Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu

hàng tiêu thụ trong kỳ. Nội dung ghi chép tài khoản 632 như sau: Bên Nợ: + Tập hợp giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ( trị giá mua của hàng hoá; giá thành thực tế của dịch vụ, sản phẩm). + Phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị người mua trả lại. + Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toan tiêu thụ hàng hoá kế toán còn phải sử dụng một số tài khoản sau: TK 333, TK 131, TK 521, Tk 531, TK 532, TK 111, TK 112... b. Trình tự hạch toán TK 155 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (2) * Phương thức hạch toán bán buôn: Hạch toán theo sơ đồ sau. (1) Xuất kho hàng hoá theo giá vốn. (2) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. * Phương thức bán lẻ: Hạch toán theo sơ đồ sau. TK 155- Kho TK 155- Cửa hàng TK 632 TK 511 TK 111, 112... (1) TK 3331 (3) (2) (1) Chuyển hàng xuống cửa hàng bán lẻ. (2) Giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ. (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. * Phương thức tiêu thụ hàng hoá theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Hạch toán theo sơ đồ. TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (3) (2) Xuất kho hàng hoá theo gửi đi bán. (2) Giá vốn hàng gửi bán được chấp nhận là tiêu thụ. (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. * Phương thức bán hàng trả góp: TK 511 TK 33311 TK 515 (1) (2) (3) TK 511 (5) TK 111, 112 (4) (6) (1) Doanh thu theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế GTGT). (2) Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay. (3) Lợi tức trả chậm. (4) Số tiền người mua trả lần đầu. (5) Tổng số tiền còn phải thu của người mua. (6) Thu tiền của người mua các kỳ sau. * Phương thức bán hàng qua các đại lý. (ký gửi) TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 641 (1) TK 3331 (3) (2a) (2b)) TK 111,112 TK 133 (1331) Xuất kho hàng hoá gửi bán. (2a) Giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ. (2b) Tổng giá thanh toán, thuế GTGT phải nộp, hoa hồng cho bên nhận đại lý. (3) Thuế GTGT tính trên hoa hồng (nếu có). - Đối với bên nhận đại lý. TK 003 - Nhận - Bán - Trả lại TK 511 Hoa hồng đại lý được hưởng TK 331 Phải trả cho chủ hàng Tổng tiền hàng TK 111, 112 Thanh toán tiền cho chủ hàng 4. Kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ a. Các tài khoản kể toán sử dụng. - Tài khoản 155 - Thành phẩm Bên Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho tại thời điểm kiểm kê. - Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: Bên Nợ: Trị giá hàng gửi bán cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ. Dư nợ: Trị giá hàng gửi bán chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. - Tài khoản 631 - Giá thành Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang đầu kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang cuối kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Bên Nợ: - Giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ đầu kỳ. - Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất hoàn thành trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ cuối kỳ. - Kết chuyển giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: TK 511, TK 512, TK 521, TK 531, TK 532, TK 154 ... b. Phương pháp hạch toán Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và hàng gửi bán chưa được tiêu thụ. Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa được tiêu thụ. TK 155,157 TK 632 (1) (2) TK 154 TK 631 (3) (4) (5) (6) TK 911 TK 531,532 TK 511 (7) TK 131,... (8) TK 3331 (9) Trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ. Kết chuyển giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Kết chuyển các khoản giảm trừ. Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. Phản ánh hàng hoá được coi là tiêu thụ. 5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thua. a. Chiết khấu thương mại - Nội dung: Về thực chất, chiết khấu thương mại được coi là một khoản chi phí cho những khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn, thanh toán trước thời hạn thoả thuận... nhằm mục đích khuyến khích khách hàng mua hàng cho doanh nghiệp. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại: Sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận về lượng hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Bên Nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại (bớt giá, hồi khấu) chấp thuận cho người mua trong kỳ trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại vào bên nợ tài khoản 511,512. Cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 3 tiểu khoản: + TK 5211 - Chiết khấu hàng hoá. + TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ. TK 111,112,131,... TK 521 511,512 Các khoản chiết khấu phát sinh trong kỳ Kết chuyển toàn bộ chiết khấu Trình tự hạch toán: b.Hàng bán bị trả lại. - Nội dung: là những hàng hoá đã được coi là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không phù hợp với yêu cầu của khách. - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế... Nội dung ghi chép của tài khoản 531 như sau: Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ (đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu). Bên Có: Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. Trình tự hạch toán. TK 632 TK 156 TK 111,112,131 TK 531 TK 511 (1) (3) (4) TK 133 (2) Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại nhập kho. Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hay hàng không chịu thuế GTGT). Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu. c. Giảm giá hàng bán. - Nội dung: Giản gián hàng bán là những khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho bên mua vì những lý do như hàng bán bị kém phẩm chất, khách hàng mua hàng với số lượng lớn... - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng tính trên giá bán thoả thuận. Nội dung ghi chép của tài khoản 532 như sau: Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá sang Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư. - Trình tự hạch toán: TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trong kỳ Kết chuyển số giảm trừ doanh thu IV. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Hạch toán chi phí bán hàng. - Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, quảng cáo... - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng. Tài khoản 641 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 7 tiểu khoản. TK 6411 - Chi phí nhân viên. TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì. TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415 - Chi phí bảo hành. TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. TK 334,338 TK 641 TK 911 (1) TK 152 (611) (2) (8) TK 142 (10) (9) TK 214 (3) TK 153 (611) (4a) TK 153 (4b) TK 142 (5) TK 133 TK 111,112,331 TK 142 (6b) (6a) TK 335 (7b) (7a) Trình tự hạch toán. Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng. Xuất kho vật liệu phục vụ bán hàng. Trích khấu hao tài sản cố định bộ phận bán hàng. (4a) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần. (4b) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần. (5) Chi phí dịch vụ mua ngoài. (6a) Chi phí bằng tiền thực tế phát sinh. (6b) Phân bổ chi phí trước. (7a) Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. (7b) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế. (8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí tính vào chi phí bán hàng trong kỳ. (9) Kết chuyển chi phí bán hàng tính vào kỳ sau. (10) Thực hiện kết chuyển vào kỳ sau. b. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 8 tiểu khoản: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 - Chi phí dự phòng. TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.  - Trình tự hạch toán TK 334,338 Chi phí vật liệu dụng cụ TK 152,153 Chi phí nhân viên TK 642 Giá trị ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp TK 111,152,1388 TK 214 Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán TK 335,1421 TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 139,159 Trích lập dự phòng, phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác TK 333 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau TK 911 Trừ vào kết quả 2. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ a. Tài khoản sử dụng. - Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả của toàn bộ các hoạt động kinh doanh.Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư và mở chi tiết theo từng hoạt động. Kết cấu tài khoản 911 như sau: Bên Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Kết chuyển lợi nhuận từ các hoạt động kinh doanh. Bên Có: - Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ và doanh thu thuần hoạt động tài chính trong kỳ. - Tổng số thu nhập thuần hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Kết chuyển lỗ từ các hoạt động kinh doanh. Tài khoản 421 - Lãi chưa phân phối. Bên Nợ: Phản ánh số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ và tình hình phân phối lợi nhuận. Bên Có: Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên bù và việc xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối, sử dụng. Tài khoản 421 chia thành 2 tiểu khoản TK 4211 - Lãi năm trước. TK 4212 - Lãi năm nay. b. Trình tự hạch toán Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) trừ vào kết quả kỳ này. Kết chuyển kết quả lãi. Kết chuyển kết quả lỗ. TK 632 (2) TK 911 (1) TK 511,512 TK 641 (3) TK 642 (4) TK 1422 (5) TK 421 (7) (6) PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ SÔNG CHÂU I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ SÔNG CHÂU Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu là một trong những công ty hàng đầu chuyên hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và trắc địa bản đồ Tham gia hoạt động thương mại, đầu tư, kinh doanh về tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng, tư vấn chuyển giao công nghệ và xây dựng các giải pháp thuộc các lĩnh vực công nghệ cao. Công ty có trụ sở chính tại 61 Khương Thượng- Đống Đa- Hà Nội. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Ngày nay, thông tin rất cần thiết đối với con người trong cuộc sống của mỗi chúng ta, thông tin chiếm một vị trí hết sức quan trọng. Song trong thông tin thì tin học được đặt lên vị trí hàng đầu bởi tin học là phương tiện cung cấp thông tin một cách chính xác và cập nhật nhất. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang phát triển, đời sống của mỗi người dân được nâng lên thì phương tiện tin học ngày càng có xu hướng tăng. Để đáp ứng nhu cầu đó thì Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu đã ra đời. Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu được thành lập từ tháng 04/2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 010200365 của Sở Khoa học và Điện tử Hà Nội. Với số vốn điều lệ 2.000.000.000đ. * Về lĩnh vực hoạt động Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ viễn thông, sản xuất, lắp ráp, sửa chữa các sản phẩm điện tử, tin học, tổng đài, điện thoại, đại lý kinh doanh thiết bị bưu chính viễn thông. Dịch vụ trắc địa bản đồ, phòng cháy chữa cháy, chống đột nhập, máy phát điện ổn áp. Buôn bán và lắp đặt các thiết bị âm thanh. Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. - Trong lĩnh vực hoạt động tin học, công ty luôn hướng tới các sản phẩm tin học có chất lượng cao như máy tính văn phòng, máy tính cá nhân PC, máy sách tay notebook IBM, COUPAQ, UNITAC, ACER, máy in của hãng Hewlett Packerd, Epson, máy vẽ của CALCOUP, máy thiết bị mạng, thiết bị kết nối, lưu điện thông minh và các thiết bị bảo vệ mạng khác….tất cả nhằm thiết lập hệ thống mạng lưới bán hàng và hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. - Một mục tiêu khác không kém phần quan trọng của Công ty là thiết lập các hệ thống phân phối mạng viễn thông, điện tử, tư vấn chuyển giao công nghệ mạng máy tính từ mạng cục bộ đến diện rộng có quy mô lớn của các Bộ, Ban, Ngành, cơ quan tổ chức trong nước cũng như quốc tế. Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu còn hoạt động mạnh trong lĩnh vực cung cấp, hướng dẫn sử dụng bảo hành bảo trì trắc địa bản đồ, thiết bị báo cháy, báo chộm, máy phát điện, ổn áp, máy điều hoà không khí. * Về thị trường tiêu thụ: Công ty có những dự án: Cung cấp, lắp đặt các thiết bị cho những cơ quan như: Đại học Ngoại thương, Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Bệnh viện Bộ Công An, Bệnh viện Tim Hà Nội, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ (FPT)…. - Cung cấp máy như: SEVER, IBM, SUTCH CISCO và thiết kế thi công lắp đặt toàn bộ mạng máy chủ máy nhánh và các thiết bị bảo vệ mạng cho Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội. - Cung cấp bảo trì hệ thống mạng máy tính cho toàn bộ máy tính của bệnh viện Bộ Công An. - Cung cấp và lắp đặt mạng máy tính, máy phát điện cho bệnh viện phẫu thuật tim Hà Nội. - Cung cấp và lắp đặt thiết bị tổng đài nội bộ cho một số đơn vị như: Trung tâm phục vụ học sinh nước ngoài tại A2, A3, B7 bít Bách Khoa, trung tâm năng suất Việt Nam…. Các sản phẩm Công ty đã và đang kinh doanh trong những năm gần đây như: Dây và cáp điện, sản phẩm điện gia dụng, thiết bị viễn thông, máy phát điện, thiết bị ổn áp, máy vi tính, thiết bị đo các loại, ắc quy, thiết bị điện tử, các thiết bị phụ trợ, trắc địa bản đồ, điều hoà, máy nén khí, các sản phẩm làm mát…. Để đáp ứng những nhu cầu đó Công ty phải: + Tiến tới hợp tác với một số các nhà phân phối mạng hàng đầu thế giới để cung cấp thiết bị tin học, mạng cục bộ nói chung hay các thiết bị viễn thông nói riêng. Với công nghệ hiện đại và tiên tiến nhất. + Xây dựng đội ngũ kỹ thuật cao, chuyên sâu có khả năng lắp đặt các thiết bị kỹ thuật và tiến hành chuyển giao các công nghệ tin học, viễn thông tiên tiến, phù hợp với điều kiện Việt Nam. Với khả năng nỗ lực và phấn đấu của mình Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu đã đạt được những thành tích khả quan mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu được thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây. Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty. STT Chỉ tiêu Năm2005 Năm 2006 1 Tài sản 11.755.836.900 12.638.280.000 2 NVCSH 7.044.667.956 7.284.097.476 3 Doanh thu 5.198.364.000 5.530.140.000 4 Lợi nhuận 241.359.768 361.100.592 5 TNBQ đầu người 1.140.800 1.516.667 6 Nộp ngân sách 1.039.672.000 1.106.028.000 Qua một số chỉ tiêu trên ta thấy đơn vị đang phát triển theo một xu hướng khả quan. Doanh thu của năm 2006 đã tăng lên so với năm 2005 là 119.740.824 thu nhập bình quân của CNV năm 2006 tăng hơn 375.867đ. Trong năm qua doanh nghiệp đã chuẩn bị cho mình 1 hành trang vững chắc để có những bước phát triển vững vàng trong hiện tại và tương lai. Ngành nghề và qui mô sản xuất của công ty ngày càng mở rộng, địa bàn hoạt động kinh doanh cũng đang được mở rộng dần, sản lượng của năm sau cao hơn năm trước. Hy vọng trong thời gian tới công ty có những bước phát triển mạnh mẽ hơn. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh đặc thù của công ty, để thuận tiện cho việc hạch toán thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất sắp xếp thành từng phòng ban: - Ban Giám đốc có 1 giám đốc và 2 Phó giám đốc. + Giám đốc: là người đứng đầu công ty, có chức năng giám đốc mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty với nhiệm vụ quản lý, điều hành chung và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Phó Giám đốc kỹ thuật: Là người phụ trách về các vấn đề kỹ thuật của công ty + Phó Giám đốc kinh doanh: Là người phụ trách về các vấn đề hoạt động kinh doanh của công ty. - Ban Quản lý dự án: Có nhiệm vụ đọc thông tin, lấy thông tin trên mạng để làm dự án đấu thầu, lên kế hoạch, thiết kế thi công. - Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ. Ghi chép phản ánh và đánh giá tìh hình sản xuất kinh doanh của công ty. Trực tiếp giải quyết giao dịch với ngân hàng kho bạc và với đơn vị có liên quan lập kế hoạch chỉ tiêu tài chính hàng năm, hàng quý, tháng đảm bảo hoạt động tài chính phục vụ cho công ty tham gia xây dựng các định mức kinh doanh trong kỹ thuật, tổ chức kiểm tra thực hiện các dự án, các công trình để tiết kiệm chi phí. Phân tích hoạt động kt chung của toàn công ty, trực tiếp hạch toán giá thành từng công trình. Giúp lãnh đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý công ty. - Phòng kỹ thuật: Trực tiếp lập kế hoạch sửa chữa chỉ đạo mọi hoạt động kỹ thuật, công tác sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật của công ty. - Phòng tổ chức: Có trách nhiệm nghiên cứu soạn thảo các văn bản, nội quy, quy chế nhân sự trong toàn công ty, trực tiếp làm thủ tục tiếp nhận lao động, điều động lao động cân đối nhu cầu lao động phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty, theo dõi hoạt động bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Ban Giám đốc Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Ban Qlý dự án Phòng kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo 3. Đặc điểm tổ chức, hình thức sổ kế toán 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán - Nguyên tắc tổ chức kế toán trong công ty: Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu đã thực hiện tốt được vai trò của mình trong công tác quản lý, tổ chức công tác kế toán của công ty đã tuân thủ theo nguyên tắc: + Tổ chức kế toán tuân thủ theo những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, luật kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nước. + Tổ chức công tác kế toán tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, chế độ chính sách, chế độ thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành. + Tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của công ty. + Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của đội ngũ kế toán, cán bộ quản lý trong công ty. + Tổ chức công tác kế toán đảm bảo chi tiết và hiệu quả. - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty, giúp cho lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh đề ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất. Vì vậy nhiệm vụ chính của kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho người quản lý. - Phòng kế toán của công ty gồm: + Kế toán trưởng là người chỉ đạo chung công tác hạch toán của phòng kế toán, chỉ đạo trực tiếp xuống từng bộ phận kế toán riêng biệt và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và mọi số liệu và thông tin cho phòng kế toán cung cấp. + Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành cung cấp, đến cuối kỳ lập báo cáo quyết toán. + Kế toán thanh toán: Căn cứ vào chứng từ thanh toán hoá đơn của bên bán, phiếu tạm ứng để lập lịch thu chi và thanh toán các khoản công nợ với khách hàng bằng tiền mặt. Theo dõi số hiện có và sự biến động của các khoản tiền vay (vay Ngân hàng, vay các đối tượng khác). + Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành cho các hạng mục công trình, hợp đồng. + Kế toán TSCĐ kiêm vật tư, kế toán doanh thu, theo dõi TSCĐ hiện có và tình hình tăng, giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ, theo dõi tình hình xuất - nhập – tồn vật tư, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, theo dõi các khoản công nợ đối với người mua. + Kế toán quỹ tiền lương: Hàng kỳ tập hợp bản chấm công, phiếu nghiệm thu công trình hoàn thành của các đội sửa chữa và các phòng ban để làm căn cứ tính lương. Căn cứ vào phiếu thu – chi tiền mặt để nhận và cấp phát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán TSCĐ kiêm vật tư, kế toán doanh thu Kế toán quỹ tiền lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ thông tin 3.2. Đặc điểm tổ chức, hình thức sổ kế toán - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu là một công ty có quy mô vừa, tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Tại các đội sửa chữa không bố trí các nhân viên kế toán mà chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ thu nhập, lưu trữ chứng từ ban đầu và gửi về phòng kế toán để thực hiện hạch toán với mô hình kế toán tập trung, công ty đã tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mô hình kế toán này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với các kế toán viên. - Hình thức sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức kế toán với hình thức chứng từ ghi sổ. Điều này là hợp lý vì công ty là 1 công ty có quy mô vừa có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản hình thức kế toán này dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận lợi cho việc phân công công tác. + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán tiến hành phân loại các chứng từ gốc cùng loại, các nghiệp vụ phát sinh tương tự nhau ghi một số chứng từ ghi sổ. Sau đó được dùng ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi sổ thẻ kế toán chi tiết. + Cuối tháng khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh giá thành cho các hạng mục công trình, hợp đồng. Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối và số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày III. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ SÔNG CHÂU 1. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu Công ty có 8 cửa hàng để bán và giới thiệu sản phẩm. Sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghiệp như: (điện thoại, dây và cáp điện, sản phẩm điện gia dụng, thiết bị viễn thông, máy phát điện, thiết bị ổn áp, máy vi tính, thiết bị đo các loại, ác quy, thiết bị điện tử, các thiết bị phụ trợ, trắc địa bản đồ, điều hòa, máy nén khí .........). Công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm ở công ty có những điểm đặc thù sau: Trình tự tiêu thụ sản phẩm của công ty thường là theo hình thức ký kết hợp đồng và bán hàng trả chậm. Cụ thể phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, chủ động tham gia đấu thầu nhằm ký kết hợp đồng kinh tế về tiêu thụ sản phẩm. Hoặc khi có yêu cầu mua hàng hóa của khách hàng có nhu cầu gửi đến. Phòng kinh doanh sẽ lập nên hợp đồng kinh tế sau đó gửi cho phòng tài chính - kế toán một bản. Lúc này phòng kế toán có trách nhiệm thực hiện những nội dung ghi trong hợp đồng đã ký. Dựa trên những nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chủng loại, quy cách của hàng hóa và thời gian giao hàng, kế toán lần lượt sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất hàng cho khách hàng. Mỗi một đợt giao hàng đều phải lập một biên bản giao hàng để làm căn cứ lập bảng thanh lý hợp đồng sau này. Sau khi đã giao hàng đầy đủ như hợp đồng đã ký, dựa trên biên bản giao nhận hàng đã lập, hai bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng. Lúc này kế tóan mới viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – Hóa đơn bán hàng cho khách hàng để căn cứ ghi doanh thu, thuế GTGT đầu ra và hạch tóan giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, với những hợp đồng quá lớn và thực hiện trong một thời gian dài, sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hóa của từng đợt giao hàng, kế toán viết hóa đơn GTGT cho từng đợt giao hàng và căn cứ vào đó để hạch toán doanh thu, thuế GTGT và giá vốn hàng bán. 2. Kế toán bán hàngở Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu 2.1 Tài khoản sử dụng và chứng từ liên quan. * Tài khoản sử dụng + TK156:”Hàng hóa” TK này dùng để theo dõi hàng hóa mua vào và hàng hóa bán ra của công ty. + TK511: “Doanh thu bán hàng” TK này dùng để theo dõi doanh thu bán hàng ra bên ngoài của công ty. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK511.1 – doanh thu cung cấp hàng hóa TK 511.2 – Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: TK này để phản ánh giá thành thực tế của hàng xuất bán *Hệ thống chứng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàngbao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính. 2.2 Phương pháp hạch toán tiêu thụ - Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, sau khi hai bên đã xem xét và thỏa thuận về mặt hàng, giá cả chủng loại phương thức và thời hạn thanh toán thì bên bán sẽ lập một bản hợp đồng kinh tế để hai bên cùng ký kết. Biểu1: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ******** HỢP ĐỒNG KINH TẾ (Vv: Mua bán thiết bị viễn thông) Số: 02/HĐKT - Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989 và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh Nhà nước về Hợp đồng kinh tế. - Căn cứ nhu cầu của Bưu điện tỉnh Thái Bình - Căn cứ khả năng của Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu Hôm nay, ngày18 tháng 02 năm 2006. Chúng tôi gồm: * Bên mua hàng (bên A): Bưu điện tỉnh Thái Bình Đại diện: Ông Nguyễn Văn Thanh - Chức vụ: Phó giám đốc Địa chỉ: Đường Lý Thường Kiệt – Thị xã Thái Bình Điện thoại: 036. 731 324 Tài khoản: 431101000024 – NH Nông nghiệp TX Thái Bình Mã số thuế: 1000215254-1 * Bên bán hàng (bên B):Công ty CP tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu - Đại diện: Ông Lê Hữu Mạnh - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: Số 2 – ngõ 5 – Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội - Điện thoại: 045. 146 688 - Tài khoản: 710A- 01438, Sở giao dịch, NH Công thương Việt Nam - Mã số thuế: 0100998825 Sau khi bên B gửi máy mẫu và bản báo giá chào hàng cho bên A, các cơ quan chức năng của hai bên đã thảo luận và nhất trí đề nghị giám đốc hai bên ký kết “Hợp đồng mua bán thiết bị viễn thông” như sau: Điều I: Nội dung hợp đồng Bên A đồng ý mua của bên B và bên B đồng ý bán thiết bị viễn thông cho bên Atheo nội dung dưới đây: STT Tên hàng ĐV tính Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 Đ/T vô tuyến Sony – TK- 258 Bộ 3.315.000 10 33.150.000 2 Bộ đàm Bộ 5.000.000 6 30.000.000 3 Pin GP88 Chiếc 5.000 1.000 5.000.000 4 Cạc VIBA số Bộ 2.500.000 10 25.000.000 Cộng tiền hàng 93.150.000 Thuế GTGT 10% 9.315.000 Điều 2: Giá trị hợp đồng: 102.465.000đ Bằng chữ: (Một trăm linh hai triệu bốn trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn./.) Điều 3: Phương thức thanh toán Bên A thanh toán cho bên B một lần (100% giá trị hợp đồng), 05 ngày sau hàng đã nhập vào kho bên A và có biên bản bàn giao được cơ chuyên trách hai bên xác nhận. Điều 4: Thời gian thực hiện hợp đồng - Bên B giao hàng tại kho bên A, 02 ngày sau khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực (tức ngày bên A ký hợp đồng) - Thời hạn hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên A ký đến hết ngày 23/2/2006. Sau khi thực hiện xong hợp đồng nếu không có gì vướng mắc, hợp đồng coi như được thanh lý. Điều 5: Trách nhiệm của hai bên * Bên A: Cử cán bộ tiếp nhận hàng, tạo điều kiện chio bên B bàn giao được thuận lợi. Thanh toán cho bên B đúng như điều 3 đã nêu. * Bên B: Cung cấp thiết bị đúng như điều 1 và máy mẫu cùng bản báo giá chào hàng đã nêu. Bảo hành miễn phí cho bên A 06 tháng, nếu lỗi hỏng hóc do nhà máy sản xuất thiết bị gây nên: - 03 tháng đổi máy mới 03 tháng tiếp theo sửa chữa (nếu cần đổi, máy phụ thêm tiền) Từ tháng thứ 7 trở đi sửa chữa có thu phí (không đổi máy trong trường hợp rơi vỡ, xây xước, chập điện, chập pin) Điều 6: Cam kết chung Hai bên thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Nếu có gì vướng mắc làm ảnh hưởng tới đến tiến độ của Hợp đồng, hai bên nhất trí cần bàn bạc để đi đến thỏa thuận bằng các phụ lục kèm theo có gía trị như các điều khoản của Hợp đồng này. Trường hợp hai bên không thống nhất thì hai bên đồng ý đề nghị Tòa án kinh tế TP Hà Nội giải quyết. Mọi quyết định của tòa án kinh tế TP Hà Nội, hai bên có trách nhiệm thi hành. Hợp đồng này được lập thành 06 bản, bên A giữ 03 bản , các bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Giám đốc Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, theo yêu cầu của bên mua hàng sẽ được xuất ra khỏi kho. Trước khi xuất kho thì kế toán sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết thành 03 liên. Một liên lưu lại phòng kế toán. Liên 2 giao cho thủ kho, liên ba giao cho người nhận hàng. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất hàng. Phiếu xuất kho có mẫu như sau: (Biểu 02) Sau mỗi đợt giao hàng , kế toán nhận được biên bản giao nhận hàng do bộ phận vận chuyển mang về, phòng kế toán tài vụ lưu lại và tương tự như vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn. Bản thanh lý hợp đồng có nội dung tương tự như hợp đồng kinh tế nhưng chỉ khác là hai bên lúc này sẽ đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký về các phương diện như: số lượng, chủng loại, mẫu mã quy cách sản phẩm hàng hóa có đạt yêu cầu như trong hợp đồng đã ký kết hay không. Căn cứ vào bảng thanh lý hợp đồng kinh tế , kế tóan sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, thuế VAT. Hiện tại công ty đang sử dụng mẫu hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính ban hành. VD về mẫu hóa đơn GTGT như sau: (Biểu 03). * Phương pháp hạch toán Hiện tại công ty đang hạch toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp: tức là sau khi mua hàng hoá về công ty giao hàng cho người mua trực tiếp. Số hàng sau khi bàn giao cho khách hàng được coi là chính thức tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Khi người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán giao thì kế toán sẽ phản ánh như sau: (theo hai bút toán) + Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 3.345.451 Có TK 156: 3.345.451 + Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111: 4.599.995 Có TK 511: 4.181.814 Có TK 333.1: 418.181 Các đợt xuất hàng theo hợp đồng được hạch toán tương tự cho tới khi thực hiện xong hợp đồng, lúc đó kế toán mới lập các biên bản giao nhận hàng hoá của các đợt xuất hàng liên quan tới hợp đồng lại thành một tập chứng từ. Chờ khi có bản thanh lý hợp đồng kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng (hoá đơn bán hàng) cho khách hàng và hạch toán doanh thu, thuế VAT đầu ra. Từ đó kế toán hạch toán vào máy tính qua chứng từ trong máy theo trình tự nêu trên Trên đây là trình tự hạch toán cho các hợp đồng nhỏ, thời gian thực hiện hợp đồng ngắn. Còn riêng đối với những hợp đồng quá lớn, thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài thì đồng thời kế tóan sẽ hạch toán giá vốn và viết hóa đơn GTGT sau mỗi lần xuất hàng. Lúc này có sự khác biệt ở chỗ, sau mỗi lần bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho của đợt giao hàng ấy, kế toán hạch toán giá vốn ngay mà không đợi cho tới khi có bản thanh lý hợp đồng. Hiện tại công ty không có hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán cũng như chiết khấu bán hàng. Do đó kế toán không hạch toán các khoản này. Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ gốc để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. (Biểu 04) Từ chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán sẽ ghi vào: - Sổ quỹ tiền mặt (Biểu 05) Sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu 06) Sổ cái các tài khoản: TK 131 (Biểu 07), TK 156 (Biểu 08), TK 632 (Biểu 09), TK 511 (Biểu 10), Những đối tượng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào từng chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập bảng kê TK156 (Biểu 11) và bảng kê TK 131 (Biểu 11). 2.3 Hạch toán chi phí tiêu thụ a) Hạch toán chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản TK641 “ chi phí bán hàng” với nội dung chi tiết theo như chế độ quy định với tài khỏan này. Tài khỏan 641 cũng được chi tiết thành các tài khoản như theo quy định của chế độ hiện hành về tài khoản641. Tuy nhiên, công ty chỉ sử dụng chủ yếu các TK sau: TK 641.1: Chi phí nhân viên TK 642.2: Chi phí vật liệu bao bì TK 642.3: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 641.4: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 642.8: Chi phí bằng tiền khác * Phương pháp hạch toán: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới bán hàng như: chi phí đấu thầu về cung cấp dịch vụ, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí hoa hồng, % về doanh thu của cửa hàng........ kế toán tùy theo từng nội dung nghiệp vụ để hạch toán vào TK 641 theo như chi tiết từng khoản mục. Khi tính ra lương của nhân viên vận chuyển và bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641.1: Chi phí lương nhân viên Có TK 334, 338: Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Khi xuất vật liệu, bao bì: Nợ TK 641.2: Chi phí vật liệu bao bì Có TK 152: Giá trị số vật liệu xuất Xuất công cụ dụng cụphục vụ công tác bán hàng, chào hàng..... kế tóan ghi: Nợ TK 641. 4: Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214: Trích khấu hao trong kỳ Các khoản mua ngoài, thuê ngoài, chi phí hoa hồng của cửa hàng (căn cứ vào bảng kê tính các khoản chi phí cửa hàng được hưởng) kế toán ghi: Nợ TK 641.7: Chi phí dịch mua ngoài Nợ TK 133; Thuế VAT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331, 336: Tổng số tiền phải trả nhà cung cấp, cửa hàng Các khoản chi phí bằng tiền khác phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK: 641.8: Chi phí bằng tiền khác Có TK 111, 112: Tổng số tiền đã chi Trong các nghiệp vụ trên căn cứ vào chứng từ gốc chẳng hạn như: các phiếu chi, ủy nhiệm chi, hóa đơn giá trị GTGT ...... kế toán vào máy hàng ngày và lấy số liệu của chứng từ chính là số liệu vào máy. Cuối kỳ trước khi lập báo cáo tài chính, kế tóan kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 để từ đó xác định kết quả tiêu thụ. Thông thường thi cuối mỗi tháng kế toán sẽ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Đế xem quy trình hạch toán tại công ty ta hãy lấy ví dụ về mẫu số cái TK 641 của tháng 1 năm 2007 (Biểu 12) b) Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng Hiện tại đối với TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, công ty đang sử dụng như theo chế độ hiện hành quy định. Tài khoản này cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như: TK 642.1: Chi phí nhân viên quản lý TK 642.2: Chi phí vật liệu, bao bì TK 642.3: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 642.4: Chi khấu hao TSCĐ TK 642.5: Thuế phí và lệ phí TK 642.6: Chi phí dự phòng TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 642.8: Chi phí bằng tiền khác TK khoản này được theo dõi cho các chi phí phát sinh thuộc về quản lý hành chính kinh doanh trên toàn doanh nghiệp. * Phương pháp hạch toán Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế thuộc quản lý chung trên toàn doanh nghiệp kế toán căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ đó để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo những tiểu khoản khác nhau theo như định khoản sau: Nợ TK642: (Chi tiết theo từng tiểu khoản tương ứng với nội dung nghiệp vụ phát sinh) Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả công nhân viên Có TK 338: Các khoản trích theo lương Có TK 152, 153: Xuất kho NVL, CCDC cho quản lý Có TK 214: Khấu hao TS của bộ phận văn phòng Có TK 333: Thuế phải nộp ngân sách Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112: Chi tiền cho quản lý doanh nghiệp Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào TK911 theo bút toán Nợ TK 911: Có TK 642: Đế từ đó kế toán tính toán kết quả tiêu thụ. Thông thường thì cuối mỗi tháng kế toán cũng kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Để hiểu rõ về quy trình hạch toán của doanh nghiệp ta lấy ví dụ về mẫu sổ cái TK 642 của tháng 1 năm 2007 (Biểu 13) Cuối mỗi tháng kế toán sẽ kết chuyển doanh thu và chi phí vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. (Biểu 14)  Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TK 641 TK 911 TK 511 Kết chuyển chi phí Bán hàng Kết chuyển chi doanh thu bên ngoài TK 642 Kết chuyển chi phí QLDN cuối kỳ TK 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 421 Kết chuyển lãi trong kỳ Kết chuyển lỗ trong kỳ Kết chuyển Doanh thu nội bộ TK 512 Cuối mỗi tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản kế toán lập bảng cân đối số phát sinh (Biểu 15) Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh của ba tháng trong quý để tổng hợp lại và lập bảng cân đối số phát sinh cho quý. Đế hiểu được quy trình hạch toán của công ty ta lấy ví dụ về mẫu bảng cân đối số phát sinh của công ty quý 1 năm 2007 (Biểu 16) PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ SÔNG CHÂU I. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu trên cơ sở xem xét đánh giá và phân tích một số chỉ tiêu kinh tế cụ thể em nhận thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả khả quan và có xu hướng phát triển theo chiều hướng tốt. Trong những năm qua công ty đã có những bước đi vững chắc và đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Công ty đã khẳng định được vị trí, tầm quan trọng của mình và vươn lên cùng với nền kinh tế chung của đất nước. Như ta đã biết trình độ tổ chức và bộ máy quản lý của các doanh nghiệp là thể hiện thế mạnh về nội lực của mỗi doanh nghiệp. Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu đã có 1 ban Giám đốc năng động, nhạy bén và tận tuỵ với công việc, hết lòng vì sự phát triển của công ty cùng với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được tinh giảm và gọn nhẹ. Hầu hết các cán bộ nhân viên trong công ty đều có trình độ Đại học (phần lớn là kỹ sư tin học, kỹ sư điện tử viễn thông, kỹ sư điện , kỹ sư cơ khí đã tốt nghiệp các trường Đại học Bách Khoa, Giao thông, Tổng hợp, Xây dựng...). Công ty có một nguồn nhân lực được đào tạo bài bản và được sắp xếp công việc khá phù hợp nên đã phát huy được hiệu quả cao trong công việc. 1. Ưu điểm: Qua thời gian làm việc và thực tế tìm hiểu tình hình hạch toán Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu, em nhận thấy nhìn chung công tác hạch toán ở công ty được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Những phép tính toán, các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tình hình nhập – xuất – tồn kho của nguyên vật liệu. -Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, được sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán tại công ty được phân công một mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc chung. Chính sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, tránh chồng chéo trong công việc từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý tài chính của công ty. -Về sổ sách kế toán: Phần lớn công tác kế toán được thực hiện bằng máy tính cho nên gần như toàn bộ sổ sách của công ty được lưu trữ trên máy tính, do vậy giảm bớt khối lượng tính toán rất nhiều, giúp cho kế toán lập báo cáo tài chính nhanhchóng , thuận tiện và chính xác. Mặt khác, để bảo toàn dữ liệu và phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu và tránh lệ thuộc hoàn toàn vào máy tính đề phòng có rủi ro xáy ra, cuối kỳ công ty còn cho in từ máy tính các loại sổ sách để lưu trữ số liệu song song cùng máy tính. Điều này chứng tỏ công ty rất thận trọng trong công tác bảo quản và lưu giữ sổ sách theo đúng như chế độ ban hành. -Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty dang sử dụng rất nhiều các loại chứng từ khác nhau theo như tiêu chuẩn Nhà nước qui định để phục vụ cho việc hạch toán được rõ ràng, chính xác từ đó nâng cao tính kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ công ty. Kế toán thực hiện rất nghiêm túc việc lập và luân chuyển chứng từ theo quy định để đảm bảo cho tín khách quan và tuân thủ của chứng từ. Chứng từ được lưu trữ một cách khoa học, ngăn lắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản. -Về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng : Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty đảm bảo được ghi chép, phản ánh đầy đủ trên các sổ sách từ đó giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Công tác kế toán bán hàngđược tuân thủ nghiêm nghặt từ khâu kí kết hợp đồng cho tới khi thanh lý hợp đồng và hach toán doanh thu, giá vốn. Việc tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng được tiến hành thường xuyên và đầy đủ, cuối kỳ được kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ. Tuy nhiên để phù hợp với sự biến động của kinh tế, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi do đó công tác kế toán xảy ra những tồn tại là điều không thể tránh khỏi. 2. Những tồn tại