Chuyên đề Tổ chức hạch toán tài sản cố định với những vấn đề về quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam Á

n thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của kế toán cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản, vật tư tiền vốn, xác định giá trị tài sản theo mặt bằng thị trường. + Chịu trách nhiệm lập và nộp đúng hạn báo cáo quyết toán thống kê với chất lượng cao. Tổ chức bảo quản giữ tài liệu chứng từ, giữ bí mật các số liệu thuộc quy định của Nhà nước. - Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kiểm tra, tổng hợp, lập báo cáo tài chính của công ty, giúp kế toán trưởng tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết các nội dung hạch toán còn lại như: nguồn vốn kinh doanh, các quỹ doanh nghiệp. Mặt khác kế toán tổng hợp còn kiêm luôn nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH. - Kế toán TSCĐ và thanh toán: Có nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm, tình hình sử dụng xe ô tô và các TSCĐ khác của công ty, tính khấu hao, theo dõi sửa chữa, thanh lý, nhượng bán xe ô tô và các TSCĐ khác... và nhiệm vụ thanh toán công nợ, thanh toán với Nhà nước. - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định, tài sản lưu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và các khoản công nợ nội bộ, thanh toán với ngân sách Nhà nước và phân phối lợi nhuận. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Bảo quản tiền mặt, thu tiền và thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt. + Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ. Thủ quỹ phải có trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thất thoát tiền mặt do chủ quan gây ra và phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của nhà nước về quản lý tiền mặt. + Hàng tháng tổ chức đi thu tiền ở các tổ chức hay cá nhân còn thiếu và rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về nhập quỹ. 4. Hình thức kế toán áp dụng Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định số 1141/TC-CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính ký ngày 01/11/1995, hệ thống sổ sách kế toán áp dụng theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Với quy mô và mô hình tổ chức bộ máy công tác tập trung và áp dụng sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán trong Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á được khái quát bằng sơ đồ sau: sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Chú thích: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quĩ cuối ngày, chuyển cho kế toán quỹ. Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào Sổ Cái. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu, chi tiết căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa Sổ Cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các khoản với số Đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, sổ đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ được sử dụng để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh. - Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp, do có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tương đối đơn giản nên công ty dùng sổ cái ít cột, ngoài ra công ty còn dùng một số sổ thẻ chi tiết khác như + Sổ TSCĐ + Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách... Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính (theo quý). Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. II. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á A. Đặc điểm TSCĐ của Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á Là một công ty cổ phần khi tiếp cận với nền kinh tế thị trường trong điều kiện hết sức thuận lợi. Mặc dù vậy Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á vẫn coi hạch toán TSCĐ là một trong những mục tiêu quan trọng và cần thiết. Do bởi TSCĐ được coi xem như là “xương sống” và “bộ não” của công ty. Ngày nay khi xã hội càng phát triển đến đỉnh cao của trí tuệ, tay nghề và trình độ con người vượt bậc tiến lên. Vì vậy mà sản phẩm của loài người ngày nay là những máy móc hiện đại. Xác định được điều đó, Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á đã có một cách nhìn nhận thực tế, năng động, sáng tạo trong quá trình đầu tư TSCĐ. 1. Phân loại TSCĐ Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành, nên TSCĐ trong công ty phần lớn là các phương tiện vận tải có giá trị lớn. Mặc dù chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị TSCĐ trong công ty, nhưng các phương tiện vận tải chủ yếu đang trong tình trạng cũ, khả năng vận chuyển thấp. Bên cạnh các phương tiện vận tải trong công ty còn bao gồm: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị và các TSCĐ khác. Để phục vụ tốt cho việc hạch toán TSCĐ trong công ty, công ty đã phân loại TSCĐ như sau: a. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện - Máy móc thiết bị như máy điều hoà national, điều hoà 12000ptu... - Phương tiện vận tải như: xe ca, xe con - Nhà xưởng đất đai, sân bãi đỗ xe. b. Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh của công ty mang tính chất phục vụ công cộng. TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản trực tiếp của đơn vị. c. Phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng của công ty - TSCĐ đang dùng - TSCĐ chưa cần dùng. 2. Đánh giá TSCĐ Để xác định giá trị ghi sổ cho TSCĐ, công ty tiến hành đánh giá TSCĐ ngay khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Tuỳ từng loại TSCĐ mà công ty có cách thức đánh giá khác nhau. Với những TSCĐ mua sắm, TSCĐ do đầu tư XDCB hoàn thành, việc tính giá TSCĐ tại công ty được tính theo công thức sau; Nguyên giá TSCĐ = Giá thực tế + chi phí khác có liên quan. Trên cơ sở nguyên giá, giá trị hao mòn, kế toán có thể xác định được giá trị còn lại của TSCĐ khi đã sử dụng theo công thức sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá - giá trị hao mòn Như vậy toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi trên 3 loại giá là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại, nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất. 3. Hiện trạng TSCĐ của Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam Á hiện trạng tscđ của công ty Ngày 31/12/00 Chỉ tiêu Đối tượng Nguyên giá Giá trị còn lại C lượng còn lại I. Nhà cửa, vật kiến trúc 435.340.000 383.744.809 88,148 II. Máy móc thiết bị, 123.120.300 105.251.300 85,486 III. Phương tiện vận tải 1.894.619.400 1.782.610.400 94,08 - Xe 45 chỗ 914.619.400 856.848.400 93,68 - Xe 24 chỗ 980.000.000 925.762.000 94,46 Tổng TSCĐ 2.453.079.700 2.271.606.509 92,6 Nhìn chung qua 2 năm hoạt động, tình hình TSCĐ của công ty không có sự thay đổi đáng kể. Trong tổng TSCĐ hiện có ở công ty thì: - Phương tiện vận tải chiếm 77,23%. - Về nhà cửa, vật kiến trúc: Tổng số diện tích đất của công ty quản lý là 300 m2 với tổng giá trị còn lại là: 383744809 bằng 16,89% tổng tài sản. Với nhóm tài sản này do mới được đầu tư xây dựng nên chất lượng còn lại cao (giá trị còn lại so với nguyên giá ban đầu là 79,04%). - Về máy móc thiết bị quản lý chiếm tỷ trọng nhỏ chỉ bằng 5.02% tổng số tài sản vì được đầu tư năm 2000. Bao gồm 5 máy điều hoà, 1 máy vi tính, 1 máy photo... với tổng giá trị còn lại 137.120.300 bằng 91,34% nguyên giá ban đầu. B. Hạch toán chi tiết TSCĐ của công ty Tổ chức hạch toán TSCĐ giữ một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanh nghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng, giảm TSCĐ ở công ty. Qua đó tăng cường biện pháp kiểm tra, quản lý TSCĐ một cách bảo đảm an toàn, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Do vậy việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên một hệ thống đầy đủ các chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu công trình, biên bản thanh lý... Căn cứ vào chứng từ gốc, các chứng từ khác liên quan đến TSCĐ và các tài liệu khoa học kỹ thuật. Kế toán ghi thẳng vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ này được mở khi bắt đầu niên độ kế toán và khoá sổ khi kết thúc niên độ kế toán. Đây là quyển sổ chính phục vụ cho việc theo dõi, quản lý TSCĐ của công ty và được ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Đơn vị: Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á thẻ tài sản cố định số 24/xeka (Dùng cho thiết bị máy móc) Tên tài sản: Ô tô vận tải hành khách Nhãn, ký hiệu: 29L-0357 Nơi sản xuất: Hàn Quốc Công suất thiết kế: 45 ghế Năm SX : 1993 Địa điểm đặt: Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á Loại: Phương tiện vận tải Chứng từ nhập: số 24 Năm tháng sử dụng: 1999 Nguyên giá: 304.873.134 Nguồn vốn: Bổ sung Đình chỉ sử dụng ngày... tháng.... năm... Lý do:............... Mức và tỷ lệ khấu khao Mức khấu hao đã tính cộng dồn Từ năm Tỷ lệ % Mức khấu hao Năm CB CB SCL CB SCL 1999 12 0 0 0 1.1.99 18.292.388 31.12.99 18.292.388 2000 12 34.389.689 31.12.00 52.682.077 III. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ 1. Tổ chức hạch toán ban đầu của TSCĐ Hạch toán ban đầu nhằm thiết lập nên các chứng từ để làm cơ sở cho các khâu hạch toán tiếp theo. Các chứng từ kế toán đó thường xuyên vận động và sự vận động liên tục kế tiếp nhau được gọi là luân chuyển chứng từ. Phương pháp chứng từ kế toán hiện nay được sử dụng trong các doanh nghiệp nói chung là một yếu tố không thể thiếu được trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh TSCĐ chủ yếu là mua bên ngoài về do quy mô, tính chất công ty không thể tự sản xuất ra được. Công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, hoá đơn kiểm phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổ. 2. Hạch toán TSCĐ ở Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á 2.1 Kế toán tăng TSCĐ Năm 1999- 2000 TSCĐ công ty tăng chủ yếu bằng nguồn vốn tự có. Để phản ánh tình hình giá trị TSCĐ hiện có và sự biến động của TSCĐ. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây sử dụng chủ yếu các tài khoản về kế toán sau: TK 211: TSCĐ hữu hình TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 414, 441, 431... * Chứng từ kế toán Xác định TSCĐ là một bộ phận cơ bản nhất của kế toán công ty luôn chú ý tới nguyên tắc thận trọng trong hạch toán, bảo đảm chính xác đối tượng ghi TSCĐ, loại TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc. Dưới đây là cách tổ chức hạch toán trên chứng từ một số nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ tại Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á * Trường hợp tăng TSCĐ Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu tư, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật đòi hỏi đổi mới công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh. Công ty đã lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch được duyệt, công ty ký hợp đồng mua sắm TSCĐ với người cung cấp sau đó căn cứ vào hợp đồng (kèm theo giấy báo của bên bán) kế toán làm thủ tục cho người đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán tăng TSCĐ. Công ty cổ phần Du Lịch và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Thương Mại Đông Nam á Độc lập - Tự do - Hạnh phúc biên bản giao nhận xe Ngày 15/12/2000 Căn cứ vào pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng nhà nước nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam công bố ngày 29/8/1989. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 17 ngày 16/5/1999 Bên nhận TSCĐ gồm + Ông Nguyễn Văn Tiến Điện thoại Chức vụ: Giám đốc Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á + Ông: Nguyễn Bá Đệ Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh Bên giao TSCĐ gồm: + Ông Trịnh Xuân Đức Điện thoại Chủ xe làm đại diện 2 bên thanh toán ký hợp đồng Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Tên TSCĐ: Xe ô tô khách hiệu huyndai Số khung: 29L- 4618 Số lượng: 1 chiếc Chất lượng (thân vỏ xe, nội thất ghế đệm máy, máy xe, máy lạnh) hoạt động bình thường. Nơi sản xuất: Hàn Quốc Dung tích xi lanh: 11.149C Trọng tải công suất: 220ml, 24 chỗ ngồi Nguồn gốc tài sản: Công ty sản xuất dịch vụ XNK khoa học và kỹ thuật Nguồn gốc nhập khẩu số: 600005 Năm sản xuất: 1989 Màu: Sơn trắng Giá trị: 260.554.000 đồng Bên giao (ký tên, đóng dấu) Bên nhận (Ký tên) Ban kiểm nhận (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Giám đốc (Ký tên) Bên cạnh đó kế toán cũng căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và phiếu chi tiền của ngân hàng công thương thanh xuân Hà Nội trích lược: Mẫu Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 02B Ngày 15/12/2000 Liên 2: (Giao cho khách hàng) Đơn vị bán hàng: Trịnh Xuân Đức Địa chỉ: Tập thể xí nghiệp đường bộ số 116- Thanh Xuân Nam- Quận Thanh Xuân- Hà Nội Số TK: Mã số: Họ tên người mua: Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á Địa chỉ: Số 16 phố Trung Hoà, Cầu Giấy Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng Mã số: 710.A00039 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe ô tô huyndai 29L.4618 1 cái 01 260.554.000 Thuế VAT 10% 26.055.400 Tổng cộng 286.609.400 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám sáu triệu sáu trăm linh chín nghìn bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Nghiệp vụ xảy ra ngày 15/12/2000, công ty mua chiếc xe ô tô huyndai chuyên chở khách bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Số tiền là 286.609.400 kế toán căn cứ vào các chứng từ nêu trên định khoản: BT1: Nợ TK 211 260.554.000 Nợ TK 133 26.055.400 Có TK 112: 286.609.400 Đồng thời kế toán phản ánh bút toán đơn BT2: Có TK 009 286.609.400 BT3: Kết chuyển sang NVKD: Nợ TK 414: 260.554.000 * Tăng TSCĐ do mua sắm phải qua lắp đặt Công ty mua TSCĐ về chưa đưa vào sử dụng ngay mà phải thông qua quá trình lắp đặt. Khi hoàn thành bàn giao.Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan đến để hoàn thành ghi vào sổ. Trước khi vào sổ kế toán phải tập hợp lại chứng từ cho các khoản chi phí đầu tư. Thuế trước bạ, giấy đăng ký khám xe, dầu mỡ chạy thử.... cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà nội ngày 11/11/00 Mẫu số: biên bản quyết toán xe ô tô HUYNDAI 29L/ 4709 Căn cứ vào quyết định số 548/CV-UBCN ngày 15/12/2000 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Căn cứ vào chứng từ đầu tư quyết toán của doanh nghiệp I. Thành phần Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á Ông Nguyễn Bá Đệ - Trưởng phòng kinh doanh Ông Lê Đức Việt - Chức vụ: Kế toán trưởng Ông Lê Văn Trị - Chức vụ: Phó phòng kinh doanh Bà Đinh Thị Kim Tuyến - Chức vụ: Phòng tài vụ II. Thành phần: Sở giao thông vận tải Hà Nội Ông Dương Văn Hiền: Chuyên viên phòng quản lý phương tiện Sở GTVT III. Thành phần: Sở tài chính Hà Nội Ông Đỗ Xuân Hiển: Phó phòng nghiệp vụ tài chính doanh nghiệp IV. Các khoản chi phí đầu tư - Giá mua xe 253.000.000 - Thuế trước bạ 10.120.000 - Đăng ký 150.000 - Khám xe 181.800 - Dầu mỡ chạy thử 561.000 - Lốp 11.047.600 - Dương bi + sửa chữa máy 824.000 - Giá hàng treo nóc 1.446.600 Tổng 277.311.000 V. Các khoản thu hồi - Lốp cũ 2.075.000 - Lốp mới lái xe chịu 50% 5.524.000 Tổng 7.599.000 Giá nhập tài sản là: 277.311.000 - 7.599.000 = 269.732.000 Biên bản lập hồi 16 giờ ngày 11/11/00 Các thành viên trong công ty (Ký) Giám đốc công ty (Ký) Đại diện Sở tài chính Hà Nội Sở GTVT Hà Nội Căn cứ vào nghiệp vụ xảy ra kế toán căn cứ vào chứng từ (phiếu), giấy chứng nhận cho Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á được đầu tư xe của UBND Thành phố Hà Nội. Biên bản hợp đồng kinh tế, phiếu chi 08, kế toán định khoản BT1: Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt thực tế phát sinh Nợ TK 2411 269.732.000 Nợ TK 133 26.973.200 Có TK 111 269.705.200 BT2: Kết chuyển ghi tăng nguyên giá TSCĐ khi lắp đặt hoàn thành bàn giao Nợ TK 211 269.732.000 Có TK 2411 269.732.000 BT3: Kết chuyển nguồn vốn Nợ TK 414 269.732.000 Có TK 411 269.732.000 2.2 Kế toán giảm TSCĐ Trong quá trình sử dụng TSCĐ sẽ dẫn đến một số TSCĐ bị cũ, hao mòn, lạc hậu không phù hợp với sản xuất của công ty sẽ bị loại bỏ. Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á do mới được thành lập nên TSCĐ còn mới và thời gian sử dụng còn dài. Tuy vậy nhiều tài sản của công ty thời gian sử dụng vẫn còn dài nhưng thực sự không có lợi ích cho sản xuất kinh doanh nên để sử dụng chỉ gây lãng phí vốn trong khi công ty lại cần vốn cho việc cải tiến mua sắm máy móc mới nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Do vậy, công ty cần phải thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ đi để có thể thu hồi vốn nhanh. - Giảm TSCĐ do thanh lý: Khi công ty muốn thanh lý TSCĐ đã cũ và hoạt động kém hiệu quả, công ty phải lập “Tờ trình xin thanh lý TSCĐ” gửi lên đại hội cổ đông trong đó bao gồm các nội dung chính sau: - Lý do xin thanh lý, nhượng bán - Các loại TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán Sau khi tờ trình được duyệt, công ty thành lập hội đồng thanh lý (gồm đại diện phòng kỹ thuật và đại diện phòng kế toán). Hội đồng thanh lý chịu trách nhiệm xem xét, đánh giá thực trạng chất lượng, giá trị còn lại của tài sản đó, xác định giá trị thu hồi, xác định chi phí thanh lý bao gồm chi phí vật tư, chi phí cho nhân công để tháo dỡ, tháo bỏ, thu hồi. Các chứng từ liên quan đến thanh lý TSCĐ bao gồm: + Tờ trình xin thanh lý + Biên bản xác định hiện trạng + Quyết định cho phép thanh lý + Biên bản thanh lý TSCĐ Các chứng từ trên là căn cứ để kế toán ghi giảm TSCĐ trong sổ kế toán. Nghiệp vụ xảy ra ngày 31/6/2000 theo chứng từ ghi sổ số 27 công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á đã quyết định cho thanh lý xe ô tô W50- 29L.1438 đã sử dụng lâu năm. Sau đây là “Tờ trình xin thanh lý phương tiện vận tải” của tổ trưởng đội xe lập. Công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 31 tháng 6 năm 2000 tờ trình xin thanh lý phương tiện vận tải Kính gửi: Giám đốc công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á Tên tôi là: Nguyễn Trọng Dũng Chức vụ: Tổ trưởng đội xe Hiện nay tôi có một phương tiện vận tải đã quá cũ nát và hoạt động không có hiệu quả (có kèm theo biên bản xác định hiện trạng xe). Tôi viết tờ trình này xin thanh lý phương tiện vận tải như sau: STT Loại xe Biển xe Năm sử dụng Người sử dụng 1 W50 29L.1438 1989 Nguyễn Minh Châu Kính đề nghị giám đốc công ty giải quyết