Chuyên đề Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thành Linh

Lời nói đầu Tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI tháng 12 năm 1986 đã chỉ rõ xoá bỏ nền sản xuất tập trung quan liêu bao cấp, chuyển nền kinh tế nước ta sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN có sự quản lý vĩ mô của nhà nước, đồng thời phát triển nền kinh tế hàng hoá đa dạng nhiều thành phần kinh tế khác nhau. Trong sự phát triển các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp tự do cạnh tranh trong khuôn khổ cho phép của nhà nước chủ nghĩa xã hội Việt Nam. Do đó để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự vận động sản xuất kinh doanh theo cơ chế lấy thu bù chi, tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi. Để thực hiện và đạt được điều đó đòi hỏi các đơn vị phải quan tâm tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, từ khi bỏ vốn ra đến khi thu vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước đồng thời thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các đơn vị kinh doanh phải thực hiện một cách tổng hoà nhiều biện pháp kinh tế, trong đó biện pháp trước tiên là thực hiện quản lý kinh tế có hiệu quả nhất, phản ánh khách quan và giám sát có hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đối với các doanh nghiệp thì kế toán cung cấp toàn bộ những thông tin hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp. Giúp ban lãnh đạo công ty điều hành quản lý các hoạt động, đạt được hiệu quả cao. Kế toán phản ánh toàn bộ tài sản có hiệu quả và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và nâng cao hiệu sử dụng tài sản, kế toán phản ánh đầy đủ các chi phí phát sinh và báo cáo kết quả kinh doanh ở mỗi quý, mỗi năm, mỗi niên độ kế toán. Ngoài ra kế toán còn có vai trò kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp để chủ động trong việc sản xuất kinh doanh. Đối với Nhà nước, công tác kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế tài chính trong nước. Thông qua công tác kế toán mà Nhà nước có thể biết được sự biến đổi tài chính trên thị trường. Là công cụ quan trọng để tính toán, kiểm tra việc chấp hành ngân sách của đơn vị kế toán đối với nhà nước, giúp nhà nước quản lý điều hành nền kinh tế theo cơ chế thị trường và sự phát triển của đất nước trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế. Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần trong công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Việc quản lý tốt tiềnlương trong các doanh nghiệp góp phần tích luỹ xã hội, giảm chi phí trong giá thành sản phẩm, khuyến khích tinh thần tự giác trong lao động của công nhân viên và làm cho họ quan tâm hơn đến kết quả sản xuất, thúc đẩy họ phát huy khả năng sáng kiến cải tiến kĩ thuật, nâng cao tay nghề, tăng năng suất lao động, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và các thành phần kế toán nói chung đặc biệt là phương pháp tính toán, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự trở thành một phương tiện kinh tế quan trọng có chức năng là "đòn bảy kinh tế". Nhận thức được vai trò của kế toán đặc biệt là kế toán tiềnlương và các khoản trích theo lương trong việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thời gian qua thực tập tại Công ty TNHH Thành Linh em đã chọn làm báo cáo với chuyên đề: "Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thành Linh" nhằm mục đích trau dồi và phát huy những kiến thức thực tiễn giúp cho phần lý luận đã được học trong nhà trường đề ra công tác có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của tất cả các cô, chú, anh chị trong phòng tổ chức hành chính- kế toán đã cung cấp các số liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề này. * Nội dung chuyên đề gồm các phần sau: Phần thứ nhất - Đặc điểm tình hình chung ở Công ty TNHH Thành Linh - Tổ chức kế toán trong công ty Phần thứ hai - Nội dung chuyên đề "Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương". - Lý luận chung về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Thực trạng tổ chức công tác kếtoán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty. Phần thứ ba: - Một số ý kiến đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty TNHH Thành Linh. - Đánh giá ưu, nhược điểm trong công tác hạch toán kế toán ở Công ty. - Các biện pháp cụ thể để hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty. Phần kết luận: Đánh giá chung về chuyên đề tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần thứ nhất Đặc điểm tình hình chung ở Công ty TNHH Thành Linh Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác "kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương" nói riêng phải căn cứ vào đặc điểm, quy trình công nghệ và đặc điểm công tác quản lý. Do đó trước khi di sâu vào nghiên cứu thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thành Linh, ta cần xem xét một số đặc điểm chung của công ty có chi phối đến việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. I. Tình hình thực tế ở Công ty TNHH Thành Linh 1. Khái quát lịch sử phát triển của Công ty TNHH Thành Linh Công ty TNHH Thành Linh là một công ty còn non trẻ mặc dù công ty mới thành lập nhưng công ty có sự phát triển vượt bậc cả về chất và lượng. Công ty TNHH Thành Linh Tên giao dịch: Công ty TNHH Thành Linh Trụ sở chính: Xã Tân Tiến - Vĩnh Tường- Vĩnh