Đề tài Thực trạng hoạt động và chiến lược phát triển của Trung tâm thông tin - Thư viện Học viện Tài chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN ------ NIÊN LUẬN THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, trên thế giới đang chứng kiến cuộc cách mạng khoa học công nghệ và sự bùng nổ của công nghệ thông tin. Nó đã tạo nên sự thay đổi to lớn mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vự kinh tế - xã hội trong đó có lĩnh vực hoạt động Thông tin - Thư viện. Mục tiêu phát triển kinh tế - văn hoá - giáo dục và đào tạo trên nền tảng tiến bộ khoa học công nghệ không thể trở thành hiện thực nếu thiếu sự tham gia của thư viện và các cơ quan tông tin. Trong Nghị quyết số 02/NQ/HNTW ngày 24/12/1996 về: “Định hướng chiến lược phát triển khoa học và công nghệ trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước”. Nghị quyết đã đề cập đến vấn đề: “Cùng với giáo dục và đào tạo thì khoa học công nghệ là quốc sách hàng đầu, là động lực thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, là điều kiện giữ vững độc lập dân tộc và xây dựng thành công Chủ nghĩa xã hội. Học viện Tài chính Hà Nội một trung tâm hàng đầu về đào tạo cán bộ tài chính kế toán của đất nước, mỗi năm học viện đáp ứng chó xã hội hàng ngàn cán bộ tài chính kế toán có trình độ chuyên môn cao để phục vụ cho công cuộc phát triển kinh tế đất nước. Để làm được điều đó ngoài sự cố gắng rất lớn của ban lãnh đạo nhà trường và sinh viên thì Thư viện cũng góp một phần đáng kể. Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Tài chính là một thư viện lớn - Thư viện chuyên ngành tài chính - kế toán, thư viện được coi là linh hồn của Học viện, bởi lẽ ngoài công việc học tập, giảng dạy trên giảng đường thì cán bộ, giáo viên, sinh viên của trường dành phần lớn thời gian đến thư viện để tìm kiếm nguồn tài liệu sách, báo, tạp chí… phục vụ cho công việc quản lý, nghiên cứu, giảng dạy, học tập của mình. Thư viện là bậc thang giúp bạn đọc tiếp cận được nguồn tri thức vô cùng phong phú của nhân loại về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội nói chung và khoa học kinh tế nói riêng. Từ ý nghĩa đó, thư viện là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của Học viện, phục vụ đắc lực cho mọi hoạt động của trường. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi mà khoa học công nghệ đạt được nhiều thành tựu to lớn, tạo ra những thay đổi to lớn trong nền kinh tế cũng như các lĩnh vực khác trong xã hội. Lượng thông tin gia tăng một cách nhanh chóng dẫn đến bùng nổ thông tin đồng thời nhu cầu thông tin trong xã hội ngày càng đa dạng, phong phú thì vai trò của các cơ quan thông tin thư viện càng trở nên quan trọng. Để đảm bảo cho hoạt động của Thư viện được tốt, phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu, học tập, truyền bá tư tưởng, tri thức giáo dục đạt hiệu quả tốt nhất đòi hỏi Thư viện phải có một cơ cấu tổ chức và hoạt động khoa học, tiến bộ mới đáp ứng được những yêu cầu trên. Xuất phát từ tình hình thực tế đó, em quyết định chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động và chiến lược phát triển của trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Tài chính” làm đề tài niên luận của mình. Vì thời gian và trình độ chuyên môn có hạn, niên luận chắc còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để niên luận được hoàn chỉnh hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Nguyễn Hồng Sơn người đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành niên luận này. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ Thư viện Học viện Tài chính nơi em đã thực tập trong thời gian qua. Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Học viện Tài chính thành lập ngày 31 tháng 07 năm 1963 theo Quyết định số 117/CP của Chính phủ ban đầu với tên gọi Trường Đại học Tài chính - Kế toán. Trải qua 40 năm xây dựng và phát triển, Học viện đã đào tạo gần 50.000 cá nhân kinh tế, 398 thạc sĩ, 111 tiến sỹ, nghiên cứu trên 3000 đề tài khoa học, trong đó hơn 100 đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ… Các ctr nghiên cứu đã tạo cơ sở khoa học cho việc hoạch định chính sách tài chính quốc gia xây dựng nền tài chính lành mạnh. Là bộ phận đảm bảo hông tin cho quá trình giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học. Ở Học viện, Trung âm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình đổi mới giáo dục, nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng yêu cầu của thời đại. Cùng với sự phát triển của Học viện, Trung tâm cũng đã trải qua 40 năm xây