Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu

ác nguyên tắc phát triển HTTT Đi từ cái chung tới cái riêng. Sử dụng các mô hình. Đi từ vật lý tới lôgíc trong phân tích và đi từ lôgíc đến vật lý trong thiết kế. Tính toán các chi phí và lợi ích. Sử dụng phương pháp “Tiếp cận hệ thống”. Tiến triển dần và lặp lại. Làm việc tập thể. 4- Các giai đoạn phát triển HTTT Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Để làm được những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5. Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3 - Thiết kế lôgíc Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình lôgíc phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Giai đoạn này có các công đoạn sau: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2. Thiết kế xử lý 3.3. Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc 3.5. Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4 - Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương pháp và phải có những khuyến nghị cụ thể. Trong giai đoạn này phải thực hiện các bước sau: 4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5 - Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra 5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6 - Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong 6.3. Lập trình 6.4. Thử nghiệm hệ thống 6.5. Chuẩn bị tài liệu  Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 7.1. Lập kế hoạch cài đặt 7.2. Chuyển đổi 7.3. Khai thác và bảo trì 7.4. Đánh giá XĐ yêu cầu Phân tích Thiết kế lôgíc XD phương án Thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý Cài đặt Các công đoạn phát triển một HTTT “Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu” được phát triển bao gồm 7 giai đoạn. Trong quá trình thực hiện, mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn đều tổng kết và quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số nhiệm vụ được thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. 5. Phân tích HTTT 5.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn: Đây là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế mà có thể không được ghi trên văn bản tổ chức và thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Tài liệu sử dụng cho đề tài này chủ yếu là những tài liệu liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như: Hợp đồng xuất nhập khẩu, tờ khai xuất nhập khẩu, báo cáo về tình hình xuất nhập khẩu... Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi ghi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau và phiếu phải ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo nào, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá. Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì đôi khi người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 5.2. Mã hoá dữ liệu Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý xuất nhập khẩu dưới đây các thông tin đều được mã hoá để tiện cho việc xử lý chương trình nhanh chóng hơn. Việc mã hoá sẽ mang lại các lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mã hiệu được xem là sự biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: - Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. - Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu loại hình xuất nhập trước mang mã số 1 thì loại hình tiếp theo sẽ mang mã 2 trong một dãy liên tiếp 10 loại hình xuất nhập. - Phương pháp mã hóa tổng hợp: Đây là phương pháp kết hợp của mã hoá phân cấp và mã hoá liên tiếp. - Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã qui định. - Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu trong mã hoá tiền tệ quốc tế: VND, USD. - Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được mã hoá. Tóm lại, để quản lý hoạt động xuất nhập khẩu với một số lượng lớn và phức tạp các đối tượng quản lý như khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, kho hàng, thời hạn hợp đồng... các phương pháp mã hoá được sử dụng trong hệ thống rất phong phú và là sự kết hợp của nhiều phương pháp như: mã hoá liên tiếp, mã hoá phân cấp, mã hoá tổng hợp, mã hoá gợi nhớ. 5.3. Các công cụ mô hình hóa HTTT 5.3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ( BFD - Bussiness Function Diagram) Sơ đồ là một công cụ khá hữu hiệu, cho người đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mô tả việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Sơ đồ chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống, mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được bẻ thành các chức năng con, số mức bẻ ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Mục đích của sơ đồ BFD của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu sẽ trình bày trong chương sau (Chương phân tích, thiết kế hệ thống) là nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích, chỉ ra vị trí miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. 5.3.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD - Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin: + Xử lý: Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin + Điều khiển Tài liệu - Các phích vật lý: là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin đầu vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý.  + Mẫu phích luồng thông tin: Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: + Mẫu phích kho chứa dữ liệu: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: + Mẫu phích xử lý: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: 5.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Fow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu - Các mức của DFD: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau mức 0 là mức 1 . * Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. * Đối với việc phân rã DFD: Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối( Balancing) của DFD. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống. - Các phích lôgíc: Giống như phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lôgíc được dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. + Phích xử lý lôgíc: Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả lôgíc của xử lý:  + Phích luồng dữ liệu: Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: + Phích phần tử thông tin: Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD liên quan: Các giá trị cho phép: + Phích kho dữ liệu: Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: + Phích tệp dữ liệu: Tên tệp: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Bảng dưói đây sẽ tống quát các công cụ phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin: Động Tĩnh Vật lý IFD (Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích vật lý Lôgíc DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích lôgíc Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT 6. Thiết kế cơ sở dữ liệu 6.1. Thiết kế CDSL từ các thông tin ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra của HTTT: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra + Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trên đầu ra + Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra + Đánh dấu R cho các thuộc tính lặp – tức là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị trong một đầu ra. + Đánh dấu S cho các thuộc tính thứ sinh – tức là các thuộc tính có thể tính toán ra, lấy ra từ những thuộc tính khác. + Gạch khỏi danh sách những thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính không quan trọng đối với quản lý. Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá chính thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng thành hai danh sách chứa quan hệ Z-Y và danh sách chứa quan hệ Y-X. Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp: tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên; các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 6.2. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá 6.2.1. Các khái niệm cơ bản - Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. - Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau, cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. 6.2.2. Số mức độ của liên kết Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. - 1@1 Liên kết loại Một – Một: Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. - 1@N Liên kết loại Một – Nhiều: Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B, và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. - N@M Liên kết Nhiều – Nhiều: Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. 6.2.3. Chiều của một liên kết Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều và nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. - Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. 6.2.4 Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: - Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description): dùng để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ: dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể quan hệ. 6.2.5. Thực thể khái quát Khái niệm khái quát hoá rất hữu ích khi ta mô hình hoá những trường hợp phức tạp có nhiều thực thể gần giống nhau. Khi đó, những thuộc tính chung cho mọi thực thể được gắn vào cho thực thể khái quát còn những thuộc tính riêng có sẽ được gắn vào các thực thể thành phần. 6.2.6. Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Chuyển đổi các quan hệ một chiều + Chuyển đổi các quan hệ 1@1: Một quan hệ một chiều 1@1 sẽ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Các quan hệ tồn tại giữa các lần xuất được thể hiện bởi việc dùng lại các thuộc tính khoá. Giá trị của khoá được dùng lại này có thể là rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. + Chuyển đổi quan hệ 1@N: từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó. Khoá của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể là rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. + Chuyển đổi quan hệ N@M: Một quan hệ một chiều loại N@M được chuyển thành hai tệp: một tệp thể hiện thực thể và một tệp thể hiện quan hệ. Khoá của tệp quan hệ được cấu thành từ hai định danh của hai thực thể. - Chuyển đổi quan hệ hai chiều: + Quan hệ hai chiều 1@1: Phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Tuỳ theo sự lựa chọn của phân tích viên mà thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khoá của tệp kia. Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. + Quan hệ hai chiều loại 1@N: Trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể đó có số mức quan hệ1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. + Quan hệ hai chiều loại N@M: Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. - Chuyển đổi thực thể khái quát: Trong trường hợp có sự phân cấp thực thể, ta tạo ra một tệp cho thực thể khái quát và mỗi thực thể con một tệp. Trong tệp khái quát ta thêm thuộc tính “Loại” để tìm đến các thực thể con. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. I- Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Hoạt động xuất nhập khẩu tại phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu có rất nhiều chứng từ liên quan với nhiều dữ liệu cần cập nhật và lưu trữ. Để quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng, hàng hoá, các chi tiết liên quan đến hợp đồng... đồng thời đưa ra các báo cáo chính xác và nhanh chóng đòi hỏi phải có một hệ thống thông tin hỗ trợ. Hiện nay phòng xuất nhập khẩu đã có trang bị máy tính khá hiện đại với các phần mềm thiết yếu như hệ điều hành Windows XP, MS.Office 2000,...nên việc cài đặt phần mềm quản lý xuất nhập khẩu là hoàn toàn khả thi về mặt kỹ thuật. Về mặt con người, các nhân viên trong phòng đã biết sử dụng các phần mềm như MS.Word, MS.Excel... nên việc làm quen với hệ thống mới sẽ không mấy khó khăn. II-Phân tích hệ thống: Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu. 1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống: sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu Quản lý đối tác Quản lý hàng hoá Quản lý giao dịch xnk Thống kê và báo cáo Cập nhật đối tác Quản lý ĐT theo Hợp đồng Cập nhật hàng hoá Theo dõi hàng tồn kho Cập nhật hợp đồng xnk Tổng hợp dữ liệu Lập báo cáo Theo dõi thực hiện HĐ XNK Cập nhật các hoá đơn liên quan 2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu: (IFD - INFORMATION FLOW DIAGRAM) 2.1. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động nhập khẩu: Thời điểm Đối tác Nhân viên phòng xuất nhập khẩu Nhà cung cấp Kế toán Đầu năm Kết thúc hợp đồng Kế hoạch sản xuất của các thành viên trong tổng cty Kiểm tra thông tin đối tác & hàng hoá Nguồn hàng đáp ứng y/c Có đủ k/n ttoan Ktra khả năng ttoán của cty Nhập khẩu hàng hoá Bàn giao hàng hoá cho KH Nhận tiền tt từ kh Cập nhật và lưu trữ thông tin Hàng hoá& chứng từ giao nhận Lựa chọn nhà cung cấp Tính lượng tồn kho hàng hoá dữ liệu 2.2. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động xuất khẩu: Thời điểm Đối tác Nhân viên phòng XNK Khách hàng Kế toán Khi các đơn vị trong nước có nhu cầu xuất khẩu Tìm kiếm đối tác nhập khẩu Thông tin về đối tác Kiểm tra k/n ttoán của ĐT Kiểm tra năng lực đối tác Lựa chọn nhà cung cấp Kế hoạch SX của các đơn vị Nhận hàng từ nhà cung cấp Giao hàng cho đối tác nước ngoài Hợp đồng xk hoàn tất Nhận tiền từ dối tác nước ngoài Thanh toán tiền cho nhà cc Lưu trữ thông tin liên quan Hợp đồng cung ứng sp Kho DL 2.3. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tình hình thực hiện xuất nhập khẩu: Thời điểm Nhân viên phòng XNK Trưởng phòng XNK Lãnh đạo Cuối tháng Cuối năm Kho DL LậpBáo cáo tình hình thực hiện hợp đồng Báo cáo tình hình thực hiện HĐ Lập báo cáo kim ngạch xuất nhập khẩu Báo cáo kim ngạch xuất nhập khẩu trong năm  3. Sơ đồ ngữ cảnh: Môi trường bên trong của chương trình quản lý xuất nhập khẩu chính là hệ thống thông tin được thể hiện qua sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống: Quản lý xuất nhập khẩu Đối tác xuất nhập khẩu Lãnh đạo công ty Phòng Kế toán Bộ phận quản lý xnk Báo cáo Thông tin về đối tác Hợp đồng xnk Hoá đơn, chứng từ Thông tin phản hồi Thông tin cập nhật Dữ liệu đã xử lý Hình : Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu. Ghi chú: (1).Thông tin về đối tác gồm có: Tên đơn vị đối tác, người đại diện, địa chỉ,số điện thoại, thông tin về tài khoản,... (2). Hợp đồng xuất nhập khẩu ký giữa công ty với các đối tác gồm có các loại sau: HĐNT: Hợp đồng ngoại thương ký với đối tác nước ngoài về việc xuất, nhập khẩu hàng hoá. HĐKT: Hợp đồng kinh tế ký với các đơn vị trong tổng công ty hoặc các công ty khác về việc mua hàng hoá hoặc dịch vụ phục vụ cho viẹc thực hiện công tác xuất, nhập khẩu. HĐUT: Hợp đồng uỷ thác ký kết với các đơn vị trong và ngoài tổng công ty, trong đó Công ty KD và XNK được các đơn vị uỷ thác thực hiện các hợp đồng ngoại thương nêu trên. (3). Báo cáo gửi lên lãnh đạo : Báo cáo kết quả giao dịch xuất khẩu. (4). Danh mục hoá đơn chứng từ gửi cho bộ phận kế toán gồm có: Hợp đồng ngoại. Hợp đồng uỷ thác. Invoice. Packing list. Vận đơn. Tờ khai hải quan. Hoá đơn tiền hàng. Hoá đơn vận chuyển ngoại. Hoá đơn cước vận chuyển nội địa. 10. Hoá đơn phí làm vận đơn, chứng từ.  3.1. Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống 1.0 Cập nhật dữ liệu 2.0 Xử lý giao dịch xuất nhập 3.0 Lập báo cáo Kế toán Lãnh đạo Thị trường Đối tác Thông tin đối tác Thông tin thị trường,hh Kho dữ liệu Dữ liệu đã cập nhật Dữ liệu giao dịch Chứng từ xnk Dữ liệu báo cáo Báo cáo Hợp đồng xnk 3.2 DFD mức 1 của hệ thống: 3.2.1 DFD mức 1(1.0): Đối tác Thị trường 1.1 Cập nhật đối tác 1.2 Cập nhật hàng hoá xnk Dữ liệu về khách hàng,nhà CC Dữ liệu về hàng hoá Dữ liệu thị trường,tiền tệ Bộ phận quản lý Xuất nhập khẩu 1.3 Cập nhật tt nước, tiền tệ Thông tin đối tác Thông tin hàng hoá TT thị trường tiền tệ (1) (2) (3) Chú thích: (1), (2), (3): Dữ liệu đã cập nhật cần thiết cho quá trình xử lý.  3.2.2 DFD mức 1(2.0) 2.2 Lựa chọn nhà cung cấp Dữ liệu về đối tác 2.1 Xem xét yêu cầu nhập Khách hàng Yêu cầu nhập khẩu Hàng hoá 2.3 Xử lý giao dịch nhập Hợp đồng nk Yêu cầu đã xem xét Nguồn hàng đã được chọn 2.4 Xem xét yêu cầu xuất 2.5 Lựa chọn đối tác xk Hợp đồng mua, bán, xnk, phiếu xuất, nhập, hoá đơn... Yêu cầu xuất khẩu Yêu cầu đã xem xét 2.6 Xử lý giao dịch xuất Hàng hoá Dữ liệu về đối tác Khách hàng Bộ phận Kế toán Hoá đơn, chứng từ liên quan Hợp đồng xk Hoá đơn, chứng từ liên quan  3.2.3 DFD mức 1(3.0) 3.1 Tổng hợp dữ liệu 3.2 Lập báo cáo 3.3 In báo cáo Kho dữ liệu Lãnh đạo công ty Dữ liệu xnk Dữ liệu đã tổng hợp Báo cáo Báo cáo III-Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống: Giai đoạn này nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai doạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Thiết kế cơ sở dữ liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình thiết kế chương trình, vì cơ sở dữ liệu không những đảm bảo lưu trữ nguồn thông tin cần thiết cho quá trình xử lý mà còn cung cấp đầy đủ nhất thông tin đầu ra của hệ thống. Có 2 phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Cơ sở dữ liệu cho chương trình quản lý xuất nhập khẩu được thiết kế dựa trên các thông tin đầu ra của hệ thống, bao gồm: Hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu (SALES CONTRACT) Hoá đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE) Tờ khai hải quan. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Báo cáo thực hiện xuất nhập khẩu năm. Báo cáo thực hiện hợp đồng xuất, nhập khẩu tháng. Ký hiệu: S - Thuộc tính thứ sinh. R - Thuộc tính lặp. Các thuộc tính gạch chân - Thuộc tính khoá. 1. Liệt kê các thông tin đầu ra của hệ thống Bảng liệt kê các thông tin đầu ra dưới đây về phương diện quản lý có thể loại bỏ những thuộc tính ít có ý nghĩa trong quản lý đồng thời thêm một số thuộc tính khoá. Tên thông tin đầu ra Thuộc tính Số hợp đồng Mã loại xuất nhập Tên loại xuất nhập Ngày ký hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Điện thoại Người đại diện Mã nước Tên nước Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá Mã hàng hoá R Tên hàng hoá R Số lượng R Đơn vị tính R Đơn giá R Thành tiền S Trị giá hợp đồng S Xuất xứ hàng hoá Thời gian giao hàng Cảng xuất Cảng đến Hình thức thanh toán Lợi nhuận uỷ thác Số tờ khai Số hợp đồng Ngày tờ khai Mã loại hình xn Tên loại hình xn Cán bộ hải quan Mã hàng hoá R Tên hàng hoá R Đơn vị tính R Số lượng R Đơn giá R Thành tiền S Trị giá tờ khai S Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác Số phiếu xuất Ngày xuất Tên người xuất Mã kho xuất Tên kho xuất Mã hàng xuất R Tên hàng xuất R Đơn vị tính R Số lượng xuất R Giá xuất R Thành tiền S Tổng cộng S Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Mã kho nhập Mã hàng nhập R Tên hàng nhập R Đơn vị tính R Số lượng nhập R Giá nhập R Thành tiền S Tổng cộng S 2. Chuẩn hoá 3 bước cơ sở dữ liệu như sau: Chuẩn hoá 1 NF Chuẩn hoá 2 NF Chuẩn hoá 3 NF Hợp đồng Số hợp đồng Ngày hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã loại xn Tên loại xn Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Điện thoại Đại diện Mã nước Tên nước Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Lợi nhuận uỷ thác Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá Hợp đồng Số hợp đồng Ngày hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã loại xn Tên loại xn Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Điện thoại Đại diện Mã nước Tên nước Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Lợi nhuận uỷ thác Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá Hợp đồng Số hợp đồng Ngày hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã loại xn Mã đối tác Mã nước Lợi nhuận uỷ thác Mã ngoại tệ Đối tác Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Điện thoại Đại diện Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Thị trường Mã nước Tên nước Khu vực Ngoại tệ Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá Loại xuất nhập Mã loại xn Tên loại xn Chi tiết hợp đồng Số hợp đồng Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Chi tiết hợp đồng Số hợp đồng Mã hàng hoá Số lượng Đơn giá Chi tiết hợp đồng Số hợp đồng Mã hàng hoá Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Tờ khai Số tờ khai Ngày tờ khai Mã đối tác Tên đối tác Mã loại hình Tên loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác Tờ khai Số tờ khai Ngày tờ khai Mã đối tác Tên đối tác Mã loại hình Tên loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác Tờ khai Số tờ khai Ngày tờ khai Mã đối tác Mã loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác Loại hình xn Mã loại hình Tên loại hình Chi tiết tờ khai Số tờ khai Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Chi tiết tờ khai Số tờ khai Mã hàng hoá Số lượng Đơn giá Chi tiết tờ khai Số tờ khai Mã hàng hoá Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày xuất Tên người xuất Mã kho Tên kho Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày xuất Tên người xuất Mã kho Tên kho Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày xuất Tên người xuất Mã kho Kho hàng Mã kho Tên kho Chi tiết hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng xuất Tên hàng xuất Đơn vị tính Số lượng xuất Giá xuất Chi tiết hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng xuất Số lượng xuất Giá xuất Chi tiết hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng xuất Số lượng xuất Giá xuất Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Mã kho Tên kho Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Mã kho Tên kho Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Mã kho Tên kho Kho hàng Mã kho Tên kho Chi tiết hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng nhập Tên hàng nhập Đơn vị tính Số lượng nhập Giá nhập Chi tiết hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng nhập Số lượng nhập Giá nhập Chi tiết hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng nhập Số lượng nhập Giá nhập Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Hàng hoá Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính 3.Các bảng của CSDL Sau 3 bước chuẩn hoá dữ liệu ta xây dựng được cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu như sau: Bảng1: Table_ Danh mục chứng từ Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_ct Character 2 Mã chứng từ Ten_ct Character 20 Tên chứng từ Bảng 2: Table_ Đối tác Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_dt Character 5 Mã đối tác Ten_dt Character 30 Tên đối tác Dia_chi Character 70 Địa chỉ Dien_thoai Character 15 Điện thoại Fax Character 15 Fax Dai_dien Character 30 Tên người đại diện Tai_khoan Character 15 Số tài khoản Mo_tai Character 40 Nơi mở tài khoản Ma_so_thue Character 15 Mã số thúê Bảng 3: Table_ Hàng hoá Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_hh Character 5 Mã hàng hoá Ten_hh Character 35 Tên hàng hoá Dvt Character 5 Đơn vị tính Bảng 4: Table_ Kho hàng Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_kho Character 5 Mã kho Ten_kho Character 25 Tên kho Bảng 5: Table_Loại hình Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_loaihinh Character 5 Mã loại hình xnk Ten_loaihinh Character 25 Tên loại hình xnk Bảng 6: Table_Loại xuất nhập Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_loaixn Character 10 Mã loại xn Ten_loaixn Character 20 Tên loại xn Bảng 7: Table_Ngoại tệ Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_nt Character 5 Mã ngoại tệ Ten_nt Character 15 Tên ngoại tệ Ty_gia Currency 8 Tỷ giá ngoại tệ Bảng 8: Table_Thị trường Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_nuoc Character 5 Mã nước Ten_nuoc Character 18 Tên nước Khu_vuc Character 15 Khu vực Bảng 9: Table_Hợp đồng Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_ct Character 2 Mã chứng từ So_hd Character 20 Số Hợp đồng Ma_loaixn Character 10 Mã loại xn Ngay_hd Date 8 Ngày ký HĐ Ngay_bd Date 8 Ngày bắt đầu HĐ Ngay_kt Date 8 Ngày kết thúc HĐ Ma_nuoc Character 5 Mã nước xnk Ma_dt Character 5 Mã đối tác Xuat_xu Character 25 Nơi sản xuất Tggiaohang Date 8 Thời gian giao hàng Cang_xuat Character 15 Cảng xuất hàng Cang_den Character 15 Cảng đến Ht_ttoan Character 25 Hình thức thanh toán Ma_nt Character 5 Mã ngoại tệ Ln_uythac Currency 8 Lợi nhuận từ HĐUT Bảng 10: Table_Chi tiết hợp đồng Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả So_hd Character 20 Số hợp đồng Ma_hh Character 5 Mã hàng hoá So_luong Numeric 8 Số lượng theo HĐ Don_gia Currency 8 Đơn giá theo HĐ Bảng 11: Table_Tờ khai xn Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_ct Character 2 Mã chứng từ So_tk Character 20 Số tờ khai Ngay_khai Date 8 Ngày tờ khai So_hd Character 20 Số hợp đồng Ma_dt Character 5 Mã đối tác Ma_loaihinh Character 5 Mã loại hình xn Can_bo_hq Character 25 Tên cán bộ hải quan Chiphitk Currency 8 Lệ phí hải quan Thue_nk Currency 8 Thuế NK Thue_khac Currency 8 Thuế khác Bảng 12: Table_Chi tiết tờ khai Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả So_tk Character 20 Số tờ khai Ma_hh Character 5 Mã hàng So_luong Numeric 8 Số lượng theo TK Don_gia Currency 8 Đơn giá theo TK Bảng 13: Table_ Phiếu nhập Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_ct Character 2 Mã chứng từ So_phieun Character 20 Số phiếu nhập Ngay_thang Date 8 Ngày nhập hàng So_hd Character 20 Số hợp đồng Nguoi_nhap Character 20 Tên thủ kho nhập Ma_kho Character 5 Mã kho nhập Bảng 14: Table_Chi tiết hàng nhập Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả So_phieun Character 20 Số phiếu nhập Ma_hh Character 5 Mã hàng nhập So_luong_nhap Numeric 8 Số lượng hàng nhập Gia_nhap Currency 8 Đơn giá nhập Bảng 15: Table_ Phiếu xuất Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả Ma_ct Character 2 Mã chứng từ So_phieux Character 20 Số phiếu xuất Ngay_thang Date 8 Ngày xuất hàng So_hd Character 20 Số hợp đồng Nguoi_xuat Character 30 Tên thủ kho xuất Ma_kho Character 5 Mã kho xuất Bảng 16: Table_ Chi tiết hàng xuất Tên trường Kiểu trường Kích thước Mô tả So_phieux Character 20 Số phiếu xuất Ma_hh Character 5 Mã hàng xuất So_luong_xuat Numeric 8 Số lượng xuất Gia_xuat Currency 8 Đơn giá xuất 4.Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL: IV- Một số thuật toán của chương trình 1.Thuật toán login chương trình: N Y Nhập lại mật khẩu Kết thúc S Thông báo người dùng không hợp lệ Đ Truy nhập hệ thống Username,Pass,Right đúng Nhập username, Password, Right Bắt đầu 2. Thuật toán nhập dữ liệu Kết thúc N N Y Thông báo lỗi Thông báo lỗi Y Nhập tiếp Ko? kiểm tra xem mã nhập có trùng ko? kiểm tra xem trường khoá có null ko? Nhập dữ liệu Thêm một bản ghi trắng Mở tệp Bắt đầu 3. Thuật toán báo cáo: Y Kết thúc In báo cáo In báo cáo Xem báo cáo Chọn báo cáo cần lập Mở form chọn báo cáo Bắt đầu V- Một số giao diện chính của chương trình: 1.Giao diện đầu của chương trình: 2.Menu chương trình: Sau khi bạn đã điền đúng username và password, bạn sẽ truy nhập vào chương trình hệ thống như sau: Sau đó bạn có thể thao tác sử dụng các công việc mà bạn muốn theo thực đơn sổ xuống như sau: Danh mục: Đối tác. Mỗi hợp đồng xuất, nhập khẩu làm phát sinh đối tác mới. Khi đó bạn sẽ muốn thêm mới hoặc sửa, xoá đối tác cũ. Khi đó trên menu bạn chọn: cập nhật \ đối tác Tuy nhiên danh mục này chỉ cho phép bạn xem chứ không thể trực tiếp thêm , sửa hay xoá một đối tác nào đó. Bạn có thể sử dụng các phím chức năng để thực hiện các công việc mà bạn muốn: Khi bạn nhấn phím F3 thì Form thêm đối tác mới sẽ được mở cho phép bạn thêm một hay nhiều đối tác mới: Sau khi điền các thông tin cần thiết về đối tác mới bạn click vào nút nhận thì thông tin sẽ được lưu vào danh mục đối tác. Nếu bạn muốn sửa thông tin chi tiết về một đối tác thì bạn phải chọn dòng chứa thông tin đó trong danh mục đối tác sau đó nhấn phím F4 trên màn hình sẽ xuất hiện Form sửa đối tác như sau: Sau khi sửa thông tin mà bạn muốn, bạn nhấn nút nhận ngay lập tức thông tin mà bạn vừa sửa sẽ được lưu vào danh mục đối tác. Để xoá thông tin về đối tác mà bạn không cần lưu nữa thì bạn cũng chọn đến dòng chứa dối tác đó rồi nhấn phím F5, trên màn hình sẽ xuất hiện Form xoá đối tác như sau: Click vào nút nhận ,chương trình sẽ xuất hiện thông báo hỏi bạn có chắc chắn xoá không? Nếu bạn chắc chắn xoá thì Nhấn OK. Ngược lại bạn click Huỷ bỏ. Danh mục hàng hoá Danh mục kho Danh mục loại hình xuất nhập Danh mục loại xuất nhập Danh mục ngoại tệ Danh mục thị trường . Để xem, thêm mới, sửa hoặc xoá bất kỳ thông tin nào trong các danh mục này bạn cũng thực hiện tương tự như đối với danh mục đối tác đã trình bày ở trên. Cập nhật: Để thuận tiện cho người sử dụng trong việc cập nhật chứng từ xuất nhập khẩu các Form cập nhật Hợp đồng, Tờ khai xnk, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho dưới đây được thiết kế giống với mẫu chứng từ trong thực tế. *Chú ý: Khi cập nhật các chứng từ này người sử dụng phải điền thông tin về số hợp đồng( đối với hợp đồng), Số tờ khai( đối với tờ khai hàng hoá xnk), Số phiếu nhập(đối với phiếu nhập kho),Số phiếu xuất (đối với phiếu xuất kho) và mã chứng từ nếu không chương trình sẽ báo lỗi yêu cầu người dàng nhập lại. Hợp đồng. Bạn muốn quản lý các thông tin chi tiết về hợp đồng để có thể sử dụng về sau, chẳng hạn như tìm kiếm nhanh thông tin về hơp đồng hoặc báo cáo việc thực hiện hợp đồng. Bạn sẽ chọn mục cập nhật trên menu sổ xuống và chọn hợp đồng, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện form hợp đồng như sau: Sau khi đã điền các thông tin về hợp đồng bạn click vào nút lưu ngay lập tức thông tin về hợp đồng mà bạn vữa thêm sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu.Bạn có thể xem thông tin đã được cập nhật chưa bằng cách click vào nút Xem.Ngược lại nếu bạn không muốn lưu thì bạn có thể click vào nút thoát(hoặc nhấn tổ hợp phím nóng CTRL+T) Đế sửa, xoá thông tin về bất kỳ hợp đồng nào đã lưu trước đó bạn sử dụng các nút đầu, trước, kế, cuối ở bên trái Form để di chuyển đến bản ghi bạn muốn thao tác. Khi đó thông tin về Hợp đồng sẽ hiện lên Form cho phép bạn sửa hoặc xoá . Cập nhật tờ khai xuất nhập khẩu. Đối với mỗi hợp đồng đều có tờ khai xuất nhập khẩu, để cập nhật thông tin cho tờ khai bạn chọn trên menu mục cập nhật\ tờ khai. Sau đó bạn cũng thao tác tương tự như đối với Form Hợp đồng. Cập nhật phiếu nhập kho. Để lưu thông tin về hàng hoá nhập vào kho như số lượng nhập, ngày nhập chương trình cung cấp Form phiếu nhập kho như sau: Cập nhật phiếu xuất kho: Tương tự cách thao tác như phiếu nhập kho ta có Form phiếu xuất kho như sau: Tìm kiếm: Muốn biết thông tin về hàng hoá, hợp đồng, đối tác... người sử dụng có thể dùng chức năng tìm kiếm của chương trình.Trên menu chính của chương trình bạn chọn mục tra cứu, sau đó chọn tiêu thức tìm kiếm mà bạn muốn qua thực đơn sổ xuống. Tìm kiếm hàng hoá. Như bạn đã biết với một khối lượng giao dịch xuất nhập khẩu rất lớn thì tệp hàng hoá bạn lưu cũng gồm rất nhiều bản ghi do vậy mỗi khi xem thông tin về một loại hàng hoá bất kỳ mà phải xem toàn bộ tệp thì rất mất thời gian mà có thể khó tìm thấy. Bạn cần một chức năng tra cứu trợ giúp. Với chức năng tìm kiếm này bạn chỉ cần nhập đúng giá trị tìm kiếm bạn sẽ nhận được thông tin về riêng hàng hoá bạn cần. Nếu không nhớ giá trị tìm kiếm chương trình sẽ liệt kê toàn bộ giúp bạn. Sau khi nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút Tìm bạn sẽ có được thông tin về hàng hoá cần tìm dưới dạng bảng. Tìm kiếm hợp đồng. Bạn muốn biết một khách hàng nào đó đã ký bao nhiêu hợp đồng, những hàng hoá nào được xuất khẩu hay nhập khẩu nhiều nhất ,thuộc những hợp đồng nào phục vụ cho mục đích quản lý của bạn thì bạn có thể tra cứu nhanh bừng cách chọn mục tra cứu\hợp đồng . Khi đó Form tìm kiếm thông tin hợp đồng sẽ hiện ra. Bạn có thể chọn một trong các tiêu thức tìm kiếm có ở trên Form. Sau khi nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút tìm ngay lập tức bạn sẽ nhận được thông tin mà bạn muốn. Báo cáo: Cuối mỗi tháng nhân viên xuất nhập khẩu phải báo cáo cho trưởng phòng biết về tình hình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu trong tháng, hàng năm phòng xuất nhập khẩu phải báo cáo xuất nhập khẩu năm lên lãnh đạo công ty, hoặc đột xuất bạn cần phải báo cáo về danh sách đối tác để chuẩn bị thư chúc mừng năm mới chẳng hạn. Chương trình sẽ cung cấp chức năng báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào bạn muốn. Báo cáo danh sách đối tác. Khi bạn muốn báo cáo về danh sách đối tác, trên menu bạn chọn báo cáo\đối tác.Trên màn hình sẽ xuất hiện Form Báo cáo đối tác cho phép bạn chọn tiêu thức báo cáo: Nếu bạn muốn xem báo cáo trước khi in bạn click vào nút Xem. Sau đó bạn có thể chọn in hay không. Nếu bạn