Đề tài Tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phần từ thực tiễn của ngân hàng Đông Á

chủ doanh nghiệp còn hạn chế. Không chỉ doanh nghiệp mới thành lập mà cả ở những đơn vị hoạt động đã lâu, tình trạng phổ biến là người quản lý không nắm được các quy định cơ quy định cơ bản về pháp luật kinh doanh. Việc này đặc biệt nghiêm trọng ở các địa phương ngoài Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Nguyên nhân của vấn đề trên được nhìn nhận là do người quản lý doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp lớn, thuộc sở hữu nhà nước chưa chú trọng việc áp dụng, thực hiện pháp luật. Nó ảnh hưởng, gây ra những rủi ro trong kinh doanh. Mọi hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh ngân hàng nói riêng đều phải tuân theo quy định của pháp luật. Hoạt động của các ngân hàng thương mại liên quan đến rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề, địa bàn; vì vậy, cũng yêu cầu thực hiện nhiều quy định của pháp luật. Ngân hàng cũng là một lĩnh vực nhạy cảm và quan trọng trong nền kinh tế. Do đó, càng yêu cầu phải tuân thủ pháp luật một cách chặt chẽ, nghiêm túc. Chính vì vậy, không thể thiếu vai trò của phòng (bộ phận) pháp chế và nhân viên pháp chế trong hoạt động ngân hàng. 1.3 Tổ chức của phòng pháp chế của ngân hàng thương mại cổ phần. Tùy theo cách thức tổ chức, điều hành của Ban Tổng Giám đốc của từng ngân hàng mà cơ cấu của phòng Pháp chế có thể sẽ bao gồm Trưởng phòng, giúp việc cho trưởng phòng là phó trưởng phòng và các chuyên viên, chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Bộ máy của phòng Pháp chế thường gồm có: Tổ tổng hợp và tư vấn, tổ xử lý nợ, tổ pháp lý chứng từ và tổ quản lý đầu tư… Nhiệm vụ cụ thể của các tổ do trưởng phòng Pháp chế quy định. Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng pháp chế bao gồm việc tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Ban tổng giám đốc Ngân hàng về mọi mặt công tác của phòng; Quyết định chương trình, kế hoạch công tác và tổ chức quản lý việc thực hiện nhiệm vụ của phòng; Quản lý, phân công nhiệm vụ cho cán bộ trong phòng. Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng và bồi dưỡng cán bộ theo thẩm quyền đã được phân cấp; Tham gia các cuộc họp do Ban Tổng Giám đốc triệu tập; Ký thừa lệnh tổng giám đốc Ngân hàng thương mại trên các văn bản hành chính theo thẩm quyền. Phó trưởng phòng có nhiệm vụ giúp trưởng phòng chỉ đạo điều hành một số mặt công tác của phòng theo phân công của trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công, ký thay trưởng phòng trên các văn bản hành chính theo sự phân công của trưởng phòng. Khi trưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được uỷ quyền điều hành công tác của phòng, chịu trách nhiệm về kết quả những công việc đã giải quyết và báo cáo lại khi trưởng phòng có mặt; Tham gia ý kiến với trưởng phòng về tổ chức, hoạt động của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng. 1.4 Hoạt đông của phòng pháp chế của ngân hàng thương mại cổ phần 1.4.1 Hoạt động tham mưu về mặt pháp lý trong kinh doanh của ngân hàng Phòng pháp chế nói chung, nhân viên pháp chế nói riêng có vai trò bảo đảm mọi hoạt động quản lý và kinh doanh của ngân hàng đều thực hiện đúng các quy định của pháp luật. Từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng, hợp pháp của ngân hàng. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở mức độ không vi phạm điều cấm của pháp luật thì chưa đủ. Với hệ thống công nghệ thông tin hiện nay, việc tra cứu các quy phạm pháp luật liên quan đến kinh doanh, nhất là quy định cấm đoán, không phải là điều quá khó khăn. Điều đó chỉ là đòi hỏi nhân viên pháp chế ở mức trung bình khá. Thực tế cuộc sống và kinh doanh đòi hỏi nhiều hơn thế. Pháp luật là sự bó buộc, là khuôn khổ, là công thức cứng nhắc. Còn kinh doanh là sự tự do, là sáng tạo, là thiên biến vạn hoá. Nhân viên pháp chế trong hoạt động ngân hàng đóng vai trò là “nhịp cầu” giữa pháp luật và kinh doanh, biến bó buộc thành tự do, đổi khuôn khổ thành sáng tạo, chuyển công thức cứng nhắc thành thiên biến vạn hoá, muôn hình vạn trạng. Pháp luật về cơ bản chỉ lo rào trước, chặn sau, vành vạnh vẹn tròn. Kinh doanh trên thực tế thì lại có xu hướng phá rào, mở lối, gồ ghề góc cạnh. Nhân viên pháp chế trong hoạt động kinh doanh là người đứng giữa, giúp các nhà quản trị, điều hành ngân hàng đưa pháp luật vào thực tế hoạt động kinh doanh một cách đơn giản, hợp lý, hiệu quả và an toàn nhất. Thực hiện pháp luật là mất chi phí, tiến hành kinh doanh là được lợi nhuận. Nhân viên pháp chế trong hoạt động kinh doanh ngân hàng là phải tham gia vào dây chuyền tiết giảm và biến đổi chi phí thành lợi nhuận. Trong hoạt động kinh doanh, nếu chỉ đưa ra nguyên lý kiểu công thức đúng cho mọi trường hợp “cứ đúng pháp luật mà làm”, “cứ sai pháp luật mà tránh”, thì chưa nói lên điều gì cả, thậm chí như thế là khó có thể kinh doanh một cách bình thường được trong thời kỳ chuyển đổi kinh tế và bước đầu hoàn thiện hệ thống pháp luật hiện nay. Để hoạt động kinh doanh cạnh tranh và tồn tại được trên thương trường, đòi hỏi nhân viên pháp chế phải “giải mã” các trường hợp không rõ cấm, cũng chẳng biết có được làm hay không. Một số điều luật tưởng rằng là cấm kỵ, nhưng thực ra lại là được. Và ngược lại, có những điều luật không hề cấm, nhưng có khi vẫn là “kỵ”. Vì trên thực tế còn vô vàn những điều luật mâu thuẫn, chồng chéo, phức tạp, rối rắm, khó hiểu. Hoạt động kinh doanh cũng như con người, cũng giống cuộc sống, có đúng, có sai. Trong khi đó, mỗi quyết định kinh doanh hay văn bản giao dịch không đơn giản chỉ do một quy phạm pháp luật điều chỉnh, mà thường dính dáng đến nhiều quy định của pháp luật. Nếu tất cả các vấn đề pháp lý liên quan đều đúng cả, thì đã không nên chuyện. Nhưng nếu có nội dung không phù hợp với pháp luật, thì trường hợp nào có thể chấp nhận, trường hợp nào không thể. Trong rất nhiều tình huống trên thực tế, thường phải chấp nhận khác pháp luật một phần, thậm chí là sai pháp luật. Vậy thì nhân viên pháp chế phải làm thế nào? Có lẽ, trong nhiều cái sai, thì chọn cái sai ít nhất; trong những cái phải sai, thì làm cho cái sai trở thành nhẹ nhất. Nhân viên pháp chế cùng giải bải toán cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận, trong đó có rủi ro pháp lý. Cân đong rủi ro pháp lý, nhân viên pháp chế thành thạo hơn cán bộ nghiệp vụ. Nhân viên pháp chế trong hoạt động kinh doanh ngân hàng mang trên mình một trọng trách là xác định và chấp nhận những loại vi phạm nào không bị trả giá hoặc trả giá rẻ, những loại vi phạm nào trả giá đắt hoặc rất đắt. Để thực hiện được những vấn đề trên thì Phòng pháp chế phải thực hiện một số nhiệm vụ sau: · Dự đoán về những thay đổi về môi trường kinh tế vĩ mô, về các chính sách của Nhà nước, quy định của pháp luật có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của ngân hàng . · Tư vấn cho Ban Tổng giám đốc các đối sách để giảm thiểu những tác động xấu hoặc có những bước đi thích hợp đón đầu các cơ hội cho hoạt động của ngân hàng. · Làm đầu mối giúp Ban Tổng giám đốc ngân hàng chuẩn bị ý kiến bằng văn bản đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến. · Tổng kết, đánh giá những vướng mắc trong quá trình thực hiện pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của ngân hàng để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật. · Thực hiện tư vấn về mặt pháp lý cho Ban Tổng Giám đốc trong việc soạn thảo, ký kết các văn bản và giải quyết các vụ việc liên quan đến hoạt động của ngân hàng. · Tư vấn cho Ban Tổng Giám đốc hoặc được ủy quyền trong việc tiếp xúc và ký các bản ghi nhớ với các cá nhân, tổ chức kinh tế, các công ty luật trong và ngoài nước về những vấn đề liên quan đến khía cạnh pháp lý trong hoạt động của ngân hàng; Phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan thực hiện những vấn đề đó để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của ngân hàng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động và những vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. · Tham gia bảo vệ quyền lợi của ngân hàng trong việc tố tụng giải quyết tranh chấp tại các Tòa án, Trọng tài kinh tế hoặc các cơ quan khác ở trong và ngoài nước trên cơ sở pháp luật. · Thu thập tài liệu, xác minh để đề xuất, kiến nghị và kết luận về mặt pháp lý đối với những vụ việc, bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng trước cơ quan tư pháp hoặc các cơ quan Nhà nước khác khi được tổng giám đốc giao. 1.4.2 Soạn thảo các loại văn bản trong hoạt động của ngân hàng Phòng pháp chế có nhiệm vụ dự thảo các hợp đồng theo sự phân công của Ban Tổng giám đốc ngân hàng tham gia quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng và có ý kiến về mặt pháp lý đối với các văn bản hợp đồng đó. Và tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với dự thảo hợp đồng, văn bản do các đơn vị khác của ngân hàng chủ trì soạn thảo trước khi trình Tổng giám đốc ngân hàng. Đồng thời, tham gia soạn thảo, xây dựng các văn bản, quy chế liên quan đến hoạt động ngân hàng. Phòng pháp chế có nghĩa vụ xem xét, kiểm tra sau đó đưa ra ý kiến và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với dự thảo cuối cùng của các văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký ban hành. Bên cạnh đó, còn phải tiến hành rà soát và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động của ngân hàng; Kiến nghị việc tạm đình chỉ, đình chỉ thi hành, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ những quy định của ngân hàng trái pháp luật hoặc không còn phù hợp. 1.4.3. Các hoạt động khác (Tham mưu về chế độ chính sách, tham gia tuyển dụng, kỷ luật, các hội đồng khác) Phòng pháp chế thực hiện một số hoạt động khác như: - Tư vấn cho ban Tổng Giám đốc Ngân hàng về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của ngân hàng, kiến nghị với ban Tổng giám đốc về mặt pháp luật những vấn đề cần được hủy bỏ, sửa đổi, bổ sung, xây dựng và hoàn thiện trong tổ chức và hoạt động của toàn ngân hàng. - Chủ trì hoặc phối hợp với các tổ chức, cơ quan hữu quan thực hiện các hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và nội quy, quy chế của ngân hàng cho cán bộ, người lao động. - Phối hợp với các phòng, ban của ngân hàng giúp ban Tổng giám đốc ngân hàng lập kế hoạch tổ chức thực hiện pháp luật, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và nội quy, quy chế của ngân hàng. - Khảo sát, tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của cán bộ, người lao động trong ngân hàng để kiến nghị với ban Tổng giám đốc ngân hàng biện pháp xử lý. - Trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức phổ biến và giáo dục pháp luật trong Ngân hàng thông qua việc xuất bản sách, hệ thống hoá các văn bản quy phạm pháp luật về ngân hàng, xây dựng các cuốn hỏi – đáp pháp luật về hoạt động ngân hàng, mở các lớp tập huấn để phổ biến pháp luật cho cán bộ Ngân hàng. - Hướng dẫn và quản lý công tác pháp chế trong Ngân hàng. - Lập kế hoạch, tổ chức kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện pháp luật của các đơn vị trong toàn Ngân hàng. - Tổng kết việc thực hiện, thi hành pháp luật trong toàn Ngân hàng. - Xây dựng thư viện pháp luật, sưu tầm các sách pháp luật, các thông tin và tư liệu về pháp luật phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu. - Phối hợp với các phòng ban liên quan của ngân hàng đưa ra chương trình bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ ngân hàng và đào tạo về nghiệp vụ cho cán bộ, chuyên viên của phòng Pháp chế. Giải quyết được những vấn đề trên là câu trả lời cho vai trò của phòng pháp chế trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, phòng pháp chế còn có vai trò giải quyết tranh chấp đối với những vụ việc đã xảy ra rồi. Phòng pháp chế có vai trò cần thiết, quan trọng, không thể thiếu đối với hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh ngân hàng nói riêng. Phòng pháp chế cũng như mỗi nhân viên pháp chế luôn là một “cây cầu” giữa kinh doanh và pháp luật. Vấn đề chỉ còn là quan điểm xây dựng và lựa chọn cây cầu vững chắc hay chỉ là cây cầu tạm. 1.5. Mối quan hệ giữa phòng pháp chế với Ban Tổng giám đốc và các phòng ban, chi nhánh 1.5.1.  Với Ban Tổng giám đốc Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng và phó phòng pháp chế đồng thời quy định chế độ phân công về trách nhiệm, quy trình làm việc và mối quan hệ công tác của phòng pháp chế để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng đồng thời triển khai hoạt động tại hội sở khi có quyết định, chủ trương mới đề ra. Trong công việc, nhân viên phòng pháp chế chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc, hội đồng quản trị và pháp luật. Trưởng phòng pháp chế là người có quyền điều hành cao nhất tại phòng pháp chế, là người đại diện cho Phòng trong quan hệ với Ban Tổng giám đốc, hội đồng quản trị. Giúp việc cho trưởng phòng có một phó phòng điều hành công việc theo sự phân công của trưởng phòng, Ban tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng, Ban Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Phó phòng sẽ thay mặt trưởng phòng tổ chức điều hành và ký các giấy tờ liên quan thuộc lĩnh vực được phân công trong thời gian trưởng phòng đi vắng hoặc bận công tác khác. Toàn thể cán bộ, chuyên viên phòng pháp chế được quyền tham mưu, đề xuất ý kiến giải quyết công việc với trưởng phòng. Mọi thành viên đều có quyền bình đẳng với nhau trong công việc và thực hiên theo đúng quy đinh của ngân hàng. 1.5.2 . Với các phòng ban và chi nhánh Tùy từng vấn đề và thừa lệnh ban Tổng giám đốc trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, phòng Pháp chế được quyền yêu cầu các cá nhân, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết, trừ những thông tin bảo mật thuộc phạm vi quản lý của hội đồng quản trị hoặc của Ban Tổng giám đốc. Phòng pháp chế trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến về việc xử lý các vi phạm pháp luật, các vi phạm quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng và việc áp dụng các biện pháp khắc phục trong toàn ngân hàng trình Ban Tổng giám đốc các biện pháp xử lý. Đồng thời, thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc ngân hàng giao. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG PHÁP CHẾ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 2.1. Thực trạng tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phần 2.1.1 Thực trạng về tổ chức và hoạt động của một số ngân hàng thương mại cổ phần hiện nay Có thể nhận thấy rằng, trong hệ thống ngân hàng thương mại cổ phần, chúng ta chưa phát huy tốt vai trò của bộ phận pháp lý. Mặc dù tại các ngân hàng thương mại cổ phần cũng đã thành lập bộ phận pháp lý nhưng có thể nói chưa phát huy, tận dụng hết vai trò chức năng của đội ngũ này. Thực tế, bộ phận này mới chỉ đóng vai trò là “xử lý” chứ chưa thực hiện chức năng “ngăn ngừa”. Nghĩa là khi có rủi ro, sự cố xảy ra, chẳng hạn như khách hàng không trả nợ, tài sản đảm bảo nợ vay không đầy đủ tính pháp lý, hồ sơ vay vốn thiếu chặt chẽ để có thể khởi kiện khách hàng… thì bộ phận pháp lý mới tham gia giải quyết. Như vậy, chúng ta đã xem nhẹ vai trò ngăn ngừa như đã phân tích ở trên. Thông thường, tại các ngân hàng thương mại cổ phần, ở các Hội sở chính sẽ có một bộ phận pháp lý chuyên trách. Bộ phận này không chỉ ban hành các quy trình nghiệp vụ pháp lý, các văn bản pháp lý của hệ thống mà còn trực tiếp giải quyết các vụ việc tại các chi nhánh, nhất là những vụ việc mang tính phức tạp, quy mô lớn. Vì thế, khi cần thiết, các chi nhánh đều có thể nhờ sự hỗ trợ pháp lý từ bộ phận pháp lý của hệ thống. Tuy nhiên, khi giải quyết công việc tại chi nhánh, bộ phận pháp lý tại các Hội sở chính có những hạn chế nhất định. Có thể đưa ra một số ví dụ sau: Thứ nhất, để nhờ sự hỗ trợ từ Hội sở chính đôi lúc mất rất nhiều thời gian. Thông thường, để nhờ sự hỗ trợ, chi nhánh phải làm tờ trình rồi chờ trả lời, phê duyệt nên phải chờ đợi lâu. Điều này có thể làm mất tính kịp thời, nhanh chóng của sự việc cần xử lý. Nếu không làm tờ trình mà chỉ điện thoại hay gửi thư điện tử thì khi xảy ra sai sót sẽ không có căn cứ xác định trách nhiệm. Thứ hai, cán bộ pháp chế tại Hội sở chính không thể nắm rõ tình hình sự việc một cách tường tận bằng cán bộ tại chi nhánh. Muốn giải quyết công việc, cán bộ từ Hội sở chính cần một thời gian nhất định để tìm hiểu nội dung, diễn biến và các biện pháp mà chi nhánh đã áp dụng để giải quyết sự việc. Mà việc tìm hiểu cũng chủ yếu qua cán bộ pháp lý tại chi nhánh. Thứ ba, trong hoạt động ngân hàng cần có sự bảo mật. Mặc dù trong cùng hệ thống, các chi nhánh đều chịu sự quản lý, chi phối từ Hội sở chính, nhưng trong hoạt động, các chi nhánh cần bảo mật những thông tin nhất định. Đó có thể là những quyết định, những kế hoạch, thông tin liên quan đến khách hàng chỉ có thể tiết lộ vào một thời điểm cần thiết. Thứ tư, việc cử cán bộ pháp lý từ Hội sở chính xuống giải quyết công việc tại chi nhánh sẽ tồn tại tình trạng ỷ lại, bị động của cán bộ tại chi nhánh. Hơn nữa, khi đó mang tâm lý sẽ có người giải quyết thay nên cán bộ pháp lý tại chi nhánh sẽ thiếu sự chủ động, linh hoạt và tự giác để giải quyết công việc. Tuy vậy, để xây dựng một bộ phận pháp lý có chất lượng cũng không dễ dàng. Nguyên nhân của tình trạng cán bộ pháp chế chưa làm tốt chức năng vai trò của mình là do một số nguyên nhân sau: · Hầu hết cán bộ pháp chế tại các chi nhánh thiếu kinh nghiệm làm việc. Họ tốt nghiệp tại các trường Đại học Luật nhưng chưa có kinh nghiệm làm thực tế trong các hoạt động tài chính ngân hàng. Vì thế, mặc dù đã được đào tạo ở trường Đại học, nhưng lĩnh vực tài chính ngân hàng vẫn còn phức tạp với họ. Các thuật ngữ như nội bảng, ngoại bảng, ngoại hối, đáo hạn, ân hạn, hạn mức… không dễ gì hiểu hết trong ngày một ngày hai. Họ cần được tham gia một lớp đào tạo lại chuyên về hoạt động ngân hàng. · Đa phần các cán bộ pháp lý không làm việc chuyên trách các vấn đề pháp lý mà thường kiêm nhiệm những công việc khác như công việc của phòng tổng hợp, phòng quản lý rủi ro, phòng hành chính. Vì thế, thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu và cập nhật tài liệu cũng bị hạn chế. Thiếu tài liệu, văn bản luật. Các chi nhánh thường không trang bị đầy đủ các văn bản tài liệu luật luật cho các cán bộ. Ngoài các tài liệu bằng văn bản, họ cũng cần được trang bị phần mềm để có thể cập nhật hàng ngày các văn bản mới. Việc cập nhật và nghiên cứu văn bản pháp luật là rất quan trọng, ngoài việc nắm rõ nội dung các văn bản, người phụ trách pháp lý cần biết văn bản nào đang có hiệu lực vì các văn bản luật thay đổi thường xuyên. · Thiếu kinh nghiệm cọ xát. Cán bộ pháp lý ít có cơ hội tham gia vào các phiên toà xét xử các vụ việc mà ngân hàng là đương sự. Họ cũng ít có dịp tiếp xúc, làm việc với khách hàng mà chủ yếu lấy thông tin qua cán bộ tín dụng. · Việc tham gia phiên toà là rất quan trọng, vì ngoài việc nâng cao kỹ năng tranh luận thì những lập luận, phán quyết của toà án thường mang tính “chuẩn”, “mẫu” rất cao, có thể giúp ích cho cán bộ pháp chế khi giải quyết những tình huống tương tự. Thiếu vốn kiến thức ngoại ngữ. Ngày nay, khách hàng của ngân hàng là người nước ngoài rất nhiều. Tuy nhiên, cán bộ pháp lý nói riêng và cán bộ ngân hàng nói chung rất hạn chế về trình độ ngoại ngữ. Họ không thể trực tiếp làm việc, đàm phán với khách hàng mà phải nhờ người phiên dịch. Điều này sẽ làm giảm bớt tính tự chủ và hiệu quả công việc. Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của bộ phận pháp chế trong một số ngân hàng thương mại cổ phần. Nếu khắc phục được các tồn tại trên, chắc chắn những người làm công tác pháp lý sẽ đóng góp, cống hiến được nhiều hơn cho ngân hàng nơi họ làm việc. 2.1.2 Tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phân Đông Á 2.1.2.1 Về tổ chức. Phòng Pháp chế là bộ phận thuộc khối giám sát hoạt động, bên cạnh các phòng Kiểm soát nội bộ, phòng Quản lý rủi ro và phòng Quản l‎ý chất lượng, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Tổng giám đốc. Căn cứ vào quyết định số 458/QĐ-EAB ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á về việc thành lập phòng pháp chế Ngân hàng Đông Á thì cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng pháp chế bao gồm Trưởng phòng, Phó phòng và hai bộ phận là bộ phận pháp chế và bộ phận xử lý nợ. Sơ đồ tổ chức của ngân hàng Đông Á Bộ phận pháp chế phụ trách chính các công việc: Tư vấn các cơ sở pháp lý; Thực hiện rà soát, đề xuất chỉnh sửa bổ sung hoặc xây dựng mới các quy chế, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu nội bộ của Ngân hàng. Phối hợp thẩm định tính hợp pháp các dự thảo văn bản của các Phòng / Ban trước khi được chính thức ban hành, bao gồm: Các quy chế, quy trình, các hợp đồng hợp tác… Bộ phận xử lý nợ phụ trách chính các công việc: Xử lý nợ đối với các hồ sơ do các đơn vị chuyển Phòng Pháp chế theo phê duyệt của Ban Tổng giám đốc. Hiện tại, Phòng pháp chế ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á đang khuyết chức danh trưởng phòng, chỉ có phó phòng và ba nhân viên,. Trong đó có một nhân viên xử lý nợ và hai nhân viên pháp chế. Có rất nhiều lý do để giải thích cho vấn đề này, mà một trong những nguyên nhân đó là: Thứ nhât: Ngân hàng không đáp ứng được yêu cầu về lương cho họ, Thứ hai: Thường chỉ những luật sư giỏi hoặc những người có kiến thức pháp lý tốt và nhiều kinh nghiệm thì mới đủ khả năng để làm trưởng phòng pháp chế, mà những người này thì họ khó mà chấp nhận việc “ngồi im” trong văn phòng để chờ đến tháng lĩnh lương với đồng lương không thỏa mãn yêu cầu của họ. Thứ ba: công việc của phòng pháp chế rất nhiều và phức tạp, không phải tất cả những vấn đề liên quan đến pháp lý ngay từ đầu đều thông qua phòng pháp chế tham mưu, gây khó khăn cho phòng pháp chế trong việc giải quyết hậu quả và làm đươc như vậy thì đòi hỏi nhân viên cũng như trưởng phòng phải có kiến thức thực tiễn rất nhiều bên cạnh kiên thức pháp luật. Mặt khác, các vấn đề pháp lý rất đa dạng nên không phải vấn đề gì nhân viên phòng pháp chế cũng biết. Do đó, cần phải có sự phối hợp giữa các phòng, ban để cùng giải quyết. 2.1.2.2.  Về hoạt động. Phòng pháp chế thực hiện tham mưu cho Ban Tổng giám đốc những vấn đề về pháp luật liên quan đến hoạt động của Ngân hàng. Tham mưu cho Ban tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng đối với đối tác, đảm bảo tính pháp lý hiệu quả, an toàn; Đảm bảo tính pháp lý của sản phẩm dịch vụ mới của Ngân hàng trước khi ban hành, áp dụng. Cập nhật, hệ thống và thể chế hóa các văn bản pháp lý; Nghiên cứu, cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nước ban hành để xây dựng, thể chế hóa và quản lý hệ thống thông tin pháp luật có liên quan đến hoạt động Ngân hàng; Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ xây dựng, đề xuất chỉnh sửa các quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, hợp đồng… của Ngân hàng cho phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành; Tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu các quy định mới của Nhà nước, quy trình nghiệp vụ mới của Ngân hàng theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc. Thực tế hiện nay ở ngân hàng Đông Á việc tự soạn thảo văn bản không nhiều mà chủ yếu là sử dụng các mẫu văn bản sẵn có của các ngân hàng khác. Bên cạnh đó, một số quy trình hoạt động của ngân hàng Đông Á đã lỗi thời, điến hình như quy trình thực hiện ký kết và chấm dứt hợp đồng lao động không còn phù hợp với quy định của pháp luật nhưng không được sửa đổi kịp thời, có thể do không có đủ nhân sự để tham mưu hoặc là do năng lực của chuyên viên pháp lý không theo kịp sự thay đổi của pháp luật. Tư vấn về pháp lý trong hoạt động kinh doanh toàn Ngân hàng: Tư vấn pháp lý cho các phòng ban nghiệp vụ, các chi nhánh, công ty trực thuộc Ngân hàng một cách nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu; Giải quyết một cách thỏa đáng và kịp thời những khiếu nại, thắc mắc có liên quan đến vấn đề pháp lý cho khách hàng sau khi khách hàng đã liên hệ trực tiếp với bộ phận giao dịch nhưng chưa thỏa mãn; Đại diện Ngân hàng tham gia các công việc tố tụng tại các cơ quan pháp luật khi được ủy quyền. Hỗ trợ xử lý nợ: Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác xử lý nợ toàn Ngân hàng; Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ xử lý nợ thống nhất trong toàn hệ thống. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng giám đốc yêu cầu. 2.2. Một số kiến nghị 2.2.1. Về tổ chức Từ thực tiễn về tổ chức tại ngân hàng Đông Á cho thấy có sự hạn chế trong việc phối hợp hoạt động cũng như hiệu quả xử lý công việc chưa cao. Do vậy, tổ chức của phòng pháp chế nên bao gồm 03 bộ phận là bộ phận tổng hợp và tư vấn, bộ phận xử lý nợ, bộ phận quản lý đầu tư. Bộ phận quản lý đầu tư giữ luôn chức năng pháp lý chứng từ; Đổi tên bộ phận pháp chế thành bộ phận tổng hợp và tư vấn; Bộ phận xử lý nợ vẫn được giữ nguyên về tên gọi song cần đầu tư phát triển thêm cả về nhân lực lẫn mở rộng chức năng nhiệm vụ. Phụ trách phòng pháp chế là trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng pháp chế. Phụ trách bộ phận là trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ của bộ phận. Trưởng bộ phận báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận trước trưởng phòng. Trưởng bộ phận tổng hợp và tư vấn đồng thời là phó phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban Tổng giám đốc. Các chuyên viên làm việc độc lập, báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận, trưởng phòng và chịu trách nhiệm về công việc được giao trước trưởng bộ phận, trưởng phòng… Mỗi một chi nhánh nên có một nhân viên pháp chế. Nhân viên này phải được đào tạo, hoạt động thực tiễn tại phòng pháp chế một thời gian mới điều động làm việc tại các chi nhánh. Vì phòng pháp chế trực thuộc khối giám sát hoạt động nên nhân viên pháp chế này nên đồng thời thực hiện luôn nhiệm vụ công tác hành chính nhằm tiết kiệm chi phí thuê nhân công. Bởi vì người làm pháp chế có thể làm tốt công tác hành chính còn người làm hành chính thì khó và thậm chí không thể đảm nhiệm được công tác pháp chế. Nhân viên này vừa phụ thuộc về mặt quản lý hành chính của giám đốc chi nhánh, vừa phụ thuộc vào sự quản lý chuyên môn của phòng pháp chế; đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tình hình của công tác pháp chế chi nhánh cho trưởng phòng pháp chế. Để giải bài toán giá, một số chủ doanh nghiệp cho rằng trước khi thuê tư vấn nước ngoài nên tham khảo qua các nhà tư vấn Việt Nam rồi cùng tìm hiểu, lựa chọn đối tác và đàm phán về kinh phí và quyền lợi các bên khi thắng kiện hoặc khi thua kiện. Tuy nhiên, điều đó chỉ phù hợp trong trường hợp thuê luật sư khi đã có tranh chấp. Còn trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp nên “phòng bệnh hơn chữa bệnh”, nên có kế hoạch tài chính cho hoạt động tư vấn pháp luật và nếu có thể nên cơ cấu luật sư trong bộ máy của doanh nghiệp. Vì hoạt động của ngân hàng ngày nay đã không còn bó hẹp trong phạm vi kinh doanh hàng ngày của họ nữa. Trước sự phát triển trong hoạt động kinh doanh và đầu tư của ngân hàng cả về chiều sâu lẫn bề rộng, một hoặc một số nhà tư vấn nội bộ của ngân hàng không đủ kiến thức và kinh nghiệm pháp lý cho mọi lĩnh vực như vậy, đặc biệt là trong quan hệ với đối tác nước ngoài. Ví dụ như trường hợp ngân hàng tham gia một số lĩnh vực mới mà hợp đồng do chính bên đối tác nước ngoài soạn thảo, sẽ rất khó cho người tư vấn nội bộ của ngân hàng có thể đưa ra đánh giá, tư vấn pháp lý toàn diện. Luật sư chuyên nghiệp thì khác, họ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực mà ngân hàng đang dự định tham gia, nhiều luật sư còn có kiến thức về pháp luật nước ngoài nơi có đối tác và thông lệ quốc tế trong lĩnh vực ấy. Chính vì những lý do phân tích trên, theo tác giả thì trưởng phòng pháp chế không nên thuê làm việc theo giờ hành chính mà có nhiều hình thức như cộng tác với các luật sư giỏi miễn sao đáp ứng nhu cầu công việc. Hoặc thuê theo hình thức cộng tác với các đối tượng là giảng viên các trường đại học luật có học vị từ thạc sỹ trở lên. Thường thì những đối tượng này có kiến thức pháp luật vững, ngoại ngữ cũng rất khá vì thường là được đào tạo từ nước ngoài. 2.2.2.  Về hoạt động Trên cơ sở những kiến nghị về tổ chức nêu trên thì hoạt động của phòng pháp chế cũng cần phải sửa đổi cho phù hợp. Tổ tổng hợp và tư vấn: · Tư vấn pháp luật cho Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc và các đơn vị trong hệ thống về những việc liên quan đến hoạt động của ngân hàng Đông Á. · Thẩm định về mặt pháp lý hoặc trực tiếp xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, các quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á. · Rà soát các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, các quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á; Đề nghị hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung những văn bản không phù hợp pháp luật. · Chuẩn bị văn bản hoặc phối hợp với các đơn vị khác xây dựng văn bản trình hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc kiến nghị với các cơ quan Nhà nước về việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, chính sách liên quan đến hoạt động của ngân hàng Đông Á.. Cần nâng cao năng lực xây dựng, soạn thảo văn bản phục vụ công tác quản lý của Ngân hàng. Việc ban hành, soạn thảo các văn bản của Ban Tổng giám đốc Ngân hàng phải kịp thời, bám sát yêu cầu của thực tiễn, có tính khả thi, thống nhất với các quy định pháp luật hiện hành cũng như từng bước tiếp cận được với thông lệ quốc tế. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi ngân hàng phải quy định cụ thể các phòng ban phải chịu trách nhiệm thực hiện đúng nội dung, tiến độ soạn thảo văn bản theo chương trình xây dựng kế hoạch hàng năm đã đăng ký; Tập trung xây dựng các văn bản quy trình, điều lệ hướng dẫn quy định của pháp luật Ngân hàng, pháp luật các Tổ chức tín dụng đảm bảo đúng kế hoạch, tiến độ dự kiến. Trường hợp không thực hiện đúng chương trình xây dựng kế hoạch hàng năm đã đăng ký, các phòng ban phải thông báo cho phòng Pháp chế để phòng Pháp chế báo cáo Ban Tổng giám đốc. Các phòng ban, chi nhánh soạn thảo văn bản quy trình… phải tổ chức khảo sát, đánh giá tình hình thực tiễn, tham khảo, nghiên cứu các quy định cũng như thông lệ quốc tế về lĩnh vực ngân hàng, bảo đảm tính thống nhất với các quy định pháp luật hiện hành; Thực hiện đúng các quy định trong quy trình ban hành và soạn thảo văn bản, đặc biệt chú ý việc lấy ý kiến góp ý của các đơn vị có liên quan; Bảo đảm chấp hành thời hạn trong việc thẩm định, trình, ký và ban hành văn bản của ngân hàng. · Xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu về pháp luật; cập nhật, hệ thống hóa các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của ngân hàng. Công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật phải được tiến hành thường xuyên nhằm tập hợp, hệ thống hóa các quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực ngân hàng đảm bảo chính xác, đầy đủ, thống nhất thuận lợi cho việc tra cứu, áp dụng các quy định của pháp luật. Việc rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật có thể được tiến hành theo thời gian, theo từng chuyên đề phù hợp với từng đối tượng quản lý. Cần thực hiện tổ chức thực hiện việc rà soát, hệ thống hoá văn bản pháp luật do Ngân hàng và các văn bản của các Bộ, ngành khác ban hành liên quan đến hoạt động của ngành Ngân hàng và đề xuất phương án trình Ban Tổng giám đốc xử lý kết quả rà soát văn bản pháp luật. · Theo dõi, đôn đốc việc áp dụng pháp luật trong toàn hệ thống ngân hàng Đông Á. · Có ý kiến đề xuất về việc xử lý các vi phạm pháp luật, các vi phạm quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á và việc áp dụng các biện pháp khắc phục. · Tổ chức phổ biến, nâng cao kiến thức pháp luật cho cán bộ, nhân viên của ngân hàng Đông Á. Để đảm bảo thực hiện tốt các mặt của công tác pháp chế của Ngân hàng, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên làm công tác pháp chế cần được quan tâm hơn nữa. Phòng nhân sự và đào tạo phối hợp với phòng Pháp chế xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức kinh tế, pháp lý cho cán bộ, nhân viên làm công tác pháp chế bảo đảm kịp thời nắm bắt các quy định và thông lệ quốc tế liên quan đến hoạt động ngân hàng, phục vụ cho công tác pháp chế trong hoạt động đối ngoại, bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng cũng như đáp ứng được các đòi hỏi của nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế trong thời gian tới. Thủ trưởng các phòng ban và các đơn vị thuộc Ngân hàng, Giám đốc các chi nhánh Ngân hàng chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện nghiêm túc các quy định của ngân hàng. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị báo cáo Ban Tổng giám đốc Ngân hàng xem xét, giải quyết. · Đầu mối quan hệ, giao dịch với các đối tác tư vấn pháp luật cho ngân hàng Đông Á. · Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng thuộc Ngân hàng Đông Á trong việc đề xuất với Ban Tổng giám đốc, · Kiến nghị với Ban Tổng giám đốc đình chỉ việc thi hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định do chính các phòng ban đó ban hành trái với các văn bản của Ngân hàng. · Đề xuất kiến nghị Ban Tổng giám đốc hướng xử lý đối với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trái với quy định hiện hành do ban tổng giám đốc ban hành. · Trực tiếp hoặc phối hợp với các phòng ban có liên quan tổ chức phổ biến và tuyên truyền pháp luật trong toàn Ngân hàng thông qua việc xuất bản sách, tạp chí; Phối hợp với bộ phân bản tin ngân hàng thuộc phòng Marketing, xây dựng các câu hỏi – đáp pháp luật về hoạt động ngân hàng. Hướng dẫn và quản lý công tác pháp chế trong toàn ngân hàng. · Lập kế hoạch, tổ chức kiểm tra, theo dõi và đôn đốc đồng thời tổng kết việc thực hiện, chấp hành pháp luật trong toàn Ngân hàng. · Xây dựng thư viện pháp luật, sưu tầm các sách pháp luật, các thông tin và tư liệu về pháp luật phục vụ yêu cầu công tác hoạt động ngân hàng. Nâng cao hơn nữa vai trò của công tác tư vấn pháp luật bảo đảm thực hiện tốt chức năng tham mưu về pháp luật cho lãnh đạo Ngân hàng trong công tác quản lý và kinh doanh bằng pháp luật đối với các hoạt động ngân hàng. Đồng thời, bảo đảm quyền lợi của ngân hàng khi tham gia vào tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Các phòng ban thuộc Ngân hàng và các chi nhánh Ngân hàng có trách nhiệm trao đổi, cung cấp thông tin một cách kịp thời đầy đủ, chính xác phản ánh kịp thời các vướng mắc vụ việc tranh chấp để phối hợp xử lý, tháo gỡ nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của ngân hàng cũng như của cán bộ, công nhân viên trong ngân hàng. Các đơn vị được giao nhiệm vụ đầu mối thương lượng, đàm phán, ký kết các hợp đồng hoặc các thỏa thuận với các đối tác trong và ngoài nước phải nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật và thông lệ quốc tế liên quan. Phòng Pháp chế chú trọng thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp luật cho Ban Tổng giám đốc Ngân hàng trong vấn đề này. Tổ xử lý nợ: · Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ xử lý nợ trong toàn hệ thống. · Tổng hợp và báo cáo về công tác xử lý nợ, báo cáo phân tích về nguyên nhân phát sinh nợ quá hạn trong toàn hệ thống. · Theo dõi, tổng hợp, trình và thực hiện việc xử lý rủi ro tín dụng toàn hệ thống theo phê duyệt của hội đồng xử lý rủi ro và quy định của pháp luật. · Báo cáo cho hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc, đưa thông tin cảnh báo, yêu cầu các đơn vị có biện pháp xử lý nợ đối với nợ quá hạn và biện pháp khắc phục các nguyên nhân làm phát sinh nợ quá hạn. · Tham gia tố tụng tại các cơ quan có thẩm quyền khi được ủy quyền. Tổ quản lý đầu tư: · Phụ trách hồ sơ pháp lý liên quan đến việc góp vốn, mua cổ phần của Đông Á và các công ty trực thuộc vào các doanh nghiệp khác, · Thống nhất, tổng hợp hồ sơ pháp lý liên quan đến việc góp vốn, mua cổ phần của Đông Á và các công ty trực thuộc, · Theo dõi sự thay đổi trong quá trình góp vốn, mua cổ phần của Đông Á và các công ty trực thuộc, · Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc góp vốn, mua cổ phần của Đông Á, · Hướng dẫn các công ty trực thuộc thực hiện hồ sơ pháp lý đối với các khoản góp vốn, mua cổ phần của các công ty trực thuộc, · Trực tiếp hoặc phối hợp cùng các bộ phận khác xây dựng, ban hành và quản lý hệ thống mẫu biểu hợp đồng trong hoạt động tín dụng, Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ pháp lý chứng từ trong toàn hệ thống. Người phụ trách pháp lý có thể hỗ trợ rất nhiều trong các hoạt động của ngân hàng như hỗ trợ cán bộ tín dụng xem xét, thẩm định tư cách khách hàng. Thực tế, cán bộ pháp lý là người nắm rõ các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, chức năng quyền hạn của những người có thẩm quyền trong các cơ quan, tổ chức nên rất thuận lợi trong việc xác định thẩm quyền và trách nhiệm của họ trong mối quan hệ với ngân hàng. Họ thẩm định tính chất pháp lý của tài sản cầm cố thế chấp, hỗ trợ cán bộ tín dụng hoàn thiện các thủ tục pháp lý để đảm bảo tính pháp lý của tài sản; áp dụng các biện pháp theo quy định của pháp luật để thu hồi nợ; là đại diện của ngân hàng để tranh luận trước toà trong các vụ xét xử khi ngân hàng là đương sự. Thực hiện các nhiệm vụ khác do hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc giao, Trong bất kỳ một giao dịch nào của ngân hàng, ban tổng giám đốc sẽ chỉ xem xét đề án kinh doanh của bộ phận kinh doanh sau khi được Phòng pháp chế đồng ý về mặt pháp lý của giao dịch. Hội sở chính sẽ có một bộ phận pháp lý chuyên trách. Bộ phận này không chỉ ban hành các quy trình nghiệp vụ pháp lý, các văn bản pháp lý của hệ thống mà còn trực tiếp giải quyết các vụ việc tại các chi nhánh, nhất là những vụ việc mang tính phức tạp, quy mô lớn. Vì thế, khi cần thiết, các chi nhánh đều có thể nhờ sự hỗ trợ pháp lý từ bộ phận pháp lý của hệ thống. Bên cạnh những quy định về hoạt động của phòng pháp chế thì cần quy định thêm về nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cho rạch ròi. Và nhân viên pháp chế của chi nhánh phải thực hiện tất cả các công việc của mình như là những công việc của phòng pháp chế. Nếu vấn đề nào vướng mắc không giải quyết được thì họ xin ý kiến của lãnh đạo phòng pháp chế. Như vậy sẽ tạo sự linh hoạt, chủ động giải quyết các công việc của chi nhánh thuộc về lĩnh vực pháp chế. Đồng thời cũng bảo đảm tính kịp thời và chính xác trong giải quyết công việc. Vì nếu chi nhánh gặp vướng măc về pháp lý mà gọi điện hoặc gửi thư điện tử thì vấn đề giải quyết công việc chưa đến gốc của của nó và không có cơ sở để quy trách nhiệm cụ thể. Ở Việt Nam hiện nay vẫn công nhận giá trị pháp lý của các loại giấy tờ thuộc hai chế độ, thủ tục và mẫu giấy tờ thay đổi liên tục nên cần phải trực tiếp đọc mới có thể đánh giá, phân loại chính xác. 2.2.3.  