Đề tài Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu (công ty điện lực Hà Nội)

XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU (CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI) MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 Nội dung 4 Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 4 1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành 4 2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ 8 Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 9 1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu 9 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu 9 3. Một số nhận xét 11 Chương III: Nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 12 1. Dự kiến danh mục hồ sơ 12 2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 15 2.1. Mô tả nhiệm vụ 15 2.2. Quy trình giải quyết công việc 18 2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành 23 Kết luận 27 Danh mục tài liệu tham khảo 29 Phụ lục LỜI NÓI ĐẦU 1.Mục đích, ý nghĩa đề tài: Hầu hết hoạt động của cơ quan tổ chức đều được ghi lại trong các văn bản.Văn bản là bằng chứngchứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan đó. Nó luôn chứa đựng những thông tin quý báu ghi lại hoạt động, kết quả của hoạt động và đồng thời nó là thông tin nguyên liệu cho mỗi hoạt động mới.Vì lẽ đó, văn bản sinh ra không phải chỉ để dùng một lần mà chúng cần được tập hợp lại trong các hồ sơ nhằm bảo vệ an toàn và phục vụ cho việc khai thác sử dụng trong hiện tại và tương lai.Vấn đề này cũng được quy định tại điều 11 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia-2001 như sau:”Cơ quan, tổ chức,cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”.Tuy nhiên trong thực tế công tác này vẫn chưa thực hiện một cách triệt để.Tình trạng hồ sơ chưa được lập còn phổ biến hay có lập cũng chỉ để có (Tức chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo). Tình trạng đó dẫn tới việc gây mất mát, thất lạc, khó tra tìm tài liệu,giảm hiệu suất công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan.Thấy được tầm quan trọng của công tác này,trong đợt thực tập thưc tế năm thứ 3 Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã đưa vào đó một nội dung nghiên cưu đó là: nghiên cứu xác định thành phần hồ sơ hiện hành tại cơ quan cụ thể. Để thực hiện được đề tài này, sinh viên phải nắm chắc những kiến thức cơ bản của các môn học như: Công tác văn thư, Kỹ thật soạn thảo văn bản, Hành chính học đại cương,…nhằm các mục đích: Thứ nhất, đề tài giúp sinh viên nắm chắc và củng cố các kiến thức đã học về hồ sơ, lập hồ sơ, văn bản, … Sau là để sinh viên có dịp tìm hiểu tình hình thực tế công tác ban hành văn bản, lập hồ sơ. Qua đó có thể so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp. Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện tay nghề, tạo thận lợi cho viêc thưc tập năm sau và công tác sau này. Bên cạnh đó, đề tài còn là dịp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong sinh viên giúp họ có một phong cách học tập mới: tìm tòi, sáng tạo, chủ động hơn. Như vậy với các mục đích trên, đề tài này thực sự la một đề tài vô cùng bổ ích và cần thiết cho sinh viên. 2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quy trình hoạt động của cơ quan đơn vị cụ thể. Nghiên cứu lý luận và thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài liệu cần có trong hồ sơ hiện hành. 3. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu Các nguồn tư liệu được sử dụng đó là: Giáo trình Lý luận và Phương pháp công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền; các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn; hồ sơ hiện hành của công ty Điện lực Hà Nội và một số tài liệu tham khảo khác. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng đó là: phương pháp đọc, phỏng vấn, liệt kê, phân tích và tổng hợp số liệu, logic… 4. Bố cục niên luận: Bố cục niên luận gồm có ba phần đó là: lời nói đầu, kết luận và nội dung được chia làm ba chương như sau: Chương I: sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành. Chương II: thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội. Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành. Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo trong khoa đặc biệt là thầy Đào Xuân Chúc người đã trực tiếp hướng dẫn tôi, bên cạnh đó phải kể tới các cô cán bộ văn phòng công ty Điện lực Hà Nội . Tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm và hạn chế về mặt thời gian nên bài viết của tôi không tránh khỏi thiếu sót, tôi kính mong sự nhân xét và đóng góp ý kiến của thầy cô và mọi người.Tôi xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG CHƯƠNG I. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH. 1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành. 1.1. Hồ sơ. Như trên đã nói những văn bản chứa đựng những thông tin về mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cần được tập hợp lại trong những hồ sơ. Như vậy hồ sơ là gì? Có phải mọi văn bản đều có thể để chung trong một hồ sơ? Hồ sơ cần nói lên điều gì? Trả lời những câu hỏi Khoản 7;8 Điều 3 Nghị định số110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính Phủ có định nghĩa như sau:”Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay những địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan,tổ chức hay của một cá nhân.Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định” Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp Công tác Văn thư, PGS. Vương Đình Quyền có định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản hay một văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”. Như vậy ở cả hai định nghĩa trên ta thấy có những điểm chung sau: Thứ nhất, hồ sơ được lập ở tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân mà trong quá trình giải quyết công việc họ có sản sinh văn bản. Hồ sơ phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó. Thứ hai, hồ sơ là tập hợp các văn bản có thể là một hay nhiều văn bản khác nhau và chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Số lượng các văn bản trong hồ sơ phụ thuộc vào sự sản sinh văn bản trong quá trình giải quyết công việc đó. Thường thì một hồ sơ chứa đựng nhiều văn bản vì để giải quyết một công việc nào đó cần phải tiến hành qua nhiều công đoạn khác nhau liên quan đến nhiều người vì lẽ đó văn bản sản sinh ra nhiều và chúng đều được tập hợp lại trong hồ sơ. Nhưng cũng có những hồ sơ chỉ có một văn bản khi mà văn bản đó đã phản ánh trọn vẹn một vấn đề. Và tiêu chí của việc lựa chọn văn bản trong hồ sơ đó chính là mối liên hệ giữa các văn bản này.mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ được tạo bởi các tiêu chí như: cùng phản ánh một sự việc, vấn đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó, ngoài ra chúng còn được kết hợp lại bởi những đặc trưng như: về tên loại văn bản, về tác giả, về cơ quan giao dịch, về thời gian, về địa dư (đối với hồ sơ cá nhân thì đó là liên quan về một người). Trong các đặc trưng trên thì đặc trưng vấn đề là đặc trưng cơ bản nhất và là đặc trưng tiêu chuẩn của lập hồ sơ. Từ các đặc trưng trên ta thấy hồ sơ được phân làm nhiều loại khác nhau như: hồ sơ công việc, loại hồ sơ (hồ sơ được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như tên loại, tác giả, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch). Ngoài ra trên thực tế còn phân hồ sơ thành hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ(được lập ở văn thư hay được khôi phục trong lưu trữ từ những văn bản rời lẻ). Việc phân loại hồ sơ này để ta có thể so sánh các loại hồ sơ với nhau để có thể tìm ra phương pháp tối ưu nhất để giữ gìn, bảo vệ và nhằm mục đích cuối cung là có thể tra tìm dễ dàng phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả nhất. 1.2. Hồ sơ hiện hành. Như trên đã trình bày, khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niêm dùng để phân biệt với các loại hồ sơ được khôi phục trong lưu trữ. Về mặt lý thuyết, hồ sơ được lập tại khâu văn thư, song song với quá trình giải quyết công việc của các cán bộ công nhân viên. Hồ sơ được lập như vậy sẽ dảm bảo cao nhất yêu cầu về chất lượng, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Tuy nhiên trong thực tế, trong quá trình giải quyết công việc của mình, do thói quen, rất ít cán bộ lập hồ sơ công việc. Vì vậy khi vào trong lưu trữ các cán bộ lưu trữ lại phải làm một động tác đó là phân định khối văn bản bó gói đó để lập thành hồ sơ. Khái niệm hồ sơ hiện hành được dùng với nghĩa là để chỉ các hồ sơ được lập ở khâu văn thư, bắt đầu từ khi công việc bắt đầu được giải quyết cho tới khi công việc đó kết thúc. Việc phân loại hồ sơ hiện hành cũng sử dụng các tiêu chí của hồ sơ nói chung. Ngoài ra, hồ sơ hiện hành theo một nghĩa hẹp hơn thì đó chỉ là hồ sơ công việc – hồ sơ lập theo tiêu chí vấn đề, phản ánh quá trình giải quyết công việc đó. Bên cạnh cách phân loại hồ sơ trên, hồ sơ hiện hành còn được phân loại dụa vào nội dung công việc mà hồ sơ đó phản ánh.theo cách này hồ sơ được phân theo các mặt hoạt động chính của cơ quan. Các loại hồ sơ hiện hành đó là: Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc giúp cán bộ làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật và quy định của cơ quan cấp trên. Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành ) là hồ sơ mà tài liệu trong hồ sơ đó phản ánh về quá trình giải quyết công việc của các cán để thực thi chức năng nhiệm vụ được giao. Hồ sơ tài chính là hồ sơ thể hiện thu chi tài chính trong cơ quan tổ chức. Hồ sơ xây dựng cơ bản là hồ sơ về xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài chính của công trình,…về trụ sở làm việc của cơ quan. Hồ sơ máy móc trang thiết bị là hồ sơ về xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy móc thiết bị tại cơ quan, tổ chức. Hồ sơ trình ký là hồ sơ đệ trình lên cấp trên xin ý kiến, phê duyệt về một vấn đề nào đó. Hồ sơ trình ký nếu được phê duyệt sẽ trở thành hồ sơ công việc. Lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, giữ gìn bí mật của cơ quan; nâng cao hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan; va tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Để hồ sơ phát huy hết vai trò của mình thì công tác lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; đảm bảo các yếu tố thể thức văn bản; hồ sơ phải được biên mục rõ ràng. Do vậy lập hồ sơ phải là nhiệm vụ của mỗi cán bộ giải quyết công việc vì chỉ có họ mới nắm rõ công việc mình làm cũng như là sự sản sinh văn bản giấy tờ. Hồ sơ còn là bằng chứng chứng minh cho họat động của cán bộ đó. Tuy nhiên lập hồ sơ là một công việc không hề đơn giản mà còn mang tính kỹ thuật nghiệp vụ cao. Vì thế trong thực tế việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ còn nhiều tồn tại như còn lộn xộn, thiếu văn bản , phá vỡ các mối liên hệ khách quan sẵn có. 2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối vối cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ. 2.1. Đối với cán bộ lập hồ sơ: Thành phần tài liệu trong hồ sơ được hiểu là toàn bộ các yếu tố văn bản cấu thành nên hồ sơ đó để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? của ai? Mang nội dung gì?... Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các yêu cầu cơ bản của công việc lập hồ sơ:phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, công việc của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản … Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, không thuộc hồ sơ. Cán bộ có thể kiểm soát tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi. Do đó họ có thể hoàn thành tốt công việc việc của mình. Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh sự hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra. 2.2. Đối với cơ quan, đơn vị: Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho phân loại(không nắm được thành phần hồ sơ sẽ không phân loại được); xác định giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị. Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng. Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa. Nhìn chung việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với không chỉ các cán bộ mà còn đối với cả đơn vị, cơ quan. Do vậy cần thực hiện tốt công tác này. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI. 1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu: Công ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng. Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp các dịch vụ liên quan đến ngành điện… Phòng Quản lý đấu thầu được lập nên với chức năng đó là: Tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện. 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu: Công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty được thực hiện theo quy định của nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn khác. Đồng thời công ty cũng ban hành những quy định quy trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thưc tế của công ty, đó là bản Quy trình quản lý và luân chuyển văn bản dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng công ty. Mục 6 của quy trình có quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ như sau: Hồ sơ công việc là toàn bộ những công văn giấy tờ, tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu đều phải lập hồ sơ ; những văn bản giao dịch không liên quan đến công việc chính của công ty thì không để trong hồ sơ. Tài liệu có trong hồ sơ công việc bao gồm tập hợp các hồ sơ trình kí về một công việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần). Hoặc là hồ sơ trình kí. Trách nhiêm của các đơn vị và cá nhân trong công ty: tất cả cán bộ công nhân viên chức khi được giao giải quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết; trưởng các phòng ban đơn vị có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định. Các đơn vị , cá nhân trong công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành . Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Trên đây là khái quát những quy định của công ty về lập hồ sơ hiện hành. Hiện nay công ty còn dự kiến ban hành văn bản “quy trình kiểm soát hồ sơ” để quy định rõ về hồ sơ thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ. Trên thực tế, công ty hết sức quan tâm tới vấn đề này. Để bảo quản tốt hồ sơ hiện hành, công ty đã trang bị cho các phòng ban các tủ đựng hồ sơ tài liệu đầy đủ và một hệ thống 03 kho lưu trữ hiện hành. Tại Phòng Quản lý Đấu thầu: Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã sản sinh ra các loại hồ sơ như: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình kí, hồ sơ tài chính, hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ máy móc trang thiết bị, hồ sơ nhân sự, tập công văn lưu và một số loại hồ sơ khác. Phòng đã lập các hồ sơ công việc, chủ yếu là hồ sơ đấu thầu. Đây là loại hồ sơ chuyên môn mang tính đăc thù của Phòng. Hồ sơ đấu thầu được lập theo mỗi gói thầu một gói thầu ứng với một bộ hồ sơ. Thành phần tài liệu của bộ hồ sơ này là các tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh quy trình thủ tục đấu thầu các gói thầu tại công ty. Nó bao gồm các văn bản trong hồ sơ pháp lý, các hồ sơ dự thầu, văn bản giao dịch giữa nhà thầu và công ty dự thầu và hợp đồng được ký kết giữa các bên. Công tác lập hồ sơ ở đây không theo danh mục hồ sơ sẵn có mà được lập chỉ dưới chỉ đạo của trưởng phòng. 3. Một số nhận xét: * Ưu điểm: Phòng đã có ý thức lập hồ sơ công việc, đã phần nào đáp ứng các yêu cầu của công tác lập hồ sơ (phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ cơ bản của Phòng là quản lý công tác đấu thầu, đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, giá trị các văn bản tương đối đồng đều, bước đầu có sự biêm mục); số lượng hồ sơ được lập sát với thực tế hoạt động của Phòng. * Hạn chế: Phòng mới chỉ lập hồ sơ đấu thầu còn các loại hồ sơ khác vãn chưa được lập, tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn, lưu trong các cặp file mà không được sắp xếp biên mục khoa học; vẫn còn tình trạng tài liệu trùng thừa (trong các bộ hồ sơ thầu tài liệu trùng thừa chiếm 1/2); văn bản không đảm bảo các yếu tố thể thưc còn phổ biến (thiếu ngày tháng văn bản, số văn bản, nội dung không đảm bảo…), tình trạng còn thiếu, mất mát tài liệu; lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có tinh thần tráh nhiệm cao, nếu không thì ta không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, không lập hồ sơ công việc, dẫn tới tình trạng hồ sơ, tài liệu để lung tung, lộn xộn, gây mất mát, khó tra tìm, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của cán bộ và toàn công ty (đặc biệt bộ hồ sơ thầu là loại hồ sơ mật,và liên quan nhiều về vấn đề tài chính, pháp luật nên hồ sơ càng cần phải lập đầy đủ, chính xác). Thành phần tài liệu trong hồ sơ đã bước đầu được xác định với các thành phần cơ bản. Khắc phục tình trạng này Công ty nói chung và Phòng cần có các biện pháp khắc phục như: lâp hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã dự kiến trước, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ một cách đúng đắn để đảm bảo mỗi hồ sơ được lập phải đạt các yêu cầu của hồ sơ. CHƯƠNG III. NGHIÊN CỨU- DỰ KIẾN THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU- CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI. 1. Dự kiến danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập. Danh mục hồ sơ là bản hướng dẫn cán bộ và đơn vị lập hồ sơ hiện hành. Danh mục hồ sơ được lập cuối năm để đầu năm sau có thể sử dụng được ngay. Đối với các cơ quan nhỏ thì danh mục hồ sơ thường được lập cho cả cơ quan, còn với các cơ quan lớn thì danh mục hồ sơ chỉ được lập cho từng đơn vị, bộ phận.Trường hợp công ty Điện lực Hà Nội thì danh mục hồ sơ được lập cho từng bộ phận phòng ban (do lượng hồ sơ được lập trong năm là tương đối lớn và công ty gồm nhiều phòng ban). Danh mục hồ sơ có hai cách lập như sau: Thứ nhất cuối năm văn thư trong cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn đơn vị, sau đó gửi xuống các đơn vị để xin ý kiến bổ sung, cuối cùng tổng hợp lại rồi in phát về các đơn vị. Thứ hai: ngược lại với cách thứ nhất đó là, từng cơ quan đơn vị tự lập danh mục hồ sơ sau đó đưa lên văn thư cơ quan điều chỉnh cho phù hợp rồi in gửi xuống các đơn vị. Công ty Điện lực Hà Nội không làm theo cả hai cách này mà giao cho từng đơn vị tự lập danh mục hồ sơ vào cuối năm và lập chỉ với mục đích là giao nộp hồ sơ vào lưu trữ chứ không có tác dụng làm hướng dẫn cho công tác lập hồ sơ. Đây là một tồn tại cần khắc phục, vì làm theo cách này ta không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, cũng như tình hình tài liệu nói chung. Khắc phục tình trạng này, tôi dự kiến đưa ra danh mục hồ sơ cho Phòng Quản lý Đấu thầu như sau: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2008 Số TT Ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Ngời lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 P16/01 Hồ sơ nguyên tắc P16 2 P16/02 Hồ sơ kế hoạch công tác năm 2008 Lâu dài P16 3 P16/03 Hồ sơ kế hoạch công tác quý I. Năm Tạm thời P16 4 P16/04 Hồ sơ kế hoạch công tác quý II. Năm 2008 Tạm thời P16 5 P16/05 Hồ sơ kế hoạch công tác quý III. Năm 2008 Tạm thời P16 6 P16/06 Hồ sơ kế hoạch công tác quý IV. Năm 2008 Tạm thời P16 7 P16/07 Hồ sơ kế hoạch công tác các tháng. Năm 2008 Tạm thời P16 8 P16/08 Bộ tài liệu gói thầu số1- VTSX08 “Kế hoạch mua sắm vật t sản xuất năm 2008” 3 năm P16 9 P16/09 Bộ tài liệu gói thầu số 2- VTSX08 “Cầu dao, cầu chì” 3 năm P16 10 P16/10 Bộ tài liệu gói thầu số 3- VTSX08 “Biến dòng, biến điện áp, chống sét” 3 năm P16 11 P16/11 Bộ tài liệu gói thầu số 1- VTTBL08 “Cung cấp tủ ATS” 3 năm P16 12 P16/12 Bộ tài liệu gói thầu số 2- VTTBL08 “Cung cấp MBA” 3 năm P16 13 P16/13 Bộ tài liệu gói thầu số 1- PTSX08 “Hòm công tơ” 3 năm P16 14 P16/14 Bộ tài liệu gói thầu PTSX08 “Thiết bị đo & Thiết bị thí nghiệm” 3 năm P16 15 P16/15 Bộ tài liệu gói thầu VTXDCB08 “Cầu dao phụ tải & Cầu chì tự rơi” 3 năm P16 16 P16/16 Bộ tài liệu gói thầu KTAT08 “Thiết bị và Dụng cụ an toàn” 3 năm P16 17 P16/17 Bộ tài liệu gói thầu XL08 “Đại tu thay dây chống sét 177 -178 E4 –E3” 3 năm P16 Bản danh mục này gồm có 17 hồ sơ/ bộ tài liệu, bao gồm: 01 hồ sơ/ bộ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài 05 hồ sơ/ bộ tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời 11 hồ sơ/ bộ tài liệu có thời hạn bảo quản 03 năm. Duyệt Ngày….tháng12năm2007 Chánh Văn phòng Ký tên và đóng dấu * Chú thích: - P16: Phòng Quản lý Đấu thầu; - VTSX: Vật tư sản xuất; - VTTBL: Vật tư thiết bị lẻ; - PTSX: Phơng tiện sản xuất; - VTXDCB: Vật tư xây dựng cơ bản; - KTAT: Kỹ thuật an toàn; - XL: Xây lắp. * Lý giải : (1): số thứ tự hồ sơ được đánh bằng chữ số A-rập. (2): ký hiệu hồ sơ gồm chữ viết tắt của Phòng Quản lý Đấu thầu theo quy định là P16 và kèm theo là số thứ tự của hồ sơ. (3): Thứ tự các loại hồ sơ và tên loại hồ sơ. Các loại hồ sơ công việc được chia theo các loại công việc như là đấu thầu hay các hoạt động khác. Trong hồ sơ đấu thầu lại chia thành các loại gói thầu khác nhau như danh mục hồ sơ đã nêu. Một gói thầu tương ứng với một bộ hồ sơ. Còn các loại công viêc khác tưong ứng với một hồ sơ. Tuy nhiên ở Phòng chủ yếu là hồ sơ đấu thầu còn các hồ sơ khác chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ. (4): Thời hạn bảo quản của hồ sơ theo quy định của nhà nước và công ty. Theo quy định hồ sơ thầu có thời hạn bảo quản là 03 năm. (5): Người lập hồ sơ ở đây là Phòng Quản lý Đấu thầu vì đây là danh mục hồ sơ lập cho một phòng. (6): Ghi chú nhũng thông tin về hồ sơ như chuyển từ năm trước sang… (8): Tổng hợp những thông tin về bản danh mục hồ sơ như:có bao nhiêu hồ sơ,thời hạn vĩnh viễn có bao nhiêu,lâu dài có bao nhiêu, tạm thời có bao nhiêu, năm cụ thể có bao nhiêu… Đây là bản danh mục hồ sơ cơ bản, ngoài ra nếu trong năm hoạt động của Phòng có phát sinh thì ta cần lập một bản danh mục hồ sơ bổ sung. Bản danh mục hồ sơ này sẽ là căn cứ cho cán bộ lập hồ sơ và là căn cứ để cán bộ lưu trữ có cơ sở để thu thập tài liệu một cách đầy đủ, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ ,tài liệu của Phòng. 