Đề tài Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với ngân hàng thương mại do công ty vaco thực hiện

lại tiền thừa cho khách hàng với tổng số gần 100 triệu đồng, có món trả laị tiền thừa lớn nhất(phòng tiền tệ và kho quỹ Hội sở lên tới 30 triệu đồng. Nhiệm vụ phát hiện và xử lý tiền giả theo quy định của Ngân hàng Nhà nước được ABC thực hiện tốt. Trong năm ABC luôn đảm bảo an toàn trong công tác kho quỹ, tuân thủ nghiêm túc các quy định hiện hành về quản lý kho qũy. 4.1.7. Kết quả kinh doanh: 4.1.7.1.Thu nhập : Tổng thu nhập chung là 115 tỷ đồng; trong đó thu lãi tiền vay chiếm tỷ trọng 55,27%, tăng 36,58% so với năm 2001. Tổng thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh là 28,8 tỷ đồng, tăng 16,72% so với năm 2001. Trong đó thu nhập lãi thuần chiếm tỷ trọng 11,3% bằng 34,15% năm trước; thu nhập thuần từ kinh doanh ngoại tệ chiếm tỷ trọng 5% bằng 91,84% năm 2001; thu nhập thuần từ dịch vụ chiếm tỷ trọng 8,3% tăng 87,39% so với năm 2001l; thu lãi từ hoạt động hùn vốn và đầu tư chứng từ có giá chiếm tỷ trọng 74,5% tăng 77,21% so với năm 2001. 4.1.7.2. Chi phí: Tổng chi phí chung là 105,7 tỷ đồng; trong đó chi trả lãi tiền gửi chiếm ty trọng 71,77% tăng 28,84% so với năm 2001. Trong đó: chi cho nhân viên chiếm tỷ trọng 22,93% tăng 47,42% so với năm 2001(do tăng nhân sự); chi về tài sản chiếm tỷ trọng 26,75% tăng 27,95% so với năm 2001 (do mở thêm chi nhánh, thuê thêm trụ sở);chi phí quản lý vào công vụ chiếm tỷ trọng 33,52% tăng 66,45% so với năm 2001(do tăng chi phí vật liệu, giấy tờ in, công tác phí, đào tạo, cước phí viễn thông, quảng cáo, tiếp thị, lễ tân, hội nghị,chi cho Hội đồng quản trị và chi cho hoạt động huy động vốn) So với năm 2001, tuy tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng thu nhập( 30,78% so với 35,98%) song tổng mức tăng chi phí lại cân băng với tổng mức tăng thu nhập(27,97 tỷ so với 27,08 tỷ đồng) 4.1.7.3.Lợi nhuận: Lợi nhuận trước thuế: 9,33 tỷ đồng, bằng 91,24% so với năm 2001 (giảm 895,3 triệu đồng).Tuy số liệu lợi nhuận năm 2002 giảm so với năm trước, song thực chất hoạt động kinh doanh của ABC năm 2002 đã bắt đầu đi vào ổn định và có nhiều hướng tăng trưởng, cụ thể như sau: Năm2000, mặc dù lưọi nhuận đạt cao nhưng ABC chưa thực hiện phương pháp hạch toán dự thu, dự chi nên chi phí huy động vốn có kỳ hạn trong năm (trả lãi sau) chưa được phân bổ; ngược lại thu nhập từ mua kỳ phiếu, trái phiếu nhận lãi trước không được phân bổ cho các năm sau mà hạch toán hết vào năm 2000. Năm 2001, ABC được hưởng khoản lợi nhuận 4,5 tỷ đồn từ việc bán cổ phiếu SACOM, đồngthời ABC chưa thực hiện triệt để có chế dự thu- dự chi, nên tương tự nư năm 2000, chí phí huy động vốn có kỳ hạn (trả lãi sau) chưa được hạch toán trong năm 2001 mà lại chuyển sang năm 2002. Năm 2002, toàn hệ thống ABC đã trích đủ dự chi lãi tiết kiệm năm 2002, trong đó ABC HCM, ABC Đống Đa, ABC Cầu Giấy và Phòng giao dịch số 2 đã trích cả dự chi của những năm trước 2002. Như vậy trong chi phí năm 2002 đã bao gồm một phần chi phí phải chi của các năm trước năm 2002 do dự chi thiếu. 5. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của máy vi tính. ABC là Ngân hàng Thương mại Cổ phần nhỏ trong các NHTMCP. ABC sử dụng hệ thống máy tính nối mạng toàn hệ thống, với máy chủ đặt tại Trụ sở chính tại Hà nội. Hầu hết các nghiệp vụ đều được xử lý bằng máy tính do vậy kiểm toán viên đã tiến hành phân loại mức độ áp dụng máy vi tính. Xem xét các mức độ áp dụng máy vi tính của khách hàng và phân loại theo như bảng dưới đây: Các tiêu thức phân loại: Phạm vi áp dụng trong kinh doanh Mức độ áp dụng của môi trường máy tính Mức độ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của khách hàng.  Hạn chế  Khá rộng rãi ệ áp dụng trong toàn bộ công việc kinh doanh  Đơn giản  Khá phức tạp ệ Phức tạp  Bình thường  Khá quan trọng ệ Rất quan trọng Phân loại chung:  ảnh hưởng lớn ệ Rất quan trọng  Bình thường ảnh hưởng của hệ thống máy vi tính đến hoạt động kinh doanh của ABC là rất lớn, tuy nhiên không phải toàn bộ các hoạt động của ABC đều đã được vi tính hoá, mà vẫn còn một số công đoạn khác hoặc thủ tục cần phải theo dõi bên ngoài. Kế hoạch của ABC là phát triển thành một ngân hàng đa năng, với sự đa dạng của các sản phẩm dịch vụ. Muốn vậy quản lý của ABC cần đáp ứng được việc lưu trữ, truy cập về thông tin khách hàng một cách hệ thống ABC đang từng quản lý; đối với phần mềm sẽ được sửa đổi theo hướng hiện đại hoá hơn (có thể là mua một chương trình mới; silv) Hiện tại, các mục tiêu ngắn hạn của ABC là sửa đổi, duy trì hệ thống hiện tại mà vẫn cung cấp được các thông tin. ABC duy trì một thiết bị kèm theo với ổ cứng máy chủ cho phép có thể khôi phục được các dữ liệu trong máy chủ trong trường hợp máy chủ ngừng hoạt động. ABC có phân quyền sử dụng cho mỗi cá nhân và bộ phận. Đối với mỗi user, hộ được đào tạo, hướng dẫn và nắm được cách thức nhập thông tin, sử dụng và chiết xuất thông tin. Đối với mỗi phần hành đều có chức năng phê duyệt theo thẩm quyền tương ứng. Mỗi user có password để vào hệ thống. Mỗi user có password để vào hệ thống; nếu nhập sai 3 lần liên tiếp thì mày sẽ treo và từ chối hoạt động. Như vậy tính bảo mật của hệ thống thông tin rất cao, khả năng kiểm soát được nguồn thông tin vào ra. Mạng của ABC được phân hệ sử dụng tương ứng với công việc của mỗi người, trừ một số cán bộ chủ chốt của ABC thì có thể truy cập được vào toàn bộ phần hành. Chứng tỏ đã có sự phân công, phân quyền rất rõ ràng, tránh sự chồng chéo trong công việc. Việc mua ứng dụng từ bên ngoài căn cứ trên đề nghị của bộ phận liên quan, sau khi được duyệt sẽ thực hiện thủ tục chọn thầu. Việc bảo hành thông thường được áp dụng sau khi có báo cáo đánh giá nghiệm thu của bộ phận sử dụng và kiểm nghiệm. 6.Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ: Sau khi tìm hiểu về hoạt động kinh doanh, môi trường kiểm soát và quy trình kế toán áp dụng tại NHTM, kiểm toán viên có thể đánh giá HTKSNB của NHTM có tin cậy hay không, có thể dựa vào HTKSNB xây dựng kế hoạch, thu thập bằng chứng thích hợp, thu hẹp khối lượng công việc kiểm toán và tiết kiệm được chi phí kiểm toán. KTV sẽ thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ về tình hình hoạt động tài chính của khách hàng, phát hiện các vấn đề sai sót và những vấn đề bất thường đối với các khoản mục. Việc phân tích này rất quan trọng và cần thiết đảm bảo sự chính xác cao vì qua đó KTV có thể đánh giá rủi ro kiểm toán để thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính Toàn hàng Toàn hàng Biến động 2002 2001 $ % A. Thu nhập 115,370,464,491 88,265,626,121 27,104,838,370 31% I. Thu về hoạt động tín dụng 64,429,978,026 46,566,010,822 17,863,967204 38% (1) 1. Thu lãi cho vay 63,891,993,534 46,546,909,340 17,345,084,194 37% 2. Thu từ nghiệpvụ bảo lãnh 329,902,446 19,101,482 310,800,964 3. Thu khác vè hoạt động tín dụng 208,082,046 - 208,082,046 II. Thu dịch vụ thanh toán và ngân quỹ 20,222,840,215 25,829,905,458 (5,607,065,243) -22% 1. Thu lãi tiền gửi 17,735,925,826 23,546,847,052 (5,810,921,226) -25% (2) 2. Thu từ dịch vụ thanh toán 2,373,125,848 2,179,362,945 193,762,903 9% 3. Thu từ dịch vụ ngân quỹ 113,788,541 103,695,461 10,093,080 10% III. Thu từ các hoạt động khác 30,717,646,250 15,869,709,841 14,847,936,409 94% 1. Thu lãi góp vốn mua cổ phần 691,046,575 622,400,000 68,646,5757 11% 2. Thu từ tham gia thị trường tiền tệ 20,911,712,626 12,223,671,484 8,688,041,142 71% (3) 3. Thu từ kinh doanh ngoại hối 8,170,474,183 1,766,445,359 6,404,028,824 363% (4) 4. Thu từ nghiệp vụ uỷ thác đại lý 49,966,417 37,312,586 12,653,831 34% 5. Thu từ dịch vụ khác 282,571,010 249,878,956 32,692,054 13% 6. Các khoản thu khác 611,875,439 970,001,456 (358,126,017) -37% B. Chi phí 106,040,335,464 77,931,586,548 28,108,748,916 36% I. Chi về huy động vốn 78,556,797,225 61,249,317,892 17,307,479,333 28% (5) 1. Chi trả lãi tiền gửi 75,735,476,616 58,780,156,247 16,955,320,369 29% 2. Chi trả lãi tiền gửi trong hệ thống 317,562,877 750,812,032 (433,249,155) -58% 3. Chi trả lãi tiền vay 2,503,757,732 1,718,349,613 785,408,119 46% II. Chi dịch vụ thanh toán và ngân quỹ 740,639,962 1,273,569,105 (532,875,143) -42% 1. Chi về dịch vụ thanh toán 225,678,074 241,677,000 (15998,926) -7% 2. Cước phí bưu điện về mạng viễn thông 402,234,939 933,895,431 (531,660,492) -57% (6) 3. Chi Về ngân quỹ 15,374,930 16,404,040 (1,029,110) -6% 4. Các khoản chi dịch vụ khác 97,406,019 81,592,634 15,813,385 19% III. Chi hoạt động khác 6,717,602,802 207,539,546 6,510,063,256 3137% 1. Chi tham gia thị trường tiền tệ - 22,319,000 (22,319,000) -100% 2. Chi về kinh doanh ngoại hối 6,717,602,802 185,220,546 6,532,382,256 3527% (4) IV. Chi về tài sản 5,346,284,848 3,946,406,539 1,399,878,309 35% 1. Khấu hao TSCĐ 1,679,535,914 1,675,306,753 4,229,161 0% 2. Bảo dưởng sửa chữa tài sản 1,284,626,359 187,207,579 1,097,418,780 586% (7) 3. Công cụ lao động 259,795,391 112,045,736 147,749,655 132% 4. Chi bảo hiểm tài sản 43,454,636 35,440,727 8,013,909 23% 5. Chi thuê tài sản 2,078,872,548 1,936,405,744 142,466,804 7% V. Chi cho nhân viên 4,541,484,393 3,054,536,742 1,486,947,651 49% 1. Chi lương và phụ cấp lương 4,206,388,885 2,841,642,392 1,364,746,493 48% (8) 2. Chi khác 335,095,508 212,894,350 122,201,158 57% VI. Chi nộp thuế và các khoản lệ phí 287,657,715 167,367,645 120,281,061 72% 1. Chi nộp thuế 256,086,350 146,737,531 109,348,819 75% 2. Chi nộp kệ phí 31,571,365 20,639,123 10,932,242 53% VII. Chi hoạt động quản lý, công cụ 6,700,240,426 3,856,241,547 2,834,998,879 73% 1. Chi vật liệu giấy tờ in 817,898,275 439,078,154 378,820,121 86% 2. Chi công tác phí 477,608,867 329,928,941 147,67,926 45% 3. Chi đoà tạo huấn luyện nghiệp vụ 241,175,615 19,633,600 221,542,015 1128% 4. Chi NCKH, sáng kiến 30,000,000 29,000,000 1,000,000 3% 5. Chi vưu phí và điện htoại 739,378,584 563,751,465 175,627,119 31%( 6. Chi quảng cáo và dịch vụ 4,394,179,085 2,483,849,387 1,910,329,698 77% (10) VIII. Chi dự phòng 2,921,849,056 2,967,598,523 (45,749,467) -2% 1. Chi dự phòng 2,599,100,000 2,692,000,000 (92,900,000) -3% 2. Chi bảo hiểm tiền gửi 322,749,056 275,598 523 47,150,533 17% ĩ.V.Chi phí khác 227,725,037 1,200,000,000 (972,274,963) -81% (11) C. Kết quả kinh doanh 9,329,825,268 10,277,705,744 (974,880,476) -9% Thu lãi cho vay tăng 37% trong khi dư nợ cho vay tăng 41%. Tuy nhiên, dư nợ tăng chủ yếu về cuối năm. nếu tính dư nợ trung bình năm thì dư nợ 2002 chỉ tăng hơn 2001 là 33%. Như vậy, có thể thấy tốc độc tăng thu nhập tương ứng thậm chí còn nhanh hơn với tốc độ tăng trưởng dư nợ. Tuy nhiên, như đã biết, tình hình kinh doanh ngân hàng 2002 khó khăn hơn so với 2001, đặc biệt là việc lãi suất cho vay giảm đáng kể. Việc thu nhập về lãi cho vay tăng tương ứng với tăng trưởng dư nợ là bất hợp lý. Có thể có rủi ro thu nhập bị ghi thừa Thu lãi tiền gửi giảm 5,9 tỷ đồng tương đương 25%. Nguyên nhân chính là giảm số dư tiền gửi và dự trự trong thanh toán. ngân hàng chuyển sang đầu tư vào chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu… Xét trung bình năm, dự trữ bắt buộc và tiền gửi thanh toán tại NHNN cùng với các khoản tiền gửi tại các TCTD trong và ngoài nước giảm khoảng 20%. Điều đó dẫn đến thu lãi tiền gửi giảm 25% là hợp lý trong điều kiện lãi suất có xu hướng giảm. Lãi thu từ tham gia thị trường tiền tệ( lãi kỳ phiếu, trái phiếu tín phiếu, tiền gửi…) tăng 8,7 tỷ đồng tương đương 70%. Trong khi đó, số dư các khoản đầu tư vào thị trường tiền tệ tăng 120% tính trung bình. Như vậy, có thể thấy số dư trung bình của đầu tư tăng nhanh hơn số lãi thu từ đầu tư chứng khoán. Điều này có thể do lãi suất đầu tư giảm, một nguyên nhân chính khác là có sự thay đổi trong chính sách hạch toán lãi dự thu. Trước đây, một số khoản đầu tư hưởng lãi trước đã được hạch toán hết vào thu nhập của những năm trước. Năm 2002, các khoản đầu tư được phân bổ lãi theo kỳ hạn. Đó cũng là một nguyên nhân dẫn đến lãi đầu tư tăng chậm hơn. Tuy nhiên, sẽ khó khăn cho việc lượng hoá các ảnh hưởng này. KTV sẽ tiến hành ước tính thu nhập lãi của năm 2002 từ hoạt động đầu tư để đảm bảo rằng thu nhập không bị ghi thiếu. Thu từ kinh doanh ngoại hối tăng gần 4 lần, trong khi chi tăng gần 35 lần làm cho số lãi dù không giảm nhưng hiệu quả so với doanh số thì giảm rõ rệt. Nguyên nhân chủ yếu của hiện tượng này là do tỷ giá đồng USD rất ổn định trong năm. Điều này có vẻ hợp lý khi chính sách của NHNN chênh lệch giá mua và bán năm 2001 và 40 đồng thì năm 2002 chỉ còn 4,5 đồng. Như vậy, biên độ tỷ giá mua bán giảm gần 10 lần tương ứng với số chi phí tăng nhanh hơn thu nhập kinh doanh ngoại tệ năm 2002 gần 10 lần. Chi trả lãi tiền gửi tăng 17 tỷ tương đương với 28%, Trong khi đó, số dư huy động vốn tính trung bình tăng là 29%. Như vậy, xét trong mối quan hệ với lãi suất huy động nhìn chung là giảm thì có vẻ chi phí lãi bị ghi thừa. Tuy nhiên, nguồn huy động của ABC chủ yếu tăng từ các TCTD khác chứ không tăng nguồn huy động từ thị trường 1 (dân cư và các tổ chức kinh tế) nên cũng có thể thấy rằng lãi huy động của ABC chưa chắc đã giảm. Ngoài ra, có một yếu tố khác là do thay đổi phương pháp hạch toán dự chi huy động tiết kiệm nên chi phí năm 2002 có thể phải chịu cả các chi phí của cả các khoản tiết kiệm từ trước năm 2001. Cước phí huy động về mạng viễn thông giảm nhiều so với 2001 trong khi hoạt động của ngân hàng có sự tăng trưởng. Có thể xảy ra việc ghi thiếu chi phí. Chỉ bảo dứõng, sửa chữa tài sản tăng nhiều so với năm 2001 (tăng hơn 1 tỷ ). Có thể là do năm 2002 ABC nâng cấp Chi nhánh Cầu Giấy, mở mới Chi nhánh Đống Đa nên các chi phí này tăng nhiều. Tuy nhiên, KTV sẽ xem xét tính hiện hữu của các khoản chi phí này. Có thể có TSCĐ Chi phí lương và phụ cấp tăng 48% tương ứng với số nhân viên tăng trong năm 2002. KTV sẽ kiểm tra, ước tính chi phí lương để đảm bảo tính hiện hữu của chi phí. Chi bưu phí và điện thoại tăng 31% tương ứng với sự tăng trưởng về hoạt động của ngân hàng ( tăng nhân viên, tăng doanh số hoạt động…)à Kiểm tra tính hiện hữu. Chi phí quảng cáo, giao dịch tăng rất lớnà Kiểm tra tính hiện hữu. Chi phí khác giảm rất nhiều, năm ngoái chi phí đó là gì?à Khoản mục 31/12/2002 31/12/3001 Biến động $ % 10 Tiền mặt, chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đ 14,531,695,265 11,046,850,522 3,484,844,743 32% 11 Tiền gửi và đầu tư Ck tại NHNN 26,640,447,539 65,422,163,945 (38,781,716,406) -59% 12 Đầu tư và quyền đòi nợ nước ngoài 828,265,109 681,827,449 146,437,660 21% 13 Tiền gửi, góp vốn và đầu tư chứng khoán trong nước 887,128,508,700 559,923,858,753 327,204,649,947 58% Vốn khả dụng và các khoản đằu tư 929,128,916,613 637,074,700,669 292,054,215,944 46% (a) 20 Tín dụng đối với các TCTD trong nước 193,573,788,316 163,462,366,453 30,111,421,863 18% 21 Cho vay các TCKT, cá nhân trong nước 671,231,988,642 444,039,663,377 227,192,325 265 51% 22 Chiết khấu thương mại và các giấy tờ có giá ngắn hạn - - - 26 Nghiệp vụ cầm đò 9,668,000,000 10,859,750,000 (10191,750,000) -11% 28 Các khoản nợ chờ xử lý 232,000,000 622,000,000 (390,000,000) -63% Hoạt động tín dụng 874,705,776,958 618,983,779,830 255,721,997,128 41% (b) 30 Tài sản cố định 3,269,765,130 4,598,055,710 (1,328,580) -29% 31 Tài sản khác 13,195,200 17,366,200 (4,171,000) -24% 32 Thanh toán về mua sắm TSCĐ,XDCB 1,211,015,796 600,000,000 611,015,796 102% 36 Các khoản phải thu nội bộ, phải thu khác 831,455,281 188,079,383 643,375,898 342% TSCĐ và Tài sản có khác 12,363,986,596 9,747,320,998 2,616,665,598 27% (c) 40 Các khoản nợ NHNN và Chính phủ - - - 41 Các khoản nợ các TCTD trong nước (814,378,083,588) (373,401,359,373) (440,976,724,215) 118% 43 Tiền gửi củakhách hàng (671,874,750,897) (651,647,782,737) (20,226,968,160) 3% 45 Vốn tài trợ, uỷ thác đầu tư ,137,642,666) (79,143,000,000) 3,005,357,334 4% 46 Các khoản phải trả khách hàng,NSNN 48,999,102,923) (70,057,136,416) (78,941,966,507) 113% 47 Các khoản phải trả nội bộ, phải trả khác 3,270,763,041) 24,894,001) 13,145,869,040) 10526% 49 Các giao dịch ngoại hối - - - Các khoản phải trả (1,724,660,343,115) 1,174,374,172,527) (550,286,170,588) 47%(d) 50 Thanh toán giữa các TCTD - - - 51 Thanh toán chuyển tiền - - - Hoạt động thanh toán - - - (e) 60 Vốn của tổ chức tín dụng (75,810,000,000) (75,810,000,000) - 0% 61 Quỹ của TCTD (5,763,474,722) (4,747,722,956) (1,015,701,766) 21% 63 Chênh lệch đánh giá lại TS (tỷ giá ngoại tệ) - - - 69 Lợi nhuận chưa phân phối (9,964,862,330) (10,873,856,014) 908,93,684 -8% Nguồn vốn chủ sở hữu (91,538,337,052) (91,431,628,970) (106,708,082) 0% (f) Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính. Vốn khả dụng và các khoản đầu tư tăng 292 tỷ đồng( tương ứng 46%). Trong đó, chủ yếu là tăng các khoản đầu tư, gửi tiền và mua các chứng khoán của các TCTD trong nước. Trong quá trình sử dụng vốn của ABC, đầu tư gửi tiền, mua chứng khoán của các TCTD và tín dụng khách hàng là 2 hoạt động chính. Cùng với việc tăng nguồn vốn huy động được là việc tăng các khoản đầu tư. Vấn đề đặt ra ở đây là : 1). Tính hiện hữu của các khoản này. Vấn đề này sẽ được KTV xử lý bằng các thủ tục xác nhận hoặc thu thập các Giấy báo Ngân hàng. Thường thì không có chênh lệch giữa các TCTD với nhau. 2). Tính hiệu quả của việc đầu tư. ABC huy động từ một thị trường và đầu tư vào chính thị trường đó. Thường thì đây là một hình thức đầu tư an toàn cả về vốn và khả năng thanh toán. Mặc dù hoạt động này cũng là có lãi( vì sẽ đầu tư cao hơn lãi suất huy động), tuy nhiên đây không phải là hoạt động chủ đạo mang tính quyết định đến kết quả kinh doanh của ngân hàng. Trên thực tế, ABC đã đầu tư đến 50% số vốn huy động của mình vào lĩnh vực này. KTV sẽ cố gắng phân tích hiệu quả của hoạt động này. Số dư tín dụng tăng khoảng 250 tỷ đồng, tương ứng là 41%. Đây là một tỷ lệ tăng trưởng tốt trong giai đoạn phát triển của Ngân hàng. Tuy nhiên, chúng ta cần xem xét các khoản cho vay dưới các góc độ sau: Tính hiện hữu của các khoản cho vay( thủ tục gửi TXN, tìm kiếm hoặc kiểm tra các khoản mục). tính Valuation của các khoản vay( chuyển nợ quá hạn có kịp thời không, khả năng thu hồi và lập dự phòng… Đánh giá na toàn tín dụng trên phương diện: a). Qui trình xét duyệt cho vay( thẩm định phương án kinh doanh, đánh giá phương thức đảm bảo tiền vay, thẩm định tài sản thế chấp, kiểm tra sử dụng vốn vay…); b). Lĩnh vực cho vay( theo loại hình kinh doanh, khu vực địa lý…); và c). Đánh giá tình hình tài chính của 10 khách hàng lớn nhất. Tài sản có khác tăng 2,6 tỷ đồng chủ yếu là trong thành phố HCM, khoản mục các khoản khác phải thuđ KTV sẽ tìm hiểu bản chất của khoản phải thu khác này. Nguồn vốn huy động tăng chủ yếu là tăng các khoản vay từ các TCTD khác. Điều đó thể hiện sự mất cân đối trong việc huy động vốn. Thông thường, cùng với sự tăng trưởng của hoạt động tín dụng và đầu tư, vốn huy động cần phải tăng trưởng cả từ các TCTD khách cũng như từ các Tổ chức kinh tế, cá nhân… Tuy nhiên, hoạt động huy động vốn trong năm 2002 của ABC tỏ ra có vẻ mất cân đối. ABC sẽ tiến hành phân tích ảnh hưởng của sự mất cân đói này đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Hoạt động thanh toán chỉ là giữa chi nhánh với Hội sở. Cuối năm, số dư sẽ hết. Nguồn vốn thay đổi do việc trích lập và sử dụng các quỹ. 7. Đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm toán. KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát. Đối với những khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa trên những hiểu biết và kinh nghiệm đối với khách hàng. KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Tuy nhiên đối với khách hàng mới, qua quá trình tìm hiểu, KTV đánh giá HTKSNB thường không đáng tin cậy, rủi ro kiểm toán thường được đánh giá ở mức cao hơn. Để thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV sử dụng các kỹ thuật chủ yếu: thu thập và kiểm tra tài liệu, quan sát, phỏng vấn và làm lại. Cách tiếp cận cũng được thực hiện theo các bước đã nêu trong phần tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng quy mô mẫu lựa chọn để kiểm tra sẽ lớn hơn và quan sát tại nhiều thời điểm. Vì NHTM ABC là khách hàng thường niên của Công ty Vaco nên: - Rủi ro kiểm toán được xác định là mức trung bình (normal) - Mức độ trọng yếu được xác định là 1,2 tỷ - Phương pháp tiếp cận kiểm toán - Tổng hợp rủi ro phát hiện trong phần lập kế hoạch kiểm toán Rủi ro phát hiện Thủ tục kiểm toán 1. Tính hiện hữu của các khoản đầu tư KTV tiến hành đối chiếu với các bản xác nhận số dư của khách hàng(đối với các khoản kỳ phiếu) và so sánh với số liệu kiểm kê các loại chứng khoán có gíá tồn tại kho ABC t ại ngày 31/12/2002 2. Tính hiệu quả của các khoản đầu tư Phân tích nguồn vốn sử dụng để đầu tư (chủ yếu là nguồn ngắn hạn từ các TCTD khác được dùng để đầu tư ngắn hạn) Phân tích thu lãi đầu tư so với chi phí vốn huy động 3. Tính hiện hữu của các khoản cho vay Gửi thư xác nhận Kiểm tra Hồ sơ tín dụng với tỷ lệ coverage cao. Kiểm tra thu tiền sau ngày khoá sổ 4. Valuation của các khoản cho vay Kiểm tra việc phân loại nợ vay bằng cách sort từ sao kê dư nợ các khoản nợ có thời gian đáo hạn trước 31/12/2002. So sánh với số liệu trên TB của khách hàng. Tính toán lại mức lập dự phòng. Soát xét tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của 1 số khách hàng vay nợ lớn. 5. Tính hiện hữu của các khoản phải thu khác (trong TP HCM) Scan sổ kế toán, TB xem bản chất là gì? kiểm tra chứng từ liên quan nếu cần thiết. 6. Sự mất cân đối trong việc huy động vốn có thể dẫn đến hoạt động Ngân hàng thiếu hiệu quả. Tính toán lại tỷ lệ sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để cho vay trung dài hạn Phân tích lãi huy động so với lãi đầu tư. 7. Thu nhập về lãi cho vay có thể bị ghi thừa do khi phân tích biến động tăng về thu lãi cho vay tăng nhanh hơn biến động tăng về dư nợ tín dụng bình quân trong khi lãi suất cho vay năm 2002 có xu hướng giảm so với lãi suất năm 2001 Review biến động của thu lãi cho vay trên cơ sở tương quan với dư nợ bình quân. Ước tính lãi của một số khách hàng lớn để đảm bảo thu nhập ghi đúng. Review tài khoản lãi dự thu. 8. Thu nhập về lãi đầu tư thị trường liên ngân hàng có thể bị ghi thiếu do phân tích tỷ lệ tăng lãi thấp hơn nhiều so với tỷ lệ các khoản đầu tư -Ước tính lãi đầu tư trên cơ sở sao kê các khoản đầu tư với thời hạn và lãi suất nhất định. Đối chiếu với số liệu lãi dự thu hoặc lãi treo (đối với lãi nhận trứơc) Đây cũng có thể là nguyên nhân của việc đầu tư thiếu hiệu quả như đã nêu ở mục 6. 9. Tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh ngoại tệ Xác định nguồn vốn sử dụng cho hoạt động kinh doanh ngoại tê. Tính toán tỷ lệ lãi trên hoạt động này và so sánh với lãi huy động bình quân. Xác định các nhân tố khác có ảnh hưởng đến hoạt động này. 10. Cước phí huy động mạng viễn thông có thể bị ghi thiếu so giảm rất nhiều so với năm trước. Tìm hiểu nguyên nhân, bản chất chi phí,cách tính toánà ước tính chi phí. 11. Chi phí sửa chữa tài sản cố định tăng nhiều so với năm 2001, ghi thừa ??? Scan sổ chi phí, kiểm tra khoản bất thường…??? 12. Chi phí tiền lương tăng nhiều?Validity Ước tính tiền lương, kiểm tra chi tiết hợp đồng, bảng lương (chọn mẫu ít) 13. Chi phí bưu điện và điện thoại tăng 31% Kiểm tra chi tiết (ít) 14. Chi quảng cáo giao dịch tăng rất lớn Xác định tỷ lệ giới hạn cho phép (5%). Xác định bản chất của chi phí, kiểm tra các khoản bất thường? 15. Chi phí khác giảm rất nhiều ? Bản chất chi phí khác năm trước là gì Tìm hiểu bản chất. Ngân hàng ABC Việt Nam Báo cáo đánh giá Các vấn đề quan tâm cho mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của Ngân hàng ABC Việt Nam. Vấn đề cần thực hiện Phòng, Ban liên quan I Biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro 1. Những vấn đề chung: Tìm hiểu cơ cấu chức năng nhiệm vụ của các Phòng Ban, thu thập các văn bản liên quan. Các văn bản quy định về việc phân cấp điều hành giữa HĐQT và Ban Giám Đốc. Thu thập các quy trình nghiệp vụ( tín dụng, thanh toán quốc tê, kinh doanh ngoại tệ, giao dịch, tiền mặt…), các văn bản quy định trách nhiệm quyền hạn hoặc phân cấp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ đang có hiệu lực thi hành. Tìm hiểu quy trình thực hiện các nghiệp vụ trên theo thực tế ( lưu ý những điểm khác biệt so với quy trình nghiệp vụ hiện hành). Ghi nhận đánh giá của các nhân viên (bao gồm cả các trưởng phó phòng nghiệp vụ) đối với quy trình nghiêp vụ hiện hành. Tìm hiểu chi tiết việc quản lý, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ (tín dụng,TTQT, kế toán, hành chính…) đang thực hiện tại các Phòng, Ban. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp của tất cả các hoạt động nghiệp vụ theo định kỳ ngày, thàng, năm Thu thập các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về việc đánh giá chất lượng của các hoạt động nghiệp vụ ( nếu có). Tìm hiểu và đánh giá mức độ tập trung quản lý của Hội sở đối với các chi nhánh về các hoạt động nghiệp vụ. Thu thập các văn bản liên quan đến vấn đề này. Tất cả các Phòng Ban( thường tập trung tại Phòng Kiểm toán nội bộ, Phòng Kế hoạch và dịch vụ, Phòng kế toán, Phòng văn thư). 2. Rủi ro tín dụng (bao gồm các khoản mục tín dụng và bảo lãnh) Tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý TS thế chấp, bao gồm động sản và bất động sản. Phân loại nợ theo kỳ hạn nợ, thành phần kinh tế và mức độ rủi ro ( VD: không có khả năng thu hồi, khả năng thu hồi thấp, có khả năng phát sinh rủi ro, nợ sạch…) Tìm hiểu chi tiết chính sách cho vay quản lý nợ đối với các bên liên quan( cổ đông, Ban điều hành, nhân viên…) Tìm hiểu chính sách quản lý nợ quá hạn. Tìm hiểu mối quan hệ giữa Phòng tín dụng và các Phòng Ban khác. Tìm hiểu các tiêu thức đánh gía khách hàng, đối tượng khách hàng được ưu tiên hoặc hạn chế trong hoạt động tín dụng. Thu thập các mẫu tờ trình hoặc các mẫu văn bản khác liên quan trong hồ sơ tín dụng. Tìm hiểu các biện pháp hiện ABC đang áp dụng để phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động tín dụng. Phòng tín dụng 3. Rủi ro trong nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối Thu thập các văn bản về thủ tục, chính sách liên quan đến các hạn mức về giao dịch mua bán ngoại tệ trong ngày và cuối ngày. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp phản ánh trạng thái ngoại hối cuối mỗi ngày giao dịch (nếu có) và mẫu báo cáo kết quả kinh doanh ngoại tệ theo định kỳ ngày, tháng, năm Tìm hiểu chi tiết việc quản lý, phân cấp đối với từng loại nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ hiện đang thực hiện. Tìm hiểu các tiêu thức đánh giá chất lượng của nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ. Tìm hiểu các biện pháp ABC đang áp dụng để phòng ngừa và hạn chế các rủi ro về tỷ giá. Bộ phận kinh doanh ngoại tệ. 4. Các nghiệp vụ khác Tìm hiểu mức tồn quỹ (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn tại các TCTD) thông thường trong ngày giao dịch. Tìm hiều khối lượng giao dịch tiền mặt, chuyển khoản bình quân trong một ngày giao dịch (Tổng phát sinh Nợ và phát sinh Có của TK tiền gửi thanh toán, TG tiết kiệm của khách hàng, chuyển tiền không qua TK…) Tìm hiểu chính sách điều hành và quản lý nguồn vố trong một chi nhánh và toàn hàng. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp về tình hình huy động và sử dụng vốn theo định kỳ ngày, tháng, năm. Phân loại vốn huy động theo kỳ hạn, theo đối tượng khách hàng. Tìm hiểu chính sách lãi suất của ABC Phương pháp ghi nhận kế toán đối với các khoản mục thu nhập, chi phí, công nợ phải thu, phải trả. Tìm hiểu mức độ phụ thuộc của các họat động nghiệp vụ đối với phần mềm vi tính, khả năng vận hành hệ thống phần mềm(đánh giá sơ bộ). Phòng kế toán giao dịch Phòng Kế hoạch và dịch vụ. II. Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ 1. Kiểm tra kiểm soát hệ thống Tìm hiểu mức độ, tiêu thức kiểm soát hoạt động nghiệp vụ theo từng cấp bậc nhân viên (HĐQT,BGĐ, trưởng phòng, nhân viên). Thu thập các văn bản liên quan. Tỉm hiểu tính khả thi của các văn bản này. Thu thập các quy định thưởng phạt trong việc tuân thủ quy định về quản lý nhân sự và quản lý nghiệp vụ ( nếu có) Phòng kiểm toán nội bộ, Phòng hành chính, trợ lý Giám đốc 2. Kiểm tra kiểm soát nghiệp vụ - Sẽ tiến hành phân tích cùng với việc kiểm soát rủi ro trong hoạt động. 3. Hệ thống kiểm tra kiểm soát hiện hành Thu thập thông tin về: Số lượng nhân viên, trình độ nghiệp vụ, quản lý hệ thống từ hội sở đến chi nhánh được thực hiện như thế nào. Thu thập chương trình làm việc của các Phòng kiểm soát nội bộ trong năm 2002 và kết quả thu được. Tìm hiểu mức độ chi phối của Ban kiểm soát HĐQT đối với công tác kiểm tra kiểm soát trong NH. Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ. III. Chính sách khách hàng và Marketing. 1. Chính sách khách hàng: Thu thập các báo cáo phân tích về tình hình huy động và sử dụng vốn (nếu có). Phân loại khách hàng theo ngành nghề kinh doanh, tổng hợp doanh số hoạt động của từng nghiệp vụ mà các nhóm khách hàng đó tham gia. Tìm hiều chinh sách khách hàng hiện tại ABC đanh áp dụng. Thu thập thông tin sơ bộ về hiệu qủa của các chính sách này. Thu thập chiến lược phát triển khách hàng sắp tới của ABC (nếu có). Phòng kế hoạch và dịch vụ. 2. Chính sách Marketing Marketing nội bộ Thu thập các văn bản quy định về các tiêu thức đánh giá nhân viên, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng Phòng, ban, bộ phận. Thu thập các văn bản quy định về chế độ đào tạo đãi ngộ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân viên. Quan điểm quản lý của HĐQT và Ban điều hành (nếu có thể) Thu thập các văn bản quy định về chế độ thưởng, phạt đối với nhân viên cho mục đích phát triển kinh doanh. Thu thập thông tin về thực hiện các văn bản trên. Đánh giá khái quát về hiệu qủa làm việc hiện tại của các cấp bậc nhân viên tại hội sở và các chi nhánh, nguyên nhân mang lại kết quả đó? Bộ phận quản lý nhân sự, Phòng kế hoạch và dịch vụ Marketing đối ngoại Thu thập văn bản hoặc thông tin về chiến lược phát triển của ABC( phát triển chủ yếu về nghiệp vụ gì ? nhóm khách hàng chiến lược? địa bàn phát triển chủ yếu?) Đánh giá sơ bộ về kết quả thực hiện của các chiến lược trên. Thu thập các văn bản hoặc chế độ đang áp dụng cho mục đích thu hút khách hàng. Phòng kế hoạch và dịch vụ, Phòng hành chính. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi công ty Kiểm toán Việt Nam( Vaco) I. Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi Công ty Kiểm toán Việt Nam. Phương pháp AS/2 là một phương pháp kiểm toán khoa học vè tiên tiến được áp dụng thành công ở tất cả các hãng thành viên của DTT. Nói riêng, đối với quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thì quy trình của AS/2 cũng là một quy trình tương đối hoàn thiện. Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong kiểm toán BCTC là việc hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 đã nêu lên mục đích của việc kiểm tra hệ thống là nhằm: + Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng. + Thiết kế các thử nghiệm cơ bản và + Đưa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ được trình bày trong Thư quản lý. Kết luận của kiểm toán viên có dựa vào HTKSNB hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi, thời gian, khối lượng công việc kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán bỏ ra. Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của Vaco: Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng, các KTV của Vaco thường có sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB được tìm hiểu một cách kĩ lưỡng những mức độ tin tưởng vào HTKSNB thường được đánh giá thấp hơn. Với khách hàng thường xuyên, KTV thường xác định có thể tin tưởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung vào những trường hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động. Để mô tả HTKSNB, các KTV của Vaco chủ yếu sử dụng Bảng câu hỏi. Việc thiết kế Bảng câu hỏi chung cho các doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị bởi vì các loại hình doanh nghiệp khác nhau, đặc điểm của HTKSNB cũng khác nhau. Về đánh giá rủi ro kiểm soát. KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát. Đối với khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối với khách hàng, KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Tuy nhiên đối với khách hàng mới, KTV thường có những nghi ngờ cao hơn về HTKSNB, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao hơn. Và trong quá trình kiểm toán các thử nghiệm chi tiết sẽ được thực hiện. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và trình độ của KTV. Về thực hiện thủ tục phân tích. Vaco thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính như so sánh năm nay với năm trước, phân tích tỷ suất và phân tích xu hướng thông qua đó KTV sẽ xác định những biến động bất thường và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro. Sự phân tích BCTC của Công ty dựa trên đặc điểm kinh doanh của khách hàng nhưng chủ yếu mang tính dự đoán và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của KTV. Thực tế tại Vaco, hầu hết các khách hàng đều kết hợp các loại phân tích trên song KTV thường chỉ ghi kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trước. Về Hồ sơ kiểm toán. Quá trình đánh giá HTKSNB của các KTV Vaco được ghi trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc và đưa ra các cuộc họp với khách hàng. Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc giúp cho người đọc Hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các KTV thuận lợi khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính. Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán là liên quan rất nhiều đến quá trình thực hiện kiểm toán. Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta có quy mô nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Tại những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, KTV thường bỏ qua các bước đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán. Khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì các doanh nghiệp cũng đang dần thích ứng với sự chuyển biến này. Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và do đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiện là một tất yếu khách quan. Như vậy việc hoàn thiện phương pháp đánh giá HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần được quan tâm. Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Kết luận của KTV là có dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra. Nếu kiểm toán viên đưa ra ý kiến tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng trên thực tế hệ thống này hoạt động không có hiệu qủa hoặc ngược lại thì trong cả hai trường hợp này đều gây nên kiểm toán kém hiệu quả. III. Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Công ty kiểm toán Việt Nam( Vaco). Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta. Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB tại doanh nghiệp khách hàng. Nguyên nhân của việc chưa phù hợp này là do hệ thống các câu hỏi trong phương pháp AS/2 được thiết kế để áp dụng cho tất cả các hãng thành viên ( trong đó có Vaco), song các hãng lại hoạt động ở những nước có nền kinh tế khác nhau do đó hệ thống câu hỏi chỉ mang tính chất hướng dẫn chung. ở những nước có lĩnh vực kiểm toán phát triển, HTKSNB ở các đơn vị khách hàng hoạt động rất có hiệu quả và có nề nếp nên hệ thống câu hỏi áp dụng là phù hợp. Nhưng ở Việt Nam hiện nay, HTKSNB ở các doanh nghiệp hầu như hoạt động chưa có hiệu quả và mới chỉ xuất hiện từng mặt, từng yếu tố mà chưa xuất hiện đồng bộ để có thể vận hành một cách hữu hiệu. Chính vì vậy áp dụng phương pháp AS/2 nhưng KTV phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo dựa vào đặc điểm của từng loại khách hàng. Dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau: Về phía Công ty Vaco Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo được cho mình một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên trong một ngành nghề có tính cạnh tranh cao như nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Vaco cần luôn hoàn thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng. Tìm hiểu môi trường kiểm soát. Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta. Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB taị doanh nghiệp khách hàng. Để đánh giá một cách hiệu quả HTKSNB của khách hàng, KTV có thể sử dụng hệ thống câu hỏi thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB. Hoặc KTV có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính hữu hiệu của HTKSNB như xem xét doanh nghiệp có xây dựng quý chế không, quy chế có hoạt động không… Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về HTKSNB một cách hiệu quả nhất. Hệ thống câu hỏi cần cụ thể hoá, đặt ra các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau. Từ việc xây dựng bảng câu hỏi như vậy, sau khi đánh giá HTKSNB, KTV sẽ quyết định có tin cậy vào hệ thống đó hay không để đưa ra trắc nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lượng công việc và chi phí cho cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi về HTKSNB của khách hàng có thể được thiết kế như sau: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ. Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng 1. Các trách nhiệm về công tác kế toán có được quy định cụ thể và dễ hiểu như nhưng điều sau không: + Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? + Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp có sẵn cho các cơ quan chuyên trách có chức năng kiểm tra không? 2. Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không? + Các nhân viên kế toán có được đào tạo chính quy không? + Các nhân viên kế toán có được gửi đi đào tạo ngoài việc đạo tạo tại chỗ không? + Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghỉ không? TK Tiền 1. Các bảng đối chiếu với ngân hàng có được chuẩn bị hàng tháng không? + Chúng có được cán bộ quản lý tài chính kiểm tra thường xuyên không? 2. Các biện pháp kiểm soát tiền mặt tại quỹ có hữu hiệu không? 3. Các khoản tiền thu về có được gửi vào ngân hàng một cách nhanh chóng không? Đầu tư ngắn hạn 1. Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn không? + Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở từng tháng khong? + Nó có phù hợp với báo cáo của người đầu cơ trên cơ sở hàng tháng không? 3. Giá trên thị trường của từng loại đầu tư ngắn hạn có được theo dõi để đảm bảo việc đưa ra các quyết định về chúng một cách kịp thời không? Các khoản phải thu 1. Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp được vào sổ một cách kịp thời và chính xác không? 2. Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có bị cấm không được đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao, nhận hàng và thu, chi tiền không? 3. Các quy trình hợp lý có được áp dụng để đảm bảo cho các khoản phải thu được thu về trong một giai đoạn hợp lý không? 4. Có mở sổ phụ theo dõi không? + Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở hàng tháng không? Hàng tồn kho 1. Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với hàng tồn kho không? Đặc biệt là đối với sản phẩm tồn kho và hàng ký gửi. + Lối ra vào khu vực nhận hàng có bị cấm không? + Doanh nghiệp có kiểm soát việc chuyển giao giữa hàng tồn kho như nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang và hàng thành phẩm không? 2. Các cuộc kiểm kê thực tế có được thực hiện để xác định số lượng hàng tồn kho không? 3. Doanh nghiệp có duy trì các hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho hàng tồn kho thường xuyên không? + Sổ theo dõi các theo đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không Các tài sản lưu động khác 1. Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư giá trị của chúng là lớn hơn phần trừ đi từ các lợi nhuận mà người ta hy vọng chúng sẽ đem lại trong tương lai. Tài sản cố định 1. Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với TSCD đặc biệt là đối với TSCĐ hữu hình như là các máy vi tinh được sử dụng bên ngoài doanh nghiệp không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các TSCĐ không? + Sự tồn tại thực tế của từng hạng mục TSCĐ có được kiểm kê định kỳ không? 3. Doanh nghiệp có mua các loại hình bảo hiểm chống mất cắp hoặc do lũ lụt, hoả hoạn không? Đầu tư dài hạn Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tư tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các đầu tư dài hạn không? 3. Đối với cổ phần trong liên doanh, doanh nghiệp có nhận được các BCTC đã kiểm toán hàng năm không? Và doanh nghiệp có thoe dõi xem cổ phần của mình trong liên doanh là lãi hay lỗ không? Các công trình xây dựng đang dở dang. 1. Lối ra vào công trình có được kiểm soát không? 2. Có mở tài khoản riêng cho từng công trình không? Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn 1. Doanh nghiệp có thoe dõi các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn để đảm bảo rằng chúng được thu hồi về sau khi đã thực hiện cam kết hoặc sau khi đến hạn không? Nợ ngắn hạn 1. Những người phụ trách phần nợ ngắn hạn có bị cấm đảm nhiệm các nhiệm vụ giao nhận hàng hoá hoặc thanh toán tiền không? 2. Doanh nghiệp có thanh toán cho người cung cấp trên cơ sở của hoá đơn gốc không? Có đối chiếu biên banư nhận hàng với các đơn đặt hàng hợp lệ không? 3. Doanh nghiệp có đảm bảo rằng việc thanh toán các khoản phải trả đúng hạn để nhận chiết khấu thanh toán không? Nợ dài hạn 1. Các điều khoản của nợ dài hạn có được kiểm kê định kỳ để đánh giá việc muốn tái tài trợ khonả vay hoặc trả nợ trước hạn không? Các nghĩa vụ khác 1. Doanh nghiệp có duy trì các trình tự chuẩn bị BCTC thường nhật đòi hỏi phải có sự xem xét các chi phí thường xuyên để xác định xem có số tiền nào phải tính trước vào phí không? 2. Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký gửi, ký cược dài hạn và kiểm tra định kỳ đối với chúng để đánh giá xem chúng có được bên thứ ba nào từ bỏ do không thực hiện các cam kết không? Doanh thu 1. Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng không? Các liên của hoá đơn giao hàng có được theo dõi để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện chính xác và kịp thời không? Các hoá đơn phản ánh các lần giao hàng có đúng với thực tế không? + Các hoá đơn theo số thứ tự có được kiểm tra định kỳ không? 2. Các chức năng giao nhận hàng và viết hoá đơn có được tách riêng biệt không? 3. Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được người phụ trách phê duyệt không? Giá trị hàng bán 1. Doanh nghiệp có duy trì việc kiểm dê điịnh kỳ hoặc thường xuyên không? + Doanh nghiệp có kiểm soát chặt chẽ mức lãi gộp với từng dây chuyền sản xuất và kiểm tra các thay đổi bất thường kịp thời không? + Các biên bản kiểm kê có được kiểm kê thực tế định kỳ hoặc thường xuyên không? + Các điều chỉnh kiểm kê thực tế so với sổ sách có đóng vai trò quan trọng không? Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý 1. Các chi phí này có được sự đồng ý của lãnh đạo trước khi thực hiện không? + Các loại phí hoặc hoa hồng đã trả để đảm bảo cho việc bán hàng, có được kiểm tra cụ thể để đảm bảo chúng là hợp lệ và tuân thủ các quy định và chế độ không? + Các tài khoản theo dõi công tác phí, quảng cáo, tiếp thị và các chi phí khác có được kiểm tra để đảm bảo các chi phí này được chi cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này là hợp lý không? 2. Các vật tư, tài sản, văn phòng phẩm cung cấp cho bộ máy quản lý, xe cộ, máy vi tính, điện thoại… và các tài sản khách của doanh nghiệp có được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ được dùng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp không? Tìm hiểu về hệ thống kế toán. Việc sử dụng phối hợp bảng câu hỏi và sơ đồ sẽ bổ sung cho nhau những ưu nhược điểm của chúng để cung cấp tối ưu về hình ảnh của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhờ biểu hiện bằng hình vẽ nên sơ đồ giúp KTV hình dung rõ ràng về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV nên vẽ các sơ đồ về hệ thống kế toán của khách hàng, các sơ đồ kiểm soát nội bộ. Khi tiến hành đánh giá hoạt động của hệ thống kế toán, một hoặc một số nghiệp vụ chủ yếu đã được KTV kiểm tra. Nếu nghiệp vụ không có sai sót trọng yếu thì KTV chỉ dừng lại ở mức độ kiểm tra. Ngược lại, nếu nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chứa đựng rủi ro cao hay được coi là trọng yếu thì KTV mở rộng quy mô khảo sát tức là kiểm tra tài khoản ở mức độ chi tiết. KTV nên có ký hiệu thống nhất để có thể xác định phần hành nào đã kiểm tra. Công việc này hết sức đơn giản song lại góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cuộc kiểm toán. Đối với những khách hàng có sử dụng hình thức kế toán phức tạp và phần hành kiểm toán có liên quan đến nhiều tài khoản, cách làm khoa học này giúp cho việc sử dụng kết quả lẫn nhau của các KTV. Về phía các kiểm toán viên. Để thực hiện tốt Công việc kiểm toán nói chung và đặc biệt là quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng( quy trình này luôn đòi hỏi đánh giá dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của KTV), KTV phải luôn học hỏi trau rồi và cập nhật kiến thức, đặc biệt là các chuẩn mực( như các chuẩn mực mới ban hành của Việt Nam hiện nay). Chuẩn mực kiểm toán “ là khuôn mẫu của hành động và thước đo chất lượng công việc của kiểm toán viên”, hệ thống chuẩn mực được gọi là “ cẩm nang nghề nghiệp”, là “ điểm tựa pháp lý cho các kiểm toán viên trong hoạt động kiểm toán”. Chính vì vậy việc cập nhật kiến thức và chuẩn mực là rất cần thiết. Về phía Nhà nước. Trong tiến trình hội nhập kiểm toán với các nước trong khu vục và trên Thế giới, ngoài những cam kết chung bằng văn bản thì mục tiêu để đưa kiểm toán hoà nhập nhanh chóng đó là việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt động kiểm toán độc lập là một trong những hoạt động mang tính nghề nghiệp cao. Với vai trò là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế trong nền kinh tế mở cửa, kiểm toán độc lập cần hội nhập và có được sự công nhận Quốc tế. Thực tế cho thấy hoạt động kiểm toán độc lập có xu hướng vượi ra khỏi phạm vi từng quốc gia và mang tính quốc tế phổ biến. Nhà nước cần tạo môi trường hoạt động cho hoạt động kiểm toán độc lập để hoạt động này thực sự trở nên có hiệu quả, đó là việc tổ chức bộ máy, tổ chức công tác và áp dụng công nghệ kiểm toán tiên tiến để ngày càng nhanh chóng đưa kiểm toán Việt Nam hoà nhập với kiểm toán trong khu vực và trên Thế giới. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước nên khuyến khích và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thành lập kiểm soát nội bộ. Nếu các yếu tố được thiết lập đầy đủ thì các bước công việc cụ thể trong hoạt động kiểm toán như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên có hiệu quả hơn. Kết luận Trong quá trình kiểm toán. bên cạnh việc thu thập các bằng chứng định lượng đã được phản ánh trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp các kiểm toán viên độc lập còn phải thu thập các bằng chứng định tính liên quan đến việc phân tích tính hiệu lực của các quy chế trong việc kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là một trong những công việc quan trọng để giúp kiểm toán viên đánh giá được rủi ro kiểm soát. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán là một vấn đề rất quan trọng để xây dựng kế hoạch kiểm tóan phù hợp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu quả. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì sẽ giảm bớt được nội dung, phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Để đảm bảo chất lượng của kết quả kiểm toán đồng thời tiết kiệm chi phí kiểm toán đòi hỏi phải thực hiện tốt công việc này. Qua đó, cũng giúp các đơn vị được kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế. Trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán Vaco, em đã được tiếp cận với những vấn đề thực tiễn kiểm toán, đặc biệt là công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Những kiến thức thực tế thu được rất bổ ích và thiết thực, giúp em củng cố và nâng cao những kiến thức lý luận đã học trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Chu Thành, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, giám đốc Công ty Vaco , anh Nguyễn Thương và các anh chị Phòng đào tạo đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Mục lục Lời mở đầu Sơ đồ tổ chức và quản lý của VACO Giám đốc Hà Thu Thanh ADVISORY BOARD & RISK MANAGEMENT TECHNICALSUPPORTERS MARK THOMSON - HANOI ROWELL TAN - HCMC Phó Giám Đốc Trần Việt Đức Phó Giám Đốc Trương Anh Hùng Phó Giám Đốc Đặng Chí Dũng Phó Giám Đốc Trần Thuý Ngọc Phó Giám Đốc Nguyễn Quốc Duy Trưởng Phòng Trịnh Thị Hồng Phòng Tư Vấn Phòng Đào Tạo Phòng ISD HN1 (*) Phòng ISI HN2 (**) Phòng NV1 Phòng NV3 Phòng NV 4 (***) Phòng NV 2 Phòng XDCB Phòng Quản Trị Phòng Hành Chính Chi nhánh Hải Phòng Nguyễn Minh Hùng Chi nhánh TPHCM Võ Thái Hoà Chi nhánh Đà Nẵng được mở vào năm 2004 (dự kiến) (*) Khách hàng khối dịch vụ, khách sạn, khác (**) Khách hàng khối sản xuất (***) Các dự án Quốc tế