Đề tài Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, quy mô sản xuất của công ty

n mục tiêu phát triển thị trường của mình . Bên cạnh đó cho dù trang thiết bị máy móc có tốt đến đâu chăng nữa mà lại thiếu công nhân lành nghề , trong sản xuất thiếu nguyên vật liệu thì cũng không đạt hiệu quả . Hiện nay , máy móc thiết bị của công ty rất lạc hậu (máy móc hầu hết do Ba Lan tài trợ từ những năm 1970) , lượng tiêu hao nguyên vật liệu rất lớn , tăng chi phí nhiên liệu , năng lực và nhân công năng suất quá thấp không đáp ứng được nhu cầu sản xuất và sự nhạy bén của thị trường , ảnh hưởng đến sản lượng tiêu thụ , giảm khả năng cạnh tranh . Hàng năm công ty cũng có đầu tư thêm trang thiết bị máy móc để sản xuất và phục vụ văn phòng nhưng không đáng kể . 3.2.Kế toán chi tiết tăng giảm tài sản cố định a. Kế toán chi tiết tăng tài sản cố định . Khi có một tài sản cố định mới đưa vào sử dụng thì công ty lập hội đồng bàn giao tài sản cốđịnh bao gồm cả đại diện bàn giao và nhận . Hội đồng bàn giao tài sản cố định có nhiệm vụ nghiệm thu và lập biên bản tài sản cố định . Biên bản giao nhận tài sản cốđịnh có thể lập chung hoặc riêng cho từng tài sản và được lập thành hai bản , bên giao giữ một bản , bên nhận giữ một bản . Biên bản giao nhận tài sản cố định được chuyển cho phòng kế toán để vào hồ sơ tài sản cố định . Hồ sơ tài sản cố định gồm : -Biên bản giao nhận tài sản cố định . -Bản sao các tài liệu kỹ thuật . -Các hoá đơn chứng từ . b.Kế toán chi tiết giảm tài sản cố định . Trường hợp thanh lý tài sản cố định phải căn cứ vào quyết định thanh lý tài sản cố định để lập biên bản thanh lý tài sản cố định . Ban thanh lý tổ chức việc thanh lý và lập biên bản thanh lý để tổng hợp chi phí thanh lý và giá trị thu hồi khi công việc thanh lý hoàn thành . Biên bản thanh lý tìa sản cố định được lập thành hai bản : một bản chuyển cho phòng kế toán , một bản chuyển cho bộ phận quản lý tài sản đó . Trường hợp nhượng bán : khi nhượng bán tài sản cố định kế toán lập hoá đơn nhượng bán tài sản cố định . Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận tài sản cố định , khi kiểm kê phải lập báo cáo kiểm kê tài sản cố định . 3.3.Phương pháp tính khấu hao . Khấu hao tài sản cố định là biểu hiện bằng tiền phần gía trị hao mòn của tài sản cố định và chúng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh . Công ty khoá Minh Khai áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính mức khấu hao hàng năm cho tài sản cố định . Mức trích khấu hao = Nguyên giá tài sản cố định trung bình hàng năm Thời gian sử dụng hoặc = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao bình quân năm 3.4.Chứng từ sử dụng : - Biên bản giao nhận tài sản cố định . - Thẻ tài sản cố định . - Biên bản thanh lý tài sản cố định . - Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành . - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định . Các sổ kế toán chi tiết tài sản cố định . -Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định . -Sổ tài sản cố định . 3.5.Trình tự ghi sổ Báo cáo tài chính Biên bản bàn giao TSCĐ , biên bản nhượng bán , thanh lý TSCĐ Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK211,214 Sổ CáI TK211,214 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tổng hợp tặng giảm TSCĐ Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như biên bản bàn giao TSCĐ , biên bản nhượng bán TSCĐ kế toán công ty ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung , sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái TK211, 214 . Cuối tháng cộng sổ tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp . Đối với sổ , thẻ kế toán chi tiết sau khi ghi sổ nhật ký , phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan , cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán và căn cứ vào sổ hoặc thẻ lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản  Tổng hợp tăng tài sản cố định năm 2005 Đơn vị : VNĐ NT Diễn giải NG T.gian sử dụng KH 1 năm KH tháng KH 2005 Nguồn vốn Máy móc thiết bị 24.761.905 7 3.537.415 294.785 2.653.065 20/4 Máy dập 24.761.905 7 3.537.415 294.785 2.653.065 Vô hình 400.000.000 12/5 Tăng thương hiệu COMA 400.000.000 Tổng cộng 424.761.905 Tổng hợp giảm TSCĐ năm 2005 Đơn vị : VNĐ Số TT Diễn giải NT Nguyên giá LK khấu hao GTCL I Máy móc thiết bị 260.569.639 249.760.518 10.809.121 Máy nén khí WE-52 6/2005 13.431.331 13.431.331 0 Máy nén khí WE-52 6/2005 13.591.914 13.591.914 0 Máy biến áp 400V-450KVA 6/2005 28.682.673 28.682.673 0 Máy biến áp 6/2005 29.024.133 29.024.133 0 Máy búa 160KG 6/2005 24.000.000 24.000.000 0 Máy hàn tự phát DG321-13 6/2005 18.308.588 12.565.752 5.742.863 Hệ thống hút bụi gang 6/2005 39.150.000 39.150.000 0 Máy cưa cần 6/2005 12.670.000 10.923.350 1.746.650 Máy cắt tôn NG-5 6/2005 26.819.498 23.499.863 3.319.635 Máy ép ma sát PC100TA 6/2005 20.626.218 20.626.218 0 Máy đúc áp lực 6/2005 34.265.284 34.265.284 0 II. Thiết bị văn phòng 21.268.357 21.268.357 0 1. Đầu VIDEO+TIVI JVC 6/2005 11.268.357 11.268.357 0 2. Máy điều hoà nhiệt độ 6/2005 10.000.000 10.000.000 0 Tổng cộng 281.837.996 281.837.996 10.809.121 4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước , công ty được chuyển giao quyền tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với sự sống còn của công ty . Ban lãnh đạo công ty xác định nhiệm vụ quan trọng nhất là chiến lược về nhân sự . Trải qua gần 30 năm hoạt động sản xuất kinh doanh , lãnh đạo công ty đã nhận thấy được tầm quan trọng của vai trò quản lý , nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay . Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ có trình độ , năng lực có thể đảm nhận công việc và thực hiện có hiệu quả . Kế hoạch lao động tiền lương là bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh . Nội dung của kế hoạch kinh doanh và tiền lương là việc xác định các chỉ tiêu : Trình tự ghi sổ : Bảng chầm công , bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK334,338 Sổ CáI TK334,338 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Bảng phân bổ tiền lương Bảng tổng hợp thanh toán lương Báo cáo tài chính  Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chấm công , bảng thanh toán tiền lương , bảng thanh toán BHXH công ty ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian , sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi sổ Cái TK334,338. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp .Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì , sau khi ghi sổ nhật ký , phải căn cứ vào chứng từ thu , chi , giếy báo nợ , giấy báo có ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TK334,338 cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ ké toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản . Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu , bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác . 1.1-Số lượng lao động toàn công ty và chất lượng lao động : Tính đến thời điểm hiện nay tổng số lượng cán bộ công nhân viên là 285 người -Trực tiếp tham gia sản xuất là 188 người , chiếm 66% -Tham gia gián tiếp vào sản xuất là 97 người , chiếm 34% -Tổng số cán bộ quản lý :22 người chiếm 7,2% *Chất lượng lao động Trong đó : -Trình độ Bộ phận gián tiếp +Trình độ đại học và trên đại học : 43 người +Trình độ trung cấp : 27 người +Trình độ chính trị sơ cấp và trung cấp là 54 người +Trình độ lý luận chính trị cao cấp : 3 người . -Trình độ bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất +Trình độ tay nghề công nhân sản xuất Bậc thợ 1 2 3 4 5 6 7 Số công nhân (người) 35 27 40 30 30 21 5 Tỷ lệ % 18,62 14,36 21,27 15,96 15,96 11,17 2,66 Qua bảng trên cho ta thấy công ty cần chú trọng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân sản xuất . Thợ bậc 6, 7 nhất là thợ bậc 7 còn quá ít . Cần mở các lớp bồi dưỡng , thi nâng bậc thợ để giảm số lương công nhân tay nghề thợ bậc 1,2,3 . Chú trọng đào tạo tay nghề công nhân để nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh . 1.2- Sử dụng thời gian lao động . Chế độ lao động và thời gian lao động công ty vẫn thực hiện nghỉ ngày chủ nhật trong tuần , chưa thực hiện nghỉ 2 ngày thứ 7 và chủ nhật của chủ trương chính phủ quy định từ ngày 1/1/2000 . Thời gian lao động áp dụng dưới hai hình thức : +Làm theo giờ hành chính : gồm các phòng ban và một số công nhân trực tiếp sản xuất 8h/ngày theo giờ hành chính , bắt đầu ngày làm việc : 7h30 đến 12h , sau nghỉ trưa và tiếp tục từ 1h -16h30 . +Làm việc theo ca : làm việc ngày 8 tiếng và sản xuất theo ca Ca 1 : bắt đầu từ 6h đến 14h30 nghỉ giữa ca 45 phút Ca 2 : bắt đầu từ 14h30 đến 23h nghỉ giữa ca 45 phút Công nhân nếu là thêm giờ vào các ngày nghỉ và ngày lễ tết thì được hưởng 200%lương , còn làm thêm giờ vào các ngày khác thì hưởng 150% lương . Thời gian làm thêm giờ thực hiện theo luật lao động . Lịch làm việc theo kế hoạch của một tháng : 26 ngày Nghỉ lễ , chủ nhật : 8 ngày (nếu ngày lễ tết trùng với ngày chủ nhật được nghỉ bù ngày sau) Nghỉ chế độ (nghỉ phép) : 12 ngày phép /năm Nghỉ thai sản : 4 tháng Tổng thời gian hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty xác định như sau : TG = ( LĐ x 8h) x 305 - TNG 1.5-Hình thức trả lương của công ty khoá Minh Khai : * Hình thức trả lương thời gian : đối tượng được trả lương theo thời gian ở công ty đó là đội ngũ quản lý và các phòng ban , phân xưởng không trực tiếp làm ra sản phẩm như văn thư , bảo vệ , nhân viên y tế , kho . Tiền lương trả cho người lao động hưởng lương thời gian được xác định Lương cơ bản Tiền lương thời gian = x số ngày làm việc thực tế 26 ngày Lương cơ bản = lương cấp bậc + phụ cấp (nếu có ) Lương cấp bậc = mức lương tối thiểu x hệ số lương Mức lương tối thiểu do nhà nước quy định công ty áp dụng hiện nay là 350.000đ/tháng . Phụ cấp chức vụ được tính như sau : Doanh nghiệp hạng II Chức vụ Hệ số Chủ tịch công đoàn 0,4 Trưởng phòng , tương đương 0,3 Phó phòng tương đương 0,2 Tổ trưởng trách nhiệm 0,1 Công ty khoá Minh Khai quy định về trả lương đối với cán bộ công nhân viên đi học như sau : -Đối với cán bộ quản lý được cử đi học được hưởng 100% lương nếu là học ở trong nước , không được hưởng lương nếu đã được nước ngoài đài thọ . -Đối với công nhân viên đi học tập trung do nhu cầu của cá nhân thì không được hưởng lương và chấm công . -Đối với công nhân viên đi học ngắn hạn từ 10 ngày trở xuống so công ty cử đi học được hưởng nguyên lương 100% tất cả các hình thức nghỉ do cử đi học , nghỉ chế độ (thai sản , bảo hiểm ) nghỉ đi học do nhu cầu của cá nhân nếu từ 3 tháng trở lên đều không được xét bình bầu tiên tiến , lao động giỏi , chiến sĩ thi đua . * Hình thức trả lương sản phẩm : áp dụng cho các tổ , phân xưởng được tính cho số lương sản phẩm đã sản xuất ra nhập kho . áp dụng cho các tổ , phân xưởng trực tiếp sản xuất được tính cho số lương sản phẩm đã sản xuất ra nhập kho . Công thức xác định : Lsp = ĐGi x Qi Lương sản phẩm = đơn giá tiền lương x sản phẩm thực tế làm ra Lương của công nhân trực tiếp sản xuất có thể được hưởng thêm cả lương thời gian . Bởi vì mỗi tuần một công nhân phải bỏ ra 2h để vệ sinh máy móc . Ngoài mức lương sản phẩm còn được hưởng lương thời gian và lương khoán . Cách trả lương tập thể : Đến kỳ trả lương cho người lao động , kế toán tiền lương tập hợp chứng từ gốc về tiền lương để lập bảng thanh toán lương . Trình tự như sau: Kế toán tính cho một phân xưởng , căn cứ vào bảng chấm công việc hoàn thành của từng công nhân . 5. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm : Trình tự ghi sổ Phiếu nhập , phiếu xuất , bảng thanh toán tiền lương Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK621,622 ,627 Sổ CáI TK621.622,623,627 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra Giá thành là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ 1 khối lượng sản phẩm nhất định . Công tác tính giá thành của công ty khoá Minh Khai được giao cho bộ máy kế toán . Công tác kế toán được chia ra từng bộ phận trong đó mỗi kế toán viên đảm nhận một bộ phận , kế toán viên này tập hợp chi phí sản phẩm trong kỳ và tính giá thành cho từng loại sản phẩm , theo dõi tình hình nhập , xuất , tồn kho thành phẩm , tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ với khách hàng . Hàng tháng kế toán tập hợp chi phí phát sinh và đưa vào tài khoản tương ứng 621 (CPNVLTT) , 622 (CPNCTT) , 627 (CPSXC) và kết chuyển về tài khoản 154 (CPSXKDD) để tính giá thành sản phẩm (giá công xưởng) và tài khoản 641 , 642 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ (giá thành toàn bộ) . Do công ty chuyên sản xuất các loại khoá và các sản phẩm chuyên phục vụ cho ngành xây dựng nên đòi hỏi phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu khác nhau do đó kế toán không thực hiện phân bổ chi phí cho từng loại sản phẩm được mà căn cứ vào phiếu xuất vật liệu cho sản xuất . Biện pháp thực hiện tính giá thành của công ty khoá Minh Khai tính theo phân loại chi phí theo khoản mục giá thành . Sau đây là bảng tập hợp chi phí và tính giá thành toàn bộ sản lượng năm 2004 Yếu tố chi phí Thành tiền 1.Chi phí nguyên vật liệu , CCDC -Nguyên vật liệu -Công cụ dụng cụ 2.Chi phí nhân công -Chi tiền lương cán bộ công nhân viên -BHXH , BHYT , KPCĐ -Chi tiền thuê nhân công 3.Chi phí khấu hao TSCĐ 4.Chi phí dịch vụ mua ngoài 5.Chi phí bằng tiền 11.245.596.430 11.046.445.430 199.149.996 2.913.181.768 2.591.086.734 320.262.034 1.833.000 371.749.222,3 480.324.303,3 947.885.058,3 Tổng cộng 15.958.736.782 Bảng tính giá thành sản phẩm khoá Minh Khai (MK 10E3) Yếu tố giá thành Đơn vị tính Thành tiền Chi phí NVL 4.904 1.Vật tư chính 4.170 -Thân khoá 1 cái 1.600 Lõi 1 cái 630 Lưỡi gà 2 cái 700 Lò xo lưỡi gà 1 cái 20 Quai 1 cái 800 Chìa 3 cái 400 Lò xo bi , bi chốt , rút che vòng đen chìa 2.Vật tư phụ 734 Hộp nhựa MK 10 1 cái 550 Hộp các tông 1 cái/100C 29 Xăng , sơn 15 Vật tư cho mạ 100 Tem chống hàng giả 40 3.Các chi phí khác 50% doanh thu Chi phí tiền lương 20% Chi phí bảo hiểm công đoàn 4% Chi phí cấp trên 0,5% Chi phí quản lý 5% Khấu hao 4% Lãi vay 3% Hợp đồng và quảng cáo 10% Hao hụt 3,5% 4.Thuế VAT 10% doanh thu bán lẻ Giá bán lẻ 1 12.700 Kế toán bán hàng , xác định kết quả kinh doanh : Hoá đơn bán hàng , hoá đơn thuế GTGT , phiếu thu , phiếu chi , … Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết TK511,811,711 Sổ CáI TK511,811,711,632 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra Tình hình tiêu thụ chủ yếu của công ty hiện nay là khoá các loại , ke các loại và Crêmôn các loại . Trước đây trong thời kỳ bao cấp công ty không bao giờ phải tính đến chuyện tìm thị trường để tiêu thụ . Nhưng ngay sau khi Nhà nước chuyển đổi cơ chế thị trường , công ty đã nỗ lực không ngừng trong việc giữ mối quan hệ với các bạn hàng cũ và tìm kiếm thêm bạn hàng mới . Công ty áp dụng hình thức quảng cáo trên các phương tiện Đài phát thanh truyền hình , báo chí và tham gia các hội chợ triển lãm . Mở rộng quan hệ công chúng Bán hàng trực tiếp thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty và bán hàng tại hội trợ triển lãm . II.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai 1.Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty khoá Minh Khai . Là đơn vị sản xuất các loại cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các nghành khác như các loại thép cây , thép tấm với khối lượng lớn và chủng loại nhiều . Tổng số danh điểm vật liệu của Công ty trên 1.000 loại . Do đặc điểm sản phẩm của Công ty các chi phí vật liệu , CCDC chiếm 70%-75% vì vậy chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về vật liệu , CCDC cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm . Mặt khác , vật liệu được dùng có loại rất hiếm , nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại như thép lá của Nga , hợp kim , bi , các chi tiết khoá (14F-No1, 14F-No2, …) có loại khó bảo quản , dễ hỏng như hoá chất , sơn , có loại dễ han gỉ như bulông , ốc vít . Do vậy việc quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu , CCDC trong quá trình sản xuất đóng một vai trò quan trọng . 2.Phân loại nguyên vật liệu , CCDC ở công ty khoá Minh Khai . Thực tế công ty khoá Minh Khai đã tiến hành phân loại NVL theo nội dung kinh tế , công dụng của từng thứ , nhiệm vụ lớn đối với quá trình sản xuất sản phẩm và yêu cầu quản trị doanh nghiệp . Cụ thể NVL được chia thành các loại sau : - NVL chính : là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất , là cơ sở vật chất chủ yếu tham gia cấu tạo thực thể sản phẩm gồm có: thép các loại , nhôm , đồng , thân khoá , lõi khoá , bi … - Vật liệu phụ : là đối tượng lao động nhưng không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có chức năng hoàn chỉnh sản phẩm làm cho sản phẩm bền đẹp hơn , gồm có : dầu AC10 ,dầu pha sơn , dây may so , giẻ lau , sơn các loại , … - Nhiên liệu : có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất , gồm có : xăng A83 , dầu Mazut , than củi , củi đốt , than đá … - Vật liệu khác : là các loại bao bì như hộp giấy , hộp nhựa … Đối với công cụ , dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh , và cũng hao mòn về mặt giá trị Theo cách phân bổ vào chi phí thì công cụ , dụng cụ bao gồm : +Loại phân bổ 1 lần +Loại phân bổ nhiều lần Loại phân bổ 1 lần là những công cụ , dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và có giá trị nhỏ . Loại phân bổ nhiều lần thường là những công cụ , dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn . Theo nội dung công cụ , dụng cụ bao gồm : +Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói sản phẩm trong quá trình đóng gói và vận chuyển hàng hoá đi bán … +Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất +Quần áo bảo hộ lao động +Công cụ dụng cụ khác Theo mục đích và nơi sử dụng công cụ , dụng cụ bao gồm : +Công cụ dụng cụ dùng cho SXKD +Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý +Công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng 3.Đánh giá nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho a.Đánh giá nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho ở công ty khoá Minh Khai NVL được nhập kho theo các nguồn sau : *Nhập kho NVL , CCDC do mua ngoài -Vật liệu , CCDC mua theo hoá đơn GTGT thì giá mua được ghi là giá chưa có thuế cộng các chi phí vận chuyển nếu có . Nếu bên cung cấp bao thầu vận chuyển thì trong giá mua đã bao gồm chi phí vận chuyển . Khi đó giá mua thực tế của vật tư nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn GTGT ( chưa bao gồm thuế GTGT ) . Ví dụ : Theo Hoá đơn GTGT số 0042736 ngày 15 tháng 05 năm 2006 Trị giá thực tế của thép lá cán nguội 0,6 ly 4.596 x 9.904 = 45.518.784 Trong đó : Số lượng :4.596 Kg Đơn giá thực tế : 9.904 đ/kg -Vật liệu mua theo Hoá đơn thông thường thì giá mua được ghi là giá thanh toán cộng các chi phí vận chuyển nếu có . *Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến Trị giá NVL nhập kho = Trị giá thực tế vật liệu + Chi phí tự gia công chế biến xuất kho gia công gia công Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 335 ngày 20/05/2006 , xuất cho tổ điện 150 kg đồng cây để tiện lõi khoá MK 10S , đơn giá hạch toán 28.000 đ/kg . trị giá hạch toán NVL xuất kho cho gia công : 4.200.000 x 0,994 = 4.174.800đ Theo phiếu chi 120 , chi phí gia công : 400.000đ trị giá thực tế số lõi khoá MK 10S đã tiện nhập kho = 4.174.800 + 400.000 = 4.574.800đ Đơn giá thực tế mỗi lõi khoá MK 10S nhập kho : 1.588 đ/lõi (nhập kho 2.875 lõi) *Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến Trị giá NVL nhập Trị giá thực tế NVL Chi phí Chi phí kho do thuê ngoài = xuất kho thuê ngoài + thuê ngoài + vận gia công gia công gia công chuyển Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 330 ngày 15/05/2006 . Xuất kho cho HTX độc lập 400 kg nhôm để gia công tay nắm 14E . Đơn giá hạch toán 20.000 đ/kg . Chi phí thuê ngoài gia công là 1.000.000đ . Chi phí vận chuyển trên Phiếu chi số 86 là 150.000 đ Trị giá hạch toán NVL xuất kho thuê ngoài gia công : 400 x 20.000 = 8.000.000 đ Hệ số giá : 0,994 Trị giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công : 8.000.000 x 0,994 = 7.952.000 đ Trị giá thực tế NVL nhập kho thuê gia công : 7.952.000 + 1.000.000 + 150.000 = 9.102.000 đ b.Đánh giá NVL , CCDC xuất kho : Công ty khoá Minh Khai đánh giá NVL , CCDC xuất kho theo giá hạch toán Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 609 ngày 18/05/2006 xuất kho thép lá 0,6 ly cho tổ dập . Số lượng xuất kho 4.596 ly . Đơn giá hạch toán 9.904 đ/kg . Trị giá hạch toán của thép lá xuất kho là : 4.596 x 9.904 = 45.518.784 Hệ số giá của NVL chính được tính vào cuối tháng căn cứ vào số liệu của bảng kê số 3 : 3.204.707.855 H = = 0,994 3.223.906.536 Trị giá thực tế của thép lá 0,6 ly xuất kho : 45.518.784 x 0,994 = 45.245.671 Như vậy , công tác kế toán NVL ở công ty khoá Minh Khai sử dụng hai loại giá là giá thực tế và giá hạch toán . Trong đó , giá hạch toán được sử dụng để phản ánh hàng ngày tình hình nhập , xuất , tồn kho NVL , còn giá thực tế dùng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp . Việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế đã giúp công ty có điều kiện thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu một cách thường xuyên , đảm bảo bớt được khối lượng tính toán khi xác định giá thực tế NVL xuất kho . Hàng ngày kế toán nhập kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng về mang lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn , đối chiếu các chỉ tiêu , chủng loại , quy cách vật liệu , số lượng , khối lượng , phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế . Sau khi kiểm tra , nếu hợp lý thì cho nhập kho số vật liệu đó , khi nhập kho , thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại , số lượng ghi trên hoá đơn , cho tiến hành nhập kho và ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho . 4.Quy trình luân chuyển chứng từ về NVL , CCDC thực tế tại công ty khoá Minh Khai *Nhập kho NVL : -Trường hợp nhập kho do mua ngoài : Khi vật được giao đến , căn cứ vào Hoá đơn GTGT , Hoá đơn bán hàng thông thường hoặc giấy đề nghị duyệt mua (trong trường hợp chưa có hoá đơn) , cán bộ ở phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng , chất lượng quy cách của từng thứ vật tư rồi viết phiếu kiểm tra KCS . Nếu giá trị vật tư mua về lớn hơn 5.000.000 đ (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư đưa cho cán bộ cung tiêu . Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS) . Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng vật liệu thực nhập , số vật liệu theo chứng từ (Hoá đơn GTGT , Giấy đề nghị duyệt mua , …) , đơn giá hạch toán của từng thứ NVL . Ngoài ra , trên phiếu nhập vật tư phải có chữ ký của thủ kho , đại diện phòng kế hoạch vật tư và bên giao hạng . Phiếu nhập vật tư được lập thành 3 liên , có đầy đủ các chữ ký trên , trong đó : -Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch vật tư . -Liên 2 : Thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho , cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư . -Liên 3 : Giao cho kế toán kèm theo hoá đơn GTGT , biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trường hợp mua vật tư thanh toán ngay . Trường hợp nhập kho nhưng thanh toán chậm thì Phiếu nhập kho , hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư , sau khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này . -Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn tự gia công chế biến : khi vật liệu được giao đến , cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng , chất lượng , và quy cách vật liệu rồi viết phiếu KCS . Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập (trên KCS) . -Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến : Khi vật liệu được giao đến , căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ , Hoá đơn GTGT do bên gia công viết , cán bộ KCS kiểm tra về số lượng , chất lượng , quy cách vật liệu rồi viết Phiếu kiểm tra KCS . Sau đó , cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS) . *Xuất kho NVL , CCDC : Các tổ trưởng sản xuất tại các phân xưởng sau khi xác định số NVL cần thiết sử dụng , gửi sổ yêu cầu cung cấp vật tư lên phòng kế hoạch vật tư . Cán bộ cung ứng vật tư xem xét yêu cầu và viết phiếu xuất kho theo số lượng yêu cầu đó . Phiếu xuất kho phải được lập thành 3 liên : +Liên 1 : Phòng kế hoạch vật tư giữ . +Liên 2 : Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết , cuối tháng chuyển cho kế toán NVL . +Liên 3 : Giao cho người vận chuyển vật tư chuyển về bộ phận sử dụng . 5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai. 5.1.Các loại chứng từ được sử dụng cho kế toán nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai . - Các chứng từ bắt buộc gồm : + Phiếu nhập kho vật tư . + Phiếu xuất kho vật tư . + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ . + Biên bản kiểm kê vật tư + Hoá đơn + Hoá đơn cước vận chuyển . Đối với các chứng từ này đòi hỏi phải lập kịp thời , đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu , nội dung , phương pháp lập , người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh . - Các chứng từ hướng dẫn : + Biên bản kiểm nghiệm + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ . +Giấy đề nghị duyệt mua . Mọi chứng từc đều phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định . 5.2. Phương pháp hạch toán chi tiết : Hiện tại , Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ số dư . Điều này là hoàn toàn phù hợp với tình hình cụ thể của công ty : có chủng loại vật tư nhiều , tình hình nhập xuất diễn ra thưỡng xuyên , công ty đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán , trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán vững vàng . ở kho : +Hàng ngày , căn cứ vào Phiếu nhập kho , Phiếu xuất kho , thủ kho ghi số lượng thực nhập , thực xuất vào thẻ kho . Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư , mỗi chứng từ được ghi vào thẻ một dòng . Đến cuối ngày thủ kho tính số tồn của từng vật tư . +Cuối tháng căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng vật tư ghi vào sổ số dư . ở phòng kế toán : +Cứ mỗi tháng một lần , kế toán vật tư xuống kho nhận Phiếu nhập kho , Phiếu xuất kho và tiền hành định khoản . +Từ các Phiếu nhập kho kế toán vật tư ghi vào bảng kê nhập vật tư cho đối tượng sử dụng , bảng này được mở riêng cho từng nguồn nguyên vật liệu nhập kho (ghi có TK111 , 112 , 331 , …) . Bảng kê nhập có kết cấu nhiều cột tương ứng với mỗi loại vật liệu nhập ( 1521 , 1522 , 1523 , 1524 , 1528 ) , mỗi dòng tương ứng với một phiếu nhập . Trị giá nguyên vật liệu được ghi trên bảng kê nhập được tính dựa trên số lượng và đơn giá hạch toán trên Phiếu nhập +Từ các Phiếu xuất kho , kế toán vật tư sẽ ghi vào bảng kê xuất vật tư theo đối tượng sử dụng , bảng kê được mở riêng cho từng loại vật liệu ( 1521 , 1522 , 1523 , 1524 , 1528 ) , bảng được chia thành nhiều cột , mỗi cột tương ứng với một đối tượng sử dụng (từng loại sản phẩm , … ) , mỗi dòng tương ứng với một phiếu xuất . Để theo dõi việc xuất dùng nguyên vật liệu , công ty sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu . Cuối tháng kế toán kiểm tra thủ kho có ghi chép , tính toán đúng khối lượng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không , nếu khớp kế toán ký xác nhận và ghi vào cột giá trị trên sổ số dư . Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật tư Bảng kê nhập vật tư Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng tháng 6.Kế toán tổng hợp nhập , xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai . Thực tế ở công ty khoá Minh Khai tổ chức kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên , nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế . *Các tài khoản sử dụng : TK152 , TK111 , TK112 , TK113 , TK141 , TK154 ,TK331 … Trong đó : -TK 152 được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 tương ứng với cách phân loại NVL ở công ty . -TK 331 được mở thành các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán . *Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại công ty : Căn cứ để ghi tăng NVL , CCDC nhập kho là Phiếu nhập kho , biên bản kiểm tra vật tư , hoá đơn , và các chứng từ khác có liên quan đến việc thu mua . -Nhập NVL mua ngoài thanh toán chậm +Nếu bên bán vận chuyển đến tận kho Công ty (chi phí vận chuyển đã cộng vào giá bán ghi trên hoá đơn GTGT) , căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn GTGT kế toán ghi : Nợ TK 152 , 153 -(Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133-(Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331-Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán) Khi thanh toán kế toán ghi : Nợ TK 331-Phải trả cho người bán Có TK 111, 112 , 311 , … +Nếu phát sinh chi phí do công ty phải tự vận chuyển NVL , CCDC , căn cứ vào phiếu chi và giấy biên nhận , kế toán hạch toán : Nợ TK 152 , 153-(Chi phí vận chuyển) Nợ TK 133-(Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111-(Số tiền phải trả) Các bút toán này được kế toán thực hiện vào cuối tháng trong phần mềm kế toán máy . Từ màn hình đăng nhập của phần mềm kế toán Acpro , kế toán ghi đầy đủ “người sử dụng” , “mật khẩu” và nhấn vào nút “chấp nhận” . ở công ty khoá Minh Khai , tất cả các nhân viên kế toán sử dụng cùng một tên “người sử dụng” và “mật khẩu” sau đó chương trình sẽ cho phép người sử dụng làm việc với phần mềm . Để nhập số liệu : từ “chứng từ kế toán” ơ ô “loại chứng từ” chọn “Phiếu khác” , nhấn vào “Thêm” . Sau đó kế toán ghi đầy đủ vào các ô “Số chứng từ” , “Ngày chứng từ” , “Diễn giải” theo nội dung thể hiện trên Hoá đơn và Phiếu nhập kho . Nếu doanh nghiệp phải chi tiền mặt cho chi phí vận chuyển thì ở cột “TK nợ” ghi 152 , 153 vào hai dòng , một dòng tương ứng với trị giá NVL , CCDC nhập kho được ghi trên Hoá đơn ở cột “Số tiền” , một dòng ứng với số tiền doanh nghiệp đã chi ra được ghi trên Phiếu chi ở cột “Số tiền” . Cột “Chi tiết” bên cạnh cột “TK nợ” , kế toán ghi “1” nếu vật liệu mua vào để phục vụ cho việc sản xuất của công ty . Thuế suất thuế GTGT được thể hiện vào cột VAT sau đó chương trình sẽ hiện lên giao diện để kế toán nhập các dữ liệu chi tiết cho Hoá đơn GTGT , nhập xong nhấn vào nút “Chấp nhận” . Sau đó , chương trình sẽ tự tính “Tổng cộng” . Cột “TK có” kế toán ghi 331 tương ứng với trị giá NVL , CCDC ghi trên Hoá đơn cột “Số tiền” , ghi 111 tương ứng với số tiền đã chi ra ở trên Phiếu chi ở cột “Số tiền” . Cột “Chi tiết” bên cạnh cột “TK có” , kế toán ghi mã chi tiết của đơn vị bán hàng , cuối cùng nhấn “Chấp nhận” . Chương trình sẽ cho phép xem và in ra bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào , sổ chi tiết Phải trả cho người bán , sổ cái TK 152 , 153… Ngoài ra , kế toán nguyên vật liệu , CCDC ở công ty khoá Minh Khai còn phải ghi thủ công vào Nhật ký chứng từ số 5 . Nhật ký chứng từ số 5 : Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và tình hình công nợ với nhà cung cấp vật tư , hàng hoá , lao vụ , dịch vụ cho doanh nghiệp . Cách ghi : căn cứ vào số dư đầu tháng , cộng số phát sinh trong tháng , số dư cuối tháng của sổ chi tiết thanh toán TK 331 để ghi tương ứng với các cột số dư đầu kỳ , số phát sinh trong kỳ , số dư cuối kỳ ở nhật ký chứng từ số 5 . Mỗi dòng trên nhật ký chứng từ tương ứng với một đối tượng mở sổ chi tiết tài khoản 331 Nhật ký chứng từ số 5 được dùng để đối chiếu với “Bảng tổng hợp chi tiết TK 331” . Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT số 0056895 ngày 17/05/2006 , mua thép lá cán nguội 1.4 ly của công ty TNHH TM&VT công nghiệp , số lượng 5658 kg , đơn giá 10.476,19 . Cộng tiền hàng là 59.274.283 , thuế suất GTGT là 5% bằng 2.963.714 Tổng cộng số tiền thanh toán là 62.237.997 Công ty không phải trả tiền vận chuyển . Căn cứ vào hoá đơn , phiếu nhập kho số 31 ngày 17/01/2006 và biên bản kiểm tra vật tư , kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản Nợ TK 1521 : 59.274.283 Nợ TK 1331 : 2.963.714 Có TK 331 (Chi tiết công ty TNHH TM & VT CN) : 62.237.997 -NVL , CCDC mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT số 0025434 ngày 12/01/2006 mua vật tư của Công ty TNHH An Hoà , căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật tư , Phiếu nhập kho số 26 ngày 12/01/2006 , kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 40.500.000 Nợ TK 1331 : 2.025.000 Có TK 1111 : 42.525.000 -NVL , CCDC mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng Quá trình nhập liệu hoàn toàn tương tự như trên . Ngoài ra , kế toán ở công ty khoá Minh Khai còn thủ công ghi vào Nhật ký chứng từ số 2 -NVL , CCDC mua ngoài bằng tiền tạm ứng . Khi có nhu cầu tạm ứng , cán bộ phòng kế hoạch vật tư sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng . Căn cứ vào giấy tạm ứng đã được duyệt và phiếu chi kế toán ghi : Nợ TK 141-Số tiền được duyệt tạm ứng Có TK 111-Số tiền được duyệt tạm ứng . Quá trình nhập liệu hoàn toàn tương tự như trên . Sau khi vật tư đã về kho , căn cứ vào Phiếu nhập kho , Hoá đơn của người bán , người tạm ứng lập phiếu thanh toán tiền tạm ứng . Kế toán kiểm tra lại Phiếu nhập kho , Hoá đơn , Phiếu thanh toán tạm ứng để làm căn cứ ghi sổ kế toán . Nếu số tiền xin tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi ra , nay trả lại cho công ty , ghi : Nợ TK 152 , 153 -Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 1331-Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 111-Số tiền thừa nộp lại ghi trên phiếu thu Có TK 141-Số tiền đã tạm ứng . Nếu số tiền xin tạm ứng nhỏ hơn số tiền đã chi ra , nay trả lại cho công ty ghi : Nợ TK 152 , 153 -Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 1331-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141-Số tiền đã xin tạm ứng Có TK 111-Số tiền thiếu nay trả thêm được ghi vào phiếu thu Sau đó kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán tương tự như những phần trên . -Một số trường hợp khác của quá trình nhập NVL , CCDC +Trường hợp NVL , CCDC đã về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn về trong tháng , kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán tương tự như những phần trên theo giá tạm tính . Nợ TK 152 , 153 : Trị giá tạm tính của NVL nhập kho Có TK 331 : Trị giá tạm tính của NVL nhập kho Khi nhận được hoá đơn : Kế toán tiến hành xoá bút toán tạm nhập ở trên như sau : Từ “Chứng từ” vào “Chứng từ kế toán” , rồi dùng công cụ tìm “Tháng” và “Tài khoản” tìm “Số chứng từ” và “Ngày lập chứng từ” , cuối cùng ấn vào nút “xoá” . Sau đó tiến hành nhập liệu căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho như bình thường . +Trường hợp kế toán đã nhận được hoá đơn nhưng vật liệu , CCDC chưa về nhập kho , kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào hồ sơ hàng đang đi đường . Trong tháng khi NVL , CCDC đã về nhập kho , khi có Phiếu nhập kho , kế toán nhập số liệu như bình thường như trên . Nếu cuối tháng NVL , CCDC vẫn chưa về nhập kho , chưa có phiếu nhập kho thì kế toán nhập số liệu theo định khoản : Nợ TK 151 : Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 (112 ,331 ) : Tổng số tiền thanh toán Sang tháng khi NVL đã về nhập kho , kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho , Hoá đơn tháng trước ghi : Nợ TK 152 , 153 : Trị giá NVL nhập kho Có TK 151 : Trị giá NVL nhập kho Ví dụ : Ngày 19/05/2006 kế toán nhận được Hoá đơn GTGT số 001627 của công ty Totalgaz về việc mua bình ga 45 Kg .Cộng tiền hàng là : 860.000 . Thuế GTGT (10%) 86.000 . Tổng cộng tiền thanh toán : 946.000 . Nhưng ga chưa về nhập kho , kế toán chưa nhận được Phiếu nhập kho , căn cứ vào hoá đơn , phiếu chi , kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo định khoản : Nợ TK 1513 : 860.000 Nợ TK 1331 : 86.000 Có Tk 111 : 946.000 Sang tháng 2 khi ga về nhập kho , căn cứ vào phiéu nhập kho số 35 , hoá đơn , kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo định khoản : Nợ TK 1523 : 946.000 Có TK 1513 : 946.000 Khi đó dữ liệu sẽ được chuyển vào TK 1523 . Chương trình sẽ cho phép xem và in ra “Sổ chi tiết tài khoản 1523” . *Kế toán tổng hợp giảm NVL , CCDC tại công ty : Tại công ty khoá Minh Khai , vật liệu , CCDC xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất , quản lý chung và công việc bán hàng . Đối tượng tập hợp chi phí là các loại sản phẩm . Hàng ngày , kế toán phản ánh trị giá NVL xuất kho theo giá hạch toán , đến cuối tháng trên cơ sở tính hệ số giá đối với từng loại vật liệu (được xác định theo bảng kê số 3) mà tính ra trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong tháng . -Xuất NVL , CCDC cho sản xuất sản phẩm Cuối tháng kế toán sẽ nhập số liệu theo định khoản : Nợ TK 621 : Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế Có TK 152 , 153 : Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 355 ngày 25/05/2006 , xuất 540 kg thép lá cán nguội 1.4 ly cho tổ rèn . Lượng thép xuất thuộc nhóm vật liệu chính có hệ số giá 0,994. Lượng thép xuất có trị giá hạch toán là 540 x 10.095 = 5.451.300 Giá thực tế vật liệu xuất dùng là : 5.451.300 x 0,994 = 5.418.592,2Kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán như bình thường theo định khoản : Nợ TK 621 : 5.418.592,2 Có TK 1521 : 5.418.592,2 Dữ liệu được nhập chuyển ghi vào TK 1521 . Chương trình sẽ cho phép xem và in ra “Sổ chi tiết TK 1521” , Nhật ký chung , Sổ cái tài khoản 152 , … -Xuất kho NVL cho sản xuất chung , kế toán ghi : Nợ TK 6272 : Trị giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152(chi tiết) : Trị giá thực tế NVL xuất kho Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 398 ngày 26/05/2006 xuất 15 cremon để làm tay nắm cremon là 300.000 , hệ số giá của phụ tùng thay thế là 1,002 . Giá thực tế của vật liệu xuất kho : 300.000 x 1,002= 300.600 đ Kế toán nhập liệu theo định khoản : Nợ TK 6272 : 300.600 Có TK 1524 : 300.600 -Xuất kho phục vụ cho công tác bán hàng : Kế toán ghi : Nợ TK 641 : Trị giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152 : Trị giá thực tế NVL xuất kho Ví dụ : Theo phiếu xuất kho 332 ngày 18/05/2006 , xuất kho 300 hộp cacton để đóng gói sản phẩm . Đơn giá hạch toán là 1.100 , trị giá hạch toán của hộp cacton là : 1.500 x 20 = 450.000 đ Cuối tháng tính được hệ số giá của hộp cacton là : 1,025 Vậy trị giá thực tế của hộp cacton xuất kho là : 450.000 x 1,025 = 461.250 đ Kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán máy theo định khoản sau : Nợ TK 6412 : 461.250 Có TK 1528 : 461.250 -Xuất kho vật liệu để tự gia công hoặc thuê ngoài gia công Kế toán nhập liệu theo định khoản : Nợ TK 154 (chi tiết) : Trị giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152 (chi tiết) : Trị giá thực tế NVL xuất kho Chi phí gia công đã chi bằng tiền mặt , kế toán ghi : Nợ TK 154 (chi tiết) : Số tiền đã chi trên phiếu chi Có TK 111 : Số tiền đã chi Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 335 ngày 20/05/2006 , xuất cho tổ điện 150 kg đồng cây để tiện lõi khoá MK 10S , đơn giá hạch toán là 28.000 đ/kg . Trị giá hạch toán NVL xuất kho cho gia công : 150 x 28.000 = 4.200.000 Hệ số giá : 0,994 Trị giá thực tế NVL xuất kho cho gia công : 4.200.000 x 0,994 = 4.174.800 Theo phiếu chi 120 , chi phí gia công : 400.000 đ Trị giá thực tế số lõi khoá MK 10S đã tiện nhập kho (phiếu nhập kho 364) 4.174.800 + 400.000 = 4.574.800 đ Kế toán tiến hành nhập liệu theo định khoản sau : Nợ TK 154 (lõi khoá 10S ) : 4.574.800 Có TK 1521 : 4.174.800 Có TK 111 : 400.000 -Xuất kho NVL cho mượn tạm thời không tính lãi : Kế toán nhập liệu hoàn toàn tương tự như trên theo định khoản : Nợ TK 1388 : Trị giá NVL xuất kho Có TK 152 : Trị giá NVL xuất kho Phần III.Đánh giá công tác kế toán tại công ty khoá Minh Khai 1.Những nhận xét chung về công tác kế toán NVL , CCDC tại công ty khoá Minh Khai . Sau thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai , qua nghiên cứu tình hình thực tế , đối chiếu với lí luận đã được học , tôi nhận thấy tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai có những ưu điểm và hạn chế như sau : *Ưu điểm Trong thời kỳ mở cửa , công ty đã gặp một số khó khăn về các mặt nhắt định nhưng công ty vẫn thực hiện tốt công việc sản xuất kinh doanh . Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học của công ty đã đóng góp một phần không nhỏ trong thành tựu đó . Công ty áp dụng chế độ kế toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính . Công tác kế toán của công ty được coi trọng , khâu tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô sản xuất quản lý của công ty . Đội ngũ kế toán của công ty giàu kinh nghiệm , có trình độ nghiệp vụ , chuyên môn sâu , được bố trí hợp lý , phù hợp với khả năng của mỗi người , góp phần không nhỏ vào công tác quản lý của công ty . Hiện nay , tại công ty khoá Minh Khai , khâu tổ chức luân chuyển chứng từ , tổ chức ghi chép ban đầu được thực hiện một cách kịp thời , trung thực các chi phí phát sinh , do đó thông tin được cung cấp kịp thời , trung thực các chi phí phát sinh , do đó thông tin được cung cấp kịp thời cho nhà lãnh đạo đã mang lại hiệu quả kinh tế cao , giúp lãnh đạo có hướng chỉ đạo đúng đắn , chính xác và kịp thời cho sự phát triển của công ty . Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung rất phù hợp với quy mô hoạt động của công ty , cùng với việc áp dụng phần mềm kế toán máy đã làm cho công việc kế toán được giảm bớt , bộ máy kế toán được gọn nhẹ , số liệu kế toán cung cấp được đầy đủ , kịp thời và chính xác . Việc công ty tổ chức kế toán tổng hợp NVL , CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của công ty . Đảm bảo cho việc quản lý NVL , CCDC được thường xuyên , liên tục , có hệ thống , tránh được hiện tượng lãng phí NVL , CCDC trong công tác quản lý . Công ty với số lượng , chủng loại NVL nhiều , nhưng đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL , CCDC nên luôn luôn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu , không làm gián đoạn quy trình sản xuất . Đó là sự nỗ lực , cố gắng và tinh thần trách nhiệm cao của các cán bộ phòng kế hoạch vật tư . Công tác kế toán được tiến hành hàng tháng có nề nếp , phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban , phân xưởng . Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán , và công tác quản lý sản xuất ở công ty . *Một số mặt còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm trên , công tác kế toán NVL , CCDC ở công ty khóa Minh Khai vẫn còn một số tồn tại sau : Về việc áp dụng phần mềm kế toán tại công ty : Hiện nay công ty đã đưa phần mềm kế toán máy vào áp dụng nhưng riêng phần kế toán NVL , CCDC còn một số vông việc thủ công làm mất nhiều thời gian như : việc tính trị giá NVL xuất kho . Hiện tại , để tính trị giá NVL xuất kho kế toán ở công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán . Chỉ đến cuối tháng kế toán mới xác định được hệ số giá , rồi mới tính được trị giá vốn thực tế NVL xuất kho . Trong khi đó , thực tế phần mềm kế toán máy hoàn toàn có thể tự động tính được trị giá thực tế của NVL , CCDC xuất kho . Về hệ thống danh điểm : Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu ở công ty chưa thống nhất và chưa chi tiết , có thể nói rằng công ty chưa có sổ danh điểm chính thức sử dụng . Điều này đặc biệt quan trọng ảnh hưởng đến việc quản lý NVL , CCDC nhất là với một côngty có số lượng và chủng loại NVL nhiều như công ty khoá Minh Khai . Ngoài ra điều này còn làm cho sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán đôi khi thiếu chính xác . Về công tác tổ chức kế toán chi tiết NVL , CCDC : Hiện nay công ty áp dụng phương pháp ghi sổ số dư , mỗi tháng cán bộ kế toán mới xuống kho để lấy các phiếu nhập kho , phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán một lần . Vì vậy , kế toán chỉ biết được số lượng và giá trị NVL , CCDC vào cuối tháng mà không thể theo dõi hàng ngày . Điều này sẽ làm hạn chế công tác quản lý cũng như cập nhật thông tin kế toán . Về hình thức kế toán : Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hợp lý , tuy nhiên do ảnh hưởng của hình thức Nhật ký chứng từ mà trước đây công ty áp dụng nên hiện nay công ty vẫn còn lập các Nhật ký chứng từ số 1 , số 5 , số 10 , … Thực chất , có thể nhận thấy không nhất thiết phải sử dụng các Nhật ký chứng từ cũng như các bảng kê mà chỉ cần sử dụng các sổ của hình thức Nhật ký chung cũng đủ để phục vụ công tác quản lý , công tác kế toán . Công ty hiện nay chưa xây dựng được định mức tiêu hao NVL , CCDC cho từng đơn vị sản phẩm chi tiết . Trên thực tế việc xuất kho vật tư đưa vào sử dụng vẫn dựa vào yêu cầu sản xuất . Điều này có thể dẫn đến tình trạng thừa vật tư gây lãng phí , ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và sức cạnh tranh của công ty . Về việc tổ chức công tác kế toán tổng hợp : Kế toán tổng hợp nhập NVL , CCDC chỉ được kế toán ghi vào cuối tháng nên không đảm bảo thời gian nộp bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào để khấu trừ thuế GTGT hàng tháng . Vì vậy kế toán đã lập bảng kê thủ công trong khi trong phần mềm kế toán đã có sẵn . Kế toán tổng hợp xuất NVL , CCDC của công ty chỉ được ghi chép vào cuối tháng khi đã xác định được hệ số giá và tính được trị giá thực tế của NVL , CCDC xuất kho . Ngoài ra , việc hạch toán kế toán tổng hợp này chỉ được thực hiện chi tiết đến các tài khoản cấp 2 như hiện nay thì không đảm bảo cho yêu cầu quản lý NVL , CCDC , công việc của kế toán bị dồn vào cuối tháng không thể cung cấp thông tin một cách kịp thời . 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai . Thứ nhất : Về hệ thống danh điểm vật liệu . Công ty cần thiết phải xây dựng hệ thống danh điểm NVL , CCDC thống nhất , hoàn chỉnh . Điều này sẽ làm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán và sự phối hợp giữa các phòng . Thứ hai : Về việc tính giá vốn NVL , CCDC xuất kho Công ty nên tính giá vốn thực tế của NVL , CCDC xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn . Bởi vì phương pháp này có ưu điểm , mặt khác lại rất phù hợp với doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào công tác quản lý NVL , CCDC . Với việc áp dụng theo phương pháp này , kế toán chỉ cần nhập dữ liệu cho các chứng từ theo số lượng và đơn giá thực tế hoặc trị giá thực tế của NVL nhập kho . Phần mềm kế toán sẽ tự tính ra trị giá thực tế NVL , CCDC xuất kho gọi là giá vốn tự động theo phương pháp bình quân . Đối với các chứng từ xuất , kế toán chỉ cần nhập số lượng của NVL xuất kho , phần mềm kế toán sẽ tự tính ra trị giá thực tế NVL , CCDC xuất kho theo giá vốn tự động . Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT số 0026944 ngày 27/02/2006 phiếu nhập kho số 98 , kế toán chỉ cần nhập số liệu vào máy : Số lượng : 143 Kg Đơn giá thực tế : 26.667 đ/kg Phần mềm kế toán máy sẽ tự tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Với việc áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn , kế toán có thể xác định được trị giá vốn thực tế của NVL hàng ngày , điều này sẽ giúp công việc cung cấp thông tin kế toán được chính xác , kịp thời , đồng thời đỡ mất nhiều thời gian cũng như tốn công sức lao động . Thứ ba : Về trang bị máy tính Hiện tại phòng kế toán công ty khoá Minh Khai có 6 người nhưng chỉ trang bị được 3 máy vi tính . Để thuận tiện cho công tác cũng như đáp ứng được yêu cầu công việc đòi hỏi cần thiết phải trang bị mỗi người một máy . Mặc dù ban đầu chi phí khá cao nhưng sẽ nâng cao được hiệu suất , hiệu quả cũng như tính nhất quán của công việc . Cùng với việc nâng cao về máy móc công nghệ , đòi hỏi phải đồng thời nâng cao trình độ sử dụng các máy móc đó của các cán bộ kế toán . Thứ tư : Hoàn thiện về công tác kế toán chi tiết NVL , CCDC Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL là phương pháp ghi sổ số dư . Công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song sẽ phù hợp hơn , đặc biệt trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy và đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL , CCDC thống nhất , tính trị giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân . Việc hạch toán chi tiết NVL , CCDC theo phương pháp ghi thẻ song song sẽ giúp công ty giảm bớt được khối lượng công việc (vì không phải tính trị giá hạch toán của NVL , CCDC xuất kho , hệ số giá , cũng như trị giá thực tế NVL xuắt kho theo phương pháp thủ công) mà lại theo dõi được tình hình tồn kho của từng thứ NVL , CCDC tại mọi thời điểm cả về mặt số lượng cũng như giá trị một cách chính xác . Thứ năm : Về hình thức kế toán áp dụng tại công ty Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung như hiện tại công ty đang áp dụng là hoàn toàn hợp lý và đầy đủ , không cần thiết phải sử dụng thêm một số sổ Nhật ký chứng từ và bảng kê . Khi đó định kỳ 5-7 ngày kế toán sẽ tiến hành nhập liệu trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất , chương trình sẽ tự động in ra các sổ kế toán tổng hợp , các báo cáo tài chính cần thiết , còn các nghiệp vụ phát sinh có liên quân cần theo dõi chi tiết như công nợ kế toán có thể theo dõi trên các sổ chi tiết tài khoản phải thu của khách hàng TK 131 , tài khoản phải trả cho người bán TK331 , … chương trình cũng cho phép theo dõi chi tiết với điều kiện các đối tượng này đã có trong danh mục và chương trình sẽ cho phép in ra bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào . Vì vậy kế toán có thể theo dõi từng đối tượng chi tiết tuỳ theo yêu cầu quản lý , có được số liệu chính xác mà không cần phải làm thủ công như lập các chứng từ và bảng kê như hiện nay . Phần kết luận Qua các số liệu và kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai , có thể đi đến một số kết luận sau : 1.Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trọng tại các doanh nghiệp , đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất . 2.Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai đã được tổ chức một cách linh hoạt , khoa học nhưng hiện nay vẫn còn một số nhược điểm khác cần khắc phục . Từ cơ sở lý luận và kết quả nghiên cứu , đối chiếu với yêu cầu nhiệm vụ , đề tài đề xuất các ý kiến nhằm củng cố , nâng cao chất lượng hoạt động công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty : Một là : Về hệ thống danh điểm vật liệu Hai là : Về việc tính giá vốn NVL xuất kho Ba là : Về trang bị máy tính Bốn là : Về công tác kế toán chi tiết NVL Năm là : Về hình thức kế toán áp dụng tại công ty Và một số ý kiến để quản lý nguyên vật liệu tiết kiệm hiệu quả Trong phạm vi là một chuyên đề của sinh viên , những kết quả ở trên đây mới chỉ là bước đầu và còn phải được giải quyết tiếp ở nhiều góc độ , khía cạnh khác .