2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành: 2.1. Mô tả nhiệm vụ: Chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý Đấu thầu được quy định cụ thể tại Quy Định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng thuộc Công ty Điện lực Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 2874 EVN/ĐLHN – TCLĐ ngày 22/6/2004 của Giám đốc Công ty Điện lực Hà Nội. Theo quy định thì Phòng có chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau: Về chức năng: Phòng có chức năng tham mưu, đề xuấtgiúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện. Về nhiệm vụ cơ bản: Phòng có những nhiệm vụ cơ bản đó là: 2.1.1. Căn cứ kế hoạch năm, hàng tháng của Công ty lập kế hoạch công tác khoa học đáp ứng yêu cầu hàng tháng của Công ty, thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra; 2.1.2. Thực hiện các thủ tục đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị theo quy định của Công ty và Tổng công ty của Nhà nước; Thực hiện các thủ tục đấu thầu xây lắp thuộc nguồn vốn sửa chữa lớn thực hiện tại Công ty theo phân cấp. Theo Quy chế Đấu thầu được ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ - CP ngày 01/9/1999 của Chính Phủ, tại điều 14. Hình thức lựa chọn nhà thầu, ta có các hình thức đó là: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp tự thực hiện và mua sắm đặc biệt. Các gói thầu được thực hiện dưới ba phương thức đó là đấu thầu một túi hồ sơ (trong đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp) - nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ; đấu thầu hai túi hồ sơ - nhà thầu nộp đề xuất giá và đề xuất kĩ thuật trong hai túi hồ sơ và cùng nộp một thời điểm; đấu thầu hai giai đoạn – nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu vào hai thời điểm khác nhau, trong đó lần một là để thảo luận kĩ thuật và tài chính, lần hai là để chính thức kí kết hợp đồng trên cơ sở thống nhất các điều kiện ở lần một. Về phạm vi đấu thầu thì ta có các hình thức đấu thầu trong nước và đầu thầu quốc tế (có sự tham gia của các nhà thầu quốc tế). Về nội dung công việc đấu thầu ta có các loại công việc thầu đó là: đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị (đấu thầu phương tiện sản xuất; vật tư sản xuất; đấu thầu kĩ thuật an toàn; vật tư thiết bị lẻ; vật tư thiết bị khối; vận chuyển trang thiết bị); đấu thầu xây lắp (đấu thầu xây dựng cơ bản; đấu thầu xây lắp); và các công việc khác.(Trong các hình thức trên thì công việc là đặc trưng chính để lập hồ sơ thầu. Tuy nhiên thành phần các hồ sơ lại tuỳ thuộc vào các phương thức đấu thầu và hình thức lựa chọn nhà thầu vì quy trình thủ tục của chúng khác nhau do vậy tài liệu sản sinh ra là khác nhau). 2.1.3. Tham gia thẩm tra và trình duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu,thẩm định kết quả đấu thầu, nội dung hợp đồng với các Nhà thầu của các dự án do đơn vị khác chủ trì, trình người có thẩm quyền phê duyệt (theo quy định có một số gói thầu không thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng mà thuộc chức năng của Ban Quản lý Dự án nên Phòng chỉ là một bộ phận tham gia một số khâu nhất định) 2.1.4. Thực hiện nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội dung theo chức năng,nhiệm vụ của phòng; báo cáo kip thời với Giám đốc tình hình thực hiện tại các đơn vị; 2.1.5. Thưc hiện một số công việc khác được giao. Trên đây là những chức năng nhiệm vụ cơ bản của Phòng Quản lý Đấu thầu. Như vậy về cơ bản nhiệm vụ của phòng được chia làm ba loại công việc chính sau: thứ nhất là quản lý các công viêc của phòng (lập kế hoạch, đôn đốc, kiểm tra…); thứ hai là khối công việc chuyên môn (tổ chức đấu thầu và tham gia phối kết hợp công tác với các phòng ban chức năng); thứ ba là thực hiện các công việc khác được giao. Nắm chắc các loại công việc của Phòng cũng như các quy trình, thủ tục giải quyết các công việc đó giúp ta có thể biết được các loại hồ sơ, cũng như thành phần tài liệu trong hồ sơ sẽ được lập trong năm để có thể thực hiện một cách dễ dàng công tác lập danh mục hồ sơ và hồ sơ hiện hành. 2.2. Quy trình, thủ tục giải quyết công việc (quá trình hình thành tài liệu trong một hồ sơ). Như trên đã trình bày, Phòng Quản lý Đấu thầu là một phòng chuyên môn của Công ty có nhiệm vụ thực hiện ba loại công việc là quản lý hoạt động, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn và các công việc được giao. Để xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ một cách chính xác nhất ta cần nắm chắc quy trình, thủ tục giải quyết công việc mà hồ sơ đó phản ánh (vì đây chính là con đường sản sinh tài liệu trong hồ sơ).Sau đây là quy trình, thủ tục giải quyết công việc của một số loại công việc của Phòng. 2.2.1. Đối với công tác quản lý: Đây là công tác quản lý các công việc hàng ngày của Phòng. Để thực hiện tôt công tác này Phòng cần làm các công việc cụ thể như đã trình bày ở phần mô tả công việc. Quy trình giải quyết như sau: Thứ nhất, căn cứ kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác tháng của công ty và chức năng nhiệm vụ của Phòng, Trưởng phòng (hay cán bộ được giao) dự kiến kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch tuần của Phòng gửi cho Văn phòng Công ty, bộ phận có trách nhiệm tổng hợp và trình Giám đốc phê duyệt. Thứ hai, Trưởng phòng nhận kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đã lập, tiến hành kiểm tra đôn đốc nhắc nhở cán bộ, công nhân viên trong phòng thực hiện đúng tiến độ. Thứ ba, thực hiện công tác tổng kết, giao ban hàng tháng, quý, tuần nhằm đánh giá kết quả đạt được, tìm ra hạn chế, tồn tại và tìm cách khắc phục; đồng thời đề ra phương hướng thực hiện trong thời gian tới. 2.2.2. Đối với công tác đấu thầu: trong công tác này Phòng tham gia thực hiện với hai tư cách, đó là là người đứng ra tổ chức đấu thầu các gói thầu và với tư cách là người tham gia tổ chức đấu thầu với các phòng ban chuyên môn khác. Theo quy định tại Quy trình Công tác Đấu thầu tại công ty ta có trình tự thực hiện đối với hai loại công việc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị và đấu thầu xây lắp như sau: 2.2.2.1. Trình tự thực hiện đối với đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị Các bước Trách nhiệm Tiến trình 1 Phòng kế hoạch Kế hoạch vật tư thiết bị 2 Phòng kế hoạch; Đơn vị được phân công Lập kế hoạch đấu thầu 3 Giám đốc Phê duyệt kế hoạch đấu thầu 4 Đơn vị tư vấn; Phòng quản lýđấu thầu; Đơn vị được phân công Lập Hồ sơ mời thầu 5 Giám đốc Phê duyệt Hồ sơ mời thầu 6 Phòng quản lý đấu thầu; Phòng bảo vệ; Đơn vị được phân công Thông báo mời thầu Phát hành Hồ sơ mời thầu 7 Giám đốc Nhận Hồ sơ dự thầu Mở thầu Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu 8 Tổ chuyên gia xét thầu Xét thầu (báo cáo xét thầu) 9 Phòng quản lý đấu thầu; Đơn vị được phân công Thẩm định kết quả xét thầu 10 Hội đồng xét duyệt kết quả đấu thầu; Giám đốc Phê duyệt 11 Phòng quản lý đấu thầu; Đơn vị được phân công Thông báo trúng thầu, không trúng 12 Hội đồng xét duyệt kết quả đấu thầu Thương thảo hợp đồng 13 Giám đốc Ký kết hợp đồng Như vậy, nếu được phân công tổ chức đấu thầu thì Phòng thực hiện công việc của mình như sau: căn cứ kế hoạch của Phòng Kế hoạch, lập kế hoạch đấu thầu cụ thể, trình giám đốc phê duyệt; nếu được chấp thuận thì lập hồ sơ mời thầu, trình Giám đốc phê duyệt; tiến hành thông báo mời thầu và phát hành hồ sơ mời thầu; thẩm định kết quả xét thầu của tổ xét thầu sau đó trình Giám đốc phê duyệt; thông báo trúng thầu, không trúng thầu cho các đơn vị dự thầu; căn cứ bản thương thảo hợp đồng và các văn bản trước đó lập dự thảo hợp đồng kinh tế; quản lý toàn bộ tài liệu của gói thầu của phòng và các tổ chuyên môn như tổ chuyên gia xét thầu, hội đồng xét duyệt kết quả đấu thầu. Nếu không là người tổ chức thì Phòng tham gia thực hiên các công việc được giao như: lập hồ sơ dự thầu theo sự phân công, thông báo mời thầu, tham gia thẩm định kết quả đấu thầu, thông báo trúng thầu, không trúng thầu cho các đơn vị dự thầu. Công tác của Phòng luôn luôn đặt trong mối liên hệ với các phòng ban khác (như phòng kỹ thuật, tài chính kế toán) 2.2.2.2. Thủ tục đấu thầu xây lắp. Các bước Trách nhiệm Tiến trình 1 Ban Quản lý Dự án Đơn vị được phân công Lập tờ trình kế hoạch đấu thầu 2 Giám đốc Phê duyệt kế hoạch đấu thầu 3 Đơn vị được phân công Đơn vị tư vấn Ban Quản lý Dự án Lập Hồ sơ mời thầu 4 Đơn vị được phân công Ban Quản lý Dự án Trình duyệt Hồ sơ mời thầu 5 Đơn vị được phân công Phòng quản lý đấu thầu Thẩm định Hồ sơ mời thầu 6 Đơn vị được phân công Giám đốc Phê duyệt Hồ sơ mời thầu 7 Đơn vị được phân công Ban Quản lý Dự án Thông báo mời thầu Phát hành Hồ sơ mời thầu 8 Đơn vị được phân công Ban Quản lý Dự án Nhận Hồ sơ dự thầu Mở thầu 9 Giám đốc Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu 10 Tổ chuyên gia xét thầu Xét thầu 11 Đơn vị được phân công Phòng quản lý đấu thầu Thẩm định kết quả xét thầu 12 Giám đốc Hội đồng xét duyệt kết quả đấu thầu Phê duyệt kết quả xét thầu 13 Đơn vị được phân công Ban Quản lý Dự án Thông báo trúng thầu 14 Đơn vị được phân công Ban Quản lý Dự án Thương thảo hợp đồng 15 Giám đốc Ký kết hợp đồng Trong trường hợp này Phòng có nhiệm vụ thực hiện các công việc ở bước 5 và bước 11 và một số công việc khác được giao nếu có. 2.2.2.3. Mặt khác đối với gói thầu mua sắm trực tiếp và chỉ định thầu mua sắm hàng hoá cũng như chỉ định thầu xây lắp thì trong quy trình có thay đổi đó là không có công đoạn thông báo đấu thầu rộng rãi trên báo chí, đồng thời hồ sơ chỉ định thầu cũng được phát hành cho nhà thầu dự kiến; tiếp theo đó là nhà thầu chào thầu; Ban quản lý dự án đánh giá bản chào thương thảo thực hiện hợp đồng; Giám đốc phê duyệt và cuối cùng là ký kết hợp đồng. Phòng có nhiệm vụ là đầu mối kiểm tra, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Công ty về vấn đề chỉ định thầu; thẩm tra và trình duyệt kết quả đối với các gói thầu chỉ định thầu mua sắm vật tư thiết bị và xây lắp thuộc phạm vi phải trình. Tuy nhiên đây mới chỉ là quy trình thuận. Nếu các tiêu chuẩn có thay đổi thì nó cần phải trình duyệt nhiều lần hayvới các gói thầu hai giai đoạn thủ tục lúc đó trở nên vô cùng phức tạp. 2.2.