Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

ty bánh kẹo hải Châu Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 010001 010002 .... 022010 022011 .... 031001 031002 ...... 041100 041102 .... 050002 050003 ..... 061000 061001 .... 071200 071201 Bột mì các loại Đường trắng các loại Bột bơ (Crem) Tinh dầu sữa Dầu máy kem xốp Dầu CS 32 (quy ép) Atomat từ 40 A đến 400A Ampe kế Kính tấm các loại Sơn chống gỉ Băng dán hộp Carton Bìa đáy hộp Bìa Amiăng 3 - 5 ly Bột gà mịn + thô Kg Kg Kg Kg Kg Lít Cái Cái Tấm Kg Cái Cái M2 Kg 2.2.1.3. Các nguồn nguyên liệu chủ yếu : Hiện nay, vật liệu của Công ty được hình thành từ 02 nguồn chủ yếu là nhập ngoại và mua trong nước. * Vật liệu nhập ngoại : Chủ yếu là bột mì. Bột mì được nhập từ các nước Anh, Pháp, Trung Quốc, Liên xô cũ ... Quá trình nhập được thực hiện qua các công ty thương mại Bảo Phước, Công ty nông sản An Giang, Công ty lương thực Thăng Long ... hoặc nhập của tư nhân buôn bán bột mì. Bên cạnh đó công ty cũng phải nhập ngoại bao bì từ các nước Nhật, Singapore ... trong đó chủ yếu là bao gói đơn cho bánh kem xốp và một số hương liệu nhập qua công ty Hải Hà. * Vật liệu mua trong nước : Bao gồm nhiêu loại như đường của Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy đường Sông lam; dầu ăn của cơ sở dầu ăn Tường An - Tân Bình - Thành phố Hồ Chí MInh, dầu Neptune; muối ăn của công ty muối Nam Hà, muối Nam Nghiệp; hương liệu của Công ty hoá máy quận 5; bao bì của Công ty bao bì xuất khẩu I - Phú thượng, Công ty TNHH Hoà Bình .... Với nguồn nhập vật liệu như vậy, công ty có thể thanh toán bằng cách trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, hoặc trả chậm, hoặc đối trừ công nợ. 2.2.1.4. Tính giá vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu : Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo nguyên tắc “giá phí”. 2.2.1.4.1. Tính gíá vật liệu nhập kho : Tại công ty giá vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế. Vật liệu nhập kho có thể hình thành từ các nguồn sau : * Vật liệu nhập kho do mua ngoài : Vì Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua vật liệu thực tế (chưa có thuế GTGT) Tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa Công ty và nhà cung cấp mà chi phí thu mua vật liệu (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) có thể được tính hoặc không được tính vào giá mua vật liệu. Nếu bên cung cấp chịu phí vận chuyển (tức là việc giao nhận được tiến hành tại kho Công ty) thì trong giá mua đã bao gồm chi phí thu mua (tức là Công ty phải tiến hành thuê ngoài hoặc tự vận chuyển, bốc dỡ) thì trong giá vật liệu cũng không bao gồm chi phí thu mua. Như vậy sẽ phát sinh thêm chi phí thu mua và được hạch toán vào TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. * Nguyên vật liệu nhập kho do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm : Giá vật liệu nhập kho trong trường hợp này được xác định bằng giá trị xuất kho của chúng trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm. 2.2.1.4.2. Đánh giá vật liệu xuất kho : Tại Công ty giá vật liệu xuất kho được đánh giá theo phương pháp bình quân liên hoàn : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng thực tế vật liệu xuất kho X Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn Đơn gía thực tế bình quân liên hoàn = Giá vốn thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Ví dụ : Tính đơn giá xuất của 200 trứng gà xuất dùng ngày 15/03/2003 tại phân xưởng II như sau : Số lượng Đơn giá nhập Số tiền Tồn đầu kỳ Phiếu nhập kho 07 Phiếu nhập kho 13 158 90 175 793,84 893,00 893,00 125.426,73 80.370 156.275 Cộng 423 362.071,72 Đơn giá trứng gà 362.071,72 = 855,96 423 Vậy giá trị 200 quả trứng gà xuất ngày 5/12/2001 = 200 x 855,96 = 172,192 (đ). 2.2.2. Thủ tục và chứng từ nhập-xuất vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ nhập vật liệu : * Đối với vật liệu mua ngoài : Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất,đối chiếu thực tế vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu phải mua thêm một loại vật liệu nào đó phòng kế hoạch vật tư sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất ... và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường. Tuỳ theo hợp đồng cung cấp vật liệu mua về có thể được giao nhận tại công ty hoặc nơi cung cấp. Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại .... Nếu bảo đảm, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” và báo cáo cho phòng Kế hoạch vật tư lập “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” được lập làm 04 liên, có đầy đủ chữ ký xác nhận của người giao vật tư, thủ kho và thủ trưởng đơn vị. Sau khi ký xác nhận, 01 liên giao cho kế toán vật liệu để vào “Sổ chi tiết vật liệu”, 01 liên giao cho thủ kho để vào “Thẻ kho”, 01 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “Hoá đơn GTGT” để theo dõi thanh toán và 01 liên lưu gốc tại phòng Kế hoạch vật tư. Khi lập “Phiếu nhập kho” phòng Kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào số lượng thực nhập do thủ kho báo để ghi vào cột “Đơn giá”, nhân số liệu ở hai cột “Số lượng” và “Đơn giá” để ghi vào cột “Thành tiền” trên phiếu nhập. Thông thường “Phiếu nhập kho” được lập riêng cho từng thứ vật liệu nhưng cũng có thể lập cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận hoặc cùng nhập một kho. Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm, vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy cách trách nhiệm bồi thường. Sau khi nhận được hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm (biều 01) cùng với “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” xác nhận chất lượng vật liệu (Biểu 02), phòng Kế hoạch vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho” (Biểu03). Kế toán nhập vật liệu sử dụng các chứng từ : Biểu số 01 : hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Số 096466 Liên 2 : (giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Đơn vị bán hàng : Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Địa chỉ : Tài khoản Điện thoại : Mã số Họ tên người mua hàng : Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ : Phố Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà nội Điện thoại : Mã số Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 1 x 2 Bột mì Bình Đông hiệu hoa hướng dương Bột mỳ Bình Đông hiệu chú lùn kg kg 44.800 20.0000 2.952,381 3.104,762 132.266.669 62.095.240 Cộng tiền hàng 194.361.909 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế 19.436.190 Tổng cộng tiền thanh toán 213.798.099 (Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười ba triệu, bảy trăm chín tám, chín mươi chín nghìn đồng) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 02: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 27 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 096466 của bên cung cấp ngày 15 tháng 3 năm 2003 và hợp đồng số 9564 ngày 10 tháng 2 năm 2003. Bà : Nguyễn Hồng Hải Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - Trưởng ban Ông : Lê Minh Hoàng Đại diện phòng Kỹ thuật - Uỷ viên. Bà Nguyễn Thị Lan Thủ Kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm vật tư Mã VT Tên, nhẵn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách 010001 Bột mỳ Bình Đông hiệu hoa hương dương Kg 44.800 0 0 44.800 010001 Bột mỳ Bình Đông hiệu Chú lùn Kg 20.000 20.000 20.000 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm : Bột mì Bình Đông hiệu chú lùn đạt tiêu chuẩn nhập kho. Uỷ viên Uỷ viên Trưởng Ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 03 : Đơn vị : Công ty bánh kẹo Hải Châu Đơn vị : Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà nội Phiếu nhập kho Số : 72 Nợ : 1521 Có : 3311 Họ và tên người giao hàng : Đông Trường Sơn Theo hợp đồng số 9564 ngày 10 tháng 2 năm 2003 của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Nhập kho tại : Anh Niên. Số TT Tên, nhãn hiệu phẩm chất quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4=2x3 1 Bột mì Bình Đông hiệu chú lùn 010001 kg 20.000 20.000 3104,762 62.095.240 Cộng 64.800 20.000 62.095.240 Tổng số tiền : Sáu mươi hai triệu, không trăm chín năm ngàn, hai trăm bốn mươi đồng chẵn. Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - Hoá đơn gái trị gia tăng - Hoá đơn cước phí vận chuyển Đối với vật liệu thừa nhập kho : Tại Công ty, trong quá trình sản xuất do sử dụng tiết kiệm vật liệu, hạn chế phế liệu nên mặc dù đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu nhưng vật liệu thực tế xuất dùng vào sản xuất vẫn có thể nhỏ hơn lượng vật liệu xuất kho. Vật liệu thừa được để lại trong kho của phân xưởng do thủ kho phân xưởng quản lý. Số thừa này sau đó được đem dùng cho đợt sản xuất tiếp theo. Trường hợp vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm thì phòng Kế hoạch vật tư sẽ tiến hành nhập vào kho trung chuyển. Lúc này “Phiếu nhập kho” được lập làm 2 liên: kế toán vật liệu giữ 01 liên để vào sổ “ Sổ chi tiết vật liệu” và thủ kho giữ 01 liên để vào thẻ kho “thẻ kho” . “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng vật liệu thực tế nhập kho và giá trị của vật liệu xuất kho trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm. 2.2.2.2. Thủ tục, chứng từ xuất vật liệu : Vật liệu của công ty xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán được hoặc cho vay .... Kế toán xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ xuất kho vật liệu sau : - Phiếu xuất kho - Phiếu lĩnh vật tư theo hạn chế Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán giá vật liệu xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị vật liệu xuất kho được tính cuối ngày. Do áp dụng máy vi tính và hệ thống kho gần phòng tài vụ nên việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn là không khó khăn đối với kế toán vật liệu. Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu, phòng Kế hoạch vật tư lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này được lập thành 02 liên, cho một hoặc nhiều loại vật tư : 01 liên giao cho thủ kho giữ, 01 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu. Khi lĩnh vật liệu đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào “Sổ nhật ký kho” số lượng vật liệu thực tế xuất kho. ở Công ty, hệ thống kho phân chia thành 02 cấp là kho phân xưởng có trách nhiệm ghi chép cụ thể. Cuối tháng căn cứ vào số liệu phân xưởng thực lĩnh để ghi vào sổ kho công ty và ghi vào cột “Số lượng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” (biểu 04). Vì vậy “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ vào tình hình vật liệu thực tế sử dụng của từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật tư” cho phân xưởng. Khi đó kế toán dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan. Trường hợp đơn vị sử dụng vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Khi đó phòng Kế hoạch vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng vật liệu tại phân xưởng, số lượng vật liệu yêu cầu để quyết định lượng vật liệu bổ sung được ghi vào cột “Số lượng thực xuất”, đồng thời căn cứ vào “Đơn giá” của loại vật liệu đó để tính ra “Thành tiền”. Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu được sử dụng khi xuất các loại CCDC, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” được thành lập thành 03 liên : 01 liên người lĩnh vật liệu giữ, 01 liên gửi phòng kế hoạch vật tư và 01 liên giao cho phòng Tài vụ. 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu : Biểu số 04 A : Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3/2003 Phân xưởng kẹo (Khu sản xuất A) Người lĩnh : Nguyễn Hồng Hải Tại kho : Anh Niên ố TT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạnmức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Ký nhận Số lượng Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 Muối Bột tan Bột mì hiệu chú lùn 010010 022001 010001 kg kg kg 85,95 98,13 63,25 100 200 120 Biểu 04B: Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3/2003 Phân xưởng bánh II (Khu sản xuất B) Người lĩnh : Nguyễn Hồng Hải Tại kho : Chị Lan Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạnmức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Ký nhận Số lượng Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 Tinh dầu Socôla Vani Bột súp mực Bột mì hiệu hướng dương 025006 022010 010022 010001 kg kg kg kg 264,01 74,20 10,00 72,84 180 72,64 50 300 Biểu số 05: Phiếu xuất kho Số : 63 Nợ : 6211 Có : 1521 Họ và tên người nhận : Nguyễn Thị Loan Bộ phận : Phân xưởng bánh I Lý do xuất kho : Bổ sung địnhmức Tại kho : Chị Lan . STT Tên vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=2x3 1. 2. Đường Bột mỳ hiệu chú lùn 010002 010001 kg kg 180 125 180 125 5630 3091 1.013.400 368.375 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý, công tác áp dụng phương pháp “Ghi thẻ song song” để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo phương pháp này ở kho, thủ kho chỉ theo dõi số lượng từng loại vật liệu, tại phòng Tài vụ kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị. Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu gồm có “Phiếu nhập kho”. “Hoá đơn GTGT”, “Phiếu xuất kho”, ... đồng thời sử dụng sổ kế toán chi tiết là “Thẻ kho” và “Sổ chi tiết vật liệu. 2.2.3.1. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu : * Tại kho : Căn cứ vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” về vật liệu thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào “Thẻ kho”. “Thẻ kho” do kế toán lập và ghi sổ “Sổ đăng ký thẻ kho” trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên “Thẻ kho” và “Th kho” được mở chi tiết cho từng loại vật liệu. Riêng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” thì hàng ngày thủ kho không ghi vào phiếu số thực lĩnh mà có sổ theo dõi riêng. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức mới ghi tổng số xuất vào “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch”. Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 (biểu 03), “Phiếu xuất kho” số 63 (biểu 05) và “Báo cáo sử dụng vật tư” (biểu 06) thủ kho ghi vào “Thẻ kho” (biểu 07), mở cho bột mì các loại số thực nhập, thực xuất ở cột “số lượng nhập” và cột “số lượng xuất. * Tại phòng Tài vụ : Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán vật liệu tiến hành ghi “ Sổ chi tiết vật liệu” (biểu 08). Đồng thời do yêu cầu quản lý công ty còn lập “Báo cáo tồn kho vật liệu” (Biểu 09), “ Báo cáo nhập - xuất - tồn” (Biểu 10) để theo dõi tình hình vật liệu. Biểu số 06 Báo cáo sử dụng vật tư Tháng 12 /2002 Phân xưởng bánh II STT Tên vật liệu Mã số Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Công suất Tồn cuối kỳ Kem xốp 470g Kem xốp 270g Kem xốp 170g Kem xốp 150g Kem xốp 115g ....... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Đường trắng 010002 kg 11.750 35.850 9.850 2.180 1.370 5 2.830 47.600 --------- 2 Muối tinh 01.0010 kg 1.850 87.500 750 8 21 10 3 69.720 19.630 3 Tinh dầu cam 021001 kg 46,9 -------- -------- -------- ------- --------- ---------- ----------- 46,9 4 Bột mỳ 010001 kg 25.980 41.600 20.700 8.250 9.067 12.700 5.634 56.351 11.229 Biểu số 07: THẻ kho Ngày lập thẻ : 15/3/2003 Tờ số : Tên, quy cách, nhẵn hiệu vật tư : Bột mỳ các loại. Đơn vị tính : kg Mã số : 0100001 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng KN Số ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Tồn đầu tháng 3 106.965,5 ------- 65 16/3 Nhập bột mì K0078 19.000 72 22/3 Nhập bột mì chú lùn 20.000 .... 63 25/3 Xuất bột mì chú lùn cho bánh I 125 161 28/3 Xuất bột mì cho bánh II 2.713 ...... 162 29/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470g 22.700 Cộng phát sinh tháng 3 498.760 352.322 Tồn cuối tháng 3 253.403,5 Biểu số 8: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày : 01/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Công ty bánh kẹo Hải Châu Sổ tổng hợp Lượng Tiền Phòng Tài vụ Tồn đầu kỳ 106.965,5 271.126.750 Tên vật liệu: Bột mỳ các loại Phát sinh nhập 498.760 1.602.559.896 Mã Vật liệu: 010001 Phát sinh xuất 352.322 1.088.605.578 Tồn cuối kỳ 253.403,5 785.081.068 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Tầi khoản Nhập Xuất Số Ngày Nợ Có Lượng Tiền Lượng Tiền ....... 57 07/3 Nhập bột mì của Công ty thực phẩm Thanh Hoá 3104,762 1521 3311 15.000 46.571.430 58 08/3 Nhập bột mì của TTTMDV Tổng công ty 3104,762 1521 3311 17.625 54.721.430 72 13/3 Nhập bột mỳ của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm 3104,762 1521 3311 20.000 62.095.240 ... ... 112 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 20.700 63.983.700 113 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 13.665 42.238.515 114 31/3 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 3091 6212 1521 9.000 27.819.000 Cộng phát sinh 498.760 1.602.559.896 352.322 1.088.605.578 Biểu số 9 : Báo cáo tồn kho vật liệu chính Tháng 12/2002 STT Tên VL,SP,HH ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ 1 Đường trắng Kg 233.905 344.350 228.065,5 350.189,5 2 Bột mì các loại Kg 106.965,5 498.760 352.322 253.403,5 3 Muối tinh các loại Kg 124.321 510.000 532.108 102.213 4 Nha (Glucoza) kg 24.331 48.117 58.824 13.624 5 Dầu bơ các loại Kg 3.258 5.000 4.336 3.922 ..... Cộng 630.554,460 1.531.994 1.368.515.410 794.023.050 Biểu số 10: Báo cáo nhập xuất - tồn - kho Từ ngày 01tháng 3/2003 đến ngày 31/3/2003 Mã Tên vật tư Đơn vị tính Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 010001 Bột mì các loại kg 106.965,5 1..271.126.750 498.760 1.602.559.896 352.322 1.088.605.578 253.403,5 785.081.068 010002 Đường trắng các loại kg 233.905,0 1.004.413.870 344.350 1.671.290.717 288.065,5 1.034.007.922 350.189,5 1.587.969.665 ...... ...... 010022 Bột súp mực kg 19,450 1.769.951 19.450 1.769.951 010024 Bột súp gà kg 434,790 122.264.481 200 56.000.000 79,600 22.353.618 555.190 155.910.863 ..... Cộng nhóm 3.861.531.664 5.759.689.775 5.906.350.587 3.814.870.852 Tổng cộng 17.132.324.613 8.648.670.735 8.648.670.735 17.481.882.227 2.2.3.2 Một số mẫu sổ sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ chi tiết vật liệu” do kế toán vật liệu mở và ghi chép hàng ngày trên cơ sở các phiếu nhập- xuất. Đồng thời số liệu trên sổ chi tiết vật liệu là cơ sở để lập “ Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” Sổ chi tiết chứng từ bút toán: được mở cuối các tháng để theo dõi chi tiết tình hình nhập-xuất vật tư cho từng loại sản phẩm theo cả hình thái giá trị và hiện vật. Cơ sở để ghi sổ chi tiết chứng từ- bút toán là các “ Phiếu nhập kho”, “ Phiếu xuất kho”, “ Báo cáo sử dụng vật tư” Căn cứ vào “ Báo cáo sử dụng vật tư” của phân xưởng bánh II (biểu 06) kế toán mở “Sổ chi tiết chứng từ bút toán” ( biểu 13) cho sản phẩm bánh kem xốp 470g, chi tiết cho từng loại vật liệu xuất dùng cho sản phẩm này. Khi đó số liệu ở cột “Xuất trong kỳ” trên “Báo cáo sử dụng vật tư” sẽ được cập nhật vào cột “Lượng” của “Sổ chi tiết chứng từ bút toán”, đồng thời căn cứ vào “Đơn giá” để tính ra thành tiền. Báo cáo nhập-xuất- tồn: Phản ánh các thông tin chi tiết về tình hình nhập-xuất- tồn của từng loại vật liệu cũng như tổng hợp vật liệu toàn công ty. Cơ sở để lập “Báo cáo nhập-xuất-tồn” là số liệu trên các “Sổ chi tiết vật liệu”, “ Báo cáo sử dụng vật tư”, “Báo cáo tồn kho vật liệu”. “Báo cáo nhập-xuất- tồn” là một trong những căn cứ để đối chiếu số liệu trên “Sổ cái TK 152” là cơ sở giúp phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. Căn cứ vào số liệu trên các cột “Tồn đầu”, “Nhập”, “Xuất”, “Tồn cuối” của đường trắng, bột mì các loại... trên “Báo cáo tồn kho vật liệu chính” ( biểu 09) kế toán nhập các số liệu vào các cột tương ứng trên “Báo cáo nhập- xuất- tồn” (biểu 10), đồng thời theo dõi cả chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu sử dụng. 2.2.4. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu: Tại công ty, kế toán tổng hợp vật liệu được tiến hành theo phương pháp kê khai thượng xuyên. Theo phương pháp này, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán tiến hành phản ánh trị giá, số lượng, vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các tài khoản. TK 152 “Nguyên vật liệu chính” mở chi tiết cho các tiểu khoản: + TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” + TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” + TK 1525 “ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản” + TK 1526 “ Bao bì” + TK 1527 “ Vật liệu khác” + TK 1528 “ Phế liệu” TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, mở chi tiết cho các tiểu khoản: + TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng bánh I” + TK 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng bánh II” + TK 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng bánh III” + TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng kẹo” + TK 6215 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng bột canh” Và một số tài khoản khác như” + TK 6272 “ Chi phí vật liệu cho sản xuất chung” + TK 6422 “ Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp” + TK 1111 “Tiền Việt nam” + TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” Đặc biệt công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” trong quá trình hạch toán kế toán vật liệu. Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu trên máy tính có thể khái quát như sau: Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết vật liệu và cho ra dữ liệu mới Dữ liệu đầu vào: Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” “Hoá đơn GTGT”, “Báo cáo sử dụng vật tư” Khai báo thông tin do máy yêu cầu Dữ liệu đầu ra Sổ Cái TK 152 Nhật ký chung Báo cáo nhập-xuất-tồn 2.2.4.1 Trình tự kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu nhập kho và thực hiện kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện cho từng nguồn nhập như sau: Đối với vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài: Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn cùng về: Trong quá trình thu mua vật liệu, Công ty có thể tuỳ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp mà có hình thức thanh toán khác nhau. + Nếu mua vật liệu thanh toán ngay cho người bán: Căn cứ vào “Phiếu Nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” của nhà cung cấp kế toán truy cập các dữ liệu cần thiết vào trang màn hình nhập dữ liệu, chọn “hạch toán” theo định khoản: Nợ TK 152 ( chi tiết theo tiểu khoản) Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT của vật liệu mua vào Có TK 111,112,141 Tổng giá thanh toán Trên cơ sở “ Phiếu nhập kho” số 42/Q2 ngày 05/3/2003 và “Hoá đơn GTGT” của Công ty Thiên An, kế toán tiến hành ghi sổ và nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152 ( chi tiết cho tiểu khoản) Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT của vật liệu mua vào Có TK 331 Tổng giá thanh toán Thông thường khi “Phiếu nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” được chuyển đến phòng Tài vụ, kế toán vật liệu sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển sang cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi thanh toán. Tuy vậy do công ty sử dụng kế toán trên máy nên khi kế toán vật liệu nhập số liệu trên trang màn hình nhập liệu, các số liệu này sẽ đồng thời được đưa vào “ Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” (biểu11) theo từng đối tượng thanh toán. Cuối tháng máy sẽ cộng sổ chi tiết đối tượng thanh toán và chuyển tổng đó vào “Bảng tổng hợp các đối tượng thanh toán” (biểu 12). Sau đó khi đã có chứng từ liên quan đến việc nhập vật liệu kế toán vật liệu tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” để kê khai thuế GTGT được khấu trừ (biểu 14). Căn cứ vào “ Hoá đơn GTGT” (biểu 01) và “Phiếu nhập kho” số 72 (biểu03) kế toán nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “ Diễn giải nguồn nhập” của hai chứng từ trên, sau đó chọn phần “Hạch toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư. Biểu số 11: Sổ chi tiết đối tượng thanh toán Từ ngày 01/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Công ty bánh kẹo Hải Châu Mã số đối tượng: C0028 Tên đối tượng: Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Số CT Ngày CT Diễn giải Tiền nợ Tiền có 72 72 64 108 68 13/03 13/03 15/03 15/03 27/03 Nhập bột mỳ hiệu chú lùn Thuế bột mỳ hiệu chú lùn Nhập tinh dầu dừa Chuyển TGNH trả HĐ 095 Nhập vani 57.120.190 62.095.240 6.209.524 96.703.200 1.609.582 Cộng PS Dư đầu kỳ Dư cuối kỳ 57.120.190 166.617.546 247.006.568 356.503.924 Đại diện khách hàng Đại diện công ty Kế toán trưởng Kế toán công nợ Biểu số 12: Bảng tổng hợp các đối tượng thanh toán Từ ngày: 01/3/2003 Đến ngày 31/3/2003 Mã ĐT Tên đối tượng Đầu kỳ Trong kỳ Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có C0001 C0002 C0004 .......... C0028 C0030 Công ty SX XNK bao bì Phú Thượng Công ty bao bì nhựa Tân Tiến Đức Cường nhập trước VL chính Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Chi nhánh bán buôn muối Nam Hà 31.265.400 169.122.145 243.975.311 247.006.568 152.000.000 6.590.976 131.818.000 57.120.490 6.590.976 131.818.000 166.617.546 173.000.000 31.265.400 169.122.145 477.61.676 356.503.924 325.000.000 Cộng 2.685.386.000 8.584.639.200 7.964.125.391 2.247.872.191 Tại đây kế toán nhập trả lời “Mã vật tư: 010001”. “Lượng N-X: nhập 20.000”, “Đơn giá: 3104,762”. Khi đó máy sẽ tự tính ra “Thành tiền: 62.095.240”. Kế toán chọn bút toán: Nợ TK 152 62.095.240 Nợ TK 133 6.209.524 Có TK 331 68.304.764 Và chọn “Đối tượng: mã số C0028” Sau khi đã hoàn thành dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ “Nhật ký chung” (biểu 15) lấy phần tiền và hạch toán. Khi đó số liệu cũng được cập nhật vào “Sổ chi tiết vật liệu” của bột mì các loại và “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” mở cho Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm. Đồng thời số liệu cũng được vào “Sổ cái TK 1521” ( biểu 16), “Sổ cái TK 1522” (biểu 17) và “Sổ cái TK 331” (biểu 18). *TK 151: - Trước đây hàng hóa khan hiếm, cán bộ cung ứng phải mang tiền đến đặt trước hoặc trả ngay rồi mới thuê phương tiện vận tải chở hàng về, cuối tháng hàng chưa về mới hạch toán vào TK 151. - Thời gian gần đây, hàng hóa mua dễ dàng hơn khi tìm được nguồn hàng, hai bên ký hợp đồng và giá mua thường là giá tại kho Hải Châu rồi mới thanh toán tiền nên Công ty không cần dùng TK 151, không có hóa đơn về trước hàng về sau. Đối với vật liệu thừa nhập kho: Tại công ty do đã xây dựng định mức dự trữ vật liệu nên thông thường lượng vật liệu thừa với số lượng lớn, không dùng đến do các nguyên nhân như thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi chủng loại sản phẩm...kế toán sẽ căn cứ vào “Phiếu nhập kho” để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (chi tiết tiểu khoản) Giá trị vật liệu nhập kho Có TK 621 Biểu số 13 Sổ chi tiết chứng từ - bút toán Số chứng từ: 112 Ngày 31/3/2003 Diễn giải: Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470g Mã vật tư Tên vật tư Lượng Đơn giá Tiền TK Nợ TK Có 010001 01004 010004 010002 010010 ........... 025007 Bột mì các loại Bột sắn Sữa béo Đường Muối tinh ............... Giấy lót thùng 20.700 2.761 1.781 9.850 750 29,400 3.091 3.597,72 29.081,80 4.533,82 1.086,92 4.545,00 63.983.700 9.332.062 51.794.686 133.623 6212 6212 6212 6212 6212 ...... 6212 1521 1521 1521 1521 1521 ....... 1521 Cộng 356.512.233 Biểu số 14: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Từ ngày 01/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ : Minh Khai- Hai Bà Trưng-Hà nội Chứng từ Diễn giải Thuế VAT đầu vào Ghi chú Số HĐ Ngày 57652 58731 72520 64… 68… 07/3 08/3 31/3 15/3 27/3 Cty thực phẩm Thanh Hoá - Thuế bột mỳ TTTM dịch vụ tổng công ty Công ty X - phiếu chi số 15 Cơ quan Y - phiếu chi số 21 Thuế Vani …….. Cộng 4.657.143 5.472.143 6.209.524 9.670.320 160.958,2 357.168.294,2 Biểu số 15 Sổ nhật ký chung ( Trích sổ) Tháng 3/2003 Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày 72 72 63 63 65 ... 161 33333 33333 ... 181 .... 13/3 13/3 16/3 16/3 12/3 .... 22/3 31/3 31/3 ... 26/3 .... Trang trước chuyển sang Sơn-nhập bột mỳ Bình Đông hiệu chú lùn Thuế GTGT HĐ 9564 Loan – xuất đường cho bánh I Loan – xuất bột mì chú lùn Nhập bột mì K0078 ... Cường – thanh toán hoá chất thực phẩm Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470g Xuất bột sắn cho bánh kem xốp 470g ... Xuất bán bột mầu cho Chinh – Roverter .... Cộng chuyển sang trang 1521 133 6211 6211 1521 1522 6212 6212 632 3311 3311 1521 1521 1111 1111 1521 1521 1522 575.609.200 62.095.240 6.209.524 1.013.400 386.375 58.990.478 6.500.000 63.983.700 9.332.062 7.139.500 791.259.479 Biểu số 16 Sổ cái tài khoản 1521 ( trích sổ) (Nguyên liệu, vật liệu chính) Từ ngày 01/3/2003 đến ngày 31/3/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 72 60 63 63 65 65 .... 33333 33333 33333 ... 13/3 13/3 16/3 16/3 12/3 12/3 .... 31/3 31/3 31/3 ... …………….. Sơn nhập bột mì hiệu chú lùn Xuất vật tư cho kẹo dứa dâu Xuất đường cho bánh I Xuất bột mì chú lùn Nhập bột mì K0078 Nhập muối tinh Nam Hà .... Xuất VT cho bánh kem xốp 470g Xuất bột sắn cho bánh 470 g Xuất sữa béo cho bánh 470g ... 3331 6214 6211 6211 1111 1111 .... 6212 6212 6212 ... 62.095.240 58.998.768 9.612.035 2.520.000 1.013.400 368.357 156.512.288 9.332.062 51.794.686 ... Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuối tháng 3 8.648.670.735 17.132.324.613 17.481.882.227 8.648.670.735 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 17 Sổ cái tài khoản 1522 ( trích sổ) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 64 68 68 68 ... 81 81 81 181 15/12 27/12 27/12 27/12 ... 25/12 25/12 25/12 26/12 Nhập tinh dầu dừa Nhập Vani Nhập tinh dầu quýt + Marie Nhập tinh dầu ngô bắp ... Xuất VT cho bánh HC cam Xuất VT cho bánh Marie 300g Xuất VT cho bánh lương khô Xuất bán bột mầu cho Chinh-Roverter 3331 3331 3331 3331 ... 6213 6213 6213 632 .... 96.703.200 1.609.582 4.001.263 28.426.920 15.291.320 8.411.500 2.655.000 7.139.500 Cộng phát sinh tháng 12 Dư đầu tháng 12 Dư cuối tháng 12 778.492.174 2.476.922.323 2.741.925.534 513.488.963 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 18 Sổ cái tài khoản 331 ( Trích sổ) Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 72 64 68 68 68 ... 72 64 … 116 116 13/12 15/12 27/12 27/12 27/12 ... 13/12 15/12 … 24/12 24/12 Nhập bột mì chú lùn Nhập tinh dầu dừa Nhập Vani Nhập tinh dầu quýt + Marie Nhập tinh dầu ngô bắp ... Thuế GTGT bột mì Thuế tinh dầu dừa Dung thanh toán tiền tinh dầu dừa Thuỷ CPVC + giao dịch tinh dầu dừa 1521 1522 1522 1522 1522 ... 133 133 ... 