chọn tất cả thì sẽ nhận được một báo cáo về danh sách đối tác như sau: Báo cáo hàng hoá: Khi bạn chọn tiêu thức báo cáo nào thì trên màn hình sẽ xuất hiện thông tin về báo cáo tương ứng. Chẳng hạn bạn muốn báo cáo về hàng hoá tồn kho, bạn tích vào ô hàng tồn kho sau đó click nút xem báo cáo sẽ có dạng như sau: Cuối mỗi tháng nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng trong tháng đó cho trưởng phòng. Bạn chỉ cần chọn mục báo cáo tháng trên menu báo cáo/ baocaothang ngay lập tức sẽ hiện trên màn hình Form báo cáo tháng cho phép bạn chọn hình thức xem hay in báo cáo đó. giao diện như sau: Nếu bạn chọn tháng báo cáo là tháng 4 và click vào nút xem bạn sẽ thấy báo như sau: Cuối mỗi năm phòng xuất nhập khẩu phải báo cáo về kim nghạch xuất nhập khẩu lên cấp lãnh đạo trong năm đó. Chương trình cung cấp một số loại báo như sau: Báo cáo xuất nhập khẩu theo năm Báo cáo xuất khẩu kinh tế Báo cáo xuất khẩu uỷ thác Báo cáo nhập khẩu kinh tế Báo cáo nhập khẩu uỷ thác. Để chọn được loại báo cần thiết bạn chỉ cần vào menu/ báo cáo/ hợp đồng , khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện một Form cho phép bạn chọn loại báo cáo bạn muốn. Sau khi chọn tiêu thức báo cáo cần thiết bạn có thể chọn xem trước hoặc in ngay báo cáo mà bạn muốn. Chẳng hạn bạn chọn báo cáo nhập khẩu uỷ thác và chọn Xem bạn sẽ thấy báo cáo có dạng sau: VI- Cài đặt phần mềm: Phần cứng: Pentium 233 - support MMX 32 MB Ram SVGA monitor 20 MB ổ cứng còn trống. Phần mềm: Windows 98/ Me/2000/ XP Font .VnTime Bộ gõ tiếng Việt. Thiết lập Font .Vntime cho menu, Active Title Bar, Message Box Bằng cách chọn Setting/Control Panel/Display/Appearance. Kết luận Trên đất nước ta kể từ khi thực hiện nghị quyết 49/CP của chính phủ, tất cả các cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện việc đưa máy vi tính vào công tác văn phòng và quản lý. Nhưng mỗi cơ quan doanh nghiệp bên cạnh những hình thức quản lý chung lại có những đặc trưng quản lý khác nhau. Để phát huy tốt và có hiệu quả công tác quản lý mỗi tổ chức, cơ quan đều cần có phần mềm quản lý của mình. Trong thời gian thực tập tại phòng xuất nhập khẩu thuộc công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu, Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng em đã được các anh chị trong phòng hướng dẫn tìm hiểu về hoạt động xuất nhập khẩu để trên cơ sở đó xây dựng đề tài: " Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu tại phòng xuất nhập khẩu, Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu" Chương trình đã hoàn thành và thử nghiệm tại phòng xuất nhập khẩu. Chương trình ban đầu đã hoạt động tốt các chức năng như cập nhật lưu trữ thông tin, tra cứu thông tin cần thiết và tạo một số báo cáo phục vụ mục đích quản lý. Do bản thân kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm viết phần mềm ít, thời gian xây dựng chương trình còn ngắn nên không tránh khỏi nhiều sai sót. Bên cạnh đó trong quá trình vận hành hệ thống chắc sẽ nảy sinh những vấn đề mà bản thân trong lúc xử lý chưa đề cập đến. Vì vậy trong thời gian tới với kiến thức thực tế được bổ sung đồng thời tiếp thu những ý kiến từ phía người sử dụng sẽ giúp em hoàn thiện chương trình này hơn nữa. Dự kiến chương trình sẽ phát triển thêm những khía cạnh sau: Xây dựng báo cáo chi tiết và đầy đủ hơn. Xây dựng giao diện Web để tiến hành cập nhật số liệu trên Website nhằm cung cấp cho khách hàng những thông tin chính xác nhất đến khả năng cung cấp. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các đặc 3 trưng của hoạt động xuất nhập khẩu. I- Giới thiệu chung về công ty. 3 II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Xuất Nhập khẩu: 7 1. Bộ phận nhập khẩu. 7 2. Bộ phận xuất khẩu. 10 III- Vấn đề ứng dụng tin học hiện nay ở phòng xuất nhập khẩu và định 13 hướng đề tài nghiên cứu: Chương II: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức. 15 1. Tổ chức và thông tin: 15 2. Hệ thống thông tin 16 3. Phương pháp phát triển Hệ thống thông tin. 21 4. Các giai đoạn phát triển HTTT. 24 5. Phân tích HTTT 29 6. Thiết kế CSDL 37 Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động 42 xuất nhập khẩu: I- Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT. 42 II- Phân tích hệ thống. 42 1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống. 42 2. Sơ đồ luồng fthông tin . 43 3. Sơ đồ ngữ cảnh. 46 III- Thiết kế CSDL 54 1. Thông tin đầu ra của hệ thống. 54 2. Chuẩn hoá CSDL 56 3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống. 60 4. Mối quan hệ trong CSDL. 60 IV- Một số thuật toán. 66 V- Một số giao diện của chương trình. 68 VI- Cài đặt chương trình. 83 Kết luận 84 Mục lục 85