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao: Như tiến hành tham gia tập huấn, phổ biến công tác đấu thầu theo quy định của Tổng công ty, Công ty. Công việc này không mang tính chât thường xuyên như hai loại công việc trên (ví dụ khi có văn bản cấp trên mới ban hành quy định mới về chức năng nhiệm vụ của phòng, hay mở lớp tập huấn về công tác đấu thầu mà các công việc này không phải năm nào cũng có. Trên đây là toàn bộ quy trình thủ tục cơ bản thực hiện các công việc của Phòng. Từ đây văn bản sẽ được hình thành để ghi nhận kết quả của các loại hoạt động này. Nắm rõ các thao tác này ta có thể dễ dàng xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ. 2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành. Như trên đã trình bày, hồ sơ hiện hành của Phòng được lập theo đặc trưng công việc. Vậy với các công việc và quy trình thủ tục giải quyết công việc trên ta có các nhóm hồ sơ hiện hành và thành phần tài liệu như sau: 2.3.1. Nhóm một: Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắcgiúp cán bộ làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật và cơ quan cấp trên. Như vậy ta có các quy định của các cơ quan sau: thứ nhất là quy định của Nhà nước: thứ hai là quy định của Tổng công ty Điện lực Việt Nam; các văn bản hướng dẫn và mẫu của công ty. Nếu các văn bản này ít thì ta có thể lập chúng thành một hồ sơ. Trường hợp văn bản tài liệu nhiều thì ta lập văn bản của mỗi cơ quan là một hồ sơ. 2.3.2. Nhóm hai: hồ sơ công việc: hồ sơ này lập theo công việc của Phòng. Ta có các loại hồ sơ sau: (1) Hồ sơ kế hoạch công tác: loại hồ sơ này gồm có các hồ sơ kế hoạch công tác năm; hồ sơ công tác quý; hồ sơ công tác tháng (Theo từng tháng trong năm); kế hoạch công tác tuần; tài liệu trong các loại hồ sơ này như sau: + Hồ sơ kế hoạch công tác năm bao gồm: kế hoạch, văn bản phân công công việc của Phòng, kế hoạch bổ sung nếu có; báo cáo tổng kết công tác năm (vì là hồ sơ của một phòng); + Hồ sơ kế hoạch công tác quý, mỗi quý là một hồ sơ hoặc có thể gộp làm một nếu số lượng văn bản ít: kế hoạch, văn bản phân công công việc quý, biên bản họp giao ban, báo cáo tổng kết quý. + Hồ sơ kế hoạch công tác tháng bao gồm: kế hoạch, văn bản phân công công việc tháng của Phòng, kế hoạch bổ sung nếu có; báo cáo tổng kết công tác tháng; biên bản họp giao ban. Ngoài ra có thể nó kềm thêm các văn bản giao nhiệm vụ công tác các tuần (do lượng văn bản này số lượng ít). Nếu tài liệu ít thì có thể gộp ba loại hồ sơ trên thành một hồ sơ kế hoạch hoạt động của Phòng vì các văn bản này vẫn phản ánh công tác quản lý hoạt động của Phòng. (2) Hồ sơ đấu thầu: như trên trình bày loại hồ sơ này lập theo các gói thầu. Mỗi gói thầu là một bộ hồ sơ một bộ hồ sơ bao gồm các hồ sơ pháp lý (cơ sở pháp lý để thực hiện đấu thầu) và hồ sơ dự thầu do nhà thầu tham dự gói thầu tham dự nộp. Xét về mặt thành phần tài liệu trong hồ sơ ta chia ra làm loại sau: + Hồ sơ trình Giám đốc phê duyệt kết quả gói thầu chỉ định thầu: - Tờ trình về lý do, nội dung gói thầu, nội dung chính của dự thảo hợp đồng. - Bản sao các văn bản (kèm theo): quyết định phê duyệt giá trị dự toán chỉ định thầu (thầu mua sắm thiết bị không có văn bản này); hồ sơ chứng minh tư cách, năng lực nhà thầu; hồ sơ mời chỉ định thầu; bản chào ban đầu của nhà thầu; dự thảo hợp đồng được kí tắt kèm theo biên bản thương thảo hợp đồng đã được hai bên ký. - Quyết định của Giám đốc phê duyệt kết quả đấu thầu. - Hồ sơ dự thầu của nhà thầu(bản gốc). + Hồ sơ gói thầu vật tư thiết bị: gồm hồ sơ pháp lý và hồ sơ dự thầu Hồ sơ pháp lý gồm: - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu; - Kế hoạch đấu thầu đã được giám đốc phê duyệt; - Tờ trình Giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu; - Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu; - Hồ sơ mời thầu; - Tờ trình Giám đốc về việc đăng báo mời thầu và nội dung đăng báo mời thầu; - Thông báo mời thầu; - Danh sách nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu; - Biên bản mở thầu; - Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu; - Báo cáo xét thầu; - Báo cáo thẩm định kết quả xét thầu; - Phê duyệt kết quả đấu thầu; - Thông báo trúng thầu; - Biên bản thương thảo hợp đồng; - Hợp đồng đã được ký kết. - Ngoài ra còn có các công văn trao đổi giữa nhà thầu và công ty về các nội dung đấu thầu như chào giảm giá gói thầu, làm rõ hồ sơ mời thầu; giấy uỷ quyền thương thảo, ký kết hợp đồng, các tiên lượng kĩ thuật kèm theo gói thầu… Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu (mỗi nhà thầu là một hồ sơ) + Hồ sơ đấu thầu xây lắp: Thẩm định Hồ sơ mời thầu: - Biên bản thẩm định Hồ sơ mời thầu; - Tờ trình trình người có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu; - Dự thảo Hồ sơ mời thầu; - Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu. Thẩm định kết quả đấu thầu: - Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu; - Báo cáo xét thầu; - Biên bản xét thầu; - Biên bản thẩm định kết quả đấu thầu; - Tờ trình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu. + Ngoài ra đối với các gói thầu tổ chức đấu