1111 1111 96.703.200 1.092.300 62.095.240 96.703.200 1.609.582 4.001.263 28.426.920 6.209.524 9.670.320 Cộng phát sinh tháng 12 Dư đầu tháng 12 Dư cuối tháng 12 8.581.639.200 7.964.125.391 2.685.386.000 2.247.872.191 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.4.2 Trình tự kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Tại Công ty, nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau chứng từ mới được gửi lên phòng Tài vụ, do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy công ty quy định chung về ngày 30 của tháng để tính toán, ghi sổ kế toán trên máy cho phù hợp. - Trường hợp xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất: Kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hoặc trên cơ sở đối chiếu “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch” với sổ Nhật ký kho của thủ kho để ghi sổ kế toán theo định khoản Nợ TK 621 ( chi tiết theo tiểu khoản) Giá vật liệu Có TK 152 ( chi tiết theo tiểu khoản) thực tế xuất kho Trường hợp xuất cho các đối tượng khác, kế toán ghi: Nợ TK 641 ( nếu xuất cho bán hàng) Giá vật liệu Nợ TK 642 ( nếu xuất cho QLDN) thực tế xuất kho Nợ TK 632 ( nếu xuất bán) Có TK 152 ( chi tiết cho tiểu khoản) Việc ghi sổ kế toán được căn cứ vào “ Phiếu xuất kho” hoặc “Báo cáo sử dụng vật tư”. Căn cứ vào “ Phiếu xuất kho” số 63 ( biểu 05) và “ Báo cáo sử dụng vật tư” ( biểu 06) kế toán nhập “ Ngày, tháng”, “ Số chứng từ”, “ Diễn giải nguồn nhập-xuất” của hai chứng từ và chọn phần hạch toán để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư. Tại đây, kế toán nhập “ Mã vật tư” cho lần lượt các mã số 010002, 010010, 021001, 010001. Tương ứng với mỗi mã số kế toán nhập luôn phần “Lượng xuất”, “Đơn giá”, “Hạch toán”, và “Đối tượng” của từng mã. Theo mã 01002 kế toán nhập “Lượng xuất: 47.600”, “Đơn giá: 4533,82”, “Đối tượng: Phân xưởng bánh II” và chọn “hạch toán” theo bút toán: Nợ TK 621 215.809.832 Có TK 215.809.832 Khi đó, tương tự nghiệp vụ nhập vật liệu, số liệu sẽ đồng thời được truy cập vào các sổ “ Nhật Ký Chung”, “Sổ chi tiết vật liệu”, “Sổ cái TK 152”… 2.2.4.3. Một số sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Sổ “Nhật ký chung”: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ nhập-xuất vật liệu phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó sổ “Nhật ký chung” cũng thực hiện việc phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ để ghi sổ “Nhật ký chung” là các “Hoá đơn GTGT”, “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. Số liệu trên sổ “Nhật ký chung” là cơ sở để ghi “Sổ cái TK 331”. Sổ cái TK 152: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản “Nguyên vật liệu” để ghi chép số dư, số biến động vật liệu của công ty trong một kỳ kế toán. Căn cứ để ghi “Sổ cái TK 152” là các số liệu của các nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu được phản ánh trên sổ “Nhật ký chung”. Ngoài ra kế toán tổng hợp vật liệu còn liên quan đến các sổ kế toán sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật tư. Tại công ty “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” do kế toán công nợ lập trên cơ sở các “Phiếu nhập kho” về vật liệu, các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp và được quản lý theo mã đối tượng thanh toán, cho từng đối tượng thanh toán. Số liệu trên “ Sổ chi tiết thanh toán” (biểu 11) được sử dụng để vào “Bảng tổng hợp các đối tượng thanh toán” (biểu 12) Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” Số 72/Q4 ngày 3/3/2001 (biểu 03) và “Hoá đơn” GTGT” (biểu 01) kế toán mở “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” bằng cách khai báo đối tượng cung cấp mã số C0028. Khi đó máy sẽ tự động mở trang sổ có tên đối tượng là Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm để kế toán nhập các dữ liệu tương ứng vào các cột (1),(2),(3),(4),(5) (biểu 11) Sổ Cái TK 331: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản “Phải trả người bán”, được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán hoặc nhà cung cấp. Căn cứ để ghi “Sổ cái TK 331” cũng là số liệu trên sổ “Nhật ký chung”. Số liệu của “Sổ cái TK 331” là tài liệu để lập “Bảng tổng hợp công nợ TK 331” Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào: Hàng tháng trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được khấu trừ (biểu 14). Phần III. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Châu. Là một doanh nghiệp nhạy bén với những chuyển đổi của cơ chế thị trường, với hơn 36 năm hình thành và phát triển Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã mau chóng tìm được hướng phát triển hoàn thiện, giải quyết việc làm cho hàng trăm lao động, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước và đứng vững trên thị trường. Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của công ty cũng ngày được nâng cao, trong đó phải kể đến công tác quản lý chi phí sản xuất mà trọng tâm là chi phí vật liệu để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhìn chung công tác quản lý vật liệu công ty tương đối tốt: Công ty có hệ thống kho tàng lưu trữ, bảo quản vật liệu tốt, phù hợp với phương pháp phân loại vật liệu mà công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể ( kho phân xưởng, kho công ty) tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình dự trữ, quản lý và bảo quản. Công tác hạch toán vì thế cũng đơn giản hơn. Về phương pháp kế toán: Công ty đã đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán ban hành, áp dụng các phương pháp kế toán đã lựa chọn. Bên cạnh đó, cùng với việc quản lý số liệu trên các chứng từ, các sổ, việc quản lý thực hiện công tác kế toán trên máy đã giúp cho các kế toán giảm được khối lượng công việc: đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu cũng như việc cung cấp thông tin một cách kịp thời tại mọi điểm cho các đối tượng quan tâm. Bên cạnh đó, đã có sự kết hợp chặt chẽ trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu giữa phòng tài vụ và kho, do đó cũng góp phần đảm bảo sự quản lý và sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu, tạo hiệu quả trong sản xuất. Ngoài ra, cùng với việc sử dụng giá thực tế để nhập kho để đánh giá giá trị nguyên vật liệu, công ty đã tổ chức theo dõi cụ thể tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu trên cơ sở các định mức kỹ thuật. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kho phân xưởng, hạch toán chi tiết nguồn nhập- xuất đã tạo điều kiện đánh giá chính xác chi phí cho từng đối tượng, từ đó để tính ra giá thành sản phẩm. Hiện nay tại công ty, ngoài vốn do ngân sách nhà nước cấp, vốn của công ty chủ yếu được hình thành từ các nguồn đi vay, do đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng đã góp phần không nhỏ trong việc trang trải các khoản lãi vay, chi phí… và bảo đảm có lãi. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán của công ty cũng như công tác kế toán vật liệu còn một số tồn tại, hạn chế cần cải tiến, hoàn thiện. Cụ thể là: Về việc hạch toán chi tiết vật liệu: So với mẫu “Sổ chi tiết” chuẩn bị của Bộ Tài chính, “Sổ chi tiết” của công ty có hai yếu tố khác: a) “Sổ chi tiết” của công ty có thêm cột “Tài khoản nợ”, có cột này để kế toán định khoản luôn vào sổ, thực chất là hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Như vậy khi kế toán hạch toán “Nợ”, “Có” tại trang màn hình nhập dữ liệu phần hạch toán này sẽ căn cứ vào mã vật liệu để chuyển sang “Sổ chi tiết” của các loại vật liệu tương ứng. b) “Sổ chi tiết” của công ty không mở cột “tồn” để phản ánh số lượng và trị giá vật liệu tồn kho hàng ngày mà chỉ có thể biết được một số lượng và giá trị vật liệu tồn kho tại thời điểm cuối tháng thông qua một sổ tổng hợp nhỏ được đặt trên trang sổ chi thiết của tháng đó. Điều này tạo khó khăn cho kế toán vì chỉ có thể xem được một số vật liệu tồn được cộng luỹ kế từng ngày ở trên máy, nếu sang ngày sau mà muốn xem của ngày trước thì bị cộng dồn. Do vậy sẽ ảnh hưởng không nhỏ nếu cần có thông tin hoặc thực hiện kiểm tra số lượng tồn của một ngày nào đó trong tháng. Về việc sử dụng nhật ký đặc biệt: Hiện nay ngoài việc sử dụng các mẫu sổ theo hình thức “Nhật ký chung” mà công ty ứng dụng, công ty cũng đã mở thêm một số mẫu sổ khác nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Bên cạnh đó, vật liệu của công ty có đặc điểm là rất đa dạng về chủng loại, vật liệu phải mua từ nhiều người khác nhau với nhiều hình thức thanh toán khác nhau…Tuy vậy, công ty không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh, đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tại công ty, vật liệu mua về chủ yếu mua ngoài. Bên cạnh đó do tính chất của đa phần vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến, nông nghiệp nên vật liệu thường là không thể dự trữ lâu với khối lượng lớn. Mặt khác, một đặc điểm nữa đối với vật liệu của công ty là có tính chất thời vụ, dễ bị hư hỏng nên giá cả hay biến động thời vụ hoặc tỷ giá(nếu là hàng nhập khẩu). Vậy nên chăng công ty cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Về công tác kiểm nghiệm vật tư: Hiện nay công ty đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá mỗi lần nhập kho. Tuy vậy do khối lượng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng, quy mô sản xuất lớn nên không phải đợt hàng nào trước khi nhập kho cũng được xem xét kỹ về mặt chất lượng vì vậy vật liệu tồn kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất, phương tiện kiểm tra thiếu, thường là dùng cảm quan. Về công tác quản trị nguyên vật liệu: Tại công ty, vật liệu nhập kho chủ yếu từ nguồn mua ngoài (mua ngoài tại thị trường trong nước) và từ nhiều đối tượng cung cấp khác nhau. Vì vậy, việc quản lý quá trình thanh toán tiền mua vật liệu theo các đối tượng cung cấp là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay công ty đã tiến hành theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tượng thanh toán. Tuy vậy những sổ này chưa thực sự có tác dụng trực tiếp đối với công tác kế toán quản trị vì mới chỉ phản ánh được tình hình thanh toán trực tiếp của công ty với nhà cung cấp, mà chưa nêu được kế hoạch thanh toán cụ thể để làm cơ sở cho việc lập chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. 6 . Việc phân tích tình hình cung cấp vật liệu chủ yếu: Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty Bánh kẹo Hải Châu trên thị trường không phải là khan hiếm, công ty có thể sử dụng vật liệu thay thế để sản xuất sản phẩm. Hiện nay công ty đã xây dựng định mức dự trữ cho từng mặt hàng, sản phẩm sản xuất ra và cũng tiến hành phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng vật liệu. Tuy vậy không phải mọi loại vật liệu đều có thể thay thế được, đặc biệt là các loại vật liệu chủ yếu. Bên cạnh đó việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng vật liệu chưa chắc đã đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Hay nói cách khác, ngay cả trong trường hợp công ty hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng vật liệu thì tình trạng ngừng sản xuất vẫn có thể xảy ra nếu công ty không hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại vật liệu chủ yếu. Do vậy căn cứ vào các hợp đồng, đơn đặt hàng công ty cần cân đối để đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các loại vật liệu chủ yếu. Đây cũng là một vấn đề công ty cần đặc biệt lưu ý và quan tâm hơn nữa. 3.2 Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Châu: Cùng với sự phát triển và không ngừng vươn lên hoàn thiện mình, Công ty bánh kẹo Hải Châu luôn quan tâm, tìm cách tháo gỡ cũng như cải tiến các mặt tồn tại và hạn chế. Trong thời gian thực tập tại công ty, xuất phát từ một số vấn đề tồn tại em xin được đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu như sau: Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho mọi đối tượng quan tâm tại mọi thời điểm, “Sổ chi tiết vật liệu” công ty nên cấu tạo như sau: Mẫu biểu 01: Sổ chi tiết vật liệu Công ty bánh kẹo Hải Châu Mã vật liệu Tên vật liệu Từ ngày....đến ngày...... Tổng hợp Lượng Tiền Tồn đầu kỳ Phát sinh nhập Phát sinh xuất Tồn cuối kỳ Chi tiết phát sinh: Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Số Nợ Có SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tồn đầu Cộng tháng * Về việc quản lý vật liệu trên hệ thống sổ: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua vật liệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở sổ Nhật Ký mua Nguyên vật liệu. Mẫu biểu 02: Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu Tháng........ năm ...... Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Ghi có tài khoản 331 Tài khoản ghi có khác Số Ngày Số hiệu Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 ý nghĩa của các cột trên sổ như sau: Cột 1: Ngày ghi sổ Cột 2: Số hiệu chứng từ ( Phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng) Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết vật liệu (Ví dụ: TK 1521, TK 1522) Cột 6: Số tiền phải trả người bán trong nghiệp vụ đó Cột 7: Số hiệu TK ghi có khác như TK 111,112... Cột 8: Số tiền tương ứng của các TK ghi ở cột 7 Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để theo dõi, đối chiếu với sổ cái TK 331, Sổ nhật ký chung... * Về hoàn thiện công tác kiểm nghiệm vật tư: Như đã trình bày ở trên, do khối lượng vật liệu, chủng loại đa dạng, nghiệp vụ nhập kho vật liệu là thường xuyên xảy ra vì vậy phòng kế hoạch vật tư nên căn cứ vào kế hoạch thu mua, nhập kho vật liệu để bố trí lịch kiểm nghiệm vật tư cho mỗi đợt hàng về. Đồng thời công ty nên bố trí luôn nhân sự chịu trách nhiệm kiểm nghiệm vật tư. Như vậy sẽ đảm bảo sát sao cho từng đợt hàng, tránh hiện tượng phải đổi lại vật liệu hoặc hàng tồn kho kém phẩm chất. Nên trang bị máy móc đầy đủ, phương tiện đầy đủ hơn để kiểm nghiệm vật tư chính xác hơn. * Về công tác quản trị nguyên liệu: Để hỗ trợ cho công tác quản trị nguyên liệu, công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp: Mẫu biểu 03: Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp STT Đối tượng cung cấp Tổng số dư nợ phải trả Số đã trả Số còn phải trả Ghi chú Kỳ I Kỳ II Kỳ III Kỳ... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cơ sở để lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp là các sổ chi tiết, sổ tổng hợp đối tượng thanh toán, khả năng tài chính của công ty... Thông qua các số liệu này nhà quản trị có thể biết được chi tiết và tổng hợp các đối tượng thanh toán, tình hình và kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp để từ đó có chiến lược phát triển sản xuất phù hợp. Kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp có thể lập cho từng kỳ theo tháng, theo quý hoặc theo mùa sản xuất, đợt sản phẩm... để đảm bảo cho việc phân bổ hợp lý chi phí sản xuất; tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. 1 - Tình hình cung cấp vật liệu: Trong quá trình sản xuất, Công ty bánh kẹo Hải Châu có rất nhiều loại vật liệu chính khó có thể thay thế được. Do đó, theo em ngoài việc phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng vật liệu, công ty nên phân tích thêm tình hình bảo đảm cung cấp vật liệu chủ yếu, qua đó bảo đảm cho quá trình sản xuất được liên tục, đúng tiến độ. Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu chủ yếu công ty có thể sử dụng chỉ tiêu Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu: Tvc Tvc = V1ik x Gki x 100 Vki x Gki Trong đó: Tvc: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. Vli k: Số thực tế cung cấp trong giới hạn kế hoạch về các loại vật liệu chủ yếu. Vki: Số kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại vật liệu chủ yếu. Theo tài liệu phòng kế hoạch vật tư: STT Tên vật liệu ĐVT Đơn giá kế hoạch Số lượng cung cấp Kế hoạch Thực tế 1 Bơ các loại kg 31.000 80 82 2 Tỏi bột kg 12.000 2.600 2.515,250 Từ đó ta tính được tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp vật liệu chủ yếu: Tvc = 80 x 31.000 + 2.515,250 x 12.000 x 100 = 96,98% 80 x 31.000 + 2.600 x12.000 Nd = Vc m Trong đó: Nd: Số ngày đảm bảo cho sản xuất. Vc: Số lượng hiện còn về từng loại vật liệu. m : Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại vật liệu. Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lần cung cấp sẽ xác định được ảnh hưởng của việc cung cấp vật liệu đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn của công ty. Trong tháng bơ các loại được cung cấp thành 02 đợt, khoảng cách giữa hai đợt là 15 ngày. Số lượng bơ các loại còn trong kho đầu tháng là 49 kg, mức tiêu hao bình quân một ngày là 2,65kg. Như vậy ta có: Số ngày bảo đảm cho sản xuất của bơ các loại = 49:2,65 = 18,49 ngày ~ 18,5 ngày So khoảng cách 15 ngày của hai lần cung cấp với 18,5 ngày dự trữ bảo đảm cho sản xuất, ta thấy tại công ty sẽ không có hiện tượng thiếu vật liệu chủ yếu, do đó quá trình sản xuất sẽ không bị gián đoạn. Trên đây là một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần không nhỏ vào công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán tại công ty nói chung. Kết luận Trong cơ chế thị trường yếu tố quyết định sự tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp là uy tín và chất lượng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, vì để có chất lượng sản phẩm tốt với mức giá phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quan tâm sâu sát với những yếu tố đầu vào trong đó phải kể đến vật liệu dùng trong sản xuất, chế tạo sản phẩm. Do vậy việc tổ chức quản lý, tổ chức hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một trong những cơ sở quan trọng để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm là điều kiện quản lý chặt ché nguồn vốn lưu động tại Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty bánh kẹo Hải Châu, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, thấy được những mặt mạnh cần phát huy, những hạn chế cần khắc phục em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu tại Công ty. Cũng trong thời gian thực tập em đã nhận thức được sự gắn bó giữa lý luận và thực tiễn, biết vận dụng cơ sở thực tiễn để nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu. Tuy nhiên, trong điều kiện thời gian thực tập cũng như sự hiểu biết và kiến thức thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này rất có thể còn nhiều thiếu sót, hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn cũng như các cán bộ kế toán phòng Tài vụ - Công ty Bánh kẹo Hải Châu. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán bộ phòng Tài vụ - Công ty cùng cô giáo Thạc sỹ Phạm Bích Chi đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Mục lục Trang