Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

c kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL là không thể thiếu được. Ở Xí nghiệp May xuất khẩu, kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Vì vậy, kế toán tổng hợp gắn liền với kế toán thanh toán, tức là mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải đuợc hạch toán chặt chẽ, thông qua các tài khoản đối ứng liên quan. Mặt khác do nguyên vật liệu gia công chủ yếu nhập từ phía các bạn hàng lâu năm, ổn định, cùng đó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu luôn được đáp ứng kịp thời và hầu như không khi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất. Vì lẽ đó mà công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp là tương đối dễ dàng. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức ghi sổ Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Đối với các nghiệp vụ nhập kho, vật liệu nhập ở Xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp tăng vật liệu do góp vốn liên doanh, gia công chế biến. Thu mua nguyên vật liệu do bộ phận tiếp liệu Xí nghiệp tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Xí nghiệp và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Xí nghiệp trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với xí nghiệp). Kế toán tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu - vật liệu - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 141: Tạm ứng. - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Đối với nghiệp vụ xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng. Đối với những phiếu xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất cho bộ phận nào mà hạch toán theo đúng đối tượng đó. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu - vật liệu. - TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. - TK 627: Chi phí sản xuất chung. - TK 642: Chi phí quản lý. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, các nghiệp vụ kế toán liên quan đến nhập vật liệu tại Xí nghiệp sẽ được kế toán định khoản và ghi vào các sổ sau: - Bảng kê nhập vật liệu. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tạm ứng,... Bảng kê nhập vật liệu được lập cho từng tập chứng từ nhập đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng cung cấp. Nếu cơ sở cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì được lập bảng kê riêng. Đối với những cơ sở cung cấp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Với những chứng từ này lại tiếp tục được phân loại theo hình thức thanh toán như thanh toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng, hoặc mua vật liệu nhưng chưa thanh toán. Đối với hàng may hợp đồng gia công cho Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình, những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thì chỉ lập bảng kê theo dõi số lượng. Còn những mặt hàng do đơn vị mua về để may hàng Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình cho được lập bảng kê theo dõi riêng. Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp từ bảng kê. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được mở trên một trang sổ (hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Số dư đầu tháng 02 năm 2009 là số dư cuối tháng 01 năm 2009 chuyển sang. Trong tháng, các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên Có TK 331. Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK 331. Cuối tháng, kế toán tính cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối kì. Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết TGNH được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, TGNH phát sinh trong tháng. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, TGNH mua vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111, TK 112. Cuối tháng, kế toán tổng hợp sổ phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư. Sổ chi tiết tạm ứng đuợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng cho công nhân viên trong Xí nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng mua vật liệu đuợc tập hợp theo bảng kê riêng và ghi vào bên Nợ TK 152, ghi Có TK 141. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư. Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong tháng 02 năm 2009 của Xí nghiệp May xuất khẩu như sau: Ví dụ: Ngày 13-02-2009 phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3), nhập vải Skavi của Công ty Hưng Thái theo hoá đơn số 0010431 (Biểu 2.1) với số lượng 5.000m, số tiền 475.000.000đ, tiền thuế GTGT: 47.500.000 đồng, tổng số tiền thanh toán: 522.5.000.000 đồng. Kế toán sẽ định khoản và ghi vào Bảng kê nhập vật tư (Biểu 2.8) và Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ chi tiết thanh toán với nguời bán – Biểu 2.11) , Sổ chi tiết Thuế GTGT đầu vào) như sau: Nợ TK 152: 475.000.000 Nợ TK 133: 47.500.000 Có 331: 522.500.000 Biểu 2.8: Mẫu bảng kê nhập vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Nợ TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi có các TK NT SH TK 152 TK 133 TK 331 08/02 PN 31 Nhập-Công ty chỉ Phong Phú 5.430.000 543.000 5.973.000 …… ……….. ... ... ..... 13/02 PN 38 Nhập– Công ty vải Hưng Thái 475.000.000 47.500.000 522.500.000 14/02 PN 40 Nhập vải - Công ty MêCô 382.800.000 38.280.000 421.080.000 Cộng bảng 935.800.000 93.580.000 1.029.380.000 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.9: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số CT: 17 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Mua vật tư 152 935.800.000 Chưa thanh toán 133 93.580.000 331 1.029.380.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.10: Mấu sổ chi tiết thanh toán với nguời bán Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT TK 331- THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị : Công ty Thread Fabric Phong Phú Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư đầu tháng 25.530.000 Phát sinh trong tháng 08/02 PN 31 Mua chỉ 50C3 5.973.000 09/02 PC 115 Hùng phòng KD thanh toán tiền hàng 15.500.000 ... .... ........... ..... 20/02 PN 33 Thân nhập chỉ 4.184.400 22/02 PN 40 Dư mua chỉ 60C3 8.275.900 28/02 PN 51 Hùng thanh toán tiền hàng 11.850.000 Cộng số phát sinh 27.350.000 37.737.700 Dư cuối tháng 35.917.700 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.11: Mẫu sổ thanh toán với người bán Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT TK 331- THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị: Công ty Hưng Thái Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư đầu tháng 1.055.470.000 Phát sinh trong tháng 02-02 PN 25 Nhập vải Công ty Hưng Thái 98.610.000 05-02 UNC 38 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 200.000.000 08-02 UNC 41 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 60.000.000 12-02 UNC 50 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 200.000.000 13-02 PN 38 Nhập vải Hưng Thái 522.500.000 17-02 UNC 59 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 300.000.000 ... .... ....... ..... ..... Cộng số phát sinh 960.000.000 750.250.000 Dư cuối tháng 845.720.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.12: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời bán BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị tính: đồng STT Tên nhà cung cấp Số dư ĐK Số PS Số dư CK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty Thread Fabric Phong Phú 25.530.000 27.350.000 37.737.700 35.917.700 2 Công ty Hưng Thái 1.055.470.000 960.000.000 750.250.000 845.720.000 … …. …. …. ….. ….. … …. …. …. ….. ….. 8 Công ty MêCô 678.180.000 874.300.000 936.790.000 740.580.000 Cộng 2.178.480.000 2.208.750.000 2.439.642.700 2.409.372.700 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Phiếu nhập kho số 31 ngày 09/02/2009. Hoá đơn số 033357 nhập vật liệu để gia công sản phẩm HĐ TMXNK thanh toán bằng tiền tạm ứng. Số tiền vật liệu: 73.886.000 đ, tiền thuế GTGT: 7.388.600 đ. Tổng số tiền thanh toán: 81.274.600 đ, kế toán định khoản và ghi vào Bảng kê nhập vật tư (Biẻu 2.13), Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ chi tiết TK 141 – Biểu 2.15, Sổ chi tiết Thuế GTGT đầu vào) như sau: Nợ TK 152: 73.886.000 Nợ TK 133: 7.388.600 Có TK 141: 81.274.600 Biểu 2.13: Mẫu bảng kê nhập vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Nợ TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi nợ các TK Ghi có các TK Ngày tháng Số hiệu 152 133 141 … 09-2 PN 31 Dư nhập VLSX HĐ TMXNK 73.886.000 7.388.600 81.274.600 11-02 PN 37 Luật lái xe 0224 nhập xăng 947.000 97.541 1.044.541 14-02 PN 43 Dư nhập VTSX áo ma chiến sĩ 84.500.000 8.450.000 92.950.000 14-02 PN 44 Dư nhập chỉ 23.443.600 2.344.360 25.787.960 14-02 PN 45 Truyền nhập xăng dầu 1.832.200 108.716 2.020.916 Cộng 184.608.800 18.389.217 203.078.017 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.14: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số : 18 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số liệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư 152 184.608.800 thanh toán tạm ứng 133 18.389.217 141 203.078.017 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.15: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT TK 141- TẠM ỨNG Tháng 02/2009 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu tháng 34.450.000 Phát sinh trong tháng 04/02 PC103 Tạm ứng Dư mua VLSX 70.000.000 ..... 04/02 PC117 Tạm ứng mua xăng dầu 850.000 06/02 PT 83 Dân nộp tiền tạm ứng 150.000 09/2 PN 31 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 81.274.600 .... .... ........ .... ..... 26/02 PN 64 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 21.560.000 Cộng số phát sinh 359.500.000 344.375.000 Dư cuối tháng 49.575.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Đối với cơ sở cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng thì kế toán lập Bảng kê nhập vật tư và Chứng từ ghi sổ riêng như sau: Biểu 2.16: Mẫu bảng kê nhập vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ ( Cho các đối tuợng không tính thuế GTGT theo phuơng pháp khấu trừ ) Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Nợ TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 152 Ghi có các TK NT Số 141 136 331 621 ... .... ...... .... .... .... .... .... PN 29 Hải nhập vật tư S/C 298.000 298.000 PN 32 Hoàng nhập VT may ĐN 1.843.000 1.843.000 PN 33 Hùng phòng KD nhập VLP- KĐN 4.050.000 4.050.000 ... .... ...... .... .... .... .... .... ... .... ...... .... .... .... .... .... PN 35 Sơn nhập Vư may 1.150.000 1.150.000 PN 36 Cơ sở Hoàn Cầu - nhập VT – giấy bọc, hộp cacton 120.100.000 120.100.000 PN 39 Duyên PXI nhập lại vật tư 924.000 924.000 PN 41 Phương PXI I nhập lại vật tư 6.029.800 6.029.800 Cộng bảng 135.375.800 8.024.000 298.000 120.100.000 6.953.800 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.17: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số : 19 Kèm theo: 01 bảng kê Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư các nguồn không tính VAT khấu trừ 152 135.375.800 141 8.024.000 136 298.000 331 120.100.000 621 6.953.800 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị 2.3.3. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Đối với nghiệp vụ xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất vật tư, tùy theo đối tượng sử dụng, kế toán định khoản và ghi vào Bảng kê, Sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Bảng kê xuất vật liệu được lập thành nhiều bảng, mỗi bảng tương ứng với từng bộ phận nhận vật tư, sản phẩm sản xuất mà kế toán đã sắp xếp theo từng tập. Ở Xí nghiệp lập các bảng kê sau: - Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất: TK 621, TK 627. - Bảng kê xuất vật liệu phục vụ quản lý doanh nghiệp: TK 642. Ta có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ xuất vật liệu trong tháng 02/2009 của Xí nghiệp như sau: Ví dụ: Ngày 09/02, phiếu xuất kho số 61 (Biểu 2.4), xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm “Quần 2 lớp”, trị giá 38.600.000, kế toán tổng hợp hạch toán: Nợ TK 621 (CT- PX I): 38.600.000 Có TK 152: 38.600.000 Kế toán tập hợp Phiếu xuất kho vào Bảng kê xuất nguyên vật liệu theo từng loại sản phẩm, sau đó lập Chứng từ ghi sổ. Theo ví dụ trên, mẫu Bảng kê xuất vật liệu và Chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.18: Mẫu bảng kê xuất vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU- SX QUẦN 2 LỚP Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Ghi Có TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi Có TK152 Ghi nợ các TK Ngày Số 621 627 … 08/02 PX 58 Xuất thoi suốt máy - Dự PX I 390.000 390.000 09/02 PX 61 Xuất vải sản xuất quần 2 lớp 38.600.000 38.600.000 10/02 PX 64 Xuất chỉ 50 C3 cho sản xuất 5.508.000 5.508.000 11/02 PX 67 Xuất vật tư sản xuất quần 2 lớp 11.756.000 11.756.000 Cộng 56.254.000 55.864.000 390.000 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.19: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số: 23 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT phục vụ SX 621 55.864.000 627 390.000 152 56.254.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Ngày 08/02, phiếu xuất số 58, xuất sổ sách khoán, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác quản lý, trị giá 440.000 đ, kế toán định khoản trên phiếu xuất đồng thời ghi vào Bảng kê xuất vật liệu – Chi phí quản lí (Biểu 2.20) và Sổ chi tiết TK 642. Nợ TK 642 : 440.000 Có TK 152 : 440.000 Biểu 2.20: Mẫu bảng kê xuất vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU – CHI PHÍ QUẢN LÍ Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Ghi Có TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi có TK 152 Ghi nợ các TK Ngày Số 642 …. … 08/02 PX 58 Xuất VPP khoán cho quản lí 440.000 440.000 12/02 PX 67 Xuất vật tư điện thay thế khối văn phòng 212.000 212.000 Cộng 652.000 652.000 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.21: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số: 26 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT phục vụ cho quản lý 642 152 652.000 652.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Từ các Chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL trên, kế toán vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ (Biểu 2.22) theo thứ tự số hiệu của các Chứng từ ghi sổ, mục đích là nhằm quản lí các Chứng từ ghi sổ của tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh. Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Biểu 2.22: Mẫu sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02/2009 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tổng số tiền Số hiệu CT Ngày tháng ..... .... …….. ..... 17 15/02 Cộng chứng từ ghi sổ số 17 1.029.380.000 18 15/02 Cộng chứng từ ghi sổ số 18 203.078.017 19 15/02 Cộng chứng từ ghi sổ số 19 135.375.800 23 15/02 Cộng chứng từ ghi sổ số 25 56.254.000 26 15/02 Cộng chứng từ ghi sổ số 26 652.000 ..... ..... ……….. ..... Tổng cộng 4.987.547.700 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Đồng thời, từ các Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 2.23). Sổ cái TK 152 tập hợp tất cả các các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL theo thứ tự của các Chứng từ ghi sổ. Mỗi Chứng từ ghi sổ được ghi một dòng, trong đó ghi rõ ngày tháng ghi sổ, số Chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng và số phát sinh TK 152. Cuối tháng, kế toán tính tổng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của TK 152. Các số liệu này sẽ đuợc tổng hợp lại và chuyển sang Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Biểu 2.23: Mẫu Sổ Cái tài khoản 152 Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CÁI Tháng 02/2009 TK 152- NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 478.189.400 Số phát sinh trong tháng …. …. …. ……. …… ...... …. …. 15/02 17 31/03 Mua vật liệu nhập kho chưa thanh toán 331 935.800.000 15/02 18 141 Nhập kho vật tư thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 184.608.800 15/02 19 31/03 141,136,311,621 135.375.800 … … … … … … 15/02 25 31/03 Xuất vật tư cho sản xuất 621,627 56.254.000 15/02 26 31/03 Xuất vật tư cho quản lí 642 652.000 … … … … … … Cộng số phát sinh 2.774.490.300 2.213.057.400 Số dư cuối tháng 1.039.622.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị 2.3.4. Công tác kiểm kê, đánh giá lại nguyên vât liệu Tại Xí nghiệp May xuất khẩu, mỗi năm đều tiến hành kiểm nghiệm NVL vào cuối năm nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời xử lý các trường hợp hao hụt hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất…Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư. Khi kiểm tra phải dùng phương pháp thích hợp như cân, đong, đo, đếm…việc kiểm kê không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Cụ thể ngày 31-12-2008 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho năm 2008 và kết quả kiểm kê ghi trong “Biên bản kiểm kê” như sau: Biểu 2.24: Mẫu Biên bản kiểm kê Xí nghiệp Công ty CP XNK 3-2 Hoà Bình Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xí nghiệp May XK Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU Tổ kiểm kê gồm có : 1. Đỗ Bá Thân - Phòng kinh doanh 2. Nguyễn Quang Hải - Thủ kho xí nghiệp 3. Nguyễn Thị Hồng - Kế toán trưởng Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu: S TT Tên vật tư Đ.V tính Số tồn theo sổ sách Số tồn theo thực tế 12/2008 Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Ghi chú 1 Bông sơ cấp trắng K1, 52 Kg 5.566,80 5.566,80 0 2 Canh tóc K1,1 M 19,20 19,20 0 3 Chỉ cỏ úa Cuộn 0,00 0,00 0 4 Chỉ 50C3 1000m/c Cuộn 38,00 38,00 0 … ……. ….. …… …… ….. 12 Khuy bay 12 ly Cái 407,00 407,00 0 13 Khuy nâu 15 ly Cái 0,00 0,00 0 14 Khuy đồng Cái 128,00 128,00 0 Hỏng … ……. …. …… …… ….. 45 Vải cotton 60% M 275,40 275,40 0 46 Vai tropical be vàng K1,5 M 320,00 320,00 0 Ngày 31-12-2008 Thủ kho Kế toán Đại diện phòng kinh doanh (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) Biên bản kiểm kê kho là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu. Truờng hợp kiểm kê phát hiện thiếu, NVL bị hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê và Biên bản xử lí (nếu có) tại Xí nghiệp May xuất khẩu, kế toán ghi tăng trực tiếp tài khoản giá vốn và không ghi qua TK 138. Nợ TK 632 : phần bị hư hỏng, mất mát Có TK 152 Ví dụ: Sau khi nhận đuợc Biên bản kiểm kê vật tư (Biểu 2.24), đối chiếu lại với Bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn, vật tư “Khuy đồng” số luợng kiểm kê đúng với số luợng trên sổ sách, số tồn cuối kì là 128 cái, tuy nhiên đã bị hỏng do quá trình bảo quản. Kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 632: 192.000 Có TK 152: 192.000 Thực tế ở Xí nghiệp, các nghiệp vụ như trên ít xảy ra, số luợng kiểm kê thuờng khớp với sổ sách kế toán, các vật tư vẫn đảm bảo chất luợng. Điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã làm tốt công tác quản lí NVL. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 3.1. Đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình Xí nghiệp May xuất khẩu từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng số vốn ít ỏi đến nay xí nghiệp đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng. Xí nghiệp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các quần áo, sản phẩm xuất khẩu với chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Đồng thời Ban giám đốc Xí nghiệp đã luôn trăn trở và tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh cũng như thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Vì vậy, Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các bạn hàng nước ngoài và nhiều bạn hàng khác trong nước. Sản phẩm của Xí nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Xí nghiệp đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. 3.1.1. Những ưu điểm Xí nghiệp đã đạt được Về công tác quản lí nguyên vật liệu Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua được NVL với giá hợp lí đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng thường xuyên tìm hiểu, liên hệ để có được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chất lượng, từ đó có thể giảm chi phí NVL, góp phần giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình. Đối với công tác tổ chức kho vật tư: các kho được tổ chức một cách khoa học, bố trí gần nơi sản xuất nên thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng của xí nghiệp có đủ các điều kiện thuận tiện cho việc nhập, xuất, tồn và kiểm kê vật tư. Đặc biệt, khi mua vật tư về kho, xí nghiệp đã tổ chức tốt việc đánh giá về số lượng và kiểm nhận về chất lượng, quy cách nguyên vật liệu trước khi nhập kho, đảm bảo các nguyên vật liệu đưa vào sản xuất tốt và các sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng cao. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Kế toán Xí nghiệp đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm NVL ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chính xác chi phí NVL cho từng đối tượng tính giá thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị và các cơ quan chức năng. Kế toán NVL ở Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình đã lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Việc áp dụng phương pháp này đã mang lại nhiều mặt tích cực cho Xí nghiệp. Đó là giá thực tế vật liệu xuất kho không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán, mặt khác kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Do vậy đã có tác dụng tích cực đến công tác quản lý cuả công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tính giá thành một cách hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. 3.1.2. Những nhược điểm tồn tại Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định. Cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường. Về phân loại nguyên vật liệu và tài khoản sử dụng Nguyên vật liệu (đặc biệt là phụ liệu) ở Xí nghiệp rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác, Xí nghiệp đã căn cứ vào vai trò, công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên, việc sắp xếp các nhóm vào từng loại vật liệu chưa thật chính xác và khoa học như: nhiên liệu lại được hạch toán chung với thiết bị xây dựng cơ bản, còn phế liệu lại không được theo dõi chi tiết. Mặt khác, Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu. Ở phòng Tài chính - Vật tư, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán. Bên cạnh đó Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường, điều này làm cho kế toán không phản ánh hết các nghiệp vụ phát sinh đối với NVL trong trường hợp khi hóa đơn về mà hàng chưa về nhập kho cuối kì. Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp của Xí nghiệp là nhà cung cấp trong nước, thường thì NVL mua không cần mất nhiều thời gian để về nhập kho và việc vận chuyển được thực hiện ngay trong kì. Tuy nhiên, cùng với xu thế chung của nghành dệt may hiện nay, nguồn cung NVL ngày càng khan hiếm và việc cạnh tranh về giá NVL cũng đòi hỏi Xí nghiệp phải tìm nhiều nguồn NVL mới, nguồn cung cấp nước ngoài, khi đó thì trường hợp hóa đon về mà hàng chưa về kịp là không ít. Hiện nay ở Xí nghiệp có một số loại vật liệu nhận gia công mới chỉ được theo dõi theo chỉ tiêu số lượng, kế toán không theo dõi được tình hình biến động của loại vật tư này về mặt giá trị. Vì vậy, việc mở thêm tài khoản 002 là cần thiết để theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của loại vật tư này và để theo dõi được cả về mặt giá trị của vật tư thì Xí nghiệp có thể xác định giá tạm tính (giá thị trường) để hạch toán. Về việc ứng dụng tin học Phòng kế toán của Xí nghiệp đã được trang bị một số máy tính, song việc cài đặt chương trình trên máy tính chưa đầy đủ, bộ phận vật liệu vẫn chưa có được những phần mềm thích hợp để có thể vận dụng phù hợp. Việc Xí nghiệp chưa áp dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng làm cho công việc quản lí, theo dõi nguyên vật liệu mất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn vì khối lượng NVL tại Xí nghiệp là rất lớn, đa dạng về chủng loại và quy cách. Về việc lập dự phòng hàng tồn kho Tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, NVL được sử dụng bao gồm nhiều loại với các nguồn mua khác nhau, giá cả trên thị trường lại thường xuyên biến động. Mặt khác, do đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mẫu mã sản phẩm nên NVL đòi hỏi phải được cải thiện thường xuyên về quy cách và chất lượng. Tuy nhiên hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa tổ chức tiến hành trích lập dự phòng đối với NVL, do đó việc phản ánh giá trị NVL có thể cao hơn giá thị trường, ảnh hưởng tới việc đưa ra các chính sách thu mua NVL ... 3.2. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình 3.2.1. Sự cân thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mới thành lập và tạo được môi trường cạnh tranh gay gắt. Để tiếp tục tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và công tác quản lí kinh tế. Đặc biệt, với một doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc như Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lí, có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lí và những người quan tâm nắm bắt và đưa ra quyết định đúng đắn. Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất, giá trị nguyên vật liệu chiếm 70-80% giá thành sản phẩm thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần được đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho Xí nghiệp có thể thực hiện tốt công tác quản lí nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi không ngừng của thế giới và khu vực, Xí nghiệp May xuất khẩu cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lí, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường, vững bước cùng cả nước hội nhập và phát triển. 3.2.2. Các yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng… Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí các chính sách của Xí nghiệp và Công ty nói riêng và của nghành dệt may nói chung. Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán là rất quan trọng, quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ. Do vậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán NVL cần căn cứ vào trình độ của nhân viên kế toán tại đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên kế toán hiểu được và có khả năng thực hiện được đầy đủ và hiệu quả. Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực cho quản lí doanh nghiệp. Vì vậy các giải pháp đưa ra cần mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu, có tính khả thi cao. Đặc biệt đối với NVL thì các giải pháp đưa ra cần chú ý đến việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán quản trị. 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống doanh điểm nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lí và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng thứ NVL, theo em việc phân loại ở Xí nghiệp cần được hoàn thiện hơn nữa. Phế liệu thu hồi Xí nghiệp cần phải theo dõi chi tiết. Xí nghiệp có thể phân loại NVL như sau: - Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, chỉ, khuy, cúc, khoá - Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Phấn may, mực dấu, dây nẹp nhựa, hộp cacton. - Nhiên liệu: TK 152.3: Xăng, dầu diezen, dầu máy khâu - Phụ tùng thay thế: TK152.4: Kim, suốt, thoi, răng cưa mặt nguyệt, me thoi, dây máy. - Thiết bị XDCB: TK 152.5: Gạch, sắt, đồ điện. - Vật liệu khác: TK 152.8: Văn phòng phẩm và phế liệu thu hồi. Bên cạnh đó, hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. “Sổ danh điểm vật liệu” này sẽ xác định thống nhất tên gọi, kí hiệu, mã, quy cách, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể được xây dựng như sau: Biểu 2.25: Mẫu sổ Danh điểm vật tư SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK 152.1: Nguyên vật liệu chính. Nhóm Danh điểm Tên vật liệu Quy cách ĐVT 152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải skavi m 152.1.01.02 Vải cotton 100% m …… ….. 152.1.02 Chỉ 152.01.02.01 Chỉ 50C3 1.000 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 60C3 5.000 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non 5.000 Cuộn …… ……. 152.1.03 Khuy 152.1.03.01 Khuy nhựa 12 Cái 152.01.03.02 Khuy đồng 15 Cái 152.1.03.03 Khuy trắng 15 Cái …… ……. Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2 … là NVL chính, NVL phụ … Cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại nguyên vật liệu lại tiếp tục đánh 01, 02, 03 cho từng nhóm vật liệu. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02,03 … cho từng thứ vật liệu. Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý củaXí nghiệp đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính, giảm bớt khối lượng ghi chép thủ công. Công tác quản lý kho Công tác quản lý kho bảo quản nguyên vật liệu trong kho của Xí nghiệp đã đi vào nền nếp chặt chẽ. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện trong một kho chung cho toàn bộ nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Tuy nhiên, do sử dụng một kho chung nên dễ gây hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố như vải, chỉ, bông…Do đó với công tác quản lý kho Xí nghiệp nên tổ chức lại. Các nguyên vật liệu dễ hư hỏng cần phải được bảo quản tốt. Mỗi loại nguyên vật liệu phải được quản lý theo một kho riêng, hoặc nếu điều kiện chưa cho phép thì kho của Xí nghiệp nên chia thành 2 kho. Một kho dùng cho các NVL dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông … một kho dùng cho các loại NVL khác để dễ quản lý hơn. Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu Trong điều kiện sản xuất hiện nay, Xí nghiệp có ít nguyên vật liệu tồn kho, song NVL tồn kho chủ yếu là những NVL dễ hư hỏng, loang ố như vải, chỉ, bông… Thực tế hàng năm Xí nghiệp chỉ kiểm kê một lần. Điều này có hạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát, hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý, Xí nghiệp chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hình thực tế NVL ở kho. Theo em, Xí nghiệp nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với kỳ hạch toán có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng NVL tồn kho. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Mục đích của hạch toán chi tiết vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng và do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng, thuận tiện. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo em sử dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện của Xí nghiệp vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tuy nhiên, sử dụng phương pháp này cũng có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục những nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế toán hàng tháng phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác hạch toán vật liệu được chặt chẽ thì khi bàn giao các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật tư cần phải lập phiếu giao nhận chứng từ. Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất của loại vật liệu Vải skavi trong tháng 02 năm 2009. Định kỳ khi giao nhận chứng từ, kế toán và thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm với các chứng từ nhập - xuất. Biểu 2.26: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP SỐ … Từ 08/02 – 15/02 Nhóm VL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.02 1 38 475.000.000 Ngày 15/02/2009 CHỮ KÝ THỦ KHO CHỮ KÝ KẾ TOÁN. Sử dụng TK 151- “Hàng mua đang đi đường” theo dõi hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho và TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” theo dõi những nguyên vật liệu nhận gia công cho Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình. - Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong kì nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng sẽ ghi trực tiếp vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào Hóa đơn, các chứng từ có liên quan, kế toán phản ánh giá trị số NVL này vào bên nợ TK 151. TK 151 dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về đến kho hay đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 như sau: Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đã mua đang đi trên đường. Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho của doanh nghiệp. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho đơn vị. Phương pháp hạch toán kế toán như sau: Cuối kì kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng của loại hàng mua chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK151 Nợ TK133 Có TK 331 Có TK 111,112,141... Kì sau khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường Trường hợp hàng mua đang đi đường mà bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay sau khi phát sinh hay khi kiểm kê cuối kì thì căn cứ vào biên bản về hao hụt mất mát, kế toán sẽ phản ánh giá trị hàng mất mát, hao hụt như sau: Nợ TK1381 - Tài sản thiếu chờ xử lí Có Tk 151 - Hàng mua đang đi đường. - Tài khoản 002 dùng để theo dõi hàng hóa vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công. Đây là tài khoản ghi đơn. Kế toán có thể sử dụng giá tạm tính (giá thị trường ) để ghi sổ. Khi nhận hàng hóa, vật tư nhận giữ hộ, gia công, kế toán ghi: Nợ TK 002 Khi xuất trả vật tư, hàng gia công, kế toán ghi: Có TK 002 Trích lập dự phòng nguyên vật liệu Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị vật tư không cao hơn giá trị thị trường và các báo cáo tài chính phản ánh chính xác hơn giá trị của tài sản thì việc trích lập dự phòng cho NVL là cần thiết. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên tích lũy được số vốn mà đáng lẽ đã phân chia. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC X Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Xí nghiệp nên sử dụng thêm TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo quy định Chế độ kế toán doanh nghiệp năm 2006, hoàn nhập các khoản dự phòng bàng cách giảm chi phí có liên quan, cụ thể đối với hàng tồn kho là ghi giảm giá vốn hàng bán (ghi Có TK 632). Tuy nhiên, theo thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006, việc hoàn nhập dự phòng được ghi tăng doanh thu (thu nhập) tương ứng đến đối tượng dự phòng, cụ thể với hàng tồn kho hoàn nhập dự phòng thì ghi tăng thu nhập khác (ghi Có TK 711). Như vậy, việc trích lập dự phòng có thể thực hiện theo chế độ hay theo thông tư như sau: Cuối kì kế toán năm hay quý, khi tiến hành trich lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có Tk 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay mà nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632 - Giá vốn hàng bán Ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán Trong điều kiện kiện hiện nay, không chỉ có các nhà quản lí doanh nghiệp mà còn có các đối tượng khác quan tâm sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp. Việc thu thập xử lí thông tin và hệ thống hóa theo phương pháp thủ công hay các phương tiện máy tính đơn giản trong kế toán sẽ không còn đáp ứng được các yêu cầu về thông tin trong điều kiện của nền kinh tế phát triển đó. Đặc biệt gây khó khăn trong việc kiểm soát của mỗi đơn vị. Hơn thế nữa hiện nay các doanh nghiệp hầu hết đã áp dụng các phần mềm kế toán để giảm bớt khối lượng công việc kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán có sẵn hay thuê các chuyên gia về làm phần mềm riêng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Nội dung hoàn thiện Tổ chức mã hóa đối tượng quản lí: đây chính là công tác lập sổ danh điểm vật liệu mà ta đã đề cập ở trên. Việc mã hóa giúp cho tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tăng tốc độ xử lí, độ chính xác... Tổ chức chứng từ kế toán: căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí, để quyết định sử dụng chứng từ phù hợp với chế đọ hiện hành. Sau khi xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ trên phần mềm kế toán, các chứng từ gốc ban đầu kế toán đã có thể tiến hành vào máy. Công việc của người lập trình lúc này là phải lập chương trình tự động luân chuyển, xử lí các chứng từ đó vào các sổ thích hợp được tạo sẵn trên máy vi tính. Trình bày và cung cấp thông tin: Sản phẩm cuối cùng của quy trình xử lí, hệ thống hóa tin học kế toán là các báo cáo kế toán và các thông tin kế toán khác như: Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị... Nhiệm vụ của người lập chương trình kế toán là làm sao để kế toán có thể dễ dàng lọc từ chương trình để lấy ra các báo cáo cần thiết cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của người sử dụng. Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán vật liệu trong quá trình tìm hiểu thực tế taị Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình. Tuy nhiên do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên đây chưa phải là những phương án tối ưu. Em mong rằng những giải pháp trên sẽ góp phần nhỏ bé cho Xí ngiệp trong việc nâng việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. 3.4. Điều kiện thực hiện Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể đứng vững và phát triển lâu dài, Công ty và Xí nghiệp cần phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình mà nội dung chính là hoàn thiện bộ máy tổ chức, quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Trong đó, quá trình sản xuất có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là các yếu tố đầu vào đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải ngày càng hoàn thiện hơn. Công việc này khá phức tạp đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên và liên tục với sự kết hợp nỗ lực của Công ty, Xí nghiệp lẫn phía Nhà nước. 3.4.1. Về phía Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và Xí nghiệp May xuất khẩu - Đơn vị cần nâng cao năng lực, trình độ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó cần có những chính sách cụ thể để đào tạo ngắn hạncho các nhân viên kế toán, cập nhật chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, tuân thủ chế độ kế toán. - Phát huy tính sáng tạo, năng động, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên kế toán trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng sao cho vừa tuân thủ đúng chế độ, vừa phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, giúp cho công tác hạch toán kế toán vừa đảm bảo đúng chế độ vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và Xí nghiệp, hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. - Xí nghiệp nên xem xét tới việc tin học hóa công tác kế toán, sử dụng phần mềm kế toán để giảm khối lượng kế toán thủ công, đảm bảo tính chính xác của công tác kế toán. 3.4.2. Về phía nhà nước Hiện nay do sự thiếu đồng bộ giữa các văn bản pháp lí kế toán và một số quy định chưa thật sự phù hợp với thực tiễn công tác kế toán tại các doanh nghiệp nên các kế toán còn gặp một số khó khăn trong việc áp dụng chúng vào thực tế kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung cũng như Bộ Tài Chính nói riêng cần nghiên cứu thay đổi một số quy định liên quan tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt các quy định đó vào thực tiễn của đơn vị mình mà vẫn đảm bảo khả năng quản lí vĩ mô của nhà nước. KẾT LUẬN Đối với một doanh nghiệp sản xuất, với rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau thì quản lí và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả là một yêu cầu hết sức cần thiết. Do đó, công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lí tốt vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản xuất. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình, được làm quen với thực tế công tác hạch toán nguyên vât liệu đã giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lí vật liệu nói riêng và quản lí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp nói chung. Đồng thời, thấy được mặt mạnh cần phát huy cũng như những điểm còn tồn tại cần khắc phục để góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Do trình độ lí luận và thời gian thực tập còn hạn chế, chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh được những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để được hoàn thiện hơn về lí luận cũng như thực tiễn. Em xin chân thành cám ơn cô giáo GS.TS. Đặng Thị Loan cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và Xí nghiệp May Xuất khẩu đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình.. Các Báo cáo tài chính, Báo cáo sản xuất của Công ty, Xi nghiệp May xuất khẩu (Phòng kế toán tài vụ cung cấp). Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. 4. PGS .TS.Đặng Thị Loan, Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân -2006. 5. Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. NXB Tài chính - 2006. 6. Các trang web: tapchiketoan.com,webketoan.com, kiemtoan.com.vn, … 7. Một số Luận văn của các Khóa trước. MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 5 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lí tại Xí nghiệp May xuất khẩu 7 Sơ dồ 1.3: Sơ đồ tổ chức kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu 11 Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu 32 Biểu 1.1: Một số sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp may xuất khẩu 9 Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng 26 Biểu 2.2: Mấu Biên bản kiểm nghiệm Xí nghiệp 27 Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho Xí nghiệp 29 Biểu 2.4: Mẫu Phiếu xuất kho Xí nghiệp 31 Biểu 2.5: Mẫu thẻ kho Xí nghiệp 34 Biểu 2.6: Mẫu sổ chi tiết TK 152 36 Biểu 2.7: Mẫu bảng tông hợp Nhập –Xuất – Tồn 37 Biểu 2.8: Mẫu bảng kê nhập vật tư 42 Biểu 2.9: Mẫu Chứng từ ghi sổ 42 Biểu 2.10: Mấu sổ chi tiết thanh toán với nguời bán 43 Biểu 2.11: Mẫu sổ thanh toán với người bán 44 Biểu 2.12: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời bán 45 Biểu 2.13: Mẫu bảng kê nhập vật tư 46 Biểu 2.14: Mẫu Chứng từ ghi sổ 47 Biểu 2.15: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng 47 Biểu 2.16: Mẫu bảng kê nhập vật tư 48 Biểu 2.17: Mẫu Chứng từ ghi sổ 49 Biểu 2.18: Mẫu bảng kê xuất vật tư 50 Biểu 2.19: Mẫu chứng từ ghi sổ 51 Biểu 2.20: Mẫu bảng kê xuất vật tư 52 Biểu 2.21: Mẫu Chứng từ ghi sổ 53 Biểu 2.22: Mẫu sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ 54 Biểu 2.23: Mẫu Sổ Cái tài khoản 152 55 Biểu 2.24: Mẫu Biên bản kiểm kê Xí nghiệp 57 Biểu 2.25: Mẫu sổ Danh điểm vật tư 66 Biểu 2.26: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ 69 DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BTC Bộ tài chính CBCNV - LĐ cán bộ công nhân viên – lao động CP> Chi phí và giá thành GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hợp đồng HĐQT HĐQT KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm NVL Nguyên vật liệu PC Phiếu chi PN Phiếu nhập PS Phát sinh PT Phiếu thu PX Phiếu xuất TGNH Tiền gửi ngân hàng TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định UNC Uỷ nhiệm chi VAT Thuế giá trị gia tăng XNK Xuất nhập khẩu