Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học

sau - xuất trước - Phương pháp đơn giá đích danh Ngoài ra trong trường hợp nếu doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất sản phẩm, hàng hoá thì cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản. 4.4. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán a. Tài khoản sử dụng: Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cần xác định đúng trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ. Để phản ánh giá vốn hàng bán và việc kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” Trong phần này chỉ đề cập đến giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) TK 154 TK 632 TK 911 Bán thành phẩm không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả TK 155 TK 157 Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Bán thành phẩm qua nhập kho 5. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng 5.1.1. Khái niệm chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì, bảo qảun, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác … 5.1.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Dùng để tập hợp, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2 tương ứng với từng nội dung chi phí. - TK 641.1 “Chi phí nhân viên bán hàng” - TK 641.2 “Chi phí vật liệu bao bì” - TK 641.3 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” - TK 641.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ” - TK 641.5 “Chi phí bảo hành sản phẩm” - TK 641.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” - TK 641.8 “Chi phí bằng tiền khác” Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 142, TK 214, TK 334 … 5.1.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK111,112,138 Chi phí nhân viên bán hàng Giá trị ghi giảm CPBH TK 152, 153 Chi phí vật liệu bao bì TK 911 (loại phân bổ 1 lần) Kết chuyển CPBH TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 142 Chi phí chờ Chi phí kết chuyển kết chuyển TK 111, 112, 131 Chi phí khác bằng tiền TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 142 Chi phí vật liệu, CCDC (loại phân bổ nhiều lần) 5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 5.2.1. Khái niệm Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, KHTSCĐ bộ phận văn phòng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và các khoản chi phí bằng tiền khác. 5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu chi, uỷ nhiệm chi - Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài - Bảng tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. 5.2.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 có 8 TK cấp 2: - TK 642.1 “Chi phí nhân viên quản lý” - TK 642.2 “Chi phí vật liệu quản lý” - TK 642.3 “Chi phí đồ dùng quản lý” - TK 642.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ” - TK 642.5 “Thuế, phí và lệ phí” - TK 642.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” - TK 642.8 “Chi phí bằng tiền khác” Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 142, TK 334, TK 214, TK 335 … 5.2.4. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK111,112,138 Chi phí nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 (CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 139, 159 Chi phí dự phòng TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 111, 112, 131 Chi phí bằng tiền khác TK 142, 335 Phân bổ hoặc trích trước Chi phí sửa chữa TSCĐ 6. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng 6.1. Khái niệm Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất sau một thời kỳ nhất định. 6.2. Nội dung: Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 6.3. Tài khoản sử dụng: Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng các TK sau: TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK 511 “Doanh thu bán hàng”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” … 6.4. Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng: TK 632 TK 911 TK 511,512 Chi phí nhân viên bán hàng Kết chuyển doanh thu TK 641, 642 Kết chuyển CPBH Chi phí QLDN TK 142 TK 421 CPBH, CPQLDN phân bổ Kết chuyển lỗ Cho hàng hoá trong kỳ Kết chuyển lãi 7. Tổ chức sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán. Nếu vận dụng hình thức sổ sách kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp thì sẽ phát huy được chức năng giám đốc của kế toán, nâng cao hiệu suất của công tác kế toán. Một số hình thức sổ sách có thể áp dụng trong kế toán doanh nghiệp như: + Hình thức Nhật ký sổ cái + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ. + Hình thức Nhật ký chung. Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện áp dụng nhất định kèm theo, vì vây người làm công tác kế toán phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao mang lại hiệu quả trong công việc. Chương Ii Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngtại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt) I. quá trình hình thành và phát triển của công ty (hipt) 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) tiền thân là Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học; tên giao dịch: High PerFormace Technology Joint Stock Company. Công ty có trụ sở tại 79 Bà Triệu-Hà Nội Tel 9433880 Fax 9433882, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội cấp. Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà nội. Sau bảy năm hoạt động, đến ngày29/02/2000, Công ty (TNHH) Hỗ trợ Phát triển Tin học, theo giấy chứng nhận đăng ký số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp được chuyển thành Công ty Cổ phần. Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty (TNHH) thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 đồng lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ một trăm hai mươi triệu đồng) là phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty. 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 2.1 Chức năng Công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam. 2.2 Nhiệm vụ Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ tin học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nước để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện tại cũng như tiềm năng. Vì vậy Công ty thực hiện các nhiệm vụ chung của Công ty: Mua bán các mặt hàng về tin học. Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanh nghiệp. Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên chức, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty. Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu qủa trong các hoạt động kinh doanh. Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên. 2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, tư vấn công nghệ và dịch vụ tin học. Các hướng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là: Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) như: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết bị kết nối mạng cục bộ(Switch,Hub,Carb mạng..) và mạng diện rộng (Router,Remote Access Server..), các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit...) dựa trên các công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như Thư tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử... Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo Hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC), Thông tấn xã việt nam, Thư viện Đại học Quốc gia, Cục Công nghệ Tin học Ngân Hàng...Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho Người lao động có việc làm, có thu nhập, đời sống được ổn định. Để đạt được điều đó công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty (HIPT) được xây dựng trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng. Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công ty có 110 người. Trong đó bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các phòng ban, cửa hàng bán lẻ. Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ phận chức năng. Trong đó: Đội ngũ nhân viên phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành: 13 người Đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ hỗ trợ và phát triển các ứng dụng trên hệ thống UNIX:12 người Đội ngũ nhân viên phần mềm: 40 người Đội ngũ kinh doanh: 25 người Đội ngũ hành chính, tài chính:10 người Đội ngũ khác:10 người Các nhân viên được phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và mô hình quản lý của Công ty Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty (HIPT) Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Giám đốc kỹ thuật Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh dự án Phòng kinh doanh bán lẻ Phòng thương mại điện tử Phòng kỹ thuật phần mềm Kỹ thuật hệ thống Cửa hàng bán lẻ Triển khai và bảo hành Kinh doanh xuất nhập khẩu Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Tổng giám đốc: Là người điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các giám đốc: Được giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật. Công ty có 3 giám đốc: Giám đốc kinh doanh Giám đốc kỹ thuật Giám đốc tài chính Các bộ phận phòng ban chuyên môn: có nhiệm vụ giúp việc và tham mưu cho ban giám đốc. Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lực của Công ty cũng được tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty: Năm 2000 2001 2002 Người 65 86 110 Do Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức, quản lý tài chính kế toán nên đã giảm bớt được rất nhiều công đoạn thủ công, do đó nhân lực của Công ty không nhiều và được sử dụng hiệu quả. 1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy được mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp. Từ đó các nhà quản trị Doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho Doanh nghiệp. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2001-2002 đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2001 2002 So Sánh Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Doanh thu thuần 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Giá vốn hàng bán 29.601.297 40.631.336 11.030.039 37,26 Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.111 305.288 16,02 Chi phí bán hàng 152.332 172.532 20.200 13,26 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.707.954 2.058.779 350.825 20,54 Lợi nhuận từ hoạt động KD 45.535 23.378 -22.157 -48,66 Lợi nhuận từ hoạt động TC 41.289 22.356 -18.933 -45,85 Lợi nhuận trước thuế 86.825 45.735 -41.090 -47,33 Thuế thu nhập 27.784 14.635 -13.149 -47,73 Lợi nhuận sau thuế 59.041 31.099 -27.942 -47,73 Để phù hợp với sự phát triển của Công ty, Công ty đã chuyển từ một loại hình Công ty đối nhân (TNHH) sang loại hình Công ty đốc vốn (Công ty cổ phần) để tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công ty từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2001 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2002 (tổng doanh thu cao nhất từ trước đến nay) tương ứng tăng 35,98%. Nhìn tổng quát có thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển. Nhưng đi sâu vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh thu chỉ tăng 35,98%. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây là một yếu tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động. Tuy nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển tin học cần phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này. Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán hàng trả chậm, hoạt động đầu tư tài chính dài hạn và cho thuê tài sản. Trong năm 2002 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 20001 xuống 22,356 triệu đồng tương đương là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm khoản đầu tư tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng giảm tương đương là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2001 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng. Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ tiêu sau: Tổng lợi nhuận *Chỉ tiêu: Tổng chi phí( giá vốn và chi phí) Năm 2001 86.825 *Chỉ tiêu= =0,0027 1.905.823+152.332+1.707.954 Năm 2002 45.735 *Chỉ tiêu= =0,0010 2.211.111+172.532+2.058.779 Năm 2001 là 0,0027 Năm 2002 là 0,0010 Chỉ tiêu này cho thấy cứ bỏ một đồng giá vốn và chi phí thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này giảm xuống rõ rệt trong năm 2002. Điều này được đánh giá là không tốt. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế hoạch khắc phục. 4. Tổ chức công tác kế toán Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học là một Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các sản phẩm dịch vụ tin học. Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán theo yêu cầu Công ty. 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty HIPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của việt nam. Nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính kế toán. Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con người, có độ chính xác cao. Fast Accounting đáp ứng được yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty. Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác tài chính kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính. Sơ đồ bộ máy Tài chính -Kế toán Giám đốc tài chính Kiêm kế toán trưởng Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán TL+BH Kế toán chi phí Kế toán TSLĐ Kế toán tiền Kế toán hàng hoá Kế toán quản lý hàng hoá Kế toán công nợ tạm ứng phải thu và vay đối tượng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ Một kế toán hàng hoá kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình Nhập-Xuất-Tồn các loại hàng hoá, tính giá vốn hàng hoá. Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng, quyết toán của Công ty vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, các bảng cân đối các tài khoản. Một kế toán công nợ: Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các khách mua từ đó ghi sổ công nợ và từ đó có các kế hoạch thu tiền. Một kế toán tiền lơng và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lương, tính và nộp bảo hiểm. Một kế toán chi phí: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp. Một kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng giảm TSCĐ. Một kế toán kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản thu chi trong ngày, tháng theo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc. 4.2. Tổ chức hình thức số sách của công ty Để phù hợp với đặc điểm hoạt dộng kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chính kế toán. Hình thức sổ sách của Công ty Sổ cái Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối tàI khoản Ghi chú: :Hằng ngày ghi :Quan hệ đối chiếu :Ghi cuối ngày Về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty thực hiện theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Việc định giá theo đơn giá trung bình (hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khấu hao tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. II. thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt) 1. Các phương thức bán hàng Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường hàng hoá có tiêu thụ được không là vấn đề sống còn của Công ty. Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phương thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận. Hiện tại Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp. 1.1 Trình tự kế toán trường hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu mua hàng. Phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511,2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511. 1.2 Trình tự kế toán theo trường hợp bán lẻ Theo trường hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111. Nừu không kèm phiếu thu tiền(Trường hợp khách hàng thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên NKC số 1 các trường hợp sau tương tự như trường hợp bán buôn. 1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau. - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán không dùng tiền mặt: Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C. 1.4 Các phương thức giao hàng Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 1.5 Phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lợng hàng hoá + Số lợng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá = * hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng 2.378.923.611 Số lượng hàng hoá nhập kho trong tháng 1236 chiếc Trị giá hàng nhập kho trong tháng 7.647.832.911 Số lượng hàng xuất kho trong tháng 762 chiếc Trị giá thực tế 2378923611 + 7647832911 của hàng xuất = = 5018396,658 kho trong tháng 1236 +762 Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8 (bảng số 4) Nợ TK 632 12.478.332.124 Có TK 156 12.478.332.124 Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp N-X-T’ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình N-X-T về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá. 1.6 Kế toán các khoản giảm giá và chiết khấu, hàng bán bị trả lại 1.6.1 Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu *Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phương thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể. *Đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ được giảm 100.000 ngìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán. Số tiền giảm sẽ được ghi vào Bên Nợ TK 532 Bên Có TK 131, TK 111, TK 112 Ví dụ: Trong tháng 4 số tiền giảm giá cho khách hàng được ghi vào NKCT số 8 là Nợ TK 532 11.000.000 Có TK 111 11.000.000 *Đối với những khách hàng thường xuyên của công ty thì sẽ được chiết khấu các loại hàng hoá ở mức chiết khấu 2% Căn cứ vào bảng chiết khấu hàng bán. Số tiền chiết khấu sẽ được ghi vào bên nợ TK 811 và bên có TK 131, TK 111, TK 112 Trong tháng 4 số tiền chiết khấu cho khách hàng được ghi vào nhật ký chứng từ số 8 là: Nợ TK 811 4.327.622 Có TK 112 4.327.622 1.6.2 Kế toán về hàng bán bị trả lại Khi hàng hoá bị trả lại được Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632. Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên có TK 111,TK 112 hoặc TK 131. VD: Ngày 25-4 anh minh đại diện cho công ty hoa mai mua số lượng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000 Ngày 27-4 anh minh trả hết nợ bằng tiền mặt Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại và đồng ý trả lại bằng tiền mặt kế toán ghi - Phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK632 Nợ TK 156 10.110.000 Có TK 632 10.110.000 - Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại Nợ TK 531 11.000.000 Nợ TK 333.1 1.100.000 Có TK 632 12.100.000 - Cuối tháng kết chuyển trị giá tất cả các loại hàng bị trả lại trong tháng, kế toán ghi vào NKC số 8 Nợ TK 511 40.237.623 Có TK 531 40.237.623 1.6.3 Phương pháp tính thuế GTGT ở Công ty Kể từ ngày 01/01/99 tất cả các nhân viên, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện luật thuế GTGT là khoản thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Công ty (HIPT) áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT. Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế GTGT đầu ra (-) thuế GTGT đâùu vào trong đó: - Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng Thuế suất thuế GTGT = * đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó - Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế GTGT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%. * Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho ở công ty Công ty áp dụng phương pháp tổng hợp hàng tồn kho ở Công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này kế toán ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, thể hiện trên bảng kê số 8 (Bảng số 13) về tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá. 2. Kế toán doanh thu bán hàng Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-2002 công ty bán hàng cho ông hải diệp ở cầu giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản Nợ TK 111 7.894.998 Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727 Đối với khách hàng khác là bà Chi ở công ty dệt 8-3 mua hàng theo hoá đơn số 147 ngày 8-4 và chịu tiền, kế toán doanh thu ghi sổ doanh thu theo định khoản Nợ Tk 131 22.917.400 Có TK 511 20.834.000 Có Tk 333.1 2.083.400 3. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ở đơn vị kinh doanh là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí cho việc phục vụ bán hàng nhanh, hiệu quả. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng Bên nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng +TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng +TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán tập hợp chi phí bán hàng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao TSCĐ và các NKC có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 VD: Trong tháng 4-2002 căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là:20.330.000 Kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 641.1 cột TK 334 Kế toán phản ánh nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 641.1 20.330.000 Có TK 334 20.330.000 Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng trong tháng 4-2002 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK641.4 cột TK214 kế toán ghi: Nợ TK 641.1 92.234.345 Có TK 214 92.234.345 Ngoài ra công ty có các chi phí lien quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng khác Tổng số chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của công ty là 34.225.000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 ở các chứng từ liên quan và sổ chi tiết TK 641(bảng số 11) để lập bảng kê số 5( bảng số10) sau đó ghi vào NKC số 8(bảng số4) để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 34.225.000 Có TK 641 34.225.000 4. Kế toán chi phí quản lý Doanh nghiệp Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý Doanh nghiệp Bên nợ: Chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí kết chuyển sang TK 911 hoặcTK 1422 TK 642 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425- Thuế, phí và lệ phí +TK 6426- Chi phí dự phòng +TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán cũng căn cứ vào các bảng phân bổ như ở TK 641. Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trên bảng kê số 5 ghi vào NKC để xác định kết quả. Nợ TK 911 Có TK 642 VD: Căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 4-2002 là 125.789.387 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK642.1 cột TK334 kế toán phản ánh nghiệp vụ trên: Nợ TK 642.1 125.789.387 Có TK 334 125.789.387 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 642.4 cột TK 214 Nợ TK 642.4 13.287.893 Có Tk 214 13.287.893 Các chi phí QLDN phát sinh bằng tiền mặt (Điện thoại, máy fax…) trong tháng kế toán ghi: Nợ TK 642.8 27.687.227 Có 111 27.687.227 Các chi phí liên quan đến QLDN phát sinh trong tháng khác Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng 4-2002là:179.432.728 Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trong bảng kê số 5 (bảng số10) ghi vào nhật ký chung số 8 để xác định kết quả Nợ TK 911 179.432.728 Có TK 642 179.432.728 5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Công ty sử dụng TK911-Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, các bảng kê, NKC liên quan và các chứng từ về hoạt động tài chính và hoạt động bất thường tiến hành xác định kết quả kinh doanh. - Kết chuyển giá vốn hàng bán trong tháng Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 - Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 Có TK 642 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động bất thường +Nợ TK 711 Có TK 911 +Nợ TK 721 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí hoạt độnh tài chính, hoạt động bất thường +Nợ TK 811 Có TK 911 +Nợ TK 821 Có TK 911 - Kết chuyển lãi Nợ TK 911 Có TK 421 - Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh. VD:Trích số liệu trong tháng 4-2002 của công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) 79-Bà triệu - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 4.432.767.820 Có TK 911 4.432.767.820 -Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 4.128.623.470 Có TK 632 4.128.623.470 -Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 34.225.000 Có TK 641 34.225.000 -Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 179.432.728 Có TK 42 179.432.728 - Kết chuyển lãi về tiêu thụ hàng hoá Nợ TK 911 90.486.622 Có TK 421 90.486.622 Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh số liệu này được thể hiện trên NKC số 8 còn kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng ở công ty là Lãi hoạt động sản xuất kinh doanh 4.432.767.820 – (4128623470 + 34225000 + 179432728) = 90486622 Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 911 90.486.622 Có Tk 421 90.486.622 Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) I. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. Trong nền kinh tế hiện nay, công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tối đa hoá lợi nhuận đã trở thành mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Mặc dù chỉ là 1 Công ty cổ phần mới được chuyển đổi phát triển, Công ty HIPT đã và đang chứng tỏ được những bước đi dúng đắn của mình trên con đường phát triển. Tuy nhiên, sự tác động khách quan và những quy luật ngặt nghèo của nền kinh tế thị trường luôn tồn tại và tác động đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Những ưu điểm Cùng với sự phát triển của đất nước trong môi trường cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học vẫn khẳng định được mình trong môi trường cạnh tranh đó. Công tác kế toán của Công ty đã và đang là công cụ đắc lực giúp cho Công ty tự đánh giá vị thế của mình trên thị trường và công tác kế toán, giúp cho Công ty ngày càng phát triển trong môi trường biến động. Công ty HIPT hoạt động trong lĩnh vực mới phát triển và có nhiều khách hàng tiềm năng Đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với Công ty được đầy đủ rõ ràng. Có thị trường đầu vào ổn định và uy tín. Hàng hoá của Công ty chủ yếu là được nhập khẩu từ nước ngoài do Công ty có nhiều bạn hàng và làm đại lý cho các hãng lớn. Vì vậy, giá mua hàng ở Công ty luôn đạt ở mức thấp. Kế toán bán hàng đã thực hiện theo đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh và theo dõi tình hình bán hàng Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ, nhiệt tình trong công tác nên các công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Việc lập báo cáo được tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác và đầy đủ nhất. 2. Những tồn tại hạn chế cần khắc phục Công ty bán buôn số lượng lớn hàng hoá cho các công trình thanh toán theo dõi hình thức trả chậm nên còn một số lượng tiền chưa thu được, Công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi. Công ty hiện nay chỉ áp dụng hai phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ hàng hoá trực tiếp, như vậy số lượng hàng hoá bán ra sẽ không đạt được mức tối đa vì mạng lưới bán hàng hạn chế. Vì vậy, việc bán hàng hoá chỉ theo 2 phương thức này có thể làm công tác bán hàng của Công ty chưa đạt hiệu quả cao nhất. Công ty chưa mở sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu bán hàng Hiện nay chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty phát sinh quá lớn cần xem xét lại 3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3.1. Các khoản nợ khó đòi và biện pháp thu nợ Nhằm nâng cao việc xác định kết qủa bán hàng đối với những hình thức bán hàng trực tiếp thì thu hồi được các khoản nợ là rất quan trọng. Theo em để thu hồi nợ trong việc bán hàng một cách nhanh chóng thì Công ty nên áp dụng các hình thức khuyến mại và chiết khấu bán hàng, theo từng mức độ khác nhau. Các hình thức khuyến mại và chiết khấi bán hàng theo từng mức độ khác nhau. Các hình thức khuyến mại và chiết khấu sẽ có ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, nếu thấy có lợi họ sẽ thanh toán tiền hàng nhanh hơn. Nên theo dõi công nợ theo hạn thanh toán (7 ngày - 14 ngày) để hối thúc nhân viên kinh doanh thu hồi công nợ. Nếu thu hồi công nợ không đúng hạn sẽ bị trừ vào tiền thưởng hoa hồng theo doanh số bán hàng. Như vậy Công ty sẽ đạt được mục đích của mình và hiệu quả bán hàng sẽ được nâng cao. * Đối với hình thức khuyến mại: Công ty có thể áp dụng rất nhiều hình thức khác nhau như: tặng quà, bốc thăm may mắn, tham sự sổ xố … * Đối với hình thức chiết khấu có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu như sau: - Xây dựng biểu chiết khấu có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng, thanh toán nhanh. - Tỷ lệ chiết khấu xây dựng thưởng cho khách hàng thực chất không làm giảm mà còn làm tăng doanh thu bán hàng, vì số doanh thu làm giảm do chiết khấu nhỏ hơn so với số doanh thu tăng do thực hiện chiết khấu. - Tỷ lệ này được thực hiện dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế của Công ty đồng thời có sự tham khảo việc thực hiện chiết khấu của một số doanh nghiệp cùng loại. Biết chiết khấu xây dựng trên + Thời gian khách hàng thanh toán tiền mua hàng: khách hàng thanh toán tiền mua hàng công nhanh thì tỷ lệ chiết khấu được hưởng càng cao. + Khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn trong 1 lần. + Số lần khách mua hàng và số lượng hàng hoá mua trong 1 tháng với tỷ lệ chiết khấu tối thiểu là 1% và tối đa là 5% tổng giá trị của hàng hoá đó. Cụ thể biểu chiết khấu cho mặt hàng máy in như sau Bảng tỷ lệ chiết khấu STT Diễn giải Tỷ lệ chiết khấu 1 Thanh toán ngay 3 2 Thanh toán trong vòng 1 tháng 2 3 Mua từ 5 - 10 chiếc 2 4 Mua trên 10 chiếc 3 5 Khách hàng có 3 lần mua trong tháng với số tiền 200 TK trở lên 6 3.2. Phương thức bán hàng Hiện nay Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ theo phương pháp trực tiếp. Theo em 2 phương thức bán hàng này cũng rất hiệu quả và có doanh thu bán hàng cao. Nhưng đặc điểm của Công ty là kinh doanh các mặt hàng vi tính, máy in, và rất nhiều chủng loại hàng hoá thì cũng nên bán hàng theo phương thức đại lý giới hạn. Mạng lưới đại lý bán hàng càng nhiều sẽ giúp hàng hoá cùa Công ty tiêu thụ nhiều hơn làm tăng doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận cho Công ty. 3.3. Về mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quản lý, Công ty nên mở sổ chi tiết các tài khoản 511 để theo dõi công nợ tài khoản 511.1 bán hàng hoá. Tài khoản 511.2 cung cấp dịch vụ sửa chữa máy tính, thiết bị tin học + TK 511.21 Doanh thu dịch vụ: sửa chữa lắp đặt + TK 511.22 Doanh thu dịch vụ: cung cấp hỗ trợ phần mềm + TK 511.23 Doanh thu dịch vụ: xây dựng phần mềm + TK 511.24 Doanh thu dịch vụ: triển khai đào tạo phần mềm + TK 511.25 Doanh thu dịch vụ: cho thuê thiết bị 3.4. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Do chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty phát sinh quá lớn và liên tục nên cần có các biện pháp quản lý chặt chẽ và đưa ra các quy chế chặt chẽ hơn để giảm các chi phí không cần thiết. Kết luận Trên đây là toàn bộ nội dung của luận văn tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ và phát triển tin học”. Bán hàng là 1 quá trình kinh doanh phức tạp đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc phân tích tình hình hoạt động bán hàng, phản ánh một cách chính xác đầy đủ kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho ban giám đốc. Để hoạch định những chiến lược kinh doanh mới. Trong lĩnh vực bán hàng, con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết qảu bán hàng không chỉ là vấn đề hoàn thiện các yếu tố bên trong của hạch toán kế toán mà còn phải hoàn thiện công tác kế toán, nghiên cứu tổ chức kế toán và kiểm tra kế toán. Quá trình tìm hiểu và nghiên cứu trong thời gian thực tập giúp em hiểu rằng người cán bộ kế toán không những cần phải nắm vững lý luận mà còn cần phải hiểu, xâm nhập thực tế, vận dụng lý luận vào thực tế 1 cách sáng tạo, khoa học và đúng với chế độ qui định. Do hiểu biết còn hạn chế, và thời gian thực tập chưa nhiều nên bài viết của em có nhiều thiếu sót và vướng mắc. Em rất mong có sự tham gia góp ý kiến của các thầy cô để luận văn này hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PSG.TS Lê Thế Tường. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội tháng 6 năm 2003 Sinh viên Chu Thị Hương Thảo Tài liệu tham khảo 1 - Nguyên tắc kế toán 2 - Kế toán tài chính 3 - Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - NXBTC 2003 4 - Các nghị định của chính phủ, thông tư của Bộ tài chính về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5 - Một số luận văn khoá trước. 6- Kế toán doanh nghiệp- Trường ĐHQLKD Bảng số 12 Phiếu chi Ngày 28/3/2002 Số phiếu 20168 TK ghi Nợ 20168 TK ghi Có 642 HKD Người nhận tiền: Anh Tuấn Địa chỉ: Phòng kinh doanh - 440 (HKD) Về khoản chi tiền FB cho HTC (848) Số tiền: 1.273.860 Bằng chữ: 1 triệu hai trăm bảy mươi ba ngàn tám trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: không chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): 1 triệu hai trăm bảy mươi ba ngàn tám trăm đồng chẵn Thủ quỹ Ngày 28 tháng 3 năm 2002 Ký, họ tên Người nhận tiền Ký, họ tên Bảng số 4 Sổ chi tiết bán hàng Từ ngày 01/01/2002 đ 31/12/2002 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Ttiền B-Class model B2600 work Station BO (M01B01) 10/0 362 Bán 01 m chu B2600 TCTX Dầu VN 131 1000 142.252.924 142.252.924.000 M01 B01 B.class model B2600 workStation BO 31/1 897 Bán 01 m chu B2600 VPC 1 HH0 Trung tâm điện toán & truyền số liệu KV2 - VDC 2 131 100 158.676.433 158.676.433.000 M01 B01 B-Class model B2600 work Station BO 2000 300329357.000 Tổng cộng 2000 300329357.000 Kế toán trưởng Ngày 25 tháng 2 năm 2002 Ký, họ tên Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 6 Sổ chi tiết giá vốn Từ ngày 01/01/2001 đ 31/12/2001 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Ttiền Máy tính HPBrio celeron 400 MHZ DAN (C011B06) 31/10 553 Bán 01 Brio HHO Pham Vu Khiêm (CBPVK) 131 C011B06 Mtính HP Brio celeron 400 MHZ DAN 1000 11.928.275 11.928.275.000 28/12 669 Bán 01 Mtính Brio C400 cty InvesHink HHO Doãn Thị Thu Hà (CBDTTH) 131 C011B06 Mtính HP Brio celeron 400 MHZ DAN 1000 11.928.275 11.928.275.000 2000 23.856.550.000 Tổng cộng 2000 23.856.550.000 Kế toán trưởng Ngày 20 tháng 2 năm 2002 Ký, họ tên Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 7 Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 131 Phải thu của người mua Từ ngày 01/01/2001 đ 31/12/2001 STT Mã khách Khách hàng Dư nợ ĐK Dư nợ CK PS Nợ PS Có Dư nợ CK Dư nợ ĐK 1 BH02 Ban QL dự án giáo dục PTCS 140.546.671 140.546.671 2 BA04 Ban QL tu bổ NHL 1.395.240 1.395.240 3 BH13 Ban QL kỹ thuật 922.638.334 2.885.507.966 1.962.869.632 …. …. ….. …. …. …. …. …. …. 244 XN03 XN 24 20.166.300 15.166.300 5.000.000 245 XN 04 XN TMại mặt đất sân bay NB 3.209.800 3.209.800 246 XN 05 XN đo đạc địa hình 11.967.450 11.967.450 Tổng cộng 1.942.908.902 154.143.310 45.726.021.318 41.405.070.413 9.765.731.052 3.656.006.155 Kế toán trưởng Ngày 20 tháng 2 năm 2002 Ký, họ tên Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 9 Số NKC Từ ngày 1/12 đ 31/12/2002 Chứng từ Diễn giải PSN PSC Số Ngày 11707 1112 Thu tiếp tiền hàng cty đồng tiến (cty Tmại đồng tiền) 1111 Tiền mặt 6.040.000 131 Phải thu của người mua 6.040.000 11709 1/12 Thu tiền L51200 cty Dung Hùng (cty tin học Dung Hùng 11111 TM 5.863.000 131 Phải thu của người mua 5.863.000 ……………………… 2899 31/12 Bán 4 mực HP cty DVPTNthôn (cty DVPThạ tầng cơ sở Nthôn) 131 Phải thu của người mua 2.326.632 63211 Giá vốn hàng, thiết bị tin học 2.007.789 1561 Giá mua hàng hoá 2.007.789 33311 Thuế VAT đầu ra 211.512 51111 DTBH thiết bị tin học 2.115.120 Tổng cộng 139.003.758.681 139.003.758.681 Bảng số 13 Trích tổng hợp nhập - xuất - tồn Từ ngày 1/1/02 đến ngày 31/1/02 Mã HH Hàng hoá ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Slượng Gtrị Slượng Gtrị Slượng Gtrị Slượng Gtrị MT1 Máy tính E-PC Chiếc 8 116.696.000 5 72.935.000 5 72.935.000 8 116.696.000 NT2 Máy tính Data Chiếc 10 93.728.000 5 46.846.000 5 46.846.000 10 93.728.000 MC Máy chữ Chiếc 2 300.000.000 1 150000.000 2 150.000.000 1 300.000.000 MB1 Mực HP Black Hộp 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 MB2 Mực HP Yellow Hộp 200 9.720.000 200 9720.000 200 9.720.000 200 9.720.000 VN3 R545 Chiếc 100 12.520.000 100 12520.000 100 12.520.000 100 12.520.000 …. Bảng số 3 Hoá đơn GTGT Liên 1 (lưu) Đơn vị bán hàng: Công ty Servico HN Địa chỉ: CH Giảng Võ - HN Điện thoại: (84.4) 8462181 - 8463159 Đơn vị: nghìn đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) 1 Ghế Chiếc 8 180.000 1.440.000 2 Điện thoại Chiếc 5 200.000 1.250.000 3 Bàn Chiếc 10 400.000 4.000.000 Cộng 6.690.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 669.000 Tổng cộng tiền thanh toán 7.359.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi chín nghìn đồng chẵn Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng số 2 Hoá đơn bán hàng Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Họ tên người mua: Lan Hương Địa chỉ: 12A Lý Nam Đế Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị: nghìn đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) 1 Mua HP Black (C4844) Hộp 1000 52.500 52.500.000 2 Mua HP Yellow (C4913) Hộp 100 52.000 5.200.000 Cộng 57.700.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi bảy triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 1 Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 3 năm 2003 Họ tên người mua: Nguyễn Thị Lan Địa chỉ: 79 Bà Triệu Lý do xuất hàng: Xuất hàng hoá để bán Xuất tại kho: Công ty HIPT Đơn vị: nghìn đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Xuất 1 máy tính E - PC Chiếc 1 1 16.617.900 16.617.900 2 Xuất 1 máy tính Data Chiếc 1 1 11.582.208 11.582.208 Cộng 28.200.108 Phụ trách bộ phận sử dụng Xuất ngày 25 tháng 3 năm 2003 Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 5 Sổ cái TK 156 Từ 01/01/2002 đ 31/01/2002 Dư Nợ đầu kỳ: 2.984.997.134 Ngày Số Diễn giải TK dư PS nợ PS có 02/1 101 Nhập 20 connector cty telnet 331 2.763.360 04/1 121 Bán 01 VE 18 Công ty NTC 63211 12.623.751 10/1 PX 101 Xuất sử dụng 01 máy tính E-PC 2115 16.617.900 ….. …….. …………. ……… ……… …….. 31/1 123 Nhập 01 MT Data cty Digilanel 331 11.582.208 Tổng PS nợ: 559.120.781 Tổng PS có: 519.120.781 Dư nợ CK: 3.004.883.575 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 2 năm 2002 (Ký, họ tên) Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 10 Sổ chi tiết công nợ Ngày 20/03/2002 TK: 131 phải thu của người mua Mã khách: BH 04 Ban quản lý tu bổ nhà hát lớn Dư Nợ đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 333.11 126.840 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 511.11 1.268.400 29/03 PT 1 11624 Thu tiền mực HP Ban QL NHL 111.11 1.395.240 Tổng PS nợ: 1.395.240 Tổng PS có: 1.395.240 Dư nợ CK: Kế toán trưởng Ngày 20 tháng 3 năm 2002 (Ký, họ tên) Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 11 Sổ chi tiết công nợ Ngày 30/04/2002 TK: 331 Phải trả người bán Mã khách: CB LHL Lê Huy Lân Dư Nợ đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 156.1 301.200 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 133.1 30.120 24/4 PC1 1111 Thanh toán tiền hàng cty XNKHN 111.11 331.320 Tổng PS nợ: 331.320 Tổng PS có: 331.320 Dư nợ CK: Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 4 năm 2002 (Ký, họ tên) Người lập biểu Ký, họ tên Bảng số 8 Nhật ký chứng từ số 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131 … 821, 911 Tháng …. năm STT Số hiệu TK ghi nợ Các TK ghi có Các TK ghi nợ 155 156 159 …. 641 642 Cộng 1 2 3 4 5 6 … 20 21 22 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Tiền đang chuyển 138 Phải thu khách hàng 128 Phải thu khác 222 Đầu tư NH khác 511 Doanh thu bán hàng 632 Giá vốn hàng bán 139 Dự phòng phải thu khó đòi 159 Dự phòng phải giả hàng tồn kho 911 Xác định kết quả KD Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Ngày … tháng … năm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mục lục