Đề án Bàn về chế độ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay trong các doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU Trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì vấn đề con người luôn được đặt lên hàng đầu. Để thoả mãn nhu cầu của mình buộc con người phải vận động cả về trí óc lẫn chân tay để tạo ra kết quả lao động và chính kết quả lao động lại là một yếu tố chi phối lao động của con người, kết quả lao động hay nói chính xác hơn là lợi ích mà người lao động nhận được có thoả đáng hay không sẽ quyết định trực tiếp đến ý thức lao động của họ. Trong quá trình sản xuất, để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngưòi bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Doanh nghiệp căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của người lao động để tính và trả thù lao cho người lao động dưới dạng tiền lương, thưởng, trợ cấp (phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền). Có đảm bảo được lợi ích cá nhân cho người lao động thì mới thúc đẩy người lao động đem hết khả năng, nỗ lực phấn đấu sáng tạo trong sản xuất, mới làm tăng năng suất lao động. Nhưng để làm tốt điều này còn phải phụ thuộc rất nhiều vào chính sách tiền lương và công tác tổ chức hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp. Tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng khi các hình thức tiền lương được áp dụng hợp lý nhất, sát thực với tình hình thực tế của từng đơn vị, sự cống hiến của mỗi người lao động. Vì thế để lấy đề tài cho việc làm đề án môn học em xin chọn đề tài: “Bàn về chế độ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay trong các doanh nghiệp” Do còn thiếu kinh nghiệm trong thực tế và kiến thức còn hạn chế nên trong bài viết chắc em không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Phương Hoa đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bài viết này! PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP. I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LAO DỘNG TIỀN LƯƠNG. Trong sản xuất kinh doanh ,tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động nhân quả đến lợi nhuận cuả doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức hạch toán lao động tiền lương là việc làm hết sức cần thiết trong công tác kế toán cuả doanh nghiệp . Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, tiền lương được hiểu là một phần thu nhập quốc dân , biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được Nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân, viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Cơ chế thị trường với những đòi hỏi mới buộc chúng ta phải có những thay đổi lớn trong nhận thức, vì vậy, quan niệm về tiền lương cũng phải được đổi mới về cơ bản. Để có nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm về tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. - Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng, thoả thuận với nhau theo luật cung - cầu, giá cả trên thị trường lao động. Với ý nghĩa đó, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp ) phải trả cho người cung ứng lao động, tuân theo các nguyên tắc cung- cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì các chủ doanh nghiệp coi tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. Còn đối với người lao động (hay đúng hơn là người cung ứng sức lao động), tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người cung ứng sức lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay đúng hơn là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng lực của lao động trong quá trình sản sinh ra các giá trị gia tăng. Do vậy quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm x• hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Nhưng để làm tốt công tác hạch toán lao động và tiền lương thì kế toán phải làm tốt các nhiệm vụ sau: 1. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động, tính lương và tính trên các khoản theo lương, phân bổ các phần nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. 2. Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kế toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ kế toán cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. 3. Lập báo cáo về lao động, tiền lương thuộc phần việc do mình phụ trách. 4. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí phân công năng suất lao động, đề suất các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp. II. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP. 1- Phân loại lao động. Tiền lương chính là tiền công trả cho người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động mà người lao động đóng góp cho doanh nghiệp. Mặt khác do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán ,cần thiết phải phân loại lao động (nghĩa là xắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định). Về mặt quản lý và hạch toán có thể phân loại lao động theo các tiêu thức sau: * Phân theo thời gian lao động . Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng , tuyển dụng và huy động khi cần thiết. * Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất . Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động của doanh nghiệp thành 2 loại sau: + Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. + Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. * Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh . Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại : - Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trính sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng... - Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường... - Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý hành chính... Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác , phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. * Phân loại theo nhóm lương: Lao động trực tiếp và gián tiếp trong doanh nghiệp có nhiều mức lương theo bậc lương, thang lương, thông thường công nhân sản xuất trực tiếp có từ 1 đến 7 bậc lương. - Bậc 1 và bậc 2 bao gồm là phần lớn số lao động phổ thông chưa qua trường lớp đào tạo chuyên môn nào. - Bậc 3 và bậc 4 gồm những công nhân đ• qua một quá trình đào tạo. - Bậc 5 trở lên bao gồm những công nhân đ• qua trường lớp chuyên môn có kỹ thuật cao. Việc phân loại theo nhóm lương rất cần thiết cho việc bố trí lao động, bố trí nhân sự công tác trong doanh nghiệp. 2. Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động và tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động để quản lý nhân sự cả về mặt số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với người lao động. Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ để sử dụng hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất . 3. Các chế độ tiền lương . a. Phân loại tiền lương . Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, được chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương nhhư phân loại theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân loại theo đối tượng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp),phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất , lương bán hàng, lương quản lý),... Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc tại doanh nghiệp bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền htưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Tiền lương phụ: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc tại doanh nghiệp nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, nghỉ lễ, tết, ngừng sản xuất ... Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương . b. Các hình thức trả lương. Việc tính và trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức (chế độ) trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. * Trả lương theo thời gian: Đây là hình thức trả lương thường được áp dụng cho người lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị , tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán ...Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Việc trả lương theo thời gian có thể chia ra thành: - Trả lương theo tháng: là việc trả lương cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Tiền lương tháng = Tiền lương cấp bậc + Các khoản phụ cấp (Nếu có) - Trả lương theo tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc, được xác định trên cơ sở tiền lương tháng. Tiền lương tuần = Tiền lương tháng x 12/52(Tuần) - Trả lương theo ngày: Là tiền lương trả cho 1 ngày làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng. Tiền lương ngày = Tiền lương tháng Số ngày làm việc trong tháng theo quy định (22 ngày) Trong doanh nghiệp tiền lương ngày dùng để tính cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ việc tròn ngày đồng thời cũng là căn cứ để tính trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên khi họ hưởng trợ cấp theo quy định. * Tiền lương trả theo sản phẩm: Tiền lương trả theo sản phẩm là một hình thức trả lương được áp dụng phổ biến trong khu vực sản xuất hiện nay, đó là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào đơn giá tiền lương sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và sản lượng mà họ làm ra với chất lượng theo tiêu chuẩn quy định. Điều kiện để một doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm được chính xác và chặt chẽ là: - Phải xây dựng được đơn giá tiền lương; - Phải tổ chức tốt phần hạch toán ban đầu để xác định một cách chính xác kết quả lao động của từng người hoặc nhóm người lao động. - Phải có hệ thống kiểm tra kiếm soát chặt chẽ. Việc trả lương theo sản phẩm có thể được thực hiện dưới hình thức sau: + Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Tiền lương theo sản phẩm = Số lượng sp hoàn thành x Đơn giá tiền lương sản phẩm theo quy định + Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Hình thức này thường được áp dụng để trả lương cho công nhân làm cho công việc phục vụ sản xuất như công nhân vận chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị sản xuất. Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp = Tiền lương của lao động SX trực tiếp x Tỷ lệ lao động gián tiếp. + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xây dựng đơn giá tiền lương tại các mức sản lượng khác nhau theo nguyên tắc: Đơn giá tiền lương ở mức sản lượng cao sẽ lớn hơn đơn giá tiền lương ở mức sản lượng thấp. + Trả lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Hình thức này giống một trong hai hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp và trực tiếp nhưng sử dụng thêm chế độ thưởng phạt cho người lao động. * Tiền lương khoán: Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành cuối cùng. + Trả lương khoán theo quỹ lương: Doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch công tác. + Trả lương khoán thu nhập: Đây là hình thức trả lương dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để hình thành quỹ lương chia cho người lao động. Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, báo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản...Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp , phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 4. Quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. a. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Theo Nghị định 235/HĐBT ngày 18/09/1985, quỹ tiền lương bao gồm: - Tiền lương tháng, ngày theo hệ thống thang bậc lương của Nhà nước. - Tiền lương trả theo sản phẩm. - Tiền lương công nhật trả cho người lao động. - Tiền lương cho những người đi hcọ nhưng vẫn thuộc biên chế. - Các loại tiền thưởng thường xuyên. b. Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Theo chế độ hiện hành các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, Kinh phí công đoàn. - Quỹ bảo hiểm xã hội: Là quỹ được dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau,thai sản, tai nạn lao động. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo một tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp lương thường xuyên. Theo quy định, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó người sử dụng lao động chịu 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% người lao động phải chịu được trừ vào thu nhập hàng tháng của họ. - Quỹ bảo hiểm y tế: Là quỹ dùng để trang trải các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí thuốc men cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp ốm đau, sinh đẻ. Tỷ lệ trích của quỹ này là 3% trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động chịu 1% trừ vào thu nhập hàng tháng. - Kinh phí công đoàn: Theo chế độ hiện hành, kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích theo một tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương, tiền công và phụ cấp thực tế phải trả cho người lao động tính vào chi phí kinh doanh. Theo chế độ hiện hành quy định tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% trong đó 1% doanh nghiệp phải nộp lên công đoàn cấp trên, 1% doanh nghiệp được phép giữ lại để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn cơ sở. III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1. Chứng từ hạch toán. Chứng từ để hạch toán tiền lương là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất. Ngoài ra chứng từ hạch toán tiền lương còn bao gồm: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, giấy báo ca, phiếu giao nhận sản phẩm. B¶ng thanh to¸n L­¬ng STT Hä vµ Tªn Chøc vô Møc l­¬ng Lg theo thêi gian Lg theo s¶n phÈm Phô cÊp Tæng l­¬ng ph¶i tr¶ C¸c kho¶n khÊu trõ Sè tiÒn l­¬ng cßn l¹i Sè tiÒn Ký Céng Sè tiÒn b»ng ch÷:.................................................................................................. Gi¸m ®èc (Ký, Hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, Hä tªn) Ng­êi lËp (Ký, Hä tªn) 2. Hạch toán tiền lương. a. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác của người lao động trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 334 “ Phải trả người lao động”. *Bên Nợ: - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của cán bộ công nhân viên. - Số ứng trước tiền lương cho công nhân viên. - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh. *Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả khác (BHXH, tiền thưởng,...) cho công nhân viên chức. *Dư Có:Tiền lương, tiền công và các khoản còn phải trả công nhân viên chức. *Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức. Tài khoản 334 – Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên - Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác. b. Trình tự hạch toán . - Trong kỳ tạm ứng lương kỳ I cho CNV. Nợ TK 334 Có TK 111 - Hàng tháng tính tổng tiền lương vầ các khoản phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho CNV (tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, phụ cấp tiền ăn trưa, tiền thưởng) vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 641 : Tiền lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642 : Tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 622 : Tiền lương CNTT SX Nợ TK 627 : Tiền lương NVQLPX Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 334 : Phải trả CNV - Tính tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng (thưởng thi đua thưởng cuối quý, cuối năm): Nợ TK 4311: Tiền thưởng trích từ quỹ khen thưởng Có TK 334 : Tổng tiền thưởng phải trả - BHXH phải trả cho người lao động theo chế độ: Nợ TK 3383 Có TK 334 - Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: Nợ TK 641, 642, 627, 623 Nợ TK 335 – Nếu doanh nghiệp trích trước tiền lương nghỉ phép Có TK 334 : Phải trả người lao động - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV trong kỳ như tiền tạm ứng chưa chi hết, BHXH, BHYT, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý: Nợ TK 334 : Tổng các khoản khấu trừ Có TK 3335: Thuế TNCN người lao động phải chịu Có TK 3383: Khấu trừ 5% BHXH Có TK 3384: Khấu trừ 1% BHYT Có TK 141 : Khấu trừ tiền tạm ứng thừa Có TK 138 : Các khoản bồi thường vật chất - Khi thanh toán các khoản thu nhập cho người lao động: + Nếu thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản: Nợ TK 334 : Các khoản đã thanh toán Có TK 111, 112 : Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản + Nếu thanh toán bằng hiện vật: Nợ TK 334 : Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT Có TK 512 : Gía bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp Xác định và thanh toán tiền ăn ca phải trả cho CNV và người lao động khác của doanh nghiệp: Nợ TK 622, 623, 641, 642 Có TK 334 : Phải trả người lao động - Cuối kỳ kết chuyển tiền lương của CNV đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334 Có TK 3388 3. Hạch toán kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT. a. Tài khoản sử dụng : Tài khoản 338:"Phải trả và phải nộp khác". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế;doanh thu nhận trước của khách hàng; các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con kjhi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...);giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mượn tạm thời; các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn của phía đối tác; các khoản thu hộ, giữ hộ; các khoản vay mượn tạm thời ... Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn tại cơ sở. - Thanh toán các khoản phải trả phải nộp khác. Bên Có: - Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. - Các khoản phải nộp, phải trả khác. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp được hoàn lại. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Tài khoản 338 được chi tiết thành 6 tiểu khoản: - 3381. Tài sản thừa chờ xử lý - 3382. Kinh phí công đoàn - 3383. Bảo hiểm xã hội - 3384. Bảo hiểm y tế - 3385. Phải trả về cổ phần hoá - 3387. Doanh thu nhận trước - 3388. Phải trả, phải nộp khác b. Trình tự hạch toán . - Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định: Nợ TK 641: Tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 642: Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của CNV Có TK 338 (3382, 3383, 3384): Tổng số các khoản lương cần phải trích - Phần BHXH trả trực tiếp cho CNV trong doanh nghiệp: Nợ TK 3383 Có TK 334 - Khi nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý cấp trên: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112, 311 - Chỉ tiêu kinh phí công đoàn tại cơ sở: Nợ TK 338 (3382) Có TK 111, 112 - Trường hợp số đã trả đã nộp về BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111, 112: Số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338 (3382, 3383) S¬ ®å h¹ch to¸n trÝch t­íc tiÒn l­¬ng phÐp kÕ ho¹ch cña CNSX ë nh÷ng DN s¶n xuÊt thêi vô TK 334 TK 335 TK 622 TiÒn l­¬ng phÐp thùc tÕ TrÝch tr­íc tiÒn l­¬ng phÐp theo ph¶i tr¶ cho CN s¶n xuÊt kÕ ho¹ch cña CN trùc tiÕp sx TK 338 TrÝch KPC§, BHXH, BHYT trªn tiÒn l­¬ng phÐp ph¶i tr¶ c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt trong kú S¬ ®å h¹ch to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n víi CNVC TK 141,138,333... TK334 TK622 C¸c kho¶n khÊu trõ vµo CNTT s¶n xuÊt nhËp cña c«ng nh©n viªn TK 6271 (t¹m øng, båi th­êng vËt Nh©n viªn PX thuÕ thu nhËp...) TK 641, 642 TK 3383, 3384 NV b¸n hµng, PhÇn ®ãng gãp cho quü qu¶n lý DN BHXH,BHYT TK 4311 TK 111, 512... TiÒn th­ëng Thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, TK 3383 BHXH vµ c¸c kho¶n kh¸c BHXH ph¶i tr¶ cho CNVC trùc tiÕp S¬ ®å h¹ch to¸n thanh to¸n BHXH, BHYT, KPC§ TK 334 TK 338 TK 641, 642 Sè BHXH ph¶i tr¶ TrÝch KPC§, BHXH, BHYT, trùc tiÕp cho CNVC theo tû lÖ quy ®Þnh tÝnh vµo TK 111, 112... chi phÝ kinh doanh (19%) Nép kinh phÝ c«ng ®oµn TK 334 BHXH, BHYT cho c¬ TrÝch KPC§, BHXH, BHYT quan qu¶n lý theo tû lÖ quy ®Þnh trõ vµo thu nhËp cña CNVC (6%) TK 111, 112... Chi tiªu kinh phÝ c«ng Sè BHXH, BHYT chi v­ît ®oµn t¹i c¬ së ®­îc cÊp PHẦN II: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. I. THỰC TRẠNG Tiền lương là một bộ phận quan trọng trong hệ thống chính sách kinh tế Xã hội, là động lực tăng trưởng kinh tế và giải quyết công bằng và tiến bộ xã hội, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý Nhà nước, khai thác tiềm năng sáng tạo của người lao động. Nghị quyết lần thứ 7 BCHTW Đảng (khoá VIII) đã nêu rõ: "Tiền lương gắn liền với sự phát tiển kinh tế - xã hội của đất nước, tra lương đúng cho người lao động chinh là thực hiện đầu tư cho phát triển, góp phần quan trong sạch đội ngũ cán bộ, nâng cao tinh thần và hiệu xuất công tác". Tiếp đó, báo cáo chính trị của BCHTW Đảng tại đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX, phần 4, mục IV, một lần nữa khẳng định: "Cải cách cơ bản chế độ tiền lương cán bộ, công chức theo hướng tiền tệ hoá đầy đủ tiền lương, điều chỉnh tiền lương tương ứng với nhịp độ tăng thu nhập trong xã hội, hệ thống bậc lương đảm bảo tương quan hợp lý, khuyến khích người có tài, người làm việc giỏi". Từ ngày 01/10/2006 mức lương tối thiểu được nâng lên 450.000đồng/01tháng, tăng 28,6% so với trước. Chính phủ đã quyết định cho điều chỉnh mức lương tối thiểu dựa trên mức tăng trưởng kinh tế (GDP), mức tăng tiền công trên thị trường và chỉ số giá sinh hoạt năm 2006. Trong đó, dự kiến GDP tăng 8% mức tiền công trên thị trường tăng 10% và chỉ số giá tiêu dùng đến tháng 10/2006 tăng 7,5% so với tháng 10/2005. Qua khảo sát về khả năng chi trả của các Doanh nghiệp trong năm 2005 và 6 tháng đầu năm 2006 cho thấy: Doanh nghiệp vừa và nhỏ đều đang trả thấp nhất từ 475.000đ/tháng đến 720.000đ/tháng (Trừ một số ít doanh nghiệp quá khó khăn đang trả từ 400.000đ/tháng đến 450.000đ/tháng). Việc điều chỉnh lương cũng là thực hiện bước đi của đề án cải cách chính sách tiền lương, BHXH và trợ cấp uư đãi. Nguyên nhân dẫn đến những mặt tiêu cực của chế dộ tiền lương hiện nay trong các doanh nghiệp xuất phát từ nhiều góc dộ khác nhau: Một là, trên thực tế, các chính sách của các doanh nghiệp chưa quán triệt được ý nghĩa quan trọng là chi phí tiền lương thực chất là đầu tư cho nguồn nhân lực. Hai là, trong chỉ đạo thực hiện chưa tốt để có thể có một cơ chế trả lương tốt, giữa biến động của thị trường giá cả, tốc độ tăng trưởng kinh tế với chính sách điều chỉnh tiền lương thích ứng. Ba là, lương tối thiểu quy định cho vùng ngành chưa hợp lý, chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa tiền lương tối thiểu của doanh nghiệp với cán bộ, công chức, giữa ,lao động trí óc với lao động chan tay, giữa người có năng lực, học hàm,học vị với những người lao động bình thường. Mức tăng lương quá chú trọng đến thâm niên công tác mà không chú trọng đến năng lực và khả năng đóng góp của người lao động. II. GIẢI PHÁP HOÀN THỆN CHẾ ĐỘ TIỀN LƯƠNG NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI QUỸ LƯƠNG MỘT CÁCH CÓ HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Nguyên tắc, quan điểm về cải cách tiền lương . a. Nguyên tắc cải cách tiền lương . - Thực hiện cải cách tiền lương nói chung trên cơ sở tính đủ và tiền tệ hoá nhu cầu tối thiểu cào tiền lương tối thiểu nhằm đảm bảo cho người lao động đảm bảo thu nhập, nuôi được bản thân và gia đình, tai tạo sức lao động , nâng cao năng suất lao động, định hình nhận thức cho người lao động là chi ổn định đời sống khi cống hiến tốt cho xã hội - Điều chỉnh tiền lương tương ứng với nhịp độ tăng thu nhập trong xã hội, hệ thống tiền lương vùng, ngành, thang bảng lương, bậc lương đảm bảo tương quan hợp lý, chú trọng chính sách lương khuyến khích người có tài người làm việc giỏi. - Xác lập mối quan hệ đúng đắn và rõ ràng giữa hệ thống tiền lương, bảo hiểm xã hội và các chính sách xã hội khác. Tách bảo hiểm xã hội, các khoản trợ cấp khác ra khỏi hệ thống tiền lương nhằm phát huy vai trò thực sự của tiền lương trong nền kinh tế. - Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi trong phương pháp tiếp cận. thiết kế phương án tiền lương tối thiểu, tiền lương vùng, ngành, xác lập cụ thể các bước cải cách tiền lương theo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội và gắn kết chặt chẽ với tiến trình cải cách hành chính. b. Quan điểm về cải cách tiền lương. - Bảo đảm tiền lương thực hiện đúng chức năng trong điều kiện kinh tế thị trường định hưóng XHCN. + Đảm bảo nhu cầu thiết yếu của người lao động . + Thúc đẩy tăng năng suất lao động, điều tiết cung cầu về lao động . + Đảm bảo tiền lương trả cho người lao động trong giai đoạn trước mắt cần đủ để nuôi một người trong gia đình. + Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đồng bộ về tác động của tiền lương (việc làm, lạm phát, tái phân bổ đầu tư, điều chỉnh lưồng di dân, hỗ trợ các ku vực khó khăn phát triển...). - Nâng cao mức tiền lương tối thiểu danh nghĩa, bảo đảm mức tiền lương tối thiểu thực tế. + Đảm bảo đủ tiền lương tối thiểu với nhu cầu tối thiểu, mục tiêu phát triển kinh tế với khả năng đáp ứng chi trả. + Bảo đảm giá trị thực tế của tiền lương tối thiểu so với chỉ số tăng giá và các yếu tố khác liên quan đến trượt giá. - Cân đối hợp lý các hệ số lương tối thiểu theo vùng, ngành. + Hệ số vùng cần căn cứ vào mức sống, tập quán tiêu dùng, cung cầu lao động và giá tiền công so với mức thu nhập chung của vùng. +Hệ số ngành cần căn cứ vào sự khác biệt về lợi thế cạnh tranh, điều kiện lao động, quan hệ cung cầu lao động mức đóng góp, mục tiêu ưu tiên phát triển kinh tế của Đảng, Nhà nước trong từng giai đoạn. - Cải cách tiền lương phải đi đôi với việc tinh giản bộ máy quản lý . Việc tinh giản bộ máy quản lý phải đảm bảo yêu cầu: hợp lý, gọn nhẹ và hiệu quả, tức là phải giải quyết được các vấn đề về chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, giảm bớt các bộ phận không cần thiết, các bộ phận làm việc kém hiệu quả...Kết hợp với những phương án bố trí việc làm cho những người ra khỏi biên chế để tận dụng năng lực của họ. Để việc tinh giản biên chế đạt hiệu quả vầ khắc phục được những tồn tại trên thì trong thời gian tới, công cuộc cải cách hành chính cần phải giải quyết một số công việc sau: + Tổ chức và phân công lại lao động trên phạm vi toàn x• hội, sắp xếp và tổ chức lại bộ máy một cách hợp lý theo chức năng nhiệm vụ, sắp xếp lại lao động trong khu vực sản xuất kinh doanh. + Phải xuất phát từ yêu cầu của công việc mà thiết kế bộ máy dự trù biên chế, đề ra yêu cầu về số lượng cán bộ theo các chức danh cho mỗi tổ chức. + Tuyển chọn những người thích hợp, đủ tiêu chuẩn và điều kiện trong sổ biên chế hiện hành vào các chức danh của bộ máy tổ chức. Những người này phải ký hợp đồng lao động với các cơ quan để xác định quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ và lợi ích của mình trước công việc được giao. 2. Một số giải pháp chủ yếu. Để tăng cường quản lý và phân phối quỹ tiền lương một cách có hiệu quả ở doanh nghiệp cần phải hoàn thiện công tác hạch toán nói chung và hạch toán kế toán tiền lương nói riêng, phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị sản xuất kinh doanh để làm sao cho các thông tin kế toán phải phù hợp với cơ chế thị trường, phục vụ cho yêu cầu của đơn vị mình. Việc tổ chức hợp lý công tác kế toán tiền lương, sẽ tạo sự kết hợp nhịp nhàng giữa các hạch toán trong bộ máy kế toán tại doanh nghiệp. Tổ chức hợp lý quá trình hoạch toán ban đầu bao gồm khấu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thiện thông qua việc lập chứng từ mà kế toán có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ phát sinh. Từ những yêu cầu thực tế trên em xin đưa ra một số ý kiến sau: - Trong việc lập chứng từ liên quan đến tiền lương, kế toán tiền lương phải ghi đầy đủ các yếu tố như ngày tháng phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, số chứng từ để tiện cho việc kiểm tra. - Tổ chức việc lập và luân chuyển chứng từ, từ các bộ phận của mình sao cho kịp thời để phòng kế toán tài chính có thể lập báo cáo được nhanh chóng, việc giám sát được thường xuên và có hệ thống. - Trong việc hoạch toán, tính toán tiền lương, BHXH ở ngành tài chính kinh tế lẫn thống kê nghiệp vụ tại các phòng ban khi sửa chữa phải thông báo cho những người có liên quan biết để khi hạch toán và ghi sổ được thống nhất, đầy đủ, không làm l•ng phí thời gian và sức lực. - Doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận kiểm tra xử lý chứng từ để việc hạch toán, thanh toán lương được chính xác đầy đủ và có hiệu quả Bộ phận này phải là những cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, làm việc nghiêm túc. - Trong việc ghi sổ doanh nghiệp nên áp dụng đúng các mẫu sổ trình tự quy định ghi sổ như bộ quy định để tiện cho việc kiểm tra, xem xét. - Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ chính sách của Nhà nước về thực hiện tiết kiệm, bảo đảm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt ký kết hợp động lao động và thoả ước lao động. - Doanh nghiệp quan tâm đến việc nghỉ việc của công nhân viên một cách nghiêm túc và đề ra nguyên tắc rõ ràng. - Tổ chức công việc tính lương và trả lương đúng chế độ, bảo đảm nguyên tắc phân phối theo lao động và trả lương tập trung công nhân viên. - Tổ chức việc tính toán và phân phối chi phí tiền lương vào giá thành sản xuất đảm bảo chính xác kịp thời. - Thực hiện đúng đủ việc trích lập BHXH, BHYT,KPCĐ nghiệp và nộp đầy đủ phần trích lên bộ phận chuyên trách. - Doanh nghiệp nên thực hiện việc tính trước tiền lương nghỉ phép nghỉ theo chế độ của cán bộ công nhân viên để tránh sự đột biến về chi phí có ảnh hưởng đến l•i thuần trong các tháng của năm. KẾT LUẬN Tóm lại, ở bất cứ lĩnh vực nào đi nữa thì con người vẫn là nhân tố quyết định cho sự thành công. Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật vai trò của con người (người lao động) càng được khẳng định với khả năng tư duy, sáng tạo ngày càng phát triển. Nhưng để phát huy vai trò và khả năng sáng tạo của người lao động cũng như tận dụng tối đa khả năng của họ buộc các nhà hoạch định chính sách cần phải tìm hiểu động cơ hoạt động, cũng như sự đòi hỏi về lợi ích kinh tế của người lao động. Để từ đó xây dựng và vận dụng các chinh sách kinh tế cho phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý đồng thời thoả m•n nhu cầu của người lao động. Đặc biệt là sự thoả mãn về mặt vật chất, trong đó có cơ chế tiền lương. Tiền lương phải thực sự là thước đo giá trị sức lao động của người lao động, phải thực sự là động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, gắn bó với đon vị mình, không ngừng nâng cao tay nghề, liên tục phát huy tỉnh chủ động sáng tạo trong công việc để từ đó nâng cao năng suất lao động. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ Bài giảng kế toán tài chính 2/ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính 3/ Các tạp chí và Website của Bộ Tài Chính: - Tạp chí kế toán - Trang Web: www.webketoan.vn - Trang Web: www.ketoantruong.com.vn - Trang Web: www.dddn.com.vn - Trang Web: www.mof.gov.vn – Trang Web của Bộ Tài chính MỤC LỤC Trang