Đề tài Một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại công ty cổ phần traphaco

Môc lôc Lêi nãi ®Çu 2 Ch­¬ng I: Giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 3 I- tæng quan vÒ c«ng ty 3 1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 3 1.1. Giíi thiÖu chung 3 1.2. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 4 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña C«ng ty 5 3. M¹ng l­íi kh¸ch hµng 6 4. Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 7 II. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc s¶n xuÊt vµ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 9 1. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 9 2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 12 2.1. C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty 12 2.2. §Æc ®iÓm vÒ quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty 13 Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 15 I. §Æc ®iÓm bé m¸y tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 15 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 15 2. ChÝnh s¸ch kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 17 3. §Æc ®iÓm hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n, sæ s¸ch, BCTC t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 18 4. PhÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 21 II. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu vµ b¸o c¸o kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 22 1. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 22 1.1.KÕ to¸n vËt t­ 22 1.2.KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh (TSC§) 24 1.3.KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng 27 1.4.KÕ to¸n b¸n hµng 28 2. Tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO …………....31 Ch­¬ng III: §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO 32 KÕt luËn 34 LêI NãI §ÇU Søc khoÎ lu«n lµ vèn quý, lµ mèi quan t©m hµng ®Çu cña c¶ x· héi. Ngµy nay cïng víi sù ph¸t triÓn cña x· héi, ®êi sèng nh©n d©n ngµy cµng ®­îc n©ng cao nªn nhu cÇu ch¨m sãc søc khoÎ cña ng­êi d©n ngµy cµng lín. Lµ mét doanh nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt thuèc vµ kinh doanh d­îc phÈm, c«ng ty Traphaco kh«ng nh÷ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ch¨m lo søc khoÎ cña céng ®ång mµ cßn lµ mét doanh nghiÖp kinh doanh cã hiÖu qu¶, gãp phÇn x©y dùng vÞ thÕ cña n­íc ta trªn tr­êng quèc tÕ. Tr¶i qua qu¸ tr×nh häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n, nhê sù gi¶ng d¹y chØ b¶o nhiÖt t×nh cña c¸c thÇy c« em ®· n¾m ®­îc phÇn nµo kiÕn thøc vÒ chuyªn nghµnh kÕ to¸n tµi chÝnh. Tuy nhiªn, ®Ó thùc hiÖn môc tiªu ®µo t¹o sau khi hoµn thµnh ch­¬ng tr×nh häc tËp t¹i tr­êng em ®· ®­îc thùc tËp t¹i c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Môc ®Ých cña ®ît thùc tËp nµy gióp em t×m hiÓu s©u h¬n nh÷ng kiÕn thøc ®· häc, kÕt hîp lý luËn víi thùc tiÔn, chuÈn bÞ tiÒn ®Ò sau khi tèt nghiÖp cã thÓ ®¶m nhËn ®­îc c«ng viÖc phï hîp víi chuyªn nghµnh ®µo t¹o. §©y cã thÓ nãi lµ mét kú thùc tËp rÊt bæ Ých cho tÊt c¶ c¸c sinh viªn chuÈn bÞ ra tr­êng. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty, víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o NguyÔn Quèc Trung vµ c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n tµi chÝnh em ®· hoµn thµnh b¶n b¸o c¸o thùc tËp tæng hîp. B¶n b¸o c¸o gåm c¸c phÇn chÝnh sau: Ch­¬ng I: Giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng ty kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ch­¬ng III: §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO.  Ch­¬ng I: GiíI THIÖU chung vÒ c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. I- tæng quan vÒ c«ng ty 1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. a/giíi thiÖu chung: Tõ mét x­ëng d­îc bÐ nhá ®­îc thµnh lËp n¨m 1972 víi nhiÖm vô s¶n xuÊt thuèc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn nghµnh ®­êng s¾t – C«ng ty cæ phÇn Traphaco ngµy nay kh«ng ngõng lín m¹nh c¶ vÒ sè l­îng lÉn chÊt l­îng, xøng ®¸ng lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ s¶n xuÊt hµng ®Çu cña nghµnh y d­îc ViÖt Nam. HiÖn nay, C«ng ty lµ mét Doanh nghiÖp cæ phÇn, tù chñ vÒ tµi chÝnh, tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ kinh doanh, h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp vµ chÞu sù qu¶n lý cña Bé giao th«ng vËn t¶i. C«ng ty cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ViÖt Nam, cã con dÊu riªng, ®éc lËp vÒ tµi s¶n, ®­îc më tµi kho¶n t¹i kho b¹c Nhµ n­íc, c¸c Ng©n hµng trong vµ ngoµi n­íc theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Tªn ®Çy ®ñ: C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO Tªn giao dÞch quèc tÕ: TRAPHACO( Pharmaceutical & Medical Stock Company) Trô së chÝnh cña C«ng ty ®Æt t¹i: Sè 75 – Phè Yªn Ninh – QuËn Ba §×nh – Hµ Néi. §¨ng ký kinh doanh sè: 058437 Ngµnh nghÒ kinh doanh: Thu mua d­îc liÖu, s¶n xuÊt thuèc, kinh doanh d­îc phÈm vµ thiÕt bÞ vËt t­ y tÕ. Email: Traphaco@fpt.vn Website: Tel: (84-4) 6810724 - (84- 4) 537665. Fax: (84-4) 8430076 b/qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty: LÞch sö C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO tr¶i qua 34 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh cã thÓ chia thµnh 4 thêi kú nh­ sau: Ø Tõ th¸ng 11 n¨m 1972 ®Õn tr­íc th¸ng 6 n¨m 1993. XuÊt ph¸t tõ mét x­ëng s¶n xuÊt thuèc thuéc Ty Y TÕ §­êng S¾t thµnh lËp 28/11/1972 víi nhiÖm vô s¶n xuÊt thuèc phôc vô cho c¸n bé c«ng nh©n ngµnh ®­êng s¾t theo h×nh thøc tù s¶n tù tiªu, quy m« nhá, c¬ së vËt chÊt nghÌo nµn. Víi chøc n¨ng chØ phôc vô kh«ng kinh doanh song trong 20 n¨m ®Çu míi thµnh lËp C«ng ty kh«ng nh÷ng hoµn thµnh kÕ ho¹ch ®­îc giao mµ cßn ®¹t ®­îc mét sè thµnh tÝch ®¸ng kÓ. Ø Tõ th¸ng 6 n¨m 1993 ®Õn th¸ng tr­íc th¸ng 10 n¨m 1999: Th¸ng 6 n¨m 1993, do cã sù chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ, x­ëng ®­îc më réng vµ thµnh lËp xÝ nghiÖp d­îc phÈm ®­êng s¾t, tªn giao dÞch: TRAPHACO. C«ng ty ®· chñ ®éng vÒ vèn vµ chuyÓn sang kinh doanh ®¶m b¶o cã l·i, thùc hiÖn theo NghÞ §Þnh sè 388/HDBT cña Héi ®ång Bé tr­ëng víi chøc n¨ng s¶n xuÊt thuèc va thu mua d­îc liÖu. Th¸ng 8 n¨m 1993, Së y tÕ §­êng s¾t ®­îc chuyÓn sang Bé GTVT qu¶n lý, xÝ nghiÖp d­îc phÈm ®­êng s¾t ®­îc ®æi tªn thµnh xÝ nghiÖp d­îc Traphaco trùc thuéc Së y tÕ GTVT theo quyÕt ®Þnh sè 1087QD/TCCB- L§. Th¸ng 6 n¨m 1994, tõ xÝ nghiÖp d­îc Traphaco ®­îc bé giao th«ng vËn t¶i quyÕt ®Þnh thµnh lËp c«ng ty d­îc Traphaco víi chøc n¨ng, nhiÖm vô: Thu mua d­îc liÖu vµ s¶n xuÊt thuèc ch÷a bÖnh. S¶n xuÊt vµ kinh doanh thiÕt bÞ y tÕ. §¸p øng thuèc cho nhu cÇu phßng vµ ch÷a bÖnh cña c¸n bé c«ng nh©n viªn nghµnh GTVT vµ nh©n d©n, víi môc tiªu ®¶m b¶o kinh doanh cã l·i. Th¸ng 5 n¨m 1997 theo quyÕt ®Þnh sè 535 Q§/ TCCB- L§ cña Bé GTVT, c«ng ty d­îc TRAPHACO ®­îc ®æi tªn thµnh c«ng ty d­îc vµ thiÕt bÞ vËt t­ y tÕ TRAPHACO. Tõ khi ®æi tªn thµnh c«ng ty d­îc vµ thiÕt bÞ vËt t­ y tÕ Traphaco, c«ng ty ph¶i ®èi mÆt víi nhiÒu thö th¸ch trong bèi c¶nh cña nÒn kinh tÕ cã sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc. C«ng ty b­íc ®Çu rÊt khã kh¨n vÒ vèn vµ m¸y mãc kü thuËt cò kü, ®ång thêi ph¶i c¹nh tranh trªn nÒn kinh tÕ víi c¸c c«ng ty lín kh¸c cã uy tÝn l©u nh­: XÝ nghiÖp d­îc phÈm TW1, C«ng ty d­îc HËu Giang,… Ø Tõ th¸ng 10 n¨m 1999 ®Õn tr­íc th¸ng 7 n¨m 2001: Cho ®Õn th¸ng 10 n¨m 1999, nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng vµ hiÖu qu¶ cña viÖc cæ phÇn ho¸ Doanh nghiÖp Nhµ n­íc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, còng nh­ nhiÒu doanh nghiÖp Nhµ n­íc kh¸c, C«ng ty d­îc vµ thiÕt bÞ vËt t­ y tÕ Traphaco ®· tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸, víi 45% vèn cña Nhµ n­íc theo Q§2566/1999 cña Bé GTVT – Lóc nµy C«ng ty ®­îc mang tªn C«ng ty cæ phÇn D­îc vµ ThiÕt bÞ vËt t­ y tÕ giao th«ng vËn t¶i. Thêi kú nµy, doanh nghiÖp ®· cã thay ®æi m¹nh b¹o vÒ mÆt chiÕn l­îc, ®Æc biÖt lµ ®Þnh h­íng ph¸t triÓn chñ yÕu tËp trung vµo nhãm thuèc y häc cæ truyÒn. Ø Tõ th¸ng 7 n¨m 2001 ®Õn nay: C«ng ty ®æi tªn thµnh C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO víi môc ®Ých kinh doanh ®a ngµnh nghÒ, gia t¨ng c¬ héi sö dông c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty. Môc ®Ých ®æi tªn cã rÊt nhiÒu ý nghÜa víi c«ng ty vµ phï hîp víi xu h­íng héi nhËp hiÖn nay. Cã thÓ nãi r»ng qua h¬n 30 n¨m tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt (kinh doanh) C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· cã nhiÒu biÕn ®æi. BiÕn ®æi c¶ vÒ tªn tuæi, quy m« ®Õn h×nh thøc ho¹t ®éng. §ã lµ do sù tån t¹i cña hai c¬ chÕ: KÕ ho¹ch ho¸ tËp trung vµ c¬ chÕ thÞ tr­êng. Trong c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung tr­íc ®©y, do kh«ng ®­îc tù chñ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh C«ng ty ®­îc Nhµ n­íc bao cÊp c¶ vÒ gi¸ lÉn sè l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt vµ tiªu thô, v× vËy còng nh­ nhiÒu Doanh nghiÖp Nhµ n­íc cïng thêi kh¸c, C«ng ty ch­a ph¸t huy ®­îc hÕt søc m¹nh cña m×nh dÉn ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong thêi gian nµy ch­a cao. ChuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, cïng víi sù ph¸t triÓn n¨ng lùc s¶n xuÊt x· héi, C«ng ty còng ®· kh«ng ngõng biÕn ®æi ®Ó theo kÞp tèc ®é ®ã. ViÖc x©y dùng kÕ ho¹ch ®­îc tù chñ, dùa trªn c¬ së nghiªn cøu râ thÞ tr­êng, céng víi viÖc chó träng ®Çu t­ vµo nguån nh©n lùc, C«ng ty ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn v­ît bËc. §Æc biÖt lµ víi t¸c dông cña viÖc cæ phÇn ho¸, C«ng ty ®· thùc sù khëi s¾c, Traphaco trë thµnh mét th­¬ng hiÖu D­îc phÈm næi tiÕng, s¶n phÈm cña C«ng ty ®­îc rÊt nhiÒu ng­êi yªu mÕn vµ tin dïng. 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña C«ng ty. • NhiÖm vô chÝnh cña C«ng ty: C«ng ty Traphaco cã nhiÖm vô s¶n xuÊt, kinh doanh d­îc phÈm, tham gia cung øng nhu cÇu thuèc cho viÖc phßng vµ kh¸m ch÷a bÖnh cña toµn ngµnh giao th«ng vËn t¶i vµ nh©n d©n. Ngµnh nghÒ kinh doanh chÝnh lµ s¶n phÈm thuèc, mü phÈm, kinh doanh d­îc phÈm, kinh doanh trang thiÕt bÞ vËt t­ y tÕ, nu«i trång vµ chÕ biÕn d­îc liÖu. Thùc hiÖn khai th¸c thÞ tr­êng, tham gia ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång, thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ hîp t¸c víi c¸c C«ng ty trong vµ ngoµi n­íc. Theo ph­¬ng ch©m b×nh ®¼ng cïng cã lîi. Chuyªn gia kiÓm tra gi¸m s¸t c¸c kh©u kü thuËt cña s¶n phÈm, qu¶n lý c¬ së vËt chÊt, tµi s¶n, trang thiÕt bÞ cña C«ng ty. • Chøc n¨ng: Thu thËp nghiªn cøu, ph©n tÝch c¸c th«ng tin thÞ tr­êng, c¸c ho¹t ®éng cña C«ng ty ®Ó ®­a ra c¸c ý kiÕn ®iÒu chØnh, bæ sung vÒ chÝnh s¸ch ph©n phèi hµng ho¸ cña C«ng ty trªn thÞ tr­êng nh»m môc ®Ých t¨ng thu nhËp vµ n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm. Tæ chøc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch ph©n phèi ®· ®­îc gi¸m ®èc phª duyÖt. 3. M¹ng l­íi kh¸ch hµng: Víi sù ph¸t triÓn ngµy cµng lín m¹nh cña C«ng ty, m¹ng l­íi kh¸ch hµng cña TRAPHACO ngµy cµng më réng. S¶n phÈm cña TRAPHACO ®· cã mÆt t¹i 64 tØnh thµnh trong c¶ n­íc. TRAPHACO ®· x©y dùng ®­îc c¸c mèi quan hÖ quen thuéc víi rÊt nhiÒu kh¸ch hµng nh­: C«ng ty D­îc phÈm, D­îc liÖu NghÖ An. XÝ nghiÖp d­îc phÈm TW II. C«ng ty D­îc vµ Bé y tÕ Hµ TÜnh. XÝ nghiÖp d­îc liÖu TWI. C«ng ty D­îc Lµo Cai. ……… Khi thÞ tr­êng trong n­íc ®a b¾t ®Çu æn ®Þnh, th­¬ng hiÖu TRAPHACO ®· ®­îc rÊt nhiÒu ng­êi tin dïng. Con ®­êng tr­íc m¾t cña C«ng ty b©y giê lµ ®Õn víi thÞ tr­êng quèc tÕ. Trong thêi gian võa qua, C«ng ty TRAPHACO ®· cã nhiÒu ho¹t ®éng tÝch cùc ®Ó t×m thÞ tr­êng míi, ®èi t¸c míi trªn thÕ giíi vµ qu¶ng c¸o s¶n phÈm cña m×nh nh­: Tham gia héi chî t¹i Myanma, Nga, Ucraina,… §èi víi mét sè thÞ tr­êng khã tÝnh nh­: Hµn Quèc, Indonesia, Nam Phi,… TRAPHACO còng ®· cã nh÷ng b­íc th©m nhËp ban ®Çu khi chñ ®éng liªn hÖ vµ göi hµng mÉu, hå s¬ ®Õn c¸c ®èi t¸c ë ®©y. 4. Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. • KÕt qu¶ kinh doanh: Sau 4 n¨m cæ phÇn ho¸, tèc ®é t¨ng tr­ëng cña TRAPHACO lu«n duy tr× ë møc 25 - 35%/ n¨m, nép ng©n s¸ch t¨ng trung b×nh 59,8%/ n¨m. Tæng doanh thu n¨m 2003 lµ 314% so víi n¨m 1999 (Thêi ®iÓm ch­a cæ phÇn ho¸); doanh thu quý I n¨m 2004 ®¹t 28 tû ®ång ( T¨ng 30% so víi cuèi kú n¨m tr­íc). Nh÷ng thµnh tùu cña kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty sÏ ®­îc thÓ hiÖn râ h¬n qua b¶ng sau: §¬n vÞ: TriÖu ®ång ChØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 1. Tæng doanh thu 44.883 55.940 78.191 141.047 2. Doanh thu thuÇn 42.098 54.982 77.294 139.800 3.Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 2.898 13.078 16.353 57.663 4.Nép ng©n s¸ch 928 4.185 5.233 18.443 5.Lîi nhuËn sau thuÕ 1.970 8.893 11.112 39.190 6.Sè lao ®éng b×nh qu©n (ng­êi) 330 367 434 515 7.Thu nhËp b×nh qu©n/ ng­êi/ th¸ng 1,9 2,0 2,2 2,5 B¶ng sè liÖu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. •Nguån nh©n lùc: Kh¸c víi c¸c ngµnh nghÒ kinh doanh kh¸c, do tÝnh chÊt cña lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh d­îc phÈm lµ ch¨m sãc vµ ch÷a bÖnh cho con ng­êi nªn nã kh«ng chØ ®ßi hái ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i cã tri thøc ®a ngµnh mµ cßn ph¶i cã tÝnh nh©n ®¹o s©u s¾c. Do ®ã, chiÕn l­îc ®Çu t­ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc lu«n ®­îc c¸c cÊp l·nh ®¹o C«ng ty coi träng. Hµng n¨m, TRAPHACO thu hót hµng chôc d­îc sü ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc. §éi ngò nµy liªn tôc ®­îc ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i víi ng©n s¸ch hµng n¨m chiÕm 0,5% doanh thu. Ngoµi c¸c d­îc sü, TRAPHACO cßn cã mét ®éi ngò kü s­, cö nh©n kinh tÕ, luËt, mü thuËt,… vµ mét ®éi ngò c«ng nh©n víi tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng vµng. Sù ph¸t triÓn cña nguån nh©n lùc C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua sè liÖu sau: N¨m 1972: §éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn gåm 15 ng­êi ( Trong ®ã chØ cã 3 c¸n bé tr×nh ®é ®¹i häc). N¨m 1993: Tæng sè c«ng nh©n viªn gåm 50 ng­êi. §Õn nay: Tæng sè c«ng nh©n viªn cña C«ng ty ®· lªn tíi 560 ng­êi ( Trong ®ã 200 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc vµ 146 c¸n bé chuyªn ngµnh vÒ d­îc). • KÕt qu¶ kh¸c: ChÝnh ®­êng lèi chØ ®¹o ph¸t triÓn bÒn v÷ng mµ C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· thÓ hiÖn ®­îc m×nh trªn thÞ tr­êng. - Liªn tôc trong7 n¨m liÒn ®¹t danh hiÖu “ Hµng ViÖt Nam chÊt l­îng cao” do ng­êi tiªu dïng b×nh chän ( n¨m 1998 – 2004). - N¨m 1999 – 2001 C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®­îc thñ t­íng ChÝnh phñ n­íc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam tÆng b»ng khen vÒ thµnh tÝch ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. - Th¸ng 8 n¨m 2002 ®­îc chñ tÞch n­íc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam tÆng th­ëng hu©n ch­¬ng lao ®éng h¹ng 3. - Ngµy 01/ 09/2004 C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· nhËn ®­îc gi¶i th­ëng Sao vµng §Êt ViÖt vµ TRAPHACO lµ C«ng ty d­îc phÈm duy nhÊt ®­îc nhËn gi¶i th­ëng cao quý nµy. II. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc s¶n xuÊt vµ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 1. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. a. §Æc ®iÓm bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p qu¶n lý trùc tiÕp, tËp trung ®Ó gi¸m ®èc C«ng ty cã thÓ n¾m ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt vµ kinh doanh mét c¸ch kÞp thêi. b. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty bao gåm: - §¹i héi dång cæ ®«ng - Héi ®ång qu¶n trÞ - Gi¸m ®èc C«ng ty - Ban kiÓm so¸t - 7 Phßng ban chøc n¨ng - 1 Chi nh¸nh ë TP. Hå ChÝ Minh - 8 Ph©n x­ëng s¶n xuÊt Ban kiÓm so¸t §¹i héi ®ång cæ ®«ng Héi ®ång qu¶n trÞ BAN Gi¸m ®èc Phßng Kinh doanh Phßng kiÓm tra CL Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng Phßng nghiªn cøu & ph¸t triÓn Phßng KÕ ho¹ch Phßng TC - KT Phßng TC- HC PX thuèc tra m¾t PX thuèc n­íc PX thuèc mì, kem PX thùc nghiÖm PX bµo chÕ d­îc liÖu PX thuèc cæ truyÒn PX thuèc t©n d­îc Chi nh¸nh TP.HCM S¬ ®å1: Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. - §¹i héi ®ång cæ ®«ng: Gåm tÊt c¶ c¸c cæ ®«ng cã quyÒn biÓu quyÕt, ®©y lµ c¬ quan quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña C«ng ty cã quyÒn vµ nghÜa vô sau: s QuyÕt ®Þnh lo¹i cæ phÇn vµ sè cæ phÇn ®­îc chµo b¸n cña tõng lo¹i, quyÕt ®Þnh møc lîi tøc hµng n¨m cña tõng lo¹i cæ phÇn. s QuyÕt ®Þnh bæ sung, söa ®æi ®iÒu lÖ C«ng ty, trõ tr­êng hîp ®iÒu chØnh vèn ®iÒu lÖ do b¸n thªm cæ phÇn míi trong ph¹m vi sè l­îng cæ phÇn ®­îc quyÒn chµo b¸n t¹i ®iÒu lÖ C«ng ty. - Héi ®ång qu¶n trÞ: Lµ c¬ quan qu¶n lý C«ng ty, cã toµn quyÒn nh©n danh C«ng ty ®Ó quyÕt ®Þnh mäi vÊn ®Ò liªn quan ®Õn môc ®Ých, quyÒn lîi cña C«ng ty nh­ quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc ph¸t triÓn C«ng ty, quyÕt ®Þnh ph­¬ng ¸n ®Çu t­,…(Trõ nh÷ng vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña §¹i héi ®ång cæ ®«ng). - Ban kiÓm so¸t: Chøc n¨ng kiÓm tra tÝnh hîp lý vµ hîp ph¸p trong qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh trong ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n vµ b¸o c¸o tµi chÝnh, th­êng xuyªn th«ng b¸o víi héi ®ång qu¶n trÞ vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng, tham kh¶o ý kiÕn cña héi ®ång qu¶n trÞ khi tr×nh c¸c b¸o c¸o kÕt luËn vµ kiÕn nghÞ lªn ®¹i héi ®ång cæ ®«ng. - Gi¸m ®èc C«ng ty: Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh vµ cã quyÒn cao nhÊt vÒ c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh. Gi¸m ®èc lµ chñ tµi kho¶n, thùc hiÖn tr¶ l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: NhiÖm vô chÝnh cña phßng lµ bè trÝ, s¾p xÕp ®éi ngò c¸n bé. §µo t¹o, båi d­ìng, tuyÓn chän c¸n bé c«ng nh©n viªn, xö lý, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é cña Nhµ n­íc. - Phßng Kinh doanh: Lµ mét phßng quan träng cña C«ng ty cã nhiÖm vô tæ chøc thùc hiÖn viÖc mua, b¸n hµng ®¶m b¶o viÖc cung øng vËt t­ vµ s¶n phÈm ®­a ra thÞ tr­êng, dù b¸o cung cÇu, tham gia lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, thu thËp l­u tr÷ vµ xö lý, b¸o c¸o th«ng tin cho c¸c bé phËn kh¸c. - Phßng Tµi chÝnh – KÕ to¸n: Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau: Ÿ Ph¶n ¸nh, ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp mét c¸ch ®Çy ®ñ kÞp thêi, chÝnh x¸c. Ÿ Thu thËp, ph©n lo¹i, xö lý, tæng hîp sè liÖu vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty nh»m x¸c ®Þnh, cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho c¸c ®èi t­îng kh¸c. Ÿ Thùc hiÖn ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n, ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trong c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp. - Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng: NhiÖm vô chÝnh cña phßng lµ theo dâi, gi¸m s¸t vµ kiÓm tra chÊt l­îng ®Çu vµo, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt ra. - Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn: Lµm c«ng t¸c nghiªn cøu ph¸t triÓn s¶n xuÊt, nghiªn cøu thÞ tr­êng. - Phßng kiÓm tra chÊt l­îng: Cã nhiÖm vô kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi xuÊt dïng. - Phßng KÕ ho¹ch: LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, lªn lÖnh s¶n xuÊt vµ cung øng c¸c nguyªn liÖu ®Çu vµo. - Chi nh¸nh t¹i TP. Hå ChÝ Minh: T¹i ®©y C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· lËp mét v¨n phßng ®¹i diÖn ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¸c tØnh phÝa Nam, thu thËp th«ng tin cña kh¸ch hµng, cung cÊp vµ ph©n phèi hµng ho¸ cho kh¸ch hµng. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 2.1. C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty. C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO g«m 8 ph©n x­ëng chÝnh cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau, trong ®ã mçi ph©n x­ëng cã chøc n¨ng nhiÖm vô riªng: Ø Ph©n x­ëng thuèc t©n d­îc: Dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc d¹ng viªn nÐn, viªn nang, viªn bao ®­êng, bao film theo tiªu chuÈn GMP ASEAN (Asean good Manufacturing Practise) ®­îc ¸p dông trong ngµnh d­îc. Ø Ph©n x­ëng thuèc cæ truyÒn: Dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc cæ truyÒn. Ø Ph©n x­ëng thuèc kem, mì: Dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc mì, kem ë d¹ng tuýp. Ø Ph©n x­ëng thùc nghiÖm: nghiªn cøu s¶n xuÊt c¸c lo¹i s¶n phÈm míi, qua qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm, sau khi hoµn thµnh sÏ chuyÓn sang s¶n xuÊt chÝnh thøc lo¹i s¶n phÈm hoµn chØnh, ®­a ra thÞ tr­êng tiªu thô. Ø Ph©n x­ëng thuèc n­íc: S¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc ë d¹ng n­íc nh­: Thuèc nhá mòi, n­íc cÊt,… Ø Ph©n x­ëng thuèc tra m¾t: Lµ n¬i s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc ®Ó ch÷a trÞ c¸c bÖnh vÒ m¾t. Ø Ph©n x­ëng bµo chÕ d­îc liÖu: NhiÖm vô cña ph©n x­ëng nµy lµ bµo chÕ c¸c lo¹i d­îc liÖu tõ d¹ng th« sang d¹ng tinh. 2.2. §Æc ®iÓm vÒ quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty. Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty lµ quy tr×nh gi¶n ®¬n, khÐp kÝn tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi cïng. Mçi ph©n x­ëng s¶n xuÊt theo mét d©y chuyÒn c«ng nghÖ khÐp kÝn gåm 3 giai ®o¹n sau: w Giai ®o¹n chuÈn bÞ s¶n xuÊt: C¨n cø vµo lÖnh s¶n xuÊt mµ tæ tr­ëng tæ pha chÕ cã nhiÖm vô chuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc nh­: ViÕt phiÕu lÜnh vËt t­, vµo kho lÜnh vËt t­ ( Ph¶i c©n ®ong, ®o ®Õm thËt chÝnh x¸c) cã sù gi¸m s¸t cña kü thuËt viªn n»m t¹i ph©n x­ëng s¶n xuÊt. ChuÈn bÞ dông cô, trang bÞ b¶o hé cho c«ng nh©n s¶n xuÊt. w Giai ®o¹n s¶n xuÊt: Tæ tr­ëng tæ s¶n xuÊt, kü thuËt viªn ph¶i trùc tiÕp gi¸m s¸t c¸c c«ng viÖc pha chÕ ®Çu tiªn mµ c«ng nh©n b¾t ®Çu lµm, cÇn thiÕt cã thÓ chia thµnh c¸c mÎ nhá sau ®ã ph¶i trén ®Òu theo l«. TÊt c¶ c¸c c«ng viÖc nµy ®Òu ®­îc phßng kü thuËt qu¶n lý cã hå s¬ l«. Khi pha chÕ xong, kü thuËt viªn ph¶i kiÓm tra b¸n thµnh phÈm, nÕu ®¹t tiªu chuÈn ngµnh quy ®Þnh th× c«ng viÖc tiÕp theo míi ®­îc tiÕn hµnh tiÕp. w Giai ®o¹n kiÓm nghiÖm, nhËp kho thµnh phÈm: Khi chuyÓn vÒ tæ ®ãng gãi, kü thuËt viªn b¾t ®Çu kiÓm nghiÖm thµnh phÈm ®¹t tiªu chuÈn kü thuËt vµ ph¶i cã phiÕu kiÓm nghiÖm. Sau ®ã, míi tiÕn hµnh ®ãng gãi nhËp kho thµnh phÈm. KiÓm so¸t, kiÓm nghiÖm b¸n thµnh phÈm, gi¸m s¸t thùc hiÖn quy tr×nh kü thuËt KiÓm nghiÖm thµnh phÈm Nguyªn liÖu, phô liÖu ®· qua kiÓm tra ®¹t tiªu chuÈn NhËp kho §ãng gãi S¶n xuÊt, pha chÕ XuÊt nguyªn liÖu, phô liÖu LÖnh s¶n xuÊt S¬ ®å2: S¬ ®å tæ chøc s¶n xuÊt chung cña C«ng ty. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. I. §Æc ®iÓm bé m¸y tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty. §Ó phï hîp víi ®Þa bµn ho¹t ®éng, yªu cÇu qu¶n lý bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc x©y dùng theo m« h×nh võa tËp trung võa ph©n t¸n. H×nh thøc tæ chøc nµy rÊt phï hîp víi t×nh h×nh hiÖn t¹i cña C«ng ty: §Þa ®iÓm s¶n xuÊt ph©n t¸n, ®Þa bµn ho¹t ®éng réng, nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu,… HiÖn nay toµn C«ng ty gåm 18 kÕ to¸n vµ phßng kÕ to¸n trung t©m ®­îc ®Æt t¹i 75- Yªn Ninh – Ba §×nh – Hµ Néi bao gåm 6 kÕ to¸n viªn vµ 1 kÕ to¸n tr­ëng. T¹i ®©y c«ng t¸c kÕ to¸n ®· ®­îc c¬ giíi ho¸, mçi kÕ to¸n viªn ®Òu ®­îc trang bÞ mét m¸y vi tÝnh vµ phßng kÕ to¸n cã 02 m¸y in. Sau ®©y lµ s¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty: KÕ to¸n tr­ëng Phßng kÕ to¸n trung t©m t¹i 75 – Yªn Ninh Nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu tõ c¸c c¬ së KÕ to¸n tiÒn l­¬ng,BHXH KÕ to¸n b¸n hµng KÕ to¸n TM, TGNH Thñ quü Bé phËn KT t¹i chi nh¸nh TP.HCM KÕ to¸n vËt t­, TSC§ KÕ to¸n tæng hîp S¬ ®å 3: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cô thÓ cña c¸c kÕ to¸n nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng: Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt vÒ ho¹t ®éng kÕ to¸n cña C«ng ty. Lµ ng­êi tæ chøc, ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n, tham m­u cho ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Bé phËn kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh thµnh phè Hå ChÝ Minh: Thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng cña C«ng ty t¹i TP Hå ChÝ Minh vµ c¸c tØnh phÝa Nam. §Þnh kú göi c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, thèng kª kÕ to¸n vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m. Nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c c¬ së ( 102- Th¸i ThÞnh, nhµ m¸y ®«ng d­îc V¨n L©m,… ): Thùc hiÖn c¸c phÇn hµnh c«ng viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c c¬ së, ®Þnh kú chuyÓn chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m. T¹i phßng kÕ to¸n trung t©m: Ÿ KÕ to¸n tæng hîp: KÕ to¸n tæng hîp kiªm phã phßng kÕ to¸n trung cã nhiªm vô sau: + Tæng hîp, tÝnh gi¸ thµnh s¶n xuÊt. + Ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty. + Tæng hîp sè liÖu tõ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. +Trùc tiÕp b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty. • KÕ to¸n vËt t­, TSC§: +Vµo sæ chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§. +Theo dâi khÊu hao TSC§. +LËp b¸o c¸o tæng hîp t¨ng gi¶m TSC§. +Vµo sæ tæng hîp nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. +H¹ch to¸n còng nh­ vµo sæ chi tiÕt theo dâi nhËp, xuÊt, tån vËt t­. • KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng: + Theo dâi, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng. +Thùc hiÖn viÖc giao dÞch víi ng©n hµng vµ víi c¸c bé phËn kh¸c cã liªn quan. +LËp vµ hoµn chØnh c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn mÆt, TGNH. • KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, BHXH vµ c¸c kho¶n thanh to¸n kh¸c: C¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng vµ b¶ng l­¬ng cña C«ng ty ®Ó tÝnh l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty, theo dâi viÖc trÝch lËp vµ sö dông BHXH, BHYT, KPC§. • KÕ to¸n b¸n hµng: Cã nhiÖm vô theo dâi h¹ch to¸n t×nh h×nh biÕn ®éng cña thµnh phÈm trªn c¶ hai sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Theo dâi vµ ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm, t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng. • Thñ quü: Cã nhiÖm vô theo dâi qu¸ tr×nh thu, chi tiÒn mÆt, lËp c¸c b¸o c¸o thu chi hµng th¸ng, chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ xuÊt quü tiÒn mÆt. 2. ChÝnh s¸ch kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. w Niªn ®é kÕ to¸n: B¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12. w §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n vµ nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p chuyÓn ®æi c¸c ®ång ngo¹i tÖ kh¸c: Sö dông §ång ViÖt Nam (VND) ghi chÐp vµ h¹ch to¸n. Khi quy ®æi ®ång tiÒn kh¸c: C¨n cø vµo tû gi¸ ngo¹i tÖ do ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. w H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: NhËt ký chung w Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n TSC§: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ TSC§. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông vµ c¸c tr­êng hîp khÊu hao ®Æc biÖt: ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao ®­êng th¼ng theo quyÕt ®Þnh sè 166/1999/Q§ - BTC. w Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ hµng tån kho: Theo gi¸ trÞ thùc tÕ Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú: §¸nh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. w TrÝch lËp vµ hoµn nhËp dù phßng: C¨n cø vµo gi¸ trÞ hµng tån kho Møc ®é t¨ng, gi¶m gi¸ trªn thÞ tr­êng 3. §Æc ®iÓm hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n, sæ s¸ch, BCTC t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« lín, ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n theo quyÕt ®Þnh sè 1141TC/ C§KT ngµy 1/ 11/ 1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh ®· söa ®æi bæ sung. ª HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: HÖ thèng chøng tõ hiÖn t¹i cña C«ng ty bao gåm hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc vµ hÖ thèng chøng tõ h­íng dÉn, ®­îc x©y dùng dùa trªn hÖ thèng chøng tõ do Bé Tµi chÝnh ban hµnh. Trong ®ã, hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc ®­îc C«ng ty tu©n thñ theo ®óng chÕ ®é, cßn chøng tõ h­íng dÉn vÉn cã ®ñ nh÷ng yÕu tè quy ®Þnh cña chøng tõ vµ cã thªm mét sè chØ tiªu kh¸c phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý. Ngoµi ra, C«ng ty kh«ng xin c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc më thªm chøng tõ nµo theo mÉu riªng. ª HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: HÖ thèng tµi kho¶n hiÖn t¹i cña C«ng ty ®­îc x©y dùng dùa trªn: HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt ¸p dông cho c¸c Doanh nghiÖp do Bé Tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141TC/ Q§/ C§KT ngµy 01/ 01/1995 ®· ®­îc söa ®æi bæ sung. Yªu cÇu qu¶n lý, ®iÒu kiÖn hiÖn t¹i vµ ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt ngµnh nghÒ kinh doanh cña TRAPHACO. HiÖn nay C«ng ty ¸p dông 56 tµi kho¶n cÊp 1 trong hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n do Bé Tµi chÝnh ban hµnh, cßn l¹i 20 tµi kho¶n cÊp 1 kh«ng sö dông nh­: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sö dông 376 tµi kho¶n cÊp 2; 21 tµi kho¶n cÊp 3; kh«ng cã tµi kho¶n cÊp 4, cÊp 5. ª §Æc ®iÓm tæ chøc sæ kÕ to¸n: C«ng ty lùa chän h×nh thøc nhËt ký chung ®Ó tæ chøc sæ kÕ to¸n cho ®¬n vÞ m×nh. Theo h×nh thøc nµy, hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra hîp ph¸p, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y vµ gâ lÖnh víi ch­¬ng tr×nh cµi s½n, m¸y tÝnh tù ®éng tËp hîp vµo Sæ NhËt ký chung sau ®ã m¸y sÏ tù ®éng ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n liªn quan. §èi víi c¸c ®èi t­îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× kÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ gèc më sæ chi tiÕt trªn m¸y vµ vµo sæ. Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo sæ chi tiÕt nµy kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp B¶ng tæng hîp chi tiÕt vµ c¨n cø vµo Sæ c¸i ®Ó lËp B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh. Sau ®ã ®èi chiÕu sè liÖu cña B¶ng tæng hîp chi tiÕt víi c¸c sè liÖu ghi chÐp trªn Sæ c¸i. Cuèi kú, m¸y sÏ tæng hîp sè liÖu vµ ®­a ra c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. H×nh thøc nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc M¸y tÝnh NhËt ký chung Sæ c¸i B¸o c¸o TC B¶ng c©n ®èi PS Sæ (ThÎ) kÕ to¸n chi tiÕt NK §Æc biÖt S¬ ®å4: S¬ ®å vÒ h×nh thøc nhËt ký chung Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi ®Þnh kú : §èi chiÕu kiÓm tra ª HÖ thèng B¸o c¸o tµi chÝnh: C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· sö dông ®Çy ®ñ c¶ 4 lo¹i BCTC. - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (MS B01 – DN) - B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh (Ms B02 – DN) - ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh (MS B09 – BN) - B¸o c¸o lu©n chuyÓn tiÒn tÖ (MS B03 – DN) 4. PhÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. N¨m 1995 C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· tiÕn hµnh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n FAST ACCOUNTING. §©y lµ phÇn mÒm cã nhiÒu ­u viÖt vµ tá ra rÊt phï hîp víi ®Æc ®iÓm, yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty. Quy tr×nh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty ®­îc m« t¶ qua s¬ ®å: Chøng tõ ban ®Çu NhËp d÷ liÖu vµo MVT C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ kÕ to¸n tæng hîp Xö lý tù ®éng theo quy tr×nh S¬ ®å5: S¬ ®å quy tr×nh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty. II. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu vµ b¸o c¸o kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 1. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. Sau ®©y lµ mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu t¹i C«ng ty. KÕ to¸n vËt t­: Ÿ §Æc ®iÓm: VËt t­ bao gåm c¸c yÕu tè vËt liÖu, c«ng cô, dông cô. VËt liÖu lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt ho¸. VËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt kinh doanh nhÊt ®Þnh vµ toµn bé gi¸ trÞ vËt liÖu ®­îc chuyÓn hÕt mét lÇn vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. T¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO vËt liÖu ®­îc tæ chøc rÊt da d¹ng vµ phong phó nªn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc qu¸n triÖt theo nguyªn t¾c sau: - VËt liÖu ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo tõng thø, tõng lo¹i - VËt liÖu ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ Do nh÷ng s¶n phÈm C«ng ty s¶n xuÊt ra nh»m ch¨m sãc søc khoÎ céng ®ång nªn C«ng ty rÊt chó träng ®Õn chÊt l­îng cña nguyªn vËt liÖu.Nh÷ng nguyªn vËt liÖu C«ng ty mua vÒ ®Òu tr¶i qua qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm rÊt chÆt chÏ ®¶m b¶o ®­îc nh÷ng tiªu chuÈn mµ C«ng ty ®Ò ra. §ång thêi, nh÷ng s¶n phÈm cña C«ng ty chñ yÕu ®­îc t¹o ra tõ nguån d­îc liÖu thiªn nhiªn nh­: ChÌ d©y, tái, gõng, nghÖ, ... nªn viÖc tæ chøc mua nguyªn vËt liÖu rÊt ®­îc C«ng ty chó träng. §èi víi nh÷ng d­îc liÖu mang tÝnh thêi vô nh­: chÌ d©y, gõng,… C«ng ty tæ chøc mua theo thêi vô nh»m ®¶m b¶o ®ñ chÊt l­îng vµ sè l­îng d÷ tr÷ cho s¶n xuÊt còng nh­ hiÖu qu¶ kinh tÕ do viÖc mua ®óng thêi vô ®­a l¹i. C«ng cô, dông cô lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng kh«ng ®ñ tiªu chuÈn vÒ gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông quy ®Þnh ®Ó xÕp vµo tµi s¶n cè ®Þnh. C«ng cô, dông cô mang ®Çy ®ñ ®Æc ®iÓm nh­ tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh tham gia nhiÒu chu kú kinh doanh, gi¸ trÞ hao mßn dÇn trong qu¸ tr×nh sö dông, gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu cho ®Õn lóc h­ háng. Ÿ Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n kiÓm nhËn vËt t­. QuyÕt ®Þnh nhËn vËt t­. PhiÕu nhËp kho. PhiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. LÖnh xuÊt. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm. Ho¸ ®¬n mua hµng. ThÎ kho. Ÿ Tµi kho¶n sö dông: - TK 152 – “Nguyªn liªu, vËt liÖu” §­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: - TK 1521 - “Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh”. - TK 1522 – “Nguyªn liÖu, vËt liÖu phô”. - TK 151 – “Hµng mua ®ang ®i ®­êng” - TK 153 – “C«ng cô, dông cô” §­îc chi tiÕt thµnh 3 tiÓu kho¶n: TK 1531 –“C«ng cô, dông cô”. TK 1532 –“Bao b× lu©n chuyÓn”. TK 1533 – “§å dïng cho thuª”. Vµ mét sè TK cã liªn quan nh­: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sæ s¸ch sö dông: Sæ c¸i TK 1521, TK 1522,… Sæ nhËt ký chung B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån. Sæ chi tiÕt vËt t­. Sæ chi tiÕt Tk 152, TK 153… • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: *§èi víi tr­êng hîp nhËp vËt t­: Ng­êi nhËp vËt t­ §Ò nghÞ nhËp Ban kiÓm nghiÖm KiÓm nghiÖm vËt t­, lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm Tr­ëng phßng §BCL, P.G§ SX C¸n bé cung tiªu Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho QuyÕt ®Þnh nhËp vËt t­ KÕ to¸n vËt t­ Ghi sæ, b¶o qu¶n, l­u tr÷ KiÓm nhËn vËt t­ Ký phiÕu nhËp kho LËp phiÕu nhËp kho S¬ ®å : Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®èi víi tr­êng hîp nhËp vËt t­. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ nh­ sau: B­íc 1: Ng­êi nhËp vËt t­ ®Ò nghÞ ®­îc nhËp vËt t­. B­íc 2: Ban kiÓm nghiÖm thuéc phßng §¶m b¶o chÊt l­îng sÏ tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm vËt t­ vµ lËp Biªn b¶n kiÓm nghiÖm. B­íc 3: C¨n cø vµo Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, Tr­ëng phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt ký duyÖt quyÕt ®Þnh nhËp vËt t­. B­íc 4: Sau khi cã quyÕt ®Þnh nhËp vËt t­, c¸n bé cung tiªu tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: L­u t¹i quyÓn. Liªn 2: Giao cho ng­êi nhËp vËt t­. Liªn 3: Lu©n chuyÓn gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n. B­íc 5: Phô tr¸ch cung tiªu ký phiÕu nhËp kho. B­íc 6: Thñ kho thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm nhËn vËt t­ theo ph­¬ng thøc kiÓm kª. - Ghi sè thùc nhËp vµo phiÕu nhËp kho. - Ký phiÕu nhËp kho, chuyÓn 1 liªn cho ng­êi nhËp hµng. - Ghi thÎ kho. - §Þnh kú chuyÓn chøng tõ vÒ cho kÕ to¸n B­íc 7: KÕ to¸n vËt t­ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm tra chøng tõ. - Ghi ®¬n gi¸ tÝnh thµnh tiÒn vµo phiÕu nhËp vËt t­. - §Þnh kho¶n vµ ghi sæ. - B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ chøng tõ. * §èi víi tr­êng hîp xuÊt vËt t­: Trong C«ng ty TRAPHACO xuÊt vËt t­ chñ yÕu ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt vµ sau ®©y lµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ trong tr­êng hîp xuÊt vËt t­. N¬i cã nhu Phã gi¸m ®èc Bé phËn Phô tr¸ch cÇu vËt t­ s¶n xuÊt cung tiªu cung tiªu ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) Xin xuÊt b»ng DuyÖt xuÊt LËp phiÕu Ký phiÕu Chøng tõ xuÊt kho XuÊt kho Thñ kho KÕ to¸n vËt t­ ( 5) (6) B¶o qu¶n L­u tr÷ (7) XuÊt hµng Ghi sæ B­íc 1: Bé phËn cã nhu cÇu vËt t­ ®Ò nghÞ ®­îc xuÊt vËt t­ b»ng giÊy xin xuÊt vËt t­. B­íc 2: Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt xem xÐt vµ ký duyÖt vµo giÊy xin xuÊt vËt t­. B­íc 3: C¨n cø vµo giÊy xin xuÊt vËt t­ ®­¬c duyÖt, Bé phËn cung tiªu lËp phiÕu xuÊt kho. PhiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn. - Liªn 1: L­u t¹i quyÓn. - Liªn 2 vµ liªn 3 lu©n chuyÓn sau ®ã giao cho ng­êi nhËn vËt t­ 1 liªn, liªn cßn l¹i chuyÓn cho kÕ to¸n. B­íc 4: Phô tr¸ch bé phËn cung tiªu tiÕn hµnh ký phiÕu xuÊt kho. B­íc 5: Thñ kho c¨n cø vµo giÊy xin xuÊt vËt t­ vµ phiÕu xuÊt kho, thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: kiÓm so¸t hµng xuÊt b»ng ph­¬ng ph¸p kiÓm kª. Ghi sè thùc xuÊt vµo phiÕu ( NÕu cã sù chªnh lÖch víi sè ë cét chøng tõ). Cïng víi ng­êi nhËn vËt t­ ký vµo phiÕu xuÊt kho, sau ®ã chuyÓn 1 liªn cho ng­êi nhËn vËt t­. Ghi thÎ kho. ChuyÓn liªn cßn l¹i cho kÕ to¸n. B­íc 6: KÕ to¸n vËt t­ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: C¨n cø ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt ®Ó ghi ®¬n gi¸ vµo phiÕu xuÊt kho. §Þnh kho¶n, ghi sæ tæng hîp vµ chi tiÕt. B­íc 7: B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ liªn quan. KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh (TSC§): Ÿ §Æc ®iÓm: Tµi s¶n cè ®Þnh lµ nh÷ng tµi s¶n cã ®ñ tiªu chuÈn theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ TSC§, tham gia nhiÒu chu kú SXKD. TSC§ vÉn gi÷ nguyªn h×nh th¸i vÊt chÊt ban ®Çu cho tíi khi h­ háng. Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, TSC§ bÞ hao mßn dÇn vµ gi¸ trÞ cña nã ®­îc chuyÓn dÞch tõng phÇn vµo chi phÝ kinh doanh. HiÖn nay t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO cã 427 TSC§ trong ®ã chñ yÕu lµ nhµ x­ëng, m¸y ®ãng gãi, m¸y trén, m¸y dËp viªn, m¸y sÊy tÇng s«i,… Ÿ Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ThÎ TSC§ Biªn b¶n giao nhËn TSC§ s÷a ch÷a lín hoµn thµnh Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ( chøng tõ nµy ph¶i ®i kÌm víi biªn b¶n kiÓm kª TSC§ ) - QuyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc vÒ sù t¨ng, gi¶m TSC§ trong C«ng ty. - Biªn b¶n thanh lý TSC§. - C¸c chøng tõ khÊu hao TSC§ bao gåm: + B¶ng tÝnh khÊu hao TSC§. + B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§. + B¶ng ®¨ng ký møc trÝch khÊu hao TSC§ Ÿ Tµi kho¶n sö dông: TK 211 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2111 – “ §Êt ”. + TK 2112 – “ Nhµ cöa vËt kiÕn tróc ”. + TK 2113 – “ M¸y mãc thiÕt bÞ ”. + TK 2114 – “ Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i truyÒn dÉn ”. + TK 2115 – “ ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý ”. + TK 2118 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh kh¸c ”. - TK 212 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh”. TK 213 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2131 – “ QuyÒn sö dông ®Êt ”. + TK 2132 – “ Chi phÝ thµnh lËp, chuÈn bÞ SX ”. + TK 2133 – “ B»ng ph¸t minh s¸ng chÕ ”. + TK 2134 – “ Chi phÝ nghiªn cøu ph¸t triÓn ”. + TK 2135 – “ Chi phÝ vÒ lîi thÕ th­¬ng m¹i ”. + TK 2138 – “ TSC§ v« h×nh kh¸c ”. TK 214 – “ Hao mßn TSC§”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2141 – “ Hao mßn TSC§ h÷u h×nh ”. + TK 2142 – “ Hao mßn TSC§ ®i thuª tµi chÝnh ”. + TK 2143 – “ Hao mßn TSC§ v« h×nh ”. Vµ mét sè TK liªn quan nh­: 621; 627; 111; 112;… • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: * §èi víi tr­êng hîp t¨ng TSC§. Ban gi¸m ®èc Héi ®ång giao KÕ to¸n TSC§ nhËn TSC§ (1) (2) (3) B¶o qu¶n L­u tr÷ QuyÕt ®Þnh t¨ng - Giao nhËn TSC§ - LËp thÎ TSC§ TSC§ - LËp c¸c Biªn b¶n - LËp b¶ng tÝnh Giao nhËn TCS§ khÊu hao - §Þnh kho¶n, ghi sæ. B­íc 1: Ban gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh t¨ng TSC§. B­íc 2: Héi ®ång giao nhËn TSC§ tiÕn hµnh kiÓm tra TSC§ vµ lËp c¸c biªn b¶n cho tõng tr­êng hîp cô thÓ sau: Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ( MS 02-TSC§): Nh»m x¸c ®Þnh viÖc giao nhËn TSC§ sau khi x©y dùng hoµn thµnh, mua s¾m, ®­îc biÕu tÆng, … Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, mçi bªn ( giao, nhËn ) gi÷ 1 b¶n. - Biªn b¶n giao nhËn TSC§ söa ch÷a lín hoµn thµnh (MS 04 – TSC§): Biªn b¶n nµy lµ chøng tõ theo dâi s÷a chøa lín hoµn thµnh kÓ c¶ s÷a ch÷a n©ng cÊp. Biªn b¶n nµy ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, hai bªn giao vµ nhËn cïng ký vµ mçi bªn gi÷ 1 b¶n, sau ®ã kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt vµ chuyÓn cho kÕ to¸n TSC§. - Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ( MS 05- TSC§): Lµ chøng tõ theo dâi viÖc ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, chøng tõ nµy ph¶i ®i kÌm víi biªn b¶n kiÓm kª. Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, 1 b¶n l­u t¹i phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n vµ 1 b¶n l­u cïng víi hå s¬ kü thuËt cña TSC§ B­íc 3: C¸c biªn b¶n ®· lËp ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n TSC§ vµ kÕ to¸n TSC§ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: LËp thÎ TSC§. LËp b¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao. Ghi sæ chi tiÕt vµ tæng hîp TSC§. B­íc 4: TiÕn hµnh b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ ®· lËp. * §èi víi tr­êng hîp gi¶m TSC§: Ban gi¸m ®èc Héi ®ång ®¸nh KÕ to¸n TSC§ gi¸ l¹i ( hoÆc ban thanh lý TSC§) B¶o qu¶n L­u tr÷ (1) (2) (3) (4) QuyÕt ®Þnh gi¶m LËp c¸c biªn b¶n - Huû thÎ TSC§ TSC§ liªn quan - Ghi sæ B­íc 1: Ban gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh gi¶m TSC§. TSC§ trong C«ng ty gi¶m do nhiÒu nguyªn nh©n nh­ng cã 2 nguyªn nh©n chñ yÕu lµ: TSC§ gi¶m do thanh lý. TSC§ gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i. B­íc 2: Ta xÐt 2 tr­êng hîp chñ yÕu sau: TH 1: TSC§ gi¶m do thanh lý Khi ph¸t hiÖn 1 TSC§ trong C«ng ty ®· qu¸ cò kh«ng sö dông ®­îc Ban gi¸m ®èc C«ng ty ra quyÕt ®Þnh thanh lý TSC§ vµ lËp ra Ban thanh lý TSC§ nh»m xem xÐt: HiÖn tr¹ng TSC§, gi¸ trÞ hao mßn vµ gi¸ trÞ cßn l¹i cña TSC§. Biªn b¶n thanh lý ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña tr­ëng ban thanh lý, kÕ to¸n tr­ëng vµ gi¸m ®èc C«ng ty. TH 2: TSC§ gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i Khi cã quyÕt ®Þnh ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, C«ng ty ph¶i thµnh lËp Héi ®ång ®¸nh gi¸ l¹i TSC§. Sau khi ®¸nh gi¸ xong, Héi ®ång cã tr¸ch nhiÖm lËp biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ghi râ ®Çy ®ñ c¸c néi dung, cã ®Çy ®ñ ch÷ ký vµ hä tªn cña c¸c thµnh viªn trong héi ®ång. B­íc 3: C¨n cø vµo c¸c biªn b¶n chuyÓn vÒ, kÕ to¸n TSC§ sÏ tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc sau: Huû thÎ TSC§. §Þnh kho¶n. Ghi sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. B­íc 4: KÕ to¸n TSC§ tiÕn hµnh b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ ®· lËp. Ÿ Sæ s¸ch sö dông: Sæ c¸i c¸c TK 211,214… Sæ NhËt ký chung. Sæ TSC§. Cuèi n¨m, kÕ to¸n TSC§ sÏ lËp B¸o c¸o t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§ vµ b¸o c¸o khÊu hao TSC§ tr×nh lªn ban gi¸m ®èc. Ÿ Quy tr×nh ghi sæ: Sau khi kÕ to¸n viªn tiÕn hµnh nhËp d÷ liÖu tõ chøng tõ ban ®Çu vµo m¸y vi tÝnh, m¸y sÏ tiÕn hµnh tù ®éng ghi sæ theo quy tr×nh sau: Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ Sæ NhËt ký chung ThÎ TSC§ Sæ c¸i TK 211,213,214 Sæ chi tiÕt TSC§ B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§ B¶ng c©n ®èi sè PS S¬ ®å 7: Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n TSC§ t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu kiÓm tra 1.3. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng: Ÿ §Æc ®iÓm: TiÒn l­¬ng chÝnh lµ phÇn thu lao lao ®éng ®­îc biÓu hiÖn b»ng tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng c¨n cø vµo thêi gian, khèi l­îng vµ chÊt l­îng c«ng viÖc cña hä. VÒ b¶n chÊt tiÒn l­¬ng lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn cña gi¸ c¶ søc lao ®éng, mÆt kh¸c tiÒn l­¬ng cßn lµ ®ßn bÈy kinh tÕ ®Ó khuyÕn khÝch tinh thÇn h¨ng h¸i lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, ngoµi ra tiÒn l­¬ng cßn lµ bé phËn cÊu thµnh nªn chi phÝ s¶n xuÊt ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Do ®ã tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng lu«n lµ vÊn ®Ò ®­¬c C«ng ty hÕt søc quan t©m. Ÿ Chøng tõ sö dông: - QuyÕt ®Þnh tuyÓn dông, bæ nhiÖm, thuyªn chuyÓn, … B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng. B¶ng chÊm c«ng. B¶ng thanh to¸n tiÒn th­ëng. PhiÕu nghØ h­ëng b¶o hiÓm x· héi. PhiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc c«ng viÖc hoµn thµnh. ….. Ÿ Tµi kho¶n sö dông: TK 334- “Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn”. §­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: + TK 3341 – “ Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ”. + TK 3342 – “ Ph¶i tr¶ lao ®éng thuª ngoµi ”. - TK 335 – “ Chi phÝ ph¶i tr¶”. TK 338 – “Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 3382 – “ Kinh phÝ c«ng ®oµn ”. + TK 3383 – “ B¶o hiÓm x· héi ”. + TK 3383 – “ B¶o hiÓm y tÕ ”. + TK 3388 – “ Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c ”. Ngoµi ra, cßn sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 621, TK 627, TK111,… Ÿ Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ. Bé phËn kÕ to¸n N¬i sö dông lao ®éng theo dâi Phßng tæ chøc hµnh chÝnh X¸c ®Þnh: C¬ cÊu, ®Þnh møc, ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng LËp: Chøng tõ thanh to¸n l­¬ng, BHXH… LËp:+B¶ng chÊm c«ng +C¸c chøng tõ theo dâi kÕt qu¶ lao ®éng Ra quyÕt ®Þnh vÒ L§, TL, th­ëng, phô cÊp Ghi sæ Thêi gian L§ KÕt qu¶ L§ * N¬i sö dông lao ®éng: H»ng ngµy qu¶n ®èc c¸c ph©n x­ëng, tr­ëng c¸c phßng ban hoÆc ng­êi cã tr¸ch nhiÖm sÏ theo dâi kÕt qu¶ lao ®éng, thêi gian lao ®éng, thùc tÕ vµ tiÕn hµnh lËp b¶ng chÊm c«ng cho tõng ng­êi trong bé phËn m×nh. Cuèi th¸ng, ng­êi chÊm c«ng tÝnh ra sè ngµy lµm viÖc, sè s¶n phÈm hoµn thµnh vµ lËp b¶ng tæng hîp chÊm c«ng. Sau ®ã chuyÓn b¶ng tæng hîp chÊm c«ng cïng c¸c chøng tõ ®i kÌm theo nh­ giÊy nghØ èm, giÊy c«ng t¸c, …. VÒ phßng Tæ chøc hµnh chÝnh. * Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh sÏ xem xÐt c¸c giÊy tê, c¸c chøng tõ do n¬i sö dông lao ®éng chuyÓn vÒ nh»m x©y dùng c¬ cÊu lao ®éng, ®Þnh møc, ®¬n gi¸ l­¬ng vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ l­¬ng, th­ëng, phô cÊp cho tõng c¸n bé c«ng nh©n viªn. * T¹i phßng KÕ to¸n: T¹i ®©y kÕ to¸n tiÒn l­¬ng sÏ kiÓm tra c¸c chøng tõ do phßng Tæ chøc hµnh chÝnh chuyÓn sang, tiÕn hµnh lËp c¸c chøng tõ thanh to¸n l­¬ng,th­ëng, phô cÊp…tr×nh lªn kÕ to¸n tr­ëng vµ ban gi¸m ®èc C«ng ty ký duyÖt. Sau khi c¸c giÊy tê cÇn thiÕt ®· ®­îc ký duyÖt, Thñ quü c¨n cø vµo phiÕu chi vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan tiÕn hµnh thanh to¸n l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo c¸c sæ cã liªn quan. Ÿ Sæ kÕ to¸n sö dông: Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 334, 338,… Sæ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn, ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c,… ………… Ÿ Quy tr×nh ghi sæ: KÕ to¸n viªn nhËp d÷ liÖu ban ®Çu vµo m¸yvµ m¸y vi tÝnh sÏ tù ®éng ghi sæ theo quy tr×nh sau. Chøng tõ ban ®Çu Sæ NhËt ký chung B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ chi tiÕt TK 334,335,338,.. B¸o c¸o TC B¶ng c©n ®èi sè PS Sæ c¸i TK 334,338,… S¬ ®å 8: Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : §èi chiÕu kiÓm tra 1.4. KÕ to¸n b¸n hµng: • §Æc ®iÓm: B¸n hµng lµ kh©u cuèi cïng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Khi thùc hiÖn qu¸ tr×nh b¸n hµng vèn cña doanh nghiÖp chuyÓn tõ h×nh th¸i hµng ho¸ sang h×nh th¸i gi¸ trÞ. §©y lµ ho¹t ®éng chñ yÕu vµ th­êng xuyªn cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO • Chøng tõ sö dông: PhiÕu xuÊt kho. Hîp ®ång kinh tÕ, hîp ®ång cung cÊp. B¸o c¸o b¸n hµng. PhiÕu thu, giÊy b¸o cã. ….. • Tµi kho¶n sö dông: -TK 511, 155, 131, 632, 33311,… • Sæ kÕ to¸n sö dông: Sæ chi tiÕt hµng tån kho. Sæ chi tiÕt theo dâi gi¸ vèn hµng b¸n. Sæ chi tiÕt theo dâi doanh thu b¸n hµng. Sæ nhËt ký mua hµng. Sæ nhËt ký chung. Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 155, 131, …. ….. • Quy tr×nh ghi sæ: Sau khi kÕ to¸n viªn nhËp d÷ liÖu vµo m¸y vi tÝnh, m¸y sÏ tù ®éng ghi sæ theo quy tr×nh sau: Chøng tõ ban ®Çu NhËt ký chung NhËt ký b¸n hµng Sæ chi tiÕt HTK, GV, DT,… Sæ c¸i c¸c TK 155,156,157,632,.. B¶ng tæng chi tiÕt hµng b¸n B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi sè PS S¬ ®å 9: Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ghi chó: : Ghi hµng ngµy. : Ghi ®Þnh kú. : §èi chiÕu kiÓm tra. 6. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: 2. Tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n lµ “ s¶n phÈm” cuèi cïng cña qu¸ tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n chøa ®ùng c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c¸c ®èi t­îng th«ng tin: Nhµ n­íc ®Ó qu¶n lý, l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n trÞ, lµ th«ng tin h÷u Ých cho c¸c cæ ®«ng, nhµ ®Çu t­, kh¸ch hµng…Do vËy b¸o c¸o kÕ to¸n ph¶i ®­îc tr×nh bµy trung thùc, hîp lý, chÝnh x¸c, kÞp thêi. HiÖn nay danh môc b¸o c¸o kÕ to¸n cña C«ng ty TRAPHACO gåm c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ: Ø B¸o c¸o tµi chÝnh gåm: ‐ B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (MS B01 – DN). - B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh (MS B02 – DN). -ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh (MS B09 – BN). - B¸o c¸o lu©n chuyÓn tiÒn tÖ (MS B03 – DN). Ø B¸o c¸o qu¶ trÞ gåm: ë C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO lo¹i b¸o c¸o nµy ®­îc x©y dùng nhiÒu c¶ néi dung lÉn h×nh thøc cho tõng phÇn hµnh kÕ to¸n. C¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ cña c«ng ty th­êng lµ b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn mét c¸ch chi tiÕt vµ cô thÓ theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n vÝ dô nh­: + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ c«ng nî ph¶i thu, c«ng nî ph¶i tr¶: - Sæ chi tiÕt c«ng nî cña 01 kh¸ch hµng. - B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng. _ …. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ vèn b»ng tiÒn: - B¸o c¸o sè d­ t¹i quü vµ t¹i c¸c ng©n hµng. - Sæ chi tiÕt cña 01 tµi kho¶n. - …… + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ kÕ to¸n vÒ kÕ to¸n b¸n hµng. - B¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng. - B¸o c¸o doanh sè b¸o hµng theo kh¸ch hµng, theo hîp ®ång. - …….. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh. - Tæng hîp sè ph¸t sinh theo vô viÖc vµ hîp ®ång. - B¶ng tæng hîp tÝnh gi¸ thµnh. - ……. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ thuÕ: B¶ng kª chøng tõ, ho¸ ®¬n hµng ho¸ mua vµo. Sæ theo dâi thuÕ GTGT ®­îc hoµn l¹i. ……………. Ch­¬ng III: §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, ®­îc trùc tiÕp tiÕp cËn víi c¸ch lµm viÖc thùc tÕ t¹i c«ng ty, em xin ®­îc ®­a ra mét sè nhËn xÐt kh¸i qu¸t sau: VÒ bé m¸y kÕ to¸n: Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc t­¬ng ®èi phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« ho¹t ®éng cña C«ng ty. Víi ®éi ngò kÕ to¸n viªn t­¬ng ®èi trÎ, cã kiÕn thøc chuyªn m«n v÷ng vµng, cã tinh thÇn häc hái cao, cã lßng say mª nghÒ nghiÖp l¹i ®­¬c sù h­íng dÉn, gi¸m s¸t, chØ ®¹o mét c¸ch kÞp thêi cña kÕ to¸n tr­ëng nªn ®· gióp c¸c kÕ to¸n viªn hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña m×nh. VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: Cã thÓ nãi h×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chung mµ C«ng ty ®ang ¸p dông lµ h×nh thøc sæ phï hîp nhÊt ®èi víi C«ng ty. Phï hîp víi c«ng t¸c kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty còng nh­ quy m« ®Æc ®iÓm cña C«ng ty nãi chung vµ bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty nãi riªng. ThuËn lîi cho viÖc nhËp sè liÖu vµo m¸y. HÖ thèng mÉu sæ phï hîp, kÕt cÊu trang sæ võa víi khæ giÊy chuÈn cña m¸y in nªn c«ng viÖc in Ên rÊt thuËn lîi vµ nhanh chãng. VÒ tæ chøc hÖ thèng B¸o c¸o kÕ to¸n: HÖ thèng B¸o c¸o tµi chÝnh ®Òu ®­îc lËp theo chÕ ®é quy ®Þnh, B¸o c¸o lu©n chuyÓn tiÒn tÖ mÆc dï ch­a b¾t buéc song C«ng ty còng ®· lËp, ph¶n ¸nh viÖc h×nh thµnh vµ sö dông l­îng tiÒn tÖ ph¸t sinh trong kú b¸o c¸o cña C«ng ty, ®©y lµ nguån th«ng tin h÷u Ých, lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng t¹o ra c¸c kho¶n tiÒn vµ viÖc sö dông nh÷ng kho¶n tiÒn ®· t¹o ra ®ã trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. HÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ ®­îc x©y dùng ®Çy ®ñ, ®¸p øng yªu cÇu sö dông th«ng tin néi bé cho ban l·nh ®¹o C«ng ty. Song h¹n chÕ vÒ hÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ cña C«ng ty lµ ch­a x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh môc B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ phôc vô vµ cung cÊp th«ng tin cho tõng lo¹i t×nh huèng cô thÓ ra quyÕt ®Þnh, viÖc nµy cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ch­a xem xÐt hÕt c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng liªn quan, tõ ®ã lµm gi¶m tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c quyÕt ®Þnh, thËm chÝ cßn ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng c¹nh tranh, tµi s¶n, nguån vèn,… cña C«ng ty. KÕt luËn Mét c«ng ty mµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tèt vµ hiÖu qu¶ sÏ gióp cho C«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng hiÖu qu¶ h¬n, v× bé phËn kÕ to¸n trong C«ng ty qu¶n lý chñ yÕu vÒ mÆt tµi chÝnh trong ®¬n vÞ. Do ®ã, phßng kÕ to¸n ®ãng vai trß hÕt søc quan träng trong bé m¸y cña toµn C«ng ty Víi sù h­íng dÉn cña thÇy gi¸o vµ sù gióp ®ì cña c¸c c«, chó, c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, tuy thêi gian th­c tËp ch­a dµi nh­ng em còng ®· n¾m b¾t ®­îc phÇn nµo t×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty nãi riªng còng nh­ c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña toµn C«ng ty nãi chung. Qua thêi gian nµy, gióp em cã ®­îc c¸i nh×n tæng quan vµ s¸t thùc kh«ng chØ vÒ bé m¸y kÕ to¸n trong mét doanh nghiÖp mµ cßn gióp em hiÓu thªm c¶ vÒ c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý kinh tÕ trong C«ng ty. Cã thÓ nãi ®©y lµ qu·ng thêi gian rÊt bæ Ých vµ quan träng, lµ tiÒn ®Ò ®Ó em cã thÓ tiÕp cËn s©u h¬n vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, gióp em cã thÓ hiÓu râ h¬n c«ng viÖc thùc sù cña mét nh©n viªn kÕ to¸n. Do tr×nh ®é cã h¹n cïng víi thêi gian thùc tËp ch­a dµi, bµi viÕt nµy míi chØ ®Ò cËp ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n nhÊt, ch¾c ch¾n sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ h¹n chÕ. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý vµ s÷a ch÷a cña thÇy gi¸o ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn bµi viÕt cña m×nh vµ lµm tèt h¬n n÷a c«ng viÖc trong giai ®o¹n thùc tËp cßn l¹i. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o NguyÔn Quèc Trung vµ c¸c c«, c¸c chó, c¸c anh chÞ trong phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh bµi b¸o c¸o nµy.