Đề tài Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại trung tâm công nghệ thông tin tổng công ty điện lực Việt Nam

îp ®ång. C¸c ®iÒu kiÖn chung cña hîp ®ång. C¸c ®iÒu kiÖn cô thÓ cña hîp ®ång. PhÇn IV: Ph¹m vi cung cÊp vµ tiÕn ®é thùc hiÖn. PhÇn V: Yªu cÇu kü thuËt. PhÇn VI: C¸c biÓu mÉu. MÉu ®¬n dù thÇu. BiÓu gi¸. MÉu biÓu gi¸ chµo hµng xuÊt xø tõ n­íc ngoµi. MÉu biÓu gi¸ chµo hµng xuÊt xø trong n­íc. MÉu b¶o l·nh dù thÇu. MÉu b¶o l·nh thùc hiÖn hîp ®ång. MÉu b¶o l·nh t¹m øng. MÉu b¸o c¸o tµi chÝnh. MÉu b¸o c¸o kinh nghiÖm. MÉu giÊy uû quyÒn cña Nhµ s¶n xuÊt. Qua nghiªn cøu, t×m hiÓu néi dung Hå s¬ mêi thÇu, t¸c gi¶ cã mét sè nhËn xÐt sau : VÒ kÕt cÊu : Ta cã thÓ thÊy Hå s¬ mêi thÇu cã kÕt cÊu chÆt chÏ, ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin chØ dÉn râ rµng, hîp lý, ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý bao gåm : Th«ng b¸o mêi thÇu. H­íng dÉn nhµ thÇu. MÉu hîp ®ång. Ph¹m vi cung cÊp vµ tiÕn ®é. Yªu cÇu kü thuËt. C¸c b¶ng biÓu mÉu. §Æc biÖt néi dung môc “B¶ng d÷ liÖu ®Êu thÇu” cña phÇn “H­íng dÉn nhµ thÇu” cung cÊp rÊt ®Çy ®ñ th«ng tin cho phÐp nhµ thÇu tiÕp cËn nhanh chãng dù ¸n. PhÇn “Ph¹m vi cung cÊp vµ tiÕn ®é” vµ “Yªu cÇu kü thuËt” ®­îc tr×nh bµy cô thÓ, m¹ch l¹c cho phÐp nhµ thÇu cã thÓ nhanh chãng ®­a ra ®Ò xuÊt. VÒ néi dung: Ngoµi néi dung c¸c phÇn h­íng dÉn, c¸c b¶ng biÓu mÉu ®­îc tr×nh bµy dÔ hiÓu, c¸c quy ®Þnh chung nh­ c¸c Hå s¬ mêi thÇu ®· ®¶m b¶o tÝnh hîp lÖ cña Hå s¬ mêi thÇu. PhÇn néi dung kü thuËt vµ néi dung th­¬ng m¹i cña Hå s¬ mêi thÇu ®­îc thÓ hiÖn ë c¸c phÇn chÝnh gåm: Ph¹m vi cung cÊp vµ tiÕn ®é thùc hiÖn. Yªu cÇu kü thuËt. PhÇn ph¹m vi cung cÊp vµ tiÕn ®é thùc hiÖn. Ph¹m vi cung cÊp chØ râ tõng phÇn mÒm sè l­îng vµ phiªn b¶n (version) ®¶m b¶o gióp nhµ thÇu n¾m ®­îc quy m« sö dông. ViÖc chØ râ phiªn b¶n cña phÇn mÒm lµ cÇn thiÕt nh­ng cã thÓ kÌm theo yªu cÇu c¸c phiªn b¶n cã thÓ lµ míi h¬n theo sù ph¸t triÓn c«ng nghÖ. Ph¹m vi cung cÊp dÞch vô chØ râ sè l­îng cho tõng kho¸ häc lµ cÇn thiÕt v× víi c¸c module phÇn mÒm bao giê còng cã c¸c kÕ ho¹ch c¬ së. ViÖc yªu cÇu nhµ thÇu chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc líp häc theo ®óng tiªu chuÈn lµ cÇn thiÕt v× bé gi¶i ph¸p nµy cã tÝnh tÝch hîp cao, sè l­îng b¶n quyÒn (licence) cho phÇn mÒm dù ®Þnh trang bÞ cã thÓ Ýt h¬n nhiÒu so víi sè l­îng häc viªn dù ®Þnh tham gia kho¸ häc. Víi ph¹m vi cung cÊp gåm phÇn mÒm vµ dÞch vô, yªu cÇu vÒ tiÕn ®é ®­îc nªu ra trong Hå s¬ mêi thÇu lµ phï hîp. PhÇn yªu cÇu kü thuËt. ViÖc chØ râ c¸c module phÇn mÒm lµ cÇn thiÕt. ViÖc yªu cÇu c¸c tµi liÖu phÇn mÒm ë d¹ng CD lµ cÇn thiÕt vµ ®óng tiªu chuÈn hiÖn nay cho phÐp dÔ dµng sö dông cho nhiÒu ng­êi vµ in ra khi cÇn. C¸c yªu cÇu vÒ hç trî kü thuËt trong 12 th¸ng lµ phï hîp, viÖc yªu cÇu chÝnh s¸ch b¶o hµnh, b¶o tr× lµ cÇn thiÕt cho mét dù ¸n cã møc ®é phøc t¹p cao vÒ mÆt c«ng nghÖ, mang tÝnh ®Æc thï chuyªn ngµnh vµ cã nhu cÇu sö dông l©u dµi. Yªu cÇu cã khuyÕn nghÞ phÇn cøng lµ hîp lý trong tr­êng hîp chñ ®Çu t­ tù trang bÞ phÇn cøng vµ ng­êi cung cÊp phÇn mÒm chÞu tr¸ch nhiÖm cµi ®Æt phÇn mÒm. Ngoµi ra, víi hÖ thèng nµy còng cÇn sö dông c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi kh¸c nh­ m¸y in, vÏ ... Nh­ vËy, c«ng t¸c lËp Hå s¬ mêi thÇu do phßng Qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn, dùa trªn mÉu Hå s¬ mêi thÇu cã s½n cña EVN. Do ®ã, vÒ c¬ b¶n c«ng t¸c lËp hå s¬ mêi thÇu ®· ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt. 2.2.2.3.3.2. Göi th«ng b¸o mêi thÇu – NhËn, qu¶n lý Hå s¬ dù thÇu – Më thÇu. Th«ng b¸o mêi thÇu ®· ®­îc EVN.IT göi tíi nhµ thÇu Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ kÌm theo Hå s¬ mêi thÇu vµo ngµy 24/12/2003. Còng trong ngµy 24/12/2003, Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ ®· göi ®¬n x¸c nhËn sÏ tham gia dù thÇu vµ sÏ nép hå s¬ dù thÇu ®óng h¹n quy ®Þnh. Ngµy 25/12/2003, EVN.IT ®· tiÕp nhËn Hå s¬ dù thÇu gãi thÇu Cung cÊp phÇn mÒm thiÕt kÕ nhµ m¸y PDS cña INTERGRAPH vµ c¸c dÞch vô ®µo t¹o chuyÓn giao c«ng nghÖ. Sau ®ã 1 h ®ång hå, t¹i EVN.IT ®· diÔn ra buæi më thÇu. Tr×nh tù vµ néi dung buæi më thÇu ®· diÔn ra theo ®óng quy ®Þnh cña Quy chÕ ®Êu thÇu cña ViÖt Nam. 2.2.2.3.3.3. §¸nh gi¸ hå s¬ dù thÇu. §Ó tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ Hå s¬ dù thÇu cña cña nhµ thÇu, EVN.IT ®· xóc tiÕn thµnh lËp Tæ chuyªn gia xÐt thÇu. Sau qu¸ tr×nh chÊm thÇu, Tæ chuyªn gia ®· cã nh÷ng nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ nh­ sau: VÒ kÕt cÊu Hå s¬ dù thÇu. Hå s¬ dù thÇu cung cÊp ®Çy ®ñ th«ng tin theo yªu cÇu Hå s¬ mêi thÇu gåm: §¬n dù thÇu kÌm theo B¶o l·nh dù thÇu cã tÝnh ph¸p lý vÒ tæng gi¸ trÞ tiÒn vµ thêi gian hîp lÖ cña b¶o l·nh. C¸c tµi liÖu thÓ hiÖn n¨ng lùc cña nhµ thÇu. Chµo thÇu vÒ kü thuËt. Chµo thÇu vÒ th­¬ng m¹i. Hå s¬ dù thÇu cña Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ cã kÕt cÊu râ rµng, c¸c ch­¬ng môc bè trÝ m¹ch l¹c, dÔ hiÓu t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng cho chñ ®Çu t­ cã thÓ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ nhanh chãng, chÝnh x¸c. VÒ néi dung HSDT. Hå s¬ dù thÇu cña Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ cã néi dung ®i s¸t vµo c¸c yªu cÇu cña Hå s¬ mêi thÇu. VÒ thÓ hiÖn n¨ng lùc nhµ thÇu. Hå s¬ dù thÇu thÓ hiÖn râ n¨ng lùc cña nhµ thÇu ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c néi dung cña b¶n dù thÇu thÓ hiÖn qua c¸c tµi liÖu sau: C¸c giÊy tê ph¸p lý cña nhµ thÇu: §¨ng ký thµnh lËp. §¨ng ký kinh doanh cho lÜnh vùc phï hîp víi yªu cÇu cña dù ¸n lµ c«ng nghÖ th«ng tin. B¸o c¸o tµi chÝnh 3 n¨m. X¸c nhËn lµ ®¹i lý ®éc quyÒn cña nhµ s¶n xuÊt t¹i ViÖt Nam. PhÇn giíi thiÖu vÒ n¨ng lùc thÓ hiÖn c¸c kinh nghiÖm cña nhµ thÇu trong lÜnh vùc c«ng nghÖ th«ng tin, ®Æc biÖt lµ CNTT chuyªn ngµnh. Tãm t¾t c¸c dù ¸n nªu lªn ®­îc c¸c dù ¸n ë lÜnh vùc t­¬ng tù, c¸c dù ¸n ®ang thùc hiÖn víi quy m« tõ võa ®Õn lín phï hîp víi quy m« dù ¸n mµ chñ ®Çu t­ dù ®Þnh thùc hiÖn. §Æc biÖt nhµ thÇu cã chøng nhËn cña kh¸ch hµng ®· ¸p dông gi¶i ph¸p t­¬ng tù lµ Tæng c«ng ty L¾p m¸y ViÖt Nam – LILAMA. PhÇn chµo vÒ th­¬ng m¹i. Nhµ thÇu ®· cung cÊp gi¸ theo ®óng sè l­îng phÇn mÒm vµ dÞch vô yªu cÇu. Nhµ thÇu còng ®­a ra c¸c ®iÒu kho¶n vÒ thanh to¸n phï hîp víi yªu cÇu cña Hå s¬ mêi thÇu. ViÖc giao hµng khi nhµ thÇu th«ng b¸o t×nh tr¹ng s½n sµng cña hÖ thèng lµ phï hîp v× chñ ®Çu t­ lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp phÇn cøng. Nhµ thÇu chÊp nhËn