Đề tài Tình hình hoạt động của UBND tỉnh Tuyên Quang

ng tháng. 1.2.8. Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chúng Để tạo lập một mối quan hệ tốt đòi hỏi người thư ký phải thật cẩn thận, khéo léo vì quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo với quần chúng là mối quan hệ quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc của người thư ký văn phòng. Đối với người lãnh đạo công việc của người thư ký do người lãnh đạo phân công và phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan và người lãnh đạo cũng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về tất cả các hoạt động của cơ quan. Qua đây ta thấy được quan hệ của người thư ký với lãnh dạo là quan hệ cấp trên cấp dưới nó không chỉ dựa trên tình cảm cá nhân mà còn bị chi phối bởi những quy định quy chế của Nhà nước nói chung và của cơ quan nói riêng. Do đó đòi hỏi người thư ký phải có một thái độ tôn trọng cũng như sự phát triển ngày càng đi lên của cơ quan phụ thuộc phần lớn vào khả năng của người lãnh đạo do đó người thư ký cũng phải biết phục tùng các quyết định quản lý nếu ý kiến của lãnh đạo không hợp lý và chính xác thì thư ký có thể bày tỏ ý kiến của mình hoặc đề nghị người lãnh đạo xem xét lại những quyết định đó. Để giải quyết được một cách tốt nhất thì đòi hỏi thư ký phải có tinh thần tự giác cao và tính kỷ luật để hoàn thành nhiệm vụ và cũng phải linh hoạt trong công việc nếu lãnh đạo sai sót có thể trình bày suy nghĩ của mình và kịp thời sửa chữa. Mối quan hệ giữa thư ký với quần chúng nghĩa là giữa nhân viên đối với khách trước hết cần phải tỏ một thái độ niềm nở, phải tôn trọng và phải tạo được một ấn tượng về cơ quan mình tạo giao dịch cho các hoạt động tiếp theo. 1.2.9. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo Việc tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo là rất quan trọng vì người lãnh đạo luôn cần được cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết nhiệm vụ được giao, việc thu thập thông tin và chuẩn bị thông tin tập hợp và hệ thống thông tin theo từng vấn đè, từng lĩnh vực đồng thời phải phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin để khi người lanh đạo cần các thông tin về vấn đề gì thì thư ký có thể cung cấp ngay. 1.2.10. Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo Hiện nay việc tổ chức điện thoại, điện báo là hai phương tiện có khả năng giúp lãnh đạo giải quyết một số công việc mà không cần gặp trực tiếp như gọi điện giao dịch với đối tác hay chuyển fax nhanh các văn bản chỉ sau vài phút. Đó chính là phương tiện thông tin cần thiết. Thực sự nhanh chóng để giúp cho lãnh đạo và truyền đạt thông tin cho lãnh đạo. 1.2.11. Kỹ thuật giao tiếp công sở của người thư ký Kỹ thuật giao tiếp công sở ở văn phòng cũng rất quan trọng vì đây là ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với khách về UBND tỉnh Tuyên Quang. Vì văn phòng của cơ quan là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký văn phòng là hoạt động giao tiếp, cũng do tính chất của công việc của người thư ký văn phòng nên thư ký phải có thái độ cởi mở, lịch sự, hoà nhã và luôn chủ động giao tiếp và sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết. Tự tin và biết tận dụng các cơ hội trong giao tiếp để mở rộng các mối quan hệ của cơ quan đồng thời mở rộng các mối quan hệ của chính mình. Qua việc giao tiếp còn giúp thư ký có thêm thông tin đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm, do đó khi mọi khách đến cơ quan thì người thư ký luôn vui vẻ chào hỏi khách và giải quyết các công việc cho khách một cách nhanh chóng và cũng tuỳ vào đối tượng giao tiếp cho phù hợp và ứng xử sao cho có văn hoá. Do vậy việc thực hiện về kỹ thuật giao tiếp ở UBND tỉnh Tuyên Quang đã đạt được yêu cầu trên. 1.2.12. Trong công việc hàng ngày nói chung và công việc của người thư ký nói riêng cũng đã đạt yêu cầu của việc thực hiện văn hoá công sở và cần phát huy hơn nữa và tiếp tục trao đổi kiến thức về văn hoá cơ sở. 1.2.13. Cách giao tiếp và trang phục của thư ký, nhân viên trong cơ quan Trang phục của nhân viên văn phòng của cơ quan cũng rất quan trọng. Việc thực hiện giao tiếp của nhân viên, người thư ký văn phòng nhìn chung là phù hợp và đúng văn hoá, hoà nhã với mọi người trong cơ quan, đón tiếp chu đáo với tất cả khách đến cơ quan một cách niềm nở lịch sự và ân cần chu dáo. Trong thời đại ngày nay vấn đề trang phục của nhân viên văn phòng và người thư ký được các cơ quan doanh nghiệp đầu tư những bộ trang phục, đồng phục rất đẹp và phù hợp làm đẹp cho bộ mặt của cơ quan và gây được ấn tượng với khách, đối với cơ quan tạo cho khách có ấn tượng tốt về cơ quan. Nhìn chung cách giao tiếp và trang phục của người thư ký và nhân viên trong cơ quan là lịch sự, phù hợp với khung cảnh và nhiệm vụ của cơ quan. 1.2.14. Bộ phận văn phòng và thư ký văn phòng của cơ quan Thường xuyên chú ý đến các nghi thức Nhà nước. Trong các hoạt động có liên quan và về nguyên tắc về lễ tân trong cơ quan cũng chưa theo nguyên tác mà lựa chọn những nguyên tắc phù hợp với cơ quan để thực hiện. * Nhận xét về nghiệp vụ thư ký tại UBND tỉnh Tuyên Quang Ưu điểm, nhược điểm, hạn chế và nguyên nhân, ý kiến đề xuất của cá nhân. ở UBND tỉnh Tuyên Quang do không có thư ký riêng mà công việc của người thư ký được phân chia cho những cá nhân và bộ phận liên quan, qua đó có những ưu điểm và nhược điểm: Ưu điểm: do công việc của người thư ký được nhiều người, nhiều bộ phận đảm nhiệm nên công việc được thực hiện một cách chặt chẽ với nhau, các đơn vị phòng ban cùng nhau phối hợp thực hiện nên công việc được phan chia đều đặn, tạo ra sự quan hệ mật thiết giữa các phòng ban. Nhược điểm: Những công việc của người thư ký do không được thư ký riêng đảm nhiệm nên đôi khi công việc còn chưa được giải quyết nhanh chóng do có những bộ phận chưa kịp làm và việc liên lạc trao đổi công việc còn khó khăn. Như vậy việc thực hiện nghiệp vụ thư ký tại UbND tỉnh Tuyên Quang cũng đã đem lại được kết quả tốt, việc quản lý cán bộ và tổ chức các hoạt động văn phòng được giải quyết nhanh chóng đúng chức năng, nhiệm vụ cán bộ trong văn phòng cơ quan ứng xử văn minh, lịch sự, đúng với văn hoá công sở, các công việc của người thư ký được hoàn thành tốt, trang thiết bị trong văn phòng được trang bị đầy đủ, hiện dại, lãnh đạo thường xuyên quan tâm và chú ý đến nhân viên trong cơ quan. II. Nghiệp vụ văn thư 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Văn bản là một trong những công cụ quan trọng để quản lý Nhà nước và nắm được tất cả các cơ quan, dùng quản lý theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Để truyền đạt chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Soạn thảo văn bản là thực hiện chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan đồng thời thực hiện mối quan hệ giữa cơ quan Nhà nước với nhau và giữa cơ quan Nhà nước với công dân, hơn nữa nó còn thể hiện nguyên tắc hoạt động và cách thức làm việc của cơ quan ngoài ra việc soạn thảo văn bản còn thể hiện kết quả hoạt động của cơ quan. Hiện nay trong thời đại mới - thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc soạn thảo và ban hành văn bản hết sức quan trọng trong các cơ quan làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cho việc quản lý và tăng năng suất lao động đáp ứng được trong từng thời kỳ, từng giai đoạn đổi mới hiện nay và phù hợp với thực tế thay đổi từng ngày. 2.1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ của mình được gửi tới các đối tượng liên quan Trong thực tế hoạt động hàng ngày của UBND tỉnh thì hàng ngày UBND tỉnh thường dùng những loại văn bản đi là văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt như: Quyết định: Dùng để ban hành các chế độ chính sách, điều chỉnh công việc về tổ chức nhân sự áp dụng chế độ chính sách cho từng đối tượng. Và các loại văn bản khác như tờ trình, báo cáo, công văn: kế hoạch, điện khẩn Tờ trình dùng để thuyết trình tổng quát về một vấn đề, một ý kiến, dự thảo và xin ý kiến để cấp trên xem xét giải quyết. Chỉ thị: Để ban hành truyền đạt chủ trương chính sách, các biện pháp quản lý chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với cơ quan và đơn vị cấp dưới. Công văn: là loại văn bản không có tên gọi là phương tiện giao tiếp chính thức giữa Nhà nước với công dân để giải quyết công việc chung. Ngoài ra căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình UBND tỉnh còn dùng nhiều loại văn bản khác nhưng nhiều nhất là công văn hành chính những văn bản này được sử dụng vào rất nhiều những mục đích khác nhau. Thực tế ở UBND tỉnh dã thu thập được một số văn bản sau: 2.2. Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến, bằng con đường bưu điện hoặc trực tiếp hay do các cán bộ đi họp mang về tất cả văn bản đó là văn bản đến. Hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang thường nhận được rất nhiều văn bản của các cơ quan gửi đến như văn bản của Trung ương, văn bản của văn phòng Chính phủ, của các bộ, ngành, các văn bản của tỉnh thành bạn và các cơ quan cấp dưới các loại văn bản khác của các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp như quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo cáo, công văn, giấy mời Nói chung hàng ngày UBND tỉnh nhận được rất nhiều văn bản trong đó nhiều nhất là công văn. Ví dụ công văn đến của cơ quan : 2.3. Hàng ngày thực tế cơ quan ban hành rất nhiều văn bản nên có rất nhiều loại chữ ký, chữ ký được dựa trên chức vụ, quyền hạn, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký được thể hiện như sau và được thực hiện theo quy định của Nhà nước ban hành. Chủ tịch (Ký) Họ tên TM.Uỷ ban nhân dân tỉnh KT. chủ tịch Phó Chủ tịch TL.chủ tịch chánh văn phòng KT. chủ tịch Phó chủ tịch Trên đây là một số loại chữ ký thường dùng của cơ quan trong việc ban hành văn bản của UBND tỉnh. Ký thay mặt được dùng với các cơ quan theo chế độ cấp phó ký thay chức vụ cấp trưởng. TL. là cấp dưới 1 cấp của cấp trưởng KT. là việc kí theo cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. Ký thay là thay mặt tập thể ký. 2.4. Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc diễn ra hàng ngày tại các cơ quan, việc ban hành văn bản phải phù hợp với từng thời kỳ và quy định của Đảng và Nhà nước, khi ban hành văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau: Văn bản phải đảm bảo nội dung thiết thực, nhằm mục đích giải quyết công việc, phù hợp với pháp luật hiện hành đúng loại văn bản. Văn bản ban hành phải đảm bảo về mặt thể thức để khi ban hành ra văn bản có giá trị pháp lý. Thể thức là những yếu tố cấu thành nên văn bản, nếu thiếu đi một thành phần thì văn bản mất đi giá trị thông thường mỗi văn bản có 09 đến 10 thành phần và theo thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BNV của VPCP. Văn bản ban hành phải chính xác cụ thể về thông tin trong văn bản. Thông tin phải đáng tin cậy. Ngôn ngữ và văn phòng trong văn bản phải thích hợp để truyền tải được thông tin, ngôn ngữ văn phong phải thích hợp với từng loại văn bản. Văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ ban hành văn bản, bố cục văn bản chặt chẽ, hợp lý, rõ ràng khoa học theo khuôn mẫu và hợp lý. Khi văn bản được ban hành phải theo hệ thống thống nhất khi ban hành cấp dưới phục tùng cấp trên và có tính khả thi. Như vậy nhìn một cách tổng quát thì việc ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị đã đạt được các yêu cầu chung của việc ban hành văn bản đó là: - Yêu cầu về mặt thể thức - Yêu cầu về mặt ngôn ngữ văn phong - Yêu cầu về nội dung của văn bản - Yêu cầu về thông tin trong văn bản. Về mặt thể thức theo thông tư liên tục số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì tại UBND tỉnh đã đạt yêu cầu. Việc ban hành cũng được thực hiện theo Luật ban hành văn bản của Chính phủ và Quốc hội. Ví dụ văn bản thực tế: 2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình là trình tự các bước đi cần thiết và sự sắp xếp các bước theo một trật tự nhất định. Kết quả của bước trước nó chứng minh cho sự cần thiết của bước sau. Quy trình chung của việc soạn thảo và ban hành văn bản được chia làm 3 giai đoạn. 1) Giai đoạn chuẩn bị: giai đoạn này được chia 4 bước: + Sơ bộ xác định vấn đề + Xác định tên loại văn bản + Chuẩn bị tư liệu + Lập đề cương dàn bài chi tiết. 2) Giai đoạn viết bản thảo + Viết nháp + Viết chính thức 3) Giai đoạn duyệt bản thảo ở UBND tỉnh Tuyên Quang việc ban hành các văn bản phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ quản lý được giao thường được ban hành các văn bản như: Quyết định, chỉ thị, công văn Các loại văn bản do UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành gồm: - Văn bản pháp quy - Văn bản hành chính - Văn bản cá biệt. Tại UBND tỉnh Tuyên Quang việc soạn thảo do các chuyên viên soạn thảo ra các văn bản sau đó trình lãnh đạo duyệt