Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng

ột liên chuyển qua phòng kế toán và một liên giao cho khác hàng). Trường hợp lúc kiểm nhận vật liệu phát hiện thấy thừa, thiếu hoặc vật liệu không đúng qui cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho phòng kế hoạch biết cùng bộ phận kế toán vật liệu lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho Công ty nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số vật liệu đủ phẩm cấp đã ký kết lúc mua số còn lại không đủ tiêu chuẩn thì trả cho người bán. Trình tự nhập kho được thể hiện như sau: Nguyên liệu P. kế hoạch Thủ kho Nhập vật liệu vật tư kiểm tra kho - Đối với vật liệu nhập lại kho từ phân xưởng cắt do cân đối chủng loại vật liệu hoặc do xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như đối với việc nhập kho vật liệu. - Riêng đối với phế liệu thu hồi. Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu lấy ra từ phân xưởng sản xuất vào kho mà không qua hình thức kiểm tra cân, đo, đong, đếm nào cả, nghĩa là không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của Công ty. Biểu số: 1 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 04 năm 2002 No 048934 Tên đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Nam Định Địa chỉ: Số 4 Hà Huy Tập - Nam Định Số Tài khoản: 710A - 00005 NHQĐ Điện thoại: ............................. MS: Họ tên người mua hàng: Công ty 247 - Bộ quốc phòng Đơn vị: Địa chỉ: 311 Trường Chinh Hà Nội Số tài khoản: ......................... Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 0100385836 - 1 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vi tính Số lượng Đơn giá Thàn tiền A B C 1 2 3 1 Gabadin len 8817 - IA - K1,50 " 2118 69.091 146.334.738 Cộng tiền hàng : 146.334.738 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 14.633.474 Tổng cộng tiền thanh toán : 160.968.212 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi triệu, chín trăm sáu tám ngàn, hai trăm mười hai đồng Ngưòi mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số: 2 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 04 năm 2002 No : 007900 Tên đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Phước Long Địa chỉ: Phước Long B - Quận 9 Số Tài khoản: 3611.01.00.01 1358 Điện thoại: ............................. MS: 0301445 891-1 Họ tên người mua hàng: Công ty 247 - Bộ quốc phòng Đơn vị: Địa chỉ: 311 Trường Chinh Hà Nội Số tài khoản: ......................... Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: 0100385836 - 1 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vi tính Số lượng Đơn giá Thàn tiền A B C 1 2 3 1 Vải Silk Micro Fiher mét 986,4 21.000 20.710.400 Cộng tiền hàng : 20.714.400 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 2.071.440 Tổng cộng tiền thanh toán : 22.785.840 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bốn trăm năm mươi sáu ngàn Ngưòi mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị : Công ty 247-BQP Mẫu số: 01 - VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 04 năm 2002 Số : 09 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng : Đ/c Cường Địa chỉ : Công ty Dệt lụa Nam định Theo hoá đơn số 048934 ngày 06 tháng 04 năm 2002 củaCông ty dệt lụa Nam Định Nhập tại kho: Đ/chí Như - Công ty 247 Đơn vị: đồng Tên nhãn hiệu, quy ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền cách vật tư (SP,HH) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gabadin len 8817 - IA m 2118 69.091 146.334.738 Cộng (01 khoản) 146.334.738 Nhập, ngày 08 tháng 04 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Đơn vị : Công ty 247- BQP Mẫu số: 01 - VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 14 tháng 04 năm 2002 Số : 10 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng :Công ty dệt Phước Long Địa chỉ : .................................... Theo hoá đơn số 007900 ngày 06 tháng 04 năm 2002 củaCông ty dệt Phước Long Nhập tại kho: Đ/chí Như - Công ty 247 Đơn vị đồng Tên nhãn hiệu, quy ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền cách vật tư (SP,HH) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Silk MicroFiber mét 986,4 21.000 20.714.400 Cộng (01 khoản) 20.714.400 Nhập, ngày 14 tháng 4 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho *. Trình tự xuất vật liệu và CCDC : Việc xuất kho nguyên vật liệu, CCDC của Công ty chủ yếu xuất dùng cho công nghệ may, một số ít được dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên: 1 liên phòng kế toán lưu lại; 1 liên chuyển cho thủ kho và một liên chuyển cho phân xưởng sử dụng vật tư làm căn cứ để tính giá thành. Phân xưởng xin lĩnh vật tư mang đến các bộ phận liên quan (Kế toán trưởng, Giám đốc...) ký nhận sau đó mang xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho và người nhận phải ký xác nhận số vật tư xuất dùng (1 liên thủ kho giữ; 1 liên giao cho phân xưởng sử dụng vật tư từ đó làm căn cứ để tính giá thành). Trình tự xuất kho vật liệu được thể hiện như sau: Yêu cầu Phiếu Đơn vị sử dụng sản xuất xuất kho (Phân xưởng cắt, may...) Đơn vị: Công ty 247 Mẫu số: 01- VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 04năm 2002 Số: 13 Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Đồng chí Dũng - Phân xưởng cắt Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Đồng chí Như - Công ty 247 Tên nhãn hiệu, quy ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền cách vật tư (SP,HH) Theo yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Silk Micro Fiber m 500 21.000 10.500.000 2 Gabadin len 8817 - IA m 220 69.091 15.200.020 Cộng (02 khoản) 25.700.020 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách BP Sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho *. Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC : Do Công ty lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, CCDC là phương pháp ghi thẻ song song nên việc hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và kho . ở kho thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị vật tư. - Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho có trách nhiệm bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại của từng thứ, loại vật liệu và CCDC để sẵn sàng xuất cho phân xưởng khi có yêu cầu. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất phát sinh thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp cho từng thứ, từng loại vật tư để ghi vào sổ kho chi tiết cho từng loại theo số lượng và cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng thứ vật tư để ghi vào sổ kho. Sổ kho Trang: Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Vải Gabadin len 8817 - IA Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú N,T Số phiếu Nhập Xuất Tồn Tháng 04/2002 1.138,5 08/ 04 09 Nhập vải dệt Nam Định 2118 3.256,5 16/ 04 13 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 220,0 3.036,5 25/ 04 20 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 600,5 2.436,0 28/ 04 28 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 1.200,0 1.236,0 Cộng tháng 04 năm 2002 2118 2.020,5 1.236,0 Sổ kho Trang: Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Vải Silk Micro Fiber Đơn vị tính: m Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú N,T Số phiếu Nhập Xuất Tồn Tháng 04 năm 2002 2.500 14/ 04 10 Nhập Công ty Dệt Phước Long 986,4 3486,4 16/ 04 13 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 500,0 2.986,4 26/ 04 22 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 831,4 2.155,0 30/ 04 29 Xuất - Đ/chí Dũng PX cắt 729,0 1.426,0 Cộng tháng 4 năm 2002 986,4 2060,4 1.426,0 - Tại phòng kế toán: kế toán vật liệu cũng sử dụng sổ kho để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu, sổ kho này không khác gì sổ kho mà thủ kho đã phản ánh, việc tạo lập như vậy chỉ có tác dụng là tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng hơn khi đối chiếu số liệu về lượng vật tư nhập - xuất - tồn ở kho (thông thường sổ kho được mở hàng năm và mỗi năm chỉ mở sổ kho một lần). Đồng thời, tại phòng kế toán, kế toán vật liệu còn mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn vật tư theo từng thứ, từng loại cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật tư cũng được mở riêng cho từng loại vậtliệu (vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế...) Căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho để kế toán vật liệu, CCDC ghi sổ như sau: (Sổ chi tiết vật liệu trang 55) + Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu : - Số liệu để ghi vào cột tồn đầu tháng: Lấy số liệu cột tồn tháng trước - Cột nhập, xuất: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng để ghi vào. - Tổng cột cuối tháng và lấy số liệu đó ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu, CCDC. + Cách ghi bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu - Cột 1, 2: Căn cứ vào STT, tên vật liệu theo cách phân loại ở sổ kho và sổ chi tiết tại phòng kế toán. - Cột 3: Căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu ghi trên các chứng từ - Cột 4,5: Căn cứ vào số liệu tồn trong kỳ tháng trước trên sổ chi tiết vật liệu tương ứng - Cột 6,7: Căn cứ vào số lượng tổng cộng và thứ tự phần nhập ở các sổ chi tiết tương ứng - Cột 8,9: Căn cứ vào số lượng tổng cộng và thứ tự phần xuất sổ chi tiết tương ứng - Cột 10 = cột 4 + cột 6 - cột 8 - Cột 11 = cột 5 + cột 7 - cột 9 Sổ chi tiết vật liệu Tên vật liệu: Vải Gabadin len 8817 - IA K1,50 Đơn vị tính: mét Ngày Chứng từ Diễn giải Đơn Nhập Xuất Tồn ghi chú tháng N X giá SL ST SL ST SL ST Tháng 01 năm 2000 69.091 1138,5 78.660.103,5 08/04 09 Nhập dệt lụa Nam Định 69091 2.118 146.334.738 16/04 13 Xuất đ/c Dũng PX cắt 220,0 15.200.020 25/04 20 Xuất đ/c Dũng PX cắt 600,5 41.489.145,5 28/04 28 Xuất đ/c Dũng PX cắt 1.200,0 82.909.200 Cộng tháng 01/2000 2.118 146.334.738 2.020,5 139.589.365,5 1.236 85.396.476 Bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng 04 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng Số Tên vật tư Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Vải len 8817-IA 69.091 1.138,5 78.660.103,5 2.118 146.334.738 2.020,5 139.598.365,5 1.236 85.396.476 2 Vải Silik Micro Fiber 21.000 2.500 52.500.000 986,4 20.714.400 2.064,4 43.268.400 1.426 29.946.000 3 Vải Casimia 145.000 327,8 47.531.000 260,5 37.772.500 438,5 63.582.000 149,8 21.721.000 4 Vải bay HB 20.000 4.831 96.620.000 200 4.000.000 2438 48.760.000 2.593 51.860.000 .... ............................. ............ ......... .................. ....... ................. .......... .................... ......... .................. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 04 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty 247 - BQP Địa chỉ: 311 - Đường Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội Đơn vị tính: Đồng Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị, người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 048.934 007.900 068.733 ..... 06.04 06.04 27.04 ....... Công ty Dệt Nam Định Công ty Dệt Phước Long Tổ hợp tác Tiến Dũng ......................................... 14.633.474 2.071.440 483.900 ................ Tổng cộng 19.334.847 4. Kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ 4.1 Tài khoản kế toán và sổ kế toán sử dụng. ở Công ty 247, kế toán vn 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC được sử dụng ở Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán áp dụng để hạch toán nhập - xuất - tồn vật liệu và CCDC. Đối với vật liệu và CCDC nhập, kế toán sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chi tiền Sổ chi tiết tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liêuu" Sổ chi tiết tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" Đối với vật liệu, CCDC xuất kho, kế toán sử dụng: Bảng phân bổ nguyên vật liệu và CCDC Ngoài ra, với hình thức nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng còn sử dụng mẫu sổ sau: Sổ nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu 4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu và CCDC : *. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, CCDC Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, CCDC là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật tư. Do vật liệu, CCDC của Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa Công ty và người cung cấp vật tư. Đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt; còn đối với những lô hàng có giá trị lớn không thể thanh toán ngay như trên được thì kế toán phản ánh theo dõi nợ phải trả người cung cấp đến khi có đủ điều kiện thanh toán thì sẽ chuyển trả và xoá nợ sau. Thực tế ở Công ty 247 khi mua vật liệu về sản xuất thì vật liệu được đưa về Công ty bao giờ cũng có hoá đơn kèm theo không có trường hợp nào vật tư đã về đến Công ty mà hoá đơn vẫn chưa về và ngược lại. Cụ thể việc hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC được thực hiện như sau: - Căn cứ vào phiếu nhập kho số 14 ngày 15/04/2002 nhập kho chỉ mua của công ty chỉ Phong phú, đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152 2.146.200 Nợ TK 133 246.120 Có TK 111 2.707.320 - Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/04/2002 Công ty mua vải của công ty Dệt Nam Định, kế toán ghi: Nợ TK 152 146.334.738 Nợ TK 133 14.633.474 Có TK 331 160.968.212 - Căn cứ vào phiếu chi số 564 ngày 21/04/2002, Công ty đã tiến hành thanh toán khoản nợ với công ty Dệt lụa Nam định về lượng vải đã nhập theo phiếu nhập kho số 209 ngày 14/12/2001, kế toán ghi: Nợ TK 331 173.727.500 Có TK 111 173.727.500 - Trường hợp hàng về nhập kho nhưng phát hiện thấy có một số cây vải nhỏ không đúng tiêu chuẩn, chất lượng, kích thước, màu sắc theo hợp đồng mua bán đã ký kết thì xuất trả lại cho người bán.Theo chứng từ số 20 ngày 18/04/2002, Công ty trả lại vật liệu cho Công ty Dệt Nam Định, do vải không đúng quy cách với số tiền ghi trên phiếu xuất là: 8.360.011, kế toán ghi: Nợ TK 331 8.360.011 Có TK 152 7.600.010 Có TK 133 760.001 - Theo phiếu nhập kho số 32 ngày 26/04/2002 đồng chí Dũng - phân xưởng cắt nhập lại vật liệu do xuất không đúng chủng loại yêu cầu (với số tiền là: 750.420), kế toán định khoản: Nợ TK 152 750.420 Có TK 621 750.420 + Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu và CCDC liên quan đến tiền mặt thì kế toán viết phiếu chi rồi chuyển đến giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi thanh toán xong căn cứ vào phiếu chi đã xét duyệt kế toán vào sổ nhật ký chi tiết. - Sổ nhật ký chi tiền: Là loại sổ đặc biệt, Công ty dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị, mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt. Phương pháp ghi sổ: - Cột 1: Ngày, tháng ghi sổ - Cột 2,3: Ghi sổ chứng từ, ngày tháng lập - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh - Cột 5: Căn cứ vào số tiền thực chi trả (Phiếu chi) - Cột 6, 7, 8, 9: Số tiền phát sinh bên Nợ của các TK đối ứng (mục đích chi tiền để ghi vào cột tươn ứng) - Cột 10,11 : Ghi số hiệu và số tiền của các TK liên quan khác đối ứng với Có TK 111 Cuối tháng, lấy số liệu tổng cộng ở cột nhật ký chi tiền để ghi vào sổ nhật ký chung. Công ty 247 Sổ nhật ký chi tiền mặt N,T Chứng từ Diễn giải Ghi có Ghi Nợ các TK ghi sổ TK 111 TK 152 TK 331 TK 641 TK 642 TK khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tháng 04năm 2002 11 04.04 Đ/c Hường Cty thiết bị BHLĐ và DVTM nhận tiền bán vật tư 14.967.700 14.967.700 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 16 08.04 Đ/c Tiến nhận tiền mặt mua vật tư cho Công ty 7.284.595 7.284.595 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 23 17.04 Đ/c Thuỷ PKH nhận tiền chi tiếp khách 2.000.000 200.000 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 564 21.04 Đ/c Cường - C.ty Dệt lụa Nam Định nhận tiền bán vật tư 173.727.323 173.727.500 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... Cộng 1.178.995.827 99.485.323 240.367.580 184.673.254 49.224.136 605.245.534 + Việc thu mua vật liệu, CCDC của Công ty từ bên ngoài thường có quan hệ mua bán thường xuyên với 1 số đối tượng cung cấp, do quan hệ này thường xuyên và lâu dài nên nhiều khi đã nhận được vật tư nhưng Công ty vẫn chưa thanh toán với người bán. Vì thế kế toán tổng hợp nhập vật liệu đi liền với kế toán thanh toán với người bán. Với hình thức nhật ký chung để hạch toán nhập vật liệu, CCDC, kế toán Công ty sử dụng loại sổ sau: - Nhật ký mua hàng - Sổ chi tiết TK 152 - Sổ chi tiết "Sổ chi tiết thanh toán với người bán" Cụ thể: khi nhận được chứng từ, căn cứ vào hoá đơn số 007900 và phiếu nhập kho số 10 ngày 14/04/2002 nhập Vải của công ty Dệt Phước Long, với giá mua thực tế của vật liệu là 20.714.400, kế toán định khoản. Nợ TK 152 20.174.400 Nợ TK 133 2.071.440 Có TK 331 22.785.840 Căn cứ vào hoá đơn 048934 và phiếu nhập kho số 09 ngày 08/04/2002 (số liệu ở phần trước đã tính). Kế toán định khoản: Nợ TK 152 146.334.738 Nợ TK 133 14.633.474 CóTK 331 160.968.212 Từ đó, kế toán vào sổ nhật ký mua hàng như sau: Sổ nhật ký mua hàng Đơn vị tính: 1.000 đồng N,T Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả ghi Số N,T Hàng hoá NVL TK khác người bán sổ SH ST (ghi có) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tháng 04/2002 03 05.04 Công ty LD SX KD tấm bông PE nhập vật liệu cho Công ty 2.625.000 133 262.500 2.887.500 09 08.04 Đ./c Cường - Cty Dệt lụa Nam Định nhập vật liệu cho Công ty 146.334.738 133 14.633.474 160.968.212 10 14.04 C.ty Dệt Phước Long nhập vật liệu cho CTY 20.741.400 133 2.071.440 22.785.840 30 26.04 Tổ hợp tác Tiến Dũng nhập vật liệu cho CTY 4.839.900 133 483.900 5.322.900 ........................... ....... .......... ..... ............... ................ Cộng cuối tháng 1.000.000 457.062.176 63.487.517 521.549.693 Sổ chi tiết tài khoản 152: Là loại sổ Công ty dùng để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất NVLtrong đơn vị. Phương pháp ghi sổ: Cột 1: Ngày tháng ghi sổ Cột 2,3: Ghi số chứng từ ngày tháng lập Cột 4: Ghi tên người bán NVL cho công ty Cột 5: TK đối ứng Cột 6: Ghi giá NVL nhập kho Cột 7: Ghi từ sổ Nhật ký chung( lấy số liệu từ bảng phân bổ VL,CCDC) Cột 8: Rút số dư Sổ chi tiết tài khoản 152 Đơn vị tính: đồng N,T Diễn giải Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Ghi Ghi sổ Số N,T đối ứng Nợ Có Nợ Có chú NKC NKC 16 23 09 10 11 15 04.04 07.04 08.04 14.04 14.04 17.04 Tháng 04năm 2002 Đ/c Tiến nhận TM mua VT cho Công ty Đ/c Bình nhận TM bán VT cho Công ty Đ/c Cường dệt lụa Nam Định nhập VT cho CTY C.ty Dệt Phước Long nhập vật tư cho CTY Đ/c Hiếu - Công ty 20 - BQP nhập VT cho CTY ................................... Đ/c Dũng - PX cắt nhập trả lại VT Phân bổ NVL xuất dùng 111 111 331 331 331 621 621 627 641 642 7.284.595 26.830.200 146.334.738 20.714.400 315.363.235 750.420 577.542.950 2.300.692 17.776.220 3.601.356 1.718.996.361 Cộng tháng 04/2002 557.297.919 601.221.281 1.675.073.062 *. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu + Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Vật liệu Công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất cụ thể là may quần áo và một số sản phẩm khác, bên cạnh đó cũng có một số ít vật liệu được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho là giá thực tế đích danh. Kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời và cuối tháng lập bảng phân bổ cho đối tượng sử dụng đúng theo giá thực tế vật liệu xuất dùng. Phương pháp hạch toán - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 13 ngày 16/04/2002 xuất kho vải Gabadin 8817 và vải Silk Micro Fiber cho phân xưởng cắt để trực tiếp sản xuất sản phẩm kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK 621 25.700.020 Có TK 152 25.700.020 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 16 ngày 25/04/2002 xuất kho vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, sản xuất chung kế toán ghi: Nợ TK 642 1.169.790 Nợ TK 627 1.377.710 Có TK 152 1.997.500 Có TK 153 550.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 08 ngày 09/4/2002, xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154 16.492.340 Có TK 152 16.492.340 ở Công ty, nghiệp vụ xuất bán vật tư rất hiếm khi xảy ra do vậy không đề cập ở phần này, nếu phản ánh thì khi xuất bán đối ứng với bên có của TK 152 sẽ là bên Nợ của TK 632 Chú ý: Trong tháng, khi phát sinh các nghiệp vụ xuất vật liệu kế toán không theo dõi riêng nghiệp vụ xuất ở một số chi tiết nào cả, vật liệu xuất chỉ phản ánh trên sổ kho về mặt số lượng. Cuối tháng, kế toán tập hợp các phiếu xuất kho vật liệu tiến hành phân loại và tổng hợp để ghi vào bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, CCDC + Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ CCDC: CCDC là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào tài sản cố định nên việc xuất dùng CCDC tương tự như việc xuất dùng nguyên liệu vật liệu ; trừ một số ít CCDC xuất dùng có giá trị lớn, sử dụng cho nhều kỳ kinh doanh thì mới tiến hành phân bổ và hạch toán vào TK 142 - Chi phí trả trước chờ phân bổ. Thực tế ở Công ty 247, CCDC chỉ là những vật thông thường , thời gian sử dụng ngắn và giá trị nhỏ như: mắc áo, giấy giác mẫu... nên khi xuất dùng kế toán tính luôn một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó. Cụ thể xuất dùng cho mục đích nào thì tính luôn vào đối tượng đó chịu chi phí, những đối tượng chịu chi phí đó như: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp . - Công ty không tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi nhưng phế liệu thu hồi được gom lại và bán, tiền bán phế liệu thường được trả ngay bằng tiền mặt, số tiền này cũng không hạch toán vào sổ sách nào cả mà để chi dùng mua chổi làm vệ sinh, xà phòng, bàn chải... - Việc phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng được kế toán phản ánh trên bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, CCDC. Bảng phân bổ này phản ánh trị giá vật l iệu, CCDC xuất kho, bảng phân bổ số 2 ghi có TK 152, TK 153 ghi Nợ các TK khác như: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 154... Cột dọc phản ánh loại vật liệu, CCDC xuất dùng trong tháng, cột ngang phản ánh đối tượng sử dụng vật liệu, CCDC. Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào số liệu từ các phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu, CCDC xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, CCDC Tháng 04 năm 2002 Số Ghi có các TK TK 152 TK 153 TT Đối tượng sử dụng(Ghi có các TK) HT TT HT TT 1 TK 621 577.542.950 - NVL chính xuất cho SX 501.369.927 - NVL xuất cho gia công 59.680.683 - NVL xuất cho gia công 16.492.340 2 TK 627 2.300.692 - Phụ tùng thay thế 2.300.692 - Công cụ xuất dùng 550.000 3 - TK 641 17.776.220 900.000 Vật tư - CCDC xuất dùng 17.776.220 900.000 4 TK 642 3.601.356 - Nhiên liệu xuất dùng 3.601.356 Cộng 601.221.281 1.450.000 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC Tại Công ty 247-BQP Bảng phân bổ VL, CCDC Nhật ký chuyên dùng Nhật k ý chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số PS các TK Với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh không liên quan đến các sổ nhật ký chuyên dùng thì khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán tiến hành ghi ngay vào sổ nhật ký chung. Còn các nghiệp vụ nhập vật tư của Công ty chỉ xảy ra một trong hai trường hợp là doanh nghiệp có thể trả ngay bằng tiền mặt với những lô hàng có giá trị không quá lớn do vậy khi nhập vật tư trả ngay bằng tiền mặt thì kế toán không tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung mà theo dõi ở sổ nhật ký chi tiền ghi vào cột Nợ TK 152 đối ứng Có TK 111; còn các nghiệp vụ xuất vật tư thì kế toán chỉ tổng hợp các phiếu xuất kho trong tháng sau đó tập hợp số liệu tổng hợp từ Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu , CCDC; Bảng tổng hợp lương và các khoản phải trả công nhân viên để ghi vào Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó, thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụcho việc ghi sổ cái. + Kết cấu và phương pháp ghi sổ - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 2 + 3: Ghi sổ và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột 4: Ghi nội dung vụ kinh tế tài chính phát sinh - Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái - Cột 6: Ghi số liệu các TK ghi nợ, ghi có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. TK ghi Nợ được ghi trước, TK ghi Có được ghi sau mỗi TK được ghi một dòng riêng. - Cột7: Ghi số tiền phát sinh các TK ghi Nợ. - Cột 8: Ghi số tiền phát sinh các TK ghi Có. Cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Sổ nhật ký chung N,T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SH TK Số phát sinh Số ngày Nợ Có Tháng 04 năm 2002 32 26.04 Đ/chí Dũng - PXC nhập lại vật tư Chi tiền mặt trong tháng 152 621 131 133 152 153 154 156 211 331 334 336 338 431 627 641 642 111 750.420 66.345.698 11.112.371 99.485.323 407.400 39.263.650 29.381.397 11.538.000 240.367.580 397.707.632 20.048.286 16.9603.900 8.655.000 4.182.200 184.673.254 49.224.136 750.420 1.178.995.827 Mua hàng trong tháng 133 152 154 156 331 7.885.517 457.062.176 55.602.000 1.000.000 521.549.693 11 01.05 Phân bổ NVL xuất dùng 621 627 641 642 152 577.542.950 2.300.092 17.776.220 3.601.356 601.221.218 11 01.05 Phân bổ CCDC xuất dùng 627 641 153 550.000 900.000 1.450.000 Cuối tháng, căn cứ vào "Sổ nhật ký chung" kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái các tài khoản, hình thức sổ của Công ty áp dụng như mẫu biểu Bộ Tài chính ban hành mà các doanh nghiệp đang áp dụng. Sổ cái tài khoản Tên tài khoản : Nguyên liệu vật liệu Số hiệu: 152 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Trang TK Số phát sinh Số N,T NKC ĐU Nợ Có Tháng 04/2002 Số dư đầu tháng 1.718.996.361 32 26/4 Đ/c Dũng PX cắt nhập lại vải 621 750.420 09 29/4 Mua NVL bằng tiền mặt 111 99.485.323 06 30/4 Mua NVL chưa thanh toán 331 457.062.176 11 01/5 Phân bổ NVL xuất dùng 621 577.542.950 627 2.300.692 641 17.776.220 642 3.601.356 Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 557.297.919 1.675.073.062 601.221.218 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sổ cái tài khoản Tên tài khoản: Công cụ dụng cụ Số hiệu: 153 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Trang TK Số phát sinh Số N,T NKC ĐU Nợ Có Tháng 04/2002 Số dư đầu tháng 2.533.600 06 27/4 Mua CCDC bằng tiền mặt 111 407.400 08 28/4 Mua CCDC chưa thanh toán 331 3.270.000 11 01/5 Phân bổ CCDC xuất dùng 627 550.000 641 900.000 Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 3.677.400 4.761.000 1.450.000 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sổ cái tài khoản Tên tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu: 331 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Trang TK Số phát sinh Số N,T NKC ĐU Nợ Có Tháng 04/2002 Số dư đầu tháng 1.504.459.396 Chi tiền NH trả người bán 112 356.928.830 Chi tiền mặt trả người bán 111 240.367.580 Mua h àng chưa thanh toán 521.549.693 Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 597.296.410 521.549.693 1.428.712.679 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sổ cái tài khoản Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu: 621 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Trang TK Số phát sinh Số N,T NKC ĐU Nợ Có Tháng 04/2002 32 26/4 Đ/c Dũng PX cắt nhập lại vải 152 750.420 11 01/5 Phân bổ NL VL, xuất dùng 152 601.221.218 Kết chuyển chi phí NVL T.tiếp 154 600.470.798 Cộng số phát sinh 601.221.218 601.221.218 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, phản ánh số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng và số dư cuối tháng của tất cả các tài khoản mà Công ty sử dụng. Trong đó có tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu" và tài khoản 153 "CCDC" ; Cách ghi bảng này như sau: Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuối của bảng này tháng trước. - Cột số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào sổ cái các tài khoản để ghi số phát sinh Nợ và số phát sinh Có cho từng tài khoản: - Cột số dư cuối tháng: Căn cứ và cột số dư cuối tháng của sổ cái đã tính nhưng phải trùng với cách tính sau: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh - Số phát sinh tăng trong tháng giảm trong tháng Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Tháng 04 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng Tài Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 1.718.996.361 557.297.919 601.221.218 1.675.073.062 153 2.533.600 3.677.400 1.450.000 4.761.000 111 25.124.670 1745.351.092 1.178.995.827 591.479.915 331 1.504.459.396 597.296.410 521.549.693 1.428.712.679 621 601.221.218 601.221.218 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC Tại Công ty 247-BQP Bảng phân bổ VL, CCDC Nhật ký chuyên dùng Nhật k ý chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số PS các TK Phần III phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - BQP I. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu, CCDC tại Công ty 247 - BQP Công ty 247 Bộ quốc phòng đi lên từ một trạm may đo chủ yếu phục vụ nội bộ Quân chủng Phòng không. Đến nay Công ty mới tròn 19 năm kể từ khi thành lập với những bước đi thăng trầm cùng với những kinh nghiệm ít ỏi của mình, Công ty gặp không ít những khó khăn như sản xuất thì lấy vốn ở đâu, sử dụng vốn như thế nào cho có hiệu quả, làm thế nào để tiêu thụ được sản phẩm và thu được lợi nhuận ... Mấy năm gần đây Công ty đã có vốn đầu tư và nguồn vốn huy động khác, đã trang bị thêm máy móc hiện đại, bố trí lại cơ cấu sản xuất cho phù hợp. Nhưng vấn đề đã đặt ra là Công ty phải quan tâm nhiều nhất đến nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công tác kế toán để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Chính vì lẽ đó, cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu, CCDC nói riêng cũng không ngừng cải tiến về mọi mặt, nó góp phần không nhỏ vào việc quản lý hạch toán và thúc đẩy sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trong hạch toán kế toán. Đây cũng là hình thức có ưu điểm đối với đặc điểm cụ thể của Công ty, có thể sử dụng kế toán trên mạng máy vi tính. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Ngoài những cán bộ có trình độ đại học, một số cán bộ còn lại đã được đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế theo trình độ đại học. Nhìn chung, việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty tương đối nhanh. Công tác kế toán vật liệu và CCDC về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ chi tiết rõ ràng. Do Công ty nhận thức rõ được sự ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu, CCDC đến giá thành sản phẩm nên đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu, CCDC từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến việc sử dụng. - ở khâu dự trữ, bảo quản: Công ty đã xác định lượng vật tư dự trữ nhằm vừa đảm bảo cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ có phương án bảo vệ nghiêm ngặt khắc phục được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu, CCDC. - ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu, CCDC ở các phân xưởng đều được phòng kế toán vật tư kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất. Như vậy Công ty đã quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách chặt chẽ tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. - Về công tác kế toán vật liệu CCDC : Bộ phận kế toán vật liệu đã thực hiện tương đối nề nếp từ khâu hoàn chỉnh luân chuyển chứng từ kế toán đến việc ghi chép sổ sách kế toán. -Việc áp dụng kế toán vật liệu và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp vơí tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song kế toán chi tiết vật liệu, CCDC là phù hợp, việc ghi chép và tính toán đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Trong công tác quản lý nhập - xuất - tồn kho vật liệu và CCDC được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán - giữa kế toán vật liệu với kế toán thanh toán (Phần nhập do mua ngoài), giữa kế toán vật liệu với thống kê phân xưởng (phần xuất cho các phân xưởng sử dụng). ở các doanh nghiệp, thông thường nếu qui mô sản xuất lớn, các doanh nghiệp thường tổ chức vận dụng hạch toán chi tiết vật liệu và CCDC theo phương pháp sổ số dư và xây dựng hệ thống giá hạch toán ổn định trong tính giá vật liệu nhập - xuất - tồn kho. Tuy nhiên ở Công ty 247 hiện nay quy mô sản xuất là quy mô vừa do đó việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song trong hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC và sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh vật tư nhập - xuất - tồn kho nhìn chung là hợp lý. Với một nền kinh tế thị trường có nhiều biến động không ngừng, luôn có những chuyển biến phức tạp, do đó mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội, Công ty 247 là đơn vị rất nhạy bén trong công tác quản lý, phát huy những điểm vốn có. Công ty đã đang và tìm cho mình những bước đi mới, mạnh dạn đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản xuất sản phẩm, từng bước phát triển không ngừng trong cơ chế thị trường, cải thiện và nâng cao đời sống người lao động. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vật liệu và CCDC ở Công ty 247 còn một số tồn tại cần hoàn thiện, cụ thể là: 1. ở Công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. 2. Về công tác . Bởi vì thực tế có những mảnh vải thừa, vải vụn là phế liệu nhưng còn sử dụng được dài từ 1m đến hơn 10m đều được bỏ vào bao chung với các loại vải vụn khác. Mà trong thực tế, khi tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức: Sản phẩm Chi phí thực Sản phẩm Giá trị phế ZSP = dở đầu kỳ + tế phát sinh - dở cuối kỳ - liệu thu hồi trong kỳ Do đó việc hạch toán giá trị phế liệu thu hồi là rất cần thiết trong việc tính giá thành sản phẩm ở khâu sau: * Về việc xuất kho vật liệu: Do Công ty không xuất kho theo định mức, chưa xây dựng được "Hệ thống các định mức vật tư". mà mới chỉ có định mức vật tư tạm thời cho một sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành mà thôi. Do đó khi có đơn đặt hàng hoặc khi bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư thì xuống kho báo với thủ kho xuất vật tư cho sản xuất mà phòng kế toán chưa kịp viết phiếu xuất kho. Như thế sẽ dẫn đến trường hợp thủ kho chưa kịp ghi vào sổ hoặc quên chưa ghi vào nhật ký hàng ngày xuất, nhập (do bận nhiều việc hoặc sơ suất). Do vậy đến cuối tháng đối chiếu kiểm kê sẽ có sự sai lệch, mất thời gian kiểm tra lại, và có khi dẫn đến sự thất thoát vật tư trong quá trình xuất kho. 3.Về việc kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC * Về việc sử dụng sổ chi tiết phải trả cho người bán với hình thức Nhât ký chung. Công ty sử dụng sổ chi tiết phải trả cho người bán để hạch toán theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên. kế toán chưa mở sổ riêng cho từng người, như vậy kế toán không theo dõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi đối với tất cả mọi người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán vào cuối tháng sau khi tập hợp chứng từ đối với người bán. Do đó càng làm tăng công việc vào cuối tháng, trong khi đó vẫn không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng. Ngoài những mặt hạn chế ở trên, thực tế Công ty cũng còn một số mặt chưa thật tốt trong việc tổ chức thu mua vận chuyển và bảo quản vật tư, chưa có ứng dụng tin học trong công tác hạch toán vật liệu và CCDC. 4. Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Hiện nay trong Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật liệu, mà việc xây dựng sổ này có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý, tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó. II. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu và CCDC ở Công ty 247 - BQP . 1. Lập ban kiểm nghệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm: Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của chúng. Do đó Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là các hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện việc xử lý về sau. Nếu vật tư mua về, Công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận. Căn cứ vào hoá đơn số 007900 ngày 06/04/2002, Công ty mua của Công ty Dệt Phước Long 986,4 m vải Silk Micro Fiber và thực tế kiểm nhận vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật liệu có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu và công cụ dụng cụ Ngày 14 tháng 4 năm 2002 Số: 01 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 007900 ngày 06/04/2002 của Công ty Dệt Phước Long Ban kiểm nghiệm gồm: 1. ông: Nguyễn Trọng Khoa Trưởng ban 2. ông: Nguyễn Xuân Tri Uỷ viên 3. Bà: Đồng Thị Như Uỷ viên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây do ông Nguyễn Xuân Tri trực tiếp nhận về. STT Tên, nhãn hiêu, Mã số Phương thức Đơn vị Số lượng Kết quả kiểm nghiệm quy cách vật tư thanh toán tính theo đơn giá SL đúng quy cách SL sai qui cách 1 Vải Silk Micro Fiber 1521-2-1 Đo, đếm m 986,4 986,4 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Ông Nguyễn Xuân Tri nhận về vải Slik Micro Fiber của Công ty Dệt Phước Long bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban 2. Hoàn thiện việc nhập kho phế liêu thu hồi. ở Công ty, phế liệu thu hồi nhập kho, không có phiếu nhập kho kèm theo. Nay em xin đề xuất Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu, phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức đo, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phế liệu được lập thành 02 liên: 1 liên lưu tại nơi viết, 1 liên giao cho thủ kho phế liệu đã vào kho. Định kỳ kế toán vật tư cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để ghi vào sổ chi tiết phế liệu như đối với các loại vật tư khác. Cụ thể ngày 28/04/2002 có một số lượng vải bay, vải len, vải tuýt xi xanh được đưa ra khỏi phân xưởng cắt để nhậpkho phế liệu do cắt thừa, vải mẩu vụn và 1 số miếng bị loang. Nhưng thực ra những miếng vải vụn to Công ty vẫn có thể sử dụng được, cho nên thủ kho và cán bộ vật tư cần phải tiến hành phân loại những mảnh vải còn dùng được để đo lại và xác định đơn giá ước tính có thể còn sử dụng được cho số lượng phế liệu thải loại đó. Chẳng hạn: Đo vải thừa bay đất được 6,5 m và ước tính 10.000 đồng/mét Đo vải tuýp xi xanh được 11,8 m và ước tính 12.000 đồng/mét Đo vải len - Liên Xô xanh được 1,5m và ước tính 80.000 đồng/mét Còn lại vải vụn nhỏ thì thải loại hoặc bán cho những người có nhu cầu sử dụng chúng. Bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như sau: Công ty 247- BQP Phiếu nhập kho Ngày 28 tháng 04 năm 2002 Số 01 Tên người nhập : Đ/c Dũng - Phân xưởng cắt Nhập vào kho: Đ/c Như TT Tên hàng ĐVt Số lượng Giá Giá Ghi Xin nhập Thực nhập đơn vị tiền chú 1 Bay đất m 6,5 6,5 10.000 65.000 2 Tuýp xi xanh m 11,8 11,8 12.000 141.600 3 Len LX m 1,5 1,5 80.000 120.000 Cộng 326.000 Cộng thành tiền: (viết bằng chữ) : Ba trăm hai sáu ngàn đồng Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3. Hoàn thiện việc xuất kho vật tư Thực tế việc xuất kho vật tư ở Công ty cho ta thấy là chưa khoa học và hợp lý, việc xuất kho lan tràn không theo định mức và kế hoạch cụ thể, gây khó khăn cho công tác kế toán. Theo em việc xuất kho ở Công ty cần phải có sự thay đổi lại. Cụ thể là bộ phận sử dụng vật tư là các phân xưởng phải có kế hoạch sản xuất trong đó có ghi theo từng mặt hàng cụ thể, kế hoạch cụ thể trong tháng. Và trong tháng đó, phân xưởng phải có kế hoạch định rõ trong 3 hoặc 5 ngày chẳng hạn sẽ sử dụng những loại vải gì và số lượng là bao nhiêu... Do việc xuất vật tư trong Công ty diễn ra cũng tương đối thường xuyên hơn nữa mặt hàng sản xuất thay đổi luôn nên vật tư xuất cho các phân xưởng phiếu xuất vật tư như hiện nay thì số phiếu vật tư phải ghi rất nhiều, những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần, mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập 1 phiếu mới nên có hiện tượng lưu trữ hàng chồng số phiếu vật tư sau mỗi năm. Điều này gây khó khăn cho việc hạch toán Để khắc phục tình trạng trên. Công ty nên xây dựng sổ đề nghị lĩnh vật tư do bộ phân kế hoạch ký duyệt, chẳng hạn là "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Với phiếu này bộ phận cung tiêu chỉ phải lập 1 lần nhưng có thể xuất và lĩnh vật tư theo nhiều lần trong quá trình sử dụng. Phiếu này do đơn vị sử dụng duyệt. Nó có thể lập chocùng một loại, thứ vật liệu hoặc nhiều thứ vật liệu, cùng 1 kho xuất và cùng 1 bộ phận sử dụng hoặc dùng vào sản xuất từng đợt sản phẩm theo đơn đặt hàng. Đơn vị: Công ty 247 Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Ngày 04 tháng 04 năm 2002 Số: 01 Nợ: Có: Bộ phận sử dụng: Phân xưởng cắt Lý do xuất: Phục vụ sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Đ/c Như Loại Chỉ tiêu vật tư Mã số Đơn vị Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền vải sản xuất theo KH tính Ngày Ngày Ngày Cộng Bay zin 4891,2 m 528,0 75,8 281,3 14.000 12.391.4000 ............ ............... ...... ........ ......... ........ ........... ................. ............. ............................... Người nhận Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi mang phiếu lĩnh vật tư đến bộ phận kế hoạch xét duyệt thì đem phiếu này xuống kho. Thủ kho lần lượt ghi sổ thực xuất phát từng ngày và sau mỗi ngày thì người lĩnh vật tư ký vào phía dưới đó. Lĩnh lần tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh mà không phải qua ký duyệt Cuối kỳ dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu lại phiếu cộng số thực xuất trong kỳ để ghi vào sổ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên) sau khi ghi sổ kho, thủ kho chuyển về phòng kế toán. 4.Hoàn thiện việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các lọại vật liệu mà hiện nay Công ty đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu được theo dõi riêng cho từng thứ, từng nhóm vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho quá trình hạch toán vật liệu tại Công ty được dễ dàng. Nhưng thực tế sổ này không được sử dụng để vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu, mặt khác số lượng vật liệu phát sinh nhiều mà không được theo dõi thường xuyên trên sổ danh điểm nên số lượng, chủng loại vật liệu mới không được bổ sung kịp thời. Như vậy, để thuận tiện hơn cho quá trình ghi chép, Công ty có thể sử dụng mẫu số danh điểm vật liệu như sau: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm VL Danh điểm 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521.01 Vải Len 1521.01.01 Len tím tham 1521.01.02 Len an ninh .... ... 1521.02 Vải bay 1521.02.01 Bay viện kiểm sát 1521.02.02 Bay quản lý thị trờng ... ... 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ 1522.01 Cúc 1522.01.01 Cúc an ninh 1522.01.02 Cúc kiểm lâm ... ... 1522.02 Khoá 1522.02.01 Khoá nhựa 1522.02.01 Khoá đồng ... ... 1523 Phụ tùng thay thế 1523.01 Chân vịt 1523.01.01 Chân vịt Sài Gòn 1523.01.02 Chân vị Trung Quốc ... ... 1524 Nhiên liệu 1524.01 Dầu 1524.02 Xăng 1524.03 Mỡ ... .... 6. ý kiến khác Là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô không lớn, các cơ sở sản xuất không quá phân tán, trình độ kế toán tương dối đồng đều nên Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Việc áp dụng hình thức này giúp cho bộ phận kế toán nâng cao chất lượng và năng suất làm việc của nhân viên kế toán, phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, phục vụ nhạy bén cho giám đốc chỉ đạo sản xuất. Song do công việc của kế toán từng phần không ít, số nhân viên kế toán biên chế có hạn (5 người). Đối với kế toán vật liệu do Công ty có nhiều loại, thứ vật liệu và việc hạch toán dồn vào cuối tháng là chủ yếu nên việc ghi chép, tính toán có phần nào không cân đối giữa trong tháng và cuối tháng. Để giải quyết vấn đề này, Công ty cần nên đưa máy vi tính vào phục vụ cho việc ghi chép tính toán được kịp thời chính xác. Mặt khác với trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy vi tính sẽ làm giảm bớt số lượng lao động, phù hợp với hình thức kế toán Công ty đang áp dụng, tránh được sai sót và đảm bảo chính xác trong công tác hạch toán. Mặc dù chi phí ban đầu có thể là cao nhưng với công nghệ tin học đó sẽ đáp ứng được công tác quản lý đòi hỏi ngày càng nâng cao của nền kinh tế thị trường. Ngày nay khi những tiến bộ khoa học và công nghệ được áp dụng vào kế toán thì việc sử dụng máy vi tính vào công tác hạch toán chi tiết vật liệu và CCDC là một việc làm rất cần thiết và ngày càng phổ biến rộng rãi. Kế toán vật tư có thể mở từng tệp để quản lý từng loại, nhóm, thứ vật liệu (CCDC) theo dạng hình cây. Hàng ngày, khi có các chứng từ nhập - xuất vật liệu, CCDC đó. Sau đó máy sẽ tự tính số vật liệu nhập - xuất - tồn kho, và các phần hành kế toán dưới dạng Nhật ký chung. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu thông tin về vật liệu và CCDC. Kết luận Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng có tác dụng rất lớn tronng quá trình quản lý sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn những kế toán một cách chính xác vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố để tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm mà còn là một điều kiện để quản lý chặt chẽ một bộ phận tài sản lưu động của đơn vị. Công ty 247 Bộ quốc phòng đã hiểu rõ được vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ và đưa ra việc hạch toán CCDC đi dần vào nề nếp. Tuy nhiên để kế toán vật liệu, CCDC thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế, Công ty cần kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách chính xác và khoa học hơn, đảm bảo đúng chế độ kế toán đã ban hành. Quá trình thực tập tại Công ty 247 giúp tôi rất nhiều không những củng cố kiến thức về lý thuyết đã được học tập ở trường mà còn hiểu biết thêm về thực tiễn phong phú, phức tạp, đa dạng và phần nào tôi đã có thêm kiến thức thực tế. Vì thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, bản chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu của công tác quản lý kế toán vật liệu và CCDC tại Công ty. Từ đó làm toát lên những ưu điểm, cố gắng của Công ty, đồng thời cũng nêu lên một số tồn tại trong việc quản lý hạch toán vật liệu và CCDC. Tôi mong rằng bản chuyên đề này sẽ là một tài liệu tham khảo, một ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hơn nữa công tác quản lý và kế toán vật liệu, CCDC ở Công ty. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Nguyễn Hữu ánh cùng các Thầy cô giáo của Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, cảm ơn sự giúp đỡ của cán bộ kế toán Công ty và bạn bè đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản chuyên đề này. /. Tài liệu tham khảo Lý thuyết hạc toán kế toán. Chủ biên: TS Nguyễn Thị Đông Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Chủ biên: TS Đặng Thị Loan Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán Hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán- Bộ tài chính xuất bản 12 năm 2002 Tổ chức hạch toán kế toán. Chủ biên: Nguyễn Thị Đông, Nguyễn Quang Quynh