Đề tài Nghiệp vụ thanh toán ngân quỹ HDBANK

ăng ký trước về nhu cầu tất toán trước hạn ngay khi gửi và phải đăng ký trước cho HDBank. Nếu không đăng ký trước tùy tình hình cân đối nguồn vốn HDBank sẽ đáp ứng nhu cầu rút trước hạn trong thời gian ngắn nhất. *Gửi thêm, rút một phần vốn, rút lãi - Người gửi chỉ được gửi thêm/ rút bớt một phần vốn/ rút lãi vào đúng ngày đáo hạn thẻ tiết kiệm/ tài khoản tiền gửi có kỳ hạn. Trường hợp ngày đáo hạn rơi vào ngày nghỉ, ngày lễ, người gửi được gửi thêm / rút bớt một phần vốn / rút lãi bằng cách tất toán thẻ tiết kiệm/ tài khoản tiền gửi có kỳ hạn cũ, mở thẻ tiết kiệm/ tài khoản tiền gửi có kỳ hạn mới vào ngày làm việc trước hoặc sau ngày nghỉ, ngày lễ. 5.1.3 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÁC SẢN PHẨM KH cá nhân : Nhóm Sản phẩm T/toán UNC cho KH khác (Y/N) Phát hành séc (Y/N) Lãi suất Đúng hạn Lãi suất Trước hạn Số lần rút gốc TG KKH TGTT thông thường Y Y KKH KKH KGH Tài khoản linh hoạt Y Y Bậc thang toàn bộ Bậc thang toàn bộ KGH Tài khoản lũy tiến Y Y Bậc thang từng phần Bậc thang từng phần KGH Tài khoản chuyên dùng Y N KKH KKH KGH Ký quỹ, bảo lãnh Y N Lãi suất KKH hoặc không lãi Theo hợp đồng Vàng giữ hộ N N 0 0 KGH Tiết kiệm KKH N N KKH KKH KGH TG KH Tiết kiệm có kỳ hạn, trả lãi cuối kỳ N N Cố định Tùy thời kỳ 1 Tiết kiệm có kỳ hạn, trả lãi định kỳ tháng,quý,năm N N Cố định Tùy thời kỳ 1 Bậc thang TG (kỳ hạn 365 ngày) N N Cố định Theo số ngày thực gửi 1 Bậc thang số tiền N N Cố định KKH 1 Tích lũy mua nhà KH không quan tâm, hiện không còn số dư. Nhớ tbáo KH trả lãi bằng vàng CCGV trả lãi đáo hạn N N Cố định 0 1 CCGV trả lãi định kỳ N N Cố định 0 1 CCTG VND Căn cứ vào thể lệ quy định từng thời kỳ KH TCKT : Nhóm Sản phẩm T/toán UNC cho KH khác (Y/N) Phát hành séc (Y/N) Lãi suất Đúng hạn Lãi suất Trước hạn Số lần rút gốc TG KKH TGTT thông thường Y Y KKH KKH KGH Tài khoản linh hoạt Y Y Bậc thang toàn bộ Bậc thang toàn bộ KGH Tài khoản lũy tiến Y Y Bậc thang từng phần Bậc thang từng phần KGH Tài khoản chuyên dùng Y N KKH KKH KGH Ký quỹ, bảo lãnh Y N Lãi suất KKH hoặc không lãi Theo hợp đồng Vàng giữ hộ N N 0 0 KGH TG KH TG có kỳ hạn, trả lãi cuối kỳ N N Theo hợp đồng TG có kỳ hạn, trả lãi định kỳ tháng,quý,năm N N Theo hợp đồng CCTG VND Căn cứ vào thể lệ quy định từng thời kỳ 5.1.4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT DỊCH VỤ STT Tên dịch vụ Mô tả dịch vụ QĐ liên quan 1 Chuyển tiền trong nước Chuyển tiền trong HDBank hay ngoài HDBank. KH có tài khoản hoặc không có tài khoản 2 Bán ngoại tệ để KH chuyển,mang ra nước ngoài * Phòng/ Bộ phận TT và NQ thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ hợp lệ và thu tiền VND. * P.KD TT duyệt giá bán ngoại tệ. * P. TTQT thực hiện chuyển tiền (chuyển); P.TT và NQ thực hiện xác nhận (mang). 3 Thu /chi hộ trong hệ thống HDBank 4 Thu/chi hộ tận nơi theo yêu cầu của KH và điều kiện từng đơn vị đảm bảo an toàn cho HDBank *Tại trụ sở các TCTD khác, nơi KH rút tiền; *Tại nhà KH ( theo địa chỉ đăng ký với HDBank), mặt tiền đường hoặc hẻm rộng > 6m, thông thoáng, nếu là hẻm cụt thì hẻm phải ngắn < 200 m) 5 Kiểm đếm *Kiểm đếm hộ *Khi KH rút TM trong số ngày qui định kể từ ngày nộp. 6 Xác nhận số dư 7 Giữ hộ: tài sản quý, giấy tờ có giá 5.1.5 HỎI VÀ TRẢ LỜI (Q &A) – QUI ĐỊNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ 5.2 BUỔI 2 : NGHIỆP VỤ THANH TOÁN - QUY TRÌNH THỰC HIỆN Một số từ viết tắt : GDV = Teller=Giao dịch viên; KSV = Kiểm soát; CIF=Mã số KH; KH=khách hàng; NH=ngân hàng; KKH= không kỳ hạn; TCKT=tổ chức kinh tế 5.2.1 KHÁI QUÁT CÁC Mà SẢN PHẨM TRÊN SYMBOLS : 10 nhóm Nhóm Acct_type Symbols Mô tả nhóm sp Đặc điểm Đối tượng 00 0xx Term Deposit Tiết kiệm kỳ hạn cá nhân cũ trước golive Cá nhân 01 1xx Tiết kiệm,CCTG kỳ hạn cá nhân KV1 LS có kỳ hạn theo từng khu vực 02 2xx Tiết kiệm,CCTG kỳ hạn cá nhân KV2 03 3xx Tiết kiệm,CCTG kỳ hạn cá nhân KV3 04 4xx Tiết kiệm,CCTG kỳ hạn cá nhân KV4 05 5xx Saving Account Tiết kiệm KKH cá nhân LS KKH 06 6xx Term Deposit Tiền gửi kỳ hạn,CCTG TCKT LS thường thỏa thuận theo HĐ, trừ CCTG TCKT 07 7xx Current Account Tiền gửi KKH cá nhân,TCKT có lãi Lãi KKH Cá nhân, TCKT 08 8xx Tiền gửi KKH cá nhân,TCKT không có lãi Không lãi Cá nhân, TCKT 09 9xx Tài khoản nội bộ HDBank Không lãi HDBank 5.2.2 KHÁI QUÁT CÁCH MỞ TÀI KHOẢN CÓ KỲ HẠN Symbols có nhiều sản phẩm TG có kỳ hạn dưới nhiều hình thức : tiền gửi, tiết kiệm, CCTG, CCGV. Mỗi sản phẩm sẽ có một account type khác nhau. Cách mở tài khoản cho các sản phẩm này trên symbols về cơ bản chỉ có 2 điểm khác , chia thành 2 nhóm như sau: Nhóm 1 : các sp lãi nhập vốn gốc : 100, 101, 102, 104,105, 151, 161, 162, 200, 201, 202, 204, 205, 251, 261, 262, 300, 301, 302, 304, 305, 351, 361, 362, 400, 401, 402, 404, 405, 451, 461, 462, 600, 604, 605, 610, 661, 662 … Nhóm 2 : các sp lãi ko nhập gốc, được trả sang TK thứ 3 : 003, 023,103,203,303,403,123,223,323,423,110, 111, 120, 130, 140, 141, 210, 211, 220, 230, 240, 241, 310, 311, 320, 330, 340, 341, 410, 411, 420, 430, 440, 441, 611, 612, 613, 614 … Bảng so sánh khi mở tài khoản cho 2 nhóm trên: Trường Nhóm 1 Nhóm 2 Auto Renewal/ Rollover Mặc định ‘O’ Mặc định ‘W’ Times Renew/ Time rollover Mặc định để trống Mặc định để trống Capitalize Tick vào (Mặc định) Tick vào (Mặc định) TD payout Mặc định Không tick vào Tick vào TD Pay Out Frequency (kỳ trả lãi) Mặc định ‘8Y’ Mặc định (Symbols đã mặc định sẵn khi teller chọn đúng a/c type. Ví dụ : 1T, 3T …) 3rd Party account Mặc định Không chọn, để trống Điền TK thứ 3 (cùng mã client) Tóm lại : Ngoại trừ mã khách hàng (Customer No), kỳ hạn gửi (Term), loại tiền (CCY) và số tiền (Principal Amount) được điền theo từng khách hàng. Khi mở tài khoản ở Nhóm 1, toàn bộ thông tin tài khoản mặc định theo Acct_type Khi mở tài khoản ở Nhóm 2, toàn bộ thông tin tài khoản mặc định theo Acct_type, điểm khác biệt so với Nhóm 1 là Tick vào TD Pay Out và Điền TK thứ 3 (cùng mã client) 5.2.3 QUY TRÌNH NHẬN GỬI TIẾT KIỆM BẰNG TIỀN MẶT (hướng đến bỏ Phiếu lưu) Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị gửi TK TGTT vay Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy gửi tiền tiết kiệm (MH: KT01), tiếp nhận Giấy gửi tiền tiết kiệm và photo CMND* của KH. 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy gửi tiền tiết kiệm và CMND của KH nếu có sai sót thì đề nghị KH điều chỉnh. 3 KH ký thẻ chữ ký Mở CIF và chuyển KH ký thẻ chữ ký Mở CIF và chuyển KH ký Giấy đăng ký thông tin (MH: KT-14), chỉ áp dụng đối với KH chưa GD tại HDBank. Gán chữ ký cho KH có thể thực hiện ngay sau khi hoàn tất bước 8. 4 Kê tiền và nộp TG tiết kiệm Nhận và kiểm đếm tiền mặt GDV nhận tiền và kiểm đếm tiền mặt theo "Quy trình giao nhận tiền mặt” nếu tiền thừa thiếu, tiền rách, tiền giả... thì trao đổi với KH và xử lý theo quy định (nghiệp vụ NQ). 5 Mở TK tiết kiệm trên BT Duyệt mở TK trên BT GDV mở TK tiết kiệm trên BT. KSV duyệt mở trên BT 6 T/h GD nộp tiền và in STK trên BT GDV t/h nộp tiền vào TK tiết kiệm của KH trên BT và in STK và trình KSV phê duyệt. 7 Duyệt, ký phát hành STK KSV kiểm soát Giấy gửi tiền tiết kiệm; bút toán trên BT; CMND của KH và thông tin trên STK, nếu đồng ý thì ký phát hành STK. 8 Nhận STK đóng dấu của NH Đóng dấu và giao STK cho KH GDV thực hiện đóng dấu của ngân hàng vào STK và giao STK cho KH. 9 Lưu hồ sơ GDV lưu các hồ sơ liên quan đến việc mở STK gồm : Giấy gửi tiền tiết kiệm, Thẻ chữ ký, Bảng kê các loại tiền nộp (nếu có). Chú ý đối với GDV : - Khi KH gửi tiền tiết kiệm tại HDBank, điều này có nghĩa KH đã tin tưởng và lựa chọn HDBank là địa điểm tin cậy để gửi tiền, do vậy mọi giao dịch/lựa chọn tiếp theo của KH đối với ngân hàng có thể bị phụ thuộc rất lớn vào lần giao dịch này, việc cẩn thận chu đáo là rất cần thiết. - Khoảng khắc tin cậy của KH đối với các GDV trong dịch vụ tiết kiệm nằm ở ba quá trình đó là: Quá trình hướng dẫn, nhận tiền và giao STK, do vậy khi hướng dẫn, nhận tiền và giao STK cần vui vẻ, hướng dẫn KH chu đáo. -Thông thường đứng trước rất nhiều các sản phẩm tiết kiệm, các chương trình khuyến mãi của ngân hàng, KH sẽ gặp khó khăn trong việc lựa chọn tối ưu cho việc gửi tiền, các GDV cần nắm rõ lợi ích của từng sản phẩm, từng chương trình khuyến mãi để tư vấn cho KH. -Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong việc cân, kiểm đếm vàng,tiền - khi nhận vàng,tiền để kiểm đếm, các GDV phải cân và kiểm đếm trước mặt KH nhằm tránh các rủi ro liên quan đến việc mất, thiếu hụt và không nhất quán với số lượng và chất lượng ban đầu của KH đưa ra. -Để đẩy mạnh việc huy động tiết kiệm, ngân hàng thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mại, dự thưởng, quà tặng... GDV cần chú ý thông báo cho KH biết và không quên kiểm tra sự sẵn có của quà tặng, ấn phẩm tại quầy để có thể gửi tặng KH. * Cách xử lý đối với trướng hợp CMND hết hiệu lực. MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý Đối với thẻ tiết kiệm mở trước ngày 02/05/08 (ngày goline chương trình Symbols) : Khi đến hạn GDV khéo léo khuyên khách hàng tất toán thẻ cũ mở lại thẻ mới. (Thẻ tiết kiệm cũ HDBank ghi lãi suất theo tháng) Những thẻ tiết kiệm đến hạn trả lãi vào ngày nghỉ, ngày lễ GDV nên khuyên khách hàng tới giao dịch sau ngày lễ (Nếu có thể không được bắt buộc).Lý do: Không phải kết tạm ứng (đây là công việc thường rất dễ quên). Đối với sản phẩm trả lãi theo thỏa thuận: Số tiền lãi hàng tháng khác nhau tùy thuộc vào số ngày trong tháng. GDV cần bám sát số ngày thực tế trong kỳ hạn để tính lãi phải trả hàng tháng cũng như lãi phải trả khi khách hàng tất toán trước hạn. Cách nhớ ngày thực tế của các tháng trong năm (bàn tay). Với tính chất của Symbols không thể hoàn lại được thẻ tiết kiệm khi đã tất toán nên GDV cần cân nhắc kỹ khi tất toán. Khi rút chéo đơn vị tiền tệ GDV cần chú ý tỷ giá (USD: thường tỷ giá của USD mệnh giá nhỏ, SJC: thường không phải giá niêm yết). 5.2.4 QUY TRÌNH MỞ TÀI KHOẢN TGTT CHO KH CÁ NHÂN Chú ý đối với GDV : - Khi KH mở tài khoản tại HDBank, được hiểu là lần đầu tiên KH tiếp xúc với ngân hàng, do vậy thái độ phục vụ và sự hỗ trợ tận tình chu đáo của GDVsẽ đem lại cảm giác tin tưởng cho KH, là cơ sở để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với KH về sau. - Hãy thông báo cho KH biết về quy định số dư tối thiểu (100.000 ngàn VND) đối với tài khoản KH cá nhân để KH nắm rõ sau khi mở tài khoản tại HDBank, KH sẽ phải nộp tiền vào tài khoản với số dư tối thiểu theo quy định (tránh việc xẩy ra các mâu thuẫn không cần thiết). - Hầu hết các KH khi đi mở tài khoản đều không mang theo bản phôtô CMND, tuy nhiên việc lưu bản phôtô CMND là yêu cầu bắt buộc. Để tạo cảm giác quan tâm chăm sóc KH, yêu cầu các GDV phải chủ động thực hiện phôtô CMND giúp KH. - Khoảng khắc tin cậy của KH đối với các GDV trong dịch vụ mở tài khoản nằm ở ba quá trình đó là: Quá trình hướng dẫn, chuyển thẻ và nhận tiền, do vậy khi hướng dẫn, chuyển thẻ và nhận tiền cần vui vẻ, hướng dẫn KH chu đáo và không quên cảm ơn KH. - Việc scan chữ ký vào SYMBOL được thực hiện tại bước 7, để đảm bảo việc nộp tiền và rút tiền nhiều nơi của HDBank, nên việc scan chữ ký là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện trong ngày, đảm bảo vừa tránh được rủi ro vừa giảm được các chi phí (chi phí thời gian, chi phí FAX, chi phí giấy tờ...). Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị mở TK y Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy đăng ký mở tài khoản cá nhân (Mã hiệu: KT09), tiếp nhận Giấy đăng ký và photo CMND của KH 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy đăng ký mở tài khoản cá nhân và CMND của KH nếu có sai sót thì đề nghị KH điều chỉnh. 3 Mở CIF và tài khoản GDV mở CIF (Nếu KH mới giao dịch) và tài khoản trên BT, photo CMND của KH và lấy số tài khoản và số CIF. 4 Duyệt mở TK KSV kiểm tra thông tin trên Giấy đăng ký mở tài khoản cá nhân, kiểm tra CMND của KH, duyệt mở TK trên BT, nếu đồng ý thì ký duyệt trên hồ sơ mở tài khoản. 5 Nhận thẻ thông báo số TK Chuyển thẻ thông báo số TK GDV thông báo đã mở TK cho KH bằng cách gửi KH thẻ Thông báo số tài khoản có ghi rõ chủ tài khoản, số tài khoản, mã CIF. 6 Nộp tiền vàoTK -nhận P thu Nhận tiền, T/h GD nộp tiền KSV Ký phiếu thu GDV nhận tiền, t/h nộp tiền vào TK trên BT, in Phiếu thu và trình KSV phê duyệt. 7 Scan chữ ký KH vào Symbols GDV thực hiện scan chữ ký KH vào SYMBOL chậm nhất là cuối ngày. 8 Duyệt scan chữ ký KSV duyệt scan chữ ký 9 In CT, Lưu hồ sơ GDV t/h chấm chứng từ và lưu các hồ sơ mở TK (gồm: Giấy rút tiền, Phiếu chi và Bảng kê các loại tiền lĩnh (VND/USD). 5.2.5 QUY TRÌNH TRẢ TIỀN MẶT TỪ TÀI KHOẢN CÁ NHÂN Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị rút tiền Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy lĩnh tiền mặt (mã hiệu KT04). 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy lĩnh tiền mặt, thông tin trên CMND, thông tin về tài khoản của KH trên SYMBOL, nếu có sai sót thì trao đổi với KH. 3 Hạch toán rút tiền trên BT Thực hiện GD rút tiền từ tài khoản KH trên BT và in Phiếu chi và trình KSV xét duyệt. 4 Kiểm soát và duyệt KSV kiểm soát thông tin trên Giấy lĩnh tiền mặt, thông tin trên CMND, thông tin trên Phiếu chi, nếu đồng ý thì phê duyệt . 5 Lấy tiền và kiểm đếm tiền mặt GDV chuẩn bị tiền và tiến hành kiểm đếm tiền mặt theo quy trình "Quy trình kiểm đếm tiền mặt". Ký tên nhận tiền và liên 2 phiếu chi 6 Chi tiền cho KH, giao liên 2 phiếu chi GDV chi tiền cho KH số tiền rút, đóng dấu "đã chi tiền" vào Giấy lĩnh tiền mặt và 2 liên phiếu chi, trả KH liên 2 phiếu chi. 7 Lưu hồ sơ MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý - Rút tiền từ TK TGTT: TTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ như : ngày, tháng, năm của nghiệp vụ phát sinh, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp đúng, mẫu dấu, chữ ký của chủ TK hoặc người được UQ ( chữ ký KTT nếu có, nếu KTT không đăng ký với NH thì ghi “ không đăng ký” hoặc “không” ). Trên chứng từ ghi một nét chữ, một màu mực, không được sửa chữa và bôi xóa. Đối với trường hợp KH rút tiền bằng séc, phải được lập theo yêu cầu sau: * Những yếu tố trên tờ séc phải được ghi rõ ràng bằng bút mực hoặc bút bi, không viết bằng bút chì các loại hoặc mực đỏ, không sửa chữa, tẩy xóa. Các chữ số ghi trên séc phải là chữ số A-Rập (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). * Số tiền được ghi rõ ràng vào đúng nơi quy định, phải ghi bằng chữ và bằng số. Số và chữ phải viết liên tục, chữ đầu tiên phải được viết hoa, không viết cách quãng, không viết cách xa đầu dòng, không viết chèn thêm vào giữa hai chữ đã viết liền nhau, chỗ trống phải gạch chéo. * Chữ ký của người ký phát phải là chữ ký tay bằng bút mực hoặc bút bi theo chữ ký mẫu đã đăng ký, kèm theo họ tên của người ký. * Ngày ký phát trên tờ séc ghi như sau ( VD TPHCM, ngày Hai mươi, tháng Tám, năm 2008. * Mặt sau tờ séc: phần chuyển nhượng (1) và (2) ghi chữ không . * Người lĩnh TM phải ghi rõ họ tên, số CMND của mình vào phần quy định dùng cho lĩnh TM ở mặt sau tờ séc. - Chuyển tiền bằng UNC: Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ như: ngày, tháng, lập UNC, Số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp đúng, chữ ký của chủ TK, KTT (nếu có), con dấu. Cần xác định ngân hàng thụ hưởng có tham gia thanh toán bù trừ hay không? chuyển thường hay chuyển khẩn, điện tử giá trị thấp hay giá trị cao. . . để thu phí cho đủ. Chuyển tiền bằng UNT: thường thanh toán tiền điện, điện thoại . . .cần phải có yêu cầu hoặc đề nghị của khách hàng. Đính kèm các liên UNT có Thông báo cước phí, hóa đơn. 5.2.6 GIAO DỊCH THU VỐN Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị giảm vốn vay Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy nộp tiền vào TK TGTT của KH (Mã hiệu: KT03), nội dung : giảm vốn HĐ vay số ...., số tiền ghi sau 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền của KH nếu có sai sót thì đề nghị KH điều chỉnh. Kê tiền, ghi số tiền, nộp tiền mặt 3 Báo số tiền cho KH, T/h kiểm đếm tiền T/h nộp tiền vào tài khoản KH - GDV Căn cứ HĐ vay, tình hình trả nợ thực tế ,yêu cầu KH và: -Vào màn hình Repayment Schedule xem lịch trả nợ tại phân hệ CL 4 T/h nộp tiền vào tài khoản KH trên BT GDV thực hiện nộp tiền vào tài khoản KH trên BT, in 3 liên (KH, lưu, bộ phận thu vốn + lãi), hoặc sử dụng giấy nộp tiền (3 liên) 5 KSV Ký phiếu thu KSV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền/Phiếu thu, nếu đồng ý thì ký duyệt. 6 Nhận phiếu thu,ra về GDV kiểm tra, trả phiếu thu cho KH Kiểm tra phiếu thu và số tiền thu vào tài khoản KH. 7 Lưu chứng từ GDV lưu : giấy nộp tiền/phiếu thu, bảng kê nộp tiền 8 Chuyển phiếu thu cho bộ phận thu vốn Nếu không t/h tiếp GD thu vốn trên CL, GDV chuyển Phiếu thu cho bộ phận thu vốn + lãi. 9 T/h GD thu vốn trên CL GDV bộ phận thu vốn/lãi vào phân hệ Customer Lending 10 Thu nợ trước hạn : Early Repayment Thu nợ đúng hạn : Normal Receipt -Early Repayment: thu vốn trước hạn (hệ thống chưa sinh bill) - Normal Receipt: Thu vốn đúng hạn (hệ thống đã sinh bill) 11 KSV duyệt Chỉ định TK thanh toán (Settlement) Chỉ định TK thanh toán tại màn hình Receipt Settlement (tài khoản KH đã nộp tiền) 12 KSV duyệt tại màn hình Receipt Verification 13 Nhận CT định kỳ In CT, Lưu hồ sơ In 2 liên Phiếu chuyển khoản tại Message (Lưu 1 bản,trả KH 1 bản) 5.2.7 GIAO DỊCH THU LÃI Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị trả lãi vay Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy nộp tiền vào TK TGTT của KH (Mã hiệu: KT03), nội dung : trả lãi HĐ vay số .... , số tiền ghi sau. 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền của KH nếu có sai sót thì đề nghị KH điều chỉnh. Kê tiền, ghi số tiền, nộp tiền mặt 3 Báo số tiền cho KH, T/h kiểm đếm tiền - GDV Căn cứ HĐ vay, tình hình trả nợ thực tế và : -Vào màn hình Repayment Schedule xem lịch trả lãi tại phân hệ CL 4 T/h nộp tiền vào TK KH trên BT GDV thực hiện nộp tiền vào tài khoản KH trên BT, in 3 liên (KH, lưu, chuyển bộ phận thu vốn + lãi), hoặc sử dụng giấy nộp tiền (3 liên) 5 KSV Ký phiếu thu KSV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền/Phiếu thu, nếu đồng ý thì ký duyệt 6 Nhận phiếu thu, ra về GDV kiểm tra, trả phiếu thu cho KH GDV kiểm tra phiếu thu/ Giấy nộp tiền và số tiền thu vào TK KH. 7 Lưu chứng từ GDV t/h lưu: Giấy nộp tiền/phiếu thu, bảng kê nộp tiền 8 Gửi 1 liên phiếu thu cho bộ phận thu lãi Nếu không t/h tiếp GD thu lãi trên CL, GDV chuyển Phiếu thu cho bộ phận thu vốn + lãi. 9 T/h GD thu lãi trên CL GDV phụ trách thu lãi vào phân hệ Customer Lending thực hiện thu lãi 10 Thu lãi trước hạn : tạo bill Thu lãi đúng hạn - Thu lãi trước hạn : tạo bill (hệ thống chưa sinh bill) - Thu lãi đúng hạn : ko tạo bill (hệ thống đã sinh bill) 11 GDV Tạo bill GDV tạo bill tại : Debit Note Entries 12 Thu lãi (Normal Receipt) Vào Normal receipt thu đúng bill lãi đã tạo hay hệ thống sinh ra. 13 Chỉ định TK thanh toán (Settlement) Chỉ định TK thanh toán tại màn hình Receipt Settlement 14 KSV duyệt KSV duyệt tại màn hình Receipt Verification 15 Nhận CT định kỳ In CT Lưu hồ sơ In 2 liên Phiếu chuyển khoản tại Message In 2 liên PTL trên KM Lưu 1 bản,trả KH 1 bản 5.2.8 GIAO DỊCH THU VỐN – LÃI Bước KH GDV KSV Diễn giải 1 Đề nghị trả vốn + lãi Hướng dẫn và tiếp nhận đề nghị GDV hướng dẫn KH viết Giấy nộp tiền vào TK TGTT của KH (Mã hiệu: KT03), nội dung : trả vốn+lãi HĐ vay số ...., ghi số tiền sau. 2 Kiểm tra thông tin GDV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền của KH nếu có sai sót thì đề nghị KH điều chỉnh. 3 Kê tiền, nộp tiền mặt cho GDV Báo số tiền cho KH, T/h kiểm đếm tiền T/h nộp tiền vào tài khoản KH - GDV Căn cứ HĐ vay, tình hình trả nợ thực tế, yêu cầu KH và : -Vào màn hình Repayment Schedule xem lịch trả nợ tại phân hệ CL 4 T/h nộp tiền vào tài khoản KH trên BT GDV thực hiện nộp tiền vào tài khoản KH trên BT, in 3 liên (KH, HDBank, bộ phận thu vốn + lãi), hoặc sử dụng giấy nộp tiền (3 liên) 5 KSV Ký phiếu thu KSV kiểm tra thông tin trên Giấy nộp tiền/Phiếu thu, nếu đồng ý thì ký duyệt 6 Nhận phiếu thu,ra về GDV kiểm tra, trả phiếu thu cho KH Kiểm tra phiếu thu và số tiền thu vào TK KH. 7 Lưu chứng từ GDV t/h lưu: phiếu thu/giấy nộp tiền, bảng kê nộp tiền. 8 Chuyển phiếu thu cho bộ phận thu vốn, lãi Nếu không t/h tiếp GD thu vốn+lãi trên CL, GDV chuyển Phiếu thu cho bộ phận thu vốn + lãi. 9 T/h GD thu vốn + lãi trên CL GDV phụ trách thu nợ+lãi vào phân hệ Customer Lending 10 T/h GD thu vốn trên CL GDV thu vốn theo qui trình thu vốn 11 KSV duyệt T/h GD thu lãi trên CL GDV thu lãi theo qui trình thu lãi 12 KSV duyệt tại màn hình Receipt Verification 13 Nhận CT định kỳ In CT Lưu hồ sơ GDV In CT theo qui trình thu vốn+lãi. Lưu hồ sơ 5.2.9 CÁC MẪU BIỂU SỬ DỤNG STT Mã hiệu Tên mẫu biểu 1 KT-01 Giấy gửi tiết kiệm 2 KT-02 Giấy rút tiết kiệm 3 KT-03 Giấy nộp tiền 4 KT-04 Giấy lĩnh tiền mặt 5 KT-05 Giấy chuyển tiền mặt 6 KT-06 Phiếu đổi ngoại tệ 7 KT-07 Ủy nhiệm chi 8 KT-08 Giấy đăng ký mở tài khoản, dành cho tổ chức 9 KT-09 Giấy đăng ký mở tài khoản, dành cho cá nhân 10 NQ-01 Bảng kê nộp tiền 11 NQ-02 Bảng kê chi tiền 12 NQ-03 Bảng kê nộp ngoại tệ 13 NQ-04 Bảng kê nộp vàng 14 KT-10 Giấy chi tiền 15 KT-11 Giấy ủy quyền 16 KT-12 Giấy đề nghị bổ sung, thay đổi thông tin tài khoản, dành cho cá nhân 17 KT-13 Giấy đề nghị bổ sung, thay đổi thông tin tài khoản, dành cho tổ chức 18 KT-14 Giấy đăng ký thông tin, dành cho KH tiết kiệm 19 Giấy đề nghị chuyển đổi tài khoản 20 Giấy đề nghị đóng tài khoản 21 Giấy đề nghị tra soát 22 Giấy đề nghị mua ngoại tệ 23 Giấy đề nghị bán ngoại tệ 24 Giấy ủy quyền lĩnh tiền 25 Giấy xác nhận về việc chuyển tiền 26 Phiếu yêu cầu giao dịch tài khoản, dành cho cá nhân và tổ chức (kể cả rút tiền khác nơi mở tài khoản) 27 Hợp đồng cung ứng dịch vụ thanh toán 5.2.10 KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ GIAO DỊCH THỰC HIỆN TRONG NGÀY STT Người thực hiện Tên công việc cuối ngày Tên báo cáo cần in Đường dẫn Hướng dẫn kiểm tra 1 GDV Kiểm tra tài khoản nội bộ, KSV có thể phân công theo từng bộ phận Deposit>Report>Operational>Transaction History Chọn mã chi nhánh, acct_type từ 901->920 Lưu ý báo cáo này chỉ liệt kê phát sinh trong ngày của tài khoản 2 Kiểm tra chứng từ đã nhập đủ chưa BT>Reports > Voucher > List of Transactions. GDV kiểm tra , kẹp chứng từ GD và chuyển cho KSV kiểm tra lại 3 Kiểm tra, xử lý GD Unposted, Unknown, On-hold BT>Enquiries>Electric Journal Userguide BT 4 Kiểm tra tiền thực tế có khớp với netcash và bảng kê trên BT BT>Enquiries>Totals> Teller Totals Vào Teller Total xem số dư, bảng kê, so sánh với thực tế 5 Xử lý thừa, thiếu quỹ, đổi tiền, chuyển tiền về quỹ Userguide BT 6 Prouf Out và Permanent Log Off Branch Teller Thao tác bắt buộc trước khi ra về 7 Thủ quỹ Kiểm tra tiền mặt trên BT có khớp với tiền mặt thực tế BT > Reports > Cash management > Cashbook Kiểm tra số dư và bảng kê trên BT so thực tế Chuyển report Cash Book cho KSV 8 Kiểm tra tiền mặt trên BT có khớp với tiền mặt trên KM KM>Deposit Report>’Nhật ký quỹ trong ngày online’ Kiểm tra vì các bút toán trên BT chưa chắc đã phản ánh hạch toán vào Symbols 9 Temporary Log Off Branch Teller Thao tác bắt buộc trước khi ra về 10 KSV -Kiểm tra CT của tất cả GDV -Kiểm tra GD tài khoản R trên Symbols -In liệt kê CT tổng hợp -‘List of transations’ của GDV -KM>Deposit Report>’Lkê GD tài khoản R trên Symbols’ -BT>Enquiries>Electric Journal Kiểm tra các GD trên báo cáo so với CT thực tế 11 Kiểm tra tài khoản nội bộ Deposit>Report>Operational>Transaction History Kiểm tra tất cả tài khoản nội bộ 12 Số dư quỹ trên BT=số dư trên KM=số dư thực tế Branch Teller Dựa trên các báo cáo thủ quỹ in so với thực tế 13 Temporary Log Off Branch Teller Thoát khỏi user KSV 14 Khóa phòng ban và chi nhánh Branch Teller Dùng User SODxxx 5.2.11 LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Các chứng từ GD được lưu theo QĐ 635/08/QĐ-TGD Quy định về lập, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán ngày 30/06/2008 : Sau đây là một số trích đoạn : Đối với giao dịch về tiền gửi tiết kiệm Loại GD Các chứng từ lưu Gửi tiền vào tài khoản Giấy gửi TK(hoạc phiếu thu) kèm bảng kê thu (gửi bằng tiền mặt) Ủy nhiệm chi (chuyển khoản từ TK TGTT của KH) Phiếu chuyển khoản(hoặc giấy báo có)đối với trườc hợp KH đề nghị trích tiền từ TK TG của KH Giấy tham gia các chương trình tiết kiệm (nếu có). Rút 1 phần vốn gốc hoặc lãi Giấy rút tiết kiệm ( hoặc phiếu chi) kèm bảng kê chi Phiếu tính lãi (nếu KH rút lãi nhiều kỳ). Rút vốn gốc hoặc lãi Giấy rút tiết kiệm (hoặc phiếu chi) kèm bảng kê chi (rút tiềm mặt) Ủy nhiệm chi (KH chuyển tiền về TKTG của KH). Phiếu chuyển khoản hoặc giấy báo nợ (KH đề nghị trích tiền chuyển về tài khoản tiền gửi của KH) . Phiếu tính lãi (nếu KH rút trước hạn). Thẻ tiết kiệm. Trường hợp Kh mất thẻ tiất kiệm, cần kèm phiếu lưu tiết kiệm (nếu có),hoặc sổ kế toán chi tiết tài khoản tiền gửi tiết kiệm và giấy báo mất thẻ tiết kiệm. Các giấy tờ có liên quan như: Giấy ủy quyền, giấy phong tỏa, giải tỏa tài khoản, giấy báo tử, văn bản thừa kế…. Đối với giao dịch về tiền gửi, ký quỹ, tiền giữ hộ và đợi thanh toán, chuyển tiền phải trả đối với KH vãng lai Nộp tiền mặt Giấy nộp tiền (hoặc phiếu thu, giấy báo có) kèm bảng kê thu. Rút tiền mặt từ TK Séc, giấy lĩnh tiền mặt, phiếu chi kèm bảng kê chi Giấy nhận nợ (kiêm lệnh chi, chuyển tiền)- TH rút tiền từ vay giải ngân vào TKTG KKH). Thư báo giải tỏa (giải tỏa tiền ký quỹ). Giấy đề nghị đóng tài khoản (đóng tài khoản.) Chuyển tiền đi Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu Các giấy tờ liên quan: HĐ cung ứng dịch vụ, giấy báo cước phí, bưu phí, thông báo chuyển tiền, danh sách chi lương… Chuyển tiền đến Phiếu chuyển khoản (hoặc giấy báo có) kèm điện báo có từ TTTT, phòng ban tại đơn vị hoặc CN, PGD trong hệ thống HDBank. Các giấy tờ có liên quan khác: cam kết thanh toán, thư báo thanh toán… Chuyển tiền đi –KH vãng lai giấy chuyển tiền mặt liên 1 hạch toán vào tài khoản chuyển tìên đi phải trả giấy chuyển tiền mặt liên 2 hạch toán chuyển tiền cho TTTT. Chuyển tiền đến-KH vãng lai Phiếu chi (khi KH đến rút tiền). Sao kê chuyển tiền đến. Thu phí DV, thu tiền bán ấn phẩm Giấy nộp tiền (phiếu thu) kèm bảng kê thu (trường hợp không có TK tại HDBank) Phiếu chuyển khoản (kém hóa đơn thu phí). Giấy đề nghị cấp séc, ấn chỉ. GD mua bán ngoại tệ, mua bán vàng Phiếu thu (chi) ngoại tệ, vàng và phiếu chi (thu ) VNĐ đối với giao dịch bằng tiền mặt. Phiếu chuyển khoản (giấy báo nợ) ngoại tệ và phiếu chuyển khoản (giấy báo có ) VNĐ trường hợp giao dịch bằng chuyển khoản. Giấy đề nghị mua ngoại tệ Giấy đề nghị bán vàng (tường hợp HDBank mua giá thỏa thuận). Hợp đồng, thỏa thuận mua vàg, ngoại tệ (nếu có). Xuất, nhập quỹ tiền mặt phiếu thu (chi ) giao dịch quỹ (giữa thủ quỹ và GDV). Phiếu thu (chi ) tiền tiếp quỹ chi nhánh Phiếu đề nghị điều chuyển vốn Sổ nhật ký quỹVND, vàng và các loại ngoại tệ (theo mẫu NHNN). Báo cáo thu chi quỹ tiền mặt. Xuất quỹ nộp NH khác Phiếu chi kèm bảng kê chi hợp đồng, thỏa thuận đổi tiền, gửi tiền (nếu có). Giấy ủy nhiệm, giấy đề nghị chi tiền nộp vào TKTG HDBank tại NHNN, TCTD khác. Phiếu thu của NH nhận. * Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán : Lưu theo từng GDV, từng phân hệ, từng ngày. - Mỗi nhân viên thuộc các phòng, ban, bộ phận nghiệp vụ in bảng liệt kê giao dịch, kiểm soát và sắp xếp các chứng từ kế toán do nhân viên thực hiện giao dịch trong ngày như sau: Sắp xếp theo từng loại tiền, trong từng loại tiền sắp xếp theo từng phân hệ nghiệp vụ, trong từng nghiệp vụ sắp xếp theo thứ tự bút toán. Sau khi sắp xếp và kiểm soát đảm bảo đầy đủ chứng từ, ký tên lên bảng liệt kê giao dịch, trình cấp có thẩm quyền kiểm soát và ký duyệt. - Đối với các giao dịch được hệ thống xử lý tự động, các phòng, ban, bộ phận nghiệp vụ có liên quan phân công phân công nhân viên và người kiểm soát in bảng liệt kê giao dịch, kiểm soát và ký duyệt. - Vào ngày làm việc hôm sau , các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ chuyển giao cho bộ phận kế toán tại đơn vị toàn bộ chứng từ kế toán kèm bảng liệt kê giao dịch của nhân viên trực thuộc có ký xác nhận của nhân viên và người kiểm soát. - Bộ phận kế toán các đơn vị tập trung tất cả các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là 10 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (ngày 31 tháng 12). * Chứng từ kế toán hằng ngày được đóng thành tập để lưu trữ bao gồm : Bảng tổng hợp liệt kê giao dịch Nhật ký quỹ Bảng liệt kê giao dịch theo từng phân hệ nghiệp vụ hoặc từng nhân viên Bảng liệt kê xử lý tự động Chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc và các tài liệu kế toán kèm theo. 5.2.12 HỎI VÀ TRẢ LỜI (Q & A) – QUI TRÌNH T/H NGHIỆP VỤ THANH TOÁN 1. STK mở ngày 30/09/2008 , kỳ hạn 3M, đáo hạn ngày nào ? Đáp: STK có ngày mở/ngày gia hạn rơi vào ngày cuối cùng của tháng sẽ đáo hạn vào ngày cuối cùng của tháng đáo hạn. Trong tường hợp này, ngày đáo hạn là 31/12/2008. 2. STK kỳ hạn 3M lĩnh lãi hàng tháng, Symbols trả lãi như thế nào? Đáp: STK lĩnh lãi tháng, Symbols sẽ trả lãi hàng tháng vào tài khoản trả lãi vào đúng ngày trả lãi (sau khi khóa ngày), riêng kỳ trả lãi cuối cùng sẽ trả trước 1 ngày. 3. STK Vàng lãi đáo hạn có trả lãi vào TK trả lãi vàng như trước đây không? Đáp: Từ 05/09/2008, TK Vàng lãi đáo hạn quy định lãi nhập gốc, do đó không sử dụng TK3 như trước đây, khi mở TK , không chọn tính chất TD Pay out. 4. Tại sao khi đóng tài khoản TGTT , tình trạng tài khoản vẫn Active? Đáp: Khi đóng tài khoản mở màn hình acct closure trên BT,sau khi chọn Alt+9 để nhập lãi không kỳ hạn vào gốc, nếu không chọn “rút tiền mặt đóng tài khoản” mà thực hiện giao dịch khác thì Symbols cập nhật trạng thái tài khoản theo giao dịch gần nhất. Để tài khoản thực sự Close, sau khi thực hiện các giao dịch khác, vào lại màn hình accct closure để đóng tài khoản 1ần nữa. 5. Khi tất toán trước hạn hợp đồng vay, Tại sao tài khoản TGTT có liên quan tới khoản vay không thể tất toán được? Đáp: Tài khoản TGTT được settlement cho khoản vay, khi thanh lý khoản vay trước hạn, ngày đáo hạn của khoản vay vẫn có giá trị hiệu lực, do đó không thể đóng TK TGTT này. Để đóng được tài khoản, phải thay đổi ngày đáo hạn của khoản vay (hướng dẫn cụ thể trên MIS ngày 16/09/2008). 6. Một bút toán ở tình trạng Unknown thì xử lý như thế nào? Đáp: Trường hợp chưa ghi nhận tài khoản, chưa ghi nhận Net cash thì cancel giao dịch (Alt+6) và làm lại giao dịch Trường hợp đã ghi nhận tài khoản và Net cash thì hủy giao dịch ( Alt+9) và làm lại giao dịch. 7. Khi đã load thành công file lương nhưng thông tin của File chưa chính xác, không muốn duyệt nữa thì làm thế nào? Đáp: Khi đã load thành công file lương nhưng chưa duyệt, nếu cần chỉnh sửa thông tin thì tiến hành chỉnh sửa trên file và load lại. Ở màn hình duyệt , chọn đúng giao dịch cần duyệt để duyệt. 8. Tại sao 1 số loại phí không in được hóa đơn thu phí tại màn hình của BT Đáp: Nêu loại phí cụ thể báo về Core 9. STK đáo hạn vào thứ 7 và CN, khách hàng đến lĩnh lãi vào thứ 6 thì hạch toán trên Symbols như thế nào cho hợp lý? Đáp: Trường hợp này khuyến khích tất toán STK và mở lại sổ mới. 10.Đối với STK đáo hạn vào ngày nghỉ, KH muốn gửi thêm vào chính sổ đó, CT ko hỗ trợ , khác với CT3 và qui chế ? Đáp: Trường hợp này khuyến khích tất toán STK và mở lại sổ mới. 11.Tài khoản 005704050000037 là tiền gửi hay tiết kiệm Đáp: Xem chi tiết tài khoản thì vào BT>Enquiries>Account Enquiries >Account Information hoặc Deposit>Inquiry>Account Details 12. Mở tài khoản có acct type là 9XX trên BT và trên Deposit có khác nhau hay không? Không khác nhau, tuy nhiên mở trên BT đơn giản và nhanh hơn. Mở trên Deposit dễ sai. 5.3 BUỔI 3 : NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ Để trở thành Kiểm Ngân HDBank cần nắm vững các nghiệp vụ sau: Kỷ năng nhận biết tiền VND, USD và EURO thật-giả. Kỷ năng nhận biết vàng (SJC). Nắm vững quy trình thu chi tiền mặt. Tuân thủ quy tắc an toàn kho quỹ. Các nghiệp vụ khác. 5.3.1 KHẢ NĂNG NHẬN BIẾT TIỀN VND STT Mệnh giá Kích thước (mm) Màu sắc Hình ảnh hoa văn Đặc điểm kỹ thuật bảo an trên nền giấy in Polyme độ bền cao 1 500.000 152x65 Lơ,tím sẩm Nhà Bác ở Kim Liên 1.Hình chân dung nổi . 2.Cửa sổ nhỏ có các yếu tố in ẩn. 3.Cửa sổ lớn trong suốt có cụm số dập nổi. 4.Hình bóng chìm chân dung HCT. 5.Dây bảo hiểm. 6.Hình định vị. 7.Mực đổi màu. 8.Yếu tố iriodin. 9.Cụm số mệnh giá nổi. 10.Mực không màu phát quang. 11.Dòng serie : - ngang: màu đen. - dọc : màu đỏ. 12. Mực phát quang. 13. Mảng chữ in siêu nhỏ. 14. Hình ẩn nổi. 15. Yếu tố nhận biết cho người khiếm thị 2 200.000 152x64 Đỏ, nâu Vịnh Hạ Long 3 100.000 152x63 Xanh lá cây Văn miếu Quốc Tử Giám 4 50.000 152x62 Nâu, tím đỏ Phong cảnh Huế 5 20.000 152x61 Xanh lơ đậm Chùa cầu Hội An 6 10.000 132x60 Vàng xanh Cảng khai thác dầu khí SO SÁNH TIỂN THẬT & TIỀN GIẢ Để khẳng định một tờ bạc là thật ,hay giả cần phải so sánh tổng thể và các yếu tố bảo an.( Tối thiểu là từ 3à 4 bước) để kết luận. Tiêu chí kiểm tra Tiền thật Tiền giả Số Serie *Dưới ánh đèn cực tím: +Serie ngang: phát quang màu xanh lơ. +Serie dọc: phát quang màu da cam. *Hai số đầu của dải số serie biểu thị cho năm phát hành Số serie không phát quang hoặc phát quang không giống tiền thật ( yếu). Giấy in *Cửa sổ nhỏ : in ẩn (DOE) nhựa trong suốt 2 mặt.Đưa tới gần sát mắt nhìn xuyên tới nguồn sáng đỏ(Ngọn lửa…)thấy hình ảnh ẩn xung quanh nguồn sáng. Từ 500.000à 50.000, mỗi mệnh giá một hình ảnh. *Cửa sổ lớn: dập nổi con số mệnh giá của tờ tiền . *Chất giấy: độ đàn hồi, không rách khi nhẹ xé mép tờ bạc. *Cửa sổ nhỏ : Không có yếu tố in ẩn trong cửa sổ nhỏ *Cửa sổ lớn : cụm số dập nổi trong cửa sổ lớn khó nhìn thấy khi chao nghiêng. * Chất giấy: Có cảm giác dày, bì hơn hay mỏng hơn tiền thật hoặc trơn láng. Hình bóng chìm khi soi sáng Sáng trắng hơn nền giấy, từ 500.000à 20.000 bóng chìm là chân dung HCT, riêng loại 10.000 bóng chìm : hình ảnh chùa một cột bóng chìm chỉ nhìn thấy khi soi trước nguồn sáng cả hai mặt tờ tiền. Bóng chìm chỉ là hình mô phỏng, đen và trắng đục ở giữa hoặc bóng chìm khá đậm. Dây bảo hiểm *Nhìn rõ từ 02 mặt chạy dọc tờ bạc có cụm chữ “ NHNNVN”( hoặc “ VNĐ”_ mệnh giá) tinh xảo. Riêng loại 50.000 có cụm số “50.000” lặp đi lặp lại. *Nền dây sáng hơn nền giấy, mệnh giá sáng hơn nền dây. Các ô màu mặt trước và mặt sau không trùng khớp nên các khe trắng không đều Hình định vị Các hình định vị ở tiền thật trước nguồn sáng là hình ảnh hoàn chỉnh khớp khít. Độ nổi nét in Vuốt nhẹ các yếu tố in lõm ở các mệnh giá như: -Mặt trước: chân dung HCT, Quốc huy, mệnh giá bằng số, bằng chữ,dòng chữ “CHXHCNVN”. - Mặt sau dòng chữ: “NHNNVN”, phong cảnh, mệnh giá bằng chữ và bằng số (loại 500.000, 200.000,100.000) có cảm nhận độ nổi nhám ráp của nét in. Cảm giác trơn lì, gợn tay do vết dập trên giấy không phải do độ nổi của nét in. Mực đổi màu(OVI) Loại 500.000, 200.000,100.000 thẳng : có màu vàng. nghiêng: có màu xanh OVI có nhưng không đổi màu, nếu có đổi màu không đúng như màu thật. Yếu tố Iriodin Dải màu vàng chạy dọc tờ bạc lấp lánh như kim loại khi chao nghiêng Không có yếu tố Iriodin, hoặc có chỉ là dải màu vàng không lấp lánh như tiền thật. Mảng chữ siêu nhỏ Được tạo bởi các dòng chữ “ NHNNVN” hoặc “VN” hoặc số mệnh giá lặp đi lặp lại, nhìn thấy rõ dưới kính lúp. Không có mảng chữ siêu nhỏ, hoặc các dòng chữ, mệnh giá không sắc nét rất khó đọc. XỬ LÝ CÁC CÁC LOẠI TIỀN VND Tình huống Cách xử lý Tiền nghi giả, tiền giả Theo quy định hiện hành của NHNNVN : *Tiền giả: Lập biên bản, thu giữ, đóng dấu tiền giả, đục lỗ tiền giả (Polyme).Nếu có dấu hiệu nghiêm trọng, kịp thời thông báo cho cơ quan Công an. *Tiền nghi giả: Không kết luận được lập biên bản thu giữ tạm thời hiện vật, đề nghị NHNN, cơ quan Công an giám định kết luận. Tiền đình chỉ lưu hành Theo quy định NHNN : Loại 100.000 và 50.000 ( coton) : thu vào nhưng không chi ra. Nộp NHNN. Loại 20.000,10.000,5.000,2.000,1.000,500,200 (coton): vẫn lưu hành . Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Thu hồi và xử lý theo quy định hiện hành của NH TMCP Phát Triển Nhà dựa trên cá tiêu chuẩn của NHNN “ Công văn số…” Tiền thừa,thiếu Trong quá trình thu tiền khách hàng nộp vào.Trường hợp phát hiện thừa, thiếu phải yêu cầu khách hàng kiểm đếm lại để xác nhận, nếu thiếu yêu cầu khách hàng bù cho đủ.Nếu thừa báo ngay cho thủ quỹ vào sổ theo dõi và trả lại cho khách hàng. 5.3.2 KỸ NĂNG NHẬN BIẾT USD Tổng quan -Năm 1961 chính thức đưa đồng Dollar vào lưu thông- bộ tài chính Mỹ phát hành. -Từ 1993 về trước : Mặt Tổng thống nhỏ. -Từ 1996 à 2003 : Mặt Tổng thống in lớn .Có cùng thiết kế dùng chung một từ “serie 1996”. -Từ 2004à về sau : Dollar màu( in màu) -Cam kết từ 7à 10 năm phát hành một serie USD mới .Tuy nhiên đồng 01 USD vẫn còn hình dáng cũ. -Mỗi mệnh giá có vị trí dây bảo hiểm nằm ở vị trí khác nhau và có phát quang khác nhau. -Trước 1990: không có in lõm. -Từ 1990: Có in lõm để bảo an:dây bảo hiểm. -Serie 1996 : Đưa thêm hai yếu tố bảo an : hình bóng chìm và mực đổi màu. -Trong dãy số Serie: Chữ cái đầu tiên tượng trưng cho năm phát hành .Ví dụ: CB= 2001. -Chữ cái thứ hai: tượng trưng cho Ngân hàng phát hành.Ví dụ: B2 -Chữ cái kiểm tra và số góc chỉ biến thiên từ 1à 4 ( không bao giờ quá 4). -Số bảng in nằm phía dưới khoảng giữa tờ tiền theo dõi phát hành từ khu vực nào.Ví dụ : B7 -Số bảng in mặt sau .Ví dụ 51. *Phương pháp in : -Năm 1996 : hình ảnh và các đường nét vân,chữ được in lõm( tạo độ nổi của nét in). -Loại USD 2004: ngoài in lõm còn có thêm màu nền. -In Typo: số serie, con dấu Ngân hàng, con dấu kho bạc, con dấu dự trữ liên bang mực in màu xanh lá cây. -In offset.(serie 2004) -USD 50: lá cờ Mỹ. -USD 20: đại bàng in mực đậm màu. -USD 10: ngọn đuốc nhỏ bằng kim loại màu đỏ nằm góc bên phải chân dung. -USD 5: màu tím không dùng hình bóng chìm là hình Tổng thống , hình bóng chìm là con số “5”. Đặc điểm bảo an Mô tả Dây bảo hiểm *Năm 1990: USD từ 1à100 có dây bảo hiểm nằm cùng vị trí.Không phát quang. *Năm 1996 : các dây bảo hiểm nằm ở vị trí khác nhau phát quang dưới đèn cực tím. Loại 100 USD : màu đỏ hay hồng. Loại 50 USD : màu vàng. Loại 20 USD : trên dây bảo hiểm có chữ “USDTWENTY” đảo chiều phát quang xanh lá cây. Loại 10 USD : phát quang màu cam. Loại 5 USD : xanh lơ. *Dây bảo hiểm trên serie màu to hơn serie không màu. Hình bóng chìm *Trước 1996 : không có hình bóng chìm. *Từ 1996 : có thêm hình bóng chìm (chân dung Tổng thống). *Từ 5 à 100 USD (riêng 1à2 USD không có) đưa trước nguồn sáng để kiểm tra bên tay phải tờ bạc, có thể nhìn thấy cả hai mặt. Mực đổi màu Mệnh giá từ 10 USD trở lên. *1996à2003 con số mệnh giá khi chao nghiêng đổi từ màu xanh lá cây sang màu đen. *2004 trở về sau : đổi từ màu vàng đồng sang xanh lá cây. Chất giấy Giấy có những sợi tơ màu xanh đỏ không phát quang dưới đèn cực tím chỉ phát quang dưới bước sóng ánh sáng nhất định 640/m. Đặc điểm khác Chữ in siêu nhỏ. Năm 2004, 100USD có hàng chữ siêu nhỏ in trong lòng cụm liên bang( góc dưới mặt trước). Chống sao chụp Các con số màu vàng nằm rải rác mặt sau.(Theo 1 ma trận nhất định). SO SÁNH TIỀN THẬT TIỀN & TIỀN GIẢ LOẠI 100 USD Tiền thật (100USD) Tiền giả (100 USD) Chất giấy dai _ bền có độ co dãn, độ bóng vừa phải.Có độ nổi của nét in, dùng tay búng nhẹ nghe âm thanh trong và thanh, không phát quang dưới đèn cực tím. mềm, ít co dãn, dễ gãy, bề mặt trơn láng không có độ nổi của nét in, khi dùng tay búng nhẹ nghe âm thanh nông và đục. Độ lòi lõm khi sờ tay lên có cảm giác lòi lõm do phương pháp in có sự khác biệt so với tiền thật do dùng phương pháp in dập nổi bề mặt sau Hình bóng chìm ở tiền thật ký hiệu hình bóng chìm có hiệu quả bình thường. rất kém,thiếu cảm giác hình khối, dần về sau đã có sự cải thiện nhưng vẫn không giống tiền thật.Không sắc nét hoặc cảm giác to béo hơn. Dây bảo hiểm phát quang dưới đèn cực tím, có các dòng chữ siêu nhỏ ký tự rất sắc nét Không phát quang hoặc có phát quang nhưng màu sắc không giống tiền thật hơi nhạt hơn. Các dòng chữ không sắc nét.Tuy nhiên, năm 1996 các dòng chữ rất khó phân biệt thật- giả. Mực đổi màu Khi chao nghiêng từ xanh lục sang đen xanh lụcà xanh sẫmà đen Chữ S (trong từ Dollars) Chữ S (trong từ Dollars) ở góc phải tiền thật khá thẳngà tạo thành góc vuông Chữ “S” có nét cong lên tạo thành góc thường. Chân dung Tổng thống trong tờ 100USD gương mặt gọn đều,nét in nổi lên liên tục, phần bóng râm cánh mũi trái liền mặt, thể hiện độ cao của mũi, phần lõm dưới môi thật tự nhiên Các nét in gương mặt Tổng thống không liên tục, lúc đậm lúc nhạt.Cánh mũi Tổng thống các cảm giác cao hơn tiền thật, phần lõm môi dưới quá dốc. Phần góc phải chữ “N” Phần góc phải chữ “N” ở tiền thật sẫm màu ( mặt trước ).Năm 2001 à về sau. chữ”N” rỗng – sáng màu (có khe hở). SO SÁNH TIỀN THẬT TIỀN & TIỀN GIẢ LOẠI 50 USD Tiêu chí Tiền thật (50USD) Tiền giả (50 USD) chữ “N” Bên phải phần bụng chữ “N” đen đặc. có 1 khe hở trắng Bóng chìm tiền thật có chiều sâu, sắc nét và sinh động. không có độ nông, sâu rõ ràng, phần râu của chân dung trông giống như nét vẽ nguệch ngoạc. Các sợ tơ Các sợ tơ có màu xanh, đỏ phân bố rãi rác, hình dạng cong thẳng tự nhiên. sợi tơ màu ít, chủ yếu là màu đỏ, sợi thẳng. Hiệu ứng đổi màu Hiệu ứng đổi màu rõ ràng gần giống như thật, màu sắc nhạt hơn. 5.3.3 KỸ NĂNG NHẬN BIẾT EUR 1/- Đặc điểm và cách nhận biết EURO: (xem tài liệu hướng dẫn) a ) Cảm nhận bằng xúc giác: Giấy in : đanh, cứng khi vuốt tờ bạc không xốp. - Cầm 2 đầu lắc nhẹ dễ cảm nhận chất giấy. Nét in : in lõm. Tên viết tắc NH Trung Ương Châu Âu (ECB). Số mệnh giá đồng Euro. Kiểm tra kiến trúc cửa sổ: vuốt nhẹ thấy in nổi . Mệnh giá 200, 500 Eurocó ký hiệu xúc giác dành cho người khiếm thị : + 200Euro :gạch sọc nét dưới tờ tiền. + 500 Euro gạch chéo mép phải tờ tiền. b ) Cảm nhận bằng thị giác: ( nhìn ) Hình bóng chìm : được tạo ra theo độ dày mỏng của giấy không nhìn thấy khi đặt ngang tờ tiền, đưa tờ bạc trước nguồn sáng con số mệnh giá và mô tip kiến trúc rất sắc nét. Dây bảo hiểm : đưa trước nguồn sáng : dây bảo hiểm chạy dọc theo tờ tiền là 1 đường thẳng đen đậm, con số mệnh giá và dòng chữ Euro chạy dọc trên dây màu trắng. Hình định vị : đưa trước nguồng sáng 2 phần khớp khít của con số mệnh giá sẽ tạo thành 1 hình hoàn chỉnh thống nhất. Chao nghiêng tờ bạc: Từ 50 à 500 Euro : ô phoi quang học cao cấp, thấy hình ảnh trong phoi ( hình ảnh kiến trúc), con số mệnh giá, có những ký tự siêu nhỏ nằm rãi rác xung quanh phoi. Từ 5à 20 Euro: Mặt trước : dải phoi quang học chạy dọc từ tờ tiền do phản quang ánh sáng, có nhiều màu rực rỡ. Mặt sau: dải màu vàng ngũ sắc chống photocopy. Mực đổi màu: chỉ có mệnh giá từ 50Euro trở lên nhình thẳng : màu tía. Chuyển dần sang nghiêng : màu nâu. Cuối cùng : màu lục vàng(oliu). Dùng kính lúp: ở 1 số vị trí trên tờ bạc có thể quan sát được các dòng chữ in siêu nhỏ, rất rõ ràng và sắc nét. Đèn cực tím : một số chi tiết trên tờ tiền phát quang : Ba loại màu tơ sợi khác nhau: đỏ, lam, lục, nằm rải rác khắp tờ tiền ngẫu nhiên không theo vị trí nhất định. Lá cờ liên minh Châu Âu có màu xanh, chữ ký Thống đốc ECB màu xanh đậm, ngôi sao lớn nhất và vòng tròn mặt trước tờ bạc phát quang rực rỡ.Bản đồ , con số mệnh giá, cây cầu phát quang màu vàng. - Màu lamà màu lục, màu vàngà màu cam. 2/-Thông tin cảnh báo EURO giả: 500 EURO Bề mặt tờ tiền trơn láng, không có độ nổi nét in. Chi tiết trên phoi quang học không rõ ràng, trên phoi có khi không có biểu tượng của đồng Euro. Bóng chìm được in từ mặt sau tờ tiền, mặt trước không có độ nổi, một số bóng chìm phát sáng trắng dưới đèn cực tím. Chữ in siêu nhỏ không rõ ràng, nhòe. Khi chao nghiêng mực đổi màu không có độ tương phản rõ ràng. Sử dụng mực in phát quang nên màu sắc không đúng như phát quang ở tiền thật. 200 EURO Búng nhẹ hay giật tờ tiền có tiếng kêu dòn không thanh. Các họa tiết in ở mặt trước có độ nổi không đều. Các sợi tơ màu phát sáng chỉ có một hay hai màu ( tiền thật ít nhất ba màu). Bóng chìm khi quan sát ngược nguồn sáng độ tương phản sáng tối không rõ như tiền thật, ở một số tờ bạc con số mệnh giá có đường viền xung quanh( tiền thật không có). Chữ siêu nhỏ nét không rõ ràng, không đọc được. Dòng chữ trên dây bảo hiểm không rõ như tiền thật. Mực đổi màu không rõ ràng như tiền thật hoặc không đổi màu. Con số mệnh giá định vị không khớp khít, không hoàn chỉnh. Số serie nằm ngang ở mặt sau tờ tiền mảnh hơn tiền thật, các con số không đều. 100 EURO Chất giấy thô, dày, trơn láng khi gập có vết gãy, màu sắc không tươi, sờ tay lên có cảm giác trơn lì, không nhám ráp như tờ tiền thật. Chất lượng phoi quang học kém, độ đổi màu sắc và họa tiết chậm, con số mệnh giá không hiện khi chao nghiêng. Mệnh giá đổi màu không đúng theo quy định hoặc không đổi. Hình khớp khít định vị in đậm bị xô lệch khi soi trước nguồn sáng. Chữ siêu nhỏ bị nhòe nhìn như một mảng bết lại. 50 và 20 EURO Chất giấy mềm, trơn không đanh như tiền thật. Màu vàng nhạt hoặc đậm hơn, không hài hòa. Bóng chìm mờ nhạt, có hình dạng không đúng với bóng chìm của đồng Euro.Tất cả bóng chìm giả đều phát sáng trắng dưới đèn cực tím. Phoi quang học: hiệu ứng đổi màu kém, nhìn trực diện chỉ thấy màu bạc hoặc một màu khác như xanh hay vàng. Hình khớp khít bị xô lệch đáng kể. Chữ siêu nhỏ ở mặt trước có thể đọc được rõ ràng nhưng ở mặt sau lại nhòe, không ý nghĩa. 5.3.4 KỸ NĂNG NHẬN BIẾT VÀNG Chỉ giao dịch một loại vàng do công ty “Vàng bạc đá quý Sài Gòn SJC” sản xuất gọi tắc là “vàng SJC”. Sản xuất ra nhiều đợt: Đợt đầu và đợt giữa : được ép loại bao chỉ có chữ “SJC”. Đợt sau : được chứng nhận ISO-9001.Ép loại bao có hàng chữ “ISO9001-2000” ở hai đầu bao và hàng chữ “Công ty vàng bạc đá quý Sài Gòn SJC” ở hai bên trái và phải bao vàng. Gồm 4 loại : 1 lượng, 0,5 lượng( 5 chỉ), 0,2 lượng( 2 chỉ), 0,1 lượng(1chi). 1/- Cách nhận biết: Chất lượng vàng : sáng , bóng. Do được dập trên một khuôn máy nên các họa tiết trên vàng nổi hẳn trên nền ( hình rồng vàng, logo, các dòng chữ và số). Dãy số serie dưới tác động của máy dập có độ lún hẳn ra mặt trước nền vàng. Nhìn kỹ hai bên mép vàng có những sợi dọc xuống do tác động của máy cắt vàng. Hình ảnh rồng vàng rất sắc nét và tinh xảo 2/- Các điểm cần lưu ý: Vàng giả: chất lượng không sáng bóng, các họa tiết mờ nhạt không có độ nổi.Chi tiết rồng vàng và logo, chữ, số trên nền vàng không sắc nét do dùng phương pháp thủ công.Hai bên mép vàng không có sợi dọc và serie vàng không có độ lún. Khi nhận vàng cần nhìn tổng thể các đặc điểm, xác định trọng lượng vàng bằng cách cân, hoặc nhìn kỹ phân loại định lượng bằng chữ, số tránh trường hợp vàng bị mài mòn thiếu hụt trọng lượng. Các loại bao vàng đợt đầu và đợt giữa thu phí rách bao ( theo quy định của công ty vàng bạc không xài các loại bao không có ISO. Vì vậy phải ép bao mới). Trong quá trình sử dụng miếng vàng bị rớt móp, đóng dấu hoặc bị trầy xước cần gia công ( thu phí). Các loại bao vàng đợt sau : mặc dù đã có chứng nhận ISO nhưng bị rách vẫn phải thu phí ép bao. 5.3.5 QUY TRÌNH GIAO NHẬN TIỀN MẶT & QUY CHẾ AN TOÀN KHO QUỸ Thực hiện theo Quyết định”v/v Ban hành Quy trình giao nhận tiền mặt” và “ Quy tắc an toàn kho quỹ” của HDBank. 5.3.6 HỎI VÀ TRẢ LỜI (Q & A) - NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ STT Hỏi Trả lời 6. CÁC TÀI LIỆU GDV CẦN THAM KHẢO Do tính chất tổng quát và hệ thống hóa qui định, qui trình thực hiện của tài liệu này, nên GDV cần nắm rõ trình tự thực hiện cụ thể trên Symbols dựa vào các tài liệu sau : - Hướng dẫn sử dụng Branch Teller - Hướng dẫn sử dụng Customer Lending -Hướng dẫn sử dụng Fund Transfer -Hướng dẫn sử dụng General Ledger Đồng thời nắm rõ nội dung các qui định sản phẩm, dịch vụ : STT Số QĐ, NĐ, TT Ngày QĐ, NĐ, TT Tên QĐ, NĐ, TT Ghi chú 1 110/2004/NH4 12/04/2004 Quy định về mở và sử dụng tài khoản TGTT 2 763/08/QĐ-TGĐ 08/08/2008 Quy định về việc cung cấp sản phẩm Tài khoản Linh hoạt 3 764/08/QĐ-TGĐ 08/08/2008 Quy định về việc cung cấp sản phẩm Tài khoản Lãi suất lũy tiến 4 431/08/QĐ-TGĐ 22/04/2008 Quy định về việc cung cấp sản phẩm dịch vụ Vàng giữ hộ 5 159/2003/NĐ-CP 10/12/2003 Cung ứng và sử dụng Sec 5’ 05/2004/TT-NHNN 15/09/2004 Cung ứng và sử dụng Sec 6 1092/2002/QĐ-NHNN 08/10/2002 Quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán 7 20/2008/QĐ-HĐQT 18/02/2008 Quy chế Tiền gửi tiết kiệm 8 436/08/QĐ-TGĐ 22/04/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn 8’ 561A/08/QĐ-TGĐ 30/05/2008 Sửa đổi, bổ sung một số khoản mục Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn 9 435/08/QĐ-TGĐ 22/04/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn, trả lãi khi đáo hạn 9’ 771/08/QĐ-TGĐ 14/08/2008 Bổ sung một số khoản mục Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn 10 434/08/QĐ-TGĐ 22/04/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn, trả lãi theo kỳ hạn thỏa thuận 11 433/08/QĐ-TGĐ 22/04/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm bậc thang theo thời gian 12 432/08/QĐ-TGĐ 22/04/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm bậc thang theo số tiền 13 799/08/QĐ-TGĐ 01/09/2004 Quy định cung cấp sản phẩm chứng chỉ gửi vàng có kỳ hạn, trả lãi khi đáo hạn 14 800/08/QĐ-TGĐ 01/09/2004 Quy định cung cấp sản phẩm Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn, trả lãi theo kỳ hạn thỏa thuận 15 389/QĐ-NH1 14/12/2005 Thể lệ Tiết kiệm Tích lũy mua nhà 16 635/07/QĐ-TGĐ 22/10/2007 Quy định cung cấp dịch vụ chi trả kiều hối Western Union 17 635/08/QĐ-TGĐ Quy định về lập, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán 18 397/2008/QĐ - TGĐ 18/04/2008 Quy định quản lý thông tin KH trên Symbols 19 14/QĐ-TGĐ 04/01/2008 Quy trình chuyển tiền trong nước 20 113/QĐ-TGĐ 04/05/2006 Quy trình về thu chi hộ trong hệ thống HDBank 21 275/NH4 02/06/2004 Quy trình thu chi tiền mặt tại nơi yêu cầu của KH 22 35/08/QĐ-TGĐ 10/01/2008 Quy trình Giao nhận tiền mặt 23 34/08/QĐ-TGĐ 10/01/2008 Quy trình Giao dịch một cửa 23’ 179/08/QĐ-TGĐ 29/04/2008 Sửa đổi bổ sung Quy trình Giao dịch một cửa PHÂN HỆ RBBT – DA COREBANKING P.THANH TOÁN VÀ NGÂN QUỸ DƯƠNG THỊ MINH NGỌC PHAN THỊ TRÂM ANH