Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Giao thông vận tải – Chi nhánh Hà Nội

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI (TRACIMEXCO HA NOI) I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH 1. Lịch sử hình thành và phát triển đơn vị. Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo QĐ số 4915 /QĐ - TCCB – LĐ ngày 30/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ GTVT có chức năng XNK, xây dựng và cung ứng vật tư hàng hoá chuyên ngành GTVT. Công ty bao gồm 12 đơn vị thành viên được trải đều từ Bắc vào Nam . Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu tư GTVT là một đơn vị thành viên của Công ty có trụ sở trú đóng tại 61 Hàm Long – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội. Điện thoại : 04.9435918. Chi nhánh được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh tại QĐ số: 308388 ngày 15/7/1997 của UBND TP Hà Nội. Đơn vị có tên giao dịch quốc tế là TRANSPORT INVESTMENT COOPERATION and IMPORT – EXPORT CORPORATION BRANCH . Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu tư GTVT (TRACIME XCO/HN) được hoạt động theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc được mở tài khoản tại Ngân hàng, sử dụng con dấu riêng và hạch toán kinh tế độc lập. Kể từ ngày được thành lập đến nay được 8 năm Chi nhánh có một đội ngũ CBCNV giàu kinh nghiệm am hiểu về lĩnh vực GTVT, nhiệt tình, hăng say phát huy hết khả năng của mình từng bước đưa Chi nhánh ngày càng phát triển kịp với tiến độ phát triển của Công ty, ngành GTVT và vươn kịp với sự phát triển của đất nước trong xu hướng hội nhập Quốc tế. Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu tư GTVT có chức năng : XNK và kinh doanh vật tư thiết bị hàng hoá, phương tiện vận tải…. làm dịch vụ giao nhận vận chuyển và đại lý cho các hãng vận tải nước ngoài. Ngoài ra Chi nhánh còn được phép hoạt động trong việc làm đại lý bán hàng ô tô tải do Công ty sản xuất và lắp ráp. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải Chi nhánh TRACIMEXCO Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu hợp tác và đầu tư các thiết bị, hàng hoá... ngành giao thông vận tải. Vì đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh là kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá vật tư đòi hỏi phải giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước nên các giao dịch được thực hiện khá phức tạp, là người trung gian thực hiện vận chuyển hàng hoá, làm dịch vụ cho các Công ty để thu cước phí và hoa hồng phí, hoặc thực hiện chuyển giao công nghệ mới và xây dựng công trình giao thông bằng vật liệu mới để thu phí chuyển giao và thu lợi nhuận từ các công trình. Với đặc điểm của một doanh nghiệp kinh doanh trong các năm qua để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh và đạt hiệu quả kinh tế cao, Chi nhánh đã từng bước tổ chức lại cơ cấu quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm quy mô, tình hình hoạt động. Theo đó, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh là mô hình trực tuyến trong đó Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động, dưới Giám đốc là các phòng ban chức năng như: phòng tổ chức - hành chính, phòng tài chính - kế toán, phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu, phòng giao nhận - vận chuyển, cụ thể: Giám đốc: Là người được bổ nhiệm với chức năng điều hành mọi hoạt động của đơn vị. Là đại diện pháp nhân của đơn vị trong quan hệ với các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế. Điều hành chung mọi hoạt động trong đơn vị, xử lý thông tin, giao nhiệm vụ cho các phòng ban quyết định mọi vấn đề trong toàn đơn vị. Phòng tổ chức - hành chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc thực hiện các phương án cải tiến tổ chức kinh doanh; tổ chức quản lý, đáp ứng nhu cầu thực hiện kế hoạch, tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp theo thời kỳ. Thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên. Đồng thời tham gia giúp Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện công tác hành chính, y tế theo chế độ của Đảng, Nhà nước và cấp trên. Đảm nhiệm vai trò là cầu nối quan trọng trong quan hệ với cấp trên, chính quyền và nhân dân địa phương, quản lý nhà cửa và trang thiết bị của chi nhánh.... Phòng tài chính - Kế toán: Là cánh tay phải đắc lực của Giám đốc trong việc cung cấp các thông tin kinh tế của chi nhánh, giúp Giám đốc nắm được hoạt động thực trạng kinh doanh của chi nhánh hiện nay. Phòng tài chính kế toán tổ chức hạch toán kinh tế trong nội bộ theo chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nước về kinh tế, tài chính, tín dụng... theo điều lệ tổ chức kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Tổng Công ty. Phòng giao nhận - vận chuyển: Thực hiện chức năng giao dịch.Thực hiện khoản mua bán, vận chuyển hàng hoá, vật tư thiết bị,... thông qua trung tâm dịch vụ giao nhận - vận chuyển và đại lý SDV. Nếu như các phòng ban khác là người vạch kế hoạch phương hướng kinh doanh thì đây là phòng trực tiếp thực hiện liên quan đến đối tượng kinh doanh... Phòng kinh doanh: Làm nhiệm vụ kế hoạch và phương hướng sản xuất kinh doanh hàng kỳ từ các số liệu báo cáo định kỳ của các bộ phận khác trong Công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và đề ra các giải pháp khi cần thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải được thể hiện rõ nét qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI Giám đốc Phòng TC - HC Phòng TC - KT Phòng KD - XNK Phòng GN - VC Cùng với bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh như trên Chi nhánh đã chủ động xây dựng và thực hiện mục tiêu, phương hướng phát triển dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, toàn năm theo phương hướng phát triển ngành, nội dung kế hoạch hướng dẫn của Công ty, chỉ tiêu pháp lệnh được giao và nhu cầu trên thị trường. Kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện của đơn vị sau khi được Công ty duyệt và cân đối thì đơn vị có trách nhiệm bảo đảm hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước. Ngoài việc bảo đảm thực hiện phần kế hoạch đăng ký được chấp nhận, căn cứ nhu cầu thị trường, Chi nhánh được quyền chủ động mở rộng hoạt động sản xuất, dịch vụ kỹ thuật theo quy định của pháp luật. Để có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian gần đây chúng ta tìm hiểu thêm một số chỉ tiêu kinh tế tài chính thông qua bảng sau: BẢNG SỐ LIỆU TÀI CHÍNH TRONG CÁC NĂM GẦN ĐÂY Đơn vị tính: triệu đồng Thứ tự Hạng mục Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng tài sản 8.512 11.212 12.085 2 Tài sản hiện có 5.236 6.523 7.587 3 Tổng nợ 6.231 7.526 8.596 4 Nợ hiện thời 3.519 4.916 5.524 5 Tài sản thực có (1-3) 2.281 3.686 3.489 6 Vốn lưu động (2-4)) 1.717 1.607 2.063 7 Vốn đầu tư 1.152 1.457 1.75 5 8 Thu nhập thuần 78 84 135 BẢNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA CHI NHÁNH NĂM 2003-2004 Đơn vị tính: đồng Thứ tự Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh Số tiền Tỉ lệ % 1 Tổng doanh thu TT 5.115.226.589 7.512.412.233 2.397.185.644 46,86 2 Tổng chi phí 4.526.789.558 6.114.778.996 1.587.989.438 35,08 3 Tỷ suất chi phí % 88,50 81,39 4 Tổng lợi nhuận TT 92.213.333 146.225.228 54.011.895 58,57 5 Tỷ suất LN/DT % 1,80 1,95 6 Nộp NSNN 815.237.268 962.435.755 147.198.487 18,06 Trong đó VAT 250.005.258 357.235.658 Theo bảng trên ta thấy chi phí năm 2004 tăng hơn so với năm 2003 là: 1.587.989.438 đ với tỉ lệ tăng là: 35,08% trong khi đó doanh thu của Chi nhánh năm 2004 tăng hơn so với năm 2003 là: 2.397.185.644 với tỉ lệ tăng là: 46,86% lớn hơn tỉ lệ tăng chi phí cho nên đã làm cho tỉ suất chi phí giảm: -7,11% và Chi nhánh đã đạt mức tiết kiệm chi phí là: 1.587.989.438 đ. Đồng thời tổng lợi nhuận tăng lên : 54.011.895đ với tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng: 0,15%. Như vậy có thể đánh giá tình hình quản lý khâu kinh doanh và sử dụng chi phí của Chi nhánh là tương đối tốt. II. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG VÀ CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CHI NHÁNH. 1. Đặc điểm lao động Lao động là một bộ phận quan trọng của Chi nhánh. Vì vậy phải bố trí cho phù hợp năng lực kinh doanh. Bên cạnh đó, phải dựa vào kết quả kinh doanh và bố trí lực lượng lao động cho phù hợp với thị trường đầu ra. Đến nay Chi nhánh có lực lượng 60 cán bộ , trong đó có 35 người có trình độ đại học, 20 nguời có trình độ cao đẳng, 5 người có trình độ trung cấp. Thông qua bảng "Cơ cấu lao động theo ngành học" chúng ta có thể hiểu rõ hơn về cơ cấu cán bộ trong Chi nhánh. BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO CHUYÊN NGÀNH TT Chuyên ngành Số người 1 Cử nhân kinh tế 15 2 Cử nhân luật 2 3 Kỹ sư chế tạo máy 13 4 Cử nhân ngoại ngữ 4 5 Kỹ sư xây dựng 5 6 Kỹ sư tin học 6 7 Trung cấp tài chính kế toán 5 8 Cao đẳng giao thông vận tải 10 Do đặc điểm kinh doanh của mình, khi cần vận chuyển hàng hoá thì đơn vị mới thuê thêm lực lượng lao động bên ngoài. Nếu xét theo cơ cấu lao động trên thì lực lượng lao động của đơn vị cũng chưa phải là lớn mạnh, nhưng nếu đơn vị sử dụng hợp lý và phát huy tiềm năng của nó thì sẽ nâng cao năng suất lao động, mở rộng quy mô sản xuất và từ đó không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên. 2. Đặc điểm thị trường Do đơn vị là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chủ yếu là vận chuyển hàng hoá, buôn bán các thiết bị giao thông, làm đại lý cho các hãng vận tải nước ngoài nên thị trường cũng tương đối đa dạng bao gồm các đơn vị vận tải có liên quan đến sản phẩm, tất cả các đơn vị có nhu cầu về các hàng hoá thuộc ngành giao thông như cần cẩu, ô tô, v.v... Luôn luôn hướng tới một mục tiêu là nâng cao hiệu qủa kinh doanh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên nên đơn vị rất chú trọng vào việc mở rộng thị trường vận tải, vận chuyển của mình. Đơn vị có một đội ngũ vận chuyển giàu kinh nghiệm, một đội ngũ nhân viên tiếp thị quảng cáo mở rộng thị trường nhiệt tình. PHẦN II TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI. I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Phòng kế toán - Tài chính là một trong 4 phòng có chức năng quản lý chính của Chi nhánh. Đối với Chi nhánh bộ máy kế toán là tập hợp tất cả các cán bộ kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán từng phần hành cụ thể. Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có được hiệu quả là do sự phân công tạo lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công việc kế toán. Do đây là Chi nhánh hạch toán độc lập với Công ty nên mô hình kế toán theo kiểu phân tán. Phòng kế toán của Chi nhánh có bộ máy kế toán riêng để thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo. Chi nhánh có hệ thống tài khoản riêng và sổ sách kế toán riêng. Bộ máy kế toán ở Chi nhánh bao gồm một Kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán ngân hàng, một kế tóan thanh toán kiêm kế toán công nợ, một kế toán vật tư và tài sản cố định, chức năng nhiệm vụ của từng người như sau: Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán ở đơn vị, giúp giám đốc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết, tập hợp phân bố các khoản chi phí , các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán là cơ sở để Chi nhánh công khai tình hình tài chính và báo cáo với Công ty. Kế toán tổng hợp kiêm làm lương hàng tháng cho CBCNV. Kế toán thanh toán và công nợ: Mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản công nợ phải thu , phải trả của Chi nhánh, các khoản tiền vay và thanh toán tiền lương cho cán bộ, công nhân viên của Chi nhánh và các khoản thanh toán khác. Kế toán ngân hàng : Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng để huy động vốn, mở tài khoản tiền gửi và tiền vay, mở tài khoản bảo lãnh các hợp đồng tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi sổ chi tiết ngân hàng. Kế toán vật tư và tài sản cố định: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật tư, kế toán tiến hành ghi số chi tiết vật tư. Khi có nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài sản cố định. Định kỳ, tiến hành kiểm kê, lập văn bản kiểm kê tài sản cố định và tính trích khấu hao tài sản cố định Tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán vật tư và tài sản cố định II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN. Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên sử dụng hệ thống tài khoản của Công ty tức là đã thực hiện hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản bổ sung nội dung hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định nói trên Song xuất phát từ mô hình tổ chức quản lý, loại hình doanh nghiệp, đặc thù sản phẩm và những vấn đề cần phải tổ chức quản lý cho phù hợp, phòng kế toán tài chính của Chi nhánh vận dụng những tài khoản kế toán phản ánh các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra, công nợ, tài sản … và có những điểm đặc thù là: Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không được trích lập các quỹ đầu tư phát triển(TK 414), quỹ khen thưởng phúc lợi (TK 431) và quỹ đầu tư xây dựng cơ bản (TK 441). Ngoài ra Chi nhánh còn nhận làm đại lý cho hãng vận tải nước ngoài là SDV – Singapore nên thường xuyên sử dụng tài khoản là TK 138: Các khoản phải thu khác dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán về các khoản phải thu ngoài phạm vi phản ánh của tài khoản "Phải thu khách hàng" và tài khoản "Phải thu nội bộ" và cũng được chi tiết thành các tiểu khoản là, TK 13881: Phải thu khác bao gồm các khoản phải thu không phải là phải thu khách hàng như chênh lệch tỷ giá, các khoản phí được bồi thường. TK 13888: Phải thu hộ SDV. Vì công ty vận tải nước ngoài không có tư cách pháp nhân để hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam nên Chi nhánh nhận làm đại lý, thông qua Chi nhánh để thu tiền hay các khoản phải thu khác từ khách hàng. Tương ứng với TK 1388 là TK 3388 cũng được chi tiết thành hai tài khoản là TK 33881: Phải trả khác bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên hay khoản hội họp tiếp khách…Và TK 33888 phản ánh khoản phải trả hộ SDV. Khi làm đại lý cho công ty vận tải nước ngoài Chi nhánh sẽ phát sinh các khoản phải trả hộ cho họ và được hạch toán thông qua tài khoản này. Bên cạnh đó Chi nhánh là một đơn vị thương mại vừa kinh doanh hàng hoá vừa kinh doanh dịch vụ nên TK 511 cũng được chi tiết thành: TK 5111: Doanh thu hàng hoá bao gồm bán hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá nội địa. Còn TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ như phí vận tải, cước vận tải . III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải thực hiện chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chi nhánh cũng sử dụng các bảng biểu giống như các đơn vị khác và tuân theo quy định của Nhà nước. Về chứng từ tiền lương, sử dụng các mẫu biểu sau: Bảng chấm công, bảng thanh thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ BHXH, bảng thanh toán BHXH, hợp đồng giao khoán nội bộ. Theo quyết định số 885/1998/GĐ/BTC ngày 16/7/19, về tiền tệ, sử dụng các mẫu biểu, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bản kiểm kê quỹ…Về tài sản cố định, sử dụng các mẫu biểu, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý. Hoạt động kinh doanh của Chi nhánh chủ yếu là xuất nhập khẩu, làm dịch vụ giao nhận vận chuyển, làm đại ly cho hãng vận tải nước ngoài nên về mặt chứng từ sử dụng cũng có những điểm đặc thù riêng không giống đơn vị sản xuất hay xây dựng. Hàng hoá Chi nhánh nhập chủ yếu là xe ô tô du lịch, xe ô tô con, ổ cắm, cầu giao điện, phụ tùng ô tô...trong đó hàng hoá nhập được chi làm hai loại nhập nội địa và nhập khẩu. Khi nhập khẩu (cả nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp). Chi nhánh sử dụng các chứng từ như hợp đồng ngoại – dùng để ký kết hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài, cùng với đó là vận đơn, tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Đây là chứng từ cần phải có của phần nhập khẩu để có thể hạch toán. Còn với hàng nhập nội địa thì chứng là hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, giấy báo ngân hàng được sử dụng để hạch toán. Đối với hoạt động làm đại ly thì Chi nhánh phải dựa trên hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền... để hạch toán số lượng hàng hoá bán ra từ đó lập bảng kê báo lại cho bên chủ để tính ra tiền hoa hồng đại lý. Để thực hiện tốt việc thực hiện ghi chép ban đầu Chi nhánh thực hiện theo " Quy chế quản lý tài chính trong đó có phần quy định về chứng từ thanh toán" của Công ty. Khi các chứng từ được tập hợp về phòng kế toán tài chính, quy trình được luân chuyển xử lý như sau ( trang sau ): QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN XỬ LÝ Kế toán viên thực hiện chứng từ kế toán nhập số liệu vào máy vi tính Kế toán trưởng phó Giám đốc, Giám đốc ký Vào sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ cái, sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo xuất nhập khẩu Báo cáo tổng hợp SXKD Báo cáo hoạt động SXKDXNK IV. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN Hiện nay Chi nhánh áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kỳ kế toán theo quý, năm. Chi nhánh đã xây dựng quy trình kế toán trên máy vi tính, do đó giảm bớt sự ghi chép ở phòng kế toán. Nhân viên phải sử dụng thành thạo vi tính, cập nhật số liệu và xử lý chúng từ một cách chính xác. Theo đó các loại sổ sách được sử dụng trong Chi nhánh là: Sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, bảng tổng hợp số dư, bảng cân đối số phát sinh. Đối với Chi nhánh quy định 10 ngày lập một chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Các nhân viên hàng ngày thực hiện các thao tác trên máy, vào sổ trên máy dựa trên phần mềm Công ty tự viết. Nhưng định kỳ vẫn phải cho in các sổ sách ra để bảo quản lưu trữ theo đúng quy định. Theo đặc thù kinh doanh của Chi nhánh sổ chi tiết TK 13881 và TK 33881 sẽ được mở để theo dõi các khoản phải thu, phải trả hộ SDV – Singapore được chặt chẽ đồng thời sau đó có căn cứ để tính hoa hồng được hưởng hay lợi ích và trách nhiệm mình phải chịu. Ngoài ra kế toán còn phải mở sổ chi tiết cho tài khoản 511 chi tiết đến TK 5111 và TK 5113 để theo dõi doanh thu theo từng ngạch hoạt động như doanh thu bán hàng hoá (bán hàng nhập khẩu và hàng nội địa) và doanh thu cung cấp dịch vụ (phí vận tải, cước vận tải). Theo đó quy trình ghi chép sổ sách của Chi nhánh thể hiện qua sơ đồ sau: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔTẠI CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tàI chính : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng V. KHÁI QUÁT QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN CỦA CHI NHÁNH Nhằm tổng hợp và trình bày một cách tổng quát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Chi nhánh đã áp dụng hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và cuối kỳ kế toán Chi nhánh sử dụng các báo cáo như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, song do Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên đến cuối kỳ kế toán không được trích lập các quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi và quỹ đầu tư xây dựng cơ bản mà đến kỳ kế toán lập các báo cáo nộp lên cho Tổng công ty và đồng thời lậpbáo cáo tổng hợp sản xuất kinh doanh về các mặt như kinh doanh dịch vụ hay kinh doanh xuất nhập khẩu để Tổng công ty tập hợp và tiến hành lên các báo cáo theo quy định của Nhà nước. Mặt khác Chi nhánh hoạt động mạnh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu (doanh thu chiếm trên 70%) nên còn phải tiến hành lập báo cáo xuất nhập khẩu để xem trong tháng này, quý này Chi nhánh đã nhập những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu và có theo chỉ đạo của Tổng công ty hay không. Hay như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu để biết được hoạt động này hiện nay ra sao, cần phát huy và khắc phục những điểm gì, mặt hàng nào nên chọn là thế mạnh. Đó là thông thường ngoài ra còn có trường hợp đột xuất mà Tổng công ty yêu cầu thì Chi nhánh còn phải lập các báo cáo doanh thu, công nợ để nộp hoặc một vài loại báo cáo khác. Dưới đây là mẫu biểu một số loại báo cáo: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH XNK – THÁNG 9 NĂM 2005 Stt Chỉ tiêu Đvt Tồn đầu kỳ Thực hiện tháng 9 Chênh lệch Luỹ kế 9 tháng Chênh lệch Tổng cuối ky SL GT Mua vào Bán ra Mua vào Bán ra SL GT SL GT SL GT SL GT SL GT I 1 a b (1) (2) (3) 2 a b II Kinh doanh XNK XNK trực tiếp Xuất khẩu Nhập khẩu 5 xe ô tô hiệu Suzuki Ghế văn phòng Màng nhựa phế phẩm XNK uỷ thác Xuất khẩu Nhập khẩu Kinh doanh nội địa Triệu Triệu Triệu 402 402 402 408 408 408 6 6 6 26 26 5 21 2.377 2.377 1.919 56 402 26 26 5 21 2.423 2.423 1.949 66 408 46 46 30 10 6 Tổng cộng 402 408 6 26 2.377 26 2.423 46 BÁO CÁO XUẤT NHẬP KHẨU THÁNG 9 NĂM 2005 STT Hạng mục Nước XNK Đơn vị tính Thực hiện tháng 9 Luỹ kế 9 tháng Số lượng Trị giá USD Số lượng Trị giá USD I 1 2 (1) (2) (3) II 1 2 Xuát nhập khẩu trực tiếp Xuất khẩu Nhập khẩu 5 xe ô tô con hiệu Suzuki Ghế văn phòng Màng nhựa phế phẩm Xuất nhập khẩu uỷ thác Xuất khẩu Nhập khẩu Nhật bản Malaysia Thuy điển Chiếc Chiếc Tấn 103.26 103.26 103.26 20.652 20.652 20.652 129 129 5 21 103.26 64.522,48 64.552.48 40.500 3.400,48 20.652 Tổng cộng 103.26 20.652 129 64.552,48 PHẦN III. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi, những yếu tố của nền kinh tế thị trường đang dần hình thành. Hội nhập quốc tế và khu vực đang là một thách thức lớn. Để công tác kế toán thực sự phát huy được chức năng là công cụ quan trọng bậc nhất trong quản lý, đối với Chi nhánh nói riêng cần thực hiện các biện pháp hoàn thiện. Tuy Chi nhánh thành lập được một thời gian chưa dài nhưng đơn vị đã từng bước hoà nhập với môi trường kinh doanh để xây dựng và phát triển ngày một tốt hơn nhằm đảm bảo có việc làm, thu nhập ổn định cho người lao động, thực hiện tốt nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Trong việc tổ chức công tác kế toán, phải xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cùng với việc tổ chức lại cho hợp lý và phù hợp. Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải có những đặc điểm riêng như lĩnh vực kinh doanh quy mô, tính chất sản phẩm các đối tác kinh doanh, hệ thống thông tin kinh tế tài chính, tổ chức bộ máy, phân công trách nhiệm, xây dựng quy chế làm việc, kiểm tra, kiểm soát, xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược phát triển. Nếu hiểu rõ những điều đó thì sẽ thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán. I. ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau liên quan chặt chẽ với nhau như lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phải lấy chất lượng, hiệu quả công việc làm thước đo, sao cho thu thập thông tin vừa đầy đủ, kịp thời, chính xác vừa tiết kiệm chi phí. Song đây mới chỉ là Chi nhánh của Công ty nên hoạt động còn nhỏ bộ máy kế toán cũng vì thế được tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung và phần nào đã giải quyết tốt mối quan hệ tài chính – kế toán trong Chi nhánh và đáp ứng những đòi hỏi của Tổng công ty. Phòng kế toán với một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp và các kế toán viên phần hành bộ máy kế toán đã đi vào quy củ nhưng nếu Chi nhánh mở rộng thêm phạm vi kinh doanh thì bộ máy kế toán cũng cần được tổ chức lại chứ không phải đơn giản như hiện nay. II. ĐÁNH GIÁ VỀ VIỆC TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI Mặc dù là đơn vị thành viên sử dụng hệ thống chứng từ của Công ty nhưng nói chung Chi nhánh đã áp dụng đúng theo tinh thần của quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sử dụng linh hoạt cho phù hợp với điều kiện của mình. Với đặc thù là kinh doanh trong ngành giao thông vận tải mà hoạt động nhiều nhất lại là xuất nhập khẩu nên Chi nhánh về cơ bản đã đáp ứng đủ những chứng từ đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. Về hoạt động đại lý và hoạt động kinh doanh dịch vụ Chi nhánh hoạt động còn ít nên chứng từ sử dụng còn đơn giản. Trong tương lai Chi nhánh sẽ mở rộng hoạt động trong lĩnh vực này vậy thì ngay từ bây giờ cán bộ phòng kế toán phải được tìm hiểu thêm về hệ thống chứng từ sử dụng cho hoạt động này để thực hiện công tác tốt. III. ĐÁNH GIÁ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN Về sổ sách sử dụng tại Chi nhánh nói chung đã hợp lý nhưng đối với sổ chi tiết tài khoản 154 thì chưa thật chi tiết cho từng loại hàng hoá khi làm dịch vụ và giao nhận vận chuyển. Nhưng với quy mô của Chi nhánh ngày càng được mở rộng như hiện nay thì việc theo dõi theo từng mặt hàng là cần thiết. Do vậy công ty nên mở chi tiết tài khoản 154 cho từng loại mặt hàng. Về sử dụng báo cáo tài chính, thì Chi nhánh Công Ty XNK và hợp tác đầu tư GTVT( TRACIMEXCO/HN) là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không được trích lập các quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi và qũy đầu tư xây dựng cơ bản. Do đó đến kỳ kế toán, Chi nhánh lập các báo cáo và chuyển vào cho Tổng công ty và Chi nhánh chỉ lập các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên, bên cạnh đó theo định kỳ lập báo cáo tổng hợp sản xuất kinh doanh, báo cáo xuất nhập khẩu, báo cáo kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu. Nói chung về cơ bản Chi nhánh đã thực hiện tốt chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính Chi nhánh và yêu cầu của Tổng Công ty. Trên đây là cái nhìn tổng quan về Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải. Mặc dù chưa đánh giá hết song đây là cái nhìn khái quát của em về Chi nhánh cũng như tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh. Với góc nhìn của một sinh viên kế toán thực tập taị Chi nhánh mà hoạt động kinh doanh mang tính đặc thù giữa kiến thức giảng đường và kiến thức thực tiễn còn có khoảng cách. Do vậy bài viết của em không tránh khỏi những điều sai sót mong thầy xem xét và chỉ bảo./. MỤC LỤC Trang Phần I: Tổng quan về Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Giao thông vận tải - Chi nhánh Hà Nội 1 I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh 1 1. Lịch sử hình thành và phát triển 1 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh 2 II. Đặc điểm lao động và thị trường lao động 5 1. Đặc điểm lao động 5 2. Đặc điểm thị trường 6 Phần II: Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Giao thông vận tải – Chi nhánh Hà Nội 7 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 7 II. Đặc điểm tổ chức vận dụng tài khoản kế toán 8 III. Đặc điểm tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 10 IV. Đặc điểm tổ chức vận dụng sổ sách kế toán 11 V. Đặc điểm tổ chức vận dụng báo cáo tài chính 13 Phần III. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải 16 I. Đánh giá việc tổ chức bộ máy kế toán 16 II. Đánh giá về việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư nước ngoài 17 III. Đánh giá vấn đề tổ chức vận dụng sổ sách kế toán và báo cáo kế toán 17