Chuyên đề Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

o toàn Công ty. Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho CNV cần tính toán và lập Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 05 – LĐTL ) để theo dõi và chi trả đúng quy định. Căn cứ vào các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương: Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( mẫu số 03 – LĐTL ), Biên bản điều tra tai nạn lao động ( mẫu số 09 – LĐTL ), Kế toán tính ra tiền trợ cấp BHXH phải trả CNV và phản ánh vào Bảng thanh toán BHXH ( mẫu số 04 – LĐTL ). Đối với các khoản tiền thưởng của CNV, kế toán cần tính và lập Bảng thanh toán tiền thưởng để theo dõi và chi trả theo chế độ quy định đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ tài chính quy định. Kết quả tổng hợp thanh toán được phản ánh trong Bảng phân bố tiền lương và các khoản trích theo lương. Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc tính lương, trợ cấp BHXH được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 2 -1: Trình tự tính lương Chứng từ hạch Chứng từ về Chứng từ về tiền toán lao động BHXH lương Tính tiền Tính tiền lương thời lương sản gian phẩm Bảng thanh Bảng phân bổ Bảng thanh toán Bảng thanh toán toán lương tiền lương BHXH tiền lương Thanh toán tiền lương và BHXH ( chi trả + khấu trừ ) b. Phương pháp tính lương Dựa trên đặc điểm của từng loại lao động, tính chất công việc của các phòng ban, tổ, đội sản xuất khác nhau, hiên nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương cơ bản là: - Trả lương theo thời gian làm việc. - Trả lương theo sản phẩm mà công nhân đã làm ra. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức của Công ty được chia thành hai khối: - Khối sản xuất gồm các tổ, đội, phân xưởng - Khối quản lý gồm các phòng ban làm công tác hành chính. Trong đó khối sản xuất áp dụng phương pháp tính lương theo sản phẩm. Khối quản lý áp dụng phương pháp tính lương theo thời gian. *. Tiền lương theo thời gian Là hình thức tiền lương được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc, chức danh hoặc thang bậc lương của người lao động Hình thức này được áp dụng với các CBCNV làm ở phòng ban của Công ty hay còn gọi là bộ phận hành chính thuộc khối quản lý. Công thức tính: Lương theo hệ số x Hệ số cấp bậc x Số ngày làm việc + Phụ cấp Lương tháng = ………………………… thực tế trong tháng 24 ngày làm việc Ví dụ 1: Chị Nguyễn Thị Huế: trong tháng 1 có 4 ngày nghỉ ốm được hưởng BHXH, lương của chị Huế gồm: - 20 ngày công: 730.000 x 1.97 ……………………… x 20 = 1.198.416đ 24 - 4 ngày nghỉ ốm hưởng lương: 730.000 x 1.97 …….…………………… x 4 x 75% = 179.762đ 24 Tổng lương của chị Huế là: 1.198.416 + 179.762 = 1.378.178 đ. Tương tự ta sẽ tính lương cho từng người trong các phòng ban trong Công ty. Tính trả lương theo thời gian làm việc có hai cách: + Tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương tính theo thời gian làm việc với đơn giá lương cố định không có tính chất sản xuất. Gồm có: Tiền lương tháng: là tiền lương trả cho CNV theo bậc thang lương quy định, gồm tiền lương bậc và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Được áp dụng cho Cán bộ quản lý hành chính, các CBCNV thuộc các nghành hoạt động không có tính chất sản xuất. Công thức tính: Mức lương = Mức lương tối thiểu x Hệ số cấp bậc lương + Phụ cấp Lương ngày: là tiền lương phải trả cho một ngày làm việc của CNV và là căn cứ để tình trợ cấp BHXH phải trả cho CNV. Công thức tính: Tiền lương tháng TL ngày = ………………………… 24 ngày làm việc Lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc, làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Công thức tính: Tiền lương ngày TL giờ = …………………………. 8 giờ làm việc + Tiền lương thời gian có thưởng: là kết hợp giữa các hình thức tiền lương giản đơn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Công thức tính: TLTG có thưởng = TG giản đơn + Tiền thưởng có tính chất lương Tiền thưởng có tính chất lương như thưởng năng suất lao động cao, tiết kiệm nguyên vật liệu, … *. Tiền lương theo sản phẩm Đây là hình thức trả lương tiên tiến nhất trong giai đoạn hiện nay: trả lương cho người lao động theo kết quả lao động, sản phẩm lao động hoàn thành bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm công việc đó. Tại các phân xưởng, tổ, đội sản xuất các sản phẩm hàng hóa mang tính chất hàng loạt, theo đơn đặt hàng và có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất, theo cùng một phương pháp công nghệ. Song giữa các sản phẩm có các đặc tính khác nhau về kinh tế, kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật. Do đó Công ty đã quy định đơn giá sản phẩm trên doanh thu cho các phân xưởng để cuối tháng căn cứ vào doanh thu đạt được cùng với đơn giá đó, tính lương sản phẩm phải trả cho CNV kể cả bộ phận quản lý ở phân xưởng, tổ, đội. Dưới đây là cách trả lương tại các xưởng, đội: Thông qua việc ghi chép hàng ngày của người phụ trách xưởng, đội, bảng chấm công cuối tháng kế toán tiền lương tổng hợp số giờ của từng người và doanh thu của từng xưởng trong tháng. Trên cơ sở đơn giá tiền lương được giao là 400 đ / 1000 doanh thu, kế toán tiến hành tính quỹ lương của xưởng, đội đó trong tháng. Sau đó trên cơ sở hệ số lương cấp bậc và số ngày thực tế kế toán tiến hành tính lương cho từng người. Lương toàn Xưởng = Doanh thu x Đơn giá Lương công nhân = Số điểm cá nhân x Tiền một điểm Tổng lương toàn xưởng Tiền một = …………………………. điểm Tổng điểm toàn xưởng Giờ thực hiện x Hệ số công việc Điểm = ……………………………………. Ngày công thực tế Hệ số công việc = Hệ số cấp bậc x Hệ số cấp bậc thấp nhất Hệ số công việc phản ánh mức độ phức tạp của công việcđã được xác định theo một thang phức tạp kỹ thuật của một nghề hoặc một nhóm nghề, mức độ phức tạp này thể hiện trên yếu tố công nghệ, sản xuất và thể hiện ở các chức năng lao động. Cụ thể, trong tháng 1/ 2009 Doanh thu của Đội I là: 79.587.243 đ Lương của toàn đội là: 79.587.243 x 0,400 = 31.834.897,2 đ Tổng số ngày công thực tế là: 582 ngày Bảng số 2-1 Đội I Bảng phân phối lương ( Tháng 1/ 2009 ) STT Họ và Tên Cấp Ngày Giờ Hệ số Điểm Số tiền bậc công công công (đồng) lương thực thực việc tế tế (giờ) Nguyễn Đức Thắng 2,06 27 216 1,41 11,28 1.016.740 Bùi Ngọc Đại 1,72 26 208 1,19 9,52 858100 Phạm Gia Linh 2,06 27 216 1,41 11,28 1.016.740 Phạm Nhật Minh 1,72 25 200 1,19 9,52 858100 Lê văn Hùng 1,46 26 208 1,00 8,00 721090 Nguyễn Thị Phương 1,72 27 216 1,19 9,52 858100 Vũ Bích Ngọc 1,58 27 216 1,08 8,64 778780 Trần Văn Tuấn 1,72 25 200 1,19 9,52 858100 Lê Thành Lộc 1,62 27 216 1,11 8,88 800410 ……………. Cộng 582 4656 26,82 214,56 19.339.700 Cách tính lương cho từng người như sau: Hệ số lương cấp bậc thấp nhất trong Đội I là: 1.46 Hệ số công việc của anh Thắng là: 2,06 / 1,46 = 1,41 Điểm của anh Thắng là: 1,41 x 216 / 27 = 11,28 Tiền một điểm là: 19.339.700 / 214,56 = 90.136,6 đ Lương của anh Thắng trong tháng là: 11,28 x 90.136,6 đ = 1.016.740 đ Tương tự ta có thể tính lương cho từng người Tiền lương sản phẩm có thưởng: là sự kết hợp tiền lương sản phẩm trực tiếp với tiền lương khi người lao động hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu quy định. Tiền lương sản phẩm lũy tiến: là hình thức trả lương cho CNV gồm tiền lương chính theo sản phẩm lao động thực tế và tiền thưởng tính theo tỷ lệ lũy tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động đã quy đinh. Công thức tính: Tổng TL SP lũy tiến = ( Đơn giá lương SP x Số SP HT ) + ( Đơn giá lương SP x Số lượng SP vượt kế hoạch x Tỷ lệ tiền lương ) Định mức thưởng theo tỷ lệ lũy tiến sản phẩm của Công ty + Sản lượng vượt định mức 5% 20% trả thêm 20% ĐG lương SP + Sản lượng vượt định mức 21% 30% trả thêm 25% ĐG lương SP + Sản lượng vượt định mức 31% 40% trả thêm 75% ĐG lương SP + Sản lượng vượt định mức > 41% được tính gấp đôi ĐG lương SP Ví dụ 2: Công ty đã xác định mức lao động cho công nhân Nguyễn Văn Toàn thợ bậc 4/7 là 300 sản phẩm/ tháng, đơn giá tiền lương trả cho 1 sản phẩm là 400đ/ 1 Sp. Trong tháng 1 công nhân Trần Văn Tuấn thợ bậc 4/7 thực tế sản xuất được 400 Sp. Vậy, trích tiền lương cho anh Trần Văn Tuấn được trả như sau: Tổng SP vượt - Tổng SP định mức Tỷ lệ vượt định mức = ……………………………………… x Tổng sản lao động Tổng SP định mức phẩm vượt 400 - 300 Tỷ lệ vượt = ………………… x 100 = 33,3% định mức 300 Tỷ lệ vượt định mức là 33,3% nên tỷ lệ tiền lương lũy tiến tương ứng là 75%. Số tiền Trần Văn Tuấn được lĩnh là: ( 400 Sp x 400đ/ Sp ) + ( 100 Sp x 400đ/ Sp x 75%) = 190.000đ Lương sản phẩm lũy tiến khích lệ mạnh mẽ việc tăng năng suất lao động, hình thức này được áp dụng ở những khâu trọng yếu mà việc tăng năng suất lao động có tác dụng thúc đẩy năng suất ở các khâu khác nhau trong thời điểm chiến dịch kinh doanh để giả quyết kịp thời thời gian quy định… Tuy nhiên hình thức này cũng có những hạn chế là dẫn đến khả năng tăng tốc độ tăng của tiền lương bình quân nhanh hơn tốc độ tăng của năng suất lao động. Vì vậy khi sản xuất đã ổn định các điều kiện nêu trên khong còn cần thiết thì cần chuyển sang hình thức tiền lương sản phẩm bình thường. Trường hợp tiền lương sản phẩm là kết quả lao động của tập thể công nhân, kế toán sẽ chia lương cho từng công nhân theo phương pháp hợp lý: Trường hợp tiền lương sản phẩm là kết quả lao động của tập thể công nhân, kế toán sẽ chia lương cho từng công nhân theo phương pháp hợp lý: *. Quỹ tiền lương của Công ty: Tiền lương là đòn bẩy kinh tế mạnh mẽ nhất đối với người lao động nếu như nó được sử dụng một cách hợp lý, phù hợp với thực tế của từng đơn vị sản xuất kinh doanh. Việc quản lý lao động tiền lương phải bảo đảm sự tương xứng tiền lương, thưởng, năng suất lao động, chất lượng công việc của từng cá nhân. Muốn vậy việc tính toán tiền lương, trả lương, thưởng phải xác định cụ thể thông qua các chỉ tiêu để tính quỹ lương và phân phối quỹ lương. Công ty xác định quỹ lương dựa trên doanh thu và đơn giá tiền lương. Do hoạt động của Công ty mang tính chất không ổn định nên đơn giá tiền lương được xác định dựa vào tổng doanh thu. Hàng năm Công ty xác định nhiệm vụ kế hoạch bằng chỉ tiêu tổng doanh thu để xác định đơn giá tiền lương. Sau khi xây dựng đơn giá tiền lương. Đơn giá tiền lương được duyệt mới là căn cứ để xác định quỹ lương. Quỹ lương = Doanh thu x Đơn giá tiền lương năm kế hoạch Bảng số 2-2 Bảng tổng hợp tình hình sử dụng quỹ lương TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm Tỷ lệ 2008 2009 1 Quỹ tiền lương Triệu đ 1780,1 2137,9 120,1 2 Số lượng lao động Người 155 173 111,61 3 Doanh thu Triệu đ 30717,77 37169,53 112 4 Chi phí kinh doanh Triệu đ 30283,20 36642,68 121 5 Tổng LN trước thuế Triệu đ 434,56 526,85 153 6 Thu nhậpBQ tháng Nghìn đ 1001,68 1060,68 105,9 7 Tỷ lệ TL/ Tổng chi phí % 5,88 5,83 8 Tỷ lệ TL/ Doanh thu % 5,80 5,75 Qua bảng số liệu ta thấy: tổng quỹ tiền lương năm 2009 so với năm 2008 tăng 20,1% kéo theo thu nhập BQ tháng của người lao động tăng 5,9%, như vậy là tương đối tốt. Tỷ lệ doanh thu năm 2008 so với 2009 là 122% trong khi đó chi phí kinh doanh là 121% chứng tỏ hiệu quả sử dụng của Công ty ngày càng cao làm cho lợi nhuận càng tăng. Hơn nữa, tỷ lệ tiền lương trong tổng chi phí năm 2009 giảm 0,05 % so với năm 2008. Tỷ lệ tiền lương trên doanh thu năm 2009 giảm 0,05 %, chứng tỏ năng suất lao động của người lao động ngày càng cao. Tình hình sử dụng quỹ lương cuả Công ty là tương đối tốt. Công ty chia lương thành 80% để trả cho CBCNV trong năm. Mỗi tháng Giám đốc sẽ quyết định hệ số năng suất cao hay thấp theo kết quả sản xuất kinh doanh: 12% để dự phòng năm sau, 8% trả thêm năng suất cho CBCNV làm tốt công việc và đạt kết quả cao trong sản xuất kinh doanh. 2. Kế toán tổng hợp tiền lương Tiền lương của CNV trong Công ty được tập hợp theo dõi trên tài khoản 334, bao gồm tiền lương của CNV sản xuất trực tiếp và tiền lương của bộ phận quản lý, các phòng ban. Khoản tiền lương này bao gồm lương chính và lương phụ của từng bộ phận và được hạch toán vào Chi phí sản xuất, dựa trên cơ sở chứng từ ban đầu khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ 2-2: Kế toán tổng hợp tiền lương TK 333,141 TK 334 TK 622,627,642,641 (4b) TK 338 (4) (3a) TK 622 (4a) TK 338 (7) (6) TK 111,112 (10) (11) TK431 TK 335 (8) (3b) TK 338 (2) (1) (5) TK 111,112 (9) (1) Tiền lương phải trả cho công nhân viên trong Công ty (2) Số tiền thưởng phải trả cho nhiệm vụ từ quỹ khen thưởng (3a) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ - phần tính trừ vào chi phí sản xuất kinh doanh (3b) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ - phần tính trừ vào thu nhập của công nhân viên (4)- Tính BHXH phải trả cho CNV (5)- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV (6)- Thanh toán tiền lương, tiền công, BHXH, tiền thưởng cho CNV (7)- Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT cho cấp trên và chi tiêu KPCĐ (8)- Cuối kỳ kết chuyển tiền lương CNV đi vắng chưa lĩnh (9)- Trích trước tiền lương nghỉ phép của CNV trực tiếp sản xuất (10)- Số tiền lương trực tiếp phải trả Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả CNV và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên Bảng phân bổ tiền lương. 3. Kế toán chi tiết tiền lương a. Tổ chức hạch toán lao động Chỉ tiêu số lượng lao động của Công ty được phòng tổ chức – hành chính theo dõi, ghi chép trên các sổ sách lao động. Căn cứ vào số lao động hiện có của Công ty bao gồm cả số lượng lao động dài hạn và tạm thời, cả lao động trực tiếp và gián tiếp; lao động ở bộ phận quản lý và lao động ở bộ phận sản xuất kinh doanh. Phòng tổ chức – hành chính lập các sổ danh sách lao động cho từng khu vực ( khối quản lý và khối sản xuất ) tương ứng với các Bảng thanh toán lương sẽ lập cho mỗi nhóm nhân viên ở mỗi khu vực. Mọi biến động về lao động đều được ghi chép vào sổ sách lao động làm căn cứ cho việc tính lương và các chế độ khác cho người lao động. Ví dụ: mẫu sổ số 01 Công ty CP vật liệu Xây dựng Văn Giang Danh sách lao động lập 03/ 2009 STT Họ và tên Cấp bậc Ghi chú 1 Nguyễn Văn Tuấn 5,72 2 Đỗ Quốc Đạt 4,5 … 172 Dương Minh Đức 1,78 173 Ngô Văn Quang 1,78 Kèm theo 173 hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc ( Ký tên ) ( Ký tên ) Sổ danh sách lao động của Công ty gồm 4 cột Cột 1: Ghi thứ tự Cột 2: Họ và tên Cột 3: Theo dõi cấp bậc CNV Cột 4: Ghi chú Trướng hợp nhân viên hưởng lương khoán không tham gia đóng BHXH, BHYT thì cột này không được theo dõi hệ số cấp bậc mà ghi “ HĐ ’’ nghĩa là lương khoán theo hợp đồng. Công ty CP vật liệu Xây dựng Văn Giang Danh sách lao động lập 3/ 2009 Tổ lắp ráp 1 STT Họ và tên Cấp bậc Ghi chú 1 Trần Văn Hải 2,3 2 Nguyễn Văn Chất 1,46 … 21 Phạm Văn Toàn 3,28 22 Nguyễn Thành Lộc 1,78 Kèm theo 22 hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc ( Ký tên ) ( Ký tên ) Tổ lắp ráp 2 STT Họ và tên Cấp bậc Ghi chú 1 Nguyễn Huy Hoàng 3,48 2 Lê Mạnh Hùng 2,50 … 29 Trần Văn Hòa HĐ Lương khoán 30 Nguyễn Văn Tùng HĐ Lương khoán Kèm theo 30 hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc ( Ký tên ) ( Ký tên ) Phòng Tài chính – Kế toán STT Họ và tên Cấp bậc Ghi chú 1 Nguyễn Thị Thanh 3,28 2 Vũ Văn Tuấn 2,5 … 11 Nguyễn Minh Chính 2,52 12 Lê Hồng Trang 2,48 Kèm theo 12 hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc ( Ký tên ) ( Ký tên ) *. Hạch toán sử dụng thời gian lao động Việc hạch toán lao động tiền lương diễn ra theo quá trình từ dưới lên trên. Từ việc theo dõi tình hình đi làm của CNV được ghi vào Bảng chấm công có mẫu sẵn ( tại mỗi phòng ban, tổ đội ). Thời gian làm việc thực tế, nghỉ việc của CBCNV ở các phòng ban được ghi chép trong bảng. Cuối tháng Bảng chấm công được gửi lên phòng tổ chức duyệt rồi chuyển sang phòng Kế toán để tính lương. Khi nhận Bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính tiền lương cho từng người, đồng thời lập bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt sẽ là căn cứ để thủ quỹ thanh toán tiền lương. Sau đó kế toán tiền lương tập hợp các chứng từ này để phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng. Sơ đồ 2 – 3: Bảng chấm công ở các nhóm thuộc các đội ở các nhóm sản xuất được theo dõi cũng theo tháng nhưng phải đến khi hoàn thành công việc được giao thì Bảng chấm công mới được tập hợp để tính ngày lao động của từng người, số tiền lương khoán sau đó sẽ được chia cho mọ người căn cứ vào số ngày công thực tế của mỗi công nhân thể hiện trên Bảng chấm công. Bộ phận CNV hưởng theo lương khoán công việc thì mức lương khoán đã được tính cho tháng làm việc nên Công ty không thời gian sử dụng lao động của số CNV này. Trường hợp CBCNV nghỉ việc do ốm đau, thai sản,… phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo quy định: ốm= “ ô”, con ốm = “ C.ô”, thai sản = “ T”…trường hợp nghỉ phép “P” thì ở Công ty chỉ cần CNV báo trước cho người chấm công thì ngày nghỉ của họ được ghi là “P”. Cụ thể như, trên Bảng chấm công tháng 1 của bộ phận lắp máy cơ điện các ngày từ 30/1 đến 31/1 ngày công nghỉ ốm của anh Phạm Nhật Minh có chứng từ kèm theo là giấy khám của bệnh viện như sau: ( Kèm theo giấy xin nghỉ “ Ô” trước một ngày ) PHIẾU KHÁM BỆNH Họ và tên: Phạm Nhật Minh Địa chỉ: Công ty CP VL xây dựng Văn Giang Khoa khám bệnh: Tai, Mũi, Họng Chuẩn đoán: cắt abiđan Ngày nghỉ theo quy định: hai ngày Ngày 29/1/2009 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị: Đội I Độc lập - tự do – hạnh phúc Bảng chấm công tháng 1/ 2009 Họ Tên Bậc Lương Những ngày trong tháng Quy ra để tính lương 1 2 3 4 5 … 27 28 29 30 31 Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ hưởng lương 100% Nghỉ hưởng BHXH Nghỉ không lương Nguyễn Đức thắng 2,06 + + + + CN + + + + + 27 Bùi ngọc Đại 1,72 + + + + CN + + + + + 26 Phạm gia Linh 1,72 + + + + CN + + + + + 25 Phạm Nhật Minh 1,72 + + + + CN + + + + + 27 Lê Văn Hùng 1,46 + + + + CN + + + + + 24 Phụ trách đơn vị Ngày 31/ 01/ 2009 Phụ trách bảng chấm công Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị: Phòng TCKT Bảng chấm công tháng 1/ 2009 Họ Tên Bậc Lương Những ngày trong tháng Quy ra để tính lương 1 2 3 4 5 6 7 … 29 30 31 Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ hưởng lương 100% Nghỉ hưởng BHXH Nghỉ không lương Nguyễn Thị Thanh 3,28 + + + + + + CN + + + 22 2 Vũ Duy Tuấn 2,50 + + + + + + CN + + + 27 Nguyễn Thị Minh Chính 2,02 + + + + + + CN + + + 12 15 Lê Hồng Trang 1,97 + + + + + + CN + + + 23 4 Hoàng Anh Tuấn 2,78 + + + + + + CN + + + 25 2 … 2,74 + + + + + + CN + + + 27 Phụ trách đơn vị Ngày 31/01/ 2009 Phụ trách bảng chấm công *. Hạch toán kết quả lao động Công ty áp dụng hình thức thưởng định kỳ hàng năm, dựa trên sự chuyên cần làm việc trong năm, cuối năm Công ty tiến hành bình bầu công khai, dân chủ xếp mức loại thưởng: Loại xuất sắc: hệ số 1,2 Loại A: hệ số 1,0 Loại B: hệ số 0,8 Loại C: không được thưởng Mỗi năm được thưởng ở các mức khác nhau. Năm 2009 được thưởng một tháng lương, tính như sau: Tiền thưởng = Tiền lương cơ bản 1 tháng x hệ số x 1 Cụ thể, tại Tổ lắp ráp 1: Bảng thanh toán tiền thưởng ( năm 2009 ) STT Họ và tên Đạt loại Mức lương Tiền lương Tiền thưởng thưởng cơ bản 1 quy đổi được hưởng tháng theo hệ số 1 Trần Đức Hải Xs- 1,2 792.772 951.326,4 951.326,4 2 Nguyễn Văn Chất Xs-1,2 576.282 461.025,6 461.025,6 3 Nguyễn Huy Hoàng B- 0,8 682.046 682.046 682.046 4 Phạm Thị Hương A- 1,0 707.723 707.723 707.723 5 Lê Hồng Minh Xs- 1,2 701.327 841.592,4 841.592,4 6 Trần Thị Mai A- 1,0 720.609 720.609 720.609 … …………… 8 Đặng Minh Tuấn A- 1,0 658.755 658.755 658.755 Tổng 11.029.128 11.646.759 11.646.759 Kế toán hạch toán tiền thưởng: Nợ TK 4311: 11.646.759 Có TK 334: 11.646.759 Còn lại với những CNV giao khoán lương ( VD: bảo vệ 2.000.000đ ) thì chứng từ ban đầu để hạch toán là Hợp đồng nhân công. Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán với người nhận khoán về công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Cụ thể: Công ty CP vật liệu xây dựng Văn Giang ký hợp đồng nhân công giao khoán cho Nguyễn Văn Hùng lương bảo vệ 2.000.000đ/ tháng HỢP ĐỒNG NHÂN CÔNG Công ty CP vật liệu xây dựng Văn Giang Hôm nay ngày 3/1/2009 chúng tôi gồm Bên A: Nguyễn Văn Chanh – Người sử dụng lao động Chức vụ: Giám đốc Bên B: Nguyễn Văn Hùng – Người lao động Số CMND: 012121216 – cấp ngày 20/02/1989 Hai bên cùng ký kết hợp đồng lao động với nội dung như sau: Điều 1: Trách nhiệm của bên B Chịu trách nhiệm về an ninh tại Công ty Chấp hành nội quy và quy định chung của Công ty Điều 2: Trách nhiệm của bên A Trả lương tháng đúng hạn ( vào cuối tháng ) Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên Điều 3: Số tiền lương khoán: 2.000.000đ / tháng Điều 4: Cam kết chung Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc những điều khoản đã ghi trong hợp đồng, nếu bên nào làm sai bên đó sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. Bên A Bên B ( Ký tên ) ( Ký tên ) b. Tính lương Công việc tính lương được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Công ty. Trước khi tính lương, kế toán lập các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và kiểm tra tính hợp lý của toàn bộ số chứng từ này để làm căn cứ tính lương. Tính lương cho CBCNV áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Nguyễn Thị Thanh- Trưởng phòng: trong tháng 1 chị Thanh có đi công tác 2 ngày và 22 ngày công. Lương của chị Thanh gồm: 730.000 x 3,28 22 ngày công = …………… ……. x 22 = 2.194.867 đ 24 Hai ngày đi công tác được hưởng 100% lương: 730.000 x 3,28 ……………….. … x 2 = 199.533 đ 24 Tổng lương của chị Thanh là: 2.194.867 + 199.533 + 84.000 = 2.394.484 đ 2. Lê Hồng Trang: Trong tháng có 10 ngày công và 17 ngày đi học, lương của chị Trang gồm: 730.000 x 2,02 10 ngày công = …………………… x 10 = 614.416,67 đ 24 17 ngày đi học được hưởng 70% lương: 730.000 x 2,03 70% x …………………… x 17 = 1.049.679,17 đ 24 Tổng lương của chị Trang là: 614.416,67 + 1.049.679,17 = 1.664.09584 đ II. Thực trạng kế toán các khoản trích theo lương 1. Thủ tục và chứng từ trích theo lương Căn cứ vào các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương: Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( mẫu số 03 – LĐTL ), Biên bản điều tra tai nạn lao động ( mẫu số 09 – LĐTL ), Kế toán tính ra tiền trợ cấp BHXH phải trả CNV và phản ánh vào Bảng thanh toán BHXH ( mẫu số 04 – LĐTL ). Đối với các khoản tiền thưởng của CNV, kế toán cần tính và lập Bảng thanh toán tiền thưởng để theo dõi và chi trả theo chế độ quy định đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ tài chính quy định. Kết quả tổng hợp thanh toán được phản ánh trong Bảng phân bố tiền lương và các khoản trích theo lương. 2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất Trích BHXH, BHYT, CPCĐ tính vào thu nhập của CNV BHXH phải trả cho CNV 3. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương Cách tính lương BHXH, BHYT trích bằng cách khấu trừ lương của nhân viên văn phòng Công ty 5% BHXH, 1% BHYT khấu trừ lương những nhân viên có tham gia nộp bảo hiểm đồng thời trích 15% BHXH, 4% BHYT còn lại tính vào chi phí nhân viên quản lý tương ứng. Những khoản trợ cấp cho người lao động tại Công ty trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… ( hưởng BHXH ) được tính toán trên cơ sở mức lương hàng của họ, thời gian nghỉ ( có chứng từ hợp lệ ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được hưởng BHXH, kế toán Công ty ( hạch toán kế toán ở đơn vị trực thuộc tùy thuộc đối tượng nghỉ thuộc bộ phận nào quản lý ) lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH ở các đơn vị trực truộc thì các đơn vị này gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để lập Bảng thanh toán BHXH cho CNV. Các chứng từ này sẽ là chứng từ để Công ty thanh toán với cơ quan BHXH. Các mẫu biểu thanh toán BHXH cho CNV như sau: Tên cơ sở y tế Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Bệnh viên Đa khoa Hưng Yên Số 22 Họ và tên: Nguyễn Anh Hào Tuổi 31 Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Lý do nghỉ việc: viêm xoang cấp Số ngày cho nghỉ: 07 ngày ( Từ ngày 3/ 1/ 2009 đến hết ngày 10/ 1/ 20009 ) Xác nhận của đơn vị Ngày 3/ 1/ 2009 Số ngày được nghỉ: 07 ngày Y bác sĩ KCB ( Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) ( Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mặt sau: Phần BHXH Số sổ BHXH: 1120 Số ngày được nghỉ BHXH: 07 Lũy kế ngày nghỉ cùng chế độ 07 ngày Lương tháng đóng BHXH: 2.18 Lương bình quân ngày: 30.416,67 đ Tỷ lệ phần trăm hưởng BHXH : 75% Số tiền hưởng BHXH : 160.230. Cán bộ cơ quan BHXH đơn vị Ngày 10/01/2009 (Ký, họ tên) Kế toán BHXH Giấy chứng nhận hưởng BHXH của anh Hào có xác nhận hợp pháp của bác sỹ, bệnh viện đề nghị cho nghỉ 07 ngày . Anh Hào có bậc lương là 2,18.như vậy số tiền anh Hào được hưởng như sau: Tiền 730.000 x 2,18 hưởng BHXH = …………………… x 7 x 0,75 = 348.118.748 đ 24 Trên cơ sở đó kế toán lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho anh Hào: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH ( Nghỉ ốm – Trông con ốm – Thực hiện kế hoạch hóa ) Họ và tên: Nguyễn Anh Hào Nghề nghiệp: Kỹ sư cơ khí Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Thời gian đóng BHXH: 08 năm Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 2,18 Số ngày được nghỉ: viêm xoang cấp – 07 ngày Trợ cấp: Mức 75% x 7 ngày = 160.230 đ Mức 100% x 0 ngày = 0 đ Cộng: 160.230 đ Bằng chữ: một trăm sáu mươi đồng hai trăn ba mươi ngàn Ngày 10/ 1/ 2009 Kế toán Ban chỉ huy C.Ty Thủ trưởng đơn vị Từ các giấy nghỉ của bệnh viện, phiếu nghỉ hưởng BHXH vaBangr thanh toanscuar phòng hành chính kế toán BHXH của Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán. *. Tài khoản sử dụng để hạch toán BHXH, BHYT Để hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT kế toán bảo hiểm Công ty sử dụng các tài khoản cấp 2: TK 3383, TK 3384 TK 3383: Bên Nợ: + BHXH phải trả cho người lao động + BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý Bên Có: Trích BHXH vào chi phí quản lý + Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động + Báo nợ BHXH của các đối tượng phải thu Số dư bên Nợ: BHXH vượt chi Số dư bên Có: BHXH chưa nộp TK 3384: Bên Nợ: Nộp BHYT Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí quản lý + Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động + Báo nợ BHYT của các đối tượng phải thu Số dư bên Có: BHYT chưa nộp Nghiệp vụ hạch toán lương Căn cứ vào số liệu của bảng phân bổ và bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phất sinh. Chi phí công nhân trực tiếp Công ty hạch toán vào : Nợ TK 622 Có TK 334 Kế toán ghi vào Nhật ký chung với số tiền là 150.527.307 đ trong đó: cho các công trình là 123.042.867 đ và cho sản phẩm là 27.484.440đ. Căn cứ vào lương thực tế, lương cấp bậc trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào giá thành sản phẩm: KPCĐ trích the tỷ lệ 2% lương thực tế: = 15.527.307 x 2% = 3.105.461,4 BHXH trích 15% lương cấp bậc: = 89.017.822 x 15% = 13.352.673,3 BHYT trích 2% lương cấp bậc: = 89.017.822 x 2% = 17.803.564,4 Kế toán hạch toán vào : Nợ TK 622 Có TK 338 Kế toán vào Nhật ký chung với số tiền là 18.143.575 đ Tổng các khoản tính vào giá thành theo lương của công nhâ trực tiếp sản xuất là: 168.670.882 đ . Chi phí quản lý Công ty hạch toán tính vào TK 627, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương của các bộ phận quản lý tổng hợp lại số lương phải trả cho CNV và ghi sổ theo định khoản: Phản ánh số lương phải trả thực tế, kế toán vào Nhật ký chung ghi: Nợ TK 627 Có TK 334 với số tiền: 9.341.043 đ Căn cứ vào lương cấp bậc, lương thực tế trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào giá thành sản phẩm theo tỷ lệ quy định: KPCĐ trích theo 2% theo lương thực tế: 9.341.043 x 2% = 1.868.208,6 - BHXH trích theo tỷ lệ 15% lương cấp bậc: 5.617.185 x 15% = 842.577,75 - BHYT trích theo tỷ lệ 2% lương cấp bậc: 5.617.185 x 2% = 1.123.437 Kế toán phản ánh vào Nhật ký chung ghi: Nợ TK 627 Có TK 338 với số tiền: 1.141.741 đ Tổng số các khoản tính vào giá thành theo lương của CNV phải trả cho các CBCNV trực thuộc các phòng ban quản lý Công ty. Tháng 1/ 2009, tổng số lương phải trả cho bộ phận nhân viên quản lý của Công ty là: 74.109.195 đ và được kế toán phản ánh vào Nhật ký chung ghi:  Nợ TK 642 Có TK 334 với số tiền : 74.109.195 đ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định Trích KPCĐ 2% theo lương thực tế = 74.109.195 x 2% = 1482183 đ Trích BHXH 15% lương cấp bậc = 50.256.690 x 15% = 7538530 đ Trích BHYT 2% lương cấp bậc = 50.256.690 x 2% = 1005566 đ Tổng các khoản tính vào chi phí quản lý theo lương của CNV quản lý là: 84.134.763 đ - Căn cứ vào số BHXH phải trả trực tiếp cho CBCnv trong toàn Công ty, kế toán vào Nhật ký chung ghi: Nợ TK 138 Có TK 334 với số tiền 431.212 đ Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhaapjcuar CNV như tạm ứng, BHXH 5%, BHYT 1%, kế toán vào Nhật ký chung ghi: Nợ TK 334 Có TK 141, 338 với số tiền: 116.870.325 đ Thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho CBCNV trong tháng , kế toán vào Nhật ký chung ghi:  N ợ TK 334 Có TK 111 với số tiền : 117.107.218 đ Trong tháng, toàn bộ số BHXH trích nộp là 36.222.546 đ, BHYT là 5.808.940 đ, KPCĐ là 4.679.530 đ Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi: Nợ TK 338 ( 3382, 3383,3384 ): 46.711.036 Có TK 111: 46.711.036 Khi cán bộ cơ sở duyệt sẽ gửi tiền về cho Công ty trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 111: 431.212 Có TK 138 ( 1388 ): 431.212 Khi Công ty thanh toán số BHXH phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 334: 431.212 Có TK 111: 431.212 Hàng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động ở các bộ phận để tính lương xong trước ngày cuối tháng, làm căn cứ để trả lương cho CBCNV. Với hình thức áp dụng là Nhật ký chung nên Công ty sử dụng hệ thống sổ tổng hợp là Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các TK 334,338. Từ bảng tổng hợp thanh toán lươngtoàn Công ty và bảng phân bổ tiền lương, kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 334, 338. Bảng số 2-3: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN VLXD VĂN GIANG BỘ PHẬN: PHÒNG TCKT BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2009 Mẫu số: 02- LĐTL Ban hành theo quyết định số 141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Đơn vị: Đồng TT Họ và tên Bậc lương Lương SP Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng ......% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số Tạn ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Thị Thanh 3,28 25 1.304.545 2 104.363 84.000 1.492.908 600.000 57.400 11.480 68.880 924.028 2 Vũ Duy Tuấn 2,5 27 1.073.864 63.000 1.136.863 350.00 43.750 8.750 52.500 634.363 3 Nguyễn Minh Chính 2,02 12 385.636 15 337.431 723.067 500.000 35.350 7.070 42.420 380.647 4 Lê Hồng Trang 1,97 23 720.840 4 94.022 814.862 400.000 34.475 6.895 41.370 573.492 5 Trần Thanh Hoa 2,74 27 1.176.955 1.176.954 450.000 47.950 9.590 57.540 769.414 6 Hoàng Anh Tuấn 1,78 25 707.954 2 46.927 754.881 200.000 31.150 6.230 37.380 417.501 7 Lê Kim Dung 2,48 27 1.065.273 1.065.272 400.000 43.400 8.680 52.080 613.192 8 Nguyễn Thị Thuỷ 2,02 27 867.681 867.681 250.000 35.350 7.070 42.420 525.261 9 Lâm Thị Hồng 1,78 27 764.590 764.590 150.00 31.150 6.230 37.380 477.210 10 Chu Đức Toàn 2,06 27 884.863 884.863 250.000 36.050 7.210 43.260 491.603 11 Cao Thị Chính 2,52 27 1.082.455 1082.454 600.000 44.100 8.820 52.920 629.534 12 Hoàng Thu Trang 2,48 27 1.065.273 1.065.272 300.000 43.400 8.680 52.080 613.192 Cộng 301 11.099932 4 151.290 15 337.431 4 94.022 147.000 11.829.675 4.450.000 483.525 96.705 580.230 6.799.445 Trưởng phòng tài chính kế toán Giám đốc Bảng số 2-4: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN VLXD VĂN GIANG BỘ PHẬN: Đội I BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2009 Mẫu số: 02- LĐTL Ban hành theo quyết định số 141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Đơn vị: Đồng TT Họ và tên Bậc lương Lương SP Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng ..% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số Tạn ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Đức Thắng 2,06 27 1.016.740 84.000 1.016.740 300.000 26.546 5.309 31.855 668.885 2 Bùi Ngọc Đại 1,72 26 858.100 858.100 400.000 21.344 4.269 25.613 432.487 3 Phạm Gia Linh 2,06 27 1.016.740 1.016.740 400.000 26.546 5.309 31.855 484.885 4 Phạm Nhật Minh 1,72 25 858.100 2 34.009 858.100 250.000 20.525 4.105 24.630 517.479 5 Lê Văn Hùng 1,46 24 721.090 721.090 350.000 16.724 3.345 20.039 351.021 6 Nguyễn Thị Phương 1,72 27 558.100 558.100 200.000 22.165 4.433 26.598 431.502 7 Vũ Bích Ngọc 1,58 27 778.780 778.780 300.000 20.360 4.072 24.432 454.348 8 Trần Văn Tuấn 1,72 26 858.100 858.100 400.000 20.525 4.105 24.630 433.470 9 Lê Thành Lộc 1,48 23 728.304 4 58.527 786.831 350.000 20.876 1.175 25.051 411.780 10 Hoàng Văn Huy 1,62 27 800.410 800.410 300.000 20.876 4.175 25.051 375.359 .... ....... ....... ..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... 22 Nguyễn Trần Anh 800.410 800.410 450.000 16.246 3.249 19.495 430.915 Cộng 19.339.700 6 92.536 19.516.236 7.700.000 451.585 90.317 541.902 11.274.334 Trưởng phòng tài chính kế toán Giám đốc Bảng số 2-5: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN VLXD VĂN GIANG BỘ PHẬN: Đội II BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2009 Mẫu số: 02- LĐTL Ban hành theo quyết định số 141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Đơn vị: Đồng TT Họ và tên Bậc lương Lương SP Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng vịêc hưởng ..% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số Tạn ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Đức Hải 2,3 27 989.942 84.000 1.073.492 500.000 29.639 5.928 35.567 538.375 2 Nguyễn Văn Chất 1,46 26 773.452 773.452 400.000 18.184 3.763 21.947 351.505 3 Nguyễn Anh Hào 2,02 27 849.796 2 160.230 878.719 400.000 24.102 4.820 28.922 449.797 4 Nguyễn Thị Huế 1,97 25 904.983 904.893 450.000 25.386 5.077 30.463 424.430 5 Lê Hồng Minh 2,02 24 883.787 883.787 400.000 25.066 5.013 30.079 453.708 6 Nguyễn Văn Quang 2,02 27 917.779 917.779 450.000 26.030 5.206 31.236 436.543 7 Phạm Hồng Sơn 1,78 27 824.224 824.224 350.000 22.088 4.418 26.506 447.718 8 Võ Trường Thành 3,28 26 1.050.477 2 64.854 1.113.095 600.000 39.136 7.827 46.963 566.132 9 Trần Thị Mai 3,28 23 1.196.496 1.196.496 40.702 8.140 48.842 547.654 …. ………………… .... ………………....... ....... ..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... 22 Nguyễn Minh Tiến 1,78 27 855.925 855.925 400.000 22.938 4.587 27.525 428.400 Cộng 578 18.060.200 4 125.084 84.000 18.248.995 6.500.000 551.439 110.288 Trưởng phòng tài chính kế toán Giám đốc Bảng số 2-6: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Tháng 01 năm 2009 (Đơn vị: Đồng) TT Đơn vị Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc hưởng 100% Nghỉ việc hưởng 70% Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận 1 Ban Giám đốc 3.885.900 252.000 4.137.900 2.000.000 139.892 27.978 167.870 1.970.030 2 P.TCKT 11.099.932 151.290 337.431 94.022 147.000 11.829.675 4.450.000 483.525 96.705 580.230 6.799.445 3 P.TCHC 8.603.400 147.000 8.750.400 4.000.000 293.014 63.003 356.017 4.394.383 4 P. Kế hoạch 9.112.400 147.000 9.259.400 4.700.000 287.218 66.844 354.062 4.205.338 5 Phòng kỹ thuật 5.246.700 147.000 5.393.700 2.000.000 191.905 38.381 230.286 3.163.414 6 Phòng bảo vệ 7.906.600 147.000 8.053.600 4.300.000 265.562 57.532 323.094 3.430.506 7 Phòng y tế 4.067.800 63.000 4.130.800 2.000.000 148.709 29.742 178.451 1.952.349 8 Xí nghiệp lắp ráp I 18.060.200 120.584 84.000 18.248.995 6.500.000 551.439 110.288 661.727 11.087.268 9 Xí nghiệp lắp ráp II 18.030.200 84.000 18.114.200 9.000.000 562.112 112.422 674.534 8.439.666 10 Xí nghiệp lắp ráp III 15.485.700 40.606 84.000 15.642.213 7.500.000 540.509 108.102 648.611 7.493.602 11 Xí nghiệp lắp ráp IV 16.306.300 84.000 16.390.300 7.500.000 567.170 113.434 680.604 8.209.696 12 Xí nghiệp cơ khí 18.852.800 84.000 18.936.800 8.700.000 481.725 96.345 578.070 9.658.730 13 Xí nghiệp cơ điện 19.339.700 92.536 84.000 19.516.236 7.700.000 451.585 90.317 541.902 11.274.334 Tổng 106.074.900 48.020.242 151.290 337.431 347.748 1.554.000 156.409.876 70.100.000 4.829.583 983.879 5.813.452 76.246.424 Bảng số 2-7: BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Tháng 01 năm 2009 Đơn vị: Đồng Ghi có tài khoản Ghi nợ tài khoản Nội dung Nơi sản xuất TK334 TK 338 Tổng cộng BHXH (3383) BHYT (3384) KPCĐ (3382) TK 622 CPNCTT cho sản phẩm, công trình 150.527.307 13.352.853 1.643.236 3.010.546 168.533.942 Trạm trộn 40T/h - Lai Châu Đội I 16.169.430 1.688.352 225.114 323.389 18.406.285 - Gò 15.330.105 1.661.866 221.581 306.601 17.520.153 - Hàn 18.047.032 1.643.670 219.156 360.940 20.270.798 Đội II 16.174.062 1.422.853 188.214 323.481 18.108.610 - Sơn 6.939.850 723.580 96.396 138.597 7.888.423 - Nguội 10.782.708 609.795 81.306 215.655 11.689.463 Đội III 7.558.354 704.430 93.924 151.167 8.507.870 - Cắt hơi 10.220.070 712.228 94.936 204.402 11.231.663 - Rèn 21.831.255 2.273.401 303.033 436.624 24.844.314 Công trình NHCT Hưng Yên 27.484.440 1.912.675 119.548 549.688 30.066.352 TK 627 Đội I 9.341.043 842.577 71.844 186.822 10.442.286 Đội II 12.610.913 133.375 17.784 32.218 1.794.290 Đội III 1.621.125 155.409 20.721 32.422 1.829.677 Phân xưởng cơ khí 1.523.295 158.889 21.186 30.466 1.733.836 Xí nghiệp cơ điện 1.486.170 140.332 18.981 29.724 1.675.207 1.447.430 135.114 18.015 28.968 1.630.527 1.651.110 119.457 15.927 33.022 1.819.516 TK 642 74.224.842 7.538.278 1.005.103 1.848.497 84.252.721 TK 334 7.244.508 1.475.0818 8.720.326 TK 138 (1388) 521.622 521.622 Cộng 234.614.814 28.978.216 4.196.032 4.681.866 272.470.899 Bảng số 2-8: TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 15/01 40 15/01 Chi lương Kỳ I / ngày 03 tháng 03 334 108.150.000 111 108.150.000 30/01 75 30/01 Chi lương Kỳ II/ ngày 03 tháng 03 334 117.107.218 111 117.107.218 30/01 76 30/01 Khấu trừ BHXH vào tiền lương 334 7.244.509 3383 7.244.509 30/01 76 30/01 Khấu trừ BHYT 334 1.475.818 3384 1.475.818 30/01 77 30/01 Lương phân bổ cho bộ phận quản lý 642 74.109.195 334 74.109.195 30/01 78 30/01 Lương phân bổ cho các Đội 627 9.341.043 334 9.341.043 30/01 79 30/01 Lương phân bổ cho các công trình, sản phẩm 622 150.527.307 334 150.527.307 30/01 80 30/01 Phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ cho công trình sản phẩm 622 18.143.575 338 18.143.575 Phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ cho đội I, II, III 627 1.101.243 338 1.101.243 Phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ cho bộ phận quản lý 642 10.025.566 338 10.025.566 30/01 81 30/01 Tính lương nghỉ BHXH 1383 431.212 334 431.212 Cộng chuyển trang sau Bảng số 2 – 9: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334 Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đối chiếu Số tiền Số Ngày Trang TK đối ứng Nợ Có I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh 15/01 40 15/01 Chi lương Kỳ I / ngày 03 tháng 03 5 111 108.150.000 30/01 75 30/01 Chi lương Kỳ II/ ngày 03 tháng 03 23 111 117.107.218 30/01 76 30/01 Khấu trừ BHXH vào tiền lương 10 3383 7.244.509 30/01 76 30/01 Khấu trừ BHYT vào lương 10 3384 1.475.818 30/01 77 30/01 Lương phân bổ cho bộ phận quản lý 10 642 74.109.195 30/01 78 30/01 Lương phân bổ cho các Đội 10 627 9.341.043 30/01 79 30/01 Lương phân bổ cho các công trình, sản phẩm 10 622 150.527.307 30/01 81 30/01 Tính lương nghỉ BHXH 10 1388 431.212 Cộng 233.977.546 233.977.546 Dư cuối tháng 431.212 Bảng số 2 – 10 : SỔ CÁI TÀI KHOẢN 338 Tháng 01 năm 2009 Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đối chiếu Số tiền Số Ngày Trang TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 30/01 10 30/01 Thu BHXH tháng 01 năm 2007 14 334 7.244.509 15/01 11 15/01 Thu BHYT tháng 01 năm 2007 14 334 1.475.818 30/01 80 30/01 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho bộ phận hành chính 14 642 10.025.566 30/01 78 30/01 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các Đội 14 627 1.101.243 30/01 79 30/01 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho công trình, sản phẩm 14 622 18.143.575 30/01 76 30/01 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 14 334 8.720.328 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên 46.711.036 Cộng 46.711.036 46.711.036 Dư cuối kỳ PHẦN BAHOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG I. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang 1. Hình thức kế toán Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang đang trên đà phát triển, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn. Chính vì vậy, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức này đã giúp giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ theo quan hệ đối ứng tài khoản. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành thường xuyên trên trang sổ nên cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cung như cho các yêu cầu của các bộ phận, phòng ban khác. 2. Thủ tục chứng từ sử dụng Hệ thống chứng từ và sổ sách được sử dụng phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có các chứng từ chứng minh rõ ràng, chính xác. Do những đặc thù riêng của ngành xây dựng, Công ty có sử dụng một số chứng từ và sổ sách do Công ty quy định. 3. Hệ thống sổ sách và báo cáo Hệ thống báo cáo kế toán gồm có: Báo cáo tài chính tháng, Báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính cuối năm để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua từng thời kỳ. Nhờ vào hệ thống báo cáo kế toán mà Ban quản lý điều hành Công ty biết được tình hình tăng, giảm của doanh thu để đề ra phương hướng thích hợp nhất đối với từng thời kỳ. Ngoài các báo cáo phải lập theo quy định của Bộ tài chính, Công ty sử dụng một số báo cáo khác để đánh giá tình hình thực trạng Công ty như: Đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, khả năng thị trường, đánh giá chung… Điều này đã giúp ích rất nhiều cho việc ra quyết định của ban giám đốc được kịp thời và chính xác. Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang cũng đã thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/ 2004/ NĐ- CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ. 4. Tài khoản sử dụng Ngoài các tài khoản 334, 335, 338 kế toán tiền lương còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111, 112, 138, 141, 622, 627, 641, 642… . Những tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của công nhân viên vào tài khoản tính giá thành và các tài khoản xác định kết quả kinh doanh. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong mỗi doanh nghiệp thì bộ phận kế toán là một bộ phận không thể thiếu. Hệ thống sổ sách của Công ty tương đối hoàn chỉnh, kế toán đã sử dụng hình thức trả lương rất phù hợp đối với cán bộ CNV trong Công ty, đặc biệt ở phòng kế toán được bố trí một cách khoa học, hợp lý và được phân công theo từng phần hành cụ thể, rõ ràng nên không bị chồng chéo cùng với đội ngũ cán bộ có trình độ nên đã đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển kinh doanh của Công ty. Hình thức kế toán Nhật ký chung mà Công ty áp dụng rất phù hợp với đặc điểm của Công ty và trình độ đội ngũ kế toán. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo kế toán được Công ty áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán, thanh toán lương và các khoản trích theo lương được đảm bảo đầy đủ, chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty còn một số hạn chế như: sự cập nhật của các chứng từ còn chậm, công tác giám sát, quản lý của các văn phòng vẫn cò buông lỏng nên các chứng từ cũng chưa thật hợp lý. Do vậy, Công ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả hơn, chính xác hơn. - Phân công lao động kế toán : công tác tổ chức quản lý lao động kế toán theo hình thức tập trung chuyên sâu, mỗi người phụ trách một công việc, phần hành cụ thể rõ ràng nêu công việc không bị chồng chéo cùng với đội ngũ cán bộ đều có trình độ nên đã đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển kinh doanh của Công ty. Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang chưa hoàn toàn vận dụng hình thức kế toán máy vào công tác kế toán. Cùng với việc mở rộng quy mô kinh doanh, Công ty cũng quan tâm mua sắm thiết bị máy vi tính trang bị cho phòng kế toán nhưng công việc kế toán vẫn chưa hoàn toàn làm bằng máy tính mà có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy. Để việc tính toán thuận tiện, chính xác Công ty nên áp dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán nhằm tận dụng tối đa sự tự động hóa của máy t\vi tính mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh. Để đáp ứng cho việc kiểm tra và sử dụng số liệu một cách dễ dàng, Công ty nên áp dụng , thay đổi một số mẫu sổ kế toán để hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Cụ thể như: Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản : BHXH, BHYT và KPCĐ theo quy định bằng việc lập “Bảng phân bổ tiền lương và trích Bảo hiểm xã hội”. Bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính,lương phụ và các khoản khác, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng lao động) Tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang , Bảng phân bổ tiền lương và trích Bảo hiểm xã hội không phân chia thành lương chính, lương phụ và các khoản khác mà chỉ có một cột “có TK 334” và các cột BHXH, BHYT, KPCĐ. Vì vậy trên “Bảng phân bổ tiền lương và trích Bảo hiểm xã hội” của công ty nên có thêm các cột lương chính, lương phụ và các khoản khác.Việc này nhằm mục đích kiểm tra số liệu được rõ ràng, thuận tiện cho việc tính và phân bổ các khoản cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Vậy bảng phân bổ tiền lương và trích Bảo hiểm xã hội mà Công ty nên áp dụng như biểu mẫu. Đến thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ trong công ty đặc biệt là các anh chị phòng tài chính kế toán, em đã hoàn thành chuyên đề với đề tài “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang” Trong chuyên đề này , em cũng mạnh dạn trình bày một số ý kiến để Công ty tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty. Em hy vọng rằng, trong thời gian không xa với sự nỗ lực cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty và việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán Công ty sẽ đạt được nhiều thành tích lớn hơn những gì Công ty đã đạt được. Do thời gian thực tập không nhiều, bản thân còn nhiều hạn chế trong nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế nên trong chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các cán bộ phòng tài chính kế toán của Công ty cũng như của Thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề này thực sự có ý nghĩa cả về lí luận và thực tiễn. KẾT LUẬN Công tác kế toán lao động tiền lương xà các khoản trích theo lương, được tổ chức tootssex góp phần quản lý chặt chẽ, thúc đẩy việc chấp hành các chủ trương chính sách của Nhà nước về chế độ lao động, đảm bảo tính toán phân bổ đúng đắn, chính xác các khoản tiền lương và khoản trích theo lương nhằm hạ giá thành sản phẩm tăng thu nhập cho người lao động và tăng lợi nhuận cho Công ty để Công ty ngày càng lớn mạnh hơn. Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động với những vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang sẽ đóng góp một phần vào việc giả quyết vấn đè đảm bảo công bằng trong việc trả lương, giúp Công ty tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán mới năm 2004. 2. Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, Chủ biên PGS.TS. Nguyễn Thị Đông - NXB Tài chính - Hà Nội 2008. 3. Giáo trình kế toán doanh nghiệp của Học viện Tài chính - NXB Bộ Tài chính - Hà Nội 2004. 4. Giáo trình kế toán doanh nghiệp của Đại học Kinh tế Quốc dân - NXB Bộ tài chính - Hà Nội 2004.