụ cụ thể của công ty giao cho. Chức năng chủ yếu của các lãnh đạo trực tuyến là lãnh đạo trực tiếp công nhân sản xuất chỉ thị công nhân viên chức thực hiện kế hoạch và ác biện pháp do các bộ phận chức năng ấn định. Bộ máy trực tuyến (quan hệ theo chiều dọc) của công ty được tổ chức như sau: + Cấp công ty bao gồm giám đốc và các phó giám đốc có quan hệ trực tuyến (quan hệ mệnh lệnh) với nhau Giám đốc Quản đốc Đốc công Tổ trưởng + Cấp phân xưởng bao gồm quản đốc và các phó quản đốc, sau cùng là đốc công, thợ cơ... có quan hệ trực tuyến. Sơ đồ quan hệ tổ chức sản xuất của công ty * Nhóm quan hệ theo chức năng (cơ quan chức năng) Chức năng chung của các phòng ban trong công ty là giúp giám đốc nắm tình hình giám sát kiểm tra nghiên cứu, xây dựng kế hoạch chuẩn bị sản xuất phục vụ sản xuất, hướng dẫn công tác kỹ thuật, công tác nghiệp vụ cho các cán bộ chức năng và cấp quản lý phân xưởng, giúp thủ trưởng trực tuyến chuẩn bị và thông báo các quyết định kiểm tra quá trình hoạt động chung. Theo dõi để tổ chức công việc không sai lệch với những yêu cầu về kỹ thuật và những điều kiện thời gian. Cơ quan chức năng chịu trách nhiệm về sự đúng đắn của kế hoạch, của các phương pháp công tác, về chất lượng phục vụ của nó đối với các bộ phận ngành dọc (trực tuyến). Chức năng chủ yếu của các phòng ban là làm tham mưu cho bộ phận quản lý trực tuyến nhưng trong những công việc, trường hợp nhất định họ cũng được giao quyền trực tiếp chỉ đạo, hướng đãn đối với cán bộ chức năng và cấp quản lý phân xưởng thậm chí đến tận công nhân sản xuất. Hệ thống cấn bộ chức năng ở cấp phân xưởng như kế hoạch phân xưởng, kỹ thuật phân xưởng, lao động tiền lương chịu sự quản lý trực tiếp về mặt hành chính của quản đốc hoặc phó quản đốc đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ, kỹ thuật của các phòng ban tương ứng. các phòng ban chức năng trong công ty không có quan hệ mệnh lệnh phục tùng lẫn nhau nhưng có mối quan hệ với nhau. Các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết định đối với cơ quan ngành dọc mà chỉ có quan hệ hướng dẫn, cung cấp thông tin về kỹ thuật, công nghệ, nghiệp vụ... nhưng họ phải có nghĩa vụ nhất định với nhau trong các mối quan hệ. b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty hiện nay được chia thành 3 khối chính đó là: khối kỹ thuật, khối sản xuất, khối kinh doanh. Mỗi khối do một phó giám đốc phụ trách chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Ngoài ra trong bộ máy quản lý còn có các phòng ban chức năng quan trọng khác như: phòng tài vụ, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tổ chức cán bộ làm tham mưu cho giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Trong các khối chính còn bao gồm nhiều phòng ban chức năng khác, làm tham mưu cho Ban giám đốc và chịu sự chỉ đạo của các phó giám đốc theo các lĩnh vực, chức năng hoạt động tương ứng. Hiện nay công ty có số lượng phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất như sau: + Khối kỹ thuật: - Phòng thiết kế. - Phòng công nghệ. - Phòng cơ điện. - Phòng KCS. - Phòng thiết kế cơ bản. + Khối kinh doanh. - Phòng cung tiêu. - Phòng hành chính quản trị. - Phòng y tế. - Trung tâm giới thiệu sẩn phẩm. + Khối sản xuất: - Phân xưởng khối phẩm. - Phân xưởng cơ khí I. - Phân xưởng cơ khí II. - Phân xưởng dụng cụ. - Phân xưởng cơ điện. - Phân xưởng mạ. - Phân xưởng nhiệt luyện. - Phân xưởng bao bì. + Các phòng ban chức năng khác. - Phòng tài vụ. - Phòng kế hoạch - kinh doanh - Phòng tổ chức cán bộ - Phòng bảo vệ - Với số lượng phòng ban chức năng trên hiện công ty có 157 lao động gián tiếp chiếm 31,3% trên tổng số lao động công ty. c. Quy chế hoạt động của ban giám đốc công ty: Bộ máy của công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng, quyền quyết định cao nhất thuộc về giám đốc, một cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp, các phòng ban chức năng chỉ làm công tác tham mưu cho các lãnh đạo trực tuyến, các phó giám đốc, quản đốc sử dụng quyền thủ trưởng mà giám đốc giao cho để thống nhất quản lý mọi hoạt động trong lĩnh vực công việc được phân công trong đơn vị mình phụ trách. * Giám đốc công ty: Là người đại diện của nhà nước có quyền điều hành cao nhất trong công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Tổng công ty giao nhằm thực hiện nhiệm vụ do tổng công ty giao nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh được giao và đạt lợi nhuận, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nguồn lao động và nhà nước theo chế độ hiện hành. Giám đốc phân công công việc, từng mặt quản lý kinh tế cho các phó giám đốc và thông qua các phó giám đốc hoặc trực tiếp đưa mệnh lệnh xuống các phân xưởng thông qua cá quản đốc và đốc công phân xưởng, xuống công nhân sản xuất theo sơ đồ quản lý và chỉ đạo sản xuất. * Các phó giám đốc: Có chức năng giúp giám đốc điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về kết quả thực hiện công việc được giám đốc uỷ quyền. trong khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các phó giám đốc chủ động giải quyết điều hành công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn về quyền hành. Giám đốc công ty phải giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng phó giám đốc, tránh sự trùng lặp, chồng chéo tạo điều kiện tốt nhất cho các phó giám đốc phát huy tính chủ động, sáng tạo quyết đoán trong điều hành công việc đã được phân công. + Phó giám đốc sản xuất: Giúp giám đốc phụ trách điều hành tổ chức quản lý quá trình sản xuất của công ty. Lập kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng và tiến hành triển khai thực hiện thông qua sự chỉ đạo của các quản đốc đối với các phân xưởng, tổ, ca... Chỉ huy thống nhất kỹ thuật sản xuất hàng ngày, điều phối lao động và và duy trì kỷ luật lao động trong toàn bộ công ty cho từng phân xưởng, bảo đảm cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng, theo đúng kế hoạch, tổ chức bố trí sắp xếp hợp lý lực lượng lao động trực tiếp sao cho bảo đảm sử dụng có hiệu quả nhất, đề xuất và tham gia bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân. Khi giám đốc vắng mặt uỷ quyền cho phó giám đốc sản xuất chỉ huy, điều hành mọi hoạt động của công ty. + Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực quản lý kỹ thuật và xây dựng cơ bản của công ty. Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xác định chính sách quản lý kỹ thuật của từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau, sao cho đáp ứng được yêu cầu sản xuất của từng thời kỳ cũng như từng sản phẩm, xây dựng tiêu chuẩn hoá sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện đạt tiêu chuẩn, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm qua từng giai đoạn kế hoạch. Phó giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản lý kỹ thuật cụ thể như: Chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ kiểm tra chất lượng sản phẩm theo kế hoạch và tiến độ sản xuất tháng, quý, năm. Duy trì, bảo trì máy móc thiết bị năng lượng bảo đảm tiến hành sản xuất liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng lượng, nhiên liệu, lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật. + Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực quản lý kinh doanh, hành chính quản trị, đời sống. - Nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản lý kinh doanh. Tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, thị trường về sản phẩm của công ty, tiến hành đàm phán giao dịch với khách hàng, bạn hàng và đi đến kí kết hợp đồng về tiêu thụ sản phẩm hoặc mua các yếu tố đầu vào cho sản xuất, hợp tác hỗ trợ, liên kết sản xuất-kinh doanh với các đơn vị khác, đề xuất với giám đốc sản xuất các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trường, nắm bắt nhu cầu ké hoạch sản xuất từ đó xây dựng phương án thu mua vật tư nhiên liệu sao cho đảm bảo quá trình sản xuất được diến ra liên tục, với chi phí thu mua thấp nhất, đảm bảo đúng về chất lượng, đủ về số lượng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã kí kết với khách hàng đúng về thời gian, số lượng, chất lượng tạo điều kiện nâng cao uy tín của công ty, tránh tính trạng để sản phẩm, vật tư ứ đọng, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động trong quá trình thực hiện hợp đồng đã kí kết. - Nhiệm vụ về công tác hành chính- quản trị đời sống. Tham mưu cho giám đốc về chủ trương cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV, xây dựng kế hoạch cung cấp trang thiết bị, tiện nghi, văn phòng phân xưởng. Chi đạo công tác quản lý văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, in ấn tài liệu, văn bản của công ty, tổ chức phục vụ các cuộc họp, tiếp khách. + Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có chức năng giúp giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty theo quy định, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát kinh tế tài chính của nhà nước tại công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán cấp trên và cơ quan hành chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán cấp trên về kết quả thực hiện của công việc thuộc phạm vi của mình quản lý. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận đơn vị cấp dưới, tiến hành những công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng, chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ, chuyên môn đối với tất cả những nhân viên kế toán làm việc ở bất cứ bộ phận nào trong công ty, có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong xí nghiệp chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu pháp quy và các tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc kế toán và kiểm tra. 2. Vị trí, chức năng và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong công ty. a. Phòng thiết kế: * Vị trí: Phòng thiết kế nằm trong khối phụ trách kỹ thuật của công ty chịu sự quản lý của phó giám đốc kỹ thuật, thuộc hệ thống tổ chức của công ty, thực hiện các yêu cầu về quản lý kỹ thuật theo quy định của điều lệ tổ chức bộ máy quản lý. * Chức năng: Phòng thiết kế có chức năng thiết kế sản phẩm mới hoàn thiện hình thức, mẫu mã sản phẩm mà công ty đang sản xuất, sao cho đáp ứng được nhu cầu phong phú và đa dạng của thị trường và bảo đảm phù hợp với máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất của công ty với chi phí về nguyên vật liệu lao động thấp tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng tiêu thụ trên thị trường, sau khi thiết kế song sản phẩm, phòng cung cấp sơ đồ, bản vẽ cách thức, các thao tác chế tạo và các yêu cầu về công nghệ, máy móc thiết bị, trình độ tay nghề cho đơn vị sản xuất, trực tiếp sản xuất, tóm lại chức năng của phòng thiết kế là thiết kế sản phẩm mới hoàn thiện các sản phẩm đang trong giai đoạn chế thử hoặc đã đi vào sản xuất. * Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ thu thập các tài liệu có liên quan đến sản phẩm mới cũng như các sản phẩm đang trong giai đoạn hoàn thiện sau đó tiến hành phân tích và tổ chức thực hiện quá trình thiết kế, hoàn thiện thông qua sự phân công, bố trí sắp xếp công việc cho từng nhân viên trong phòng sao cho phù hợp với trình độ khả năng của từng người. Đối với các sản phẩm mới, quá trình thiết kế phải đưa ra được mô hình (bản vẽ) và các yêu cầu về kỹ thuật cũng như định mức về nguyên vật liệu, năng lượng, lao động, quy trình sản xuất. * Quyền hạn: Trong quá trình thực hiện phòng thiết kế có quyền yêu cầu các đơn vị, bộ phận khác trong công ty cung cấp những tài liệu cần thiết có liên quan đến công việc của phòng, yêu cầu trang thiết bị phục vụ cho quá trình thiết kế sản phẩm, đề xuất với giám đốc có hình thức kỷ luật đối với các đơn vị sản xuất, không thực hiện đúng yêu cầu về kỹ thuật khi sản xuất sản phẩm, làm hư hỏng sai lệch gây thiệt hại cho công ty - phòng thiết kế là một phòng chức năng. Vì vậy họ không có quyền ra quyết định chỉ đạo đối với các đơn vị khác mà chỉ có quyền tham mưu hướng dẫn nhằm phục vụ tốt cho quá trình sản xuất. b. Phòng công nghệ: * Vị trí: Phòng công nghệ là một đơn vị chức năng nằm trong khối kỹ thuật thuộc hệ thống quản lý của Công ty, Chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc kỹ thuật. * Chức năng: Phòng công nghệ có chức năng quản lý toàn bộ quy trình sản xuất của Công ty, xây dựng chuẩn bị công nghệ sản xuất các sản phẩm mới, thực hiện chương trình tiến bộ kỹ thuật nghiên cứu xây dụng các phương án hoàn thiện công nghệ sản xuất. Sao cho đảm bảo năng suất lao động cao, tiết kiệm được nguyên nhiên vật liệu tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Nghiên cứu nhu cầu đầu tư mở rộng tài sản cố định, triển khai thực hiện mua sắm trang thiết bị công nghệ phục vụ sản xuất. Tóm lại, phòng công nghệ làm những công việc tiếp nối của phòng thiết kế, nhằm phục vụ cho quá trình biến ý tưởng về sản phẩm thành hiện thực thông qua các phân xưởng sản xuất. * Nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện tốt phần chức năng của phòng mà giám đốc giao cho, thông qua sự sắp xếp bố trí công việc cho từng nhân viên một cách hợp lý. Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch mua thiết bị, công nghệ sản xuất, đưa ra các phương án, giải pháp về công nghệ sản xuất cho ban giám đốc, hướng dẫn, kiểm tra quá trình sản xuất trên các quy trình công nghệ ở các phân xưởng. Tham mưu đề xuất với ban giám dốc về các phương án cải tiến công nghệ, kỹ thuật. * Quyền hạn: Phòng công nghệ có quyền yêu cầu các đơn vị phân xưởng trong nhà máy cung cấp những thông tin có liên quan đến công tác quản lý công nghệ. Đề nghị với ban giám đốc khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân không thực hiện đúng công tác quản lý, áp dụng công nghệ sản xuất. Phòng công nghệ có quyền từ chối những yêu cầu không chính đáng của đơn vị, cá nhân và các bộ phận khác trong và ngoài Công ty. Đi đôi với quyền hạn, phòng công nghệ phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả thực hiện các công tác được phân công. c. Phòng KCS. * Vị trí: Phòng KCS là một đơn vị chức năng nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của Công ty, chịu sự quản lý của phó giám đốc kỹ thuật, là đơn vị quản lý về chuyên môn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác của bộ máy quản lý. * Chức năng: Phòng có chức năng quản lý kỹ thuật kiểm tra chất lượng sản phẩm, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm. kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, công nghệ nhằm tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhành tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn so với thiết kế ban đầu và phù hợp với nhu cầu thị trường, quản lý đo lường thống nhất trong Công ty và giữa Công ty với Nhà nước cũng như các tổ chức khác. * Nhiệm vụ: Tổ chức triển khai thực hiện tốt phân công việc thuộc chức năng của phòng mà ban giám đốc giao cho, phòng phải phát hiện được sai hỏng, lệch lạc của sản phẩm cũng như các trang thiết bị, nguyên vật liệu, tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Phân tích đánh giá từng khâu, từng công đoạn của quá trình sản xuất nhằm tìm ra những mặt được và mặt chưa được của các khâu, từ đó tham mưu cho các lãnh đạo trực tiếp có quyết định điều chỉnh đúng đắn, kịp thời kỷ luật, khen thưởng đúng đối tượng. * Quyền hạn: Phòng KCS có quyền yêu cầu các đơn vị phân xưởng trong Công ty cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác của phòng, đề xuất với giám đốc khen thưởng, hoặc kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân khác trong Công ty khi họ thực hiện tốt hay chưa tốt công tác quản lý chất lượng có quyền từ chối những yêu cầu không chính đáng của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Công ty. d. Phòng thiết kế cơ bản: Là phòng chức năng, nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của Công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. Phòng có chức năng xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, nâng cấp cải tạo các kho tàng, phân xưởng, nhà làm việc trong toàn Công ty. Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản đáp ứng nhu cầu mở rộng qui mô sản xuất trình ban giám đốc, sau đó tiến hành triển khai thực hiện. e. Phòng cơ điện. * Vị trí: Là một đơn vị chức năng nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của Công ty, chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc kỹ thuật và sự chỉ đạo chức năng của phó giám đốc khác. * Chức năng: Phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật như: công tác bảo quản và sửa chữa máy thiết bị sản xuất trong toàn Công ty, chuẩn bị về máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty. Theo dõi kiểm tra tình trạng và khả năng sử dụng các loại thiết bị, máy móc, nắm bắt theo dõi tình hình cung cấp, sử dụng năng lượng cho quá trình sản xuất. Lập kế hoạch sửa chữa, phục hồi các trang thiết bị sau đó trình ban giám đốc và tiến hành triển khai thực hiện. * Nhiệm vụ: Thực hiện tốt, kịp thời, có hiệu quả phân công việc được giám đốc và phó giám đốc giao cho, phát hiện kịp thời tình trạng trang thiết bị, máy móc, khả năng cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất. Tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục tình trạng xấu của máy móc, thiết bị trong toàn Công ty, nắm bắt nhu cầu sản xuất của Công ty từ đó lập kế hoạch sửa chữa mua sắm máy móc thiết bị, năng lượng góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất. * Quyền hạn: Phòng cơ điện có yêu cầu các đơn vị phân xưởng trong Công ty cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý của phòng - quyền từ chối mọi yêu cầu không chính đáng của cá nhân, đơn vị khác trong và ngoài Công ty. Không có quyền ra quyết định quản lý đối với các đơn vị khác mà chỉ làm chức năng hưỡng dẫn, kiểm tra hoạt động của các đơn vị hoạt động có liên quan đến công việc của phòng. g. Phòng Kế hoạch - kinh doanh. * Vị trí: Là đơn vị quản lý nghiệp vụ độc lập nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của nhà máy. Trực tiếp tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế nội bộ, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. * Chức năng: Chức năng chủ yếu là tham mưu cho giam đốc về công tác quản lý kinh doanh của Công ty, Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, năm, quý và giao cho bộ phận sản xuất xây dựng và thống nhất quản lý giá, giá thành, giá bán, hạch toán nội bộ phân xưởng, hạch toán các hợp đồng kinh tế các sản phẩm chủ yếu và phân tích hiệu quả kinh tế, tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. * Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, tổng hợp xây dựng kế hoạch sản xuất, kỹ thuật - tài chính của công ty, tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế, công tác tổ chức hạch toán kinh tế. Xây dựng giá thành, giá bán, giao dịch đàm phán với khách hàng. * Quyền hạn: Quyền thực hiện quản lý chức năng đối với cá dơn vị, Phòng ban, phân xưởng, đề xuất với giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật các đơn vị cá nhân trong việc chấp hành thực hiện công tác quản lý kế hoạch - Hạch toán kinh tế - Thống kê của công ty, quyền giao dịch với khách hàng. h. Phòng tài vụ: * Vị trí: Là phòng nghiệp vụ quản lý chuyên ngành về tài chính kế toán nằm trong hệ thống tổ chức của công ty, nhằm đáp ứng thực hiện các yêu cầu quản lý về tài chính, kế toán thống kê trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng quy định của nhà nước. Phòng tài vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên. * Chức năng: Tổ chức ghi chép, phản ánh hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Mặt khác thông qua hạch toán thực hiện giám đốc, giám sát bằng đồng tiền với mọi hoạt động kinh tế đó, nhằm bảo vệ thường xuyên, đầy đủ toàn bộ tài sản của nhà máy. Tổ chức đáp ứng nguồn vốn phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời tổ chức quản lý, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả. * Nhiệm vụ: Tập hợp chi phí, tính toán giá thành một cách nhanh chóng kịp thời đầy đủ. Phân tích tình hình biến động về doanh thu lợi nhuận, tìm ra nguyên nhân làm tăng giảm doanh thu và lợi nhuận sau đó trình phương án khắc phục. Tổ chức hướng dẫn lập mọi chứng từ ban đầu và ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, liên tục có hệ thống mọi hoạt động kinh tế của công ty và quy định sự luân chuyển của mọi loại chứng từ. Tổ chức thanh toán và hạch toán kế toán, thống kê tổng hợp các hoạt động kinh tế. * Quyền hạn: Có quyền yêu cầu các đơn vị phân xưởng trong công ty cung cấp những thông tin có liên quan đến công tác quản lý tài chính - kế toán. Quyền hướng dẫn, kiểm tra chức năng đối với các bộ phận khác trong toàn bộ công ty, có quyền từ chối mọi yêu cầu không chính đáng của các đơn vị thành viên khác, đề xuất với giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật các đơn vị thành viên, quyền tham gia xây dựng phương án kinh doanh, xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn. i. Phòng cung tiêu. * Vị trí: là một đơn vị độc lập nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của công ty, dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. * Chức năng: Tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh xây dựng kế hoạch, tổ chức, thực hiện cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm, chế phẩm, vật tư tồn động, phế liệu và hoạt đọng của các phương tiện vận tải, cấp phát và thanh quyết toán vật tư với các đơn vị trong nhà máy (công ty) theo định mức. Quản lý bảo quản kho tàng, vật tư hàng hoá và các phương tiện vận tải trong phạm vi được giao. * Nhiệm vụ: Thực hiện tốt, kịp thời công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất của công ty, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Tổ chức xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, triển khai thực hiện tốt kế hoạch đã xây dựng, góp phần quay vòng nhanh vốn lưu động của công ty. Ghi chép, cập nhật kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình cung ứng vật tư, vật tư tồn đọng sản phẩm tiêu thụ. * Quyền hạn: Quyền yêu cầu các cá nhân đơn vị trong công ty cung cấp các thông tin cần thiết, liên quan đến công tác quản lý của phòng. Quyền hướng dẫn kiểm tra chức năng đối với các bộ phận, phân xưởng trong toàn công ty. k. Phòng hành chính - Quản trị. * Vị trí: Là đơn vị chức năng, nằm trong hệ thống quản lý của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh hành chính quản trị va đời sống. * Chức năng: Tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc những chủ trương, chính sách cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc cho các phòng ban, phân xưởng, triển khai thực hiện có hiệu quả kế hoạch khi được giám đốc duyệt chỉ đạo công tác vệ sinh, phòng chống dịch tễ, bảo vệ sức khoẻ cho CBCNV. * Nhiệm vụ: Thực hiện tố phần công việc thuộc chức năng của phòng, thông qua sự sắp xếp, bố trí nhân lực (nhân viên) một cách hợp lý, tiến hành in ấn, bảo quản các tài liệu, băn bản giấy tờ một cách nhanh chóng chính xác, bảo đảm bí mật. * Quyền hạn: Quyền yêu cầu các đơn vị phân xưởng công ty cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin có liên quan đến công tác quản lý của phòng, tham gia xây dựng phương án cải thiện đời sống cho CBCNV. Đề nghị với giám đốc khen thưởng hay phê bình các đơn vị cá nhân khi thực hiện công tác quản lý thuộc chức năng của phòng. l. Phòng tổ chức cán bộ: * Vị trí: Là phòng chức năng quản lý về lao động tiền lương, nằm trong hệ thống tổ chức của công ty dưới sự chỉ đạo của giám đốc. * Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý lao động tiền lương. Tổ chức sắp xếp, bố trí lực lượng lao động trong toàn công ty một cách hợp lý, cân đối nguồn nhân lực sẵn có, lập kế hoạch tuyển chọn đào tạo đáp ứng nhu cầu của sản xuất, xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và luôn tìm phương án hoàn thiện bộ máy quản lý, phòng còn có chức năng xây dựng quỹ lương, kế hoạch sử dụng quỹ lương và theo dõi quá trình sử dụng nó. Xây dựng kế hoạch an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. * Nhiệm vụ: Thực hiện tốt phần công việc thuộc chức năng của phòng thông qua việc sắp xếp, bố trí các nhân viên trong phòng một cách hợp lý nhất. Trưởng phòng có nhiệm vụ lãnh đạo, giao việc, hướng đẫn, kiểm tra và tổng hợp tất cả kết quản công tác của phòng. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất, tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên, thuyên chuyển, bố trí sắp xếp lao động, xây dựng kế hoạch tổng quỹ lương, kế hoạch an toàn lao động, vệ sinh lao động. * Quyền hạn: Quyền yêu cầu các phòng ban trong công ty cung cấp những thông tin cần thiết, liên quan đến công tác của phòng, quyền quản lý chức năng đối với các đơn vị bộ phận khác trong công ty, theo dõi hướng đẫn, kiểm tra công tác quản lý lao động tiền lương ở các đơn vị. m. Phòng bảo vệ: Phòng bảo vệ dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc có chức năng bảo vệ trật tự an ninh và tài sản trong công ty. Phòng bảo vệ nằm trong hệ thống tổ chức của công ty có nhiệm vụ xây dựng phương án phòng chống tệ nạn xã hội trong công ty ngăn ngừa các hành vi xấu từ bên ngoài thông qua việc kiểm tra giám sát con người và phương tiện. n. Phòng y tế: Là phòng chức năng, nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của công ty, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh - quản trị và đời sống, phòng có chức năng tham mưu cho ban giám đốc công tác chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, phòng có nhiệm vụ khám, theo dõi, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, phát hiện các bệnh, tìm phương án khắc phục hạn chế. o. Trung tâm giới thiệu sản phẩm: Là đơn vị đợc lập, nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của công ty, có chức năng giới thiệu quảng cáo và tiêu thụ sản phẩm. Trung tâm có một giám đốc phụ trách được chủ động tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ phù hợp với giấy phép đăng ký, chủ động giao dịch ký kết với khách hàng, trả lương, thưởng cho cán bộ CNV theo kết quả hoạt động SXKD của mình, làm nghĩa vụ với nhà nước với người lao động theo dúng chế độ, hàng tháng gửi báo cáo hoạt động SXKD cho giám đốc, phòng tài vụ, nộp 50% lợi nhuận sau thuế cho công ty. * Định biên lao động quản lý ở các phòng ban chức năng như sau: - Phòng tổ chức lao động: 7 người - Phòng kế hoạch: 8 người - Phòng cung tiêu: 18 người - Phòng tài vụ: 9 người - Phòng thiết kế cơ bản: 15 người - Phòng hành chính quản trị: 9 người - Phòng thiết kế: 9 người - Phòng công nghệ: 14 người - Phòng KCS: 17 người - Phòng cơ điện: 11 người - Phòng y tế: 5 người - Phân xưởng bao gói: 15 người - Bảo vệ: 20 người III. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và công tác quản lý có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Thực chất của quá trình quản lý và hệ thống các phương pháp, cách thức, nguyên tắc tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý, vì vậy các phương pháp, cách thức, nguyên tắc mang tính khoa học và nghệ thuật cao, theo sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp sẽ tác động thức đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, ngược lại nó sẽ kìm hãm, kéo dài mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí đang áp dụng hình thức cơ cấu tổ chức quản lý theo hệ thống hỗn hợp hay hệ thống chức năng hạn chế - kết hợp cơ cấu chức năng và trực tuyến. Như vậy tạo ra cho tổ chức một bộ khung hành chính vững chắc và sử dụng mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác thông qua các chuyên gia, các kỹ sư kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các bộ phận chức năng, ưu điểm của cơ cấu này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban chức năng đảm bảo một phần công việc nhất định, vận dụng được khả năng trình độ chuyên sâu của các cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho giám đốc công ty. Hệ thống tổ chức quản lý này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng, mỗi một cấp dưới khi nhận mệnh lệnh từ một cấp trên, tránh được tình trạng một cấp dưới có quá nhiều thủ trưởng, chồng chéo trong mệnh lệnh gây khó khăn trong thực hiện công việc như cơ cấu quản lý chức năng. Chế độ một thủ trưởng đã tạo điều kiện cho việc xây dựng một cơ cấu nghiêm ngặt, kỹ thuật đúng đắn, mỗi thành viên đều xác định được vị trí của mình khi thực hiện công việc. Theo kiểu cơ cấu hỗn hợp này quá trình chỉ đạo sản xuất chỉ được theo kênh đường thẳng-trực tuyến. Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức sản xuất cũng biết đích xác thủ trưởng trực tiếp và duy nhất của mình sẽ thực hiện mệnh lệnh của ai và chịu trách nhiệm như thế nào, lãnh đạo trực tuyến cũng được sự giúp đỡ, tham mưu của cán bộ chức năng cung cấp cũng như cấp trên trong quá trình chỉ đạo sản xuất, tránh được tình trạng đòi hỏi công việc phức tạp, kiến thức tổng hợp như kiểu cơ cấu trực tuyến. Tóm lại, ưu điểm nổi bật của hình thức tổ chức quản lý hiện nay của công ty là đã kết hợp được mặt tích cực của kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng, đảm bảo chế độ một thủ trưởng, công tác quản lý được chuyên môn hoá cao. Song kiểu cơ cấu này cũng xuất hiện những nhược điểm nhất định đó là : lãnh đạo công ty (giám đốc; phải mất nhiều thời gian làm việc với bộ phận tham mưu chức năng; giảm thời gian làm việc với các phân xưởng (theo trực tuyến) có thể dẫn đến tình trạng không nắm bắt được tình hình thực tế của quá trình sản xuất một cách chính xác, nhiều chi phí bàn bạc tranh cãi nhiều bộ phận chức năng, làm giảm tốc độ ra quyết định quản lý, trong trương hợp có thể sẽ gây hậu quả xấu. Đối với công ty, trong hệ thống tổ chức hiện nay, có quá nhiều các phòng ban bộ phận chức năng điều này dẫn đến tình trạng các mối quan hệ trong quản lý hết sức phức tạp, không rõ ràng giám đốc công ty phải làm việc với rất nhiều đầu mối, việc tiếp nhận thông tin tập hợp, phân tích trở nên khó khăn, giảm thời gian làm việc với những bộ phận quan trọng công việc mang tính chiến lược của công ty. Giám đốc tiếp nhận nhiều thông tin làm việc với nhiều bộ phận sẽ hạn chế việc ra quyết định một cách đúng đắn, kịp thời. Như vậy, việc chuyên môn hoá công tác quản lý đã tạo thêm một nhược điểm nữa là : tính tập trung thấp, tạo ra nhiều đầu mối tản mạn trong giải quyết công việc. Hiện nay, bộ máy quản lý của công ty có số lượng lao động là 157 người chiếm tỷ lệ 31,1% trong tổng số lao động của công ty, làm việc ở 13 đơn vị phòng ban chức năng, thu nhập bình quân năm 1998 là 612.000đ/người/tháng. Công ty là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, với tỷ trọng lao động gián tiếp như vậy là hoàn toàn chưa hợp lý, không phù hợp với điều kiện thực tế cần có biện pháp, phương án khắc phục nhanh nhất. Như vậy, bộ máy quản lý còn cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả, chi phí cao, làm tăng tổng chi phí hoạt động kinh doanh cuả công ty , tăng giá thành, ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ và lợi nhuận, không có điều kiện tích luỹ, tái đầu tư mở rộng sản xuất. Lực lượng lao động gián tiếp kín không đồng nghĩa việc mọi vấn đề của công tác quản lý đều được giải quyết nhanh gọn, có hiệu quả, ngược lại nếu tổ chức sắp xếp, bố trí không hợp lý sẽ dẫn đến sự chồng chéo, có chỗ thì thừa lao động nhưng có khâu bộ phận lại thiếu, đội ngũ sản xuất đã quen với nếp sống làm việc một ca hoặc hành chính nên tâm lý rất ngại đi làm hai ca, do vậy ý thức chấp hành công nghệ và kỷ luật lao động kém. Số lượng phòng ban chức năng hiện nay của công ty còn chưa hợp lý, tổ chức sắp xếp còn chưa khoa học, chưa theo sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp, chẳng hạn việc để phòng bảo vệ tồn tại độc lập, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc không phải là phương án hay phòng y tế nằm trong hệ thống tổ chức quản lý chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kinh doanh-hành chính chưa phải là sự sắp xếp tối ưu. Trong điều kiện hiện nay, các hạng mục công trình, xây dựng cơ bản của công ty đã đi vào thế ổn định, như vậy có nên tồn tại phòng thiết kế cơ bản nữa không ? Để đứng vững trong cơ chế thị trường, hoạt động có hiệu quả ngoài công tác nghiên cứu tìm kiếm thị trường, nghiên cứu sản phẩm... công ty cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho nó tinh gọn, linh hoạt, dễ thích ứng, hoạt động với chi phí thấp mà hiệu quả góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. phần thứ ba Một số ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp bên cạnh việc đổi mới trang thiết bị, công nghệ sản xuất thì một vấn đề rất quan trọng luôn đặt ra đó là không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, nhưng việc hoàn thiện không phải tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện được mục tiêu đó ngay từ khi đầu mà thường thường trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý bộc lộ những mặt được hay những mặt hạn chế, yếu kém. Điều này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, mà các nhà quản lý xem nó như một tất yếu, khách quan, vấn đề được quan tâm hàng đầu là phương hướng giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý. Như vậy, chúng ta cũng có thể biết được rằng công tác hoàn thiện bộ máy quản lý là việc làm rất cần thiết, quan trọng với mọi doanh nghiệp, nó giúp cho bộ máy quản lý ngày càng một gọn nhẹ, linh hoạt hơn dễ dàng thay đổi với điều kiện thực tế của doanh nghiệp cũng như môi trường kinh doanh. Một bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt đồng nghĩa với các kênh trên hệ, thông tin qua lại trong bộ máy đó rõ ràng mạch lạc, chính xác, chất lượng và độ tin cậy cao, giúp việc ra quyết định quản lý nhanh chóng, kịp thời và đúng đắn. Mặt khác, bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ giảm đáng kể gánh nặng về chi phí tạo điêu kiện hạ giá toàn bộ của sản phẩm từ đó hạ được giá bán, tăng khối lượng bán ra, tăng doanh số, tăng lợi nhuận sản xuất kinh doanh phát triển. Để đứng vững và phát triển kinh doanh trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp không chỉ tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ chính sách sản phẩm, chính sách công nghệ, quảng cáo, bán hàng mà còn phải xây dựng cho được một bộ máy quản lý hợp lý, năng động và luôn luôn hoàn thiện, phát triển theo kịp với sự biến đổi của hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường, với đội ngũ quản trị viên, năng động nhiệt tình có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhà nước, tình trạng bộ máy quản lý cồng kềnh, số lượng lao động gián tiếp còn thừa so với yêu cầu thực tế còn khá phổ biến. Qua thời gian nghiên cứu thực trạng bộ máy quản lý ở công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí và những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, em xin được đưa ra một số ý kiến, giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý hiện nay ở công ty như sau: 1. Về số lượng lao động gián tiếp: Hiện nay công ty có một lực lượng lao động gián tiếp là 157 người chiếm 31,1% trong tổng số lao động của công ty, như phần đánh giá đã nêu đây là một nhược điểm lớn của công ty còn quá cồng kềnh không phù hợp với điều kiện thực tế kinh doanh trong cơ chế thị trường, với con số tối ưu mà các nhà quản lý đưa ra là từ 10 - 15% trên tổng số lao động. Trước tình hình thực tế nêu trên của công ty và cơ quan quản lý cấp trên cần đề ra phương án giảm nhẹ biên chế bộ máy quản lý, từ đó sẽ giảm chi phí tăng lợi nhuận góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, tạo thêm việc làm, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Công ty là một doanh nghiệp nhà nước việc giảm nhẹ lực lượng lao động là việc làm hết sức khó khăn, bởi vì hầu hết các cán bộ đều thuộc biên chế của nhà nước, cần có sự giúp đỡ, chỉ đạo của tổng công ty và các cơ quan quản lý cấp trên, cùng đưa ra biện pháp thực hiện tối ưu. Khi triển khai thực hiện cần theo hai phương án sau: * Ban lãnh đạo công ty kết hợp với các trưởng, phó phòng chức năng tổ chức rà soát, tổng hợp toàn bộ khối lượng công việc của bộ máy quản trị trong điều kiện thực tế hiện nay, sau đó so sánh, cân đối với lực lượng lao động gián tiếp đang làm việc cho công ty cả về số lượng và chất lượng. Tiến hành phân tích, đánh giá xem xét sự tương ứng giữa con người và công việc, từ đó rút ra sự thiếu hụt hay mất cân đối giữa các nhóm công việc với nhau,quay lại đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua, đánh giá sự phân công bố trí công việc cho các phòng ban chức năng đã hợp lý hay chưa, đánh giá thành tích công tác quản trị của các bộ phận và các nhân viên trong quá khứ cũng như sự sắp con người với con người đã ăn khớp về trình độ, khả năng, sở thích hay chưa. Những thông tin có được từ sự phân tích từ quá khứ sẽ giúp chúng ta tìm ra nguyên nhân, lý do của những sai phạm, để khắc phục những sai phạm đó, nhằm lập lại trật tự cho bộ máy quản lý, giúp giảm nhẹ biên chế. Trước hết ta tiến hành phân công công việc cho từng phòng ban, bộ phận sao cho phù hợp với chức năng của nó, sau đó chúng ta bố trí lực lượng lao động cho mỗi đơn vị sao cho đủ về số lượng và chất lượng để đảm nhiệm công việc. Từ việc phân nhóm công việc và nhóm con người chúng ta sẽ dễ dàng nhận biết được công việc nào còn thiếu người, công việc nào còn thừa, từ đó đề ra chính sách đào tạo, tuyển chọn, thuyên chuyển đúng đắn. Nếu thực hiện tốt tất cả các khâu trên đây, phân tích đánh giá một cách tỉ mỉ, chắc chắn số lượng quản trị viên của công ty sẽ giảm đáng kể, hơn nữa công việc của các đơn vị bộ phận đã được phân định rõ ràng, tránh được sự trùng lặp chồng chéo trong công tác quản trị, hệ thông tin qua lại chính xác hơn, độ tin cậy cao hơn, giúp cho việc ra quyết định đúng đắn kịp thời hơn. Để thực hiện tốt phương án này cần có sự kết hợp một cách chặt chẽ giữa ban giám đốc và các phó, trưởng phòng chức năng như thế mới có thể đưa lại kết quả cao được, quá trình này sẽ tốn kém nhiều thời gian nhưng chắc rằng nó sẽ đạt hiệu quả cao hơn trong mô hình cũ. + Hiện nay một số doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh người ta tiến hành phân chia tiền lương cho từng phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp phù hợp với tính chất và khối lượng công việc mà mỗi đơn vị đảm nhận, cũng như điều kiện làm việc, mức độ chịu trách nhiệm của họ, từ đó nội vệ các phòng ban, đơn vị sẽ sắp xếp bố trí số lượng nhân viên cho họ sao cho vẫn thực hiện tốt công việc mà số lượng người là ít nhất, lúc này chắc chắn họ sẽ không nhận người vào bởi vì quyền lợi chung của các nhân biên trong phòng hơn nữa trong phòng khối lượng công việc và khả năng chi trả cũng đã ổn định, vì thực chất của cách làm này là hình thức khoán việc, nó không tốn kém về mặt thời gian cũng như chi phí thực hiện nhưng đòi hỏi người lãnh đạo phải là một con người có bản lĩnh, quyết đoán, cứng rắn và khôn khéo thì mới có thể thực hiện được phương án này. Trong kinh doanh nói chung và hoạt động quản lý nói riêng có rất nhiều phương án để giải quyết vấn đề thừa lao động trong doanh nghiệp. Nhưng vì trình độ có hạn nên em chỉ đưa ra được hai phương án trên hy vọng rằng sẽ góp một phần nhỏ vào công cuộc cải tổ bộ máy tổ chức ở công ty. 2. Về số lượng các phòng ban chức năng của công ty. Hiện nay, trong hệ thống tổ chức quản lý của công ty có một số phòng ban xét thấy không cần thiết như phần đánh giá đã nêu. Ngoài việc sắp xếp lại lao động gián tiếp, nhằm tạo ra một con số tối ưu về lao động gián tiếp, tạo điều kiện giảm chi phí, hạ giá thành tăng sức cạnh tranh trên thương trường của công ty. Hiện nay công ty cần sắp xếp, bố trí các phòng ban chức năng sao cho hợp lý, tạo điều kiện giảm bớt các mối liên hệ trong công tác tổ chức. * Phòng bảo vệ: Nằm trong hệ thống tổ chức quản lý hiện nay của công ty, chịu sự giám sát trực tiếp giám đốc là không hợp lý. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp có số lượng laô động lên tới hàng trăm, quy mô sản xuất lớn, làm việc liên tục ởca trong một ngày, song họ cũng không thôn lập thêm một phòng bảo vệ mà nó chỉ tồn tại với danh nghĩa là một ban hay đội bảo vệ chịu sự quản lý của một phòng chức năng nào đó, làm như vậy nó sẽ giảm được mối liên hệ của giám đốc. Như vậy, phòng bảo vệ nên sát nhập vào phòng hành chính - quản trị và lấy tên là phòng hành chính tổng hợp như thế có thể hợp lý hơn. * Phòng y tế: chịu sự quản lý trực tiếp của phòng phó giám đốc kinh doanh - hành chính quản trị và đời sống, thể hiện sự sắp xếp chưa tối ưu, với chức năng quyền hạn như đã nêu ở trên thì cũng nên xát nhập vào phòng hành chính tổng hợp như thế bộ máy quản lý nó sẽ đơn giản hơn, giảm được gánh nặng cho giám đốc. * Phòng thiết kế cơ bản: Để đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh mọi doanh nghiệp phải trang bị đầy đủ về phương tiện vật chất như: nhà xưởng, kho tàng, bến bãi, máy móc thiết bị ... với công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí cũng vậy, các hạng mục công trình được xây dựng và đưa vào sử dụng với thời gian khá lâu rồi, quy mô sản xuất đã mang tính ổn định, không có nhu cầu lớn về xây dựng cơ bản. Vì vậy việc tồn tại các phòng thiết kế cơ bản trong hệ thống tổ chức là không hợp lý, chúng ta có thể sát nhập phòng thiết kế cơ bản một phòng chức năng nào đó trong hệ thống quản lý thuộc khối kỹ thuật nó sẽ tồn tại như một "Đội" hoặc "Ban" làm công tác sửa chữa, tu bổ lại các hạng mục công trình. * Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty hiện nay còn tồn tại phòng thiết kế và phòng công nghệ, hai đơn vị này có quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình hoạt động chúng ta có thể xem xét nghiên cứu phương án sát nhập hai phòng này thành một và lấy tên là phòng: Thiết kế - Công nghệ, có chức năng quản lý về mặt kỹ thuật. Vì như chúng ta đã biết trên thực tế hai phòng này có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau, vì vậy việc sát nhập sẽ giúp cho việc thiết kế xây dựng công nghệ nhanh chóng và dễ dàng hơn. * Kinh doanh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp rất quan tâm đến hoạt động Marketing, nó mang tính chất hỗ trợ, dẫn đường cho hoạt động kinh doanh đi đúng hướng, tránh được những rủi ro trên thương trường. Hoạt động này có bắt đầu từ khâu nghiên cứu thị trường chủng loại sản phẩm, mẫu mã, chất lượng, giá cả cho đến các khâu hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm như: quảng cáo, khuyếch trương, thiết lập các kênh bán hàng nhằm cung cấp thông tin đúng đắn, chính xác giúp cho việc ra quyết định kinh doanh không phải đương đầu với độ mạo hiểm cao. Hiện nay công ty đang tiến hành sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng, gây khó khăn nhiều cho công tác quản lý, kỹ thuật và công nghệ, bởi vì trong cơ cấu sản phẩm có quá nhiều sản phẩm mới, điều kiện sản xuất phức tạp, không phù hợp với khả năng của công ty. Chính vì vậy, công ty cần xem xét thành lập thêm một bộ phận phụ trách công tác Marketing với tư cách là một phòng chức năng nghiên cứu thị trường cung cấp những thông tin về thị trường, hỗ trợ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyếch trương, dịch vụ sau bán hàng nhằm phục hồi thị trường truyền thống, sản phẩm truyền thống đồng thời nghiên cứu các loại sản phẩm mới, mở rộng. Thâm nhập thị trường của các đối thủ cạnh tranh, nâng cao vị thế của công ty trên thương trường. 3. Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên quản lý Để quản lý một cách có hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, sử dụng tốt tiềm năng lao động, vật tư, tiền vốn của công ty thì người cán bộ phải có kiến thức sâu rộng và am hiểu về các lĩnh vực sản xuất kỹ thuật, kinh doanh của công ty có như vậy mới đưa ra được các quyết định có cơ sở khoa học thì mới có thể thu được những kết quả cần thiết. Vì vậy, đòi hỏi công ty phải có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong phòng ban bằng cách cử đi học các lớp quản lý kỹ thuật ngắn hạn và dài hạn... chuyên tu hoặc tại chức, để tạo cho họ những kiến thức nhất định trong công tác quản lý kinh doang, trên cơ sở đó nâng cao hiệu quả lao động quản lý , để có thể giảm bớt biên chế số lao động của công ty, từ đó sẽ nâng cao được chất lượng lao động, giảm bớt được lao động gián tiếp dẫn đến tiền lương của cán bộ công nhân viên có phần tăng lên, phúc lợi cũng được tăng lên, nâng cao đời sống của họ từ đó làm cho họ hăng hái, quan tấm đến công việc và gắn bó với công ty hơn. Vì vậy, cho nên công ty nên đề nghị với phòng tổ chức cán bộ rà soát xem trình độ của nhân viên công ty mình như thế nào để có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo. Qua khảo sát và phân tích ở trên ta thấy việc sử dụng cán bộ quản lý của công ty có mặt chưa tốt, sử dụng quá nhiều cán bộ mà công việc không lớn lắm, hơn nữa trình độ của họ lại quá thấp do đó phải chia nhỏ công việc để giao cho từng người dẫn đến thực hiện các công việc phải qua nhiều người không cần thiết, hơn nữa việc bố trí sắp xếp chéo ngành chéo nghề cũng dẫn đến tình trạng kém hiệu quả trong quản lý. Để khắc phục tình trạng này công ty phải có kế hoạch tuyển chọn bố trí, sắp xếp lại lao động và tuyển chọn thêm cán bộ có chuyên môn, có năng lực quản lý. Đối với những người đã làm việc ở công ty thì bố trị họ vào những công việc đúng chức năng và nhiệm vụ của mình để đảm bảo họ có thể cống hiến hết khả năng của mình cho công ty. 4. Điều kiện để thực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở công ty Sắp xếp lại tỉ lệ quản lý và xây dựng bộ máy ấy hoàn chỉnh là công việc hết sức phức tạp đòi hỏi có nhiều thời gian cả về quá trình giáo dục và bồi dưỡng, tu dưỡng cho người lao động nhận thức được phải hoàn thiện bộ máy để thực hiện được những yêu cầu đó ta cần phải có các điều kiện sau: - Tăng cường giáo dục tư tưởng cho đội ngũ các bộ quản lý phát huy tinh thần làm chủ. - Có kế hoạch bổ túc nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ quản lý nhất là bộ phận phân xưởng. - Có chế độ khuyến khích lợi ích vật chất làm đòn bẩy kinh tế nhằm khai thác hết khả năng , năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý. - Khoán quỹ lương cho từng phòng sau khi đã định nên được công việc. - Đối với số lao động dôi ra trong quá trình hoàn thiện lại cơ cấu quản lý bộ máy thì phải có biện pháp thích hợp để giải quyết, có thể cho họ nghỉ chế độ nếu họ muốn. Đối với những người tha thiết mong công ty được ở lại để làm việc thì phải tạo cho họ có điều kiện học nghề và có chế độ đãi ngộ thích ứng. Đặc biệt khi lập thêm phòng Marketing sẽ có một số lượng công nhân tiếp thị, quảng cáo, bán hàng lớn, đó là cơ hội cho số lao động dôi ra, vì vậy nên công ty cho họ đi đào tạo ngắn ngày về nghiệp vụ Marketing để họ được làm việc. - Công việc hoàn thiện cơ cấu này rất phức tạp đòi hỏi phải tiến hành từng bước tránh hiện tượng chống đối cá nhân, đình công làm ảnh hưởng đến sản xuất. - Công ty phải có kế hoạch tu sửa hoặc trang bị mới nơi làm việc để đảm bảo cho cán bộ có nơi làm việc tốt hơn. - Công tác tiền thưởng xí nghiệp phải chú ý trả đầy đủ và đúng thời gian cho cán bộ công nhân viên nhằm để khuyến khích họ làm việc hăng say hơn, nhiệt tình hơn cho công ty. - Về hành chính chuẩn bị cho sự thay đổi này đòi hỏi công ty phải phát huy hết khả năng về tài chính còn đãdư và trích thêm một phần tài chính từ các quỹ để tạo điều kiện cho việc đổi này diễn ra một cách tốt đẹp nhất. Trên đây là một vài ý kiến chủ quan của em nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty. Song trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản lý nói riêng khi ta đưa ra một giải pháp nào đó để thực hiện thì cần phải tính toán, xem xét lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra. So sánh giữa các phương án đề ra, để chọn cho mình một phương án có chi phí thấp nhất, hiệu quả cao và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp cũng như pháp luật và thông lệ thị trường. Kết luận Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí, được sự giúp đỡ của cán bộ phòng tổ chức trong công ty cùng với sự nỗ lực cố gắng của bản thân, em đã phần nào nắm được yêu cầu cơ bản của công tác quản trị kinh doanh cụ thể là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp đi sâu nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí em xin mạnh dạn nêu lên một số ý kiến như sau: Mặc dù công ty còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn của lãnh đạo và tình hình thị trường nhiều biến động và phức tạp, nhưng công ty đã xác định được mục tiêu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao mức sống của toàn bộ cán bộ công nhân viên.... nhằm khẳng định được sự tồn tại và để chứng minh trên thương trường. Để đạt được những kết quả trên, điều đặc biệt nhất đó là nhờ vào bộ máy quản lý rất linh hoạt nhanh nhạy có đầu óc sáng tạo, biết sử dụng nguồn nhân lực và tiềm năng sẵn có của ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên công ty còn có những mặt hạn chế ảnh hưởng không ít đến công tác tổ chức của công ty như việc bố trí sắp xếp các phòng ban còn chưa hợp lý, số lượng lao động gián tiếp quá nhiều so với những quy định của nhà nước, trình độ lao động còn chưa đáp ứng được đòi hỏi của hoạt động kinh doanh. Trong thời gian tới công ty cần thực hiện một cách đồng bộ các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế các mặt tiêu cực, phát huy các mặt tích cực trong công tác tổ chức quản lý để xứng đáng với vị trí vai trò to lớn của mình. * * * Chuyên đề thực tập đã hoàn thành về phần mình một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn thạc sỹ TrầnThị Kim Oanh và cán bộ nhân viên phòng tổ chức công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên đề này. Xin cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2000 Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình lý thuyết Quản trị kinh doanh (Trường ĐHKTQD) 2. Bài giảng của thầy giáo Hoàng Văn Liêu 3. Quản trị kinh doanh tổng hợp trong các doanh nghiệp 4. Giáo trình quản trị sản xuất 5. Tài liệu thực tế tại công ty