bÞ ph¹t nÕu giao hµng chËm kh«ng v× lÝ do bÊt kh¶ kh¸ng lµ cÇn thiÕt. Ngoµi viÖc cung cÊp b¶o l·nh dù thÇu, nhµ thÇu tu©n theo c¸c ®iÒu kiÖn vÒ b¶o l·nh kh¸c gåm: B¶o l·nh thùc hiÖn hîp ®ång, b¶o l·nh t¹m øng vµ b¶o l·nh b¶o hµnh. PhÇn chµo vÒ kü thuËt. Trong tuyªn bè phï hîp cña m×nh, Nhµ thÇu ®¶m b¶o: Cung cÊp toµn bé c¸c phÇn mÒm lµ c¸c phiªn b¶n cËp nhËt theo ®óng sù ph¸t triÓn c«ng nghÖ cña nhµ s¶n xuÊt INTERGRAPH, tu©n thñ theo c¸c ®iÒu kiÖn cña yªu cÇu kü thuËt. PhÇn mÒm ®­îc cung cÊp sÏ ®­îc cµi ®Æt vµ ®­îc ®¶m b¶o b¶o hµnh trong thêi gian 1 n¨m kÓ tõ ngµy bµn giao ®­a vµo sö dông, trong ®ã bao gåm hç trî kü thuËt vµ n©ng cÊp miÔn phÝ, phï hîp víi c¸c ®iÒu kiÖn vµ chÝnh s¸ch chuÈn vÒ b¶o hµnh, b¶o tr× cña h·ng cung cÊp gi¶i ph¸p CNTT. Thêi gian ®µo t¹o, chuyÓn giao c«ng nghÖ vµ t­ vÊn lµ phï hîp trªn c¬ së c¸c chuyªn gia cña chñ ®Çu t­ n¾m v÷ng c¸c chuyªn ngµnh kü thuËt t­¬ng øng. Trong phÇn ®Ò xuÊt kü thuËt cña nhµ thÇu: Sè l­îng vµ ®Æc tÝnh cña c¸c phÇn mÒm trong bé gi¶i ph¸p tù ®éng ho¸ thiÕt kÕ nhµ m¸y ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña Hå s¬ mêi thÇu víi c¸c phiªn b¶n theo yªu cÇu hoÆc míi h¬n so víi phiªn b¶n trong Hå s¬ mêi thÇu. Nhµ thÇu ®­a ra ®­îc néi dung chi tiÕt c«ng t¸c ®µo t¹o, sè l­îng ngµy häc vµ tiÕn ®é thùc hiÖn còng nh­ yªu cÇu ®èi víi c¸c häc viªn cho tõng kho¸ häc ®¸p øng hoµn toµn c¸c yªu cÇu trong hå s¬ mêi thÇu. Nhµ thÇu ®­a ra ®Çy ®ñ c¸c khuyÕn nghÞ vÒ phÇn cøng cho c¸c viÖc cµi ®Æt triÓn khai phÇn mÒm. ViÖc nµy lµ cÇn thiÕt. Nhµ thÇu còng cam kÕt cung cÊp dÞch vô b¶o tr× sau b¶o hµnh khi ®­îc yªu cÇu theo nh­ chÝnh s¸ch b¶o hµnh mµ nhµ thÇu ®· cung cÊp. ChÝnh s¸ch b¶o hµnh, b¶o tr× lµ chÆt chÏ thÝch hîp víi hÖ thèng chuyªn ngµnh lín cã tÝnh ®Æc thï kü thuËt cao. Hå s¬ cña nhµ thÇu cßn cung cÊp tiÕn ®é, kÕ ho¹ch thùc hiÖn rÊt chi tiÕt cho dù ¸n ®¶m b¶o hoµn thµnh c¸c néi dung kü thuËt vµ c¸c dÞch vô ®­îc cung cÊp. §Æc biÖt, nhµ thÇu còng cung cÊp th«ng tin vÒ kh¶ n¨ng ®¸p øng cña gi¶i ph¸p kü thuËt ®Ò xuÊt vµ mét sè kh¸ch hµng/ dù ¸n ®èi víi c«ng t¸c thiÕt kÕ c«ng tr×nh trong ngµnh n¨ng l­îng còng nh­ ®Çy ®ñ c¸c catalogue cña c¸c phÇn mÒm còng hµng INTERGRAPH cã trong bé gi¶i ph¸p. Tãm l¹i Hå s¬ dù thÇu vÒ kü thuËt ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu trong hå s¬ mêi thÇu. Nhµ thÇu cã ®ñ n¨ng lùc vµ kinh nghiÖm hoµn thµnh c¸c néi dung cña dù ¸n. 2.2.2.3.3.4. Tr×nh duyÖt - C«ng bè kÕt qu¶ ®Êu thÇu. KÕt thóc qu¸ tr×nh chÊm thÇu, Nhµ thÇu Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ ®­îc ®¸nh gi¸ lµ ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu cña Hå s¬ mêi thÇu vµ ®· tróng thÇu gãi thÇu trªn. EVN.IT ®· cã c«ng v¨n tr×nh lªn EVN xin phª duyÖt kÕt qu¶ chØ ®Þnh thÇu. Trong c«ng v¨n ®· tr×nh bµy ®Çy ®ñ c¸c néi dung sau: Néi dung gãi thÇu. §¸nh gi¸ Hå s¬ dù thÇu. C¬ së, lý do chØ ®Þnh thÇu. NhËn xÐt nhµ thÇu. §Ò xuÊt vµ kiÕn nghÞ. Phóc ®¸p tê tr×nh cña EVN.IT, EVN ®· cã quyÕt ®Þnh phª duyÖt kÕt qu¶ chØ ®Þnh thÇu vµ chÝnh thøc c«ng bè Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ tróng thÇu. 2.2.2.3.4. Th­¬ng th¶o- Tr×nh duyÖt vµ Phª duyÖt hîp ®ång. Ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2003, t¹i Trung t©m C«ng nghÖ th«ng tin ®· diÔn ra buæi th­¬ng th¶o hîp ®ång gi÷a EVN.IT vµ Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ vÒ viÖc mua bé phÇn mÒm ThiÕt kÕ nhµ m¸y PDS cña INTERGRAPH. Sau khi th­¬ng th¶o, c¶ hai bªn ®· ®i ®Õn thèng nhÊt c¸c néi dung trong dù th¶o hîp ®ång. Qua nghiªn cøu, t×m hiÓu néi dung cña b¶n Dù th¶o hîp ®ång, t¸c gi¶ cã mét sè ý kiÕn sau: Dù th¶o hîp ®ång ®­îc quy ®Þnh chÆt chÏ gåm phÇn chÝnh cña hîp ®ång vµ 7 phô lôc lµ phÇn kh«ng thÓ t¸ch rêi cña hîp ®ång gåm: B¶ng gi¸ vµ danh s¸ch hµng ho¸ vµ dÞch vô cµi ®Æt ch¹y thö phÇn mÒm. B¶ng gi¸ vµ danh s¸ch dÞch vô ®µo t¹o vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ. M« t¶ néi dung c¸c kho¸ häc. LÞch tr×nh thùc hiÖn dù ¸n. ChÝnh s¸ch b¶o hµnh vµ b¶o tr× cña INTERGRAPH. KhuyÕn nghÞ cÊu h×nh phÇn cøng. M« t¶ c¸c phÇn mÒm øng dông trong bé gi¶i ph¸p. C¸c kh¸i niÖm ®­îc ®Þnh nghÜa râ rµng; Ph¹m vi c«ng viÖc cña mét dù ¸n vÒ phÇn mÒm ®­îc m« t¶ trong “Ph¹m vi cña hîp ®ång” lµ ®Çy ®ñ vµ chÆt chÏ. C¸c ®iÒu kho¶n vÒ b¶o l·nh thùc hiÖn hîp ®ång vµ b¶o l·nh t¹m øng lµ phï hîp. PhÇn ®iÒu kiÖn thanh to¸n ®­îc chia lµm 2 phÇn cho hµng ho¸ riªng vµ dÞch vô riªng lµ hîp lý v× c«ng t¸c ®µo t¹o cã thÓ thùc hiÖn tr­íc c«ng t¸c bµn giao l¾p ®Æt hµng hãa. Thêi gian l¾p ®Æt vµ quy chÕ ph¹t lµ phï hîp. PhÇn dÞch vô ®­îc m« t¶ lµ rÊt chi tiÕt nh­ng còng lµ cÇn thiÕt cho dù ¸n c«ng nghÖ th«ng tin. §iÒu kho¶n cho c«ng t¸c b¶o hµnh m« t¶ c¶ dÞch vô b¶o hµnh vµ cam kÕt cung cÊp b¶o tr× lµ cÇn thiÕt víi mét dù ¸n c«ng nghÖ th«ng tin lín, míi, cã ®é phøc t¹p cao vµ c¸c s¶n phÈm lu«n cã sù cËp nhËt. 2.2.2.3.5. M« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý triÓn khai dù ¸n. Đây là dự án CNTT quan trọng, mang tính chất nâng cao năng lực tư vấn, có ý nghĩa định hướng về phát triển công nghệ trong EVN. Theo quyết định của EVN, dự án này do EVN.IT làm đầu mối thực hiện công tác mua sắm phần mềm và áp dụng các ứng dụng chuyên ngành thiết kế nhà máy nhiệt điện tại Viện Năng lượng. Chính vì vậy, để có thể triển khai tốt dự án cần có sự tham gia phối hợp của Trung tâm CNTT, đơn vị sử dụng là Viện Năng lượng cũng như các ban của Tổng Công ty. Trªn c¬ së tham kh¶o ý kiÕn cña nhµ thÇu C«ng ty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹, EVN.IT ®· kiÕn nghÞ thùc hiÖn dù ¸n theo m« h×nh sau: Phô tr¸ch dù ¸n INTERGRAPH Phô tr¸ch dù ¸n EVN §iÒu phèi dù ¸n §iÒu phèi dù ¸n Nhãm thùc hiÖn. Nhãm thùc hiÖn. H×nh 2.4: M« h×nh tæ chøc qu¶n lý triÓn khai dù ¸n mua s¾m phÇn mÒm PDS. Ban chØ ®¹o dù ¸n. Ban chỉ đạo dự án của hai bên đóng vai trò chỉ đạo, giám sát việc thực hiện dự án. Về phía EVN, Ban chỉ đạo dự án có một Giám đốc chương trình do một lãnh đạo trong Ban Tổng giám đốc chỉ đạo, vì dự án liên quan đến nhiều đơn vị trong toàn Tổng công ty, cần phải có sự chỉ đạo và điều phối từ cấp cao nhất bởi một người đủ thẩm quyền đưa ra các quyết định khi cần. Trưởng Ban chỉ đạo dự án là một Phó Tổng giám đốc và trong ban chỉ đạo dự án có các đại diện của các đơn vị sau: Ban KHCN MT&VT – Tổng Công Ty Trung tâm CNTT Viện Năng Lượng Ban chỉ đạo dự án của EVN có trách nhiệm báo cáo lên lãnh đạo EVN về công tác triển khai thực hiện dự án. Ban chỉ đạo nhận báo cáo thường xuyên của phụ trách dự án và công tác tiến hành dự án. Phụ trách dự án Về phía EVN, Phụ trách dự án chịu trách nhiệm chung cho toàn dự án, thường trực điều hành triển khai dự án, chịu sự chỉ đạo của Ban chỉ đạo dự án. Phụ trách dự án thay mặt EVN để làm việc với nhà thầu. Người phụ trách dự án có trách nhiệm làm việc với nhóm làm việc nhằm đảm báo các công việc của dự án được tiến hành theo đúng tiến độ và chất lượng. Phụ trách dự án do Ban chỉ đạo dự án chỉ định. Người phụ trách dự án là cán bộ phụ trách dự án của Trung tâm CNTT. Điều phối dự án Là người hỗ trợ cho phụ trách dự án trong dự án. Nhóm thực hiện Về phía EVN, đây là các chuyên gia, kỹ sư thiết kế của đơn vị sử dụng cuối là Viện Năng Lượng. Nhóm thực hiện gồm phụ trách nhóm thiết kế, các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành và các kỹ sư sẽ được tổ chức theo mô hình sau: Phô tr¸ch nhãm thiÕt kÕ EVN. Tr­ëng nhãm c«ng nghÖ, èng, thiÕt bÞ Tr­ëng nhãm kÕt cÊu, x©y dùng. Tr­ëng nhãm ®iÖn, tù ®éng ho¸, ®o l­êng,®iÒu khiÓn Kü s­ P&ID Kü s­ ®­êng èng Kü s­ thiÕt bÞ Kü s­ kÕt cÊu Kü s­ x©y dùng Kü s­ ®iÖn Kü s­ ®iÖn, tù ®éng ho¸, ®o l­êng, ®iÒu khiÓn Qu¶n trÞ hÖ thèng H×nh 2.5: M« h×nh nhãm thùc hiÖn dù ¸n vÒ phÝa VNL. Tuỳ vào các ứng dụng chuyên ngành khác nhau, các kỹ sư sẽ tham gia các khoá học khác nhau. Làm việc với nhà thầu C«ng ty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹, EVN.IT ®· thống nhất mô hình nhóm làm việc về phía Intergraph với các chuyên gia có kinh nghiệm của hãng trong khu vực. Phô tr¸ch nhãm ®µo t¹o INTERGRAPH T­ vÊn hÖ thèng vµ CSDL T­ vÊn PDS (PDS, ISOGEN, SPReview...) T­ vÊn SPPID T­ vÊn Electrical T­ vÊn IN Tools T­ vÊn CAD Th­ ký dù ¸n H×nh 2.6: M« h×nh nhãm thùc hiÖn dù ¸n vÒ phÝa Intergraph 2.2.2.3.6. Dù kiÕn c«ng t¸c tæ chøc thùc hiÖn, gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n. Cho tíi thêi ®iÓm hiÖn nay, dù ¸n “ ¸p dông gi¶i ph¸p tù ®éng ho¸ thiÕt kÕ nhµ m¸y ®iÖn phôc vô n©ng cao n¨ng lùc t­ vÊn“ míi ®ang trong giai ®o¹n §µo t¹o vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ cho c¸c c¸n bé, kü s­ cña ViÖn N¨ng l­îng. Do ®ã, t¸c gi¶ chØ cã thÓ nªu lªn ®­îc dù kiÕn c«ng t¸c tæ chøc thùc hiÖn vµ gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n. ViÖc tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n ®­îc thùc hiÖn qua ®Çu mèi lµ EVN.IT. Ngoµi c¸c c«ng t¸c vÒ qu¶n lý dù ¸n vµ c¸c c«ng t¸c hËu cÇn liªn quan tíi dù ¸n mµ EVN.IT sÏ thùc hiÖn, qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n gåm c¸c b­íc triÓn khai chÝnh: B­íc 1: Thùc hiÖn ®µo t¹o c¬ b¶n c¸c øng dông c«ng nghÖ th«ng tin chuyªn ngµnh. B­íc 2: Thùc hiÖn ¸p dông c¸c øng dông chuyªn ngµnh cho mét dù ¸n thö nghiÖm còng nh­ thùc hµnh trªn c¸c bµi to¸n mµ c¸c ®¬n vÞ t­ vÊn cña EVN ®ang thùc hiÖn. B­íc 3: L¾p ®Æt phÇn mÒm vµ chuyÓn giao d÷ liÖu cña dù ¸n vµo hÖ thèng, ®­a hÖ thèng vµo vËn hµnh. Víi b­íc 1, lµ b­íc ®ang ®­îc tiÕn hµnh triÓn khai, c¸c c«ng t¸c sau ®©y ®· ®­îc thùc hiÖn: ViÖn N¨ng l­îng, ®¬n vÞ sö dông, ®· chuÈn bÞ vÒ nh©n lùc lµ c¸c kü s­ thiÕt kÕ chuyªn ngµnh ®Ó tham gia kho¸ häc ®µo t¹o, chuyÓn giao c«ng nghÖ do nhµ thÇu Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ tiÕn hµnh. Víi c¸c néi dung kho¸ häc chuyªn ngµnh kh¸c nhau, ®èi t­îng häc viªn còng lµ c¸c kü s­ thiÕt kÕ chuyªn ngµnh kh¸c nhau. C«ng t¸c ®µo t¹o, chuyÓn giao c«ng nghÖ bao gåm c¸c phÇn c¬ b¶n sau: §µo t¹o øng dông c«ng nghÖ th«ng tin chung. §µo t¹o øng dông thiÕt kÕ chuyªn ngµnh. §µo t¹o qu¶n trÞ hÖ thèng. T­ vÊn ®µo t¹o trªn dù ¸n c«ng tr×nh thùc tÕ. Néi dung cô thÓ cña phÇn ®µo t¹o vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ nh­ sau: Kho¸ häc Thêi gian (ngµy) A øng dông c«ng nghÖ th«ng tin chung 1. Window NT / 2000. 1 2. MicroStation for Designers. 3 3. SmartSketch. 5 B §µo t¹o øng dông thiÕt kÕ chuyªn ngµnh 1. PDS. 36 2. ISOGEN. 5 3. SMARTPLANT REVIEW. 5 4. SMARTPLANT P&ID. 5 5. SMARTPLANT ELECTRICAL. 5 6. INTOOLS. 8 7. SMARTPLANT EXPLORER. 2 C ®µo t¹o qu¶n trÞ hÖ thèng 1. Window NT / 2000 administration. 3 2. ORACLE & RIS. 5 3. Plotting Administration. 3 4. Application Administration. 5 D t­ vÊn ®µo t¹o trªn dù ¸n, c«ng tr×nh thùc tÕ 1. PDS suite (PDS, ISOGEN, SMARTPLANT REVIEW, IPLOT). 24 2. C¸c øng dông kh¸c (SPPID, INTools, SPEI, SPE). 20 B¶ng 2.5. Néi dung kho¸ häc ®µo t¹o vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ. C«ng t¸c chuyÓn giao c«ng nghÖ còng ®­îc thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh cµi ®Æt øng dông cho dù ¸n t¹i ®¬n vÞ sö dông cuèi. Bæ nhiÖm phô tr¸ch nhãm thiÕt kÕ. ChØ ®Þnh c¸c qu¶n trÞ hÖ thèng c«ng nghÖ th«ng tin (cã kinh nghiÖm vÒ hÖ thèng m¹ng, c¬ së d÷ liÖu). ChØ ®Þnh c¸c tr­ëng nhãm thiÕt kÕ chuyªn ngµnh. Víi b­íc 2 ®Ó thùc hiÖn tèt, c¸c c«ng t¸c sau cÇn thùc hiÖn: C¸c kü s­ cÇn tham gia c«ng t¸c ®µo t¹o mét c¸ch tÝch cùc, ®Ó n¾m v÷ng tÝnh n¨ng cña c¸c øng dông. ChuÈn bÞ c¸c bµi to¸n thùc tÕ cña c¸c chuyªn ngµnh thiÕt kÕ còng nh­ ë c¸c qu¸ tr×nh thiÕt kÕ kh¸c nhau (thiÕt kÕ nguyªn lý, thiÕt kÕ chi tiÕt, thiÕt kÕ söa ch÷a, hç trî qu¶n lý vËn hµnh...) Víi b­íc 3 ®Ó thùc hiÖn tèt, c¸c c«ng t¸c sau cÇn thùc hiÖn: ChuÈn bÞ trang thiÕt bÞ phÇn cøng víi cÊu h×nh phï hîp theo khuyÕn nghÞ cña nhµ cung cÊp phÇn mÒm. Kü s­ qu¶n trÞ hÖ thèng cÇn n¾m v÷ng nghiÖp vô hÖ thèng, hÖ ®iÒu hµnh, c¬ së d÷ liÖu, c¸c nhiÖm vô qu¶n trÞ hÖ thèng phÇn mÒm øng dông vµ c¸c b­íc l­u tr÷ vµ kh«i phôc d÷ liÖu. Lµm viÖc chÆt chÏ víi c¸c nhµ cung cÊp phôc vô c«ng t¸c hç trî, b¶o hµnh. Để có thể thực hiện tốt dự án, việc duy trì các buổi làm việc giữa EVN và nhà cung cấp là cần thiết. EVN.IT thấy rằng các cuộc họp làm việc sau đây dự định sẽ cần được thực hiện: Cuộc họp làm việc của Ban chỉ đạo: Được thực hiện hàng tháng với nội dung: Tiến độ và chất lượng dự án. Công việc hoàn thành trong tháng. Các vấn đề trong tháng cần giải quyết. Kế hoạch của tháng tới. Các vấn đề còn tồn đọng của các tháng trước và phương hướng giải quyết. Cuộc họp làm việc của phụ trách dự án: Được thực hiện hàng tuần với việc kiểm tra tiến độ và chất lượng dự án, ngoài ra các cuộc làm việc khác sẽ được thực hiện khi cần thiết. Cuộc họp làm việc phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph) Được thực hiện sau kết thúc mỗi module giữa phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph) cùng các học viên và chuyên gia đào tạo ứng dụng nhằm tổng kết về module ứng dụng, giúp đảm bảo kết quả thực hiện theo đúng yêu cầu đặt ra, cũng như có các trao đổi chuyên môn trên các module đã được thực hiện Cuộc họp làm việc của nhóm làm việc Được thực hiện sau kết thúc mỗi buổi làm việc nhằm tổng kết kết quả làm việc, các trao đổi chuyên môn, các thắc mắc, tồn đọng các khuyến nghị để tăng cường chất lượng và hiệu quả các buổi làm việc sau. Việc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện dự án sẽ có các biên bản làm việc từng ngày, biên bản nghiệm thu từng phần việc. Việc đánh giá tổng kết kết quả của mỗi phần công việc có ý nghĩa quan trọng trong việc áp dụng các công cụ trên vào thực tế, đưa ra định hướng phát triển công tác tư vấn. Chính vì vậy sau mỗi bước thực hiện phía người sử dụng cuối có trách nhiệm báo cáo tổng kết công việc đưa ra các kết quả thực hiện, các kiến nghị áp dụng và phương hướng phát triển tiếp theo. 2.3. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ t¹i EVN.IT. 2.3.1. Nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc. Nh×n chung, c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n t¹i EVN.IT trong thêi gian qua ®· diÔn ra theo ®óng quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Ò ra, ®¶m b¶o ®­îc chÊt l­îng vµ tiÕn ®é cña tõng c«ng viÖc trong tõng giai ®o¹n dù ¸n. (Chi tiÕt cô thÓ ®· ®­îc ph©n tÝch ë phÇn trªn.) 2.3.2. Mét sè h¹n chÕ . 2.3.2.1. VÒ chÊt l­îng néi dung cña B¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi. Qua viÖc t×m hiÓu, nghiªn cøu b¶n B¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi “Mua s¾m phÇn mÒm thiÕt kÕ nhµ m¸y phôc vô n©ng cao c«ng t¸c t­ vÊn cho khèi t­ vÊn cña Tæng c«ng ty“ do EVN.IT lËp, t¸c gi¶ cã mét sè ý kiÕn nh­ sau: VÒ môc tiªu dù ¸n: Ch­a x¸c ®Þnh râ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn n¨ng lùc t­ vÊn cña TCT trong thêi gian tíi (nh­ x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng cña t­ vÊn sÏ ®¶m ®­¬ng ®­îc c«ng t¸c thiÕt kÕ nhiÖt ®iÖn ë møc nµo, vµo thêi ®iÓm nµo...), qua ®¸nh gi¸ hiÖn tr¹ng cña t­ vÊn (c¶ vÒ con ng­êi vµ trang bÞ) ®Ó x¸c ®Þnh cÇn thiÕt ph¶i mua phÇn mÒm vµ tiÕn ®é mua nh»m ®¸p øng ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn dù kiÕn, ®ång thêi ®©y còng lµ c¬ së x¸c ®Þnh hiÖu qu¶ cña dù ¸n, còng nh­ lµ cam kÕt vÒ tr¸ch nhiÖm cña ®¬n vÞ ®­a ra nhu cÇu mua s¾m; Ch­a x¸c ®Þnh viÖc mua s¾m nµy sÏ ®¸p øng ngay cho c«ng tr×nh nµo trong thêi gian tíi. Cã cÇn thuª t­ vÊn n­íc ngoµi n÷a kh«ng? VÒ quy m« dù ¸n: Ch­a m« t¶ râ s¶n phÈm mua sÏ gióp cho t­ vÊn ®¶m ®­¬ng ®­îc viÖc thiÕt kÕ nhµ m¸y ®iÖn tõ giai ®o¹n nµo ®Õn giai ®o¹n nµo. VÒ yªu cÇu néi dung phÇn mÒm: Kh«ng nªn viÕt trªn c¬ së m« t¶ chøc n¨ng phÇn mÒm cã s½n, nªn tr×nh bµy râ quy tr×nh thiÕt kÕ nhµ m¸y nhiÖt ®iÖn (tõ giai ®o¹n lËp BCNCKT, thiÕt kÕ kü thuËt, b¶n vÏ thi c«ng ) tõ ®ã x¸c ®Þnh c¸c bµi to¸n cÇn tÝnh to¸n, c¸c b¶n vÏ cÇn lËp, c¸c liÖt kª cÇn bãc t¸ch, c¸c tµi liÖu cÇn hoµn thµnh cho tõng giai ®o¹n ; trªn c¬ së quy tr×nh thiÕt kÕ t­¬ng ®èi chi tiÕt, x¸c ®Þnh c¸c c«ng ®o¹n cÇn tù ®éng ho¸ trong thiÕt kÕ cña dù ¸n nµy. §©y míi chÝnh lµ c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh sù ®¸p øng cña phÇn mÒm víi yªu cÇu cña dù ¸n. C¸c néi dung liªn quan ®Õn c«ng nghÖ th«ng tin lµ yªu cÇu b¾t buéc cÇn m« t¶. 2.3.2.1.4. VÒ kinh phÝ dù ¸n: Kinh phÝ ®µo t¹o: Nªn yªu cÇu ®­îc ®µo t¹o ngay trªn s¶n phÈm ®­îc l¾p ®Æt cña ViÖn N¨ng l­îng, sÏ cã t¸c dông: KiÓm tra ngay s¶n phÈm mua s¾m; tiÕt kiÖm tiÒn thuª phßng vµ trang bÞ trong ®µo t¹o. 2.3.2.1.5. VÒ ph©n tÝch hiÖu qu¶ ®Çu t­. Trong BCNCKT chñ yÕu chØ nªu t¸c dông cña s¶n phÈm, ch­a kh¼ng ®Þnh hiÖu qu¶ tµi chÝnh hay kinh tÕ cña dù ¸n. Cô thÓ nh­ : Kh«ng x©y dùng ®­îc dßng tiÒn cña dù ¸n do ®ã kh«ng thÓ tÝnh to¸n ®­îc c¸c chØ tiªu hiÖu qu¶ tµi chÝnh hay hiÖu qu¶ kinh tÕ (NPV, IRR, thêi gian hoµn vèn cña dù ¸n...) dù ¸n mang l¹i. Do ®ã thiÕu tÝnh thuyÕt phôc cÇn cã cña mét BCNCKT. 2.3.2.2. VÒ c«ng t¸c lËp dù to¸n. Do ®©y lµ mét dù ¸n ®­îc ®Êu thÇu theo h×nh thøc chØ ®Þnh thÇu (qua ph©n tÝch, so s¸nh ®­îc tr×nh bµy trong BCNCKT vÒ c¸c gi¶i ph¸p tù ®éng ho¸ thiÕt kÕ nhµ m¸y nhiÖt ®iÖn hiÖn cã trªn thÞ tr­êng thÕ giíi, ®· ®i ®Õn kÕt luËn lµ nªn sö dông bé gi¶i ph¸p PDS cña h·ng INTERGRAPH th«ng qua nhµ thÇu lµ Cty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹) cho nªn viÖc lËp dù to¸n cho dù ¸n còng cã nh÷ng nÐt riªng biÖt so víi c¸c dù ¸n ®­îc ®Êu thÇu theo h×nh thøc c¹nh tranh kh¸c. Tuy nhiªn, theo ý kiÕn c¸ nh©n t¸c gi¶ th× c«ng t¸c lËp dù to¸n cho dù ¸n chØ c¨n cø vµo b¶n chµo gi¸ cña C«ng ty TNHH C«ng nghÖ §å ho¹ mµ kh«ng cã sù ph©n tÝch kü vÒ gi¸ cña s¶n phÈm t­¬ng tù trªn thÞ tr­êng lµ mét h¹n chÕ. Sù thiÕu sãt nµy cã thÓ dÉn tíi viÖc lËp dù to¸n kh«ng chÝnh x¸c, l·ng phÝ vèn ®Çu t­. Bªn c¹nh viÖc lùa chän ®­îc mét s¶n phÈm ®¸p øng ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn kü thuËt ®Ò ra th× viÖc chØ ®Þnh thÇu ®· dÉn tíi mét bÊt lîi cho chñ ®Çu t­ (ë ®©y lµ EVN) ®ã lµ th­êng ph¶i chÊp nhËn gi¸ do nhµ thÇu chµo, mµ Ýt cã sù lùa chän vµ ®ång thêi viÖc th­¬ng th¶o gi¶m gi¸ còng sÏ gÆp khã kh¨n. 2.3.2.3. VÒ m« h×nh tæ chøc qu¶n lý triÓn khai dù ¸n: Còng theo ý kiÕn cña c¸ nh©n t¸c gi¶ th× ViÖc x©y dùng bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n nh­ ®­îc nªu lµ qu¸ cång kÒnh, phøc t¹p, kh«ng cÇn thiÕt ph¶i cã sù tham gia cña Phã Tæng gi¸m ®èc vµo Ban chØ ®¹o dù ¸n. Theo t¸c gi¶ th× chØ nªn coi ®©y lµ chñ tr­¬ng trang bÞ tù ®éng ho¸ trong c«ng t¸c t­ vÊn do yªu cÇu cña chÝnh ®¬n vÞ t­ vÊn, cô thÓ ViÖn N¨ng l­îng cã nhu cÇu më réng lÜnh vùc ho¹t ®éng t­ vÊn nh­ng cßn thiÕu vèn nªn TCT xem xÐt vµ chÊp nhËn cung cÊp vèn cho ®¬n vÞ mua s¾m. Vµ v× ®©y lµ s¶n phÈm phÇn mÒm trang bÞ cho ViÖn N¨ng l­îng nªn ®Ò nghÞ chØ sö dông bé m¸y cña ViÖn N¨ng l­îng ®Ó mua s¾m, nh­ vËy sÏ t¨ng c­êng tËp trung tr¸ch nhiÖm cho ViÖn N¨ng l­îng, sau nµy nÕu s¶n phÈm kh«ng ph¸t huy hiÖu qu¶ sÏ hoµn toµn do ViÖn N¨ng l­îng chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm. (ViÖn N¨ng l­îng tù ®Æt nhu cÇu, tù quyÕt néi dung phÇn mÒm, tù th­¬ng th¶o mua s¾m vµ tæ chøc ®µo t¹o vµ dù kiÕn sö dông trong t­¬ng lai). ViÖn N¨ng l­îng sÏ x©y dùng tæ c«ng t¸c thùc hiÖn viÖc mua s¾m, tæ chøc x©y dùng bé phËn tiÕp nhËn, tham gia ®µo t¹o vµ sö dông s¶n phÈm sau nµy hoµn toµn theo biªn chÕ cña ViÖn N¨ng l­îng. C¸c Ban chøc n¨ng cña TCT chØ tham gia nh­ vai trß th«ng th­êng vÒ viÖc thÈm ®Þnh theo ph©n cÊp. EVN.IT sÏ cã ý kiÕn vÒ sù phï hîp víi chÝnh s¸ch trang bÞ c«ng nghÖ tin häc cña EVN. Ch­¬ng 3 Ph­¬ng h­íng vµ kiÕn nghÞ mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ t¹i Trung t©m C«ng nghÖ th«ng tin Tæng c«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam. 3.1. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ t¹i EVN.IT. C¸c dù ¸n c«ng nghÖ th«ng tin do EVN.IT thùc hiÖn vµ qu¶n lý thuéc nhiÒu nguån vèn kh¸c nhau, nh­: Vèn ®Çu t­ ph¸t triÓn cña EVN, vèn cña Ng©n hµng ThÕ giíi (WB), vèn cña C¬ quan ph¸t triÓn th­¬ng m¹i Hoa Kú (TDA), vèn cña Tæ chøc hîp t¸c ph¸t triÓn Thuþ §iÓn (SIDA)... Do vËy, viÖc chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý c¸c dù ¸n sö dông c¸c nguån vèn ®ã ph¶i tu©n theo nh÷ng quy ®Þnh cña c¸c tæ chøc tµi trî vèn. Tõ khi thµnh lËp cho tíi nay, EVN.IT ®ang thùc hiÖn vµ qu¶n lý c¸c dù ¸n ®Çu t­ theo ®óng c¸c quy ®Þnh cña c¸c tæ chøc tµi trî vèn cho c¸c dù ¸n ®ã. Do tr×nh ®é vµ thêi gian cã h¹n cho nªn t¸c gi¶ xin kh«ng ®Ò cËp tíi c¸c dù ¸n sö dông nguån vèn n­íc ngoµi, mµ chØ xin ®­îc ®Ò cËp tíi dù ¸n sö dông nguån vèn trong n­íc (mµ cô thÓ ë ®©y lµ nguån vèn ®Çu t­ ph¸t triÓn cña TCT). C¸c dù ¸n sö dông vèn ®Çu t­ ph¸t triÓn cña EVN ®­îc thùc hiÖn vµ qu¶n lý theo c¸c quy ®Þnh hiÖn hµnh cña ph¸p luËt ViÖt Nam. (VÝ dô nh­: Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ x©y dùng ban hµnh kÌm theo c¸c nghÞ ®Þnh 52/1999/N§-CP, sè 12/2000/N§-CP vµ sè 07/2003/N§-CP; Quy chÕ ®Êu thÇu ban hµnh kÌm theo nghÞ ®Þnh 88/1999/N§-CP vµ sè 66/2003/N§-CP...). Bëi vËy, c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý c¸c dù ¸n sö dông vèn ®Çu t­ ph¸t triÓn cña EVN vÉn ph¶i b¸m s¸t vµo nh÷ng h­íng dÉn quy ®Þnh trong c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt nh­ ®· kÓ trªn. VÒ phÝa Tæng c«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam: CÇn cã sù ph©n cÊp triÖt ®Ó cho c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ®­îc trùc tiÕp chñ ®éng thùc hiÖn ®Çu t­. Nh­ vËy sÏ ®¶m b¶o cho dù ¸n hoµn thµnh ®¹t chÊt l­îng, ®óng tiÕn ®é vµ t¨ng c­êng tÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm cho c¸c ®¬n vÞ ®ã. VÒ phÝa EVN.IT: Ph¶i x©y dùng ®­îc mét quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ trong ®ã cã sù phèi hîp nhÞp nhµng, ph©n c«ng c«ng t¸c râ rµng, tr¸nh chång chÐo vµ ®Æc biÖt lµ g¾n chÆt víi c¸c quy ®Þnh hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc. Bªn c¹nh viÖc cã ®­îc mét quy tr×nh phèi hîp thùc hiÖn tèt, hiÖu qu¶ cao th× EVN.IT cÇn chó träng vµo viÖc x©y dùng ®éi ngò c¸n bé giái, nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc. Do ®Æc thï cña c«ng nghÖ th«ng tin lµ mét lÜnh vùc míi cho nªn ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cña EVN.IT cßn rÊt trÎ vµ thiÕu kinh nghiÖm. Do ®ã viÖc triÓn khai c¸c dù ¸n c«ng nghÖ th«ng tin lín sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong thêi gian tíi. V× vËy, EVN.IT cÇn cã chÝnh s¸ch thu hót, ®µo t¹o vµ båi d­ìng nh©n tµi. §ã còng lµ mét b­íc chuÈn bÞ tÝch cùc ®Ó trong thêi gian tíi EVN.IT ®ñ søc trë thµnh mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, cã kh¶ n¨ng tù chñ vÒ tµi chÝnh, tõng b­íc ph¸t triÓn trë thµnh mét ®¬n vÞ m¹nh trong ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin n­íc nhµ. 3.2. KiÕn nghÞ mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn quy tr×nh thùc hiÖn vµ qu¶n lý c¸c dù ¸n ®Çu t­ t¹i Trung t©m C«ng nghÖ th«ng tin- Tæng c«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam. 3.2.1. XÐt trªn gãc ®é qu¶n lý vÜ m«. VÒ phÝa Nhµ n­íc: CÇn hoµn thiÖn hÖ thèng chÝnh s¸ch, v¨n b¶n ph¸p luËt vÒ qu¶n lý ho¹t ®éng ®Çu t­ vµ x©y dùng, ho¹t ®éng ®Êu thÇu. ViÖc sím hoµn thiÖn c¸c chÝnh s¸ch, c¸c quy ®Þnh nµy sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c chñ thÓ trong nÒn kinh tÕ thùc hiÖn c«ng viÖc tèt h¬n, hiÖu qu¶ h¬n. VÒ phÝa EVN: Tõng b­íc c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh trong c«ng t¸c qu¶n lý theo h­íng gän nhÑ; ®ång thêi cã sù ph©n c«ng, ph©n cÊp triÖt ®Ó h¬n n÷a ®èi víi c¸c dù ¸n t­¬ng ®èi ®Æc thï cho c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. ViÖc nµy sÏ gióp cho c¸c dù ¸n ®­îc thùc hiÖn víi chÊt l­îng cao h¬n, hoµn thµnh ®óng tiÕn ®é h¬n vµ t¨ng tÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm h¬n ®èi víi c¸c ®¬n vÞ ®­îc ph©n cÊp. 3.2.2. XÐt trªn gãc ®é qu¶n lý vi m«. 3.2.2.1. X©y dùng mét quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n g¾n chÆt h¬n n÷a víi quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. §Ó cã thÓ kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ vÒ viÖc thiÕu sù phèi hîp nhÞp nhµng, chÆt cxÏ gi÷a c¸c phßng, c¸c bé phËn chøc n¨ng trong c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n nh­ ®· ph©n tÝch khi ¸p dông Quy tr×nh thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n t¹i EVN.IT; ®ång thêi ®Ó cã thÓ ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu vÒ chÊt l­îng trong c«ng t¸c chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n, nh»m tõng b­íc n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh, lu«n ®¶m b¶o chÊp hµnh ®Çy ®ñ vµ nghiªm chØnh c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt ( vÝ dô nh­: Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ x©y dùng, Quy chÕ ®Êu thÇu...), t¸c gi¶ m¹nh d¹n ®­a ra “Quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ theo Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ x©y dùng”. Tuy nhiªn, ®Ó ®­a ra mét Quy tr×nh chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n ®Çu t­ trong ®ã bao trïm toµn bé c¸c néi dung c«ng viÖc theo quy ®Þnh cña Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ x©y dùng, t¸c gi¶ xin ®Æt ra gi¶ ®Þnh: Trung t©m C«ng nghÖ th«ng tin ®­îc Tæng c«ng ty giao lµm Chñ ®Çu t­ dù ¸n. H×nh thøc qu¶n lý dù ¸n: Tù thùc hiÖn. Khi c¸c gi¶ ®Þnh nµy thay ®æi, c¨n cø vµo tõng tr­êng hîp mµ sÏ gi¶m bít mét sè néi dung c«ng viÖc trong quy tr×nh. D­íi ®©y lµ s¬ ®å minh ho¹ cho Quy tr×nh thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n theo Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ x©y dùng. Trách nhiệm Giai đoạn và Quy trình Nội dung Phối hợp QUẢN TRỊ DỰ ÁN: Điều hành dự án THƯ KÝ DỰ ÁN: Tham mưu, thực hiện, kiểm soát thủ tục và theo dõi, báo cáo tiến độ thực hiện dự án, đầu mối phối hợp giữa các bộ phận liên quan đến dự án Lập đề án xin chủ trương Lắp đặt, Lập trình Kết thúc Lập dự án đầu tư Mua sắm thiết bị và công nghệ Trình duyệt Khảo sát, Thiết kế, Lập Dự toán Vận hành, Triển khai, hướng dẫn sử dụng Khảo sát sơ bộ Nghiệm thu, Bàn giao Bảo hành Quyết toán Y N N Y Y N Trình duyệt Trình duyệt Trình duyệt N Phòng QLDA Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ Phòng QLDA - Soạn thảo nội dung: 1, 2, 6, 7 như quy định lập BCTKT ‚ Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) - Soạn thảo nội dung : 3, 4, 5 như quy định lập BCTKT Phòng QLDA Phòng QLDA - Soạn thảo các văn bản trình duyệt, xin chủ trương Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phòng QLDA Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phòng QLDA - Cung cấp thông tin về VB PL, cơ chế chính sách. - Tổ chức lập dự án đầu tư về các nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, 13, 14 (BCKT) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 (BC đầu tư). - Tham mưu trong việc phân công thực hiện dự án . ‚ Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Tham gia lập dự án đầu tư các nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 ( BCKT) hoặc 4, 5 ( Báo cáo đầu tư). Phòng QLDA Phòng QLDA - Thực hiện các thủ tục về đầu tư và trình phê duyệt. ‚ Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ BCKT hoặc Báo cáo đầu tư . Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phòng QLDA THỰC HIỆN ĐẦU TƯ  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng nhiệm vụ. - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công. ‚ Phòng Quản lý dự án - Lập dự toán. - Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho từng giai đoạn . KẾ TOÁN DỰ ÁN: Tạm ứng vốn, thanh toán vốn, Thu-chi dự án, Quyết toán Phòng QLDA Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán. ‚ Phòng Quản lý dự án - Thực hiện các thủ tục trình duyệt . - Tham gia bảo vệ . Y Phòng QLDA Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phòng TCKT Phòng QLDA - Thực hiện các thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp. - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu. - Soạn thảo, ký kết, theo dõi và thanh lý hợp đồng . ‚Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm. - Soạn thảo yêu cầu về đặc tính kỹ thuật trong HSMT. - Giám sát thi công; nghiệm thu thiết bị, công nghệ. ƒPhòng Tài chính kế toán - Tạm ứng và thanh toán vốn. Phòng CNPM (hoặc HTM, TVH)  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ. Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) KẾT THÚC ĐẦU TƯ  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng , nhiệm vụ. Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực hiện theo chức năng , nhiệm vụ. Phòng TCKT Phòng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phòng QLDA Phòng Tài chính kế toán - Quản lý sử dụng các nguồn vốn đầu tư . - Thực hiện các quy định về quản lý tài chính. - Lập quyết toán. ‚ Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. ƒ Phòng Quản lý dự án - Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. LËp ®Ò ¸n xin chñ tr­¬ng. §Ó ban gi¸m ®èc cã thÓ ®Ò xuÊt vµ ®­îc Tæng c«ng ty ®ång ý giao nhiÖm vô thùc hiÖn mét dù ¸n nµo ®ã cho Trung t©m th× trong mét sè tr­êng hîp Trung t©m cÇn lËp ®Ò ¸n xin chñ tr­¬ng cña Tæng C«ng ty. §Ò ¸n nµy cã thÓ x©y dùng dùa trªn h­íng dÉn lËp B¸o c¸o nghiªn cøu tiÒn kh¶ thi vµ ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn nh­ sau: Phßng Qu¶n lý dù ¸n. §Çu mèi lËp ®Ò ¸n vµ trùc tiÕp so¹n th¶o c¸c néi dung 1, 2, 6, 7 nh­ quy ®Þnh t¹i ®iÒu 23, NghÞ ®Þnh 52/1999/N§-CP cña ChÝnh phñ vÒ Quy chÕ Qu¶n lý §Çu t­ vµ x©y dùng. So¹n th¶o c¸c v¨n b¶n tr×nh duyÖt xin chñ tr­¬ng. Phßng C«ng nghÖ phÇn mÒm (hoÆc/ vµ HÖ thèng M¹ng, Tæ vËn hµnh) Tham gia lËp ®Ò ¸n vµ trùc tiÕp so¹n th¶o c¸c néi dung 3, 4, 5 nh­ quy ®Þnh t¹i ®iÒu 23 NghÞ ®Þnh 52/1999/N§-CP cña ChÝnh phñ vÒ Quy chÕ Qu¶n lý ®Çu t­ vµ X©y dùng. LËp dù ¸n ®Çu t­. Phßng Qu¶n lý dù ¸n. Cung cấp thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, về cơ chế chính sách đầu tư và xây dựng. Tổ chức lập dự án đầu tư. Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn. Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định tư vấn. Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng đã ký kết với tư vấn. Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư). Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư). Thực hiện các thủ tục về đầu tư: Soạn thảo các văn bản trình duyệt dự án đầu tư, Gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc phân công thực hiện dự án theo đúng vai trò đươc phê duyệt trong Quyết định đầu tư. Phßng C«ng nghÖ phÇn mÒm (hoÆc / vµ HTM, TVH). Tham gia lập dự án đầu tư. Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : Soạn thảo nội dung kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu tư vấn. Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư). Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư). Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư (nếu có). Thùc hiÖn viÖc kh¶o s¸t, thiÕt kÕ, ph©n tÝch vµ lËp tæng dù to¸n. Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Tiến hành các công việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn tại các Quy trình liên quan. Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công. Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán. Phòng Quản lý dự án Lập dự toán. Thực hiện các thủ tục trình duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán. Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán. Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho từng giai đoạn để làm căn cứ tạm ứng vốn. Mua s¾m thiÕt bÞ vµ c«ng nghÖ. Phòng Quản lý dự án. Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp. Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định nhà cung cấp. Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH). Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm. Soạn thảo nội dung yêu cầu về đặc tính kỹ thuật của thiết bị, công nghệ cần mua sắm trong hồ sơ mời thầu. Giám sát và quản lý quá trình thi công xây lắp; nghiệm thu thiết bị, công nghệ. Phòng Tài chính kế toán Tạm ứng và thanh toán vốn. QuyÕt to¸n vèn ®Çu t­. Phòng Tài chính kế toán. Quản lý sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và đưa dự án vào khai thác sử dụng. Thực hiện đầy đủ các nội dung quy định về quản lý tài chính. Lập quyết toán. Thực hiện các thủ tục trình phê duyệt quyết toán. Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. Phòng Quản lý dự án Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. Nh­ vËy, víi mét quy tr×nh t­¬ng ®èi tæng qu¸t cã thÓ ¸p dông cho mäi lo¹i dù ¸n; trong ®ã cã nªu râ nhiÖm vô cña tõng phßng, tõng bé phËn chøc n¨ng vµ c¬ chÕ phèi hîp ho¹t ®éng gi÷a c¸c phßng, c¸c bé phËn ®ã ë tõng giai ®o¹n cô thÓ. Cã thÓ nãi víi mét quy tr×nh nh­ vËy sÏ gióp cho viÖc chuÈn bÞ, thùc hiÖn vµ qu¶n lý dù ¸n t¹i EVN.IT trong t­¬ng lai sÏ mang l¹i chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cao h¬n. Tr¸nh ®­îc sù qu¸ t¶i khi hÇu hÕt c«ng viÖc trong tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n ®Òu dån lªn vai phßng Qu¶n lý dù ¸n. 3.2.2.2. Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự án. Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành các dự án, EVN.IT thường thành lập các Tổ công tác, đại đa số đều có sự tham gia của các phòng chức năng như: Phòng Quản lý dự án, Phòng Tổng hợp, Phòng Tài chính kế toán. Tuy nhiên các phòng này tham gia vào dự án thường chỉ thực hiện các chức năng nhiệm vụ thường xuyên và nhiều khi đóng vai trò thụ động. Trong khi đó có rất nhiều công việc của dự án thuộc lĩnh vực chuyên môn của các phòng chức năng này như: làm các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự án… thì lại vẫn đang do các quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công tác) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho các quản trị dự án rơi vào tình trạng quá tải và nhiều khi gặp khó khăn dẫn đến làm chậm các thủ tục cũng như tiến độ dự án. Do đó, để khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trò của các phòng chức năng trong Trung tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế của Dự án hai chức danh là: Thư ký dự án và Kế toán dự án với các nhiệm vụ như sau: Thư ký dự án: Là chuyên viên của phòng Quản lý dự án, tham gia vào dự án với những nhiệm vụ chính bao gồm: Đầu mối thực hiện trách nhiệm của phòng Quản lý dự án trong Dự án. Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức thực hiện dự án. Lập Nhật ký dự án và cung cấp, báo cáo các thông tin liên quan đến dự án. Tổ chức các Hội thảo trong dự án. Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án. Kế toán dự án: Là chuyên viên của phòng Tài chính kế toán, tham gia vào dự án với các nhiệm vụ chính bao gồm: Đầu mối thực hiện các trách nhiệm của phòng Tài chính kế toán trong dự án. Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chính, lập kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toán vốn. Thực hiện các nghiệp vụ thu chi của dự án. Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án. Tình hình thực hiện công việc của các chuyên viên này sẽ được Quản trị dự án đánh giá và làm căn cứ cho lãnh đạo Phòng chức năng đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo các kỳ đánh giá. X©y dùng c¸c thñ tôc dù ¸n. Cã c¸c thñ tôc dù ¸n chÝnh thøc t¹i chç cho dù ¸n lµ quan träng. NÕu c¸c thñ tôc nµy kh«ng ®­îc lµm tµi liÖu th× sÏ kh«ng ai tu©n theo chóng bëi hä kh«ng biÕt vÒ c¸c thñ tôc nµy. Do ®ã cÇn ph¶i ph¸t triÓn vµ ¸p ®Æt c¸c thñ tôc tèt, bao qu¸t nhiÒu chñ ®Ò. Ýt nhÊt cã 2 lÝ do ®Ó viÕt ra thñ tôc : Chóng c¶i thiÖn sù trao ®æi. Mäi ng­êi cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c tµi liÖu nµy ®Ó thu ®­îc th«ng tin quan träng c¶i thiÖn hiÖu n¨ng cña hä. Chóng lµm t¨ng n¨ng suÊt. B»ng viÖc truy nhËp vµo c¸c thñ tôc ®­îc viÕt râ ra, c¸c thµnh viªn Tæ c«ng t¸c cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c thñ tôc thÝch hîp ®Ó biÕt th«ng tin h¬n lµ phÝ thêi gian t×m nã hay lµm gi¸n ®o¹n ng­êi kh¸c. TÊt nhiªn ta sÏ tr¸nh viÖc ph¸t triÓn c¸c thñ tôc cho mäi hµnh ®éng riªng lÎ cña dù ¸n. C¸c thñ tôc cho mäi hµnh ®éng sÏ lµ ph¶n t¸c dông vµ dÉn tíi viÖc kiÓm so¸t qu¸ ®¸ng vµ kiÒm chÕ tÝnh s¸ng t¹o cña tæ. C¸c thñ tôc chØ nªn bao qu¸t c¸c nh÷ng chñ ®iÓm b¶n chÊt, kh«ng ph¶i mäi chñ ®Ò. Ng­êi Qu¶n lý dù ¸n ph¶i x¸c ®Þnh chñ ®Ò nµo lµ b¶n chÊt vµ møc ®é chi tiÕt. Mçi thñ tôc ®Òu nªn tr¶ lêi c¸c c©u hái liªn quan tíi ai, c¸i g×, khi nµo, ë ®©u, thÕ nµo, vµ t¹i sao cho tõng chñ ®Ò ®Æc biÖt. Bªn c¹nh ®ã, mçi thñ tôc nªn cã c¸c môc sau : Môc ®Ých. Ph¹m vi. Néi dung. ChÊp thuËn. ( Ch÷ ký cña ng­êi QLDA). Phô lôc. 3.2.2.4. X©y dùng Hå s¬ lÞch sö dù ¸n. Hå s¬ lÞch sö dù ¸n cung cÊp cho c¸c thµnh viªn Tæ nhiÒu th«ng tin h÷u dông. §©y lµ c¸c tÖp cã chøa th«ng tin vÒ dù ¸n tõ lËp dù to¸n cho tíi tr¸ch nhiÖm. §Æc biÖt, mét hay nhiÒu tÖp ®­îc duy tr× cho tõng chñ ®Ò chÝnh, bao gåm: Th­ tõ víi cÊp qu¶n lý vµ kh¸ch hµng. C¸c b¶n nh¸p vÒ mäi tµi liÖu cã ý nghÜa. C¸c biÓu mÉu. C¸c b¶n ghi nhí. C¸c biªn b¶n c¸c cuéc häp. C¸c thñ tôc. C¸c b¸o c¸o. C¸c tr¸ch nhiÖm. CËp nhËt c¸c lÞch biÓu. C¸c cÊu tróc ph©n viÖc. C¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n ®­îc duy tr× tèt ®­a ra nhiÒu ­u ®iÓm: Thø nhÊt, chóng t¹o ra ®iÒu kiÖn tèt cho viÖc theo dâi dÊu vÕt. BÊt k× khi nµo c¸c thµnh viªn Tæ cÇn ph¶i n¾m ch¾c vÒ nguyªn nh©n cña mét vÊn ®Ò th× hä cã thÓ xÐt l¹i c¸c tÖp ®Ó biÕt th«ng tin. §iÒu nµy sÏ gióp cho hä x¸c ®Þnh nguyªn nh©n vµ söa ch÷a vÊn ®Ò. Thø hai, c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm to¸n. ThØnh tho¶ng qu¶n lý cÊp cao cã thÓ tiÕn hµnh c¸c cuéc kiÓm to¸n vµ yªu cÇu th«ng tin ®Æc biÖt. C¸c Hå s¬ lÞch sö dù ¸n phôc vô nh­ mét kho chøa tuyÖt vêi c¸c th«ng tin ®Ó ®¸p øng cho nh÷ng viÖc nh­ vËy. Thø ba, c¸c Hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng b¶o vÖ cho ng­êi QLDA. NÕu ®iÒu g× ®ã kh«ng ®i nh­ ý muèn th× hä cã thÓ t¹o ra giÊy tê lµm viÖc cã liªn quan tõ c¸c tÖp nµy ®Ó hç trî cho viÖc b¶o vÖ cña hä. Thø t­, c¸c b¸o c¸o cã thÓ ®­îc lµm dÔ dµng h¬n tõ c¸c hå s¬ lÞch sö cña dù ¸n. C¸c thµnh viªn cã thÓ truy nhËp trùc tiÕp vµo c¸c tÖp nµy vµ trÝch ra th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó x©y dùng c¸c b¸o c¸o. Thø n¨m, c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng cã kh¶ n¨ng lµm ng¾n l¹i ®­êng cong häc tËp cña c¸c thµnh viªn míi. Thay v× ®Ó tµi liÖu bÞ giÊu kÝn trong ng¨n tñ cña mäi ng­êi, giÊy tê lµm viÖc nªn ®­îc cÊt gi÷ t¹i vÞ trÝ trung t©m mäi ng­êi ®Òu truy cËp tíi ®­îc. Mäi ng­êi sÏ kh«ng phÝ thêi gian ®Þnh vÞ tµi liÖu. Cuèi cïng, hå s¬ lÞch sö dù ¸n lµm c¶i thiÖn sù trao ®æi. Mäi ng­êi ®Òu cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c tÖp nµy ®Ó lµm s¸ng tá bÊt k× ®iÒu m¬ hå nµo hay ®Ó t×m ra c©u tr¶ lêi cho c¸c c©u hái. VÊn ®Ò hµnh chÝnh: §Ó thu ®­îc lîi Ých cña viÖc cã hå s¬ lÞch sö dù ¸n, cÇn ®Ò cËp tíi 2 vÊn ®Ò hµnh chÝnh quan träng. Thø nhÊt lµ x¸c ®Þnh ai sÏ thiÕt lËp vµ duy tr× c¸c tÖp nµy. Ng­êi Qu¶n lý dù ¸n ph¶i bæ nhiÖm ai ®ã tr«ng coi c¸c tÖp. Tr¸ch nhiÖm cña ng­êi nµy nªn bao gåm viÖc thiÕt lËp tÖp, bæ sung hay lo¹i bá tµi liÖu vµ quy ®Þnh ng­êi cã quyÒn truy nhËp. ViÖc x©y dùng tÖp lµ dÔ dµng. Ng­êi tr«ng coi ®¬n gi¶n dïng mét tñ cì lín vµ chÊt vµo ®ã víi c¸c cÆp tµi liÖu. Mçi cÆp tµi liÖu ®Òu cã nh·n m« t¶ cho néi dung cña nã. Thø hai lµ lùa ra mét vÞ trÝ trung t©m cho c¸c tÖp. H·y ch¾c ch¾n ®Ó c¸c tÖp nµy cho thµnh viªn tæ dÔ dµng truy nhËp. C¸ch tiÕp cËn kh¸c lµ dïng chung tÖp d­íi d¹ng ®iÖn tö. Mét nguån phôc vô tÖp víi danh môc ®­îc chØ ®Þnh tr­íc cã thÓ chøa tÊt c¶ c¸c hå s¬ lÞch sö cña dù ¸n. C¸c thµnh viªn tæ sÏ ®­îc ban cho quyÒn truy nhËp chØ ®äc. PhÇn kh¸c lµ trang chñ trªn m¹ng LAN cña Trung t©m, víi c¸c mãc nèi tíi tµi liÖu ®­îc tham chiÕu. 3.2.2.5. X©y dùng c¸c B¸o c¸o. B¸o c¸o ®ãng vai trß chñ chèt trong viÖc theo dâi ®iÒu phèi vµ cuèi cïng kiÓm so¸t tiÕn ®é cña dù ¸n. Th­êng h¬n c¶ th× c¸c b¸o c¸o ®­îc dïng ®Ó hiÓn thÞ th«ng tin vÒ tiÕn ®é so víi lÞch biÓu, ng©n s¸ch vµ chÊt l­îng. C¸c b¸o c¸o cã thÓ cã nhiÒu d¹ng. Chóng cã thÓ d­íi d¹ng b¶ng hay ®å ho¹. Chóng cã thÓ xuÊt hiÖn d­íi d¹ng in ra giÊy hay d¹ng ®iÖn tö. B¶n sao cña b¸o c¸o ®­îc cÊt gi÷ hoÆc d­íi d¹ng vËt lý hoÆc ®iÖn tö (hay c¶ 2). Chç thÝch hîp ®Ó cÊt gi÷ b¸o c¸o bao gåm tµi liÖu dù ¸n vµ c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n. ViÖc cÊt gi÷ vµ t×m kiÕm lµ quan träng ®Ó ph©n tÝch nguån gèc vÊn ®Ò, rót ra bµi häc kinh nghiÖm, hoµn thµnh sè liÖu thèng kª vµ cung cÊp dÊu vÕt kiÓm to¸n. 3.2.2.6. X©y dùng Th­ viÖn dù ¸n. Th­ viÖn dù ¸n lµ chç cÊt gi÷ tµi liÖu dù ¸n ®Ó b¶o vÖ vµ lµm cho nã thµnh truy nhËp ®­îc cho mäi ng­êi. Th­ viÖn dù ¸n nªn chøa tÊt c¶ c¸c tµi liÖu cã liªn quan tíi dù ¸n, bao gåm: C¸c c«ng bè cña Trung t©m ( nh­ c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ). S¸ch vë. B¶n tin. Hå s¬ lÞch sö dù ¸n. Tµi liÖu dù ¸n. ChÝnh s¸ch vµ thñ tôc dù ¸n. Tµi liÖu kü thuËt. Th­ viÖn dù ¸n phôc vô nh­ lµ kho th«ng tin trung t©m. Mäi ng­êi ph¶i biÕt chç ®Ó t×m ra th«ng tin thay v× cø ®i t×m chóng. Nã còng phôc vô nh­ mét trung t©m huÊn luyÖn tuyÖt vêi cho c¸c nh©n viªn míi cã thÓ tíi vµ ®äc, do ®ã gi¶m bít ®­êng cong häc tËp cña hä. 3.2.2.7. X©y dùng sæ tay dù ¸n. Sæ tay dù ¸n lµ tµi liÖu s­u tËp c¸c th«ng tin h÷u dông mµ c¸c thµnh viªn cã thÓ tham kh¶o bÊt k× khi nµo hä cã c©u hái. Sæ tay dù ¸n cung cÊp nhiÒu ­u ®iÓm. Nã c¶i tiÕn sù trao ®æi. NÕu nh©n viªn cã sæ tay tham kh¶o th× khi cÇn hä cã thÓ t×m ra th«ng tin hä cÇn. NÕu hä cÇn ph¶i biÕt tiÕp xóc víi ai ®Ó xin phª duyÖt ch¼ng h¹n, hä cã thÓ tham kh¶o sæ tay nµy. Hä kh«ng ph¶i mÊt thêi gian quý gi¸ ®Ó t×m th«ng tin hay thu ®­îc th«ng tin kh«ng ®óng tõ ai ®ã. Cuèn sæ tay nµy lµm gi¶m sù xuÊt hiÖn cña c¸c ho¹t ®éng kh«ng s¶n xuÊt. RÊt th­êng lµ mäi ng­êi dµnh thêi gian cña m×nh vµo nh÷ng ho¹t ®éng mµ l¹i kh«ng ®ãng gãp cho n¨ng suÊt lín h¬n. Ho¹t ®éng phÝ hoµi th«ng th­êng lµ t×m th«ng tin mµ ®¸ng ra ®· cã s½n. Sæ tay dù ¸n cã thÓ gióp khö bá ho¹t ®éng phÝ hoµi nh­ vËy b»ng viÖc lµm cho th«ng tin thµnh s½n cã. Sæ tay lµm gi¶m ph¹m vi t¸c ®éng cña viÖc ng¾t qu·ng víi nh©n viªn nªn cã n¨ng suÊt. Ai ®ã cÇn mét sè ®iÖn tho¹i hay mét c¸i tªn nµo ®ã th× kh«ng ph¶i ng¾t qu·ng mét c¸ nh©n cã n¨ng suÊt, nh­ th­êng vÉn x¶y ra ®èi víi mét nh©n viªn míi lµm gi¸n ®o¹n mét thµnh viªn tæ dù ¸n d¹n dµy. Sæ tay dù ¸n cung cÊp viÖc chuÈn ho¸ b»ng viÖc chøa th«ng tin chung s½n cã cho mäi ng­êi. TÊt c¶ mäi ng­êi ®Òu cã thÓ tham kh¶o tíi cïng thñ tôc vµ dïng biÓu mÉu thay v× thùc hiÖn c¸c thñ tôc kh¸c nhau. Cïng víi viÖc chuÈn ho¸ th× viÖc kiÓm so¸t vµ trao ®æi cña ng­êi QLDA còng tèt h¬n. Cuèn sæ tay nµy cho phÐp ®¶m b¶o r»ng mäi thµnh viªn ®Òu cã th«ng tin ®Ó thùc hiÖn mét c¸ch hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶. Cuèi cïng, sæ tay dù ¸n lµ c«ng cô tuyÖt h¶o ®Ó huÊn luyÖn nh©n viªn míi b»ng viÖc cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó gióp hä trë thµnh quen thuéc víi dù ¸n. §Ó h÷u dông, sæ tay dù ¸n nªn chøa th«ng tin vÒ nhiÒu chñ ®iÓm, bao gåm: Tµi nguyªn s½n cã. C¸c s¬ ®å thanh. LËp kÕ ho¹ch dù phßng. Gi¶i quyÕt víi cÊp trªn vµ kh¸ch hµng. ViÖc ­íc l­îng. C¸c biÓu mÉu. C¸c cuéc häp (®Þnh k× vµ bÊt th­êng ). LÞch biÓu m¹ng. S¬ ®å tæ chøc. Danh s¸ch sè ®iÖn tho¹i. C¸c ph¸t biÓu thñ tôc vµ chÝnh s¸ch. C«ng bè dù ¸n. C¸c b¸o c¸o. C¸c chøc n¨ng hç trî dÞch vô. Ph¸t biÓu vÒ c«ng viÖc. C¸c tr¸ch nhiÖm cña thµnh viªn tæ. CÊu tróc ph©n viÖc. Luång c«ng viÖc. Tæ chøc cña sæ tay còng quan träng nh­ néi dung. Nã kh«ng nªn lµ viÖc s¾p xÕp tµi liÖu mµ kh«ng cã tr×nh tù logic. NÕu sæ tay lµ mét tÖp linh tinh lín, th× mäi ng­êi sÏ g¹t nã sang bªn vµ t×m th«ng tin ë ®©u ®ã kh¸c. Sæ tay nªn cã môc giíi thiÖu; víi mét b¶ng môc lôc vµ tr×nh bµy th«ng tin vÒ c¸ch dïng sæ tay nµy. B¶ng môc lôc chøa tµi liÖu tham kh¶o vµ nªn ®­îc tæ chøc theo chñ ®Ò. Cuèn sæ tay còng nªn cã môc chøa th«ng tin phô, nh­ c¸c phô lôc, b¶ng tõ vµ chØ môc. X¸c ®Þnh néi dung vµ kÕt cÊu logic lµ 2 khÝa c¹nh quan träng cña viÖc x©y dùng sæ tay dù ¸n. Bªn c¹nh ®ã, ta ph¶i ®Ò cËp tíi mét sè xem xÐt hµnh chÝnh quan träng. Ng­êi qu¶n lý dù ¸n nªn x¸c ®Þnh ai sÏ lËp kÕ ho¹ch vµ tæ chøc sæ tay. ViÖc x©y dùng sæ tay dù ¸n kh«ng dÔ, nã ®ßi hái sù lµm viÖc cÇn mÉn, thêi gian vµ tiÒn b¹c; cÇn ng­êi cã kÜ n¨ng tæ chøc, biÕt nghiªn cøu vµ viÕt tèt. Ng­êi QLDA còng cÇn x¸c ®Þnh ai sÏ cËp nhËt sæ tay dù ¸n. Cuèn sæ tay ®­îc lµm ra mµ kh«ng ®­îc cËp nhËt th× còng nh­ kh«ng, cuèi cïng b¹n sÏ cã cuèn sæ tay v« dông. C¸ch tèt nhÊt lµ lùa ra ai ®ã kh«ng lµm viÖc t¹i nh÷ng nhiÖm vô g¨ng. Cuèn sæ tay nªn ®­îc cËp nhËt trªn c¬ së ®Òu ®Æn. (hµng th¸ng hoÆc hµng quý). Mäi ng­êi trong tæ dù ¸n nªn cã b¶n sao cuèn sæ tay nµy ®Ó lµm t¨ng tÝnh s½n cã cña th«ng tin. NÕu ®iÒu ®ã lµ kh«ng thÓ ®­îc th× b¹n cã thÓ ®­a b¶n sao cho ai ®ã nh­ tr­ëng nhãm hay ng­êi lµm viÖc trong c¸c ho¹t ®éng ®­êng g¨ng. C¸ch thøc nµy sÏ gióp lµm gi¶m nhÑ chi phÝ hµnh chÝnh trong khi vÉn ®¶m b¶o r»ng ng­êi dïng cã thÓ truy nhËp vµo th«ng tin ®óng. NhiÒu ng­êi qu¶n lý dù ¸n rïng m×nh khi nghÜ tíi viÖc x©y dùng mét cuèn sæ tay dù ¸n, c¶m thÊy r»ng nã ®ßi hái qu¸ nhiÒu c«ng søc vµ thêi gian vµ hä còng ph¶i. V©ng, thêi gian vµ c«ng søc dµnh cho viÖc x©y dùng cuèn sæ tay vÒ sau cã thÓ tiÕt kiÖm ®­îc nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc h¬n. C¸c nh©n viªn sÏ kh«ng phÝ hoµi thêi gian quý b¸u cña m×nh trong viÖc t×m th«ng tin. B»ng viÖc tham kh¶o tíi cuèn sæ tay nµy, hä sÏ kh«ng lµm gi¸n ®o¹n nh÷ng nh©n viªn cã n¨ng suÊt cao ®Ó hái nh÷ng th«ng tin cã thÓ dÔ dµng ®­îc tr¶ lêi.