Về mối quan hệ với Ban Tổng giám đốc và các phòng ban, chi nhánh * Quan hệ với Ban Tổng giám đốc Phòng pháp chế chịu sự chỉ đạo, điều hành và báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc hoặc phó Tổng giám đốc được phân công phụ trách. Với Ban Tổng giám đốc thì phòng pháp chế là cơ quan giúp việc về mặt pháp lý nên cần quy định một cách nghiêm ngặt mọi hợp đồng hay giao dịch của các phòng ban có liên quan đến tính pháp lý phải được đưa qua phòng pháp chế để thẩm định bước cuối cùng trước khi trình Ban Tổng giám đốc ký. Hiện nay, hợp đồng lao động của phòng nhân sự soạn không thông qua phòng pháp chế thẩm định nên không thể hiện được sự thỏa thuận trong giao kết hợp đồng lao động cũng như tính pháp lý chặt chẽ của nó. * Quan hệ với các phòng, ban, trung tâm tại hội sở giao dịch, các cấp chi nhánh, phòng giao dịch và các công ty trực thuộc (gọi tắt là đơn vị): Phòng pháp chế chủ động phối hợp với các đơn vị trong hệ thống để thực hiện tốt nhiệm vụ của phòng. Phòng pháp chế có quyền yêu cầu các đơn vị trong hệ thống cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, trừ các thông tin mà việc cung cấp thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc. Phòng pháp chế tham dự các cuộc họp xử lý kỷ luật người lao động, tham dự các cuộc họp nghe khách hàng khiếu nại về dịch vụ…của ngân hàng cung cấp và tham dự các buổi làm việc khi các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền kiểm tra hoạt động của ngân hàng, có thể trực tiếp đề nghị các đơn vị trong hệ thống có biện pháp khắc phục các vi phạm pháp luật, vi phạm các quy trình nghiệp vụ và quy chế quản lý nội bộ của ngân hàng Đông Á tại đơn vị đó hoặc trực tiếp báo cáo cấp có thẩm quyền về các vi phạm này. 2.2.4. Về cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, nhân viên pháp chế Trong chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên ngân hàng cần chú trọng đến đội ngũ cán bộ, chuyên viên phòng pháp chế, phải có kế hoạch đào tạo một cách hiệu quả chuyên viên. Việc bố trí, sắp xếp cán bộ, chuyên viên phải chú ý đến việc đảm bảo giữa công tác và học tập nâng cao trình độ, đáp ứng được sự biến động về đội ngũ cán bộ khi có yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên pháp chế. Quy định số lượng biên chế trong phòng pháp chế của ngân hàng Đông Á như hiện nay cũng chưa đáp ứng được nhu cầu công việc. Nên có quy định cụ thể vế số lượng nhân viên của phòng, phân bổ số lượng nhân viên phải căn cứ vào tổ chức và quy mô hoạt động và lượng khách hàng của hàng năm cũng như thực tế. Làm được điều này sẽ làm giảm áp lực giải quyết công việc tại phòng pháp chế và nâng cao hiệu quả hoạt động của ngân hàng. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động tham mưu của phòng pháp chế cần được nâng cao. Phòng làm việc của pháp chế phải đảm bảo về diện tích, các nhân viên phải được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ công tác như hệ thống máy vi tính, máy in, máy photocopy, phải thoáng mát và sạch sẽ. Phòng làm việc phải được bài trí trang trọng, khoa học. Cũng phải chú ý đến việc đầu tư tủ, két phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ. Trong quá trình giải quyết hồ sơ, cần có cơ chế linh hoạt không nên cứng nhắc, máy móc trong việc xử lý hồ sơ. Để đảm bảo việc giải quyết hồ sơ đúng thời gian quy định thì cần quy định trách nhiệm cụ thể của cá nhân trong từng khâu giải quyết hồ sơ. Trong công cuộc phát triển, mở rộng ngân hàng cũng phải hết sức chú ý đến chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, nhân viên pháp chế. Đây là đội ngũ hoạt động nhiều song chế độ tiền lương như hiện nay bình quân ngân hàng là 5,1 triêu/nhân viên/ tháng, nhân viên pháp chế khoảng 4,6 triệu do vậy là còn thấp so với trách nhiệm của họ cũng như công việc đặc thù này dẫn đến không đủ sức thu hút nhân tài. Bộ máy ngân hàng muốn tinh giảm mà vẫn phát triển tốt thì cần phải có một đội ngũ chuyên nghiệp những người làm công tác pháp chế; phải có cơ chế tác động vào hoạt động của nhân viên, tuân theo quy luật đào thải của sự tiến bộ xã hội, không thể kéo dài tình trạng thái độ làm việc qua loa, đại khái. Trong hoạt động của phòng pháp chế cần chú ý phân công công việc hợp lý đối với cán bộ, chuyên viên, chấm dứt tình trạng người làm không hết việc, người thì không có việc gì để làm. Ban Tổng giám đốc cần ban hành một văn bản cụ thể về quy chế phối hợp giữa các phòng, ban, chi nhánh… trong việc giải quyết các hồ sơ do khách hàng yêu cầu, tạo cơ sở pháp lý cho việc phân định trách nhiệm cụ thể của từng đơn vị, cá nhân trong một quy trình giải quyết hồ sơ. Các phòng, ban, chi nhánh có liên quan cần có hướng dẫn cụ thể để cán bộ, nhân viên dễ thực hiện và thực hiện một cách nhất quán. Việc xây dựng, phát triển và mở rộng phòng pháp chế ngân hàng Đông Á là cần thiết trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động ngân hàng nói riêng. Trong điều kiện mới thành lập, chưa có sự tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm nên việc thực hiện hoạt động còn bộc lộ nhiều bất cập, tổ chức và hoạt động hiện thời chưa có sự bao quát, chưa thể hiện được vai trò quan trọng và tối cần thiết. Việc phân tích trình bày và có đề xuất, kiến nghị giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong phạm vi nào đó chỉ là đóng góp nhỏ cho một sự hoàn thiện lớn. Trên đây là một số kiến nghị cơ bản tác giả đưa ra một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phần. Những giải pháp mà tác giả đưa ra sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong muốn đóng góp kiến thức pháp luật của mình nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức và hoạt động của phòng pháp chế trong ngân hàng thương mại cổ phân… góp phần vào công cuộc mở rộng và phát triển ngân hoạt động ngân hàng nói riêng và phát triển nền kinh tê Việt Nam trong thời kỳ mới thật sự hiêu quả. KẾT LUẬN: Những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam và quá trình hội nhập kinh tế thế giới, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam cũng đứng trước những cơ hội và thách thức lớn trước những cơ hội giao thương quốc tế và những rui ro có thể xảy ra cùng với nó. Truyền thống tự đàm phán, ký kết và tự giải quyết tranh chấp trong thương mại, vốn đã trở thành thói quen của không ít doanh nghiệp nay đã trở nên không còn phù hợp nữa. Nhiều doanh nghiệp đã biết đến sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý, thậm chí có cả bộ phận pháp chế nội bộ, để đảm bảo cả lợi ích kinh doanh và an toàn pháp lý cho mình. Tuy nhiên, mức độ và cách thức sử dụng ý kiến tư vấn pháp lý như thế nào là phù hợp thì không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được. Sắp tới, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ phải đối đầu liên tục với kiện tụng trong khi thông tin không biết, văn bản pháp luật còn nhiều lỗ hổng, dẫn đến rủi ro sẽ rất cao. Nếu không chấn chỉnh kịp thời, bản thân các doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng trước tiên và sau đó sẽ là nền kinh tế của nước ta. Hiệp hội doanh nghiệp có giúp đỡ thì cao lắm cũng chỉ là hỗ trợ. Doanh nghiệp phải tự cứu mình là chính. Pháp chế doanh nghiệp là tối quan trọng và không thể thiếu trong doanh nghiệp. Triển khai theo hướng thành lập hay thuê tư vấn đều có lợi phụ thuộc vào quy mô và tiềm lực của từng doanh nghiệp. Có thể nói, bộ phận pháp chế mang tính quyết định rất cao, song doanh nghiệp lại làm qua loa. Thời gian qua đã có nhiều vụ khiến nhiều doanh nghiệp phải giật mình nhìn lại. Trong kinh doanh, ký hợp đồng bắt buộc phải qua bộ phận pháp chế để kiểm tra. Tuy nhiên, tại nước ta hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa bỏ qua khâu quan trọng này. Đây thật sự là một lỗ hổng rất lớn của doanh nghiệp Việt Nam khi chúng ta gia nhập WTO. Trong tổ chức và hoạt động của Phòng pháp chế ngân hàng thương mại cổ phần cần lưu ý một số vấn đề sau: * Về tổ chức: - Phòng pháp chế nên tổ chức thành ba bộ phận là bộ phận tổng hợp và tư vấn, bộ phận xử lý nợ và bộ phận quản lý đầu tư. - Mỗi chi nhánh nên có một nhân viên pháp chế phụ trách luôn công tác hành chính. - Trưởng phòng không nên thuê làm việc theo giờ hành chính mà nên thuê dưới hình thức cộng tác. * Về hoạt động: - Các bộ phận trong phòng pháp chế phải được phân định chức năng rạch ròi, phù hợp. - Nhấn mạnh vai trò tham mưu của phòng pháp chế. - Quy định nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, cá nhân. * Về các mối quan hệ khác trong tổ chức ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á * Về cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động và chế độ đãi ngộ. Nghệ thuật kinh doanh là mềm dẻo, nghệ thuật pháp chế là nguyên tắc, nhưng để làm pháp chế cho kinh doanh và kinh doanh theo pháp chế, thì kinh doanh cần mềm dẻo một cách có nguyên tắc và pháp chế cần nguyên tắc một cách linh hoạt. Đã đến lúc các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các ngân hàng nói riêng cần phải có cách nhìn nhận tích cực và đúng đắn hơn đối với sự tham gia của những chuyên gia pháp lý, cả trong và ngoài doanh nghiệp, trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động thương mại quốc tế nói riêng. Chính điều này sẽ góp phần không nhỏ vào sự phát triển bền vững, ổn định và an toàn của doanh nghiệp cũng như hệ thống ngân hàng. Tài liệu tham khảo 1.     Luật doanh nghiệp 2005, 2.     Luật các tổ chức tín dụng 1997, 3.     Luật ngân hàng nhà nước và Luật các tổ chức tín dụng được sửa đổi và bổ sung vào năm 2003, 2004, 4.     Nghị định của chính phủ số 49/2000/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2000 về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại, 5.     Nghị định số 122/2004/NĐ-CP ngày 18/5/2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và tổ chức pháp chế các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và doanh nghiệp nhà nước, 6.     Thông tư số 07/2005/TT-BTP ngày 31/8/2005 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 122/2004/NĐ-CP về nghiệp vụ của các tổ chức pháp chế, 7.     Thông tư liên tịch số 01/2005/TTLT/BTP-BNV ngày 24/01/2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ về mô hình tổ chức pháp chế ở các doanh nghiệp Nhà nước, 8.     Quy chế tổ chức và hoạt động của vụ pháp chế (Ban hành kèm theo Quyết định của số 412/1999/QĐ-NHNN9 ngày 17/11/1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước), 9.     Chỉ thị của ngân hàng nhà nước về công tác pháp chế của Ngân hàng Nhà nước năm 2002, 10.                        Quyết định của thống đốc ngân hàng nhà nước số 383/2002/QĐ- NHNN ngày 24 tháng 4 năm 2002 về việc ban hành mẫu điều lệ ngân hàng thương mại cổ phần của nhà nước và nhân dân, 11.                         Công văn số 3412/STP-TC ngày 20/9/2005 của Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh về việc báo cáo tình hình xây dựng, củng cố tổ chức pháp chế ở các doanh nghiệp. 12.                         Công văn số 1337/UBND-PC ngày 9/3/2006 của UBND TP. Hồ Chí Minh về tình hình xây dựng củng cố tổ chức pháp chế, 13.                         Công văn số 1340/UBND-PC ngày 9/3/2006 của UBND TP. Hồ Chí Minh về việc xây dựng, củng cố tổ chức pháp chế tại các sở, ngành của thành phố, 14.                        Quyết định số 458/QĐ-EAB ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á về việc thành lập phòng pháp chế Ngân hàng Đông Á, 15.                        Quyết định số 609/TCQĐ-PC.04 ngày 10 tháng 12 năm 2004 của chủ tịch hội đồng quản trị ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu  về việc sáp nhập phòng xử lý nợ vào ban pháp chế, 16.                        Quyết định số 507/TCQĐ-PC.06 ngày 13 tháng 5 năm 2006 của chủ tịch hội đồng quản trị ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu  về việc thành lập bộ phận quản lý đầu tư thuộc ban pháp chế và ban hành kèm theo quy định về chưc năng, nhiệm vụ, tổ chức của ban pháp chế, 17.                        Quy trình nghiệp vụ phòng pháp chế – thu hồi nợ ( ban hành kèm theo quyết định số 627/2001/EIB/QĐ-TGĐ ngày 20/9/2001 của tổng giám đốc ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam), 18.                        Giáo trình luật ngân hàng của trường đại học luật Hà Nội (nhà xuất bản công an nhân dân, năm 2005) 19.Thông tin tại cuộc tọa đàm lấy ý kiến về dự thảo nghị định  khuyến khích các tổ chức dịch vụ tư vấn pháp luật, phát triển hoạt động tư vấn pháp luật để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp sáng 27/4/2008, 20.Vai trò của nhân viên pháp chế trong hoạt động ngân hàng trên trang ngày 17/5/2008 của luật sư Trương Thanh Đức. SOURCE: TÁC GIẢ GỬI (Việc sử dụng bài viết vào mục đích thương mại phải có sự đồng ý của tác giả)