Đề tài Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Lời nói đầu Như chúng tôi dã biết Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển. Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng và Nhà nước không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao hơn nữa hiệu qủa sản xuất kinh doanh. Trước mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nước cũng như ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt được phương hướng đề ra. Đặc biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHH Phú Thái nói riêng. Một trong những sự thay đổi đó là xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là rất lớn. Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và hợp lý. Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều hành quản lý tốt. Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh. Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môi trường sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy không hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh. Xác định được tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy. Tôi đã nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài “Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Văn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ và các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái. Phần I XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY LÀ CƠ SỞ NỀN TẢNG THÚC ĐẨY SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP. I- QUAN ĐIỂM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ, QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP. 1. Quản lý: 1.1. Sự cần thiết khách quan của quản lý. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý. Bởi quản lý là điều không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức. Hơn nữa quản lý luôn được dùng ở tầm vĩ mô. Đối với các cơ quan Nhà nước trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nước. Nên quản lý là tất yếu. 1.2.Khái niệm về quản lý Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phương pháp (KT-CT-XH-TC-KT) tác động lên thân thể người lao động thông qua họ tác động đến v/c của sản xuất kinh doanh. 2. Quản trị: 2.1. Khái niệm về quản trị: Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đối tượng bị quản trị giữa hai đối tượng này luôn có tác động qua lại với nhau và giữa chúng có mục tiêu chung. 2.2. Quản trị kinh doanh. Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hướng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật. 2.2.1 Các chức năng QTKD: a) Khái niệm: Chức năng là nhiệm vụ lâu dài, cơ bản, khách quan và tất yếu. Chức năng Quản trị kinh doanh là hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá nhằm đạt được mục tiêu. Nó biểu hiện phương hướng giai đoạn và nội dung của Quản trị. Như vậy thực chất của các chức năng của quản trị kinh doanh là lý do mà sự tồn tại các hợp đồng kinh doanh. Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trong doanh nghiệp. Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị. Một tổ chức phân tích chức năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công việc gì trong quá trình quản trị. b) Phân loại chức năng quản trị. * Theo phương hướng tác động quản trị kinh doanh có các chức năng sau: - Chức năng chỉ huy của Giám đốc. Nó bao gồm: Lập được kế hoạch xây dựng được chủ trương đường lố chiến lược phát triển doanh nghiệp. Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lược Ra quyết định điều hành Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đưa doanh nghiệp phát triển . - Chức năng tư vấn tham mưu giám sát của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp. * Theo nội dung tác động - Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện mục tiêu đó. - Chức năng tổ chức - Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị -Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh -Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh. - Chức năng điều khiển và kích thích: Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuất nhằm đạt mục tiêu. Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyết định và mệnh lệnh nhưng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kích thức và động viên người lao động. Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch. - Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết). Các chức năng quản trị được áp dụng đối với tất cả các cấp quản trị không phân biệt cấp bậc. Ngành nghề quy mô, môi trường địa lý nhưng có sự khác nhau về mức độ phương thức thể hiện sự quan tâm. * Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau: -Chức năng quản trị sản xuất - Chức năng quản trị nhân sự - Chức năng quản trị tài chính - Chứng năng quản trị thương mại II- CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Cơ cấu tổ chức Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu được xem như nền tảng, bỏ xung của tổ chức. Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việc sắp xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. 1.2. Cơ cấu tổ chức QTKD Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những trách nhiệm và quyện hạn khác nhau. Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. 2. Vai trò củ bộ máy: Bộ máy này sinh ra để trợ giúp chi việ gia quyết định. Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thiứch nghi với moi trờng sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nếu cồng kềnh sẽ cản trở sản xuất kinh doanh. 3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị Một cơ cấu tổ chức được coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảo những yêu cầu nhất định. Tính tối ưu: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mói quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp, chi nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường - Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tát cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản tị. * Nhân tố thuộc đối tượng quản trị. - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. * Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ. - Quan hệ phụ thuọc giữa số lượng người bị lãnh đạo khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hợp đồng của những người cấp dưới. Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị. III- CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Cơ cấu trực tiếp (đường thẳng): LĐ Tuyến LĐDN a) Sơ đồ LĐ Tuyến 2 1 4 3 1.2.3.4: Những người thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp b) Đặc điểm Một người lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. c) Ưu và nhược điểm * Ưu: Mệnh lệnh được thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứ trưởng tăng cường được trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dưới thì chịu mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. * Nhược: Một người thực hiện tất cả các chức năng nên người lao động quá bận, không tận dụng được chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện. 2. Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo) LĐCNB LĐCNC LĐDN LĐCNA a) Sơ đồ 3 2 1 b) Đặc điểm Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xưởng các bộ phận sản xuất. c)Ưu và nhược điểm * Ưu: - Giảm được gánh nặng cho người lao động chung - Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai * Nhược: - Một cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhưng lại vi phạm chế độ một thủ trưởng. 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng a) Sơ đồ LĐDN LĐCNB LĐCNA LĐCNC 3 2 1 b) Đặc điểm: Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ tham mưu giúp việc theo dõi nghiên cưú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhưng không có quyền gia mệnh lệnh cho các phân xưởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sở chỉ nhạn mệnh lệnh chính thức từ thủ trưởng doanh nghiệp các ý kiến của các người quản lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về nghiệp vụ. Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi đã tham khảo ý kiến của người quản trị các chứcnăng. c) Ưu và nhược điểm: *Ưu: Tác dụng các ưu điểm và khắc phục các nhước điểm các nhược điểm cuả hai kiểu cơ cấu trực tiép và chức năng cơ cấu này được phổ biến hiện nay. * Nhược điểm: Quyết định đưa ra thường chậm Mất công kết hợp giữa bọ phận chức năng và bộ phận trực tuyến phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngược nhau của bộ phận chức năng nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định. 4. Cơ cấu trực tuyến - tham mưu. a) Sơ đồ LĐDN PGD PGD b) Đặc điểm: Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năng được thaybằng một nhóm cán bọ tham mưu gọn nhẹ hơn không tổ chức các phòng ban cồng kềnh 5. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận LĐDN a) Sơ đồ F3 F2 F3 D1 D2 D3 D: Các dự án, các sản phẩm, các công trình. F Các phòng chức năng Khi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vị chức năng F cử ra các bộ phận tương ứng cùng tham gia thực hiện dự án. Khi dự án kết thúc người nào lại trở về vị trí ban đàu của người đó. b) Ưu và nhược điểm: * Ưu: có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu qủa, tác dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn có. Giảm cồng kềnh cho các bộ máy vốn cai dự án. * Nhược điểm: Xảy ra mâu thũn giữa người quản lý dự án và các người lao động các bộ phận chức năng. Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao. 6. Cơ cấu chung: Đặc điểm: Chỉ duy trì thường xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt các doanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lại khi nào dần doanh nghiệp mới thuê người bổ xung tạm hời có kỳ hạn. Khi kết thúc việc (hết hợp đồng) những người tạm tuyển màybị giải tán. Kiẻu cơ cấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không được tiến hành thường xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vào thời vụ Phần II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠY CÔNG TY TNHH THÚ THÁI I- QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CHÚNG TÔI TNHH PHÚ THÁI. Công ty TNHH Phú Thái (tên giao dịch Phú Thái (anpany limited) được thành lập theo quyết định số 1765) QD - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 1/10/1993. Giấy chứng nhận ĐKKD số 043715 do trọng tài kinh tế Hà Nội (nay là số KHĐT) cấp ngày 5/10/1993. Công ty có trụ số tại 4-5IF Thành công, Láng Hạ , Đống ĐA Hà Nội. Công ty hiện có 5 văn phòng giao dịch và 5 và bộ phận kinh doanh độc lập tại Hà Nội: gồm: + Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 ( 12 Đoàn Thị Điểm) + Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (248 Văn Chương) + Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (12 Đặng Tiền Đông) + Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (D7 Phương Mai) + Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (6 Chùa Bộc) Ngoài ra Công ty còn có 2 chi nhánh tịa TP Hải Phòng và TP Hôc Chí Minh. Trong suốt quá trình từ khi thành lập đên nay Công ty luôn vững vàng trước những thách thức của cơ chế thị trờng. Để đạt được điều đó phải kể đến sự lãnh đao sáng suốt của ban Giám đốc, sự nỗ lực của nhân viện ct. Hiện nay Công ty có cơ sở vật chất khang trang hiện đại phục vụ cho quá trình kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là các sản phẩm hàng tư liệu tiêu dùng. *Nhóm sản phẩm hàng tư liệu tiêu dùng gồm có. Hoá mỹ phẩm Thực phẩm, rượu bia và nước giải khát. Quần áo, dao cạo râu, phin... Chất tẩy rửa Đồ dùng trẻ em. Bên cạnh đó Công ty cần có các sản phẩm nhập khẩu theo ùa vụ như...hoa quả tươi, bánh kẹo, bánh gạo, rau câu... Hiện nay Công ty với tổng số vốn kinh doanh là vói hơn 202 cán bộ công nhân viên Công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu đáng kể góp phần vào việc phát triển nền kinh tế. Để đảm boả quyền lợi cho người lao động Công ty dã thành lập tổ chức công đoàn có số người lao động được hưởng BHXH, BHYT và nhiều quyền lợi khác như vui chơi du lịch nghỉ mát hàng năn. Mức lương bình quyên heịen nay là 1.200000 đ/người thưởng cao, ổn đinhl (Công ty rất quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực. Đã có hàng trăm lượt cán bộ được cử đi công tác học tập tham quan nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. 