dựng, phát triển phục vụ đắc lực nhiệm vụ chính trị của Học viện. Trong thời kỳ mới thành lập, giai đoạn 1963 - 1975, Trung tâm sơ tán về xã Lãng Công, huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc. Thời kỳ này hoạt động thông tin do bị ảnh hưởng của thời chiến nên hết sức sơ sài, mang tính truyền thống, trang thiết bị nghèo nàn chủ yếu dựa vào nhà dân, điều kiện phục vụ đơn giản, số lượng sách báo tạp chí tí. - Từ 1976 - 1990 đặc thù cơ bản của Nhà trường là vừa đào tạo, vừa xây dựng cơ bản nên hoạt động Thông tin - Thư viên cũng gặp những khó khăn nhất định, điều kiện phục vụ bị hạn chế bởi đặc điểm của thời kỳ bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường. - Từ 1991 đến nay: Trung tâm Thông tin - Thư viên đã khẳng định được vị trí vai trò nhiệm vụ trong Học viện. Nhất là khi có quyết định của Chính phủ (1997) cho phép trường Đại học Tài chính - Kế toán được chuyển từ thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc về xã Đong Ngạc - Từ Liêm - Hà Nội, Trung tâm Thông tin - Thư viên đã tăng cường mọi hoạt động vào phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện. Căn cứ quyết định số 120/2001/QĐ/TTg ngày 17/8/2001 củaThủ tướng Chính phủ về việc sát nhập 3 nơi: 1. Đại học Tài chính - Kế toán Hà Nội, 2. Viện nghiên cứu Khoa học Tài chính. 3. Trung tâm bồi dưỡng cán bộ và hỗ trợ đào tạo Thành Học viện Tài chính. Từ đây Thư viện được đổi tên thành Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính thay cho Thư viện Đại học Tài chính - Kế toán trước đây. Học viện Tài chính với đặc thù là nơi đào tạo cán bộ tài chính kế toán lớn nhất cả nước. Vì vậy Trung tâm Thông tin - Thư viên đã định hướng hoạt động của mình để góp phần đáng kể vào phục vụ nhiệm vụ đào tạo cán bộ tài chính kế toán cho đất nước, đảm bảo thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 2. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN Căn cứ Quyết định 221/QĐ-HVTC ngày 22 tháng 4 năm 2002 của Giám độc Học viện Tài chính quy định cụ thể như sau: Quy định chung: Trung tâm Thông tin - Thư viên là đơn vị thuộc Học viện Tài chính có nhiệm vụ giúp Giám đốc Học viện thống nhất quản lý thông tin, tin học và thư viện phục vụ kịp thời cho hoạt động nghiên cứu , học tập và giảng dạy của Học viện, Bộ Tài chính. Nhiệm vụ và quyền hạn: - Chủ trì xây dựng chiến lược phát triển và kế hạch hàng năm về hệ thống thông tin, tin học, thư viện phục vụ kịp thời cho hoạt động nghiên cứu , học tập giảng dạy của Học viện, Bộ Tài chính tổ chức nghiên cứu , triển khai thực hiện các dự án trang bị phần cứng, phần mềm, xây dựng, lắp đặt hệ thống tông tin tin học. quản lý toàn bộ trang thiết bị tin học, phần mềm tin học của các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện. - Xây dựng, quản lý và khai thác hệ thống mạng, thiết kế xây dựng và khai thác trang Web của Học viện, tổ chức kết nối mạng của Học viện với mạng của Bộ Tài chính và các trường Đại học, ngành liên quan, lắp đặt, quản lý và khai thác các cổng Internet. - Phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch, dự án kinh phí hàng năm về trang thiết bị tin học, sách, báo, giáo trình, tạp chí các ấn phẩm dạng điện tử… phục vụ công tác thư viện của Học viện. Là đầu mối trong việc hợp tác, liên kết với các thư viện trong và ngoài nước trên cơ sở kế hoạch đã được Giám đốc Học viện phê duyệt. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Giám đốc Học viện về hoạt động thông tin, tin học và Thư viện của Học viện. Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập kiến thức tin học cho cán bộ, công chức, viên chức của Học viện. - Tổ chức thu thập, cung cấp, mua, bán các nguòn thông tin trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng và dịch vụ hỗ trợ đào tạo cho các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện và các đối tượng khác có nhu cầu theo qui định của Nhà nước. Tổ chức thực hiện hoạt động dịch vụ cung cấp, mua bán văn phòng phẩm, tài liệu, giáo trình phù hợp với quy định của Pháp luật. Thực hiện cung cấp dịch vụ tin học, đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập kiến thức tin học cho các đơn vị ngoài Học viện khi có nhu cầu. - Bảo quản, lưu trưc, phục vụ việc tra cứu các ấn phẩm, sách, giáo trình, tài liệu, các ấn phẩm điện tử đáp ứng yêu cầu nghiên cứu , học tập và giảng dạy của Học viên và Bộ Tài chính. - Quyền hạn của Trung tâm Thông tin - Thư viên: được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện báo cáo về công tác quản lý và sử dụng hệ thống thông tịn, tin học. Kiểm tra việc sử dụng, bảo quản, khai thác thông tin của các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện. 3. ĐỘI NGŨ CÁN BỘ Lúc đầu số cán bộ công chức của Trung tâm chỉ có 3 người kiêm nhiệm vụ giảng dạy tại Khoa dự bị. Đến nay Trung tâm Thông tin - Thư viên có một đội ngũ cán bộ khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là đội ngũ trẻ có trình độ và lòng nhiệt tình cao trong công việc, đó là đội ngũ cán bộ nòng cốt kế cận sau này của Thư viện. Hiện tại toàn bộ Thư viện có 30 cán bộ trong đó có: 1 Tiến sĩ chiếm 3,33%. 1 Thạc sĩ chiếm 3,33%. Còn lại trình độ cử nhân 28 người, chiếm 93,34%. Có 9 người đào tạo đúng chuyên ngành thư viện chiếm 30%. 18 người đào tạo chuyên ngành Tài chính kế toán chiếm 60,0%. 2 cán bộ tin học chiếm 6,67%. 1 cán bộ đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ chiếm 3,33%. Đa số cán bộ của Trung âm đều được đào tạo cả 2 chuyên ngành, nếu cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viên khi về công tác tại Trung tâm sẽ được đào tạo thêm về chuyên ngành Tài chính - kế toán và ngược lại để đảmbảo có trình độ chuyên môn, hoàn thành tốt công việc. Thư viện đã có những biện pháp để động viên tinh thần cán bộ như chế bộ khen thưởng, động viên bằng vật chất những ngày lễ tết, từ đó khuyến khích khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ chung của thư viện. 4. VỐN TÀI LIỆU Vốn tài liệu là yếu tố quan trọng, là tiền đề cho mọi hoạt động của thư viện, không thểtồn tại 1 thư viện nếu không có vốn tài liệu. Vốn tài liệu là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện. Đến 31/12/2004, có 17.907 tên sách gồm 167.737 quyển. Trong đó, sách tham khảo Tiếng Việt 11.982 tên sách gồm 77.923 q Sách giáo trình 128 trên sách gồm 70.250 quyển Sách Tiếng Anh+Pháp 740 tên sách gồm 2.087 quyển Sách Tiếng Nga 3.650 tên sách gồm 6.740 quyển. + Báo tạp chí trong nước : 150 loại. Báo tạp chí nước ngoài: 12 loại. Số lượng 69.000 bản. + 2000 ấn phẩm khác. Sách bao quát tất cả các lĩnh vực tri thức: Chủ nghĩa Mác-Lênin , Kinh tế chính trị. Khoa học tự nhiên Khoa học kỹ thuật Khoa học xã hội Khoa học kinh tế (chiếm nhiều nhakát) Khoa học quân sự Văn hoá khoa học giáo dục Nghệ thuật Tài liệu có nội dung tổng hợp Báo, tạp chí bao quát tất cả các lĩnh vực đảm bảo cho nhu cầu học tập toàn diện của sinh viên và giáo viên… Số lượng tài liệu (sách, báo, tạp chí) tương đối đủ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của sinh viên, giáo viên. Thư viện thường xuyên bổ xung tài liệu mới phục vụ cho chuyên ngành đào tạo của Học viện. Ngoài ra Thư viện còn có 2686 cuốn luận án, công trình nghiên cứu khoa học, 1016 cuốn tài liệu tra cứu. Trung tâm Thông tin - Thư viên đã tiến hành đổi mới công tác quản lý và phục vụ đổi mới nội dung kho sách, bổ sung các chính sách, Pháp luật về đổi mới cơ chế kinh tế, tài chính, kế toán, tiền tệ, ngân hàng, quản trị kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. 5. CƠ SỞ HẠ TẦNG Trung tâm Thông tin - Thư viên đã có cơ sở khang trang với tổng diện tích gần 2000m2 trong đó có ngôi nhà 5 tầng với 1500m2 đảm bảo 200 chỗ cho phòng đọc sinh viên, 80 chỗ ngồi cho phòng đọc giáo viên, nghiên cứu sinh. Ngoài ra còn phùng đọc dùng cho cán bộ nghiên cứu , nghiên cứu sinh tại cơ sở 53E Phan Phù Tiên, số 7 Lý Thường Kiệt. Mỗi phòng ngoài cơ sở vật chất tối thiểu phục vụ cho việc đọc và mượn tài liệu của độc giả, thì thư viện còn được trang bị máy điều hoà, hệ thống hút bụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy… Toàn Trung tâm Thông tin - Thư viên được trang bị hơn 100 máy tính được nối mạng cục bộ (LAN) và mạng quốc tế (Internet) để quản lý và chia sẻ nguồn thông tin quan trọng trong nội bộ cơ quan và với bên ngoài. Bạn đọc có thể tra cứu tài liệu bằng hệ thống mục lục truyền thống hoặc cũng có thể tra cứu tìm tin trên máy tính. Ngoài ra thư viện còn được trang bị máy photo, máy in, máy quét… Nhờ có cơ sở vật chất vững mạnh mà trung tâm đã hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ của mình là nơi lưu giữ và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu của bạn đọc. Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIÊN HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG 1.1. Cơ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC Khối công tác nghiệp vụ Khối phục vụ bạn đọc - Phòng bổ sung - Phòng xử lý nghiệp vụ - Phòng thông tin thư mục - Phòng máy tính - Phòng đọc - Phòng mượn - Phòng truy cập Internet - Dịch vụ bán sách 1.1.1. Ban giám đốc Ban giám đốc của Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính gồm có 5 đồng chí, trong đó có 1 giám đốc và 4 phó giám đốc. - Giám đốc là người chịu trn trước Giám đốc Học viện về quản lý và tổ chức chỉ đạo, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm được Giám đốc Học viện giao. Phân công công việc cho các phó giám đốc. - Các Phó giám đốc: Là những người giúp việc cho Giám đốc, có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện va chịu trn trước Giám đốc về phân việc được phân công, đồng thời báo cáo Giám đốc sau khi hoàn thành công việc. Thay mặt Giám đốc chỉ đạo giải quyết công việc trong khi Giám đốc đi vắng. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, định kỳ hoặc theo yêu cầu báo cáo đầy đủ mọi hoạt động của Trung tâm với Giám đốc Quản lý trực tiếp cán bộ, công chức của Trung tâm đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế và nội quy làm việc của Học viện. Nắm vững và có trn phổ biến tới cán bộ, công chức viên chức của Trung tâm các vănbản, quy chế, quy định liên quan đến công tác thông tin, thư viện, nhiệm vụ, quyền hạn và các hoạt động khác của Học viện. Dưới Ban giám đốc là các phòng ban được chia thành 2 khối chính: Khối công tác nghiệp vụ và khối phục vụ bạn đọc. 1.1.2. Khối công tác nghiệp vụ bao gồm các phòng ban - Phòng bổ sung - Phòng xử lý nghiệp vụ - Phòng thông tin thư mục - Phòng máy tính 1.1.3. Khối phục vụ bạn đọc gồm - Phòng đọc - Phòng mượn - Phòng truy cập Internet - Dịch vụ bán sách 1.2. Hoạt động 1.2.1. Hoạt động bổ sung Là khâu đầu tiên quyết định chất lượng hoạt động của Thư viện. Nếu bổ sung tốt chất lượng kho sách sẽ tốt, khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc sẽ cao, thu hút được sự quan tâm của đông đảo bạn đọc. Khi tiến hành công tác bổ sung cán bộ thư viện Học viện Tài chính đã chú ý đến một số yếu tố tác động sau: Chế độ chính trị - xã hội của đất nước. Đặc điểm kinh tế - xã hội, chính trị của địa phương. Loại hình Thư viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng mà Thư viên phục vụ Tình hình xuất bản của đất nước: nếu xuất bản nhiều thi phải tăng số lượng tài liệu bổ sung. Ngân sách cụ thể của Thư viên. Trình độ chính trị, chuyên môn, văn hoá chung của cán bộ Thư viên trực tiếp làm công tác bổ sung. Đồng thời khi tiến hành bổ sung cũng căn cứ theo một số nguyên tắc cơ bản là: Các tài liệu được bổ sung phải mang tính Đảng, tính định hướng, tính hệ thống, tính khoa học và kế hoạch. Ngoài ra khi tiến hành bổ sung Thư viên còn quan tâm đến một số nguyên tắc: Bổ sung đúng diện, điều hoà, phối hợp, chính xác, kịp thời. Từ khi được thành lập đến nay, Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính luôn quan tâm đến công tác bổ sung tài liệu. Số lượng bổ sung tăng dần theo mỗi năm. - Năm 2003 số lượng sách bổ sung 1407 tên sách với 10.737 quyển, trong đó : + Giáo trình: 12 tên sách = 7300 quyển. + Sách tham khảo: 1349 tên sách = 3372 quyển. Tiếng Việt: 215 tên sách = 2238 quyển Tiếng Anh: 1134 tên sách = 1134 quyển. + Luận án, Luận văn: 64 tên sách = 65 cuốn. - Năm 2004: Số lượng sách bổ sung là 1470 tên sách với 13377 quyển, trong đó: + Sách mua các nhà xuất bản trong nước: 201 tên sách = 2.719 quyển. + Sách giáo trình do Học viện xuất bản. 14 tên sách = 8.500 quyển. + Sách dự án (tiếng Anh , Pháp). Dự án ASSur : 2 tên sách = 200 quyển. Dự án Thư viện: 1.015 tên sách = 1015 quyển. Dự án Canada: 119 tên sách = 226 quyển. + Sách do các nơi biếu tặng: 109 tên sách = 717 quyển. + Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học của Học viện, Bộ Tài chính. Số lượng báo, tạp chí cũng quan tâm bổ sung hàng quý, năm: Quý I/2003 bổ sung 131 cuốn Quý I/2004 bổ sung 152 cuốn. Ngân sách hàng năm trung tâm dành cho công tácbổ sung vốn tài liệu khoảng 200 triệu đồng. Trong đó: 70 - 80 triệu dành cho mua báo, tạp chí trong và ngoài nước. 120 - 130 triệu dành cho mua giáo trình, sách tham khảo phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của sinh viên, giáo viên. Về nội dung: tài liệu được bổ dung về luôn bám sát với 11 chuyên ngành đào tạo của nhà trường. Để công tác bổ sung có kết quả, Thư viên đã phân công cán bộ chủ động bám sát chương trình đào tạo của nhà trường, bám sát tình hình xuất bản của các cơ quan xuất bản, cơ quan phát hành sách, tiến hành phòng vấn điều tra nhu cầu tin của bạn đọc về lĩnh vực mà họ quan tâm. Từ những nguồn tin đầy tin cậy và xác thực này cán bộ Thư viên tiến hành phân tích tổng hợp để xác định được lĩnh vực, môn loại, dạng tài liệu cần được bổ sung. Bước tiếp theo của công tác bổ sung là tìm nguồn bổ sung. Nguồn bổ sung của Thư viên chủ yếu là từ các nhà xuất bản như: Học viện xuất bản, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Thế giới… Các cơ quan phát hành và từ các con đường phi mậu dịch khác như hợp tác, trao đổi nhận biếu, tặng, nhận tài trợ từ các chương trình, dự án của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước như : Bộ Tài chính, Dự án ASSUR. Khâu cuối cùng của công tác bổ sung vốn tài liệu là đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt cho tài liệu được nhập vào kho. Hiện tại đối với những tài liệu được bổ sung thì Thư viên sử dụng phần mềm Libol với công đoạn định mã xếp giá, in mã vạch, in và dán nhãn sách, biên mục sơ lược rồi đưa vào lưu kho, khai thác. Công tác bổ sung được tiến hành thường xuyên và có kế hoạch. Nếu không được bổ sung thường xuyên vốn dài liệu sẽ trởnên nghèo nàn lạc hậu tạo nên lỗ hổng trong vốn tài liệu của Thư viên. Vì vây Thư viên Học viện Tài chính đã xây dựng cho mình những chính sách bổ sung hợp lý và thường xuyên. 1.2.2. Hoạt động xử lý nghiệp vụ Sau khi sách, báo, tạp chí được bổ sung về Thư viên sẽ được xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng như: đóng dấu, dán bìa ghi ký hiệu đăng ký cá biệt, lập ký hiệu xếp giá, định từ khoá từ chuẩn, định chỉ số phân loại, tóm tắt, làm tổng quan, tổng luận… Nguồn tài liệu được xử lý kỹ thuật tại Thư viên rất đa dạng, phong phú gồm có: Các dạng tài liệu của Đảng và Nhà nước. Các tài liệu khoa học cơ bản Tài liệu chuyên ngành tài chính kế toán Các báo cáo khoa học của các khoa, công trình nghiên cứu khoa học. Trước khi tiến hành xử lý tài liệu, Trung tâm Thông tin - Thư viên Tài chính đã phân loại một cách hợp lý, khoa học theo từng môn loại hoặc theo các loại hình vật mang tên. Khi phân loại xong thì tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu với 2 bước xử lý là: xử lý thủ công và xử lý hiện đại. - Bước 1: Xử lý thủ công: + Đối với sách, báo, tạp chí trong nước. Kỹ thuật xử lý tài liệu được tiến hành theo các bước: Đăng ký cá biệt, phân loại sách, mô tả phiếu, thư mục, định chủ đề, định từ khoá, viết chú giải tài liệu, viết tóm tắt, cuối cùng là tổng quan tài liệu. Xử lý báo, tạp chí cácbước tiến hành giống như sách, nhưng có điểm khác là không tiến hành đăng ký cá biệt. Mỗi bài viết sẽ được lựa chọn, mô tả bằng một phích với yếu tố thư mục: tên tácgiả, tên bài, tên tạp chí, số trang, ngày xuất bản. + Đối với sách, báo, tạp chí nước ngoài: Nguồn tư liệu này chứa đựng những thôngtin mới nhất về lĩnh vực tài chính kế toán, các thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất trên thế giới. Vì vậy mà nguồn tài liệu này rất được Thư viên chú ý. Công việc xử lý tài liệu này bắt đầu từ việc phân loại tài liệu theo từng chủ đề lớn và tiếp tục được phân chiâtHà Nộihf các phần nhỏ hơn. Đối với các tài liệu là sách thì công việc xem tên sách, thư mục là đầu tiên. Nếu thấy cuốn sách đó phù hợp với chuyên môn cần dịch tên sách, thư mục. Đối với báo, tạp chí việc xử lý chỉ được thực hiện với các bài có nội dung chọn lọc. - Bước 2: Xử lý hiện đại. Bao gồm các công đoạn xử lý thông tin trên máy và cập nhật cơ sở dữ liệu trước 8/2003, các cơ sở dữ liệu của Thư viên được xây dựng trên phần mềm CDS/ISIS for Window. Nhưng hiện nay, Thư viên đá thay thế bằng phần mềm Libol. Vì vậy công tác biên mục mới sẽ được tiến hành theo chuẩn MĐRC21 từ các biểu mẫu biên mục do Thư viên thống nhất. Ứng dụng Libol vào công tác xử lý kỹ thuật tài liệu sẽ giúp cho việc in ấn, nhân bản mục lục trở nên dễ dàng, hơn nữa thông qua hệ thống phiếu trên máy, việc đưa những thông tin cần thiết về tài liệu vào máy cũng trở lên nhanh chóng, chính xác, cơ sở dữ liệu đạt được tính thống nhất cao. 1.2.3. Hoạt động thông tin thư mục Mục đích hoạt động thông tin thư mục là tạo các sản phẩm thư mục phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin của bạn đọc. Thư mục là công trình tập hợp các tài liệu sách báo, tạp chí… được sắp xếp theo một trật tự nhất định, nhằm mục đích giới thiệu cho bạn đọc những tài liệu mới xuất bản có trong Thư viên mình định hướng cho bạn đọc chọn sách, báo cần hiết để tự chọn, nâng cao trình độ hiểu biết, nghiên cứu khoa học, giảng dạy… Khi tiến hành biên soạn thư mục thì cán bộ Thư viên cần xác định nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, cán bộ giảng dạy và sinh viên các khoá học để từ đó có phương hướng sưu tầm, chọn lọc, mô tả và giới thiệu cho bạn đọc những cuốn sách, bài báo có giá trị mà họ cần đọc. Sau khi xác định nhu cầu của bạn đọc thì cán bộ Thư viên phải tìm, phát hiện nguồn thông tin đặc biệt, nhữngài liệu quan trọng, cần thiết đối với nhu cầu của bạn đọc. Khi đã có nguồn thông tin cần thiết thì tiến hành chọn tài liệu. Cán bộ Thư viên chọn những tài liệu cụ thể để phản ánh trong thư mục. Tiến hành biên soạn xuất bản thư mục tóm tắt sách mới, thư mục tóm tắt các bài trích trong tạp chí, thư mục giới thiệu những ctr nghiên cứu khoa học của sinh iên. Bên cạnh việc biên soạn thư mục theo định kỳ hàng tháng. Thư viện còn định kỳ mời các chuyên gia đầu ngành về tài chính - kế toán giới thiệu những thông tin mới phục vụ cho vấn đề đào tạo trong trường dưới dạng nói chuyện ngoại khoá. 1.2.4. Hoạt động tin học hoá Là bộ phận tổ chức, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu giúp bạn đọc tìm tin trên máy, trả lời các thông tin cho bạn đọc, làm thư mục chuyên đề giới thiệu sách mới, in phiếu, in mã vạch. Hiện nay Trung tâm được trang bị khoảng hơn 100 máy tính có nối mạng cục bộ (LAN) và mạng Internet, phục vụ cho công tác xử lý, lưu giữ, cùng cấp thông tin cho người dùng tin. Hiện nay trung tâm đang sử dụng phần mềm Libol 5.0 để xử lý tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy giúp bạn đọc tra cứu tìm tin trên máy. Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính đã xây dựng được 2,4 vạn biểu ghi rất phong phú và đa dạng gồm 4 cơ sở dữ liệu: Sách khoảng 9000 Văn bản pháp quy khoảng 1.200 văn bản Báo, tạp chí > 9000 Luận án, luận văn: 2.500 1.2.5. Hoạt động phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc là công tác cuối cùng, là mục đích cao nhất của hoạt động Thư viên. Là cơ sở đánh giá hiệu quả của các khâu công tác trước đó như: bổ sung, xử lý tài liệu, biên soạn thư mục. Để phục vụ bạn đọc được tốt nhất, Thư viên phải tiến hành phân nhóm bạn đọc thành nhiều nhóm với những đặc điểm, nhu cầu tin khác nhau. Nhóm bạn đọc là sinh viên. Nhóm bạn đọc là cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý Nhóm bạn đọc là cán bộ nghiên cứu và nghiên cứu sinh. Thời gian phục vụ Hàng ngày thư viện mở cửa từ: Sáng 7h30’ à 11h30’. Chiều 13h30’ à 16h Mỗi buổi thu tài liệu trước khi nghỉ 30’. Chiều thứ 6 nghỉ phục vụ từ 15h để làm vệ sinh Thư viên. 1.2.5.1. Phòng dọc Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính có địa bàn phân bố rất rộng, có 3 cơ sở: cở sở ở Lý Thường Kiệt, Phan Phù Tiên và Đông Ngạc, mỗi cơ sở với những nhóm người dùng tên riêng. - Ở cơ sở Đông Ngạc: có phòng đọc dành cho sinh viên và phòng đọc cho giáo viên, nghiên cứu sinh. + Phòng đọc dành cho sinh viên: Cung cấp cho sinh viên sách tham khảo, báo tạp chí, bạn đọc được đổi 2 lần trong một buổi mỗi lần cách nhau ít nhất 50 phút. Mỗi lần được mượn 2 cuốn sách tham khảo, 5 số báo, tạp chí. Sách ở phòng đọc dành cho sinh viên có ký hiệu VĐ, TL. Phòng đọc dành cho sinh viên đảm bảo 200 chỗ ngồi. Số lượt tài liệu được luân chuyển trong một buổi phục vụ: Sách - 400 cuốn Báo, tạp chí - 700 cuốn. + Phòng đọc dành cho giáoviên, nghiên cứu sinh: đảm bảo 80 chỗ ngồi. Cá công việ mượn trả thông qua cán bộ Thư viên. Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu bằng hộp phiếu hoặc tra tìm trên máy. Tài liệu phòng đọc với nội dung đa dạng phong phú. Tài liệu quý hiếm phục vụ cho công tác giảng dạy nghiên cứu của giáo viên, nghiên cứu sinh. Ở đây có dịch vụ photo tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc. Ở cơ sở Lý Thường Kiệt có phòng đọc phục vụ cho cán bộ Bộ Tài chính. Cơ sở Phan Phù tiên có phòng đọc phục vụ nghiên cứu sinh, đào tạo sau đại học. 1.2.5.2. Phòng mượn Phòng mượn của Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính với kho sách bao gồm xách giáo trình và sách tham khảo phục vụ cho giáoviên, sinh viên. Điểm khác biệt của Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính so với một số thư viện trường Đại học khác đó là việc đặt cược tiền khi mượn tài liệu. Đối với tài liệu giáo trình, sinh viên được mượn trong thời gian một kỳ học, đặt cược 50% giá bìa, sách tham khảo đặt cược 100% giá bìa. Số tiền đặt cọc sẽ được trả lại sau khi hoàn trả đúng hạn. Đây là điểm mới trong công tác phục vụ, có đóng góp tích cực vào việc giữ gìn tài liệu và làm tăng tần suất sử dụng tài liệu. 1.2.5.3. Phòng truy cập Internet với tổng số 50 máy được nối mạng cục bộ (LAN) và mạng Internet giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần. Ở đây có dịch vụ in ấn tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc. Bạn đọc phải trả phí truy cập 2000đ/1h. Kinh phí này giúp cho hoạt động của phòng máy được tốt hơn. 1.2.5.4 Dịch vụ bán sách Ở mỗi cơ sở đều có phòng bán sách: giáo trình, tham khảo phục vụ cho học tập, nghiên cứu của sinh viên, giáo viên, nghiên cứu sinh. Tài liệu ở các phòng này bao gồm những tài liệu mới nhất của Học viện Tài chính hoặc các nhà xuất bản khác liên quan đến chuyên ngành đào tạo của trường. 1.2.6. Hoạt động thanh lý sách Hoạt động thanh lý sách được Thư viên hết sức quan tâm. Cứ sau khoảng 2 - 3 năm Thư viên tiến hành thanh lý những tài liệu hư hỏng, rách nát, lạc hậu về nội dung (đối với sách tham khảo). Còn đối ới sách giáo trình do Học viện xuất bản khi xuất bản lại mới thay thế sẽ thanh lý sách cũ chỉ để lại ít bản để lưu kho. 2. CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN 2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ - Cán bộ Trung tâm cần năm bắt được quy chế vận hành hoạt động của Thư viên hiện đại với tác động của công nghệ thông tin. - Biết sử dụng được máy tính và phần mềm cần thiết phục vụ cho nhu cầu công tác học tập nghiên cứu . - Nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ để có thể tiếp thu và sử dụng thành thạo các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin - Thư viên cũng như trong công tác nghiệp vụ. 2.2. Tăng cường đầu tư - Về cơ sở vật chất: Cần trang bị thêm số lượng bàn ghế cho phòng đọc. Quy hoạch khu vực xung quanh thư viện giúp sinh viên có điều kiện học tập tốt. - Kinh phí hoạt động: Thư viên chủ động sử dụng kinh phí nhằm tránh tình trạng phải hoạt động cầm chừng, trông chờ vào nguồn kinh phí nhà trường cấp. Kinh phí bổ sung cần phải tăng cường hơn nữa để có thể bổ sung đầy đủ các loại hình tài liệu đặc biệt là nguồn tài liệu truyền thống. 2.3. Xây dựg Thư viên thành Thư viên điện tử Nâng tổng số máy lên 120 máy có nối mạng LAN, WAN Internet để khai thác, chia sẻ và sử dụng chung nguồn lực thông tin trên cơ sở tăng cường các thiết bị tin học, đảm bảo chất và lượng của các thiết bị tin học. Mua cơ sở dữ liệu e-book hoặc mua quyền truy cập. Chương 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. NHẬN XÉT Qua xem xét những vấn đề trên, ta thấy có cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viên Học viện Tài chính khá hoàn thiện. Cũng như một số Thư viên khác như: Thư viên Đại học Xây dựng, Thư viên Đại học Bách Khoa, Thư viên Đại học Y Hà Nội… Thư viên Học viện Tài chính có sự hoạt động phối hợp nhịp nhàng, liên kết giữa các phòng chức năng, đảm bảo hoạt động của Thư viên diễn ra liên tục và đạt được những thành tựu đáng kể. Trong quá trình hoạt động Thư viên Học viện Tài chính có những ưu điểm và nhược điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm - Đội ngũ cán bộ: Thư viên đã xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Thông tin - Thư viên về chuyên ngành tài chính, kế toán, đội ngũ cán bộ được sắp xếp xen kẽ với nhau tương đối hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc, đặc biệt là ở khâu bổ sung, xử lý tài liệu. Họ thường xuyên được bổ túc về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. - Công tác bổ sung. Thư viên đã xây dựng được kho tài liệu có giá trị. Với nhiều thể loại phong phú, đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc. Đặc biệt là các tài liệu về chuyên ngành tài chính - kế toán. Thư viên đã có những chính sách bổ sung thường xuyên, hợp lý, bám sát với chương trình đào tạo của Học viện. Công tác bổ sung đã nhận được sự quan tâm đầy đủ và khuyến khích thoả đáng của ban lãnh đạo. Đồng thời cán bộ bổ sung rất nhiệt tình và tâm huyết với nghề, có trn cao với nghề nghiệp, với công tác bổ sung của mình. Có tới 80% bạn đọc cho rằng tài liệu của Thư viên sát hợp với chương trình học. Còn lại 20% bạn đọc cho rằng những tài liệu mà họ cần không có trong Thư viên. - Cơ sở vật chất: Thư viên đã mua mới toàn bộ giá sách, bàn ghế trong mỗi phòng đều có hệ thống máy hút bụi, thông gío, đặc biệt toàn Thư viên còn được trang bị hơn 100 máy tính có nối mạng cục bộ (LAN) và mạng Internet phục vụ cho công tác quản lý vốn tài liệu, quản lý bạn đọc và tổ chức tra cứu phục vụ bạn đọc. Đặc biệt, từ 2002, Thư viên dã bắt đầu chuyển giao phần mềm tin học Libol - Giải pháp Thư viên điện tử và quản lý nghiệp vụ Libol với các tính năng ưu việt mới thì hạn chế ở khâu chắc chắn sẽ giảm đi. - Công tác phục vụ bạn đọc. Bộ phận phục vụ bạn đọc tại Thư viên được chia ra làm nhiều tổ, nhiều bộ phận để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu , giảng dạy của sinh viên, giáo viên, cán bộ trong trường. Cán bộ phục vụ rất tận tình giúp đỡ bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu, mượn tài liệu, học tập, nghiên cứu tại Thư viên. Bạn đọc có cảm giác thoải mái khi đến các phòng phục vụ của Thư viên, họ hăng say học tập và nghiên cứu để đạt kết quả cao trong học tập. 3.1.2. Nhược điểm - Đội ngũ cán bộ: Có số lượng tương đối đủ, tuy nhiên chất lượng chưa được cao, số người có trình độ trên Đại học ít (2 người), trình độ ngoại ngữ, tin học của cán bộ Thư viên còn thấp. Thiếu cán bộ ngoại ngữ (1 người trên 30 người) và tin học (2 người/30 người). - Công tác bổ sung: Thư viên đã được cấp một nguồn ngân sách lớn để bổ sung nhưng nguồn kinh phí được cấp là có hạn, trong khi giá sách hàng năm ngày một tăng nên số lượng sách về hàng năm ngày càng giảm. - Cơ sở vật chất: +Số lượng bàn ghế ở phòng đọc còn ít so với số lượng sinh viên. +Số lượng bạn đọc rất đông mà lượng máy tính chưa đủ để phục vụ nhu cầu tra ứu phải chờ đợi mất nhiều thời gian. Những vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả phục vụ bạn đọc. 3.2. KIẾN NGHỊ - Tăng cường cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin. + Đối với cơ sở vật chất: Thư viên cần được đầu tư ngân sách để mở rộng, xây dựng Thư viên thành một trung tâm Thư viên hiện đại. Thư viên cần quan tâm hơn nữa cho việ đầu tư trang thiết bị hiện đại như: máy tính, máy photo, máy quét, máy in, đọc mã vạch, máy kiểm tra từ, máy điều hoà… và các thiết bị khác. + Đối với vốn tư liệu: Thư viên cần xây dựng nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng. Tăng cường ngân sách bổ sung cho nguồn tài liệu thuộc diện nghiên cứu đào tạo của Học viện. quản lý tốt nguồn tài liệu nội sinh của các bộ môn, các Khoa trong Trường như: Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, Khoá luận tốt nghiệp, Báo cáo khoa học. Cần tổ chức hình thức kho mở để thuận tiện cho việc tìm tài liệu của sinh viên. - Cán bộ Thư viên. + Thư viện cần tổ chứ các lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ Thư viên. + Không ngừng nâng cao trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh để hướng dẫn bạn đọc đọc sách nước ngoài vì hiện nay phần lớn sản phẩm và dịch vụ thông tin trên mạng là tiếng Anh. + Có kiến thức về tin học để sử dụng và hướng dẫn bạn đọc sử dụng các thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Thư viên. + Cần bổ sung thêm cán bộ chuyên môn ngoại ngữ, tin học. - Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu. + Thư viên nên tổ chức các buổi triển lãm sách theo chuyên đề hay triển lãm sách nhân dịp ngày lễ lớn với hình thức đơn giản. + Thư viên cần tiến hành các hoạt động đào tạo người dùng tin, tổ chức các lớp giới thiệu, tuyên truyền về sản phẩm, dịch vụ. KẾT LUẬN Thư viên là nơi truyền tải tri thức của nhân loại, là Trung tâm thông tin, tư liệu phục vụ công tác giáo dục và đào tạo phục vụ học tập nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ giảng dạy, cán bộ lãnh đạo và sinh viên. Trong điều kiện đất nước đang tiến hành đổi mới về mọi mặt, Học viện Tài chính - Trường đầu ngành về tài chính, kế toán là Trung tâm đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý tài chính, kế toán bậc cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ ở Việt Nam. Học viện đang có hàng loạt những hoạt động để đổi mới đào tạo và nghiên cứu khoa học. Với hướng phát triển và đáp ứng yêu cầu trong công tác đổi mới. Đóng góp vào sự nghiệp chung đó, Trung tâm Thông tin - Thư viên đã phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đổi mới và nghiên cứu khoa học của Học viện. Thấy rõ vai trò của mình trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính không ngừng nâng cao và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động của mình để đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu giảng dạy của cán bộ, giáo viên, sinh viên, Học viện Tài chính. Với những nỗ lực đó, chắc chắn rằng trong tương lai không xa Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính sẽ còn nhiều bước tiến trong hoạt động của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn kiện Hội nghị lần thứ 2 Ban chấp hành Trung ương khoá 8-Đảng Cộng sản Việt Nam - H: Chính trị quốc gia, 1997 - 894tr Quyết định 221/QĐ-HVTC - H: HVTC, 2002 - 6tr Báo cáo tổng kết hàng năm của Trung tâm Thông tin - Thư viên Học viện Tài chính - 2002-2003; 2003- 2004. Đoàn Phan Tân, Thông tin học - H: ĐHQGHN, 2001 - 337tr. Phan văn - Thư viện học đại cương - H: ĐHTHHN, 1983-216tr. Bùi Loan Thùy, Đào Hoàng Thúy - Tổ chức và quản lý công tác Thông tin - Thư viên. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề Thư viên - H: Văn hoá Thông tin; 2000 - 630tr. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC