Đề tài Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ trung tâm thông tin và đăng ký nhà đất quận 1 (từ quận 6 – quận 10)

t: tieáp nhaän, xöû lyù, vaøo soå, nhaäp maùy, laäp theû, caát giöõ, baûo quaûn, thoâng tin, khai thaùc, huyû boû hoà sô. Kho löu tröõ cuûa Trung Taâm phaûi ñaûm baûo caùc ñieàu kieän veà phoøng chaùy chöõa chaùy an toaøn bí maät. Nhö phaûi ñaûm baûo nhieät ñoä, ñoä aåm, aùnh saùng, löôïng gioù löu thoâng cho töøng loaïi taøi lieäu theo tieâu chuaån quy ñònh. + Moãi phoøng trong kho phaûi ñaët moät boä duïng cuï ño nhieät ñoä ñoä aåm taïi Trung Taâm cuûa phoøng. Ñaûm baûo nhieät ñoä, ñoä aåm trong moät ngaøy ñeâm nhö sau: Nhieät ñoä:20+2 ñoä C Ñoä aåm :50+5 % + Ngoaøi ra Trung Taâm caàn phaûi trang bò maùy huùt aåm, maùy ñieàu hoaø khoâng khí, maùy huùt buïi trong kho ñeå duy trì nhieät ñoä, ñoä aåm baûo quaûn taøi lieäu trong kho. - Ñeå choáng aåm taøi lieäu caàn aùp duïng caùc bieän phaùp sau + Thoâng gioù:duøng quaït hoaëc môû cöûa ñeå thoâng gioù töï nhieân cho taøi lieäu. Chæ tieán haønh thoâng gioù khi trong kho khoâng thaáp hôn nhieät ñoä ngoaøi kho laø 5 %.Khi môû cöûa thoâng gioù khoâng ñeå buïi, coân truøng, khí ñoäc, aùnh saùng loït theâm vaøo kho + Duøng hoaù chaát huùt aåm coù theå duøng sllicagel ñeå choáng aåm cho caùc hoäp ñöïng taøi lieäu.Moãi hoäp ñöïng 2-3 gram trong tuùi baèng vaûi phin hoaëc vaûi xoâ maøn. Sau ba thaùng phaûi laáy ra saáy khoâ ôû 130 ñoä C trong 6 giôø roài duøng laïi. + Aùnh saùng haïn cheá ñeán möùc toái ña aùnh saùng töï nhieân chieáu tröïc tieáp vaøo taøi lieäu.Caùc cöûa soå caàn coù reøm che maøu ñaäm.Trong kho chuû yeáu duøng aùnh saùng cuûa ñeøn ñieän vaø chæ duøng khi thaät caàn thieát. Khoâng baät ñeøn ñieän thöôøng xuyeân trong kho. - Yeâu caàu phoøng choáng chaùy: + Coù heä thoáng baùo chaùy töï ñoäng, chöõa chaùy baùn töï ñoäng baèng khí hoaëc baèng nöôùc. Cöûa kho môû ra ngoaøi coù caàu thang cöùu hoaû, thoaùt hieåm an toaøn, xung quanh nhaø coù heä thoáng ñöôøng xe cöùu thöông. Caùc duïng cuï vaø bieän phaùp chöõa chaùy thoâng thöôøng nhö caùt, bao taûi, chaên daäp löûa, bình boït, heä thoáng chöõa chaùy baèng nöôùc nhöng chæ duøng ôû khu vöïc ngoaøi kho chöùa taøi lieäu.Chöõa chaùy cho khu vöïc taøi lieäu chæ ñöôïc duøng khí co2 hoaëc loaïi bình boït tetraclorua cacbon. + Ngoaøi ra kho löu tröõ coøn phaûi choáng naám moùc, choáng coân truøng, choáng moái, choáng chuoät. + Ñeå choáng naám moùc phaùt sinh thöôøng xuyeân phaûi queùt, chaûi, lau chuøi, laøm veä sinh taøi lieäu. Khi phaùt sinh naám moác phaûi caùch ly ngay khoái taøi lieäu ñoù vaø aùp duïng caùc bieän phaùp choáng naám moùc.Khoâng ñöôïc ñöa tröïc tieáp hoaù chaát choáng dieät naám moác vaøo taøi lieäu maø phaûi phun, queùt, chaûi chaát choáng moác vaøo bìa, giaù, caëp, hoäp ñöïng taøi lieäu. + Ñeå choáng coân truøng xuaát hieän trong kho phaûi aùp duïng caùc bieän phaùp ngaên chaën coân truøng vaøo kho, phaûi thöôøng xuyeân laøm veä sinh taøi lieäu, phöông tieän baûo quaûn vaø kho taøng, phaûi khöû truøng taøi lieäu tröôùc khi nhaäp kho vaø ñònh kyø khöû truøng trong kho. Vieäc phoøng choáng naám moùc phaûi ñöôïc ñeà ra vaø tieán haønh ngay khi baét ñaàu xaây döïng kho löu tröõ. Neáu thaáy moái xuaát hieän xaâm nhaäp vaøo kho phaûi lieân heä ngay vôùi cô quan chuyeân choáng moái ñeå coù bieän phaùp xöû lyù höõu hieäu. Ñeå choáng ñoät nhaäp cöûa kho phaûi chaén coù thieát bò baûo veä an toaøn, coù khoaù toát, toaøn kho phaûi coù heä thoáng baùo ñoäng baèng camera. Taøi lieäu, hoà ñaõ qua giai ñoaïn chænh lyù saép xeáp hoaøn chænh vaø baûo quaûn trong hoäp (caëp 3 daây) ñöa leân giaù keä, ñaùnh soá hoäp theo thöù töï treân xuoáng, töø traùi qua phaûi, töø ngoaøi vaøo trong. 6.Coâng Taùc Nghieân Cöùu Söû Duïng Taøi Lieäu Trung Taâm coù noäi dung nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu: Phoøng, ban cô quan Sôû coù yeâu caàu khai thaùc hoà sô taøi lieäu phaûi ghi roõ yeâu caàu vaøo “ phieáu yeâu caàu khai thaùc taøi lieäu” do Trung Taâm phaùt haønh vaø Tröôûng, Phoù Phoøng kyù vaøo phieáu naøy. Toå chöùc coù yeâu caàu tham khaûo caùc taøi lieäu baûn ñoà phaûi hôïp ñoàng vôùi Trung Taâm ñeå phuïc vuï baøn gheá, nöôùc uoáng vaø gôûi caùn boä ñeán tham khaûo ñeå tieän cho vieäc quaûn lyù. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu nghieân cöùu thoâng tin seõ ñöôïc Trung Taâm ñaùp öùng tröïc tieáp taïi Trung Taâm. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu nghieân cöùu thoâng tin phaûi noäp choTrung taâm moät khoaûn phí leä phí theo quy ñònh cuûa Nhaø Nöôùc. Tröôøng hôïp, toå chöùc ngöôøi daân coù yeâu caàu khai thaùc nghieân cöùu taøi lieäu maø coù yeâu caàu nghieân cöùu taøi lieäu taøi nhaø, treân maïng vi tín phaûi traû theâm moät khoaûn tieàn dòch vuï. Möùc thu naøy do Giaùm ñoác Trung taâm quy ñònh. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu ñoïc sao, trích luïc, trích sao chæ ñöôïc cung caáp caùc chöùng töø maø cô quan coù thaåm quyeàn gôûi cho caùc toå chöùc vaø ngöôøi daân. Toå chöùc coù yeâu caàu khai thaùc hoà sô phaûi coù giaáy giôùi thieäu ghi roõ teân loaïi hoà sô caàn khai thaùc nghieân cöùu . Ngöôøi daân coù yeâu caàu sao luïc, trích luïc hoà sô taøi lieäu phaûi coù ñôn ñeà nghò sao luïc, noäp baûn photo hoä khaåu, chöùng minh nhaân daân vaø ñeå nghò mang theo baûn chính ñeå ñoái chieáu. Tröôøng hôïp ngöôøi coù yeâu caàu sao luïc khoâng coù teân trong chöùng töø nhaø ñaát thì phaûi coù caùc loaïi giaáy tôø sau: Giaáy uyû quyeàn hôïp leä cuûa ngöôøi coù teân trong chöùng töø caàn sao luïc Giaáy chöùng minh quyeàn thöøa keá hôïp phaùp Caùc loaïi coâng cuï tra cöùu taøi lieäu hieän coù trong kho löu tröõ cuûa Trung Taâm laø muïc luïc hoà sô vaø caùc loaïi theû. Caùc hình thöùc toå chöùc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu löu tröõ: tham khaûo, ñoïc taøi lieäu, sao luïc, trích luïc hoà sô taøi lieäu. Can veõ, sao luïc hoaï ñoà, kieåm tra ñoái chieáu hoà sô. Caùc thieát bò phuïc vuï toå chöùc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu laø maùy photo, maùy vi tính, maùy fax.. Khaû naêng ñaùp öùng cuûa cô quan ñoái vôùi vieäc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu laø sau 24 giôø keå töø khi nhaän ñöôïc phieáu yeâu caàu khai thaùc. Nhöõng loaïi taøi lieäu thöôøng ñöôïc khai thaùc söû duïng chuû yeáu cuûa Trung taâm laø giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø ôû, quyeàn söû duïng ñaát ôû. Thuû tuïc cho möôïn taøi lieäu ñöôïc aùp duïng taïi Trung Taâm: + Caùc cô quan caàn möôïn hoà sô taøi lieäu phaûi cöû caùn boä ñeán lieân heä taïi Trung Taâm, phaûi coù coâng vaên cuûa cô quan vaø chöùng minh nhaân daân cuûa ngöôøi ñeán lieân heä. + Trình Giaùm Ñoác hoaëc Phoù Giaùm Ñoác ñöôïc uyû nhieäm duyeät, kyù. Vaøo soå theo doõi möôïn hoà sô + Laäp bieân baûn giao nhaän hoà sô Tröôøng hôïp cô quan möôïn laøm maát hoà sô phaûi kòp thôøi laäp bieân baûn baùo caùo cho Giaùm ñoác. 7. Nhaän Xeùt Öu Ñieåm vaø Toàn Taïi Cuûa Coâng Taùc Löu Tröõ. Nguyeân Nhaân vaø Bieän Phaùp Khaéc Phuïc. 