Đề tài Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Công ty cổ phần OKI Việt Nam

ịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền như chi phí bảo hành sản phẩm, khuyến mại người tiêu dùng, chi phí quảng cáo Như ở bảng 2.1 ta thấy chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 giảm 1.129,3 triệu đồng làm cho lợi nhuận của Công ty tăng lên một lượng tương ứng. Cụ thể là do năm 2006 chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài đều giảm mạnh so với năm trước chính vì vậy mà nó tác động đến lợi nhuận năm 2006 tăng. Năm 2007 khoản mục chi phí này tăng so với năm 2006 là 221,1 triệu đồng tác động ngược chiều tới sự tăng trưởng của lợi nhuận. * Khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm chi phí nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu quản lý, thuế, lệ phí, chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền như chi tiếp khách đối ngoại, công tác phí, giao dịch, chi khác. Đây là những khoản chi phí không thể tránh khỏi khi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty luôn giảm qua các năm mặc dù giảm với số lượng không phải là quá lớn, nhưng điều đó đã làm cho lợi nhuận của Công ty tăng lên tương ứng với phần giảm đi của khoản mục chi phí này. Và sự biến động giảm của chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 so với năm 2005 là những sự biến động có lợi đối với lợi nhuận của Công ty làm lợi nhuận tăng lên chứng tỏ Công ty đã quản lý các khoản mục này tương đối tốt. Mặc dù, năm 2006, qui mô sản xuất của Công ty có giảm đi dẫn tới chi phí cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty giảm. Sang năm 2007, do yêu cầu trong công tác quản lý ngày càng cao, Công ty đã đầu tư thêm nhiều các thiết bị văn phòng cho công tác này tới các phòng ban trong Công ty, trang bị cho các phòng ban như: máy fax, hệ thống máy vi tính quản lý kiểu mới, máy inTuy nhiên, Công ty đã giảm được một khoản chi phí lớn từ chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền nên xét tổng chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty vẫn giảm so với năm 2006. Cách phân loại và quản lý chi phí theo khoản mục tính giá thành đã giúp Công ty có thể tập hợp được từng loại chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, quản lý được chi phí tại địa điểm phát sinh để khai thác khả năng hạ giá thành sản phẩm của Công ty. Điều này là đặc biệt quan trọng vì giá thành là một công cụ quan trọng để Công ty có thể kiểm tra, giám sát chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, xem xét hiệu quả của các biện pháp tổ chức, kỹ thuật. Thông qua đó, Công ty cũng có thể xem xét cụ thể được chi phí đã bỏ vào sản xuất, phát hiện và tìm ra các nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí không hợp lý để có biện pháp loại trừ hoặc khắc phục ngay. 2.3.2. Quản lý chi phí cho hoạt động khác Là doanh nghiệp sản xuất nhưng không có nghĩa là Công ty không hề tham gia vào các hoạt động tài chính mặc dù là ở mức hạn chế. Tuy nhiên đối với Công ty cổ phần Oki Việt Nam chi phí chủ yếu phải bỏ ra để tham gia vào các hoạt động tài chính là lãi tiền gửi ngân hàng. Mỗi năm, Công ty phải bỏ ra một khoản khá lớn để chi trả lãi tiền gửi ngân hàng (khoảng trên 1.500 triệu đồng) do Công ty vay để hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nộp thuế nhập khẩu. Công ty đã thường xuyên kiểm tra và theo dõi chặt các khoản vay này để đáp ứng được các yêu cầu thanh toán khi đến hạn tránh để phát sinh thêm một số chi phí như lãi suất phạt do quá hạn, rủi rolàm giảm lợi nhuận của Công ty, nâng cao được uy tín của Công ty đối với Ngân hàng. Đối với hoạt động bất thường cũng vậy, Công ty cũng đã dự phòng được các khoản nợ dài hạn, khó đòi, luôn có sổ theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu tránh việc bị khách hàng chiếm dụng vốn mà kèm theo đó là chi phí thu hồi nợ. 2.3. Đánh giá tình hình quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam 2.3.1. Những kết quả đạt được Trong những năm 2005 - 2007 Công ty đã thực hiện được các mục tiêu đề ra, hoàn thành và vượt mức các kế hoạch do Tổng cục Công nghiệp và Bộ Quốc phòng giao là do công ty nhận thức được tầm quan trọng của khoa học, công nghệ trong sản xuất. Trong những năm qua Công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị vào dây truyền sản xuất, từ đó nâng cao năng suất lao động. Do đo sản xuất kinh doanh của Công ty luôn có lãi. Từ năm 2005, Công ty đã ký được nhiều những hợp đồng lớn về hàng quốc phòng như hợp đồng cung cấp vải Vinilon may áo mưa cho Quân đội với Tổng cục Hậu Cần, hợp đồng cung cấp sơn, túi siêu thị cho một số nước như: Tây Ban Nha, Nhật Bản, Na Uy, Đức, Ba Lantạo cho Công ty có nguồn thu lợi nhuận không chỉ hàng kinh tế mà cả hàng Quốc phòng. Một điều đáng mừng là tỷ trọng hàng Quốc phòng của Công ty ngày càng cao và cùng với đó là lợi nhuận Công ty thu được tăng dần qua các năm. Phân tích thực trạng quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam ta có thể thấy rất rõ hai nhân tố ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty đó chính là doanh thu tiêu thụ sản phẩm và chi phí sản xuất kinh doanh. Điều này được thể hiện qua 2 năm 2006 và 2007. Năm 2006, yếu tố chủ yếu tác động đến lợi nhuận tại Công ty là chi phí, sự biến động giảm của chi phí đã đem lại sự biến động ngược chiều cho lợi nhuận của Công ty. Năm 2007 chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty có tăng nhưng chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu tiêu thụ sản phẩm, do đó vẫn có sự tăng trưởng trong lợi nhuận của Công ty. Để có được kết quả như vậy không thể không kể đến sự đóng góp của công tác quản lý chi phí tại Công ty từ khâu khai thác đến khâu sản xuất tiêu thụ sản phẩm trong giai đoạn vừa qua Công ty đã có nhưng nỗ lực rất lớn trong công tác quản lý chi phí nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó làm giảm giá thành sản phẩm, hạ giá bán, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm của Công ty trên thị trường nhờ đó mà lợi nhuận cũng tăng. Với việc phân loại chi phí và quản lý chi phí như đã trình bày ở trên Công ty đã kiểm soát được các chi phí của mình khá tốt. Cụ thể là: Với cách quản lý chi phí theo yếu tố chi phí, Công ty đã lập được kế hoạch về chi phí cho nguyên vật liệu đầu vào, động lực theo yếu tố, từ đó, Công ty thường xuyên kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương. Điều này đã lý giải được cho việc doanh thu năm 2006 tuy có giảm so với năm 2005 nhưng lợi nhuận thực hiện của Công ty vẫn tăng do Công ty đã quản lý tốt được các yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh nên lợi nhuận thu được trên mỗi đơn vị sản phẩm vẫn tăng. Với cách quản lý chi phí theo khoản mục tính giá thành, Công ty đã lập được kế hoạch, dự toán về giá thành sản phẩm theo khoản mục, qua đó, đã phát hiện và khai thác tốt mọi khả năng tiềm tàng để giảm bớt chi phí sản xuất, tiêu thụ. Mục tiêu của Công ty là tiết kiệm chi phí, giảm giá thành xuống một cách thấp nhất, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm với các doanh nghiệp sản xuất cùng loại. Vì vậy với việc chia chi phí ra thành các khoản mục theo cách tính giá thành đã tạo cho Công ty thuận lợi lớn trong việc quản lý chi phí. Kết quả của công tác quản lý chi phí này là: Năm 2006, giá vốn hàng bán của Công ty giảm mạnh so với năm 2005, tạo cho Công ty có thể tăng lợi nhuận gộp lên. Thêm vào đó Công ty đã quản lý tốt hai khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đây là những khoản mục có sự tác động tăng, giảm tỷ lệ thuận đến lợi nhuận. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh các kết quả đã đạt được trong công tác quản lý chi phí qua các năm 2005, 2006, 2007, Công ty vẫn còn có những hạn chế trong công tác này. Năm 2005, so sánh với kế hoạch về chi phí mà công ty đề ra thì con số thực hiện về chi phí của Công ty vẫn lớn hơn rất nhiều. Điều này là do điều kiện về cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất của Công ty đã quá cũ, chưa có sự cải tiến, thay thế vì vậy trong quá trình sản xuất đã tạo ra nhiều các sản phẩm phụ và phế phẩm ngoài dự kiến điều đó khiến cho lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn. Điều đó giải thích tại sao giá vốn hàng bán của Công ty năm 2005 lại cao đến như vậy. Điều này cho thấy Công ty đã không dự toán được trước những tình hình này. Thêm vào đó, hệ thống định mức trong sản xuất của Công ty vẫn bộc lộ những điều chưa hợp lý khoa học, mà trong khi đó với những định mức đã lập Công ty vẫn chưa quản lý thật tốt những định mức này. Thêm vào đó, Công ty còn có những bộ phận thừa biên chế. Nó thể hiện sự không hợp lý của Công ty trong việc tổ chức quản lý, sử dụng lao động. Chính sự tổ chức lao động không thực sự khoa học của Công ty dẫn đến sự gia tăng trong chi phí nhân công, điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty. Việc tổ chức sản xuất của Công ty cũng bộc lộ những hạn chế. Có những bộ phận sản xuất đang sản xuất thì phải ngừng do thiếu nguyên vật liệu gây ra những thiệt hại về ngừng sản xuất, không tận dụng được thời gian cũng như công suất hoạt động của máy móc, không đáp ứng kịp thời được dây truyền sản xuất kéo theo các chi phí liên quan khác. Đặc biệt trong công tác tổ chức quá trình thu mua: mặc dù giá cả là nhân tố khách quan Công ty khó có thể kiểm soát được, song trong việc tổ chức thu mua Công ty chưa đạt được sự hợp lý cần thiết cụ thể là: + Công tác nghiên cứu tiếp cận thị trường của Công ty vẫn chưa thực sự mang lại hiệu quả. Bởi vì Công ty vẫn phải mua những nguyên vật liệu dùng cho sản xuất với giá cao ở thị trường nước ngoài, khi đó một số nguyên liệu đó cũng có ở trong nước. + Công ty cũng chưa tối thiểu hoá được chi phí thu mua do chưa nghiên cứu được phương thức thu mua, thanh toán, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp phù hợp. Trong công tác quản lý hàng tồn kho và kiểm kê hàng tồn kho cuối năm. Tại Công ty có một số tồn tại như chứng từ nhập xuất hàng tồn kho luân chuyển chậm từ khi nhận được chứng từ thanh toán đến khi hàng về nhập kho và xuất hàng tồn kho điều này đã khiến cho việc kiểm kê hàng hoá chưa được chính xác. Nguyên nhân chủ yếu là do sự phối kết hợp giữa phòng vật tư và phong kế toán chưa đồng bộ. Ngoài ra Công ty còn chưa phát huy được đầy đủ vai trò của quản lý tài chính, điều này đã ảnh hưởng rất lớn tới khả năng tiết kiệm chi phí của Công ty, thể hiện ở sự phân phối và sử dụng vốn trong kinh doanh có đôi chỗ còn chưa thực sự hợp lý. Đối với một số bạn hàng thuộc doanh nghiệp Quốc phòng, Công ty vẫn mất một số chi phí cho việc quản lý các khoản nợ phải thu, điều này không những làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận của Công ty mà còn làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, giảm vòng luân chuyển của vốn. Việc Công ty không phân lập thành từng bộ phận để quản lý chi phí một cách rõ ràng là một sự thiếu sót không đáng có của Công ty trên con đường thực hiện các biện pháp cắt giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Đặc biệt là việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trước những biến động của tình hình khu vực và thế giới hiện nay. Tuy nhiên cũng không thể không kể đến những biến động bất lợi về giá của một số vật tư chính mà Công ty sử dụng. Trong tình hình hiện nay giá các nguyên vật liệu, đặc biệt là giá xăng, dầu trên thế giới vẫn đang có chiều hướng tăng trong khi đó các vật tư chính mà Công ty sử dụng trong sản xuất thì giá cả lại có sự liên quan mật thiết đến giá xăng, dầu như nhựa, giấy, kim loại, hợp kimđiều này sẽ khiến cho chi phí về nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty tăng kéo theo đó là giá thành sản phẩm cũng tăng lên dẫn đến lợi nhuận bị giảm. Qua những đánh giá ở trên về những thuận lợi và khó khăn, về kết quả sản xuất kinh doanh và công tác quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam trong giai đoạn 2005 – 2007. Ta có thể đưa ra các giải pháp để quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty trong thời gian tới, điều này được thể hiện ở chương sau. Chương III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN OKI VIỆT NAM 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Trước những chủ trương, chính sách đúng đắn của Đảng và Nhà nước như: cắt giảm thuế quan trong tiến trình hội nhập Thế giới và khu vực thương mại tự do(AFTA), ASEAN, WTO và hiệp định thương mại Việt – Mỹ được ký kết đã làm cho các nhà sản xuất trong nước và liên doanh với nước ngoài bắt đầu phải tìm mọi cách giảm giá thành sản phẩm của mình. Vì vậy buộc Công ty cũng phải chạy đua cùng họ. Công ty cổ phần OKi Việt Nam là một doanh nghiệp hoạt động công ích thuộc Bộ Quốc Phòng, bởi vậy các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng có những nét đặc thù riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất khác ngoài Quốc Phòng. Cụ thể là trong cơ cấu sản phẩm của Công ty ngoài những sản phẩm quốc phòng phục vụ cho quân đội ví dụ như: sản xuất lưới nguỵ trang, ba lô, bạt nằm dã chiến, tăng vải bạt... Công ty còn tiến hành sản xuất các sản phẩm kinh tế nhằm tìm kiếm nguồn bổ xung và lợi nhuận của Công ty như sản xuất vỏ bao xi măng, sơn, máy công nghiệp, các loại túi siêu thị, bao PP xuất khẩu... Bắt nguồn từ đặc điểm sản xuất đó. Do vậy trong thời gian tới, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn được tiến hành trên cả hai lĩnh vực: quốc phòng và kinh tế. Tuy nhiên, trong thời gian tới, trong cơ cấu các mặt hàng của Công ty, Công ty sẽ chú trọng vào việc sản xuất mặt hàng túi siêu thị, sơn để xuất khẩu. Bởi vì trong thời kỳ hiện nay, khi đời sống vật chất được nâng cao, nhu cầu mua sắm cũng cần được đáp ứng. Vì thế hệ thống siêu thị trên toàn Thế giới ngày càng mở rộng. Do đó công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn là tăng cường đầu tư sản xuất mặt hàng túi siêu thị để đẩy mạnh việc xuất khẩu. Trong những năm vừa qua thực tế cho thấy định hướng này của Công ty là hết sức hợp lý. Bởi lãnh đạo, công nhân viên trong công ty nhận thấy trước việc Việt Nam tham gia hội nhập kinh tế quốc tế, người tiêu dùng đứng trước một cơ hội mua sắm những mặt hàng của các nước trong khu vực và thế giới đảm bảo về chất lượng và hợp lý cả về giá cả Do vậy, trong những năm vừa qua Công ty đã tìm kiếm các thị trường ngoài nước để tiêu thụ các sản phẩm của mình. Đây là một hướng đi có thể gặp những khó khăn ban đầu nhưng là một định hướng vững chắc và lâu dài, bền bỉ. Bởi vì, để xuất khẩu được sang các nước có nền kinh tế phát triển như Tây Âu, châu Mỹ.., đây là những thị trường khó tính, thì hàng hoá sản xuất phải đảm bảo không chỉ về chất lượng, giá cả, mẫu mã, chủng loại, mà cũng phải phù hợp với bản sắc văn hoá tiêu dùng của họ. Yếu tố khác, nếu vượt qua được những thử thách, trông gai này thì lợi nhuận thu được từ những mặt hàng hàng xuất khẩu này sẽ là nguồn lợi nhuận chính, ổn định, lâu dài, bền vững đối với Công ty. Bên cạnh đó việc Công ty đẩy mạnh xuất khẩu là đang có hướng đi phù hợp với chủ trương phát triển của đất nước. Nhà nước ta trong những năm gần đây đã đề ra không ít các chính sách hỗ trợ và khuyến khích các doanh nghiệp trong nước sản xuất hàng hoá xuất khẩu, đây sẽ là nguồn thu ngoại tế lớn cho đất nước làm tăng nguồn dự trữ ngoại tệ quốc gia. Trong thời gian tới Công ty còn có những định hướng phát triển được thể hiện ở một số mặt sau: * Về mặt tài chính Chấp hành đúng đắn các quy định, nội dung các chế độ chính sách của Đảng, Chính phủ và Nhà nước ban hành như: Tổ chức và quản lý chặt chẽ các khoản nợ vay ngân hàng, chấp hành vay và trả vay theo đúng luật định, nộp đúng, đủ các khoản thuế và các khoản phải trả, phải nộp khác cho Bộ Quốc Phòng và ngân sách nhà nước. Đẩy mạnh chương trình cổ phần hoá, tiếp tục rà soát các đối tượng được hỗ trợ và phân tích rõ giới hạn đầu tư và hỗ trợ tài chính của Nhà nước. Cần tổ chức quản lý giám sát tốt các khoản công nợ, tích cực thu hồi công nợ và có kế hoạch thu chi hàng tháng, để giảm lãng phí, thất thoát nhất là với các dự án được đầu tư bằng nguồn ngân sách Nhà nước Tiếp tục hoàn thiện hệ thống quy chế hành chính trả lương, thưởng, cho cán bộ, công nhân viên theo đúng quy định. Cần phải thực hiện đổi mới toàn bộ hệ thống quản lý tài chính, không lên kế hoạch triển khai và thực hiện những chương trình, dự án chưa mang tính thuyết phục, khoa học. Trong công tác quản lý hiện nay Công ty cần đưa vào quản lý trên máy, cán bộ công nhân viên trong Công ty đều có gắng nâng cao nghiệp vụ trình độ chuyên môn ứng dụng kỹ thuật, khoa học, đáp ứng kịp thời với cơ chế quản lý mới hiện nay, nhằm xoá bỏ cơ chế quản lý cũ. * Về kinh doanh Có thể coi đây cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại của Công ty. Trong thực tế mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào trước hết và bao giờ cũng nhằm mục tiêu là thu lợi nhuận, mà muốn đạt được mục tiêu đó thì đòi hỏi doanh nghiệp đó phải gắn với một thị trường nhất định và cũng chỉ tồn tại và phát triển trong một thị trường nhất định. Do đó việc mở rộng thị trường tiêu thụ từ kinh doanh vật tư, xăng, dầu, đây là một mặt hàng mang tính thiết yếu đối với hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, nhưng lại là một mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Điều đó cũng là một lợi thế cho doanh nghiệp chủ động tìm kiếm các đơn đặt hàng, tích cực tham gia đấu thầu, cung cấp các sản phẩm kinh tế cho các đơn vị quốc phòng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo lo đủ việc làm cho cán bộ, công nhân viên. Đề ra phương hướng kinh doanh, coi khách hàng là thượng đế, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng cũ, đồng thời phải chủ động tìm kiếm mặt hàng mới. Mở rộng thị trường tiêu thụ cho các sản phẩm sản xuất ra, đảm bảo cung cấp kịp thời, ổn định lâu dài với những khách hàng cũ và mới. Đổi mới nhận thức người bán đi tìm người mua, chứ không phải như trước kia, người mua đi tìm người bán và đảm bảo yếu tố hậu kinh doanh. Cần tiếp tục triển khai đẩy mạnh dây chuyền sản xuất quân tư trang, tăng vải bạt phục vụ Quốc phòng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của quân đội theo tinh thần chỉ đạo của Bộ trưởng, đồng thời không ngừng khai thác thị trường tiềm năng sẵn có từ các quân khu, binh chủng, quân đoàn để tăng giá trị sản xuất hàng quốc phòng. Đây là một mặt hàng mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty. * Về mặt tổ chức hành chính hậu cần Công ty đã trích một phần doanh thu để lập quỹ khen thưởng, bồi dưỡng độc hại, chế độ ăn ca, bố trí sắp xếp lao động đúng nghề, đúng việc đi vào chuyên sâu. Công ty đã cố gắng đảm bảo đủ công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên. Công ty vẫn đang tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý sản xuất và bố trí sắp xếp lại lao động theo hướng chuyên sâu để nâng cao năng lực quản lý sản xuất và năng suất, chất lượng sản phẩm với mục đích hạ giá thành sản phẩm đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước. Đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm ra thị trường Châu Âu. Đây là một thị trường đầy tiềm năng mà Công ty đã hướng tới trong thời gian tới. * Về thiết bị Kỹ thuật - công cụ - điện hoá – Xây dựng cơ bản Hiện nay hệ thống thiết bị công cụ phục vụ cho sản xuất của Công ty đã cũ kỹ, lạc hậu, xuống cấp trầm trọng. Hệ thống kỹ thuật của nhà máy chưa đủ mạnh, cán bộ kỹ thuật được đào tạo về chuyên sâu còn ít, trong khi đó mặt hàng sản xuất của Công ty lại đa dạng và biến động thường xuyên. Song công tác kỹ thuật điện hoá, xây dựng phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của sản xuất sản phẩm, một mặt triển khai các mặt hàng mới, mặt khác đi sâu cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, phát động phong trào thực hành tiết kiệm triệt để các chi phí ở mọi khâu, đặc biệt là tiết kiệm điện năng, tiết kiệm vật tư trong sản xuất và mua sắm với giá cả hợp lý, đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Tăng cường công tác quản lý, nhất là quản lý chất lượng. Đây là yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Công ty, đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị trường, giá cả hợp lý chất lượng tốt, đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ của thị trường trong và ngoài nước. Nhưng trong thời gian tới công ty mở rộng sản xuất, đầu tư công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa, đa dạng hoá mặt hàng, đổi mới mặt hàng và sửa chữa nâng cấp máy móc thiết bị, nhà xưởng để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh. 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Oki Việt Nam Công ty cổ phần Oki Việt Nam trong các năm qua lợi nhuận hoạt động kinh doanh của Công ty đều đạt sự tăng trưởng nhất định nhưng vẫn có những biến động trong kết quả hoạt động. Vì vậy để có lợi nhuận và lợi nhuận ngày càng tăng thì Công ty phải có phương hướng đề ra các biện pháp nâng cao lợi nhuận trong thời gian tới mà một trong các giải pháp đó là công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy muốn tiết kiệm chi phí phải tăng cường công tác quản lý chi phí của Công ty. Vì vậy có một số hướng sau để hoàn thiện công tác này: 3.2.1. Trú trọng xây dựng định mức chi phí sản xuất tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc quản lý - Công ty nên xây dựng ý thức thường xuyên tiết kiệm chi phí để đạt được mục tiêu mà Công ty đề ra. - Lập kế hoạch chi phí bước đầu tiên là quyết định khoản nào cần chi rồi đưa ra phương án kiểm soát tính toán trước. Xác định rõ mục đích thực tế để đạt được “chi phí mục tiêu”. Để có biện pháp quản lý phù hợp. - Định mức chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền những hao phí những lao động sống và lao động vật hoá để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Do đó phải động viên các bộ phận, cá thể phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất, nên phát huy những điều kiện thuận lợi và tăng cường giao trách nhiệm cho các cá nhân bộ phận quản lý. - Lập kế hoạch chi phí tính toán trước mọi chi phí cho sản xuất kinh doanh. Nếu chi phí thực tế có phần chênh lệch quá lớn so với chi phí dự kiến thì phải đưa ra quyết định cân nhắc cần phải làm gì để đưa chi phí thực tế xuống bằng hoặc chênh lệch chút ít so với chi phí dự kiến. - Lập kế hoạch về kinh doanh định mức vật tư cần sử dụng trong kỳ phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô kinh tế - kỹ thuật cho phép làm cơ sở cho việc quản lý chi phí sản xuất, tránh tình trạng vật tư mua về mà không sử dụng, hoặc sử dụng không hết làm tồn kho. Đây cũng là một yếu tố phát sinh chi phí như: chi phí bảo quản, trông coi hoặc chi phí phải trả lãi, nếu là chi phí được mua bằng nguồn tiền đi vay của các tổ chức Tài chính hoặc Ngân hàng - Trong hoạt động sản xuất Công ty cũng nên xây dựng định mức chi phí sản xuất điều này giúp cho công ty xét duyệt chặt chẽ được yêu cầu mua bán vật tư, nguyên vật liệu tránh lãng phí. Xây dựng dự toán trước để làm cơ sở triển khai phối hợp sản xuất tốt hơn, thường xuyên tiến hành đánh giá việc sử dụng vật tư so với kế hoạch hàng tháng, quý để đưa ra dự toán chính xác nhu cầu kinh doanh sau. Công ty phải xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất hợp lý bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, và phải quản lý tốt hệ thống định mức này cụ thể là: 3.2.1.1. Đối với chi phí cho nguyên vật liệu trực tiếp Loại chi phí này bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ...liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hàng hoá. Đối với khoản chi về nguyên vật liệu, thông thường những khoản này thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản xuất sản phẩm, do vậy nếu tiết kiệm những khoản chi phí này sẽ có tác dụng rất lớn đến hạ giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu phụ thuộc hai nhân tố đó là: số lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất và giá cả của nguyên vật liệu nhập kho. Vì vậy, sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giữa thực tế so với tiêu chuẩn gắn liền với hai nhân tố chính là đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp và lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng theo từng loại nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm, có thể khái quát như sau: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp x Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp Trong thực tế nếu theo dõi được sự biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp với thực tế so với định mức của nó giúp cho nhà doanh nghiệp có thể quản lý được khoản mục chi phí này. Nếu định mức thực hiện lớn hơn định mức tiêu chuẩn điều này thể hiện sự lãng phí chi phí, không kiểm soát được giá cũng như lượng nguyên liệu sử dụng trong sản xuất, điều này có thể ngược lại nếu định mức thực hiện nhỏ hơn định mức tiêu chuẩn thì thể hiện sự tiết kiệm chi phí sản xuất và kiểm soát được giá cũng như lượng sử dụng trong sản xuất. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải theo dõi được một cách thường xuyên sự biến động này qua đó tìm ra nguyên nhân của sự biến động so với định mức trên cơ sở phân tích biến động chi phí có thể giúp Công ty quản lý chi phí tốt hơn và kiểm tra chặt chẽ đơn giá từng loại vật tư sử dụng. 3.2.1 2. Đối với chi phí nhân công trực tiếp Để quản lý tốt được chi phí về lao động, Công ty cũng cần xây dựng định mức lao động khoa học và hợp lý đến từng người, từng bộ phận và định mức tổng hợp phù hợp với quy định mà Nhà nước đã hướng dẫn và ban hành. Công ty phải tự xây dựng đơn giá tiền lương, thường xuyên kiểm tra định mức lao động, đơn giá tiền lương, đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động và tốc độ tăng thu nhập thực tế có một quan hệ tỷ lệ phù hợp bằng cách: - Thường xuyên theo dõi những biến động về lao động trên thị trường lao động, chỉ tuyển dụng những nhân công phù hợp với nhu cầu sử dụng để tránh những biến động về giá nhân công. - Bố trí và phối hợp lao động trong sản xuất một cách hợp lý, tránh xảy ra tình trạng công nhân không có việc gì làm do điều kiện sản xuất như tình hình cung ứng vật tư, chất lượng vật tư, tình hình máy móc thiết bị, tay nghề công nhân thay đổi... Từ đó, dẫn đến việc giảm năng suất lao động, gây ra sự biến động về lượng công nhân, làm tăng chi phí nhân công trực tiếp. Trên cơ sở xây dựng đơn giá tiền lương, Công ty cần xác định tổng quỹ lương của mình và kết quả kinh doanh của công ty. Và tiết kiệm chi tiêu quỹ lương, thì quỹ lương phải được dùng đúng mục đích, không được sử dụng quỹ tiền lương một cách tuỳ tiện để chi cho các mục đích khác. Quản lý quỹ tiền lương phải trên cơ sở quản lý chặt chẽ cả số lượng và chất lượng lao động, đơn giá tiền lương và gắn với kết quả kinh doanh của công ty. Công ty phải thực hiện việc đăng ký định mức lao động với các cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan quyết định thành lập công ty. Tóm lại ta có thể thấy rằng, với việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến giúp Công ty có thể quản lý một cách tốt hơn các khoản chi phí của mình thông qua việc theo dõi những biến động của các khoản mục chi phí thực tế so với định mức, từ đó, tìm ra nguyên nhân của những biến động không tốt, để có thể tiết kiệm chi phí góp phần thuận lợi gia tăng lợi nhuận của Công ty. 3.2.2. Tổ chức các trung tâm quản lý chi phí Chúng ta có thể thấy rằng, thông tin về chi phí rất cần thiết cho bất cứ quyết định quản lý nào, do đó càng biết và hiểu nhiều về chi phí trong doanh nghiệp mình, nhà quản lý càng dễ dàng trả lời được những câu hỏi, đoán trước được những khó khăn và quản lý được chi phí. Để quản lý và khai thác hiệu quả chi phí, Công ty cần phải có phương pháp tổ chức các trung tâm chi phí. Trung tâm chi phí là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, là nơi phát sinh chi phí hay nói cách khác đây là một trung tâm tiêu dùng nguồn lực chỉ để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho các bộ phận khác mà không trực tiếp tiêu thụ hoặc chuyển hoá sản phẩm, dịch vụ này thành doanh thu, lợi nhuận. Trung tâm quản lý chi phí ở đây có thể là: - Một phòng ban của Công ty, một phân xưởng, một bộ phận như bộ phận nào đó. Đối với Công ty cổ phần Oki Việt Nam việc áp dụng các trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại những thuận lợi sau: - Cho phép thu thập thông tin về chi phí một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. - Cung cấp kịp thời thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của Công ty. Từ đó cho thấy qua các trung tâm chi phí, Công ty sẽ thiết lập được việc quản lý chi phí theo lĩnh vực cụ thể do đó sẽ có cách nhìn toàn diện chi tiết hơn chi phí trong từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn hoá. Đồng thời việc phân chia thành các trung tâm chi phí cũng tạo điều kiện tốt hơn cho việc kiểm soát chi phí theo từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh và kích thích được sự nỗ lực tiết kiệm chi phí của từng thành viên. Với mỗi trung tâm chi phí nên phân công cho một nhà quản lý phụ trách để giữ cho chi phí không vượt quá mức kế hoạch đặt ra, đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả trong hoạt động, có như vậy mới góp phần làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Tuy vậy việc thành lập các trung tâm quản lý chi phí không có nghĩa là Công ty lấy tất cả các phòng ban hay bộ phận trong Công ty làm trung tâm quản lý chi phí, mà chỉ cần lấy những bộ phận nào mà Công ty muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động thì mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí. 3.2.2.1. Báo cáo thành quả trung tâm chi phí Báo cáo thành quả của trung tâm quản lý chi phí thường về phương diện tài chính, thể hiện trên các báo cáo về chi phí. Thông thường thông tin chi tiết về chi phí của trung tâm không được đưa ra công khai vì như vậy nó sẽ có lợi cho các đối thủ cạnh tranh. Đối với nội bộ của Công ty, thông tin chi phí chi tiết ở từng trung tâm là một hệ thống thông tin hết sức quan trọng và hữu ích trong công tác quản lý tình hình chi phí ở từng bộ phận để kịp thời hạn chế những tổn thất, rủi ro. - Báo cáo chi phí sản phẩm giúp cho nhà quản trị thấy được tình hình chi phí sản xuất phát sinh, luân chuyển chi phí, tồn đọng chi phí ở sản phẩm tồn kho trong hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm chi phí. Từ đó đánh giá khả năng bù đắp chi phí trong kỳ, vừa nhận thức được tính hữu ích của chi phí, mặt hàng mà Công ty đang sản xuất. - Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận giúp nhà quả trị đánh giá được cả về mặt chi phí và kết quả, hiệu quả chi phí của trung tâm chi phí. Đồng thời thông qua báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận cũng chỉ ra được chi phí, mức đóng góp của trung tâm cho Công ty và những chi phí, những ảnh hưởng chi phí cấp trên đến thành quả của trung tâm. - Báo cáo về chênh lệch chi phí giúp nhà quản trị thấy được những dấu hiệu biến động tốt hay biến động không tốt của chi phí ở từng thời kỳ, ở từng trung tâm. Từ đó thấy được những nguyên nhân, khả năng kiểm soát chi phí của nhà quản lý trung tâm này. 3.2.2.2. Đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí Thực chất đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí là thẩm định kết quả quản lý của nhà quản trị của trung tâm chi phí trong nhiệm kỳ quản lý nhằm phát huy thế mạnh, khắc phục những yếu kém của trung tâm này trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Đồng thời, việc đánh giá trung tâm chi phí còn là cơ sở để hoàn thiện hệ thống thông tin, báo cáo nội bộ phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của Doanh nghiệp. Thông thường đánh giá trung tâm chi phí thường hướng đến các vấn đề chính sau: • Xem xét tình hình thực hiện dự toán chi phí của trung tâm để tìm hiểu tình hình biến động và nguyên nhân, trách nhiệm của từng bộ phận. • Xem xét tình hình phát sinh và chuyển đổi chi phí phát sinh ở trung tâm. • Xem xét lợi nhuận và phạm vi ảnh hưởng của trung tâm chi phí đến lợi nhuận. Nếu đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí qua việc xem xét tình hình thực hiện dự toán chi phí thì điều mà cần phải quan tâm là các mức chênh lệch chi phí. Nếu trung tâm chi phí đạt mức chênh lệch âm giữa chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn là một dấu hiệu tốt thể hiện nhà quản lý trung tâm chi phí đã kiểm soát được chi phí, hoàn thành nhiệm vụ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung và ngược lại trung tâm chi phí gây nên một kết quả chênh lệch dương giữa chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn đây là một dấu hiệu không tốt thể hiện nhà quản lý trung tâm chi phí không kiểm soát được chi phí của trung tâm, không hoàn thành được nhiệm vụ và có thể dẫn đến sự rối loạn phá vỡ mục tiêu của tổ chức. Điều cần quan tâm ở đây là nhà quản lý phải giải thích được những vấn đề căn bản của tình hình biến động này. Nếu đánh giá trách nhiệm qua việc xem xét báo cáo chi phí sản phẩm thì giúp nhà quản lý thấy được tình hình sản xuất và những dấu hiệu rủi ro trong điều hành chi phí của trung tâm chi phí. Qua bảng báo cáo chi phí sản phẩm của trung tâm chi phí nhà quản lý sẽ thấy được tình hình tồn đọng, phát sinh chi phí trong quá trình sản xuất. Một khi chi phí sản phẩm tồn đọng ít điều này cũng có nghĩa là trung tâm chi phí đã sản xuất ra những sản phẩm có tính khả thi cao và ngược lại nếu xuất hiện một sự di chuyển và tồn đọng lớn thì điều này cũng có nghĩa là cần phải xem xét lại tính khả thi của những sản phẩm, tính hiệu quả và sự tồn tại của trung tâm chi phí này còn hữu ích hay không. Nếu đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí qua việc xem xét bảng báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận thì nhà quản lý thấy được sự ảnh hưởng và khả năng quyết định chi phí của trung tâm chi phí đến lợi nhuận của Công ty và ngược lại nó cũng chỉ ra những ảnh hưởng của cấp trên đến thành quả của trung tâm chi phí và cũng như những nỗ lực của trung tâm chi phí có thể thay đổi lợi nhuận Công ty ở mức độ nào. 3.2.3. Quản lý sử dụng nguồn vốn sản xuất kinh doanh Vốn là nhân tố quyết định, là chìa khoá để các doanh nghiệp có thể thực hiện được các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hiện nay, thiếu vốn đang là tình trạng phổ biến ở nhiều công ty. Do vậy, với số vốn đang có, công ty phải cố gắng quản lý, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó không ngừng đưa ra các biện pháp thích hợp để bảo toàn vốn, huy động vốn cũng như sử dụng vốn hay huy động một cách hiệu quả. Cũng như bất kỳ một nhân tố nào khác, để sử dụng vốn doanh nghiệp cần phải bỏ ra một chi phí nhất định. Do vậy công ty cổ phần Oki Việt Nam phải nghiên cứu chu kỳ kinh doanh của mình để xác định nhu cầu về vốn tối ưu. 3.2.3.1. Đối với vốn lưu động Trong cơ chế thị trường, với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế. Đặc biệt là nền kinh tế hàng hoá tiền tệ. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, công ty phải có đủ vốn để đầu tư vào các giai đoạn của quá trình sản xuất. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải bỏ ra một số vốn đầu tư ban đầu để dùng vào việc sản xuất và lưu thông. Nếu công ty làm ăn có lãi thì vốn được bảo toàn và phát triển, bảo đảm cho công ty có khả năng tái sản xuất mở rộng, phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Chính vì vậy việc quả lý vốn và tài sản có ý nghĩa rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Do đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc phòng mới bước đầu đi vào cổ phần hoá từ đầu năm 2007. Do đó, nguồn vốn của công ty được hình thành một phần từ đầu tư ngân sách nhà nước và một phần vốn tự bổ sung từ nguồn lợi nhuận từ những năm trước của công ty. Chứ chưa có nguồn vốn góp cổ phần từ các cổ đông. * Cách quản lý nguồn vốn lưu động của công ty được cụ thể qua các yếu tố sau: - Trong những năm gần đây, để đáp ứng cho quá trình sản xuất kinh doanh được phát triển, mở rộng. Do vậy, nợ vay ngân hàng của công ty luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nợ. Cụ thể là mỗi năm công ty phải trả lãi 1.500 triệu đồng cho ngân hàng vì vậy đây cũng là một yếu tố chi phí trong việc sử dụng vốn và để quản lý tốt khoản nợ vay từ các ngân hàng thương mại hoặc các tổ chức tài chính cũng như các khoản nợ khách hàng chưa thành toán. Công ty nên chú trọng: - Phải kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thanh toán, thường xuyên theo dõi chặt chẽ để chủ động đáp ứng các yêu cầu thanh toán khi đến hạn. Đây cũng là một nhân tố tạo được uy tín với khách hàng cho những lần vay sau. Đưa ra hình thức thanh toán an toàn, thích hợp và hiệu quả nhất tránh tình trạng mất mát không đáng có. - Công ty cần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn nhằm tăng vòng quay vốn, giải quyết tình trạng nợ đọng và chiếm dụng vốn làm ảnh hưởng đến yếu tố tiết kiệm, sử dụng hợp lý vốn. - Với bất kỳ một công ty nào khi tiến hành hoạt động kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ do nhiều nguyên nhân khác nhau thường tồn tại các khoản vốn phải thu, phải trả trong quá trình thanh toán. Do vậy, nếu quản lý không tốt các khoản này có thể sẽ làm tăng thêm chi phí như: chi phí thu hồi, chi phí rủi ro, chi phí quản lý nợ phải thu Đây cũng là nhân tố dẫn đến giảm lợi nhuận của công ty. Với các khoản nợ phải thu công ty phải nhanh chóng đưa ra biện pháp thu hồi một cách nhanh nhất nhằm hạn chế việc phát sinh các chi phí khác không cần thiết. Để quản lý tốt khoản mục này công ty cần đưa ra những giải pháp sau: - Thường xuyên theo dõi đôn đốc để thu hồi nợ đúng hạn. - Nên có các điều khoản ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng nhằm phòng ngừa rủi ro như yêu cầu khách hàng đặt cọc trước, tạm ứng bao nhiêu phần trăm giá trị hợp đồng ngay sau khi tiến hành giao hàng và phải thanh toán theo đúng hạn sau khi đã giao hàng hoàn chỉnh và chuyển đầy đủ hồ sơ thủ tục thanh toán cho bên mua. Cũng nên có cả điều khoản sau: trường hợp hai bên không tự giải quyết được theo điều khoản đã thoả thuận thì sẽ nhờ đến toà án kinh tế giải quyết theo luật định. Phán quyết của toà là quyết định cuối cùng. Án phí do bên thua chịu. Đây là điều khoản nhằm hạn chế các khoản nợ khó đòi, có nguy cơ bị chiến đoạt. 3.2.3.2. Vốn cố định Đối với các doanh nghiệp dù áp dụng bất kỳ hình thái sản xuất kinh tế xã hội nào thì việc mua sắm trang thiết bị, xây dựng hay lắp đặt các TSCĐ của doanh nghiệp đều phải thanh toán, chi trả bằng tiền. Số vốn đầu tư ứng trước để mua sắm, xây dựng hay lắp đặt các TSCĐ được gọi là vốn cố định của doanh nghiệp. Số vốn này nếu được sử dụng một cách có hiệu quả sẽ không mất đi, doanh nghiệp sẽ thu hồi lại được sau khi tiêu thụ các sản phẩm, hàng hoá hay dịch vụ của mình. * Các biện pháp quản lý vốn cố định Chú trọng đổi mới thiết bị, phương pháp công nghệ sản xuất, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ hiện có tại công ty cả về thời gian và công suất, đồng thời có các biện pháp giáo dục, khuyến khích kinh tế đối với người lao động trong công ty. Phải đánh giá đúng giá trị của TSCĐ tạo điều kiện phản ánh chính xác tình hình biến động của vốn cố định quy mô vốn phải được bảo toàn. Những TSCĐ nhất là máy móc phải có chế độ bảo dưỡng liên kỳ, sửa chữa dự phòng không nên để xảy ra tình trạng hư hoảng nặng trước thời hạn hoặc hư hỏng bất thường mới tiến hành sửa chữa gây thiệt hại ngừng tiến độ sản xuất. Công ty tiến hành trích khấu hao và xem xét xác định mức khấu hao phải phù hợp với hao mòn thực tế của TSCĐ điều chỉnh kịp thời giá trị của TS để tạo điều kiện tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao không để mất vốn, hạn chế tối đa ảnh hưởng bất lợi hao mòn vô hình. Như chúng ta đã biết nếu mức trích khấu hao thấp hơn mức hao mòn thực tế sẽ không đảm bảo thu hồi đủ vốn khi TSCĐ hết thời hạn sử dụng. Nếu ngược lại, sẽ làm tăng chi phí một cách không cần thiết dẫn đến giảm lợi nhuận của công ty. Khi tiến hành sản xuất Công ty phải định mức cụ thể mối quan hệ giữa chi phí đầu vào cho sản xuất và giá bán sản phẩm đầu ra một cách hợp lý, có chính sách khấu hao phù hợp với cung cầu trên thị trường. Điều này không những đảm bảo cho việc thu hồi đủ vốn, mà còn không gây đột biến trong giá cả làm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Công ty lên có phương án đề ra biện pháp phòng ngừa rủi ro trước như: trích trước quỹ dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính, lập quỹ dự phòng tài chính, mua bảo hiểm tài sản. Đây là một trong những nhân tố nhằm hạn chế tổn thất vốn cố định do các nguyên nhân khách quan đem lại. 3.2.3.2. Một số biện pháp để hoàn thiện công tác quản lý chi phí của Công ty: - Xây dựng ý thức thường xuyên tiết kiệm chi phí để đạt mục tiêu kinh doanh mà Công ty đặt ra. - Để tiết kiệm chi phí, Công ty cần có các biện pháp khen thưởng các bộ phận tiết kiệm được các khoản chi phí mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm bằng tiền thưởng, bằng khen, tuyên dương trong các đợt tổng kết hoạt động kinh doanh của Công ty. - Đối với các cá nhân có sáng tạo trong việc tiết kiệm chi phí, Công ty nên có chế độ khuyến khích vật chất cũng như tinh thần nhằm khuyến khích khả năng sáng tạo của họ. Bên cạnh đó cũng cần có những biện pháp kỷ luật, cảnh cáo đối với những trường hợp sai phạm sử dụng quá định mức gây lãng phí. Để có thể tiết kiệm chi phí tiền mặt, chi phí giao dịch tiếp khách hội họp, Công ty phải hết sức chú ý đến chỉ tiêu này. Những khoản chi tiêu này thường rất khó kiểm tra, kiểm soát và rất dễ bị lạm dụng mất mát. Đối với các khoản chi tiếp khách, hội họp giao dịch, chi đối ngoại, Công ty cần xây dựng định mức chi tiêu và quy chế quản lý sử dụng. Các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ trên tổng chi phí, các khoản chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào hiệu quả do việc môi giới đem lại. Tóm lại: Để hoàn thiện được công tác quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam, Công ty có thể tiến hành theo các quy trình sau để đưa ra được các biện pháp giảm chi phí đó là: Phát hiện các biến động Xác định các nguyên Đề nghị các cần phải khắc phục nhân chính gây bất lợi biện pháp cải tiến Đầu tiên, Công ty phải phát hiện ra các chi phí cần phải cắt giảm. Việc tập hợp các chi phí theo từng trung tâm quản lý chi phí và tính toán các biến động sẽ giúp Công ty phát hiện được các bộ phận yếu kém trong Công ty và biết họ yếu ở điểm nào để đưa ra biện pháp khắc phục ngay ở điểm đó. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng không phải biến động bất lợi nào cũng cần phải nghiên cứu. Công ty chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ % lớn so với định mức hay có giá trị lớn. Sau đó, Công ty cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi. Nếu có phát hiện ra quá nhiều nguyên nhân chỉ nên tập trung vào một vài nguyên nhân quan trọng và bỏ qua các nguyên nhân còn lại. Cuối cùng Công ty phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí hợp lý. Từ quản lý và sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh thực tế, theo định kỳ hoặc hàng năm Công ty cần tiến hành phân tích đánh giá lại tình hình quản lý, sử dụng chi phí. Từ đó có thể rút ra bài học kinh nghiệm hoặc biện pháp phù hợp để tiết kiệm chi phí hạ giá thành trong thời kỳ tới. Công ty phải thường xuyên ý thức được việc quản lý chi phí mới có thể nâng cao được lợi nhuận. Đây là điều hết sức quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào. 3.3. Một số kiến nghị Công ty cổ phần Oki Việt Nam là một doanh nghiệp bước đầu đi vào cổ phần hoá đồng thời cũng là một doanh nghiệp hoạt động công ích của Tổng cục Công nghiệp - Bộ Quốc Phòng. Hàng năm Công ty phải thực hiện các nhiệm vụ do Tổng cục Công nghiệp và Bộ Quốc Phòng giao đồng thời Công ty còn tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh các mặt hàng kinh tế ngoài quân đội. Nhằm đem lại lợi ích cho nguời lao động nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Để có thể thực hiện được các giải pháp đã nêu trên, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị với Tổng cục Công nghiệp và Bộ Quốc Phòng xem xét và tạo điều kiện để hỗ trợ cho Công ty hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tăng lợi nhuận, nâng cao vị thế cạnh tranh của Công ty trên thị trường trong và nước ngoài. Góp phần xây dựng nền kinh tế nước nhà ngày một vững mạnh. 3.3.1. Kiến nghị với Tổng cục Công nghiệp Theo như qui định của Bộ Quốc Phòng, đối với việc sản xuất các sản phẩm Quốc phòng thì nguồn vốn lưu động để đảm bảo cho việc sản xuất các sản phẩm này được tài trợ từ nguồn Ngân sách Nhà nước cấp. Tuy nhiên, cho đến nay, thực tế Công ty vẫn phải đi vay ngân hàng để bù đắp vào số vốn lưu động còn thiếu để sản xuất các mặt hàng quốc phòng. Đây sẽ là một khó khăn rất lớn cho Công ty trong mong muốn theo đuổi mục tiêu giảm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận. Bởi vì, để sản xuất các mặt hàng kinh tế bên ngoài nhằm mục đích tăng thêm thu nhập cho người lao động và góp phần tăng lợi ích kinh tế Quốc gia. Công ty đã phải vay ngân hàng một số lượng vốn lưu động không nhỏ để đầu tư cho hoạt động sản xuất. Để có thể sử dụng vốn vay hàng năm Công ty đã phải trả trung bình là hơn 1.500 triệu đồng cho lãi tiền vay ngân hàng. Cộng thêm với khoản trả lãi tiền vay để phục vụ cho việc sản xuất hàng Quốc phòng điều này đã làm tăng thêm chi phí, giảm lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, đề nghị Tổng Cục cấp đủ vốn lưu động để sản xuất hàng quốc phòng theo qui định của Bộ Quốc Phòng. Đề nghị Tổng cục cho phép công ty được giữ lại quỹ khấu hao để góp phần tăng nguồn vốn hoạt động cho công ty, công ty có điều kiện đầu tư đổi mới máy móc thiết bị mà không phải hoàn toàn phụ thuộc vào vốn vay ngân hàng. Đối với các mặt hàng quốc phòng, lợi nhuận thu được từ việc sản xuất chúng là rất lớn mà chi phí thường được hỗ trợ từ nguồn vốn ngân sách. Sẽ rất có lợi cho những doanh nghiệp nào mà lượng hàng quốc phòng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu sản phẩm. Tuy nhiên, hiện nay, không phải bất cứ doanh nghiệp nào thuộc Bộ Quốc Phòng cũng tìm kiếm được các hợp đồng làm hàng quốc phòng, có những mặt hàng chỉ tập trung ở một số ít các đơn vị. Vì vậy, đề nghị Tổng Cục thực hiện giao thêm các nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng quốc phòng, để tạo công ăn việc làm cho công nhân viên, công ty để có thể khai thác năng lực hoạt động của máy móc thiết bị đã đầu tư mà chưa được sử dụng một cách tối đa theo chức năng hoạt động của Công ty tạo điều kiện để Công ty có thể tiết kiệm được các chi phí, tăng thêm doanh thu về hàng quốc phòng. 3.3.2. Kiến nghị với Bộ Quốc Phòng và Chính Phủ Đầu năm 2007, doanh nghiệp bước đầu đi vào cổ phấn hoá, do vậy kiến nghị Bộ Quốc phòng và Chính phủ cho sửa đổi quy định mức cổ phần chi phối để có thể đẩy nhanh tiến độ sắp xếp, quy định cụ thể về doanh nghiệp mà nhà nước cần nắm giữ vốn làm cơ sở điều chỉnh lại phương án sắp xếp doanh nghiệp nhà nước. Đồng thời phân cấp giao cho giám đốc quyết định tỷ lệ nắm cổ phần tại các công ty cổ phần hoá. Ban hành, bổ sung quy định và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận quản lý. Đối với các khoản thuế được miễn giảm từ đầu tư mua máy móc thiết bị, hàng hoá đặc biệt đề nghị Chính phủ, Nhà nước tạo điều kiện để doanh nghiệp sớm được hoàn lại các khoản thuế này. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh và tái đầu tư trang thiết bị, vì đối với doanh nghiệp chi phí trả lãi phần nhiều cũng là chi phí giảm thuế. Đề nghị Bộ Quốc Phòng có nhưng kiến nghị lên Chính Phủ về thực tế này để có những biện pháp nhằm giúp đỡ không chỉ Công ty mà còn cả các doanh nghiệp quân đội khác có thể giảm bớt được phần chi phí này, có thể là chuyển công việc này sang cho các quỹ bảo hiểm xã hội. Hiện nay, đối với các cán bộ công nhân viên đã từng làm việc trong các doanh nghiệp quân đội được qui định về thời gian chờ nghỉ hưu và thôi việc từ 6 đến 12 tháng và trong khoảng thời gian này các doanh nghiệp phải trả lương cho họ, đây là điều khác biệt giữa doanh nghiệp quân đội với các doanh nghiệp bên ngoài khác. Vì vậy khoản lương trả cho những cán bộ chờ hưu này được trích từ lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp và được tính như là một khoản chi phí phải trả cho người lao động. Điều này làm tăng giá thành của sản phẩm, làm giảm đi tính cạnh tranh về giá cả của các sản phẩm của Công ty. KẾT LUẬN Quản lý chi phí là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp - các nhà đầu tư, là động lực đồng thời còn là chỗ dựa vững chắc cho sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp vì vậy: mục tiêu của các doanh nghiệp là tối thiểu trị giá chi phí sản xuất cho các chủ sở hữu, muốn vậy doanh nghiệp phải có phương pháp quản lý chi phí. Trong điều kiện sản xuất – kinh doanh theo cơ chế thị trường, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh là nhằm đứng vững trong cạnh tranh, sản xuất – kinh doanh ổn định và phát triển, đạt được lợi nhuận tối đa và chi phí ở mức tối thiểu. Quản lý chi phí chính là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường đầy dẫy các đối thủ cạnh tranh cam go, khốc liệt, nó không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân doanh nghiệp mà còn có vai trò quan trọng đối với sự phát triển phồn vinh của đất nước thông qua phân phối chi phí, điều hoà lợi ích giữa các giai cấp trong xã hội. Việc phấn đấu để đạt tăng trưởng ổn định là nhiệm vụ thường xuyên, là vấn đề cốt yếu đối với mỗi doanh nghiệp, trong đó việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh được coi là hướng cơ bản và lâu dài nhất để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Với đề tài “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam ”, em đã vận dụng phần nào được những kiến thức đã học để nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác quản lý chi phí tại công ty và trên cơ sở đó đã đưa ra được những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác này tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam. Tuy nhiên vì giới hạn về thời gian cũng như sự hiểu biết trên lĩnh vực này còn hạn chế nên trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài, em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được các thầy cô, các bạn, đặc biệt là thầy giáo hướng dẫn Vũ Duy Hào trong khoa Ngân hàng - Tài chính, các cô chú trong Công ty tiếp tục chỉ bảo, giúp đỡ, đưa ra những nhận xét thiết thực để em có thể tiếp tục hoàn thành bài viết này được tốt hơn./. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1. BHYT : Bảo hiểm y tế 2. BHXH : Bảo hiểm xã hội 3. KPCĐ : Kinh phí Công đoàn 4. TSCĐ : Tài sản cố định DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Tài Chính Doanh Nghiệp – Trường ĐHKTQD Chủ biên: PGS - TS Lưu Thị Hương. 2. Giáo trình kinh tế chính trị – Trường ĐHKTQD 3. Giáo trình Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp – Học Viện Tài Chính. 4. Phân tích hoạt động tài chính kinh tế doanh nghiệp NXB TC-TS Nguyễn Năng Phức 5. Quản trị Tài chính doanh nghiệp – PGS-TS Vũ Duy Hào; Đàm Văn Huệ Phạm Long – NXB thống kê - 2000 6. Kế Toán Chi Phí – NXB Thành phố Hồ Chí Minh. 7. Kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả chi tiêu. 8. Các tạp chí Tài Chính Doanh Nghiệp. 9. Phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp 10. Thời báo tài chính 11. Chế độ mới về quản lý tài chính và cổ phần hoá đối với doanh nghiệp. 12. Giáo trình Ktoán quản trị - NXB TC 2002 12. Một số tài liệu tham khảo khác. ------------------------------------------------------- DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng phân tích quản lý chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh các năm: 2005 – 2007: Trang 33 Bảng 2.2: Bảng phân tích quản lý sản xuất kinh doanh theo khoản mục giá thành Năm 2005 – 2007: .......................................................................Trang 38