Công chứng viên và các tổ chức nghề nghiệp công chứng ở một số nước châu Âu và khuyến nghị cho Việt Nam

1. Khái quát chung về hoạt động công chứng trên thế giới Trên thế giới có ba hệ thống công chứng chính sau đây: 1) Hệ thống công chứng La tinh tương ứng với hệ thống Luật La Mã (Civil Law): Hệ thống công chứng La tinh hiện tại được áp dụng ở khoảng 86 quốc gia, trong đó chủ yếu các nước ở châu Âu (22/28 quốc gia châu Âu)1. Việt Nam hiện tại cũng nằm trong nhóm thuộc hệ thống công chứng La tinh. Việt Nam nằm trong Liên minh công chứng quốc tế (U.I.N.L) từ năm 2013. Liên minh công chứng quốc tế là một tổ chức phi lợi nhuận, được thành lập năm 1948, hiện tại có 88 nước thành viên tính đến ngày 2/10/20182. 2) Hệ thống công chứng Ănglo Saxon tương ứng với hệ thống pháp luật Common Law. Hệ thống công chứng này có ở các nước như: Vương quốc Anh, Hoa Kỳ3 Số 10 (410) - T5/202060 NGHIÊN CỨU LẬP PHÁP KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 1 Notaries around the world, https://www.notariato.it/en/notaries-around-world , truy cập ngày 18/2/2020. 2 International Union of Notaries, mission, https://www.uinl.org/mission, truy cập ngày 18/2/2020. 3 Tlđd, 1. công chỨng Viên VÀ các tổ chỨc nghề nghiệp công chỨng ở mỘt SỐ nước châu âu VÀ khuyẾn nghị cho Việt nam Dương Thu Hương* *ThS. Nghiên cứu viên Viện Khoa học pháp lý, Bộ Tư pháp. Thông tin bài viết: Từ khóa: Công chứng, công chứng viên, hiệp hội công chứng. Lịch sử bài viết: Nhận bài : 19/02/2020 Biên tập : 03/03/2020 Duyệt bài : 07/03/2020 Article Infomation: Key words: Public notory; notory; notory association. Article History: Received : 19 Feb. 2020 Edited : 03 Mar. 2020 Approved : 07 Mar. 2020 Tóm tắt: Bài viết cung cấp thông tin kinh nghiệm về thực tiễn hoạt động công chứng, đào tạo công chứng viên cũng như tổ chức nghề nghiệp của các công chứng viên ở một số nước Châu Âu - đại diện cho hai trường phái công chứng tiêu biểu trên thế giới (hệ thống công chứng La tinh như Pháp, Ý và hệ thống công chứng Anglo saxon, đại diện là Anh); đưa ra một số kết luận và khuyến nghị cho Việt Nam trong quá trình xây dựng và hoàn thiện pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng. Abstract: The article provides an analysis of the practices of public notary, notary training process, as well as professional organization of notaries in several countries in Europe which are representing two typical notarial systems in the world. Latin type notarial system, such as: France and Italy and Anglo Saxon type notarial system, such as: United Kingdom; thereby the article is given out a number of conclusions and recommendations in the process of developing and perfecting law in the field of notarization. 3) Hệ thống công chứng tập thể (Collectiviste) tương ứng với hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa (Sovietique): Mô hình công chứng tập thể là trường phái phát triển mạnh vào những năm 70 của thế kỷ XX đến trước những năm 1990 ở Liên Xô và các nước theo mô hình xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trước đây. Ở hệ thống công chứng này, công chứng chưa được coi là một nghề. Công chứng được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước. Công chứng viên không có chứng chỉ hành nghề, không phải chịu trách nhiệm dân sự trước khách hàng mà chỉ phải chịu trách nhiệm hành chính trước nhà nước về những sai phạm của mình. Trong những năm gần đây, các nước theo mô hình công chứng này có xu hướng từng bước chuyển sang nghiên cứu tiếp thu có chọn lọc những yếu tố hợp lý của hai mô hình công chứng nội dung hoặc công chứng hình thức để chuyển đổi mô hình. 2. Công chứng viên và tổ chức nghề công chứng ở Pháp Công chứng ở Pháp thuộc trường phái công chứng La tinh thuộc hệ thống công chứng La tinh. Tính đến 31/7/2019, ở Pháp có tổng cộng 14.210 công chứng viên với hơn một nửa công chứng viên là nữ (7.037 nữ công chứng viên); độ tuổi trung bình của công chứng viên ở Pháp là 474. Mỗi năm ở Pháp, các công chứng viên tư vấn cho khoảng 20 triệu người với tổng doanh thu khoảng 8 tỷ Euro5. Trung bình trong một năm, các công chứng viên soạn thảo và xác nhận khoảng 4 triệu văn bản, và hơn 320.000 chúc thư6. Địa vị pháp lý của công chứng viên ở Pháp được quy định như sau: “Công chứng viên là công chức nhà nước được bổ nhiệm nhằm tiếp nhận văn bản, hợp đồng mà các bên phải hoặc muốn công nhận tính xác thực gắn liền với sự chứng nhận của cơ quan công quyền”7. Ở Pháp, công chứng viên là những người được Nhà nước ủy quyền, do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công thông qua hoạt động chứng nhận hành vi và hợp đồng mà các bên phải hoặc muốn chứng nhận tính xác thực. Công chứng viên chứng nhận thời gian, nội dung cũng như giá trị tài sản bằng cách sử dụng con dấu và chữ ký của mình8. Mặc dù được trao quyền bởi cơ quan nhà nước nhưng công chứng viên phải tự trang trải chi phí để duy trì hoạt động của mình. Biểu lệ phí công chứng được pháp luật về công chứng Pháp quy định khá rõ ràng. Vì vậy, khách hàng được đảm bảo chỉ phải trả một khoản thù lao có thể dự đoán trước được và minh bạch. Theo đó, tổng chi phí phải trả cho công chứng viên bao gồm: 8/10 là thuế nộp cho Nhà nước và chính quyền địa phương; 1/10 là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện việc công chứng và 1/10 là thù lao dành cho công chứng viên9. Ở Pháp, để trở thành công chứng viên, ứng viên phải có bằng thạc sĩ chuyên ngành 61Số 10 (410) - T5/2020 NGHIÊN CỨU LẬP PHÁP KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 4 The notary profession in figures, https://www.notaires.fr/en/notaire/bodies-representing-french-notaires/no- tary-profession-figures, truy cập ngày 18/2/2020. 5 Như trên. 6 Như trên. 7 Điều 1 Pháp lệnh số 45-2590 ngày 02/11/1945, https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jses- sionid=7ECF38B5D497781B63DC0E8199A78EEB.tplgfr36s_1?idArticle=LEGIARTI000006473381&cid- Texte=LEGITEXT000006070994&dateTexte=20110616, truy cập ngày 18/2/2020. 8 The role of the French notary, https://www.notaires.fr/en/notaire/role-notaire-and-his-principal- activities/role-notaire, truy cập ngày 18/2/2020. 9 French notaire’s fee, https://www.notaires.fr/en/notaire/notaires-fees, truy cập ngày 18/2/2020. luật và 02 năm đào tạo về thực hành công chứng10. Hội đồng cấp cao công chứng viên Pháp (CSN) là tổ chức nghề công chứng, được thành lập ngày 11/2/1945. Hội đồng này được trao quyền thay mặt cho các công chứng viên. Hội đồng cấp cao là cơ quan ở cấp trung ương. Ngoài ra, có 72 Phòng công chứng thuộc khu hành chính đại diện cho các công chứng viên trong cùng khu hành chính. Các Phòng công chứng cấp khu hành chính tập hợp thành 33 Hội đồng công chứng cấp vùng. CSN gồm có các đại biểu được bầu 4 năm một lần bởi thành viên của Hội đồng khu vực và các công chứng viên của các phòng công chứng trong khu vực. Các đại biểu sẽ lần lượt được gia hạn một nửa sau 2 năm. Đại hội đồng CSN gồm 7 thành viên do các thành viên của CSN bầu ra theo nhiệm kỳ 2 năm11. 3. Công chứng viên và tổ chức nghề công chứng ở Ý Ý là nước theo hệ thống công chứng La tinh. Tính đến hết năm 2018, tổng số công chứng viên đang hoạt động tại Ý là 4.970 người, trong đó có 3.242 nam và 1.728 nữ12, 65% công chứng viên ở độ tuổi từ 41 đến 6513. Ở Ý, công chứng viên được coi là một công chức nhà nước, người có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi các bên một cách bình đẳng. Công chứng viên soạn thảo chứng thư, bảo đảm tính an toàn, hợp lệ và phải có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ những chứng thư nêu trên14. Để trở thành công chứng viên, ứng viên phải có kiến thức pháp lý chuyên môn và trải qua một kỳ thi mở do Bộ Tư pháp tổ chức15. Nhà nước kiểm soát công chứng viên thông qua hoạt động kiểm tra định kỳ của Cục Thuế (4 tháng một lần) và Bộ Tư pháp (2 năm một lần)16. Hội đồng công chứng quốc gia (CNN) là tổ chức nghề công chứng cấp trung ương. Hội đồng được bầu 03 năm một lần bởi tất cả các công chứng viên. Hội đồng tham gia vào cuộc thi tuyển công chứng viên với tư cách là tổ chức lập danh sách công chứng viên để Bộ Tư pháp chọn làm thành viên của Ủy ban giám sát cuộc thi tuyển công chứng viên17. Bên cạnh đó, trong cơ cấu của tổ chức nghề công chứng ở Ý còn có 92 Hội đồng công chứng cấp quận. Hội đồng công chứng cấp quận có hai chức năng chính đó là giám sát và kỷ luật các công chứng viên là thành viên18. 4. Công chứng viên và tổ chức nghề công chứng ở Anh Ở Anh, nghề công chứng được coi là nghề đã tồn tại lâu đời nhất trong số các nghề nghiệp liên quan đến pháp lý. Nguồn gốc của nghề công chứng được cho là từ thời La Mã, khi mà hầu hết mọi người đều không biết chữ. Vì vậy, thương nhân và các nhà buôn cần ai đó để ghi lại những gì họ đã giao kết. Để đáp ứng nhu cầu của người dân, các giáo sĩ được Giáo hoàng bổ nhiệm làm công chứng viên. Kể từ năm 1533, Tổng giám mục là người thực hiện vai trò này thay cho Giáo Hoàng19. Hiện nay, được sự ủy quyền Số 10 (410) - T5/202062 NGHIÊN CỨU LẬP PHÁP KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 10 Notaire, https://www.notaires.fr/en/trainings-jobs-notaires/n%C2%ADotaire, truy cập ngày 18/2/2020. 11 The High Council of French Notariat, https://www.notaires.fr/en/notaire/bodies-representing-french-no- taires/high-council-french-notariat, truy cập ngày 18/2/2020. 12 Statistiche di categoria, https://www.notariato.it/it/statistiche-di-categoria, truy cập ngày 18/2/2020. 13 Như trên. 14 Who is the notary, https://www.notariato.it/en/who-notary, truy cập ngày 18/2/2020. 15 Như trên. 16 Responsibilities of the notary, https://www.notariato.it/en/responsibilities-notary, truy cập ngày 18/2/2020. 17 Function of National Council of Notaries, https://www.notariato.it/en/functions, truy cập ngày 18/2/2020. 18 The district councils, https://www.notariato.it/en/district-councils, truy cập ngày 18/2/2020. 19 The Notary leaflet, https://www.thenotariessociety.org.uk/uploads/optimadmin/document/document/369/ The_Notary_leaflet_-_English_2019.pdf, truy cập ngày 18/2/2020. của Tổng giám mục, công chứng viên được bổ nhiệm bởi người đứng đầu Văn phòng Khoa (Master of the Faculties) đồng thời là một thẩm phán giáo hội thuộc Tổng giám mục xứ Canterbury (Giám mục trưởng của Giáo hội Anh)20. Trên thực tế ở Anh, nhu cầu về công chứng không lớn, công chứng viên không tham gia vào các giao dịch tài sản thông thường. Công việc chủ yếu của công chứng viên là chứng thực, chứng nhận, ký tên và đóng dấu vào văn bản sẽ được sử dụng ở nước ngoài21. Chữ ký và con dấu của công chứng viên có tác dụng chứng minh văn bản đó đã được ký hợp lệ22. Bên cạnh đó, công chứng viên còn có thể cung cấp các dịch vụ liên quan đến tư vấn pháp lý như luật sư tư vấn, trừ việc đại diện thân chủ tại tòa. Ở Anh, muốn trở thành công chứng viên, ứng cử viên phải qua ba bước: đào tạo học thuật, thực hành và gia nhập. Ở bước đào tạo học thuật, các ứng viên phải hoàn thành các môn học liên quan đến pháp luật theo quy định23; giai đoạn thực hành kéo dài trong 02 năm24. Sau khi ứng viên hoàn thành các bước nêu trên, ứng viên sẽ được người đứng đầu Văn phòng Khoa công nhận là công chứng viên25. Trong 02 năm hoặc 3 năm đầu thực hành nghề công chứng, ứng viên thực hành nghề dưới dự giám sát của một công chứng viên có kinh nghiệm26. Quy định về tiêu chuẩn công chứng viên năm 2017 xác định các điều kiện để trở thành công chứng viên27. Tổ chức nghề công chứng ở Anh là Hội công chứng viên Anh và xứ Wales và Hội công chứng viên Scrivener. Hội công chứng viên ở Anh và xứ Wales được thành lập năm 1882 và hợp nhất năm 1907, là tổ chức đại diện khoảng 770 trong tổng số 850 công chứng viên đang hoạt động ở Anh và xứ Wales28. Hội công chứng viên Anh và xứ Wales đóng vai trò quan trọng trong công tác phát triển chuyên môn, tổ chức đào tạo công chứng viên, đồng thời là tổ chức đại diện quốc tế của các công chứng viên. Hội công chứng viên Scrivener là hội nghề gắn với Công ty Scriveners (Công ty công chứng viên thành phố London). Đây là công ty công chứng lâu đời, thành lập từ năm 1373. Hội công chứng viên Scrivener cũng là thành viên của Diễn đàn công chứng vương quốc Anh và Ireland, đồng thời là thành viên của Liên minh công chứng quốc tế (U.I.N.L) kể từ năm 1998. 63Số 10 (410) - T5/2020 NGHIÊN CỨU LẬP PHÁP KINH NGHIỆM QUỐC TẾ 20 Website của Hội công chứng viên ở Anh và xứ Wales, https://www.thenotariessociety.org.uk/pages/what- is-a-notary, truy cập ngày 18/2/2020. 21 Như trên. 22 Notary Public North London, https://www.notarypublicnorthlondon.co.uk/, truy cập ngày 18/2/2020. 23 Điều 7, Quy định về tiêu chuẩn công chứng viên 2017 (Notaries (Qualification) Rules 2017, truy cập ngày 18/2/2020. 24 Becoming a notary, https://www.thenotariessociety.org.uk/pages/becoming-a-notary, truy cập ngày 18/2/2020. 25 Điều 10, Quy định về tiêu chuẩn công chứng viên 2017, (Notaries (Qualification) Rules 2017, truy cập ngày 18/2/2020. 26 Điều 4 quy định về giai đoạn giám sát và đào tạo sau khi được công nhận là công chứng viên, Notaries (Post-admission supervision and traning) rules 2019, content/uploads/2019/06/Notaries-Post-Admission-Superivsion-and-Training-Rules-2019.pdf, truy cập ngày 10/3/2020. 27 Quy định về tiêu chuẩn công chứng viên 2017 (Notaries (Qualification) Rules 2017, office.org.uk/wp-content/uploads/2017/06/Notaries-Qualification-Rules-2017.pdf, truy cập ngày 10/3/2020. 28 Như trên. 5. Kết luận và khuyến nghị Từ những phân tích về nghề công chứng viên và tổ chức nghề công chứng viên ở một số nước châu Âu, có thể rút ra một số khuyến nghị cho Việt Nam trong quá trình xây dựng và hoàn thiện các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng như sau: (1) các công chứng viên cũng như các tổ chức công chứng ở các nước nêu trên đều hoạt động trên cơ sở tự hạch toán chi tiêu và tự đảm bảo cho hoạt động của mình mà không sử dụng ngân sách nhà nước; (2) việc đào tạo công chứng viên được tổ chức chặt chẽ, khoa học, công chứng viên phải trải qua các bước từ đào tạo học thuật, trải qua kỳ thi cho đến quá trình tập sự; (3) các nước đều đã thành lập các tổ chức nghề nghiệp của công chứng viên. Các tổ chức này chịu trách nhiệm đại diện cho công chứng viên, bảo vệ quyền lợi cho công chứng viên trong tổ chức, chịu trách nhiệm ban hành Quy tắc nghề nghiệp, bồi dưỡng, giám sát hoạt động của các công chứng viên n Số 10 (410) - T5/202064 NGHIÊN CỨU LẬP PHÁP KINH NGHIỆM QUỐC TẾ đốc như một chỉ dẫn cho những người mới gia nhập thị trường thì nên quy định thêm Giám đốc/Tổng giám đốc phải là người đại diện theo pháp luật. Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp cũng chưa đề cập đến các kiểu Giám đốc khác nhau trên thực tế. Theo Luật Công ty của Anh thì có thể có Giám đốc núp bóng (shadow director), Giám đốc thực tế (de facto director), Giám đốc theo luật (de jure director), Giám đốc điều hành (executive director) và Giám đốc dự khuyết (alternate director)15. Giám đốc núp bóng được hiểu là người mà những quyết định, chỉ dẫn của người này có hiệu lực buộc Giám đốc theo luật của công ty phải làm theo. Giám đốc núp bóng phải chịu trách nhiệm như Giám đốc theo luật16. Trong thực tiễn của Việt Nam hiện nay, kiểu Giám đốc núp bóng khá nhiều trong các loại hình doanh nghiệp mà chủ thực sự là người nước ngoài nhưng thuê người Việt Nam đứng ra thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn và kiêm làm Giám đốc công ty này. Vì vậy, thực tế đã từng xảy ra trường hợp Giám đốc đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bổ nhiệm chủ sở hữu thực sự của doanh nghiệp làm Tổng giám đốc công ty và trao quyền cho Tổng giám đốc công ty quyết định mọi vấn đề trong công ty, bởi chủ sở hữu chỉ thích làm Tổng giám đốc khi tham gia vào các giao dịch với đối tác bên ngoài. Vấn đề đặt ra là khi công ty xảy ra tranh chấp hoặc phải chịu trách nhiệm pháp lý thì Tổng giám đốc - chủ sở hữu công ty thật sự này chịu trách nhiệm gì thì Luật Doanh nghiệp Việt Nam chưa tiên lượng tới. Tuy nhiên, thực tiễn đang yêu cầu các nhà làm luật phải quan tâm giải quyết vấn đề này để tránh tình trạng Giám đốc thì cứ ký, doanh nghiệp thì cứ chịu trách nhiệm. Tình huống nan giải quá thì Giám đốc làm đơn xin nghỉ việc là xong. Hậu quả là đối tác, khách hàng của công ty chịu thiệt hại và có thể gây bất ổn xã hội n 15 ACCA Approved (2015), Paper F4 Corporate and Business Law, BPP Learning Media Ltd, tr.234-235. 16 Mục 223 & 250.1 Luật Công ty Anh 2006. GÓP Ý QUY ĐỊNH... (Tiếp theo trang 35)