Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại tại Công ty TNHH Xuân Lộc

cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm 2004 - 2005 ta lập bảng phân tích sau: Biểu số 1: Đơn vị: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh năm 2005 với năm 2004 Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 28.783.147.169 39.712.500.135 10.929.352.966 37,97 2. Các khoản giảm trừ 1.823.526.914 1.811.857.449 -11.669.465 -0,54 3. Tổng chi phí SXKD 28.820.092.608 30.845.290.053 2.025.197.445 7,02 4. Lợi nhuận trước thuế 620.027.038 1.192.067.038 572.040.000 92,26 5. Thuế thu nhập doanh nghiệp 261.185.000 381.461.452 120.276.452 46,05 6. Lợi nhuận sau thuế 358.882.038 810.605.586 451.723.548 25,86 II. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty: 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Xuân Lộc tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng tổ chức HC Phòng tài vụ Phòng thị trường Cửa hàng quận Long Biên Cửahàng huyện Từ Liêm Cửa hàng quận Ba Đình Cửahàng thị trấn Đông Anh Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc thực hiện quyền lãnh đạo và trách nhiệm trước giám đốc với trách nhiệm của công ty. Công ty gồm 05 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức hành chính : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kế hoạch : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng tài vụ : Phòng làm công tác quản lý thống kê kế toán tài chính .Đảm bảo trả lương cho công nhân viên và các chế độ chính sách khác của công nhân toàn công ty.Hơn nữa, phòng tài vụ còn giúp giám đốc trong việc quản lý Tiền tệ và chấp hành các chính sách của nhà nước. - Phòng thị trường : Phòng có nhiệm vụ nắm bắt thông tin thị trường quảng cáo giới thiệu và bán các sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty giúp cho công ty tối đa hoá lợi nhuận . - Các cửa hàng : Có nhiệm vụ đại lý ký gửi hàng hoá dịch vụ tổng hợp và vật liệu xây dựng. Để tiếp cận thị trường, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng quận Ba Đình - Địa chỉ: 612 Đê La Thành – Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng quận Long Biên - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương... III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty TNHH Xuân Lộc là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán , phòng tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty Xuân Lộc. Kế toán thanh toán KT vật tư, hàng hoá KT tiền mặt, tiền gửi NH KT tiền lương và chi phí Thủ quỹ Kế toán trưởng * Phòng kế toán Công ty gồm: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty. - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ. 2. Đặc điểm hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng : Các chứng từ: - Hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển - Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt - Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng - Hợp đồng bán hàng - Biên lai thủ tục thuế - Các chứng từ có liên quan khác 3. Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán: Để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty và đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ. 4.1. Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết 4.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký - Chứng từ - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định số 1141TC/QC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính. Mặc dù các chứng từ và sổ sách do Công ty tự lập để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của mình trong các chứng từ sổ sách được lập theo mẫu và không có sự khác biệt gì so với mẫu của chế độ ban hành. - Chế độ TK: Công ty sử dụng danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (đã sử dụng theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính. - Chế độ sổ sách: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ và yêu cầu quản lý, Công ty đã lựa chọn chế độ sổ kế toán được ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính và được áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số 8 Nhật ký - Chứng từ số 5, 6 , 8 Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 331 Sổ cái TK 151, 156, 331 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán: Công ty áp dụng chế độ kết toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống báo cáo của Công ty gồm các bảng, biểu sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo tổng kết tài sản - Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Quyết toán thuế GTGT IV. Thực trạng về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty : 1. Kế toán bán hàng hoá ở Công ty: Công ty TNHH Xuân Lộc thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8mm tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh f10 á f32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 á L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Xuân Lộc chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty Xuân Lộc xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nước: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Quản lý bán hàng hoá ở Công ty : - Đặc điểm bán hàng : + Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách phẩm chất hàng hoá bán: Trước khi nhập, hàng hoá được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu. + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá thành sản phẩm xuất của thành phẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc đổi hàng. Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có liên quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chất được ngân hàng bảo lãnh. 1.3. Các phương thức bán hàng Công ty đang áp dụng: Công ty tổ chức tiêu thụ hàng hoá theo các phương thức: - Bán hàng giao trực tiếp (nội địa) - Bán hàng nội bộ (bán hàng điều chuyển) giữa các cửa hàng hoặc các đơn vị trực thuộc với nhau. - Chi phí vận chuyển hàng hoá sẽ thoả thuận ghi rõ trong hợp đồng nhưng thường là do Công ty chịu. Công ty hạch toán hàng hoá tồn kho theo phương pháp KKTX, do vậy nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó chứng từ bán hàng của Công ty là Hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành, mua tại cơ quan thuế. Khi có nghiệp vụ bán hàng hoá phát sinh, kế toán lập hoá đơn GTGT, Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên giống nhau về nội dung kinh tế: Liên 1: Được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký của: Người mua, người lập phiếu, thủ trưởng đơn vị. 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm kiểm doanh của Công ty, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Công ty sử dụng hệ thống TK theo đúng Chế độ kế toán hiện hành theo quy định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, do yêu cầu quản lý chi tiết của hoạt động kinh doanh, Công ty còn mở và sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4. ở Công ty kế toán sử dụng các TK chủ yếu sau. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá trong nước TK 5114: Hoa hồng uỷ thác - TK 512: Doanh thu nội bộ - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh hoạt động bán hàng, kinh doanh trong nước. - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 331: Phải trả người bán - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá 2.2. Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: Ví dụ: Ngày 03/01/2006 xuất hàng cho Công ty Licogi, thép F13, F 18, F25 Trị giá xuất kho : + Thép F13 LD : 16.295.787 + Thép F18 LD : 122.938.038 + Thép F25 LD : 293.853.003 Trị giá lô hàng (chưa có thuế) : 462.061.289 Thuế GTGT 10% : 46.206.128 Tổng giá thanh toán : 508.267.417 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế kế toán lập phiếu xuất kho, phiếu này được thành 3 liên. Sâu khi lập phiếu xong, người phụ trách cung ứng ký, ghi rõ họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghivào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất, ký ghi rõ họ tên. Liên 1: Lưu ở bộ phận phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vảo thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Phiếu này có mẫu như sau: Bảng số 1 : Đơn vị: C.ty Xuân Lộc Địa chỉ: 612 Đê La Thành Phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01-vật tư Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số: 86 Họ tên người nhận hàng: Anh Vang Nợ TK 632 Lý do xuất kho: Xuất bán Có TK 1561 Xuất tại kho: Đê La Thành TT Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Thép F 13 LD Kg 3.984,3 4090 16.295.787 2 Thép F 18 LD - 30.058,2 4090 122.938.038 3 Thép F 25 LD - 71.846,7 4090 293.853.003 Cộng 433.086.828 Xuất, ngày 03 tháng 01 năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Bảng số 2: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ:612 Đê La Thành - Hà Nội Điện thoại: 8.622469 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho dùng để theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Bảng số 3: Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2006 Tờ số: 01 Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD - Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 62.602,7 1 043965 01/01 Nhập của Chi nhánh C.ty Kim khí TP HCM 43.391 105.993,7 2 41290 02/01 Xuất bán 2.500 103.493,7 3 41291 03/01 Xuất bán 3.500 99.993,7 4 043974 08/01 Nhập của Chi nhánh 15.298 115.291,7 5 41300 08/01 Xuất bán 15.000 100.291,7 6 043975 20/01 Nhập của Chi nhánh 15.188 115.479,7 7 043978 24/01 Nhập của Chi nhánh 14.361 129.840,7 Xuất bán ..... Cộng 88.238 101.123,5 49.717,2 Song song với việc phản ánh tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên thẻ kho, hàng ngày kế toán lập bảng kê chi tiết TK 156 và bảng cân đối hàng hoá (TK156) Căn cứ vào phiếu nhập kho đối với hàng mua về và hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) đối với hàng xuất bán, kế toán ghi rõ số phát sinh của từng loại hàng hoá và đối tượng giao dịch của Công ty. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 21610 ngày 05/5/2006 kế toán ghi định khoản với số phát sinh như sau: Nợ TK 632 : 164.510.148 Cớ TK 1561 : 164.510.148 Đơn vị khách hàng của Công ty là Công ty Licogi, hàng xuất bán của Công ty là thép LD các loại. Bảng kê này giúp cho kế toán Công ty theo dõi một cách cụ thể và có hệ thống các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng của Công ty. Căn cứ vào các lệnh nhập, xuất kế toán lập bảng cân đối hàng hoá (156) để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của các loại vật tư, hàng hoá. Bảng này được lập cho cả kỳ kế toán, phải ảnh cả về mặt số lượng và thành tiền của từng loại hàng hoá. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền ngân phiếu thi kế toán thanh toán lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liền rồi chuyển cho thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu tiền thu thực tế với số tiền ghi phiếu trước khi kí tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Phiếu thu có mẫu sau: Bảng số 4 : Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Phiếu thu Ngày 20 tháng 2 năm 2006 Quyển số: 08 Số: 432 Nợ: 111 Có: 511 + 3331 Họ tên người nộp tiền: Chị Hà Địa chỉ: Công ty TNHH Hà Minh Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn số 41315 ngày 19/01/2006 Số tiền: 180.400.000 (Bằng chữ) Một trăm tám mươi triệu bốn trăm ngàn đồng. Kèm theo:............... Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)............................ Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ Thông thường khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt, ngoài ra một số khách hàng thanh toán bằng Séc, chuyển khoản. - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán vào bảng kê số 1 Bảng số 5: Bảng kê số 1 STT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 112 511 3331 311 .... Cộng nợ TK 111 1 01/01 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 07/01 255.100.000 25.510.000 280.610.000 43 20/01 164.000.000 16.400.000 180.400.000 4 21/01 350.000.000 350.000.000 5 29/01 253.850.000 25.385.000 300.000.000 579.235.000 .... .... .... ... .... Cộng 443.530.000 2.243.881.780 224.388.178 300.000.000 ... .... - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH kế toán vào bảng kê số 2 Bảng số 6: Bảng kê số 2 STT Ngày Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 111 511 3331 131 .... Cộng nợ TK 112 1 03/01 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 09/01 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/01 200.000.000 40.991.900 4.099.190 245.091.090 4 21/01 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 24/01 569.807.930 569.807.930 ..... .... .... .... ... .... Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.930 ... .... - Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. Bảng số 7: Tên đơn vị: công ty Licogi 19 Chi tiết công nợ TK 131 Từ ngày 01/01/2006 đến 31/3/2006 Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.064.724.068 41291 02/01 Thép f25 511 89.041.170 Thuế 3331 8.904.117 41292 03/01 Thép f13 á f25 511 462.061.289 Thuế 3331 46.206.128 41298 05/01 Thép f13 á f19 511 147.656.511 Thuế 3331 14.765.651 24/01 Thanh toán 112 569.807.930 Cộng 768.634.866 569.807.930 1.263.551.004 Sau đó căn cứ vào các sổ chi tiết phải thu của khách hàng, kế toán lập bảng tổng hợp phải thu của khách hàng TK131 Bảng số 8: Bảng kê số 11 - PHải thu của khách hàng Quý I/2006 Số TT Diễn giải Dư đầu tháng Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng 511 3331 Công nợ 111 112 ... Cộng có 1 Cty Licogi 1.064.724.068 698.758.970 69.875.897 768.634.866 569.807.930 569.807.930 1.263.511.004 2 Cty M. Phương 92.871.815 315.820.000 31.582.000 347.402.000 92.871.815 92.871.815 347.402.000 3 Cty Hà Minh 350.000.000 350.000.000 350.000.000 0 ... ... Cộng 1.907.595.883 2.455.825.211 245.582.521 2.701.407.732 1.488.365.815 847.092.930 2.335.458.745 2.273.544.870 3. Phương pháp tính giá vốn Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp gía thực tế đích danh. Trị giá thực tế trong kỳ thuộc lô hàng mua vào thì được tính theo trị giá (đơn giá) thực tế xuất kho của lô hàng. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ (thuộc lô hàng i) = Số lượng hàng hoá xuất kho (thuộc lô hàng i) trong kỳ x Giá đơn vị của hàng hoá (thuộc lô hàng i) Theo công thức này, trị giá vốn của hàng bán xuất bán chỉ mới phản ánh phần giá mua thực tế theo giá nhập kho của hàng xuất bán chứ chưa bao gồm chi phí thu mua hàng hoá. Khi xuất bán hàng hoá, kế toán của Công ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn GTGT và giá mua thực tế của hàng nhập kho (giá mua theo phiếu nhập kho) để tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp giá thực tế đích danh. Chi phí mua hàng gồm các khoản: chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí tiếp nhận và chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp hàng nhập kho và các chi phí khác có liên quan. Khi mua hàng nếu phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ vào phiếu chi và hoá đơn GTGT kế toán ghi sổ chi phí mua hàng theo định khoản: Nợ TK 1562 - Chi phí mua hàng Có TK 111, 112 - Số đã chi Số chi phí mua hàng được mở cho tất cả các loại vật tư hàng hoá, đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ (thường là kết chuyển hết) cho hàng bán ra trong kỳ: Nợ TK: 632 - Giá vốn hàng bán Có TK: 1562 - Tập hợp chi phí mua hàng Để theo dõi trị giá vốn của các mặt hàng xuất bán trong kỳ một cách chi tiết kế toán Công ty lập bảng kê chi tiết giá vốn hàng bán. 4. Nội dung kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu: 4 .1. Kế toán doanh thu: Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than ghi một lần: (Bảng 2) Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Gia cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Hàng tháng kế toán căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết. 4.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Trong nhiều trừơng hợp vì có những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán, công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Ví dụ: Trong quá trình bán hàng của Công ty quý I năm 2006 phát sinh một số trường hợp giảm giá hàng bán cho khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn có liên quan kế toán ghi: - Giảm giá hàng bán: Nợ TK 532 : 1.800.000 Nợ TK 3331 : 180.000 Có TK 111 : 1.980.000 Cuối tháng, quý, hoặc năm kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ TK 511 : 1.800.000 Có TK 532 : 1.800.000 Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại 5. Kế toán phải thu của khách hàng: Hàng tháng xác định các khoản phải thu của từng khách hàng trên "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng" 6. Kế toán thuế GTGT phải nộp: Hàng hoá kinh doanh của Công ty là các mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Luật thuế GTGT được áp dụng thống nhất trên toàn quốc đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh các loại hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT kể từ ngày 01/01/1999 Về phương pháp tính và nộp thuế: Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Để theo dõi thuế GTGT phải nộp của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng hoá và hoá đơn GTGT kế toán lập bảng kê chi tiết TK 133 và bảng kê chi tiết TK 3331. Sau đó lên sổ tổng hợp TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, Sổ tổng hợp TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Bảng số 9: Sổ tổng hợp TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Từ ngày 01/01/2006 đến 31/03/2006 Dư Nợ đầu kỳ: 0 Dư Có đầu kỳ: 254.460.788 Dư Nợ cuối kỳ: 0 Dư Có cuối kỳ: 515.791.441 TK đối ứng Phát sinh nợ 337.444.675 Phát sinh có 598.775.328 1111 224.388.178 173.007.682 1121 45.820.741 37.017.882 1131 2.207.950 131 314.503.003 13311 1368 67.235.756 72.038.631 1388 7. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 7.1. Kế toán chi phí bán hàng: Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641: Chi phí bán hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ gốc như: Hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu xuất kho kế toán phản ánh chi phí bán hàng phát sinh vào Bảng kê chi tiết chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 641: Có TK liên quan Đối với các khoản bán hàng được thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi hay giấy bán nợ của ngân hàng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 1, số 2 cột nợ TK 641. Các chi phí phân bổ vào CPBH như: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ được tập hợp vào các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3. Cuối kỳ kế toán tổng hợp các chi phí theo từng khoản mục để ghi vào Bảng kê số 5 - theo dõi số phát sinh Có của các TK đối ứng với TK 641, 642. Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 5 là nhật ký chứng từ số 1, số 2, Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, Sổ chi tiết chi phí TK 641, Sổ chi tiết TK 642. Bảng số 10: Bảng kê chi tiết tk 641 - chi phí bh Quý I năm 2006 Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Đơn vị tiền tệ Tỷ giá Số phát sinh Đơn vị khách hàng VL SP HH 04/01 68 Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. 6411 334 VNĐ 1.00 6.200.000 04/01 75 Chi phí vận chuyển. 6417 1111 VNĐ 1.00 2.500.000 12/01 87 Phí ngân hàng. 6418 1121 VNĐ 1.00 900.000 9.600.000 Lập ngày.thángnăm . Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Cuối kỳ căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê số 5 phần công nợ TK 641, kế toán kết chuyển hết cho hàng bán ra để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ theo định khoản: Nợ TK 911 : 9.600.000 Có TK 641 : 9.600.000 Số liệu này được làm căn cứ để ghi vào NKCT số 8. Toàn bộ chi phí bán hàng này được phân bổ hết cho số lượng hàng hoá tiêu thụ. 7.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Để tập hợp chi phí phát sinh thuộc CPQLDN, kế toán sử dụng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sổ này được mở theo từng quý. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng tính lương và các khoản trích theo lương, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Phiếu chi, Giấy báo nợ của ngân hàng kế toán phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh và vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 Có TK liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê số 5 phần cộng nợ TK 642, kế toán tính và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ trong kỳ và thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Bảng số 11: Bảng kê chi tiết tk 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Quý I năm 2006 Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Đơn vị tiền tệ Tỷ giá Số phát sinh Đơn vị khách hàng VL SP HH 04/01 50 Tiền lương phải trả cán bộ quản lý. 6421 334 VNĐ 100 8.500.000 05/01 52 Chi phí lốp xe. 6427 1111 VNĐ 100 450.000 05/01 60 Chi phí tiếp khách. 6428 1111 VNĐ 100 3.300.000 08/01 65 Điện sinh hoạt. 6427 1111 VNĐ 100 925.000 10/01 72 Chi phí tiếp khách. 6428 1111 VNĐ 100 1.950.000 12/01 32 Chi thay trống máy in + đổ mực. 6428 111 VNĐ 100 1.375.000 Cộng 16.500.000 Lập ngày.thángnăm . Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Cuối kỳ số liệu này được kết chuyển một lần sang TK 911. 8. Nội dung kế toán xác định kết quả kinh doanh: Cuối kỳ, kế toán tiến hành xác định được giá vốn hàng bán trên bảng tính giá vốn, kế toán tiến hành vào sổ cho phần giá vốn của từng tháng. Sau khi xác định số tiền các TK 511, 632, 641, 642 kế toán kết chuyển sang TK 911 - xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ: Doanh thu thuần của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Tổng doanh thu tiêu thụ hàng hoá trong kỳ - Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Ví dụ: Xác định doanh thu thuần về bán hàng hoá quý I/2006. - Tổng doanh thu : 5.157.914.410 - Giảm giá hàng bán : 1.800.000 Như vậy: Doanh thu thuần = 5.157.914.410 - 1.800.000 = 5.156.114.410 Ví dụ: Tính tổng lãi gộp của mặt hàng thép f13 LD quý I/2006. Lãi gộp = 17.386.011 - 16.295.787 = 1.090.224 Giá vốn hàng bán của Công ty được xác định theo định khoản: Nợ TK 632 : 5.095.792.740 Có TK 1561 : 5.009.191.040 Có TK 1562 : 86.601.700 Tổng lãi quý I/2006: 5.156.114.410 - 5.095.792.740 = 60.321.670 Sau khi xác định lãi gộp cho tất cả các loại hàng hoá, kế toán thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. Kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty được tính như sau: Lợi nhuận thuần từ kinh doanh = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ: Tính kết quả tiêu thụ hàng hoá quý I/2006 của Công ty. Lợi nhuận thuần = 60.321.670 - 9.600.000 - 16.500.000 = 34.221.670 Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các bảng có liên quan kế toán lập Nhật ký -Chứng từ số 8. Sau khi đã lên hết các số liệu trên sổ Nhật ký - Chứng từ số 8, kế toán khoá sổ cuối tháng, xác định tổng số phát sinh bên có các TK 156, 511, 512, 632, 641, 642, 3331, 911 đối ứng Nợ các TK liên quan. Từ các số tổng cộng của Nhật ký - Chứng từ số 8 kế toán sẽ vào sổ cái TK 632, 641, 642, 511, 911, 3331. Bảng số 12 sổ cái Tài khoản 511 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 532 10.256.000 TK 3331 16.400.000 Cộng phát sinh Nợ 5.157.914.410 Tổng phát sinh có 5.157.914.410 Số dư cuối kỳ Nợ Có Bảng số 13 sổ cái Tài khoản 632 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 1561 5.009.191.040 TK 1562 86.601.700 Cộng phát sinh Nợ 5.095.792.740 Tổng phát sinh có 5.095.792.740 Số dư cuối kỳ Nợ Có Bảng số 14 sổ cái Tài khoản 641 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 1111 8.827.250 TK 112 1.015.754 Cộng phát sinh Nợ 9.600.000 Tổng phát sinh có 9.600.000 Số dư cuối kỳ Nợ Có Bảng số 15 sổ cái Tài khoản 642 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 1111 3.826.880 TK 112 1.335.022 Cộng phát sinh Nợ 16.500.000 Tổng phát sinh có 16.500.000 Số dư cuối kỳ Nợ Có Bảng số 16 sổ cái Tài khoản 911 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 632 5.095.792.740 TK 641 9.600.000 TK 642 16.500.000 TK 421 34.221.670 Cộng phát sinh Nợ 5.156.114.410 Tổng phát sinh có 5.156.114.410 Bảng số 17 sổ cái Tài khoản 3331 (Quý I/2006) Có TK đối ứng Nợ TK này Dư đầu kỳ Quý 1 Quý 2 Quý 3 TK 1111 224.388.178 TK 112 45.820.741 Cộng phát sinh Nợ 337.444.675 Tổng phát sinh có 598.775.328 Số dư cuối kỳ Nợ Có 515.791.441 báo cáo kết quả kinh doanh Quý I năm 2006 Phần I : Lãi - Lỗ TT Chỉ tiêu Mã số Số tiền (1) (2) (3) (4) 1 Tổng doanh thu 01 5.157.914.410 2 Các khoản giảm trừ 03 1.800.000 - Chiết khấu 04 - Giảm giá hàng bán 05 1.800.000 - Hàng bán bị trả lại 06 - Thuế GTGT 07 - Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu 08 3 Doanh thu thuần (01 - 03) 10 5.156.114.410 4 Giá vốn hàng bán 11 5.095.792.740 5 Lợi nhuận gộp (10-11) 20 60.321.670 6 Chi phí bán hàng 21 9.600.000 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 16.500.000 8 Lợi nhuận thuần từ HĐ SXKD [20 - (21 + 22)] 30 34.221.670 Biểu số 18 Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Quý I/2006 TK 156 Chủng loại Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 6 LD 62.602,7 3.963 248.088.680 88.238 3.980 351.179.060 101.123,5 3.972,8 401.743.440 49.717,2 3.972,8 197.524.300 8 LD 65.473,2 4.059 265.811.400 81.565 3.969 323.716.180 78.211,1 4.009,3 313.575.010 68.827,4 4.009,3 275.952.570 10 LD 24.931,7 4.008 99.919.400 17.550 4.115 72.218.250 26.943,1 4.052 109.174.400 15.538,5 4.052 62.963.250 16 LD 39.215,3 3.982 156.170.200 105.861 4.007 431.624.990 121.194,4 4.051,6 491.031.230 23.881,94 4.051,6 96.763.960 18 LD 30.181 3.917 118.223.900 58.110 4.065 238.217.150 33.755,7 4.014,4 133.511.150 54.535,2 4.014,4 218.929.900 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng 333.881 4.028 1.344.898.300 240.399 4.023,8 4.991.118.650 1.244.710 4.024,3 5.009.191.040 329.570 4.026 1.326.825.910 Biểu số 19 Sổ chi tiết tiêu thụ tài khoản 511 Quý I/2006 Chứng từ Tên khách hàng Thép f6 LD + 8 LD Thép f18 LD ... 511 3331 111 112 131 SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền ... 41292 03/01 Công ty Licogi 30.058,2 131.162.863 131.162.863 13.116.286 144.279.149 41315 19/01 Cty Hà Minh 41.000 164.000.000 164.000.000 16.400.000 180.400.000 41343 29/01 Cty Minh Phượng 20.000 80.200.000 80.200.000 8.020.000 88.202.000 41345 30/01 Cty Hoàng Phong 19.000 75.050.000 75.050.000 7.505.000 82.555.000 ..... ..... ..... ..... ..... ... ..... ..... ..... ..... Cộng 101.123,5 409.500.000 70.058,2 285.729.863 5.157.914.410 515.791.441 2.468.269.958 504.028.160 2.701.407.732 Biểu số 20 Nhật ký chứng từ số 8 Stt Các TK ghi có 156 111 511 3331 532 632 641 642 911 Cộng Các TK ghi nợ 1 TK 111-Tiền mặt 2.243.881.780 224.388.178 2.468.269.958 2 TK 112- TGNH 458.207.419 45.820.741 504.028.160 3 TK 131-Phải thu của khách 2.455.825.211 245.582.521 2.701.407.732 4 TK 511-Doanh thu bán hàng 1.800.000 5.156.114.410 5.157.914.410 5 TK 532-Giảm giá hàng bán 1.800.000 1.800.000 6 TK 632-Giá vốn 5.095.792.740 5.095.792.740 7 TK 911-Xác định kết quả kinh doanh 5.095.792.740 9.600.000 16.500.000 5.121.892.740 Cộng 5.095.792.740 1.800.000 5.157.914.410 515.791.441 1.800.000 5.095.792.740 9.600.000 16.500.000 5.156.114.410 PHầN III PHƯƠNG HƯớNG HOàN THIệN công tác kế toán bán HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả bán hàng TạI CÔNG TY XUÂN LộC I.NHậN XéT Và ĐáNH GIá CHUNG Về CÔNG TáC kế TOáN bán HàNG hoá Và XáC ĐịNH KếT QUả bán hàng TạI CÔNG TY XUÂN LộC 1.Nhận xét chung. Qua qúa trình hình thành và phát triển, công ty Xuân Lộc đã trải qua những giai đoạn thăng trầm khác nhau. Công ty đã đưa ra những giải pháp mang tính sống còn, nhằm khắc phục khó khăn trước mắt vươn lên hòa nhập vói nền kinh tế thị trường. Cụ thể, Công ty đã mạnh dạn đầu tư mở rộng các cửa hàng, thay các thiết bị cũ bằng máy móc hiện đại, tăng cường công tác tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, đa dạng hóa sản phẩm. Kết quả đó là sư phát triển mạnh mẽ của Công ty trong những năm gần đây. Tuy nhiên đó chỉ là những bước đi khởi đầu còn có những cơ hội và thách thức mới trong giai đoạn phát triển tiếp theo. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng được Công ty thực sự coi trọng, thường xuyên củng cố và đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý và hạch toán. Công ty đã xây dưng bộ máy quản lý chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi, có tinh thần trách nhiệm, có lòng say mê nghề nghiệp. Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý, bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt đáp ứng kịp thời công tác quản lý và hạch toán của Công ty, đóng góp không nhỏ vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng hóa nói riêng. Thấy được vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối vững vàng và hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, được phân công , phân nhiệm rõ ràng. Mỗi nhân viên được phân công một mảng công việc. Chính sự phân công rõ ràng đã tạo ra sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh chồng chéo trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý Tài chính kế toán trong Công ty. Tuy nhiên trong việc phân công này, lại có sự kiêm nhiệm trong một số phần hành kế toán đã làm hạn chế công tác kế toán và khả năng cung cấp thông tin nhanh cho các nhà quản lý. Mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng Công ty vẫn quyết toán nhanh chóng nhằm đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ rất phù hợp với quy mô và chức năng của Công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép thời gian và ghi chép hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo được kịp thời . Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng hóa kế toán phản ánh đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Công ty đã ứng dụng phần mềm chương trình kế toán máy nên toàn bộ nhân viên trong Công ty đều làm việc trên máy tính. Do vậy việc quản lý, giám sát tình hình kế toán tại các trung tâm trực thuộc, các bộ phận được nhanh chóng, dễ dàng kịp thời đầy đủ và có độ chính xác cao. Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, số lượng sổ sách. Nhằm phát huy hết khả năng của nhân viên kế toán chính vì thế mà công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng luôn cung cấp kịp thời, chính xác thông tin số liệu cho các cấp lãnh đạo và đối tác kinh doanh. Như vậy, công tác tổ chức kế toán về cơ bản đã tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầi quản lý của Công ty. 2.Đánh giá khái quát về công tác kế toán bán hàng hóa và xác đinh kết quả bán hàng Công ty Xuân Lộc. Ngoài những ưu điểm nhược điểm chung đã trình bày ở trên, công tác kế toán phần hành này còn có những ưu điểm, tồn tại riêng, thể hiện ở một số mặt sau: 2.1.Ưu điểm. Nói chung việc kế toán bán hàng và xác đinh kết quả ở Công ty thực hiện một cách khoa học và hợp lý và tương đối hoàn thiện đáp ứng được phần nào yêu cầu đặt ra đối với công tác kế toán của một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, hoạt động kinh doanh phong phú đa dạng cũng như yêu cầu đối với việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế. _ Trước hết công tác kế toán bán hàng hóa đã xác định kết quả ở Công ty đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác và rõ ràng các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty. _ Công tác kế toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng hóa được thực hiên khá tốt. Sổ sách chứng từ được trình bày rõ ràng, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lưu dữ một cách cẩn thận, khoa học. Các đơn vị hạch toán báo sổ (các cửa hàng, trung tâm kinh doanh) định kỳ hàng ngày nộp các chứng từ cho phòng kế toán. Toàn bộ hệ thống chứng từ phát sinh được luân chuyển qua các cán bộ kế toán liên quan để vào máy tính ghi sổ diễn ra khá nhịp nhàng và đúng thời hạn. _ Ngoài việc sử dụng các TK kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành, bộ phận kế toán Công ty còn mở thêm các TK chi tiết cấp II, cấp III, cấp IV tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong việc phân tích, đánh giá các chi phí liên quan đến quá trình đi mua. Trong đó TK 156 đươc mở thêm 3 TK cấp III: + TK 15621: Lãi vay ngân hàng +TK 15622: Chi phí tiếp nhận vận chuyển hàng nhập khẩu + TK 15623: Chi phí vận chuyển, bốc xếp. _ Về phương thức bán hàng: Công ty áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp với các hình thức thanh toán đa dạng trả tiền ngay hoặc trả sau giúp cho khách hàng cũng như Công ty có thể quay vòng vốn với hiệu quả cao nhất. _ Đối với việc tính giá vốn hàng bán, Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh (hàng xuất bán thuộc lô hàng nào thì tính giá vốn theo giá mua của lô hàng đó ) bên cạnh việc giảm được khối lượng tính toán, phương pháp này cũng rất phù hợp với đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp cho Công ty hạn chế được những rủi ro mà biến động thị trường đem lại. _ Bên cạnh kế toán tổng hợp, kế toán Công ty đă mở các TK chi tiết, sổ chi tiết phục vụ cho kế toán quản trị đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng, thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với Công ty đầy đủ rõ ràng. _ Việc ghi nhận doanh thu bán hàng được kế toán thưc hiện đúng theo nguyên tắc đồng thời phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định thuế tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán kết quả hoạt động kinh doanh. 2.2.Hạn chế. Bên cạnh những kết quả đạt được trong việc kế toán bán hàng hóa và xác định kết quả bán hàng, kế toán Công ty còn có một số hạn chế có thể khắc phục để hoàn thiện hơn. _ Thứ nhất: Công ty đã không sử dụng TK 521 “Chiết khấu thương mại”. Việc không sử dụng TK này đã làm giảm khả năng tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của Công ty. Không sử dụng TK 521 đồng nghĩa với việc những khách hàng mua với khối lượng hàng hóa lớn cũng như khách hàng mua với số lượng ít, đều phải mua với một giá chung không được giảm giá, do đó không tạo được động lực để kích cầu. _ Thứ hai: Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty mới chỉ xác định cho toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp chứ chưa phân bổ cụ thể chi tiết từng hoạt động, từng đơn vị. Do đó, việc xác định kết quả của từng hoạt động của Công ty nói chung và của hoạt động bán hàng nói riêng chưa thực sự chính xác. II. MộT Số GIảI PHáP NHằM HOàN THIệN CÔNG TáC Kế TOáN BáN HàNG HOá Và XáC ĐịNH KÊT QUả BáN HàNG TạI CÔNG TY XUÂN LộC 1.Sự cần thiết phải hoàn thiện. Hệ thống kế toán tại Việt Nam đã không ngừng đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, nhưng do điều kiên công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra một cách khẩn truơng nên chắc chắn có nhiều những khuyết điểm và chưa hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán được xây dựng thích ứng phù hợp với đặc điểm kinh tế yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và những năm tới, nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế không lường hết được. Thêm nữa khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có như thế thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt nhất các hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Hoàn thiên công tác kế toán bán hàng là yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, nhằm tăng doanh thu và đạt hiệu quả kinh doanh cao. Như vậy, kế toán công ty cần hoàn thiện hạch toán phần hành này theo những giải pháp khả thi, muốn vậy phải có phương hướng hoàn thiện cho phù hợp. 2.Những phương hướng hoàn thiện Nhằm đảm bảo tính khoa học trong kế toán bán hàng hóa và xác định kết quả bán hàng cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là sử lý và cung cấp thông tin. Hoàn thiện khâu hạch toán này cần đáp ứng các yêu cầu sau: _ Một là, hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán là công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước do đó tuân thủ đúng chế độ kế toán tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý khác. Việc tổ chức kế toán tại đơn vị được phép vận dụng linh hoạt, sáng tạo nhưng phải trong khuôn khổ của cơ chế tài chính và tôn trọng chế độ kế toán. _ Hai là, hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. _ Ba là, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công tác kế toán nhưng vẫn mang tính khoa hoc, đảm bảo hiệu quả của công tác nói chung. Với những kiến thức mà đã được học ở nhà trường cùng với thời gian thực tập tại Công ty, em xin đưa ra những suy nghĩ, ý kiến đóng góp cua mình nhằm hòan thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng hóa và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuân Lộc. 3.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 3.1.Về việc kế toán hàng hóa . Đối với các khoản chi phí thu mua hàng hóa ,chi phí bán hàng ,chi phí quản lý doanh nghiệp (CPBH,CPQLDN)kế toán cần thực hiện phân bổ cụ thể cho từng mặt hàng,từng hoạt động kinh doanh cụ thể. CPBH,CPQLDN sau khi đã phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ sẽ được phân bổ cho từng hoạt động theo công thức sau: CPBH CPBH,CPQLDN phân bổ Doanh CPQLDN cho hàng tiêu thụ trong kỳ thu của phân bổ cho = _______________________________________________ x hoạt hoat động Tổng doanh thu tiêu thụ trong kỳ động Sau đó thực hiện phân bổ CPBH,CPQLDN của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cho từng mặt hàng theo công thức: CPBH,CPQLDN CPBH,CPQLDN phân bổ cho Doanh của hoạt động tiêu hàng tiêu thụ trong kỳ thu của thụ phân bổ cho = __________________________________________________ x mặt hàng hóa Tổng doanh thu tiêu thụ trong kỳ hàng 3.2.Về TK sử dụng. Công ty nên sử dụng TK 521 để giảm giá cho những khách hàng mua với khối lượng lớn nhằm kích thích khả năng mua hàng của họ đặc biệt là đối với những khách hàng quen của Công ty. Việc không sử dụng TK 521 giúp giảm bớt được một phần giảm trừ doanh thu nhưng lại giảm khả năng tiêu thụ hàng hóa, giảm khả năng cạnh tranh trên thương trường do không khuyến khích được khách hàng mua với khối lượng lớn. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK 521: Chiêt khấu thương mại Nợ TK 3331(1): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112: Xuất tiền trả cho người mua Có TK 131: Ghi giảm khoản phải thu của khách hàng. Cuồi kỳ, kết chuyển sồ tiến chiết khấu thương mại sang TK 511 Nợ TK 511 : Ghi giảm doanh thu Có TK 521: chiết khấu thương mại. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Xuân Lộc ,bước đầu tiên em đã làm quen với công việc của người cán bộ kế toán ,em đã tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương pháp kế toán của công ty.Có thể nói rằng những thành tựu mà công ty đã đạt được là không nhỏ,Công ty đã có chỗ đứng trên thị trường.Tuy nhiên sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hoá ngày càng tăng,đòi hỏi tính chính xác và kịp thời trong việc tổ chức công tác kế toán của công ty. Qua bài viết có thể thấy việc tổ chức kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của mình,đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn ,không bị ứ đọng vốn,sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp,nâng cao đời sống cho người lao động. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chắc chắn quá trình nghiên cứu và trình bày không tránh khỏi nhữngthiếu sót.Em rất mong sự đóng góp của thầy cô và các bạn gíup em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Minh Hồng, cùng các cô chú và anh chị cán bộ của phòng Kế toán - Tài chính của Công ty đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành đề tài này./. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - chủ biên PGS.TS Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính ( 2004) 2. Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới TS.Võ Văn Nhị - Giảng viên khoa kế toán - Kiểm toán. ĐH kinh tế TP HCM - NXB tài chính. 3. Lý thuyết hạch toán kế toán - Chủ biên TS. Nguyễn Thị Đông 4. Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường của trường ĐH kinh tế quốc dân. 5. Hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện luật thuế GTGT - NXB tài chính. 6. Bài giảng của các thầy cô. 7. Các loại sổ kế toán của Công ty TNHH Xuân Lộc mục lục Nhận xét của cơ quan thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn