Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

i xi măng Bút Sơn: trả chậm 15 ngày + Đối với xi măng Hoàng Mai: trả chậm 25 ngày + Đối với xi măng Hải Phòng: trả chậm 10 ngày + Đối với xi măng Tam Điệp: trả chậm 40 ngày Do đó tài khoản 331- Phải trả người bán thường có số dư bên Có, số dư bên Nợ phản ánh số tiền Công ty ứng trước cho người bán rất ít. Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp. Giá trị các hợp đồng kinh tế của Công ty với nhà cung cấp thường rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty chủ yếu là qua tài khoản 112- tiền gửi Ngân hàng, thanh toán bằng tiền mặt hầu như không có. Giá cả xi măng là luôn được Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đối với từng nhà máy xi măng. Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác. - Các chi phí phát sinh khác trong Công ty như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ, mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên có giá trị thanh toán nhỏ thì Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi Ngân hàng hoặc tiền mặt. Công ty thuê dịch vụ vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,… những chi phí vận chuyển này thường lớn chiếm 60% đến 70% tổng chi phí phát sinh, và được thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. - Công ty bán xi măng cho các Công ty khách hàng như: Công ty Vinaconex, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty xây dựng số 10,… thông qua văn phòng Công ty, các chi nhánh trung tâm trực thuộc Công ty. Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các cửa hàng và đại lý của Công ty. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn được thực hiện theo hai hình thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trường hợp xi măng được bán ký gửi thông qua đại lý, Công ty tính tiền hoa hồng trả cho đại lý. Do đó tài khoản 131- Phải thu khách hàng thường có số dư bên Nợ, tuy nhiên cũng có một số trường hợp phát sinh bên Có do khách hàng ứng trước tiền hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả khoản phải thu của Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được chuyển sang bên Nợ TK 131, sau đó sẽ được hạch toán Nợ TK 111 hoặc TK 112 và Có TK 131. Công ty thường thanh toán với người mua hàng bằng tiền mặt (với số lượng xi măng có giá trị nhỏ) và tiền gửi Ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng khách hàng. Tổng công ty có các văn bản quy định cho Công ty về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại. - Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hải Phòng, phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hoàng Thạch,… hoặc các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho,… - Công ty cổ phần Thương mại xi măng chỉ phát sinh quan hệ thanh toán trong nước không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ. 2.3.1.2. Nội dung kế toán thanh toán tại Công ty 2.3.1.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán - Các chứng từ dùng trong thanh toán với người bán: + Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho. + Hoá đơn tài chính. + Phiều xuất kho của người bán. + Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. + Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng + Biên bản nhận nợ. + Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi. + Giấy báo Nợ của ngân hàng,…. - Các chứng từ dùng trong thanh toán với người mua: + Tờ trình, Hợp đồng bán hàng. + Hóa đơn tài chính. + Phiếu xuất kho. + Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế + Phiếu thu. + Giấy báo có của ngân hàng. + Biên bản nhận nợ,… 2.3.1.2.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán, TK 131 – Phải thu khách hàng. TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết cho các nhà cung cấp như sau: TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán. + TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mã khách sau: - Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD. - Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS. - Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT. - Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM. - Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM. + TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển. Công ty thuê một số công ty chuyên vận chuyển hàng hóa xi măng từ nhà máy về các địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của Công ty, TK 33112 phản ánh tiền trả cho chi phí vận chuyển hàng hóa của Công ty. + TK 33113: Phải trả các khoản khác. Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, … + TK 33114: Phải trả tiền mua thép. Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinh doanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép để kinh doanh. + TK 33115: Phải trả cước vận chuyển xi măng đường sắt. TK này phản ánh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt. Tiền cước chi trả được tính thông qua số lượng xi măng vận chuyển từ các đầu mối về các cửa hàng TK 3312: Các khoản phải trả của CN Thái Nguyên. + TK 33121: Các khoản phải trả vận chuyển của CN. TK 3313: Các khoản phải trả của CN Lào Cai. TK 3314: Các khoản phải trả của CN Vĩnh Phúc. TK 3315: Các khoản phải trả của CN Phú Thọ. TK 3316: Các khoản phải trả của CN Yên Bái. TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng như sau: - TK 1311: Phải thu khách hàng tại Hà Nội. + TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. + TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng của khách hàng. Đối với TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng, Công ty theo dõi tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng thông qua các mã cửa hàng của TK này. + TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thép. TK này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của khách hàng. + TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê. Công ty hoạt động dịch vụ cho thuê kho với một số công ty khác, vì vậy tiểu khoản này dùng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho. + TK 13115: Phải thu các thành phần kinh tế khác. TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên. TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai. TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc. TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ. TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái. Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, với nhà cung cấp còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, TK 627, TK 1561, TK 1562 … 2.3.1.2.3. Quy trình hạch toán trong kế toán thanh toán Đối với nghiệp vụ thanh toán quy trình ghi sổ của Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 2-4 Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 156, 111, 112, 331 Sổ chi tiết hàng mua Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng mua Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Sơ đồ 2-5Quy trình luân chuyển sổ kế toán bán hàng Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Bảng kê nộp tiền doanh thu Sổ cái TK 151, 156, 511, 111, 112, 131, 632 Sổ chi tiết hàng bán, doanh thu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng bán, doanh thu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Đối với nhà cung cấp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc sắt thép theo đúng thời gian và các quy định khác trong hợp đồng. Hàng hóa được vận chuyển về kho của Công ty hoặc được chuyển đến các chi nhánh hay vận chuyển thẳng cho khách hàng và đồng thời người bán sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty. Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT mà công ty xi măng Tam Điệp giao cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01 GTKT-4LL-02 (INVOICE) Ký hiệu: AA/2008T Liên 2: Giao khách hàng Ngày 4 tháng 6 năm 2009 Số: 0052291 Đơn vị bán hàng (Seller) Tên khách hàng (Customer name): Công ty xi măng Tam Điệp Cty CPTM Xi Măng Địa chỉ (Address) Địa chỉ: 348-Đ.Giải Phóng-Phương Liệt ĐĐ-HN Quang Sơn- Tam Điệp- Ninh Bình Số tài khoản: 146431106000056 Điện thoại: 0303772944 Tại ngân hàng: NN&PTNT Nam Hà Nội Số tài khoản: 48310000001207 MST: 01001105694 Tại ngân hàng: ĐT&PT Ninh Bình Hợp đồng số: 02/XMTĐ-TTTT/09 MST: 2700260173 Địa điểm giao hàng: HN Hình thức thanh toán: CK Số thứ tự Tên hàng, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Xi măng rời PCB40 Tấn 66.300 742854.14 49251428 2 Số lô: 4RB056 Tổng tiền hàng: 49251428 Thuế suất (GTGT) 10%×50 . Tổng tiền thuế: 2462572 Tổng cộng tiền thanh toán: 51714000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu, bảy trăm mười bốn nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người giao hàng Người lập hóa đơn Thủ trưởng đơn vị Đối với khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng, Công ty xuất kho hoặc vận chuyển thẳng xi măng từ kho tại Hà Nội, các chi nhánh, các trung tâm cho khách hàng. Công ty cũng lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng: liên thứ nhất Công ty sẽ lưu tại phòng tài chính kế toán và liên thứ hai Công ty giao cho khách hàng tương ứng. Các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ này bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, hợp đồng,… Sau đây là mẫu hoá đơn giá trị giá tăng mà Công ty cổ phần Thương mại xi măng xuất bán cho Công ty TNHH Hải Nguyên: Biểu số 2-2: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 1: Lưu AL/2009B Ngày 22 tháng 6 năm 2009 0033453 Đơn vị bán hàng: Phòng KD 3 – ĐL 323 Thường Tín Địa chỉ: ĐBĐN Bút Sơn Số tài khoản: Điện thoại: MS: Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nguyên Địa chỉ: Lam Sơn, Minh Cương, Thường Tín, HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0500441404 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 Xi măng Bút Sơn PCB30 Bao Tấn 433 856190 370730270 Cộng tiền hàng: 370730270 Thuế suất GTGT: 10%×50% Tiền thuế GTGT: 18536730 Tổng cộng tiền thanh toán: 389267000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám chín triệu hai trăm sáu bảy ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc của nhân viên trong phòng tài chính kế toán được giảm đi đáng kể. Phần mềm kế toán xử lý các thông tin đầu vào và xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ theo yêu cầu nhà quản lý. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… đã kiểm tra dùng làm căn cứ nhập vào máy tính theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể. Sau khi ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cái tài khoản 331- Phải trả người bán, và Sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, máy tính căn cứ số liệu trên Sổ Cái tài khoản 331 và Sổ Cái tài khoản 131 để lập Bảng cân đối số phát sinh công nợ TK 331, TK 131. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu khớp, đúng thì số liệu trên các Sổ Cái được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là mẫu Sổ Nhật Ký Chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái các TK 331 và TK 131 được chiết xuất từ phần mềm kế toán máy của Công ty cổ phần Thương mại xi măng: Biểu số 2-3Sổ Nhật ký chung Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng–Phương liệt –Thanh Xuân–Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ CÓ 31/12 177 Chuyển tiền bán hàng về Công ty (Công ty cp Thương mại xi măng) Tiền đang chuyển tiền Việt Nam tại CN Vĩnh phúc 11314 12.402.300 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 12.402.300 Tổng cộng 12.402.300 12.402.300 31/12 178 Lệ phí chuyển tiền (NH công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 33.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 33.000 Tổng cộng 33.000 33.000 31/12 178 Lệ phí đóng tài khoản (Ngân hàng công thương Vĩnh phúc) Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 22.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 22.000 Tổng cộng 22.000 22.000 31/12 11/12 Chuyển tiền bán hàng về Công ty Công ty phải thu từ CN Thái Nguyên 13682 3.700.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Thái Nguyên 11212 3.700.000.000 Tổng cộng 3.700.000.000 3.700.000.000 31/12 CGLC12/5 Chuyển tiền về Công ty (Nguyễn Ngọc Thực) Công ty phải thu từ CN Lào Cai 13683 1.400.000.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại Ngân hàng ĐTPT Lào cai 112131 1.400.000.000 Tổng cộng 1.400.000.000 1.400.000.000 31/12 CGNA1260 Trả tiền mua XM Tam Điệp qua Cty TCCPXM (Cty xi măng Tam Điệp) Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111 3.000.000.000 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 3.000.000.000 Tổng cộng 3.000.000.000 3.000.000.000 Cộng chuyển sang trang sau: 8.112.457.300 8.112.457.300 Biểu số 2-4Sổ chi tiết tài khoản 131 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S31-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 - Phải thu ngườ mua Từ ngày: 31/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 130/12 §¹i lý 4 (Lª H¶i §ường)-TNDL04 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 275,242,000 12/31/2008 131/12 §¹i lý 12 (NguyÔn V¨n QuËn)-TNDL12 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 74,000,000 12/31/2008 132/12 Cöa hµng sè 6 (§ç ThÞ KiÒu Anh)-TNCH06 Thu tiÒn b¸n xi m¨ng 11112 21,087,000 12/31/2008 TM12/267 Cöa hµng78 -VÜnh Tuy-CH078 Nép tiÒn xi m¨ng 11111 50,000,000 12/31/2008 TM12/268 §¹i lý 333 - Lª Trong TÊn - DL333 Nép tiÒn xi m¨ng 11111 395,000,000 12/31/2008 TM12/325 Phßng KDST - HNSVP Nép tiÒn s¾t thÐp 11111 7,100,000 12/31/2008 44/12 §ç ThÞ KiÒu Anh - TNCH01 Tr¶ tiÒn mua xi m¨ng 11212 25,010,000 12/31/2008 45/12 Cöa hµng sè 6 (§ç ThÞ KiÒu Anh) -TNCH06 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 11212 200,000,000 12/31/2008 47/12 §¹i lý 10 ( Bïi ThÞ Minh Hµ ) - TNDL10 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 11212 400,000,000 12/31/2008 TG12673 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 11211TC 50,000,000 12/31/2008 TG12674 Cöa hµng 79 - Yªn Thương - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 11211TC 60,000,000 12/31/2008 TG12675 Cöa hµng 62 - Hoµng Hoa Th¸m - CH062 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH062 11211TC 38,000,000 12/31/2008 TG12676 Cöa hµng 88 - Linh §µm - CH088 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH088 11211TC 350,000,000 12/31/2008 TG12677 §¹i lý 355 - Thượng Thanh - DL355 DL355- TiÒn XM nép ng©n hµng 11211TC 10,000,000 12/31/2008 TG12678 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 11211TC 110,000,000 12/31/2008 TG12685 Cöa hµng 53 - Thanh Tr× - CH053 2 m· TiÒn XM nép ng©n hµng - CH053 11211TC 172,000,000 12/31/2008 TG12715 Cöa hµng 21 - §ường L¸ng - CH021 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH040 11211TC 130,000,000 Cộng chuyển trang sau 2,367,439,000 Biểu số 2-5Sổ chi tiết tài khoản 331 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản 331- Phải trả người bán Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1260 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Tr¶ tiÒn mua XM Tam §iÖp qua Cty TCCPXM 112117 3,000,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n -HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 112117 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 112117 69,662,482 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 112117 500,000,000 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 11211TC 4,000,000,000 12/31/2008 46/12 §¹i lý 17 - NguyÔn §øc §iÓm - TNDL17 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn th¸ng 12 n¨m 2008 11112 11,520,000 12/31/2008 48/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn bèc xÕp xi m¨ng 11112 9,642,750 12/31/2008 62/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn trung chuyÓn xi m¨ng th¸ng 12 n¨m 2008 11112 51,118,058 12/31/2008 CM12/203 Cty TNHH In vµ qu¶ng c¸o hiÖu Qu¶ - HN01 T¹m øng 50% hîp ®ång s¶n xuÊt ¸o thÓ thao cho C«ng ty 11111 141,000,000 12/31/2008 CM12/207 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng nhµ ¨n ca dÞch vô (Trõ phÇn ®· øng) 11111 178,414,000 12/31/2008 CM12/208 Cty TNHH VT TM & XD Thµnh C«ng - VCXM16 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 12/2008 11111 45,252,610 12/31/2008 CM12/210 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng c«ng tr×nh nhµ b¶o vÖ C«ng ty 11111 18,841,781 12/31/2008 CM12/217 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Chi tr¶ tiÒn xi m¨ng 11111 1,000,000,000 12/31/2008 CM12/220 HTX vËn t¶i thuû Quang TiÕn - VCXM19 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 11+12/2008 11111 93,713,423 Cộng chuyển trang sau 9,978,165,104 Biểu số 2-6Sổ Cái tài khoản 131 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm: 2008 Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 128/12 '§¹i lý 18 ( NguyÔn ThÞ L©m ) - TNDL18 Thu tiền bán xi măng 11112 256900000 12/31/2008 129/12 Cöa hµng sè 4 ( L­¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Thu tiền bán xi măng 11112 133000000 12/31/2008 130/12 §¹i lý 4 ( Lª H¶i §­êng ) - TNDL04 Thu tiền bán xi măng 11112 275242000 12/31/2008 TM12/286 Cöa hµng 61- Sãc S¬n - CH061 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 61 Sãc S¬n 112117 9,642,750 12/31/2008 TM12/287 Cöa hµng 82 - Nam Hång - CH082 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 82 Nam Hång 11211TC 4,000,000,000 12/31/2008 TM12/288 Cöa hµng 92 - Dôc Tó - CH092 Nép tiÒn xi m¨ng cho CH 92 Dôc Tó 11112 11,520,000 12/31/2008 48/12 Cöa hµng 50 - Phó Thuþ - CH050 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH050 11112TC 141,000,000 12/31/2008 62/12 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 11112TC 51,118,058 12/31/2008 90/12 Cöa hµng 79 - Yªn Th­¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH030 11211TC 10,395,000 12/31/2008 TGNA12169 Cửa hàng 38 - Trung Tiến - CH038 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH038 112117 72,618,636 12/31/2008 TGNA12170 Cöa hµng 23 - T­¬ng Mai - CH023 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH057 112117 178,414,000 12/31/2008 TGNA12171 Cöa hµng 18 - T©n Khai - CH018 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH029 112117 5,757,627,301 12/31/2008 TGNA12178 Cöa hµng 79 - Yªn Th­¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH023 112117 575,762,699 12/31/2008 TGNA12186 Cöa hµng 10 - H¹ §×nh - CH010 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH018 112117 848,400,307 12/31/2008 TGNA12191 Cöa hµng 69 - Gi¶i Phãng - CH069 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 112117 84,839,693 ………….. ………. ………………………………………. ……………………………………… Biểu số 2-7Sổ Cái tài khoản 331 SỔ CÁI Năm: 2008 Tên tài khoản: 331- Phải trả người bán Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1260 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Tr¶ tiÒn mua XM Tam §iÖp qua Cty TCCPXM 112117 3,000,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 112117 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 112117 69,662,482 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 112117 500,000,000 12/31/2008 48/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn bèc xÕp xi m¨ng 11112 9,642,750 12/31/2008 62/12 §¹i lý 7 ( NguyÔn ThÞ Tuyªn ) - TNDL07 Thanh to¸n tiÒn trung chuyÓn xi m¨ng th¸ng 12 n¨m 2008 11112 51,118,058 12/31/2008 CM12/200 Cty TNHH truyÒn th«ng HANAGASHI - H§0108 T¹m øng 50% hîp ®ång in Ên & thiÕt kÕ qu¶ng c¸o trªn xe «t« 11111 10,395,000 12/31/2008 CM12/203 Cty TNHH In vµ qu¶ng c¸o hiÖu Qu¶ - HN01 T¹m øng 50% hîp ®ång s¶n xuÊt ¸o thÓ thao cho C«ng ty 11111 141,000,000 12/31/2008 CM12/207 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng nhµ ¨n ca dÞch vô (Trõ phÇn ®· øng) 11111 178,414,000 12/31/2008 CM12/208 Cty TNHH VT TM & XD Thµnh C«ng - VCXM16 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 12/2008 11111 45,252,610 12/31/2008 CM12/210 Cty CP ®Çu T X©y Dùng Hoµ Th¾ng - HN33 T/to¸n tiÒn thi c«ng c«ng tr×nh nhµ b¶o vÖ C«ng ty 11111 18,841,781 12/31/2008 CM12/211 Cty TNHH SX hµng may mÆc & DVTM ViÖt NhËt - HMM01 T¹m øng tiÒn theo H§112 vÒ ®Æt mua ¸o ma 11111 53,317,000 12/31/2008 CM12/217 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Chi tr¶ tiÒn xi m¨ng 11111 1,000,000,000 12/31/2008 CM12/220 HTX vËn t¶i thuû Quang TiÕn - VCXM19 T/to¸n tiÒn vËn chuyÓn XM th¸ng 11+12/2008 11111 93,713,423 12/31/2008 36457 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 bao 13311 575,762,699 12/31/2008 36458 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD NhËp mua 1511 848,400,307 12/31/2008 36458 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 bao 13311 84,839,693 12/31/2008 36459 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD NhËp mua 1511 72,618,636 12/31/2008 36459 Cty xi m¨ng Tam §iÖp - HNTAD Xi m¨ng tam ®iÖp PCB 30 rêi 13311 7,261,864 12/31/2008 ……………………………….. ……………………………………. 2.3.2. Đặc điểm kế toán tiền gửi Ngân hàng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng - Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng. - Phiếu ủy nhiệm chi. - Bảng kê nộp séc. - Lệnh thanh toán… 2.3.3.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng là tài khoản 112- tiền gửi Ngân hàng. TK 112 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau: - TK 11211: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại Công ty. + TK 112111: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng VP Bank Giải Phóng. + TK 112112: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Hoàng Mai. + TK 112113: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng CN NH liên doanh Việt Thái. + TK 112114: Tiền Việt Nam có kỳ hạn tại Ngân hàng CN NH VPBank Giải Phóng. + TK 112115: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Chương Dương. + TK 112116: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Nam Hà Nội. + TK 112117: Tiền Việt Nam gửi có kỳ hạn tại Ngân hàng NN&PTNT Nam Hà Nội. + TK 112118: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Đông Anh. + TK 112119: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương. + TK 11211H: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Công thương Hai Bà Chương. + TK 11211N: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng NN&PTNT Bắc HN- Chi nhánh Hoàng Quốc Việt. + TK 11211S: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Sài Gòn Thường Tín- CN Hà Nội. + TK 11211T: Tiền Việt Nam gửi Công ty Tài chính CP xi măng. + TK 11212: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Thái Nguyên. + TK 11213: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Lào Cai. + TK 11214: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc. + TK 11215: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại CN Phú Thọ. + TK 11216: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng tại TT Yên Bái. 2.3.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi Ngân hàng Hàng tháng sau khi nhận được các sổ phụ Ngân hàng kèm theo các giấy báo Nợ, Có, Ủy nhiệm chi của Ngân hàng thì kế toán phải kiểm tra số liệu chứng từ giữa Công ty với chứng từ của Ngân hàng. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với Ngân hàng để hai bên có biện pháp xử lý. Mọi khoản thanh toán gửi vào các đơn vị có tài khoản ở Ngân hàng đều được thực hiện bằng chuyển khoản theo số tiền định mức quy định của chế độ quản lý tiền mặt của Công ty còn lại đều phải thanh toán qua Ngân hàng. Sơ đồ 2-6Quy trình luân chuyển sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng kê thu chi Ngân hàng Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng Sổ cái TK 112, 156, 111, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Sau đây là một số chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng. Biểu số 2-8: Uỷ nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số :08.031 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày 21/07/09 Tên đơn vị trả tiền: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Số tài khoản: 146431106000056 Tại Ngân hàng Nông Nghiệp và PTNT – CN Nam Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền: CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH Số tài khoản: 10201-000035593- 1 Tại NH Công thương NHị Chiểu Hải Dương. Số tiền bằng chữ: Sáu tỷ đồng chẵn. Nội dung thanh toán: Trả tiền mua xi măng. Kế toán Đơn vị trả tiền Ngân Hàng A Ngân hàng B Biểu số 2-9: Lệnh thanh toán LỆNH THANH TOÁN Số tham chiếu: 89120TT091004803 LỆNH CÓ Loại chuyển tiền: KO Ngày lập lệnh: 04/07/2009 Ngân hàng gửi lệnh: IKO8912 CN TP Điện Biên Phủ- Điện Biên Ngân hàng nhận lệnh: IKO01460 NHNN&PTNT Nam Hà Nội Người phát lệnh: CTY CP XD SO 6 – TK8912211090000037 Địa chỉ/CMND Tài khoản: Tại: IKO8912 CN TP Điện Biên Phủ- Điện Biên Người nhận lệnh: CTCP Thương Mại Xi Măng Tài khoản: 146031106000056 Tại: IKO1460 NHNH&PTNT Nam Hà Nội Số tiền: 107000000VND Một trăm linh bảy triệu đồng Nội dung: CHUYEN TRA TIEN MUA VLXD Thời gian chuyển tiền: 23/07/2009 09:33:30 Ngày nhận: 23/07/2009 Ngày in: 23/07/2009 10:49:54 Thanh toán viên Kiểm soát Cuối tháng, cuối quý, cuối năm máy tính căn cứ vào số liệu đã nhập để lập sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 112. Sau kiểm tra số liệu khớp đúng thì kế toán tổng hợp sẽ dùng số liệu trên các sổ để lập báo cáo tài chính. Sau đây là S chi tiết và Sổ Cái tài khoản 112 được kiết xuất từ phần mềm kế toán máy: Biểu số 2-10Sổ chi tiết tài khoản 112 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S08-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tài khoản 112 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ư Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 454,545 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 45,455 12/31/2008 CGNA1264 C«ng ty xi m¨ng Hoµng Mai - HNHOM Tr¶ tiÒn mua XM Hoµng Mai 33111 500,000,000 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 25,332 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 2,533 12/31/2008 CGNA1266 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 227,273 12/31/2008 CGNA1266 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 22,727 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 33111 4,000,000,000 12/31/2008 46/12 h - TNCHUNG Nép tiÒn vµo ng©n hµng 11312 42,000,000 12/31/2008 CN12/9 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 L·i tiÒn göi 12/2008 5151 13,300 12/31/2008 TG12672 Cöa hµng 50 - Phó Thuþ - CH050 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH050 13112 190,000,000 12/31/2008 TG12673 Cöa hµng 22 - Yªn Së - CH022 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH022 13112 50,000,000 12/31/2008 TG12674 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 13112 60,000,000 12/31/2008 TG12675 Cöa hµng 62 - Hoµng Hoa Th¸m - CH062 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH062 13112 38,000,000 12/31/2008 TG12676 Cöa hµng 88 - Linh §µm - CH088 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH088 13112 350,000,000 12/31/2008 TG12677 §¹i lý 355 - Thîng Thanh - DL355 DL355- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 10,000,000 12/31/2008 TG12678 Cöa hµng 79 - Yªn Th¬ng - CH079 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH079 13112 110,000,000 12/31/2008 TG12679 Cöa hµng 81- Th¸i ThÞnh - CH081 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH081 13112 57,000,000 12/31/2008 TG12680 §¹i lý 106 - Cæ NhuÕ - DL106 DL106- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 200,000,000 12/31/2008 TG12681 Cöa hµng 55 - Ng« Gia Tù - CH055 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH055 13112 250,000,000 12/31/2008 TG12682 §¹i lý 277 - Sµi §ång - DL277 DL277- TiÒn XM nép ng©n hµng 13112 165,000,000 12/31/2008 TG12683 Cöa hµng 96 -§øc Thîng - CH096 Trung t©m S¬n t©y nép tiÒn - CH096 113116 300,000,000 12/31/2008 TG126964 Cöa hµng 72 - V©n Tr× - CH072 TiÒn XM nép ng©n hµng - CH072 13112 2,150,000 ……………………………….. …………………………………. Biểu số 2-11Sổ Cái tài khoản 112 Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tài khoản: 112 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 12/31/2008 177 C«ng ty CP th¬ng m¹i Xi M¨ng - VPCTXM chuyÓn tiÒn b¸n hµng vÒ C«ng ty 11314 12,402,300 12/31/2008 178 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT LÖ phÝ chuyÓn tiÒn 641794 33,000 12/31/2008 179 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT LÖ phÝ ®ãng tµi kho¶n 641794 22,000 12/31/2008 11/12 h - TNCHUNG ChuyÓn tiÒn b¸n hµng vÒ c«ng ty 13682 3,700,000,000 12/31/2008 CGLC12/5 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 ChuyÓntiÒn vÒ C«ng ty 13683 1,400,000,000 12/31/2008 CGNA1261 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bót s¬n - HNBUS Tr¶ tiÒn mua XM Bót S¬n 33111 1,000,000,000 12/31/2008 CGNA1262 C«ng ty xi m¨ng H¶i phßng - HNHAP Tr¶ tiÒn mua XM H¶i phßng 33111 69,662,482 12/31/2008 CGNA1263 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn t¹i ng©n hµng 641791 454,545 12/31/2008 CGNA1265 chi tai NH No Nam HN - CGNA PhÝ chuyÓn tiÒn 13311 2,533 12/31/2008 CGTC1227 C«ng ty xi m¨ng hoµng Th¹ch - HNHOT Tr¶ tiÒn mua XM HoµngTh¹ch 33111 4,000,000,000 12/31/2008 GTLC12/6 NguyÔn Ngäc Thùc - CL0078 LÖ phÝ chuyÓn tiÒn 641793 770,000 12/31/2008 100 Chi nh¸nh t¹i VÜnh phóc - VPQTM Nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng 11314 10,411,000 12/31/2008 101 Ng©n hµng c«ng th¬ng vÜnh phóc - VPNHCT Ng©n hµng tr¶ l·i tiÒn göi 5151 5,103 12/31/2008 02/12 Phßng giao dÞch v©n c¬ NHCT ®Òn hïng - PTCT36 Ng©n hµng tr¶ l·i tiÒn göi ®Õn 31/12/08 5151 137,212 12/31/2008 46/12 h - TNCHUNG Nép tiÒn vµo ng©n hµng 11312 42,000,000 12/31/2008 47/12 §¹i lý 10 ( Bïi ThÞ Minh Hµ ) - TNDL10 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 400,000,000 12/31/2008 48/12 Cöa hµng sè 4 ( L¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 14,320,000 12/31/2008 49/12 Cöa hµng sè 4 ( L¬ng ThÞ Ngäc Thµnh ) - TNCH04 Tr¶ tiÒn b¸n xi m¨ng 1312 13,510,000 ……………………………….. ………………….. …………… ……………. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG 3.1. Ưu điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Trong hơn 15 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý cũng như phương thức kinh doanh cho phù hợp với thị trường. Điển hình là bộ máy kế toán của công ty có nhiều ưu điểm như: - Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty đã không ngừng đổi biến cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc, do đó từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn mau chóng hoà hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. - Sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động, phù hợp với trình độ năng lực của người và do đó đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, hầu hết những kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. - Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một công ty lớn, đối tượng mua, bán là nhiều nên để theo dõi để thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc, bộ phận kế toán đã tách riêng trong việc theo dõi các khoản phải thu và theo dõi các khoản phải trả thành: kế toán hàng mua và kế toán hàng bán. - Kế toán thanh toán ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác tình hình kinh doanh của Công ty. Công tác lập báo cáo định kỳ cuối tháng, quý, năm theo chỉ tiêu, số lượng và giá trị, luôn cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản trị. Căn cứ vào việc ghi chép đúng số lượng hàng hóa mua vào, bán ra mà bộ phận kinh doanh có các phương án kinh doanh cụ thể: như kì tới sẽ nhập bao nhiêu hàng xi măng, số lượng xi măng mua kì tới là bao nhiêu; tránh tình trạng mua nhiều để lâu trong kho hàng hóa. Có thể nói, kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi Ngân hàng đã làm tốt nhiệm vụ của mình và giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh. Bộ máy kế toán luôn biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty cũng như các cấp quản lý và xứng đáng là một bộ phận tham mưu và là một công cụ quản lý kinh tế của Công ty. - Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong Công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự, các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng được sắp xếp, phân loại đánh giá, kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho, hệ thống chứng từ vảo quản phân loại theo quý, theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa, kế toán trưởng trong Công ty thường xuyên kiểm tra, giám sát để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đã được phê chuẩn đúng bởi những người có thẩm quyền; từ đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Do đó, Công ty có một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của kế toán tại Công ty. Các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết,… được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty. - Trong công tác kế toán công nợ, kế toán của Công ty có những sáng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất những phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp... Chính điều này góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm vừa qua. - Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán Công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. - Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho các tài khoản 331, tài khoản 131 và tài khoản 112. Các tài khoản này được Công ty mở chi tiết đối với doanh nghiệp nội bộ trong Tổng Công ty và chi tiết mã khách hàng, mã Ngân hàng cho các tiểu khoản đó. Việc chi tiết các tài khoản trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty một cách cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng người bán xi măng, tình hình công nợ và số tiền gửi Ngân hàng. Điều này cũng giúp cho nhà quản lý theo dõi được các đối tượng công nợ và tình hình tài chính của Công ty. - Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan. - Vấn đề công nợ phải thu khách hàng được Công ty tổ chức theo dõi và quản lý khá chặt chẽ theo một quy trình thống nhất, từ việc xét duyệt bán hàng cho đến công tác thu hồi nợ. Theo một quy trình này các bộ phận, các cá nhân có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dõi, quản lý tốt các khoản nợ. Cho nên trong những năm qua công tác quản lý các khoản phải thu cuả Công ty là tốt, việc thanh toán với người mua, người bán luôn theo kế hoạch đề ra và thường không để xảy ra tình trạng nợ khó đòi xảy ra. - Truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh của Công ty vẫn được duy trì phát huy tiếp tục cũng cố và nâng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác với Công ty nên công tác bán hàng luôn hoạt động với năng suất cao. - Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy đã giúp phòng tài chính kế toán của Công ty giảm nhẹ được khối lượng công việc, tính chính xác cao, tiện lợi trong các sử dụng các báo cáo tài chính theo ngày, tháng, quý, năm giúp nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình tài chính của Công ty. - Măc dù gặp không ít những khó khăn thách thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng Công ty đã liên tục hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, người lao động có thu nhập ổn định. Đó là nhờ vào công tác quản lý theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ trong Công ty, đảm bảo thu hồi nợ, giúp Công ty luôn thanh toán kịp thời với Nhà nước và công nhân viên. 3.2. Nhược điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Tuy đạt được những thành công như trên, song Công ty cổ phần Thương mại xi măng vẫn tồn tại những hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán. Sau đây là một số nhược điểm còn tồn tại tại Công ty: - Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng để thuận tiện trong công tác quản lý. + Đối với khoản phải trả, Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên Sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp mà chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán cho nên sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng nhà cung cấp. + Hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là rất rộng trên 15 tỉnh thành phía Bắc, Công ty thu mua xi măng của sáu công ty sản xuất xi măng ở các tỉnh như Thanh Hóa, Ninh Bình, Hải Phòng,...Với địa bàn hoạt động rộng lớn nên việc vận chuyển xi măng là rất đa dạng. Quá trình mua bán xi măng tại các điểm đầu mối là phân tán nên hầu hết các chứng từ hoá đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty. Vì thế, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán của Công ty vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty đã có rất nhiều biện pháp chỉ đạo trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… nhưng ở một số chi nhánh, trung tâm do chưa ý thức được sâu sắc công tác này nên việc điều hành quản lý ở một số trung tâm, chi nhánh là chưa đạt được yêu cầu đề ra. + Do ảnh hưởng khách quan, diễn biến thời tiết thất thường như hạn hán, lũ lụt,… nên Công ty phải áp dụng một số chính sách hỗ trợ các công tác vận chuyển. Chính sách này nhằm khuyến khích đơn vị vận chuyển hàng hóa tăng khả năng tiếp nhận từ nơi sản xuất về địa bàn Công ty khi có diễn biến thất thường của thời tiết xảy ra. Vì thế, chính sách giá cước phí vận tải hàng tháng không đồng nhất làm ảnh hưởng tới công tác ghi vào sổ của kế toán thanh toán. Đồng thời cũng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán phải thực sự giỏi để theo dõi kịp thời, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Mặt hàng xi măng là mặt hàng có nhu cầu sử dụng nhiều trong dân cư, hàng ngày tại các cửa hàng của Công ty diễn ra rất nhiều nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Do đó, tại các cửa hàng phát sinh thanh toán lượng lớn tiền mặt không qua hệ thống ngân hàng. Việc thu nộp tiền giữa các cửa hàng trong Công ty cũng rất khó khăn và phức tạp, chưa đạt theo yêu cầu đề ra. Vì vậy làm gây ảnh hưởng tới công tác kế toán thanh toán, làm chậm công tác ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan. + Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập séc chuyển khoản, séc bảo chi. Quá trình séc chuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường thường lâu và tiền bán hàng của Công ty phải theo dõi trong thời gian dài. Việc tiền từ ngân hàng gửi về tài khoản của Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của kế toán viên. + Hiện nay Công ty tuy đã áp dụng hình thức kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm. Phần mềm thi thoảng xuất hiện virut gây khó khăn trong quá trình nhập số liệu của nhân viên kế toán. Vì vậy, kế toán thanh toán tại Công ty phải thường xuyên cập nhập các chương trình diệt virus để đảm bảo cho công tác kế toán được hoàn thành tốt. 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại xi măng Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: + Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty. + Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn, tình hình tài chính của Công ty sẽ được đảm bảo hơn. Công ty không nên để những khoản nợ kéo dài nếu không Công ty sẽ phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh. + Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với Công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Công ty nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 25 ngày thì Công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn nhằm bảo đảm Công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền hàng thu về được đảm bảo. Đồng thời quan hệ bạn hàng trong kinh doanh được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng do đó doanh thu bán hàng tăng thêm. Và đối với những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì Công ty cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ. + Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay có đang xuất hiện nhiều sản phẩm xi măng của các đối thủ cạnh tranh với Công ty, vì vậy Công ty có thể kiến nghị với Tổng công ty áp dụng thêm hình thức chiết khấu, ưu đãi với khách hàng mua nhiều, khách hàng quen thuộc nhằm tạo uy tín và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác. + Bên cạnh việc quản lý các khoản thu khách hàng, việc quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp cũng có tầm quan trọng rất lớn. Quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với người bán sẽ đảm bảo uy tín trong kinh doanh của Công ty. Do đó, Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Vì hiện tại Công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ. + Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ Công ty nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết. + Công ty cổ phần Thương mại xi măng cần có những biện pháp chỉ đạo chặt chẽ hơn nữa trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… ở một số chi nhánh, trung tâm. Việc tập hợp đầy đủ chứng từ về bộ phận kế toán sẽ giúp cho kế toán phản ánh đúng, kịp thời về số lượng, chất lượng, cước phí mua hàng, giá mua, thuế trên hệ thống sổ sách thích hợp. Đồng thời giúp cho nhà quản lý kịp thời đề ra được các phương án kinh doanh hiệu quả cho Công ty. + Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra. Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi. + Công ty cần tổ chức nhiều các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung. Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành. Định kỳ, Công ty tổ chức chương trình kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá năng lực trình độ của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Đối với những nhân viên xuất sắc Công ty có thể có chính sách khen thưởng khuyến khích động viên, đối với nhân viên chưa đạt yêu cầu thì tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp áp dụng đối với nhân viên đó như: yêu cầu nghỉ việc hoặc cho học thêm một lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,… + Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang chuẩn bị thử nghiệm áp dụng phần mềm kế toán mới. Nếu phần mềm này hoạt động tốt, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty thì nó sẽ được chính thức sử dụng. Vì vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi mọi nghiệp vụ trong máy, tránh tình trạng có virus xuất hiện làm hỏng dữ liệu Công ty. + Cuối tháng, quý, năm các nhân viên kế toán thanh toán trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng phải thực hiện lập nhiều báo cáo tài chính. Vì vậy, để nâng cao năng suất lao động trong công việc Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên như: tổ chức các phong trào thi đua nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng,… + Công ty cũng phải không ngừng hiện đại hóa phương pháp quản lý, cập nhật nhanh thông tin giữ nghiêm tính kỷ luật của chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ thông tin đề làm cơ sở ra quyết định chính xác, kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo và thông tin không phù hợp với quy định của Nhà nước. KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường hiện nay, bộ máy kế toán thực sự có vị trí quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp là vấn đề quan trọng và thực sự cần thiết đối với nhà quản lý Công ty thương mại nói chung và Công ty cổ phần Thương mại xi măng nói riêng. Với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác tổ chức, hạch toán hoạt động thanh toán và kế toán tiền gửi Ngân hàng, sau quá trình học tập và nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của các nhân viên trong phòng Tài chính- kế toán tại Công ty và giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên đã giúp em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này. Tuy nhiên do kinh nghiệm và hiểu biết thực tế còn hạn chế nên em không tránh khỏi sai sót khi viết báo cáo này. Vì vậy, em mong sự góp ý và giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn để em có thể hoàn thiện báo cáo. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên và các cô chú trong phòng kế toán đax giúp đỡ em hoàn thành tốt bài viết.