Đề tài Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty Xuân Hoà

2.1.3.2. Việc sử dụng và luân chuyển chứng từ: ở Công ty, sản phẩm sau khi được nhập kho hoặc xuất kho đều phải lập chứng từ ban đầu theo mẫu và cách ghi chép do Bộ Tài chính quy định. Các chứng từ ban đầu này sẽ được luân chuyển theo trình tự hạch toán và quản lý thành phẩm cụ thể: Các chứng từ phản ánh tình hình nhập, xuất kho thành phẩm bao gồm: - Các phiếu nhập kho thành phẩm - Các phiếu xuất kho - Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm kê thành phẩm... Mọi chứng từ kế toán về thành phẩm phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự quy định. - Nhập kho thành phẩm: Sau khi hoàn thành các sản phẩm, được nhân viên KCS kiểm tra công nhận đạt yêu cầu chất lượng thì được phép nhập kho thành phẩm. Khi nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho do phòng kế hoạch cấp gồm 3 liên: + Liên 1: Do đơn vị nhập giữ. + Liên 2: Do khách hàng giữ. + Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển lên cho phòng kế toán để vào sổ theo dõi chi tiết và được lưu tại phòng kế toán (Mẫu biểu và tài liệu xin xem ở trên phiếu nhập kho – Biểu 01). Mẫu biểu: 01 phiếu nhập kho Ngày 05/3/2005 Số 88 Họ tên người giao hàng: Chi Dụ - Phân xưởng Lắp Ráp Nhập sản xuất: Tại kho: Thành phẩm - Kho Bay STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 Ghế GM - 01 Ghế GM - 04 Ghế GM - 05 Chân bàn mạ cao Chân bàn 12 mạ Ghế GS-01 Ghế 17 S - A - M Ghế 14 SA Cái Cái Cái Cái Cái Cái Cái Cái 1.000 2.400 1.500 6.300 2.500 1.000 800 5.000 - - - - - - - - Nhập ngày 5 tháng 3 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị - Xuất kho thành phẩm để tiêu thụ: Khi hạch toán ban đầu, kế toán dùng hoá đơn Giá trị gia tăng (GTGT) do phòng kế hoạch viết, gồm 3 liên: Liên 1: Do phòng kế hoạch giữ. Liên 2: Do khách hàng giữ. Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho chuyển lên cho phòng kế toán (Mẫu biểu và tài liệu hoá đơn GTGT được thể hiện ở Mẫu biểu 02). Mẫu biểu: 02 thẻ kho Tháng 3/2005 Tên vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Dự trữ Ghế GM-01 Chiếc 7GH001 TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú S N Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 79 26130 84 26139 01/03 02/03 05/03 08/03 Tồn đầu tháng Chị Dụ PX Lắp Ráp Ông Dũng Thanh Nhàn Chị Dụ PX Lắp Ráp Anh Phúc – Thái Bình ....... Cộng Tồn cuối tháng 1.000 1.000 17.576 800 100 17.060 749 1.265  hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01/GTKT-3LL Liên 1: (Lưu) Ngày 4 tháng 3 năm 2005 Ký hiệu: AA/2001 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Hoà Địa chỉ: Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: 0211 863 012 Mã số: 2 5 0 0 1 6 1 9 2 2 0 0 1 1 Họ tên người mua hàng: Ông Dũng Đơn vị: Địa chỉ: Phổ Yên – Thái Nguyên Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 2 0 0 0 1 6 1 6 1 1 0 0 1 2 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghế GM – 01 chiếc 900 96.900 87.210.000 Cộng tiền hàng: 87.210.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.721.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 95.931.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi lăm triệu, chín trăm ba mươi mốt đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01/GTK-311 Liên 3: (Dành cho khách hàng) Ngày 5 tháng 3 năm 2005 Ký hiệu: AC/01-13 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Hoà Địa chỉ: Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: 0211 863 012 Mã số: 2 5 0 0 1 6 1 9 2 2 0 0 1 1 Họ tên người mua hàng: Chị Nga Đơn vị: Đại lý HP 01 Địa chỉ TP Hải Phòng Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: x x x x x x x x Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 BVP - 01 chiếc 22 252.300 5.550.600 2 BVT - 01 chiếc 10 358.200 3.582.000 Cộng tiền hàng: 12.714.600 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.271.460 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.986.060 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, chín trăm tám mươi sáu ngàn không trăm sáu mươi đồng ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Ngoài ra còn có: Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá xác định chất lượng, giấy đề nghị giảm giá. Trên cơ sở những chứng từ ghi chép từ ban đầu kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm. 2.1.3.3.. Phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm: ở Công ty XH kế toán chi tiết thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể như: - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho theo quy định - chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các phiếu nhập kho, hoá đơn xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Định kỳ, kế toán xuống kho nhận chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ thành phẩm và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở riêng cho một loại thành phẩm, hàng hoá. - ở Phòng Kế toán: Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho..., để ghi vào sổ chi tiết thành phẩm và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho các thành phẩm. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm lên bảng cân đối nhập - xuất - tồn trên cơ sở đó để tính đơn giá xuất bình quân. Cuối tháng tổng hợp số liệu đối chiếu với thủ kho và phòng kế hoạch. - ở Phòng Kế hoạch: cán bộ bán hàng mở sổ theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn ở kho thành phẩm tương tự số của phòng kế toán. Số liệu tổng hợp là cơ sở để đối chiếu với phòng kế toán và thủ kho. Sổ chi tiết thành phẩm: Mẫu biểu: 03 Sổ chi tiết thành phẩm (Tên thành phẩm: Ghế GM - 01) Tháng 3/2005 Bảng số :03 Ngày Số hiệu chứng từ Trích Nhập Xuất Tồn tháng Nhập Xuất yếu SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 01 02 02 04 05 07 08 10 11 13 Tồn đầu tháng 749 1,149,210 Phát sinh trong tháng 04/03 79 26130 Nhập từ sản xuất 1,000 91,461 91,461,000 04/03 Xuất bán 800 90,514 72,411,200 05/03 88 26139 Nhập từ sản xuất 1,000 91,461 91,461,000 08/03 Xuất bán 300 27,154,200 10/03 95 26240 Nhập từ sản xuất 2,500 228,652,500 15/03 Xuất bán 50 22,628,500 ............... Cộng PS tháng 17,576 1,607,518,536 7,060 ,544,167,531 Tồn cuối tháng ,265 14,500,215 Ngày 05 tháng 04 năm 2005 Ngời ghi sổ Kế toán trởng d. Kế toán tổng hợp thành phẩm: ở Công ty Xuân Hoà, việc hạch toán tổng hợp nhập, xuất kho thành phẩm được tiến hành trên TK 155 “Thành phẩm” và một số tài khoản liên quan khác như TK 632 “ Giá vốn hàng bán”, TK 157 “Hàng gửi khi bán”. Thành phẩm của Công ty luôn luôn biến động - Thành phẩm nhập kho: + Từ các phân xưởng sản xuất + Do bị khách hàng trả lại + Từ triển lãm không tiêu thụ được - Thành phẩm xuất kho: + Thành phẩm đem bán, tiêu thụ + Thành phẩm xuất biếu, tặng + Thành phẩm xuất kho cho nội bộ để dùng… Tài khoản 155 “Thành phẩm” được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của tất cả các loại thành phẩm của công ty. Khi có các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán thành phẩm tiến hành phân loại và ghi vào sổ chi tiết thành phẩm (Mẫu biểu: 03 ) cho từng loại thành phẩm . Sau khi đã lập xong sổ chi tiết thành phẩm, kế toán thành phẩm tiếp tục lập Bảng kê số 08 để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm (Mẫu biểu 04 ). Bảng kê số 8 Ghế GM - 01 Tháng 3/2005 Bảng số :04 Chứng từ Diễn Số d đầu tháng Nợ TK 155- Có TK154 Nợ TK 632- Có TK155 Số d đầu tháng Số ngày giải SL TT SL TT SL TT SL TT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Số d đầu tháng 749 149,210 Phát sinh trong tháng 79 04/03 Nhập từ sản xuất ,000 91,461,000 26130 04/03 Xuất bán 800 72,411,200 88 05/03 Nhập từ sản xuất ,000 91,461,000 26139 08/03 Xuất bán 300 27,154,200 95 10/03 Nhập từ sản xuất ,500 228,652,500 26240 15/03 Xuất bán 250 22,628,500 ............... Cộng PS tháng 7,576 ,607,518,536 17,060 ,544,167,531 Tồn cuối tháng 1,265 14,500,215 Ngày 05 tháng 04 năm 2005 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Cơ sở để lập Bảng kê số 08 là các chứng từ, hoá đơn nhập xuất và các hoá đơn khác có liên quan. Số liệu của Bảng kê số 08 sau khi khoá sổ cuối tháng sẽ được ghi vào Nhật ký chứng từ số 08 phần ghi Có TK 155, Nợ TK liên quan. Cuối mỗi tháng, kế toán thành phẩm sẽ lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá trong kho. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá trong kho mỗi dòng được ghi riêng cho một loại vật tư hàng hoá. Cơ sở để ghi là sổ chi tiết của các thành phẩm Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 88 ngày 05/3/2005nhập kho 1000 sản phẩm ghế GM-01. Đơn giá nhập kho bộ phận kế toán giá thành chuyển sang là 91.461 đ/chiếc, kế toán sẽ ghi Sổ chi tiết thành phẩm và Bảng kê số 08 theo định khoản: Nợ TK 155 91.461.000 Có TK 154 9.146.1000 (CT: Ghế GM-01: 91.461.000) Cuối tháng, tổng hợp các phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng của thành phẩm G1MM: Đã xuất 17.060 cái với tổng giá thành là: 1.544.167.531. Kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 911 1.544.167.531 Có TK 632 1.544.167.531 (CT GM-01) (Xem Mẫu biểu 03, 04 ) 2.1. Kế toán tiêu thụ thành phẩm: 2.1.1. Tình hình tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Xuân Hoà: Trong những năm chuyển đổi cơ chế (từ năm 1990 đến nay), công ty rất coi trọng công tác tiêu thụ thành phẩm. Đây là một công việc sống còn của doanh nghiệp. Công ty đã đầu tư rất nhiều cho công tác tiêu thụ. Cụ thể, từ đầu tư con người có trình độ, kinh nghiệm trong công tác tiếp thị bán hàng đến đầu tư cơ sở vật chất như: mua nhà làm trụ sở của Trung tâm Thương Mại tại Hà Nội, đầu tư mở thêm nhiều các đại lý ở các tỉnh trong toàn quốc, nhất là các trung tâm thành phố lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Vinh, Huế, Đà Nẵng, Thành Phố HCM v.v). Công ty không ngừng đổi mới công tác tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, tạo ra các kênh phân phối phù hợp với thị hiếu, tập quán của người tiêu dùng. Ngoài ra, công ty còn thực hiện quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng của Trung Ương cũng như địa phương nhằm mục đích làm cho người tiêu dùng hiểu về sản phẩm của công ty Xuân Hoà như trên các báo, tạp chí, đài, truyền hình, internet. Đặc biệt là hàng năm tham gia các hội chợ lớn của toàn quốc tại một số nơi đăng cai mở với quy mô lớn như: Hội chợ Hàng công nghiệp Việt Nam, hội chợ Thương Mại quốc tế tại Việt Nam, Hội chợ Chất lượng cao. Bên cạnh đó, Công ty cũng tham gia các hội chợ nước ngoải mở như ở Nhật Bản, úc, Đức và Đài Loan. Chính nhờ có sự quan tâm đúng mức này mà sản phẩm của Công ty Xuân Hoà được tiêu dùng mạnh trong nước cũng như Quốc tế. Trong công tác tiêu thụ giữa phòng Kế hoạch, phòng Kế toán, phòng Vật tư - Xuất nhập khẩu và Trung tâm Thương Mại phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng về thủ tục mua hàng, rút ngắn thời gian mua hàng và thanh toán tiền hàng. Hiện nay, Công ty đã có xe ô tô chở hàng giao tận nơi cho người mua, cho các đại lý… áp dụng hình thức bán hàng này doanh thu bán hàng của công ty đã tăng so với trước rất nhiều. Để kích thích tiêu thụ ở từng vùng khác nhau, Công ty áp dụng các phương thức thanh toán, chiết khấu cho phù hợp cho từng vùng. Ưu tiên những khách hàng thanh toán tiền ngay. Ví dụ, các khách hàng ở Hà Nội và các tỉnh lân cận như Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Bắc, Bắc Ninh… được chiết khấu 5%, từ Thanh Hoá đến Huế, Đà Nẵng 7%, từ thành phố HCM, Cần Thơ 9%. Khách hàng nào mua nhiều hơn 50 triệu đến 100 triệu có khuyến mại chở hàng miễn phí. Mặt khác, Công ty còn áp dụng khuyến mại vào những dịp ngày lễ, Tết như 30/4 - 1/5, 2/9… Công ty còn đề ra chính sách chăm sóc khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau như bảo hành sản phẩm miễn phí, bảo hành sản phẩm tại nhà, thăm hỏi khách hàng trong các dịp lễ, tết, mở hội nghị khách hàng hàng năm v.v… Chính nhờ có những chính sách, những quy định trên mà công tác tiêu thụ thành phẩm của công ty ngày càng được phát triển. Ngoài ra, công ty còn luôn luôn tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, tìm hiểu giá cả vật tư đầu vào… trên cơ sở đó có sự điều chỉnh giá của mình sao cho phù hợp. Khi cần điều chỉnh giá của mặt hàng nào, công ty cho kiểm kê số lượng mặt hàng đó xem thực tế còn lại bao nhiêu để làm cơ sở định giá mới sao cho có lợi nhất. Công việc hạ giá bán thành phẩm phải được cân nhắc kỹ lưỡng vào đúng các thời điểm cần giảm giá vì đây là nghệ thuật kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: Việc điều chỉnh giá bán của một số sản phẩm như sau: Bảng điều chỉnh giá bán STT Giá bán Tên TP Năm 2004 Năm 2005 Ghi chú 1 GM-01 110.500 96.900 2 GM-05 126.000 109.000 3 GS-11-07 210.000 193.000 4 GS-04-00 315.000 287.000 Nhờ tổ chức tốt công tác tiêu thụ nên sản phẩm của công ty sản xuất ra đều được bán hết, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng. Ví dụ: Theo bảng tổng hợp nhập xuất tồn tháng 1, 2 năm 2004, số lượng ghế GM-01 xuất bán tăng từ 41.200 chiếc lên 54.620 chiếc. * Các phương thức thanh toán tiền của Công ty: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, séc hoặc ngân phiếu. áp dụng đối với khách hàng không thường xuyên, khách hàng cần mua dứt điểm, khách hàng mua với số lượng ít... Với phương thức thanh toán này đảm bảo cho công ty thu hồi được vốn nhanh, tránh bị chiếm dụng vốn. Ví dụ: Trong quý I/2005, doanh thu tiêu thụ bàn ghế bằng tiền mặt, séc là 3.450.802.000 đ trong tổng doanh thu tiêu thụ bàn ghế là: 8.205.481.000đ. - Trả trước tiền hàng: áp dụng với những khách hàng đặt hàng theo yêu cầu hoặc mua với số lượng lớn, hoặc cần chi tiền mua trước trả hàng sau. Trường hợp này xảy ra ở khối hành chính sự nghiệp từ nguồn ngân sách vào dịp cuối năm. (Trường hợp này thực tế ít xảy ra). Ví dụ: Trong quý I/2005 tổng hợp toàn bộ phiếu thu về đặt trước tiền hàng (phiếu thu số 857, 875, 820, 902) tổng hợp được số tiền mà khách hàng trả trước là: 20.000.000 + 8.200.000 + 3.804.500 + 6.120.000 = 38.124.500 đ. - Thanh toán trả chậm: áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên, sòng phẳng và có uy tín đối với công ty, được áp dụng đối với các đại lý (lấy hàng chuyến sau thì phải thành toán chuyến trước, hoặc thanh toán chậm nhất sau 1 tháng). Ví dụ: Trong quý I/2005, doanh thu tiêu thụ BVP-01 là 230.520.000đ trong tổng số doanh thu tiêu thụ BVP-01 là 351.820.000 đ. Kế toán doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu: ã Kế toán doanh thu tiêu thụ Kế toán sử dụng các loại chứng từ: - Hoá đơn GTGT - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng... - Hoá đơn vận chuyển... Công ty sử dụng chủ yếu các tài khoản: - TK 511 "Doanh thu bán hàng" - TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" - TK 3331 "Thuế GTGT phải nộp" - TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" - TK 111, 112, 131... - TK 511 "Doanh thu bán hàng": được dùng để phản ánh doanh thu thực tế của Công ty thực hiện trong 1 kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh thu thực tế là doanh thu của sản phẩm, hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ bao gồm trường hợp bán đã thu được tiền ngay và chưa thu tiền nhưng khách hàng đã chấp nhận thanh toán. - TK 512 "Doanh thu hàng bán nội bộ": Phản ánh doanh thu của thành phẩm hàng hoá tiêu thụ giữa các đơn vị trực thuộc: các phân xưởng, các phòng ban, chi nhánh, Trung tâm Thương mại của công ty. TK này có nội dung và kết cấu phản ánh tương tự như TK 511. Công ty vẫn chưa sử dụng các TK 521, 532 để hạch toán riêng cho các khoản giảm trừ doanh thu, vì các nghiệp vụ này thực tế ít phát sinh và để dễ dàng cho việc hạch toán. Đồng thời với việc phản ánh doanh thu trên TK, kế toán còn sử dụng sổ chi tiết tiêu thụ để ghi chép. Sổ chỉ tiết tiêu thụ được mở cho tất cả các loại thành phẩm bán trong tháng. Kết cấu của sổ chi tiết tiêu thụ gồm 08 cột: - Cột 1, 2: Ghi số, ngày của chứng từ. - Cột 3: Ghi tên, địa chỉ của người mua. - Cột 4: Các TK đối ứng. - Cột 5: Ghi số lượng thành phẩm xuất bán. - Cột 6: Ghi đơn giá thành phẩm xuất bán. - Cột 7: Doanh thu bán thành phẩm. - Cột 8: Thuế GTGT. (Xem Mẫu biểu số: 05 ) Việc kế toán bán hàng và doanh thu được thực hiện qua các trường hợp sau: - Trường hợp 1: Bán hàng thu tiền ngay. Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 026139 ngày 8/3/2005 xuất bán ở Ninh Bình. GM- 01 = 300 c Đơn giá 96.900 Thành tiền: 29.070.000 GS - 01 = 100 c Đơn giá 75.800 Thành tiền: 7.580.000 GM- 04 = 50 c Đơn giá 104.200 Thành tiền: 5.210.000 Tổng tiền hàng: 41.860.000 Thuế GTGT (10%) 4.186.000 Tổng giá thanh toán 46.046.000 Kế toán ghi vào sổ chi tiết tiêu thụ theo định khoản: Nợ TK 111 41.860.000 Có TK 511 41.860.000 Và phản ánh thuế GTGT theo định khoản: Nợ TK 111 4.186.000 Có TK 333 (3331) 4.186.000 Đồng thời ghi sổ chi tiết thành phẩm và Bảng kê số: 08 ( Biểu mẫu 03, 04) cho 3 loại thành phẩm GM-01, GS-01và GM-04 theo định khoản. Nợ TK 632 38.667.000 (CT: GM-01: 90.514 x300 = 27.154.200) GS-01 : 66.079 x100 = 6.607.900 GM-04: 98.098 x 50 = 4.904.900) Có TK 155: 38.667.000 (CT: GM-01: 27.154.200) GS-01 : 6.607.900 GM-04: 4.904.900) Trường hợp 2: Bán hàng theo phương thức trả chậm Khi xuất giao hàng cho các đại lý, Công ty được thanh toán ngay tối thiểu 10 triệu đồng bằng tiền mặt hoặc TGNH. Khi khách hàng ký giấy chấp nhận thanh toán hay doanh nghiệp thu hết tiền về thì xác định là tiêu thụ. Ví dụ 2: Hoá đơn GTGT số 026835 ngày 10/3/2005 xuất bán cho đại lý ĐT1 Phú Thọ với hình thức thanh toán là thanh toán sau: BVP-01: 80 c Đơn giá: 252.300 Thành tiền: 20.184.000 BVT-01: 40 c Đơn giá: 358.200 Thành tiền: 14.328.000 Tổng tiền hàng: 34.512.000 Thuế GTGT(10%): 3.451.200 Tổng giá thanh toán: 37.963.200 Kế toán ghi sổ chi tiết tiêu thụ và sổ chi tiết với người mua (Mẫu biểu số: 05 và mẫu sổ chung 06 ) theo định khoản: Nợ TK 111: 17.963.200 Nợ TK 131: 20.000.000 Có TK 511: 34.512.000 Có TK 333 (3331) 3.451.200 Tổng giá thành thành phẩm xuất kho là: 80 x 244.300 + 40 x 346.800 = 33.416.000 Kế toán phản ánh giá thành thành phẩm xuất kho và ghi Bảng kê số theo định khoản: Nợ TK 632: 33.416.000 (BVP-01 : 19.544.000 BVT-01 : 13.872.000) Có TK 155: 33.416.000 (BVP-01 : 19.544.000 BVT-01 : 13.872.000) sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131 - Đại lý NB - 01) Tháng 3 – 2005 Biểu số: 06 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sô phát sinh Số dư S N Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 026135 