và qua bộ phận văn thư để lấy số văn bản và đăng ký vào sổ và làm thủ tục chuyển giao văn bản đi. * Giai đoạn chuẩn bị - Xác định tên loại văn bản Sau khi đã xác định được tên loại văn bản thì công việc tiếp theo là thu thập thông tin và xử lý thông tin từ các nguồn thu thập. Thu thập từ văn bản quy phạm pháp luật lấy từ hồ sơ nguyên tắc. Thu thập từ hồ sơ công việc lấy các văn bản cần thiết trong hồ sơ công việc và thu thập từ các nguồn thu khác. Sau khi đã thu thập lựa chọn những thông tin chính xác và cần thiết có giá trị đưa vào văn bản. - Lập đề cương dàn bài. Khi đã có đầy đủ tư liệu người soạn thảo tiến hành lập đề cương dàn bài chi tiết. * Giai đoạn viết văn bản Sau khi đã xây dựng xong đề cương thì người soạn thảo tiến hành viết đầy đủ nội dung của văn bản, khi đã hoàn chỉnh dự thảo văn bản thì người soạn thảo phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị để xin ý kiến. Nếu văn bản có liên quan đến nhiều ngành khác nhau thì phải giữ lại bản thảo để trao đổi ý kiến và sửa chữa khi cần thiết. Lãnh đạo và người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân cùng cấp về nội dung văn bản do mình soạn thảo. Đa số văn bản của UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành đều tuân theo đúng quyđịnh. Giai đoạn trình ký Văn bản do lãnh đạo tỉnh ký (văn bản ký phải làm theo đầy đủ các hồ sơ giấy tờ để người ký xem xét và ra quyết định, người ký phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật với những văn bản mình đã ký. Vì vậy khi ký người ký phải xem xét nội dung, hình thức rồi mới ký chính thức khi ký ký đúng thể thức và thẩm quyền. Đóng dấu và gửi văn bản Sau khi hoàn thành các bước dự thảo, văn phòng duyệt, trình ký, văn bản được văn thư kiểm tra lại thể thức lấy số và ngày tháng văn bản và đăng ký văn bản vào máy. Sau đó nhân bản rồi đóng dấu để ban hành, văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo nhưng chưa có dấu coi như không có tác dụng. Dấu là thành phần biểu thị tính hợp pháp và chân thật của văn bản và chữ ký của văn bản. Các văn bản khi đã hoàn thành các thủ tục trên thì văn thư làm nhiệm vụ gửi văn bản đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản theo thành phần ở nơi nhận và ý kiến trực tiếp của lãnh đạo. Như vậy công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Tuyên Quang khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước và hợp lý. Nhưng bên cạnh đó còn có những sai sót nhỏ trong khâu soạn thảo và đánh máy. 2.6. Trong quá trình thực tập tại UBND tỉnh Tuyên Quang cho thấy việc ban hành văn bản rất đúng thể thức hiện hành của Nhà nước Thể thức văn bản là những thành phần mà Nhà nước qu định cho mỗi một văn bản bắt buộc phải có nội dung chỉ có một nội dung bao gồm 9 đến 10 thành phần chính. Hiện nay tại UBND tỉnh Tuyên Quang việc ban hành văn bản được thực hiện theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/205 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2.7. Văn bản là phương tiện ghi trên loại vật liệu nhất định bằng ngôn ngữ cụ thể theo một phong cách nhất định dùng để truyền đạt và trao đổi thông tin. Hàng ngày các cơ quan quản lý dùng các loại văn bản để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo thể thức và thẩm quyền luật định. Mỗi một văn bản có tên gọi và thể thức khác nhau như quyết định, chỉ thị, công văn thực tế hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang đã ban hành những loại văn bản khác nhau sau đây: 2.8. Hiện nay trong thực tế hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang mỗi ngày thường ban hành nhiều văn bản và đặc biệt chú trọng về mặt thể thức và giá trị pháp lý của văn bản nó được biểu hiện qua các thành phần thể thức theo quy định hiện hành ví dụ như: con dấu, chữ ký 2.9. Ngôn ngữ văn phong trng UBQLNN và UBQL rất quan trọng, việc sử dụng ngôn ngữ văn phong trong việc soạn thảo văn bản là hết sức quan trọng. Ngôn ngữ văn phong phải sử dụng ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và phải phù hợp với nội dung văn bản, sử dụng đúng ngôn ngữ đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Nhìn chung việc sử dụng ngôn ngữ và văn phong trong việc soạn thảo văn bản của UBND tỉnh là cơ sở thực tập trong thời gian qua là hợp lý, khách quan và đúng yêu cầu giá trị pháp lý cao. VD thực tế: ví dụ quyết định số: 05/2006/QĐ-UBND ở văn bản này ngôn ngữ văn phong được sử dụng rất thích hợp với loại văn bản là quyết định, đúng với nội dung của quyết định. 2.10. Đội ngũ cán bộ văn phòng là một phần tất yếu của bất kỳ cơ quan nào, đây là lực lượng chủ chốt để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Với lý luận và kỹ năng thực hành thành thục có trình độ chuyên môn cao, khả năng thực hành tốt, có phẩm chất đạo đức tốt năng nổ, nhiệt tình trong công tác. * Nhận xét về việc soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ sở thực tập Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư đây là khâu quan trọng trong công tác ban hành ra văn bản. Qua tìm hiểu thực tế về việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Tuyên Quang được thực hiện khá tốt các khâu soạn thảo văn bản như đảm bảo về thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành, ngôn ngữ văn phong thích hợp. Đặc biệt trong việc ký duyệt văn bản đảm bảo về mặt pháp lý của các văn bản ba hành, văn thư đã thực hiện tốt, nghiêm túc những quy định về việc đóng dấu văn bản. Qua đó thể hiện được những ưu điểm sau: - Làm cho văn bản có giá trị pháp lý cao (thuận lợi cho việc phát hành văn bản, văn bản ban hành ra thực hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đảm bảo tính thiết thực của văn bản) Qua đó thể hiện được những ưu điểm sau: - Làm cho văn bản có giá trị pháp lý cao (thuận lợi cho việc phát hành văn bản) văn bản ban hành ra thực hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đảm bảo tính thiết thực của văn bản Bên cạnh đó còn có một số nhược điểm, hạn chế như: Đôi khi còn có một số sai sót nhỏ trong quá trình soạn thảo. Nên trong quá trình soạn thảo những người soạn thảo cần chú ý hơn nữa về kiểm tra lại thể thức văn bản trước khi làm các khâu nghiệp vụ tiếp theo. III. Nghiệp vụ công tác văn thư 3.1. Nội dung của công tác văn thư trong cơ quan Trong nhưng năm gần đây tình hình đất nước có nhiều biến chuyển, đặc biệt đã có nhiều thành tựu nổi bật về kinh tế, xã hội Trong lĩnh vực hành chính để thực hiện việc quản lý Nhà nước được tốt ta đang thực hiện cải cách hành chính, trong đó có công tác văn thư nên công tác văn thư cũng đã và đang được chú trọng hơn. Công tác văn thư là quá trình hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho quá trình quản lý bao gồm toàn bộ những công việc như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức và quản lý giải quyết văn bản, được hình thành ở các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, lực lượng vũ trang Nội dung của công tác văn thư bao gồm: a) Xây dựng và ban hành văn bản ở khâu này gồm những nghiệp vụ sau: + Thảo văn bản: do đơn vị chức năng, cán bộ chuyên môn, chuyên viên soạn thảo văn bản. + Duyệt văn bản: do thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền duyệt. + Đánh máy văn bản, in ấn văn bản: do nhân viên đánh máy hoặc kỹ thuật viên đánh máy đánh. + Ký văn bản do thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền hoặc người có thẩm quyền ký. + Đóng dấu văn bản do cán bộ văn thư đóng dấu. b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản gồm: + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến + Lập hồ sơ c) Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu Cán bộ văn thư phải nắm được tất cả các loại con dấu trong cơ quan và tất cả các loại văn bản quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Hiện nay nội dung của công tác văn thư tại UBND tỉnh Tuyên Quang bao gồm những nội dung trên và cũng đã làm tốt các nội dung ấy. 3.2. Những yêu cầu và hạn chế của công tác văn thư tại cơ quan Những yêu cầu của công tác văn thư bao gồm: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Hiện nay công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang đã đạt được những yêu cầu: Trên của công tác văn thư cụ thể như sau: - Nhanh chóng: bắt đầu từ khâu xây dựng và ban hành văn bản đến khâu tổ chức và quản lý văn bản đều được thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời giúp cho việc quản lý ở cơ quan có hiệu quả và năng suất, mỗi cán bộ tham gia đều có ý thức xử lý thông tin nhanh chóng kịp thời. - Chính xác: Chính xác về nội dung văn bản các dẫn chứng về số liệu đưa vào đều đầy đủ đúng thực tế, chính xác về thể thức của văn bản, đầy đủ các thành phần thể thức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản theo thông tư số 55/2005/BTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chính xác về kỹ thuật nghiệp vụ trong quá trình giải quyết văn bản đi, đến, giúp cho việc quản lý tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận lợi. - Bí mật: Trong quá trình thực hiện đã đảm bảo được nguyên tắc giữ gìn bí mật theo pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH 10 ngày 28-12-2000 và nắm được những văn bản quy định về đảm bảo bí mật. - Hiện đại: Hiện nay do tình hình thực tế cơ quanvà sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Trong đó có sự phát triển của những chương trình ứng dụng vào công tác quản ly của các văn phòng UBND tỉnh đã sử dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý văn phòng là kết nối mạng Internet và sử dụng chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Đồng thời tất cả các bộ phận thuộc UBND tỉnh đều được nối mạng nội bộ với nhau phục vụ việc điều hành của UBND tỉnh và nhằm thực hiện việc tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó còn một số yêu cầu chưa đạt được tối đa đó là yêu cầu nhanh chóng nhưng đôi khi còn hơi chậm nhưng không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. 3.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư của cơ quan Công tác văn thư giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước của bộ máy quản lý. Do điều kiện và tình hình thực tế tại UBND tỉnh Tuyên Quang công tác văn thư được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung thuộc văn phòng uỷ ban. 3.4. Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật, khẩn ở cơ sở thực tập. Việc thực hiện nguyên tắc khi giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật, khẩn đều có các nguyên tắc riêng. Đối với văn bản đi thì nguyên tắc là phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy định mà Nhà nước quy định. Để tổ chức quản lý văn bản đi được thống nhất theo nguyên tắc đều phải tập trung về một mối đó là bộ phận văn thư trong cơ quan thuộc văn phòng hoặc phòng hành chính. Còn đối với văn bản đến thì đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời chính xác và thống nhất ở văn thư để đăng ký phục vụ tra tìm văn bản đến phải trình lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng trước khi chuyển đến các đối tượng các đơn vị chức năng hay cá nhân để giải quyết. Khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị chức năng hoặc cá nhân giải quyết yêu cầu người nhận ký vào sổ, nếu là văn bản mật khẩn phải đăng ký vào sổ riêng với tình hình hiện nay thì nguyên tắc giải và quản lý văn bản đến văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật, khẩn đều được thực hiện như bình thường đúng với yêu cầu. Tuy nhiên, đối với văn bản mật và khẩn thì không đăng ký riêng mà đăng ký chung vào hệ thống quản lý trên máy tính và thêm vào có phần mức độ mật, khẩn trong chương trình quản lý trên máy tính. Đây là một sự khác biệt lớn giữa lý thuyết và thực tế. 3.5. Quy trình giải quyết văn bản và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản nội bộ ở cơ sở thực tập. a)Quy trình giải quyết văn bản đi và quản lý văn bản đi: Trong thực tế hoạt động hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang có rất nhiều văn bản được ban hành. Đối với các văn bản đi thì sau khi văn bản đã được xây dựng và có chữ ký của người có thẩm quyền thì nhất thiết phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký và lấy số ngày tháng văn bản, dấu của uỷ ban tất cả văn bản đi đều được vào sổ đăng ký và lưu bản chính có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo UBND để văn thư làm bằng chứng tra cứu. Việc quản lý văn bản đi của UBND tỉnh gồm các khâu sau: - Kiểm tra: Xem lại thể thức văn bản đi về thể thức kiểm tra xem việc ban hành có đúng với thẩm quyền không. - Vào sổ công văn đi: Bước này được thực hiện trên máy vi tính và lấy số văn bản và lấy số văn bản được lưu giữ lại từ số cũ trên máy. Số lượng văn bản đã phát hành và văn bản mới được lấy số mới tiếp theo để ban hành. - Hoàn thiện văn bản tức là ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản vừa lấy từ máy vi tính. Sau đó khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền văn thư đóng dấu vào văn bản. - Việc đánh số và ký hiệu công văn đi ở cơ quan văn phòng UBND tỉnh được phân loại rõ ràng vì số lượng văn bản ban hành nhiều do vậy văn bản đều được đánh số riêng như: văn bản của UBND tỉnh, của văn phòng UBND và các phòng ban chuyên môn khác từ đó văn bản được lấy số theo từng tên loại văn bản. Ví dụ: Quyết định lấy số riêng, kế hoạch lấy số riêng - Bản chính bản gốc được giữ lại ở văn thư và được sắp xếp theo từng loại văn bản và được biên mục hồ sơ và giữ lại 1 năm sau đó chuyển giao cho lưu trữ. - Gửi văn bản đi: Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra đều được gửi đến các đối tượng liên quan một cách nhanh chóng chính xác. Lựa chọn bì và đưa văn bản vào bì, bì đựng văn bản phải là bì có chất lượng giấy tốt, ngoài bì ghi rõ địa chỉ người nhận, tên cơ quan địa chỉ, số kí hiệu văn bản. - Chuyển giao văn bản: việc chuyển giao văn bản chủ yếu bằng con đường trực tiếp và bưu điện. Đối với các Sở, Ban, Ngành gần trụ sở của văn phòng UBND tỉnh thì được liên lạc của cơ quan chuyển tận tay văn thư của Sở, ban, ngành. Trong quá trình chuyển giao văn bản thì văn thư có sổ theo dõi số lượng văn bản phát đi trong ngày và chuyển cho ai khi giao hay nhân viên bưu điện thì đều có ký nhận của người nhận văn bản ngoài ra nếu văn bản được gửi một lúc nhiều văn bản thì có bảng kê nhiều bửu gửi cùng một lúc. - Đối với các văn bản có dấu "khẩn", "hoả tốc" thì với những cơ quan ở xa dùng fax sau đó gửi văn bản chính đến sau qua đường bưu điện trực tiếp. - Theo dõi việc chuyển văn bản và giải quyết văn bản chủ yếu xem cơ quan đã nhận được chưa bằng việc liên lạc qua điện thoại với những công việc cần giải quyết nhanh thì yêu cầu cơ quan đơn vị thực hiện và gửi báo cáo. - Trong quá trình phát hành văn bản, khi văn thư đã kiểm tra lại thể thức văn bản, thẩm quyền ký nếu đủ điều kiện thì phát hành ngay không để chậm lại quá 2 ngày, hầu hết các văn bản do UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành đều được phát hành trong ngày. - Do việc quản lý văn bản được thực hiện trên máy tính nên văn thư giữ lại bản gốc tất cả các văn bản của cơ quan ban hành sắp xếp các văn bản lưu theo từng loại văn bản, các thông tin của văn bản được lưu vào file dữ liệu quản lý văn bản đi riêng. Ví dụ mẫu file quản lý văn bản đi in ra từ máy tínhvà vmẫu văn bản di của ubnd từ thực tế: b)Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến. Hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang thường tiếp nhận được rất nhiều văn bản đến từ các cơ quan từ Trung ương đến các Sở ban ngành, các cơ quan cùng cấp đơn vị tỉnh thành bạn các đơn thư khiếu nại gửi đến bằng con đường trực tiếp hoặc bưu điện. Sau khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ văn thư sẽ phân loại văn bản nhận được. + Văn bản được đăng ký vào sổ gồm các văn bản gửi cho cơ quan, các đồng chí lãnh đạo trong cơ quan. + Văn bản không đăng ký là báo, tạp chí, thư riêng. Sau khi phân loại văn thư bóc bì, đóng dấu đến, ghi số công văn đến, ngày đến. - Văn thư chỉ bóc bì các loại văn bản gửi cho UBND tỉnh còn các loại văn bản gửi đến Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, trưởng, phó phòng ban hay văn bản ghi đích danh tên người nhận thì không bóc bì mà đăng ký vào sổ tên cơ quan gửi, số và kí hiệu văn bản ngoài bì rồi chuyển cho người đó, việc bóc bì chủ yếu dùng bằng kéo. - Đóng dấu đến ghi số công văn đến của công văn tại UBND tỉnh từ năm 1996 việc quản lý văn bản được thực hiện hoàn toàn bằng máy tính. Sau khi tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến văn bản sẽ được nhập vào máy và lấy số đến, ngày đến trên máy. Ví dụ: dấu đến của cơ quan và dấu đến được học ở lý thuyết UBND tỉnh Tuyên Quang Số.. Ngày Đến Tên cơ quan Đến Số: .. Ngày Chuyển: Lưu hồ sơ số: Đây là sự khác biệt giữa lý thuyết và thực hành. - Sau khi văn bản được nhập vào các thông tin cần thiết và ghi số đến ngày đến vào văn bản nhân viên văn thư sẽ dán phiếu đề xuất giải quyết công việc vào văn bản và trình lãnh đạo đến văn phòng để xin ý kiến phân phối công văn, việc dán phiếu sẽ giúp cho ý kiến, sửa chữa hay trực tiếp ghi vào văn bản không làm mất đi tính chân thực và khi nhân bản sẽ khôn bị ghi chép sửa chữa. - Khi đã có ý kiến của lãnh đạo văn phòng thì văn bản được chuyển trả lại cho văn thư để tiếp tục nhập phần lãnh đạo phê duyệt, xác định người phê duyệt hay phần ý kiến của lãnh đạo trong việc giao cho ai giải quyết. - Tiếp sau khi có ý kiến ghi trên phiếu xử lý công việc của lãnh đạo văn phòng văn thư sẽ phân chia văn bản và chuyển đến đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Bộ phận văn thư không đúng thể thức cho cơ quan, đơn vị gửi đến. Ví dụ văn bản không có dấu - Đối với văn bản "mật", "hoả tốc" văn thư báo cáo với lãnh đạo văn phòng để có hướng xử lý phân phối kịp thời riêng tài liệu mật phải tổ chức bảo quản riêng theo đúng quy định của Nhà nước, tài liệu mật "hoả tốc" chánh văn phòng cần xử lý kịp thời và tổ chức bảo quản theo chế độ bảo quản xử lý bí mật tài liệu. Hàng ngày khi hết mỗi một ngày thì từ file quản lý văn bản đến bản "Báo cáo văn bản đến hàng ngày" được in ra để ký nhận. Ví dụ: Mẫu "Báo cáo văn bản đến hàng ngày được in ra từ file. Và mẫu file quản lý văn bản đến Hiện nay nói chung các quy trình quản lý văn bản đến văn bản đi (văn bản nội bộ, văn bản mật trong mối quy trình thì các khâu của quy trình đều được thực hiện tốt. 3.6. Công cụ quản lý văn bản tại UBND tỉnh Tuyên Quang, thuận lợi và hạn chế Công cụ, trang thiết bị để quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng giúp làm tốt được công tác văn thư. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển việc ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhằm thực hiện việc hiện đại hoá công tác văn thư theo chỉ đạo của Chính phủ là việc được UBND tỉnh Tuyên Qang áp dụng đã khá lâu. Bao gồm những công cụ quản lý sau: + Các phương tiện làm ra văn bản như: máy ghi âm, các loại điện báo qua điện thoại đặc biệt là máy vi tính là loại phương tiện phổ biến nhất. + Các phương tiệ sao và nhân nhanh hàng loạt như: máy photocopy, máy in siêu tốc, máy fax. + Các phương tiện xử lý văn bản như: ghim đóng và dán tài liệu, các phương tiện địa chỉ và đóng dấu văn phòng phẩm. + Các phương tiện tra tìm, bảo quản, vận chuyển văn bản: ngày nay văn phòng phần lớn đã được trang bị máy vi tính, cán bộ văn thư sử dụng máy vi tính có cài chương trình phần mềm quản lý văn bản, một chương trình dễ sử dụng và hiệu quả và dễ tra tìm. Các phương tiện bảo quản tài liệu như tủ đựng hồ sơ, cặp đựng hồ sơ. + Các phương tiện báo hiệu và thông tin văn phòng như điện thoại, máy vi tính nố mạng Tất cả các phương tiện này đều có những tác dụng lớn đối với việc quản lý, giúp cho công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, hợp lý và phù hợp với điều kiện sử dụng bên cạnh đó thì còn có mặt hạn chế là đôi khi còn hỏng hóc và trục trặc về kỹ thuật song cũng không ảnh hưởng nhiều đến công việc. 3.7. Quản lý và sử dụng con dấu Dấu là thành phần biểu thị tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản và tính biểu thị pháp lý của chữ ký. Dấu là thành phần quan trọng, nó biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản, mỗi loại dấu được quy định cho mỗi cơ quan, nhìn vào dấu có thể biết được các cơ quan đó thuộc hệ thống cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, cơ quan hay đoàn thể chuyên môn. Dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản. Tại UBND tỉnh Tuyên Quang hiện nay sử dụng các loại con dấu: - Dấu có hình quốc huy: dấu UBND, HĐND - Dấu văn phòng - Dấu: vuông: dấu công văn đến, dấu chức danh, dấu tên, dấu chữ ký. Tất cả các loại dấu đều tập trung tại phòng văn thư và do văn thư quản lý, sử dụng. Tại điều I của Nghị quyết số 62/CP ngày 22/09/2003 của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ "con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị, tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và công dân phải được thống nhất". Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thông tư số 08/TT-BCA ngày 31/5/2000 hướng dẫn mẫu việc khắc dấu, quản lý sử dụng con dấu của các cơ quan, các tổ chức Việt Nam dùng trong công tác đối ngoại, việc khắc, mang con dấu vào sử dụng tại Việt Nam của các cơ quan, tổ chức nước ngoài. Việc đóng dấu phải tuân theo nguyên tắc sau: Chỉ được đóng dấu lên các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Nghiêm cấm đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng và mục đích sử dụng. Người giữ dấu phải trực tiếp tự tay đóng dấu lên văn bản, không cho người khác mượn dấu để đóng không giao dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền. Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng mực dấu quy định. Trường hợp dấu dóng ngược phải huỷ văn bản và làm văn bản khác. Đóng dấu rùm lên từ 1/4 đến 1/3 về phía trái. Dấu của UBND tỉnh Tuyên Quang được giao cho văn thư giữ, bảo quản và chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng dấu. Văn thư văn phòng UBND tỉnh Tuyên Quang đã làm tốt nhiệm vụ của mình theo đúng quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu: dấu đóng đùng thể thức, đúng thẩm quyền và chức danh người ký, thường xuyên vệ sinh các con dấu. Dấu được bảo quản trong tủ đựng dấu riêng và có khoá tủ dấu văn thư là người giữ khóa tủ dấu. 3.8. Công tác lập hồ sơ Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc có cùng đặc điểm như tên loại, tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư, lập hồ sơ giúp cán bộ quản lý theo dõi toàn bộ quá trình giải quyết công việc của cơ quan trong một năm hoặc một nhiệm kỳ. Nó còn tạo ra điều kiện cho công tác lưu trú phát huy được tác dụng, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu hàng ngày trong giải quyết công việc. Tuy nhiên tại UBND tỉnh Tuyên Quang công tác lập hồ sơ hiện hành hầu như không được thực hiện chỉ có ở bộ phận văn thư. Sau khi đã giữ lại bản chính của văn bản, thì đưa vào hồ sơ theo tên gọi của văn bản còn tất cả các tài liệu của các chuyên viên, lãnh đạo cơ quan đều không được lập thành hồ sơ. Việc lập hồ sơ tốt sẽ tra tìm văn bản được nhanh chóng, làm căn cứ để giải quyết công việc, tài liệu được giữ bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công tác, việc lập hồ sơ không phải người trực tiếp thực hiện tiến hành, giải quyết lập hồ sơ mà do cán bộ lưu trú lập cho nên chưa phản ánh được đầy đủ nội dung thực chất của sự việc. 3.9. Hiện nay trong cơ quan cán bộ công tác văn thư thường sắp xếp tài liệu theo tên loại văn bản, và theo quá trình giải quyết công việc. 3.10. Sao in văn bản là công việc diễn ra hàng ngày tại UBND tỉnh Tuyên Quang công việc này dã được thực hiện theo đúng quy định các hình thức sao đều đảm bảo đúng theo thành phần thể thức, thủ tục sao, in phần lớn văn bản được sao là sao lục và sao y. 3.11. Hồ sơ bao gồm: các loại hồ sơ như: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự, việc sắp xếp và bảo quản hồ sơ đã được thực hiện nhưng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu đối với việc lập hồ sơ và chủ yếu là hồ sơ công việc. 3.12. Chế độ nộp lưu hồ sơ Hồ sơ lưu trữ của UBND tỉnh giao nộp theo đúng quy định của Nhà nước. - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 15/4/2001 - Công văn số 319/VTL-TNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp. - Trong văn bản quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh ban hành kèm theo QĐ số 27/QĐ-CP ngày 15/8/202 của Chánh văn phòng UBND tỉnh. Trong bản quy chế đã có những quy định cụ thể trong vấn đề trách nhiệm thi hành và giao nộp vào lưu trữ và trong quy định tạm thời về công tác quản lý và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang ban hành kèm theo Quyết định số 1196/QĐ-UB ngày 22-9-2000 của UBND tỉnh Tuyên Quang cũng đã có quy định về thu nộp hồ sơ tài liệu. Trong 10 điều quy định: các sở ban ngành thuộc danh mục nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh Tuyên Quang chỉ được giữ lại hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 5 năm kể từ ngày hồ sơ công việc kết thúc. Tài liệu nộp vào lưu trữ thì phải là hồ sơ nếu chưa lập thành hồ sơ thì phải cùng cán bộ lưu trú cơ quan lập hồ sơ về phần công việc của mình và làm thủ tục giao nộp. Những quy định trên được UBND tỉnh áp dụng vào thực hiện tốt trong thực tế. - Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tỉnh có thông báo thu nộp hồ sơ tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ UBND tỉnh theo quy định của Nhà nước. - Việc giao nộp được thực hiện theo đúng quy định và các mẫu như: + Biên bản giao nhận tài liệu + Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu + Sổ nhập tài liệu lưu trữ. * Nhận xét về nghiệp vụ văn thư Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan làm việc của UBND tỉnh về văn phòng là nơi thu thập thông tin nhanh nhất đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương. Công tác văn thư do văn phòng quản lý (phụ trách là đầu mối của cơ quan, văn thư là nơi thu thập thông tin nhanh nhất, đầy đủ và chính xác. Các khâu nghiệp vụ trong nội dung công tác văn thư đều được cán bộ làm tốt, đúng luật định, chính xác, cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn cao. Bên cạnh đó còn những hạn chế cần khắc phục như chưa lập hồ sơ hiện hành đôi khi còn sai sót về chính tả 3.13. Yếu tố tác động đến hiệu quả công tác văn thư + Do cán bộ chủ động sáng tạo trong công việc - Trang thiết bị máy móc hiện đại - Vận dụng tốt và hiện đại hoá được công tác văn thư. IV. Nghiệp vụ lưu trữ Công tác lưu trữ là một nghành, một lĩnh vực vùa quản lý nhà nước và xã hội về các vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong các cơ quan tổ chức Công tác lưu trữ được thực hiện một cách thống nhất từ trung ương đến địa phương, đều được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản QPPL của ngành lưu trữ và các văn thư và lưu trữ cơ quan Nhà nước -Trong việc quản lý tổ chức công tác lưu trữ cần quản lý tập trung thống nhất về tài liệu lưu trữ và quản lý tập trung thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ Việc thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ gồm những nội dung sau: +Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ +Phân loại tài liệu +Xác định giá trị tài liệu +Tổ chức thông kê và kiểm tra trong lưu trữ +Chỉnh lý tài liệu +Lập công cụ tra cứu tài liệu +Bảo quản tài liệu +Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là các khâu nghiệp vụ chủ yếu để tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan Trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng UBND tỉnh Tuyên Quang được thành lập theo quyết định số 311/QĐ-UB ngày 25/3/1999 "về việc thành lập tuy trung tâm lưu trữ trực thuộc văn phòng UBND Tỉnh Hiện nay trung tâm lưu trữ có 3 người, một giám đốc phụ trách chung, hai nhân viên phụ trách bảo quản phục vụ khai thác và nghiệp vụ Trung tâm lưu trữ được bố trí nơi làm việc độc lập không chung với văn phòng, yên tĩnh, thoáng mát trong đó có một phòng giám đốc, một phòng nghiệp vụ, một phòng khai thác tài liệu còn lại kho chứa tài liệu Trong kho đều có giá, tủ đựng tài liệu,máy hút ẩm hút bụi, điều hòa, bình cứu hỏa và các trang thiết bị khác như hộp đựng tài liệu, cặp 3 dây, sổ sáchđảm bảo, bảo quản tốt tài liệu Thực tế công biên lưu trữ rất phức tạp nhưng nhân viên của trung tâm vẵn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao và có tinh thần ý thức cao đối với công việc Đặc biệt ban lãnh đạo đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị khác để phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn Bên cạnh đó vấn còn một số hạn chế như chưa có điều kiện để xây được kho theo đúng tiêu chuẩn của cục lưu trữ Nhà nước, (trang thiết bị văn phòng chưa đầy đủ). 4.1. Vai trò ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng. Công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng. Có một ý nghĩa tương đối quan trọng, nếu công tác này được làm tốt sẽ phục vụ cho hoạt động của cơ quan được diễn ra tốt theo đúng kế hoạch, thông tin hàng ngày được cung cấp chính xác, đầy đủ nhanh chóng giúp cho lãnh đạo quản lý về mặt năng suất lao động được nâng cao. Đối với công tác công văn giấy tờ giúp cho việc lập các dự án kinh tế, các mặt hoạt động về văn hoá xã hội, nghiên cứu khoa học đến tìm tài liệu và sử dụng tài liệu 4.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm quản lý Nhà nước với tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng là phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý Nhà nước và bao gồm hồ sơ tài liệu từ Trung ương đến địa phương. Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang là cơ quan quản lý Nhà nước đứng đầu ở tỉnh. Uỷ ban nhân dân tỉnh trực tiếp chỉ đạo và quản lý Nhà nước các cấp huyện thị xã các Sở ban ngành và các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh về mặt kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội an ninh quốc phòng cho nên hàng ngày được sản sinh rất nhiều đó chủ yếu là tài liệu quản lý Nhà nước chiếm phần lớn. Nên tài liệu đều được quản lý tập trung ở Trung tâm lưu trữ tỉnh. Ngoài ra các việc thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ cũng được quản lý tập trung thống nhất tại trung tâm Trong thực tế việc áp dụng nguyên tắc tập trung thống nhất về tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ đã góp phần vào việc hoàn chỉnh các phông lưu trữ của UBND, HĐND của đoàn ĐBQH tỉn Tuyên Quang 4.3. Tình hình tổ chức các khâu nghiệp vụ, mối quan hệ giữa các khâu nghiệp vụ 1. Thu thập bổ sung tài liệu Hàng năm trung tâm lưu trữ tổ chức thu thập bổ sung tài liệu về kho lưu trữ, xây dựng kế hoạch cụ thể thu nộp hồ sơ. Trong báo cáo của trung tâm lưu trữ có kế hoạch thu nộp hồ sơ ở các sở, ban ngành và UBND tỉnh đã ban hành Quyết định về danh mục nộp lưu. 2. Chỉnh lý tài liệu Trong thực tế tài liệu của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã được chỉnh lý và lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu bổ sung thông kê và tổ chức khoa học tài liệu. Phân loại tài liệu của trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang chủ yếu dựa vào phương án mặt hoạt động. Thời gian phương án này phù hợp với cơ cấu tổ chức không ổn định và phân loại tài liệu của cơ quan được triệt để tránh sự lẫn lộn giữa các loại văn bản và nó phản ánh từng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan theo từng thời gian nhất định nói riêng lịch sử đơn vị hình thành phông nói chung . 3. Công tác xác định giá trị tài liệu Hiện nay khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đang ngày càng nhiều và các loại hình tài liệu nên việc xác định giá trị tài liệu ngày càng trở nên cần thiết và nặng nề hơn, xác định giá trị tài liệu là loại bỏ những tài liệu không có giá trị sử dụng để tiêu huỷ và chọn tài liệu có giá trị vào bảo quản ở UBND tỉnh Tuyên Quang công việc này đã được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. 4. Công tác thống kê tài liệu Việc thống kê tài liệu của trung tâm lưu trữ thường xuyên diễn ra bao gồm thống kê tài liệu trong phông và các phương tiện bảo quản. Hiện tại trung tâm lưu trữ tỉnh đang thống kê tài liệu theo các công cụ là mục lục hồ sơ và mục lục văn kiện phục vụ cho việc sử dụng tài liệu quản lý hành chính, Nhà nước nói chung và tạo điều kiện cho từng cá nhân đến nghiên cứu tài liệu tại trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang nói riêng. 5. Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ và nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn tài liệu nhằm phục vụ tốt công tác nghiên cứu tài liệu. Nguyên nhân chủ yếu gây hư hại tài liệu là do nhiều yếu tố: yếu tố cấu thành tài liệu và các yếu tố tự niên cán bộ phải hiểu rõ các tác nhân gây hại tài liệu để có biện pháp đề phòng thích hợp. Cán bộ lưu trữ phải tuân theo các quy định của Nhà nước về bảo quản tài liệu lưu trữ có cặt, hộp bảo quản về phải sắp xếp lên trên giá tủ nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Kho lưu trữ ở UBND tỉnh Tuyên Quang được bố trí ở nơi thoáng mát, có các phương tiện để bảo vệ tài liệu như cặp hộp giá, thẻ, tra cứu, máy hút bụi, quạt thông gió. 6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt hoạt động thông tin khoa học và là 1 trong những chức năng quan trọng và tất yếu của phòng kho lưu trữ. Về tài liệu lưu trữ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của đời sống xã hội. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang được áp dụng hình thức sau: + Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc và các công cụ tra tìm Qua việc tìm hiểu các khâu nghiệp vụ lưu trữ Ta thấy rằng công việc của các khâu được thực hiện đầy đủ khoa học thì sẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ phát huy được tác dụng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 4.4. Công tác phân loại tài liệu Phân loại tài liệu của trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang chủ yếu dựa vào phương án mặt hoạt động - thời gian phương án này phù hợp với cơ cấu tổ chức không ổn định và phân loại tài liệu của cơ quan được triệt để tránh sự lẫn lộn giữa các loại văn bản và nó phản ánh từng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan theo từng thời gian nhất định. 4.5. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu là một khâu trong nghiệp vụ lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu được dựa trên các nguyên tắc. Hiện nay cơ quan thường áp dụng linh hoạt các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu sau: + Nguyên tắc chính trị + Nguyên tắc lịch sử + Nguyên tắc toàn diện tổng hợp Việc xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ mang tính tất yếu khách quan và có ý nghĩa vì công việc này càng trở nên cấp thiết nặng nền hơn khi hàng ngày tài liệu được hình thành trong quá trình quản lý của cơ quan là rất lớn. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu sẽ loại bỏ được nhữgn văn bản không còn giá trị sử dụng để tiêu thủ, lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản để sử dụng. 4.6. Công cụ tra cứu tài liệu trong cơ quan, thống kê tài liệu lưu trữ hiện hành Việc thống kê tài liệu của trung tâm lưu trữ tỉnh thường xuyên diễn ra bao gồm thống kê tài liệu trong phông và các phương tiện bảo quản. Mục lục hồ sơ vừa là công cụ để tra cứu tài liệu vừa là công cụ để thống kê. 4.7. Thu thập và bổ sung tài liệu Hàng năm trung tâm lưu trữ tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu về kho lưu trữ, xây dựng kế hoạch thu nộp hồ sơ. Việc bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên vì đôi khi tài liệu không được giữ lại đầy đủ. 4.9. Hàng năm trong thực tế tài liệu của uỷ ban nhân dân tỉnh đã được chỉnh lý và lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu , bổ sung thống kê và tổ chức khoa học tài liệu. ở khâu nghiệp vụ này hàng năm tại trung tâm lưu trữ được tiến hành chỉnh lý tài liệu theo định kỳ 4.9. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ tỉnh trong những năm qua. Nhờ sự quan tâm của lãnh đạo tỉnh trung tâm đã chỉnh lý hoàn chỉnh được một số tài liệu và đưa vào bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tài liệu trước bảo quản trong kho được đảm bảo tốt, kho bảo quản thoáng có phòng trừ mối, mốc cho tài liệu. Hạn chế do điều kiện và kinh phí nên kho chưa được xây đúng như tiêu chuẩn của Cục lưu trữ Nhà nước 4.10. Vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu được trung tâm bố trí phòng độc để phục vụ tốt việc khai thác tài liệu theo những quy định của Nhà nước phòng đọc còn có các công cụ tra tìm, sách hướng dẫn nội dung các phông giúp cho độc giả tra tìm nhanh chóng có hiệu quả và bảo vệ được tài liệu khỏi bị hư hỏng, qua đó trung tâm có điều kiện giới thiệu với bạn đọc những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ 4.11. Hiện nay việc quản lý tài liệu còn gặp một số vấn đề do công việc được làm dưới sự chỉ đạo của văn phòng UBND tỉnh trên một số công việc còn mang tính bị động 4.12. Công tác lưu trữ đóng góp một phần không nhỏ vào việc bảo quản tốt di sản an hoá của dân tộc nói riêng và của nhân dân tỉnh nhà nói chung được thể hiện qua đội ngũ cán bộ nhiệt tình năng nổ trong công việc, cần cù, chịu khó nỗ lực phấn đấu không ngừng để hoàn thành nhiệm vụ. *Nhận xét về nghiệp vụ lưu trữ Ngày nay với công việc quản lý của mình các cơ quan thường sản sinh ra rất nhiều tài liệu có những tài liệu có giá trị nhưng ngược lại có những tài liệu không có giá trị nên phải lựa chọn những văn bản tài liệu theo tiêu chỉ đặt ra và tổ chức khoa học những tài liệu đó để sử dụng khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động ở mọi mặt. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ở UBND tỉnh Tuyên Quang đã đáp ứng được yêu cầu trên. Nhưng bên cạnh đó còn những hạn chế như công việc nhiều mà nhân viên ít, cán bộ nhân viên cần phát huy hơn nữa ý thức trách nhiệm và kỷ luật trong công việc cán bộ lưu trữ phải trang bị thêm các công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng lãnh đạo cần trang bị đầy đủ hơn các trang thiét bị, máy móc phục vụ yêu cầu công tác. Trên đây là một số ý kiến của bản thân, với mong muốn công tác lưu trữ ở UBND Tỉnh Tuyên Quang đạt hiệu quả cao nhất song em vẫn còn nhiều sai sót em mong được sự quan tâm và giúp đỡ của lãnh đạo UBND và văn phòng UBND tỉnh em xin chân trọng cảm ơn. Nhận xét của cơ quan thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn