Đề tài Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ô tô V75 – Bộ Ngoại giao
Càng ngày chúng ta càng nhận ra vai trò to lớn của thông tin đối với hoạt động của của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể hệ thống cung cấp thông tin của chúng ta còn chưa đồng bộ và thiếu kinh nghiệm. Xí nghiệp ôtô V75 là một doanh nghiệp chịu sự biến động rất lớn từ giá nhiên liệu và mối quan hệ ngoại giao của đất nước nhưng thông tin được đưa đến xí nghiệp thường rất chậm chạp. Bên cạnh việc xí nghiệp chưa thực sự chủ động trong việc tìm kiếm thông tin thì việc phối hợp thông tin giữa các Nhà nước với đơn vị còn chưa sâu sát. Điều này làm cho việc xây dựng các kế hoạch còn chưa với thực tế và bị động. Phương tiện để cung cấp thông tin phục vụ nền kinh tế giá cả còn quá cao. Riêng những chi phí về điện thoại hàng năm đã chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ô tô V75 – Bộ Ngoại giao, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
2500
2500
2500
10000
Bưu phí
10000
10500
11000
10500
42000
Kế hoạch công cụ nhỏ
4500
4500
4500
4500
18000
Sách báo, chứng từ
2700
2700
2700
2700
10800
Văn phòng phẩm
2700
2700
2800
2800
11000
Chi phí tiếp thị quảng cáo
18700
19000
18700
18600
75000
Chi phí hội nghị, thị trường
13000
10000
11000
16000
50000
Tàu xe, nghỉ phép
2000
2000
2000
2000
8000
Công tác phí
2500
2500
2500
2500
10000
Cầu phà, đăng kiểm
y tế cơ quan, BHYT
1550
1550
1550
1550
6200
Kinh phí công đoàn
1075
1075
1075
1075
4300
Chi phí khác
1500
1500
1500
1500
6000
5. Sửa chữa nhà cửa, kho tàng, TBMM
4000
4000
4000
4100
16100
6. Khấu hao tài sản cố định
47846
47845
47845
47846
191382
7. Chi phí thí nghiệm
3500
3200
3500
4800
15000
8. Chi phí bảo hộ lao động
25291
25291
9. Chi phí tự vệ, phòng hoả, bão lụt, an ninh
2400
2200
2400
2500
9500
10.Đào tạo bồi dưỡng thực tập sản xuất
5000
5000
10000
11. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
12. Vật tư hao hụt trong định mức
2500
2500
2500
2500
10000
13. Chi phí khác
2500
2500
2500
2500
10000
14. Thuế và chi phí bắt buộc
Môn bài
750
750
750
750
3000
Nhà đất
14750
14750
14750
14750
59000
Vốn
Các khoản đóng góp khác
2500
2500
2500
2500
10000
Tổng
278762
257410
253195
263867
1053234
Nguồn: Người viết tập hợp trên cơ sở số liệu tại Xí nghiệp
( Ngân sách này được tính dựa trên phương pháp cộng thêm vào năm ngoái )
Các ngân sách khác được xem như là đầy đủ, chi tiết, người viết chuyên đề coi như đã hoàn chỉnh và ở đây chỉ muốn giới thiệu việc lập báo cáo ngân sách tài chính dựa trên việc thiết lập mô hình như ở chương I với những dữ kiện đã có trong các dự báo ngân sách tại xí nghiệp và một số ngân sách được trình bày chi tiết lại ở trong bài phục vụ cho việc chạy mô hình.
Sau đây là một số chỉ tiêu được tổng hợp lại qua các năm
Bảng 15: Một số chỉ tiêu qua các năm
Chỉ tiêu
Kí hiệu
2000
2001
2002
2003
2004
2005
Giá vốn hàng bán/ doanh thu
a1
0.926
0.918
0.922
0.912
0.913
0.918
Chi phí bán hàng / doanh thu
a2
0.001
0.002
0.001
0.001
0.002
0.001
Tỉ lệ thuế thu nhập doanh nghiệp
a3
0.32
Tỉ lệ các khoản phải thu / doanh thu
a4
0.394
0.421
0.325
0.376
0.326
0.368
Tỉ lệ hàng tồn kho / doanh thu
a5
0.102
0.098
0.122
0.095
0.112
0.106
Tỉ lệ tài sản lu động khác / doanh thu
a6
0.159
0.123
0.142
0.145
0.126
0.139
Tỉ lệ các khoản phải trả / doanh thu
a7
0.123
0.222
0.131
0.122
0.143
0.148
Đây là các chỉ tiêu mà qua thực tế không thay đổi nhiều nên ta có thể lấy mức trung bình làm cơ sở cho những dự báo năm tới và kì tới.
Sau đây là số liệu dự báo báo cáo ngân sách tài chính cho năm ngân sách 2005, được chia thành các kì báo cáo theo quí. Mô hình được tính toán và giải thích ở bên cạnh
Các công thức được thiết lập như trong chương I ( phụ lục 1)
Sau đó người sử dụng sẽ điền số liệu và kết quả được dự báo như sau( kết quả dự báo chính xác hay không đòi hỏi thông tin thu thập được về các số liệu phải chính xác):
Bảng 16: Báo cáo ngân sách tài chính dự báo cho năm 2005
Chỉ tiêu
Quí I
Quí II
Quí III
Quí IV
Cả năm
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. DT bán hàng và CCDV
2342676560
2464776560
2493376560
2419676560
9720506240
2. Giá vốn hàng bán
2083411032
2263157837
2289418357
2221747017
8857734244
3. Lợi nhuận gộp
185140528
201618723
203958203
197929543
862771996
4. Doanh thu hđ tài chính
25000000
1000000
0
10000000
36000000
5. Chi phí tài chính
1000000
1500000
1000000
1000000
4500000
6. Chi phí bán hàng
2925105
3450687
3490727
3387547
13254067
7. Chi phí quản lí
278762000
257410000
253195000
263867000
1053234000
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD
-77546577
-59741965
-53727525
-60325005
-172216071
9. Thu nhập khác
440000000
300000000
250000000
300000000
1290000000
10. Chi phí khác
250000000
156000000
200000000
200000000
806000000
11. Lợi nhuận khác
150000000
144000000
50000000
100000000
484000000
12. Tổng lợi nhuận trớc thuế
72453423
84258035
-3727525
39674995
311783929
13. ThuếTN DN phải nộp
23185095
26962571
12695999
61650857
14. Lợi nhuận sau thuế
49268328
57295464
-3727525
26978997
130008072
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế
72453423
84258035
-3727525
39674995
311783929
Khấu hao TSCĐ(KH)
400000000
400000000
400000000
400000000
1600000000
Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG
500000
500000
500000
500000
2000000
Lãi lỗ trước khi thay đổi TSLD và nnh
1672953423
484758035
396772475
440174995
1913783929
Tăng các khoản phải thu
787068711
44981640
10536240
-27151080
2689625654
Tăng các khoản phải trả
94373547
18095220
4238520
-10922340
1081982959
L chuyển tiền thuần từ hđkd
791511165
421681175
381997715
478248415
-1857824683
2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT
Tiền thu do bán tài sản cố đinh
500000000
0
100000000
0
600000000
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ)
0
0
L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT
500000000
0
100000000
0
600000000
3. L chuyển tiền từ hđ tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG)
20000000
20000000
20000000
20000000
80000000
Lu chuyển tiền thuần từ HDTC
20000000
20000000
20000000
20000000
80000000
L chuyển tiền thuần trong kì(L)
1311511165
441681175
501997715
498248415
-1177824683
Tiền tồn đầu kì(Lk-1)
3027578752
4339089917
4780771093
5282768808
5781017223
Tiền tồn cuối kì(Lk)
4339089917
4780771093
5282768808
5781017223
4603192540
Bảng cân đối kế toán dự báo
Kì trước
A. Tài sản(TS)
16206468562
17179993652
17296546547
17416081783
17469137358
19168181434
1. TSLD và đầu tư ngắn hạn
4402094066
5775619184
6292172079
6811707315
7264762890
10563806966
1.1. Tiền (Ti)
3027578752
4339089917
4780771093
5282768808
5781017223
4603192540
1.2. Các khoản phải thu(PT)
75973334
863042045
908023685
918559925
891408845
3581034499
1.3. Hàng tồn kho(tk)
1140492030
247855180
260773360
263799240
256001780
1028429560
1.4. Tài sản lưu động khác
158049950
325632041.8
342603941.8
346579341.8
336335041.8
1351150367
2. Tài sản cố định và ĐTdài hạn
11804374496
11404374468
11004374468
10604374468
10204374468
8604374468
2.1. Tài sản cố định(TSCD)
11804374496
11404374468
11004374468
10604374468
10204374468
8604374468
Nguyên gia(NG)
41357799258
41357799258
41357799258
41357799258
41357799258
41357799258
Giá trị hao mòn luỹ kế
-29553424790
-29953424790
-30353424790
-30753424790
-31153424790
-32753424790
B.Nguồn vốn(NV)
16206468562
17179993652
17296546547
17416081783
17469137358
19168181434
1. Nợ phải trả(NPT)
252811119
347184666
365279886
369518406
358596066
1440579025
1.1. Nợ ngắn hạn(NNH)
252811119
347184666
365279886
369518406
358596066
1440579025
Các khoản phải trả(PTr)
252811119
347184666
365279886
369518406
358596066
1440579025
2. Nguồn vốn chủ sở hữu
15953657443
16832808986
16931266661
17046563376
17110541292
17727602410
2.1.Nguồn vôn - quĩ
15823763099
15873531427
15931326891
15929292174
15956771171
16089779244
Vốn kinh doanh
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
Quĩ đầu tư phát triển
CL đánh giá lại tài sản và tỉ giá
-718229275
-717729275
-717229275
-716729275
-716229275
-714229275
Lợi nhuận chưa chia
101972361
151240689
208536153
206001436
232980433
363988506
2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác
129894344
959277559
999939770
1117271202
1153770121
1637823166
Quĩ khen thưởng phúc lợi
-10574905
818808310
859470521
976801953
1013300872
1497353917
Nguồn KP đã hình thành Tscđ
140469249
140469249
140469249
140469249
140469249
140469249
Nguồn: Người viết tập hợp trên cơ sở số liệu tại Xí nghiệp
Như vậy, việc lập kế hoạch ngân sách đến đây cơ bản là xong. Bởi vì doanh nghiệp không xác định những mục tiêu to lớn nào trong kế hoạch kinh doanh như giảm chi phí hay tăng doanh thu của năm sau so với năm trước nên người viết tạm thời không thiết lập các kế hoạch hành động cho năm ngân sách. Mà chỉ lập khi kiểm soát ngân sách cho mỗi kì ngân sách nếu phát hiện các chênh lệch.
III. Nguyên nhân của những tồn tại
1. Nguyên nhân chủ quan
Trước những tồn tại tại xí nghiệp, người viết đã cố gắng tìm hiểu và nhận thấy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân được sắp xếp theo sự quan trọng giảm dần của nó.
1.1. V75 chưa thực sự thấy hết được tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách.
Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách được thiết lập tại đây còn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, thường là đã sang đến quí I năm sau mới hoàn thành.
Xem xét một số chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu như các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí đều vượt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau được lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm trước.
Bảng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm
2002
2003
2004
Kh
Th
htkh
Kh
Th
htkh
Kh
Th
htkh
Tổng doanh thu thuần
9637614857
10153655001
5
.4%
9616612000
10269799000
6.8%
9729717000
11124956600
14.3%
Tổng chi phí
9524148000
10057155001
5.6%
9576195000
10221795000
6.7%
9520626000
11008837302
15.6%
Lợi tức trước thuế
113466857
96500000
-15.0%
40417000
48004000
18.8%
209091000
116119298
-44.5%
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm tại xí nghiệp ôtô V75
Đây chính là minh chứng cho việc thiết lập kế hoạch nặng về tính hình thức. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, ngoài việc phương tiện vận tải của xí nghiệp không được đổi mới, phải chăng còn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt được thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm trước, để luôn hoàn thành kế hoạch đề ra?
Thực sự vai trò của kế hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp luôn bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách được thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì công việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều.
Ngân sách được lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách được trình bày còn thiếu và chưa chi tiết. Khi được hỏi đến công tác kế hoạch, mọi người ở đây đều không mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là một việc làm tốn nhiều thời gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách được hiểu nhầm là việc quản lí ngân sách nhà nước cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nhưng lại không biết là mình đang làm.
Chính vì chưa thấy hết được vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm soát ngân sách gần như không được tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đã chưa quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài như vậy không phản ánh được tình hình của doanh nghiệp, vì thế nếu có tiến hành kiểm soát cũng không có ý nghĩa. Kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có chỉ thị trên giao, nhưng thường thì chỉ là việc đánh giá hoàn thành kế hoạch.
Các chỉ tiêu sau được trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004:
Sản lượng vận tải; 1.630.553 km đạt 105.19% kế hoạch
Sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng: 957.8 BD II đạt 91% kế hoạch
Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch
Tổng quĩ lương thực hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch
Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kế hoạch
Lãi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch
Lao động bình quân thực hiện: 154 người đạt 81.05% kế hoạch
Các chỉ tiêu được sử dụng để so sánh nhưng không việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu được từ việc đánh giá còn chưa nhiều.
1.2. Các phương tiện kĩ thuật và phương pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập.
Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những phương tiện có liên quan như mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, phương pháp tính toán…Tuy nhiên, hiện nay, tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu như đã được sử dụng trên 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: mạng nội bộ, Internet… tuy đã được thiết lập nhưng hiện nay không sử dụng được. Vì thế việc chuẩn bị thông tin cho công tác xây dựng ngân sách được tiến hành chủ yếu bằng văn bản đã làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn.
Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải được thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng được phần công ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đã xí nghiệp đã làm khá tốt nhưng những biểu mẫu còn chưa được gọn nhẹ, tiện lợi nên công việc điền biểu mẫu đã làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả.
Xí nghiệp cũng không áp dụng mô hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách như các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo ngân sách chỉ được thiết lập ở dạng sơ lược, không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.
Phương pháp dùng để tính toán doanh thu là hợp lí nhưng chỉ tiêu bình quân vận tải không dựa trên cơ sở thực tế và không được thuyết minh cụ thể trong kế hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều được thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đã làm cho ngân sách không có những bước đột phá và cơ sở cho những kế hoạch hành động phát huy ưu thế của nó.
1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng.
Điều dễ nhận thấy là các phòng ban tại xí nghiệp có rất nhiều chức năng khác nhau, nhưng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phòng kế hoạch điều vận có 4 người, phòng Kế toán-thống kê- tài chính có 4 người…thay nhau làm rất nhiều các công việc khác nhau. Vì thế thường thì những bản kế hoạch ngân sách được giao cho một ai đó trong phòng phụ trách nên chắc rằng không tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện được đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi người. Vì chính họ mới là người trực tiếp chi và thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hết về kế hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây.
Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt của doanh nghiệp nên sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phòng ban trong công ty được thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối quí III, đã làm cho công việc dự toán trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo…
1.4. Cán bộ còn chưa được trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách
Bên cạnh việc xí nghiệp còn chưa đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không được đầu tư để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu tư đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thông tin từ các cơ quan chính phủ trong việc tiến hành các hội nghị quan trọng; dự tính được doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài… đến việc thiết lập các kế hoạch và đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là người am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp chưa thực sự có được những cán bộ được trang bị đầy đủ về công tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung.
Ngoài những nguyên nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh hưởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp
2. Nguyên nhân khách quan
2.1. Chính sách của nhà nước về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập
Có một thực tế rằng, những qui định của nhà nước về các doanh nghiệp hoạt động công ích luôn luôn thay đổi. Nhà nước mới có duy nhất một văn bản( NĐ 56) có ghi rõ những qui định riêng về doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, nhưng đến nay đã bị thay đổi bởi nghị định 199/TTCP. Và sắp tới sẽ không còn tồn tại hình thức doanh nghiệp công ích, mà chỉ có doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công ích. Những qui định đó đã cản trở rất lớn đến quá trình phát triển của xí nghiệp. Doanh nghiệp không thể xây dựng những định hướng lâu dài nếu như doanh nghiệp luôn luôn bị thay đổi như vậy. Chính vì thế hệ thống kế hoạch nói chung và kế hoạch ngân sách nói riêng không có được một mục tiêu lâu dài và rõ ràng để dựa vào đó xây dựng những chỉ tiêu thể hiện đúng năng lực của xí nghiệp. Kế hoạch ngân sách ở xí nghiệp chỉ thể hiện cho những kế hoạch tác nghiệp chứ không thể hiện những kế hoạch mang ý nghĩa chiến lược.
Việc tồn tại một doanh nghiệp vừa kinh doanh, vừa hoạt động công ích không những làm cho quá trình thiết kế các biểu mẫu ngân sách khó khăn, không gọn nhẹ,… mà còn làm cho hai hoạt động này không tránh khỏi chồng chéo. Với những con số doanh thu công ích trên 70% đã làm cho kế hoạch ngân sách mất đi tính linh hoạt của nó, buộc các nhà hoạt động phải làm sao cân đối được hai nguồn thu kinh doanh và công ích này.
Doanh nghiệp cũng chịu sự quản lí của Bộ Ngoại giao. Bên cạnh những thế mạnh do việc nằm trong Bộ thì doanh nghiệp cũng gặp những khó khăn trong việc không chủ động được kế hoạch đầu tư, đổi mới xe lễ tân nhà nước, giá cả cung cấp dịch vụ.
2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nước và xí nghiệp còn chưa sâu sát.
Càng ngày chúng ta càng nhận ra vai trò to lớn của thông tin đối với hoạt động của của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể hệ thống cung cấp thông tin của chúng ta còn chưa đồng bộ và thiếu kinh nghiệm. Xí nghiệp ôtô V75 là một doanh nghiệp chịu sự biến động rất lớn từ giá nhiên liệu và mối quan hệ ngoại giao của đất nước nhưng thông tin được đưa đến xí nghiệp thường rất chậm chạp. Bên cạnh việc xí nghiệp chưa thực sự chủ động trong việc tìm kiếm thông tin thì việc phối hợp thông tin giữa các Nhà nước với đơn vị còn chưa sâu sát. Điều này làm cho việc xây dựng các kế hoạch còn chưa với thực tế và bị động. Phương tiện để cung cấp thông tin phục vụ nền kinh tế giá cả còn quá cao. Riêng những chi phí về điện thoại hàng năm đã chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp…
Trên đây là những nét chung nhất về xí nghiệp, thực trạng và nguyên nhân của những tồn tại trong công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp ôtô V75. Phần tiếp theo và cũng là phần cuối cùng của bài viết sẽ đề ra một số giải pháp để hoàn thiện công việc hoạch định ngân sách tại xí nghiệp.
Chương III
Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại
Xí nghiệp ôtô V75
I. Mục tiêu và định hướng hoàn thiện
1. Mục tiêu.
Những giải pháp được đưa ra trong chương này sẽ nhằm mục tiêu hoàn thiện kế hoạch ngân sách năm 2005 và mục tiêu chính là nâng cao chất lượng công tác hoạch định ngân sách. Làm sao để ngân sách không chỉ là việc cụ thể hoá những kế hoạch kinh doanh mà còn là công cụ quản lí thực sự hữu ích với xí nghiệp.
2. Định hướng hoàn thiện
Ngân sách của doanh nghiệp trong các năm tiếp theo xí nghiệp cần phải hoàn thiện theo các định hướng sau:
Coi trọng công tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách.
Tăng cường chất lượng của việc thu thập thông tin để phục vụ cho việc lập kế hoạch
Xây dựng đầy đủ và chi tiết các kế hoạch ngân sách theo thời kì ngân sách ngắn hơn.
Thực hiện việc kiểm soát ngân sách để tạo điều kiện cho việc dự báo ngân sách kì kế hoạch tiếp theo.
II. Giải pháp hoàn thiện
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch đòi hỏi xí nghiệp phải:
Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay hỏng hóc, nên được đầu tư đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bộ cũng như hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập, trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tương lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên được chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo quí hoặc theo tháng.
Thứ ba, phương pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đã chứng minh rằng phương pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn được phương pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc chỉnh sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm được điều này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế hoạch trước đó càng sớm càng tốt. Các dự toán ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện được việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản lượng vận tải, tăng doanh thu.
Thứ tư, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác. Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ được đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản như trước nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi người. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu như các kế hoạch khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản lượng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản lượng vận tải phải hoàn thành việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi người cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu công ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến lược cho một tương lai khi doanh nghiệp công ích bị xoá bỏ. Với những phương tiện cao, những mác xe chất lượng và đặc biệt là thương hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm được nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định hướng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà nước mà là cùng với Nhà nước phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh nghiệp Nhà nước. Việc có được những tổ chức về mặt định hướng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể hiện được đầy đủ những gì mà người xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình.
Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng như các phương án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định hướng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh nghiệm thì Ban không cần làm việc thường xuyên như lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đã có nhiều kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên như trước nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dưỡng chuyên môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi người có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và đồng lương của mình. Để làm được điều này công ty có thể áp dụng một số giải pháp như: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chuyên môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khoá học công tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các trường đại học lớn trong và ngoài nước; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất lượng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng người đúng việc…
2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách
Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần dần bộc lộ những ưu và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí giúp tăng cường quản lí trong xí nghiệp.
Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, người viết xin phép được tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách được trình bày trong chương II.
Công việc kiểm soát sẽ được bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có thể tìm ra được nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác.
Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005
Chỉ tiêu
Kế hoạch
Thực hiện
Th/kh
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2342676560
2419277997
1.033
2. Giá vốn hàng bán
2083411032
2659848883
1.277
3. Lợi nhuận gộp
185140528
-240570886
-1.299
4. Doanh thu hoạt động tài chính
25000000
20606027
0.824
5. Chi phí tài chính
1000000
6. Chi phí bán hàng
2925105
7. Chi phí quản lí
278762000
311448165
1.117
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
-77546577
-531413024
6.853
9. Thu nhập khác
440000000
592857145
1.347
10. Chi phí khác
250000000
11. Lợi nhuận khác
150000000
592857145
3.952
12. Tổng lợi nhuận trước thuế
72453423
61444121
0.848
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
23185095
17204354
0.742
14. Lợi nhuận sau thuế
49268328
44239767
0.898
Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vượt con số dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Sự không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến như kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126 triệu thay vì 130 triệu như kế hoạch đề ra (xem bảng dưới)
Bảng 19:Báo cáo KQKD được lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. DT bán hàng và CCDV
2419277997
2464776560
2493376560
2419676560
9720506240
2. Giá vốn hàng bán
2659848883
2263157837
2289418357
2221747017
9434172095
3. Lợi nhuận gộp
-240570886
201618723
203958203
197929543
286334145
4. Doanh thu hđ tài chính
20606027
1000000
0
10000000
31606027
5. Chi phí tài chính
1500000
1000000
1000000
3500000
6. Chi phí bán hàng
3450687
3490727
3387547
10328962
7. Chi phí quản lí
311448165
257410000
253195000
263867000
1085920165
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD
-531413024
-59741965
-53727525
-60325005
-781808955
9. Thu nhập khác
592857145
300000000
250000000
300000000
1442857145
10. Chi phí khác
156000000
200000000
200000000
556000000
11. Lợi nhuận khác
592857145
144000000
50000000
100000000
886857145
12. Tổng lợi nhuận trước thuế
61444121
84258035
-3727525
39674995
105048190
13. Thuế TN DN phải nộp
17204354
26962571
0
12695999
55670116
14. Lợi nhuận sau thuế
44239767
57295464
-3727525
26978997
125979511
Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột biến 27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngưỡng rất đáng được quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vượt quá này là do đâu?
Câu trả lời có thể có hai phương án: một là do chúng ta đã dự toán sai, hoặc chi tiêu quá đà.
Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lượt xem lại các chi phí từ chi phí nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại các con số này. Và nguyên nhân đã được tìm ra là do chúng ta đã không tính đến việc chi tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí chung đã vượt quá ngưỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về người dự toán. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong các quí tiếp theo của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra.
Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã được lưu chuyển như thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo:
Bảng 20: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quí I/2005
Chỉ tiêu
Kế hoạch
Thực hiện
th/kh
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế
72453423
61444121
0.848
Khấu hao TSCĐ(KH)
400000000
1090843466
2.727
Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá
500000
7636
0.015
Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn
1672953423
1152295223
0.689
Tăng các khoản phải thu
787068711
876710069
1.114
tăng các khoản phải trả
94373547
45854637
0.486
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1)
791511165.1
2074859929
2.621
2. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư
Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ)
500000000
183190000
0.366
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ)
0
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư(L2)
500000000
183190000
0.366
3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG)
20000000
33282033
1.664
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3)
20000000
33282033
1.664
Lưu chuyển tiền thuần trong kì(L)
1311511165
228398732
Tiền tồn đầu kì(Lk-1)
3027578752
3305471845
1.092
Tiền tồn cuối kì(Lk)
4339089917
3533870577
0.814
Như vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào ảnh hưởng đến kế hoạch lưu chuyển tiền tệ. ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không được hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự toán như trích khấu hao. Còn các chỉ tiêu khác như thu nhập do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỉ giá, lưu chuyển tiền do bán TSCĐ cũng quá cao so với thực tế. Lỗi này người sử dụng mô hình cần phải coi đó như là kinh nghiệm để có thể chỉnh sửa tiếp tục với các kì ngân sách sau.
Một số chỉ tiêu không đúng với kế hoạch như tăng các khoản phải thu, tăng các khoản phải trả … là nguyên nhân không thuộc lỗi do dự toán tuy nhiên cần phải tiến hành điều chỉnh kịp thời bằng các hành động như thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và đặc biệt là với cán bộ công nhân viên. Riêng các khoản phải trả không trả được như đúng kế hoạch cần phải có phương án để có thể nhanh chóng trả cho họ không để tiền tiêu dùng quá nhiều vào việc khác. ..
Bảng 21: Bảng cân đối kế toán kế hoạch và thực hiện quí I/2005.
Kì trước
Kế hoạch
Thực hiện
th/kh
A. Tài sản(TS)
16206468562
17179993652
16596839702
0.966
1. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn(TSLD)
4402094066
5775619184
5688405040
0.985
1.1. Tiền (Ti)
3027578752
4339089917
3305471845
0.762
1.2. Các khoản phải thu(PT)
75973334
863042045
952683403
1.104
1.3. Hàng tồn kho(tk)
1140492030
247855180
1045854342
4.220
1.4. Tài sản lưu động khác(TSLDK)
158049950
325632041.8
384395450
1.180
2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn
11804374496
11404374468
10908434662
0.957
2.1. Tài sản cố định(TSCD)
11804374496
11404374468
10908434662
0.957
Nguyên gia(NG)
41357799258
41357799258
40547155570
0.980
Giá trị hao mòn luỹ kế(HMLK)
-29553424790
-29953424790
-29638720908
0.989
B.Nguồn vốn(NV)
16206468562
17179993652
16596842702
0.966
1. Nợ phải trả(NPT)
252811119
347184666
298668756
0.860
1.1. Nợ ngắn hạn(NNH)
252811119
347184666
298665756
0.860
Các khoản phải trả(PTr)
252811119
347184666
0.000
2. Nguồn vốn chủ sở hữu
15953657443
16832808986
15998173946
0.950
2.1.Nguồn vôn - quĩ
15823763099
15873531427
15868101502
1.000
Vốn kinh doanh
16440020013
16440020013
16440020013
1.000
Quĩ đầu tư phát triển
Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá
-718229275
-717729275
-717721639
1.000
Lợi nhuận chưa chia
101972361
151240689
146212128
0.967
2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác
129894344
959277559
130163444
0.136
Quĩ khen thưởng phúc lợi
-10574905
818808310
-10305805
-0.013
Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ
140469249
140469249
140469249
1.000
Các chỉ tiêu trong các báo cáo ngân sách ở trên đã làm ảnh hưởng rất lớn đến việc không hoàn thành các chỉ tiêu trong báo cáo này. Tổng tài sản, nguồn vốn thực sự của xí nghiệp đến thời điểm này là thấp hơn so với kế hoạch đã đề ra vì thế cần phải xem xét các nguyên nhân để đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Chúng ta sẽ không tiến hành kiểm soát các chỉ tiêu mà chỉ tìm ra những khác biệt cơ bản, những ngưỡng đáng quan tâm để tiến hành phân tích, tìm ra nguyên nhân sửa chữa.
ở bảng cân đối này chúng ta có thể nhìn rõ hơn những thay đổi do tăng các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc tiến hành phân tích các tỉ số tài chính sẽ cho chúng ta những cái nhìn sâu sắc hơn.
Sau khi đã phân tích xong những nguyên nhân và tìm ra các biện pháp người viết xin phép được tiến hành lên kế hoạch cho các kì còn lại. Bên cạnh những số liệu cần phải có kế hoạch hành động đi kèm. Bởi vì không thể vì không hoàn thành kế hoạch trong quí I mà chúng ta phải hạ thấp những chỉ tiêu chính để phá hỏng kế hoạch ban đầu, quan trọng là tìm ra các giải pháp để thực hiện làm sao cho đạt những chỉ tiêu đó cho kì ngân sách tiếp theo.
Ví dụ:
Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí và giảm các khoản phải thu, các khoản phải trả:
* Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí
*1: Mục tiêu: Giảm chi phí quản lí trong các quí còn lại để bảo đảm ngân sách quản lí của toàn năm (1053234000 đồng)
*2: Kế hoạch hành động
+ Tăng cường trách nhiệm quản lí chi phí quản lí với kế toán trưởng
+ Giảm các chi phí quản lí không cần thiết như chi phí hội nghị, chi phí tầu xe, chi phí lưu kho… và cố gắng tiết kiệm các chi phí khác: điện, nước….
+ Với những chi phí không thể cắt giảm được và phụ thuộc vào thị trường như chi phí: sách báo, văn phòng phẩm… có thể tìm kiếm nguồn khác rẻ hơn, hoặc cố gắng thương lượng với nhà cung cấp để giảm thiểu chi phí có thể được
( Kế hoạch này được thực hiện trong các quí còn lại. và cần thiết có sự tham gia của mọi nhân viên trong xí nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lí)
*Kế hoạch hành động cho việc giảm các khoản phải trả
*1: Mục tiêu: Tiến hành thanh toán các khoản nợ để đảm bảo hoàn thành kế hoạch thanh toán các khoản nợ của toàn năm
*2: Kế hoạch hành động
+ Liệt kê, sắp xếp các khoản nợ
+ Với những khoản nợ có thể trì hoãn được, tiến hành thương lượng với chủ nợ để giảm việc chi trả.
+ Nhanh chóng thanh toán với những khoản phải trả đã đến hạn để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp
+ Tìm kiếm những bạn hàng mới có thể cho xí nghiệp thanh toán chậm hơn đồng thời tăng cường mối quan hệ thật tốt với các bạn hàng truyền thống có quyền lực đàm phán lớn hơn.
+ Giao trách nhiệm quản lí các khoản phải trả này với phòng kế toán
…
( Kế hoạch trên được thực hiện trong các quí còn lại, trong đó trách nhiệm lớn nhất thuộc về phòng kế toán)
* Kế hoạch hành động để tăng các khoản phải thu
*1: Mục tiêu: Tăng cường thu các khoản phải thu đã không hoàn thành trong quí I, để hoàn thành kế hoạch thu của toàn năm đảm bảo lượng doanh thu như mong muốn.
*2: Kế hoạch hành động
+ Tăng cường trách nhiệm thu với các nhân viên trực tiếp tham gia cung cấp dịch vụ
+ Tìm hiểu thông tin về khách hàng về thời gian họ thanh toán để dự tính trước những hành động của họ( bằng cách kiểm tra các thông tin về thanh toán trong quá khứ hoặc thu thập thông tin từ bên ngoài qua các nguồn có thể)
+ áp dụng chiết khấu thanh toán với những khoản thanh toán trị giá trên 2000000 trong tuần đầu tiên.
+ áp dụng hình thức thưởng với những nhân viên có biện pháp để thu được những nguồn thu lớn còn tồn đọng trong quí I. Mức thưởng theo phần trăm thu là 1%
( các biện pháp này sẽ bắt đầu được thực hiện trong quí tới, và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên, phương tiện dùng là những phương tiện sẵn có trong xí nghiệp)
Tóm lại có rất nhiều cách để tiến hành điều chỉnh cho một bản kế hoạch. Bên cạnh việc chấp nhận việc không hoàn thành kế hoạch đề ra từ quí một, xí nghiệp có thể dự toán lại trên cơ sở làm cả công việc của kì trước không hoàn thành trong kì thứ hai.
Sau đây là nội dung của các kế hoạch còn lại trên cơ sở kiểm soát ngân sách của quí I:
Các chỉ tiêu do lỗi dự toán sẽ được dự toán lại: Khấu hao, doanh thu bán TSCD, thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá…
Các chỉ tiêu không do lỗi dự toán cùng với kế hoạch hành động ở trên sẽ được dự tính trên cơ sở thực tế có tính đến việc thực hiện đảm bảo hoàn thành kế hoạch.
Bảng 22: Các báo cáo ngân sách dự toán sau khi điều chỉnh
Quí I
Quí II
Quí III
Quí IV
Cả năm
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. DT bán hàng và CCDV
2419277997
2464776560
2493376560
2419676560
9720506240
2. Giá vốn hàng bán
2659848883
2263157837
2289418357
2221747017
9434172095
3. Lợi nhuận gộp
-240570886
201618723
203958203
197929543
286334145
4. Doanh thu hđ tài chính
20606027
1000000
0
10000000
31606027
5. Chi phí tài chính
1500000
1000000
1000000
3500000
6. Chi phí bán hàng
3450687
3490727
3387547
10328962
7. Chi phí quản lí
311448165
224723835
253195000
263867000
1053234000
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD
-531413024
-27055800
-53727525
-60325005
-749122790
9. Thu nhập khác
592857145
220000000
250000000
300000000
1362857145
10. Chi phí khác
100000000
200000000
200000000
500000000
11. Lợi nhuận khác
592857145
120000000
50000000
100000000
862857145
12. Tổng lợi nhuận trớc thuế
61444121
92944200
-3727525
39674995
113734355
13. ThuếTN DN phải nộp
17204354
29742144
-1192808
12695999
58449689
14. Lợi nhuận sau thuế
44239767
63202056
-2534717
26978997
131886103
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế
61444121
92944200
-3727525
39674995
113734355
Khấu hao TSCĐ(KH)
1090843466
400000000
400000000
400000000
1600000000
Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG
7636
7636
7636
7636
30544
Lãi lỗ trớc khi thay đổi TSLD và nnh
1152295223
492951836
396280111
439682631
1713764899
Tăng các khoản phải thu
876710069
-44659718
10536240
-27151080
2689625654
tăng các khoản phải trả
45854637
66611130
4238520
-10922340
1081982959
L chuyển tiền thuần từ hđkd
2074859929
471000425
381505351
477756051
-2057843713
2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT
Tiền thu do bán tài sản cố đinh
183190000
0
100000000
0
283190000
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ)
0
L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT
183190000
0
100000000
0
283190000
3. L chuyển tiền từ hđ tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG)
33282033
20000000
20000000
20000000
93282033
Lưu chuyển tiền thuần từ HDTC
33282033
20000000
20000000
20000000
93282033
L chuyển tiền thuần trong kì(L)
228398732
491000425
501505351
497756051
-1681371680
Tiền tồn đầu kì(Lk-1)
3305471845
3533870577
4024871002
4526376353
5024132404
Tiền tồn cuối kì(Lk)
3533870577
4024871002
4526376353
5024132404
3342760724
Bảng cân đối kế toán dự báo
Kì trước
A. Tài sản(TS)
16206468562
16596839702
16044706650
16163749522
16216312733
17411809812
1. TSLD và đầu tư ngắn hạn
4402094066
5688405040
5536271988
6055314860
6507878071
9303375150
1.1. Tiền (Ti)
3027578752
3305471845
4024871002
4526376353
5024132404
3342760724
1.2. Các khoản phải thu(PT)
75973334
952683403
908023685
918559925
891408845
3581034499
1.3. Hàng tồn kho(tk)
1140492030
1045854342
260773360
263799240
256001780
1028429560
1.4. Tài sản lu đoọng khác
158049950
384395450
342603941.8
346579341.8
336335041.8
1351150367
2. TSCD và ĐTdài hạn
11804374496
10908434662
10508434662
10108434662
9708434662
8108434662
2.1. Tài sản cố định(TSCD)
11804374496
10908434662
10508434662
10108434662
9708434662
8108434662
Nguyên gia(NG)
41357799258
40547155570
40547155570
40547155570
40547155570
40547155570
Giá trị hao mòn luỹ kế
-29553424790
-29638720908
-30038720908
-30438720908
-30838720908
-32438720908
B.Nguồn vốn(NV)
16206468562
16596842702
16044706650
16163749522
16216312733
17411809812
1. Nợ phải trả(NPT)
252811119
298668756
365279886
369518406
358596066
1440579025
1.1. Nợ ngắn hạn(NNH)
252811119
298665756
365279886
369518406
358596066
1440579025
Các khoản phải trả(PTr)
252811119
365279886
369518406
358596066
1440579025
2. Nguồn vốn chủ sở hữu
15953657443
15998173946
15679426764
15794231115
15857716667
15971230788
2.1.Nguồn vôn - quĩ
15823763099
15868101502
15931720194
15929193114
15956179746
16088096394
Vốn kinh doanh
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
16440020013
Quĩ đầu t phát triển
CL đánh giá lại tài sản và tỉ giá
-718229275
-717721639
-717714003
-717706367
-717698731
-717668187
Lợi nhuận cha chia
101972361
146212128
209414184
206879468
233858464
365744568
2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác
129894344
130163444
-252293430
-134961998
-98463080
-116865606
Quĩ khen thởn phúc lợi
-10574905
-10305805
-392762679
-275431247
-238932329
-257334855
Nguồn KP đã hình thành Tscđ
140469249
140469249
140469249
140469249
140469249
140469249
Qua kiểm soát ở trên cho thấy, sử dụng mô hình rất tiện lợi, dễ dàng cho việc kiểm tra và điều chỉnh để đạt được kế hoạch đề ra ban đầu cùng với những kế hoạch hành động kịp thời.
Như vậy, ích lợi từ việc kiểm soát thực hiện ngân sách là rất lớn. Tuy nhiên, để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75, cần phải kết hợp với các biện pháp nêu ở trên, nhưng cũng không thể không nhắc tới những kiến nghị đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
III. Kiến nghị
1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích.
Nhà nước nên thống nhất trong việc qui định hình thức kinh doanh của doanh nghiệp trong việc vận tải phục vụ đưa đón ngoại giao nhà nước nói riêng và doanh nghiệp hoạt động công ích nói chung. Dù tồn tại dưới hình thức nào đi chăng nữa thì nhiệm vụ chính của doanh nghiệp vẫn là phục vụ đưa đón các lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên sự ổn định của những văn bản qui định sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc thể hiện những định hướng kinh doanh lâu dài. Để kế hoạch ngân sách có được một mục tiêu rõ ràng và đột phá hơn. Chất lượng của kế hoạch ngân sách sẽ được cải thiện đáng kể.
2. Về phía Bộ Ngoại Giao
Bộ Ngoại Giao là Bộ chủ quản của xí nghiệp. Trong những năm qua xí nghiệp đã có được sự chỉ đạo khá là sát sao của Bộ. Tuy nhiên để công tác kế hoạch ngân sách được hoàn thiện hơn nữa, Bộ nên có định hướng cho doanh nghiệp trong việc thấy được ích lợi thực sự của nó. Đồng thời Bộ cũng là nơi cung cấp những thông tin chính xác nhất về những hội nghị sắp tới diễn ra. Vì thế Bộ nên thông tin nhanh chóng và kịp thời để tiện cho việc lên kế hoạch chuẩn bị điều vận. Giá cước của Bộ phê chuẩn hiện nay so với mức tăng nhanh chóng của giá nhiên liệu, và giá cả thị trường dịch vụ vận tải đường bộ là thấp. Vì thế đề nghị Bộ tính toán lại giá cước để doanh nghiệp có thể bù đắp sự thay đổi của thị trường. Ngoài ra, các phương tiện của xí nghiệp một số có thời gian sử dụng đã lâu nhưng không được thay mới. Nếu được sự phê chuẩn của Bộ sẽ là cơ sở để xí nghiệp hoàn thành kế hoạch ngân sách đề ra. Vì hầu hết các bản kế hoạch đều dựa trên việc xác định hướng đầu tư mới phương tiện thiết bị( ngân sách đầu tư)
Trên đây, người viết vừa trình bày xong một số giải pháp để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp ôtô V75. Để các giải pháp phát huy vai trò của nó đòi hỏi sự phối hợp một cách chặt chẽ và sâu sát với nhau.
Kết luận
Như vậy kế hoạch ngân sách giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nói chung và với Xí nghiệp ôtô V75 nói riêng. Hoạch định ngân sách phải được tiến hành cùng với kiểm soát ngân sách thì mới tăng việc hữu dụng của kế hoạch.
Thực tế tại xí nghiệp cho thấy, kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc lập một cách hình thức mà chưa tiến hành kiểm soát. Bài viết đã tiến hành chứng minh, lí giải những cái đã được và chưa được trong công tác hoạch định của xí nghiệp. Qua đó tìm ra nguyên nhân và mạnh dạn đưa ra kế hoạch ngân sách năm 2005, đồng thời tiến hành kiểm soát cho quí đầu.
Để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp, những giải pháp đưa ra trong chương III là những giải pháp hợp lí, mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất những kiến nghị cũng cần phải được thực hiện. Câu trả lời thuộc về các nhà quản lí nhà nước.
Do người viết còn thiếu kinh nghiệm cả lí luận lẫn thực tế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót và việc diễn giải một số vấn đề còn chưa đầy đủ và cặn kẽ. Vì vậy, rất kính mong thầy giáo hướng dẫn và các anh chị trong Xí nghiệp giúp đỡ sửa chữa để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo Th.S Vũ Cương cùng tập thể các bác, các chú, các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ để tôi hoàn thành chuyên đề này.
Phụ lục
Phụ lục 1: Mô hình tính toán báo cáo ngân sách tài chính
Chỉ tiêu
Phương trình ( tính cho kì kế hoạch )
Diễn giải
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
DT
Lây từ ngân sách doanh thu
2. Giá vốn hàng bán
GV = a1* DT
a1: tỉ lệ giá vốn/doanh thu
3. Lợi nhuận gộp
LNG = DT - GV
Quan hệ kế toán
4. Doanh thu hoạt động tài chính
DTTC
Do người sử dụng MH xác định
5. Chi phí tài chính
CFTC
Do người sử dụng MH xác định
6. Chi phí bán hàng
CFBH = a2 * DT
a2: tỉ lệ CFBH /DT
7. Chi phí quản lí
CFQL = a3 * DT
Lấy từ ngân sách chi phí quản lí
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
LNKD = LG +DTTC - CFTC -CFBH -CFQL
9. Thu nhập khác
TNK
Do người sử dụng MH xác định
10. Chi phí khác
CFK
Do người sử dụng MH xác định
11. Lợi nhuận khác
LNK = TNK - CFK
Quan hệ kế toán
12. Tổng lợi nhuận trớc thuế
LNTT = LNKD + LNK
Quan hệ kế toán
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
TTNDN = a4* LNTT
a4: Tỉ lệ thuể thu nhập DN
14. Lợi nhuận sau thuế
LNST = LNTT - TTNDN
Quan hệ kế toán
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế
LNST
lấy từ báo cáo KQKD ở trên
Khấu hao TSCĐ(KH)
KH = tỉ lệ khấu hao*TSCD
Do người sử dụng MH xác định
Lãi lỗ do đánh giá lại TS và CL tỉ giá
CLTG
Do người sử dụng MH xác định
Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và NNH
TĐ TSLD = LNST + KH +(-) CLTG
Quan hệ kế toán
Tăng (giảm)các khoản phải thu
TPT = PT (n) - PT (n-1)
Quan hệ kế toán
Tăng (giảm)các khoản phải trả
TTr = PTr (n) - PTr (n-1)
Quan hệ kế toán
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động KD
L1= TĐTSLĐ - TPT - TPTr
Quan hệ kế toán
2. Lưu chuyển tiền thuần từ hđ đầu t
Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ)
BTSCĐ
Ngân sách thanh lí nhợng bán
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ)
MTSCĐ
Ngân sách đầu tư
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt độngDT
L2 = BTSCĐ - MTSCĐ
Quan hệ kế toán
3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG)
LTG
Do người sử dụng MH xác định
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt dộng TC
L3 = LTG
Quan hệ kế toán
Lu chuyển tiền thuần trong kì(L)
L = L1- L2 + L3
Quan hệ kế toán
Tiền tồn đầu kì)
L (n-1)
Bảng cân đối kế toán
Tiền tồn cuối kì
Lk =L + L ( n -1)
Quan hệ kế toán
Bảng cân đối kế toán dự báo
A. Tài sản(TS)
1. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn
TSLD = Ti + PT + Tk + TSLDK
1.1. Tiền (Ti)
Ti = Lk
Quan hệ kế toán
1.2. Các khoản phải thu(PT)
PT = a6 * DT
a6: Tỉ lệ PT / DT
1.3. Hàng tồn kho(tk)
Tk = a7* DT
a7: Tỉ lệ tồn kho/ DT
1.4. Tài sản lưu động khác
TSLDK = a7* Dt
a8: tài sản lưu động khác/ DT
2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn
Quan hệ kế toán
2.1. Tài sản cố định
TSCD = NG - HMLK
Quan hệ kế toán
Nguyên gia(NG)
NG = NG(n-1) + MTSCĐ
Quan hệ kế toán
Giá trị hao mòn luỹ kế
HMLK = HMLK( n-1) + KH
Quan hệ kế toán
B.Nguồn vốn(NV)
NV = NPT + VCSH
Quan hệ kế toán
1. Nợ phải trả(NPT)
NPT = NNH + NDH + NK
Quan hệ kế toán
1.1. Nợ ngắn hạn(NNH)
NNH= Vnh + PTr
Quan hệ kế toán
Vay ngắn hạn
Vnh = a5* DT
a9: Tỉ lệ vay ngắn han/DT
Các khoản phải trả(PTr)
Ptr = a6 * DT
a10: Tỉ lệ phải trả/ DT
2. Nguồn vốn chủ sở hữu
VCSH=NVQ+KP
2.1.Nguồn vôn - quĩ
NVQ=VKD+QDTPT+CLTG+LNCC
Quan hệ kế toán
Vốn kinh doanh
VKD
Do người sử dụng MH xác định
Quĩ đầu tư phát triển
QĐTPT
Do người sử dụng MH xác định
Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá
CLTG
Do người sử dụng MH xác định
Lợi nhuận chưa chia
LNCC = LNCC(n-1)+LNST
Quan hệ kế toán
2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác
KP=QKTPL+PPHTTS
Quĩ khen thởng phúc lợi
QKTPL
Do người sử dụng MH xác định
Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ
KPHTTS
Do người sử dụng MH xác định
( Một số chỉ tiêu trong mô hình được gộp lại cho tiện việc tính toán)
Danh mục tài liệu tham khảo
Giáo trình: “ Kế hoạch kinh doanh”- Khoa KT & PT - ĐHKTQD Hà Nội.
Giáo trình: “ Quản trị tài chính ”- Khoa NH & Tài chính - ĐHKTQD Hà Nội
Giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” – Khoa Kế toán – Kiểm toán -ĐHKTQD Hà Nội
Sách: “ Quản lí ngân sách” – Lý Tuyên ( dịch)- NXB Trẻ- 2004.
Sách: “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh
Sách “ Lựa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- Nguyễn Thị Mơ - NXB Lí luận chính trị – 2005
Sách: “ Kiểm soát và lựa chọn chiến lược”- Bùi Đức Tuân- NXB Thống kê-2005.
Sách: “ Quản trị doanh nghiệp”-Khoa Quản trị kinh doanh- trường ĐHKTQD Hà Nội
Tài liệu có liên quan tại Xí nghiệp ôtô V75
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- M0234.doc