Phú Để có thể thực hiện nhiệm vụ kinh doanh công ty có cơ cấu vốn như sau: Tổng số vốn: 10.000.000.000 đ (10 tỷ đồng) Vốn cố định: 7.150.000.000đ (7 tỉ một trăm năm mươi triệu đồng) Công ty TNHH Thành Linh được thành lập năm 2005 đến nay công ty hoạt động được gần 2 năm. Là doanh nghiệp ở trục đường chính: xã Tân Tiến- Vĩnh Tường - Vĩnh Phúc cho nên rất thuận lợi cho việc buôn bán kinh doanh cửa hàng xăng dầu của đơn vị. Cơ sở hạ tầng bao gồm tổng diện tích đất được giao là: 2957m2 thời hạn sử dụng là 49 năm. Để Công ty TNHH Thành Linh - Vĩnh Phúc đầu tư xây dựng nơi làm việc và hoạt động sản xuất. Trải qua không ít những thăng trầm, công ty đã khẳng định vị trí trên thị trường. Công ty đã kết hựop hài hoà giữa nhu cầu thị trường, lợi thế kinh doanh với khả năng cung cấp dịch vụ đã được mở rộng, một mặt nâng cao thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên, mặt khác, đảm bảo phù hợp với xu hướng phát triển kinh tế nước ta hiện nay. * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty + Chức năng: Kinh doanh cung cấp dịch vụ hàng hoá cung ứng và thiết bị phục vụ cho nhu cầu người tiêu dùng. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xăng dầu nhớt. + Nhiệm vụ Quảng cáo, marketing giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút nhiều khách hàng tiêu thụ sản phẩm. - Xây dựng và giáo dục cán bộ công nhân viên nghiêm túc thực hiện các nội quy, quy chế về quản lý lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ, bảo vệ cơ quan (các nội quy, quy chế về quản lý lao động, vệ sinh môi trường phòng chống cháy nổ, bảo vệ cơ quan (các nội quy, quy chế đều được giám đốc thông qua). - Thực hiện đầy đủ chế độ chính sách đối với người lao động như chế độ tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảo hộ lao động và các chế độ khác quy định trong bộ luật lao động. * Cơ cấu tổ chức quản lý và chỉ đạo kinh doanh phù hợp với cơ chế quản lý và cơ chế kinh doanh của công ty. Công ty đã bố trí bộ máy quản lý phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc Giám đốc + Phó giám đốc Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh cửa hàng Phòng kế hoạch nghiệp vụ Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu - Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban + Giám đốc: là người chịu trách nhiệm điều hành trên toàn doanh nghiệp, là người xây dựng kế hoạch kinh doanh trực tiếp chỉ đạo ký các hợp đồng kinh tế, tìm các đối tác kinh doanh, trực tiếp quản lý nguồn vốn và là người chi tài khoản của công ty. + Phòng Kế toán: Với nhiệm vụ hạch toán các nhiệm vụ kinh tế, kiểm tra sử dụng và bảo toàn nguồn vốn, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về số liệu báo cáo. + Phòng Tổ chức: Nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức, sắp xếp nhân lực đến văn phòng, đến cửa hàng khi cần thiết. + Phòng Kế hoạch nghiệp vụ: Nhiệm vụ chính là tập hợp kế hoạch cho công ty sau khi lập song phải trình lên do giám đốc quyết định. + Phòng kinh doanh - cửa hàng: chính là các cửa hàng trực tiếp cung cấp dịch vụ cho toàn xã hội. 2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thành Linh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được bộ phận kế toán tiến hành hạch toán. Bộ máy kế toán của công ty được bố trí như sau: a. Sơ đồ Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán chuyển khoản Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán vật tư BHXH Thủ quỹ Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu b. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán + Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp phụ trách chung toàn phòng là người đứng đầu bộ máy kế toán chỉ đạo tổ chức toàn diện công tác kỹ thuật thống kê thông tin kế toán và hệ thống kế toán trong công ty. + Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm trước các khoản thu chi trong nội bộ công ty các khoản kế toán với các đơn vị khác. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình thu, chi tiền gửi ngân hàng, làm thủ tục vay vốn giúp lãnh đạo trong việc theo dõi nợ ngân hàng đúng hạn, đúng cam kết trong kế ước vay. + Kế toán vật tư, BHXH: Theo dõi khối lượng nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, tính toán lương, các khoản trích theo lương. + Kế toán giá thành: Theo dõi giá thành trong mọi hoạt động nhập, xuất của công ty và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. + Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi toàn bộ tiền mặt trong công ty. + Kế toán chuyển khoản: Quản lý chỉ đạo tổ chức toàn diện công tác kỹ thuật thống kê thông tin kế toán và hệ thống trong công ty, theo dõi mọi hoạt động của công ty thuộc mình quản lý. c. Hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng Công ty TNHH Thành Linh có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, kết hợp với đội ngũ kế toán có trình độ tương đối cao, năng động. Do đó công ty thực hiện áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" với kỳ hạch toán là tháng. Sơ đồ 3: Hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" Chứng từ gốc Sổ chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê Sổ quỹ Nhật ký chứng từ Sổ Cái Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng d. Quá trình sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Công ty TNHH Thành Linh mặt hàng chính là xuất nhập khẩu xăng dầu bao gồm: - Xăng Ago, Xăng A92, xăng A90 - Dầu Dielel, diozen - Các loại nhớt: Vitta, Vilube 50, mỡ, bảo hiểm xe máy, dầu cầu Phần thứ hai Nội dung chuyên đề "Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương" I. Lý luận chung về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Khái niệm Hoạt động của con người được xem là hoạt động khi và và chỉ kho đây là những hoạt động có mục đích, có ý thức của con người tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm của lao động, phù hợp với nhu cầu của con người. Để tiến hành bất cứ một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng đòi hỏi sự kết hợp của 3 yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động, trong đó yếu tố sức lao động là yếu tố chủ yếu cơ bản nhất, quyết định nhất. Trong mọi hình thái sản xuất, mọi nền kinh tế vì mục tiêu quan trọng hàng đầu của quá trình hoạt động sản xuất vẫn diễn ra bình thường, nhưng nếu thiếu yếu tố sức lao động mà chỉ có hai yếu tố tư liệu lao động và đối tượng lao động thì chắc chắn quá trình sản xuất kinh doanh sẽ không thể thực hiện được. Chính vì thế mà yếu tố sức lao động có vai trò quan trọng và không thể thiếu. 2. Nội dung ý nghĩa Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động lớn hơn, mặt khác tiền lương còn là đòn bảy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng say lao động, kích thích tạo mối quan tâm của người lao động và kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Ngoài ra tiền lương, người lao động còn được hưởng trợ cấp thuộc quỹ BHXH, BHYT trong các trường hợp ốm đau, tai nạn lao động, khám chữa bệnh Như vậy tiền lương, BHXH, BHYT thu nhập chủ yếu của người lao động, đồng thời tiền lương và tiền trích BHYT, BHXH, KPCĐ khong ngừng nâng cao tiền lương thực tế của người lao động, cải thiện và nâng cao mức sống của người lao động là vấn đề đang được các doanh nghiệp quan tâm bởi vì đó chính là một động lực quan trọng để nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. 3. Nhiệm vụ Tại các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí về lao động là một phần công việc phức tạp trong việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh. Bởi vì cách trả thù lao cho người lao động không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ khác nhau. Việc hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời chi phí về lao động có vị trí đặc biệt quan trọng việc xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách nhà nước cho cơ quan phúc lợi xã hội. 4. Phân loại Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho cơ quan quản lý đòi hỏi hoàn thành công tác lao động của tiền lương thông qua các nguyên tắc sau: Nguyên tắc thứ nhất: Phải phân loại lao động một cách hợp lý, do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán cần phải tiến hành phân loại lao động. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động thành các nhóm theo những đặc trưng nhất định về quản lý lao động và hạch toán lao động, thường được phân loại theo các tiêu thức sau: + Phân loại theo thời gian lao động: theo cách này toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên trong danh sách (gồm cả số lượng hợp đồng lương dài hạn, hợp đồng ngắn hạn, và lao động tạm thời mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình để từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, huy động khi cần thiết. + Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ bao gồm: Những người điều khiển máy móc thiết bị để sản xuất phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu hỏng nội bộ, sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa vào dây chuyền). - Lao động gián tiếp sản xuất: là lao động tham gia một cách gián tiếp vào qui trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc các bộ phận như: bao gồm nhân viên kĩ thuật (trực tiếp làm công tác kĩ thuật hoặc tổ chức chỉ đạo hướng dẫn kĩ thuật), nhân viên quản lý kinh tế trực tiếp lãnh đạo tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như (giám đốc, phó giám đốc kinh doanh, các phòng kế toán, phòng kĩ thuật), nhân viên quản lý hành chính như người làm công tác tổ chức, văn thư, đánh máy, quản trị. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được cơ cấu lao động, từ đó có biện pháp bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp, tuân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh theo cách này toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại: + Lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp và quá trình sản xuất chế biến sản phẩm hay thực hiện các loại lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng. + Lao động thực hiện tham gia bán hàng: là những lao động tham gia vào hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như: nhân viên bán hàng, tiếp thị marketing. + Lao động thực hiện tham gia quản lý: là những lao động tham gia vào hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như: nhân viên bán hàng, tiếp thị marketing. + Lao động thực hiện tham gia quản lý: là những lao động tham gia vào quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Cách phân loại này giúp cho việc tập hợp chi phí lao động kịp thời chính xác, phân định được sản phẩm, chi phí thời kỳ. Nguyên tắc thứ 2: Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương có nhiều loại so với tính chất khác nhau, chi trả cho nhiều đối tượng khác nhau nên cần phải phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như: phân loại tiền lương theo cách trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian) phân loại theo đối tượng trả lương (lương trực tiếp, lương gián tiếp), phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý) mỗi cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong công tác quản lý. Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung thì tiền lương được phân chia cụ thể như sau: Về mặt hạch toán tiền lương được chia làm 2 loại đó là: Tiền lương chính và tiền lương phụ: + Tiền lương chính: là lương bình quân trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương. + Tiền lương phụ là tiền lương bình quân phải trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết ngừng sản xuất. Cách phân loại này không những phục vụ cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việcchi phí tiền lương. Trong nền kinh tế thị trường có nhiều loại hình doanh nghiệp với hình thức quy mô sản xuất kinh doanh khác nhau. Do đó việc tính toán và chi phí lao động cùng thực hiện theo cách khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý doanh nghiệp của mình. Trên thực tế, các đơn vị thường áp dụng hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. Thực hiện các hình thức tiền lương nhằm mục đích quán triệt nguyên tắc phân phối lao động. - Hình thức trả lương theo thời gian Thường áp dụng đối với lao động làm công tác văn phòng hành chính quản trị, tổ chức, thống kê tài vụ, kế toán trả lương theo thời gian là hình thức hưởng lao động thực tế, cấp bậc và thang lương theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp người ta tính lương thời gian theo 2 cách: lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng. Lương thời gian giản đơn: là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và đơn giá lương thời gian. Lương thời gian giản đơn đượcchia thành: Lương tháng = Hệ số cấp bậc chức vụ x Mức lương tối thiểu (290.000) Lương ngày = Lương giờ = Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự với kết quả sản xuất) nên để khắc phục những hạn chế phần nào đó trả lương theo thời gian cần kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như: sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả lương theo sản phẩm có thưởng, trả lương theo sản phẩm có luỹ tiến. Công thức tính: Lương ngày = x Đơn giá khoán Hình thức trả khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng mà họ hoàn thành, chế độ này áp dụng phổ biến trong những ngành công nghiệp xây dựng cơ bản hoặc những ngành công việc mang tính đột xuất, khó định mức ổn định trong một thời gian. Tiền lương khoán = Lương sản phẩm công việc x Đơn giá khoán Ngoài chế độ tiền lương mà các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm: thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thương trong sản xuất kinh doanh, sáng kiến nghiên cứu chất lượng sản phẩm tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định. Bên cạnh đó chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong sản xuất kinh doanh người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ BHXH, BHYT trong các trường hợp ốm đau, thai sản. Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp phần còn lại được tính vào chi phí. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Muốn làm được điều này các doanh nghiệp cần phải hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. Quản lý lao động về mặt số lượng lao động, các doanh nghiệp thường dùng sổ sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn bộ doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ sử dụng lao động (mở riêng cho từng người) để quản lý nhân sự cũ về số lượng, chất lượng lao động. Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của mỗi công nhân, bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng phòng các ban trực tiếp theo dõi và để nơi công khai để công nhận chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau. Tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: Tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động sản lướngp hoàn thành, đó chính là báo cáo về hiệu quả giao khoán phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác định sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Chứng từ hạch toán lao động do người lập, tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận được lãnh đạo duyệt (giám đốc phân xưởng, trưởng bộ phận). Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận, cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Trong các doanh nghiệp quỹ tiền lương chiếm tỉ trọng tương đối lớn, quỹ tiền lương là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp quản lý. Thành phần của quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời hạn lương sản phẩm, phụ cấp chức vụ, cấp bậc chức vụ và tiền thưởng trong sản xuất. Quỹ tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. Ngoài tiền lương công nhân viên chức được hưởng phụ cấp, trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội trong đó có BHXH và BHYT. Quỹ BHXH được hình thành bằng tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc, khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%. Trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lạido người lao động đóng góp và được khấu trừ vào lương tháng quỹ BHXH được chỉ tiêu cho từng trường hợp người lao động thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, quỹ này do bên BHXH giữ. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang cho người lao động trong các trường hợp ốm dau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng, tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 2% tính vào cổ phầnkd còn 1% trừ vào thu nhập người lao động. Ngoài ra để có nguồn chi phí hoạt động công đoàn hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ nhất định với tổng số tiền lương thực tế phát sinh (lương cấp bậc, phụ cấp khu vực, phụ cấp chức vụ) tính vàochi phí kinh doanh để hoàn thành KPCĐ, tỷ lệ trích KPCĐ là 2%. 5. Thực trạng về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Thành Linh 5.1. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Thành Linh Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động tiền lương trong công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản khác có liên quan cho người lao động trong công ty. Kiểm tra chính sách chế độ về lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ lương. Tính toán phân bổ chính xác đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận trong công ty. Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong công ty, ngăn chặn các hành vi, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương. 5.2. Chứng từ ban đầu về tiền lương và các khoản trích theo lương Trong Công ty TNHH Thành Linh, hàng tháng kế toán phải tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương. Kế toán sử dụng chứng từ theo quy định của nhà nước Bảng chấm công: Mẫu số 01 - ĐLTL Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 - ĐLTL Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Mẫu số 03 - ĐLTL Bảng thanh toán BHXH: Mẫu số 04 - ĐLTL Ngoài ra còn một số chứng từ liên quan như: phiếu chi, các chứng từ phải nộp, sổ quỹ tiền mặt, bảng kê, sổ cái, giấy nghỉ phép Công dụng của các chứng từ Các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty rất đa dạng, ở những thời gian khác nhau nhưng đều tập trung vào chứng từ về bộ phận kế toán của công ty một cách đầy đủ, kịp thời ghi nhận được các chứng từ kế toán theo quy định của kế toán trưởng để phục vụ việc ghi sổ kế toán theo một trình tự nhất định. 5.3. Tổ chức tính lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Thành Linh Từ ngày thành lập đến nay, Công ty TNHH Thành Linh luôn phấn đấu vươn lên không ngừng phát triển. Để có được kết quả đó là nhờ sự phấn đấu nỗ lực của đội ngũ cán bộ lãnh đạo cùng tập thể đội ngũ người lao động trong công ty. Hàng tháng Công ty TNHH Thành Linh tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên theo bậc lương cơ bản được nhà nước khống chế với mức tối thiểu là 290.000đ. Việc tính trả lương được thực hiện theo hình thức trả lương cho thời gian làm việc theo hình thức này để tính lương công ty dựa vào cấp bậc, công việc và thời gian làm việc của người lao động. Đặc biệt công ty áp dụng hình thức tính lương thời gian giản đơn. Cách tính lương giản đơn của công ty Lương tháng = HS cấp bậc chức vụ x Mức lương tối thiểu (290.000) Lương ngày = Lương giờ = Các khoản phụ cấp gồm có: Phụ cấp trách nhiệm = Hệ số phụ cấp x Mức lương tối thiểu Trong đó: Hệ số phụ cấp của giám đốc là 0,6 Hệ số phụ cấp của phó giám đốc là 0,4 - Lương phép = 100% lương tối thiểu - Phụ cấp công tác phí - Tiền lương làm thêm giờ + Làm thêm vào ngày chủ nhật 20% lương thời gian + Làm thêm giờ được tính bình quân 4000đ/giờ hệ số BHXH Căn cứ nghỉ ốm được hưởng 75% lương, nghỉ đẻ hưởng 100%. Cuối tháng kế toán quyết toán gửi Công ty BHXH kèm theo chứng từ liên quan quản lý để thanh toán. VD: Tính lương thời gian của bộ phận quản lý ở phòng hành chính. Căn cứ vào bảng chấm công tháng6/2005 kế toán tính lương như sau: Tính lương cho Nguyễn thị Xuân - Chức vụ: Giám đốc Lương tháng = HS cấp bậc chức vụ x Mức lương tối thiểu (290.000) = 6,0 x 290.000 = 1.740.000 Lương ngày = = = 66.923 Phụ cấp chức vụ = Hệ số phụ cấp x Mức lương tối thiểu Tổng lương = 1.740.000 + (0,6 x 290.000) 1.740.000 + 174.000 = 1.914.000đ Trong đó bà Xuân phải nộp 5% BHXH và 1% BHYT khấu trừ vào lương BHXH = 1.914.000 x 5% = 95.700 BHYT = 1.914.000 x 1% = 19.140 Tiền lương được lĩnh 1 tháng: = 1.914.000 - (95.700 + 19.140) = 1.914.000 - 114.840 = 1.799.160 Đối với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán hạch toán vào TK622 bao gồm: Tiền lương phải trả cho từng người Tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán hạch toán tài khoản 642, tại bộ phận quản lý cũng tiến hành theo dõi thời gian làm việc trên bảng chấm công của bộ phận quản lý. Cuối tháng bình xét lương của giám đốc, phó giám đốc, thủ quỹ, kế toán dựa vào trách nhiệm của mỗi người đảm nhiệm và quỹ lương của bộ phận quản lý. + Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ Theo chế độ tài chính hiện hành ngoài tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động. Công ty còn phải tính vào chi phí sản xuất. Một bộ phận chi phí bao gồm. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo 1 tỉ lệ nhất định trên tổng tiền lương. Hiện nay Công ty TNHH Thành Linh đang tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo luật, do đó tỷ lệ tính BHXH, BHYT là 17%, trong đó bHXH 15%, BHYT 2% số tiền trích này được tính vào chi phí và ghi trực tiếp vào bộ phận sử dụng lao động. 5.4. Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, hàng tháng các bộ phận nộp bảng chấm công lên phòng kế toán tiền lương. Trên cơ sở đó kế toán tiền lương tiến hành tính lương cho từng người và lập bảng thanh toán tiền lương cho bộ phận, cần ghi rõ các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ tiền lương cho bộ phận, cần ghi rõ các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Sau khi tính xong, kế toán kiểm tra và đưa giám đốc ký duyệt. Kế toán lập phiếu chi phiát cho từng bộ phận để thanh toán lương cho từng người, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ để vào sổ chi tiết, bảng kê vào sổ cái. Đối với BHXH công ty thường có 2 loại trợ cấp ốm đau và trợ cấp thai sản, cuối tháng căn cứ vào phiếu nghỉ BHXH để tính số ngày thực tế và phần trăm được hưởng trợ cấp BHXH thay lương cho người lao động lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH kế toán ghi theo trường hợp bản thân ốm, con ốm, nghỉ thai sản trong mỗi khoản phải phân ra số ngày cho từng người trong từng bộ phận. Sau đó thủ trưởng ký duyệt về lập phiếu thu, lập chi để thanh toán cho người lao động nghỉ việc hưởng BHXH thay lương. Việc hạch toán chi tiết tiền lương được biểu hiện như sau: Bảng chấm công Phiếu nghỉ BHXH Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán BHXH Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Hệ thống chứng từ đơn vị sử dụng là bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu nghỉ BHXH, bảng thanh toán BHXH, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tổng hợp tiền lương. Sau đây là bảng chấm công và bảng thanh toán lương của Công ty TNHH Thành Linh Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Quản lý Bảng chấm công Tháng 6/2005 Mẫu số: 01-LĐTL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC TT Họ và tên Cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công Công hưởng BHXH 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN Công hưởng lương thời gian Số công làm việc 1 GĐ x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 2 PGĐ x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 TQ x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 1 4 KT x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Công nhân Bảng chấm công Tháng 6/2005 Mẫu số: 01-LĐTL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC TT Họ và tên Cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công Công hưởng BHXH 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN Công hưởng lương thời gian Số công làm việc 1 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 21 2 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 1 4 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 5 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 6 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 7 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 8 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Bán hàng Bảng chấm công Tháng 6/2005 Mẫu số: 01-LĐTL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC TT Họ và tên Cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công Công hưởng BHXH 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN 2 3 4 5 6 7 CN Công hưởng lương thời gian Số công làm việc 1 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 2 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 3 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 1 4 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 5 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 6 CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Phiếu nghỉ ốm Họ và tên: Ngô Văn Sáu Tuổi: 30 Tên cơ quan y tế Ngày tháng Lý do Số ngày cho nghỉ Y, bác sỹ ký Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách Tổng số Từ ngày Đến ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bệnh viện Bạch Mai Hà Nội 145/2007 ốm 1 136 14/6 ký 1 Phiếu nghỉ ốm Họ và tên: Ngô Văn Sáu Tuổi: 30 TT Họ tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ sẩy thai Nghỉ TNLĐ Tổng sổ tiền Ký nhận 1 Tổng cộng Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Công nhân Bảng thanh toán tiền lương Tháng 6/2007 TT Họ tên Cấp bậc chức vụ TL thời gian Phụ cấp Các khoản khác Tổng cộng Các khoản khấu trừ TL còn lĩnh Ký Số công Số tiền BHXH 5% BHYT 1% Cộng 1 Nguyễn Thị Minh CN 3,4 26 986.000 986.000 49.300 9.860 59.160 934.840 2 Chu Thị Lan CN 3,4 25 948.076 948.076 47.403 9.480 56.883 891.193 3 Ma Thu Trang CN 2,4 26 696.000 696.000 34.800 6.960 41.760 654.240 4 Nguyễn Thị Thu CN 2,4 22 588.923 588.923 29.446 5.889 35.335 553.588 5 Bùi Văn Hiếu CN 2,4 26 696.000 696.000 34.800 9.860 5.160 654.240 6 Bùi Ngọc Thanh CN 2,4 25 669.230 669.230 33.401 6.692 40.153 629.077 7 Nguyễn Phương Uyên CN 2,4 24 910.153 910.153 45.507 9.101 54.608 855.545 8 Đỗ Thị Liên CN 2,4 26 696.000 696.000 34.800 9.860 59.160 654.240 200 6.190.382 6.190.382 309.457 61.902 371.419 5.826.963 Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Quản lý Bảng thanh toán tiền lương Tháng 6/2007 TT Họ tên Cấp bậc chức vụ TL thời gian Phụ cấp Các khoản khác Tổng cộng Các khoản khấu trừ TL còn lĩnh Ký Số công Số tiền BHXH 5% BHYT 1% Cộng 1 Nguyễn Thị Xuân GĐ 6,0 26 1.740.000 174.000 1.914.000 95.700 19.140 114.840 1799.160 2 Nguyễn Thị Thuỳ Dung PGĐ 5,0 26 1.450.000 116.000 1.566.000 78.300 15.660 93.960 1.472.040 3 Đào Văn Thái TQ 3,3 25 975.000 975.000 47.850 9.750 57.600 917.400 4 Bùi Thị Hà KT5,3 26 1.537.000 1.537.000 76.850 15.370 92.220 1.444.780 Tổng cộng 103 5.702.00 290.000 5.992.000 298.700 59.920 358.620 5633.380 Đơn vị: Công ty TNHH Thành Linh Bộ phận: Bán hàng Bảng thanh toán tiền lương Tháng 6/2007 TT Họ tên Cấp bậc chức vụ TL thời gian Phụ cấp Các khoản khác Tổng cộng Các khoản khấu trừ TL còn lĩnh Ký Số công Số tiền BHXH 5% BHYT 1% Cộng 1 Lê Văn Mạnh CN3,4 26 986.000 986.000 49.300 9.860 59.160 26.840 2 Trần Thị Vân CN2,4 26 696.000 696.000 34.800 6.960 41.760 654.240 3 Nguyễn Văn Thành CN2,4 25 669.230 669.230 33.461 6.692 40.153 629.077 4 Bùi Văn Hải CN2,8 26 812.000 812.000 40.600 8.120 48.720 763.280 5 Lê Thị Hạnh CN3,4 23 872.230 872.230 43.611 8.722 52.333 819.897 6 Bùi Thị Trang CN2,4 24 642.461 642.461 32.123 6.424 38.547 603.919 Tổng cộng 150 4.677.921 4.677.921 233.895 46.778 280.613 4.397.253 Công ty TNHH Thành Linh Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Tháng 6 năm 2007 TT Ghi Có TK Đối tượng sử dụng TK 334- Phải trả CNV TK338 - Phải trả phải nộp khác TK335 chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng Có TK334 KPCĐ 3382 (2%) BHXH 3383 (15%) BHYT 3384 (2%) Cộng Có TK338 1 TK622 - CPNC trực tiếp 6.190.382 6.190.382 928.557 123.807 1052.364 7.242.746 2 TK641 - Chi phí bán hàng .677.921 4677.921 701.688 93.558 795.246 5473.167 3 TK 642 - CP QLDN 5702.000 290.000 5.702.000 855.300 114.040 969.340 6.671.340 4 TK 334 - Phải trả CNV 842.052 168.600 1.010.652 1.010.652 5 TK 338 - Phải trả phải nộp khác 18.600 18.600 18.600 Tổng cộng 16.570.303 290.000 18.600 16.878.963 3.327.570 500.005 3.554.602 20.416.505 Chứng từ ghi sổ Số: 01 Ngày . tháng 6 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Tính tiền lương phải trả CNV trong tháng - Tiền lương CNV sản xuất 642 6.190.382 - Tiền lương nhân viên bán hàng 642 4.677.921 - Tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp 642 5.702.000 334 16.570.303 Cộng 16.570.303 Chứng từ ghi sổ Số: 03 Ngày . tháng 6 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Trích BHXH, BHYT - Trích vào chi phí nhân công trực tiếp 622 1052.364 - Trích vào chi phí bán hàng 641 795.246 - Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 969.340 - Khấu trừ vào lương CNV 334 1010.652 338 3.827.602 Cộng 3.827.602 Chứng từ ghi sổ Số: 04 Ngày . tháng 6 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có BHXH phải trả trong tháng 338 334 18.600 Cộng 18.600 Chứng từ ghi sổ Số: 05 Ngày . tháng 6 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Thanh toán lương cho CNV 334 111 Cộng Chứng từ ghi sổ Số: 06 Ngày . tháng 6 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nộp BHXH 338 112 18.600 Cộng 18.600 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ĐVT: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày, tháng 01 15/6 02 20/6 04 206 06 20/6 07 15/6 Cộng 5.5. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Để phản ánh tình hình tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng sổ cái TK334 và 338 Nội dung và kết cấu TK334 - Nội dung: TK34 phản ánh các khoản phải trả CNV và tình hình thanh toán các khoản đó (gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của CNV). Kết cấu của TK334 - phải trả CNV. Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã trả đã ứng cho CNV. Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV. Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV. Dư có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV. Dư nợ (nếu có): Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả Sơ đồ kế toán tiền lương TK141,138,338,333 TK334 TK622 TK627 TK111 TK641,641 TK3331 Các khoản khấu trừ vào tiền lương của CNV Tiền lương phải trả công nhân sản xuất Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho CNV bằng tiền mặt Tiền lương phải trả nhân viên sản xuất Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng Kế toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK338 phải trả, phải nộp khác. Nội dung và kết cấu - Nội dung: TK này phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác (TK331, 336) - Kết cấu của TK338: phải trả, phải nộp khác Bên Nợ: + Kết cấu giá trị TS thừa và các TK liên quan theo quy định ghi trong biên bản xử lý. + BHXH phải trả CNV + KPCĐ chi tại đơn vị + Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý + Kết chuyển doanh thu nhận trước sang tài khoản 511 + Các khoản đã trả nộp khác. Bên Có: + Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác nhận nguyên nhân) + Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể và ngoài đơn vị theo quy định ghi trong biên bản xử lý (xác định được nguyên nhân). + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí SXKD + BHXH, BHYT trừ vào lương của công nhân + BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp lùi + Doanh thu xuất trước của khách hàng về dịch vụ đã cấp nhiều kỳ. + Các khoản phải trả, phải nộpkhác. Dư Có: + Số tiền còn phải trả, phải nộp khác + Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết Dư Nợ (nếu có): + Số đã trả, đã nộp số phải trả, phải nộp TL 338 có 6 TK cấp 2 TK 3381 - TS thừa chờ giải quyết TK 3383 - KPCĐ TK 3384 - BHYT TK 3387 - doanh thu nhận trước TK 3388 - phải trả, phải nộp khác Việc hạch toán các khoản trích theo lương được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK334 TK338 TK622,641,642 TK627 TK111 BHXH trả thay lương cho CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ hoặc chi BHXH, BHYT tại đơn vị BHXH, BHYT trừ vào lương của CNV Trong quá trình hạch toán tổng hợp tiền lương dùng sổ cái TK334, TK338 căn cứ để ghi sổ cái TK334, TK338 là bảng thanh toán tiền lương và phiếu chi. TK338 hạch toán các khoản trích theo lương ở công ty gồm quỹ BHXH, BHYT, mức trích quỹ BHXH, 20% lương thực tế phải trả cho lao động trong danh sách, trong đó 15% doanh nghiệp chịu đóng chi phí 5%, người lao động, BHYT 3% tiền lương thực tế trong đó 2% doanh nghiệp chịu 1% người lao động đóng góp, KPCĐ chưa thực hiện được. Việc trích qũy được gửi lên cơ quan BHXH, để tính mức lập quỹ BHXH, BHYT. ở Công ty lập bảng danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH. Căn cứ vào bảng danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH công ty làm thủ tục nộp BHXH cho cơ quan BHXH, nộp bằng phiếu chi, làm thủ tục chi tiền, nộp tiền vào TK của cơ quan BHXH tại kho bạc ngân hàng công thương tỉnh Vĩnh Phúc. Sau đây là sổ tài khoản 334 và TK 338 của Công ty TNHH Thành Linh Sổ Cái TK 334 - phải trả công nhân viên Tháng 6 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng Số PS trong tháng 01 29/6 - Tiền lương công nhân sản xuất 622 - Tiền lương nhân viên quản lý 642 Tiền lương công nhân ở bộ phận bán hàng 641 Khấu trừ vào lương khoán BHXH, BHYT 338 BHXH phải trả trong tháng cho CNV 334 Chi trả lương tháng 6 cho CNV 111 Cộng phát sinh Số dư cuối tháng Sổ Cái TK 338 - phải trả công nhân viên Tháng 6 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng Số PS trong tháng 01 29/6 Trích BHXH, BHYT - Trích vào chi phí nhân công trực tiếp 622 - Trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 - Trích vào chi phí bán hàng 641 - Khấu trừ vào lương khoán BHXH, BHYT 338 04 30/06 BHXH phải trừ trong tháng cho CNV 334 07 30/06 Nộp BHXH 112 Cộng phát sinh Số dư cuối tháng Phần thứ ba Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty TNHH Thành Linh Ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán ở công ty Qua thời gian thực tập ở Công ty TNHH Thành Linh, em đã cố gắng đi sâu tìm hiểu mô hình quản lý chung và tổ chức bộ máy kế toán ở công ty đặc biệt là cơ cấu tổ chức lao động và hạch toán tiền lương. Em nhận thấy trong công tác hạch toán kế toán mà công ty áp dụng có rất nhiều ưu điểm. Song bên cạnh đó công ty áp dụng có rất nhiều nhược điểm, hạn chế, cụ thể như sau: * Ưu điểm: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu công việc của công ty, nhờ vậy mà hiệu quả làm việc rất cao, hàng tháng, hàng quý báo cáo lên cấp trên kịp thời, chính xác. Vì vậy công tác hạch toán kế toán ở công ty đã đi vào nề nếp. Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như tay nghề của người lao động. Sử dụng tiền lương làm đòn bảy kinh tế, áp dụng hình thức tiền lương đối với người lao động giỏi để khuyến khích lao động nâng cao tay nghề. Công ty áp dụng theo hình thức trích lương theo thời gian giản đơn nên công ty trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian lao động thực tế, cấp bậc, thang lương theo quy định. Công ty cũng đang áp dụng khoa học kỹ thuật phát triển vào công tác quản lý kinh tế với việc đưa máy tính vào sử dụng trong công tác kế toán. Điều đó đã mang lại hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Và đã chăm lo hơn nữa đến đời sống cán bộ, công nhân viên công ty nên đã tạo lập quỹ kinh phí công đoàn. Bởi việc chăm lo cho đời sống cho cán bộ, công nhân viên và người lao động trong Công ty lúc ốm đau là rất cần thiết. Điều đó sẽ giúp cho người lao động tự tin hơn và yên tâm công tác. Phần kết luận Đánh giá chung về chuyên đề tiền lương và các khoản trích theo lương Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp. Đây là những lĩnh vực được Nhà nước và các doanh nghiệp luôn quan tâm, nghiên cứu nhằm mục đích sử dụng tối ưu hiệu quả lao động, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành và tăng thu nhập cho người lao động đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước. Qua nghiên cứu tìm hiểu thời gian chỉ hơn 1 tháng trong khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như hạch toán kế toán nói chung, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở công ty rất đa dạng, phong phú, bản thân chưa thể lĩnh hội một cách đầy đủ. Với những gì tiếp thu dược qua thời gian thực tập. Vận dụng những kiến thức đã học và sự đóng góp của các thầy cô giáo, cũng như sự góp ý của lãnh đạo, của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán, cán bộ công nhân viên trong công ty nên em đã thực hiện được chuyên đề này. Tuy vậy, đây là đề tài rộng và phức tạp ảnh hưởng đến mức sống của người lao động, nên trong quá trình thực hiện chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của các cô chú, anh chị trong công ty và các thầy cô giáo trong Khoa Tài chính kinh tế. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Tài chính kế toán và các anh chị, cô chú trong ban lãnh dạo Công ty TNHH Thành Linh đã hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Vĩnh Tường, ngày tháng năm 2007 Người viết Bùi Thị Thảo mục lục ý kiến nhận xét của giáo viên hướng dẫn