trong công tác kế toán: Về hệ thống sử dụng sổ kế toán: Hiện nay công ty đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên trong hình thức kế toán này công ty lại không sử dụng “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, khi lập BCTC thì căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã đối chiếu số liệu với sổ cái và bảng cân đối phát sinh. Như vậy ta thấy cơ sở và số liệu của kế toán khi vào báo cáo tài chính là chưa được chặt chẽ lắm. Đáng lẽ kế toán phải đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi mới vào báo cáo tài chính. Việc ghi sổ sách như trên là chưa lôgíc. Việc sử dụng tài khoản kế toán: Như theo quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào TK 151 nhưng ở công ty kế toán vật ta lại không sử dụng vào tài khoản này. Đây là vấn đề cần phải khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ - Mặc dù công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhưng công ty lại không sử dụng “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Vậy Công ty nên sử dụng “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để việc hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ được đúng trình tự để tiện cho việc theo dõi liên tục sự biến động của NVL, vốn bằng tiền TSCĐ….hàng ngày để có đủ căn cứ chặt chẽ lôgíc khi vào báo cáo tài chính. Để tránh tình trạng công việc bị ứ đọng vào cuối tháng trong khi đầu tháng kế toán lại nhàn rỗi. Theo em khi nhận chứng từ gốc của thủ kho đưa lên, kế toán nên ghi ngay vào “chứng từ ghi sổ” và sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ sách hạch toán chi tiết khác. Tránh tình trạng thất lạc chứng từ và trong trường hợp đột xuất khi có yêu cầu của công tác quản lý đòi hỏi về 1 loại vật tư nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng. Tóm lại: Trong từng giai đoạn phát triển phù hợp với quy mô sản xuất, yêu cầu quản lý và hạch toán đúng chế độ kế toán quy định, công ty nên nhìn nhận và đánh giá một cách chính xác và có biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại của công ty. III. PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG: Với thành tựu đã đạt được trong thời gian qua đã phản ánh một cách trung thực nhất những cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ trong công ty, từng bước khắc phục những khó khăn, hạn chế để từng bước thúc đẩy công ty phát triển. Để nâng cao hơn nữa năng lực cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh, bảo đảm kinh doanh có lãi và tăng trưởng nhanh chóng trong nền kinh tể thị trường. Muốn vậy Công ty sẽ phải tập trung cải tiến và nâng cao hiệu quả trên mọi mặt trong đó có công tác kế toán. Công tác kế toán lúc này lại càng cần phải nâng cao hơn nữa để có thể đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác và kịp thời để giúp cho các nhaf quản trị có thể ra được những quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu kế toán cung cấp. Nhu cầu về thông tin báo cáo tài chính cũng là nhân tố thúc đẩy việc khắc phục những điểm còn hạn chế từ đó hoàn thiện công tác hạch toán nâng cao hơn nữa những hiệu quả trên mọi mặt và từng bước đáp ứng những yêu cầu mới đặt ra. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các sản phẩm phục vụ cho ngành viễn thông, bưu điện và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân cho nên các nghiệp vụ bán hàng của công ty phát sinh liên tục và có giá trị lớn. Để ghi nhận doanh thu, kế toán sử dụng “Nhật ký quỹ”(thanh toán ngay) và “sổ chi tiết TK131, TK136 (thanh toán chậm). Có thể nhận thấy rằng kế toán chưa có sự đối chiếu thường xuyên về doanh thu trên các loại sổ chi tiết khác nhau, mặc dù đây là phần hành dễ xảy ra sai sót. Để khắc phục nhược điểm này, kế toán nên sử dụng “Sổ chi tiết bán hàng” trong việc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. “Sổ chi tiết bán hàng” được mở cho từng loại hàng hoá đã bán, sđược khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Số liệu “Cộng phát sinh” và “Doanh thu thuần” trên “Sổ chi tiết bán hàng” có thể đối chiếu với số liệu trên TK511, 521 KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế theo cơ chế thị trường với sự quản lý của Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp một mặt phải tự trang trải các chi phí, mặt khác phải thu được lợi nhuận, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được trên cơ sở quản lý chặt chẽ các loại tài sản, vật tư, chi phí, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng thông tin kinh tế thông qua kế toán bán hàngngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường thúc đẩy lưu chuyển hàng hoá quay vòng nhanh, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu mà các doanh nghiệp đều muốn đạt được. Với đề tài: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần tin học và trắc địa bản đồ Sông Châu"; qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty em thấy việc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là cơ sở để đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của kinh doanh. Chính vì vậy, việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, có hiệu quả và đúng chế độ luôn là trách nhiệm của người làm công tác kế toán. Trong thời gian thực tập dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty. Bên cạnh đó, dưới sự hướng dẫn cặn kẽ của cô giáo Trần Ngọc Anh đã giúp em nghiên cứu một cách khoa học hơn, đầy đủ hơn về đề tài mà em đã chọn. Vì thời gian thực tập ngắn, trình độ hiểu biết có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty, cùng tất cả các bạn. Cuối cùng em xin gửi tới cô giáo Trần Ngọc Anh và toàn thể cán bộ kế toán trong phòng kế toán của công ty lòng biết ơn sâu sắc. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU