Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Hà

ân viên thu mua kỳ trước về chưa thanh toán kỳ này mới mua được và chuyển về hàng nhập kho, kế toán thanh toán tạm ứng như sau: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT. Có TK 141: Tiền tạm ứng. - Khác với doanh nghiệp thương mại, khi mua hàng có kèm bao bì tính giá riêng trước khi xuất kho, kế toán gộp giá trị bao bì vào vật tư chính như các túi xuất ra để chứa nha vừa sản xuất hay thùng cơm dừa, ghi có bao bì tính giá riêng. Khi nhập kho vẫn phân thành hai đầu tên khác nhau. Khi xuất vào sản xuất vẫn xuất hàng có bao bì đi cùng. Nếu tiếp tục để 2 tên, việc quản lý ở các xí nghiệp thành viên sẽ rối rắm, khó hiểu. Vì thế có bút toán: Nợ TK 152: Chi tiết vật tư. Có TK 152: Chi tiết bao bì. - Một nét đặc biệt khác là Công ty rất thường xuyên thuê các xí nghiệp nhỏ tư nhân, tổ hợp, gia công một loại NVL nào đó. Điều đó giúp cho nhà quản lý giảm được chi phí điều hành các hoạt động sản xuất nhỏ lẻ. Doanh nghiệp thường theo phương pháp bán đứt, giao khoán sản phẩm cuối cùng nên ít quan tâm đến lương công nhân, chi phí vận chuyển, gia công mà chỉ tới giá thành NVL cuối cùng như trường hợp mua vào. Khi đó, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang. - Phần lớn các nguồn nhập chủ yếu là mua chịu của các nhà cung cấp lớn bên ngoài hay các xí nghiệp thành viên hạch toán độc lập: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT. Có TK 331: Phải trả người bán. Hoặc Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT. Có TK 336: Phải trả nội bộ. - Các nguyên vật liệu hình thành chủ yếu từ con đường nhập khẩu. Khi đó chứng từ được tập hợp từ nhiều bộ phận tham gia vận chuyển. Do vậy giá ghi trên phiếu nhập kho vẫn chỉ dựa vào giá trên hoá đơn để lập, chưa xét tới các loại thuế, lệ phí. Các chứng từ này thường tách riêng đi theo các hướng khác và tập hợp ở kế toán nguyên vật liệu. Kế toán vật tư sẽ phải xác định bằng khoản: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK 333: Phải trả Nhà nước. - Khi kiểm kê đột xuất phát hiện thừa, kế toán phải điều chỉnh lại hoặc nguyên vật liệu hình thành từ những nguồn khác. Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK 338: Phải trả khác. - Các trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng thừa cho các bộ phận sản xuất, quản lý hoặc giá trị của các phế liệu thu hồi (màng, túi hỏng, phôi sắt thép,…) từ quá trình sản xuất sẽ được phản ánh vào bút toán: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK chi phí: Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng. * Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. - Trường hợp, Công ty xuất vật tư cho các hoạt động bổ trợ ở các xí nghiệp thành viên, kế toán ghi: Nợ TK 136: Phải thu nội bộ. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Trường hợp đột xuất kiểm tra phát hiện thiếu hoặc vật tư bị nhân viên làm hỏng mất, Công ty đòi bồi thường. Đối với trường hợp này, kế toán phải có biên bản kiểm nhận, xử lý cụ thể: Nợ TK 138: Phải thu khác. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Đối với các chứng từ xuất dùng nguyên vật liệu tổng hợp với số lượng lớn, phục vụ sản xuất trực tiếp tại các xí nghiệp ở Hà Nội, máy sẽ hiểu: Nợ TK 621: Chi phí sản xuất trực tiếp. Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Đối với các vật tư xuất lẻ sau khi đã xác định mục đích sử dụng kế toán quyết định xử lý vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý. Đây là các vật tư sử dụng chủ yếu ở phòng kinh doanh nói riêng và khối hành chính nói chung: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 642: Chi phí quản lý. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Đối với các nguyên vật liệu, Công ty xuất cho các xí nghiệp Việt Trì, Nam Định khi đã lập 4 liên bán hàng coi như đã bán đứt vật tư cho họ. Công ty cũng bán lại vật tư cho bộ phận liên doanh và một số doanh nghiệp khác. Bây giờ, kế toán phải xác định giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Xuất nguyên vật liệu cho sửa chữa lớn, một phần chi phí vật tư được phân bổ dần cho kỳ sau ta có bút toán: Nợ TK 142: Chi phí trả trước. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Doanh nghiệp có trường hợp hàng về nhập kho trong kỳ nhưng chưa có hoá đơn, kế toán sẽ không định khoản số hàng này, làm thủ tục nhập. Nếu trong kỳ, số hàng đó buộc phải lấy ra sử dụng kế toán có bút toán xuất bình thường: Nợ TK chi phí. Có TK 152: Nguyên vật liệu. - Đến kỳ sau khi có hoá đơn về, thủ kho viết phiếu nhập kho cho toàn bộ lô hàng nhập chưa có chứng từ kỳ trước. Nợ TK 152: Nguyên vật liệu: cả lô hàng. Nợ TK 133: Thuế GTGT. Có TK thanh toán. - Sau đó lập đồng thời một phiếu “Nhập vay” và một chứng từ “Xuất trả” cho số hàng rút khỏi lô kỳ trước: tương ứng với phiếu “nhập vay” Nợ TK 338: Phải trả khác. Có TK 152: Nguyên vật liệu vừa có hoá đơn. Tương ứng với phiếu “xuất trả”, ta có: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu đi vay để xuất tạm. Có TK 338: Phải trả khác. Tóm tắt sơ đồ hạch toán: Các nghiệp vụ mua ngoài liên quan đến tài khoản TK 133, kế toán sẽ chỉ phản ánh phần việc của mình (TK 152) với tài khoản đối ứng của nó mà thôi. Thuế GTGT trên thực tế được hạch toán riêng bởi kế toán viên khác. 5.6.1. Hình thức áp dụng sổ: Công ty Bánh kẹo HảI Hà áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nên kế toán tổng hợp bao gồm các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp – TK 331 “PhảI trả người bán”. Cơ sở ghi vào NKCT số 5 là sổ theo dõi thanh toán. Cuối mỗi tháng sau khi đã hoàn thành công việc chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ xác định tổng số phát sinh bên có TK 311 đối ứng nợ TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên NKCT số 5 để ghi vào sổ cái. Bảng kê (BK số 3): Dùng để tính giá thành thực tế nguyên vật liệu ghi nợ TK 152 / Có TK 331. Sổ cáI: Đây là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho 1 tàI khoản trong đó phản ánh số phát sinh có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của mỗi tàI khoản được phản ánh trên sổ cáI theo tổng số lấy từ NKCT ghi có tàI khoản đó, phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tàI khoản đối ứng lấy từ NKCT. Sổ cáI ghi một lần vào cuối tháng, cuối quý. Sau khi khoá sổ thì phảI kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT. Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết (Sổ theo dõi công nợ): Trong hình thức kế toán NKCT các doanh nghiệp có thể mở sổ, thẻ chi tiết theo mẫu đã hướng dẫn, trong đó bắt buộc phảI mở các sổ kế toán chi tiết. Sơ đồ: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các khoản phân bổ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cáI Báo cáo tàI chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Để hoàn thành quá trình ghi sổ NKCT số 5 thì kế toán trưởng sẽ tổ chức một bộ máy kế toán bao gồm các kế toán viên để từng kế toán sẽ chịu một phần hành kế toán giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt công tác quản lý của mình. Riêng đối với công tác hạch toán vật liệu thì do kế toán vật liệu quản lý. Để hoàn thành tốt công tác kế toán vật liệu, Công ty Bánh kẹo HảI Hà đã sử dụng thêm một số bảng và kế toán vật liệu chỉ làm đến NKCT còn bước vào Sổ cáI, Bảng tổng hợp chi tiết, Báo cáo tàI chính là phần hành của kế toán tổng hợp. 5.6.2. Phương pháp hạch toán: Đối với vật liệu nhập kho: NgoàI những bút toán đã trình bày, Công ty còn có một số bút toán khác nhau như sau: Mua ngoàI hàng về hoá đơn cùng về: Nợ TK 152: Số tiền ghi trên hoá đơn. Có TK 331: Nếu chưa trả tiền. Hoặc: Có TK 111, 112, 331 …: Nếu trả bằng … Bút toán này không phản ánh thuế VAT đầu vào vì để thuận tiện cho việc Công ty thanh toán với người bán thì phần theo dõi này được chuyển cho kế toán tiền gửi. Lý do chính là khâu lưu chuyển chứng từ không thuận lợi, thêm vào đó là khả năng thanh toán bằng TSLĐ có hạn nên Công ty chủ yếu dùng tiền vay ngắn hạn. Chính vì vậy kế toán vật liệu không theo dõi thuế VAT đầu vào. Khi kế toán tiền gửi đI vay ngân hàng thì phảI kèm theo hoá đơn đỏ làm chứng từ chính. Hàng về nhưng hoá đơn chưa về: Trường hợp này có thể do sai sót hoặc do một lý do nào khác mà chưa có phiếu nhập. Nhưng vì yêu cầu sản xuất nên kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá tạm tính. Có TK 338: Giá tạm tính. Khi có hoá đơn về, kế toán ghi: Bt1: Nợ TK 338: Giá tạm tính. Có TK 152: Giá tạm tính. Bt2: (Phản ánh thực nhập) Nợ TK 152 Có TK 331, 112. Nguyên vật liệu nhập khẩu: Trên phiếu nhập khẩu, chỉ ghi số tiền đôllar ($) nhưng kế toán vật liệu phảI tính giá tạm tính theo bút toán: Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán. Có TK 331: Số tiền còn nợ. Có TK 3333: Số thuế nhập khẩu phảI nộp. Nhập nội bộ: Đây là bút toán phản ánh lượng nhập từ nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định và nhà máy thực phẩm Việt Trì của Công ty. Nợ TK 152 Có TK 336 Đặc biệt Công ty còn có một bút toán: Nợ TK 152: Giá trị đường. Có TK 152: Giá trị thùng. Bút toán này ghi trong trường hợp xuất vật liệu này phục vụ cho vật liệu khác. VD: Khi mua đường glucose (hoặc nha) thì bên bán chỉ tính giá đường (hoặc nha) và khi mua doanh nghiệp đã xuất thùng (túi) để đựng đường (đựng nha). Khi tính chi phí cho một loại sản phẩm nào đó thì bên doanh nghiệp sẽ ghi giá bao gồm cả giá trị thùng (túi) và ghi tăng giá trị đường (nha). Khi doanh nghiệp sử dụng máy tính thì kế toán sẽ ghi 2 bút toán song song. Cụ thể: Bt1: Nợ TK 152: Giá trị đường. (dùng cho màn hình xuất) Có TK 152: Giá trị thùng. Bt2: Nợ TK 152: Giá trị đường. (dùng cho màn hình nhập) Có TK 152: Giá trị thùng. Để làm rõ tình hình nhập nguyên liệu, Công ty có một số bảng biểu cụ thể sau: Bảng chi tiết công nợ (BS2). Sổ NKCT số 5 (BS3). Công ty sử dụng hình thức NKCT nên việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu được phản ánh thông qua “Sổ chi tiết công nợ” – TK 331: PhảI trả cho người bán. Trong tháng khi vật liệu nhập kho, căn cứ vào các hoá đơn thu mua, kế toán sẽ phản ánh trên Sổ chi tiết công nợ, đồng thời theo dõi được quá trình thanh toán của Công ty với người cung cấp một cách chi tiết. Việc theo dõi ghi sổ được thực hiện theo nguyên tắc: Theo dõi từng hoá đơn, phiếu chi, uỷ nhiệm chi,… ghi vào một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ cho từng đối tượng thanh toán. Trên “Sổ chi tiết công nợ”, phần ghi Có TK 331 / ghi Nợ TK 1521, 1522, kế toán chỉ theo dõi phần giá trị thực tế ghi trên hoá đơn còn giá trị hạch toán không theo dõi. Kết cấu sổ: Cột diễn giảI: Ghi chi tiết tên người, tên doanh nghiệp cần, đã thanh toán, thanh toán cho việc gì. TàI khoản dư Phát sinh nợ, phát sinh có. Số liệu ghi sổ: Số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của sổ này tháng trước để ghi dư Nợ hoặc dư Có. Số phát sinh: Ghi Có TK 331: Khi có hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu và tuỳ theo để ghi chi tiết 1521, 1522. Ghi Nợ TK 331: Căn cứ vào chứng từ thanh toán phiếu chi trả, uỷ nhiệm chi… Khoá sổ cuối tháng: Số dư Số dư S ố tiền Số tiền cuối = đầu + phảI trả - đã trả tháng tháng người bán người bán  Bs2 – bảNG CHI TIếT CÔNG Nợ Tên Diễn giảI TK dư PS nợ PS có NM đường Lam Sơn 8/6- Thanh toán tiền muối 9/6- Mua chịu muối + mực Dư ĐK 30.537.050 PS 15.002.347 30.764.400 Dư CK 46.299.103 1111 1522 4.953.300 27.643.000 HTX Minh Dương 1/6- Rút NH trả tiền VT 5/6- Mua đường glucose I 7/6- Thanh toán tiền nha Dư ĐK 119.816.950 PS 16.743.600 31.614.500 Dư CK 134.687.850 1121 1521 1112 8.283.000 31.614.500 8.460.600 NM đường Biên Hoà 17/6- Thu hồi tiền trả thừa 25/6-Thanh toán tiền hàng Dư ĐK 207.403.780 PS 10.907.800 15.412.000 Dư CK 211.907.980 1111 1112 10.105.235 5.763.000 Khi hoàn tất việc ghi sổ chi tiết công nợ thì kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5. Bảng này dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư… cho doanh nghiệp. Kết cấu sổ: Cột thứ tự, tên đơn vị hoặc người bán. Số dư nợ ĐK, có ĐK. Các tài khoản đối ứng với Nợ 331. Cơ sở và phương pháp ghi: Cơ sở để ghi là sổ theo dõi thanh toán TK 331. Cuối tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT, số liệu tổng cộng được ghi vào một dòng. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT, xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ các tàI khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT để ghi vào sổ cáI. Bs3 – nhật ký chứng từ số 5 Tháng 6/2002. TK 331 – Phải trả người bán. Ghi có TK 331 - Ghi nợ TK … TT Tên Dư nợ ĐK Dư có ĐK 1521 1522 1111 1112 Tổng nợ Tổng có Dư nợ CK Dư có CK 1 NM Đường Lam Sơn 30537050 27643000 15002347 30764400 46299103 2 HTX Minh Dương 119816950 31614500 16743600 31614500 134687850 3 NM Đường Biên Hoà 207403780 10105235 5763000 10907800 15412000 211907980 4 NM thực phẩm NSI 50763811 15433700 9799830 45129941 5 Cộng 58087447 87590730 846546465 BS3 – Sổ cáI Số dư đầu kỳ Nợ Có 408.521.591 Ghi có TK - Ghi Nợ Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 .... Tổng 1521 20763450 31614500 63704000 40500000 156583471 1522 40509000 27643000 25780566 30742500 124676588 1111 15643501 22557235 20199800 22870000 81271647 1112 3712400 5763000 7345000 10899000 27720512 Số phát sinh Nợ 50415760 58087447 45400760 49000500 202904467 Có 79400100 87590730 67000740 80400500 314392070 Dư cuối tháng Nợ Có 567940000 846546465 740090210 740090210 2894666885 Đối với vật liệu xuất kho: Khi xuất kho cho chế tạo sản phẩm: ở đây doanh nghiệp xuất theo nhu cầu thực tế dựa vào báo cáo vật tư của kho và căn cứ vào phiếu xuất, kế toán sẽ xem nhu cầu thực tế của một loại sản phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu và sẽ lập bảng chi phí cho tong loại sản phẩm. Nợ TK 621: chi tiết. Có TK 152: chi tiết. Xuất cho xí nghiệp nội bộ: NgoàI chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì Công ty còn chi cho các xí nghiệp thành viên như: xí nghiệp bánh, xí nghiệp kẹo… Nợ TK 136. Có TK 152. Riêng xuất vật tư: Theo quy định của Bộ TàI chính QĐ 1/1/2001 là không phản ánh TK 632 mà phản ánh vào TK 821. Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu giảm chủ yếu do xuất dùng trực tiếp cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, quản lý doanh nghiệp. NgoàI ra vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác như: thuê ngoàI gia công, xuất bán cho các đơn vị khác, xuất sửa chữa… Hơn nữa chi phí nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy kế toán phảI phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất theo phương pháp đã đăng ký và phân bổ đúng cho đối tượng sử dụng. Có như vậy mới đảm bảo hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác được. Xuất phát từ đặc đIểm, quy trình công nghệ, cách tổ chức sản xuất mà tại Công ty Bánh kẹo HảI Hà đã tiến hành theo dõi tổng hợp xuất vật liệu sao cho phù hợp với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, phiếu xuất mà kế toán lập “Sổ chi tiết xuất vật tư” cho từng đối tượng cụ thể. BS 5 - Sổ chi tiết xuất vật tư Ghi có TK 1521 - NVLC Tháng 7/2002 TT Tên vật tư Đơn giá Ghi có TK 1521 - Ghi Nợ TK.. Tổng TK 338 TK 621 TK 632 SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Đường Gluco 2963 2000 5926000 2000 5926000 2 Sữa bột 10254 150 1538100 21015 215487810 21165 217025910 3 Bột cacao 9300 15043 139899900 15043 139899900 4 Vanilin 17250 357 6158250 357 6158250 5 Shortenning 9320 47 438040 23 214360 70 652400 6 Vãng sữa bột 9000 1095 9855000 1095 9855000 7 Mỡ lợn 7858,5 36 282906 36 282906 8 Enzymspeymezga 90000 100 9000000 100 9000000 9 Bột soda 3000 250 750000 250 750000 10 Cộng 2259046 371918710 15372610 389550366 BS 6 - Sổ chi tiết xuất vật tư Ghi có TK 1522 - NVLP Tháng 7/2002 TT Tên vật tư Đơn giá Ghi có TK 1521 - Ghi Nợ TK.. Tổng TK 338 TK 621 TK 632 SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Hộp 420 kem xốp 3250 838 2723500 0 838 2723500 2 Hộp 450 không in 3200 39730 127136000 740 2368000 40470 129504000 3 Giấy bao gói 3500 180 630000 180 630000 4 Máy bảo quản 63740,9 1524 97141131,6 1524 97141131,6 5 Nhãn mè xửng cuội 16000 120,5 1928000 20 320000 140,5 2248000 6 Túi Jelly 130,4 224,08 29220,032 224,08 29220,032 7 Túi hương cam 20000 36 720000 13,5 270000 49,5 990000 8 Túi PC 12300 182,4 2243520 182,4 2243520 Cộng 232522152 2397220,03 590000 235509372 Bảng phân bổ (Bảng tổng hợp phát sinh TK) STT Ghi Nợ TK Ghi Có TK… TK Nội dung TK 1521 1522 Tổng 152 1 136 PhảI thu nội bộ 90.045.855 2.000.000 92.045.855 2 142 Chi phí trả trước 20.020.900 5.500.000 25.520.900 3 338 PhảI trả khác 130.384.000 130.384.000 4 621 CP-NVL trực tiếp 7.241.000.591 31.150.477.389 38.391.477.980 5 627 CP- NC trực tiếp 23.232.553 23.232.553 6 641 CP- Bán hàng 904.154 904.154 7 642 CP- Quản lý DN 53.415.037 53.415.037 8 154 CP-SXKD dởdang 1.820.050.722 1.820.050.722 9 632 Giá vốn hàng bán 77.232.355 15.450.035 92.682.390 Tổng 7.558.683.701 33.071.029.890 40.629.713.591  Chương III Một số ý kiến, đề nghị giải quyết các vấn đề hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. I. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 1.1. Tình hình quản lý. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được áp dụng theo hình thức trực tuyến – chức năng. Tức là việc quản lý chủ đạo do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Một sự thay đổi, biến động về các mặt của kho nguyên vật liệu đều được xuất phát, quyết định, thực hiện từ nhân viên ở đây. Kế toán chỉ có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, tham mưu ý kiến cho họ. Nó là cầu nối giữa kho và bộ phận này. Nó giúp những người phụ trách nắm rõ được giá trị, chi phí tiêu hao cho từng loại sản phẩm. Như vậy kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò là một phương tiện, là một đơn vị chức năng hỗ trợ cho người điều hành. Thông tin mà nó đưa ra chủ yếu trong bản “Thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giúp cho Tổng Giám đốc cũng như các đối tượng bên ngoài biết được cách sử dụng vốn vào nguyên vật liệu ra sao? Tỷ lệ đầu tư vốn như vậy đã hợp lý chưa? Qua đó ta thấy kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, không xâm phạm vào hoạt động quản trị của các bộ phận khác. 1.2. Công tác kế toán nói chung. Doanh nghiệp đã vận dụng thật linh hoạt, hợp lý các chế độ Nhà nước để xây dựng cho mình một hệ thống kế toán thật hoàn chỉnh, đắc lực. Việc cho phép các đơn vị thành viên ở xa hạch toán độc lập có nhiều tiện ích. Thứ nhất trong trường hợp doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, kết nạp thêm các đơn vị thành viên nữa, hay chuyển mặt hàng sản xuất tại các cơ sở này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động hạch toán tại trung tâm. Thứ hai là đối với kế toán bộ phận như kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm soát mà vẫn giảm bớt được khối lượng theo dõi, đối chiếu kiểm tra. Việc áp dụng hệ thống máy tính nối mạng cộng với chương trình phần mềm kế toán viết riêng được thay thế hàng năm cho phép Công ty luôn có thể cải tiến lại linh hoạt hơn, áp dụng nhanh hơn các quyết định của Bộ Tài chính vào thực tế. Đồng thời làm cho việc đối chiếu kiểm soát hoạt động nội bộ được nhanh chóng kịp thời hơn. Kế toán nguyên vật liệu cũng là một bộ phận nên cũng kế thừa được các đặc tính đó. Điều đó rất tốt tạo tính năng động, hiện đại hoá cho hoạt động của Công ty. 1.3. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. Ta thấy cách thức phân loại khá rõ ràng cụ thể. Việc phân định theo vai trò và tác dụng rất hợp lý, thuận tiện cho quá trình hạch toán của kế toán. Nhưng vật liệu phụ gồm các vật tư cấu tạo nên sản phẩm và cả nguyên liệu dùng cho sản xuất phụ như thép L 40x40 đinh tán, bulon + ecu E8… Tại doanh nghiệp hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản chủ yếu giao khoán trọn gói nên không có bộ phận vật liệu này là một điều hợp lý, nó cho phép đơn vị giảm bớt được khối lượng đối tượng quản lý. Nhưng không có bộ phận phế liệu thì quả là thiếu sót, nhất là trong môi trường sản xuất như Công ty. Cùng với việc phân loại này là cách thức đánh mã số. Việc đánh mã số khá tự do, tuỳ tiện. Nó khiến cho phương pháp này chỉ có ý nghĩa như sự thay thế gọi tên để máy hiểu loại vật tư muốn nói đến chứ chưa mang một nội dung nào cả. Với mỗi mặt hàng khác nhau lại yêu cầu nguyên vật liệu khác nhau. Do vậy mỗi khi có sự thay đổi mặt hàng kinh doanh mã số lại cắt đặt lại rất khó quản lý. Tuy vậy đây là bộ phận phụ nên nó không có ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý tổng hợp. Song ta cũng nên tổ chức khoa học hơn khi đó nó sẽ mang lại hiệu quả đáng kể, to lớn trong các hoạt động trong tương lai và đồng thời nó cũng mang lại tư duy mới công nghiệp hơn. Do nhiệm vụ sản xuất của Công ty thường xuyên biến đổi mà yêu cầu của kế toán là cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Bên cạnh việc dùng giá thực tế, kế toán Công ty còn sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền. Cách đánh giá này xem ra rất hợp lý. Với giá các loại vật tư ít dùng, không phù hợp với tính giá bình quân theo giá gốc, nhân viên kế toán có thể thao tác thủ công đơn giản trong khi không cần yêu cầu máy tính làm thêm các bước nữa. Các vật liệu này thường sử dụng cho sản xuất phụ, chế tạo, nên việc tiến hành tính tổng phí tổn hay tổng giá thành cho sản phẩm phụ phục vụ lẫn nhau khá dễ dàng nhanh chóng. Việc tính giá bình quân gia quyền được thực hiện vào cuối kỳ khi có tổng khối lượng sản phẩm. Điều đó rất thuận tiện cho việc xác định tổng giá thành cũng như giá thành đơn vị của nó song cũng mang những nhược điểm của phương pháp này: Đó là dồn công việc vào cuối tháng thành ra thường kéo dài tới tháng sau; tiến độ hoàn thành kế toán làm ảnh hưởng tới kế toán chi phí; không quản lý được giá trị xuất thường xuyên; thông tin hàng tồn không được cập nhật. Mặt khác tính cả bao gói tính giá riêng vào giá trị vật tư nhập kho còn chưa đúng chế độ làm cho số liệu kế toán chưa chính xác. Khi xuất dùng bao bì phải xuất luôn bao bì đi kèm. Sau quá trình chế biến, bao sẽ được coi ở dạng phế liệu, nhập kho chờ thanh lý. Song nếu xét ở góc độ quản lý kho, việc ghi nhận chi tiết này lại giúp phòng kinh doanh xác định giá trị thực xuất, tuy không phân định được giá trị từng bộ phận. Việc đánh giá phế liệu theo giá thị trường hoặc giá thoả thuận mua lại của bên bán khá hợp lý và chính xác. Mỗi khi nhập lại kế toán giảm trừ chi phí. Tuy xu hướng tính chính xác không yêu cầu tuyệt đối mà chỉ cần trong mức độ cho phép nhưng hiện tại vẫn cần thực hiện đúng chưa hẳn đã cần chỉnh sửa. Với những ưu điểm trên, cách thức này vẫn có thể được coi là hợp lý, tối ưu hơn cả, thích ứng tốt với cách tập hợp chứng từ vào cuối tháng của cơ sở. 1.4. Hạch toán ban đầu. Doanh nghiệp đã thực hiện công tác hạch toán ban đầu theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Với việc sử dụng các chứng từ: + Phiếu nhập kho vật tư (liên 2). + Phiếu xuất kho vật tư (liên 2). + Hoá đơn (GTGT) (liên 4). Doanh nghiệp đã tối giản được lượng chứng từ báo cáo lưu chuyển. Thay cho hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là một cách vận dụng khá hay mà Tổng cục thuế đã chấp nhận cho Công ty. Nói chung nó đã được các cán bộ cơ sở rất chú trọng, ghi đúng ghi đủ đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ mà vẫn thoả mãn tốt các yêu cầu. Không chỉ có vậy nó còn được các nhân viên phần hành kế toán quan tâm, kiểm tra sát sao lưu giữ cẩn thận với sự coi trọng như một bằng chứng kinh tế. Công tác này đã và đang phản ánh khá tốt các hoạt động thực tế tại Công ty. Song như thế không có nghĩa là nó đã hoàn thành tốt đẹp. Trong quá trình ghi chép nhân viên cơ sở còn thiếu cái nhìn khách quan, viết theo sự hiểu biết của mình mà chưa xét tới tầm nắm bắt của người nhận thông tin, đặc biệt là đối với các vật tư kỹ thuật. Cách quan niệm chưa ghi nhận hàng về nhập kho, chưa có hoá đơn đã làm cho bộ phận này chưa ghi nhận đầy đủ các hoạt động thực tế xảy ra. Từ đó kéo theo các bộ phận kế toán khác phản ảnh thiếu. Do đây là phần hành kế táon đầu tiên nên nó có một vai trò quan trọng, rất cần hoàn thiện tốt hơn nữa. 1.5. Hạch toán chi tiết vật tư. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại doanh nghiệp theo hình thức sổ song song, và thủ kho chỉ quản lý về mặt lượng và giá trị nhập. Kế toán cũng phản ánh theo các yếu tố đó và thêm giá trị hàng xuất. Tuy có sự ghi trùng giữa kế toán và thủ kho nhưng nó có đặc tính dễ đối chiếu, dễ kiểm tra phát hiện sai sót giữa hai người quản lý này. Quá trình luân chuyển chứng từ có thể trực tiếp hoặc qua người thứ ba mà không lập phiếu giao nhận. Điều đó thiếu chặt chẽ, khó phân định trách nhiệm nếu trong trường hợp mất hoặc thất lạc chứng từ. Đối với những vật liệu có tần suất xuất hiện nhỏ, kế toán vẫn thực hiện thủ công. Điều này chưa thực sự giản tiện được công việc cho nhân viên hết toàn bộ các khâu hạch toán. Và đồng thời nó yêu cầu kế toán viên thêm một khối lượng sổ không nhỏ để phân định, quản lý. Họ thường mất thời gian vào việc rà soát giá, lượng của từng loại vật tư do không ghi theo một trình tự nào. Đồng thời họ bị vướng mắc, phân vân không biết định khoản do không hiểu nội dung sử dụng vật tư. Mặc dù còn nhiều khuyết điểm đó song công tác hạch toán chi tiết vật tư tại doanh nghiệp vẫn được thực hiện cẩn thận, chặt chẽ. Do đó mà hiệu quả của nó chưa cao để phục vụ đắc lực cho nhân viên phòng kinh doanh quản lý. 1.6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công tác hạch toán tổng hợp vật tư tại Công ty chủ yếu được thực hiện trên máy. Để quản lý được cụ thể, chính xác mối quan hệ với các bộ phận, Công ty đã xây dựng một hệ thống tiểu khoản khá hợp lý. Nó giúp cho việc lên báo cáo, tập hợp chi phí được dễ dàng. Doanh nghiệp không sử dụng tiểu khoản TK 151 “Hàng mua đang đi đường” bởi nghiệp vụ hoá đơn về trước hàng ít khi xảy ra và không kéo dài quá một kỳ (một tháng) nên đã giảm bớt được tài khoản, số liệu quản lý. Song khi có nghiệp vụ này thực sự xảy ra giữa các tháng, chưa có phiếu nhập chuyển lên cho kế toán. Từ đó kế toán không quản lý được trường hợp này. Song như vậy đã sai với quy tắc về thời điểm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Việc đánh giá sử dụng TK 151 có nên hay không trong điều kiện của đơn vị cần thông qua so sánh các mặt bất cập và ưu điểm của nó. Một trường hợp khác đó là hàng về không có hoá đơn. Việc viết phiếu xuất bình thường cho toàn bộ số hàng chưa có phiếu nhập là chưa hợp lý. Đồng thời việc sửa chữa lại bằng các hình thức chứng từ “nhập vay – xuất trả” có vẻ hơi rườm rà làm cho một nghiệp vụ liên quan đến 4 chứng từ, 4 bút toán mà vẫn chưa đúng với quy định của nhà nước. Hơn thế nữa tương ứng với phiếu nhập lại ghi Có, phiếu xuất lại ghi Nợ. Như vậy không tiện khi theo dõi, định khoản bởi hơi ngược với các thông lệ chung. Các trường hợp còn lại, doanh nghiệp đã thực hiện bút toán khá chính xác đúng đắn theo quy định của vụ kế toán. Việc vận dụng các quy định này khá linh hoạt và phù hợp. Nội dung, cơ cấu các tài khoản hợp lý rõ ràng mà vẫn quản lý khá cụ thể sát sao. Sông Công ty vẫn đang từng bước hoàn thiện bởi lẽ Công ty cũng phải trải qua các chế độ kế toán trước đây và mới thay thế sang chế độ này cách đây vài năm (năm 1996). 1.7. Hệ thống sổ kế toán. Do áp dụng hệ thống sổ Nhật ký – Chứng từ nên việc sử dụng sổ ghi chép tại đơn vị cũng theo hướng dẫn của bộ về kế toán nguyên vật liệu trong hình thức này song hầu hết định khoản trên máy. Bởi thế các sổ này chỉ để phản ánh có tính chất báo cáo, hình thức đối chiếu. Không như kế toán thủ công, nó thể hiện số liệu tổng hợp hơn. Trong hệ thống này không có sổ chuyên dụng cho nhập và xuất, việc tổng hợp lại sự biến động, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ chủ yếu được ghi trên các sổ chi tiết (mở theo yêu cầu của từng đơn vị) và sổ cái. Khi theo dõi kiểm tra phải đối chiếu xem xét các nhật ký chứng từ của các đối tượng khác có liên quan. Nhưng hệ thống tỏ ra rất thích hợp trong điều kiện doanh nghiệp lớn. Các sổ này được coi là báo cáo cho các đối tượng bên ngoài và cơ sở dữ liệu tổng hợp để lưu lại. Do thế khối lượng các báo cáo cất trữ nhỏ, tiện lưu giữ tại văn phòng hay giở lại tra cứu khi cần hoặc sắp xếp kho lưu của kế toán. Nói chung hệ thống kế toán khá hợp lý, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của phòng kế toán. Bên cạnh các ưu điểm không phải là công tác kế toán đã hoàn chỉnh mà nó còn có nhiều điều bất cập cần sửa đổi lại. Doanh nghiệp cần vận dụng đúng mà vẫn linh hoạt các quy định của vụ kế toán. Đặc biệt sắp tới sẽ có những mốc kế toán chuẩn được ban hành trong nay mai. II. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 2.1. Yêu cầu hoàn thiện. Vốn là phần giá trị mà các chủ đầu tư bỏ ra để kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời. Song hoạt động này lại chứa nhiều rủi ro và biến động. Từ đó đặt ra nhu cầu rất lớn về kiểm soát, bảo tồn vốn của các chủ sở hữu. Vốn cũng nằm trong nguyên vật liệu tồn kho. Với vị thế là một công cụ quản lý, kế toán nguyên vật liệu có một ý nghĩa không nhỏ về việc bảo vệ vốn. Trong quá trình hoạt động hiện nay của một doanh nghiệp, dòng vốn này biến động ngày càng phức tạp do biến động của giá phí, chủng loại,nguồn hàng. Xuất phát từ lý do đó, kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải ngày càng hoàn thiện để phục vụ tốt hơn nhu cầu quản lý. Nhằm đưa ra một hệ thống kế toán tốt hơn, phù hợp hơn việc hoàn thiện cũng đòi hỏi có những yêu cầu riêng: - Các giải pháp đưa ra phải vừa khoa học vừa có tính khả thi. Điều đó có nghĩa là: + Việc hạch toán nhờ vậy được quản lý gọn gàng ngăn nắp, phân công nhiệm vụ cho nhân viên cụ thể rõ ràng hơn. Từ đó đưa thông tin về từng đối tượng cập nhật, chính xác và có hiệu quả cao hơn. + Khi áp dụng vào thực tiễn, các bổ sung này phải thực thi được, không gây xáo trộn nhiều trong hệ thống kế toán nói chung được mọi người chấp nhận. - Các biện pháp này buộc phải tuân theo quy tắc, thông lệ chung của kế toán. - Chúng cũng phải nằm trong các quy định chung về chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành sử dụng thống nhất trong cả nước. - Các sửa đổi cũng cần phù hợp tư duy của con người giúp mọi thành viên đều hiểu và nắm chúng nhanh nhất. Điều đó tạo nên một phong cách thuần thục dễ dàng khi họ áp dụng không bỡ ngỡ lạ lẫm. - Hơn thế nữa các cải cách này phải có khả năng thực hiện trong một thời gian dài. Chúng có tính hiệu quả, phù hợp khi có sự thay đổi về chế độ nghiệp vụ ở tương lai . Chỉ khi đáp ứng được các yêu cầu trên, các biện pháp hoàn thiện đưa ra mới có thể hoà nhập vào thực tế và phát huy tác dụng của mình. Đồng thời mức độ đạt các chỉ tiêu ấy cũng là thước đo đánh giá các ý kiến đóng góp. 2.2. Nội dung và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 2.2.1. Phân loại và lập mã số vật tư. Công tác phân loại nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện dựa trên công dụng, mục đích từng loại. Phân như vậy là cả phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng có chung một cách thức quản lý vừa cụ thể rõ ràng vừa cho phép trao đổi thông tin cập nhật nhanh giữa hai bộ phận. Đồng thời nhìn vào cách phân chia này kế toán có thể xác định số lượng từng loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất. Song việc đánh mã giúp quản lý trực diện từng loại còn có điểm chưa hay. Hoạt động này là một hình thức cụ thể hoá kết quả của công tác phân loại. Đồng thời nó tạo điều kiện áp dụng theo dõi trên máy nhờ mã hoá. Nhưng cách đánh số ở Công ty còn nhiều