026145 67 8571 07/03 10/03 12/03 21/03 Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Mua sản phẩm của công ty Mua sản phẩm của cty Trả tiền hoá đơn 026135 Trả lại hàng … 511 511 111 511 28.472.000 39.420.000 28.472.000 160.000 6.185.300 Cộng phát sinh Dư cuối tháng 67.892.000 28.632.000 45.445.300 Ngày 3/04/2005 Người ghi sổ (Ký tên) Kế Toán Trưởng (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) ã Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: - Hàng bán bị trả lại: Hàng bị trả lại của công ty phát sinh khi khách hàng phát hiện kém phẩm chất trong thời gian bảo hành. Hàng bán bị trả lại rất ít. Công ty sử dụng TK 531 để hạch toán hàng bán bị trả lại. Ví dụ: Phiếu nhập kho số 87 ngày 10/3/2005, Trung tâm Thương mại Hà Nội trả lại một số hàng kém phẩm chất trong lô hàng mua ngày 3/3/2004, hóa đơn số 2942 gồm 20 ghế GS-01. Công ty đã làm thủ tục nhập kho và trừ vào tiền hàng cho Trung tâm Thương mại Hà Nội. Tổng giá thành thực tế của hàng bán bị trả lại là: 20 x 66.079 = 1.321.580 Số tiền trừ cho Trung tâm Thương mại là: 20 x 75.800 = 1.516.000 Kế toán ghi sổ chi tiết Trung tâm Thương mại Hà nội với người mua theo định khoản: Nợ TK 3331 1.516.000 Có TK 131 1.516.000 Và ghi bút toán kết chuyển để ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511 1.516.000 Có TK 531 1.516.000 Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán theo định khoản: Nợ TK 155 1.321.580 (CT: ghế GS-01 1.321.580) Có TK 632 1.321.580 Ví dụ, đã vào Sổ cái TK 131 (Mẫu biểu số: 06A ), Sổ cái TK 511 (Mẫu biểu số: 07 ), Sổ cái TK 632 (Mẫu biểu số: 08 ) Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 131 - Thanh toán với ngời mua 8,728,221,684 109,385,863 Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 06A Ghi Nợ TK 131, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 33311 427,137,051 TK 511 5,968,323,429 TK 711 1,678,420 TK 413 15,968,571 Cộng Nợ 6,413,107,471 phát sinh Có 8,838,549,620 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng - - Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 07 Ghi Nợ TK 511, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 911 7,836,986,648 TK 531 128,049,681 Cộng Nợ 7,965,036,329 phát sinh Có 7,965,036,329 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán - - Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 08 Ghi Nợ TK 632, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 155 6,809,869,473 TK 152 57,735 TK 154 22,766,060 Cộng Nợ phát sinh Có 6,832,693,268 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị c. Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và những chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, sử dụng TK 641 và các TK liên quan khác (TK111,112,152,...). TK 641 có 6 TK cấp 2: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415 : Chi phí bảo hành sản phẩm. TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác Ví dụ: Ngày 12/03/2005, công ty xuất kho bao bì cho thành phẩm đem bán. Giá trị xuất kho là 840.000, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 641 (6412) 840.000 Có TK 152 840.000 (2) Ngày 04/3/2005 Công ty xuất kho một số thành phẩm đem đi triển lãm hội chợ, tổng giá trị là 6.480.000 kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 641 6.480.000 Có TK 155 6.480.000 (3) Phiếu chi tiền mặt số 575 ngày 14/3/2005 chi cho hội nghị khách hàng, số tiền 15.480.000 kế toán ghi: Nợ TK 641 15.480.000 Có TK 111 (1111) 15.480.000 Cuối tháng kế toán tổng hợp các khoản chi phí vào Bảng kê - Chi phí bán hàng (Mẫu biểu s bảng kê chi phí bán hàng (ghi nợ tk641) Tháng 3/2005 Số TT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK TK TK TK TK TK TK TK TK Cộng 111 112 138 152 155 214 331 335 511 01 Chi phí nhân viên - 02 Chi phí vật liệu bao bì 3,014,182 1,412,000 4,426,182 03 Chi phí dụng cụ đồ dùng 180,400 180,400 04 Chi phí khấu hao TSCĐ 18,380,800 18,380,800 05 Chi phí bảo hành sản phẩm 7,190,200 2,184,500 9,374,700 06 Chi phí dịch vụ mua ngoài 38,450,600 134,642,900 07 Chi phí bằng tiền khác 82,117,200 82,117,200 Cộng 82,117,200 38,450,600 3,014,182 1,412,000 7,190,200 18,380,800 180,400 2,184,500 249,122,182 Ngày 03 tháng 04 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng chi phí bán hàng tháng 3/2005 là: 249.122.182 Ghi chi phí bán hàng vào NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 911 249.122.182 Có TK 641 249.122.182 Ví dụ: đã vào sổ Cái TK 641 (Mẫu biểu số: 10 ). Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng - - Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 10 Ghi Nợ TK 641, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 111 82,117,200 TK 112 38,450,600 TK152 1,412,000 TK214 18,380,800 TK331 180,400 TK335 96,192,300 TK511 2,184,500 TK155 7,190,200 TK138 3,014,182 Cộng Nợ 249,122,182 phát sinh Có 249,122,182 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty sử dụng TK 642 - "Chi phí QLDN" để phản ánh tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và các TK liên quan khác. TK 6452 : Có 8 TK cấp 2 TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 :Chi Phí vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng . TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 : Thuế phí và lệ phí. TK 6426 : Chi phí dự phòng. TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Ví dụ: (1) Căn cứ vào bảng tính lương nhân viên quản lý tháng 3/2005, số tiền là 132.618.500, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 642 (6421) 123.866.400 Có TK 334 123.866.400 (2) Phiếu xuất đồ dùng văn phòng dùng cho nhân viên quản lý, trị giá 250.400, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 642 (3) 250.400 Có TK 153 (1) 250.400 (3) Phiếu chi số 818 ngày 06/3/2004 chi 18.450.000 cho việc đào tạo, cán bộ kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 642 (6428) 18.450.000 Có TK 111 18.450.000 Từ các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp (Bảng tính lương nhân viên quản lý, phiếu xuất vật liệu đồ dùng, các chi phí khác...) kế toán lập Bảng kê số: 05 - Chi phi QLDN (Mẫu biểu số: 11) Bảng số :11 Ghi Có TK TK TK TK TK TK TK TK TK TK TK Cộng Ghi Nợ TK 111 138 141 142 153 241 333 334 335 338 Chi phí nhân viên quản lý 123,866,400 10,284,900 134,151,300 Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng 250,400 250,400 Chi phí khấu hao TSCĐ 5,281,020 41,124,300 46,405,320 Thuế, phí và lệ phí 8,120,400 8,120,400 Chi phí dự phòng 3,892,500 850,000 26,120,940 30,863,440 Chi phí dịch vụ mua ngoài 129,308,400 128,740,100 258,048,500 Chi phí bằng tiền khác 18,450,000 18,450,000 Cộng 147,758,400 132,632,600 850,000 5,281,020 250,400 41,124,300 8,120,400 123,866,400 26,120,940 10,284,900 496,307,360 Ngày 03 tháng 04 năm 2005 Kế toán trởng Số liệu tổng hợp của Bảng kê số: 05 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi Nhật ký chứng từ số: 08. Tổng chi phí cho QLDN tháng 3/2005 Công ty tập hợp được là: 496.307.360đ Cuối tháng, kế toán kết chuyển chi phí QLDN theo định khoản: Nợ TK 911 496.307.360 Có TK 642 496.307.360 Ví dụ: đã vào sổCái TK 642 (Mẫu biểu số: 12, Sổ cái TK 911 mẫu số: 13 ) Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp - - Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 12 Ghi Nợ TK 642, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 111 147,758,400 TK 214 41,124,300 TK 3337 132,632,600 TK 334 123,866,400 TK141 850,000 TK338 10,284,900 TK142 5,281,020 TK335 26,120,940 TK153 250,400 TK333 8,120,400 Cộng Nợ 496,307,360 phát sinh Có 496,307,360 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Số d đầu năm 2005 Sổ cái Nợ Có Tài khoản 911 - Kết quả kinh doanh - - Tháng 3/2005 Mẫu biểu số: 13 Ghi Nợ TK 911, ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK4212 263,258,878 TK632 6,832,693,268 TK641 249,122,182 TK642 496,307,360 TK 635 6,142,152 Cộng Nợ 7,847,523,840 phát sinh Có 7,847,523,840 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị d. Kế toán chi phí và thu nhập của các hoạt động khác: *Kế toán chi phí và thu nhập của các hoạt động tài chính: Công ty sử dụng các TK 515,635 " Thu nhập hoạt động tài chính " và "Chi phí hoạt động tài chính" để hạch toán thu nhập, chi phí của hoạt động tài chính. TK 635- "Chi phí hoạt động tài chính" được dùng để phản ánh các khoản chi phí và các khoản lỗ liên quan đến hoạt động về vốn như: chi phí tham gia liên doanh, chi phí liên quan đến cho vay vốn, chi phí liên quan đến mua bán ngoại tệ... TK 515" Thu nhập hoạt động tài chính" được dùng để phản ánh các khoản thu nhập và các khoản lãi liên quan đến hoạt động về vốn như: thu nhập về góp vốn tham gia liên doanh, thu lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, lãi bán ngoại tệ… Ví dụ: Trong tháng 3/2005 chênh lệnh giảm về tỷ giá ngoại tệ: 6.142.152đ. Kế toán ghi sổ theo định kỳ: Nợ TK 635 6.142.152 Có TK 413 6.142.152 Trong tháng 3/2005 , thu lãi tiền gửi: 6.594.492 kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 112 6.594.492 Có TK 515 6.594.492 Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và thu nhập từ hoạt động tài chính để xác định kết quả: Nợ TK 911 6.142.152 Có TK 635 6.142.152 Nợ TK 515 6.594.492 Có TK 911 6.594.492 *Kế toán chi phí và thu nhập bất thường: Kế toán chi phí và thu nhập bất thường sử dụng 2 TK: TK 811 - "Chi phí khác” TK 711 - " Thu nhập khác" TK 811 " Chi phí khác" được dùng để phản ánh các khoản chi phí và những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ như: - Chi phí thanh lý nhượng bán tài sản cố định - Giá trị còn lại của tài sản cố định đem đi bán, thanh lý - Tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng - Bị phạt thuế, truy thu thuế - Các khoản chi phí do kế toán ghi nhầm hay bỏ sót. TK 711 " Thu nhập khác" được dùng để phản ánh các khoản thu nhập và các khoản lãi do các sự kiện hay nghiệp vụ mang lại như - Thu về được phát do người khác vi phạm hợp đồng với doanh nghiệp. - Thu được các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ. - Các khoản thu nhập kinh doanh của những năm trước bị bỏ sót hay quên ghi sổ kế toán năm nay mới phát hiện ra. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2005 thu nhập hoạt động bất thường phát sinh là: 3.942.700đ, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 111 3.942.700 Có TK 711 3.942.700 Cuối tháng, kết chuyển thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 711 3.942.700 Có TK 911 3.942.700 g. Kế toán kết quả kinh doanh: Công ty Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất nên trong kết quả kinh doanh thì kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản chiếm một phần đáng kể trong tổng số, còn kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác chỉ chiếm phần nhỏ. Cụ thể kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong tháng 3/2005 như sau: Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản: Kết quả = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí - Chi phí kinh doanh thuần hàng bán bán hàng QLDN Doanh thu thuần = Tổng số doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần = 7.965.036.329 – 128.049.681 = 7.836.968.648 - Giá vốn hàng bán là: 6.832.693.268 - Chi phí bán hàng là: 249.122.182 - Chi phí QLDN là: 496.307.360 Kết quả kinh doanh = 7.836.968.648 - 6.832.693.268 - - 249.122.182 - 496.307.360 = 258.836.838 - Đối với hoạt động tài chính: Kết quả hoạt động tài chính: Kết quả hoạt = Thu nhập từ - Chi phí hoạt - Thuế phảI chịu của động tài chính hoạt động tài chính động tài chính hoạt động tài chính Kết quả HĐTC = 6.594.492 – 6.142.152 – 0 = 452.340 đ - Đối với hoạt động khác Kết quả của hoạt = Thu nhập hoạt động - Chi phí hoạt động động khác Khác Khác Kết quả HĐBT = 3.942.700 – 0 = 3.942.700 Vậy kết quả kinh doanh tháng 3/2005 là: 258.836.838+ 452.340 + 3.942.700 = 263.258.878 Công ty ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 911 263.258.878 Có TK 421 (4212) 263.258.878 Nhật ký chứng từ số: 10 / tháng 3/2005- Mẫu biểu 14. nhật ký chứng từ số 10 Tháng 3/2005 Bảng số :14 Số Diễn giải Số d đầu tháng Ghi Nợ TK 4212- Ghi Có các TK Ghi Có TK 4212- Ghi Nợ các TK Số d đầu tháng TT Nợ Có TK 3334 TK 3335 Cộng Nợ TK 911 Cộng Có (D có) Số d đầu tháng 2,152,872,000 01 Lợi nhuận T3/2005 263,258,878 263,258,878 02 Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 26,818,867 26,818,867 03 Thu tiền vốn 68,350,800 68,350,800 Cộng - 2,152,872,000 26,818,867 68,350,800 95,169,667 263,258,878 263,258,878 2,320,961,211 Ngày 04 tháng 04 năm 2005 Ngời ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng Nhật ký chứng từ số: 08 / tháng 3/2005 - Mẫu biểu 15. Bảng số :15 Ghi Có TK TK TK TK TK TK TK TK TK TK Cộng Ghi Nợ TK 155 131 511 632 641 642 531 635 911 Tiền mặt 1,612,821,400 2,046,712,900 3,659,534,300 Tiền gửi ngân h àng 6,982,790,000 6,982,790,000 Phải thu của khách hàng 5,968,323,429 5,968,323,429 Phải thu của khác 60,518,120 60,518,120 Công cụ, dụng cụ - Phải trả cho ngời bán 182,420,100 182,420,100 Doanh thu 128,049,681 7,965,036,329 Chi phí NVL trực tiếp 3,102,899,020 3,102,899,020 Chi phí bán hàng 6,424,120 6,424,120 Giá vốn hàng bán 6,832,693,268 6,832,693,268 Thu nhập tài chính 6,594,492 6,594,492 Thu nhập bất thờng ,942,700 3,942,700 Xác định kết quả SXKD 6,832,693,268 249,122,182 496,307,360 6,142,152 7,584,264,962 Cộng 9,942,016,408 8,838,549,620 8,015,036,329 6,832,693,268 249,122,182 496,307,360 128,049,681 6,142,152 42,355,440,840 chương III Một số nhận xét, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty Xuân Hoà I. Một số nhận xét: Với toàn bộ phần II đã trình bày ở trên, ta thấy được công tác kế toán các nghiệp vụ của công ty Xuân Hoà nói chung và công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng Công ty Xuân Hoà cần phải phát huy phát huy thế mạnh hơn nữa. Và qua đó có những nhận xét sau: 1. Về tổ chức công tác kế toán: Với cơ cấu tổ chức và con người được biên chế (tổng số có 11 người) đã đảm bảo thực hiện được toàn bộ các công việc của phòng. Công việc phân công cho từng cá nhân làm từng phần việc tương đối hợp lý và phù hợp với trình độ của từng người. Các bộ phận biết kết hợp với nhau trong công việc để hoàn thành được công việc được giao. Công ty Xuân Hoà có trang bị cho phòng kế toán hệ thống máy vi tính hiện đại, các công việc kế toán của phòng đều được thực hiện trên máy vi tính. Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Do vậy, giảm bớt những công việc không cần, biên chế hợp lý được con người. 2. Về kế toán tiêu thụ thành phẩm: Do đặc điểm của Công ty - do nhu cầu của thị trường, công ty có tổ chức sản xuất ra nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại sản phẩm và được bán cho nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy, việc theo dõi tiêu thụ cũng phức tạp. Song thực tế công ty đã tổ chức hợp lý hoá trong công tác tiêu thụ, nhạy bén, linh hoạt trong công tác bán hàng và hạch toán. Do vậy, công ty đã đạt được một số kết quả lớn trong thời gian vừa qua. Công ty đã sử dụng hình thức thanh toán phù hợp, nhanh gọn đối với từng khách hàng. Mọi thành phẩm xuất ra cho khách hàng đều được coi là tiêu thụ để tổ chức hạch toán đơn giản và kịp thời. Toàn bộ tình hình tiêu thụ các loại thành phẩm đều được theo dõi ở sổ chi tiết tiêu thụ theo từng hoá đơn bán hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người mua của công ty được mở ra dùng để theo dõi tình hình thanh toán chậm trả của từng hoá đơn và theo từng khách hàng để đảm bảo theo dõi đầy đủ tình hình thanh toán của khách hàng. Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp trên bản kê 5 là hợp lý. Việc xác định kết quả kinh doanh được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 8, phân phối kết quả trên Nhật ký chứng từ số 10 là đúng với quy định của Nhà nước. Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được ở trên, trong công việc kế toán của phòng Kế toán công ty còn một số hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn, nhất là trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Cụ thể một số hạn chế như sau: 1. Về đánh giá thành phẩm: thành phẩm nhập kho được đánh giá theo giá thực tế, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Như vậy, phải đến cuối kỳ mới tính được giá thực tế của thành phẩm xuất kho. Nhưng trên thực tế việc nhập, xuất kho thành phẩm diễn ra hàng ngày nên kế toán chỉ theo dõi được về mặt số lượng, do đó hạn chế việc phản ánh, giám đốc kịp thời của kế toán. Nên chăng công ty cần khắc phục phương pháp đánh giá thành phẩm hợp lý hơn để đảm bảo cho việc theo dõi kịp thời sự biến động của thành phẩm. 2. Về hệ thống tài khoản: hiện nay sản phẩm ống thép của công ty hạch toán vào TK 155 là chưa hợp lý vì sản phẩm này được sử dụng chủ yếu vào sản xuất sản phẩm của công ty như làm các loại khung ghế, khung bàn, khung xe đạp... ống thép lại chiếm một khối lượng lớn trong tổng số sản phẩm của công ty. Vì vậy, theo chế độ kế toán mới công ty nên chuyển sang hạch toán ở TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. 3. Về phương thức bán hàng qua đại lý: Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Công ty chưa khống chế được giá bán ra ngoài cho người tiêu dùng của các đại lý mà đại lý tự đưa ra giá bán của họ. Do vậy công ty một phần không kiểm soát được giá bán, dẫn đến ảnh hưởng đến lợi ích của người tiêu dùng, và phần nào ảnh hưởng đến công tác tiêu thụ của công ty. 4. Về việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Hiện nay, các khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu hàng bán và hàng bán bị trả lại. Nhưng trong khi thực hiện chiết khấu cho khách hàng, công ty trừ luôn vào doanh thu mà không phản ánh trên chứng từ và TK 811. Điều này sẽ dẫn đến không phản ánh đúng các khoản này trên sổ sách và báo cáo tài chính. 5. Về việc phân bố chi khí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty mới chỉ tập hợp được tổng chi phí phát sinh trong kỳ chứ chưa phân bổ cho từng loại, từng nhóm sản phẩm nên không biết được chi tiết thực lỗ, thực lãi của từng loại sản phẩm. Vì vậy, sẽ gặp khó khăn cho công ty trong việc chỉ đạo sản xuất từng mặt hàng một. Trên đây là một số tồn tại mà tôi nhận thấy trong công tác tiêu thụ và tôi mạnh dạn đề ra một số ý kiến đề xuất như sau: II. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm 1. Về hệ thống tài khoản Công ty nên hạch toán sản phẩm ống thép vào tài khoản nguyên vật liệu tự chế (TK 152) thay cho hạch toán vào TK 155 "Thành phẩm ". Hiện nay Công ty Xuân Hoà đang hạch toán sản phẩm ống thép như sau: (a) Sau khi kết thúc quá trình sản xuất và nhập kho ống thép, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 155 (CT ống thép) Có TK 154 (b) Nếu ống thép được nhập từ bên ngoài vào, kế toán ghi: Nợ TK 155 (CT ống thép) Có TK 111, 112, 131... (c) Khi xuất kho ống thép phục vụ sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 155 (CT ống thép) (d) Khi xuất bán ống thép, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 155 (CT ống thép) Việc hạch toán ống thép vào TK 155 "Thành phẩm" như trên chỉ đúng nếu ống thép sản xuất ra để bán ra ngoài như các thành phẩm bàn, ghế... của công ty. Như đã phân tích ở trên, sản phẩm ống thép của công ty là đối tượng lao động quan trọng và chủ yếu của quá trình sản xuất tiếp theo. Khi tham gia vào quá trình đó, nó bị hao mòn toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy, công ty nên hạch toán sản phẩm ống thép vào TK 152 để theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của nó. Các định khoản (a), (b), (c), (d) trên có thể được thay thế như sau: - ống thép nhập kho từ sản xuất, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (vật liệu nhập kho tự chế) Có TK 154 - Nhập kho ống thép do mua ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 131... - ống thép xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 - Khi xuất bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 2. Phương thức bán hàng qua đại lý Để đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng với giá cả hợp lý, và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, theo tôi công ty nên ấn định giá bán lẻ thống nhất cho tất cả các đại lý trong toàn quốc. Đại lý nào vi phạm về giá công ty phải có biện pháp nghiêm khắc. Có như vậy công ty mới tăng được số lượng sản phẩm tiêu thụ, giữ được uy tín với khách hàng và người tiêu dùng. Thủ tục bán hàng qua các đại lý (hàng gửi bán) của Công ty Xuân Hoà - Phải ký hợp đồng tiêu thụ thành phẩm với Công ty Xuân Hoà. Thủ tục để được ký hợp đồng đại lý, bao gồm: + Đơn xin làm đại lý (phải có xác nhận của chính quyền địa phương) + Có tài sản thế chấp (như đất, nhà ở và tài sản có giá trị khác lớn hơn số tiền mỗi 1 lần lấy hàng) + Có địa thế bán hàng và quảng cáo + Thanh toán sòng phẳng sau mỗi lần lấy hàng + Có thưởng phạt nghiêm, nếu không vi phạm và vi phạm hợp đồng đại lý Công ty nên thoả thuận với các đại lý về một tỷ lệ hoa hồng nhất định được tính vào chi phí bán hàng (TK 641), đồng thời sử dụng TK 157 "Hàng gửi đi bán" để phản ánh trị giá sản phẩm, hàng hoá đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng. Khi hạch toán TK này cần tôn trọng một số quy định sau: - Chỉ phản ánh vào TK 157 trị giá hàng hoá, sản phẩm đã gửi đi theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán (chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hoá thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng). - Hàng hoá, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá thành phẩm, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. - Không hạch toán vào tài khoản này chi phí vận chuyển, bốc xếp... ủng hộ khách hàng. Trình tự hạch toán như sau: (a) Khi xuất gửi hàng cho đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 155 (b) Khi đại lý đã tiêu thụ thành phẩm của công ty và báo về thanh toán trả tiền cho Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333 (3331) (c) Số tiền hoa hồng công ty cho đại lý hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 (d) Kết chuyển giá vốn hàng gửi bán đã được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 Sau đó, kế toán lập Bảng kê 10 "Hàng gửi đi bán" dùng để phản ánh các loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý chưa được chấp nhận thanh toán. Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên bảng kê số 10 là theo dõi theo từng hoá đơn bán hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là tiêu thụ. Kết cấu Bảng kê 10: gồm có các cột: Số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ; các cột ghi Nợ, ghi Có TK 157 đối ứng Có hoặc Nợ các tài khoản liên quan. Cơ sở để ghi Bảng kê số 10 là căn cứ vào các hoá đơn và các chứng từ liên quan (phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng...). Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước của TK 157. Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hoá đơn, chứng từ để ghi vào các cột có liên quan. Mỗi hoá đơn, chứng từ được ghi trên một dòng. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có. Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của Bảng kê này sau khi khoá sổ được ghi vào NKCT số 08 (ghi Có TK 157, Nợ các TK liên quan). Ví dụ: (1) Phiếu xuất kho số 4820 ngày 19/3/2004 xuất kho đại lý HB - 02: - Xe đạp nam: 30C đơn giá 432.200 thành tiền: 12.966.000 - Xe đạp nữ: 20C đơn giá 444.600 thành tiền: 8.592.000 (2) Phiếu xuất kho số 4980 ngày 26/3/2005 xuất kho đại lý HB – 01 - Xe đạp nam: 10C đơn giá 432.200 thành tiền: 4.322.000 - Xe đạp nữ: 15C đơn giá 444.600 thành tiền: 6.669.000 Tổng số tiền: 10.991.000đ (3) Giấy báo có số 205 ngày 25/3/2005 của Đại lý HB-02 trả cho hoá đơn 4820 ngày 19/3/2005 số tiền: 24.043.800 (thuế GTGT: 2.185.800) (4) Giấy báo có số 270 ngày 28/3/2005 của Đại lý HB-01 trả tiền cho hoá đơn 4980 ngày 26/3/2005 số tiền: 12.090.100 (thuế GTGT: 1.099.100) Các đại lý được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ 2% trên giá bán Căn cứ vào các nghiệp vụ trên kế toán ghi bảng kê 10 theo định khoản: + Nợ TK 157 20.016.260 Có TK 155 20.016.260 (CT Xe đạp nam 30 x 384.358 = 11.530.740 Xe đạp nữ 20 x 424.276 = 8.485.520) + Nợ TK 157 10.207.720 Có TK 155 10.207.720 (CT Xe đạp nam 10 x 384.358 = 3.843.580 Xe đạp nữ 15 x 424.276 = 6.364.140) + Nợ TK 112 24.043.800 Có TK 511 21.858.000 (CT Xe đạp nam 12.966.000 Xe đạp nữ 8.892.000) Có TK 333 (3331) 2.185.800 * Số tiền hoa hồng đại lý HB- 02 được hưởng (2% x 21.858.000 = 437.160): Nợ TK 641: 437.160 Có TK 112: 437.160 * Kết chuyển giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ: + Nợ TK 632 20.016.260 (CT Xe đạp nam 30 x 384.358 = 11.530.740 Xe đạp nữ 20 x 424.276 = 8.485.520) Có TK 157 20.016.260 + Nợ TK 112 12.090.100 Có TK 511 10.991.000 (CT Xe đạp nam 4.322.000 Xe đạp nữ 6.669.000) Có TK 333 (3331) 1.099.100 * Số tiền hoa hồng đại lý HB- 01 được hưởng (2% x 10.991.000 = 219.820): Nợ TK 641: 219.820 Có TK 112: 219.820 * Kết chuyển giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ: + Nợ TK 632 10.207.720 (CT Xe đạp nam 10 x 384.358 = 3.843.580 Xe đạp nữ 15 x 424.276 = 6.364.140) Có TK 157 10.207.720 Bảng kê 10 "Hàng gửi bán" TK157 Tháng 3/2005 Sản phẩm: Xe đạp nam Chứng từ Ghi Nợ TK 157, ghi Có các TK Ghi Có TK 157, ghi Nợ các TK Số Ngày Diễn giải TK155 Cộng Nợ TK632 Cộng Có SL ST TK157 SL ST TK157 Số dư dầu tháng 5 1.750.000 1.750.000 4820 19/3 Gửi bán HB-02 30 11.530.740 11.530.740 4980 26/3 Gửi bán HD-01 10 3.843.580 3.843.580 250 25/3 Đại lý HB02 trả tiền 30 11.530.740 11.530.740 270 28/3/04 Đại lý HD01 trả tiền 10 3.843.580 3.843.580 Cộng 15.374.320 15.374.320 1.750.000 - Theo phương thức này có rất nhiều phức tạp, tôi mạnh dạn đề nghị Công ty Xuân Hoà nên thay đổi phương thức bán hàng qua đại lý "Hàng gửi bán" bằng phương thức bán hàng qua đại lý thanh toán ngay, có nghĩa là mỗi lần Công ty xuất hàng là viết ngay hoá đơn GTGT - Phương thức này có lợi và đơn giản rất nhiều cho Công ty 3. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả cho từng mặt hàng: Như nhận xét ở trên, Công ty Xuân Hoà hiện nay đang tập hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN trên Bảng kê số: 05, nhưng hai loại chi phí này chưa được phân bổ cho từng loại sản phẩm để xác định kết quả riêng cho từng loại sản phẩm. Công ty nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng sản phẩm. Nếu thực hiện phân bổ thì câu hỏi đặt ra là tiêu thức phân bổ được lựa chọn ở đây là như thế nào? Tiêu thức giá vốn hàng bán hay thu nhập của doanh nghiệp. Về chi phí bán hàng thì liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (gồm hoạt động sản xuất và tiêu thụ thành phẩm ), còn chi phí QLDN liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nếu chọn tiêu thức phân bổ là giá vốn hàng bán thì chỉ phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, chi phí QLDN liên quan tới tất cả các hoạt động khác của doanh nghiệp như hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, nên khi phân bố chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh khác thì tiêu thức này không phù hợp. Còn nếu chọn tiêu thức thu nhập của doanh nghiệp thì ta có thể phân bổ được cả chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho mọi hoạt động và ở góc độ hẹp hơn là phân bổ cho các loại thành phẩm, hàng hoá để xác định kết quả riêng cho chúng. Thu nhập của doanh nghiệp sản xuất là doanh thu bán hàng, trong hoạt động tài chính là thu nhập hoạt động tài chính, trong hoạt động bất thường là thu nhập bất thường. Vậy theo tôi, Công ty nên chọn tiêu thức để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN là thu nhập. Việc phân bổ hai loại chi phí trên được tiến hành như sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng Doanh thu của sản phẩm thứ i trong tháng loại sản phẩm = x thứ i trong tháng Tổng doanh thu trong tháng Chi phí QLDN phân bổ cho một Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng Doanh thu của sản phẩm thứ i trong tháng loại sản phẩm = x thứ i trong tháng Tổng doanh thu trong tháng Ví dụ: Phân bổ chi phí bán hàng - phân bổ cho ghế GM-01 - Chi phí bán hàng 249.122.182 phân bổ cho SP = x17.060 x 96.900 = GM-01 trong T3/2005 7.836.986.648+6.594.492+3.942.700 = 52.478.638 - Phân bổ chi phí QLDN phân bổ cho ghế GM-01: Chi phí QLDN 496.307.360 phân bổ cho 1 SP = x 17.060 x 96.900 = 104.549.239 GM-01 trong T3/2005 7.847.523.840 Sau đó Công ty có thể xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho từng mặt hàng để biết được lợi nhuận thuần tuý của chúng mà ra các quyết định kinh tế phù hợp. Lợi nhuận Doanh thu Trị gá vốn Chi phí BH, QLDN thuần mặt = thuần mặt - hàng bán - phân bổ cho hàng thứ i hàng thứ i mặt hàng thứ i mặt hàng thứ i Ví dụ: Tính kết quả của ghế GM - 01 bán hàng trong tháng 3/2005 Kết quả = 1.653.144.000- (17.060 x 90.514) = 104.549.239 4- Phân công phần hành kế toán: Do số lượng thành phẩm tồn kho thực tế của Công ty Xuân Hoà nhiều, mà nhiều chủng loại thành phẩm khác nhau và theo những thay đổi về công tác hạch toán kế toán nêu trên. Theo tôi trong thời gian tới để tổ chức tốt công tác kế toán thành phẩm Công ty nên bố trí 2 kế toán viên, trong đó một nười sẽ làm kế toán thành phẩm (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thành phẩm) và một người sẽ làm kế toán tiêu thụ. Phân công như vậy sẽ đảm bảo hạch toán nhanh chóng, kịp thời, không bị đan chéo. Cuối tháng, kế toán thành phẩm sẽ cung cấp cho kế toán tiêu thụ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh làm báo các quyết toán. kết luận Với nội dung trình bày trên, ta thấy được công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là một công việc phức tạp vì trong nền kinh tế thị trường nó thường biến động thường xuyên, nhất là đối với công ty Xuân Hoà là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, sản xuất nhiều chủng loại mặt hàng dẫn đến nhiều chủng loại vật tư. Từ đó có nhiều đối tượng khách hàng trongvà ngoài nước. Do vậy, công việc kế toán ở các khâu ở trong công ty phải được giải quyết một cách khoa học, hợp lý và dứt điểm. Đặc biệt là công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng đã làm được tốt. Để làm được tốt hơn nữa, phòng kế toán của công ty cần khắc phục và hợp lý một số công việc như ở trên đã trình bày. Những ý kiến đề xuất trên đề nghị phòng kế toán nghiên cứu xem xét. Trong phạm vi khuôn khổ của thời gian, và trình độ không phải chuyên sâu trong ngành kế toán, trong nội dung đề tài thực tập trên, tôi mạnh dạn đưa ra một số đóng góp và phân tích. Được sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn thực tập và cán bộ kế toán trong phòng, tôi đã hoàn thành đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong được sự đóng góp của giáo viên và cán bộ trong phòng kế toán để tôi hoàn thiện trong công việc được tốt, nhất là hoàn thiện bản báo cáo thực tập này.