Chuyên đề Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh

theo yêu cầu thiết kế, dự toán. Sản phẩm của Công ty có đặc điểm là vốn đầu tư lớn, thời gian XD dài, việc tiêu thụ không qua thị trường. Vì vậy, việc vận chuyển thu mua, bảo quản, cấp phát không tốt sẽ ảnh hưởng lớn quá trình thi công xây lắp & chất lượng công trình. Từ đó đòi hỏi phải có những phương án tối ưu để vận chuyển, bảo quản, dự trữ, cấp phát VL-CCDC phù hợp. VL-CCDC xếp kho (xếp trong kho hoặc ngoài trời) đều phải gọn gàng, ngăn nắp theo chủng loại riêng biệt để dễ kiểm tra, theo dõi trong quá trình nhập xuất. Hàng phải kê cao có che đậy, đặc biệt đối với các vật tư, thiết bị ngoài trờ, các vật tư quan trọng cần có hàng rào bảo vệ. VD: - Trong quá trình bảo quản xi măng phải được để ở nơi khô ráo, thoáng mát, từng loại xi măng phải được để riêng biệt và có cùng cỡ sêri. Cứ theo một định kỳ từ 15-20 ngày sẽ đảo vị trí của từng bao để đảm bảo chất lượng. Theo nguyên tắc xi măng không được để quá 30 ngày và mỗi đợt sản xuất thì xi măng phải cùng loại, cùng cỡ sêri. - Trước khi sử dụng thì sắt thép phải được qua thí nghiệm để kiểm tra độ kéo nén và uốn. - Khi sử dụng vật liệu phải sử dụng đúng vật liệu của nhà thiết kế và chủ đầu tư. 2. Phân loại VL-CCDC Để xây dựng một công trình như cây cầu, Công ty Cầu 3 Thăng Long phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Mỗi loại có vai trò, công dụng khác nhau và tính năng lý hoá khác nhau. Để giúp cho công tác quản lý, kiểm tra và giám sát sự biến động của vật liệu một cách chặt chẽ có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất, bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, bao gồm các loại xi măng, sắt thép, đá các loại... và các thiết bị đặc chủng khác. - Vật liệu phụ: không cấu thành nên sản phẩm mới nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng của VL chính và sản phẩm, tạo điều kiện cho SX được tiến hành bình thường. VL phụ của Công ty bao gồm dầu, mỡ, sơn, que hàn, ôxy, đất đèn, nhựa đường, khí Axêtilen... - Nhiên liệu: Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như xăng, dầu chạy máy... - Phụ tùng thay thế: Là các loại chi tiết phụ tùng máy móc mà Công ty mua sắm dự trữ cho việc sửa chữa, thay thế các loại máy móc thiết bị của Công ty như: ắc quy, gioăng cao su, chổi than, dâu cu doa, cánh quạt gió... - Vật tư luân chuyển: Thép hình, cọc ván theo, thanh vạn năng... - Phế liệu thu hồi: sắt vụn, thép vụn, đầu que hàn. - CCDC: được phân loại thành từng thứ, loại khác nhau như: quần áo bảo hộ lao động, giầy mũ, dây an toàn, dụng cụ sửa chữa máy móc, bàn rentarô, mũi khoan, kìm, cờ lê... Các loại đồ điện như: công tơ, áptômát, cầu dao dây sáp, dây chì, bóng đèn, công tắc... Tuy VL-CCDC của Công ty được chia thành các loại như trên nhưng tuỳ thuộc vào quá trình sản xuất của Công ty mà có thể lúc này thì vật liệu là vật liệu chính nhưng khi chuyển sang mục đích sử dụng khác thì nó không còn là vật liệu chính nữa. Hay nói cách khác, là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà vật liệu được phân chia thành nhiều loại khác nhau. VD: Thép dùng trong kết cấu bê tông thì được coi là NVL chính, còn khi nó được sử dụng để phục vụ, hỗ trợ như ván khuôn, giàn giáo thì lại được coi là NVL phụ. 3. Đánh giá VL-CCDC Để đánh giá VL-CCDC, trước đây Công ty sử dụng hai loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. - Giá thực tế VL-CCDC mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản, phân loại trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có) và thuế. - Giá hạch toán là giá cố định được Công ty qui định đầu mỗi niên độ kế toán. Để xác định được giá hạch toán, đầu năm kế toán dựa vào giá hoá đơn của những lần nhập cuối năm trước làm cơ sở. Trên thực tế, những năm gần đây giá NVL & CCDC khá ổn định, ít biến động nên giá hạch toán thường bằng giá hoá đơn. Do đó từ năm 1998 cho đến nay Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để đánh giá VL. 3.1. Đối với VL-CCDC nhập kho: ở Công ty VL dùng cho sản xuất chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập VL-CCDC được lập và duyệt theo từng tháng, quí dựa vào kế hoạch và tiến độ sản xuất tháng quí của Công ty. Đối với VL-CCDC mua ngoài thì chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế VL-CCDC nhập kho. Nếu Công ty mua VL-CCDC mà chi phí vận chuyển do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế GTGT). Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. Trị giá thực tế VL-CCDC nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn GTGT (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có) VD: Theo hoá đơn số 104 ngày 10/1/2000, Công ty mua xi măng PC30 Chinpon của Công ty TNHH Văn Phú với số lượng 20 tấn, đơn giá là709.000đ/1 tấn, thành tiền 14.180.000 đồng. Chi phí vận chuyển số hàng trên về đến công ty là 350.000 đồng. Vậy: trị giá thực tế của xi măng nhập kho = 14.180.000 + 350.000 = 14.530.000 đồng 3.2. Đối với VL - CCDC xuất kho: Vì VL - CCDC do công ty mua ngoài là chủ yếu nên số VL - CCDC mua (nhập kho) kể cả vật liệu chính và vật liệu phụ được công ty xác định tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp giá NT-XT Trị giá thực tế VL - CCDC xuất kho = Số lượng VL - CCDC xuất kho x Đơn giá thực tế VL - CCDC nhập kho Ví dụ: phiếu nhập kho số 104 ngày 10/1/2000 nhập 20 tấn xi măng, đơn giá 709.000 đồng/tấn. Phiếu xuất kho số 130 ngày 18/1/2000 xuất 10 tấn. Vậy: Trị giá thực tế của xi măng xuất kho = 10 tấn x 709.000 đ/tấn = 7.090.000 đồng 4. Kế toán chi tiết VL - CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long: Hạch toán chi tiết VL - CCDC là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán VL - CCDC. Một đặc điểm cơ bản ở công ty Cầu 3 Thăng Long là khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khá lớn. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phức tạp. Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết VL - CCDC đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ II, việc ghi sổ được tiến hành ở 2 nơi đó là ở kho và ở phòng kế toán. Các căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) và các chứng từ khác. 4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL - CCDC a. Thủ tục nhập kho: ở công ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng vật tư thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật tư thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải được tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty được giao. Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ lưu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho. Trong trường hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phòng vật tư thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trước khi mang đi sử dụng. Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị. - Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết. - Một liên giao cho cán bộ vật tư (người cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh toán. Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long theo sơ đồ sau: Hoá đơn Kho Phòng vật tư làm thủ tục và viết phiếu nhập kho Ban kiểm nghiệm vật tư Vật liệu Ví dụ: Minh hoạ quá trình nhập kho ở công ty có các hoá đơn: Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long trong tháng 1/2000. Công ty đã mua xi măng Chifon Hải Phòng PC 30 của công ty TNHH Tân Mai - kế toán đã nhận được các chứng từ sau từ kho gửi lên: - Hoá đơn GTGT - biểu số 01 - Phiếu nhập kho - biểu số 02 Biểu số 01. Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT-3LL Ngày 10 tháng 1 năm 2000 BA 199-B No: 013651 Đơn vị bán: công ty TNHH Tân Mai Địa chỉ: 33C Cát Linh - Hà Nội Số TK: 36110089 Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sáu Địa chỉ: Công ty cầu 3 Thăng Long Số tài khoản: 73001-00011 Hình thức thanh toán: Ngân hàng đầu tư và phát triển Thăng Long Mã số: 0100104517-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng Chinpon PC 30 tấn 70 722.727 50.590.890 Cộng tiền hàng: 50.590.890 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 50.59.089 Tổng cộng tiền thanh toán: 55.650.000 Số tiền viết bằng chữ = Năm mươi lăm triệu, sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Theo chế độ của luật thuế mới, thuế GTGT áp dụng từ ngày 01-01-1999. Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ cho nên khi mua VL - CCDC đầu vào công ty phải chịu thuế GTGT, phần thuế này được viết riêng trên hoá đơn và được cộng vào tiền hàng mà công ty phải trả cho người bán. Với hoá đơn này được lấy làm căn cứ để thủ kho lập phiếu nhập kho, để kế toán tiến hành ghi sổ. * Phần giá trị vật tư mua vào được ghi trên phiếu nhập kho sẽ là giá mua chưa có thuế GTGT. Biểu số 02: Đơn vị: công ty Cầu 3 Thăng Long Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 1 năm 2000 \Mẫu số 01-VT Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Tân Mai QĐ số 1141-TC/CĐKT Theo hợp đồng số 034513 ngày 2/1/2000 của Công ty TNHH Tân Mai. 33C Cát Linh - HN Ngày 1-1-1995 của BTC Nhập tại kho: công ty Cầu 3 Số lượng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D (1) (2) (3) 4 = 2 x 3 1 Xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 tấn 70 70 722.727 50.590.890 Cộng 50.590.890 Nhập ngày 10 tháng 1 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký ghi rõ họ tên) Người giao hàng (ký ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký ghi rõ họ tên) * Phần thuế GTGT trên hoá đơn sẽ được kế toán phản ánh riêng trên sổ cái TK 133. - Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá dịch vụ, sau khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng và phiếu nhập của thủ kho gửi lên. b. Thủ tục xuất kho: Trong quá trình sản xuất, VL - CCDC được xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, có thể xuất kho VL - CCDC để phục vụ cho sản xuất, hay xuất trả người cho thuê... Do đó khi tiến hành xuất kho VL - CCDC phải tuân theo những thủ tục nhất định. Khi có nhu cầu cần dùng đến VL - CCDC các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi đưa nên phòng vật tư thiết bị. Tuỳ vào nhu cầu đó có hợp lý hay không và số lượng hiện còn ở trong kho mà phòng vật tư thiết bị sẽ làm thủ tục để xuất kho VL - CCDC. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên. - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị. - Một liên giao cho đối tượng sử dụng mang xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột thực xuất kho, đồng thời ghi vào thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho phòng kế toán. Bên cạnh đó, trước khi viết phiếu xuất kho thì VL - CCDC xuất kho phải được dựa trên thiết kế được giám đốc duyệt cho từng hạng mục công trình và đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch và tiên lượng vật tư để duyệt theo nguyên tắc: đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ % giá trị sử dụng còn lại (nếu là vật tư luân chuyển). ở kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu công cụ dụng cụ cho đối tượng cần sử dụng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất kho. Khi xuất vật tư phải đúng đối tượng, sử dụng ngay, chữ ký nhận trong phiếu xuất phải là người có trách nhiệm trước giám đốc. Đồng thời các chứng từ của phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành. Sau đây là ví dụ minh hoạ trường hợp xuất kho ở công ty. Ngày 11/1/2000 công ty xuất kho xi măng PC30 dùng vào việc đổ bê tông trục P2 cho công trình cầu Đáp Cầu, phòng vật tư thiết bị sau khi nhận lệnh xuất kho đã lập phiếu xuất kho. Đơn vị sản xuất có nhu cầu lĩnh vật tư mang phiếu xuất kho có nội dung như sau: Biểu số 03: Phiếu xuất kho Số 02/1 Mẫu số 02-VT Ngày 11tháng 1 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ: 621 Ngày 1-11-1995 của BTC Có: 152 Họ và tên người nhận hàng; chị Hương - tổ trộn trụ P2 Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất trong tháng Xuất tại kho: chị Hải Số lượng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1 Xuất kho xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 Tấn 70 70 722727 50.590.890 Cộng 50.590.890 Cộng thành tiền (bằng chữ): năm mươi triệu, năm trăm chín mươi ngàn, tám trăm chín mươi đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (ký...) Kế toán trưởng (ký...) Phụ trách cung tiêu (ký...) Người nhận (ký...) Thủ kho (ký...) 4.2. Phương pháp kế toán chi tiết VL-CCDC: Với phương pháp ghi thẻ II, việc theo dõi chi tiết nhập khẩu tìm các loại vật liệu dược tổ chức cả ở kho và ở phòng kế toán. Nội dung phương pháp này như sau: * ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại VL-CCDC được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho xếp theo từng loại, từng nhóm để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. Khi nhận chứng từ N-X VL-CCDC thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ, hàng tuần gửi các chứng từ đó cho phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho và kế toán VL-CCDC đối chiếu tình hình N-X-T kho VL-CCDC. Ví dụ. Tính thẻ kho vật liệu có tên là xi măng. Trong tháng 1, ngày 11/1/2000 công ty cầu 3 Thăng Long đã nhập kho 13.000 kg xi măng PC40 với đơn giá 811,82 đ/kg thủ kho nhận được phiếu nhập kho số 131. Cũng trong ngày, công ty đã xuất kho 10.000 kg xi măng PC 40 với đơn giá 811,42 đ/kg, thủ kho đã nhận được phiếu xuất kho số 171. Biểu số 04: Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Ngày lập thẻ 11/1/2000 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Số: 01 Ngày 1-1-1995 của BTC Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: xi măng Chinpon PC 40 Đơn vị tính: kg Mã số.... Chứng từ Số lượng STT S N Diễn giải Ngày NX Nhập Xuất Tồn Ký nhận kế toán Tồn đầu kỳ 1 131 11/1 Nhập kho công ty cầu 3 Thăng Long 13.000 2 171 11/1 Xuất cho chị Hương 10.000 Tổng cộng 13.000 10.000 Tồn cuối kỳ 3.000 * ở phòng kế toán: Định kỳ cuối tháng kế toán VL-CCDC xuống kho để nhận chứng từ N-X. Sau đó đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho về số lượng. Sau khi kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ và công nhận việc ghi chép của thủ kho là chính xác thì kế toán ký vào cột cuối cùng trên thẻ kho và nhận chứng từ về tiến hành phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại VL - CCDC, sau đó ghi vào sổ chi tiết nhập - xuất tương ứng. - Sổ chi tiết nhập - xuất VL - CCDC được mở hàng năm, mỗi loại VL CCDC chủ yếu kế toán mở sổ chi tiết vật liệu - CCDC riêng để theo dõi. Mỗi chứng từ như trên được ghi vào một dòng trên sổ chi tiết nhập - xuất VL - CCDC theo trình tự thời gian. Sổ chi tiết VL - CCDC có kết cấu giống như thẻ kho nhưng được thêm một số cột để theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Đồng thời làm căn cứ đối chiếu với kế toán tổng hợp để tính giá VL - CCDC xuất kho và VL - CCDC tồn kho cuối kỳ bằng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá của lần nhập sau. Tức là giá thực tế của VL - CCDC tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL - CCDC thuộc các lần mua sau cùng. VD: ở sổ chi tiết VL TK 152: xi măng Tồn đầu tháng 2/2000: SL = 3000 kg, đơn giá = 811,82 đ/kg, thành tiền = 2.435.400 đ. Nhập ngày 2/2/2000: SL = 36.600 kg, đơn giá = 875 đ/kg, thành tiền = 32.025.000 đ. Xuất ngày 2/2/2000: SL = 20.660 kg. + Lượng xi măng tồn đầu tháng và nhập trong ngày 2/2/2000 là: 3000 + 36.600 = 39.600 kg. + Giá thực tế xi măng tồn đầu tháng và nhập trong ngày 2/2/200 là: 2.435.460 + 32.025.000 = 34.460.460 đ + Giá thực tế xi măng xuất trong ngày 2/2//2000: (3000 kg x 811,82 đ/kg) + (17.660 kg x 875 đ/kg) = 17.887.960đ + Số xi măng tồn ngày 2/2/2000 là: 39.600 - 20.660 = 18.940 kg. + Giá thực tế xi măng tồn ngày 2/2 là: 18.940 kg x 875 đ/kg = 16.572.500 đ Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Sổ chi tiết vật tư Cầu 3 - Thăng Long Tên vật tư: Xi măng Chinpon PC 40 Đơn vị tính: Kg Kho: Công ty cầu 3 - Thăng Long STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú S N SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 3000 811,82 2.435.460 1 137 2.2.200 Nhập kho công ty C3 36.600 875 32.025.000 39.600 34.460.460 2 149 2.2.200 Xuất cho anh Hải 20.660 17.887.960 18.940 16.572.500 Cộng 36.660 32.025.000 20.660 17.887.960 18.940 16.572.500 5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất VL - CCDC tại công ty Hiện nay tại Công ty Cầu 3 Thăng Long đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập, xuất VL - CCDC. Để tổng hợp quá trình nhập, xuất VL - CCDC công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152 - NL, VL TK 153 - CC;DC TK 331 - Phải trả cho người bán Nhập vật liệu TK 133 - Thuế GTGT TK 111 - Tiền mặt TK 112 - TGNH ................ TK 621 - Chi phí NL, VL trực tiếp TK 642 - Chi phí quản lý DN Xuất vật liệu TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển. Đối với vật liệu nhập kho kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán" - Nhật ký chứng từ số 5. Đối với VL - CCDC xuất kho: Do công ty sử dụng giá thực tế để tính khi nhập xuất VL - CCDC, do đó công ty không sử dụng bảng tính giá thành thực tế VL - CCDC mà chỉ sử dụng bảng phân bổ số 2 "Phân bổ NVL" 5.1. Kế toán tổng hợp nhập VL - CCDC: Song song với công việc hạch toán chi tiết VL - CCDC hàng ngày kế toán tổng hợp VL - CCDC là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán VL - CCDC của công ty. VL - CCDC của công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán với người bán của công ty phần lớn cũng là quan hệ với các nhà cung cấp. Do đó, kế toán tổng hợp nhập VL - CCDC luôn gắn bó với kế toán thanh toán và người cung cấp VL - CCDC. Với hình thức nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp nhập VL - CCDC ở công ty hiện nay đang sử dụng là sổ chi tiết số 2 TK 331 - Phải trả cho người bán, và nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331. Công ty không sử dụng NKCT số 6 - "Ghi có TK 151" - Hàng mua đang đi đường. Vì khi mua VL - CCDC hàng và hoá đơn cùng về công ty chứ không có trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau hoặc hàng về trước, hoá đơn về sau. * Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán". Để theo dõi quan hệ thanh toán với người cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập xuất VL - CCDC và quá trình thanh toán với người cung cấp của công ty. Đối với những người bán thường xuyên thì kế toán phản ánh riêng trên một sổ chi tiết. Sổ chi tiết TK 331 chỉ ghi theo giá thực tế của VL - CCDC nhập kho. Ví dụ: Sổ chi tiết thanh toán với công ty TNHH Tân Mai được ghi như sau: - Cách ghi sổ: + Cột 1, 2: ghi số hiệu chứng từ và ngày tháng của chứng từ. + Cột 3: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số VL - CCDC mua trong tháng. + Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. + Cột 5: Thời hạn được chiết khấu (nếu có) + Cột 6, 7: Ghi số phát sinh bên Nợ (Có) của TK 331 trong tháng. + Cột 8, 9: Ghi số dư Nợ (Có) TK 331 trong tháng. * Phương pháp lập, cơ sở số liệu và cách ghi như sau: - Số phát sinh đầu tháng: căn cứ vào số dư cuối tháng trước để ghi vào đầu tháng này. - Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào các hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho của từng người bán để ghi vào phần ghi có TK 331 nếu chưa thanh toán với người bán: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán thì kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311... - Số dư cuối tháng: Được tính trên cơ sở số dư đầu tháng, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và được chuyển sang làm số dư đầu tháng sau: Biểu số 6: Đơn vị: Công ty cầu 3 Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả Thăng Long cho người bán Tên người bán: Công ty TNHH Tân Mai Tháng 1/2000 CT Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Thời gian được hưởng chiết khấu Số phát sinh Số dư Ghi chú S N Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SDĐK 70.869.000 01 02/01 Nhập 70 tấn xi măng Chinpon 152 50.590.890 08 4/1 Dùng tiền mặt thanh toán 111 48.890.700 Cộng 48.890.700 50.590.890 72.569.190 Trích phiếu chi số 409 ngày 5 tháng 2 năm 2000 Phiếu chi Đơn vị: CTy cầu 3 Thăng long Biểu số 7. Quyển số 12: Mẫu số 02-TT Nợ: 141 Có: 111 Ngày 5/2/2000 Số: 409 (QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC) Họ và tên người nhận tiền: Bùi Đức Cường. Địa chỉ: Phòng KH Lý do chi: Vay đi công tác Số tiền: 1.000.000đ (viết bằng chữ): một triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc: giấy tạm ứng. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): một triệu đồng chẵn. Ngày 5 tháng 2 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)............. + Số tiền quy đổi................... Các trường hợp kế toán tổng hợp nhập VL - CCDC thường xẩy ra: - Vật liệu mua ngoài chưa trả tiền người bán. VD: Công ty mua xi măng của công ty TNHH Tân Mai: Số lượng: 13.000 kg; Đơn giá: 811,82 đ/kg Thuế GTGT phải chịu 10% công ty chưa trả tiền cho người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu số 131 ngày 11/1/2000 nhập xi măng Chinpon PC 40 Hải Phòng. Kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152: 10.553.660 đ Nợ TK 1331: 1.055.366 đ Có TK 331: 11.609.026 đ Trường hợp công ty trả tiền cho người bán bằng tiền mặt (phiếu chi số 101 ngày 20/1/2000) kế toán ghi: Nợ TK 331: 11.609.026 đ (Chi tiết công ty TNHH Tân Mai) Có TK 111: 11.609.026 đ - Khi hoàn thành công trình hay một hạng mục công trình, công ty tổ chức ban nghiệm thu, thu gom phế liệu (như gỗ, cốp pha, sắt, thép...) nếu VL-CCDC còn sử dụng được thì làm thủ tục nhập kho. VD: Căn cứ và phiếu nhập kho số 102 ngày 17/1/2000 thu hồi thép I450 của công trình cầu Quang Trung với số lượng 9,07m, đơn giá 299.000 đ/m, thành tiền 2.711.930 đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2.711.930 đ Có TK 621: 2.711.930 đ Cùng với việc tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng đơn vị bán vào cuối tháng thì số liệu ở sổ chi tiết này chính là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. * Nhật ký chứng từ số 5. NKCT số 5 được dùng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với những người bán cua công ty và nó được mở hàng tháng, mỗi tháng một tờ sổ. Mỗi đơn vị bán có quan hệ thanh toán với công ty được theo dõi trên một dòng của NKCT số 5. - Cách ghi sổ: Căn cứ vào cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước để ghi vào cột số dư đầu tháng này hương ứng với từng đơn vị bán. Mỗi một đơn vị bán được ghi một dòng trên NKCT số 5. - Phương pháp ghi: Kế toán căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trong sổ chi tiết TK 331 để ghi đầy đủ theo các nội dung cần thiết vào NKCT số 5, cụ thể như sau: + Phần ghi có TK 331, nợ các tài khoản: Lấy số liệu của dòng cộng cuối tháng của từng đơn vị bán trên sổ chi tiết để ghi vào phần tương ứng nhằm theo dõi tổng số tiền mà công ty phải thanh toán cho người bán. + Phần ghi Nợ TK 331, Có các tài khoản: Căn cứ vào dòng cộng cuối quý phần tương ứng của sổ chi tiết TK 331 cùng tháng để ghi vào các cột phù hợp theo từng người bán. Nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt ghi vào cột TK 111, nếu trả bằng TGNH ghi vào TK 112, nếu vay để trả ghi vào TK 311... + Căn cứ vào số liệu trên cột số dư đầu tháng và cột cộng Có TK 331, cột cộng Nợ TK 331 để tính ra cột số dư cuối tháng. Cột số dư cuối tháng bao gồm một cột ghi Nợ và một cột ghi Có. + Cuối nhật ký chứng từ số 5 là dòng tổng cộng: Cộng tất cả các dòng trong một cột và ghi xuống dòng tổng cộng trong cột đó. Thông qua NKCT số 5 công ty sẽ biết được tổng quát tình hình thanh toán giữa công ty với các đơn vị cung cấp vật tư. Sau khi phản ánh xong NKCT số 5 kế toán khoá sổ và lấy số liệu tổng cộng để ghi vào sổ cái TK 331. Sau đây là NKCT số 5. Biểu số 8: Đơn vị: Công ty Nhật ký chứng từ số 5 Cầu 3 - Thăng Long Ghi có: TK 331 Tháng 1/2000 CT Mã chứng từ Diễn giải Số tiền 1331 141 152 1531 621 627... 02 10/1 CNKH1 Chuyển nợ ông Quân sang ông Toàn (Quân vay đi công tác) 5.000.000 5.000.000 16 11/1 CNKH2 Công ty Tâm Mai 42252-29/12/99 10% - xi măng 1.363.640 1.363.640 17 11/1 CNKH2 Thuế vật tư - phụ tùng 13.260.300 13.260.300 Cộng 19.623.940 14.623.490 5.000.000 Người lập biểu Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) 5.2. Kế toán tổng hợp xuất VL-CCDC: ở Công ty Cầu 3 Thăng Long, NVL - CCDC xuất kho chủ yếu dùng cho nhu cầu sản xuất. Bởi vậy, kế toán tổng hợp nhập, xuất VL-CCDC có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác số VL-CCDC xuất dùng cho từng hạng mục công trình. Hiện nay, tại công ty giá thực tế đích danh được sử dụng để ghi sổ chi tiết khi nhập, xuất VL-CCDC. Do công ty không sử dụng giá hạch toán nên không lập bảng kê số 3 "bảng tính giá thành vật liệu và CCDC" mà chỉ dùng bảng phân bổ số 2 "bảng phân bổ NVL". Bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK 152, ghi Nợ các tài khoản khác). Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bố số 2: các cột dọc phản ánh các loại VL-CCDC xuất dùng trong tháng tính theo giá thực tế, các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng VL-CCDC. Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2: căn cứ vào các bảng kê xuất VL-CCDC của các công trình, từ đó kế toán tập hợp chi phí tính tổng trị giá thực tế VL-CCDC xuất dùng cho từng công trình. Biểu số 9. Trích bảng kê xuất kho vật liệu công trình Cầu Vát tháng 3/2000 STT Ngày Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Đối tượng sử dụng TK Nợ TK Có 1 2/3 Trỏ bơm 470 m?3/h cái 2 1.250.000 2.500.000 Cầu Vát 142 152 2 3/3 Pasitip tẩm chì 13x13 kg 5 60.000 300.000 Cầu Vát 142 152 3 5/3 Đầu cọc BT 40x40 m 19,8 25.000 495.000 Cầu Vát 142 152 Cộng 3.295.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Ký, ghi họ tên) Biểu số 10: Bảng phân bổ vật tư Bảng phân bổ vật tư xuất kho TK Có Cộng TK Nợ Đối tượng sử dụng 152 621 Cầu Quang Trung 16.452.000 16.452.000 Tổng 621 16.452.000 16.452.000 621 Cầu An Thái 156.676.400 156.676.400 Đáp Cầu 104.865.620 104.865.620 Tổng 621 261.542.020 261.542.020 Tổng cộng 277.994.020 277.994.020 Sau đó kế toán tổng hợp lấy số liệu ở các NKCT, bảng phân bổ vật liệu, các tài khoản liên quan... để lập sổ cái tổng hợp TK 152. - Cách ghi sổ: bao gồm các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Diễn giải Cột 3: Ghi có các tài khoản Cột 4, 5: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của TK. - Phương pháp ghi sổ: + Dư đầu kỳ: Được lấy từ dòng dư cuối kỳ của tháng trước. + Số phát sinh trong kỳ: Kế toán lấy số liệu tổng hợp từ các NKCT, các tài khoản liên quan đến TK 152, bảng phân bổ vật liệu, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng. + Số dư cuối kỳ được tính theo công thức. Dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ. Biểu số 11 Sổ cái tổng hợp TK: 152 Tháng 2/2000 Đơn vị: 1000đ CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền S N Nợ Có SDĐK 36.000 2 5 Nhập kho vật liệu 331 43.000 4 7 Chi phí vận chuyển 111 200 21 8 Xuất vật liệu vào sản xuất 621 34.640 22 11 Xuất vật liệu vào QLDN 642 1.200 Tổng số phát sinh 43.2000 35.840 SDCK 43.360 6. Kế toán thuế GTGT được áp dụng tại công ty Cầu 3 Thăng Long. Hiện nay công ty thuộc diện chịu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Các đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh khi áp dụng phương pháp này đều phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định và ghi rõ: giá bán chưa có thuế, kể cả phu thu và chi phí ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT phải chịu, tổng giá thanh toán với người mua. * Phương pháp tính như sau: Số thuế phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá dịch vụ bán ra x Thuế suất thuế của hàng hoá, dịch vụ tương ứng GTGT Thuế GTGT = Tổng số thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ hoặc từ chứng từ nộp thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu * Phương pháp lập tờ khai: Hàng tháng các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải lập tờ khai tính thuế GTGT theo quy định của nhà nước cho cơ quan thuế chậm nhất là trong 10 ngày của tháng tiếp theo. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh căn cứ vào bản kê hoá đơn mua bán hàng hoá, dịch vụ để kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng. Chỉ tiêu năm được xác định theo thực tế (nếu hạch toán riêng) hay phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Các doanh nghiệp phải lập bảng phân bổ giải trình kèm theo bảng kê khai thuế. Trong trường hợp không phát sinh thuế đầu vào, thuế đầu ra là các doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế. Các doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ, đúng mẫu tờ kê khai thuế và phải chịu trách nhiệm về tờ khai. (Xem biểu số 12: tờ khai thuế GTGT). Biểu số 12: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Mẫu số: 01/GTGT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- Tờ khai thuế GTGT Công trình Cầu Vát - Bắc Giang Khởi công đến tháng 5/2000. (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: Công ty Cầu 3 Thăng Long. Địa chỉ: Hải Bối - Đông Anh - Hà Nội MS: 0100104517 - 1 STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra 5.516.163.023 298.794.742 2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 5.516.163.023 298.794.742 a. Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 4% 2.235.203.074 93.133.461 b. Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 5% 2.448.694.286 122.434.714 c. Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 10% 832.265.664 83.226.566 d. Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 20% 0 0 3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 1.546.152.280 250.075.307 4 Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào 0 250.075.307 5 Thuế GTGT được khấu trừ 0 250.075.307 6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoán (-) trong kỳ (tiền thuế (2) - (5) 0 48.719.435 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua 0 0 a. Nộp thiếu 0 0 b. Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 0 0 8 Thuế GTGT đã nộp 0 30.526.000 9 Thuế GTGT được hoàn trả 0 30.526.000 10 Thuế GTGT phải nộp 18.193.435 Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ): Xin cam đoan số liệu kê khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Hà Nội ngày 10/5/2000 Giám đốc công ty Nơi gửi tờ khai + Cơ quan thuế: Cục thuế Bắc Giang. + Địa chỉ: Cơ quan thuế nhận tờ khai: + Ngày nhận: + Người nhận Phần thứ ba: Phần thứ ba Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán VL-CCDC tại Công ty Cầu 3 Thăng Long. I. Những nhận xét đánh giá về công tác kế toán VL-CCDC ở công ty. 1. Nhận xét đánh giá chung. Trải qua 30 năm thành lập và phát triển, Công ty Cầu 3 Thăng Long vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa hiện nay, công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, tham gia các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh liên kết với các công ty trong nước và công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã thắng thầu cũng như hoàn thành nhiều công trình lớn phục vụ cho đất nước. Để đứng vững trên thị trường, tạo lập được uy tín của mình và để có kết quả khả quan như hiện nay, không thể không nói đến sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty và sự vươn lên của những cán bộ - công nhân viên ở đây. Tập thể lãnh đạo công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nêu đã có nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Bản thân công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, đồng thời là một công ty luôn nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường. Công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường công tác quản lý nói chung cũng như NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 2. Nhận xét đánh giá cụ thể về công tác kế toán VL-CCDC tại Công ty Cầu 3 Thăng Long. Công tác kế toán VL-CCDC ở công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của công ty có vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm vật liệu CCDC của công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, do đó công ty đã sử dụng giá thực tế vào công tác hạch toán kế toán. NLVL - CCDC được đánh giá theo giá thực tế đã tạo thuận lợi cho việc ghi chép những biến động của VL - CCDC, tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệu quả vật liệu trong sản xuất. Như ta đã biết VL-CCDC là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà công ty đề ra. Điều này được thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý VL-CCDC ở công ty tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy cụ thể như: a. Ưu điểm - Về bộ máy quản lý: cùng với sự phát triển của công ty, sự lớn mạnh không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật, mà còn thể hiện ở trình độ quản lý kinh tế đó là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán VL-CCDC nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán VL-CCDC ở công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ tài sản, tiền vốn của công ty, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập xuất kho VL-CCDC một cách ổn định và nhanh chóng. Với một đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững, am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công mọi công việc trong phòng kế toán luôn được đảm bảo và báo cáo kế toán được theo đúng kỳ báo cáo kế toán. - Về hình thức hạch toán NVL - CCDC ở công ty: đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng, ngay từ chứng từ ban đầu cũng được quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý không chồng chéo. Tổ chức ghi chép theo dõi thường xuyên liên tục, thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu kiểm tra chất lượng... và các loạ sổ như: sổ chi tiết VL-CCDC, sổ chi tiết thanh toán với người bán... đã phản ánh đúng thực trạng sự biến động NVL-CCDC ở công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần bao gồm: hạch toán VL-CCDC nhập và hạch toán VL-CCDC xuất. Việc phân định như vậy sẽ tiện cho công tác kiểm tra theo dõi về giá trị VL-CCDC nhập xuất kho. Bên cạnh đó việc hạch toán chi tiết VL-CCDC teo phương pháp thẻ là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho; giúp cho việc theo dõi đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng dễ dàng và thuận tiện. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời VL-CCDC cho sản xuất, đúng tiến độ, đúng kế hoạch. - Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty luôn đảm bảo dự trữ VL-CCDC ở mức hợp lý để đảm bảo cho sản xuất và gia công liên tục mà không gây ứ đọng vốn, thường là nhập đến đâu xuất đến đó, không để tồn kho nhiều. Công ty có hệ thống kho tàng rộng rãi, thuận lợi cho việc nhập xuất VL-CCDC. - Về khâu sử dụng: mọi nhu càu sử dụng VL-CCDC đều được đưa qua phòng vật tư để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nhu cầu đó, nhằm sử dụng tiết iệm và quản lý tốt VL-CCDC. -Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc vận dụng hình thức này của công ty về cơ bản là đúng với quy định về mẫu sổ. Để phục vụ tốt cho việc hạch toán VL-CCDC công ty đã mở sổ chi tiết TK 331 "Phải trả người bán" dùng để theo dõi thanh toán với đơn vị bán, đồng thời mở nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331 và bảng phân bổ số 2 "Bảng phân bổ VL-CCDC" tất cả đều được mở theo mẫu số quy định. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên, công tác hạch toán VL-CCDC còn có những hạn chế. b. Nhược điểm: Công ty Cầu 3 Thăng Long là đơn vị xây dựng các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc do đó vật liệu để đưa vào sử dụng rất phong phú đa dạng về chủng loại, thường được mua với khối lượng lớn, một số đơn vị bán lại ở rất xa nơi công trình đang thi công. Bởi vậy quá trình vận chuyển từ kho người bán đến khi nhập vào kho nằm tại các công trường, đơn vị hay xuất tại kho công ty đến các công trường thường chiếm mọi thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp do đó không tránh khỏi những hư hỏng, mất mát trên đường. - Bên cạnh đó việc bảo quản NVL - CCDC cũng không phải dễ, một số loại VL-CCDC không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ bị hư hỏng (xi mang các loại) và gây nguy hiểm (bình ôxy, khí Axetylon). - Tất cả các trường hợp hao hụt VL-CCDC trong quá trình vận chuyển vào trong kho vừa gây mất mát, ứ đọng vốn vừa là một khoản chi phí gây thiệt hại cho công ty, làm giảm lợi nhuận của công ty. - Trong công tác kế toán chi tiết VL-CCDC ở công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ, phương pháp này tuy việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã làm hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán VL-CCDC tại Công ty Cầu 3 Thăng Long. Qua phần nhận xét chung và nhận xét cụ thể ở trên ta có thể nhận thấy việc quản lý VL-CCDC ở công ty bên cạnh những mặt tích cực trong quá trình hạch toán kế toán VL-CCDC còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý VL-CCDC được tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty nhưng vẫn phải đảm bảo chế độ kế toán hiện hành. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán VL-CCDC trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý VL-CCDC ở công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý VL-CCDC ở công ty. Thông thường chi phí VL-CCDC thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do vậy việc phấn đấu giảm chi phí NVL -CCDC có ý nghĩa rất lớn đối với việc hạ thấp giá thánh0. Mà chi phí NVL-CCDC trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố đó là: lượng NVL tiêu hao và giá NVL - CCDC. Tuy nhiên chi phí NVL-CCDC không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà nó còn liên quan đến các khâu khác như khâu mua, vận chuyển, bảo quản... Để giảm thấp chi phí NVL - CCDC trong điều kiện cho phép công ty cần phải quản lý tốt các khâu: 1. Cải tiến về việc quản lý VL-CCDC - Về tình hình cung cấp vật tư: công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần có đủ khả năng cung cấp VL-CCDC, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Vì VL-CCDC của công ty rất phong phú về chủng loại do đó công ty cần xây dựng sổ danh điểm VL-CCDC. Như vậy, lúc cần đến loại VL-CCDC gì sẽ đáp ứng được ngay mà công tác quản lý được chặt chẽ, dễ hiểu, dễ tìm. Công ty nên hoàn thiện việc sắp xếp vật liệu - CCDC theo một thứ tự, mã được xây dựng theo số tự nhiên từ 1 đến 9. Cụ thể trong sổ danh điểm vật liệu: 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ, CCDC; hai chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu, ví dụ: xi măng, sắt thép... chữ số tiếp theo chỉ loại VL-CCDC và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách VL-CCDC. - Về tình hình sử dụng VL-CCDC: định mức tiêu hao là vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chi phí vật tư của công ty. Vì thế khi xây dựng hệ thống định mức tiêu hao, VL-CCDC phải được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất thực tế của chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp tiên tiến trong nước và quốc tế. Công ty cần xây dựng định mức hao hụt tự nhiên trong vận chuyển bảo quản. Ngoài ra phải sử dụng hợ lý tiết kiệm chi phí VL-CCDC trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thưởng với những ai tiết kiệm chi phí trong sản xuất... và chế độ phạt với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới làm hỏng và mất mát VL-CCDC. - Về kiểm tra mặt giám sát giá trị của VL-CCDC: Bộ phận tài chính cần tham gia ý kiến ngay từ đầu vào việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển bốc dỡ. Thông qua việc thanh toán cần kiểm tra lại giá mua VL-CCDC, các chi phí vận chuyển bốc dỡ. Bộ phận tài chính cần kết hợp với các bộ phận khác định kỳ thực hiện phân tích tình hình mua sắm, dự trữ vật tư và chi phí vật tư cho sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng, giảm chi phí vật tư và đề xuất những biện pháp thích ứng trong kỳ tới. 2. Cải tiến việc hạch toán chi tiết VL-CCDC Kế toán chi tiết VL-CCDC được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ //. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty xét trên các mặt quản lý nói chung và trình độ của kế toán, thủ kho nói riêng tôi nhận thấy là phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dãn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn vào cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng giảm VL-CCDC, tình hình luân chuyển vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết xong còn lên bảng tổng hợp tình hình nhập xuất VL-CCDC. Nếu để dồn vào cuối tháng mới hạch toán tổng hợp, như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán bị chậm. 3. Cải tiến sổ sách chứng từ kế toán: Trong công tác kế toán hiện nay ở công ty, việc mở tài khoản tổng hợp TK 152 - NL, VL mà không mở các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm, từng loại vật liệu là không phù hợp với yêu cầu quản lý và không đúng với chế độ kế toán. Công ty cần phải sửa đổi lại để theo dõi được một cách chính xác, chi tiết cụ thể các loại VL-CCDC thông qua việc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi. VD: Để theo dõi NL, VL chính thì ghi vào TK 152 - NL, VL chính; Để theo dõi vật liệu phụ ghi vào TK 1522 - Vật liệu phụ... + áp dụng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức: ở công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho từng loại vật liệu phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nhưng trên thực tế việc xuất vật tư đưa vào sử dụng không dựa trên mức tiêu hao mà xuất theo yêu cầu của sản xuất. Như vậy có thể dẫn đến tình trạng gây lãng phí vật tư. Để tiết kiệm và sử dụng một cách đúng mức vật tư cho từng hạng mục công trình và để biết được số liệu cần dùng là bao nhiêu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục theo tôi công ty có thể áp dụng phương pháp theo định mức đối với các loại vật tư chủ yếu thông qua việc sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Để làm chứng từ hạch toán phiếu này có thể lập cho từng loại hoặc nhiều loại vật liệu theo mẫu sau: Biểu số 13: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 1/2000 Tên đơn vị lĩnh: Công trường Quang Trung Tên vật tư: Xi măng PC 40 Nội dung sử dụng: Đổ trụ bê tông P2. Ngày tháng Nhu cầu trong tháng Đơn vị Thực tế lĩnh Ký hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC 40 Kg 10.000 811,82 8.118.200 Cộng 8.118.200 Phiếu này do phòng kế toán lập trước ngày đầu tháng hay khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoạch sản xuất. Phiếu được lập thành2 bản, người phụ trách phòng kế hoạch ký rồi chuyển cho phòng vật tư thiết bị. Một bản chuyển cho thủ kho, một bản đơn vị thi công sử dụng. Khi lĩnh vật tư phải mang phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký vào cả 2 bản. Sau đó mỗi lần xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số VL-CCDC đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký tên vào cả hai bản. Một bản chuyển cho phòng vật tư, một bản chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chi tiết kịp thời phục vụ công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý VL-CCDC nói riêng. 5. Cải tiến việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ: ở công ty, trong kỳ số liệu VL-CCDC xuất dùng, phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch. Do vậy, trong quá trình sản xuất tại các đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu CCDC thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn VL-CCDC ở các đơn vị thi công chưa được sử dụng. Các đơn vị cần lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi lượng vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng VL-CCDC. Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số VL-CCDC còn tồn tại, căn cứ vào từng loại VL-CCDC và khả năng sử dụng VL-CCDC ở các kỳ tiếp theo mà các đơn vị phân chia số lượng VL-CCDC còn tồn lại thành 2 loại như sau: - Nếu số lượng vật tư không cần sử dụng ở kỳ tiếp theo thì lập phiếu nhập kho (mẫu 02 - VT) đồng thời nhập lại kho công ty để quản lý và sử dụng vào việc khác. - Nếu số VL-CCDC vẫn còn tiếp tục sử dụng ở kỳ tiếp theo thì các đơn vị thi công lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ làm 2 liên: + Một liên giao cho phòng vật tư. + Một liên giao cho phòng kế toán. Phương pháp lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ như sau: Khi lập phải ghi rõ họ tên, bộ phận sử dụng (các đơn vị thi công), phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ bao gồm các cột như sau: Cột thứ tự, cột nhãn hiệu, quy cách; cột mã số; cột đơn vị tính; cột số lượng, cột lý do sử dụng. Công ty có thể lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu sau: Biểu số 14: Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày .... tháng.... năm ..... Bộ phận sử dụng............. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Lý do sử dụng A B C 1 2 3 1 Xi măng 152.01 Kg 2 Sắt 1521.02 Kg 3 Que hàn 1522.01 Kg Phụ trách bộ phận (Ký tên) Kết luận VL-CCDC là một trong những nhân tố quan trọng của vốn kinh doanh và thuộc tài sản lưu động của công ty. Đồng thời VL-CCDC là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Vì vậy, tổ chức hạch toán công tác kế toán VL-CCDC là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, nhằm sử dụng VL-CCDC một cách hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả góp phần giảm giá thành, đảm bỏ chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty. Việc quản lý hạch toán VL-CCDC là một công tác lớn và phức tạp. Do điều kiện thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, nên bản chuyên đề này mới chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Bản chuyên đề này đã cố gắng phản ánh đầy đủ, những ưu nhược điểm, những cố gắng của công ty đồng thời nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu CCDC tại công ty. Những ý kiến đề xuất trong chuyên đề này là kết quả của quá trình nghiên cứu, kết hợp giữa lý luận cơ bản và tình hình thực tế tại công ty. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế tại Công ty Cầu 3 Thăng Long tôi đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô các chú trong phòng kế toán và thầy giáo hướng dẫn Đỗ Mạnh Hàn, tôi đã hoàn thành bản chuyên đề này đúng thời hạn. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đỗ Mạnh Hàn và các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán đã giúp tôi hoàn thành bản chuyên đề này.