Đề tài Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển ở công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans

ng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002. Nhằm mở rộng thị trường, chuẩn bị hội nhập quốc tế công ty chú trọng công tác marketing, nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả kho bãi, cầu cảng container, áp dụng triệt để quy trình quản lý chất lượng ISO 9002. Trong năm 2003 công ty đã đầu tư 45 tỷ VNĐ mua sắm các trang thiết bị xếp dỡ và phương tiện vận tải, đổi mới quy trình phục vụ khách hàng, tăng cường công tác tiếp thị, quảng bá, do đó đã chiếm lĩnh được nhiều thị trường khó tính như Nhật Bản, Hoa Kỳ, Bằng phương thức kinh doanh năng động hiệu quả, 10 năm qua, GEMADEPT đã tạo được vị trí của mình, khẳng định tính đứng đắn của chính sách cổ phần hóa doanh nghiệp của Đảng và Nhà nước, khơi dậy nguồn vốn nội lực xây dựng phát triển ngành hàng hải Việt Nam. Một số kinh nghiệm áp dụng cho VIETRANS Với số vốn ban đầu không phải là lớn nhưng GEMADEPT đã gặt hái được nhiều thành công như vậy là nhờ công ty đã biết đầu tư đúng hướng, chú trọng công tác Marketing, nâng cao chất lượng dịch vụ để mở rộng thị trường. Bên cạnh đó, công ty đã mạnh dạn tiến hành cổ phần hoá từ rất sớm, chính điều này đã góp phần tạo cho công ty một bộ máy tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Từ hoạt động của GEMADEPT, ta thấy rằng có những điểm tương đồng với VIETRANS, do đó, VIETRANS có thể áp dụng những kinh nghiệm thành công để áp dụng vào hoạt động của mình. Đó là tăng cường hợp tác với các hãng tàu nước ngoài dưới các hình thức như liên doanh, làm đại lý giao nhận, đại lý hàng hải. Trong thời gian sớm nhất, VIETRANS phải tiến hành cổ phần hoá để cơ cấu lại bộ máy tổ chức cho gọn nhẹ, nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ công nhân viên từ đó đa dạng hoá và nâng cao chất lượng dịch vụ. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN KHO VẬN VẬN TẢI BIỂN TẠI CÔNG TY Nhóm giải pháp vĩ mô Hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc rất nhiều vào những chính sách vĩ mô của Nhà nước. Nếu Nhà nước đưa ra những chính sách thông thoáng nhưng chính xác sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp chân chính phát triển, còn nếu đưa ra những quy định quá cứng nhắc nhưng lại có kẽ hở chỉ lợi cho những kẻ biết luồn qua những kẽ hở đó để làm giàu bất chính. Hiện nay, các cơ chế, chính sách của chính phủ Việt Nam về Hàng hải, giao nhận vận tải biển tuy đã được ngày càng hoàn thiện nhưng vẫn còn chưa đồng bộ, thiếu nhất quán, chưa bao quát được những hoạt động phát sinh trong thực tiễn khiến các doanh nghiệp giao nhận nói riêng gặp không ít khó khăn. Do đó, những việc Chính phủ cần làm ngay là: 1.1. Hoàn thiện hệ thống luật Hệ thống luật về Hàng hải, giao nhận đường biển của nước ta còn chưa đầy đủ, đồng bộ, cần phải được hoàn thiện thì mới tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các doanh nghiệp, cá nhân. Hiện nay, Việt Nam mới chỉ có Bộ luật hàng hải là cơ sở pháp lý điều chỉnh tất cả các hoạt động hàng hải tại Việt Nam. Bộ luật này cần được nghiên cứu, chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu hội nhập, đồng thời không được trái với tinh thần của các văn bản luật khác như Luật Thương Mại, Luật Doanh nghiệp, Ngoài ra các văn bản dưới luật cũng đang dần được bổ sung, sửa đổi theo hướng hoàn thiện. Theo Quyết định số 19/2000/QĐ - TTg ngày 03/02/2000, Nghị định số 03/2000/NĐ-CP ngày 03/02/2000 và Nghị định số 30/2000/NĐ-CP ngày 11/8/2000 của Chính phủ, giấy phép đối với một số hoạt động dịch vụ hàng hải được bãi bỏ và thay thế bằng các yêu cầu thương mại, do vậy đã tạo thuận lợi và nâng cao khả năng cạnh tranh trong cung cấp dịch vụ và tạo sự bình đẳng giữa khu vực tư nhân và khu vực nhà nước tại Việt Nam. Tuy vậy vẫn còn những yêu cầu quá khắt khe, gây khó khăn cho các doanh nghiệp cũng cần phải được nới lỏng và tiến tới xoá bỏ. Về việc mở rộng ưu đãi thuế cho các hoạt động dịch vụ vận tải nói chung như dịch vụ giao nhận, Nhà nước cũng đã chỉ đạo tổng cục Thuế nghiên cứu, nhưng việc này có được thực hiện hay không phải tuân theo thông lệ và luật pháp quốc tế. Liên quan đến việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển là việc chở hàng ra cảng để xếp lên tàu nhưng việc này đang gặp khó khăn vì theo Nghị định 15/CP, kể từ ngày 1/4/2003, các cảng chỉ xếp hàng lên xe ô tô theo đúng trọng tải của xe, xe chở container chỉ xếp 1 container 20’, không kẹp đôi. Từ ngày 7/4/2003 cảng còn phát tích kê, cân xe ra vào. Các điều khoản kể trên sẽ được đưa vào trong hợp đồng bốc xếp, giao nhận và coi đây là nghĩa vụ hai bên phải phối hợp thực hiện. Đây là qui định hợp lý vì cấm xe tải chở hàng rời chạy quá tải là đúng, tuy nhiên đối với xe container thì phải xem xét lại vì xe vận chuyển container là một loại hình vận tải tiên tiến thông dụng nhất trên thế giới và khu vực nhưng ở Việt Nam lại bị coi là loại hình “đặc biệt”, muốn lưu hành đều phải xin “Giấy phép lưu hành đặc biệt vận tải quá khổ quá tải”. Giấy phép này chỉ cấp chỉ cấp cho thời hạn 3 tháng mỗi lần, mỗi xe cũng chỉ được cho phép chạy trên 5 tuyến đường. Thời gian qua phương thức vận tải container đã khá thông dụng ở Việt Nam, nhất là những thành phố cảng biển như Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Xe vận tải container trở thành loại hình chủ yếu vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Quốc lộ 5 đã được phân cấp là đường cấp 1 đồng bằng, không hạn chế tải trọng, lẽ ra chỉ cần quy định hàng vận tải phải đảm bảo không vượt quá tải trọng của xe. Nhưng các quy định hiện hành lại khống chế tổng trọng tải (cả xe, hàng chở, vỏ container) cho xe container 40’ không vượt quá 30 tấn, xe 20’ không vượt quá 27 tấn, khiến lượng hàng hóa thực chở trên từng loại xe không đảm bảo theo tiêu chuẩn quốc tế của từng loại container, làm giá thành vận tải container tăng vọt, các chủ hàng xuất nhập khẩu không chịu nổi, người làm giao nhận cũng gặp nhiều khó khăn. Ta thấy rằng nhiều đơn hàng vận chuyển đồng bộ đóng sẵn trong 1 container nếu tách rời ra 2 container cho bảo đảm tải trọng theo quy định thì sẽ đẩy giá vận tải tăng gấp đôi. Đó là chưa kể có những loại hàng xếp trong container như kính nổi, nếu xếp không đủ tải sẽ gây nguy hiểm. Nhiều container hàng nhập khẩu kiểm hoá tại chân công trình, không nhà vận tải nào dám đơn phương phá niêm phong kẹp chì hải quan để san tải. Nếu theo quy định về tải trọng như hiện hành thì giá vận tải hàng ra cảng tăng, gây khó khăn rất lớn cho nhà xuất nhập khẩu cũng như người giao nhận. Như vậy, Nhà nước nên bãi bỏ quy định quá khổ quá tải ở xe container, nên bỏ giấy phép “lưu hành đặc biệt” loại xe này và việc mỗi xe container chỉ được chạy trên 5 tuyến đường là không hợp lý. Chúng ta biết rằng theo thông lệ quốc tế hàng container được phép chạy trước, thủ tục chạy theo sau nên tốc độ giải phóng hàng rất nhanh còn ở ta thì ngược lại mà dịch vụ giao nhận hàng hóa có phát triển hay không phụ thuộc vào lượng hàng có nhiều hay không. Nếu hàng bị ứ đọng ở cảng do quy định trên thì sẽ đẩy người làm giao nhận rơi vào tình thế nan giải. 1.2. Nhà nước cần tăng cường thu hút FDI vào ngành giao nhận vận tải Ngành giao nhận vận tải muốn phát triển cần phải có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại. Mà đất nước ta còn nghèo, do vậy chỉ có tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài thì chúng ta mới lợi dụng được nguồn vốn và công nghệ hiện đại, mới nhanh chóng thay đổi được bộ mặt của ngành, đuổi kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới. Kinh nghiệm của Trung Quốc cho thấy rằng nhờ chính sách thu hút đầu tư mà ngành giao nhận vận tải của nước này đã có những bước tiến bộ rất lớn. Vào cuối những năm 80, Trung Quốc bắt đầu thu hút đầu tư nước ngoài vào thị trường giao nhận vận tải. Lúc đó, chỉ một số công ty giao nhận lớn ở nước ngoài được phép thành lập liên doanh với các doanh nghiệp giao nhận hoặc xuất nhập khẩu lớn trong nước, còn phần lớn chỉ được phép thành lập văn phòng đại diện. Điều này hạn chế hoạt động của các công ty nước ngoài vì với tư cách văn phòng đại diện, họ không được thực hiện các dịch vụ giao nhận cơ bản như lưu cước, làm thủ tục hải quan, phát hành vận đơn và thu cước mà phải thông qua các đại lý. Kể từ khi Trung Quốc gia nhập WTO (ngày 11/12/2001), nước này bắt đầu thay đổi các quy định điều chỉnh về đầu tư nước ngoài vào thị trường giao nhận vận tải. Các công ty nước ngoài tuy bị ràng buộc hơn về hình thức đầu tư, loại hình đầu tư, thời gian hoạt động nhưng lại có quyền mua cổ phần của các công ty giao nhận vận tải lớn của Trung Quốc, có thể tham gia kinh doanh bất cứ dịch vụ nào trong khuôn khổ của pháp luật. Nhờ vậy, Trung Quốc đã phát triển được đội tàu lớn mạnh hơn, các bến cảng, kho bãi được mở rộng và ngày càng hiện đại. Việt Nam tuy không thể bắt chước một cách máy móc nhưng việc tăng cường thu hút đầu tư vào ngành giao nhận vận tải để hiện đại hoá ngành này là cần thiết vì đội tàu của ta trọng tải còn hạn chế, các cảng còn quá nông, tàu mẹ chưa thể vào, gây khó khăn cho việc xếp dỡ hàng hóa, kho bãi ở cảng còn nhỏ hẹp, thường xuyên gây ùn tắc hàng, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp giao nhận còn nhỏ lẻ, cung cách làm việc còn chưa chuyên nghiệp. Trước mắt, Nhà nước cần tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động đầu tư nước ngoài vào Việt Nam bằng các biện pháp sau: 1.2.1. Cải cách thủ tục hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật về đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản dưới luật theo hướng mở cửa, hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt là luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Cải cách thủ tục hành chính cho đơn giản, gon nhẹ. Bên cạnh đó, miễn giảm hơn nữa thuế lợi tức và tiền thuê đất đối với những dự án đầu tư vào phát triển đội tàu biển, xây dựng cảng biển, mở rộng và hiện đại các kho bãi, phương tiện xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa. Công tác quản lý Nhà nước đối với trong đầu tư và sau đầu tư cần tạo ưu đãi nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích cho các doanh nghiệp trong nước, tránh các công ty nước ngoài lợi dụng ưu đãi để hạ mức giá, cạnh tranh không lành mạnh gây thiệt hại và thất thu ngân sách cho Nhà nước. 1.2.2. Tạo môi trường kinh tế - xã hội thuận lợi Để các nhà đầu tư yên tâm đầu tư, chính phủ Việt Nam phải ổn định kinh tế vĩ mô, chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ phải được cân nhắc, điều chỉnh sao cho không làm mất đi nguồn lợi chính đáng của các nhà đâu tư. Bên cạnh đó, cũng phải giữ vững được sự ổn định về chính trị, trật tự an toàn xã hội để bảo đảm an toàn về tính mạng, tài sản, bảo đảm những quyền cơ bản cho nhà đầu tư. 1.3. Đổi mới cơ chế quản lý Nhà nước về giá trong giao nhận vận tải Đối với vận tải biển hàng xuất nhập khẩu, giá cước chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố quốc tế, cho nên Nhà nước không thể quy định giá, cho dù chỉ là giá tối thiểu (sàn), hoặc giá tối đa (trần). Nhà nước chỉ có thể thay đổi cơ chế quản lý đối với giá cả của dịch vụ hàng hải. Với những dịch vụ bắt buộc phải thực hiện tại Việt Nam (đại lý tàu biển, lai dắt, vệ sinh, kiểm đếm hàng), chỉ thực hiện giá quy định của các hiệp định song phương (nếu có), còn lại cần thiết phải quy định giá tối thiểu để tránh việc cạnh tranh hạ giá giữa các doanh nghiệp trong nước làm thiệt hại đến thu nhập của từng doanh nghiệp và thất thu ngân sách. Các loại dịch vụ không bắt buộc phải thực hiện ở Việt Nam (như cung ứng vật tư, sửa chữa) giá cả sẽ do các bên thỏa thuận, vì nếu quy định, sẽ có hai khả năng, một là quá thấp - sẽ làm lợi cho phía nước ngoài, hai là quá cao - khách hàng nước ngoài sẽ không thực hiện tại Việt Nam, và tất nhiên, phía Việt Nam không tận dụng được nguồn thu này. Giá xếp dỡ hàng xuất nhập khẩu nên quy định giá tối thiểu. Các doanh nghiệp trong nước có thể cạnh tranh bằng giá không thấp hơn mức giá thấp nhất đó. Giá xếp dỡ hàng trung chuyển nên để các bên thỏa thuận, nhà nước không quy định. Ngoài ra, các chi phí và lệ phí liên quan đến giao nhận tại các cảng biển quá cao làm tăng chi phí của chủ hàng đồng thời gây khó khăn cho người giao nhận như phụ phí xăng dầu (30 USD đối với hàng Châu Á và 82 USD đối với hàng đi các khu vực khác), phí nâng hạ (300000 - 360000 VND/20’). Tuy những loại phí này không phải loại nào cũng nằm trong sự kiểm soát của Nhà nước nhưng Nhà nước cũng nên rà soát lại và bãi bỏ hoặc giảm các loại phí bất hợp lý. Khi thị trường bất ổn định hoặc trong trường hợp đặc biệt khi chịu ảnh hưởng của thị trường tài chính thế giới (tác động xấu) đến hoạt động giao nhận vận tải, nhà nước phải có chính sách cụ thể như: giảm thuế xuất nhập khẩu để ưu tiên đội tàu biển quốc gia, giảm thuế cước cho các doanh nghiệp giao nhận. Cũng cần chú ý rằng khi Nhà nước đã có những chế tài cho các hãng tàu và doanh nghiệp thì phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát để những chế tài đó được thực hiện đúng theo đường lối của Nhà nước. 1.4. Thành lập ủy ban quốc gia về tạo thuận lợi cho giao nhận vận tải hàng hóa Cơ quan quản lý nhà nước này sẽ đảm bảo cho việc phát triển và kinh doanh giao nhận vận tải ở nước ta theo đúng pháp luật Việt Nam và công ước quốc tế, đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng cũng như người giao nhận vận tải. Thành phần của ủy ban này gồm đại diện của nhà nước, đại diện của các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân kinh doanh giao nhận vận tải. Ủy ban này phải có quan hệ với các quốc gia trong khu vực và thế giới về vận tải hàng hóa. 1.5. Đơn giản hóa và hài hòa các thủ tục chứng từ có liên quan Hiện nay nước ta đang trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới, Việt Nam đã là thành viên của APEC, ASEAN, tham gia AFTA, chuẩn bị gia nhập WTO. Vì vậy chúng ta phải có nghĩa vụ của một thành viên tham gia các tổ chức chuyên ngành, tham gia các công ước, hiệp định quốc tế. Do vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải đơn giản hóa các thủ tục hải quan, cải tiến thủ tục quản lý xuất nhập khẩu phù hợp với thông lệ, công ước quốc tế góp phần thúc đẩy giao lưu kinh tế đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận. Việt Nam từ lâu đã thực hiện cơ chế “một cửa” nhằm đơn giản hoá thủ tục hành chính. Cơ chế này cần tiếp tục phát huy trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải hàng hóa. Thủ tục hải quan cũng như các thủ tục chứng từ khác cần nghiêm minh, chặt chẽ nhưng phải nhanh gọn, bỏ bớt những rườm rà, tránh hạch sách, gây khó dễ cho chủ hàng và người giao nhận. 1.6. Đề cao vai trò của hiệp hội giao nhận Việt Nam VIFAS Hiệp hội cần đóng vai trò chủ động tích cực trong việc giúp các hội viên mở mang dịch vụ, nâng cao khả năng hoạt động. Có thể với danh nghĩa của mình liên hệ với hiệp hội nước ngoài nhờ giới thiệu giúp đỡ đào tạo các dịch vụ mới như Logistics. Có thể giúp đỡ một vài doanh nghiệp làm thí điểm. Có thể vận động một số doanh nghiệp cùng nhau hợp tác. Với mỗi dịch vụ mới đòi hỏi trình độ nghiệp vụ khéo léo, tổ chức tinh vi, luật pháp chu đáo, VIFAS phải cố gắng rất nhiều mới đưa được ngành giao nhận nước ta tiến lên nhanh chóng. Nhóm giải pháp của bản thân doanh nghiệp 2.1. Giải pháp về thị trường Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận kho vận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, VIETRANS cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an toàn. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của toàn công ty. Có mở rộng được thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của công ty cũng như các cán bộ công nhân viên, mới nâng cao triển vọng phát triển của công ty. Có 2 hình thức mở rộng thị trường, đó là mở rộng thị trường theo chiều rộng và mở rộng thị trường theo chiều sâu. Mở rộng thị trường theo chiều rộng được hiểu là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý, theo chiều rộng về không gian. Cho đến nay, VIETRANS đã vươn ra nhiều thị trường quốc tế, hoạt động trên hầu hết các châu lục như Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ, Châu Phi. Tuy nhiên, vẫn còn một số thị trường rất giàu tiềm năng mà công ty chưa khai thác hết tiềm năng của nó như khu vực Châu Phi, khu vực Nam Mỹ (Mêhicô, Brazil,) Mở rộng thị trường theo chiều sâu ngược lại không phải là mở rộng thị trường về khu vực địa lý mà là trên cùng một thị trường hiện có nhưng công ty có thể thu hút thêm nhiều khách hàng, củng cố, thiết lập quan hệ lâu dài với các khách hàng truyền thống bằng chất lượng dịch vụ, bằng việc mở rộng phạm vi dịch vụ của mình. Hình thức này công ty có thể áp dụng cho thị trường Trung Quốc vì đây là thị trường rộng lớn, lại khá tương đồng về văn hoá, tập quán với Việt Nam. Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hoá, phong tục tập quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành các công việc sau: 2.1.1. Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán của thị trường. Khi tiến hành nghiên cứu thị trường cần tìm hiểu rõ các thông tin sau: Trước hết công ty cần tìm hiểu về phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác so với những thị trường mà công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho công tác thâm nhập thị trường và thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó không. Chẳng hạn như thị trường Mỹ - thị trường mà công ty đang có chiến lược mở rộng trong những năm tới. Đây là một thị trường rất khó tính, không chỉ về nhu cầu của người dân mà đặc biệt là những quy định của luật pháp Mỹ. Có thể nói hệ thống luật của Mỹ rất phức tạp và khắt khe. Hơn nữa mỗi bang lại có những quy định riêng không giống nhau nên cho dù có thành công ở một hợp đồng cũng không thể áp dụng những kinh nghiệm đó cho những hợp đồng tiếp theo. Ví dụ như Mỹ có quy định vận đơn phải được lập và gửi đến 48 giờ trước khi hàng rời cảng và vận đơn khi đã lập thì không được sửa đổi. Điều này đòi hỏi người giao nhận phải rất cẩn trọng trong khâu lập chứng từ. Bên cạnh đó hải quan Mỹ có quyền kiểm tra bất cứ loại hàng gì ở bất cứ cảng nào trên đất Mỹ nên gây không ít khó khăn cho chủ hàng, đặc biệt là người giao nhận. Ngoài ra, việc nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa ở thị trường đó cũng rất quan trọng. Muốn biết đó có phải là thị trường triển vọng để phát triển lâu dài không, VIETRANS phải tìm hiểu xem nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên thị trường đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang còn ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một thị trường đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thoái thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm. VIETRANS đã có một bài học thất bại vào đầu những năm 1990 do không nghiên cứu thị trường. Đó là khi Liên Xô và Đông Âu sụp đổ, VIETRANS mất đi thị trường to lớn này mà lại chưa thâm nhập vào các thị trường tiềm năng khác khiến cho công ty gặp rất nhiều khó khăn. Còn hiện nay, cho dù khối EU đang là thị trường quan trọng trong hoạt động của công ty, sản lượng giao nhận hàng hóa vào thị trường này chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 1/3 tổng sản lượng giao nhận, nhưng như đã phân tích ở trên thì thị trường này đã có những biểu hiện sụt giảm. Nhận thức được điều này VIETRANS đang dần chuyển hướng sang một số thị trường khác như khu vực Địa Trung Hải, khai thác hơn nữa thị trường Trung Quốc rộng lớn. Còn với thị trường Mỹ, thị trường được đánh giá là thị trường triển vọng trong những năm tới, công ty đã và đang dần thiết lập các mối quan hệ để tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động kinh doanh sau này. Một vấn đề cần nghiên cứu nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh công ty cần chuẩn bị những phương thức gì. Các thông tin trên đầy đủ chính xác sẽ giúp công ty thâm nhập thị trường với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro. Ngoài ra, với những thị trường truyền thống, công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa. công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ không, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của công ty. Để có được những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn: - Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức như WTO, cơ quan chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thương Mại các nước. Nguồn thông tin này tuy có ưu điểm là chính xác và đầy đủ, nhưng chưa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty. - Thông qua các Hiệp hội mà VIETRANS là thành viên như FIATA, VIFAS, VCCI. Đặc biệt là thông qua các cuộc họp do các Hiệp hội trên tổ chức công ty nên tranh thủ lắng nghe và thảo luận để cập nhật những thông tin mới nhất. - Thông qua đại diện thương mại, tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài để tìm hiểu tình hình thị trường. - Đặc biệt công ty nên cử cán bộ có khả năng đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các công ty khác trong và ngoài nước, tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ. 2.1.2. Thâm nhập thị trường Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nghiên cứu thị trường, công ty cần lựa chọn một số thị trường phù hợp để tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau: Tự thâm nhập Đây là phương thức mà công ty tự mình tiến hành để tìm kiếm và mở rộng khách hàng của mình trên cơ sở đã có những hiểu biết nhất định về tình hình khách hàng và thị trường. Các cán bộ công nhân viên của công ty sẽ phải đi gặp các khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Các cán bộ lãnh đạo phải thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, các cuộc họp chính thức cũng như không chính thức, các cuộc gặp mặt doanh nghiệp để qua đó tranh thủ ký các hợp đồng ủy thác giao nhận. Để làm được như vậy đòi hỏi bộ máy lãnh đạo phải hoạch định được chiến lược thâm nhập đúng đắn, các cán bộ của công ty phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ, có kiến thức về marketing, thông thạo ngoại ngữ, có nghệ thuật giao tiếp khách hàng. Bên cạnh đó, công ty phải trường vốn mới có thể giữ vững được thị trường vì những khoản chi phí phải bỏ ra để thực hiện các công việc trên là rất đáng kể. Khi tự mình thâm nhập thị trường công ty giữ được thế chủ động tối đa nhưng cũng phải chấp nhận rủi ro vì những nỗ lực bỏ ra chưa chắc ngay lập tức đã thu được kết quả. VIETRANS chỉ nên áp dụng phương thức này cho một vài thị trường quan trọng như Trung Quốc, EU còn với những thị trường khó khăn hay quá mới công ty nên áp dụng phương thức thứ hai. Thâm nhập qua trung gian Phổ biến nhất là hình thức liên doanh, liên kết với công ty nước ngoài, những công ty vốn đã quen thuộc với những thị trường mà VIETRANS đang cần thâm nhập. Khi tiến hành liên doanh, liên kết tuy VIETRANS sẽ phải chia sẻ lợi nhuận và ở thế yếu hơn nhưng công ty có thể tận dụng được nguồn vốn và các mối quan hệ của đối tác. VIETRANS sẽ không mất công sức nghiên cứu thị trường, dò dẫm từng bước mà lại có thể tăng ngay được thị phần đồng thời hạn chế được thấp nhất những rủi ro. Ngoài ra, VIETRANS có thể nhờ các Hiệp hội mà công ty là thành viên hoặc các đại sứ quán, đại diện thương mại hay tham tán thương mại của Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu với khách hàng. Nhờ vào uy tín của các hiệp hội này, công ty sẽ có rất nhiều thuận lợi. Đây nghe có vẻ là giải pháp không khả thi nhưng VIETRANS trước mắt có thể áp dụng do công ty có lợi thế là một công ty đầu ngành hoạt động lâu đời nhất tại Việt Nam, có mối quan hệ tốt đẹp với các hiệp hội trên. Tuy nhiên công ty không thể dựa vào phương thức này lâu dài vì sự phát triển bền vững phải dựa vào bản thân nội lực của công ty. 2.2. Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận Cũng như việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng được quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng. Đối với phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, những dịch vụ mà VIETRANS đang cung cấp là vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ vận tải đa phương thức, giao nhận từ cửa đến cửa, cho thuê kho ngoại quan. VIETRANS cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này đối với một công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng. Công ty cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vận tải đa phương thức là một loại hình vận tải tiên tiến hiện đang được áp dụng rộng rãi trong khu vực và thế giới. Xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực cộng với tác động của khoa học công nghệ vận tải container và thông tin đang thúc đẩy vận tải đa phương thức phát triển nhanh chóng. Ngày nay, mối liên kết giữa sản xuất, vận tải, thị trường, phân phối và quản lý hàng hóa rất chặt chẽ và phụ thuộc vào nhau mà không một phương thức vận tải thông thường, đơn lẻ nào có thể đáp ứng được. VTĐTPT đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” hữu hiệu với giá thành thấp nhất. Ngành hàng hải thế giới đang tiếp tục phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa và đa dạng hóa theo phương thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hướng sáp nhập, hợp tác, hình thành các liên minh lớn và tập trung quyền lực trong giới hàng hải. Các tàu container thế hệ mới được đưa vào sử dụng, vận tải đa phương thức rộng rãi. Ở VIETRANS, vận tải đa phương thức là thực hiện việc vận chuyển hàng từ kho tới kho hoặc từ trạm gửi hàng lẻ (CFS) đến CFS hoặc từ CFS đến kho bao gồm cả việc đóng hàng vào container, niêm phong cặp chì, giám định hàng hóa, làm thủ tục hải quan. Đối với VIETRANS, đây là dịch vụ không quá khó khăn vì công ty có thực lực: đủ phương tiện, nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, để thực hiện tốt hơn dịch vụ này, công ty phải đầu tư để hiện đại hoá các phương tiện, trang thiết bị làm hàng cho phù hợp với tình hình mới. Đó là các thiết bị đóng hàng vào container, xe nâng, cần cẩu, đặc biệt là các loại xe chở container. Ngoài ra, công ty phải thiết lập quan hệ, ký các hợp đồng với các hãng tàu, hãng hàng không, hãng đường sắt lớn cả trong nước và nước ngoài để chủ động về phương tiện và chỗ trong mùa hàng, phối hợp chặt chẽ giữa các điểm chuyển tải, các đại lý chi nhánh phải theo dõi và thông báo kịp thời lịch trình, thời gian xuất phát của phương tiện vận tải, lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp để khi hàng đến điểm chuyển tải thì có thể nối chuyến kịp thời, lưu chỗ, giữ chỗ, để hàng không bị rớt. Bên cạnh đó, công ty cũng nên chú trọng đến chuyên môn, kinh nghiệm của cán bộ nghiệp vụ để tạo dựng uy tín trên thương trường bởi chúng ta biết rằng để phát triển dịch vụ này thì uy tín của công ty là vô cùng quan trọng. 2.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lượng dịch vụ” còn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá. Chúng ta chỉ có thể hiểu một dịch vụ đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng thì là có chất lượng. Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an toàn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất. Ta thấy rằng VIETRANS mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải biển một phần là do chất lượng dịch vụ chưa cao, một số khách hàng mới khi ủy thác cho VIETRANS giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến tranh giá cả, VIETRANS không thể lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn. Để làm được điều đó, trước hết hoạt động giao nhận của công ty phải đáp ứng được những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an toàn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy, công ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. Để xây dựng nên những chỉ tiêu này, công ty có thể tham khảo một số chỉ tiêu của những công ty giao nhận uy tín trên thế giới hoặc những hiệp hội quốc tế, hay thực tế hơn là phỏng vấn khách hàng, lập bảng câu hỏi để trưng cầu ý kiến. Về lâu dài, VIETRANS phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, tiêu chuẩn do Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế biên soạn và chính thức ban hành năm 1987. Nhiều người lầm tưởng chứng chỉ này chỉ áp dụng với doanh nghiệp sản xuất nhưng thực sự nó lại tỏ ra có tác dụng rất to lớn với các doanh nghiệp dịch vụ. Để giành được chứng chỉ này các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng toàn diện, không chỉ dịch vụ mà cả chất lượng con người. Do đó, mục tiêu cuối cùng của VIETRANS khi tiến hành cải tiến chất lượng dịch vụ chính là có được chứng chỉ ISO 9002. Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, chất lượng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc tưởng như rất nhỏ. Chẳng hạn như đối với những loại hàng tương đối đặc biệt như hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì công ty nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên đảm bảo để hàng được xếp đều, không bị nhàu nát. Nếu chỉ cần chú ý những chi tiết nhỏ nhặt như thế thì cách nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với dịch vụ của công ty sẽ khác hẳn. Còn với hàng cần những yêu cầu kỹ thuật rất khắt khe trong vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản thì công ty nên đầu tư vào công cụ làm hàng, nhân viên giao nhận là những người trực tiếp làm hàng hay chỉ đạo làm hàng phải đặc biệt chú ý, bỏ thêm công sức cho dù phí làm hàng không hơn những lô hàng bình thường là mấy. Ngoài ra, tạo ra dịch vụ tốt cũng tức là tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Tư vấn về việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa được thông quan dễ dàng. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh. 2.4. Giải pháp về xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Mọi công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các công ty ở Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng để phát triển bền vững, VIETRANS cần thúc đẩy hoạt động này. Xúc tiến thương mại đối với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và quan hệ khách hàng mà trong đó quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng. Biện pháp quảng cáo là một hoạt động quan trọng, bằng chứng là mỗi năm các công ty của Mỹ tiêu tốn khoảng 20% doanh thu cho hoạt động quảng cáo. Quảng cáo được dùng để duy trì hình ảnh của công ty, làm nổi bật một mặt hàng, dịch vụ hay sự kiện, các chính sách khuyến mại, hạ giá, hay hỗ trợ khách hàng. Chính sách quảng cáo thích hợp và mạnh mẽ có thể cải thiện tình hình đáng kể. Việc quan tâm đầu tiên của một chương trình quảng cáo là ngân sách quảng cáo, VIETRANS cần xây dựng một ngân sách quảng cáo hợp lý bởi mức kinh phí cho quảng cáo là một yếu tố quyết định đến việc chọn phương tiện quảng cáo, cách thức tiến hành quảng cáo, thời gian và không gian quảng cáo. Muốn vậy, mức kinh phí phải được dự kiến trước, nghĩa là phải có kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo, tránh rơi vào trường hợp bị động, mất cân bằng, hoặc đang tiến hành dở dang thì hết kinh phí. Về phương tiện quảng cáo, VIETRANS có thể quảng cáo trên báo, làm panô, áp phích quảng cáo. Đây là các biện pháp dễ dàng mà không quá tốn kém vì khác với các doanh nghiệp sản xuất, phải đưa ra chiến dịch quảng cáo rầm rộ khi đưa ra sản phẩm mới, là một doanh nghiệp dịch vụ, VIETRANS chỉ cần quảng cáo thường xuyên mà không cần quá phô trương. Ngoài ra, tăng cường quảng cáo tại các cơ sở giao dịch và sử dụng hiện tượng “tiếng đồn” cũng là biện pháp thường dùng đối với một ngân sách không lớn của những công ty đã sẵn có tiếng tăm như VIETRANS. Tham gia vào hiện tượng “tiếng đồn” là phương pháp quảng cáo cổ điển, phương pháp này thường được dùng trong các loại hình kinh doanh, dịch vụ với ưu điểm giảm thiểu tối đa những rủi ro “không nhìn, không thấy được” do các loại dịch vụ tạo ra. Sở dĩ phương pháp này có thể thành công tại VIETRANS là do công ty đã xây dựng được uy tín tốt và đã tạo được lòng tin của khách hàng trong và ngoài nước từ lâu. Những hình thức sử dụng này có thể là : Sử dụng những kỹ thuật mang tính sự kiện như hợp đồng tài trợ cho giải thể thao, hoa hậu hoặc các hoạt động từ thiện. Chẳng hạn như liên doanh TNT - Express của VIETRANS vừa ký hợp đồng tài trợ cho Sea Games 22 tổ chức tại Việt Nam. Giới thiệu những người đang sử dụng dịch vụ của công ty và đã rất hài lòng về dịch vụ đó. Sử dụng những người được đánh giá là có độ tin cậy cao và uy tín cao như các chuyên gia trong ngành như chủ tịch các hãng lớn nước ngoài, các viên chức của chính phủ, thành phố. Viết bài, phóng sự về công ty trên báo chí, tivi. Sử dụng mạng internet để quảng cáo về công ty trên thị trường thế giới. Hiện nay công ty cũng sử dụng nhiều loại hình tiếp thị như: in các ấn phẩm giới thiệu về công ty có hình thức đẹp, tham gia các hội chợ triển lãm Tuy nhiên hình thức được ưa chuộng nhất có vẻ như là các nhân viên của công ty đi đến các đơn vị xuất nhập khẩu để xây dựng quan hệ bằng cách đưa báo giá, tờ rơi, thuyết phục khách hàng. Hình thức này nằm trong chiến lược xúc tiến thương mại được gọi là chăm sóc khách hàng. Không chỉ là thường xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau. Điều này rất có lợi cho công ty trong những lúc khó khăn. Bên cạnh đó, để giành được sự ủng hộ của khách hàng, VIETRANS có thể áp dụng một số cách sau: cho khách hàng hưởng hoa hồng thoả đáng, với những khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi, quan tâm đến khách hàng khi ốm đau, thai sản, hiếu hỉ,Những điều này nghe tưởng như không hiệu quả nhưng đã được nhiều công ty áp dụng và đã đạt được nhiều thành công. 2.5. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới Cho dù VIETRANS có một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, giàu nghiệp vụ, nhưng như đã phân tích ở trên, một tồn tại rất lớn cần khắc phục ở công ty đó là trình độ đội ngũ cán bộ ngày càng hạn chế trước nhu cầu đòi hỏi của thị trường, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chúng ta đều biết rằng con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để VIETRANS phát triển lâu dài, công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình. Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cho dù mỗi cán bộ công nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trò của công ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là không thể phủ nhận. Công ty cần thường xuyên tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích luỹ kinh nghiệm. Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo những cán bộ tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý, luật lệ tập quán của nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng. Qua các Hiệp hội mà VIETRANS tham gia, cần cử cán bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khoá học do các hiệp hội này tổ chức như khoá học về hàng nguy hiểm của FIATA, khoá học nghiệp vụ của VISABA,Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của công ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mới. Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ của mình. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các cán bộ công nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như VIETRANS, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong công việc nên đặc biệt coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hóa vào tay người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được an toàn. Hơn thế việc nâng cao ý thức còn giúp công ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được như vậy công ty cần: - Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty. - Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc. - Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc. 2.6. Giải pháp về tổ chức quản lý Một công ty rất cần có những cán bộ giỏi nhưng làm thế nào để kết hợp họ thành một tập thể mạnh còn quan trọng hơn. Mà điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào phương thức tổ chức quản lý của công ty. Mỗi công ty có một mô hình tổ chức riêng và có một phương thức quản lý riêng phù hợp với mô hình tổ chức đó. VIETRANS tuy đã có rất nhiều cải tiến nhằm từng bước hoàn thiện mô hình quản lý của mình nhưng phải thẳng thắn thừa nhận rằng công ty hoạt động còn cồng kềnh, chưa thực sự tạo được mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa đạt hiệu quả mong muốn, không tạo được sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải, hoạt động giữa các chi nhánh, phòng ban còn “ lấn sân nhau” tạo ra sự cạnh tranh tiêu cực trong nội bộ công ty. Chính vì vậy, công ty cần phải đổi mới hình thức quản lý và mô hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, sao cho tổ chức phải thực sự liên kết các cá nhân, các quá trình, những hoạt động trong hệ thống để có thể huy động được sức mạnh tập thể, tạo ra hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống. Trước hết, VIETRANS phải kiện toàn lại bộ máy theo hướng tinh giản, gọn nhẹ hơn. Trong khối quản lý hiện nay còn để quá nhiều phòng như phòng Hành chính, Tổ chức cán bộ, Tổng hợp, Kế toán,Tuy chức năng, nhiệm vụ của các phòng này không trùng lặp nhau nhưng đối với một doanh nghiệp kinh doanh thì cơ cấu trên là cồng kềnh, lãng phí nguồn lực. Để thực hiện những nhiệm vụ kể trên, công ty chỉ cần hai phòng, có thể kết hợp phòng Tổ chức cán bộ với phòng Tổng hợp, còn phòng Kế toán có thể kiêm chức năng của phòng Hành chính. Như thế, vừa gọn nhẹ, vừa tạo thuận lợi cho bộ phận kinh doanh. Trong khối kinh doanh, công ty cần tiến hành chuyên môn hoá hơn nữa. Hiện nay, tuy VIETRANS đã có phòng chuyên trách về Marketing và các phòng ban chuyên về đường biển, đường hàng không, đường sắt, phòng triển lãm, phòng công trình nhưng chưa phát huy được hết tác dụng. Đó là do phòng Marketing chưa được tạo điều kiện thuận lợi nhất trong hoạt động, các phòng ban khi nhận được việc tiến hành không chu đáo làm mất uy tín của phòng Marketing. Biện pháp trước mắt là phải chấn chỉnh ngay hoạt động của các phòng ban, mỗi phòng chỉ hoạt động đúng chức năng của phòng mình. Phòng Thị trường đóng vai trò chủ đạo trong quan hệ khách hàng, thực hiện việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường, thực hiện chức năng hướng dẫn các phòng ban khác, đồng thời khuyến khích các phòng ban khác thiết lập và mở rộng bạn hàng. Nhưng khi có hàng không được tự mình đơn lẻ làm mà phải chuyển về đúng phòng chức năng, chẳng hạn hàng đi đường biển phải chuyển về đúng phòng đường biển, nhưng việc liên hệ với khách hàng vẫn có thể do cán bộ tìm được nguồn hàng phụ trách, hai bên phối hợp theo dõi lô hàng, như thế vừa giữ được uy tín của bản thân vừa tránh được tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, công ty lại không bị thất thoát do cán bộ trong công ty lợi dụng danh nghĩa công ty để làm ăn riêng. Chuyên môn hoá theo hướng trên vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của một nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc quản lý tập trung trong một doanh nghiệp tầm cỡ như VIETRANS đòi hỏi những yêu cầu hết sức khắt khe về qui chế hoạt động, khả năng tổ chức và lãnh đạo của cán bộ quản lý, các phương tiện vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ yêu cầu quản lý. Điều đó không dễ dàng thực hiện, đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền của, công sức không nhỏ. Nhưng chỉ khi làm được điều đó, VIETRANS mới phát huy được hết thế mạnh, tiềm lực của một công ty lớn, đầu ngành trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam. 2.7. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ Như trên đã phân tích, một đặc thù mà cũng là một tồn tại cần khắc phục của Công ty giao nhận kho vận ngoại thương đó là tính thời vụ. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Tuy vậy trong khi nước ta đang ngày càng hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì sự lưu thông hàng hóa sẽ ngày càng được đẩy mạnh. Dù có lúc lượng hàng hóa có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, VIETRANS vẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, VIETRANS phải có được sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài nhưng trước mắt VIETRANS có thể thực hiện một số giải pháp sau trong mùa hàng xuống: 2.7.1. Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Tuy trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa, điều kiện tiên quyết là chất lượng nhưng đối với rất nhiều khách hàng nhân tố giá cả lại mang một tính chất quan trọng trong quá trình ra quyết định. Do đó, giảm giá trong mùa hàng xuống sẽ là biện pháp hiệu quả để thu hút khách hàng, đem lại việc làm và nguồn thu nhập cho công ty. Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng nếu không làm gì, công ty cũng sẽ vẫn phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị. Còn nếu thực hiện chiến lược giảm giá công ty còn có một cái lợi là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được. Khi tiến hành giảm giá VIETRANS phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì vào mùa hàng xuống, các hãng tàu cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, nếu các DNNN như VIETRANS bị cuốn vào vòng xoáy cạnh trạnh giá cả thì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất, và cuối cùng Nhà nước bị thất thu về thuế. Do đó, VIETRANS nên chuyển theo hướng thứ hai. 2.7.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nhưng chất lượng dịch vụ không phải ngày một ngày hai mà có được, cũng không dễ dàng tạo được ý niệm trong tâm tưởng của khách hàng. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo. Như trên đã phân tích, dịch vụ phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh. KIẾN NGHỊ Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế như hiện nay, để đạt được kết quả mong muốn, VIETRANS phải nhanh chóng kiện toàn lại tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động. Trước mắt, công ty cần thực hiện ngay việc cổ phần hoá để huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tiến hành đồng bộ các giải pháp nêu trên để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn đó. Sở dĩ nói rằng cần tiến hành đồng bộ các giải pháp trên vì chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho nhau. Chẳng hạn, công ty không thể thực hiện các biện pháp mở rộng thị trường nếu như không có các loại hình dịch vụ đa dạng, đội ngũ lao động có chuyên môn, giàu kinh nghiệm và nếu chất lượng dịch vụ không đảm bảo. Nhưng chỉ nỗ lực của bản thân công ty thôi thì chưa đủ, các doanh nghiệp như VIETRANS rất cần có được sự ủng hộ, quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, các Bộ, ngành, cơ quan hữu quan như Hiệp hội giao nhận Việt Nam, Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động của công ty. Sự quan tâm này không chỉ qua đường lối chính sách đúng đắn, hợp lý mà còn phải qua những hành động thiết thực hơn như thường xuyên đi sâu đi sát để nắm được những khó khăn, những tâm tư nguyện vọng của doanh nghiệp, từ đó có ngay những hướng đi giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn. Có thế những nỗ lực của doanh nghiệp mới phát huy hiệu quả. KẾT LUẬN Vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Ở VIETRANS, một công ty có lịch sử hình thành và phát triển hơn 30 năm, giao nhận vận tải biển đã trở thành hoạt động chủ đạo, trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Trong hơn 30 năm đó, VIETRANS đã gặt hái được không ít thành công nhưng cũng nếm trải bao thất bại, để rồi khi nhìn lại một chặng đường hoạt động đã qua của mình, những cán bộ lâu năm của công ty không khỏi nuối tiếc cho những gì mà mình không đạt được nhưng cũng rất tự hào vì đã xây dựng nên một nền tảng vững chắc về qui trình cũng như kinh nghiệm làm cơ sở cho lớp đàn em kế cận tiếp tục phát triển công ty. Nhưng trong bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh đã có nhiều thay đổi không giống trước đây, làm thế nào để đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động của mình, làm thế nào để phương thức giao nhận vận tải này vẫn là thế mạnh của công ty đồng thời hỗ trợ cho các dịch vụ khác luôn là trăn trở của các cán bộ VIETRANS. Và đây sẽ là nhiệm vụ của thế hệ trẻ, lớp đàn em kế cận của công ty. Là một sinh viên chuyên ngành kinh tế ngoại thương, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của VIETRANS, em đã đi sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty và mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp. Nhưng do kiến thức và kinh nghiệm hạn chế của mình, bài viết này của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong có được sự chỉ bảo giúp đỡ của các thầy, các cô để em có thể có những hiểu biết thấu đáo hơn trong quá trình học tập và công tác sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết các năm 1998 - 2002, VIETRANS . Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm 2003, VIETRANS. Luật Thương Mại, 1997. Luật Hàng Hải Việt Nam, 1993. PGS. TS. Hoàng Văn Châu, “Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật, 1999. PGS. TS. Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế”, NXB Giao Thông Vận Tải, 2002. Các công ước quốc tế về vận tải và hàng hải, NXB Giao Thông Vận Tải, 1999. ESCAP, “Sổ tay nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế”, 2002. TS. Nguyễn Như Tiến, “Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng Container”, NXB Đại Học Quốc Gia, Hà Nội, 2000. Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ - UCP 500, phòng Thương mại quốc tế Paris. Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn - FIATA. INCOTERM 2000 và hướng dẫn sử dụng INCOTERM 2000, Trường Đại Học Ngoại Thương, 1999. Quyết định 2106/QĐ-VT ngày 23/8/1997 của Bộ Giao Thông Vận Tải về Thể lệ bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam. Niên giám thống kê 2002, NXB Thống Kê, 2003. Tạp chí VISABA TIMES. Tạp chí Hàng Hải Việt Nam. Tạp chí Biển. Tạp chí Thương Mại. Manual on freight forwarding 1998, ESCAP United Nation. www.fiata.com.