Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Phúc Tiến

g kê nhập- xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập- lũy kế xuất, rồi từ các bảng lũy kế lập bảng tổng hợp nhập- xuất tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng khi nhập sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tiền cuối tháng thủ kho ghi ở sổ số dư và đơ giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. * Ưu nhược điểm:+ Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán công việc được tiến hành đề trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị bởi vậy muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: thích hợp trong trường hợp các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ phát sinh nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhièu chủng loại nguyên vật liệu. Với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ kế toán vững vàng. 4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( kktx ). Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi tình hình hiện có và sự biến động ( tăng, giảm ) nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên thục. Để phản ánh nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng một tài khoản khác có liên quan như: TK 331, 111, 112, 311, 1381, 141, … toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ( sơ đồ 4 ). Sơ đồ 4 TK 711 TK111,112,331 TK152 TK 111,112,331 2a 10a 1 TK133(1) TK133(1) 2b 10b TK151 TK128,122 11 Tk411 3a 3b TK412 11a 11b 4 Tk154 TK621,627,641 12 5 TK154 TK128,222 6 13 Tk642,338(1) TK632 7 14 TK621,627 TK642,138(1) 8 15 9 16 TK412 TK412 Ghi chú: 1: Phản ánh số chiết khấu được hưởng. 2a: Phản ánh trị giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho 2b: Phản ánh thuế VAT được khấu trừ 3a:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 3b:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 4: Được cấp, góp, biếu tặng, viện trợ bằng vật liệu 5: Phản ánh nhập kho vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. 6: Phản ánh nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu 7: Phản ánh vật liệu thừa khi kiẻm kê 8: Vật liệu sử dụng thừa khi nhập kho 9: Đánh giá tăng vật liệu 10a:Phản ánh số giảm giá trả lại vật liệu 10b:Phản ánh số thuế VATcủa số vật liệu giảm giá trả lại 11: Phản ánh vốn góp liên doanh bằng vật liệu 11a:Phản ánh trị giá vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 11b: Phản ánh trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 12: Xuất vật liệu sử dụng cho các bộ phận 13: Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến 14: Xuất bán vật liệu 15: Phản ánh vật liệu thiếu khi kiẻm kê 16: Phản ánh đánh giá giảm vật liệu.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp ( sơ đồ 5). Sơ đồ 5: TK 711 TK111,112,331 TK152 TK 111,112,331 2 10 1 TK 632 11a 11b 14 7 TK151 TK128,122 11 Tk411 3a 3b TK412 4 Tk154 TK621,627,641 12 5 TK 1128,228 TK154 6 13 Tk 642,3381 TK 621,627 TK 642,1381 8 15 TK 412 16 9 TK412 Ghi chú 1: Phản ánh số chiết khấu được hưởng. 2: Phản ánh trị giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho 3a:Phản ánh vật liệu đi đường cuối kỳ 3b:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 4: Được cấp, góp, biếu tặng, viện trợ bằng vật liệu 5: Phản ánh nhập kho vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. 6: Phản ánh nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu 7: Phản ánh vật liệu thừa khi kiẻm kê 8: Vật liệu sử dụng thừa khi nhập kho 9: Đánh giá tăng vật liệu 10a:Phản ánh số giảm giá trả lại vật liệu 10b:Phản ánh số thuế VATcủa số vật liệu giảm giá trả lại 11: Phản ánh vốn góp liên doanh bằng vật liệu 11a:Phản ánh trị giá vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá11b: Phản ánh trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 12: Xuất vật liệu sử dụng cho các bộ phận 13: Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến 14: Xuất bán vật liệu 15: Phản ánh vật liệu thiếu khi kiẻm kê 16: Phản ánh đánh giá giảm vật liệu. 4.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trị giá xuất kho = Trị giá tồn kho đầu kỳ + Trị giá trị nhập kho trong kỳ _ Trị giá tồn kho cuối kỳ . Với cơ sở và cách tính trị giá xuất kho như trên thì trị giá xuất kho là con số tổng hợp không thể hiện rõ được trị giá vật tư hàng hoá xuất kho cho từng đối tượng, từng nhu cầu là bao nhiêu. Tài khoản sử dụng: TK611 phản ánh nhập xuât nguyên vật liệu. TK 152,153,151 phản ánh trị giá vật liệu tồn kho và các tài khoản liên quan khác. TK 611 có kết cấu như sau: Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ theo kết quả kiểm kê. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hoá đem bán bị trả lại. Bên có: Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ ( theo kết quả kiểm kê ). Trỵ giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá trị thực tế hàng xuát bán ( chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ ) . Trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán được giảm giá. TK611 ( mua hàng ): không có số dư cuối kỳ và có hai tài khoản cấp 2 đó là: TK611 mua nguyên vật liệu, TK6112 mua hàng hoá. Sơ đồ 6: Kế toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong doanh nghiệpáp dụng thuế vat theo phương pháp khấu trừ TK151,152 TK611 TK111,112,331 1 5a TK133(1) TK711 5b TK151,152 TK111,112,331 2 3a TK133 6 3b TK 411,128,631 TK621,627,641 4 7 Ghi chú: 1. Kết chuyển vật liệu tồn đầu kỳ 2. Phản ánh chiết khấu được hưởng 3a. Phản ánh vật liệu mua vào trong kỳ 3b. Thuế VAT được khấu trừ 4.Phản ánh vật liệu được cấp, được nhận lại vốn liên doanh 5a. Được giảm giá trả lại vật liệu 5b. Thuế VAT của vật liệu được giảm giá trả lại người bán 6. Kết chuyển giá vật liệu tồn cuối kỳ 7. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Doanh nghiệp áp dụng thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ( sơ đồ 7 ) Sơ đồ 7 TK151,152 TK611 TK111,112,331 1 5 TK 151,152 TK711 TK111,112,331 2 3 6 TK 411,128,631 TK621,627,641 4 7 Ghi chú: 1. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn đầu kỳ 2. Phản ánh chiết khấu được hưởng 3. Phản ánh vật liệu mua vào trong kỳ 4.Phản ánh vật liệu được cấp, được nhận lại vốn liên doanh 5. Được giảm giá trả lại vật liệu 6. Kết chuyển giá vật liệu tồn cuối kỳ 7. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ 5. Sổ sách kế toán nguyên vật liệu. Theo quy định hiện hành có 4 hình thức sổ sách kế toán đó là: + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán nhật ký chung. + Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Để áp dụng thực tế so với phần II của luận văn mục này đề cập cụ thể hơn về sổ sách kế toán nguyên vật liệu sử dụng bởi hình thức nhật ký chứng từ. Với hình thức này kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra như: phiếu xuất, phiếu nhập, hoá đơn GTGT…lấy số liệu ghi trực tóêp vào nhật ký, chứng từ, chứng từ liên quan. Nhật ký chứng từ 1,2,…,10 hoặc bảng kê có liên quan ( bảng kê số 3 ) và sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê 4,5,6 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái tài khoản 152 để lập báo cáo kế toán ( theo sơ đồ 8 ). Sơ đồ 8 : Nhật ký chứng từ sô7 Bảng kê 4,5,6 Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Các chứng từ gốc: - Hoá đơn ( GTGT) - Phiếu xuất kho. - Phiéu nhập kho. - Hoá đơn bán hàng. - Các chứng từ gốc khác Các chứng từ có liên quan ( NKCT 1,2,3, …,10 ) Sổ cái TK152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. Chương II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh sản xuất và thương mại phúc tiến I. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến là một doanh nghiệp được thành lập từ năm 2004, với tiền thân là công ty TNHH sản xuất và thương mại thép Phúc Tiến- Hưng Yên. Sau 2 năm hoạt động, công ty đã có những chuyển đổi lớn trong kinh doanh . Sản phẩm chính của công ty chính là thép, các tấm tôn lợp, các máy móc được lắp giáp với nguyên vật liệu chính là thép. Công ty chuyên sản xuất và cung cấp tất cả những sản phẩm về thép cho khách hàng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về sản phẩm. Tuy mới đi vào hoạt động và phát triển, nhưng công ty đã xây dựng được cơ sở hạ tầng, cơ sở làm việc có quy mô lớn với đội ngũ công nhân viên đông đảo, có trình độ chuyên môn cao và tác phong làm việc nhanh nhẹn, nghiêm túc. Hệ thống trang thiết bị chuyên dụng với nhiều sản phẩm máy móc văn phòng hiện đại. Trong suốt quá trình phát triển, công ty luôn biến đổi, đầu tư trang thiết bị hiện đại và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho mục tiêu kinh doanh của công ty. Thương hiệu thép Phúc Tiến Hưng Yên tuy còn mới so với những thương hiệu khác được thành lập trước đó rất lâu nhưng thép Phúc Tiến lại là thương hiệu rất quen thuộc với khách hàng hiện nay. Với các sản phẩm thép, tấm lợp được nhập mới hiện nay, cùng đội ngũ công nhân viên có năng lực, trình độ, có tinh thần trach nhiệm cao nhất định sẽ cho ra đời những sản phảm thép với kiểu dáng và mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng. 2. Mục đích, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. 2.1 Mục đích hoạt động. Công ty hoạt động với mục đích: thông qua hoạt động và sản xuất lắp giáp các máy móc, bán thép cho các công trình giao thông, kinh doanh vật liệu xây dựng, đầu tư liên kết với các thành phần kinh tế trong nước để phát triển sản xuất kinh doanh, tạo ra nhiều sản phẩm hàng hoá nhằm thu được nhiều lợi nhuận đồng thời đáp ứng nhu cầu xây dựng, góp phần xây dựng phát triển đất nước. 2.2 Nhiệm vụ của công ty. Nhiệm vụ chính của công ty là: nghiên cứu nhu cầu và khả năng của thị trường về ngành sản xuất, lắp ráp máy công nghệ, chế biến thép tạo ra nhiều sản phẩm thép có chất lượng cao. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo ngành nghề dã đăng ký, thực hiện kế hoạch do nhà nước giao. Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật,cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Sử dụng tất cả các máy móc để thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng mỹ thuật các sản phẩm khách hàng đã đặt đạt hiệu quả kinh tế . Chấp hành luật pháp nhà nước, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý sử dụng vốn, vật tư, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật, nhà nước và sự phân cấp quản lý, thực hiện vệ sinh môi trường. 2.3 Đặc điểm hoạt động. Kể từ khi thành lập đến nay, công ty luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoàn thành nghĩa vụ tốt đối với nhà nước. Công ty luôn cố gáng luôn phát huy mọi tiềm năng trong việc khai thác thị trường, mở rộng và đa dạng hoá việc kinh doanh , sản xuất trên nhiều lĩnh vực. Với lợi thế là một công ty chuyên sản xuất, chế biến máy móc và lắp ráp những vật dụng bằng thép, công ty đã tham gia vào lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng nhằm hỗ trợ kịp thời chủ động trong sản xuất, thúc đẩy công ăn việc làm cho nhân viên của công ty. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. a . Bộ máy tổ chức: Giám đốc: nguyễn hồng: là người đứng đầu công ty, phụ trách chung về mọi mặt, trực tiếp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ toàn công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân viên. Phó giám đốc: vũ mạnh thắng: là người trợ giúp cho giám đốc, có chức năng chỉ huy, điều hành cụ thể các lĩnh vực do mình nắm giữ. Phó giám dốc sẽ trực tiếp ban hành chỉ thị từ giám đốc tới các phòng ban, chịu trách nhiệm về phòng công tác quản lý, kỹ thuật, chất lượng, công tác hành chính, kiểm tra giám sát thực hiện an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên b. Các phòng ban: Phòng tổ chức hành chính: tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị trong công ty, phuc vụ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị, các tổ chức đoàn thể và cán bộ công nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Cụ thể là: bố trí, sắp xếp nơi làm việc, quản lý trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm, quản lý sử dụng xe ô tô con theo điều động của giám đốc công ty, thực hiện công việc văn thư lưu trữ. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ xác định mức lương của công nhân viên trong công ty, quản lý tình hình thu chi tài chính, phiếu nhập- xuất- tồn kho vật tư, quản lý tình hình tài chính của công ty. Phòng kinh doanh: đây là phòng có đội ngũ công nhân viên có năng lực chuyên môn cao, có kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực k inh doanh. Có thể nói đây là bộ phận quyết định sự phát triển của công ty. Vì vậy phòng kinh doanh có nhiệm vụ nắm bắt thị trường hiện có, mở rộng thị trường kinh doanh. Phòng kỹ thuật: quản lý kỹ thuật chất lượng sản phẩm và vật liệu, quản lý thiết bị thi công và an toàn lao động của công ty. Cụ thể: nghiên cứu hồ sơ thiết bị, đề xuất các giải pháp kỹ thuật, biện pháp an toàn kỹ thuật, hướng dẫn về công tác kỹ thuật, chất lượng an toàn bảo hộ lao động, kiểm tra xử lý các sai phạm,… phòng này có tác động lớn tới phòng kinh doanh nhằm đẩy mạnh quá trình phát triển của công ty . c. Sơ đồ bộ máy của công ty TNHH sản xuất và thượng mại Phúc Tiến. Giám Đốc Phó giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh 4. Hình thức kế toán áp dụng trong công ty. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định 1141/TC+CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính đang được áp dụng tại công ty trách nhiệm hữư hạn sản xuất và thương mại Phúc Tiến. Gồm các sổ:- Sổ cái tài khoản. - Bảng cân đối số phát sinh. - Báo cáo tài chính B01 - DN, B09 - DN. - Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. 1. Đặc điểm vật liệu của công ty. Để tiến hành sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ,dụng cụ, có vai trò, tính năng riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vạtt liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến cũng tiến hành phân ;ạo vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm nhiều loại. Để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành nguyên vật liệu. Trong công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến, nguyên vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu chính: là các vật liệu chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm như sắt, thép, kẽm. + Vật liệu phụ: sơn, dầu, mỡ, que hàn, cốp pha, ốc vít,,,, + Nhiên liệu: xăng, dầu diezen, ỗi, đất đèn… + Phụ tùng thay thế: bu lông, ê cu, vòng bi, dao cắt tôn, đá mài, đá cắt… + Thiết bị cơ bản: xe lăn, xe cẩu,… 3. Đánh giá nguyên vật liệu. Vật liệu của công ty là do mua ngoài do vậy giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá trị thực tế mua vào theo hoá đơn không kể chi chí bốc dỡ. Công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua thực tế vật liệu là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu hàng bị trả lại. Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế xuát kho. Từ các khoản chứng từ xuất kho kế toán chỉ phản ánh mặt lượng đến cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, số lượng, giá cả của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ để tính ra giá trị của vật liệu xuất kho. Dựa trên số liệu của các sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. 4. Tổ chức hạch toán ban đầu nguyên vật liệu.. 4.1. Thủ tục nhập kho: Trường hợp nhập kho do vật liệu mua ngoài: khi vật liệu về đến công ty căn cứ vào hoá đơn bên bán. Người của bộ phận cung tiêu giao hoá đơn cho cán bộ phụ trách ở phòng kiểm tra đối chiếu giữa các hoá đơn và nội dung kinh tế trong hợp đồng mua bán đã ký kết. Nếu phù hợp về mặt khối lượng, chất lượng và chủng loại hợp lý thì cán bộ phụ trách phòng vật tư đồng ý cho nhập và viét giấy nhập kho. Phiếu nhập kho do người phụ trách cung tiêu ký tên rồi chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho. Tại kho: thủ kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho tiến hành kiểm nhận về số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu sau đó ghi số thực tế nhập vào phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào phiếu nhập kho. Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của các bên, thủ kho tiến hành viết thẻ kho và giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán: định kỳ ( 3,5 ngày ) kế toán phụ trách nguyên vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ kho của kế toán xem có khớp nhau hay không. Cụ thể ngày 2/1/2006 công ty nhập kho vật liệu ( thép ) . Nhận được chứng từ phòng vật tư căn cứ vào các chứng từ liên quan để lập phiếu nhập kho. ( biểu bảng 01, 02 ) Biểu 01 hoá đơn gtgt Mẫu số 01 GTKT Liên 2 ( giao cho khách hàng ) -3LL 02 - B Ngày 2/1/2006 EY - 070616 Đơn vị bán hàng : công ty TNHH kinh doanh VLXD-HN. Địa chỉ : P2- C10 Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại : ……………… Mã số 01001053981 Địa chỉ : Nghĩa Trai- Văn Lâm – Hưng Yên Hình thức thanh toán : tiền mặt: Mã số 01001053981 STT Tên hang hoá, quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép x6000 kg 2880 7000 20.160.000 2 Thép x 6000 kg 925 7000 6.475.000 3 Thép x 6000 kg 927 7000 6.489.000 4 Thép x 6000 kg 966 7000 6.762.000 5 Thép x 6000 kg 721 7000 5.047.000 6 Cộng thành tiền 44.933.000 7 Thuế VAT(10%) 4.493.300 8 Tổng thanh toán 49.426.300 9 Số tiền bằng chữ :bốn mươi chín triệu, bốn trăm hai mươi sáu nghìn ba trăm đồng chẵn Người mua hàng kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, đóng dấu, họ tên) Phiếu Nhập Kho Ngày2/1/2006 Mẫu số 01- VT theo QĐ1141-TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 Bộ tài chính Biểu 02 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH kinh doanh VLXD – Hà Nội Theo hoá đơn GTGT số : 070616 Nhập lại kho : Chị Hà STT Tên hang hoá, quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép x6000 kg 2880 7000 20.160.000 2 Thép x 6000 kg 925 7000 6.475.000 3 Thép x 6000 kg 927 7000 6.489.000 4 Thép x 6000 kg 966 7000 6.762.000 5 Thép x 6000 kg 721 7000 5.047.000 6 Cộng thành tiền 44.933.000 7 Tổng thanh toán 44.933.000 8 Số tiền bằng chữ :bốn mươi bốn triệu, chín trăm ba mươi ba nghìn đồng chẵn Người mua hàng kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên ) 4.2 Thủ tục xuất kho. Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến khi cần có nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm thì tổ trưởng tổ sản xuất phải làm giấy đề nghị xuất vật tư lên ban giám đốc. Sau khi giám đốc duyệt, ký thì người phụ trách sản xuất mang đơn này gửi thủ kho và xin cấp nguyên vật liệu, sau đó thủ kho viết giấy xuất kho nguyên vật liệu theo định kỳ ( 3 đến 5 ngày ). Thủ kho gửi phiếu xuất kho và đơn xin lĩnh vật tư lên phòng kế toán, phòng kế toán căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ví dụ : Biểu đồ 03, 04. Mẫu biểu 03 Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hưng yên, ngày 2/1/2006 Giấy đề nghị lĩnh vật tư. Kính gửi: Ban giám đốc. Tổ : 01 đề nghị cho lĩnh một số vật tư sau: STT Tên vật tư Đơn vị tính Kiến nghị Duyệt 1 2 3 Thép x 6000 Thép x 6000 Thép x 6000 Kg Kg Kg 2000 700 500 2000 700 500 Biểu 04 Phiếu xuất kho Mẫu số 01 - VT Ngày 3/1/2006 Theo QĐ 1141-TCQT/CĐKT Vật liệu “ thép “ Ngày 1/11/1995 Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận hàng: Tổ 01. Lý do xuất : Dùng cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Chị Hà STT Tên vật tư quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực tế A B C D E 1 Thép x 6000 kg 2.000 2.000 2 Thép x 6000 kg 700 700 3 Thép x 6000 kg 500 500 Thủ trưởng đơn vị ( ký, đóng dấu, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) Phụ trách cung ứng ( ký, họ tên ) Người nhận ( ký, họ tên ) 5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. Để theo dõi một cách chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL theo từng loại về số lượng, chất lượng, chủng loại. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để tiến hành hạch toán. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành song song giữa thẻ kho và phòng kế toán( mẫu thet kho biểu 05). Biểu 05: Thẻ kho Doanh nghiệp : XNXD 2. Tên kho : Chị Hà. Ngày lập thẻ : 24/01/2006. Tờ số : 01. Tên hàng : Thép Đơn vị tính :kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày tháng nhập xuất Số lượng Chữ ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 1 Tồn đầu tháng 5.000 2 01 2/1 Nhập trong tháng 2/1 6.491 3 02 3/1 Xuất cho sản xuất 3/1 3.200 4 Cộng phát sinh 6.491 3.200 5.000 5 Tồn cuối tháng 8.291 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên ) (ký, đóngdấu, họ tên) Kế toán sử dụng sổ kế toán nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuát – tồn kho NVL theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị . Về cơ bản sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm cột nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu giá trị. Để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị, cơ sở để ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập – xuất – tồn kho do thủ kho gửi lên sau khi đã kiểm tra tính phù hợp của chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho ghi số lượng vật liệu nhập kho vào cột lượng nhập, ghi số tiền vào cột lượng tiền. Căn cứ vào chứng từ xuất kho kế toán ghi vào số lượng xuất kho vào cột xuất, cuối tháng kế toán cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thủ kho và làm căn cứ để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Ví dụ: sổ chi tiết vật liệu TK 152 ( thép ) ngày 2/1/2006. Biểu 06: sổ chi tiết vật liệu. Tháng 1/2006. Tên TK : 152. Tên vật liệu ( thép ). Số chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tồn đầu tháng 1 7.400 5.000 37.000.000 01 2/1 Nhập 6.922,35 6.491 44.933.000 02 3/1 Xuất 7.130,19 3.200 22.816.608 Tồn cuối tháng 1 8.291 59.116.405,29 Người lập kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên ) Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho, tồn kho cuối kỳ như sau: + Tính tổng số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. + Tính tổng giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. + Tính đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Cuối tháng căn cứ vào tổng số nhập – xuất – tồn kho của các sổ chi tiết TK 152 theo từng loại vật tư. Kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu đó. (Biểu đồ 07 ). Biểu 07. Bảng nhập – xuất – tồn kho. ( Tháng 1/2006 ) Tên VT ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1.VLC(thép các loại ) Kg 5000 7.400 37.000.000 6.491 6.922,35 44.933.000 3.200 7.130,19 22.816.608 8.291 7.130,19 59.116.405,29 …………. …... 2. VLP Sơn các màu lít 4500 22.500 101.250.000 6.230 22.300 138.929.000 6.300 22.383,87 141.018.381 4.430 22.383,87 99.160.541,1 Que hàn Chiếc 6.955 550 3.825.250 5.000 520 2.600.000 8.242 537,45 4.429.662,9 3.713 537,45 1.995.551,85 vít Túi 20 52.000 1.040.000 40 50.000 2.000.000 30 50.666 1.520.000 30 50.666 1.519.980 …………. ….. 3.nhiên liệu Xăng lít 300 10.000 3.000.000 2.300 9.900 22.770.000 1.500 9.911,54 14.867.310 1.100 9.911,54 10.902.694 Dầu trắng lít 250 4.500 1.125.000 2.900 4.200 12.180.000 1.800 4.223,80 7.602.840 1.350 4.223,80 5.702.130 Nhớt lít 1.500 38.000 57.000.000 3.000 37.000 111.000.000 3.000 37.333,33 111.999.990 1.500 37.333,33 55.999.995 …………. Tổng cộng 260.000.000 370.000.000 378.000.000 252.000.000 Người lập biểu kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên ) Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết nguyen vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ KT chi tiết Bảng kê tổng hơp. N – X - T Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 6. Kế toán tổng hợp nhập – xuất – tồn kho tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến . Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến hạch toán NVL tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 6.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Toàn bộ kế toán tổng hợp của công ty được theo dõi chi tiết vào TK 331 ( phải trả cho người bán ) . Ví dụ: căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 3/1/2006, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán định khoản như sau: ( Biểu 08 ). Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT – 3ll ( liên 2 – giao cho khách hàng ) CC - 0013 Ngày 3/1/2006 số 018871 Đơn vị bán hàng : Công ty sơn Nippon. Địa chỉ : Điện thoại : ………… mã số 010093600 - 0 Họ và tên người mua: Công ty TNHH SX và TM Phúc Tiến. Địa chỉ : Nghĩa Trai – Văn Lâm – Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Tiền mặt . Mã số 0100102809 :1 Số TT Tên HH, quy cách SX Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Sơn các loại Lít 6.230 22.300 138.929.000 2 Cộng thành tiền 138.929.000 3 Thuế suất thuế GTGT(10%) 13.892.900 4 Tổng thanh toán 152.821.900 Một trăm năm mươi hai triệu tám trăm hai mươi mốt nghìn chín trăm đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nợ TK 152(2) : 138.929.000. Nợ TK 133 (1) : 13.892.900. Có TK 331 : 152.821.900. Đối với việc thanh toán với người bán, kế toán của công ty phản ánh từng đối tượng cung ứng vào một tờ riêng nhưng kế toán chỉ phản ánh việc thanh toán với người bán thông qua sổ chi tiết TK 331. Trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền ngay cho người bán khi hàng về nhập kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán định khoản như sau: Biểu 09: Sổ chi tiết thanh toán với ngưòi bán (tk 331) Đối tượng: Công ty sơn Nippon Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng TK chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PC Dư đầu tháng 01 50.825.000 Thanh toán kỳ trước bằng tiền GNH 112 50.825.000 PN 03/11 Nhập sơn 152 133 138.929.000 13.892.900 Tổng phát sinh 50.825.000 152.821.900 Dư cuối tháng 01 152.821.900 Người lập biểu kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, đóng dấu, họ tên ) Ví Dụ: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ngày 2/1/2006 theo hợp đồng số 070616 công ty nhập thép, kế toán định khoản như sau: ( biểu 10) Biểu số 10: sổ chi tiết thanh toán với người bán ( tk331) Đối tượng: công ty TNHH kinh doanh vật liệu xây dựng- Hà Nội Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu tháng 1 25.352.000 02/1 PN 02/1 Nhập thép (6.491) 152 133(1) 44.933.000 4.493.300 02/1 PC 02/1 Trả bằng TGNH 112 49.426.300 Cộng phát sinh 49.426.300 49.426.300 Số dư cuối tháng1 25.352.000 Người lập biểu kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên ) Nợ TK152: 44.933.000 Nợ TK 133(1): 4.493.300 Có TK 112: 49.426.300 ví dụ : ngày 30/1/2006 nhập lại kho 1200 lít sơn đơn giá 23.500đ và 1000kg thép đơn giá 1700đ định khoản như sau ( biểu 11) Biểu 11 Vật tư còn lại cuối kỳ ( Ngày 30/01/2006 ) Theo QĐ1141-TCQĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ Tài Chính Phiếu báo STT Tên hàng hoá, quy cách sản xuất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E G H 1 Thép Kg 100 7.100 7.100.000 2 Sơn Lít 1.200 23.500 28.200.000 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) NợTK 152(1) (Thép) : 7.100.000 NợTK 152 (2) (Sơn) : 28.200.000 CóTK 621 : 35.300.000 6.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm của công ty nên vật liệu của công ty xuất kho chủ yếu phuc vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và một phần để bán NVL trực tiếp cho các đơn vị bên ngoài. Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất, kế toán phản ánh vào TK 621 (chi phí NVL trực tiếp) . ở công ty TNHH SX và thương mại Phúc Tiến, chi phí NVLTT chiếm khoảng 70 – 80 % trong giá thành sản phẩm. Bởi vậy việc quản lý chặt chẽ NVL, tiết kiệm NVL là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lý nhằm mục đích hạ giá thành sản phẩm.Mặt khác nếu xác định đúng lượng tiêu hao vật liệu trong sản xuất thì sẽ đảm bảo chính xác khi tính giá thành sản phẩm . Đối với công ty này thì vật tư mua về xuất kho theo yêu cầu của sản phẩm và của khách hàng . Khi có nhu cầu dùng vật liệu thì phải có giấy đề nghị lĩnh vật tư và phải ký xác nhận phòng vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để viết phiếu xuất kho gửi cho thủ kho. Thủ kho sẽ xuất vật liệu theo phiếu xuất kho và trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan ( Biểu 12). Biểu 12: phiếu lĩnh vật tư. ( ngày 02/01/06 ) Tên vật tư ( thép ) Lĩnh tại kho : chị hà. Tên đơn vị lĩnh : Tổ 01 – dùng cho sản xuất sản phẩm. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Kiến nghị Duyệt 1 2 3 Thép x 6000 Thép x 6000 Thép x 6000 Kg Kg Kg 2000 700 500 2000 700 500 Thủ kho người nhận ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Cuối tháng căn cứ vào bảng xuất kho kế toán tổng hợp vật tư xuất dùng để tính trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ ở phiếu xuất kho 03/01/2006, xuất 3.200 kg thép và phiếu xuất kho ngày 03/01/2006 xuất 6.300 lít sơn cho sản xuất sản phẩm . Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế và số liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng của doanh nghiệp ghi trên sổ chi tiết TK 152 để tính ra đơn giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. VD: Giá thực tế xuất kho của 3.200 kg thép là : 3.200 x 7.130,19 = 22.816.608 ( đồng ). Giá thực tế xuất kho của 6.300 lít sơn là: 6.300 x 22.383,87 = 141.018.381 ( đồng ). Sau khi tính xong giá thực tế xuất kho kế toán vào sổ chi tiết số lượng, đơn giá và giá thực tế vật liệu xuất kho cụ thể ở ví dụ trên, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 : 163.834.989 Nợ TK 152( 2 ): 141.018.381 Có TK 152( 1 ): 22.816.608. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng nhập kho, xuất kho lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất ra trong tháng cho tất cả các đối tưọng đã sử dụng ( mẫu biểu đồ 13 và 14 ). Biểu 13: bảng tổng hợp chi tiết nhập nguyên vật liệu ( Tháng 01/ 2006 ). STT Diễn giải đơn vị tính Số lượng đơn giá Ghi nợ TK 152, ghi có các TK sau: 331 141 111 112 Cộng 1 Thép Kg 6.491 6.922,35 44.933.000 44.933.000 2 Sơn các loại lít 6.230 22.300 138.929.000 138.929.000 3 Que hàn Chiếc 5.000 520 2.600.000 2.600.000 4 Ván dầm m.2 7.423 14 103.922 103.922 5 Vít Túi 40 50.000 2.000.000 2.000.000 6 đinh Túi 200 50.000 10.000.000 10.000.000 7 Xăng lít 2.300 9.900 22.770.000 22.770.000 8 ………… ……….. ……… ……… ……… … … … ………….. 9 Cộng 370.000.000 370.000.000 Người lập kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên ) Biểu 14: bảng tổng hợp chi tiết xuất nguyên vật liệu ( tháng 01/2006) STT Diễn giải Đơn vị tính Số lượng đơn giá Ghi có Tk 152, ghi nợ các TK sau 621 642 627 Cộng I Vật liệu chính(thép) Kg 3.200 7.130,19 22.816.608 160.000 22.976.608 II Vật liệu phụ 1.120.000 150.000.000 1 Sơn các loại lít 6.300 22.383,87 141.018.381 2 Que hàn Chiếc 8.242 537,45 4.429.662,9 3 vít Túi 30 50.666 1.520.000 4 ….. …… ….. …. …… III Nhiên liệu 125.500 1.420.600 150.025.240 1 Nhớt lít 3.000 37.333,33 111.999.990 2 Xăng lít 1.500 9.911,54 14.867.310 3 Dầu lít 1.800 4.223,80 7.602.840 4 …… ….. ….. …… …… 5 Cộng 378.000.000 2.550.000 1.420.600 381.970.600 Người lập kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu,họ tên ) Căn cứ vào bảng kê tổng hợp xuất – nhập kế toán lập bảng kê xuất kho, số liệu tổng xuất được đối chiếu với bảng phân bổ số2 ( Biểu mẫu 15 ). Biểu 15: bảng phân bổ số 2 ( Tháng 01/2006 ). Ghi nợ TK Ghi có TK TK152 TK 621 Chi phí NVL trực tiếp Xuất cho tổ 01 ……………………… 378.000.000 TK642 Chi phí quản lý 2.550.000 Tk627 Chi phí sản xuất chung 1.420.600 Tổng 381.970.600 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên ) (ký, đóng dấu họ tên) Trường hợp hạch toán thừa khi kiểm kê tại công ty, việc kiểm kê được thực hiện theo từng bộ phận, đơn vị định kỳ và kiểm kỳ vào cuối tháng hoặc cuối quý. Đối chiếu sổ sách giữa phòng kế toán và thủ kho khi kiểm kê công ty lập ra biên bản kiểm kê để xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê và số liệu ghi trong sổ kế toán, ở công ty TNHH SX và thương mại Phúc Tiến, việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng rất chặt chẽ nếu có vật liệu thừa, thiếu kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê định khoản như sau: Nợ TK 152. Có TK 138 ( 1 ). Trường hợp hạch toán thiếu: Nợ TK 138 ( 1). Có TK 152. 7. Hệ thống sổ sách của công ty. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nên sổ sách phản ánh tình hình vật liệu là nhật ký chứng từ số 5 và các sổ cái. Từ bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho và một số bảng có liên quan, kế toán ghi vào các sổ nhật ký chứng từ số 5 và các sổ cái ( mẫu biểu 17 ). Biểu 17: Nhật ký chứng từ số 5 ( ghi tk 331 – phải trả cho người bán ) ( Tháng 01/2006 ) STT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi có TK331,ghi nợ các TK sau Ghi nợ TK 331, ghi có các TK sau: Số dư cuối tháng Nợ có TK 152 TK 153 TK 156 TK 133 Cộng có TK331 TK 111 TK 112 …. Cộng nợ TK 331 Nợ có Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 Công ty TNHHKDVLXD-HN 25.352.000 44.9333.000 4.493.300 49.426.300 49.426.300 49.426.300 25.352.000 2 Công ty sơn lippon 50.825.000 138.929.000 13.829.900 152.821.900 50.825.000 50.825.000 152.821.900 3 Cửa hàng sắt thép Đỗ Khải 149.915 14.318.250 1.431.798 15.750.004 8.400.000 8.400.000 7.200.133 4 …… ……. ………. ……. …….. …….. …….. 5 Tổng cộng 95.392.915 370.000.000 45.031.772 415.031.772 252.607.321 252.607.321 257.817.366 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Cuối tháng kế toán khoá sổ, kế toán tổng hợp tiến hành vào số liệu cho sổ cái và các tài khoản có liên quan. Dưới đây là trích mẫu sổ cái TK152 và TK 331 ( biểu 18 và 19 ). Biểu 18: Sổ cái Tài khoản 152(NVL) ( ngày 30/4/2006) Công ty TNHH SX và thương mại Phúc Tiến Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ có Dư đầu kỳ 260.000.000 10 2/1 Mua NVL nhập kho 331 370.000.000 11 3/1 Xuất vật liệu cho sx 621 378.000.000 05 5/1 Chi phí quản lý 642 2.550.000 06 6/1 Chi phí sxc 627 1.420.600 Cộng số phát sinh nợ 630.000.000 Cộng số phát sinh co 381.970.600 Số dư cuối tháng 248.029.400 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu 19: Công ty TNHH SX và thương mại Phúc Tiến Sổ cái Tài khoản 331 ( phải trả cho người bán ) ( Ngày 30/01/2006 ) Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ có Dư đầu tháng 95.392.915 Số NVL nhập trong kỳ 152 370.000.000 Số thuế phải nộp 133 45.031.772 Trả tiền mua NVL bằng TGNH 112 252.607.321 Cộng số phát sinh 252.607.321 510.424.687 Dư cuối tháng 257.817.366 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Chương III: Hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh sản xuất và thương mại phúc tiến I. Những thành công và những vấn đề cần hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. 1. Ưu điểm của công ty. Từ khi thành lập đến nay, với sự nỗ lực của công nhân viên, sự sáng tạo của tập thể ban lãnh đạo công ty đã đưa công ty ngày càng phát triển không ngừng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hướng đi đúng đắn, phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trường. Ban lãnh đạo công ty đã đưa ra nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ NVL, tiết kiệm và bảo quản NVL đảm bảo được tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó công ty rất coi trọng vấn đề chất lượng và tiến độ hoàn thành sản phẩm. Vì vậy đã giữ được chữ tín với khách hàng. Ban lãnh đạo liên tục tìm dự án, ký kết hợp đồng với các đơn vị bên ngoài…. điều này đã góp phần tạo công ăn việc làm, tăngthu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ cho công ty và đóng góp cho ngân sách nhà nước. Nếu xét ở góc độ kế toán, phòng tài vụ của công ty có một đội ngũ cán bộ có năng lực và nhiệt tình trong công việc, trong quá trình hạch toán đã có nhiều sáng tạo, linh hoạt. Việc tổ chức công tác tập hợp chứng từ ở công ty thực hiện khá tốt theo chế độ quy định, vận dụng một cách khoa học hệ thống tài khoản vào sổ sách kế toán do nhà nước quy định. Ngoài ra còn tự thiết kế các mẫu bảng phù hợp cho hệ thống kế toán của công ty. Hệ thống sổ sách được thực hiện dễ hiểu, thuận lợi cho công việc theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ. Xét riêng về công tác kế toán NVL nhìn chung thời gian qua đã có nhiều tiến bộ. Việc xác định kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ tương đối phù hợp vì việc ghi chép theo phương pháp này còn trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng. Phần điều hành công tác kế toán do cán bộ kế toán thực hiện một cách thường xuyên có sự theo dõi, kiểm tra, ghi chép ban đầu của nhân viên thống kê, đảm bảo sự nhất quán giữa các bộ phận của công ty. Qua tình hình thực tế cho thấy công tác kế toán NVL của công ty ngày càng được hoàn thiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Khâu sử dụng: Căn cứ vào dự án sản xuất và lệnh sản xuất định mức tiêu hao vật tư để phân bổ vật liệu cho phù hợp. Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều phải thông qua phòng vật tư. Tại đây nhân viên phòng vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ về định mức vật liệu sau đó mới ký quyết định cho nhập – xuất vật liệu. Vì vậy mà vật liệu của công ty dược sử dụng đúng mức và có hiệu quả, hạn chế tối đa mức hao hụt không đáng có. Về hình thức: Sổ sách kế toán và chứng từ, phương pháp kế toán được áp dụng theo đúng chế độ kế toán hiện hành và theo đúng quy định pháp luật. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức kế toán dựa vào bên có của tài khoản để ghi sổ kế toán bởi vậy tránh được sự trùng lặp trong hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu và trình độ kế toán góp phần nâng cao hiệu xuất của công tác kế toán. 2. Những mặt còn tồn tại ở công ty. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù đã đi vào hoạt động kinh doanh một thời gian dài cũng không tránh khỏi những sai sót, lầm lẫn trong quá trình quản lý doanh nghiệp nói chung cũng như trong quá trình hạch toán kế toán nói riêng, ở công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến cũng vậy. Do một số điều kiện khách quan mang lại, kết hợp với một phần yếu tố chủ quan từ phía công ty, quá trình hạch toán của công ty không tránh khỏi nhiều thiếu xót. - Công tác luân chuyển chứng từ còn chậm. Là nguyên nhân gây ta sự thiếu chính xác, kịp thời trong quá trình hạch toán chi phí phát sinh trong ngày. Mặc dù công tác kế toán của công ty đã có rất nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới phương pháp. Song bên cạnh đó vẫn còn một số khâu cần sửa đổi để hoàn thiện hơn. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn, công tác kế toán nói chung, kế toán NVL nói riêng của công ty tôi thấy còn một số tồn tại sau: + Hiện nay công ty vẫn còn hạch toán chung, tổng hợp không chi tiết, điều này ảnh hưởng không nho tới việc phâ bố chi phí cho từng đoi tượng và tính giá thành sản phẩm + Việc tính giá vật liệu mua vào:trong khâu mua hàng phát sinh những loại chi phí như: bốc dỡ, vận chuyển, …những chi phí này theo quy định phải cộng vào giá trị thực tế mua nguyên vật liệu nhưng trên sổ sách của công ty khi mua nguyên vật liệu, công ty không cộng chi phi này vào giá thực tế mua mà lại dưa vào chi phí nguyên vật liểutực tiếp. Điều này là không hợp lí. + Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: để khắc phục sự nhầm lẫn và hạn chế sự thất thoát nguyên vật liệu. + Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Ngày nay, khoa học tiến bộ, nhu cầu nắm bắt và cập nhập thông tin của con người trong cơ chế thị trường ngày càng cao. Bởi vậy trợ giúp của may tính vào lĩnh vực kế toán là rất cần thiét. Hiện nay, ở công ty đang từng bước đưa vào sử dụng một số phần mềm máy tính trong công tác kế toán. Tuy nhiên phần mềm này mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng một số phần mềm như: kế toán tiền mặt, kế toán tiền lương… II. Những vấn đề tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. Từ những hạn chế nêu trên, với cương vị là một sinh viên thực tập đang đi thực tiễn tại công ty nhận thức còn hạn chế. Song em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty như sau: *ý kiến một: Mở sổ danh điểm vật tư để công tác quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện, chặt chẽ và thống nhất hơn. Công ty cần lập sổ danh điểm vật tư. Sổ này được mở và ký hiệu cho từng loại nguyên vật liệu, từng nhóm, mỗi thứ vật liệu riêng bằng một hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. - Công ty cần lập mã hiệu vật liệu thống nhất chung cho toàn công ty, mặt khác các bộ phận liên quan như: phòng vật tư, kế toán thủ kho, ghi đúng danh điểm khi đã ddawng ký trong sổ. - Công ty cần quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học trên cơ sở cập nhật thông tin chính xác, kịp thời. Nguyên vật liệu mua phải vào sổ đầy đủ, chính xác. - Để hạn chế nhầm lẫn khi tra cứu sổ danh điểm vật liệu được sản xuất căn cứ vào bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ dựa vào vật liệu, nhóm vật liệu và quy cách vật liệu trong mỗi nhóm. Trong mỗi nhóm vật liệu lại được phân thành các phân nhóm và lập mã số từng phân nhóm. Như vậy để thuậntiện hơn trong quá trình ghi chép, công ty có thể sử dụng mẫu sổ danh điểm vật tư. ( biểu 20 ). Biểu 20 sổ danh điểm STT Loại Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1 1521 1521 1521 – 01 1521 - 02 1521 - 02 Vật liệu chính thép sắt đinh kg kg kg túi 2 1522 1522 1522 – 01 1522 – 02 1522 - 03 Vật liệu phụ Sơn các loại Que hàn vít lít cái túi 3 ….. ….. 1523 ….. ….. 1523 1523 – 01 1523 – 02 1523 - 03 ………. ……… Nhiên liệu Xăng Dầu Nhớt ………. ………. lít lít lít …….. …….. ….. ….. ……. ……. * ý kiến hai: Công tác luân chuyển chứng từ. Chứng từ ban đầu là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Nó là cơ sở, là căn cứ pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán. Chứng từ ban đầu có hợp pháp, hợp lý, chính xác thì mới quyết định chính xác, hợp lý của bước công việc tiếp theo. Việc lập chứng từ ban đầu ở công ty đã tuân theo các nguyên tắc, chế dộ kế toán đã đề ra. Tuy nhiên trong một số trường hợp của khâu kế tiếp thì vẫn còn những tồn tại. Vẫn còn chứng từ ban đầu hạch toán ở tháng này nhưng đã phát sinh ở tháng trước, tất nhiên kế toán vẫn còn có cách giải quyết được, song không đảm bảo tính kịp thời của kế toán. Đặc biệt đối với công ty đang áp dụng một loại giá đó là giá thực tế, bởi vậy giá cả ở từng thời kỳ khác nhau biến động liên tục, do đó việc tập hợp chi phí là rất dễ thiếu chính xác. Nguyên nhân của trường hợp này là do các nhân viên không kịp thời mang chứng từ gốc về phòng tài vụ. Do vậy gây ra việc chậm chễ trong việc luân chuyển chứng từ ban đầu. Theo ý kiến của em vấn đề này nên giải quyết: - Phân loại chứng từ: cần phổ biến, hướng dẫn, tổ chức, phân loại chứng từ một cách chặt chẽ cho cán bộ để hiểu được tầm quan trọng của chúng. - Định kỳ phòng tài vụ nên chủ động cử cán bộ phòng kế toán chuyên trách xuống các đơn vị để kết hợp với các đơn vị kiểm tra, kiểm soat, phân loại và thu nhận chứng từ nhằm giúp công tác phản ánh, cung cấp thông tin được kịp thời. *ý kiến thứ ba: Về khâu tổ chức nguyên vật liệu. Nhằm đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, công ty nên quy định định kỳ một tuần một lần thủ kho mang các chứng từ nên giao cho phòng kế toán. Đây cũng là một biện pháp giảm bớt công việc của kế toán vào cuối tháng, cuối quý. *ý kiến thứ tư: Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập – xuất vật liệu. Tuy nhiên qua thực tế , em nhận thấy việc quản lý còn một vài thiếu xót, gây lãng phí vật tư, nhất là các loại sơn, vít, sắt… Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được kiểm tra kỹ lưỡng nên thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy cần phải chuẩn bị đủ nhà kho để chứa nguyên vật liệu. Việc kiểm tra vật tư phải được tiến hành chặt chẽ hơn nhằm giảm bớt việc thất thoát vật tư một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Cần kiểm tra việc lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật l iệu, kiểm tra sổ sách, kiểm tra báo cáo kế toán nguyên vật liệu , tránh trường hợp vật tư nhập kho không đủ chứng từ gốc. * ý kiến thứ năm: Việc ứng dụng máy tính trong kế toán . Chúng ta đã biết công tác kế toán đòi hỏi chính xác, đầy đủ và kịp thời, vì vậy việc đưa kế toán máy vào sẽ giúp công ty hạch toán nhanh, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm được nhiều thời gian hạch toán. Để tạo cho doanh nghiệp có vị thế cao trên thị trường máy móc công nghệ và hoà nhập với sự phát triển của xã hội đang hướng tới nền kinh tế tri thức , lấy công nghệ thông tin làm nền tảng cho sự phát triển của xã hội; Đồng thời để đáp ứng được những đòi hỏi, yêu cầu cao của công tác kế toán trong việc thiết lập, lưu trữ, bảo quản số liệu kế toán và tra cứu giúp công tác kế toán nhẹ nhàng hơn, mang tính khoa hoc cao hơn; Theo cá nhân tôi thì công ty cần hoàn thiện chương trình kế toán đang ứng dụng một cách đồng bộ phát huy hiệu quả cao và nhanh chóng phân bổ đều cho các phần còn lại. *ý kiến thứ sáu: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp ( ghi nợ tài khoản 152 ) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với quy định về xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên TK 152. Kết luận Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn ở công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc quản lý và lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển môi trường kinh tế. Việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, kiện toàn để cung cấp kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán tôi cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận và thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng được cả lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến của thầy Phạm Ngọc Thảo và các thầy( cô) trong khoa kế toán trường CĐTC-QTKD. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Ngọc Thảo và các cô, chú, anh, chị khoa kế toán trong công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin kính chúc thầy giáo, các cô, chú, anh, chị trong công ty sức khoẻ, hạnh phúc và công tác tốt. Xin chúc công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến thành công rực rỡ trên con đường phát triển của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Hưng Yên, ngày 02/04/2006. Sinh viên Dương Thị Tuyết KT 36 E Mục lục Trang