cho phép thanh lý phương tiện vận tải trên. Tổ trưởng đội xe (Ký, họ tên) Được sự đồng ý của giám đốc công ty ngày 25/6/2000 công ty lập hội đồng thanh lý phương tiện vận tải, biên bản này được lập như sau: Công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc biên bản thanh lý TSCĐ Hà Nội, ngày 25/6/2000 Căn cứ quyết định số 532 ngày 24/6/2000 của Giám đốc công ty về việc thanh lý phương tiện vận tải. I. Ban thanh lý gồm có: 1. Ông Nguyễn Văn Tiến - Giám đốc công ty - Trưởng ban thanh lý 2. Ông Nguyễn Trọng Dũng - Tổ trưởng đội xe 3. Ông Nguyễn Đức Việt - Kế toán trưởng 4. Bà Nguyễn Thị Hà - Kế toán TSCĐ II. Tiến hành thanh lý phương tiện vận tải TT Loại xe Biển xe Năm đưa vào sử dụng Nguyên giá Hao mòn GTCL 1 W50 29L.1438 1989 75.000.000 65.000.000 10.000.000 III. Kết luận của Ban thanh lý Ban thanh lý quyết định thanh lý phương tiện vận tải trên cho ông Nguyễn Đinh Tịnh Địa chỉ: Quảng Ninh Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bên cạnh đó, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu thu tiền mặt của khách hàng. hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT Liên 3(Dùng để thanh toán) 3LL Đơn vị bán: Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á Địa chỉ: 16 Trung Hoà - Cầu Giấy- Hà Nội Số TK: Số điện thoại: Họ tên người mua: Nguyễn Đình Tịnh Địa chỉ: Quảng Ninh Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe ô tô 29L.1438 Chiếc 01 10.000.000 Thuế VAT 10% 1.000.000 Tổng tiền thanh toán 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu chẵn Người mua (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Thủ trưởng (Ký, đóng dấu) Phiếu thu Số 694 Ngày 25.6.2000 Nợ TK 111 Có TK 721 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Đình Tịnh Địa chỉ: Quảng Ninh Lý do nộp: Mua xe ô tô 29L -1438 Số tiền: 11.000.000 (đồng) Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn Kèm theo hoá đơn: Chứng từ gốc Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Người nộp tiền (Ký, Họ tên) Thủ quỹ (Ký, Họ tên) Trên cơ sở căn cứ vào biên bản thanh lý vào hoá đơn GTGT, phiếu thu và toàn bộ các chứng từ có liên quan đến việc thanh lý TSCĐ. Kế toán định khoản. BT1: Xoá sổ TSCĐ Nợ TK 214 65.000.000 Nợ TK 821 10.000.000 Có TK 211 75.000.000 Căn cứ vào phiếu thu số 694 phản ánh số thu về sau thanh lý BT2: Phản ánh các khoản thu từ thanh lý Nợ TK 111 11.000.000 Có TK 721 10.000.000 Có TK 33311 1.000.000 * TSCĐ giảm do nhượng bán Những TSCĐ nhượng bán là toàn bộ những TSCĐ do đã sử dụng lâu ngày không còn mang lại hiệu quả khi đưa vào SXKD, do bị hư hỏng nặng nên công ty quyết định lập hội đồng quản trị định giá xe để tiến hành nhượng bán. Nghiệp vụ xẩy ra ngày 20.6.2000 theo chứng từ số 27. Công ty chuyển nhượng TS xe ôtô 29L 1187 căn cứ theo Biên bản định giá Số 69 Ngày 21.6.2000 Nguyên giá : 70.000.000 (đồng) Giá trị hao mòn: 46.649.000 Giá trị còn lại: 23.351.000 Chi phí thanh lý : 200.000 bằng tiền mặt Kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan như biên bản họp hội đồng quản trị ngày 20.6.2000. Căn cứ vào bảng định giá trị còn lại, căn cứ vào Hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan khác. Kế toán định khoản BT1: Xoá sổ TSCĐ Nợ TK 214 46.649.000 Nợ TK 821 23.351.000 Có TK 211 70.000.000 BT2: Phản ánh chi phí : nhượng bán Nợ TK 821 200.000 Có TK 111 200.000 BT3: Phản ánh các khoản thu hồi từ nhượng bán Nợ TK 111 25.686.100 Có TK 721 23.351.000 Có TK 33311 2.335.100 3. Tổ chức hạch toán trên sổ chi tiết tổng hợp * Trường hợp TSCĐ tăng + Ghi sổ đăng ký và sổ chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ giao nhận TSCĐ, kế toán công ty mở sổ đăng ký TSCĐ và sổ chi tiết TSCĐ. Nội dung chính của sổ phản ánh chi tiết các nghiệp vụ TSCĐ phát sinh. Số hiệu trên sổ cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản và là căn cứ để lập báo cáo Kết cấu sổ đăng ký TSCĐ: Gồm những nội dung sau: Tên TSCĐ, nước sản xuất, nguyên giá, năm đưa vào sử dụng, số năm khấu hao, số khấu hao 1 năm số cột trên mỗi trang mới chỉ phản ánh chi tiết phát sinh tăng, chưa phản ánh được chi tiết các phát sinh giảm. Quyển số này được dựa theo từng nơi sử dụng để theo dõi tài sản tại đơn vị đó. Hàng tháng căn cứ vào chứng từ kế toán phát sinh. Kế toán ghi vào cột cho hợp lý. Xuất phát từ nghiệp vụ trên chúng ta có mẫu sau: công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á sổ đăng ký TSCĐ Tháng 12 năm 2000 TT Tên TSCĐ Nước SX N. giá Năm sử dụng Số khấu hao (năm) Số KH 1 năm Ghi chú 1 Xe ca 29H-4709 Hàn Quốc 269.732.000 2000 8 33.716.500 2 Xe ca 29L-4618 Hàn Quốc 260.554.000 2000 8 32.569.250 3 Xe ca 29L-1438 Hàn Quốc 248.642.700 2000 8 31.080.338 4 Xe ca 29L- 0357 Hàn Quốc 212.279.700 2000 8 26.534.962,5 Kết cấu sổ chi tiết TSCĐ: Về sơ bản kết cấu cột trên một trang sổ này giống sổ đăng ký TSCĐ. Trên trang sổ chi tiết TSCĐ có thêm cột chứng từ, mỗi tài sản đưa vào sử dụng đều phải ghi vào cuốn sổ này. Số thứ tự TSCĐ được ghi theo thứ tự thời gian, hàng tháng khi có nghiệp vụ TSCĐ phát sinh. Kế toán ghi vào sổ chi tiết TSCĐ theo mẫu sau: công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á sổ chi tiết TSCĐ Tháng 11 năm 2000 TT Chứng từ Tên TSCĐ Nước SX Nơi sử dụng Nguyên giá Số KH năm Nguồn hình thành SH NT 1 15.12.00 Xe ca 29H.4709 Hàn Quốc 269732000 33716500 BX 2 118 Xe ca 29L.4618 Hàn Quốc 260554000 32569250 BX 3 Xe ca 29L.0357 Hàn Quốc 248642700 31080338 NS 4 Xe ca 29L.1438 Hàn Quốc 212279700 26534962,5 NS Sau đó kế toán tổng hợp số liệu để lập bảng Tổng hợp tăng giảm TSCĐ của công ty. Bảng Tổng hợp này được dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái TK 211. Kế toán chi tiết căn cứ vào 2 sổ nêu trên để vào bảng sau: BảNG tổng hợp tăng giảm tscđ Chứng từ Tên TSCĐ Đơn vị tính Số lượng TSCĐ tăng SH NT N. giá Nguồn hình thành Bộ phận SD Xe ca 29H.4709 Chiếc 01 269.732.000 BX Đội xe 118 15.12.00 Xe ca 29H.4709 Chiếc 01 260.554.000 BX Đội xe Xe ca 29H.4709 Chiếc 01 248.642.700 NS Đội xe Xe ca 29H.4709 Chiếc 01 212.279.700 NS Đội xe Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, tháng căn cứ vào chứng từ gốc về TSCĐ phát sinh. Kế toán vào chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: CHứNG từ ghi sổ Số 118 Tháng 12-2000 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có 1. Nhập TS xe ô tô 29H-4709 211 241.1 269.732.000 2. Mua TS xe ô tô 29L.4618 211 112 260.554.000 3. Mua TS xe ô tô 29L.0357 211 111 248.642.700 4. Lấy nguồn vốn thế chấp mua xe 29L. 1187 211 111 212.279.700 5. Dùng NV khấu hao cơ bản mua 1 xe ô tô 29L.1438 009 260.554.000 Kèm theo 5 chứng từ gốc Sau khi phản ánh vào chứng từ ghi sổ về tăng TSCĐ sau đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho TSCĐ. (Định kỳ 10 ngày/lần) Năm 2000 Mẫu số 02- 8KT sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Ghi chú SH Ngày tháng 1/12/2000 Tăng TSCĐ do nhập xe ô tô 29H.4709 269.732.000 118 15/12/2000 Tăng TSCĐ do nhập xe ô tô 29L.4618 260.554.000 Tăng TSCĐ do nhập xe ô tô 29L.0357 248.642.700 Tăng TSCĐ do nhập xe ô tô 29L.1438 212.279.700 Cộng tháng 991.208.400 Cuối tháng khoá sổ. Cộng số liệu trên các chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ... ghi sổ với các sổ chi tiết TSCĐ, số bảng tổng hợp TSCĐ... và lấy số liệu tổng cộng của chứng từ ghi sổ vào sổ cái. * Tài sản cố định giảm: chứng từ ghi sổ Số 27 Tháng 10/2000 Chứng từ gốc kèm theo: Giảm TSCĐ Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có - Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán 1. Thanh lý TS xe ô tô W50 đã sử dụng lâu năm 214 821 211 65.000.000 10.000.000 75.000.000 - Khoản thu hồi từ thanh lý 111 721 33311 11.000.000 10.000.000 1.000.000 2. Nhượng bán TS xe ô tô W50 29L.1187 214 46.649.000 821 211 23.351.000 70.000.000 - Chi phí nhượng bán 821 200.000 111 200.000 - Khoản thu hồi từ nhượng bán 111 721 33311 25.686.100 23.351.000 2.335.100 Từ số liệu của chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ. sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 27 31.6.2000 Thanh lý TS xe ô tô W 50 75.000.000 27 20.6.2000 Nhượng bán xe TS ô tô 29L.1187 70.000.000 Cộng 145.000.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Xác định cơ quan thuê (Đại diện cơ quan thuế) (Ký, đóng dấu) Ngày.....tháng.....năm 2000 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Sau khi đã hoàn tất vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cuối tháng lấy số liệu trên chứng từ ghi sổ số 118 và 27 để vào sổ cái TK 211. sổ cái tài khoản 211 Năm 2000 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1938.278.400 15.12 118 Nhập TS xe ô tô 29H.4709 2411 269.732.000 1.12 118 Nhập TS xe ô tô 29L.4618 112 260.554.000 5.12 118 Mua TS xe ô tô 29L.4375 111 248.642.700 Mua TS xe ô tô 29M.4502 212.279.700 31.10 27 Thanh lý TS xe ô tô W50 29L1438 214 821 75.000.000 Nhượng bán xe 29L.1187 214 821 70.000.000 Cộng số phát sinh 991.208.400 145.000.000 Số dư cuối kỳ 2784486800 IV. hạch toán khấu hao TSCĐ của công ty Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn dần về giá trị. Do vậy kế toán phải làm công tác trích khấu hao. Tại Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á khấu hao TSCĐ là quá trình chuyển đần giá trị của TSCĐ 1 cách có kế hoạch vào giá thành. Khấu hao TSCĐ là biện pháp kinh tế nhằm bù đắp hay khôi phục lại từng phần hoặc toàn bộ giá trị TSCĐ. Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á đã khấu hao phương tiện vận tải về thực chất là xác nhận về phương diện kế toán 1 khoản giá trị bị giảm của phương tiện vận tải do tham gia vào quá trình vận tải. - Việc tính khấu hao TSCĐ phải theo các quy định sau: + Về tính khấu hao cơ bản căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và tỷ lệ khấu hao theo quyết định 166/1999/QĐ-BTC, ngày 30/12/1999 + Công ty áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. Tất cả các TSCĐ trích khấu hao trên cơ sở tỷ lệ tính khấu hao đăng ký theo định kỳ 3 năm với Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp. + Tất cả TSCĐ hiện có của công ty tham gia vào quá trình kinh doanh đều phải tính khấu hao và phân bổ vào giá thành. + Việc tính khấu hao phương tiện vận tải của Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á dựa trên 2 cơ sở: Nguyên giá của phương tiện, máy móc (ô tô, nhà cửa...) và thời gian sử dụng. Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á tỷ lệ khấu hao phương tiện vận tải được quy định như sau: Đối với xe vận tải hành khách từ 25 chỗ ngồi trở lên và xe vận tải hàng hoá 2 tấn thì trích khấu hao 8 năm, đối với sân bãi để xe, đường, trích khấu hao 8 năm, đối với nhà cửa kiến trúc tính khấu hao 19 năm. Mức khấu hao được tính như sau: Mức khấu hao Hàng năm = S Nguyên giá số năm sử dụng Mức khấu hao hàng tháng tính như sau: Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao hàng năm 12 tháng Đầu năm căn cứ vào những TSCĐ hiện có của công ty kế toán tính khấu hao cho 1 năm. Dựa vào mức khấu hao năm để tính khấu hao tháng. Trích bảng chi tiết TSCĐ trích khấu hao năm 2000 chi tiết tscđ trích khấu hao năm 2000 TT Tên tài sản trích khấu hao Nguồn vốn Nguyên giá 31.12.2000 Mức tính khấu hao GTCL I Nhà cửa vật kiến trúc NS BX 1.434.389.891 300.684.086 1.133.714.805 II Máy móc thiết bị BX 137.120.300 11.869.000 125.251.300 1 Máy điều hoà National 11.030.000 3.862.000 7.168.000 2 Máy điều hoà 12000PTU 14.421.000 1.923.000 12.498.000 3 Máy điều hoà 12000PTU 14.421.000 1.923.000 12.498.000 4 Máy điều hoà 20000PTU 21.778.000 2.903.000 18.875.000 5 Máy photocopy 29.095.000 485.000 28.610.000 6 Máy điều hoà General 31.665.000 528.000 31.137.000 7 Máy vi tính 14.710.300 245.000 14.465.300 III Phương tiện vận tải NS BX 5.494.619.400 2.891.009.000 2.603.610.400 1 Xe ca 4.990.619.400 2.602.891.000 2.387.728.400 2 Xe con 280.000.000 187.238.000 92.762.000 Cuối tháng căn cứ vào phần trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận nào thì tính và kết chuyển vào chi phí để tính giá thành. Đối với khấu hao TSCĐ công ty sử dụng các TK sau: TK 214: Khấu hao máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, nhà cửa vật kiến trúc. TK 627 (6274): chi phí khấu hao phương tiện TSCĐ. TK 642 (6424): chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN TK 009: Nguồn vốn khấu hao cơ bản. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TSCĐ có liên quan khác. Khi tính khấu hao phương tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh vận tải. Nợ TK 627 (6274) : Chi phí khấu hao phương tiện vận tải Nợ TK 642 (6424): Chi phí khấu hao bộ phận QLDN Có TK 2144: Hao mòn TSCĐ Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ tháng 5/2000 ở Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á trích khấu hao phương tiện vận tải như sau: Phương tiện phục vụ hành khách đối với xe ca là 3.198.000 Kế toán căn cứ vào nguyên giá đầu năm và thời gian sử dụng TSCĐ để ghi: 1. Nợ TK 627(4) 3.198.000 Có TK 214 3.198.000 2. Nợ TK 009 3.198.000 Còn đối với phương tiện phục vụ hàng hoá là 3.000.000 kế toán ghi sổ: 1. Nợ TK 642(4) 3.000.000 Có TK 214 3.000.000 2. Nợ TK 009 3.000.000 Cuối tháng kế toán chuyển khấu hao phương tiện vận tải bộ phận xe ca vào chi phí để tính giá thành sản phẩm Nợ TK 154 6.198.000 Có TK 627 (4) 3.198.000 Có TK 642 (4) 3.000.000 Sau đó tập hợp số chi phí khấu hao của xe ca cho từng mục đích như vận chuyển hành khách và vận chuyển hàng hoá vào chứng từ ghi sổ. Cộng số liệu thực tế tại chứng từ ghi sổ số 31/5/2000 để vào sổ cái 214 v. tổ chức hạch toán sửa chữa tscđ tại công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á. TSCĐ là những tư liệu lao động phục vụ lâu dài cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó để duy trì tính năng kỹ thuật và khả năng hoạt động liên tục của tài sản. Công ty luôn quan tâm đến việc bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ. Bản thân mỗi phương tiện vận tải đều lập định mức sửa chữa thường xuyên (Bảo dưỡng) và sửa chữa lớn (Đại tu). Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á đã tính chi phí sửa chữa ô tô vào chi phí vận tải là 1 khoản chi phí trực tiếp trong hoạt động kinh doanh vận tải ô tô và cũng là 1 khoản mức giá thành của vận tải ô tô giữa các tháng. Căn cứ vào định mức chi phí sửa chữa phương tiện ô tô tính cho 1 km xe lăn bánh và số km thực tế đã hoạt động trong tháng để tính số phải trích trong tháng. Chi phí sửa chữa phương tiện trong tháng = Định mức sửa chữa phương tiện tính cho 1 km xe lăn bánh * Số km thực tế đã hoạt động trong tháng Quá trình sửa chữa phương tiện vận tải ô tô máy móc thiết bị kế toán sử dụng tài khoản 627 (6277), 2413, 335 để hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ. TK 6277: chi phí dịch vụ mua ngoài dùng để đại tu máy, đèn pha, săm lốp... TK 2413: chi phí sửa chữa lớn TSCĐ như đại tu máy (số lượng lớn), đóng vỏ xe ca TK 335: sửa chữa trong kế hoạch đơn vị TSCĐ Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan 152, 111, 112, 331, 1421... Quá trình sửa chữa TSCĐ sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề những điều đầu tiên để TSCĐ đó được sửa chữa cho tốt và mang tính hợp pháp đối với chế độ kế toán mới. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ sau: - Biên bản xác định tình trạng kỹ thuật máy - Căn cứ vào biên bản kiểm tra sửa chữa - Căn cứ vào phương án dự toán sửa chữa - Căn cứ vào bản quyết định sửa chữa - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào quyết toán sửa chữa xe Đối với quá trình sửa chữa phương tiện của công ty + Sửa chữa thường xuyên: Giao trực tiếp cho công nhân sử dụng xe đó để sữa chữa theo biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của phương tiện của phòng kỹ thuật gửi lên. + Sửa chữa lớn: Do quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng ở những bộ phận cơ bản, và để cho TSCĐ hoạt động bình thường và nhanh chóng. Công ty đã lập kế hoạch trình trước 1 khoản chi phí để sử dụng vào mục đích lớn, sửa chữa lớn phương tiện như: Tân trang vỏ xe bị hư hỏng do gặp tai nạn trong quá trình vận chuyển. Khoản chi phí này sẽ giao cho người nhận thầu sửa chữa hoặc công nhân tại công ty muốn xin sửa chữa. * Sửa chữa thường xuyên Do khối lượng sửa chữa không nhiều chi phí phát sinh đều được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh. Kế toán căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, hoá đơn (VAT) khi mua dịch vụ ngoài có phiếu chi.v.v... để ghi sổ. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần du lịch và thương mại đông nam á i. phân tích tình hình sử dụng TSCĐ của công ty TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty, phản ánh năng lực sản xuất hiện có trình độ tiến bộ khoa học của công ty. Nó là tư liệu sản xuất chủ yếu của quá trình sản xuất thông qua sự tác động của con người nhằm tạo ra sản phẩm. TSCĐ đặc biệt là máy móc, thiết bị sản xuất là điều kiện quan trọng và cần thiết để tăng sản lượng, năng suất lao động giảm chi phí hạ giá thành. Việc phân tích tình hình TSCĐ để có biện pháp triệt để về số lượng, thời gian và công suất của máy móc, thiết bị và TSCĐ khác là 1 vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc đầu tư thêm vốn cố định vào SXKD có thể dẫn đến thừa vốn, ứ đọng vốn và làm giảm hiệu suất sử dụng vốn do đầu tư quá với nhu cầu. Nhưng quá trình đầu tư (tăng phương tiện vận tải, trang bị quản lý mới) sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng tổng doanh thu. Song thực tế ở công ty do đặc trưng của ngành vận tải bị tác động rất lớn. Bởi điều kiện kinh tế, tư nhiên, việc xẩy ra hai trận lũ lớn vào cuối năm cũng đã tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của công ty. Một số điểm du lịch bị ngừng hoạt động, các chuyến du lịch nội địa và quốc tế cũng bị cắt giảm. Từ những khó khăn đó công ty cũng đã khắc phục được phần nào là nhờ vào sự quản lý tốt TSCĐ và sử dụng TSCĐ. * Quá trình nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. - Sau khi nhận xe về công ty quyết định giao cho lái xe bàn giao từng bộ phận đánh giá chất lượng kể cả săm lốp và các TSCĐ khác đều có phiếu nhập, phiếu xuất, tên người quản lý hoặc phòng quản lý. Định kỳ kiểm tra bảo dưỡng theo quy trình kinh tế. Các tài sản khác phải quản lý, kiểm kê định kỳ có quy định về quy chế sử dụng TSCĐ. - Để đảm bảo TS được an toàn và tốt thì hàng năm công ty có mua bảo hiểm nhất là với xe ô tô mua mới100%. Sau khi có sự cố tai nạn xẩy ra sẽ được bồi thường bằng bảo hiểm. Đảm bảo phương tiện tốt làm cho nhân viên có tâm lý vững vàng khi làm việc. - Ngoài ra công ty còn mở ra 1 số quy chế nhằm bảo quản tốt TSCĐ như chiến sĩ thi đua lao động giỏi thưởng năng suất. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ tại công ty Hiện nay công tác kế toán đang dần được nâng cao và hoàn thiện ở hầu hết các doanh nghiệp sở dĩ như vậy là do kế toán là khoa học và nghệ thuật, phản ánh và giám đốc liên tục, toàn diện, có hệ thống tất cả các loại tài sản, nguồn vốn, cũng như các hoạt động kinh tế trong công ty. Hơn nữa các thông tin của kế toán có vai trò rất quan trọng đối với việc ra quyết định của người quản lý và tổ chức tốt công tác kế toán sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Tại Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á, công tác hạch toán TSCĐ đã không ngừng được hoàn thiện để thích nghi và đáp ứng kịp thời các yêu câù quản lý. Song trong hạch toán TSCĐ vẫn còn tồn tại 1 số những thiéu xót cần được bổ sung chỉnh lý và hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới giúp cho công ty quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả các loại TSCĐ. III. Nhận xét chung tình hình của công ty. Kể từ khi thành lập Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á đến nay sau nhiều năm củng cố và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, bổ sung TSCĐ và nâng cấp cải tạo hoàn chỉnh văn phòng công ty, phân xưởng sửa chữa Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á đã có những bước chuyển biến rõ rệt trong việc đạt thành tích cao về doanh thu và lợi nhuận. Điều đó vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu du lịch ngày càng tăng lên trong mọi tầng lớp nhân dân ngày một dễ dàng, đầu tư cho quá trình tổ chức tour, nâng cao chất lượng nhiều chương trình mới góp phần tăng tổng thu nhập cho nền kinh tế quốc dân ngày một cao hơn. Mặc dù gặp không ít những khó khăn và trở ngại trong suốt quá tình hình thành và phát triển. Nhưng công ty vẫn luôn khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân bằng những thành tích trong nhiều năm qua công ty đã đạt được, phải nói đến phần lớn sự đóng góp rất quan trọng của bộ máy quản lý công ty nói chung, bộ máy kế toán nói riêng. Tổ chức công tác kế toán, hạch toán kế toán theo chủ trương đổi mới của Nhà nước. Công tác kế toán ở công ty thực sự là một công cụ đắc lực phục vụ cho lãnh đạo công ty trong việc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình quản lý sử dụng tài sản vật tư tiền vốn, giúp cho lãnh đạo có những chủ trương, biện pháp tích cực trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất. Hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu kế hoạch đề ra không ngừng tăng doanh thu và thu nhập cho công ty từng bước cải thiện nâng cao đời sống cho án bộ công nhân viên chức... 1. Những ưu điểm nổi bật trong công tác kế toán tại công ty Tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với quy mô và đặc điểm của hình thức sản xuất. Bộ máy kế toán rất gọn nhẹ với việc phân công lao động cụ thể, trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng cán bộ kế toán. Mọi phần hành của công tác kế toán đều có người theo dõi, thực hiện đầy đủ đúng nội quy - Công ty đã tính đến quy mô tính chất của công ty và sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phân ra cách ghi sổ, công việc của từng bộ phận một cách rõ ràng để mỗi kế toán viên phụ trách một hoặc hai bộ phận. - Sổ sách kế toán đã sử dụng và thực hiện theo đúng quy định của Ban tài chính, tập hợp chứng từ gốc vào các sổ chi tiết TSCĐ và thẻ TSCĐ. Sau đó ghi vào chứng từ ghi sổ một cách cụ thể. Số liệu từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc vào trực tiếp sổ cái để tiến hành lập bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng đầy đủ. - Trong năm qua công ty đã mạnh dạn đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và không ngừng tăng doanh thu và lợi nhuận cho đơn vị. - Về cơ bản kế toán TSCĐ đã theo dõi được tình hình tăng giảm, khấu hao và kiểm kê TSCĐ theo đúng quy trình đảm bảo việc phản ánh đúng nguyên giá TSCĐ hiện có cũng như mức trích khấu hao, đối với nhà cửa 15 năm phương tiện vận tải 8 năm phù hợp với quy định của Bộ tài chính. - Công ty luôn có đội ngũ cán bộ có đầy đủ kinh nghiệm và năng lực để điều hành vững công ty trong những năm qua. Cùng với những thành viên luôn có tinh thần trách nhiệm cao trong mỗi công việc. - Bộ phận kế toán luôn cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác số liệu cho mọi đối tượng cần quan tâm đến nhất là bên quản lý như giám đốc, phó giám đốc.... Để đề ra những phương hướng và biện pháp kịp thời nhằm tạo ra của cải cho xã hội và đáp ứng nhu cầu đảm bảo đời sống cho người lao động. Ngoài những ưu điểm nêu trên công ty còn tồn tại một số thiếu sót trong công tác quản lý và hạch toán TSCĐ. 2. Một số tồn tại trong tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty. - TSCĐ của công ty chiếm một tỷ trọng vốn khá lớn. Tất cả số vốn mà công ty có được hầu như đều đầu tư vào đổi mới, mua sắm trang thiết bị phương tiện vận tải. Nhưng ngay từ quá trình mua TSCĐ vào. Bộ phận kế toán đã không đưa thẻ TSCĐ vào phần mua kế toán để cho thuận lợi trong việc tính giá trị còn lại của TSCĐ, mức đã khấu hao, nguyên giá. Mà vào thẻ TSCĐ theo phương pháp thủ công, dùng tay, ghi số liệu. Mỗi một TSCĐ đều vào một mẫu thẻ mà theo quy mô và tính chất TSCĐ của công ty là chủ yếu khi tìm giá trị còn lại mức đã khấu hao trở nên rất khó khăn và phải tính toán thủ công. Vì vậy rất bất tiện khi chúng ta muốn nâng cấp cải tạo, thanh lý một TSCĐ nào đó. - TSCĐ của công ty chiếm 2/3 trên 20 năm đã sử dụng. Mà theo quy định của Bộ tài chính mới ban hành đối với phương tiện vận tải theo quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30-12-1999 về thời gian sử dụng các loại TSCĐ "phương tiện vận tải đường bộ thời gian tối thiểu là 6 năm, thời gian tối đa là 10 năm". Như vậy về mặt pháp lý công ty đã vi phạm luật. Mặt khác, trên thực tế do phương tiện xe lạc hậu cũ kỹ nên trong quá trình vận chuyển khách du lịch dễ gây ra tai nạn do những nhân tố khách quan đem lại vừa thiệt hại tài sản của công ty vừa thiệt hại tiền và tài sản của nhân dân. Qua đó cũng làm cho tâm lý của lái xe không an tâm khi điều khiển số xe đã quá cũ, đã khấu hao hết từ mấy năm nay. - TSCĐ của công ty chưa đề ra tổ chức đánh số TSCĐ theo dõi chi tiết đối tượng cụ thể TCSĐ. Việc đánh số phản ánh từng nhóm, từng loại sao cho được chặt chẽ hơn. - Việc thanh lý TSCĐ còn diễn ra chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Mỗi khi thanh lý hay nhượng bán công ty phải lập phiếu xác định tình trạng kinh tế và tình trạng kỹ thuật cho TSCĐ. Lập tờ trình xin thanh lý gửi cho giám đốc và chỉ khi nào có quyết định cho phép công ty mới được thanh lý. Vì vậy thường mất nhiều thời gian cho công việc này và làm ảnh hưởng đến việc quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty. Trên đây là những mặt còn tồn tại trong công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á. Việc tìm ra phương hướng giải quyết các tồn tại này sẽ giúp cho công tác hạch toán, quản lý TSCĐ tại công ty được hoàn thiện, đồng thời nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty. IV. Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á Qua thời gian thực tập ở Công ty cổ phần du lịch và thương mại Đông Nam á với Đề tài “Tổ chức hạch toán tài sản cố định với những vấn đề về quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á” . Tuy thời gian tìm hiểu nghiên cứu thực tế tại công ty bản thân em còn nhiều mặt hạn chế về kiến thức lý luận, kinh nghiệm thực tế trong kế toán TSCĐ. Nhưng căn cứ vào những tồn tại hiện nay của công ty, căn cứ vào chế độ kế toán TSCĐ của Nhà nước và Bộ tài chính. Em cũng mạnh dạn nói nên suy nghĩ chủ quan của minh, đề xuất đóng góp một vài ý kiến mong muốn góp phần hoàn thiện thêm công tác kế toán TSCĐ tại công ty. Vấn đề thứ nhất: Phần đã hao mòn một cách chính xác. Bên cạnh đó việc đưa thẻ TSCĐ vào phần mềm kế toán sẽ giảm sức lao động của mỗi một kế toán để cơ giới hoá, hiện đại hoá cập nhật với nền kế toán của thế giới thêm vào đó là có thể để xem chi tiết được từng loại của tài sản mà không cần phương pháp tìm kiếm mẫu số đánh mất nhiều thời gian. - Vấn đề thứ hai: Hiện nay các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc huy động vốn cho đầu tư TSCĐ. Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á cũng không tránh khỏi được thực tế này. Từ trước tới nay theo em được biết các trường hợp làm tăng TSCĐ của công ty mua sắm theo nguồn vốn chủ sở hữu, thông qua lắp đặt, vay vốn của công nhân, đánh giá tăng... Công ty không áp dụng theo hình thức góp vốn tham gia liên doanh và đi thuê tài chính. Nhưng những nguồn vốn chủ sở hữu, vay vốn của công nhân thì có hạn, vì vậy công ty nên chủ động tìm thêm các nguồn đầu tư mới. - Vấn đề thứ ba Để đảm bảo an toàn đối với người lao động (công nhân) và người dân công ty cần trang bị đổi mới các trang thiết bị cũ. Vừa làm tăng năng suất lao động, vừa đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty hơn. - Vấn đề thứ tư Hiện nay công ty đã đầu tư một số ít máy vi tính đưa vào sử dụng. Nhưng số máy này mới chỉ phục vụ cho công việc soạn thảo các công văn, văn bản mà chưa đưa vào sử dụng cho công tác kế toán. Vì vậy công ty nên trang bị thêm máy vi tính để phục vụ cho công tác này, làm như vậy công ty sẽ giảm tối thiểu công việc làm bằng tay, và số liệu kế toán được đề xuất kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Vấn đề thứ năm Để tăng cường công tác quản lý TSCĐ, thì ngoài việc giao trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận, cá nhân sử dụng TSCĐ trong việc bảo quản đảm bảo an toàn cho TSCĐ, tránh mất mát hư hỏng, công ty cũng nên có những giải pháp khác về trách nhiệm vật chất như: Thưởng xứng đáng cho việc bảo quản, sử dụng tốt TSCĐ. Đồng thời cũng quy định những hình phạt cụ thể (cảnh cáo, khiển trách, phạt tiền...) khi có những vi phạm về bảo quản và sử dụng TSCĐ. Tóm lại những khó khăn hạn chế của công ty không phải không thể không khắc phụ được. Em tin rằng với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng nổ nhiệt tình chắc chắn công ty sẽ vượt qua mọi thử thách, vững vàng hơn nữa trong sản xuất kinh doanh để có được vị trí xứng đáng trong ngành du lịch và thương mại. Kết luận Hạch toán tài sản cố định là một vấn đề khó khăn, phức tạp. Dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hạch toán tài sản cố định vẫn luôn là vấn đề cốt lõi để nâng cao hiệu quả kinh doanh, nhất là những doanh nghiệp du lịch thì tầm quan trọng của hạch toán tài sản cố định càng rõ nét hơn. Sau hai tháng thực tập tại Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á, em càng thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán tài sản cố định đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Công tác hạch toán tài sản cố định của công ty tuy chưa được thực hiện một cách đầy đủ nhưng nhìn chung cũng đã đem lại một số hiệu quả nhất định. Công ty cần có một cái nhìn sâu hơn về công tác hạch toán tài sản cố định để từ đó hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tài sản cố định nói riêng và hạch toán kế toán nói chung. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội ngày 31/1/2002 Đơn xin chứng nhận thực tập Kính gửi ban giám đốc Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại Đông Nam á Tên tôi là: Ngô Nam An Sinh viên lớp Kế Toán A – Khoá 9 Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Trong thời gian qua tôi đã thực tập tại công ty với đề tài “Tổ chức hạch toán tài sản cố định với những vấn đề về quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty cổ phần Du Lịch và Thương Mại Đông Nam á” vậy tôi làm đơn này kính mong công ty xác nhận cho tôi. Xác nhận của công ty thực tập. Người làm đơn Chữ ký của cán bộ hướng dẫn Ngô Nam An Mục lục