Đề tài Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

ính nội địa. + TK 15212: Nguyên liệu chính ngoại nhập. TK 1522: Vật liệu phụ. + TK 15221: Hương liệu. + TK 15222: Vật liệu bao bì. + TK 15223: Vật liệu đóng gói. + TK 15224: Vật tư dự trữ sản xuất nông nghiệp. + TK 15225: Hạt giống thuốc lá. + TK 15226: Con giống thuốc lá. + TK 15228: Vật liệu phụ khác. TK 1523: Nhiên liệu. TK 1524: Phụ tùng thay thế. TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB. TK 1528: Phế liệu. * TK 1523: Công cụ, dụng cụ. TK 1531: công cụ, dụng cụ. + TK 15311: Dụng cụ đồ nghề. + TK 15312: Lán trại tạm thời, đà giáo. + TK 15313: Quần áo, đồ dùng bảo hộ lao động. TK 1532: Bao bì luân chuyển. TK 1533: Đồ dùng cho thuê. * Nhà máy không sử dụng TK 151 “hàng đang đi đường” trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK chi phí, TK 154... 2.5.2. Các hình thức sổ sử dụng liên quan đến hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Theo hình thức nhật ký chứng từ, kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy sử dụng các sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ số 1. Nhật ký chứng từ số 2. Sổ lưu giữ chi tiết TK 331. Bảng phát sinh chi tiết TK 331. Bảng chi tiết TK 331. Nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký chứng từ số 10. Bảng phân bổ số 2. Bảng kê số 3, 4, 5. Sổ cái TK 152, TK 153. 2.5.3. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thường liên quan gắn liền với kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán với người bán... Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được thực hiện theo các cách khác nhau. a) Trường hợp mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho chưa trả tiền người bán. Khi nhận được các chứng từ (các hoá đơn của người bán và phiếu nhập kho) sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, kế toán thanh toán với người bán thực hiện việc ghi sổ . Kế toán sử dụng: Sổ lưu giữ chi tiết TK 331, bảng phát sinh chi tiết TK 331, bảng chi tiết TK 331 và nhật ký chứng từ số 5. * Sổ lưu giữ chi tiết TK 331 (bảng số 30) Được mở để theo dõi tình hình hình thanh toán chi tiết với từng người bán của Nhà máy. Mỗi sổ được mở cho từng người bán. Kết cấu sổ lưu giữa chi tiết gồm 3 phần: Phần 1: Phản ánh khoản phải trả cho người bán phát sinh trong tháng. Phần 2: Phản ánh tình hình thanh toán nợ với người bán trong tháng. Phần 3: Phản ánh số nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong tháng. Cơ sở số liệu và cách ghi sổ lưu giữ chi tiết chi tiết TK 331 như sau: Khi nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ về nhập kho kèm theo đầy đủ hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho và hợp đồng Nhà máy đã ký kết, kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi vào phần 1 phản ánh các khoản phải trả người bán phát sinh trong tháng. Cuối tháng tổng cộng số tiền phải trả cho người bán. Ví dụ: Khi nhận được hợp đồng số 02 Nhà máy đã ký kết với Viện kinh tế thuốc lá Hà Nội, hoá đơn thuế GTGT (như mẫu đã trình bày ở trang số 59) số 85 ngày 11/1/2001 và phiếu nhập kho số 04 ngày 11/1/2001 về lá thuốc lá vùng VBHB cấp 1 với các chỉ tiêu số lượng 120 kg, tổng giá thanh toán 2.315.746 đồng (trong đó thuế GTGT là 98.767 đồng), kế toán ghi vào phần 1 của sổ lưu giữ chi tiết TK 331. Cuối tháng tổng cộng số tiền phải trả cho Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá Hà Nội phát sinh trong tháng là 5.940.000 đồng. Khi Nhà máy thanh toán cho người bán, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ ngân hàng kế toán kế toán ghi vào phần 2 phản ánh tình hình thanh toán với người bán phát sinh trong tháng. Ví dụ: Căn cứ vào giấy báo Nợ số 61-NH ngày 5/1/2001 của ngân hàng đã chuyển trả nợ người bán 13.000.000 đồng, kế toán ghi vào phần hai sổ lưu giữ chi tiết TK 331. Cuối tháng, tổng số tiền đã thanh toán cho người bán là 47.191.000 đồng. Bảng theo dõi số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ được lập căn cứ vào số dư cuối kỳ của sổ lưu giữ chi tiết TK 331 tháng trước để ghi vào số dư đầu kỳ tháng này. Số dư cuối kỳ trong tháng được tính bằng cách: Số dư cuối kỳ = Số dư có đầu kỳ + số phát sinh Có trong kỳ - Số phát sinh Nợ trong kỳ - Số dư Nợ đầu kỳ . Số dư cuối kỳ > 0: Ghi bên Có. Số dư cuối kỳ < 0: Ghi bên Nợ. Ví dụ: Số dư cuối kỳ = 47.190.000 + 5.940.000 - 47.190.000 = 5.940.000 đồng (dư Có). Căn cứ vào số vật tư nhập trong kỳ ghi vào phần 3 của sổ và cộng luỹ kế số vật tư nhập kho từ đầu tháng. Bảng số 30: Sổ lưu giữ chi tiết TK 331 Tháng 01/2001 Đơn vị: Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá Hà Nội Đơn vị: đồng Số HĐ Số phiếu nhập kho Ngày Mã vật tư Tên vật tư TKĐƯ Số lượng Thành tiền Số HĐ Ngày Số lượng Thành tiền Thuế GTGT 02 04 11/1 VBHB Lá thuốc lá VBHB cấp 1 15211 120 2.315.746 85 11/1 120 2.135.746 98.767 Tổng cộng 5.940.000 5.940.000 540.000 Số HĐ Số phiếu chi Ngày Tài khoản Số tiền thanh toán Số hợp đồng Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ 02 61-NH 5/1 1121 13.000.000 Nợ Có Nợ Có 02 64-NH 16/1 1121 18.900.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 47.190.000 Cộng 47.190.000 5.940.000 Tổng Cộng: Tiền Nợ TK 331: 47.190.000 Tiền Có TK 331: 5.940.000 * Bảng phát sinh chi tiết TK 331 (bảng số 31): Dùng để tổng phát sinh phải trả mỗi người bán và tổng số tiền đã trả cho người bán trong tháng. Bảng phát sinh chi tiết TK 331 được lập làm nhiều bảng, mỗi bảng theo dõi từng nhóm người bán một, ví dụ nhóm 20 là nhóm người bán hương liệu, nhóm 70 là nhóm người bán nguyên liệu chính... Mỗi người bán được theo dõi một dòng trên bảng và được đánh một mã riêng. Kết cấu của bảng phát sinh chi tiết TK 331 gồm hai phần: Phần phản ánh các khoản đã thanh toán cho người bán phát sinh trong tháng (ghi Nợ TK 331, ghi Có TK khác như TK 111, TK 112, TK 131, TK 331...). Phần phản ánh các khoản nợ người bán phát sinh trong tháng (ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác như TK 15212, TK 1522, TK 1531...). Cơ sở số liệu và cách ghi sổ như sau: Căn cứ vào sổ lưu giữ chi tiết TK 331- phần phản ánh các khoản nợ người bán phát sinh trong tháng - lấy số liệu ở dòng tổng cộng để ghi vào bảng phát sinh chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 15211: 2.135.746 Có TK 331: 2.135.746 Căn cứ vào sổ lưu giữ chi tiết TK 331 - phần phản ánh việc thanh toán nợ cho người bán - lấy số liệu ở dòng tổng cộng để ghi vào bảng phát sinh chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331: 47.190.000 Có TK 1121: 47.190.000 Công việc ghi bảng này đựơc làm vào cuối tháng, sau khi ghi xong tính tổng cộng theo từng cột. Bảng số 31: Bảng phát sinh chi tiết TK 331 Tháng 1/2001. Đơn vị: đồng Số TT Mã đơn vị Số hoá đơn Nợ TK 331, Có TK Có TK 331, Nợ TK Thuế GTGT 1111 1121 15211 1522 1 702 01 1.021.640.203 2 707 02 47.190.000 5.940.000 540.000 3 714 01 3.621.774.667 2.200.000.000 5.821.774.669 Cộng 3.621.774.667 3.226.794.203 5.821.774.669 5.940.000 540.000 * Bảng chi tiết TK 331 (bảng số 32): Phản ánh tình hình thanh toán của Nhà máy đối với người bán. Bảng cho biết số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng người bán trong tháng, mỗi người bán ghi một dòng trên bảng. Kết cấu của bảng chi tiết TK 331 gồm 3 phần: Số dư đầu kỳ. Số phát sinh trong kỳ. Số dư cuối kỳ. Cơ sở số liệu và cách ghi sổ như sau: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng chi tiết TK 331 tháng trước để ghi vào cột số dư đầu kỳ của bảng chi tiết TK 331 tháng này. Căn cứ vào bảng phát sinh chi tiết TK 331 phần Nợ TK 331, Có TK 331 để ghi vào phần số phát sinh trong kỳ của bảng chi tiết TK 331. Ví dụ: Theo bảng phát sinh chi tiết, Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá Hà Nội có tổng bên Nợ TK 331 là 47.190.000 đồng và tổng bên Có TK 331 là 5.940.000 đồng được ghi như trên bảng số 32. Số dư cuối kỳ của từng người bán được ghi căn cứ từ số dư cuối kỳ của sổ lưu giữ chi tiết TK 331. Bảng này đựơc ghi vào cuối tháng, sau khi ghi xong tính tổng cộng theo từng cột để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Bảng số 32: Bảng chi tiết TK 331 Tháng 1/2001 Đơn vị: đồng STT Mã Tên đơn vị SốHĐ Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 701 Trạm thu mua nguyên liệu thuốc lá Bắc Sơn 01 400.841 400.841 2 702 Công ty nguyên liệu thuốc lá Bắc 01 1.021.604.206 1.021.604.203 3 3 707 Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá Hà Nội 02 47.190.000 47.190.000 5.940.000 5.940.000 4 714 Công ty thuốc lá Lạng Sơn 01 5.821.774.667 5.821.774.669 2 Tổng cộng 1.069.195.047 6.890.560.870 5.827.714.669 6.340.846 * Nhật ký chứng từ số 5 (bảng số 33): Tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ của Nhà máy với người bán. Nhật ký chứng từ số 5 được mở hàng tháng. Kết cấu của nhật ký chứng từ số 5: Gồm hai cột Nợ, Có (TK 331) cùng các cột TK đối ứng. Trong các cột Nợ, Có tài khoản 331 có các chỉ tiêu là số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, tổng phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào bảng chi tiết TK 331 để có được số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ trên nhật ký chứng từ số 5 Căn cứ vào bảng phát sinh chi tiết TK 331 gồm các phần Nợ TK 331 (có TK khác), phần có TK 331 (Nợ TK khác) để ghi vào số phát sinh trong kỳ của nhật ký chứng từ số 5 tương ứng vào cột Nợ, Có TK 331 cùng các TK đối ứng. Sau đó tính ra tổng phát sinh Nợ TK 331, tổng phát sinh Có TK 331. * Sơ đồ khái quát trình tự ghi sổ trong tường hợp Nhà máy mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán. Sơ đồ 21: Bảng phát sinh chi tiết TK 331 Nhật ký chứng từ số 5 Chứng từ gốc Hoá đơn. Phiếu nhập kho Hợp đồng Sổ lưu giữ chi tiết TK 331 Bảng chi tiết TK 311 Bảng số 33: Nhật ký chứng từ số 5 (TK 331) Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng Tài khoản đối ứng Nợ Tài khoản đối ứng có * Số dư đầu kỳ: 105.140.748 42.788.762.877 * Số phát sinh trong kỳ: 1111 3.220.822.102 1121 169.540.103 1121 8.918.528.697 1388 47.290.907 1311 10.404.000.000 15212 8.254.517.620 3111 5.000.000.000 1524 160.192.027 15311 19.394.750 62771 342.862.700 64181 7.000.000 1522 10.640.968.643 * Tổng phát sinh: 27.543.350.799 23.725.233.026 * Số cuối kỳ: 91.480.519 38.956.984.875 b) Mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thanh toán ngay bằng tiền mặt. Tiền mặt của Nhà máy được bảo quản tập trung tại quỹ. Tất cả các nghiệp vụ thu chi tiền mặt đều dựa trên các chứng từ thu chi hợp lý hợp lệ. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trả tiền ngay cho người bán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào báo cáo quỹ kèm theo phiếu chi tièn mặt, phiếu nhập kho nguyên vật liêu, công cụ, dụng cụ, hoá đơn... để ghi vào nhật ký chứng từ số 1. Báo cáo quỹ được lập dựa trên các phiếu chi phiếu thu tiền mặt và được thủ quỹ lập hàng ngày, có tổng hợp các định khoản trùng lắp. Mỗi báo cáo quỹ được ghi một dòng trên nhật ký chứng từ số 1. Ví dụ: Căn cứ vào báo cáo quỹ, kèm theo phiếu chi tiền mặt số 75 ngày 20/1/2001, hoá đơn GTGT số 34, phiếu nhập kho vật tư số 6 ngày 20/1/2001 về số nguyên liệu chính mua về nhập kho, số tiền là 641.678.269 đồng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 1 phần Có TK 111: 641.678.269 đồng theo như định khoản: Nợ TK 15211: 641.678.269 Có TK 111: 641.678.269 Cuối tháng xác định tổng phát sinh bên Nợ và bên Có TK 111, sau đó tính ra số dư Nợ cuối kỳ. Số liệu trên nhật ký chứng từ số 1 được sử dụng để ghi sổ cái (Có TK 111, Nợ các TK khác). Nhật ký chứng từ số 1 được trình bày như trên bảng số 34: Bảng số 34: Nhật ký chứng từ 1 Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng TKĐƯ Nợ TKĐƯ có * Số dư đầu kỳ: 1.211.240.622 * Phát sinh trong kỳ: 1388 8.760.447.156 1121 3.086.500.000 141 52.909.592 1388 3.248.640 338 6.182.900 141 389.348.198 131 15.049.200 15211 641.678.269 .......................... 15212 1.844.400 1522 9.766.200 15311 2.464.000 331 3.220.822.102 ......... ..................... * Tổng phát sinh: 9.434.764.545 8.166.286.517 * Số dư cuối kỳ: 2.479.718.650 c) Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bằng tiền gửi ngân hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, trả tiền ngay cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn... vào bảng kê chi tiết Có TK 1121. Bảng kê chi tiết Có TK 1121 được lập cho từng ngày dùng để liệt kê các nghiệp vụ chi tiền phát sinh trong ngày ( có tổng hợp các phiếu chi trùng lắp để đưa ra số tổng hợp). Bảng kê chi tiết Có TK 1121 được trình bày như bảng số 35. Bảng số 35: Bảng kê chi tiết có TK 1121 Ngày 08/01/2001 Đơn vị: đồng Chứng từ Tên đơn vị Nội dung chứng từ TKĐƯ Thành tiền Số Ngày Loại 04 08/01 Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn Mua nguyên liệu chính 15211 2.431.526.740 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Khi nhận được giấy báo Nợ ngân hàng, cùng phiếu nhập kho, hoá đơn, căn cứ vào bảng kê kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Ví dụ: Theo giấy báo Nợ số 97-NH của ngân hàng số tiền đã thanh toán cho nhà máy thuốc lá Bắc Sơn là 2.431.526.740 đồng cùng phiếu nhập kho số 04 ngày 08/01/2001 kế toán ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ số 2 như định khoản. Nợ TK 15211: 2.431.526.740 Có TK 1121: 2.431.526.740 Cuối tháng, tính tổng phát sinh bên Nợ và bên Có TK 1121, sau đó tính ra số dư cuối kỳ. Nhật ký chứng từ số 2 được dùng để vào sổ cái các TK khác như TK 15211, TK 1522... Nhật ký chứng từ số 2 được trình bày như bảng số 36. Bảng số 36: Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng TKĐƯ Nợ TKĐƯ có * Số dư đầu kỳ: 25.650.000.000 * phát sinh trong kỳ: 1111 3.086.500.000 15211 2.431.526.740 331 169.500.103 1522 2.150.000.000 ............. ............................ 15311 8.611.923 .............. ............................ 331 8.918.528.697 ........... ................................ .......... ................................ * Tổng phát sinh: 4.086.500.000 14.128.528.697 * Số dư cuối kỳ: 15.607.971.303 d) Trường hợp Nhà máy tạm ứng cho nhân viên thu mua nguyên vật liệu. Kế toán dùng sổ thanh toán tạm ứng và nhật ký chứng từ số 10 để theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng. Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về kho có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, người nhận tạm ứng viết phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ sau đó ghi vào sổ thanh toán tạm ứng theo mã của từng người. Mỗi cán bộ công nhân viên có một mã riêng. Cuối tháng, dựa vào sổ thanh toán tạm ứng kế toán vào nhật ký chứng từ số 10. Ví dụ: khi cán bộ mua hàng bằng tiền tạm ứng về tới Nhà máy viết phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu đã được ký duyệt, kế toán thanh toán tạm ứng ghi vào sổ thanh toán tạm ứng trên dòng Nguyễn Văn A mã 402 số tiền thanh toán bằng nguyên vật liệu theo định khoản: Nợ TK 15211: 400.000 Có TK 141 ( nguyễn Văn A, mã 402) Cuối tháng, tổng hợp số thanh toán tạm ứng bằng nguyên liệu chính để ghi vào nhật ký chứng từ số 10 con số tổng cộng là 472.310.936 đồng. Bảng số 37: Bảng chi tiết tạm ứng (TK 141). Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng STT Mã Nợ TK 141, Có TK 1111 ........ ........ .......... ........... 23 402 400.000 Tổng 400.000 STT Mã Nợ TK 141, Có TK 1111 15211 1522 153 ...... 23 402 400.000 Tổng 400.000 Bảng số 38: Nhật ký chứng từ số 10 (TK 141) Tháng 1/2001. Đơn vị: đồng TKĐƯ Nợ TKĐƯ Có * Số dư đầu kỳ: 489.037.069 * Phát sinh trong kỳ: 1111 389.348.198 1111 52.909.592 .............. .................................... 15211 472.310.936 15212 8.967.135 1522 281.299.981 1523 ....................... 1388 ........................ .................... .......................... * Tổng phát sinh: 389.348.198 825.610.917 * Số dư cuối kỳ: 52.774.350 2.5.4. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất được thực hiện vào cuối tháng do Nhà máy áp dụng đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vật tư xuất. Tại Nhà máy chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được phân bổ cho 6 phân xưởng sản xuất đó là: Phân xưởng A: phân xưởng sợi. Phân xưởng B: phân xưởng bao mềm. Phân xưởng C: phân xưởng bao cứng. Phân xưởng D: phân xưởng Dunhill. Phân xưởng E: phân xưởng cơ khí. Phân xưởng F: phân xưởng phụ. * Cuối tháng, để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, xác định nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy lập bảng kê số 3 (bảng số 45). Nhà máy không sử dụng giá hạch toán nên bảng kê số 3 không sử dụng để tính trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, bảng này chỉ có ý nghĩa như bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. *Bảng số 45: Bảng kê vật tư số 3 Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng Diễn giải TK 15211 TK 15212 TK 1522 TK 15311 I. Dư đầu kỳ 28.073.777.046 18.225.038.359 22.727.720.113 417.672.693 II. Phát sinh trong kỳ. 3.545.515.945 10.389.275.596 13.082.034.824 30.470.673 Có TK 1111 641.678.269 1.844.400 9.766.200 2.464.000 Có TK 1121 2.431.536.740 2.150.000.000 8.611.923 Có TK 331 . 8.254.517.620 10.640.968.643 19.394.750 Có TK 141 ...................... ........................ ........................ ................. Có TK 154 ...................... ........................ ....................... ................. III. Cộng dư đầu kỳ và nhập trong kỳ. 31.619.292.991 28.614.313.955 35.809.754.937 448.143.366 IV. Xuất dùng trong tháng 2.640.266.420 11.457.108.554 11.457.108.554 15.100.867 V. Tồn cuối tháng. 20.165.783.471 24.352.646.383 24.352.646.383 433.042.769 * Đối với nguyên liệu chính, hàng ngày kế toán nguyên liệu chính chỉ theo dõi về số lượng xuất cho từng loại thuốc như thuốc Thăng Long, thuốc Điện Biên... Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập nguyên liệu chính kế toán lập bảng giá đưa vào sản xuất, sau đó lập bảng tổng hợp nguyên liệu xuất. Kế toán không cần phải theo dõi chi phí nguyên liệu chính xuất cho các phân xưởng bởi vì nguyên liệu chính chỉ được xuất riêng cho phân xưởng Sợi để sản xuất sợi thuốc lá. Dựa vào các bảng trên kế toán nguyên liệu lập bảng phân bổ nguyên liệu chính. Khi xuất nguyên liệu chính thủ kho phải lập “Phiếu xuất kho nguyên liệu chính”, định kỳ giao cho kế toán nguyên liệu chính để hạch toán. “Phiếu xuất kho nguyên liệu chính” đã được trình bày như ở trang số 61. Đối với vật liệu phụ và công cụ, dụng cụ, hàng ngày kế toán vật liệu phụ và công cụ, dụng cụ theo dõi số lượng xuất trên máy tính đồng thời theo dõi cụ thể nơi sử dụng của từng phiếu xuất kho.Ví dụ: Có TK 6211A là chi phí nguyên liệu chính xuất cho phân xưởng A ( phân xưởng Sợi), Có TK 62772B là chi phí vật liệu phụ xuất cho phân xưởng bao mềm. Khi xuất kho vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ, thủ kho lập “Phiếu xuất kho vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ” như đã trình bày ở trang số 71. Dựa vào số lượng xuất được nhập hàng ngày vào máy theo từng nơi sử dụng, kế toán lập bảng phân bổ chi phí theo phân xưởng. Bảng phân bổ chi phí được máy tính lập trên nguyên tắc tổng hợp theo tài khoản chi phí ứng với các phân xưởng của từng nhóm nguyên liệu. Ví dụ đối với nhóm vật liệu phụ TK 1522 được tổng hợp theo nội dung của chi phí phí như TK621 PXA, B, C...,TK627 PXA, B, C..., TK641, TK642. Bảng phân bổ chi phí tổng hợp các chi phí phát sinh trong tháng của một phân xưởng. Bảng phân bổ số 2 được lập để phán ánh giá trị từng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cụ thể cho từng phân xưởng trong tháng, dựa vào bảng này kế toán giá thành mới tính được chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của từng phân xưởng. Khi xuất hàng để khuyến mại như áo phông, bật lửa để đóng bên trong thùng thuốc lá và nhập kho chờ tiêu thụ kế toán tại Nhà máy hạch toán vào TK 1421-Chi phí chờ phân bổ. Kế toán ghi: Nợ TK 142. Có TK 1522. Có TK 15311. Khi các thùng thuốc lá có khuyến mại bên trong được tiêu thụ kế toán hạch toán chi phí khuyến mại vào chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 641 Có TK 1421 Bảng số 40: Bảng phân bổ số 2 Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ Cộng TK 15211 TK 15212 TK 1522 TK 15228 TK 15311 TK 1523 .... Cộng 2.640.266.420 8.448.530.484 11.457.108.554 19.601.605 15.100.867 89.240.036 1421 203.097.190 5.800.429 A 6211 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 B 6211 5.252.770.026 C 6211 8.276.095.308 5.017.291.941 D 6211 257.166.059 621 11.092.503.916 A 6272 3.284.831 102.051 B 6272 14.267.482 12.393.429 1.302.883 C 6272 1.797.084 D 6272 309.685. 23.252 E 6272 1.825.735 6.864.621 86.710.336 F 6272 132.459.649 114.000 6272 135.944.466 19.383.353 88.127.219 A 6273 1.650.547 B 6273 2.251.763 E 6273 473.064 F 6273 13.740 6273 4.389.114 627 153.944.466 19.383.353 4.389.114 88.127.219 64121 304.052. 64123 758.374 64181 2.065.591 1.077.040 614 2.369.643 1.077.040 758.374 64221 2.967.906 64222 218.252 49.617 64223 354.443 64231 2.243.433 3.784.667 642 5.211.339 218.252 3.834.284 354.443 * Kế toán giá thành dựa vào bảng phân bổ nguyên liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ lập bảng kê số 4 (Bảng số 36, 37). Bảng kê số 4 được mở thành hai bảng tương ứng với hai tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đồng thời dựa vào bảng phân bổ chi phi kế toán giá thành lập bản kê số 5 (bảng số 38) để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các bảng kê này được lập để theo dõi từng loại chi phí riêng biệt và giúp cho việc vào nhật ký chứng từ số 7 được đơn giản hơn so với việc dùng bảng phân bổ. Bảng số 41: Bảng kê số 4 (TK 621) Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 15211 TK 15212 TK 1522 Tổng Cộng A 6211 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 3.377.977.486 B 6211 5.252.770.026 5.252.770.026 C 6211 8.276.095.308 5.017.291.941 13.293.387.249 D 6211 257.166.059 257.166.059 A 6213 621 2.640.266.420 8.448.530.484 11.092.503.916 22.181.300.820 Bảng số 42: Bảng kê số 4 (TK 627) Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 1522 TK 15228 TK 15311 TK 1523 ..... Tổng A 6272 3.284.831 102.051 B 6272 14.267.482 12.393.429 1.302.883 C 6272 1.797.084 D 6272 309.685 23.252 E 6272 1.825.735 6.864.621 86.710.336 F 6272 132.459.649 114.000 # 6272 153.944.466 19.383.353 88.127.219 A 6273 1.650.547 B 6273 2.251.763 C 6273 D 6273 E 6273 473.064 F 6273 13.740 # 6273 4.389.114 # 627 153.944.466 19.383.353 4.389.114 88.127.219 Bảng số 43: Bảng kê số 5 (TK 641, TK 642) Tháng 01/2001. Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 1522 TK 15288 TK 15311 TK 1523 ....... Cộng 6411 ............. 6412 304.052 758.374 ............. 64121 304.052 ............. 64122 ............. 64123 758.374 ............. 6413 ............. 6418 2.065.591 1.077.040 ............. 64181 2.065.591 1.077.040 ............. 64182 ............. 64183 ............. 641 2.369.643 1.077.040 758.374 ............. 6421 ............. 6422 2.967.906 218.252 49.617 354.443 ............. 64221 2.967.906 ............. 64222 218.252 49.617 ............. 64223 354.443 ............. 6423 2.243.433 3.784.667 ............. 64231 2.243.433 3.784.667 ............. 64232 ............. 642 5.211.339 218.252 3.834.284 354.443 ............. *Cuối tháng, kế toán giá thành dựa vào bảng phân bổ số 2, các bảng kê số 4, số 5 để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký chứng từ được lập vào cuối mỗi tháng để phản ánh tổng chi phí phát sinh tại Nhà máy. Nhật ký chứng từ số 7 được trình bày như bảng số dưới đây. *Công việc cuối cùng của kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc ghi các sổ cái TK 152. TK 153 vào cuối tháng. Nhà máy sử dụng sổ cái theo mẫu của hình thức nhật ký chứng từ. Sổ cái được mở cho cả năm, mỗi tờ sổ được mở cho từng TK nguyên vật liệu như TK 15211, TK 1522, TK 15311... Cở sở để ghi sổ cái là các nhật ký chứng từ liên quan theo định khoản Nợ TK 152, Có các TK khác. Mẫu sổ cái được trình bày như bảng số 46, 47, 48 sau đây: Bảng số 44: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 01/2001. Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 15211 TK 15212 TK 1522 TK 15228 TK 15311 1421 203.079.190 5.800.429 A 621 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 B 621 5.252.770.026 C 621 8.276.095.308 5.017.291.941 D 621 257.166.059 G 621 # 621 2.640.266.420 8.448.530.484 11.092.503.916 A 627 3.284.831 120.051 1.650.547 B 627 14.267.482 12.393.429 2.251.763 C 627 1.797.084 D 627 309.685 23.252 E 627 1.825.735 6.864.621 473.064 F 627 132.459.649 19.383.353 13.740 # 627 153.944.466 4.389.114 641 2.369.643 1.077.040 642 5.211.339 218.252 3.834.284 Cộng 2.640.266.420 8.448.530.484 11.457.108.554 19.601.605 15.100.867 Bảng số 46: Sổ cái tài khoản 15311 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 417.672.963 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 2.464.000 TK 112 8.611.923 TK 331 19.394.750 Cộng số phát sinh Nợ 30.470.673 Tổng số phát sinh Có Số dư cuối Nợ tháng Có 15.100.867 433.042.769 Bảng số 47: Sổ cái tài khoản 15211 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 28.073.777.046 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 641.678.269 TK 112 2.431.526.740 TK 141 472.310.936 Cộng số phát sinh Nợ 3.545.515.945 Tổng số phát sinh Có 2.640.266.420 Số dư cuối Nợ tháng Có 28.979.026.571 Bảng số 48: Sổ cái tài khoản 15211 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 28.073.777.046 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 9.766.200 TK 112 2.150.000.000 TK 141 281.299.981 TK 331 10.640.968.643 Cộng số phát sinh Nợ 13.082.034.824 Tổng số phát sinh Có 11.457.108.554 Số dư cuối tháng Nợ Có 24.352.646.383 2.5.5. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Định kỳ một năm một lần Nhà máy thuốc lá Thăng Long tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Khi có chênh lệch, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán lập biên bản kiểm kê, dùng biên bản kiểm kê làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê. Kết quả kiểm kê được xử lý như sau: Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách: + Nếu thiếu trong định mức, kế toán lập phiếu xuất kho và coi giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho này tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức. Có TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức. + Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này. Kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Số thiếu hụt ngoài định mức. Có TK 152, 153: Số thiếu hụt ngoài định mức. Trường hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách kế toán, kế toán theo dõi riêng trên TK 002, coi như đây là vật tư giữ hộ xử lý. Theo như cách kiểm kê trên của Nhà máy ta thấy cơ bản là theo đúng theo như quy định kế toán hiện hành. Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy đánh giá được chính xác giá trị vật tư thực có của mình, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để tìm ra phần chênh lệch và có biện pháp xử lý thích hợp. Thông thường kết kê của nhà máy bao giờ cũng có chênh lệch so với con số ghi trên sổ kế toán bởi vì số liệu ghi trên sổ kế toán là số liệu của vật tư ghi tại thời điểm trước lúc kiểm kê rất lâu, mà vật tư dung trong sản xuất thuốc lá như lá thuốc lá, giấy cuốn... lại bị ảnh hưởng lớn bởi điều kiện khí hậu, thời tiết. Dựa vào kết quả kiểm kê nhà máy có kế hoạch thu mua, bảo quản phù hợp do đó đã giảm được mất mát hao hụt trong các năm tiếp theo. Đó cũng là để hướng tới mục tiêu giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm của Nhà máy. Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá thăng long 3.1. Nhận xét. Hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung và tại nhà máy thuốc lá Thăng Long nói riêng đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi doanh nghiệp đều có những phương án và những biện pháp khác nhau để nhằm đạt được mục đích đó. Song một trong những biện pháp cơ bản nhất được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Là một công cụ quản lý kinh tế, kế toán góp phần quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, chi phí nguyên vật kiệu, công cụ dụng cụ là yếu tố chiếm tỷ trọng rất lớn (hơn 60%) trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác kế toán (cụ thể như kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang được nhà máy chú ý quan tâm. Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy, học hỏi và vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ em rút ra được những vấn đề sau đây. 3.1.1. Ưu điểm. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn hoạt động kinh doanh có thể nói là rất thành công. Sản phẩm của Nhà máy đứng vững trên, phù hợp thị hiếu của người tiêu dùng trong xã hội, với uy tín cao về chất lượng và giá cả của sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy đã cạnh tranh thành công với các sản phẩm trong cũng như ngoài nước. Đạt được những thành tích đó là nhờ có sự cố gắng nỗ lực của Nhà máy trong việc không ngừng tăng cường công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý yếu tố đầu vào (một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh) ở các khâu thu mua, sử dụng, dự trữ...cũng như việc tổ chức công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. * Công tác quản lý, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Quản lý thu mua: nhìn chung Nhà máy đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Với khối lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng lớn, nhiều chủng loại nhưng Nhà máy vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất cũng cho thấy tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của toàn Nhà máy. Phòng nguyên liệu, phòng kế hoạch vật tư thực hiện nhiệm vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu đã có rất nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho quá trình sản xuất thuốc lá được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn và cũng không để tồn kho quá mức gây ứ đọng vốn lưu động - Quản lý sử dụng: Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất với những nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Mỗi phân xưởng đều có các cán bộ thống kê phân xưởng thực hiện nhập xuất, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các phân xưởng. Công việc đó được các cán bộ thủ kho thực hiện khá tốt, cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác số liệu cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán giá thành. Hàng năm, phòng kế hoạch vật tư cùng ban giám đốc luôn lập các kế hoạch sản xuất cụ thể, lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh tiết kiệm, hiệu quả. - Quản lý dự trữ bảo quản: Đặc điểm riêng của thuốc lá là dễ bị ẩm, mốc... chịu ảnh hưởng rất lớn vào thời tiết khí hậu và những vật liệu khác cũng vậy, có những đặc điểm đòi hỏi sự quản lý rất riêng. Vì vậy, Nhà máy đã tổ chức hệ thống kho một cách khá khoa học, hợp lý, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phù hợp với việc phân công công tác kế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy. * Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Hiện nay, Nhà máy đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ - một hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quy mô sản xuất của Nhà máy. Điều này đã tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kinh tế được tiến hành hiệu quả, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản lý, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc ở các khâu. - Việc hạch toán hàng tồn kho được Nhà máy thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tại bất kỳ thời điểm nào. - Kế toán chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy áp dụng theo phương pháp sổ số dư rất phù hợp với đặc diểm của Nhà máy.Vì Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn với số lượng nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, nhiều chủng loại. - Đặc biệt, cùng với sự phát triển áp dụng tiến bộ khoa học công nghiệp vào quản lý, Nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ để phục vụ cho công tác kế toán đưa máy vi tính vào như một công cụ quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khá hữu hiệu, giảm khối lượng công tác ghi chép của kế toán, đáp ứng kịp thời việc cung cấp số liệu bất cứ lúc có nhu cầu thông tin về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hơn nữa, Nhà máy có một đội ngũ kế toán có trình độ tương đối khá, các kế toán viên đã sử dụng máy vi tính trong từng phần hành kế toán của mình có sự trợ giúp của các kỹ sư máy tính của phòng. Đây thực sự là một ưu điểm của Nhà máy trong công tác hạch toán và quản ký nguyên vật lệu và công cụ dụng cụ. Có thể kết luận rằng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Nhà máy, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán phân bổ chính xác cho từng phân xưởng... Ngoài ra việc áp dụng máy vi tính vào giúp cho công việc kế toán được tiến hành nhanh hiệu quả hơn, độ chính xác đảm bảo hơn. 3.1.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật của Nhà máy vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong công tác quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Dưới đây là một số thiếu sót của Nhà máy: *Về tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Để quản lý đúng, đủ, chính xác nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài sự trang bị về kho tàng, phương tiện bảo vệ cần phải có sự theo dõi chặt chẽ và khoa học của thủ kho.Thủ kho là người thường xuyên quản lý trực tiếp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Để quản lý một khối lượng lớn vật liệu, đa dạng về chủng loại đòi hỏi thủ kho phải có biện pháp quản lý khoa học, hiệu quả. Nếu thủ kho chỉ làm thủ công việc ghi chép bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, do vậy cần vận dụng các kỹ thuật tiên tiến để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý. Nhưng thực tế tại Nhà máy, thủ kho vẫn theo dõi và ghi sổ hoàn toàn theo cách thủ công. Do đó thủ kho (Đặc biệt là thủ kho nguyên liệu chính) có nhiều sổ sách cồng kềnh, chưa khoa học, chưa tiết kiệm sức lao động và chưa đạt được năng suất cao. * Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. a) Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Nhà máy lựa chọn phương pháp sổ số dư trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất đúng đắn vì phương pháp sổ số dư thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như tại Nhà máy. Tuy nhiên, nhà máy đã cải biến phương pháp này cho phù hợp với việc dùng máy tính vì vậy đã không thực hiện đúng như phương pháp sổ số dư: không có sổ số dư, ...Theo cách hạch toán của Nhà máy có sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán vì cùng theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng mà làm theo phương pháp sổ số dư thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Cách hạch toán của Nhà máy giống với phương pháp thẻ song song hơn. - Điều kiện để thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư là phải có sổ danh điểm vật liệu khoa học, hợp lý và phải sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết. Tuy nhiên Nhà máy hiện đang áp dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ vì vậy không thể hạch toán theo phương pháp sổ số dư được. b) Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Hiện nay, Nhà máy không sử dụng TK 151 “Hàng đang đi đường” và nhật ký chứng từ số 6 nên khi hàng mua đang đi đường (Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua, có hoá đơn chứng từ đầy đủ chưa về nhập kho không được phản ánh trên sổ kế toán. Đây là một thiếu sót của Nhà máy bởi vì theo nguyên tắc kế toán là tất cả những gì thuộc tài sản của doanh nghiệp đều phải phản ánh trên sổ kế toán. - Do Nhà máy không sử dụng giá hạch toán nên bảng kê số 3 không có ý nghĩa thực sự là để tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong kỳ mà chỉ có ý nghĩa tổng hợp các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn như bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Khi bán thành phẩm Nhà máy có sử dụng các hình thức khuyến mại như: khuyến mại áo phông, bật lửa... Hàng khuyến mại được hạch toán vào tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là chưa phù hợp. Bởi vì hàng khuyến mại không qua quá trình sản xuất vì thế không nên hạch toán qua TK 152, 153. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Dựa trên một số thiếu sót trên của Nhà máy em xin mạnh dạn đưa ra những kiến nghị sau. ý kiến 1: Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. Trong Nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng diễn ra hàng ngày, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích cỡ, chất lượng khác nhau, được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua khác nhau cũng như việc xuất sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau với các mục đích khác nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trong để thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư, tránh được việc ghi chép trùng lặp, tách biệt giữa kho và phòng kế toán ở Nhà máy hiện nay. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Nhà máy có thể lấy giá mua (giá ghi trên hoá đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc có thẻ lấy giá kế hoạch do Nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm nguyên vật liệu cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quy định thống nhất trong phạm vi Nhà máy và được sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán (từ 01/01 đến 31/12). Giá hạch toán chỉ sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì vậy để ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán cần phải tổng hợp được giá thực tế của nguyên vật liệu còn tồn kho đầu tháng và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phương án chính xác, trung thực giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn phục vụ đúng nguyên tắc cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và kế toán tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc tính chuyển giá hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ thành giá thực tế được tiến hành thực hiện trên bảng kê số 3. ý kiến 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp sổ số dư. Thực hiện kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư rất phù hợp với điều kiện, đặc điểm, tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phương pháp sổ số dư có ưu điểm nổi bật đó là thích hợp trong những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ và tránh được việc ghi trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Nhà máy nên nghiên cứu để cải tiến phương pháp này cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy dựa trên cơ sở lý thuyết của phương pháp sổ số dư như sau: * ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày ....đến ngày....tháng....năm Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền Ngày...tháng...năm... Người nhận Người giao * ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập , xuất tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư. Sổ số dư Năm...... Kho....... Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 ........ Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Cộng Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Tháng ...năm Nhóm vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Cộng Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư.Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Kế toán tổng hợp . Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. ý kiến 3: Bảng kê số 3. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, tổng hợp giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng bảng kê số 3 là không hợp lý. Bảng kê số 3 chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp áp dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Vì vậy nhà máy không nhất thiết phải lập bảng này. ý kiến 4: Lập sổ kế toán theo dõi hàng đang đi đường. Như đã biết, nhà máy thu mua rất nhiều lọai nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở hầu hết các nơi. Nên trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Nhà máy không ghi chép phản ánh tình hình hàng đang đi đường... mà khi nhận được hoá đơn, hàng chưa về thì Nhà máy lưu hoá đơn lại và chờ đến khi hàng về mới tiến hành ghi sổ. Việc làm là việc là tắt, bỏ qua một công đoạn ghi sổ có thể thực hiện được khi nhà máy và người bán thông tin liên lạc và thoả thuận được với nhau, nhưng không phải thường xuyên được như vậy. Kế toán thực hiện như vậy là chưa đúng nguyên tắc tức là chưa phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhà máy nên sử dụng Tk 151 và nhập ký chứng từ số 6 như sau: * Nhật ký chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “ hàng mua đang đi đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư hàng hoá còn đang đi đường. Cơ sổ để ghi nhật ký chứng từ số 6 là hoá đơn của người bán và phiếu nhập kho. Nguyên tắc ghi nhật ký chứng từ số 6 là ghi theo từng hoá đơn, phiếu nhập kho vật tư hàng hoá. Toàn bộ hoá đơn mua vật tư, hàng hoá đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào các hoá đơn này ghi cột “ số dư đầu tháng” của nhật ký chứng từ số 6 tháng sau (mỗi hoá đơn ghi một dòng), sang tháng sau khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số hàng đã nhập vào cột phù hợp phần “ ghi có TK 151, Nợ TK...”. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 6, xác định tổng số phát sinh Có TK 151 đối ứng Nợ của các TK liên quan và luỹ số tổng cộng để ghi vào sổ cái (có TK 151, Nợ các TK) Bảng số 55: Nhật ký chứng từ số 6 Ghi Có TK 151 “hàng đang đi đường” STT Diễn giải Số dư ĐT Hoá Đơn Phiếu nhập kho Ghi Có TK 151, Nợ các TK Số dư CT Số Ngày Số Ngày ý kiến 5: Hàng khuyến mại theo em không nên hạch toán vào TK 152 vì đây thực chất không phải là một loại nguyên vật liệu vì nó không được sử dụng vào quá trình sản xuất mà nó mang tính chất của một loại hàng hoá của Nhà máy mua về nhiều hơn. Vì vậy nên hạch toán hàng khuyến mại vào TK 156 theo trình tự sau: - Khi mua hàng dùng để khuyến mại về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 156: Giá trị của hàng dùng để khuyến mại. Có TK 111, 112, 331: Giá mua (Bao gồm cả thuế GTGT) và chi phí thu mua. - Khi xuất hàng để đóng thùng thuốc lá, nhập vào kho chờ bán kế toán ghi: + Phản ánh vào doanh thu bán hàng nội bộ. Nợ TK 1421. Có TK 512. + Kết chuyển giá vốn. Nợ TK 632. Có TK 156. - Khi bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641. Có TK 1421. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện đối với các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp các doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Trong các doanh nghiệp sản xuất, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hiệu quả, an toàn và tránh mất mát luôn là một yêu cầu cần thiết. Để đáp ứng được yêu cầu đó, kế toán cần phải phát huy tác dụng là một dụng cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Qua đề tài này em rút ra được một số vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Về mặt lý luận, cho thấy được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và sự cần thiềt phải quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Về mặt thực tiễn, chứng minh rằng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Nhà máy nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh đồng thời qua tình hình thực tế của nhà máy cũng cho thấy những ưu điểm cũng như những nhược điểm và những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Từ đó tìm ra nguyên nhân và có một số phương hướng để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy. Sau ba tháng thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long, đă giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết, việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn và em đã hoàn thành đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Do trình độ và thời gian có hạn, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện đối với các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp các doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Trong các doanh nghiệp sản xuất, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hiệu quả, an toàn và tránh mất mát luôn là một yêu cầu cần thiết. Để đáp ứng được yêu cầu đó, kế toán cần phải phát huy tác dụng là một dụng cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Qua đề tài này em rút ra được một số vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Về mặt lý luận, cho thấy được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và sự cần thiềt phải quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Về mặt thực tiễn, chứng minh rằng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Nhà máy nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh đồng thời qua tình hình thực tế của nhà máy cũng cho thấy những ưu điểm cũng như những nhược điểm và những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Từ đó tìm ra nguyên nhân và có một số phương hướng để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy. Sau ba tháng thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long, đă giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết, việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn và em đã hoàn thành đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Do trình độ và thời gian có hạn, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh Lý thuyết kiểm toán - NXB Tài chính - Năm 1998. 2. TS. Nguyễn Thị Đông Lý thuyết hạch toán kế toán - NXB Tài chính - Năm 1997. Tổ chức hạch toán kế toán - NXB Giáo dục - Năm 1997. 3. TS. Đặng Thị Loan Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - NXB Tài chính - Năm 1998. 4. PGS.TS. Ngô Thế Chi, TS. Vũ Công Ty Thuế và kế toán - NXB Tài chính - Năm 1998. 5. TS. Nguyễn Văn Công Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính -VAT - NXB Tài chính - Năm 2000. 6. Một số tài liệu liệu khác: Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính - Năm 1995 và bản sửa đổi năm 2000. Tạp chí kế toán (Các số năm 1999, 2000, 2001).