Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty xây dựng hợp nhất

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty xây dựng Hợp Nhất I. Giới thiệu về công ty xây dựng Hợp Nhất 1. Lịch sử hình thành Công ty xây dựng Hợp Nhất là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo quyết định số 00841 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 9/9/1993 của UBNDTP Hà Nội Trụ sở giao dịch 50-Trần Xuân soạn Hà Nội Công ty xây dựng Hợp Nhất từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh , xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyền thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng thi công công trình. Vì vậy, Công ty đã trúng thầu và được chỉ định thầu nhiều công trình xây dựng. Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, rải rác ở các tỉnh phía bắc từ Lạng Sơn, Hà Giang, Lai Châu , Lào cai, Tuyên Quang, Yên Bái… Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp nhóm C,xây dựng các loại công trình giao thông như: làm nền, mặt đường bộ,các công trình thoát nước… Đông thời tiến hành quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do ngân hàng giao 2. Nhiệm vụ hoạt động: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty có các nhiệm vụ cụ thể sau: 1 Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm để phù hợp với mục đích đã đặt ra và nhu cầu của thị trường, ký kết và tổ chức các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác. 2. Đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý, tiền thu từ chuyển nhượng tài sản phải được dùng tái đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ của Công ty. 3.Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, theo qui định của Bộ luật lao động, luật công đoàn. 4. Thực hiện các qui định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia. 5. Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo qui định của Công ty và chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó. 6. Chịu sự kiểm tra của Bộ xây dựng: tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật Để tổ chức tốt các hoạt động kinh doanh, Công ty cần thực hiện các nhiệm vụ quản lý sau: 1. Thực hiện đúng chế độ các qui định về quản lý vốn, tài sản,các quĩ kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà nước qui định và chịu trách nhiệm tính xác thực về các hoạt động tài chính của Công ty. 2. Công bố báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin đánh giá đúng đắn về hoạt động của Công ty theo qui định của Chính phủ. 3. Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác(nếu có) theo qui định của Pháp luật. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và qui trình công nghệ của công ty * Đặc điểm sản xuất kinh doanh Các công trình của công ty được tiến hành gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết. Công ty thành lập ban chỉ huy công trường giao nhiệm vụ cho các phòng ban. Chức năng phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể, tiến độ và các phương án đảm bảo cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công, tổ chức thi công hợp lý, đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư hay với Công ty. Việc quản lý vật tư công ty chủ yếu giao cho Phòng Vật tư theo dõi tình hình mua vật tư cho đến khi xuất công trình. Máy móc thi công chủ yếu là của Công ty ngoài ra Công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công và do phòng vật tư chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trường. Lao động được sử dụng chủ yếu là công nhân của Công ty, chỉ thuê lao động phổ thông ngoài trong trường hợp công việc gấp rút, cần đảm bảo tiến độ thi công đã ký kết trong hợp đồng. Chất lượng công trình do bên A qui định. Trong quá trình thi công, nếu có sự thay đổi phải bàn bạc với bên A và được bên A cho phép bằng văn bản nên tiến độ thi công và chất lượng công trình luôn được đảm bảo. Trong điều kiện kinh tế thị trường, bằng sự nỗ lực của bản thân, cộng với sự quan tâm của công ty xây dựng Hợp Nhất, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo được uy tín với khách hàng và có thị trường ổn định. * Quy trình sản xuất sản phẩm Công ty xây dựng Hợp Nhất hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: nhận thầu, thi công các công trình làm đường. Do đặc điểm là xây dựng cơ bản nên thời gian hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình có quy mô lớn hay nhỏ. Trong quá trình thi công luôn có sự giám sát của phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng của bên A và các đội phải chịu trách nhiệm về an toàn lao động và chất lượng công trình. Ta có thể khái quát quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất sản phẩm Chỉ định thầu thảo luận Tổ chức hồ sơ đấu thầu Thông báo trúng thầu Lập phương án tổ chức thi công Thành lập ban chỉ huy công trường Hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư Bảo vệ phương án và biện pháp thi công Tổ chức nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình Tiến hành thi công theo thiết kế được duyệt CT hoàn thành làm quyết toán bàn giao CT cho chủ đầu tư Lập bảng nghiệm thu thanh toán công trình * Đặc điểm sản phẩm Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản như nhà, đường. Đó là những công trình sản xuất dân dụng, có đủ điều kiện để đưa vào sản xuất, sử dụng và phát huy tác dụng. Nói cách khác rõ hơn, nó là sản phẩm của công nghệ xây dựng và gắn liền trên một địa điểm nhất định, được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị và lao động mang những đặc điểm cơ bản như: + Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài có giá trị lớn, mang tính chất cố định. + Nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành, đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. + Sản phẩm xây dựng mang tính tổng thể về nhiều mặt: kinh tế, chính trị, kỹ thuật, nghệ thuật. Nó rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập. Mỗi một công trình được xây theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm nhất định. Những đặc điểm này có tác động lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. + Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng thường dài. Nó phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công này được chia làm nhiều giai đoạn: Chuẩn bị cho điều kiện thi công, thi công móng, trần, hoàn thiện. Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các công việc chủ yếu được thực hiện ở ngoài trời nên nó chịu ảnh hưởng của thời tiết, thiên nhiên. Do đó quá trình và điều kiện thi công không có tính ổn định, nó luôn luôn biến động theo địa điểm xây dựng và theo từng giai đoạn thi công công trình. Với đà phát triển như hiện nay, em thấy rằng Công ty xây dựng Hợp Nhất là một công ty có tầm phát triển khá cao, phù hợp với xu hướng phát triển trong nước, trong khu vực. Trong tương lai, nhu cầu xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, dân dụng… còn rất lớn, đó là những thuận lợi cơ bản cho ngành xây dựng nói chung và Công ty xây dựng Hợp Nhất nói riêng. Tuy vậy, trong cơ chế thị trường ngày nay cũng đòi hỏi ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải không ngừng nâng cao trình độ tay nghề xây dựng để công ty ngày vững càng mạnh hơn. 4. Qui mô doanh nghiệp: Là công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh là thi công xây dựng mới, nâng cấp cải tạo, hoàn thiện các công trình giao thông, xây dựng dân dụng, hoàn thiện nội thất….. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng biệt. Công ty đã tìm hiểu và bố trí hợp lý mô hình tổ chức sản xuất theo hình thửc trực tuyến chức năng, từ Công ty đến các xí nghiệp, đến đội, tổ, người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng chức năng. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân chuyên ngành có năng lực và tay nghề cao với đầy đủ máy móc thiết bị thi công nên đáp ứng mọi yêu cầu kỹ thuật thi công công trình. Hiện nay số cán bộ công nhân viên của Công ty là 418 người với các trình độ: - Trình độ đại học: 40 người - Trình độ trung cấp: 30 người - Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: 348 người Tình hình tài chính của công ty Chỉ tiêu 2002 2003 1. Doanh thu thuần 4.800.900.000 5.110.000.000 2. Giá vốn hàng bán 3.780.612.880 3.600.000.000 3. Lợi nhuận gộp 1.000.287.120 1.510.000.000 4. Chi phí 989.570.000 1.120.000.000 5. Lợi nhuận thuần 307.171.120 390.000.000 6. Thuế TNDN 9.928.478,4 124.800.000 7. Thuế nộp ngân sách 1.102.455,5 1.226.000.000 Từ kết quả trên ta thấy qui mô kinh doanh trong kỳ đã có sự thay đổi, cụ thể là: - Doanh thu thuần năm 2003 tăng so với năm 2002 là 309.100.000 (+6,4%) đây là thành tích của Công ty trong quá trình sản xuất và lưu thông. - Lợi nhuận gộp tăng: 489.712.880đ (+4%) so với năm 2001. - Lợi nhuận thuần tăng 82.828.880 đ (+26,97%) so với năm 2001. Đây là thành tích của công ty trong quá trình kinh doanh và là kết quả của nhiều giai đoạn sản xuất, cung ứng vật tư,… Tuy nhiên để so sánh qui mô chúng ta cần phải xem xét về tỷ trọng của các chỉ tiêu này để thấy được rõ ràng hơn kết cấu của các chỉ tiêu cấu thành lợi nhuận. Nguyên nhân chính dẫn tới tăng lợi nhuận thuần là do tỷ trọng chỉ tiêu của giá vốn hàng bán đã giảm so với năm 2001 là -8,3% đây là thành tích của công ty vì đây là thành tích trong việc giảm giá thành sản phẩm. Chi phí của doanh nghiệp có tăng 0,2%, vì vậy nếu như doanh nghiệp tăng chi phí thì nên tăng sản lượng thì hợp lý hơn. Lợi nhuận gộp tăng 489.712.880đ (+48%), đây là thành tích của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất. Tuy vậy do qui mô kinh doanh năm 2003 tăng lên so với năm 2001 nên tỷ trọng của giá vốn hàng bán qua bảng trên đã giảm (-8,3%) đây là nguyên nhân chính dẫn tới tăng lợi nhuận gộp của công ty là thành tích trong quá trình sản xuất đã tiết kiệm được chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm. Bảng cơ cấu vốn của công ty Chỉ tiêu 2002 2003 1. Tổng tài sản 5.580.000.000 7.113.000.000 2. Tổng quĩ lương 720.000.000 770.000.000 3. Tổng lương bình quân 1,7 trđ 1,8 trđ Tại thời điểm thành lập, công ty chỉ có số vốn là 2.577.000.000đ. Đến nay, số vốn của công ty tăng lên nhiều, thu nhạp bình quân của cán bộ, công nhân viên ngày càng tăng. Có được thành tựu này là do công ty luôn tuân thủ nguyên tắc thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm toàn bộ sản xuất kinh doanh, đảm bảo có lãi, mở rộng sản xuất, đồng thời giải quyết thoả đáng hài hoà lợi ích cá nhân người lao động của công ty. 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty gồm: - Giám đốc: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Công ty, trước Hội đồng quản trị công ty và trước pháp luật về việc điều hành hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trưởng, quyết định và tự chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất của Công ty cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó Giám đốc: - Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - thi công: Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế xây dựng. - Một Phó Giám đốc phụ trách nội chính: Trực tiếp chỉ đạo các sự việc diễn ra thường xuyên tại Công ty và có quyền ký các hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên. Các phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền. Để giúp Ban Giám đốc quản lý công việc có các phòng ban chưc năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật… bao gồm: - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp bố trí cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách, tổ chức các công việc hành chính, chuyển giao công văn, giấy tờ, quyết định nội bộ, quản lý trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và điều hành sản xuất . - Phòng kế hoạch -kỹ thuật- tiếp thị: Có trách nhiệm giúp Giám đốc tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước. Tiếp cận, tìm kiếm khai thác công việc để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phối hợp cùng các phòng ban, căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch về tài chính. Tổ chức phân giao nhiệm vụ tới các đội sản xuất, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng của các công tác xây dựng theo thiết kế cùng với chủ đầu tư, tổ chức giám sát kiểm tra chất lượng từng công việc, từng giai đoạn, từng hạng mục công trình. Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra, thanh quyết toán kịp thời bàn giao công trình đưa vào sử dụng. Tổ chức đấu thầu theo đúng trình tự quy chế đấu thầu của Nhà nước ban hành. Giúp Giám đốc tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm để hoàn thành kế hoạch sản xuất, đồng thời định kỳ làm báo cáo lên cấp trên các dự án về mua sắm tài sản cố định, khai thác hợp đồng, nhận thầu, hợp đồng kinh tế, theo dõi dự toán, đánh giá sản xuất kinh doanh của Công ty và quản lý vật tư thi công. - Phòng vật tư - thiết bị: Có chức năng và nhiệm vụ lo cung ứng vật tư cần thiết cho quá trình thi công, lập kế hoạch dự trữ vật tư thiết bị cho sản xuất để đảm bảo tiến độ thi công theo các hợp đồng ký kết. Giúp Giám đốc quản lý tài sản và đầu tư tài sản có hiệu quả. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng máy của các đội thi công về kỹ thuật và trình độ sử dụng, theo dõi thời hạn đại tu, sửa chữa lớn của mỗi máy, thời gian sử dụng của từng máy để tính khấu hao. - Phòng kế toán tài chính:có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, thông tin về công tác tài chính kế toán, thực hiện việc sử lý thông tin trong công tác hạch toán theo yêu cầu thể lệ tổ chức kế toán Nhà nước. Ghi chép cập nhật chứng từ kịp thời, chính xác, theo dõi hạch toán các khoản chi phí, kiểm tra giám sát tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đó nhằm giám sát phân tích hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra những biện pháp tối ưu. Tập hợp các khoản chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua các giai đoạn, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản phải nộp. Ngoài ra lập kế hoạch tín dụng để vay vốn thi công, vay vốn dài hạn để mua thiết bị, thu hồi công nợ ở các chủ đầu tư. - Phòng tổ chức cán bộ lao động: tham mưu cho Giám đốc về công tác cán bộ, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với doanh nghiệp, hướng dẫn áp dụng thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động. - Các đội xây dựng: trực tiếp thực hiện thi công công trình xây dựng theo dự toán thiết kế kỹ thuật đã ký trong hợp đồng xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công Bộ máy của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Các phòng trong Công ty đều có chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vị trí vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của Công ty và sự cạnh tranh phát triển của Doanh nghiệp với các khả năng tiềm lực sẵn có của mình cần được khai thác. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty như sau Giám đốc P. Giám đốc1 P. Giám đốc 2 Văn phòng đại diện Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng tổ chức cán bộ LĐ Phòng vật tư thiết bị Phòng KHKT tiếp thị - Các Đội 1, 2,… - Xí nghiệp XDCT 1 Bảng thống kê trang thiết bị hiện có của Công ty Tên thiết bị Năng suất Số lượng (cái) Trạm trộn bê tông nhựa nóng 80 tấn/giờ 01 Máy rải bê tông nhựa nóng 100 tấn/giờ 01 Máy lu bánh lốp 4 tấn 01 Máy lu bánh lốp 12 tấn 01 Máy lu 3 bánh sắt 10-12 tấn 03 Máy lu rung và sắt liên hợp 4 tấn 03 Máy lu rung và sắt liên hợp 16 tấn 02 Máy ủi 140 CV 02 Máy xúc đào 0,25m3 02 Ô tô tự đổ 8 tấn 02 Ô tô tự đổ 12 tấn 02 Ô tô tưới nhựa 01 Xe tải Huyndai Tải trọng 157 02 Máy đầm chày TH f35 x 4m 03 Máy đầm dùi f 50 x4m 03 II. Đặc điểm về tổ chức bộ máy, công tác kế toán của công ty xây dựng Hợp Nhất 1. Tổ chức bộ máy kế toán Là công ty TNHH tư nhân do vậy sử dụng vốn đúng mục đích, chế độ hợp lý và phục vụ sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi phòng kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình hoạt động tài chính của công ty. Phòng Tài chính - kế toán với chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc sử dụng và quản lý các nguồn vốn của Công ty, chấp hành Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Nói chung bộ máy kế toán công ty gọn nhẹ, đơn giản nhưng hoạt động có hiệu quả, đảm bảo sự chỉ đạo sâu sát của kế toán trưởng kết hợp với việc tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hoá từng phần. - Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, kết quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu tài chính, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn kinh phí. Lao động trong bộ máy kế toán gồm: 10 người Trong đó có 1 kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán), 1 phó kế toán. Số còn lại làm việc theo các phần hành kế toán khác nhau: Kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, TSCĐ, kế toán thanh toán (tiền mặt, tiền gửi, công nợ, kế toán giá thành, thủ quĩ). Để phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty và quản lý tốt công tác kế toán, bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, mọi công việc hạch toán được tập trung về phòng kế toán của Công ty. ở các tổ, đội thi công chỉ có nhân viên kinh tế tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty để xử lý hạch toán. Phòng kế toán gồm: -Kế toán trưởng: phụ trách chung công tác của phòng, tổ chức công tác kế toán và bộ may kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Tổ chức quản lý chi phí, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tài sản, vốn và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Đôn đốc việc tính toán và trích nộpđầy đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, các quĩ và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. Gửi đầy đủ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyêí toán của Công ty theo chế độ qui định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty, phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và qui định của cấp trên về tổ chức công tác tài chính kế toán cho các bộ phận và đội trong Công ty. Kiểm tra công việc do các nhân viên kế toán thực hiện. - Phó phòng tài vụ đồng thời là kế toán tổng hợp: xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị,vào sổ sách tổng hợp các tài khoản theo tháng, quí, năm, lập báo cáo quyết toán theo tháng, quý, năm gửi cơ quan cấp trên và các cơ quan Nhà nước. Hưóng dẫn và kiểm tra chứng từ sản xuất của các đội sản xuất, đảm bảo chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo chế độ TCKT qui định. Theo dõi các khoản nộp ngân sách và cấp trên. - Thủ quĩ: quản lý tiền mặt căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập, xuất từ quĩ và ghi sổ quĩ - Kế toán tiền lương, BHXH và TSCĐ: theo dõi tính toán lương của CBCNV văn phòng Công ty theo qui chế trả lương được duyệt. Theo dõi, giám sát việc chi trả lương ở các đội sản xuất , theo dõi việc trích nộp và thu BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Theo dõi việc tăng giảm khấu hao, thanh lý tài TSCĐ, báo nợ thu khấu hao của các bộ phận, đội sản xuất, lên các báo cáo biểu phục vụ công tác kế toán. Quản lý lưu trữ chứng từ các năm trong Công ty. - Kế toán thanh toán và theo dõi ngân hàng: theo sự chỉ đạo của Giám đốc và Kế toán trưởng, tiến hành các thủ tục để vay vốn của Ngân hàng. Theo dõi số vốn đã vay, thời hạn phải trả cả gốc và lãi, kịp thời báo cáo lại Kế toán trưởng để bố trí nguồn trả nợ hoặc xin đáo hạn. Lập phiếu thu, phiếu chi, tổng hợp các chứng từ gốc hàng ngày, thang, quí, năm. - Kế toán tập hợp chi tiết và tính giá thành: đôn đốc, thu thập chứmg từ các đội theo định kỳ qui định. Tập hợp, kiểm tra chứng từ chi phí của từng công trình, tập hợp phân tích chi phí trực tiếp, gián tiếp, chi phí chung, phân bổ chi phí quản lý Công ty cho từng công trình, tính toán lãi lỗ từng công trình để lên bảng giá thành công trình phục vụ công tác quyết toán. -Kế toán chi tiết và theo dõi công nợ: kiểm tra chứng từ và sổ sách chi tiết các tài khoản công nợ theo mẫu qui định từng tháng, quí , năm. Hàng quí, năm đối chiếu với kiểm tra tổng hợp số dư các tài khoản lên bảng biểu chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Theo dõi kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản nợ của cá nhân, các khoản nợ mà Công ty nợ cũng như các chủ đầu tư nợ Công ty. Lao động trong bộ máy kế toán phần lớn có trình độ đại học, nghiệp vụ chuyên môn sâu, phối hợp điêù hoà các phần hành kế toán. Kế toán trưởng và và phó phòng có năng lực, có trình độ cao trong việc tổ chức quản lý và điều hành. Đây là một thuận lợi cho việc hạch toán có hiệu quả. Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán tài sản Kế toán công nợ Kế toán tập hợp CP và giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Nhân viên thống kê các đơn vị sản xuất Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty: - Thực hiện niên độ kế toán theo từng quí: 4quí/năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán:Đồng - Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (1b) Bảng tổng hợp chứng từ gốc (2) (1a) (3a) Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS (3b) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái (4) Bảng cân đối số phát sinh (5) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Chứng từ kế toán Công ty áp dụng theo chế độ hiện hành Sổ sách kế toán của Công ty gồm các loại sổ như sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái + Sổ quỹ + Sổ kế toán chi tiết Trình tự ghi chép kế toán của Công ty: (1a): Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đó, định khoản kế toán, lập các chứng từ ghi sổ. (1b) Các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ (2) Các chứng từ liên quan tới những đối tượng cần phải hạch toán chi tiết kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết (3a) Và được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (3b) Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái có liên quan. (4) Cuối tháng cộng tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh. (5) Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính. Lời nói đầu Trong những năm gần các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có bước phát triển mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Với chính sách mở cửa các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế thị trường trên đà ổn định và phát triển. Chính vì thế việc thực hiện hạch toán trong cơ chế mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự lấy thu nhập của mình để bù đắp các chi phí bỏ ra và có lãi. Để thực hiện được những yêu cầu đó các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu hồi vốn về để đảm bảo thu nhập cho đơn vị. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các doanh nghiệp phải tổng hoà nhiều biện pháp quản lý trong đó biện pháp quan trọng là công tác kế toán - một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra nhằm điều hành và quản lý nền kinh tế. Trong công tác quản lý của kế toán thì nguyên vật liệu (NVL) được kế toán thường xuyên theo dõi bởi NVL trong một doanh nghiệp sản xuất chiếm từ 60-80% tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Đây là một trong những mối quan tâm lớn nhất của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này thì tất yếu các doanh nghiệp phải quan tâm tới các yếu tố đầu vào của sản xuất đó là NVL. Chỉ cần một biến đổi rất nhỏ về chi phí vật liệu cũng là ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Không những thế NVL còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy việc tổ chức hạch toán về NVL là một yêu cầu tất yếu của quản lý trong doanh nghiệp sản xuất. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có cạnh tranh gay gắt, Công ty xây dựng Hợp Nhất cũng đứng trước một vấn đề bức xúc làm sao để quản lý có hiệu quả nhất về vật liệu. Chi phí vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% giá trị xây dựng, đồng thời là bộ phận dữ trữ quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để để làm thế nào quản lý và sử dụng hiệu quả nhất đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty xây dựng Hợp Nhất, thấy được tầm quan trọng của vật liệu là những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán công ty và sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Hợp Nhất" Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài viết được chia làm 3 phần chính: Phần thứ nhất: Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng Hợp Nhất Phần thứ hai: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán vật liệu của Công ty xây dựng Hợp Nhất Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu của Công ty xây dựng Hợp Nhất Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý kiến bổ sung của các thầy cô và các cán bộ phòng ban trong Công ty để có thể hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Hà Nội, tháng 9 năm 2004