Đàm phán kinh doanh - Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Giảng viên: TS. HUỲNH MINH TRIẾTBÀI GIẢNGĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ1Chương 1Những vấn đề lý luận cơ bản về đàm phán trong kinh doanh quốc tế2Nội dungKhái niệm về đàm phán Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh Các phương thức đàm phán trong kinh doanh Các phong cách đàm phán trong kinh doanhCác kiểu đàm phán trong kinh doanh Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh3Đàm phán là một kỹ năng để rèn luyện cả đời chứ không đơn thuần là kỹ thuật kinh doanh.TẤT CẢ chúng ta đều đã từng trải qua các cuộc đàm phán với bạn bè, gia đình người thân, đồng nghiệp. Đàm phán là gì? Tại sao chúng ta đàm phán?4Trong kinh doanh, đàm phán đóng vai trò rất quan trọngLương bổng và hợp đồng lao động đều được thoả luận và nếu thành công, cả người chủ và người nhân viên cảm thấy hài lòng, vui vẻ cùng làm việc hợp tác với nhauBán hàng, đàm phán thỏa thuận thành công có thể tạo một nền tảng tốt để phát triển các mối quan hệ giúp công ty tiết kiệm thời gian tiền bạc và đạt kết quả tốt trong kinh doanh.Đàm phán là gì? Tại sao chúng ta đàm phán?5LỢI ÍCHCó cơ hội đưa ra những yêu cầu của mìnhTìm được điều kiện yêu cầu tốt hơn cho cả 2 bênHọc được những điều tốt nhất trong cách đối xử với mọi ngườiĐạt được sự hợp tác, thỏa thuận và đáp ứng mọi nhu cầuThiết lập và cải thiện các mối quan hệTìm được những điều mà bạn tưởng như không cần thiếtĐàm phán là gì? Tại sao chúng ta đàm phán?6LỢI ÍCHĐàm phán cung cấp cho bạn một nền tảng thống nhất mà trong đó những vấn đề sẽ được đem ra thảo luận và mổ xẻ, đáp ứng nhu cầu thỏa hiệp.Là một quá trình thỏa thuận đáp ứng nguyện vọng của bạn và của mọi ngườiĐàm phán là gì? Tại sao chúng ta đàm phán?7Đàm phán là hành động: 1/Hội đàm với một hoặc nhiều bên để đi đến các thoả thuận; 2/Dàn xếp phương thức trao đổi thông qua hợp đồng; 3/Chuyển giao quyền sở hữu theo luật định và trên thực tế cho một hoặc nhiều bên khác đề đổi lấy các giá trị sẽ nhận được; 4/Hoàn thiện và giải quyết các tồn tại của quá trình Bách khoa toàn thư Encarta ‘96 (Hoa Kỳ) Khái niệmĐàm phán là một nghệ thuật tạo ra sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều đối tác với nhiều quan niệm khác nhau. 8Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều người đề đi đến một mục đích chung là đạt được thoả thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh - hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng - để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó Joseph Burnes (1993) 9Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác. Ðó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng Roger Fisher & Willam Ury (1991) 10 Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thoả thuận thống nhất.(Nguồn: Đàm phán trong kinh doanh quốc tế- NXB Thống Kê, 2004) Khái niệm (tt)11Đặc điểm, bản chấtÐàm phán là một khoa họcPhân tích,giải quyết vấn đề (tư duy)Nghiên cứu các quy luật, quy tắc; xử lý thông tin; đưa chiến lược, sách lược đàm phánLiên quan đến nhiều ngành khoa học như giao tiếp, tâm lý học, kinh tế học, luật, kế toán tài chính, marketing 12Đặc điểm, bản chất (tt) Mô hình vòng tròn Đàm phán tuyến tínhMục đíchMục tiêuNội dungPhương phápĐánh giá13Ðàm phán là một nghệ thuật Vận dụng điêu luyện các nguyên tắc, phương pháp, kỹ năng giao tiếp như kỹ năng lắng nghe, thuyết phục, đặt câu hỏi, trả lờiNội dung như nhau nhưng những người đi đàm phán khác nhau sẽ đem lại kết quả khác nhau.Đặc điểm, bản chất (tt)14Ðàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Đặc điểm, bản chất (tt)15Đặc điểm, bản chất (tt)16Các phương thức đàm phán trong kinh doanh Đàm phán qua thư tín/văn bảnĐàm phán qua điện thoại, điện tử Đàm phán trực tiếp17Các phương thức đàm phán trong kinh doanh (tt) Đàm phán qua thư tín/văn bảnCó thể cùng một lúc thương lượng với nhiều khách hàng; Dễ dàng dấu kín được ý định của mìnhChi phí cho cuộc đàm phán thấp và luôn có những bằng chứng cho những điều đã thỏa thuậnTốc độ truyền đạt thông tin còn chậm và người đàm phán khó đoán được ý định của người đối tác với mìnhNên chọn thứ tiếng mà người đối tác quen dùng để gây mối thiện cảmNội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ18Đàm phán qua thư tín/văn bảnKhẩn trương trả lời cho khách hàng nhưng cần cân nhắc kỹ trước khi gửi các văn bản   Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề Nên thông báo và cảm ơn phía đối tác về việc giao dịch vừa qua cho dù cuộc đàm phán không đạt được kết quả mong muốnTheo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài - Các dạng thường gặp trong kinh doanh: Hỏi giá, chào hàng, đối giá, chấp nhận, xác nhận...Các phương thức đàm phán trong kinh doanh (tt) 19Đàm phán qua điện thoại, điện tử Ưu điểm: Tiết kiệm được thời gian, tận dụng được cơ hội kinh doanh nhanh chóng.Các hình thức: điện thoại, email, trao đổi trực tuyến qua mạngĐiện thoại: Chi phí cho việc đàm phán khá cao, nhất là điện thoại đường dài quốc tế và chưa có văn bản làm bằng chứng cho những điều đã thỏa thuậnChỉ sử dụng khi cần hoặc đối với khách hàng quen thuộc; hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ                    Cần chuẩn bị đủ tài liệu cần thiết cho cuộc đàm phán trước khi tiến hành và ngay sau khi thỏa thuận phải xác nhận lại ngay bằng văn bảnNgười đàm phán cần phải nắm vững ngôn ngữ đàm phánCác phương thức đàm phán trong kinh doanh (tt) 20Đàm phán qua điện thoại, điện tử Đàm phán qua mạng Internet (Quang cảnh một cuộc đàm phán qua mạng)Các phương thức đàm phán trong kinh doanh (tt) 21Đàm phán trực tiếpPhương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao.Đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt kết quả.Phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống.Các phương thức đàm phán trong kinh doanh (tt) 22Các hình thức đàm phán kinh doanhĐàm phán kinh doanh trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tếĐàm phán song phương, đàm phán đa phươngĐàm phán đầu tư, đàm phán thương mại, đàm phán xây dựng, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực...Đàm phán sơ bộ và đàm phán chính thứcĐàm phán một vòng và đàm phán nhiều vòng23PHONG CÁCH ĐÀM PHÁNTHẮNG : THẮNG(WIN-WIN)THUA : THẮNG(LOSE-WIN)THẮNG :THUA(WIN-LOSE)THUA : THUA(LOSE-LOSE)24MA TRẬN CHIẾN LƯỢC GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN, XUNG ĐỘTCHIẾN LƯỢC CẠNH TRANH(COMPETIVE/WIN-LOSE) CHIẾN LƯỢC HỢP TÁC(COLLABORATIVE/WIN-WIN)CHIẾN LƯỢCNÉ TRÁNH(AVOIDING/LOSE-LOSE)CHIẾN LƯỢCCHẤP NHẬN(ACCOMMODATING/LOSE-WIN)CHIẾN LƯỢCNHƯỢNG BỘ(COMPROMISE: split the difference)Quyền lợi đối tácTHẤPCAOCAOQuyền lợi ta25Tầm quan trọng của kết quảTHẤPCAOCAOTầm quan trọng của quan hệCHẤP NHẬN(ACCOMMODATING/LOSE-WIN)HỢP TÁC(COLLABORATIVE/WIN-WIN)NÉ TRÁNH(AVOIDING/LOSE-LOSE)CẠNH TRANH(COMPETITIVE/WIN-LOSE)NHƯỢNG BỘ(COMPROMISE: split the difference)NĂM PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN26Hợp tác: cùng tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan. Cạnh tranh: theo đuổi mục đích bằng mọi giá một cách dứt khoát và không hợp tác (thắng bằng mọi giá). Nhượng bộ: chia sẻ quyền lợi mỗi bên để đạt được một mức chấp nhận được. Né tránh: không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề.Chấp nhận: thoả mãn các yêu cầu của đối tác. NĂM PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN27Phong cách hợp tác (collaborative/win-win)Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình. Đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “win-win”Chiến lược “Hợp tác” sử dụng tốt nhất khi:Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.Cần sự cam kết để giải quyết công việc.Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN:Sử dụng khi nào tốt nhất?28Phong cách cạnh tranh (competitive/controlling/win-lose)(Chiến lược kiểm soát/ kiểu đàm phán cứng)Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN:Sử dụng khi nào tốt nhất?29Phong cách cạnh tranh (competitive/controlling/win-lose)(Chiến lược kiểm soát/ kiểu đàm phán cứng)Chiến lược sử dụng tốt nhất khi:Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn (vd: trường hợp khẩn cấp). Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường. Biết mình đúng. Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.30Phong cách nhượng bộ, thoả hiệp (compromising)Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”, khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không thểMục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà phần nào làm hài lòng cả 2 bên. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN:31Phong cách nhượng bộ, thoả hiệp (compromisingChiến lược sử dụng tốt nhất khi:Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được.Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải.Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất.Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác.32Phong cách tránh né (advoiding/lose-lose)Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giáMục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN:Sử dụng khi nào tốt nhất?33Phong cách tránh né (advoiding/lose-lose)Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: - Những vấn đề không quan trọng. - Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác. - Không có cơ hội đạt được mục đích khác. - Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích. - Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ. - Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn. - Cần thời gian để thu thập thông tin.34Phong cách chấp nhận (accommodating/lose-win)(Chiến lược “hoà giải”/ kiểu đàm phán mềm)Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN:Sử dụng khi nào tốt nhất?35Phong cách chấp nhận (accommodating/lose-win)(Chiến lược “hoà giải”/ kiểu đàm phán mềm)Chiến lược “Hoà giải” sử dụng tốt nhất khi: - Nhận thấy mình sai. - Mong muốn được xem là người biết điều. - Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. - Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau. - Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. - Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn.36Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán Nguyên tắc 1: Không thể sử dụng tất cả các phong cách đàm phán trong mọi trường hợp. Điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng một phong cách trong đàm phán mà tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia.37Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phánNguyên tắc 2: Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Nó tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán. Thái độ hữu hảo, tinh thần xây dựng và nguyện vọng chính đáng là tiền đề cho cuộc đàm phán có hiệu quả, thành công. 38Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phánNguyên tắc 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng. Vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc. 39WIN-WIN trong đàm phán mang lại lợi ích lâu dài cho công ty. Điều này không có nghĩa là hai bên đều đạt được tất cả những gì mình mong muốn mà cả hai bên đều cảm thấy sự giao dịch là công bằng và hợp lý.Khi cả hai đều thỏa mãn được mong muốn, thì mối quan hệ trong tương lai càng tốt đẹp và họ sẽ tìm bạn là đối tác đầu tiên để hợp tác lâu dài. WIN-WIN: phong cách/chiến lược đàm phán lý tưởng!40Chi phí mất một khách hàng hơn gấp 5 lần doanh thu khách hàng mang lại. Người ta mất gấp 5 lần thời gian và công sức để tìm một khách hàng mới hơn là giữ một khách hàng trung thành. Trong thế giới cạnh tranh, “WIN : WIN” là chiến thuật mang lại thành công nhiều nhất trong mọi cuộc đàm phán41 Mục tiêu của đàm phán là cung cấp cho cả hai bên sự thỏa thuận công bằng hợp lý. Xem cả quá trình đàm phán như là đi tìm giải pháp cho một vấn đề, bạn sẽ dễ dàng thành công đạt được mục tiêu dựa trên sự hài hòa cân đối và thỏa đáng. Mục tiêu của bạnMục tiêu của khách hàng WIN - WIN SỰ CÂN BẰNG42Các kiểu đàm phán Ðàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining). Ðàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation)Ðàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation)Ðàm phán kiểu “Nguyên tắc” (Principled negotiation). 43Đàm phán theo kiểu nguyên tắc Tách con người ra khỏi vấn đềNhà đàm phán trước tiên là con người Mỗi nhà đàm phán đều có hai loại lợi ích: (1) nội dung vấn đề và (2) quan hệ Quan hệ giữa các bên có xu hướng bị các vấn đề đàm phán chi phốiHãy tách vấn đề quan hệ ra khỏi vấn đề nội dung đàm phán và xử lý trực tiếp vấn đề con ngườiNhận thức chính đángXúc cảm thích hợpThông tin rõ ràng44Tập trung vào lợi ích chứ không phải vào con ngườiXác định được lợi íchĐặt câu hỏi “tại sao” cho mỗi lập trường họ đưa raLập danh sách các lợi ích theo thứ tự ưu tiên “Muốn phía bên kia chú ý đến lợi ích của bạn, hãy bắt đầu bằng việc chứng tỏ bạn chú ý lợi ích của họ”Đàm phán theo kiểu nguyên tắc 45Trao đổi về lợi íchLàm cho lợi ích của bạn sinh động, thuyết phụcCông nhận lợi ích của đối tác như là một phần của vấn đềHướng tới tương lai với những lợi ích mà đôi bên có thể đạt đượcCứng rắn về vấn đề nêu ra, nhưng mềm mỏng đối với con ngườiĐàm phán theo kiểu nguyên tắc 46Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đíchTách việc việc sáng tạo các phương án khỏi việc đánh giá chúngMở rộng các phương án tại bàn đàm phán chứ không bó mình đi tìm lời giải đáp duy nhấtTìm kiếm các mục tiêu chungTạo điều kiện để đối tác quyết địnhĐàm phán theo kiểu nguyên tắc 47Kiên trì sử dụng những tiêu chuẩn khách quanCoi mỗi vấn đề là một cuộc tìm kiếm chung các tiêu chuẩn khách quanLập luận và lắng nghe tiêu chuẩn nào phù hợp nhất và làm cách nào áp dụng được chúngĐừng bao giờ lùi bước trước sức ép mà chỉ lùi bước trước nguyên tắc Tiêu chuẩn khách quan: độc lập với ý chí của mỗi bên, khoa học và thực tế Đàm phán theo kiểu nguyên tắc 4849Nếu có thể đạt được thoả thuận, thoả thuận đó phải sáng suốtĐáp ứng lợi ích đôi bênGiải quyết lợi ích đối kháng công bằngthoả thuận lâu bền và có tính đến lợi ích cộng đồngKết quả đàm phán phải mang lại hiệu quảKết quả đàm phán phải cải thiện, hay ít ra cũng không làm phương hại đến quan hệ giữa hai bênKết quả đàm phán được coi là tốt khi đạt được 3 tiêu chuẩn:50Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh GIAI ĐOẠN TIỀN ĐÀM PHÁN Tiếp xúc, thăm dò đối tác; chuẩn bị thông tin Xác định nội dung đàm phán, các mục tiêu kỳ vọng cần đạt được.Lập các phương án lựa chọn.Chuẩn bị năng lực cán bộ đàm phán và các điều kiện cần thiết khác.Xây dựng chiến lược đàm phán.Đàm phán thử. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN Đàm phán phân bổ Trình bày quan điểm, yêu cầu của mình.Lắng nghe đối tác trình bày quan điểm của họ. Đàm phán hợp nhất Các bên thảo luận về các mục tiêu chung và các mục tiêu xung đột.Nhận nhượng bộ.Nhượng bộ.Phá vỡ các tình huống căng thẳng. Ra quyết định Tiến tới thoả thuận chung (ký kết hợp đồng)GIAI ĐOẠN HẬU ĐÀM PHÁN Soạn thảo hợp đồngKiểm tra lại hợp đồngKý kết hợp đồngRút kinh nghiệm 51CÂU HỎI ÔN TẬP1. Trình bày khái niệm và vai trò của đàm phán trong kinh doanh.2. Phân tích các đặc điểm của đàm phán.3. Chứng minh rằng: “Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật”.4. Những nguyên tắc và những lỗi thường mắc trong đàm phán.5. Người cán bộ đàm phán cần có những kỹ năng gì? Tự đánh giá khả năng của bạn và nêu phương hướng phấn đấu, rèn luyện để trở thành nhà đàm phán giỏi.52