thầu hai giai đoạn, hai túi hồ sơ thì thành phần tài liệu của nó có thêm các loại tài liệu như: văn bản thẩm định thầu giai đoạn hai (đối với thầu hai giai đoạn); các văn bản thẩm định kỹ thuật, dự toán tài chính…(thầu hai túi hồ sơ). Trên đây là dự kiến thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ cơ bản của Phòng Quản lý Đấu thầu. Theo đó ta thấy thành phần tài liệu của các loại hồ sơ của phòng rất đa dạng. Nó bao gồm đa dạng các loại hình tài liệu như: văn bản, tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ, bản tính toán, dự toán) …của các phòng ban trong Công ty, các nhà thầu, có thể cả Tổng công ty…ở nhiều công đoạn khác nhau của gói thầu, để phản ánh quá trình giải quyết các thủ tục đấu thầu thuộc chức năng nhiệm của Phòng. KẾT LUẬN Tóm lại việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành có vai trò rất quan trọng không chỉ với cán bộ lập hồ sơ mà còn cả với đơn vị lập hồ sơ và toàn thể cơ quan. Như phân tích ở các phần trên ta thấy tài liệu được sinh ra song hành với quá trình giải quyết công việc, mặt khác nếu không có nó cán bộ không thể thực hiện công việc của mình (ví dụ nếu không được phê duyệt kế hoạch thì sẽ không thể thực hiện gói thầu đó được). Một hồ sơ có đủ các thành pần tài liệu cần thiết là căn cứ để xem xét đánh giá sự hoàn thành công việc của cán bộ cũng như tính minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (ví dụ nếu không có đăng báo mời thầu thì gói thầu chào giá cạnh tranh trở thành chỉ định thầu khi ấy nếu trị giá gói thầu vượt khỏi quy định của chỉ định thầu thì đó là sự vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho công ty). Bên cạnh đó, xác định đúng thành phần tài liệu trong hồ sơ nó sẽ quản lý đầy đủ, chặt chẽ văn bản, tài liệu, cung cấp một cách đầy đủ nhất các thông tin cho các bộ cần sử dụng nâng cao hiệu suất công tác của cán bộ, đồng thời tạo cho họ một thói quen làm việc khoa học – làm việc với tài liệu là cách làm việc có căn cứ có cơ sở và là tác phong của một nền kinh tế phát triển. Ngoài ra, nó còn tiết kiệm tiền của công sức cho cán bộ lưu trữ và Công ty trong công tác thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị, bảo quản… Tuy nhiên trong thực tế đây không phải là công việc dễ dàng bởi nó còn bị tác đông bởi nhiều yếu tố chủ – khách quan đó là: Về yếu tố chủ quan: thứ nhất là kiến thức về hồ sơ, lập hồ sơ của các cán bộ (họ là cán bộ chuyên môn nên không được trang bị những kiến thức này một cách đầy đủ, đặc biệt lại với các công việc có tính chất phức tạp thì đây là một khó khăn rất lớn); thứ hai là do thói quen làm việc của công nhân viên chức ở nước ta – làm việc mà không cần lập hồ sơ, đây là thói quen xấu mà ta cần khắc phục đặc biệt trong giai đoạn hiện nay nước ta gia nhập WTO; Về khách quan đó là quy định của nhà nước còn chư cụ thể và đầy đủ đặc biệt là không có các chế tài để ràng buộc (nếu cán bộ không lập hồ sơ công việc thì cũng không sao cả); bên cạnh đó là công tác này vẫn chưa nhận được sự quan tâm một cách đúng đắn của lãnh đạo cơ quan (thái độ coi nhẹ công tác lập hồ sơ ) Vì thế công tác này vẫn chưa đựơc thực hiện một cách nghiêm túc. Tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu còn phổ biến; hay hồ sơ không đảm bảo yêu cầu như không đúng thể thức, thiếu văn bản, trùng thừa, không được sắp xếp, biên mục khoa học… Trong thời gian thực tập một tháng tại Công ty Điện lực tôi đã có dịp khảo sát công tác lập hồ sơ và hồ sơ tại Phòng Quản lý Đấu thầu.. Tuy nhiên do hạn chế về thời gian, mức độ tiếp cận tài liệu hạn chế do phần lớn tài liệu của Phòng là tài liệu mật, bên cạnh đó là kiến thưc còn nhiều hạn chế nên thực hiện đề tài tôi mới chỉ bước đầu tiếp cận đưa ra các dự kiến về danh mục hồ sơ cũng như thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Phòng Quản lý Đấu thầu do đó tôi rất mong sự ủng hộ và góp ý kiến của tất cả thầy cô và các bạn. “Công cha, nghĩa mẹ, ơn thầy” qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy PGS.TS Đào Xuân Chúc – người thầy trực tiềp hướng dẫn tôi, cùng toàn thể các cán bộ văn phòng Công ty Điện lực Hà Nội đã tận tình giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Vương Đình Quyền: Lý luận và phơng pháp công tác văn th. NXB Đại học Quốc qia Hà Nội, 2005. 2. Danh mục hồ sơ công việc các gói thầu vật tư sản xuất của Phòng Quản lý Đấu thầu – Công ty Điện lực Hà Nội, năm 2004 3. Mục lục tài liệu của một số hồ sơ Phòng Quản lý Đấu thầu – Công ty Điện lực Hà Nội. 4. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính Phủ. 5. Pháp lệnh Lu trữ Quốc gia số … của Uỷ ban Thờng vụ Quốc hội. 6. Quy chế Đấu thầu ban hành kèm theo nghị điịnh số 88/1999/NĐ- CP ngày 01/9/1999 của Chính phủ, đã sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 14/2000/NĐ- CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ. 7. Quy định chức năng nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban thuộc Công ty ban hành kèm theo quyết định số 2748 EVN/ĐLHN – TCLĐ ngày 22/6/2004 của Phòng Tổ chức Lao động – Công ty Điện lực Hà Nôi. 8. Quy trình quản lý và luân chuyển văn bản ban hành kèm theo quyết định số 442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng Công ty Điện lực Hà Nội. 9. Quyết định số 381 NL/ TCCB – LĐ ngày 08/ 7/ 1995 thành lập doanh nghiệp nhà nớc của Bộ Năng lợng Phần phụ lục