tuỳ tiện. Nó làm cho nhân viên kế toán khó nhớ, khó nắm bắt được mã. Mỗi khi đưa phiếu nhập, phiếu xuất vào máy, thường kế toán không nhớ hết mã số phải lần tìm mất nhiều thời gian. Từ đó cản trở tiến độ đưa dữ liệu vào máy. Ngược lại khi nhìn vào mã, kế toán khó có thể hiểu loại vật tư tương ứng. Xuất phát từ đó cần xây dựng lại một hệ thống mã số hoàn chỉnh. Việc mã hoá này đòi hỏi phải chứa dữ liệu về vật tư mà nó ký hiệu nên cần dựa vào tiêu chí phân loại để thực hiện nhưng phải dễ nhớ, dễ dàng thêm bớt khi số lượng các đầu tên nguyên vật liệu thay đổi. Cách đánh theo một tư duy logic là hợp lý hơn cả. Ta nên quy định mã số nguyên vật liệu như sau: Chữ cái đầu tiên nguyên vật liệu + Mã số nhóm + Mã số loại vật tư. Trong đó: Mã số nhóm quy ước là + Nguyên vật liệu chính: 10. + Nguyên vật liệu phụ: 20. + Phụ gia thực phẩm: 21. + Vật liệu đóng gói: 22. + Vật liệu phụ trợ: 23. Mã số loại vật liệu tính theo số thứ tự từng loại vật tư trong nhóm. Việc thực hiện sắp xếp số thứ tự này có thể tự do theo cách nhớ của nhân viên nhưng phải là các số liên tiếp nhau. Ví dụ: Đường loại 1: Đ 101. Bột khai: B 214. Glucose: G 101. Bìa cát tông: B 222. Theo đó nhân viên kế toán nguyên vật liệu vẫn có sự tự do lựa chọn trong tư duy của mình. Điều này làm cho nhân viên kế toán dễ nhớ hơn. Mặc dù mã số có tới 4 ký tự trở lên nhưng thực chất người đó chỉ cần nhớ mã số loại vật tư. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, quy cách vào mã đó đã rõ ràng cộng thêm với việc nắm rõ lôgíc đặt ký hiệu của người trước, người thay thế có thể hiểu tiếp nhận cách thức này khá nhanh, thuần thục cả về số lượng và kết cấu. Hơn thế nữa với việc không quy định số, chữ số, mã loại nhưng yêu cầu số thứ tự liên tiếp cho phép cách ghi này tồn tại lâu dài vẫn hiệu quả ngay cả khi có sự thêm bớt danh điểm vật liệu. Mỗi loại nguyên vật liệu mới được đánh số kế tiếp. Do vậy chúng luôn là các mã số có giá trị lớn nhất trong nhóm. Việc ghi thêm bớt một vị trí như vậy sẽ không ảnh hưởng đến việc quản lý các vật tư khác. Đồng thời khi nhìn vào mã số, mọi người đều có thể đoán nhận nội dung phản ánh của nó. Việc đánh số, nhóm phù hợp với cách phân chia sẽ giúp mọi người cũng như máy tính biết nhanh số hiệu tài khoản kế toán chi tiết cần ghi nhận thông tin. Như vậy cách đánh mã này tỏ ra ưu việt và khoa học hơn so với cách đánh hiện nay. Nó giúp cho chức năng kiểm soát, thông tin được thể hiện thông suốt thuận tiện và cập nhật hơn. Nó cũng có tính khả thi song bước đầu áp dụng có thể khó thực hiện. Kế toán chỉ là người quản lý, khó hiểu biết mọi tính năng tên gọi kỹ thuật của các vật tư. Do đó yêu cầu bộ phận kinh doanh thống nhất tên gọi các loại nguyên vật liệu khi ghi hoá đơn để dễ quản lý. Việc sửa chữa này nằm ngoài trách nhiệm, khả năng của kế toán nên kế toán chỉ có thể đề xuất. Do vậy mà kế toán đã đưa ra các đề xuất sau: - Việc phân loại vật liệu: Do không có sổ danh đIểm vật liệu nên mất rất nhiều thời gian trong việc đI tìm tên của vật liệu, làm giảm tốc độ của công việc. - Đánh giá vật liệu: Do đến cuối tháng mới tính bình quân cho vật liệu xuất nên không theo dõi được cụ thể giá của từng thời đIểm xuất. - Theo dõi phần thanh toán: Do kế toán vật liệu không phản ánh thuế đầu vào nên khi tính là giá thanh toán không thuế dẫn đến việc quản lý công nợ không chính xác. Lập dự phòng giảm giá tránh tình trạng giá mua > giá thị trường. 2.2.2. Hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là việc ghi nhận dòng vận động của tài sản lên văn bản. Nó yêu cầu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đối với hàng về chưa có hoá đơn, thủ kho tiến hành nhập kho mà chưa có phiếu nhập. Như vậy đòi hỏi phản ánh kịp thời chưa được thực hiện đúng đắn. Phòng kinh doanh chỉ nắm được tình hình qua các báo cáo mà chưa có bằng chứng. Do kế toán tập hợp ghi chép vào cuối kỳ thì nếu trong kỳ hoá đơn về kịp thì nó không làm ảnh hưởng tới công tác hạch toán. Song kế toán không nắm được nội dung nghiệp vụ thì kế toán không có bút toán định khoản nghiệp vụ này. Điều đó có nghĩa là có sự bỏ sót hoạt động kinh tế làm ảnh hưởng tới tài sản của doanh nghiệp. Lượng hàng này vẫn được phòng kinh doanh quản lý. Khi xuất, viết phiếu xuất bình thường chung cho cả nguyên vật liệu có và chưa có phiếu nhập. Doanh nghiệp coi khoản lấy trước vật tư là một khoản đi vay đã có rồi. Nó bất hợp lý khi chưa có xác nhận việc đi vay. Như vậy đã chưa ghi nhận đúng thành ra sai dòng vận động của tài sản của Công ty vào cuối kỳ. Từ đó mà số liệu kế toán cung cấp thiếu chính xác so với thực tế. Qua đó ta thấy có sự thiếu sót trong công tác hạch toán. Đó là việc thực hiện sai các yêu cầu ghi chép ban đầu. Do vậy kế toán phảI phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất theo phương pháp đã đăng ký và phân bổ đúng cho đối tượng sử dụng. Có như vậy mới đảm bảo hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác được. Kế toán là công cụ giúp nhà quản trị hoạch định chính sách. Nếu không được tham gia cụ thể, không nắm bắt được thực chất các hoạt động thì không thể cung cấp các thông tin toàn diện bổ ích. Cũng xuất phát từ nhu cầu thông tin sử dụng mà các yêu cầu của hạch toán ban đầu rất quan trọng, rất cần được thực hiện. Vì thế cần chỉnh sửa được thiếu sót ở đây là tiền đề cho hoàn thiện kế toán. 2.2.3. Lập phiếu giao nhận vật tư giữa thủ kho và kế toán vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư nhằm cung cấp các thông tin cụ thể về từng loại nguyên vật liệu. Chúng là các mối quan tâm thường trực của các nhà quản trị trực tiếp sản xuất như giám đốc xí nghiệp, phòng kinh doanh – bộ phận kế hoạch sản xuất. Chúng giúp quản lý mức tiêu hao, sử dụng, tái tạo của từng loại. Chính vì thế chúng có vai trò quan trọng cần được thực hiện chặt chẽ, ăn khớp giữa các bộ phận cùng kiểm soát. Việc này lại chủ yếu thực hiện qua các chứng từ gốc, các báo cáo. Các tài liệu này được lập, xử lý tại phòng nào thì phòng đó có trách nhiệm quản lý, giữ gìn. Số lượng các phiếu nhập xuất kho thường không nhỏ lại chuyển không có phiếu giao nhận. Điều đó rất có thể dẫn đến tình trạng trên. Sự chuyển dịch chúng giữa các bộ phận là khâu yếu nhất, dễ mất, dễ thất lạc nhất mà không thể tìm ra nguyên nhân, lỗi của ai. Trong quá trình hoàn thiện kế toán cũng cần chỉnh sửa điểm này cho chặt chẽ hơn. Mỗi đợt cuối tháng mỗi thủ kho cần lập phiếu giao nhận chứng từ. Sau khi đã ghi đầy đủ nội dung và ký xác nhận, người này gửi lên phòng kế toán cùng với chứng từ. Kế toán kiểm tra lại một lần nữa, nếu đầy đủ thì xác nhận vào phiếu, ký tên rồi chuyển trả cho thủ kho. Thủ kho lưu lại làm bằng chứng khi có sự cố xảy ra. Đồng thời cũng nên quy định những người có thể chuyển chứng từ nhằm bảo vệ thông tin kế toán, đảm bảo tính bảo mật. Việc viết phiếu giao nhận nhằm giúp thủ kho tập hợp chứng từ trong kỳ bằng cách so sánh số liệu phát sinh thực tế ghi trên sổ và ghi trên phiếu. Khi giao và nhận, kế toán và thủ kho đều phải kiểm kê lại chứng từ. Như vậy một lần nữa kiểm tra tính chính xác, hợp lý hợp lệ. Mặt khác kế toán viên còn rất vướng mắc trong việc hạch toán các vật tư kỹ thuật có số lần xuất hiện thấp hoặc công nhân mua lẻ về sử dụng ngay. Việc tập hợp chung vào một kho trừu tượng riêng để quản lý là một ý tưởng táo bạo và hiệu quả. Nó cho phép tập hợp số liệu loại vật tư này và phân bổ chúng hợp lý. Song việc ghi ra giấy không theo một trình tự nào, không nắm bắt được rõ mục đích sử dụng đã làm chậm tiến độ hạch toán. Ghi như vậy khó quản lý số lần xuất hiện của vật tư, đơn giá từng lần cũng như xác định ngay được mục đích sử dụng do chưa có kinh nghiệm theo dõi. Đồng thời cũng gây ra khó khăn nếu sau này quản lý bằng máy. Vậy Công ty đang tìm ra những bước khắc phục vấn đề đó là: Về việc lập sổ danh đIểm tại Công ty Với hơn 1000 loại vật tư khác nhau, với khối lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều, vấn đề đặt ra là phảI quản lý như thế nào cho khoa học. Để đảm bảo công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán vật liệu, Công ty lập sổ danh đIểm vật liệu. Tên các vật liệu được mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình cũng như trong sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá vật tư là việc gắn cho mỗi thứ vật liệu một mã số. Để dễ nhận biết, mã hoá bắt đầu từ số hiệu tàI khoản phản ánh đối tượng đó tuỳ thuộc vào khối lượng vật tư trong từng tàI khoản để mã số vật tư gồm ít hay nhiều chữ số. Tại Công ty, công tác hạch toán được làm trên máy. Do vậy việc lập sổ danh đIểm vật liệu sẽ thống nhất giữa các bộ phận xí nghiệp, phân xưởng, tránh được hiện tượng ghi chép trùng lặp và tạo đIũu kiện cho kế toán vật liệu theo dõi tốt được vật liệu nhập, xuất đặc biệt là vấn đề Công ty quan tâm nên Công ty phảI có sự kết hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất với cơ quan quản lý. Gắn với thực tế vật liệu tại Công ty thì có thể xây dung sổ danh đIểm theo mẫu sau: Sổ danh đIểm vật liệu Mã số Tên vật liêu ĐVT Hạch toán Ghi chú NVLC 1521 – G G1 G2 G3 NVLP 1522 – M M1 Mx Glucose Glucose I Glucose II Glucose manto … Màng Màng cam Màng xoắn Kg Kg Kg Kg Cuộn Cuộn Cuộn 6700đ/ kg 8200đ/ kg 5900đ/ kg 10020đ/ cuộn 12400đ/ cuộn 2.2.4. Hạch toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tại đơn vị nhìn chung khá hoàn chỉnh. Nó đã và đang phát huy tác dụng rất tốt trong công tác quản lý. Song có một vài điểm còn chưa hay. Một là việc không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Mặc dù tại doanh nghiệp rất ít khi có nghiệp vụ hoá đơn về trước hàng nên kế toán không muốn mở thêm, quản lý thêm một TK nữa khi không quá cần thiết. Song nếu bỏ tài khoản này mà đến khi nghiệp vụ xảy ra phải chờ đến khi hàng về mới ghi nhận. Như vậy đã chưa phản ánh đúng kịp thời các biến động. Hai là phế liệu dù có giá trị nhỏ song được tích trữ nhiều chờ thanh lý nên khi đó có giá trị không nhỏ. Vì thế việc bỏ qua không hạch toán lượng vật tư này là không hợp lý. Ba là nghiệp vụ hàng về chưa có hoá đơn. Dù là bút toán tổng hợp nhưng hàng chưa xác định rõ đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chưa, coi nó như một khoản đi vay thì vẫn cần quản lý riêng biệt chặt chẽ. Bút toán thể hiện xuất lẻ ra khỏi lô được gộp chung nguyên vật liệu xuất khác nên không phân biệt được từng bộ phận. Khi đó yêu cầu về tính chính xác không được thoả mãn. Bên cạnh đó khi giải quyết hàng rút khỏi lô chưa ghi nhận, kế toán cần tới hai bút toán trái ngược nhau. Nếu xét thử bút toán “xuất trả”: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu đi vay. Có TK 338: Phải trả khác. Ta thấy nó chỉ ra rằng doanh nghiệp đi vay ở một nguồn nào đó một lượng nguyên vật liệu nhập kho. Như vậy đáng lẽ nó phải được gọi là “nhập vay” thì chính xác hơn. Đồng thời theo tư duy logíc thông thường của người làm kế toánthì nghiệp vụ “xuất trả” tức là đem vật liệu đi trả cho một khoản vay – tức là làm giảm tài sản vốn có hay tương ứng với ghi Có TK 152. Ghi nợ làm bút toán không hợp không thuận chiều suy nghĩ. Hơn thế nữa để có nghiệp vụ xuất dùng trước hết phải có nghiệp vụ đi vay, chứ không phải đến khi có nguyên vật liệu rồi mới lập bút toán này để xuất trả. Với bút toán ngược lại ta cũng thấy những điều tương tự. Như vậy chỉ có hai nghiệp vụ liên quan đến nhau, có tới 4 định khoản mà vẫn chưa đúng. Để hoàn thành tốt công đoạn này, ta nên thay đổi phù hợp với thực tế hơn áp dụng đúng các quy định của chế độ tài chính. Một là tài khoản 151 vẫn nên mở bởi số lượng ít chỉ thường liên quan tới hai tháng liên tiếp cộng thêm với việc ghi nhận một lần vào cuối tháng nên khối lượng công việc thường nhỏ không làm ảnh hưởng đến các bộ phận hạch toán khác. Vì thế nên mở TK 151 để có thể sử dụng ngay khi cần theo đúng yêu cầu của vụ kế toán. Vấn đề thứ hai chỉ là áp dụng theo quy chế của Bộ Tài chính. Công ty có thể mở thêm tiểu khoản 1525 “Phế liệu” để theo dõi sự biến động của phế liệu trong kho. Khi đó mỗi khi có phế liệu về nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 1525: Phế liệu. Có TK chi phí: Giảm trừ chi phí SXKD. Đến khi thanh lý phế liệu: Nợ TK 111: Tiền mặt. Có TK 1525: Phế liệu. Ba là vấn đề hàng về chưa có hoá đơn. Do đã xác định quyền sở hữu của mình ta nên tiến hành ghi nhận bình thường. Khi nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK thanh toán: Tổng giá thanh toán. Khi xuất có bút toán: Nợ TK chi phí. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Đến kỳ sau khi hoá đơn về, kế toán định khoản phần chênh lệch. Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT phần chênh lệch. Có TK thanh toán. Hoặc: Nợ TK thanh toán. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK 133: Thuế GTGT phần chênh lệch. Đến kỳ sau, khi chứng từ trong tay xác định quyền lợi của Công ty, kế toán phản ánh theo trị giá thực tế: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK thanh toán: Tổng giá thanh toán. Và đồng thời xoá bút toán tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Có TK 002: Giữ hộ người bán. Sau đó dựa vào phiếu xuất “trả nợ”, có bút toán theo giá bình quân kỳ trước: Nợ TK 338: Phải trả khác. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Với việc ghi chép trên, toàn bộ các hoạt động kinh tế được thể hiện khá cụ thể rõ ràng, dễ hiểu đối với người làm kế toán và người nhập đọc thông tin kế toán, kiểm tra số liệu. Nó vừa phù hợp với nghiệp vụ thực tế tại Công ty, vừa khá chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính ban hành. 2.2.5. Kỳ kế toán. Trong bối cảnh hiện nay xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, xu thế hội nhập ngày càng lan rộng. Nền kinh tế nước ta cũng trong xu thế đó. Để bắt kịp với hướng đi này Công ty cần có các tiền đề đo lường, kiểm soát và quan niệm thống nhất. Trên tiến trình hội nhập, vụ kế toán cũng đang có chủ trương chuẩn hoá chế độ kế toán hiện hành sau khi đã vận dụng linh hoạt có chọn lọc các quy định của quốc tế như đổi mới các quy tắc, sắp xếp lại trình tự các yêu cầu ghi chép. Một trong số đó là việc gỡ bỏ quy định kì kế toán trùng với năm dương lịch. Nếu chủ trương này đi vào thực tế thì doanh nghiệp nên sớm nghiên cứu trước để vận dụng nhanh nhất, hiệu quả nhất. Bánh kẹo là một loại mặt hàng thứ yếu phẩm, phục vụ nhu cầu cho người tiêu dùng. Và nó có đặc điểm nổi bật là có tính thời vụ. Sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ vào các dịp lễ tết. Đồng thời lại phải tránh mùa hè nhiệt độ cao làm nhanh hỏng vật liệu, sản phẩm thực phẩm. Với cách xác định kỳ kế toán như hiện nay có rất nhiều bất tiện. Việc kết thúc niên độ tài chính cũ và chuyển sang niên độ mới (ngày 30/12 và ngày 1/1) làm cho công việc quyết toán năm trước thường dồn vào quý I năm sau. Thời điểm này chính là thời điểm doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất và bán ra phục vụ ngày tết, các dịp lễ hội xuân. Điều đó làm cho khối lượng công việc quý này khá nặng, lại đòi hỏi gấp rút nên áp lực lên nhân viên khá lớn, cường độ lao động cao. Từ đó dẫn đến hiệu suất làm việc không cao mà vẫn mệt mỏi. Trong khi đến quý sau chu kỳ kinh doanh bước sang giai đoạn chững, sản xuất cầm chừng chờ thời vụ, nghiệp vụ phát sinh ít lại chỉ phải lập báo cáo quý. Từ đó dẫn đến việc mất cân bằng trong nhịp độ hoạt động của phòng: lúc dồn cục, lúc rỗi rãi. Hơn thế nữa, việc phân niên độ kế toán ngang ngạnh chu kỳ kinh doanh khiến cho số liệu trên báo cáo thường rất lớn như tài khoản 152, 155, có nhiều khoản chờ kết chuyển nốt. Xuất phát từ những đặc điểm trên, nếu chủ trương này được đưa ra thì doanh nghiệp nên thay đổi. Theo em thời điểm doanh nghiệp có thể chuyển sổ là ngày 1/5 hoặc 1/4 . Đây là ngày đầu tiên sau dịp lễ hội lắng xuống. Hầu hết các chi phí bỏ ra đã được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ. Trong quý I, doanh nghiệp chỉ phải nộp báo cáo quý trước và ghi nhận các hoạt động kinh doanh sôi động, do đó mà giảm bớt được khối lượng công việc quý này. Đến quý II các hoạt động lắng xuống thì doanh nghiệp có thể lập các quyết toán năm. Đến đây cũng là bắt đầu vụ thu hoạch các loại vật tư thực phẩm chế biến như đường, bột mỳ…Và bây giờ doanh nghiệp cũng bắt đầu chuẩn bị các ngày lễ kỉ niệm lớn, tết thiếu nhi. Thời điểm này là điểm đầu và cuối của một chu kỳ kinh doanh. Nó cho phép tính chính xác kết quả cũng như hiệu quả của một chu kỳ kinh doanh. Các nhược điểm trên được tháo gỡ. Đồng thời sự biến động nhập xuất của nguyên vật liệu và sản phẩm thể hiện khá rõ các khâu, các giai đoạn của quá trình đầu tư chế biến. Ta nên chọn ngày 1/4 bởi đây là ngày đầu tiên của quý II theo niên độ kế toán hiện hành. Như vậy so với chế độ kế toán hiện nay, niên độ mới lệch đi một quý. Việc lập báo cáo cuối ngày 31/12 là việc tổng hợp 3 quý đầu năm này và quý cuối năm trước. Số liệu tổng hợp luỹ kế đó rất thuận tiện cho quyết toán tổng hợp cả năm. Và chỉ tiêu phân tích khả năng sinh lời qua một vòng kinh doanh có ý nghĩa hơn. Đây mới chỉ là ý tưởng còn có thể có nhiều điều chưa hợp lý. Nhưng đây cũng là một ý kiến, một đề xuất nên được xem xét nghiên cứu. Dù đã được thực thi ở nhiều nước song ở nước ta hình thức này còn nhiều mới lạ, nhiều người còn chưa hiểu rõ về nó. Vì thế cần lưu tâm đến, nếu trong tương lai có điều kiện thực thi.  Kết luận. Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán vật liệu có vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi chặt chẽ cả số lượng và chất lượng, chủng loại giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Từ đó để ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm bớt chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. Sau thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, tuy không ít thời gian nhưng cũng không nhiều để đủ cho em bắt kịp với tình hình thực tế nhưng cũng phần nào giúp em có những hình dung về công việc thực tế có những khó khăn, thuận lợi, những nghiệp vụ phát sinh … và hướng giải quyết phù hợp. Trong chừng mực kiến thức nhất định phù hợp với khả năng trình độ của bản thân, đề tài kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo hải hà đã giải quyết được những nội dung và yêu cầu đặt ra: Về lý luận: Em đã trình bày một cách khái quát có hệ thống về vấn đề lý luận cơ bản, về hạch toán vật liệu. Từ đó có thể vận dụng thích hợp đối với từng doanh nghiệp cụ thể. Về mặt thực tế: Trên cơ sở khái quát thực trạng công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như các biện pháp cụ thể nhằm đổi mới và hoàn thiện hạch toán vật liệu nói riêng cũng như công tác hạch toán nói chung. Để hoàn thiện bản chuyên đề thực tập này, em rất cảm ơn sự giúp đỡ của TS. Lê Thị Hồng Phương trực tiếp giảng dạy đã giúp đỡ em hoàn chỉnh kiến thức trên lý thuyết cũng như liên hệ thực tế tốt hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Bánh kẹo Hải Hà, các cán bộ phòng tài vụ và các thầy cô giáo của khoa Kinh tế đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bản thực tập này.