2. Phương hướng và kế hoạch phát triển của Công ty năm 2003 Thị trường hàng tiêu dùng Việt Nam phát triển rất nhanh trong thời gian do việc sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cuả thế giới , Khách du lịch nước ngoài đén Việt Nam nhiều hơn sau khi Việt Nam có thêm 2 di tích được công nhận là di sản văn hoá thế giới đây là cơ họi tốt để để ngành du lichị tp kéo theo nhu cầu hàng tiêu dùng cao cấp lên cao. Việc tiêu dùng hàng hoá cở cuộc sống thành phố lớn tập trung vào hàng hoá có chất lượng cao do nhu cầu hàng hoá bình dân chất lượng trung bình boã hoà, ở các vùng nông thôn nhu cầu tiêu dùng sẽ tăngmaịnh do đời sống của nông dân đang được cải thiện. Sẽ có thêm nhiều dịch vụ và sản phẩm mới với công nghệ hiện đại nhất là công nghệ số đáp ứng mọi nhu caù về hàng hoá coác chất lượng cao. Chính vì lẽ đó Công ty dã đưa ra kế hoạch cụ thể như sau: * Kế hoạch tiêu thu sản phẩm: + Hàng thực phẩm: 32.000.000.000 VND + Hàng mỹ phẩm 70.000.0003.000 + Hàng dao cạo dâu 14.000.000.000 + Chất tẩy rửa 16.000.000.000 + Đồ trẻ em 4.000.000.000 Phát triển thị trường hàng tiêu dùng trong nhiều lĩnh vực *Kế hoạch mạng lưới đại lý. Mở than các đại llý ở các vùng thị trường nhất là vùng có tiền năng vè tiêu thụ sản phẩm . Đa dạng các loại hình đại lý tại tất cả những nơi có thể tiêu thụ được mặt hàng của Công ty. Tăng cường quản lý các đại lý chính thức. Từng bước hoàn thiện có cơ sở vật chất, con người ở các đại lý chính thức. Tăng cường thêm các loại hình dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu về hàng hoá của người tiêu dùng Và đặc biệt là Công ty có kế hoạch hoàn thiện hơn nữa cơ cáu tổ chức bộ máy. Nhằm đạt được kết quả caơ hơn nữa. II- MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BÔ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY PHÚ THÁI 1. Đặc điểm tài chính STT MỤC TIÊU ĐƠN VỊ (triệu) 2000 2001 2002 1 Tổng số vốn - Vốn cố định - Vốn lưu động - 2 Doanh thu - 3 Lợi nhận - 4 Các khoản nộp NS - 5 Lao động người 6 TN bình quân đồng Tình hình bán ra của Công ty năm 2001 - 2002 Đơn vị: Triệu đồng STT MỤC TIÊU NĂM 2001 NĂM 2002 SO SÁNH Tiến TT% Tiến TT % CL TL% TT% 1 Hoa mỹ phẩm 59326 54 68744 55 9418 116 +1 2 Thực phẩm 20126 18 29360 23 9234 146 5 3 Dao cạo râu 17489 16 12.587 1040 -4902 72 -6 4 chất tẩy rửa 11240 10 12361 10 1.121 110 0 5 đồ trẻ em 1812 2 2.485 2 0.673 137 0 Tổng số 109993 100 125.537 100 15.544 112 0 Qua số liệu biểu hiện đồ trên ta thấy năm 2002 so với năm 2001 tổng doanh thu bán hàng tăng 1554 triệu đồng đạt 112% riêng mặt hàng dao cạo râu doanh thu giải 4902 triệu chỉ đạt 72% còn các mặt hàng khác đều tăng trưởng. Tăng cao nhất là hàng thực phẩm đạt 146% và tỷ trọng tăng 5% - Tình hình mua vào của Công ty năm 2001 - 2002 STT MỤC TIÊU NĂM 2001 NĂM 2002 SO SÁNH Tiến TT% Tiến TT % CL TL% TT% 1 Hoa mỹ phẩm 60145 53 68522 55 8377 114 2 2 Thực phẩm 20336 18 29231 24 8895 144 6 3 Dao cạo râu 18257 11 12874 10 0243 102 -1 4 chất tẩy rửa 2016 16 11328 9 -6929 62 -7 5 đồ trẻ em 113385 2 2250 2 0.24 112 0 Tổng số 100 124211 100 10826 110 0 Quả số liệu trên ta thấy rằng: Năm 2002 so với 2001. Tổng giá trị hàng hoá mua vào tăng 10826 triệu đồng đạt 160%. Do nguyên nhân sau: - Nhóm hàng thực phẩm tăng 8895 triệu đạt 144% - Nhóm hàng mỹ phẩm tăng 8377 triệu đạt 114% - Nhóm hàng chất tẩy rửa tăng 243 triệu đạt 102% - Nhóm hàng dao cạo râu giảm 6929 triệu đạt 62% - Nhóm hàng đồ trẻ em tăng 24 triệu đạt 112% 2. Đặc điểm lao động: STT CHỈ TIÊU 2001 2002 SO SÁNH CL TL% 1 Tổng DT bán hàng 109.993 125.537 15.544 114 2 Số người lao động 180 202 22 112 3 Số người đi làm 178 201 263 113 4 Số người nghỉ không lương 2 1 -1 50.0 5 NSLĐ bình quân 617.938 624.562 229.78 115.9 6 LN lao động 37.5 39.65 215 105 Qua số liệu trên ta thấy rằng nhìn tổng quan việc quản lý và sử dụng lao động của Công ty là phù hợp so với tình hình biến động của thị trường làm doanh thu bán hàng tăng lên. Số lượng lao động tăng 22 người với số người ghi không lương chỉ còn 1 người. Đồng thời hàng suất lao động cũng tăng 2,15 (triệu/người) lợi nhuận lao động tang 105%. STT PHÒNG BAN SỐ LƯỢNG GIỚI TÍNH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI THANH NIÊN Nam Nữ TS ĐH TB TB TB 1 Ban Giám đốc 4 3 1 4 43 10 2 Phòng kinh doanh 5 3 2 4 2 38 8 3 Phòng Trị trường 5 4 1 5 34 7 4 Phòng kế toán 4 4 3 1 35 8 5 PhòngQuảng cáo 2 1 1 2 37 7 6 Phòng tài chính HC 3 1 2 1 2 40 9 Qua biểu đồ trên ta thấy ban Giám đốc (Tổng Giám đốc, Giám đốc tài chính, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc nhân sự) đều là những người có trình độ và độ tuổi cao. Trình độ Thạc sĩ chiếm 17% và ĐH chiếm 65%. Điều này chứng tỏ Công ty có thể đảm bảo tốt được yêu cầu nhiệm vụ mà Công ty đề ra: Cơ cấu tổ chức, của Công ty Phú Thái Phòng Thị Trường Phòng TCHC Phòng kinh doanh Tổng Giám đốc Giám đốc phụ trách TC Giám đốc phụ trách nhân sự Giám đốc phụ trách KD Phòng kế toán Phòng quảng cáo STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI T. Số Thạc sĩ ĐH > 50 40ữ 50 < 40 1 Tổng Giám đốc 1 1 1 2 Giám đốc tài chính 1 1 1 3 Giám đốc kinh doanh 1 1 1 4 Giám đốc nhân sự 1 1 1 Tổng cộng 4 4 1 2 1 * Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám đốc Công ty: a) Tổng Giám đốc:là người đứng đầu Công ty được sự phù hợp của các phòng ban chức năn, sau quá trình thu thập thông tin và bàn bạc với các phòng ban chức năng, Tổng Giám đốc là người quyết định các vấn đề về chiến lược điều kiện của Công ty và những việc cần phỉa quyết để tiến hành hoàn thành các quy định đó. Tổng Giám đốc Công ty có quyền chỉ dạo mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và các cơ quan quản lý về mọi hoạt động của Công ty. Các Giám đốc, mõi Giám đốc đựoc Tổng Giám đốc phân công chỉ dạo điều hiành một một lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về lĩnh vực đó. + Giám đốc phụ trách kinh doanh: Thu nhập thông tin từ thị trưòng xử lý và hoạch định các kế hoạch kinh doanh.Giám đốc kinh doanh đóng vai trò là người cố vấn cho quá trình điều kiện. Đồng thời tìm kiếmcác thị trường mới giữ gìn, củng cố thị trường cũ bằng cách đưa ra các chính sách, sách lược kinh doanh và ký kết hợp đồng tiêu thu và hợp đồng hợp tác kinh doanh. + Giám đốc tài chính: Có nhiệm vụ giúp đỡ Tổng Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán doanh nghiệp hoạch toán và quán + Giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm phát triển tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch đào tạo, quảy lý nhân sự tịa Công ty và các bộ phận. Thực hiện các chế độ bảo hiểm chế đọ tiền lương, xây dựng cơ chế trả lương, thưởng, tuyển dụng nhân viên, ký kết các hợp đồng lao động, xây dựng các cơ chế hoạt động cho các đơn vị trong toàn Công ty. 2. Phòng thị trường a) Cơ cấu: STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI ĐH TC SC < 30 30ữ 40 > 40 1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó phòng 1 1 3 Nhân viên 1 1 4 1 1 5 1 1 b) Chức năng: Quản lý các vùng thị trường (tình hình thị trường, các chương trình của các hãng cạnh tranh, giá cả, phản ánh của các đại lý, người tiêu dùng), triển kahi các chương trình khuyến mại cho ác đại lý và khách hàng. Tìm kiếm thị trường và giữ gìn khách hàng cũ tìm hiểu thông tin về việc phát triển nguồn hàng mỡi. c) Nhận xét: Trình độĐH của phòng thì trường chiếm 80% trong tổng số nhân viên của phòng. Với cảnh bố trí như trên phòng cần phải có thêm một số nhân viên nhất định từ 1 - 2 người. Bởi căn cứu vào chức năng phòng thị trường quá nhiều so với một số nười trong phòng. Mà phòng thị trường là một phòng có tầm quan trọng tương đối hơn đối với mộ Công ty dịch vụ. bởi nó sẽ quyết định kết quả kinh doanh của Công ty. Có thể hiểu phòng thị trường là cơ quan phản hồi có tính 2 chiều giữa Công ty và khách hàng. 3. Phòng kinh doanh: Do đặc điểm của Công ty nên phòng kinh doanh của Công ty cũng có những đặc điểm tương đối khác so với các phòng kinh doanh của các Công ty khác. Phòng kinh doanh gòm 5 người và mỗi người phụ trách một bộ phận. Trong mỗi bộ phận có khoảng 30 - 40 nhân việc dưới quyền. a) Cơ cấu: STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI ĐH TC SC < 30 30ữ 40 > 40 1 1 1 2 1 1 3 1 1 4 1 1 5 1 1 b) Chức năng: Là tham mưu đắc lực chi Ban Giám đốc trong các cuộc họp và làm việc với dại diện của các bên đối tác. Tính giá bán hàng háo, lập kinh doanh nhập khẩu và tiếp nhận hàng bảo quản hàng, phân phối hàng. Ở Công ty Phú Thái mỗi bộ phận tương đương như một doanh nghiệp nhỏ. Nó cũng có cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh. Dưới môi trường bộ phận cũng có các nhân viên giúp đỡ phụ trách một phần chức năng nhất định. Tại các bộ phận phải tổ chức quá tình phân phối sản phẩm tới cacs đại lý và người tiêu dùng. c) Nhận xét: Có thể thấy đây là một cách bố trí hết sức khoa học bởi vì ở từng bộ phận có sự độc lập. giúp ban lãnh đạo có thể nhận ra được bộ phận nào tốt và căn cứu vào đó ban lãnh đạo có sự điều chỉnh hợp lịch sử nhằm nâng cao hơn nữa kết quả sản xuất kinh doanh. Ở mỗi bộ phận cần có sự quản lý chặt chẽ và bố trí hợp lý bởi số lượng nhân viên ở mỗi bộ phận là tương đối lớn. Phải sử dụng triệt để năng lực của từng người từng công việc nhằm tránh lãng phí. 4. Phòng quảng cáo. Công ty Phú Thái là một Công ty dịch vụ. Nó có nhiệm vụ phân phối sản phẩm của các hãng các nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Vì vậy phòng quảng cáo ở đây chỉ mang tính chất hỗ trợ bán hàng. Còn vấn đề quảng cáo sản phẩm do các hãng phụ trách. a) Cơ cấu: STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI ĐH TC SC < 30 30ữ 40 > 40 1 Trưởng phòng 1 1 2 Nhân viên 1 1 b) Chức năng: Giúp đỡ các bộ phận kinh doanh xúc tiến các hoạt động bán hàng. c) Nhận xét: So với yêu cầu của Công ty thì phòng quảng cáo có 2 người tạm coi như là hợp lý. Song ở các bộ phận cũng cần phải có một nhân viên quảng cáo để hoạt động phân phối hàng hoá được tiến hành nhanh chón và có hiệu quả hơn. 5. Phòng kế toán. a) Cơ cấu STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI ĐH TC SC < 30 30ữ 40 > 40 1 Trưởng phòng 1 1 2 Kế toán trưởng 1 1 3 Kế toán viên 1 1 4 Thủ quỹ 1 1 5 b) Chức năng Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hoạch toán kinh tế trong kdng theo cơ chế quản lý mới. Tổ chức bộ máy kế toán thống kê ghi chép tính toán phản ảnh kịp thời đầy đủ mọi thông tin có liên quan đến tài sản của Công ty. Tính toán và trích nộp các khoản phải nộp và thu hòi các khoản phải thu. Tổ chức kiểm tra xét duyệt các hệ thống kế toán và báo cáo kế toán. c) Nhận xét: Cách sắp xếp của phòng kế toán tương đối hợp lý song cho dù yêu càu của nền kinh tế Công ty cần có kế hoạch đào tạo thêm về trình đọ cho phòng kế toán ở mức cao hơn Đại học 6. Phòng Tổ chức hành chính a) Cơ cấu STT CHỨC DANH TRÌNH ĐỘ TUỔI ĐỜI ĐH TC SC < 30 30ữ 40 > 40 1 Trưởng phòng 1 1 2 Nhân viên 1 1 3 Nhân viên 1 1 b) Chức năng: Phòng tổ chức hành chính giúp Giám đốc tài chính vè công tác tổ chức hành chính và quản lý cơ sở vật cats. Tham mưu về nhan sự lao động, tiền lưong khen thưởng và kỷ luật giải quyết các thủ tục với các cơ quan Nhà nước. c) Nhận xét: Với chức năng như trên mà Công ty chỉ bố trí 3 nhân viên. Tôi cho rằng như thế khó có thể đạt được hiệu quả cao trong công việ. Phòng tổ chức phải bổ sung thêm người và phải có trình độ. Căn cứ vào các phòng ban như trên tôi thấy rằng. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Phú Thái phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của Công ty. Bên công nhânạh đó còn chịu ảnh hưởng của điều kiện khách quan và chủ quan. Là Công ty TNHH nên bộ máy quản lý và điều hành củ Công ty rất gọn nhẹ, linh hoạt trong kinh doanh, cac bộ máy của Công ty được bổtí theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong quá trình quản lý và điều hành các bọ phận luôn có mối quan hệ. Khăng khít với nhau. Theo cơ cấu, này các phòng ban không ra lệnh trực tiếp mà chỉ chuẩn bị quyết định để Tổng Giám đốc phê duyệt. Các bộ phận trực thuộc chỉ nhận mệnh lệnh đã được Tổng Giám đốc thông qua. IV- PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHÒNG BAN TRONGCÔNG TY 1. Mối quan hệ giữa các bộ phận Mặc dù là Công ty TNHH song ở Công ty Phú Thái vẫn rất quan tâm tới vấn đề Đảng uỷ và Công đoàn. Chính vì vậy tại đây Ban lãnh đạo Đảng uỷ và Công đoàn có môt sự phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng. Đây là mối quanhệ ngang chủ chốt. Mỗi tổt chức mang một chức năng khác nhau nhưnglại cùng chung một mục đích vì sự phát triển của Công ty . Đảng uỷ luôn luôn có sự quan tâm giám sát đường lối hoạt động của Công ty và vạch ra một hướng đi đúng theo mục đích của Đảng và Nhà nước ta đề ra. Nhằm xây dựng nền kinh tế Việt Nam vững mạnh. Bên cạnh đó Đảng uỷ cũng không ngừng động viên khích lệ anh em cán bộ công nhân viên về mặt tinh thần. Như tổ chức các buổi trao đổi rèn luyện , buổi giao lưu giữa các ban ngành các phòn ban và cán bộ công nhân viên Công ty. Công đoàn vừa là một tổ chức của quần chúng vừa là cánh tay đắc lực giúp cho ban lãnh đạo hiểu được tâm tư nguyện vọng của anh em. Để đáp ứng đúng và đủ với yêu cầu. Ngược lại Công đoàn đại diện cho Công ty ký thoả ước lao động đối với cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó Công đoàn còn thay mặt Công ty chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần cán bộ Công ty như: Thăm hỏi ốm đau, tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ thể thao, các cuộc vui chơi, nghỉ mát... Có thể nói Ban lãnh đạo Đảng uỷ và Công đoàn Công ty Phú Thái đã có sự phối hợp khăng khít tạo ra một tập thể đoàn kết chung sức chung lòng vì sự nghiệp chung của Công ty và quyết tâm đưa Công ty tiến cao tiến xa hơn nữa. 2. Mối quan hệ dọc. Tổng Giám đốc toàn quyền quyết định đối với các phòng ban nhờ sự trợ giúp trực tiếp của các Giám đốc, các Giám đốc phỉa chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về nhiệm vụ mà mình được giao. Giám đốc kinh doanh là người có chức năng và nhiệm vụ quan trọng là người có ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh giám sát toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh . Phòng kinh doanh có quan hệ với tất cả các phòng ban trong công ty nhằm cập nhập những thông tin liên quan một cách đầy đủ và chính xác . Ngược lại các phòng phảI luôn có trách nhiệm bổ sung thông tin , giúp đỡ phòng kinh doanh . Đặc biệt là Phòng thị trường : Hỗ trợ phòng thị trường để phòng thị trường hoàn thành tốt công việc phục vụ cho phòng kinh doanh ddạt kết quả cao . Ngoài ra tất cả các phòng ban phải luôn có mối quan hệ đối với giám đốc tài chính cũng như phòng kế toán để có được thông tin về tình hình tài chính của công từ đó biết được hiệu quả công việc của mình thông qua lợi nhuận là như thế nào . Chính vì thế phòng kế toán luôn cố gắng hoàn thành tốt bảng biểu . Bảng cân đối kế toán , báo cáo tài chính ….. để có thể cung cấp cho các phòng ban khác . Phòng tổ chức hành chính cũng là một phòng quan trọng , phòng này chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc nhân sự . Và nó cũng có mối quan hệ mật thiết đối với các phòng ban khác . Nhằm củng cố thay đổi nhân sự hay việc thực hiện các chính sách quản lý về con người . 3. Ưu điểm và một số tồn tại của cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Phú Thái. a) Ưu điểm Nhìn chung cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Phú Thái có một vìa ưu điểm nổi trội. Do đặc thù là Công ty TNHH nên bộ máy ở đây rất gọn nhẹ và có phần hợp lý. Giữa các phòng ban đã có mối quan hệ chặt chẽ. Phát huy cao độ tính độc lập sáng tạo trong công việc của nhân viên. Giá TGĐ - GĐ các phòng và cán bộ công nhân viên luôn có tính 2 chiều một. Cảnh đầy đủ kịp thời giúp cho TGĐ có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. b, Nhược điểm: Bên cạnh đó Công ty Phú Thái vẫn còn tồn tại những nhược điểm đáng kể như: Số lượng công việc trong các phòng ban là tương đối nhiều song việc bố trí cán bộ tương đối ít. Làm khó khăn trong công tác hoạt động. Có những lúc các cán bộ trong phòng ban làm việc hết sức vất vả và kết quả lại không cao. Công tác phần công việc chưa rõ ràng, nên còn gặp nhiều bất cập trong công việc giải quyết trách nhiệm liên quan. c) Nguyên nhân gây ra tồn tại Công ty Phú Thái được thành lập năm 1993 trải qua 10 năm trưởng thành và phát triển. Song so sự cạnh tranh găy gắt nên quy mô và chủng loại sản phẩm làm một ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy. Hơn nữa do sự cạnh tranh ảnh hưởng trực tiếp từ nền kinh tế, trong quan liêu bao cấp quá dài của nước ta. Dẫn đến sự chuyển đổi nền kinh tế có nhiều khó khăn. Bên cạnh đó còn có hạn chế do sự tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật và tinh thoa quản lý của thế giới chưa được tốt. Phần III MỘT VÀI LÝ KIÉN NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI 1.Mục tiêu: Mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong những năm tới. 2. Phương hướng. - Tổ chức lại bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ hợp lý tận dụng triệt để nguồn nhân lực có trình độ. - Tạo việc làm ổn dịnh, tăng thêm thu nhập cho cán bộ công nhân viên. - Tổ chức đào tạo và đào tạo lại, có kế hoạch cụ thể trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ chuyên môn và quản lý. - Tăng cường áp dụng tiến bộ của khoa học quản lý kinh doanh tên thế giới. 3. Hoàn thiện các phòng ban: a, Phòng quảng cáo: Do yêu cầu của Công ty về quảng cáo là không thực sự cần thiết vì vậy có thể sát nhập phòng quảng cáo cùng với phòng kinh doanh. Công ty có thể bố trí mỗi bộ phận kinh doanh một cán bộ phụ trách quảng cáo. Song cán bộ này phải đảm bảo mọi công việc mang tính chất hỗ trựo cho hoạt động xúc tiến bán hàng của bộ phận. Làm như thế này cơ cấu gọn nhẹ hơn và tận dụng khả năng làm việc và công việc quảng có sẽ đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều. b, Phòng thị trường : Như phần thực trạng đã trình bày , do chức năng của phòng thị trường ta nên bổ sung thêm người để đảm bảo được công việc . Ngoài ra còn phải thực hiện phân công công việc một cách rõ ràng để mang tính chuyên môn hoá cao . Mục đích hoàn thành tốt chức năng của phòng.Bên cạnh đó tao ra sự cạnh tranh giữa các thành viên trong phòng . Song do tính chất công việc chúng ta cũng nên tận dụng tính chất hợp tác hoá những chức năng nhất định. c, Phòng kinh doanh : Qua thực trạng ta thấy đây được xem như một trung tâm của công ty . Chính vì vậy công ty đã không ngừng quan tâm đến phòng kinh doanh . Nên tôi nghĩ cách bố trí của công ty về phòng kinh doanh là rất hợp lý . d, Phòng kế toán : Trong một vài năm tới đây việc cạnh tranh tốt công ty phải tổ chức đào tạo nâng cao trình độ phòng kế toán , còn có kế hoạch bổ xung cho phù hợp để đáp ứng được những đòi hởi ngày càng cao của nền kinh tế. e, Phòng tổ chức hành chính : Phòng tổ chức hành chính cũng là một phòng cũng rất là quan trọng nên công ty cần phảI bổ sung thêm cả về mặt số lượng nhân viên trong phòng và chất lượng cán bộ nhân viên trong phòng . 4, Xây dựng đội ngũ cán bộ: Để có được bộ máy cơ cấu tổ chức hoàn thiện , công ty phải chú trọng hơn nữa đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viện trong công ty . Trước hết phải lựa chọn các cán bộ có năng lực có trình độ nắm giữ các trọng trách quan trọng , đội ngũ có trình độ đồng đều cũng mang lại rất nhiều thuận lợi trong công việc . Ngoài ra còn phải tuyển chọn những người có tư cách phẩm chất tốt .Đam mê công việc , làm việc có sáng tạo , có trách nhiệm trong công việc . Do yêu cầu khắt khe của nền kinh tế nên công ty cần phải có biện pháp cươn quyết đối với những nhân viên chưa hoàn tốt nhiệm vụ được giao.