Chuyên đề Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Phát hành sách Hà Nội

o doanh nghiệp mà lợi nhuận chính là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện được mục tiêu số mộtnày, bên cạnh các chỉ tiêu nhà nước giao các doanh nghiệp Nhà nước cần phải biết kinh doanh mặt hàng nào có lợi nhất, xu hướng kinh doanh chúng như thế nào để vừa đảm bảo các nhiệm vụ do Nhà nước đặt ra vừa đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Kế toán với chức năng thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản hiện có và tình hình sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, là một công cụ đặc biệt quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp nào. Với ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá, qua thời gian học tập, tìm hiểu tại Công ty Phát hành sách Hà Nội, được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên Phòng kế toán và các thầy cô trong Hội Khoa học kỹ thuật Khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Phát hành sách Hà Nội" Kết cấu chuyên đề gồm 3 phần chính: - Phần I: "Lí luận chung về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại" - Phần II: "Thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty Phát hành sách Hà Nội". - Phần III: "Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Phát hành sách Hà Nội". Phần I Một số vấn đề lý luận về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại I. ý nghĩa và vai trò của tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 1. ý nghĩa của việc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh Sản phẩm sản xuất ra muốn thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phải thông qua tiêu thụ. Quá trình tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị của hàng hoá thông qua quan hệ trao đổi. Trong doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ là quá trình xuất hàng hoá cho đơn vị mua và được người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền tương ứng với giá trị của số hàng hoá đó. Tiêu thụ hàng hoá là chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hoá đó cho khách hàng, doanh nghiệp không còn quyền sở hữu về số hàng hoá đó nữa. Vì vậy việc xác định đúng đắn ý nghĩa thời điểm tiêu thụ là rất quan trọng. Có xác định đúng đắn mới thực hiện đúng việc quản lý, hạch toán tiêu thụ, từ đó mới xác định được các chỉ tiêu quan trọng: doanh thu, lợi nhuận. Trong giai đoạn hiện nay khâu tiêu thụ hàng hoá là một khâu rất quan trọng. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn, vốn được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Hàng hoá mua về phải qua khâu tiêu thụ mới đảm bảo thu hồi vốn kinh doanh, đảm bảo thu hồi được vốn để tái sản xuất giản đơn và có tích luỹ để thực hiện tái sản xuất mở rộng và chỉ có qua tiêu thụ thì tính chất hữu ích của sp sản xuất ra mới được xã hội thừa nhận, sự phù hợp về quy cách, phẩm chất, nội dung truyền tải đối với thị hiếu người tiêu dùng mới xác định rõ ràng. Việc xác định lãi, lỗ cũng thể hiện rõ quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp tốt hay không tốt, có bắt kịp với thị hiếu người tiêu dùng hay không. Rõ ràng tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình này. 2. Vai trò của kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường khi mà các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trọng tâm (sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai), phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh thì tiêu thụ có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Chỉ có tiêu thụ được hàng hoá thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Về phương diện xã hội, tiêu thụ hàng hoá là yếu tố tất yếu của quá trình tái sản xuất. Tiêu thụ có vai trò to lớn trong việc giải quyết quan hệ cân đối giữa cung và cầu. Sản phẩm của các doanh nghiệp tiêu thụ được tức là hoạt động kinh doanh của họ diễn ra bình thường, tránh được sự mất cân đối, góp phần ổn định quan hệ bằng tiền, quan hệ cung cầu hàng hoá của xã hội, từ đó thúc đẩy quá trình sản xuất. Thông qua tiêu thụ có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng về hàng hoá, dịch vụ trong thời kỳ tới để có thể căn cứ tổ chức đầu tư, phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực và trên toàn xã hội. II. Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 1. Các phương thức tiêu thụ Trong nền kinh tế thị trường, với mục đích bán được nhiều hàng nhát, các doanh nghiệp thương mại tổ chức nhiều phương thức bán hàng khác nhau để đáp ứng yêu cầu của khách hàng như: bán buôn, bán lẻ, giao hàng đại lý, hàng nhận bán hộ 2. Giá vốn hàng bán * Nội dung: Trị giá vốn hàng xuất bán là trị giá vốn thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Đối với doanh nghiệp sản xuất đó là giá thực tế thành phẩm xuất kho. Đối với doanh nghiệp thương mại giá vốn hàng bán bao gồm giá trị mua của hàng xuất kho và chi phí mua hàng. Hàng hoá của doanh nghiệp được nhập từ các nguồn, các đợt nhập khác nhau, do đó khi xuất bán phải đánh giá theo một trong các phương pháp quy định để xác định trị giá vốn hàng xuất bán. * Tài khoản sử dụng: Kế toán phản ánh giá vốn trên TK 632 - giá vốn hàng bán. Kết cấu TK 632: Bên Nợ: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK911 - xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 156, TK 157, TK 611 * Cách hạch toán: - Đối với doanh nghiệp hạch toán thành phẩm, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên: + Hình thức bán buôn trực tiếp qua kho: Căn cứ hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng xuất bán Có TK 156: Hàng hoá + Hình thức bán buôn bận chuyển thẳng (không qua kho): Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng ghi sổ: Nợ TK 157: Hàng gửi bán Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán Khi giao hàng, bên mua thông báo đã nhận hàng và trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi doanh thu đồng thời phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng xuất bán Có TK 157: Hàng gửi bán + Bán lẻ: Căn cứ vào phiếu bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hay cuối ca bán hàng kế toán ghi doanh thu bán hàng đồng thời ghi định khoản phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá + Bán hàng giao đại lý: Khi giao hàng cho đại lý kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 156: Hàng hoá Khi bên đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán kế toán phản ánh doanh thu đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi bán + Hàng nhận bán hộ: Hàng hoá nhận bán hộ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên kế toán phản ánh vào TK003 - hàng nhận bán hộ, ký gửi, không phản ánh vào TK632 - giá vốn hàng bán. + Hàng bán trả góp: Hạch toán bình thường: Khi xuất bán hàng hoá đồng thời với bút toán doanh thu kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá - Đối với doanh nghiệp hạch toán thành phẩm, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đầu kỳ kế toán kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ trước vào TK 611- Mua hàng. Nợ 611: Mua hàng Có TK 156/57: Hàng hoá hoặc hàng gửi bán Cuối kỳ kiểm kê đánh giá hàng tồn kho để xác định trị giá hàng xuất kho theo công thức. = + - Sau đó kết chuyển trị giá vốn hàng bán và hàng tồn cuối kỳ vào TK liên quan. Kết chuyển số hàng hoá còn tồn đầu kỳ Nợ TK 156: Hàng hoá Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 611: Mua hàng Đồng thời phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 611: Mua hàng 3. Chi phí bán hàng * Nội dung: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí thuê kho bãi, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng, chi phí vận chuyển * Chứng từ: Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng, bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng * Tài khoản: Kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng để phản ánh. Kết cấu của TK 641 như sau: Bên Nợ: - Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Sơ đồ 1.1: Kế toán giá vốn hàng bán Đối với doanh nghiệp hạch toán thành phẩm, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên Xuất kho hàng hoá, thành phần bán trực tiếp cho khách hàng Xuất gửi bán Gửi bán được chấp nhận Kết chuyển trị giá vốn hàng bán DN mua hàng về bán ngay Kết chuyển giá vốn hàng bán được chấp nhận thanh toán Giao ngay nguyên lô hàng Trị giá thành phẩm giao không nhập kho TK 155,156 TK 632 TK911 TK 157 TK 331 TK 133 TK 133 TK 154 Sơ đồ 1.2. Kế toán giá vốn hàng bán Đối với doanh nghiệp kế toán thành phẩm, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ Trị giá vốn hàng bán Trị giá hàng mua vào Kết chuyển cuối kỳ Trị giá vốn hàng bán bị trả lại chờ xử lý hoặc đã xử lý Trị giá thành phẩm tiêu thụ trong kỳ TK155,156,157 TK632 TK155,156,157 TK611 TK111,112,1381 TK911 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp * Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều loại như: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, quản lý hành chính và chi phí chung khác. * Chứng từ: Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng, hợp đồng, uỷ nhiệm chi, để hoạch toán chiphí quản lý doanh nghiệp. * Tài khoản: Kế toán sử dụng TK642 để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu: Bên Nợ: - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào TK911- Xác định kết quả kinh doanh TK142 - Chi phí trả trước. 5. Doanh thu bán hàng * Nội dung: Doanh thu bán hàng là số tiền hàng doanh nghiệp thu được từ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng. Giá trị hàng hoá được thoả thuận như trên hợp đồng kinh tế về mua bán và cung cấp sản phẩm, hàng hoá, laovụ, dịch vụ đã được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc là sự thoả thuận giữa người mua và người bán. * Chứng từ: Các chừng từ kế toán để phản ánh doanh thu gồm: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn đặc thù, phiếu thu, giấy báo có và các chứng từ khác có liên quan. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu kế toán sử dụng TK511 - doanh thu bán hàng và TK 512 - doanh thu bán hàng nội bọ. Kết cấu: Bên Nợ: - Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, hàng bán bị trả lại, chiết khấu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ hạch toán, giảm giá hàng bán). - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Bên Có : - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, và cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán. thêĐối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà đơn vị được hưởng. TK 511, 512 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 131, 152, 153. Sơ đồ 1.5. Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng Kết chuyển doanh thu thuần ở cuối kỳ Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu Thuế GTGT đầu ra TK 911 TK511,512 TK111,112,131,136 TK531,532,3332,3333 TK3331 * Cách hạch toán a) Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Bán buôn qua kho: Căn cứ hoá đơn GTGT của hàng xuất bán kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp: Nộp TK 111, 112, 131: Nếu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Doanh thu bán hàng có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Cách hạch toán doanh thu tương tự như bán buôn qua kho - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: (Bán hộ hay xuất khẩu uỷ thác). Sau khi giao hàng, doanh thu là số hoa hồng hạc phí uỷ thác được hưởng: Nợ TK 111,112,131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Hoa hồng hoặc uỷ thác được hưởng Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán lẻ: Căn cứ vào phiếu tiêu thụ bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hay cuối ca bán hàng kế toán ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111,112: Tiền bán hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Bán hàng giao đại lý: Khi bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111, 112, 131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. - Hàng nhận bán hộ (nhận làm đại lý): Hàng hoá bán hộ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên kế toán phản ánh vào TK003- Hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi. Doanh thu ở đây chỉ là phần hoa hồng hoặc phí uỷ thác được hưởng. Khi nhận hàng gửi bán kế toán ghi: Nợ TK 003, khi bán được hàng kế toán ghi: Có TK003, đồng thời phản ánh doanh thu. Nợ TK111,112,131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK331: (Số tiền phải trả cho bên giao hàng bán hộ) Có TK511: (Hoa hồng được hưởng). Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp. - Bán hàng trả góp: Doanh thu là giá bán một lần chưa có thuế GTGT. Khi xuất bán hàng hoá kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111: Số tiền thu lần 1 Nợ TK 131: Số tiền còn phải thu Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK711: Thu nhập từ hoạt động tài chính (lãi trả chậm) Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá bán thu tiền ngay) b. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Được phản ánh tương tự như donh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. Nợ TK 111, 112, 131: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (gồm cả thuế GTGT phải nộp). * Trường hợp cung cấp hàng hoá trong nội bộ doanh nghiệp thì cách hạch toán doanh thu tương tự như trên nhưng phải sử dụng TK 512 để phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ. + Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán: Nợ TK 111,112,136: Đơn vị thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. + Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán hạch toán: Nợ TK 111,112,136: Nếu khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ (gồm cả thuế GTGT phải nộp). * Chú ý: Nếu bán hàng thu bằng ngoại tệ thì khi lên doanh thu phải quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điêm ghi nhận doanh thu. Trường hợp doanh nghiệp ghi theo giá hạch toán thì chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và hạch toán được hạch toán vào TK413 - Chênh lệch tỷ giá. 6. Xác định kết quả kinh doanh * Nội dung Hạch toán xác định kết quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng, tổng hợp nhất của công tác quản lý kinh tế. Nó đáp ứng được nhu cầu của giám đốc, chủ doanh nghiệp về những thông tin kinh tế một cách nhanh nhất, có độ tin cậy cao. Do vậy, kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp đầy đủ thông tin vê doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong từng thời kỳ sao cho nhanh nhất, hiệu quả nhất. Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của một doanh nghiệp thương mại bao gồm kết quả của nhiều hoạt động kinh tế tạo thành; gồm hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính, hoạt động đầu tư và hoạt động bất thường khác, ở đây em xin trình bày về hoạt động cơ bản nhất và kết quả của hoạt động bán hàng. Kết quả bán hàng (còn gọi là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ) là việc so sánh giữa một bên là doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bố cho hàng bán ra. = - - Doanh thu thuần = Doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị. * Tài khoản sử dụng: - TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Bên Nợ: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ + Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ + Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Bên Có: + Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. + Thu nhập hoạt động tài chính và các thu nhập bất thường. + Trị giá vốn hàng bán bị trả lại (Giá vốn hàng bán bị trả lại đã kết chuyển vào TK911). + Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ - TK 421 - Lãi chưa phân phối Bên Nợ: + Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Phân phối các khoản lãi Bên Có: + Số thực lãi về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ + Số tiền lãi cấp dưới nộp lên, số tiền lỗ được cấp trên cấp bù. + Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối hoặc chưa sử dụng. Sơ đồ : Kế toán kết quả kinh doanh Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần về hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Kết chuyển chi phí hoạt động bất thường Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính Kết chuyển hoạt động thu nhập bất thường Kết chuyển lãi về tiêu thụ TK632 TK911 TK511 TK641 TK711 TK642 TK721 TK142 TK811 TK421 TK821 Phần II Thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty phát hành sách Hà Nội I. Đặc điểm hoạt động sản xuất ở công ty 1. Quá trình ra đời, xây dựng và phát triển công ty Công ty phát hành sách Hà Nội được thành lập từ năm 1954 có tên là chi sở Phát hành sách Hà Nội thuộc Phát hành sách Trung Ương và sau đó trải qua các quá trình thành lập sau: - Từ 1954 - 1960 là chi sở Phát hành sách Hà Nội - Từ 16/06/1960 - 1980 Quốc doanh Phát hành sách Hà Nội thuộc Sở Văn hoá thông tin Hà Nội. - Từ 1980 đến nay có tên là Công ty phát hành sách Hà Nội Theo nghị định 388/HĐBT ban hành quy chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp nhà nước, Công ty phát hành sách Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo Quyết định số 887/QĐUB ngày 02/03/1993 của UBND thành phố Hà Nội. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Tổ chức mua và phát hành các loại sách, văn hoá phẩm, văn phòng phẩm trong nước. - Nhập khẩu các giấy tờ, chứng từ phục vụ công tác quản lý hành chính - kinh tế xã hội, các loại hàng thủ công mỹ nghệ, mỹ thuật, dụng cụ thể dục thể thao, vật tư vật phẩm, văn hoá thông tin. - Đại lý tiêu thụ các loại sản phẩm hàng hoá trên các đơn vị cá nhân có nhu cầu xuất nhập khẩu các mặt hàng nói trên theo quy định của Nhà nước. - Liên doanh liên kết với các đơn vị cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng khả năng kinh doanh và cho thuê nhà làm phòng họp, hội thảo và văn phòng. Về chính trị, thông qua các nhiệm vụ của mình, Công ty góp phần phổ biến đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước nâng cao đời sống dân trí và đời sống văn hoá, kiến thức khoa học kĩ thuật cho nhân dân thủ đô. Công ty phát hành sách Hà Nội là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Ngân hàng và quản lý trực tiếp toàn diện các đơn vị trực thuộc bao gồm: các phòng ban, các cửa hàng, các hiệu sách nhân dân nội ngoại thành theo đúng chế độ, nguyên tắc và chế độ hiện hành của Đảng và Nhà nước đối với Doanh nghiệp Nhà nước. II. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, Công ty đã tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lí, phù hợp chế độ, thể lệ kế toán hiện hành của nhà nước, của ngành và vận dụng thích ứng với đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty. Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty có các chi nhánh, cửa hàng, hiệu sách trực thuộc trong phạm vi nội ngoại thành Hà Nội nên Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Phát hành sách Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán kho Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty có 5 người gồm: a) Kế toán trưởng (Trưởng phòng Kế toán) - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán - tài chính toàn Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các qui định của Nhà nước và của ngành về công tác kế toán - tài chính. - Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, đơn vị trực thuộc. - Tham gia kí và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty. - Có nhiệm vụ xác định mức doanh thu cho các quầy thuộc cửa hàng trực thuộc và các cửa hàng khoán. b) Kế toán tổng hợp: - Thay đồng chí kế toán trưởng điều hành công tác kế toán - tài chính khi đồng chí kế toán trưởng đi vắng. - Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với Ngân sách nhà nước, theo dõi tăng, giảm vốn (Tài khoản 333, 411,441). - Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 9111, 421). - Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp khối Văn phòng Công ty, kiểm tra và tổng hợp báo cáo toàn công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản (TK2412). c) Kế toán công nợ: - Kế toán thu, chi tiền mặt, tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn (TK111, 334, 3382, 3383). - Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản vay ngân hàng (TK 112,331). - Thanh toán với người bán trong nước (TK 331) - Công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tải khoản 3361,3362). Kế toán hàng hoá, viết hoá đơn, thanh toán với người mua (TK131). - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh (TK 642) - Các khoản tạm ứng và công nợ khác (TK141, 1388, 3388) - Theo dõi tăng, giảm quỹ (TK 414, 431) d) Kế toán kho - Kế toán TSCĐ, kiểm kê TSCĐ - Kiểm kê hàng hoá, nhập số liệu vào máy tính. e) Thủ quỹ Có trách nhiệm chung phải quản lý và bảo quản tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ và lập báo cáo quý để đối chiếu hàng ngày với kế toán công nợ trên sổ quỹ. III. Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty phát hành sách Hà Nội 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hiện nay cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty đã và đang áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định QĐ 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản, thông tư hướng dẫn bổ sung của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng máy vi tính. Các thông tin trên chứng từ, hoá đơn sẽ được nhập vào máy theo giao diện trên màn hình, các khách hàng, kho hàng đã được lập danh điểm hoặc mã hoá cụ thể rất thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty bao gồm: * Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt; Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra; Thẻ kho, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng; Sổ chứng từ thanh toán với người bán; Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. * Sổ tổng hợp: Sổ tổng hợp công nợ; Bảng kê tổng hợp nhập kho; Xuất kho, tồn kho; Sổ cái các tài khoản; Báo cáo kết quả kinh doanh; các Báo cáo tài chính; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra còn lập sổ báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty. Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh nên Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ hạch toán của Công ty là 1 quý, cuối quý Công ty phải lập và gửi các báo cáo tài chính theo quy định. Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán của Công ty là tương đối hợp lý và hoàn chỉnh. Hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ nội bộ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành, theo đúng yêu cầu quản lý và đặc điểm của Công ty. Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán, tránh được sự chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và kịp thời nhất. Chính vì vậy mà kế toán trong Công ty đã thực hiện tốt chức năng sẵn có là thu nhập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của Công ty cũng như cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng các thông tin trong báo cáo tài chính của Công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán ở Công ty phát hành sách Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ Sơ đồ: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ Nhập số liệu vào máy Xử lý dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ để nhập vào máy Sổ cái Sổ kế toán chi tiết TK131, 511,632 Sổ tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Quan hệ đối chiếu Phương thức bán hàng tại Công ty: Trong cơ chế thị trường, một trong các mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp thương mại là làm sao tiêu thụ được nhiều hàng nhất, tổ chức được nhiều phương thức bán hàng hấp dẫn đối với khách hàng như: phương thức bán hàng trực tiếp, phương thức bán hàng đại lý. Nhưng để thực hiện mục tiêu của mình, Công ty Phát hành sách Hà Nội đã tổ chức phương thức bán hàng trực tiếp là chủ yếu. Phương thức bán hàng trực tiếp gồm: Bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. 2. Kế toán doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng của Công ty gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng, Chứng từ chấp nhận thanh toán của khách hàng, Quyết định thanh toán bù trừ. Trường hợp bán lẻ hàng hoá có Hoá đơn bán lẻ hàng hoá ở các quầy, nếu khách hàng không lấy hoá đơn thì cuối ngày nhân viên bán hàng phải kê sổ hàng đã bán vào Hoá đơn hoặc Bảng kê bán hàng. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK511 - Doanh thu bán hàng và mở các tài khoản cấp 2 gồm: + TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội bộ + TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 - Thu lãi khoán của các cửa hàng. Trình tự hạch và ghi sổ: - Hàng ngày kế toán kho tập hợp các chứng từ gốc: hoá đơn bán lẻ hàng hoá, Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ thủ kho, các cửa hàng để nhập số liệu vào máy. Từng hoá đơn GTGT sẽ được nạp vào máy theo tiêu thức: mã chứng từ, ngày lập chứng từ, số hóa đơn, diễn giải, tên khách hàng, tên kho, số lượng, thành tiền, ghi Nợ tài khoản liên quan ghi Có tài khoản 511 (chi tiết 5111,5112) 2.1. Doanh thu bán hàng hoá Khi hàng hoá tại Công ty được thanh toán hoặc người mua chấp nhận thanh toán, kế toán công nợ phản ánh doanh thu bán hàng hoá theo giá bán chưa có thuế GTGT. Giá chưa có thuế = Trường hợp 1: - Nếu khách mua hàng thanh toán trả chậm: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331: Thuế GTGT - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111,112: Tổng số tiền Có TK 131: Phải thu của khách hàng Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán ngay (khi nhận hoá đơn kèm theo Phiếu thu), kế toán phản ánh: Nợ TK 111, TK 112 : Tổng số tiền Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331: Thuế GTGT Trường hợp 3: Khách hàng ứng trước tiền hàng, khi nhận tiền kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 hoặc sổ chi tiết tiền gửi TK112. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi Công ty xuất hàng giao cho khách hàng, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết tiền mặt TK 111; Sổ chi tiết tiền gửi TK 112. Ví dụ: Ngày 5/1/2000 theo Hoá đơn GTGT số 021407 (biểu 1) xuất bán chịu cho Quầy hiệu sách Thăng Long tổng số tiền là 7.050.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 335.715 đồng. Ngày 15/2/2000 hiệu sách Thăng Long thanh toán số tiền hàng. - Kế toán phản ánh: Nợ TK 131: 7.050.000 Có TK 5111: 6.714.285 Có TK 3331: 335.715 - Ngày 15/2/2000 nhận được tiền kế toán định khoản: Nợ TK111: 7.050.000 Có TK 131: 7.050.000 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu thu tiền (biểu 2) kế toán mở các sổ: Sổ chi tiết TK 5111 (biểu 3), Sổ chi tiết TK131 (biểu 4) và các sổ có liên quan khác. 2.2. Doanh thu bán hàng nội bộ - Căn cứ vào các chứng từ các cửa hàng nộp, kế toán phản ánh: Nợ TK136 (8): Phải thu nội bộ Có TK 5112: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK3331: Thuế GTGT - Doanh thu bán hàng nội bộ được phản ánh vào Sổ chi tiết TK 5112, Sổ tổng hợp và Sổ Cái TK5112. Đồng thời cũng phản ánh tương tự vào sổ TK 136(8). 3. Kế toán các khoản giảm trừ Nhằm thu hút được khách hàng, Công ty phát hành sách Hà Nội đã và đang thực hiện các phương thức thanh toán và với chính sách giá linh hoạt. Dựa trên giá bìa và giá vốn. Đối với những khách hàng mua thường xuyên, khách hàng mua với số lượng lớn, khách thanh toán ngay hay những khách mua những mặt hàng sách thiết yếu đều được Công ty giảm giá ở mức thoả đáng. Tuỳ thuộc vào mức độ, số lượng hàng hoá khách mua mà Công ty định mức phần trăm giảm trừ trên tổng số tiền thanh toán của khách. Ví dụ: Nếu tổng số tiền khách thanh toán lớn hơn 1 triệu đồng, thì khách sẽ được giảm 3%. Nếu tổng số tiền thanh toán của khách trên 7 triệu đồng, thì khách sẽ được giảm 5%. Hàng bán bị trả lại của khách mua hàng trả lại Công ty chiếm số lượng lớn trong các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty. Hàng bán bị trả lại có thể do hàng có chất lượng kém hoặc hàng giao không đúng quy cách trong hợp đồng cũng có thể xảy ra trường hợp khách hàng đổi hàng (khách mua hàng với giá trị lớn, sau đó đổi lấy hàng có giá trị thấp hơn). Kế toán hàng bán bị trả lại sử dụng chứng từ gồm phiếu nhập kho, công văn, quyết định chấp nhận lại hàng. Tài khoản sử dụng của kế toán các khoản giảm trừ gồm: + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán - Trong kỳ, khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào các quyết định chấp nhận lại hàng, phiếu nhập kho của hàng bán bị trả lại để ghi vào sổ chi tiết TK531 - hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368: Số tiền chưa có thuế - Đồng thời phản ánh giảm số thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 3331: Số thuế của hàng bị trả lại. Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại số 43/1 ngày 17/3/2000 kế toán ghi: Nợ TK 531: 434.571,43 Nợ TK 3331: 21.728,57 Có TK 131: 456.300,00 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại và khoản giảm trừ để ghi giảm doanh thu sang bên Nợ TK5111. Nợ TK5111: 35.352.460 Có TK531: 35.352.460 Các Sổ Công ty sử dụng để phản ánh các khoản giảm trừ gồm sổ chi tiết hàng bán bị trả lại TK 531, là sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 531. Các sổ này được mở hàng tháng để phản ánh và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh. Trình tự ghi sổ các khoản giảm trừ tương tự như phương pháp ghi sổ chi tiết 5111. 4. Kế toán giá vốn hàng xuất bán Đặc điểm tính giá vốn hàng xuất kho: Công ty phát hành sách Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại, do đặc thù của mặt hàng kinh doanh, nên công ty có cách hạch toán giá vốn riêng như sau: Giá thực tế của hàng xuất bán = Số lượng hàng hoá xuất bán x giá bìa - Cuối tháng sau khi nhập đầy đủ số liệu kế toán tổng hợp sẽ điều chỉnh lại giá vốn hàng bán ra trong kỳ theo công thức: = = x = x Chứng từ, tài khoản sử dụng để hạch toán: - Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng chứng từ như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Tài khoản sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán được áp dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành ngày 10 /5 /1997 và được chính thức áp dụng ngày 01 /1 /1999. Ngoài ra do đặc trưng của hàng hoá nên Công ty có dùng một số tài khoản riêng để hạch toán: + TK 632 - Giá vốn hàng bán. + TK 1561 - Hàng hoá + TK 1563 - Chiết khấu hàng nhập kho. Sổ sách sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán: - Số chi tiết TK 632, TK 156 (1), TK156 (3). - Báo cáo số phát sinh TK 632, TK 156 (1). - Sổ cái TK 156 (1), TK 632. Trình tự hạch toán và ghi sổ: Khi hàng hoá được xuất ra khỏi kho, thủ kho theo dõi số lượng hàng hoá trên Thẻ kho (biểu 6) được mở chi tiết cho từng mặt hàng. Căn cứ vào Phiếu xuất kho (biếu 7) kế toán theo dõi số hàng này trên sổ chi tiết hàng hoá. Hàng ngày khi nhận được phiếu xuất kho; Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán phản ánh vào một dòng trên trang Sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK 632 (biểu8) và sổ chi tiết TK 1561 (1) (biểu 9) theo trình tự thời gian phát sinh như sau: Nợ TK 632 (giá bìa). Có TK 1561. - Trong kỳ nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào Hoá đơn hàng bị trả lại trong kỳ (nếu có) để ghi sổ chi tiết TK 632, TK1561 theo định khoản: Nợ TK 632 (giá bìa). Có TK 1561. - Cuối tháng thực hiện kết chuyển khoản chiết khấu phát hành phẩm được hưởng vào sổ chi tiết TK 632 theo định khoản. Nợ TK 632 (ghi số âm): - 486.567.338. Có TK 1563 - Chiết khấu mua hàng : -486.567.338. Cuối tháng sau khi đã tổng hợp hết số liệu kế toán vào sổ tổng hợp số phát sinh TK 156 (1) và TK 632, kế toán trưởng vào sổ cái TK 632 (biểu 10). Khi đã xác định được tổng số phát sinh Nợ TK 632, kế toán tiến hành kết chuyển tổng giá vốn hàng xuất bán phát sinh bên Nợ TK632 sang bên Nợ TK911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản. Nợ TK 911: 1.348.681.387. Có TK 632: 1.348.681.387. Ví dụ: Công ty xuất hàng bán chịu cho cô Lan, căn cứ vào Phiếu xuất kho - Hoá đơn GTGT số 03 /1, kế toán phản ánh giá vốn và ghi sổ chi tiết TK 632 như sau: Nơ TK 632: 736.000 Có Tk 151: 920.000 Có TK 1563: 184.000 Do Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi xuất bán hàng hoá Công ty đã sử dụng Hoá đơn GTGT . Mẫu 01 - GTGT do BTC ban hành cùng với các Phiếu xuát kho hàng hoá hàng ngày, nội dung trong hoá đơn phải được ghi đầy đủ. Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: Liên 1: màu đen (để lưu ở phòng nghiệp vụ): Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng; Liên 3: Màu xanh, dùng để thanh toán. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên: Liên 1: Lưu tại gốc, Liên 2: giao cho khách hàng hoặc nhân viên bán hàng đem xuống kho để lấy hàng. Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của phiếu và tiến hành ký phiếu xuất hàng. Sau đó, thủ kho tiến hành sắp xếp phân loại phiếu và gửi lên cho phòng kế toán. 5. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Công ty phát hành sách Hà Nội bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá như: chi phí nhân viên bán hàng; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền (như chi phí tiếp khác tại bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí quảng cáo...). Kế toán mở TK 641 - Chi phí bán hàng để tập hợp chi phí bán hàng trong toàn Công ty, chi tiết theo các tài khoản cấp 2 theo quy định gồm: TK 6411, TK 6413, TK 6414, TK 6417, TK 6418 tương ứng với các nội dung chi phí bán hàng trên. Các khoản chi phí này thực tế phát sinh được ghi vào bên Nợ TK 641. Nợ TK 641 Có TK liên quan (TK 111, 112, 131, 331, 141,...). Cuối tháng kết chuyển số phát sinh của TK 641 vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của Công ty theo định khoản: Nợ TK 911: 319.244.119 Có TK 641: 319.244.119. 5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp . Chi phí doanh nghiệp ở Công ty phát hành sách Hà Nội bao gồm những khoản chi phí phục vụ cho hoạt động chung toàn Công ty như: chi phí nhân viên quản lý (lương, bảo hiểm xã hội); chi phí đồ dùng văn phòng (bàn ghếm máy tính, giấy bút,...) chi phí khấu hao tài sản cố định của Công ty như (nhà cửa, máy móc); chi phí thuế phí và lệ phí (thuế nhà đất, thuế khác); chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện, nước, tiền điện thoại,... chi phí khác bằng tiền. Kế toán mở TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợpp chi phí quản lý trong toàn Công ty, TK 642 được mở chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6421, TK 6423, TK6424, TK 6425, TK6427, TK6428. Các khoản chi phí nói trên phát sinh trong kỳ Công ty kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của Công ty theo định khoản: Nợ TK 911: 471.694.297 Có TK 642: 471.694.297. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty phát hành sách Hà Nội được phản ánh và tập hợp trên các sổ chi tiết TK 641 (biểu 11) TK642 (biểu 12). Cuối kỳ từ hai sổ này, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp TK 641, 642. 6. Kế toán xác đinh kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng của Công ty phát hành sách Hà Nội chủ yếu là kết quả bán hàng hoá, kết quả bán hàng nội bộ, doanh thu lãi khoán của các cửa hàn. Ngoài ra còn có kết quả của hoạt động cung ứng dịch vụ. Kế toán kết quả bán hàng trong Công ty sử dụng TK 911 - Xác định kết quả bán hàng và TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Sổ kế toán sử dụng là sổ chi tiết TK 911 (biểu 13), sổ tổng hợp TK 911 (biểu 14). - Sau đó căn cứ vào số liệu tổng cộng trên từng cột để ghi sổ cái TK 911 theo định khoản sau: Nợ TK 511: 2.569.968.374 Có TK 911: 2.569.968.374 - Kết chuyển trị giá vốn hàng bán. Nợ TK 911: 1.348.681.387 Có TK 632: 1.348.681.387 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng: Nợ TK 911: 790.938.416 Có TK 422,2413: 790.938.416. - Sau khi xác định được kết quả bán hàng, nếu lãi kế toán ghi: Nợ TK 911 430.348.571 Có TK 421: 430.348.571 - Nếu lỗ thì định khoản trên được ghi theo số âm. Kết quả bán hàng trên sổ cái TK 911 được sử dụng để lậpp báo cáo tổng hợp xác định kết qủ tiêu thụ (biểu 15) cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty cho ban giám đốc, phục vụ cho công týac chỉ đạo điều hành hoạt độgn kinh doanh của Công ty. Đồng thời làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính. Phần III một số đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty phát hành sách hà nội I. Nhận xét chung về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. Trong khi các doanh nghiệp bị tan rã hoặc cổ phần hoá nhưng Công ty phát hành sách Hà Nội vẫn đứng vững trong cơ chế mới và đạt được một số thành tựu trong kinh doanh. Kết quả đó được thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong mấy năm gần đây. Doanh thu hàng hoá tăng, thực hiên đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên có thể là cao so với các DNNN khác đang tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin một cách kịp thời về tình hình biến động hàng hoá, giúp lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó Công ty cũng có nhiều cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Với toàn bộ phần II đã được trình bày ở trên, chúng ta thấy rằng: Trong công tác kế toán nói chung và công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh nói riêng của Công ty đã có rắt nhiều ưu điểm cần được duy trì và phát huy hơn nữa, bên cạnh đó cũng còn tồn tại một số điểm cần khắc phục và hoàn chỉnh: Việc vận dụng tin học trong kế toán như trình bày ở trên cho thấy Công ty đã khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn Công ty, giảm nhẹ rất nhiều khối lượng công việc, giảm lao động trong phong kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp một các chính xá, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý doanh nghiệp. Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách đến mua hàng thường xuyên và thanh toán ngay thì Công ty còn có một số lượng lớn khách thường đến nhận hàng trước rồi thanh toán sau. Số khách này chiếm phần lớn số lượng khách hàng của Công ty. Điều này đặt ra cho kế toán của Công ty trách nhiệm rất nặng nề: thường xuyên phải theo dõi, kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của Công ty đang trong quá trình thanh toán. Do đó việc thu hồi các khoản nợ của khách hàng sẽ không tránh khỏi xảy ra việc thu hồi nợ của một số khách hàng không có kết quả hoặc không thu hồi đủ số nợ phải thu của khách hàng. Nhưng Công ty đã không trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK139). Là một doanh nghiệp thương mại nên hàng hoá mua về không phải lúc nào cũng bán hết và bán với giá đúng trị giá vốn của hàng hoá mà có thể xảy ra trường hợp hàng bị kém chất lượng, hàng bị giảm giá. Do đó, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, Công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong thực tế, Công ty đã không trích lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho. ii. một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 1. ý kiến 1. Hoá đơn thanh toán Do tính đặc thù của hàng hoá Công ty kinh doanh và theo qui định Công ty hạch toán hàng hoá theo giá bài (tức giá bán lẻ) và theo dõi riêng trên sổ chiết khấu nên cần một loại hoá đơn khác để phản ánh chính xác đơn nữa số thuế VAT phải nộp. Hoá đơn hiện nay đang dùng không phản ánh hết được những thông tin cần thiết và gây khó khăn trong việc tính toán thuế VAT được khấu trừ. Công ty nên đề nghị với Bộ Tài chính phát hành một loại hoá đơn mới thay cho việc dùng hoá đơn hiện hành. Mẫu hoá đơn mới có thể như sau: Đơn vị bán hàng Địa chỉ Mã số thuê Hoá đơn (GTGT) Liên 1 (Lưu) Ngày ...tháng.... năm Sử dụng theo CV số 110 TCT /AC N0 004601 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Hình thức thanh toán MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Giá bìa (đã có thuế) Tổng cộng giá bìa: Chiết khấu được trừ (%) Tổng số tiền thanh toán (có thuế GTGT). Tổng số tiền thanh toán bằng ....................................................................... ................................... Trong đó: - Thuế suất GTGT: - Tiền thuế GTGT: Tổng số tiền thanh toán chưa có thuế GTGT Người mua (chư kí, họ tên) Người viết hoá đơn (chữ kí, họ tên) Thủ kho (chữ kí, họ tên) Kế toán trưởng (chữ kí, họ tên) Thủ trưởng (chữ kí, họ tên đóng dấu) 2. ý kiến 2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong thương mại không phải hàng nào mua về cũng bán được ngay mà đôi khi cũng có những mặt hàng tồn đọng không bán được ngoài ý muốn của doanh nghiệp. Điều này sẽ làm giảm lợi nhuận đáng kể (nếu không muốn nói là không hợp lý) trong một quý nếu như quý đó kiểm kê có nhiều mặt hàng không bán được như: văn hoá phẩm, một số loại sách, truyện không hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán Quốc tế đòi hỏi kế toán phải lập dự phòng giảm giá cho hàng hoá tồn kho cuối kì có xu hướng không thể tiêu thụ được. Vì vậy theo em nên mở TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - để phản ánh các mặt hàng không bán được. Việc lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho chỉ được ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo cáo tài chính nếu giá gốc của hàng hoá có thể không thực hiện được do không hợp thị hiếu người tiêu dùng, do bị hư hỏng (văn hoá phẩm)... Về lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho được tính cho từng mặt hàng hoặc từng nhóm mặt hàng. Mức lập dự phòng dựa trên cơ sở các bằng chứng có thể tin cậy được ở thời điểm tính dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho sẽ được phản ánh vào tài khoản “Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho”, tài khoản này phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị gảm sút so với giá gốc hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá trị thực hiện thuần tuý của hàng hoá tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá có thể xảy ra hoặc khôgn xảy ra, xảy ra toàn bộ hay một phần số đã dự phòng vì vậy cuối niên độ kế toán sau, kế toán phải hoàn nhập lại số dự phòng không xảy ra. 3. ý kiến 3. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Phải thu kho đòi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đó, người nợ không có khả năng thanh toán đúng kỳ hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch. Do Công ty thực hiện nhiều phương thức thanh toán đa dạng như thanh toán ngay, thanh toán trả chậm, thanh toán bằng séc, chuyển khoản, nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đó mà Công ty không thu hồi được khoản nợ đó. Vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì kế toán phải trích trước khoản dự phòng cho khoản nợ có thể không thu được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ không đòi được trong kỳ lớn sẽ làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khki lập các báo cáo tầi chính. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc sử lý xoá nợ khó đòi phải tuân theo quy định chế độ tài chính doanh nghiệp. Cuối niên độ kế toán (31 /12 /N), kế toán tiến hành trích lậpd cho khoản nợ khó đòi. Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 - Nợ phải thu khó đòi. - Cuối niên độ kế toán sau (31 /12 /N +1), hoàn nhập toàn bộ số dự phògn trích cuối niên độ kế toán trước. Nợ TK 139 - Nợ phải thu khó đòi. Có TK 721 - Thu nhập hoạt động tài chính. - Đồng thời trích lập khoản dự phòng mới cho niên kế toán sau. Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 - Nợ phải thu khó đòi. - Khi các khoản nợ phải thu khó đòi thực tế phát sinh việc sử lý cho xoá nợ phải căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành khi có quyết định xoá nợ kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản llý doanh nghiệp. Có TKk 131l; 138 - Phải thu của khách hàng. Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 (Nợ phải thu khó đòi đã xử lý). - Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý cho xoá nợ nếu sau đó lại thu được nợ, căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được kế toán ghi: Nợ TK111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Có TK 721 - Thu nhậpp bất thường. Đồng thời ghi bên Có TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý). kết luận Qua hai phần lý luận và thực tiễn có thể thấy rằng tổ chức hợp lý trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ đóng vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ của mình, đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn, không bị ứ đọng vốn, sản xuất kinh doanh mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động. Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển mạnh mẽ, đòi hỏi chế độ kế toán phải có những cải cách phù hợp, đáp ứng tốt nhất vai trò của kế toán đối với công tác quản lý. Đối với mỗi doanh nghiệp, bộ phận kế toán phải vận dụng linh hoạt, hợp lý chế độ kế toán vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình để thực hiện hạch toán kế toán nói chung và hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh nói riêng một cách đúng đắn đem lại hiệu quả quản lý cao nhất. Đối với Công ty phát hành sách, Phòng Kế toán đã có nhiều nỗ lực để tổ chức hạch toán kịp thời tình hình biến động của hàng hoá, các nghiệp vụ kế toán phát sinh, tuy nhiên có một số điểm cần tổ chức hợp lý hơn nữa để góp phần hoàn thiện bộ máy kế toán của đơn vị, giúp đơn vị tiết kiệm được chi phí, tối đa hoá lợi nhuận mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các báo cáo kế toán. Vì thời gian nghiên cứu và khả năng có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và bạn đọc. Sau cùng em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong hội khoa học kỹ thuật Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên Phòng Kế toán Công ty Phát hành sách đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt chuyên đề này. Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Phần I: Một số vấn đề lý luận về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại 3 I. ý nghĩa và vai trò của tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 3 1. ý nghĩa của việc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 3 2. Vai trò của kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 4 II. Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 4 1. Các phương thức tiêu thụ 4 2. Giá vốn hàng bán 4 3. Chi phí bán hàng 7 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 9 5. Doanh thu bán hàng 10 6. Xác định kết quả kinh doanh 14 Phần II: Thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty phát hành sách Hà Nội 17 I. Đặc điểm hoạt động sản xuất ở công ty 17 1. Quá trình ra đời, xây dựng và phát triển công ty 17 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 17 II. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty 18 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty 18 III. Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty phát hành sách Hà Nội 20 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán ở công ty 20 2. Kế toán doanh thu bán hàng 23 3. Kế toán các khoản giảm trừ 25 4. Kế toán giá vốn hàng xuất bán 27 5. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 30 6. Kế toán xác định kết quả bán hàng 31 Phần III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty phát hành sách Hà Nội 33 I. Nhận xét chung về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty 33 II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh 34 1. ý kiến 1: Hoá đơn thanh toán 34 2. ý kiến 2: Lập dự phòng hàng giảm giá tồn kho 36 3. ý kiến 3: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 36 Kết luận 39