Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

hân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lương, các chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp. + Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp. Phòng còn phát động một số phong trào như: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn. II. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán của Doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn Doanh nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động toàn Doanh nghiệp. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ”. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều được tổ chức thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp. 3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp được thể hiện trong sơ đồ: BH 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tính giá thành và tiền lương Kế toán bán hàng, công nợ, lãi lỗ. Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL kiêm thủ quỹ * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của Công ty theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấp trên khi cần thiết. - Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng, nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán. - Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tượng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao NVL. Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, ttỏ chức theo dõi chi tiết 4. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp Hình3 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế .tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng * Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái * Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép,cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán 5. Đặc điểm tổ chức sản xuất liên quan đến NVL Nhìn chung, quá trình sản xuất sản phẩm được diễn ra liên tục và các bước diễn ra theo một trình tự chung như sau: Hình4 : Sơ đồ quá trình sản xuất Lập kế hoạch Cung ứng NVL Sản xuất Nhập kho Tiêu thụ Nhập kho thành phẩm Dịch vụ sau bán hàng Chi phí NVL chiếm 40- 60% trong giá thành sản phẩm. Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.Do đó, công tác quản lý,hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của xí nghiệp. Xí nghiệp có một bộ phận là phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL. Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật tư,các bộ phận tiến hành thu mua các loại vật tư để đưa vào sản xuất. Đặc điểm dễ nhận thấy là vật tư gồm những loại dễ bảo quản, chủng loại đa dạng, khối lượng lớn bao gồm các loại như sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai... Đối với các mặt hàng dành cho quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Còn với các mặt hàng kinh tế thì, vật tư chủ yếu là đi mua trên thị trường. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn,...), nhôm, đồng, gang... xí nghiệp mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp.Do NVL của xí nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên xí nghiệp rất coi trọng chất lượng của chúng. Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải được tiến hành rất nghiêm ngặt. Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi được mua về, có thể được nhập khi hoặc đưa ngay vào quá trình sản xuất. Quy trình công nghệ trình sản xuất ở xí nghiệp được tiến hành tại bốn phân xưởng, các sản phẩm được sản xuất qua nhiều giai đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do được chuyển qua nhiều phân xưởng khác nhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhưng đều được chế tạo từ sắt thép nên quy trình công nghệ tương đối giống nhau. III. Thực tế công tác kế toán NLVL 1. Công tác phân loại NLVL trong XN Là một doanh nghiệp cơ khí, cơ cấu sản phẩm tại xí nghiệp rất đa dạng cả về số lượng và đặc tính kỹ thuật cho nên nguyên vật liệu ở đây khá phong phú. Công tác phân loại NVL của xí nghiệp được căn cứ vào vai trò tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - NVL chính dùng cho sản xuất nhà máy chủ yếu: Các kim loại màu: như đồng thau, đồng đỏ, nhôm, thiếc, niken phế 95%, đai ốc, bulông Các loại thép như: Thép ống( f84, f89,f140...) Thép lá( tráng thiếc, mạ kẽm, chịu nhiệt,...), thép tấm Bên cạnh đó còn có các bán thành phẩm mua ngoài hoặc tự chế cũng được sử dụng như NVL chính cho quá trình sản xuất như: phôi ty sứ ( 10KV, 15KV, 35KV), phanh hãm vòng bi, vòng bi 6205, phôi con lăn, phôi bánh răng con soắn,... - Các NVL phụ như: Dây pái tuýt mộc mỡ, bóng đèn đui càc, cáp cao su lõi đồng mềm, cáp bàn 1x70 , Chao đèn tráng men ,ổ cắm, bảng điện gỗ, gạch chịu lửa, đui đèn sứ, ... - Nhiên liệu gồm : xăng, dầu, mỡ - Phụ tùng thay thế gồm: ống cao su chịu áp lực, chịu nhiệt, ống tay bạt máy xì cát, kìm phanh, kìm nguội, Clê choong, tuốc lê vít, clê khẩu, .. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: trục cát đăng oto cụm,... - Phế liệu gồm: thép vụn, ... Toàn bộ chi phí về NVL phục vụ cho sản xuất được tập hợp vào TK621( Chi phí NVL trực tiếp) Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua vật tư do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất mà Phòng kế hoạch đã tính toán. Bộ phận này liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình. Xí nghiệp có hẳn một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ sản xuất. Dưới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư, ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định. 2. Kế toán chi tiết NLVL a. Thủ tục nhập NVL Tại Xí nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hoá đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Trong tháng 3 năm 2006, tại Xí nghiệp có tài liệu sau:  Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng) 0020646 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTM Phúc Long Địa chỉ: 101 Lê Thánh Tông- Ngô Quyền- HP Số tài khoản: MST: 02005632181 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM/CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 30.000 3.000.000 2 6208 Cái 100 54.000 5.400.000 3 6217 Cái 100 290.000 29.000.000 Cộng tiền hàng: 37.400.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 1.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 39.270.000 Số tiền viết bằng chữ: ( ba mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng) Người mua hàng người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)  Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng 0028133 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật liệu điện và TB điện Thanh Chiến Địa chỉ: 40 D2 tập thể Nguyễn Công Trứ- Hà Nội Số tài khoản: MST: 0101372803 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Phạm Quốc Khánh Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 Khởi động từ 40A Cái 1 280.000 280.000 2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000 3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000 Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mươi tư ngàn đồng chẵn) Người mua hàng người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Trần Viết Xuân - Trưởng ban 2. Ngô Văn Thêm - Uỷ viên 3. Nguyễn Văn Long - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 100 2 6208 Cái 100 100 3 6217 Cái 100 100 4 Khởi động từ 40A Cái 1 1 5 AutomátNhật50A Cái 2 2 6 Dây lọc 2x1 m 100 100 7 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 8 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban Số vật tư trên sau khi được kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho. Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên được lập như sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 10 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 30 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0020646 ngày 03 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.1 BTP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 2 6208 Cái 100 3 6217 Cái 100 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 28 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 35 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0028133 ngày 17 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.2 VLP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khởi động từ 40A Cái 1 1 2 AutomátNhật50A Cái 2 2 3 Dây lọc 2x1 m 100 100 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ kho xem xét cụ thể số vật tư về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng. Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này.Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng xí nghiệp đã lập Bảng kê vật tư mua hàng như sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bảng kê vật tư mua hàng Hóa đơn số: ngày tháng năm STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bulông M20x100 Bộ 16 7.000 112.000 2 Bulông+ Đai ốc Bộ 09 5.000 45.000 3 Bánh xe f120+ vòng bi Bộ 02 50.000 100.000 4 ống kẽm f20x120 Đôi 02 4.000 8.000 5 ống kẽm f33x150 Đôi 02 8.000 16.000 6 Đai xiết f45 Cái 06 4.000 24.000 7 Băng tan Cái 20 2.000 40.000 8 bút sơn Cái 20 2.500 50.000 9 Tôn tấm Kg 37 9.000 333.000 10 Tôn d5 Kg 132 9.000 1188.000 11 Kìm sắt Cái 1 11.000 11.000 12 cà lê khẩu 10 Cái 1 7.000 7.000 13 cà lê khẩu 14 Cái 1 8.000 8.000 14 cà lê khẩu 17 Cái 1 10.000 10.000 15 Keo silicon Hộp 1 15.000 15.000 16 Kép tiện f33 Cái 3 10.000 30.000 17 Chõ đồngf 33 Cái 1 65.000 65.000 18 cút hãm f33 Cái 1 10.000 10.000 19 cút hãm f40 Cái 1 8.000 8.000 Cộng thàng tiền: 2.080.000 Nhập, ngày tháng năm Người mua hàng Chủ cửa hàng b. Thủ tục xuất kho Tại Xí nghiệp vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn xuất cho công tác bán hàng, xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình. Trên cơ sở định mức tiêu hao vật tư và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xưởng do Phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật tư do quản đốc phân xưởng trình lên, Phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật tư và lập phiếu để xuất vật tư sau đó trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư và kế hoạch cấp vật tư kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Nếu trong kho không còn vật tư thì Phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật tư khi nào trong kho có vật tư kế toán mới lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 01 liên giao phòng vật tư. - 01 liên do kế toán vật liệu giữ - 01 liên người nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Trong tháng 4 năm 2006, tại xí nghiệp có các tài liệu như sau:  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 19 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: - Lý do xuất kho: Mang đi rèn - Xuất tại kho: 152.1 VLC STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Phôi vành chậu Ben la Kg 754 754 126.000 95.004.000 2 Phôi quả dứa Ben la Kg 579,7 425,2 126.000 53.575.200 3 4 5 Cộng 148.579.200 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn tám triệu năm trăm bảy chín nghìn hai tăm đồng chẵn Xuất, ngày 19 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: PX A2 - Lý do xuất kho: GCHC - Xuất tại kho : 155 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bánh răng Z30 Cái 80 80 370 29.600 2 Bánh răng Z36 Cái 10 10 100 10.000 3 Bánh răng Z35 Hộp si Cái 10 10 630 6.300 Cộng 45.900 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng chẵn Xuất, ngày 25 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) b. Các chứng từ kế toán Chứng từ về lao động tiền lương : Bảng chấm công MS 01-LĐTL Bảng thanh toán BHXH MS 04-LĐTL Bảng thanh toán lương MS 02- LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng MS 05-LĐTL ........................................................... Chứng từ hàng tồn kho : Phiếu nhập kho MS 01-VT Phiếu xuất kho MS 02 –VT Thẻ kho MS 10-VT Biên bản kiểm nghiệm MS 05-VT Biên bản kiểm kê MS 08-VT Chứng từ bán hàng : Hoá đơn bán hàng MS 01 GTKT – 3LL Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03-VT- 3LL Chứng từ tiền tệ : Phiếu thu MS 01 –TT Phiếu chi MS 02-TT Giấy đề nghị tạm ứng MS 03-TT Giấy thanh toán tạm ứng MS 04-TT Bảng kiểm kê quỹ MS 07-TT Chứng từ về Tài sản cố định : - Biên bản giao nhận TSCĐ MS 01-TSCĐ Thẻ TSCĐ MS 02-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ MS 03-TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ MS 05-TSCĐ c. Phương pháp kế toán chi tiết NLVL XN áp dụng Hiện nay xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Hệ thống chứng từ ban đầu được sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê nhập vật tư, Bảng kê xuất vật tư. Ví dụ: Trong tháng 3, có tình hình nhập xuất một số loại vật liệu như sau: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí 79 Mẫu số 10 - VT Tên kho: Yên Viên Thẻ kho Ngày lập thẻ kho: Kho: Tên hàng: Thép f10x10 Mã số: 1231 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chữ ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 16 3/3 Nhập 3/3 3.500 4.500 20 8/3 Xuất 8/3 3.000 1.500 25 13/3 Nhập 13/3 4.000 5.500 35 18/3 Xuất 18/3 4.000 1.500 26 23/3 Nhập 23/3 4.000 5.500 42 28/3 Xuất 28/3 4.500 1.000 Cộng phát sinh 11.500 11.500 Tồn kho cuối tháng 3 1.000 Khi kế toán vật liệu nhận được phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi lên thì phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Đồng thời cộng số liệu trên sổ chi tiết để vào bảng kê nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật tư. d. Phương pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại XN Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chân thực và thống nhất. Tại Xí nghiệp Cơ khí Z79, nguyên vật liệu được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền * Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế từng Số lượng từng Giá đơn vị loại xuất kho = loại xuất kho * bình quân Ta có thể lấy ví dụ minh hoạ trên bằng tài liệu thực tế ở công ty như sau: Tính giá thực tế của NVL chính xuất phôi vành chậu ben la trong tháng 3 năm 2006: Tồn đầu tháng: 350; 120.000đ/Kg Ngày 5/3 nhập kho 1200Kg; 125.000đ/Kg Ngày 9/3 xuất kho 750Kg ngày 12/3 Nhập kho 1300Kg; 126.000đ/Kg Ngày 18/3 xuất kho 562kg Trị giá vật liệu xuất kho được tính như sau: + Tính một lần vào cuối tháng: ( 350 *120.000)+ [(1.200 *125.000)+ (1.300 *126.000)] ĐGBQ= = 124.842 350+2.500 + Tính một lần vào cuối tháng: Trị giá vật liệu xuất kho trong tháng: Ngày 09: 750 * 124.842 = 93.631.500 Ngày 18: 562 * 124.842 = 70.161.204 IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NL, VL 1. Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: TK 152 Nguyên vật liệu( chi tiết) TK 331 Phải trả cho người bán TK 141 Tạm ứng TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ 2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu a. Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập NL,VL Hoạt động chính của Xí nghiệp là sản xuất. Do vậy phản ánh đúng đắn giá trị vật liệu nhập vào hết sức quan trọng, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại, từng thứ vật liệu. Vật liệu của đơn vị chủ yếu là do mua ngoài. Quan hệ thanh toán với người bán phần lớn cũng là quan hệ với nhà cung cấp, do vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán với nhà cung cấp vật liệu. Việc thanh toán chủ yếu được chuyển trả qua ngân hàng. Với số tiền thanh toán ít, được trả ngay bằng tiền mặt. Đối với nhà cung cấp thường xuyên có thể mua chịu vật tư. Khi mua vật liệu, hàng và hoá đơn luôn về cùng, không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau: - Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập. Đối với những vật liệu Xí nghiệp mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi trên sổ nhật ký chứng từ theo định khoản: Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT (chi tiết) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331:Tổng số tiền thanh toán - Khi thanh toán hoặc thanh toán ngay, kế toán phản ánh tình hình thanh toán ghi vào sổ chi tiết phần thanh toán theo định khoản: Nợ TK 331: Có TK 111, 112: - Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 152: Nợ TK 133: Có TK 141: Chi phí vận chuyển thường được tính ngay trong giá hoá đơn. Ví dụ: Ngày 28/3/2001 phiếu nhập kho số 30-Nhập của Công ty TNHHTM Phúc Long, theo hoá đơn số 0020646 với số lượng 300 cái, số tiền 37.400.000 đồng, thuế GTGT 1.870.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 39.270.000 đồng. Kế toán ghi phiếu định khoản như sau: Nợ TK 152: 37.400.000 (chi tiết 1521) Nợ TK 133: 1.870.000 Có TK 331: 39.270.000 Khi Xí nghiệp thanh toán cho người cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết – Số đã trả ) Có TK 112 Trường hợp Xí nghiệp mua trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ Ngân hàng để hạch toán. Ví dụ: Phiếu chi số 17 ngày 6/3/2006 chi mua mỡ lắp Liên Xô số lượng 4Kg, đơn giá 33.600 đồng, số tiền 168.000 đồng, thuế GTGT 8.400 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 176.400 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 168.000 (Chi tiết 152.3) Nợ TK 133: 8.400 Có TK 111: 176.400 - Nếu được hưởng chiết khấu mua hàng, Xí nghiệp đã trả tiền cho đơn vị cung cấp, được trả lại bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111: Có TK 711: - Khi được công ty cấp vốn bằng vật liệu, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 411: Với những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, số tiền ít, tại Xí nghiệp tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 111. Sổ này được dùng để theo dõi lượng tiền chi dùng trong tháng. Căn cứ để ghi vào Sổ này là các phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng. Khi cần50 tạm ứng mua vật tư, cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị tạm ứng trong đó ghi sổ lý do tạm ứng và số tiền cần tạm ứng. Thực tế tại Xí nghiệp khoản tạm ứng này thường là để thanh toán cho việc mua vật tư tạm thời. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: (chi tiết) Nợ TK 133: Có TK 141: Phần tạm ứng Và ghi: Nợ TK 331: Có TK 111: Để theo dõi tình hình thanh toán với người cung cấp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mở sổ chi tiết TK 331. Khi phát sinh các nghiệp vụ phải trả kế toán ghi Có TK 331 và Nợ TK liên quan. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả người bán và ghi có TK liên quan. Vào cuối tháng kế toán tính ra số dư của đơn vị cung cấp vật liệu dựa vào số dư đầu tháng, tổng số phát sinh có và tổng số thanh toán phát sinh nợ. b. Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho NL,VL Hiệu quả của công tác quản lý vật tư phải được biểu hiện qua tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng. Trong đó khâu xuất dùng là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật tư lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định được chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật tư có hiệu quả. Vật liệu ở Xí nghiệp được xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất tại các phân xưởng. Ngoài ra còn phục vụ cho xây lắp các công trình, một số ít vật liệu được xuất cho quản lý doanh nghiệp và sản xuất chung. Vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất hay xây lắp các công trình đều được lập phiếu xuất kho. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi thông qua các nhân viên kinh tế tại phân xưởng. Cuối tháng số liệu được tổng hợp lại để đưa lên phòng kế toán. Tại Xí nghiệp sử dụng TK 621, do vậy trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm được tính vào TK này. Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 621, TK154, TK 627, TK 331, TK 241, TK 641, TK 642, TK 111 - Khi xuất NVL dùng cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 29 ngày 23/3 xuất thép tròn dùng cho sản xuất Bánh răng côn xoắn Benla, kế toán hạch toán : Nợ TK621(chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152 (1521) - Nếu nguyên vật liệu xuất dùng ở các phân xưởng , kế toán ghi: Nợ TK 627( chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 37 ngày 25/3 xuất dây pái tuýp mộc mỡ cho phân xưởng A1, đơn giá 450.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 627(PXA1): 450.000 Có TK 1522: 450.000 + Ngày 14/3 xuất phụ tùng thay thế cho phân xưởng A4. Phiếu xuất số 80. Giá trị phụ tùng thay thế: 2.405.000, kế toán hạch toán: Nợ TK 627 (PXA4): 2.405.000 Có TK 152: 2.405.000 - Trường hợp xuất vật tư cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 621: Nợ TK 642: Có TK 152: (chi tiết) Ví dụ: + Ngày 10/3 xuất cho bộ phận hành chính 80 lít xăng đi công tác Thanh Hóa , tổng số tiền là: 880.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 642: 880.000 Có TK 152.3: 880.000 Để theo dõi số lượng vật tư chuyển trong nội bộ, xí nghiệp đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ cho thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Xí nghiệp cơ khí Z79 Địa chỉ: km 12- quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 15/3/2006 Người vận chuyển: Trần Văn Đông Phương tiện vận chuyển: Giấy giới thiệu số 37/GT ngày 13/3/2006 Xuất tại kho: Xí nghiệp Cơ khí Z79 STT Diễn giải Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản hạch toán Thực xuất Thực nhập Nợ Có 1 Bánh răng côn xoắn benla Cái 2 6.800 13.600 155 152 2 Phôi quả dứa Kg 420 126.000 68.040.000 155 152 1% phí lưu kho 680.536 Cộng 68.734.136 Xuất ngày 15/3/20016 Nhập ngày tháng năm Người lập phiếu Thủ kho Người vận chuyển Thủ kho nhập Nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên yại xí nghiệp Z79 vật liệu xuất chủ yếu dùng cho sản xuất và được phản ánh trên bảng phân bổ nguyên vật liệu. Trong Bảng phân bổ này ghi Có TK 152 và ghi Nợ các tài khoản khác như: TK154, TK627, TK641, TK 642,.... Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh loại vật liệu xuất dùng trong tháng Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng, sổ chi tiết, phiếu định khoản sau đó tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. Trong tháng 3 tại Xí nghiệp có bảng phân bổ như sau: TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng152 TK 154.5 TK 153 1 TK 621 476.263 9.340 35.090 122 0 2.000 522.815 8.569 Phân xưởng A1 53.316 Phân xưởng A2 7.840 217 Phân xưởng A3 95.548 1.249 122 Phân xưởng A4 319.559 7.874 35.090 2 TK 627 3.087 5.810 13.174 19.360 855 42.286 33 12.648 Phân xưởng A1 71 185 4.912 2.051 7.219 3.891 Phân xưởng A2 4.721 4.846 13.302 22.869 1.455 Phân xưởng A3 176 2.901 4.007 7.084 2.954 Phân xưởng A4 3.015 728 515 4.258 3.578 3 TK 627S/C,bảo quản 419 222 855 1.496 769 4 TK 331 110.999 110.999 TK 241 1.464 1.464 TK 641 19 4.478 4.497 TK 642 8.650 5.699 85 718 15.152 TK 111 50 100 150 TK 154.2 166.039 Cộng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 Bảng phân bổ vật liệu Tháng 3 năm 2006 Đơn vị tính: Nghìn đồng 3. Sổ kế toán a. Sổ tổng hợp Các sổ kế toán tổng hợp có liên quan: + sổ kế toán tổng hợp tiền mặt + sổ kế toán tổng hợp tiền gửi Ngân hàng + sổ kế toán tổng hợp các khoản phải trả cho người bán và sổ kế toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán. + sổ kế toán khác.... + sổ cái TK 152 b. Sổ chi tiết Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu như: Sổ chi tiết theo dõi TK 1521: Nguyên vật liệu chính Sổ chi tiết TK 1522: Nguyên vật liệu phụ Sổ chi tiết TK 1523: Nhiên liệu Sổ chi tiết TK 1524: Phụ tùng thay thế Sổ chi tiết TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản Sổ chi tiết TK 1526: Phế liệu Trên sổ chi tiết,vật liệu được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và số tiền. Bảng kê số 3 và bảng phân bổ vật liệu Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, xí nghiệp lập bảng kê số 3 như sau: Bảng kê số 3- Tháng 3 năm 2006 Giá thành thực tế NL- VL- CCDC Đơn vị tính: nghìn đồng thị trường 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng TK 152 154.5 153 I Số dư đầu kỳ 1.147.051 33.760 9.889 97.239 0 9.962 1.297.901 193.623 II PS trong kỳ 328.417 15.370 21.266 11.967 4.301 0 381.321 20.628 NKCT số 1 11.213 11.213 NKCT số 2 NKCT số 3 NKCT số 5 272.434 1.168 273.602 NKCT số 10 55.983 14.202 10.053 10.454 4.301 94.993 663 TK 154.2 1.513 1513 19.965 III Cộng số dư đầu kỳ và PS trong tháng 1.475.468 49.130 31.155 109.206 4.301 9.962 1.679.222 214.251 IV Xuất trong tháng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 V Tồn cuối tháng 883.655 25.842 -27.608 89.639 1.873 7.962 980.363 193.033 Ngoài ra xí nghiệp còn lập báo cáo chi tiế kiểm kê tài sản lưu động như sau: Báo cáo chi tiết kiểm kê TSLĐ STT Nhóm TS ĐVT Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Giá trị chênh lệch Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Thừa Thiếu Kho 9.108.000 9.108.000 1 Xi măng p300 Kg 615.405 14.800 9.108.000 14.800 9.108.000 2 Van nước thu hồi Cái 8 0 8 0 3 Day đòng cháy Kg 14,3 14,3 4 phoi thép trắng Kg 161,7 161,7 5 Dây điện trở Kg 5,7 5,7 6 Thép ống f49x6m Cây 2 2 7 Thép ống f65 m 19.000 3,3 62.700 3,3 62.700 8 Thép L65 hàn liền u m 5.760 11,6 66.816 11,6 66.816 9 Thép U140 hàn liền m 15.365 15,6 239.694 15,6 239.694 10 BR Z94 máy búa Cái 1 1 11 Máy bơm hỏng Cái 1 1 12 Tôn máy thu hồi Cái 13.030 4 52.120 4 52.120 13 Lưỡi cưa thu hồi Cái 131 3 14 Vòng bi cũ thu hồi Cái 3 121 Chương III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NGUYÊN vật liệu tại xí nghiệp cơ khí z79 I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 1. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và xí nghiệp cơ khí Z79 nói riêng. Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với xí nghiệp, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, xí nghiệp đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy xí nghiệp không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Đây là một thành tích rất lớn với xí nghiệp . Cùng với sự lớn mạnh của xí nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm được như vậy xí nghiệp luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình. Để quản lý vật liệu nhập kho, xí nghiệp đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của xí nghiệp không bị hao hụt mất mát, luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu. Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của đơn vị thực hiện một cách khá tốt. Khối lượng vật tư sử dụng đa dạng, nhiều chủng loại mà vẫn đáp ứng được đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị luôn được đảm bảo liên tục. Bộ phận vận chuyển, bảo quản luôn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Đơn vị đã tổ chức bộ phận vận tải riêng đã giảm bớt ít nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để thuê vận chuyển. Vật tư khi về đơn vị được bảo quản tốt với hệ thống kho rộng và thuận lợi. Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng đã thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật tư, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán vật liệu và kế toán tập hợp chi phí tính giá thành. Trong khâu sử dụng: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ xuất. Việc áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp khai thường xuyên, đánh giá vật liệu theo giá là phù hợp với Xí nghiệp, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Xí nghiệp đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt xí nghiệp tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán được chính xác nhanh gọn. Xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay xí nghiệp ở là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung như vậy Xí nghiệp Cơ khí Z79 đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động. 2. Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Do vậy xí nghiệp phải lập sổ danh điểm vật tư sao cho thật rõ ràng, dễ nhận biết nhất. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy hệ thống kho, bãi của l xí nghiệp là vô cùng quan trọng Hơn nữa cho đến nay xí nghiệp chưa sử dụng nhiều các thiết bị máy vi tính vào công việc của phòng kế toán để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là dựa trên sổ sách kế toán. Khối lượng công việc kế toán chưa được giảm nhẹ. 2.2.Việc vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Mặc dù đã xây dựng được định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhưng khi xuất vật tư Xí nghiệp vẫn chưa sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức để tiện cho việc theo dõi số lượng vật tư xuất kho và tình hình sử dụng vật tư theo như định mức đã xây dựng. Công tác quản lý phế liệu thu hồi cũng chưa được chú trọng. Phế liệu thu hồi nhập kho mà không qua thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên sổ sách cả về số lượng và gía trị. ở Xí nghiệp do khối lượng vật tư nhập xuất gồm nhiều chủng loại, quy cách phẩm chất khác nhau nhưng cuối kỳ vẫn chưa lập “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá” để thuận tiện cho việc theo dõi kịp thời cho thời kỳ hạch toán sau và phục vụ cho công tác kểm tra đối chiếu số liệu. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp cùng với những kiến thức đã có của mình em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị như sau: 1. Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt. Kế toán với vai trò là người cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định. Nhưng việc lấy thông tin từ sổ sách là rất lâu, không kịp thời vì vậy máy vi tính là phương tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh. Hiện nay xí nghiệp đã trang bị cho phòng kế toán hai máy vi tính, một máy in. Tuy nhiên do có một máy tính đã được trang bị từ rất lâu nên hay bị trục trặc, hỏng hóc. Đặc biệt là vào các kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm khối lượng công việc khá lớn, nhu cầu sử dụng máy lại càng cần thiết. Vì vậy xí nghiệp nên đầu tư mới thêm một máy tính mới để đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng máy tại phòng kế toán. Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. 2. Lập sổ danh điểm vật liệu: Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, công ty nên lập sổ điểm danh vật tư. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau: Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau: - Dựa vào loại vật liệu. - Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 nhưng trong xí nghiệp nên chỉ áp dụng đối với - Vật liệu chính: 152.1 - Vật liệu phụ: 152.2 - Nhiên liệu : 152.3 - phụ tùng thay thế: 152.4 Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau: * Đối với vật liệu chính: + Nhóm thép: 152.1- 1 + Nhóm Vòng bi: 152.1- 2 + Nhóm phôi : 152.1- 3 + Nhóm tôn: 152.1- 4 * Đối với vật liệu phụ : + Nhóm: Cáp 152.2- 1 + Nhóm vật liệu khác: 152.2- 2 * Đối với nhiên liệu : + Nhóm xăng : 152.3- 1 +Mỡ lắp : 152.3-2 + Nhóm dầu : 152.3-3 * Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí (Clê, kìm, tuốc lê vít) : 152.4 Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của xí nghiệp như sau: Xí nghiệp cơ khí Z79 Sổ danh điểm vật liệu Loại vật liệu chính- ký hiệu 152.1 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 152.1-1 152.1-1-001 152.1-1-002 152.1-1-003 152.1-1-004 Thép tròn Thép lá Thép tấm Thép ống Kg Kg Kg Kg 152.1-2 152.1-2-001 152.1-2-002 152.1-2-003 152.1-2-004 152.1-2-005 Vòng bi 6205 Vòng bi 6206 Vòng bi 6208 Vòng bi 6217 Vòng bi 6234 Cái Cái Cái cái Cái 152.1-3 152.1-3-001 152.1-3-002 152.1-3-003 152.1-3-004 152.1-3-005 Phôi ty sứ Phôi con lăn Phôi bánh răng côn xoắn phôi quả dứa benla Phôi vành chậu benla Kg Kg Kg Kg Kg 152.1-4 152.1-4-001 152.1-4-002 152.1-4-003 Tôn tấm Tôn inôx Tôn f Cái Cái Cái 3. Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Việc xuất vật tư trong Xí nghiệp tương đối nhiều và thường xuyên. Nếu sử dụng chứng từ ban đầu là Phiếu xuất kho như hiện nay thì phải ghi khá nhiều phiếu. Bởi vì những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần. Do vậy mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập phiếu mới. Trong khi đó tại Xí nghiệp đã có định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Để khắc phục tồn tại trên, Xí nghiệp nên tạo lập hệ thống sổ đề nghị lĩnh vật tư cho bộ phận kế hoạch ký duyệt. Xí nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. Phiếu này được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng. Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi được bộ phận kế hoạch ký duyệt vào phiếu thì đem phiếu này xuống kho để lĩnh.Thủ kho ghi tuần tự số thực xuất từng ngày và sau mỗi ngày lĩnh, người lĩnh vật tư phải ký xác nhận vào đó. Lần lĩnh tiếp theo chỉ việc mang phiếu xuống kho lĩnh tiếp mà không cần phải qua ký duyệt. Cuối kỳ thủ kho sẽ thu lại phiếu để ghi vào thẻ kho số thực xuất trong kỳ và chuyển về phòng kế toán. Cụ thể: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km12- Quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Mẫu số 04 - VT Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Ngày tháng năm Nợ: Có: Bộ phận sử dụng: Phân xưởng A1 Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Đồng chí Dương TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Tôn tấm kg 600 360 132 108 600 2 Đai xiết f45 cái 16 04 06 06 16 Ngày tháng năm Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho 4. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trên thực tế xí nghiệp cơ khí Z79 chưa tiến hành trích lập và theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này có ảnh hưởng đến lợi ích của xí nghiệp . Do đặc thù kinh doanh của xí nghiệp là khối lượng nguyên vật liệu rất lớn. Đồng thời với mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng lên. Trong khi đó giá nguyên vật liệu trên thị trường luôn luôn biến động, do đó chỉ cần biến động nhỏ trên thị trường cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vật xí nghiệp nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo chế độ nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Đây là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hoạch, bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh. Tuy nhiên công ty có thể chỉ cần lập dự phòng đối với những nguyên vật liệu chính giá cả thường xuyên biến động, có ảnh hưởng lớn tới xí nghiệp. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán ghi. Nợ TK: 632 Có TK: 159 Kết luận Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó chiếm tới 80% giá trị sản phẩm sản xuất ra. Khi tham gia tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại xí nghiệp, dù thời gian không nhiều nhưng với em lại rất có ý nghĩa. Một mặt tìm hiểu thực tế góp phần làm cụ thể hoá các kiến thức lý thuyết đã được học và làm nó trở nên sinh động hơn, một mặt bổ sung thêm những kiến thức thực tế còn ít ỏi của bản thân. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã tìm hiểu công tác hạch toán nói chung cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Em nhận thấy rằng xí nghiệp đã thực sự chú trọng đến viịec quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nhằm mục tiêu quản lý tốt hơn chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.Qua thời gian tìm hiểu, cùng với kiến thức đã học trong trường Đại Học Thương Mại và sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Vân Anh .Em đã mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong xí nghiệp cơ khí 79 thông qua cuốn luận văn tốt nghiệp này. Tuy nhiên với vai trò là một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm,cuốn luận văn của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót.Rất mong sự đóng góp ý kiến của toàn thể các thầy cô và các bạn đọc. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn chú kế toán trưởng và các cô chú trong phòng Kế toán- Tài chính của xí nghiệp cơ khí 79 cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đoàn Vân Anh đã giúp em hoàn thiện cuốn luận văn này. Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 2005. Sinh viên. Chu Thanh Tâm