Đàm phán kinh doanh - Chương 2: Tổ chức đàm phán kinh doanh

1ĐÀM PHÁN KINH DOANHTS. HUỲNH MINH TRIẾTBÀI GIẢNG2Chương 2Tổ chức đàm phán kinh doanh3QUY TRÌNH TỔ CHỨCLập kế hoạch và chuẩn bịTham gia đàm phánKý kết hợp đồngGiai đoạn tiền đàm phánGiai đoạn đàm phánGiai đoạn hậu đàm phán4LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 5FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL THẤT BẠI TRONG CHUẨN BỊLÀ CHUẨN BỊ SẼ THẤT BẠI61.Thu thâp thông tin2.Tự đánh giá mình và đối phương3.Đưa ra giả thiết4.Xây dựng các mục tiêu5.Chuẩn bị nhân sự6.Địa điểm và thời gian7.Chuẩn bị chiến lượcLẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 7Thu thập thông tin về thị trườngLuật pháp và tập quán buôn bánĐặc điểm của nhu cầu trên thị trườngCác loại thuế và chi phíCác nhân tố chính trị và xã hộiCác điều kiện về khí hậu, thời tiết1. Thu nhập thông tin81. Thu nhập thông tin (tt)Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanhĐối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn: - Công dụng và đặc tính.- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.91. Thu nhập thông tin (tt)Thu thập thông tin đối tác Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng (vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy tín, lịch sử công ty, CSVC trang thiết bị, số lượng, chất lượng sản phẩm. ) Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết địnhLịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức épXác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác (ví dụ: khách hàng trọng giá cả? Khách hàng trọng giá trị? Khách hàng trung thành? Khách hàng trọng tiện lợi?)101. Thu nhập thông tin (tt)Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh. Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần sau)112. Tự đánh giá mình và đối phươngPhân tích SWOT (tự đánh giá mình)Tìm hiểu kế hoạch trò chơi của đối phươngSo sánh mục tiêu của ta và đối phươngTìm hiểu các mục tiêu giấu kín Tìm hiểu quyền hạn của đối phương Chuẩn bị đề xuất giải pháp 12Chuẩn bị đề xuất giải pháp Một số khái niệm BATNA (Roger Fisher và William Ury) Giá chấp nhậnZOPATạo ra giá trị thông qua trao đổi2. Tự đánh giá mình và đối phương (tt)13BATNAGiải pháp thay thế cho đàm phán?Điểm nhỏ nhất cho 1 cuộc đàm phán?Một bên đàm phán có thể linh động ở mức nào? Sẵn sàng thoả hiệp mức nào?BATNA(Best alternative to a negotiated agreement)Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thoả thuận được thương lượng14BATNAHành động được ưu tiên nhất khi không đạt được thoả thuậnHãy luôn biết trước BATNA của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!!BATNA15TÌNH HUỐNG : Công nhân Sơn đưa đơn kiện giám đốc vì anh bị tai nạn lao động gãy tay. GĐ đã dàn xếp bồi thường 20 triệu để khỏi ra toà nhưng anh Sơn muốn nhiều hơn. Anh nói “ Tôi biết mình đúng và có thể nhận được nhiều hơn nếu kiện ra toà” ? Nhưng phương án thay thế này đạt được đến mức độ nào anh không biết được. Bạn nhận xét gì về cách giải quyết của anh Sơn?16Phạm vi có thể nhất tríZOPA$150 $170 Giá tối thiếu của người bánGiá tối đa của người muabackZOPA173. Đưa ra giả thiếtLý giải số liệu và dữ liệu đã có Có thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong khi đưa giả thiết.Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đó và để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đó xảy ra Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nó mang tính bất biến (thường không tốt cho quá trình đàm phán)184. Xây dựng các mục tiêu đàm phánXây dựng mục tiêu nhằm:Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phánNgăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại. Tránh những luống cuống trong đàm phánTiết kiệm thời gian đàm phánTạo lợi thế trong quá trình đàm phán 194. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)Doanh nghiệp có thể lựa chọn:Một mục tiêu cao nhất: kết quả có thể đạt được tốt nhấtMột mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận đượcMục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn được giải quyết(Cần có hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA...)20Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau:Lên giá đíchXác định phạm vi đàm phán (ZOPA)Quyết định những nhượng bộNếu có thể, quyết định cái ta phải “thả ra”4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)21Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau:Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài Nhận biết những động thái của tác giả Tính đến giải pháp tháo gỡ Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành công (BATNA)4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)225. Chuẩn bị nhân sự Thành viên trong đoàn đàm phánTrưởng đoànChuyên viên pháp lýChuyên viên kỹ thuậtChuyên viên thương mạiPhiên dịch (nếu cần)Tự đánh giá để biết chuyên môn và tính cách cá nhân của từng người có lợi hay bất lợi cho đàm phán235. Chuẩn bị nhân sự (tt)Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự Tiêu chí chuyên mônkiến thức và kĩ năng chuyên môn về luật, kế toán và văn bảnchuyên gia đàm phánTiêu chí tính cáchđàm phán một quá trình hướng vào con ngườiứng xử nhạy bén, khôn khéotránh định kiến cá nhân, ít có khả năng phát hiện, khai thác lợi thế trong quá trình đàm phán 24Các tiêu chí tuyển chọn nhân sựTiêu chí tổ chứckế hoạch cho một phiên đàm phán chứ không phải cho một cuộc tập họp quần chúng các phe phái Tiêu chí chiến lược phái đoàn nhỏphái đoàn lớnTiêu chí chỉ tiêu 5. Chuẩn bị nhân sự (tt)25Những tiêu chí để chọn trưởng đoànKhả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợpKhí chất nền nã Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hìnhCó tài làm cho người khác tin tưởng vào mình Có tài phân biệt thật, giả 5. Chuẩn bị nhân sự (tt)26Tieâu chuaån cuûa chuyeân gia thöông löôïng: _ Khả năng thực hiện nhiệm vụ _Tính bền bỉ và quả quyết _ Am hiểu các kiến thức xã hội _ Khả năng diễn đạt bằng lời _ Có năng lực phán đoán, phân tích _ Tạo lòng tin ở đối phươngThế nào làngười đàm phán giỏi???5. Chuẩn bị nhân sự (tt)276. Địa điểm và thời gian đàm phánĐịa điểm đàm phánĐàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mìnhĐàm phán khách trường: tiến hành tại cơ sở của khách hàngĐàm phán ở địa điểm trung lậpThay đổi môi trường???Gần gũi, quen thuộc???28Thời gian đàm phánLưu ý:Cần có thời gian để giải lao.Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau.Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. 6. Địa điểm và thời gian đàm phán (tt)297. Chuẩn bị chiến lượcTư duy chiến lượcLựa chọn phong cách đàm phán/ kiểu đàm phánThái độ đàm phánBiện pháp chiến lược307. Chuẩn bị chiến lược (tt)Chuẩn bị tư duy chiến lượcTư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến (incremental thinking) Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc, từng thời điểm phù hợp Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến có thể là mảnh đất màu mè để từ đó nảy ra những phát hiện độc đáo 31Chuẩn bị chiến lượcLựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né tránh, chấp nhậnKiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc (chi tiết ở Chương 1)Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp?32Lựa chọn thái độ đàm phán Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct)Hiểu biết nhiều về đối phươngĐàm phán đang bế tắcSức ép thời gian không cho phép kéo dài đàm phánThái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push)Ta ở thế mạnh hơn Phía bên kia cần kết thúc nhanh Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán 7. Chuẩn bị chiến lược (tt)33Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof)Phía bên kia mạnh hơnPhía ta đang chịu sức ép thời gianPhía ta có giải pháp thay thế 34Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật)Kiên nhẫnNín nhịnMặt lạnhBộc lộ thái độ chia sẻChuyển hướng đột ngộtLàm động tác giảBỏ bàn đàm phánBiến thành chuyện đã rồiBiện pháp nhặt nhạnhKhoanh vùng giới hạnChống thù địch(Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3)7. Chuẩn bị chiến lược (tt)35 CHUẨN BỊ MỘT KẾ HOẠCH TỐT ĐỂ BẠN TRỞ THÀNH NGƯỜI ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHIỆP!BẢNG CHUẨN BỊLên chương trình đàm phán(agenda)36THAM GIA ĐÀM PHÁN371.Mở đầu đàm phán2.Tạo sự hiểu biết3.Thương lượng4.Ra quyết định-kết thúc ĐPTHAM GIA ĐÀM PHÁN 38 Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngòaiTìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán  =>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết39 Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngòaiTìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán  =>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết40Bàn bạc những nội dung cụ thể như : Sản phẩmYêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp chấtBao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán)Giá cảThời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa đông?)Điều kiện thanh toánDùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải quyết bế tắc (xem chi tiết ở chương 3)Giai đoạn thương lượng41So sách mục tiêu cả ta và của đối tácNếu yêu cầu của 2 bên không khác biệt nhiều thì mỗi bên cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuậnNếu yêu cầu của đối tác có thể chấp nhận được, của ta còn cao =>ta nên chủ động nhuợng bộNếu yêu cầu của đối tác có những điểm không hợp lí so với yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họNếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn còn khác biệt, không bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm phán có thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc.Giai đoạn thương lượng42Kết thúc đàm phán (đạt/không đạt thoả thuận?)Tóm tắt nội dung thoả thuậnHoàn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng/ thỏa thuận)Giai đoạn kết thúc: Ra quyết định43HẬU ĐÀM PHÁN44HẬU ĐÀM PHÁN Soạn thảo hợp đồngKiểm tra lại hợp đồngKý kết hợp đồngRút kinh nghiệm 45Tiêu chuẩn mục tiêu : Có đạt được mục tiêu như dự định không ?Tiêu chuẩn giá thành : Có đạt được chi phí thấp nhất không ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ, thời gian)Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên có tốt đẹp, lâu dài hay không ?Đánh giá sự thành công của đàm phán căn cứ vào :46Ta có hài lòng với kết quả của cuộc đàm phán không?Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất?Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao?Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất?Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán?Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất?Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng nó tốt hơn không?Rút kinh nghiệm: Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau47Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều nhất?Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? Điều gì xảy ra với chúng?Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu có hiểu ta không?Sự chuẩn bị của ta có thích đáng không? Nó ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào?Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của ta như thế nào?Những điểm cơ bản nào mà ta học được từ cuộc đàm phán này? Ta sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?.......Rút kinh nghiệm (tt) Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: