Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt

vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc và phụ tùng thay thế của các loại xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô. - Phế liệu thu hồi: Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng…… Hiện nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Mời xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh (bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng....). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 02 ngày 02/12/2006. Xuất cho anh Dương 35 tấn xi măng Hoàng Thạch với đơn giá là 715.000đ/1 tấn. Như vậy giá thực tế là: 35 * 715.000 = 25.025.000đ 3. Tổ chức thu mua vât liệu. Do tính chất đa dạng, phức tạp của nguyên vật liệu sử dụng trong hoạt động xây lắp, việc quản lý chi tiết đối với từng chủng loại , từng nhóm nguyên vật liệu cho toàn bộ hoạt động của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Bộ phận thủ kho và cán bộ kế toán không thể quản lý việc thu mua nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình . Đơn vị thi công là đơn vị chịu trách nhiệm thi công, thực hiện hợp đồng như đã thoả thuận và chịu hoàn toàn trách nhiệm với Công ty về chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đơn vị kế toán cấp trên chỉ có trách nhiệm cung cấp khoản chi phí nguyên vật liệu và chi phÝ nhân công cho công trình, hạng mục công trình. Để tối đa hoá hiệu quả sử dụng vật liệu, tránh thất thoát ở mức độ có thể, Công ty đã thực hiện tính toán, nghiên cứu về mức nguyên vật liệu tiêu hao trong dự kiến. Công việc này được giao cho phòng kế hoạch tổng hợp thực hiện và hoàn thành trước khi khởi công mỗi công trình hoặc hạng mục công trình. Sau khi tính toán cụ thể và chính xác, phìng kÕ hoạch tổng hợp lập phiếu hạn mức vật tư, trong đó có liệt kê các loại vật liệu cần thiết sử dụng và khối lượng sử dụng để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư. Phiếu này được lập thành 3 liên. +Liên thức nhất lưu tại phòng Kế hoạch tổng hợp +Liên thứ hai gửi cho kế toán vật liệu tại đội thi công +Liên thứ ba lưu tại phòng tài chính kế toán. Căn cứ vào phiếu hạn mức vật tư mà phòng tài chính kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu của đơn vị có đúng với hạn mức Công ty đưa ra hay không. đồng thời, kế toán xí nghiệp quản lý trực tiếp đội thi công có cơ sỏ để điều chỉnh lượng nguyên vật liệu thu mua và yêu cầu đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liệu hợp lý Biểu 1: Phiếu hạn mức vật tư : Công ty CPXD Hồng Việt CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng kế hoạch tổng hợp Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ------------------------------ -------------------------------- PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ Công trình sân vận động tỉnh Nam Định Hạng mục: Thân N5BC Đơn vị thi công: Đội XD 2 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số luợng Ghi chú 1 Cát vàng m3 30.000 2 Đá 1x2 m3 20.000 3 Gỗ ván m3 25 4 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 800 5 Xi măng trắng Tấn 7 6 Cát mịn ML0-7-1.4 m3 6.000 7 Gạch men sứ 30x30cm Viên 47.000 8 Gạch men sứ 20x20cm Viên 95.000 9 Gạch granit nhân tạo 50x50cm Viên 46.800 10 Gạch Ceramic 30x30cm Viên 50.000 11 Ventonic Kg 24.000 Người duyệt Ngày 30 tháng 11 năm 2006 (đã ký) Phòng kế hoạch tổng hợp (đã ký) Trong quá trình sản xuất thi công, vì một nguyên nhân nào đó mà đội đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liệu quá hạn mức quy định thì phòng kế toán tài chính không hạch toán chi phí nguyên vật liệu vượt hạn mức. Phần vượt hạn mức đó, đội thi công phải tự thanh toán và trừ vào phần lợi nhuận thu được. Tại đơn vị thi công, đầu giai đoạn thi công, công trình hoặc hạng mục công trình, kế toán xí nghiêp lập kế hoạch và giao cho nhân viên tiếp liệu chủ động đi mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua về được đưa luôn về chân công trình và đặt kho tại đó. Kho này do thủ kho của đơn vị thi công quản lý, có sự giám sát của xí nghiệp quản lý trực thuộc. Số lượng, chủng loại nguyên vật liệu thu mua được ghi chép trong hoá đơn hàng mua ( hoá đơn thường, hoặc hoá đơn giá trị gia tăng). Khi hàng và hoá đơn cùng về , sau khi kiểm nhận vật tư và được chấp nhận thanh toán, kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng đó. Phiếu này được lập thành 3 liên: +Một do kế toán lập giữ +Một lưu ở bộ phận thủ kho +Một liên do người nhận nguyên vật liệu giữ. Nhân viên tiếp liệu gửi hoá đơn kèm theo giấy đề nghị thanh toán lên phòng tài chính-kế toán. Phòng này sau khi đối chiếu lượng vật tư mua về với hạn mức quy định trong phiếu hạn mức, nếu thấy hợp lý phòng sẽ chấp nhận chi trả Biểu 2: Giấy xin séc, ngân phiếu hoặc tiền mặt GIẤY XIN SÉC NGÂN PHIẾU HOẶC TIỀN MẶT Đơn vị xin séc: Đội XD 2 Tên người nhận séc: Anh Long Xin cắt số tiền : 35.500.000 đồng ( Ba mươi năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) Để mua: Xi măng Bỉm Sơn Trả cho : Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải phóng- Nam Định Tài khoản: 431101-00-3101…… Tại: ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Xuân Trường Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Người xin séc Đội XD 2 Kế toán trưởng Giám đốc Công ty (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 1. Thủ tục nhập kho. 1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty (thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư (trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Biểu 3: Hoá đơn GTGT mua hàng : HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL Liên 2 ( giao cho khách hàng ) EY 00001 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán: Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải Phóng- Nam Định MST: 0100100004 Điện thoại: …………… Họ tên người mua hàng: Anh Hài Đơn vị: Đội XD 1- Công ty CPXD Hồng Việt Địa chỉ: số nhà 12- Nguyễn Trãi Hình thức thanh toán: Chịu MST: 0100106151 -1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đông giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 40 715.000 28.600.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 28.600.000 2.860.000 31.460.000 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi mốt triệu bốn trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Biểu 4: Phiếu nhập kho Đơn vị : Đội XD1 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Số 01 Họ, tên người giao hàng: Anh Hài Nhập tại kho: Nhà văn hoá Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi m¨ng Hoµng Th¹ch Tấn 40 40 715.000 28.600.000 Cộng Tấn 40 40 28.600.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): hai mươi tám triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL Liên 2 ( giao cho khách hàng ) EY 00021 Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán: Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải Phóng- Nam Định MST: 0100100004 Điện thoại: …………… Họ tên người mua hàng: Anh Hài Đơn vị: Đội XD 1- Công ty CPXD Hồng Việt Địa chỉ: số nhà 12- Nguyễn Trãi Hình thức thanh toán: Chịu MST: 0100106151 -1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 20 715.000 14.300.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 14.300.000 1.430.000 15.730.000 Số tiền viết bằng chữ: mười năm triệu bảy trăm ba mươi nghìn đồng chẵn Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị : Đội XD1 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Số 12 Họ, tên người giao hàng: Anh Hài Nhập tại kho: Nhà văn hoá Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi m¨ng Hoµng Th¹ch Tấn 20 20 715.000 14.300.000 Cộng Tấn 20 20 14.300.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng chẵn Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL Liên 2 ( giao cho khách hàng ) EY 00032 Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán: Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải Phóng- Nam Định MST 0100100004 Điện thoại: …………… Họ tên người mua hàng: Anh Long Đơn vị: Đội XD 2 - Công ty CPXD Hồng Việt Địa chỉ: số nhà 14 Ttần Hưng Đạo Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS0100106151 -1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 710.000 35.500.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 35.500.000 3.550.000 39.050.000 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi chín triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị : Đội XD 2 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Số 15 Họ, tên người giao hàng: Anh Long Nhập tại kho Sân vận động tỉnh Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 50 710.000 35.500.000 Cộng Tấn 50 50 35.500.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ba mươi năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Việc thanh toán có thể thực hiện theo hai phương pháp : phương pháp thanh toán ngay ( bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và phương pháp thanh toán trả chậm. +Thanh toán ngay: việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp xảy ra ngay sau khi đơn vị nhận được hàng. Thông thường, việc thanh toán do yêu cầu của nhà cung cấp. Theo phương pháp này, nhân viên tiếp liệu của đội xây dựng chịu trách nhiệm thanh toán và chi trả tiền hàng bằn cách xin tạm ứng trước khi đi mua hàng hoặc được phòng tài chính kế toán thanh toán ngay khi nhập hàng. Trong một số trường hợp, xí nghiệp quản lý trực thuộc có thể tạm ứng một phần tiền ra chi trả. +Thanh toán trả chậm: khoản phải thanh toán với khách hàng được coi như là một khoản nợ của Công ty đói với nhà cung cấp. Khoản nợ này được chi trả sau khi có sự thông báo của kế toán thanh toán và được trả theo kỳ, khoản này sẽ được theo dõi riêng và chi tiết cho từng nhà cung cấp. 1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất . Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.Thủ tục xuất kho. Mỗi công trình, hạng mục công trình yêu cầu sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau với số lượng khác nhau. Tùy thuộc từng giai đoạn thi công mà đơn vị thi công sử dụng nhiều hay ít nguyên vật liệu. Nhân viên tiếp liệu của đơn vị thi công có nhiệm vụ xác định lượng vật tư cần thiết trong kỳ để đưa ra đề nghị xuất kho nguyên vật liệu theo yêu cầu. Xí nghiệp quản lý công tác thu mua và sử dụng nguyên vật liệu tại đội thi công. Khi có yêu cầu xuất thêm nguyên vật liệu, nhân viên tiếp liệu tại đơn vị thi công đề nghị với kế toán. Kế toán sau khi kiểm tra tính hợp lý của số lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần xuất lập phiếu xuất kho vật liệu. Phiếu này được lập thành 3 liên: + Liên 1 do kế toán xí nghiệp lưu lại làm cơ sở ghi sổ chi tiết + Hai liên còn lại, nhân viên tiếp liệu mang xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất nguyên vật liệu theo yêu cầu sẽ giữ lại một liên để ghi vào thẻ kho và lưu giữ, liên kia do người nhận nguyên vật liệu giữ. Cuối kỳ kế toán, thủ kho tính toán lượng vật tư xuất, nhập trong kỳ và tính số còn lại. Thông thường, đầu kỳ mua bao nhiêu thì cuối kỳ xuất dùng bấy nhiêu và lượng dư thừa hầu như không đáng kể. Biểu 5: phiếu xuất kho nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình : Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 12 Nguyễn Trãi Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Số 02 Họ, tên người nhận hàng: Anh Dương Lý do xuất kho: dùng thi công CT nhà văn hoá Nam Định Xuất tại kho: nhà văn hoá Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoµng Th¹ch Tấn 35 35 715.000 25.025.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi năm triệu không trăm hai mươi năm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng Phụ trách bộ phận Phụ trách cung Người nhận Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 12 Nguyễn Trãi Ngày 14 tháng 12 năm 2006 Số 14 Họ, tên người nhận hàng: Anh Dương Lý do xuất kho: dùng thi công CT nhà văn hoá Nam Định Xuất tại kho: nhà văn hoá Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoµng Th¹ch Tấn 25 25 715.000 17.875.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): mười bảy triệu tám trăm bảy mươi năm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng Phụ trách bộ phận Phụ trách cung Người nhận Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 14 Trần Hưng Đạo Ngày 16 tháng 12 năm 2006 Số 16 Họ, tên người nhận hàng: Anh Bình Lý do xuất kho: dùng thi công CT sân vận động tỉnh NĐ Xuất tại kho: Sân vận dộng Tỉnh Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 30 30 710.000 21.300.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi mốt triệu ba trăm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng Phụ trách bộ phận Phụ trách cung Người nhận Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 14 Trần Hưng Đạo Ngày 25 tháng 12 năm 2006 Số 25 Họ, tên người nhận hàng: Anh Bình Lý do xuất kho: dùng thi công CT sân vận động tỉnh NĐ Xuất tại kho: Sân vận dộng Tỉnh Nam Định STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 20 20 710.000 14.200.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): mười bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng Phụ trách bộ phận Phụ trách cung Người nhận Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) 3.Kế toán chi tiết vật liệu. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt có sự phân chia rõ rệt giữa các bộ phận, các cấp quản lý. Kế toán xí nghiệp là đơn vị trực tiếp quản lý đội thi công công trình và theo dõi tiến độ thi công phụ trách công việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu, theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình và lập chứng từ đồng thời thu thập, xử lý chứng từ, ghi chép nghiệp vụ trên các sổ kế toán chi tiết. Tại phòng tài chính kế toán, kế toán tổng hợp vật liệu có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách kế toán ở cấp kế toán xí nghiệp gửi lên và phản ánh váo tài khoản kế toán và các sổ kế toán tổng hợp như sổ nhật ký chung và sổ cái. Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và thủ kho phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu và xác định nguyên vật liệu tồn trong kho công trình theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo đó, công việc của thủ kho và kế toán được thực hiện như sau: +Công việc của thủ kho Kho vật liệu được đặt dưới chân công trình để tiện cho việc xuất dùng và giảm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. Tại kho, thủ kho có nhiệm vụ nhập, xuất, nguyên vật liệu và ghi chép sự biến động của nguyên vật liệu tại kho, theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho. Dựa vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để thủ kho ghi chép vào các cột tương ứng trên thẻ kho. Thủ kho không được lập các chứng từ nhập kho, xuất kho như các phiếu nhập kho, xuất kho. Các chứng từ này thủ kho giữ lại khi nhân viên tiếp liệu mang xuống kho công trình yêu cầu nhập hoặc xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng. Cuối ngày, thủ kho tính số tồn kho, và ghi trên cột tương ứng trên thẻ kho. Đối với một số loại nguyên vật liệu yêu cầu sử dụng ngay thì số tồn cuối ngày bằng không. Biểu 6: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CPXD Hồng Việt THẺ KHO Mẫu số 06-VT Tên kho: nhà văn hoá Nam Định Ngày lập: 31/12/2006 Tờ số: 08 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: tấn Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho đầu tháng 0 1 01 01/12 Nhập xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật- xi măng 01/12 40 40 2 02 02/12 Xuất kho xi măng cho công trình nhµ v¨n ho¸ Nam §Þnh 02/12 35 5 3 12 12/12 Nhập xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật- xi măng 12/12 20 25 4 14 14/12 Xuất kho xi măng cho công trình nhµ v¨n ho¸ Nam §Þnh 14/12 25 0 Tồn kho cuối tháng 0 Đơn vị: Công ty CPXD Hồng Việt THẺ KHO Mẫu số 06-VT Tên kho: sân vận động tỉnh Nam Định Ngày lập: 31/12/2006 Tờ số: 10 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính: tấn Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho đầu tháng 0 1 15 15/12 Nhập xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật- xi măng 15/12 50 50 2 16 16/12 Xuất kho xi măng cho công trình sân vận ®éng tØnh Nam §Þnh 16/12 30 20 3 25 25/12 Xuất kho xi măng cho công trình sân vận động tØnh Nam §Þnh 25/12 20 0 Tồn kho cuối tháng 0 Cuối kỳ kế toán, thủ kho đối chiếu ghi chép trong sổ kho và ghi chép của kế toán vật liệu ở đơn vị trên để kiểm tra tính chính xác, trung thực của thông tin sử dụng. +Tại bộ phận kế toán xí nghiệp. Kế toán mở sổ kế toán chi tiết vật tư theo dõi từng loại nguyên vật liệu theo cả hai số lượng và giá trị. Kế toán sử dụng các chứng từ nhập kho, xuất kho để làm cơ sở ghi sổ. Các chứng từ này là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Bằng việc sử dụng các chứng từ này, kế toán xí nghiệp có thể theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu trong kỳ ( trong giai đoạn thi công). Đối với nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Thông thường, các nghiệp nhập, các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu được phản ánh tập trung trên sổ chi tiết vật tư vào cuối kỳ kế toán để tiện cho việc tính toán. Đối với nguyên vật liệu nhập kho, giá trị nguyên vật liệu giá trị hàng mua chưa kể thuế giá trị gia tăng ghi trên hoá đơn. Đối với vật liệu xuất kho, giá trị hàng xuất bằng trị giá nhập của lô hàng đó khi nhập kho. Giá trị của hàng nhập và xuất không có chênh lệch nhau do hàng mua về thương đưa vào sử dụng hết trong một kỳ kế toán. Kế toán đối chiếu, so sánh ghi chép trên sổ kế toán và thẻ kho, sổ kho của thủ kho tại đội thi công. Lượng nguyên vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán và thủ kho phải phù hợp với nhau thì mới đảm bảo việc ghi chép được chính xác, thống nhất. Cuối kỳ, kế toán xí nghiệp lập báo cáo nhập-xuất- tồn vật tư. +Kế toán phòng tài chính kế toán Bên cạnh hệ thống kho bãi tạm đặt tại chân công trình, Công ty cũng có một kho dự trữ cố định nguyên vật liệu. Kho này do kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại phòng tài chính kế toán quản lý. Đây là kho dự trữ các loại nguyên vật liệu trước đây được coi là nguyên vật liệu do Công ty độc quyền cung cấp. Hiện nay, kho này vẫn tồn tại và dự trữ một số loại nguyên vật liệu khó tìm nguồn cung cấp trên thị trường. Khi có yêu cầu, xí nghiệp sẽ yêu cầu kế toán tổng hợp xuất dung. Các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán tổng hợp thu thập, ghi chép. Tuy nhiên, thông thường thì đơn vị thi công tự tìm nguyên vật liệu nên nghiệp vụ nhập xuất là không thường xuyên. Do đó, kế toán chỉ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu tồn lại trong kho này mỗi năm một lần. Sau khi trực tiếp xuống kho kiểm kê nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp lập bảng kê nguyên vật liệu cuối kỳ. Đối với một số nguyên vật liệu tồn kho lâu năm, kế toán xem xét liệu có sử dụng nữa không hoặc nhượng bán lại cho các đơn vị khác nếu như không cần sử dụng nữa. Kế toán xí nghiệp lập biên bản kiểm kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu và gửi cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở phòng tài chính kế toán. Đồng thời, phòng kế hoạch tổng hợp lập báo cáo lượng vật tư tiêu hao trong kỳ gửi cho phòng tài chính kế toán. Báo cáo này cung cấp cho kế toán thông tin về lượng vật tư tiêu hao trong định mức. Công việc này giúp cho kế toán có thể quản lý việc nhập xuất nguyên vật liệu một cách khoa học , hợp lý, đảm bảo tránh thất thoát so với hạn mức đã lập. Biểu 7: Sổ chi tiết vật liệu Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mẫu số 07-VT THÁNG 12/2006 Tài khoản : 152 Tên vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: tấn Tên kho: Kho nhà văn hoá Nam Định Đơn vị:1.000đ NT CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu kỳ 0 0 31/12 01 01/12 Nhập xi măng của C ty vật tư kỹ thuật- xi măng 40 715 28.600 40 715 28.600 02 02/12 Xuất kho xi măng cho CT nhà văn hoá NĐ 35 715 25.025 5 715 3.575 12 12/12 Nhập xi măng của Cụng ty vật tư kỹ thuật- xi măng 20 715 14.300 25 715 17.875 14 14/12 Xuất kho xi măng cho CT nhà văn hoá NĐ 25 715 17.875 0 0 Cộng 60 42.900 60 42.900 0 0 §¬n vÞ: Cty CPXD Hång ViÖt SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mẫu số 07-VT THÁNG 12/2006 Tài khoản : 152 Tên vật tư: xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính: tấn Tên kho: kho sân vận động tỉnh Nam Định Đơn vị:1.000đ NT CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu kỳ 0 0 31/12 15 15/12 Nhập xi măng của Cụng ty vật tư kỹ thuật- xi măng 50 710 35.500 50 710 35.500 16 16/12 Xuất kho xi măng cho CT sân vận động tỉnh Nam Định 30 710 21.300 20 710 14.200 25 25/12 Xuất kho xi măng cho CT sõn vận động tỉnh Nam Định 20 710 14.200 0 0 Céng 50 35.500 50 35.500 0 0 STT Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ Tån ®Çu kú NhËp XuÊt Tån Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn Sè l­îng Sè tiÒn TK152 0 0 1 Cáp điện HQ M 27.619 50 1.380.950 50 1.380.950 0 0 2 Cỏp hàn M 9.047 50 452.350 50 452.350 0 0 3 Nhà bạt di động Cỏi 1.514.000 1 1.514.000 1 1.514.000 0 0 4 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 710.000 50 35.500.000 50 35.500.000 0 0 Cộng 0 38.847.300 38.847.300 0 Biểu 8 : Báo cáo nhập - xuất -tồn vật tư BÁO CÁO XUẤT- NHẬP-TỒN VẬT TƯ THÁNG 12-2006 Công trình: sân vân động tỉnh Nam Định 4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. *Tài khoản kế toán sử dụng Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu +TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Tài khoản phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp , thực hiện công việc lao vụ , dịch vụ của doanh nghiệp xây lắp Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311.......... *Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Trường hợp mua về nhập kho Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt, thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... Khi nguyên vật liệu được thu mua vận chuyển về đến chân công trình , căn cứ vào hoá đơn mua hàng , hoá đơn giá trị gia tăng và qua kiểm tra xác nhận đúng số lượng , quy cách nguyên vật liệu , kế toán lập phiếu nhập kho và ghi định khoản để ghi sổ kế toán . Thông thường , kế toán ghi nvào sổ Nhật kí chung và sau đó từ sổ Nhật kí chung ghi vào sổ cái tài khoản 152 . Kế toán ghi : -Trường hợp mua về thanh toán ngay,kế toán định khoản : Nợ tài khoản 152 – Giá mua thực tế (chưa có thuế ) Nợ tài khoản 133- Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ Có tài khoản 111-Tổng giá thanh toán ( nếu thanh toán bằng tiền mặt) Có tài khoản 112:- Tổng thanh toán ( nếu thnah toán bằng tiền gửi NH) Vd: Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng ngày 15/12/2006, anh Long mua vật tư của công ty vật tư kỹ thuật xi măng . Hàng mua được thanh toán ngay bằng tiền mặt . Kế toán ghi sổ Nhật kí chung để vào sổ Cái tài khoản 152 và tài khoản 111 (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt ) Nợ tài khoản 152 35.500.000 Nợ tài khoản 133 3.550.000 Có tài khoản 111 39.050.000 -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) -Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp, kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. -Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Cã TK 331,111 Ở Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về hoặc ngược lại . Do dó việc hạch toán hàng mua chỉ đơn giản có một trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng -Căn cứ vao phiếu nhập kho , hoá đơn giá trị gia tăng , kế toán đơn vị ghi ổ Nhật kí chung . Kế toán công ty không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt như sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng . Hàng mua thanh toán bằng phương thức trả chậm , kế toán đưa khoản tiền cần thanh toán vào bên Có tài khoản 331 . Kế toán phản ánh khoản này trên “sổ chi tiết phải thanh toán với người bán . Sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập chi tiết theo từng khách hàng và được ghi chép chi tiết cho từng nghiệp vụ phát sinh vào các ngày trong kỳ . Mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dòng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán . Cuối kỳ kế toán tính tổng số nợ còn lại và ghi vào dòng “ Cộng “để chuyển qua kỳ sau thanh toán (nếu có ) Vd:Theo chứng từ số 01 ngày 01/12 mua xi măng của công ty vật tư kỹ thuật nhập công trình nhà văn hoá Nam Định, công ty chưa chuyển tiền cho đơn vị bán, kế toán ghi : Nợ tài khoản 152 28.600.000 Nợ tài khoản 133 2.860.000 Có tài khoản 331 31.460.000 Theo chứng từ số 21 ngày 12/12/2002 Công tu mua xi măng của công ty vật tư kỹ thuật nhập công trình nhà văn hoá Nam Định, công ty chưa thanh toán, kế toán ghi: Nợ tài khoản 152 14.300.000 Nợ tài khoản 133 1.430.000 Có tài khoản 331 15.730.000 Biểu 9: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản 331-Phải trả cho người bán Tháng 12 năm 2006 Tên khách hàng : Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng NTGS Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Cã Số dư đầu kỳ 0 0 31/12 01 01/12 Mua xi măng nhập vào CT nhµ v¨n ho¸ N§ 152 133 28.600.000 2.860.000 21 12/12 Mua xi măng nhập vào công trình xe đạp Vi Ha 152 133 14.300.000 1.430.000 32 30/12 X í nghiệp 1 thanh toán vào tài khoản tại ngân hàng 112 47.190.000 Cộng số phát sinh 47.190.000 47.190.000 Dư cuối kỳ 0 0 Thông thường , các chi phát sinh trong quá trình thu mua nguyên vật liệu (chi phí mua hàng) được tính luôn vào giá thực tế phải trả nguên vật liệu đó . Do đó , kế toán đơn vị không tính giá hạch toán riêng giá mua và chi phí mua nguyên vật liệu.Theo hoá đơn giá trị gia tăng, giá mua thực tế phải trả của xi măng đã bao gồm chi phí vận chuyển . 5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng: TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty. Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. +Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 *Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Theo phiếu xuất kho lập tại đội XD 2 ngày 16/12/2006 , anh Bình đề nghị xuất kho 30 tấn xi măng Bỉm Sơn phục vụ xây dựng công trình sân vận động tỉnh Nam Định kế toán định khoản : Nợ tài khoản 621 : 21.300.000 Có tài khoản 152 : 21.300.000 Kế toán ghi chép nghiệp vụ vào sổ Nhật kí chung. Cuối tháng, kế toán lập bảng phân bổ vật tư, trong đó chi tiết vật tư xuất cho từng công trình hoặc hạng mục công trình và tính số tồn cuối tháng. Số nhập xuất cho từng công trình là số tổng cộng trong cả kỳ kế toán. Đồng thời, kế toán lập sổ cái tài khoản 152. Sổ này được lập để tổng hợp toàn bộ hoạt động nhập xuất vật tư của tất cả các xí nghiệp trong giai đoạn thi công. Khi lập báo cáo tài chính, kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ cái tài khoản 152 – Nguyên liệu, tính tổng số nguyên vật liệu xuất dung và tính tổng số nguyên vật liệu còn lại chỉ tiêu tương ứng trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính . Các biểu này được lập 6 tháng 1 lần . Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp vật liệu xác định số tồn kho ở thời điểm đánh giá. Kế toán đánh giá theo giá thực tế của nguyên vật liệu tại thời điểm đánh giá. Sau khi kiểm kê, kế toán lập bảng kiểm kê nguyên vật liệu. Nếu thấy thừa, kế toán ghi : Nợ 152 : Số chênh lệch Có 3381 : Số chênh lệch Mẫu biểu 10 : Trích sổ Nhật kí chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 12 NĂM 2006 NTGS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 31/12 01 01/12 Mua xi măng HT nhập vào công trình nhµ v¨n ho¸ N§ 152 133 331 28.600.000 2.860.000 31.460.000 02 02/12 Xuất xi măng HTcho nhµ v¨n ho¸ N§ 621 152 25.025.000 25.025.000 12 12/12 Mua xi măng HT nhập vào công trình nhµ v¨n ho¸ N§ 152 133 331 14.300.000 1.430.000 15.730.000 14 14/12 Xuất xi măng HTcho nhµ v¨n ho¸ N§ 621 152 17.875.000 17.875.000 15 15/12 Anh Long mua xi m¨ng BS nhập sân vận động tØnh N§ 152 133 111 35.500.000 3.550.000 39.050.000 16 16/12 Xuất xi măng cho sân vận động tØnh N§ 621 152 21.300.000 21.300.000 25 25/12 Xuất xi măng cho sân vận động tØnh N§ 621 152 14.200.000 14.200.000 27 30/12 Thanh toán trả nợ công ty vật tư kỹ thuật xi măng bằng chuỷên khoản vào ngân hàng 331 112 47.190.000 47.190.000 Cộng 211.830.000 211.830.000 Mẫu biểu 11 : Sổ cái tài khoản 152 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152- NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU NTGS Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiÒn Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tư 0 31/12 01 01/12 Mua xi măng HT nhập công trình nhµ v¨n ho¸ N§ 331 28.600.000 02 02/12 Xuất xi măng HTcho nhµ v¨n ho¸ N§ 621 25.025.000 12 12/12 Mua xi măng HT nhập công trình nhµ v¨n ho¸ N§ 331 14.300.000 14 14/12 Xuất xi măng HTcho nhµ v¨n ho¸ N§ 621 17.875.000 15 15/12 Anh Long mua vật tư nhập công trình sân vận động tØnh N§ 111 35.500.000 16 16/12 Xuất xi măng cho sân vận động tØnh N§ 621 21.300.000 25 25/12 Xuất xi măng cho công trình sân vận động tØnh N§ 621 14.200.000 Cộng 78.400.000 78.400.000 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT. I. NHỮNG THNÀH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNGTÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT . 1. Những thành tích. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của đảng uỷ và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 20 năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhất là từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực nhiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ xung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong ngành xây dựng nối riêng và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt đã và dang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của bộ tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bậc trong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hường vào việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức, kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến, thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 2.Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hàon thiện để việc lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cẩu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. - Việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu đIểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số đIểm cần xem xét. Chẳng hạn như việc sử dụnh sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT . Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt. - Ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thắng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý Kiến thứ hai: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, CCDC nhập kho chưa được đánh giá ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152. - Ý kiến thứ ba: Công tác lập chứng từ ban đầu Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm xây dựng cơ bản nên công ty tổ chức hai kho ở công ty và các kho được bố trí tại từng công trình, hạng mục công trình. Trong khi đó công ty lại tổ chức thi công nhiều công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ khác nhau, tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán công ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó, phòng kế toán công ty đã không quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình, mà dành cho đội công trình đó quản lý. - Ý kiến 4: Về việc kiểm nghiệm vật liệu. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp.Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quýêt định số……ngày…../……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VT và quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … Ý kiến của ban kiển nghiệm: Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . KẾT LUẬN Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong bài luận văn nay em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét. Ý kiến đề xuất trong báo cáo qua quá trình ngiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được. Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập tại công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai xót em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính- kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn của Cô giáo Phạm Thị Loan đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Ngày 02 tháng 5 năm 2008 Sinh viên Trần Thị Dung