Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch

doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT thì khi nhập kho hàng mua về kế toán ghi: Nợ TK 611 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112,331 chương II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty in thương mại và dịch vụ du lịch I/ Đặc điểm, quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in Thương mại và Dịch vụ Du lịch. 1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty được thành lập vào ngày 26/3/1997. Trụ sở chính tại: Số 553 - Kim Mã - Hà Nội Công ty đã đăng ký kinh doanh số 0103003084 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 26/3/1997 Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường, khối lượng sản phẩm in của công ty đều do TLĐLĐVN đặt, về số lượng báo in, chủng loại sản phẩm, các loại nguyên vật liệu đầu vào, công ty thực hiện công việc in với công suất khá cao (80% công suất thiết kế ). Lực lượng công nhân ở đây tương đối lớn, sản phẩm chủ yếu là Báo, tạp chí, nhãn mác. Trước đây là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hoạt động với qui mô vừa và nhỏ nhưng cho đến tháng 3/ 1999 công ty đã cổ phần hoá và đổi tên thành công ty cổ phần in Thương mại và dịch vụ du lịch. Sau khi cổ phần hoá công ty đã thu hút được nhiều công nhân viên có tay nghề giỏi vào làm tại công ty làm nền cho sự đầu tư mở rộng nền kinh tế phù hợp với tình hình của đất nước. Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừng phấn đấu, học hỏi và sáng tạo để nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và thị hiếu độc giả. Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được một số thành tựu sau : Stt Nôi dung Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 01 Doanh thu 21.215.401.161 31.033.845.731 38.490.000.000 02 Quỹ lương và trả công 3.003.357.000 3.656.300.000 5.400.000.000 03 Thuế thu nhập 243.127.896 276.007.544 285.000.000 04 Nộp cấp trên 154.994.034 122.656.000 130.000.000 05 Lợi nhuận để lại 228.652.746 286.200.033 299.340.000 06 Thu nhập bình quân ( người/ tháng ) 950.000 1.100.000 1.300.000 Qua số liệu ở trên ta thấy công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cải thiện đời sống cho công nhân viên tăng nguồn thu ngân sách và tạo việc làm cho nhân viên trong công ty. 2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty : ( xem sơ đồ 2.1) - Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in để chế bản tạo ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt. - Giai đoạn in hàng loạt : Giai đoạn này nhận bản in từ phân xưởng chế bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mực in, . . . tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in. Các trang in sẽ được kiểm tra chất lượng để loại bỏ ngay các trang in không đạt yêu cầu. - Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ giai đoạn chế bản đưa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đưa vào gấp thành các tay in của ấn phẩm. Tương ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất của công ty được chia làm ba phân xưởng chính: - Phân xưởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo. Công việc của phân xưởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao. - Phân xưởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đã in, đóng gói, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm. Cả ba phân xưởng trên được đặt dưới sự điều hành và giám sát chung của phòng kỹ thuật cơ điện. 3/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty cổ phần in Thương mại đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Ban Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ thông tin phối hợp * Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban: - Giám đốc: Là người có quyền quyền quyết định cao nhất trong công ty. Giám đốc công ty do các cổ đông bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên, trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lương đối với người lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Phòng kế hoạch vật tư: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật tư cho quá trình sản xuất. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng làm công tác sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường, kiểm tra khai thác nguồn hàng. - Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định. - Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn. 4/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty 4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp vừa, hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân trên cơ sở lý luận từ thực tiễn tế, công ty đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xưởng công ty không tổ chức kế toán riêng. Mọi chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán tài vụ của công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của công ty, công ty chưa sử dụng kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán thủ công Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng như yêu cầu quản trị đặt ra, số lượng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 người, mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng. - Kế toán trưởng: Đồng thời cũng là trưởng phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán nội bộ. Thủ quỹ theo dõi các tài khoản : TK 111; TK 112; TK 141; TK 311; TK 341. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản: TK 152; TK 153; TK 621. - Kế toán thanh toán : Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của công ty với nhà cung cấp và với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp. Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK 331 ; TK 131, TK 133; TK 333 - Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán tiền lương theo dõi các tài khoản: TK 334 ; TK 338 ; TK 622 ; TK 627 . - Kế toán tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà công ty sử dụng Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi người nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và tiền lương Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Thủ quỹ Kế toán trưởng 4.2/ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán công ty đang vận dụng là hình thức “Nhật ký chứng từ “. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: - Sổ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ xuất, nhập vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người mua, . . . - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ cái tài khoản Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát sơ đồ "Nhật ký chứng từ"( xem sơ đồ 2.2) II. Tình hình thực tế về công tác kế toán nvl ở công ty 1. Đặc điểm NVL và phân loại NVL ở công ty * Đặc điểm chung về vật liệu của công ty Hiện nay, ở công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và mực là 2 loại vật liệu quan trọng nhất. Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của công ty đều có sẵn trên thị trường với giá cả ít biến động cho nên việc thu mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt được số lượng vật liệu dự trữ trong kho, không để xẩy ra tình trạng ứ đọng vốn. Mỗi vật liệu có tính chất lý, hoá học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quản cũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hút ẩm, thấm nước, dễ mối mọt. Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh hư hỏng, hao hụt lãng phí. * Phân loại vật liệu ở công ty - Vật liệu chính: Gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty gồm 3 nhóm: + Giấy các loại: như giấy cuộn, giấy couche, giấy offset, . . . + Mực in các loại: Mực đen, mực mầu của các nước khác nhau. + Kẽm các loại Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại như lưỡi dao chổ, tút bảng, chổi tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô, . . . Nhiên liệu, phụ tùng thay thế Phế liệu thu hồi 2. Đánh giá vật liệu ở Công ty * Đánh giá vật liệu nhập kho: - Vật liệu của Công ty nhập chủ yếu do mua ngoài: Giá thực tế của VL mua ngoài nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn GTGT Chi phí thu mua vận chuyển Các khoản giảm giá được hưởng = + - Trong đó: Giá mua trên hoá đơn GTGT= giá mua chưa có thuế + thuế GTGT * Đánh giá vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Cho nên khi xuất kho, kế toán phải xác định được giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu kế ghi sổ theo giá hạch toán. Chứg từ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để ghi vào các tài khoản và ghi sổ kế toán tổng hợp. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo công thức. Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + = hệ số giá Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán VL nhập trong kỳ + Giá thực tế của VL xuất kho Giá hạch toán của VL xuất kho trong kỳ x8 hệ số giá = Việc tính giá thực tế VL xuất dùng được kế toán thực hiện trên bảng kê số 3- Bảng tính giá thành thực tế. - Phương pháp giá hạch toán của vật liệu: Đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất kho diễn ra thường xuyên, việc đánh giá vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày với từng lần nhập nhưng quá tốn kém, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ kế toán... Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá * Giá hạch toán NVL xuất kho Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá = Giá hạc toán NVL + Giá hạc hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ 3. Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty 3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn dự trữ một lượng cần thiết. Khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn công ty phải tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Quá trình thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận. Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế, tại công ty, khi vật liệu về đến kho thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để "kiểm nghiệm vật liệu" (biểu số 2) về các chỉ tiêu như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán,...Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho viết thành 3 liên: một liên thủ kho lưu làm căn cứ để ghi vào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toán lưu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căn cứ thanh toán với người bán và ghi sổ kế toán. Trường hợp số vật liệu nhập kho không đạt tiêu chuẩn cũng như các yêu cầu khác thì thủ kho không nhập kho và có quyền trả lại người bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu, đạt tiêu chuẩn nhập kho thì phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập kho dựa vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm 3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Công ty in Thương mại là một doang nghiệp sản xuất nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập lệnh sản xuất ghi rõ tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng…lệnh sản xuất được lập 03 liên, một liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư, một liên lưu lại phòng kế toán, còn một liên giao cho phân xưởng sản xuất. Khi đó yêu cầu xuất vật liệu này được chuyển đến phòng vật tư để viết phiếu xuất. Phiếu xuất kho vật tư ( biểu 4.1) để phản ánh tình hình xuất kho của các vật liệu (trừ giấy) còn khi xuất giấy Công ty sử dụng phiếu xuất giấy (biểu 4.2) các loại phiếu xuất này được lập thành 3 liên - 1 Liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư - 1 Liên lưu lại phòng kế toán - Liên còn lại giao cho phân xưởng sản xuất 4. Phương pháp kế toán chi tiết NVL ở Công ty * Chứng từ sử dụng - Chủng loại vật liệu của Công ty đa dạng, quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kée toán đầy đủ, kịp thời chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu được Nhà nước quy định. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ kế toán vật liệu theo mẫu do Bộ tài chính ban hành như: - Hoá đơn (GTGT)- Mẫu 01 GTKT-3LL - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mẫu số 05-VT - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT - Phiếu xuất kho vật liệu ( Theo mẫu của Bộ tài chính) - Phiếu xuất giấy ( được xây dựng riêng cho Công ty) * kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công ty phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được áp dụng tại Công ty là phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu căc cứ vào các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho ( biểu số 5). Cuối tháng thủ khovà kế toán đối chiếu tình hình nhập xuất kho vật liệu . ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ xuất vật liệu để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu.Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào phiếu xuất rồi chia phiếu xuất thành hai tập phiếu giống nhau: 1 tập được dùng để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển tình hình nhập xuất của từng danh điểm vật liệu, còn 1 tập được tổng hợp theo từng đối tượng sử dụng để chuyển cho kế toán giá thành làm căn cứ tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tình hình nhập xuất vật liệu được ghi vào (Biểu số 6) 5- Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu – Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. - Các tài khoản liên quan khác: TK111, 112, 133, 331, 621, 632. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuối tháng thì kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. 5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Tại công ty, không có trường hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn chưa về và mua đang đi trên đường, chỉ ghi duy nhất một trường hợp là hàng và hoá đơn cùng vềvì các đơn vị doanh nghiệp bán vật tư cho Công ty ở trên địa bàn Hà nội Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hình thức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệu như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt: Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( Liên 2) phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán ghi định khoản. Nợ TK 152 : Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 111 : Tổng giá thanh toán Tất cả các trường hợp chi tiêu bằng tiền mặt đều được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1( Biểu số 9) . Để ghi nhật ký chứng từ số 1 là các báo cáo có quỹ kèm theo các chứng từ gốc. Mỗi báo cáo quỹ được ghi 1 dòng trên nhật ký chứng từ số 1 theo trình tự thời gian, định khoản ghi Có tài khoản 111, đối Nợ tài khoản liên quan. Cuối ngày sau khi ghi đã tổng hợp được tất cả hoá đơn mua hàng trả bằng tiền mặt . Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 xây dựng tổng số phát sinh bên có tài khoản 111, đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số liệu đã đối chiếu Nợ tài khoản 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152. - Đối với mua vật liệu nhập kho thanh toán ngay tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi bằng TGNH như giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán định khoản Nợ TK 152 : Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 112 : Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH đều được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 2- ghi có TK112 (Biểu số 10) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH kế toán thanh toán ghi vào sổ riêng Cuối tháng tập hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 2, sau đó cộng tổng phát sinh bên có TK 112, đối ứng TK liên quan và lấy số liệu của bên nợ của TK 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152 - Mua vật liệu nhập kho chưa trả tiền nhà cung cấp Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn kế toán tiến hành ghi số nợ phải trả ( gồm cả tiền hàng và thuế GTGT) vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 11) VD: Ngày 16/3/2003 Công ty mua giấy của công ty TTX-VN, giá mua chưa có thuế là: 4.930.910 đ, thuế GTGT( 10%) là 493.091 đ. Tổng giá thanh toán là: 5.424.000 đ Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu tập hợp được cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng sổ chi tiết mở cho từng người bán để chuyển số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331( Biểu số 12) + Phương pháp ghi Nhật ký chứng từ số 5 như sau: Cột tên đơn vị bán: Mỗi người bán được ghi trên 1 dòng Cột số dư đầu tháng : Lấy số liệu từ chỉ tiêu dư đầu tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK: Lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán ghi vào TK 152 cột giá hạch toán và giá thực tế ( không bao gồm thuế GTGT) phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh Nợ trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cột số dư cuối tháng: Lấy số liệu ở chỉ tiêu số dư cuối tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. 5.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để xác định được giá thực tế vật liệu xuất kho cần phải tổng hợp số liệu để xác định giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ. Được được thực hiện trên bảng kê số 3 ( Biểu số 13) Phương pháp ghi bảng kê số 3 + Chỉ tiêu1: " Số dư đầu tháng" căn cứ vào chỉ tiêu 6( Tồn kho cuối tháng) trên bảng kê số 3 tháng trước để ghi. + Chỉ tiêu2: " Số phát sinh trong tháng" căn cứ vào các Nhật ký chứng từ có liên quan để ghi. Nhật ký chứng từ số 1( phần ghi Có TK111, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 2( phần ghi Có TK 112, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 5( phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 7( phần ghi Có TK154, Nợ TK 152) nếu có + Chỉ tiêu số3: " Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng" + Chỉ tiêu số 4: Hệ số chênh lệnh + Chỉ tiêu số 5: " Xuất dùng trong tháng" Cột giá hạch toán tổng cộng trên bảng phân bổ vật liệu + Chỉ tiêu số 6: " Tồn kho cuối tháng"được tính bằng cách lấy chỉ tiêu 3 trừ đi chỉ tiêu 5. Thực tế ở Công ty cổ phần in Thương mại, xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho sản xuất kinh doanh là mục đích chính. Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu trong tháng của từng Công ty đều được phản ánh trên bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ vật liêu ( Biếu số 14) - Nội dung của bảng phân bổ vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế, giá hạch toán và phân bổ vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng ( ghi Có TK 152, Nợ các TK liên quan) - Kết cấu bảng phân bổ vật liệu: Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu. - Căn cứ để lập bảng phân bổ vật liệu: Chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3. Vào cuối tháng ghi nhân được các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho gửi lên kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào phiếu kho. Đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất trực tiếp thì các phiếu xuất giấy được tập hợp theo từng ấn phẩm: Sách báo, văn hoá phẩm, việc vặt và ghi vào bảng phân bổ số 2( cột hạch toán). Đối với phiếu xuất vật liệu cho hai bộ phận Láng và Phân màu, kế toán tập hợp và ghi vào TK 621. Đối với các loại vật liệu khác (trừ giấy) như mực, nhôm kẽm được tập hợp chung vào TK 621 " Nguyên vật liệu khác" Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên các Nhật ký chứng từ và bảng kê để ghi sổ Cái các tài khoản. - " Sổ cái TK152" ( Biểu số 15): Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng TK152. Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 và bảng kê số . - " Sổ cái TK331" (Biểu số 16): Là sổ kế toán tổng hợp của TK" phải trả người bán", căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái TK331 . chương iii những vấn đề cần thiết tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán nguyên vất liệu ở công ty in Thương mại và những giải pháp 1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu trong công ty Trải qua hơn bảy năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, đến nay công ty đã trở thành một công ty in lớn mạnh trong ngành in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý giỏi.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau: A/Những ưu điểm cơ bản: - Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. - Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo rõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. - Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. - Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo rõi sự biến động của vật liệu. - Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. B/Những nhược điểm còn tồn tại: Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của quản lý trong nền kinh tế thị trường. - Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có biến động bất thường trên thị trường vật tư, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn, có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật tư. . .như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất cũng như việc thực hiện hợp đồng. - Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thước lớn dùng để in báo, với khối lượng ít nhất là 20 tấn đều chưa có kho bảo quản mà còn để ngoài trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. Phế liệu không được làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có thể tận thu tái chế được. Chính vì vậy làm thất thoát nguồn thu của công ty. - Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty in Thương mại áp dụng phương pháp "sổ đối chiếu luân chuyển", phương pháp này dễ làm giảm bớt khối lượng ghi chép vì kế toán chỉ ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển một lần vào cuối tháng khi tập hợp được các chứng từ nhập, xuất. Mặt khác do kế toán không theo dõi ghi chép thường xuyên tình hình nhập xuất nên không thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu thường xuyên về số liệu giữa kho và phòng kế toán. - Đối với trường hợp hoá đơn về mà vật liệu chưa về nhập kho, kế toán không ghi sổ vì không sử dụng TK 151 " Hàng mua đang đi trên đường" mà chỉ lưu lại hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng. Việc làm này chưa đúng ảnh hưởng tới tính đúng kỳ của hạch toán và cúng rất kho khăn cho hạch toán nếu hoá đơn lưu bị thất lạc. - Công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả. 2- Một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty: 2.1- Hệ thống định mức vật tư: Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật tư để công tác quản lý thu mua và sử dụng vật liệu được hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối với những vật liệu chính, có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh. Công ty cũng chưa vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. 2.2- Hạch toán chi tiết vật liệu: ở Công ty in Thương mại đang hạch toán theo phương pháp "Sổ đồi chiếu luân chuyển", theo phương pháp này dễ làm nhưng việc ghi chép bị trùng lặp chỉ tiêu số lượng thủ kho và kế toán. Mặt khác Công ty không sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư nên việc sắp xếp chứng từ trong tháng dễ bị nhầm lẫn. Vì vậy theo em Công ty nên hạch toán theo phương pháp "Ghi sổ số dư ", phương pháp này giảm bớt được khối lượng ghi chép do đó kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật liệu. Phương pháp này công việc đều đặn trong tháng, đảm bảo cung cấp kịp thời số liệu cần thiết. 2.3- Việc quản lý sử dụng vật liệu: Các doanh nghiệp hiện nay là giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành để thắng trong cạnh tranh từ đó thu được lợi nhuận cao. Để thực hiện được các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí trong sản xuất, tiết kiệm nguyên vật liệu. Để giảm được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công ty nên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao cho các loại vật liệu còn đang sử dụng tại Công ty. Hơn nữa nhằm mục đích giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Công ty nên có kế hoạch thu mua hợp lý. Trong thực tế trên thị trường hiện nay ở nước ta giá cả hàng hoá nói chung đều có xu hướng tăng lên chính vì vậy Công ty nên tham gia ký kết hợp đồng dài hạn với các bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu. 2.4- Việc lập bảng phân bổ vật liệu: Hoàn thiện về định kỳ lập chứng từ ghi sổ và lập bảng phân bổ vật liệu xuất dùng. Hiện nay, công ty mới tập trung chứng từ và lập chứng từ ghi sổ một tháng một lần cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Để giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế, công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày một lần sẽ giúp cho công tác kế toán không bị giồn dập vào cuối tháng và việc lập báo cáo vào cuối tháng được kịp thời. Cũng để thuận tiện cho việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuối mỗi tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng trong tháng, để từ đó lấy số liệu ghi vào chứng từ ghi sổ. Bảng phân bổ vật liệu ( xem biểu 14) 2.5- Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Để hoàn thiện công tác thanh toán với người bán, công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Với mỗi đơn vị bán thường xuyên, nên mở một trang sổ riêng để theo dõi, còn với những người bán không thường xuyên thì có thể theo dõi chung trên một trang sổ nhưng phải mở cho mỗi người bán một dòng vào cột diễn giải. Có như vậy, việc kiểm tra các khoản thanh toán mới dễ dàng, ngăn ngừa các trường hợp dây dưa nợ ứ đọng hay chiếm dụng vốn làm giảm uy tín của công ty đối với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thang toán với người bán ( xem biểu số 11) 2.6- Vận dụng TK 151- Hàng mua đang đi trên đường: Trong quá trình thu mua vật liệu, tại Công ty có trường hợp hoá đơn về mà vật liệu chưa về nhập kho trong tháng. Vì vậy theo em, Công ty nên sử dụng TK "Hàng mua đang đi trên đường" cũng thuộc nhóm hàng tồn kho, là tài sản của Công ty. Nếu trong tháng, Công ty nhận được hoá đơn mà cuối tháng vật liệu chưa về, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi. Nợ TK 151 Nợ TK133 Có TK liên quan( TK 152, TK 331) Kế toán mở sổ theo dõi số vật liệu đi đường cho tới khi vật liệu về nhập kho thì kế toán ghi. Nợ TK liên quan( TK 152, TK 621) Có TK 151  Kết luận Chúng ta đều biết vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất, chi phí vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trong quá trình sản xuất giúp hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được khi công tác kế toán vật liệu được quan tâm đúng mức, được cải tiến và hoàn thiện không ngừng. Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở công ty, em nhận thấy công ty đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa công tác kế toán vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu, đòi hỏi công ty phải tích cực phát huy sáng kiến nhằm kiện toán hơn nữa công tác kế toán vật liệu , vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty vừa có ý nghĩa chỉ đạo thực tiễn trong khi áp dụng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tuy không nhiều nhưng cũng đã giúp em hiểu biết hơn rất nhiều về thực tiễn nghề nghiệp. Với những cố giắng phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cùng với một số ý kiến đề xuất với mong muốn công ty ngày một phát triển. Tuy nhiên với trình độ, kinh nghiệm và thời gian có hạn nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để luận văn được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn./. Hà nội, tháng 4 năm 2004 mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL 3 2. Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất 3 3. Yêu cầu quản lý đối với NVL 4 4. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL 4 4.1. Vai trò của kế toán NVL 4 4.2. Nhiệm vụ của kế toán NVL 5 II. Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 5 1. Phân loại NVL 5 2. Đánh giá NVL 6 2.1. Đánh giá NVL theo giá gốc 7 3. Tổ chức kế toán chi tiết NVL 9 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng 9 3.2. Sổ kế toán chi tiết NVL 10 3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết 10 4. Tổ chức kế toán tổng hợp NVL 11 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 11 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 12 Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty in thương mại và dịch vụ du lịch 14 I/ Đặc điểm, quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in Thương mại và Dịch vụ Du lịch. 14 1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty 14 2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty : 15 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 16 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty 17 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 17 4.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 19 II. Tình hình thực tế về công tác kế toán nvl ở công ty 19 1. Đặc điểm NVL và phân loại NVL ở công ty 19 2. Đánh giá vật liệu ở Công ty 20 3. Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty 21 3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu 21 3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu 22 4. Phương pháp kế toán chi tiết NVL ở Công ty 23 5. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu ở Công ty 23 5.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 24 5.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu 25 Chương III: Những vấn đề cần thiết tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán nguyên vất liệu ở công ty in Thương mại và những giải pháp 28 1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu trong công ty 28 A. Những ưu điểm cơ bản 28 B. Những nhược điểm còn tồn tại 29 2- Một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty: 30 2.1- Hệ thống định mức vật tư 30 2.2- Hạch toán chi tiết vật liệu 30 2.3- Việc quản lý sử dụng vật liệu 30 2.4- Việc lập bảng phân bổ vật liệu 30 2.5- Sổ chi tiết thanh toán với người bán 31 2.6- Vận dụng TK 151- Hàng mua đang đi trên đường 31 Kết luận 32 phụ lục Sơ đồ 1.1 Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho (1) (1) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (3) Sổ kế toán chi tiết vật liệu (2) (2) (4) Bảng kê tổng hợp N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.2 Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho (1) (1) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (4) (2) (2) Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển bảng kê nhập (3) (3) Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối ngày đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo phương pháp ghi sổ số dư Sổ số dư Bảng tổng hợp N-X- T Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Chúng từ nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Chứng từ xuất Thẻ kho (1) (1) (5) (2) (2) (3) (6) (3) Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.4 Sơ đồ kế toán tập hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kktx(thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK621 TK331, 111, 112, 141, 331 TK152 Xuất VL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm nhập kho vật liệu do mua ngoài TK627,641 TK133 Thuế VAT được Xuất VL dùng cho quản lý TK3333 khấu trừ phục vụ sản xuất, bán hàng TK632(157) Thuế nhập khẩu Xuất gửi bán hoặc bán trực tiếp TK151 hàng đi đường kỳ trước về nhập kho kỳ này TK154 TK154 VL xuất đưa đi tự chế hoặc thuế ngoài gia công chế biến thuê ngoài gia công chế biến nhập kho VL tự chế hoặc TK1381,642 TK3381,642 Phát hiện thuế khi kiểm kê phát hiện thừa khi kiểm kê TK128,222 TK128,222 nhận lại góp vốn liên doanh Xuất VL góp vốn liên doanh TK411 nhận cấp phát, tặng thưởng TK412 nhận góp vốn liên doanh TK412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm cho đánh giá lại Sơ đồ 1.5 sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ) TK 151,152 TK 611 TK 151,152 kết chuyển giá thực tế NVL kết chuyển giá thực tế NVL đang đi đường tồn đầu kỳ đang đi đường tồn cuối kỳ Tk 111,112,141,331,311 Tk 111,112,138,331 Giá trị NVL mua vào trong kỳ c. khấu thg mại giảm giá hg Tk 133 mua hàng mua trả lại Tk 133 Tk 333,(3333) Tk 621,627,641,642 thuế nhập khẩu tính vào xuất NVL dùng cho SXKD giá trị NVL nhập khẩu XDCB Tk 411 Tk 157,632 Nhận góp vốn liên doanh xuất bán NVL cấp phát biếu tặng Tk 154 Tk 154 NVL tự sản xuất hoặc thuê NVL xuất kho thuê ngoài Ngoài gia công chế biến gia công chế biến Tk 138,334,632 giá trị thiếu hụt mất mát Tk 412 Tk 412 chênh lệch tăng chênh lệch giảm về đánh giá lại NVL về đánh giá lại NVL Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình công nghệ in ở công ty Tài liệu cần in Phân xưởng chế bản Vi tính ( chế bản ) Phân màu ảnh in Bình bản Phơi bản phân xưởng in offset In Kiểm tra chất lượng Phân xưởng đóng sách Dỗ Cắt Gấp Soạn Khâu Vào bìa ấn phẩm hoàn chỉnh Sơ đồ 2.2 Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp C.từ) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở công ty Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Biểu số 1 Mẫu hoá đơn khi mua vật liệu nhập kho của công ty : Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT -3LL Liên 2: Giao khách hàng GK/01- B Ngày 8 tháng 10 năm 2003 N0 063016 Đơn vị bán hàng: Công ty tin học TTX – VN Địa chỉ: 11A Phan Huy Chú Số tài khoản: Điện thoại MS: 0100108085 – 1 Họ tên người mua hàng: Nguyên Cao Khải Đơn vị: Công ty in Thương mại và dịch vụ du lịch Địa chỉ: 553 Kim Mã- Hà Nội : Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0100110454 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy in TTX-VN ( 65 X 86 ) kg 8.944 12.000 107.328.000 Cộng tiền hàng: 107.928.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.732.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 118.060.800 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười tám triệu không trăm sáu mươi nghìn tám trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư (ngày 9 tháng10 năm 2003) Người nhập: Công ty cổ phần in Thương mại Địa chỉ: 553 Kim mã - Hà nội Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông trần Hồng Cường -Phòng kế hoạch Bà Nguyễn Ngọc Nhâm - Kỹ thuật sản xuất Bà Bùi Bích Liên -Thủ kho TT Tên nhãn hiệu ĐVT số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm số lượng đúng qui cách số lượng sai qui cách A B C D 1 2 1 Giấy in TTX-VN( 65x 86) kg 8.944 8.944 0 Người nhập Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 3 Đơn vị: Công ty cổ phần in Thương mại Mẫu số 01-VT Địa chỉ: 553 - Kim Mã– Hà nội QĐ Phiếu nhập kho Số 02 Ngày 9 tháng 10 năm 2003 Họ tên người nhận: Nguyễn Cao Khải Theo hoá đơn số 063016 ngày 8/10/2003 của công ty tin học TTX-VN Nhập tại kho: Giấy TT Tên nhãn hiệu (Sản phẩm ) Mã số Đ vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.Từ Thực hập A B C D 1 2 3 4 1 Giấy in TTX-VN (65x86) kg 8.944 8.944 12.000 118.060.800 Thủ trưởng đơn vị KTtrưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Biểu số 4.1 Công ty cổ phần in Thương mại Phiếu xuất vật tư Số: 32 Ngày 9 tháng 10 năm 2003 Tên đơn vị lĩnh: Hoàng Anh Sơn Lĩnh Tại kho: Mực STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực đen đức kg 88 74.000 6.512.000 Cộng 6.512.000 Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng Biểu số 4.2 Công ty cổ phần in Thương mại Phiếu xuất giấy Số: 35 Ngày 9 tháng 10 năm 2003 Tên đơn vị : Công ty in Thương mại Xuất Tại kho: Giấy STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy của Công ty in TTX-VN kg 192 11.300 2.169.600 Cộng 2.169.600 Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng Khi xuất vật liệu để bán Công ty sử dụng hoá đơn (GTGT) mẫu số 01-GTKT- 3LL. Hoá đơn GTGT lập thành 3 liên - Liên 1(Lưu) - Liên 2 (Giao cho khách hàng) Biểu số 5 Công ty cổ phần in Thương mại Thẻ kho Tên vật tư: Giấy của Công ty TTX-VN Quy cách: 65x86 Phẩm chất: Hoá đơn Diễn giải ĐVT Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng kg 472 07 8/10 PSX 18 Bản tin KS kg 670 4.050 32 9/10 Xuất cho hoàng Anh Sơn kg 192 2.160 02 9/10 Nhập của C ty TTX-VN kg 8.944 41.890 73 19/10 PSX 155 Nguyệt san kg 560 3.922 78 21/10 PSX 162 Lịch phong cảnh kg 700 1.222 150 31/1 PSX 242 Bản tin hội ND 583 6.711 Cộng P/S T10 8.944 2.705 6.711 Biểu số 6 Sổ nhập xuất vật liệu Tháng 10 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Tên người nhập xuất ĐVT Tên vật liệu Số lượng Nhập xuất 9/10 Hoàng Anh sơn xuất kg giấyTTX-VN 192 9/10 Nguyễn Cao Khải nhập kg giấy TTX-VN 8.944 10/10 Trần Anh Tuấn xuất kg Mực đen Đức ……. 88 Biểu số 9 Nhật ký chứng từ số 1 ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 10 năm 2003 TT N,T Ghi Có TK 111- Ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 TK133 TK152 TK331 ........ 1 8/10 1.271.350 1.271.350 27.969.700 2 9/10 408.400 6.800.000 12.416.800 3 9/10 345.750 3.457.500 36.032.500 4 19/10 1.025.750 11.084.300 10.575.000 136.110.300 5 29/10 896.600 14.756.000 393.565.000 Cộng 3.947.850 37.369.150 10.575.000 606.094.300 Biểu số 10 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi Có TK 112- TGNH Tháng 10 năm 2003 TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112-Ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 số N.T TK133 TK152 TK 331 .... 1 2 7 9 56 58 68 70 8/10 9/10 21/10 29/10 ...... Mua giấy TTX-VN (65x86) Trả tiền mua phim Trả tiền mua giấy TTX-VN Mua giấy Phương Anh ........ 10.732.800 8.460.050 ....... 107.328.000 84.600.500 ...... 30.500.400 5.424.000 ........ .... 118.060.800 30.500.400 5.424.000 ...... Cộng 32.4750.040 339.837.400 410.600.000 2.358.656.400 Biểu số 11 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Công ty tin học TTX-VN Tháng 10 năm 2003 Đơn vị : Đồng N,T Chứng từ Diễn giải thời hạn được chiết khấu TK đối ứng số phát sinh số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 11/10 56 11/10 Dư đầu tháng trả nợ mua giấy 112 90.000.000 143.600.000 53.600.000 16/10 62 16/10 Giấy khổ(79x109) 133 152 493.100 4.930.900 49.024.000 21/10 68 21/10 Trả nợ HĐ 58 Cộng phát sinh 112 5.424.000 95.424.000 5.424.000 43.600.000 Dư cuối tháng 43.600.000 Biểu số 13 Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu Tháng 10 năm 2003 TT Chỉ tiêu TK 152 HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng NKCT số 1(Ghi Có TK111) NKCT số 2( Ghi có TK112) NKCT số 5( Ghi Có TK 331) 3. Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng(1+2) 4. Hệ số chênh lệch 5. Xuất dùng trong tháng 6. Tồn kho cuối tháng(3-5) 1.542.151.200 666.795.900 64.457.800 339.837.400 262.500.700 2.208.947.100 1.566.708.200 642.238.900 1.612.225.300 666.795.900 64.457.800 339.837.400 262.500.700 2.279.021.200 1,03 1.582.944.309 696.076.891 Biểu 14 Bảng phân bổ vật liệu Tháng 10 năm 2003 TT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng ( TK ghi Nợ) TK 153 HT TT 1 2 3 4 5 TK 621 621 Sách báo ( giấy) 621 Việc vặt (giấy) 621 Văn hoá phẩm ( giấy) 621 Phân màu 621 Láng 621 Vật liệu khác TK 627 PX Chính PX Láng TK 642 TK 641 TK632 1.430.279.200 1.037.151.400 8.174.200 601.900 23.773.200 11.065.100 349.513.400 49.491.200 49.473.200 18.000 3.851.400 1.956.700 81.129.700 1.44.903.579 1.049.532.102 8.264.122 609.717 24.233.154 11.125.252 351.139.232 50.125.544 50.107.144 18.400 3.872.912 1.980.085 82.062.189 Tổng cộng 1.566.708.200 1.582.944.309 Biểu số 15 Sổ cái TK 152 Năm 2003 Số dư đầu năm TK 152 Nợ Có 612.225.300 Ghi có các TK đối ứng, Nợ TK này Tháng 9 Tháng 10 Tháng11 TK 111 TK112 TK331 ..... ....... ..... 64.457.800 339.837.400 262.500.700 ...... ....... ....... Cộng SPS Nợ ..... 666.795.900 ........ Cộng SPS Có ..... 1.582.944.309 ........ Số dư cuối tháng : Nợ Có 1.612.225.300 696.076.891 ...... Biểu số 16 Sổ cái TK 331 Năm 2003 Số dư đầu năm TK331 Nợ Có 399.000.000 Ghi có các TK đối ứng, Nợ TK này Tháng 9 Tháng 10 Thang11 TK 111 TK112 ..... ....... 11.165.00 397.359.000 Cộng SPS Nợ 407.359.000 Cộng SPS Có 410.707.500 Số dư cuối tháng : Nợ Có 420.876.000 434.031.000 Biểu số 6 Bảng kê chứng từ chi tiền mặt Tháng 1 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Số phiếu Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có …. …. ……….. …. …. …… …… 21/1 58 Mua vật tư phiếu nhập số 15 152 111 750.000 750.000 … …. ……… …. …. ……. …… Cộng 17.824.856 17.824.856 Bằng chữ: Mười bảy triệu, tám trăm hai tư ngàn, tám trăm năm sáu ngàn đồng. Kế toán trưởng Người lập bảng Biểu số 7 Công ty inThương mại Mã số 1 CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc chứng từ ghi sổ số: 17 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 đ/vị tính: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có ……….. ….. … ….. …… …….. Mua vật tư PN số 15 152 111 750.000 750.000 ……… ….. ….. ….. …… …… Cộng 17.824.856 17.824.856 Kèm theo…chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lậpbiểu Sơ đồ 2.2 Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp C.từ) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở công ty Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Biểu số 7 Sổ đối chiếu luân chuyển kho giấy năm 2003 Sổ danh điểm Tên vật liệu ĐVT Giá hạch toán Tháng 10 năm 2003 Tồn đầu tháng Luân chuyển trong tháng Tồn cuối tháng số lượng số tiền Nhập Xuất Số lượng Số tiền số lượng số tiền Số lượng số tiền .... ....... ..... ........ ...... ...... ....... .... .... ..... ....... ....... 86 Giấy TTX-VN(65x86) kg 12.000 472 5.664.000 8.944 118.060.800 2.705 32.460.000 6.711 80.532.000 89 Giấy TTX-VN (79x109) kg 11.300 400 4.520.000 480 5.424.000 192 2.169.000 188 2.124.400 ....... .... ....... ......... ......... .......... ....... ...... ...... .... ....... .... Biểu số 8 Sổ đối chiếu luân chuyển kho mực năm 2003 Sổ danh điểm Tên vật liệu ĐVT Giá hạch toán Tháng 10 năm 2003 Tồn đầu tháng Luân chuyển trong tháng Tồn cuối tháng số lượng số tiền Nhập Xuất Số lượng Số tiền số lượng số tiền Số lượng số tiền .... ....... ..... ........ ...... ...... ....... .... .... ..... ....... ....... 132 Mực xanh Đức kg 46.000 100 4.600.000 55 2.530.000 25 1.150.000 134 Mực đen Đức kg 74.000 120 8.880.000 80 5.920.000 88 6.512.000 112 8.288.000 ....... .... ....... ......... ......... .......... ....... ...... ...... .... ....... .... Biểu số 12 Nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có TK 331- Phải trả người bán Tháng 10 năm 2003 Đơn vị: Đồng TT Tên đơn vị Dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi nợ các TK Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Dư cuối tháng Nợ Có TK 152 TK 133 TK 156 Cộng có TK 331 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK 331 Nợ Có HT TT 1 Bình Minh nhập vật liệu 117.386.000 117.386.000 2 Công ty giấy TTX-VN 143.600.000 4.930.900 4.930.900 493.100 5.424.000 95.424.000 95.424.000 143.600.000 . .... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .. ... 6 Công ty Thương mại Việt trì 18.000.000 18.000.000 18.000.000 8 Công ty giấy bãi bằng 117.025.000 175.805.000 175.805.000 17.580.500 193.385.500 173.935.000 173.935.000 17.025.000 10 Công ty Anh Long 1.020.000 10.150.000 10.150.000 1.015.000 11.165.000 11.165.000 11.165.000 1.020.000 Tổng cộng 420.876.000 224.500.900 244.500.900 106.206.500 410.707.500 11.165.000 397.359.000 407.359.000 434.031.000