1.Nhaän xeùt - Öu ñieåm: Coâng taùc Löu Tröõ ñaõ ñöôïc Ban Laõnh Ñaïo TrungTaâm quan taâm raát nhieàu. Cô quan thöôøng xuyeân toå chöùc caùc cuoäc chænh lyù hoà sô taøi lieäu ñeå kieåm tra xem laïi nhöõng taøi lieäu coù ñoä an toaøn chöa, coù thuaän lôïi cho vieäc tìm kieám taøi lieäu ñöôïc nhanh choùng, chính xaùc, tieát kieäm ñöôïc thôøi gian vaø laøm vieäc coù khoa hoïc. - Nhöôïc ñieåm: Beân caïnh nhöõng öu ñieåm treân Trung Taâm vaãn coøn toàn taïi nhöõng haïn cheá nhö: thieáu thoán veà trang thieát bò, taøi lieäu hoà sô taäp trung ôû hai nôi. Do thieáu phoøng kho löu tröõ chöa coù kho chuyeân duøng theo tieâu chuaån cuûa ngaønh, phoøng kho coøn mang tính chaát taïm thôøi. Ngoaøi ra Trung Taâm chöa coù phoøng ñoïc rieâng ñeå giaûi ñaùp caùc thaéc maéc cho ñoäc giaû. 2. Nguyeân Nhaân Vaø Bieän Phaùp Khaéc Phuïc - Do chöa coù caùn boä chuyeân saâu veà löu tröõ neân vieäc ñeà xuaát naâng caáp kho taøng chöa ñöôïc chuù troïng. - Caàn phaûi taäp trung hoà sô taøi lieäu veà moät nôi ñeå thuaän lôïi cho vieäc laáy hoà sô vaø traû hoà sô ñöôïc nhanh choùng, chính xaùc. - Caàn phaûi xaây döïng phoøng ñoïc rieâng ñeå giaûi ñaùp caùc thaéc maéc cho ñoäc giaû. Phaàn II NOÄI DUNG NGHIEÄP VUÏ CHÆNH LYÙ TAØI LIEÄU ÑAÕ THÖÏC HIEÄN TRONG ÑÔÏT THÖÏC TAÄP I. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ: Tröôùc khi tieán haønh chænh lyù taøi lieäu trong kho em chuaån bò ñaáy ñuû caùc yeâu caàu caàn cho coâng vieäc chænh lyù nhö: Chuaån bò cô sôû vaät chaát: Chuaån bò vaên phoøng phaåm: Bìa (caëp) hoà sô Giaáy A4 Buùt ( buùt xoaù, buùt bit, buùt chì ) Keùo, keïp, Baøn gheá Giaù keä Phoøng laøm vieäc 2. Baûng Lòch Söû Ñôn Vò Hình Thaønh Phoâng Vaø Lòch Söû Phoâng(Xem phuï luïc 01) 3. Phöông Aùn Heä Thoáng Hoaù Taøi Lieäu: Trong thôøi gian em thöïc taäp phöông aùn ñöôïc choïn ñeå heä thoáng hoaù taøi lieäu cho Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát laø phöông aùn “Thôøi Gian – Maët Hoaït Ñoäng” ñaây laø phöông aùn ñöôïc choïn ñeå chænh lyù cho toaøn phoâng. Ñeå aùp duïng phöông aùn treân vaøo vieäc chænh lyù em ñöôïc phaân coâng chænh lyù hoà sô HTH (QÑ 38) töø Quaän 6 ñeán Quaän 10 (xem phuï luïc soá 02) II. GIAI ÑOAÏN TRÖÏC TIEÁP THÖÏC HIEÄN Ñeå tieán haønh chænh lyù taøi lieäu thì toâi cuõng laàn löôït thöïc hieän trình töï caùc böôùc sau: BÖÔÙC 1: Phaân loaïi taøi lieäu + Toaøn boä taøi lieäu töø naêm 2000 - 2001 ñöôïc phaân chia ra nhoùm lôùn (caùc phoâng). Böôùc naøy ñaõ ñöôïc tieán haønh phaân chia töø tröôùc neân em khoâng tröïc tieáp phaân chia. Ví duï: A/ Phoøng caáp giaáy chuû quyeàn + Toaøn boä taøi lieäu cuûa phoøng caáp giaáy chuû quyeàn ñöôïc phaân chia ra töøng nhoùm vöøa laø caùc Quaän (Huyeän) I/ Quaän I II/ Quaän II …………… III/ QuaänVI ……………… XI/ Quaän 10 + Toaøn boä taøi lieäu ôû nhoùm vöøa laø caùc Quaän ñöôïc tieáp tuïc phaân chia ra nhoùm nhoû laø teân ñöôøng. Quaän 6 Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng Ñöôøng Phan Vaên Khoeû Ñöôøng Bình Tieân Ñöôùng Phaïm Vaên Chí Ñöôøng Leâ Quang Sung ……………… Quaän 10 Ñöôøng Baø Haït Ñöôøng Caùch Maïng Thaùng Taùm Ñöôøng Sö Vaïn Haïnh Ñöôøng Nguyeãn Tri Phöông Ñöôøng Hoà Baù Kieän + Toaøn boä taøi lieäu ôû nhoùm vöøa (laø teân ñöôøng), em tieán haønh phaân chia ra nhoùm nhoû (töông ñöông vôùi moät ñôn vò baûo quaûn) laø soá nhaø. Em saép xeáp soá nhaø theo thöù töï soá nhoû xeáp tröôùc soá lôùn xeáp sau : ví duï: Quaän 6: 1.Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng Soá nhaø 15 Soá nhaø 20 Soá nhaø 35/7 Soá nhaø 126/7/2A ………… 2.Ñöôøng Bình Tieân 2.1 Soá nhaø 8/158 2.2 Soá nhaø 9/11 2.3 Soá nhaø 17/3 ……… Quaän 10 1.Ñöôøng Nguyeãn Tri Phöông 1.1 Soá nhaø 1A Soá nhaø 2B Soá nhaø 3C Soá nhaø 4A …………… BÖÔÙC 2: Laäp hoà sô Sau khi phaân loaïi taøi lieäu xong em tieán haønh bieân muïc hoà sô bao goàm : 1. Bieân muïc beân ngoaøi: Trong quaù trình chænh lyù em chæ tieán haønh chænh lyù hoà sô hôïp thöùc hoaù neân caùch bieân muïc beân ngoaøi ñoái vôùi hoà sô hôïp thöùc hoaù thì bìa hoà sô coù daïng tuùi ñöïng ñöôïc in saün treân maãu nhö sau: Soá nhaø + Ñöôøng + Phöôøng + Quaän + Soá quyeát ñònh (giaáy pheùp) + ngaøy thaùng naêm cuûa giaáy pheùp + Teân cô quan (caù nhaân) + Hoà sô bao goàm bao nhieâu vaên kieän. Ví duï: 71K Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng, Phöôøng 10, Quaän 6 Soá quyeát ñònh (giaáy pheùp): 324/SXD, ngaøy 22 thaùng 4 naêm 2000 Teân cô quan (caù nhaân ñöôïc caáp ): Ñaøo Kim Tuaán Hoà sô goàm: 23 vaên kieän Maãu bìa hoà sô (xem trang beân) 2.Bieân muïc beân trong Sau khi beân muïc beân ngoaøi em tieán haønh chænh lyù taøi lieäu nhö sau: Saép xeáp hoà sô: + Saép theo muïc luïc vaên kieän. Maãu tôø muïc luïc vaên kieän (xem trang beân) - Ñaùnh soá tôø beân trong hoà sô : Sau khi hoaøn taát coâng vieäc saép xeáp, em tieán haønh ñaùnh soá tôø beân trong cho hoà sô. Ñaùnh baèng buùt chì ñen, ñaùnh baèng chöõ AÛ Raäp baét ñaàu töø soá 01 ñeán soá cuoái cuøng cuûa hoà sô cuoái, ñaùnh ôû goùc phaûi, phía treân hoà sô, moãi tôø ñaùnh moät soá. SÔÛ ÑÒA CHÍNH NHAØ ÑAÁT TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT MUÏC LUÏC VAÊN KIEÄN HOÀ SÔ QUYEÁT ÑÒNH 38/2000/QÑ-UB-ÑT Soá hoà sô:……… Hoï teân: Ñòa chæ: TT Noäi dung vaên baûn Soávaø kyù hieäu vaên baûn Ngaøy kyù Nôi caáp Tôø soá Soá löôïng Baûn chính Baûn sao 01 GCNQSHNÔ&QSDÑ (giaáy xanh) 02 Tôø trình UBND TP (baûn chính) 03 Hoà sô keâ khai ñaêng kyù nhaø ôû – ñaát ôû naêm 1999 04 Ñôn xin caáp GCN QSHNÔ - QSDÑÔ 05 Sô ñoà hieän traïng nhaø, ñaát + thöûa ñaát 06 Hoà sô ky thuaät thöûa ñaát(neáu coù) 07 Hoä khaåu +CMND 08 Tôø khai leä phí tröôùc baï 09 Tôø khai noäp tieàn SDÑ 10 Ñôn töôøng trình nguán goác caên nhaø 11 Tôø khai gia ñình 12 Baûn keâ khai nhaø cöûa name 1977 13 Quyeát ñònh ñoåi soá nhaø 14 Giaáy khai töû, ñôn töôøng trình 15 Giaáy khai sinh, töôøng trình khai sinh khoâng coù teân cha 16 Hoân thuù, töôøng trình quan heä vôï choàng BÖÔÙC 3: Saép xeáp – Heä thoáng hoaù ñeå thoáng keâ hoà sô ¿ Saép xeáp heä thoáng hoaù trong töøng Quaän Ví duï : 01/Q6 36/Q6 37/Q7 …………… 89/Q10 153/Q10 …………. ¿ Ñaùnh soá thöù töï cho hoà sô Sau khi coâng vieäc saép xeáp, bieân muïc vaø ghi tieâu ñeà cho hoà sô ñöôïc hoaøn taát, em tieán haønh ñaùnh soá thöù töï beân ngoaøi cho moãi hoà sô Hoà sô taøi lieäu cuûa Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát ñöôïc ñaùnh soá theo naêm ñaùnh soá lieân tuïc cho taát caû caùc loaïi hoà sô Ví duï: Soá 01/Q6 Soá 02/Q6 Soá 03/Q6 …………… soá 98/Q10 Soá 99/Q10 ……………… ¿ Xeáp hoà sô vaøo caëp + Hoà sô ñöôïc baûo quaûn trong caëp 3 daây, moãi caëp chöùa töø 15-19 hoà sô, beân ngoaøi caëp hoà sô ñöôïc ñaùnh soá toång theå töø soá 01 cho hoäp thöù nhaát cuûa Quaän I ñeán caëp cuoái cuøng cho Quaän cuoái cuøng. Nhaõn caëp hoà sô ghi ñaày caùc thoâng tin (xem trang beân) * KHO LÖU TRÖÕ TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT * PHOÂNG LÖU TRÖÕ SÔÛ ÑÒA CHÍNH –NHAØ ÑAÁT HOÄP SOÁ: 150/6 16 ÑVBQ TÖØ SOÁ 01 ÑEÁN SOÁ 16 ¿ Xeáp hoà sô leân giaù keä Sau khi hoaøn thaønh ñaày ñuû nhöõng thuû tuïc caàn thieát nhö treân, em baét ñaàu thöïc hieän vieäc saép xeáp hoà sô leân giaù keä. Trong quaù trình saép xeáp hoà sô leân giaù em ñaõ vaän duïng nhöõng kieán thöùc ñöôïc hoïc ñeå saép xeáp nhö sau: xeáp hoà sô theo thöù töï töø traùi qua phaûi, töø treân xuoáng döôùi, trong moãi ngaên giaù theo höôùng cuûa ngöôøi ñöùng xeáp quay maët vaøo giaù SÔ ÑOÀ GIAÙ SÔ ÑOÀ GIAÙ SOÁ 7 / HOÀ SÔ 38 (MAËT TRÖÔÙC ) TAÀNG 5 NGAÊN 21 CAËP 118 – 125 NGAÊN 22 CAËP 126 –133 NGAÊN 23 CAËP 134 –141 NGAÊN 24 CAËP 142 – 149 TAÀNG 4 NGAÊN 25 CAËP 150 –157 NGAÊN 26 CAËP 158 –165 NGAÊN 27 CAËP 166 – 173 NGAÊN 28 CAËP 174 – 181 TAÀNG 3 NGAÊN 29 CAËP 214 –221 NGAÊN 30 CAËP 190 – 197 NGAÊN 31 CAËP 198 –205 NGAÊN 32 CAËP 206 –213 TAÀNG 2 NGAÊN 33 CAËP 214 – 221 NGAÊN 34 CAËP 222 – 229 NGAÊN 35 CAËP 230 – 237 NGAÊN 36 CAËP 238 – 245 TAÀNG 1 NGAÊN 37 CAËP 245 – 253 NGAÊN 38 CAËP 254 – 261 NGAÊN 39 CAËP 262 – 269 NGAÊN 40 CAËP 270 - 277 ¿Toång keát chænh lyù Trong ñôït chænh lyù naøy rieâng em ñaõ chænh ñöôïc 24 caëp töø caëp 150-172, goàm coù 432 hoà sô. Toaøn boä hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn vónh vieãn. Trong quaù trình chænh lyù coù loaïi ra moät soá taøi lieäu truøng thöøa döïa vaøo Quyeát ñònh thaønh laäp hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu (xem phuï luïc 04) BÖÔÙC 4: Laäp coâng cuï tra cöùu (xem phuï luïc 03) 1. Ñeå tra tìm hoà sô moät caùch khoa hoïc vaø nhanh choùng thì Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát söû duïng muïc luïc hoà sô ñeå tra tìm hoà sô. Thaønh phaàn taøi lieäu cuûa Quaän 6 vaø Quaän 10 ñöa ra chænh lyù khoaûng 432 hoà sô. Trong quaù trình chænh lyù em keát hôïp xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu Theû tra tìm coù Moät loaïi coâng cuï ñeå tra tìm hoà sô khaùc maø Trung Taâm söõ duïng nöõa laø theû tra tìm . ghi ñaày ñuû caùc thoâng tin caàn thieát cuûa moät hoà sô. Caáu taïo cuûa taám theû Theû ñöôïc laøm baèng giaáy bìa cöùng vaø ñöôïc in saün caùc thoâng tin caàn thieát treân taám theû. Kích thöôùc cuûa taám theû laø 148 x 105 mm. Coù maøu saéc khaùc nhau töông ñöông vôùi töøng loaïi hoà sô coù trong kho Em ñöôïc giao nhieäm vuï chænh lyù hoà sô HTH (QÑ38) neân caùch bieân muïc loaïi theû töông öùng vôùi hoà sô naøy laø maøu xanh laù caây Caùch moâ taû leân theû :caên cöù vaøo sô ñoà giaù vaø GCN Quyeàn sôû höõu nhaø ôû vaø quyeàn sôû höõu ñaát ôû Maãu GCN Quyeàn sôû höõu nhaø ôû vaø quyeàn sôû höõu ñaát ôû ( xem trang beân) öSaép xeáp vaø hieäu ñính boä theû - Saép xeáp theû : Sau khi ñaõ hoaøn thaønh coâng taùc moâ taû taøi lieäu leân caùc taám theû cho taát caû hoà sô trong töøng quaän, em tieán haønh saép xeáp theû döïa vaøo phöông aùn phaân loaïi taøi lieäu ñaõ choïn ñeå saép xeáp. Ñoáivôùi hoà sô nhaø : Em xeáp theû theo trình töï töøng Quaän, trong töøng Quaän xeáp theo teân ñöôøng, trong teân ñöôøng xeáp theo soá nhaø. Soá nhaø ñöôïc xeáp theo thöù töï soá nhoû xeáp tröôùc soá lôùn xeáp sau. - Hieäu ñính theû: Sau khi caùc taám theû ñöôïc xeáp trình töï döïa theo phöông aùn ñaõ choïn, em baét ñaàu hieäu ñính laïi boä theû ñeå kieåm tra vaø söõa chöõa laïi laàn cuoái cho coâng vieäc laøm theû. Ñeå höôùng daãn ñoäc giaû tra tìm taøi lieäu trong boä theû ñöôïc nhanh choáng, khoa hoïc thì giöõa caùc phaàn, ñeà muïc, tieåu ñeà muïc phaûi laäp theû chæ daãn. Treân cô sôû ñoù, em ñaõ tieán haønh vieát theû chæ daãn cuûa moãi nhoùm hoà sô trong töøng Quaän, hoà sô thuoäc nhoùm naøo ñieàu coù teân vaø kyù hieäu cuûa nhoùm ñoù. Theû chæ daãn ñöôïc phaân bieät vôùi theû tra tìm baèng maøu saéc vaø kích thöôùc cuaû noù. - Xeáp theû vaøo tuû theû Em thöïc hieän vieäc xeáp theû coá ñònh vaøo tuû theû theo trình töï nhö sau: Moãi ngaên chöùa theû cuûa moãi Quaän, trong moãi ngaên cuaû Quaän cuõng xeáp theo trình töï teân ñöôøng, soá nhaø (soá nhaø nhoû xeáp tröôùc soá nhaø lôùn xeáp sau). Beân ngoaøi ngaên chöùa theû em daùn teân cuaû moãi Quaän ñeå giuùp cho ngöôøi söû duïng coù theå tìm kieám moät caùch nhanh choùng. Sô Ñoà Tuû Theû (xem trang beân) L Lyù Chieâu Hoaøng Minh Phuïng Lyù Chieâu Hoaøng Lyù Chieâu Hoaøng Quaän 6(töø soá 1® soá 69) Töø soá 70® soá 102/1/3A) Töø soá 102/2/3B® M Töø soá 01® soá 77 N Töø soá 01 ® 98L Phaïm Vaên Chí Phaïm Vaên Chí Nguyeãn Vaên Luoâng Nguyeãn Vaên Luoâng Töø soá 99® P Töø soá 01® 320 Töø soá 323® 897 Ñöôøng 3/ 2 B Q10 Töø soá 01®33 Ñöôøng 3/2 Töø soá 33® Ñöôøng CMT8 C Töø soá 01 ®78/1/2 Ñöôøng CMT8 Töø soá 79®189 Ñöôøng CMT8 Töø soá 190® D Töø soá 22®88 L Lyù Thaùi Toå Töø soá 01® 11/1/20 Lyù Thaùi Toå Töø soá12®68 Leâ Hoàng Phoâng Leâ Hoàng Phoâng Leâ Hoàng Phoâng Töø soá 01® 99 Töø soá 99 ® 156 Töø soá 157® M Töø soá12® 68 N Nguyeãn Tri phöông Nguyeãn Tri Phöông Nguyeãn Tri Phöông Nguyeãn Tri Phöông Töø soá 01® 33/2/6 Töø soá 33/2/7® Töø soá 66® soá 124 Töø soá 124A ® PHAÀN III CAÙC PHUÏ LUÏC PHUÏ LUÏC SOÁ 01 BAÛN LÒCH SÖÛ ÑÔN VÒ HÌNH THAØNH PHOÂNG VAØ LÒCH SÖÛ PHOÂNG LÔØI NOÙI ÑAÀU A LÒCH SÖÕ ÑÔN VÒ HÌNH THAØNH PHOÂNG I. VAØI NEÙT VEÀ SÖÏ HÌNH THAØNH TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát laø ñôn vò söï nghieäp tröïc thuoäc Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát (Sôû Taøi Nguyeân moâi Tröôøng hieân nay) ñoàng thôøi laø moät toå chöùc trong heä thoáng thoâng tin löu tröõ chuyeân ngaønh töø trung öông ñeán ñòa phöông.Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát chòu söï laõnh ñaïo tröïc tieáp vaø toaøn dieän cuûa Sôû Taøi Nguyeân Moâi Tröôøng Thaønh Phoá, ñoàng thôøi chòu söï chæ ñaïo veà chuyeân moân nghieäp vuï cuûa Trung Taâm Thoâng Tin Löu Tröõ Tö Lieäu Ñòa Chính (Trung öông). Moät trong nhöõng chöùc naêng nhieäm vuï quan troïng cuûa Trung Taâm laø thöïc hieän vieäc thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ, baûo quaûn, khai thaùc vaø cung caáp caùc thoâng tin tö lieäu veà nhaø, ñaát ñai, ño ñaïc baûn ñoà cuûa ngaønh Ñòa chính –Nhaø Ñaát. Ñoàng thôøi Trung Taâm cuõng nghieân cöùu öùng duïng thoâng tin trong coâng taùc ngaønh Ñòa chính –Nhaø Ñaát ñeå xaây döïng moät heä thoáng cô sôû döõ lieäu quaûn lyù nhaø, ñaát ñai treân ñòa baøn thaønh phoá. Ngaøy 24/11/1998 UBND Thaønh Phoá ra quyeát ñònh soá 6363/1998/QÑ-UB-QLÑT V/v thaønh laäp vaø ban haønh qui cheá hoaït ñoäng cuûa Trung Taâm Thoâng Tin Löu Tröõ Tö Lieäu Ñòa Chính –Nhaø Ñaát Thaønh Phoá Hoà Chí Minh Ngaøy 21/05/2002 UBND Thaønh phoá ra quyeát ñònh soá 52/2002/QÑ-UB Veà vieäc ñoåi teân Trung Taâm Thoâng Tin Löu Tröõ Tö Lieäu Ñòa Chính Nhaø Ñaát thaønh Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát II. CHÖÙC NAÊNG NHIEÄM VUÏ CUÛA TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT CHÖÙC NAÊNG Thöïc hieän caùc thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñoái vôùi ngöôøi söû duïng ñaát ñaõ ñöôïc caáp giaáy chöùng nhaän quyeàn söû duïng ñaát ( hoaëc giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø vaø quyeàn söû duïng ñaát ôû taïi caùc ñoâ thò) goïi taét laø giaáy chöùng nhaän vaø ñoái vôùi chuû nhaø ñaõ ñöôïc caáp caùc loaïi giaáy tôø coøn laïi theo quy ñònh taïi ñieàu 2 – quyeát ñònh soá 38/2000/QÑ-UB-ÑT ngaøy 19 thaùng 6 naêm 2000 vaø quyeát ñònh soá 22/2001/QÑ-UB ngaøy 9 thaùng 3 naêm 2001 cuûa UBND TP theo phaân caáp thuoäc thaåm quyeàn cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh taïi quyeát ñònh soá 25/2002/QÑ-UB ngaøy 21 thaùng 3 naêm 2002 cuûa UBND TP: khi coù moät trong nhöõng thay ñoåi veà loaïi ñaát söû duïng nhö kieán truùc nhaø, dieän tích, ñaát söû duïng, teân chuû, theá chaáp nhaø, ñaát, caáp laïi giaáy chöùng nhaän, bieán ñoäng veà muïc ñích söû duïng ñaát. Giao cho Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh veà quy trình, maãu bieåu, hoà sô, thuû tuïc chöùng nhaän bieán ñoäng leân giaáy chöùng nhaän vaø caùc loaïi giaáy tôø khaùc ñeå thöïc hieän cho caùc tröôøng hôïp ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát neâu treân. NHIEÄM VUÏ Toå chöùc tieáp nhaän vaø giaûi quyeát thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1-Ñieàu 2 quy cheá naøy; chænh lyù bieán ñoäng hoà sô ñòa chính nhaø ñaát theo trình töï vaø thaåm quyeàn quy ñònh. Thöïc hieän traùch nhieäm laøm ñaàu moái veà caäp nhaät ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi chæ thò soá 06/2001/CT-UB ngaøy 14 thaùng 5 naêm 2001 cuûa UBND TP veà thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ, khai thaùc vaø cung caáp: Thoâng tin tö lieäu veà ñaát ñai; thoâng tin tö lieäu ño ñaïc vaø baûn ñoà cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát treân ñòa baøn TP. Thöïc hieän caùc dòch vuï xöû lyù thoâng tin tö lieäu Ñòa Chính Nhaø Ñaát theo yeâu caàu cuûa caùc cô quan Nhaø Nöôùc, caùc Toå Chöùc Kinh Teá Xaõ Hoäi vaø caù nhaân theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. ÖÙng duïng coâng ngheä tin hoïc trong coâng taùc cuûa ngaønh ñòa phöông nhaø ñaát; xaây döïng quaûn lyù vaø khai thaùc heä thoáng cô sôû döõ lieäu taøi nguyeân ñaát ñai thuoäc phaïm vi cuûa Thaønh Phoá. Tham gia thaåm ñònh caùc döï aùn trieån khai coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï cho nhieäm vuï quaûn lyù cuûa ngaønh Ñòa Chính- Nhaø Ñaát ôû caáp TP cuõng nhö ôû caùc Quaän, Huyeän. Giuùp Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø cuõ Ñaát höôùng daãn vaø kieåm tra hoaït ñoäng nghieäp vuï veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát nhö veà thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø khai thaùc caùc tö lieäu taøi lieäu cuûa ngaønh ñöôïc cô quan quaûn lyù nhaø ñaát, Quaän, Huyeän sau ñaây goïi chung laø Phoøng Quaûn Lyù Ñoâ Thò Quaän - Huyeän hoaëc caùn boä Ñòa Chính Nhaø Ñaát Phöôøng, Xaõ, Thò Traán quaûn lyù theo phaân caáp.Boài döôõng nghieäp vuï cho caùn boä coâng chöùc laøm coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát, coâng taùc thoâng tin löu tröõ trong phaïm vi chöùc naêng, nhieäm vuï ñöôïc giao. Toå chöùc baûo quaûn an toaøn taøi lieäu, tö lieäu veà thoâng tin, löu tröõ cuûa ngaønh theo quy ñònh taïi phaùp luaät. HOAÏT ÑOÄNG Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát Thaønh Phoá laø ñôn vò söï nghieäp hoaït ñoäng coù thu töï ñaûm baûo moät phaàn chi phí hoaït ñoäng thöôøng xuyeân, coù tö caùch phaùp nhaân, coù con daáu rieâng, ñöôïc môû taøi khoaûn ôû kho baïc nhaø nöôùc vaø ngaân haøng theo quy ñònh cuûa Nhaø Nöôùc. Chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc toå Theo yeâu caàu hoaït ñoäng Trung Taâm ñöôïc thaønh laäp caùc Phoøng vaø Toå nghieäp vuï, ban ñaàu goàm coù: A.PHOØNG ÑAÊNG KYÙ Thöïc hieän nhieäm vuï ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1 ñieàu 2 baûn quy cheá naøy. Toå chöùc nhaân söï cuûa Phoøng coù Tröôûng Phoøng, Phoù Tröôûng Phoøng vaø Caùc ñaêng kyù vieân. Tieâu chuaån quy ñònh ñoái vôùi Ñaêng Kyù Vieân phaûi toát nghieäp cöû nhaân luaät, quaûn lyù ñaát ñai… vaø phaûi coù kinh nghieämveà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñöôïc toå chöùc kieåm tra tuyeån choïn coâng khai töø caùn boä coâng chöùc cuûa ngaønh vaø ñöôïc Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát ra quyeát ñònh coâng nhaän B. TOÅ HAØNH CHÍNH TOÅNG HÔÏP Laøm coâng vieäc haønh chính quaûn trò; keá toaùn taøi chính, keá hoaïch toång hôïp. C. TOÅ LÖU TRÖÕ TÖ LIEÄU Laøm coâng vieäc quaûn lyù, toå chöùc thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø toå chöùc khai thaùc tö lieäu cuûa Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ. D. TOÅ KYÕ THUAÄT- COÂNG NGHEÄ Laøm coâng vieäc quaûn lyù vaø toå chöùc thöïc hieän caùc nhieäm vuï veà heä thoáng thoâng tin, öùng duïng coâng ngheä tin hoïc vaøo coâng taùc cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ thöïc hieän caùc dòch vuï kyõ thuaät chuyeân ngaønh. Vieäc saùt nhaäp, boå sung, thay ñoåi caùc phoøng, toå nghieäp vuï do Giaùm Ñoác Trung Taâm quyeát ñònh sau khi ñöôïc söï chaáp thuaän cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ 4.Toå chöùc bieân cheá caùn boä löu tröõ Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng kyù Nhaø Ñaát laø cô quan quaûn lyù nhaø ñaát treân toaøn ñòa baøn Thaønh Phoá vieäc saûn sinh tö lieäu raát lôùn. Do ñoù ñeå naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng vaø quaûn lyù chaët cheõ hôn veà coâng taùc Löu Tröõ, ñoøi hoûi Trung Taâm phaûi coù kho taøn, ñòa ñieåm vaø ñoäi nguû caùn boä chuyeân traùch coù kinh nghieäm nhaèm baûo quaûn toå chöùc toát caùc coâng vieäc moät caùch khoa hoïc. Tuy nhieân kho Löu tröõ cuûa Trung Taâm vaãn coøn ñaët ôû nhieàu nôi nhö 63 Lyù Töï Troïng, 138 Hai Baø Tröng, 12 Phan Ñaêng Löu Nhìn chung hieän nay vieäc toå chöùc bieân cheá cho caùn boä löu tröõ cuûa Trung Taâm töông ñoái hoaøn chænh.Nhöng thöïc teá trong kho chæ thöïc hieän bieân cheá cho 3 caùn boä löu tröõ soá coøn laïi vaãn coøn thöïc hieän hôïp ñoàng chöa vaøo bieân cheá chính thöùc. Soá löôïng caùn boä nhaân vieân löu tröõ hieän coù cuûa Trung Taâm laø 10 ngöôøi trong ñoù coù 08 caùn boä coù baèng trung caáp trôû leân vaø 02 caùn boä coù baèng cöû nhaân luaät. B. LÒCH SÖÛ PHOÂNG Teân phoâng :phoâng löu tröõ sôõ TAØI NGUYEÂN VAØ MOÂI TRÖÔØNG. Kho löu tröõ trung taâm thoâng tin vaø ñaêng kyù nhaø ñaát nhaäp taøi lieäu cuûa phoøng caáp chuû quyeàn ñaát töø naêm 1999 - 2004 Tröôùc khi nhaäp phoâng taøi lieäu vaøo kho Trung taâm thoâng tin vaø ñaêng kyù nhaø ñaát thì taøi lieäu ñöôïc baûo quaûn taïi phoøng löu tröõ. Taøi lieäu nhìn chung ñöôïc chænh lyù sô boä, ñöôïc laäp hoà sô nhöng chöa hoaøn chænh coøn thieáu bieân muïc beân trong, beân ngoaøi. Hoà sô ñöôïc thoáng keâ vaø saép xeáp theo trình töï giaûi quyeát hoà sô cuûa töøng Quaän (huyeän ), tuy chöa chænh lyù hoaøn chænh nhöng vaø cô baûn ñaõ ñöôïc chænh lyù hoà sô ñöôïc saép xeáp vaø cho leân giaù keä. Taøi lieäu cuûa phoøng caáp chuû quyeàn ñaát trong kho khoaûng 864 caëp 3 daây. Goàm loaïi hoà sô sau: Hoà sô quyeát ñònh 38 goàm khoaûng 23000 hoà sô PHUÏ LUÏC SOÁ 02 PHÖÔNG AÙN HEÄ THOÁNG HOAÙ TAØI LIEÄU Phöông aùn ñöôïc choïn ñeå thoáng keâ taøi lieäu laø phöông aùn: “THÔØI GIAN – MAËT HOAÏT ÑOÄNG”. Aùp duïng phöông aùn naøy taøi lieäu ñöôïc thöïc hieän nhö sau: - Tröôùc heát taøi lieäu cuûa phoâng (hoaëc boä phaän phoâng ) ñöôïc phaân chia theo thôøi gian (thoâng thöôøng laø moät naêm ) - Sau ñoù taøi lieäu cuûa moãi naêm ñöôïc phaân theo töøng maët hoaït ñoäng. - Sau ñoù taøi lieäu cuûa töøng maët hoaït ñoäng ñöôïc phaân chia tieáp thaønh caùc nhoùm lôùn, nhoùm vöøa, nhoùm nhoû, … ñeán töøng hoà sô. Cuï theå nhö sau: PHÖÔNG AÙN PHAÂN LOAÏI TAØI LIEÄU PHOØNG CAÁP CHUÛ QUYEÀN NAÊM 2003-2004 Saép xeáp hoà sô A Hoà SÔ CHUNG CÖ I / Quaän II/Ñöôøng III/ Soá nhaø Ñaùnh soá thöù töï cho hoà sô Ñaùnh soá toång hôïp cho taát caû caùc loaïi hoà sô trong töøng Quaän Vd: 01/Q6 02/Q6 57/Q6 ………. 99/Q10 134/Q10 ………. Xeáp hoà sô vaøo caëp Xeáp hoà sô vaøo caëp vaø ghi vaøo nhaõn ñaõ in saün ôû ngoaøi caëp hoà sô cho taát caû caùc Quaän . Vd: Töø soá 01/Q6 ñeán soá 16/Q6 caëp 1 Töø soá 17/Q6 ñeán soá 35/Q6 caëp 2 Töø soá 36/Q6 ñeán soá 52/Q6 caëp 3 ………………. Töø 134/Q10 ñeán soá 145/Q10 caëp 12 Töø soá 146/Q6 ñeán soá 162/Q10 caëp 13 Töø soá 163/Q10 ñeán soá 181/Q10 caëp 14 ………………. Xeáp hoà sô leân giaù Xeáp hoà sô leân giaù theo nguyeân taéc töø traùi qua phaûi, töø treân xuoáng döôùi. PHUÏ LUÏC 03 LAÄP COÂNG CUÏ TRA CÖÙU (MUÏC LUÏC HOÀ SÔ + THEÛ TRA TÌM) TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT MUÏC MUÏC HOÀ SÔ PHOÂNG LÖU TRÖÕ TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT TÖØ NAÊM 2003-2004 MUÏC LUÏC HOÀ SÔ PHOÂNG LÖU TRÖÕ TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT TÖØ HOÀ SÔ SOÁ 01/Q6 Ñeán hoà sô soá 181/Q10 Phoâng soá :09 Muïc luïc soá (quyeån soá):01 Soá trang: STT TÔØ MUÏC LUÏC THAØNH PHAÀN CUÛA MUÏC LUÏC TRANG SOÁ 01 tôø biaø 02 Tôø nhan ñeà 03 Tôø muïc luïc 04 Lôøi noùi ñaàu cuûa cuoán muïc luïc 05 Baûng chöõ vieát taét 06 Phaàn thoáng keâ hoà sô A/ hoà sô chung cö I/ Quaän 6® Quaän 10 07 Baûn chæ daãn 08 Tôø keát thuùc LÔØI NOÙI ÑAÀU A LÒCH SÖÕ ÑÔN VÒ HÌNH THAØNH PHOÂNG I. VAØI NEÙT VEÀ SÖÏ HÌNH THAØNH TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát laø ñôn vò söï nghieäp tröïc thuoäc Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát (Sôû Taøi Nguyeân moâi Tröôøng hieân nay) ñoàng thôøi laø moät toå chöùc trong heä thoáng thoâng tin löu tröõ chuyeân ngaønh töø Trung öông ñeán ñòa phöông.Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát chòu söï laõnh ñaïo tröïc tieáp vaø toaøn dieän cuûa Sôû Taøi Nguyeân Moâi Tröôøng Thaønh Phoá, ñoàng thôøi chòu söï chæ ñaïo veà chuyeân moân nghieäp vuï cuûa Trung Taâm Thoâng Tin Löu Tröõ Tö Lieäu Ñòa Chính (Trung öông). Moät trong nhöõng chöùc naêng nhieäm vuï quan troïng cuûa Trung Taâm laø thöïc hieän vieäc thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ, baûo quaûn, khai thaùc vaø cung caáp caùc thoâng tin tö lieäu veà nhaø, ñaát ñai, ño ñaïc baûn ñoà cuûa ngaønh Ñòa chính –Nhaø Ñaát. Ñoàng thôøi Trung Taâm cuõng nghieân cöùu öùng duïng thoâng tin trong coâng taùc ngaønh Ñòa chính –Nhaø Ñaát ñeå xaây döïng moät heä thoáng cô sôû döõ lieäu quaûn lyù nhaø, ñaát ñai treân ñòa baøn thaønh phoá. Ngaøy 24/11/1998 UBND Thaønh Phoá ra quyeát ñònh soá 6363/1998/QÑ-UB-QLÑT V/v thaønh laäp vaø ban haønh qui cheá hoaït ñoäng cuûa Trung taâm thoâng tin löu tröõ tö lieäu Ñòa chính –nhaø ñaát thaønh phoá hoà Chí Minh Ngaøy 21/05/2002 UBND Thaønh phoá ra quyeát ñònh soá 52/2002/QÑ-UB Veà vieäc ñoåi teân Trung taâm thoâng tin löu tröõ tö lieäu ñòa chính nhaø ñaát thaønh trung taâm thoâng tin vaø ñaêng kyù nhaø ñaát II. CHÖÙC NAÊNG NHIEÄM VUÏ CUÛA TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT CHÖÙC NAÊNG Thöïc hieän caùc thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñoái vôùi ngöôøi söû duïng ñaát ñaõ ñöôïc caáp giaáy chöùng nhaän quyeàn söû duïng ñaát ( hoaëc giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø vaø quyeàn söû duïng ñaát ôû taïi caùc ñoâ thò) goïi taét laø giaáy chöùng nhaän vaø ñoái vôùi chuû nhaø ñaõ ñöôïc caáp caùc loaïi giaáy tôø coøn laïi theo quy ñònh taïi ñieàu 2 – quyeát ñònh soá 38/2000/QÑ-UB-ÑT ngaøy 19 thaùng 6 naêm 2000 vaø quyeát ñònh soá 22/2001/QÑ-UB ngaøy 9 thaùng 3 naêm 2001 cuûa UBND TP theo phaân caáp thuoäc thaåm quyeàn cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh taïi quyeát ñònh soá 25/2002/QÑ-UB ngaøy 21 thaùng 3 naêm 2002 cuûa UBND TP: khi coù moät trong nhöõng thay ñoåi veà loaïi ñaát söû duïng nhö kieán truùc nhaø, dieän tích, ñaát söû duïng, teân chuû, theá chaáp nhaø, ñaát, caáp laïi giaáy chöùng nhaän, bieán ñoäng veà muïc ñích söû duïng ñaát. Giao cho Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh veà quy trình, maãu bieåu, hoà sô, thuû tuïc chöùng nhaän bieán ñoäng leân giaáy chöùng nhaän vaø caùc loaïi giaáy tôø khaùc ñeå thöïc hieän cho caùc tröôøng hôïp ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát neâu treân. NHIEÄM VUÏ Toå chöùc tieáp nhaän vaø giaûi quyeát thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1-Ñieàu 2 quy cheá naøy; chænh lyù bieán ñoäng hoà sô ñòa chính nhaø ñaát theo trình töï vaø thaåm quyeàn quy ñònh. Thöïc hieän traùch nhieäm laøm ñaàu moái veà caäp nhaät ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi chæ thò soá 06/2001/CT-UB ngaøy 14 thaùng 5 naêm 2001 cuûa UBND TP veà thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ, khai thaùc vaø cung caáp:Thoâng tin tö lieäu veà ñaát ñai; thoâng tin tö lieäu ño ñaïc vaø baûn ñoà cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát treân ñòa baøn TP. Thöïc hieän caùc dòch vuï xöû lyù thoâng tin tö lieäu Ñòa Chính Nhaø Ñaát theo yeâu caàu cuûa caùc cô quan Nhaø Nöôùc, caùc Toå Chöùc Kinh Teá Xaõ Hoäi vaø caù nhaân theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. ÖÙng duïng coâng ngheä tinh hoïc trong coâng taùc cuûa ngaønh ñòa phöông nhaø ñaát; xaây döïng quaûn lyù vaø khai thaùc heä thoáng cô sôû döõ lieäu taøi nguyeân ñaát ñai thuoäc phaïm vi cuûa Thaønh Phoá. Tham gia thaåm ñònh caùc döï aùn trieån khai coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï cho nhieäm vuï quaûn lyù cuûa ngaønh Ñòa Chính- Nhaø Ñaát ôû caáp TP cuõng nhö ôû caùc Quaän, Huyeän. Giuùp Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát höôùng daãn vaø kieåm tra hoaït ñoäng nghieäp vuï veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát nhö veà thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø khai thaùc caùc tö lieäu taøi lieäu cuûa ngaønh ñöôïc cô quan quaûn lyù nhaø ñaát, Quaän, Huyeän sau ñaây goïi chung laø Phoøng Quûan Lyù Ñoâ Thò Quaän- Huyeän hoaëc caùn boä Ñòa Chính Nhaø Ñaát Phöôøng, Xaõ, Thò Traán quaûn lyù theo phaân caáp. Boài döôõng nghieäp vuï cho caùn boä coâng chöùc laøm coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát, coâng taùc thoâng tin löu tröõ trong phaïm vi chöùc naêng, nhieäm vuï ñöôïc giao. Toå chöùc baûo quaûn an toaøn taøi lieäu, tö lieäu veà thoâng tin, löu tröõ cuûa ngaønh theo quy ñònh taïi phaùp luaät. HOAÏT ÑOÄNG Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát Thaønh Phoá laø ñôn vò söï nghieäp hoaït ñoäng coù thu töï ñaûm baûo moät phaàn chi phí hoaït ñoäng thöôøng xuyeân, coù tö caùch phaùp nhaân, coù con daáu rieâng, ñöôïc môû taøi khoaûn ôû kho baïc nhaø nöôùc vaø ngaân haøng theo quy ñònh cuûa Nhaø Nöôùc. Chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc toå Theo yeâu caàu hoaït ñoäng Trung Taâm ñöôïc thaønh laäp caùc Phoøng vaø Toå nghieäp vuï, ban ñaàu goàm coù: A. PHOØNG ÑAÊNG KYÙ Thöïc hieän nhieäm vuï ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1 ñieàu 2 baûn quy cheá naøy. Toå chöùc nhaân söï cuûa Phoøng coù Tröôûng Phoøng, Phoù Tröôûng Phoøng vaø Caùc ñaêng kyù vieân. Tieâu chuaån quy ñònh ñoái vôùi Ñaêng Kyù Vieân phaûi toát nghieäp cöû nhaân luaät, quaûn lyù ñaát ñai… vaø phaûi coù kinh nghieäm veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñöôïc toå chöùc kieåm tra tuyeån choïn coâng khai töø caùn boä coâng chöùc cuûa ngaønh vaø ñöôïc Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ ra quyeát ñònh coâng nhaän B. TOÅ HAØNH CHÍNH TOÅNG HÔÏP Laøm coâng vieäc haønh chính quaûn trò; keá toaùn taøi chính, keá hoaïch toång hôïp. C. TOÅ LÖU TRÖÕ TÖ LIEÄU Laøm coâng vieäc quaûn lyù, toå chöùc thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø toå chöùc khai thaùc tö lieäu cuûa Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ. D. TOÅ KYÕ THUAÄT- COÂNG NGHEÄ Laøm coâng vieäc quaûn lyù vaø toå chöùc thöïc hieän caùc nhieäm vuï veà heä thoáng thoâng tin, öùng duïng coâng ngheä tin hoïc vaøo coâng taùc cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ thöïc hieän caùc dòch vuï kyõ thuaät chuyeân ngaønh. Vieäc saùt nhaäp, boå sung, thay ñoåi caùc phoøng, toå nghieäp vuï do Giaùm Ñoác Trung Taâm quyeát ñònh sau khi ñöôïc söï chaáp thuaän cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ 4.Toå chöùc bieân cheá caùn boä löu tröõ Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng kyù Nhaø Ñaát laø cô quan quaûn lyù nhaø ñaát treân toaøn ñòa baøn Thaønh Phoá vieäc saûn sinh tö lieäu raát lôùn. Do ñoù ñeå naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng vaø quaûn lyù chaët cheõ hôn veà coâng taùc Löu Tröõ, ñoøi hoûi Trung Taâm phaûi coù kho taøn, ñòa ñieåm vaø ñoäi nguû caùn boä chuyeân traùch coù kinh nghieäm nhaèm baûo quaûn toå chöùc toát caùc coâng vieäc moät caùch khoa hoïc. Tuy nhieân kho Löu tröõ cuûa Trung Taâm vaãn coøn ñaët ôû nhieàu nôi nhö 63 Lyù Töï Troïng, 138 Hai Baø Tröng, 12 Phan Ñaêng Löu Nhìn chung hieän nay vieäc toå chöùc bieân cheá cho caùn boä löu tröõ cuûa Trung Taâm töông ñoái hoaøn chænh.Nhöng thöïc teá trong kho chæ thöïc hieän bieân cheá cho 3 caùn boä löu tröõ soá coøn laïi vaãn coøn thöïc hieän hôïp ñoàng chöa vaøo bieân cheá chính thöùc. Soá löôïng caùn boä nhaân vieân löu tröõ hieän coù cuûa Trung Taâm laø 10 ngöôøi trong ñoù coù 08 caùn boä coù baèng trung caáp trôû leân vaø 02 caùn boä coù baèng cöû nhaân luaät. B. LÒCH SÖÛ PHOÂNG Teân phoâng :phoâng Löu Tröõ SÔÛõ TAØI NGUYEÂN VAØ MOÂI TRÖÔØNG. Kho löu tröõ Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát nhaäp taøi lieäu cuûa phoøng caáp chuû quyeàn ñaát töø naêm 1999 - 2004 Tröôùc khi nhaäp phoâng taøi lieäu vaøo kho Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát thì taøi lieäu ñöôïc baûo quaûn taïi Phoøng Löu Tröõ. Taøi lieäu nhìn chung ñöôïc chænh lyù sô boä, ñöôïc laäp hoà sô nhöng chöa hoaøn chænh coøn thieáu bieân muïc beân trong, beân ngoaøi. Hoà sô ñöôïc thoáng keâ vaø saép xeáp theo trình töï giaûi quyeát hoà sô cuûa töøng Quaän (huyeän ), tuy chöa chænh lyù hoaøn chænh nhöng vaø cô baûn ñaõ ñöôïc chænh lyù hoà sô ñöôïc saép xeáp vaø cho leân giaù keä. Taøi lieäu cuûa phoøng caáp chuû quyeàn ñaát trong kho khoaûng 864 caëp 3 daây. Goàm loaïi hoà sô sau: Hoà sô quyeát ñònh 38 goàm khoaûng 23000 hoà sô. BAÛNG CHÖÕ VIEÁT TAÉC Soá thöù töï Chöõ vieát taéc Chöõ vieát ñaày ñuû 01 UBNDTP UYÛ BAN NHAÂN DAÂN THAØNH PHOÁ 02 QÑ QUYEÁT ÑÒNH 03 GCN GIAÁY CHÖÙNG NHAÄN 04 V/V VEÀ VIEÄC 05 HTH HÔÏP THÖÙC HOAÙ 06 P.6, Q6 PHÖÔØNG 6, QUAÄN 6 07 P.2, Q10 PHÖÔØNG 2, QUAÄN 10 08 TP.HCM THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH 09 NTBÑ VAØ KT NGAØY THAÙNG BAÉT ÑAÀU VAØ KEÁT THUÙC 10 QSHN QUYEÀN SÔÛ HÖÕU NHAØ PHAÀN THOÁNG KEÂ HOÀ SÔ Thôøi haïn baûo quaûn : vónh vieãn Stt Caëp hoäp soá Hoà sô soá Tieâu ñeà hoà sô NTBÑ vaø KT Soá löôïng hoà sô Ghi chuù 01 172 256/6 Nhöõng hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn vónh vieãn A/ Hoà sô caáp giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø Quaän 6 Naêm 2003 Quyeát ñònh soá 33/QÑ-UB ngaøy 12/01/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho oâng Huyønh Taán Phaùt taïi 135/1 Haäu Giang, P.12, Q.6 5/02/2003 20/02/2003 20 02 172 257/6 Quyeát ñònh soá 47/QÑ-UB ngaøy 12/03/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho oâng Taï Quan Böõu taïi 141/1 Nguyeãn Vaên Luoâng, P.11, Q.6 08/03/2003 24/03/2003 30 03 172 258/6 Quyeát ñònh soá 52/QÑ-UB ngaøy 9/04/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho Baø Traàn Thò Thoa taïi 410 Leâ Hoàng Phoâng p.2, Q.10 10/04/2003 30/04/2003 40 04 172 259/6 Quyeát ñònh soá 102/QÑ-UB ngaøy 23/04/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho OÂâng Traàn Minh Quaân taïi 312 Nguyeãn Tri Phöông p.5, Q.10 10/06/2003 30/06/2003 45 05 172 260/6 Quyeát ñònh soá 102/QÑ-UB ngaøy 06/07/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSH nhaø ôû cho Baø Nguyeãn Thò Thanh Xuaân taïi soá 195/78 Haäu Giang P.12, Q.6 05/08/2003 29/08/2003 50 06 172 261/6 Quyeát ñònh soá 225/QÑ-UB ngaøy 15/08/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho oâng Traàn Thanh Sôn taïi 255/12 cö xaù Phuù Laâm A, P.6, Q.6 12/09/2003 25/09/2003 55 07 172 262/6 Quyeát ñònh soá 305/QÑ-UB ngaøy 10/09/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho oâng Haø Quoác Huøng taïi 123 cö xaù Phuù Laâm A, P.6, Q.6 02/10/2003 25/10/2003 42 08 172 263/6 Quyeát ñònh soá 633/QÑ-UB ngaøy 18/10/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho baø Huyønh thò Mai taïi 456/16C Baø Hom, P.3, Q.6 04/11/2003 26/11/2003 20 09 172 264/6 Quyeát ñònh soá 783/QÑ-UB ngaøy 14/11/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho oâng Traàn Ñöùc Trung taïi 255/12 Minh Phuïng, P.8, Q.6 06/12/2003 29/12/2003 35 10 172 265/6 Quyeát ñònh soá 225/QÑ-UB ngaøy 12/12/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho Baø Nguyeãn thò Yeán taïi 409 Leâ Hoàng Phoâng P.2, Q10 05/10/2003 30/12/2003 52 PHAÀN THOÁNG KEÂ HOÀ SÔ Thôøi haïn quaûn quaûn:laâu daøi Stt Caëp hoä soá Hoà sô soá Tieâu ñeà hoà sô NTBÑ vaø KT Soá löôïng hoà sô Ghi chuù 01 01/2003 Nhöõng hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn laâu daøi A/Trung Taâm thoâng tin vaø Ñaêng kyù nhaø ñaát vaên phoøng a. Toå chöùc boä maùy caùn boä Taäp quyeát ñònh veà naâng löông Caùn boä nhaân vieân naêm 2003 10/02/2003 25/08/2003 15 02 02/2003 Ñeà aùn veà quy hoaïch keá hoaïch naêm 2003 18/03/2003 20/09/2003 38 03 03/2003 Caùc quyeát ñònh veà vieäc cho nhaân vieân ñi du lòch 20/04/2003 30/06/2003 45 04 04/2003 Caùc vaên baûn giao nhaän taøi lieäu 15/02/2003 12/10/2003 50 05 05/2003 Baùo caùo veà coâng taùc toå chöùc 02/05/2003 15/06/2003 16 06 06/2003 b) Haønh chính – Quaûn trò Baùo caùo 6 thaùng cuoái naêm 2003 04/05/2003 24/07/2003 40 07 07/2003 Taäp löu coâng vaên ñi 06/10/2003 26/12/2003 50 08 08/2003 Taäp löu tôø trình 06/10/2003 29/12/2003 35 09 09/2003 c) Taøi chính quyeát toaùn Phieáu thu chi 18/03/2003 26/07/2003 36 10 10/2003 Baùo caùo saùu thaùng ñaàu naêm 10/02/2003 12/06/2003 36 PHAÀN THOÁNG KEÂ HOÀ SÔ Thôøi haïn baûo quaûn taïm thôøi STT Caëp hoäp soá Hoà sô soá Tieâu ñeà hoà sô NTBÑ vaø KT Soá löôïng hoà sô Ghi chuù 01 01/03 Giaáy giôùi thieäu cöû caùn boä trong cô quan hoïc boài döôõng nghieäp vuï naêm 2003 03/02/03 04/10/03 10 02 02/03 Thö môøi hoïp 06/05/03 25/11/03 15 03 03/03 Thoâng baùo nghó leã 30/04/-01/05/2003 02/03/03 25/03/03 05 04 04/03 Taäp baùo caùo coâng taùc thi ñua naêm 2003 01/09/03 25/12/03 50 05 05/03 b) Haønh chính Quaûn trò Taäp baùo caùo veà söõa chöõa baûo trì maùy vi tính 03/08/03 02/12/03 20 06 06/03 Taäp baùo caùo quyù 1 naêm 2003 12/06/03 16/08/03 16 07 07/3 c) Keá toaùn taøi vuï Taäp baùo caùo veà coâng taùc taøi chính thaùng 5/2003 02/05/03 20/06/03 15 08 08/03 Taäp baùo caùo veà coâng taùc thu chi trong thaùng 8/2003 14/08/03 25/10/03 10 09 09/03 Taäp baùo caùo veà coâng taùc taøi chính thaùng 10 naêm 2003 19/06/03 16/09/03 12 10 10/03 Taäp baùo caùo veà coâng taùc taøi chính vaøo thaùng12 naêm 2003 22/07/03 16/11/03 15 BAÛN CHÆ DAÃN F* Ñeå tìm hoà sô hay taøi leäu, tröôùc heát ta phaûi xaùc ñònh caùc yeáu toá cô baûn veà hoà sô taøi lieäu muoán tìm. Taøi lieäu coù trong phoâng khoâng, thuoäc phoâng naøo? Naêm naøo ? nhoùm naøo? Soá kyù hieäu, phöôøng, Quaän, noäi dung chính, taùc giaû… töø ñoù ta döïa vaøo tôø biaø, lôøi noùi ñaàu cuaû cuoán muïc luïc ñeå xaùc ñònh phaïm vi tìm kieám theo phoâng vaø giôùi haïn thôøi gian cuûa taøi lieäu. Ñeå bieát ñöôïc hoà sô caàn tra tìm ñöôïc thoáng keâ ôû cuoán muïc luïc hoà sô naøo vaø phaàn muïc luïc cuûa cuoán muïc luïc thì giôû tôø muïc luïc cuaû cuoán muïc ra ñeå xaùc ñònh hoà sô caàn tìm ñöôïc thoáng keâ ôû tôø soá maáy. Khi ñaõ xaùc ñònh ñöôïc thoáng keâ ôû tôø naøo thì ta giôû tôø ñoù ra xem kyõ phaàn thoâng keâ tieâu ñeà ñeå choïn ra moät tieâu ñeàphuø hôïp. Ñoïc ngang phaàn trích yeáu ñeå choïn cho ñöôïc hoà sô caàn tìm sau ñoù ñoái chieáu vôùi phaàn thoáng ke âcaëp soá, hoà sô soá vaø ghi ra giaáy ñeå vaøo kho laáy hoà sô ñoù ra VD: Tìm 1 GCN QSHN cuaû Ban quaûn lyù ñaát ñai veà vieäc QÑ chöùng nhaän QSDÑ cho oâng Ñaëng Ñình Ñaøi taïi 135 Nguyeãn Tri Phöông P.5 Q.10 Noäi dung: caáp QÑ chöùng nhaän quyeàn söû duïng nhaø ôû ñaát ôû Nhö vaäy, ta phaûi tìm hoà sô ñoù ôû phoâng soá 02, giôû phaàn thoáng keâ cuaû naêm 2003, ñoäc qua phaàn tieâu ñeà hoà sô ñoù vaø tìm teân oâng Ñaëng Ñình Ñaøi theo ñuùng ñòa chæ nhö treân. Sau ñoù xem phaàn thoáng keâ caëp caëp soá, hoà sô soá thaät chính xaùc vaø ghi ra giaáy ñeå vaøo kho laáy hoà sô ño TÔØ KEÁT THUÙC ð1ï Baûng muïc luïc hoà sô goàm coù: 3 tôø Toång soá caëp: Toång soá hoà sô goàm coù :30 hoà sô 10: hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn vónh vieãn 10: hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn laâu daøi 10: hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn taïm thôøi TP.Hoà Chí Minh, ngaøy 04 thaùng 07 naêm 2004 Ngöôøi laäp Nguyeãn Thò Phuùc Maõi MAÃU THEÛ PHUÏ LUÏC SOÁ 04 QUYEÁT ÑÒNH THAØNH LAÄP HOÄI ÑOÀNG XAÙC ÑÒNH GIAÙ TRÒ TAØI LIEÄU KEØM THEO BAÛN KEÂ KHAI TAØI LIEÄU LOAÏI SÔÛ TAØI NGUYEÂN VAØ MOÂI TRÖÔØNG COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VN ---------------- Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KY ÙNHAØ ÑAÁT ------------ Soá :245/QÑ-TT TP. Hoà Chí Minh , ngaøy thaùng naêm 2004 QUYEÁT ÑÒNHVeà vieäc thaønh laäp hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu - Caên cöù Ñieàu 36 Nghò ñònh 42/CP ngaøy 28 thaùng 9 naêm 1963 cuûa Hoäi ñoàng chính phuû veà vieäc thaønh laäp hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò hoà sô, taøi lieäu löu tröõ; - Caên cöù Quyeát ñònh soá 6363/1998/QÑ-UB-QLÑT cuûa UBND Thaønh phoá veà vieäc thaønh laäp vaø ban haønh quy cheá hoaït ñoäng cuûa Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù nhaø ñaát TP. HCM; QUYEÁT ÑÒNH Ñieàu 1. Nay thaønh laäp Hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu Löu tröõ goàm caùc OÂng (Baø ) sau: Chuû tòch Hoäi ñoàng : OÂng Phaïm Ngoïc Lieân Chöùc vuï : Giaùm ñoác TRung Taâm UÛy vieân goàm caùc oâng (baø) sau: OÂng Nguyeãn Vaên Quaân Chöùc vuï: Phoù Giaùm ñoác Trung taâm Baø Traàn Thò Nôõ Chöùc vuï :Phoù giaùm ñoác Trung taâm OÂng Buøi Vaên Hieáu Chöùc vuï: Tröôûng phoøng caáp chuû Quyeàn nhaø ñaát Coâ Buøi Thò Bích Vaân Chöùc vuï: Tröôûng phoøng Löu Tröõ tö lieäu OÂng Nguyeãn Ñaêng Nghóa Chöùc vuï: Caùn boä Lö tröõ Ñieàu 2. Hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu coù nhieäm vuï kieåm tra xem xeùt ñeà xuaát caùc bieän phaùp xöû lyù taøi lieäu loaïi trong ñôït chænh lyù loaïi ra Ñieàu 3. Caùc OÂng (Baø) coù teân nhö treân chòu traùch nhieäm thi haønh Quyeát ñònh naøy. Nôi nhaän : Giaùm Ñoác Trung Taâm - Nhö treân Phaïm Ngoïc Lieân BAÛN KEÂ TAØI LIEÄU LOAÏI STT Teân nhoùm taøi kieäu – Noäi dung Ghi chuù 01 I/ Beân toå chöùc lieân doanh Tôø trình soá 250/TT-ÑC ngaøy 04/06/2003 cuûa sôû Ñòa Chính göûi UBNDTP veà vieäc xin söû duïng ñeå xaây döïng khu coâng nghieäp may maëc xuaát khaåu taïi P.11, Q6 Taøi lieäu truøng 02 Thö môøi hoïp soá 132/TM-ÑCNÑ veà vieäc môøi caùc cô quan ñeán tham döï cuoäc hoïp baøn thoáng nhaát vieäc chuyeån hôïp ñoàng thueâ ñaát vôùi Sôû Ñòa Chính – Nhaø Ñaát Taøi lieäu truøng 03 Quyeát ñònh soá 102/QÑ-UB ngaøy 23/04/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho OÂâng Traàn Minh Quaân Taøi lieäu truøng 04 Tôø trình soá 250/TT-ÑC ngaøy 04/06/2003 cuûa sôû Ñòa Chính göûi UBNDTP veà vieäc xin söû duïng ñeå xaây döïng khu coâng nghieäp may maëc xuaát khaåu taïi P.11, Q6 Taøi lieäu truøng 05 Quyeát ñònh soá 52/QÑ-UB ngaøy 9/04/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho Baø Traàn Thò Thoa taïi p.2, Q10 06 Luaän chöùng kinh teá kyõ thuaät veà vieäc xaây döïng xöôûng saûn xuaát mì aên lieàn taïi p.2, Q10 Taøi lieäu truøng 07 Tôø trình soá 250/TT-ÑC ngaøy 26/05/2003 cuûa sôû Ñòa Chính göûi UBNDTP veà vieäc xin söû duïng ñeå xaây döïng khu coâng nghieäp deät xuaát khaåu taïi P.5, Q6 Taøi lieäu truøng 07 Quyeát ñònh soá 23/QÑ-UB ngaøy 7/05/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho Baø Nguyeãn Ngoïc Höông taïi p.4, Q.6 Taøi lieäu truøng 08 Luaän chöùng kinh teá kyõ thuaät veà vieäc xaây döïng xöôûng saûn xuaát baùnh trung thu taïi p.7, Q10 Taøi lieäu truøng 09 Tôø trình soá 250/TT-ÑC ngaøy 04/06/2003 cuûa sôû Ñòa Chính göûi UBNDTP veà vieäc xin söû duïng ñeå xaây döïng khu coâng nghieäp may maëc xuaát khaåu taïi P.11, Q6 Taøi lieäu truøng 10 Quyeát ñònh soá 102/QÑ-UB ngaøy 23/04/2003 cuûa UBNDTP V/v caáp GCN QSHN cho Taï Quang Böûu taïi 224 Lyù Leâ Hoàng phoâng p.2, Q10 Taøi lieäu truøng MUÏC LUÏC LÔØI CAÛM ÔN LÔØI CAM ÑOAN NHAÄN XEÙT CUÛA GIAÙO VIEÂN HÖÔÙNG DAÃN NHAÄN XEÙT CUÛA ÑÔN VÒ THÖÏC TAÄP LÔØI NOÙI ÑAÀU PHAÀN I TRÌNH BAØY KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT VAØ BAÙO CAÙO TÌNH HÌNH COÂNG TAÙC LÖU TRÖÕ TAÏI TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT I MOÄT SOÁ NHAÄN XEÙT CHUNG: 1. Nhöõng thuaän lôïi vaø khoù khaên Thuaän lôïi Khoù khaên 2. TOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY VAØ CAÙN BOÄ LÖU TRÖÕ 2.1 Toå Chöùc Boä Maùy 2.2 Toå Chöùc Caùn Boä 3. CHÖÙC NAÊNG NHIEÄM VUÏ CUÛA TRUNG TAÂM VAØ CAÙC TOÅ CHÖÙC 3.1 Chöùc Naêng Nhieäm Vuï Cuûa Trung Taâm 3.2 Chöùc Naêng Nhieäm Vuï Cuûa Caùc Toå TOÅ CHÖÙC BIEÂN CHEÁ CAÙN BOÄ LÖU TRÖÕ 5. SÖÏ QUAN TAÂM CUÛA CÔ QUAN ÑOÁI VÔÙI COÂNG TAÙC LÖU TRÖÕ 5.1 Ñaàu tö veà caùn boä Ñaàutö veà cô sôû vaät chaát II.TÌNH HÌNH THÖÏC TEÁ COÂNG TAÙC LÖU TRÖÕ CUÛA TRUNG TAÂM 1.Coâng taùc thu thaäp 2. Coâng Taùc Chænh Lyù 3.Coâng Taùc Xaùc Ñònh Giaù Trò Taøi Lieäu 4. Coâng Taùc Thoáng Keâ 5.Coâng Taùc Baûo Quaûn Taøi Lieäu Löu Tröõ COÂNG TAÙC NGHIEÂN CÖÙU SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU 7. Nhaän Xeùt Öu Ñieåm vaø Toàn Taïi Cuûa Coâng Taùc Löu Tröõ. Nguyeân Nhaân vaø Bieän Phaùp Khaéc Phuïc. 1.Nhaän xeùt Öu ñieåm: Nhöôïc Ñieåm NGUYEÂN NHAÂN VAØ BIEÄN PHAÙP KHAÉC PHUÏC Phaàn II NOÄI DUNG NGHIEÄP VUÏ CHÆNH LYÙ TAØI LIEÄU ÑAÕ THÖÏC HIEÄN TRONG ÑÔÏT THÖÏC TAÄP I. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ Chuaån Bò Cô Sôû Vaät Chaát Baûng Lòch Söû Ñôn Vò Hình Thaønh Phoâng Vaø Lòch Söû Phoâng Phöông Aùn Heä Thoáng Hoaù Taøi Lieäu GIAI ÑOAÏN TRÖÏC TIEÁP THÖÏC HIEÄN Böôùc 1: Phaân Loaïi Taøi Lieäu Böôùc 2: Laäp Hoà Sô Bieân Muïc Beân Ngoaøi Bieân Muïc Beân Trong Böôùc 3: Saép Xeáp Heä Thoáng Hoaù Ñeå Thoáng Keâ Hoà Sô ¿ Saép Xeáp Heä Thoáng Hoaù Trong Töøng Quaän ¿ Ñaùnh Soá Thöù Töï Cho Hoà Sô ¿ Saép Xeáp Hoà Sô Vaøo Caëp ¿ Saép Xeáp Hoà Sô Leân Giaù Keä Sô Ñoà Giaù ¿ Toång Keát Chænh Lyù Böôùc 4: Laäp Coâng Cuï Tra Cöùu ¿ Saép Xeáp Vaø Hieäu Ñính Theû ¿ Saép Xeáp Theû PHAÀN III CAÙC PHUÏ LUÏC PHUÏ LUÏC SOÁ 01 BAÛN LÒCH SÖÛ ÑÔN VÒ HÌNH THAØNH PHOÂNG VAØ LÒCH SÖÛ PHOÂNG PHUÏ LUÏC SOÁ 02 PHÖÔNG AÙN HEÄ THOÁNG HOAÙ TAØI LIEÄU PHUÏ LUÏC 03 LAÄP COÂNG CUÏ TRA CÖÙU (MUÏC LUÏC HOÀ SÔ + THEÛ TRA TÌM ) BAÛNG CHÖÕ VIEÁT TAÉC PHAÀN THOÁNG KEÂ HOÀ SÔ BAÛN CHÆ DAÃN TÔØ KEÁT THUÙC MAÃU THEÛ PHUÏ LUÏC SOÁ 04 QUYEÁT ÑÒNH THAØNH LAÄP HOÄI ÑOÀNG XAÙC ÑÒNH GIAÙ TRÒ TAØI LIEÄU KEØM THEO BAÛN KEÂ KHAI TAØI LIEÄU TRUØNG THÖØA