Đề tài Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT xăng dầu Việt Nam - Petrolimex

trị và công bố chính thức đều được rà soát kĩ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan... Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng tư vấn về quản lí, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lí, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ a. Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ a.1. Đặc điểm Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty Môi trường kiểm soát bao gồm toàn toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có được kiểm soát hay không phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó. Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt. Dưới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát tại nội bộ Tổng công ty: Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty. Chính sách nhân sự Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục và thường xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo đuổi trong nỗ lực đưa Tổng công ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức. Công tác kế hoạch Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công vụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập để phát hiện những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích. Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của một Tổng công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành của các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Nhà nước, chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước, ... a.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Mục đích của hệ thống kế toán trong Tổng công ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng công ty đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. b. Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty Các hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam chủ yếu được thực hiện bởi ban kiểm soát. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty giống như một bộ phận kiểm tra độc lập. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập trước khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải được thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều phải được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi...tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát. Nói cách khác, Ban kiểm soát của Tổng công ty giữ vai trò xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý. Bên cạnh những công việc trên, Ban kiểm soát còn thực hiện vai trò tư vấn cho các quyết định của Hội đồng quản trị trên các mặt: tổ chức quản lý, đầu tư tài chính,... Như đã đề cập đến ở trên, môi trường kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình thức kiểm tra chéo. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. 2.2.3. Đánh giá tổng quát về tình hình kiểm soát nội bộ tại TCT. a. Các biện pháp, thủ tục kiểm soát . Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát. Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát quản lí và kiểm soát xử lí do không có bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện. Tuy nhiên, biện pháp kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản được thực hiện rất tốt thể hiện ở hệ thống quĩ của Tổng Công ty được bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày đêm. Tổng Công ty không xây dựng sơ đồ tài khoản cũng như cẩm nang thủ tục để hướng dẫn cụ thể công tác kế toán nhằm đảm bảo hợp lí là công tác kế toán được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, và việc phân loại là đúng đắn. Về các thủ tục kiểm soát : Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi bộ phận được qui định chức năng, nhiêm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách phân công nhiệm vụ thích hợp. Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm: -Người ghi chép sổ sách và người quản lí tài sản: cụ thể thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ, thủ kho không kiêm kế toán hàng tồn kho. -Cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lí. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty. Cũng giống như các công ty khác, hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam được thực hiện xuất phát từ chính những yêu cầu của hoạt động quản lí. Mối quan tâm đặc biệt hàng đầu của hoạt động quản lí là: liệu tài sản của công ty được bảo vệ tốt không, các quy tắc, luật lệ của công ty có được tuân thủ không, sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ, hợp lí không, và điều quan trọng hơn nữa là việc phát hiện ra các gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện ... Xuất phát từ những yêu cầu trên và cũng để đảm bảo cho tính hiệu quả của chính hoạt động Kiểm soát nội bộ, các thủ tục Kiểm soát đã được công ty thiết kế và áp dụng. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu này bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Kiểm tra tính chính xác của số liệu. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kê toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu theo dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.Các nguyên tắc này đã được thể hiện rõ ràng trong vai trò và chức năng của Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng khác trong Tổng công ty. c. Kiểm tra, kiểm soát đối với một số khoản mục chủ yếu tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. c1. Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền. + Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng Vốn bằng tiền của Tổng Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của Công ty (tiền mặt) hoặc gửi tại ngân hàng (TGNH) hoặc dưới dạng tiền đang chuyển. Ý thức được khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên Tổng Công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quĩ và kế toán vốn bằng tiền, những người trực tiếp quản lí vốn bằng tiền. ở Tổng Công ty không có bộ phận kiểm soát các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền, Kế toán trưởng cũng không kiêm nhiệm công tác này. Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì việc kiểm soát đã được thực hiện thông qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thường xuyên song song với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của Tổng Công ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của Công ty được bảo vệ. Một số biện pháp, thủ tục Tổng Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền. Một là: Thủ tục thu tiền. Tổng Công ty không xây dựng qui chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen. Nghiệp vụ thu tiền ở Tổng Công ty chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng, rất ít khi bằng tiền mặt đối với nghiệp vụ thu tiền mặt còn có thể là rút tiền từ ngân hàng về quĩ, thu từ tiền tạm ứng còn thừa. Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trưởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quĩ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quĩ. Tính liên tục của chứng từ thu được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền. Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ. Phiếu thu được đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu được sử dụng 2 lần nhưng chỉ được sử dụng 1 lần. Kế toán vốn bằng tiền vừa được thực hiện bằng máy, vừa được thực hiện bằng tay và cuối kỳ đối chiếu. Sơ đồ 3: Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu. KT vốn bằngtiền Thủ quĩ Kế toán VBT Người có nhu cầu nộp tiền Lưu trữ, bảo quản chứng từ -kiểm tra phân loại chứng từ -Nhập quĩ -Ghi sổ quĩ -Kiểm tra CT -Kí CT Lập phiếu thu Nghiệp vụ thu tiền Kế toán trưởng -Kiểm tra, phân loại CT -Ghi sổ tiền mặt Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch. Trường hợp thu tiền không tại quĩ thì khi mang tiền về quĩ phải có giấy nộp tiền. Biểu 5: Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Họ tên: Đơn vị: Số tiền: Nội dung: Ngày … tháng … năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Hai là: Thủ tục chi tiền. Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với quá trình chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập. Tại Tổng Công ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp sau: Chi tiền mua vật tư, tài sản. Chi tạm ứng Chi trả lương. Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay. Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngoài khác. Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí... Sơ đồ 4: Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi. Kế toán VBT Lưu trữ, bảo quản CT Thủ quĩ Nghiệp vụ chi tiền Lập CT chi quĩ Duyệt, kí CT Ghi sổ kế toán Người có nhu cầu chi Giám đốc -Kế toán trưởng Kế toán VBT Chi tiền tại quĩ Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Chứng từ chi được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi được lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy. Kế toán và thủ quĩ đối chiếu hàng ngày. Biểu 6: Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Ngày … tháng … năm … QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 Kính gửi : Tổng Giám đốc Tổng Công ty Tên tôi là : Địa chỉ: Đề nghị tạm ứng số tiền: Lí do tạm ứng: Thời hạn thanh toán: Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng Biểu 7: Phiếu chi tiền Phiếu chi Quyển số: Mẫu số 03-thuế QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày/tháng/năm Họ tên người nhận : Địa chỉ: : Số tiền: Kèm theo : ….. chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: Ngày tháng năm TT đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quĩ Người nhận tiền Đối với TGNH, khi nghiệp vụ chi TGNH phát sinh, người có nhu cầu chi TGNH viết “Giấy đề nghị cắt séc” nêu rõ lí do cắt séc, có đầy đủ chữ kí của phụ trách bộ phận. Giấy đề nghị cắt séc được chuyển cho Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc kí duyêt, chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc mới kí vào chứng từ. Giấy đề nghị cắt séc cũng được đánh số liên tục. Biểu 8: Giấy đề nghị cắt séc GIẤY ĐỀ NGHỊ CẮT SÉC Số : Ngày tháng năm Họ tên: Đơn vị công tác: Lí do cắt séc: Số tiền: Viết bằng chữ: Đơn vị hưởng séc:. Địa chỉ: Số tài khoản: Tại ngân hàng: Số CMND của người xin cắt séc: Nơi thường trú: Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người xin cắt séc Kế toán vốn bằng tiền căn cứ giấy báo của ngân hàng, kiểm tra STT của giấy báo, số dư đầu, số phát sinh, số dư cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật kí thu, nhật kí chi, sổ cái các tài khoản 1121,1122. Khi phát sinh chênh lệch cùng ngân hàng tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lí kịp thời. ở Tổng Công ty, nghiệp vụ tiền đang chuyển rất ít khi phát sinh nhưng khi phát sinh cũng được theo dõi chặt chẽ bởi kế toán vốn bằng tiền. Ba là: Bảo quản tiền mặt tại quĩ. Tiền mặt của Tổng Công ty được bảo quản tập trung tại quĩ của Tổng Công ty.Tổng Công ty chỉ có 1 két duy nhất được bảo vệ an toàn bởi 2 lớp cửa trong đó có 1 lớp cửa sắt rất chắc chắn. Phòng quĩ được đặt gần phòng bảo vệ nên được bảo vệ an toàn cả ngày lẫn đêm. Thủ quĩ là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lí tiền mặt, thu và chi tiền tại quĩ, là người duy nhất cầm chìa khoá két. Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí tiền mặt: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và qui mô không lớn nên Tổng Công ty không có từng người phụ trách đối với từng loại tiền mà hoàn toàn do kế toán vốn bằng tiền đảm nhận. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ Giám đốc và kế toán trưởng là người duyệt chi cách li trách nhiệm với những người thực hiện nghiệp vụ chi. Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ chi tiền mặt tại Tổng Công ty đều được phê chuẩn bởi Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Tổng Công ty thực hiện việc uỷ quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, khi Tổng giám đốc đi vắng thì Kế toán trưởng duyệt chi, sau đó Tổng Giám đốc sẽ hoàn tất thủ tục, đối với tiền gửi ngân hàng, Tổng Giám đốc viết giấy uỷ quyền cho thủ quĩ đi lĩnh tiền. Năm là: Công tác quản lí. Tiền mặt được bảo quản tập trung tại két. Việc thu tiền mặt chủ yếu thực hiện tại Tổng Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”. Tổng Công ty không qui định hạn mức tồn quĩ: trước đây Tổng Công ty cũng thoả thuận với ngân hàng về giới hạn tồn quĩ và đột xuất đến kiểm tra. Tuy nhiên những năm gần đây với lí do việc thu tiền chủ yếu thực hiện qua ngân hàng, lượng tiền tồn quĩ thường không lớn nên không qui định giới hạn này. Thực tế số tiền tồn quĩ thường cũng không lớn, chỉ để chi cho những khoản lặt vặt, khi có nhu cầu chi tiêu thì mới đi rút từ ngân hàng về. Sáu là: Thủ tục kiểm kê. Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lí tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt trong quĩ không được sử dụng cho các mục đích ngoài Tổng Công ty, hoặc những mục đích không được phê chuẩn, Tổng Công ty tiến hành kiểm kê tồn quĩ tiền mặt hàng quí. Căn cứ vào phương án kiểm kê do Tổng Giám đốc đưa ra, ban kiểm kê được thành lập, trước khi kiểm kê, sổ sách được khoá và két được niêm phong. Ban kiểm kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách. Nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để qui trách nhiệm và xử lí. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê. Biểu 9: Biên bản kiểm kê tồn quỹ tiền mặt Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN QUĨ TIỀN MẶT 10 giờ ngày 02 tháng 03 năm 2004 I. Kiểm kê tồn quĩ VND (1111) Số tiền sổ sách: 4658000.000 đ Số tiền kiểm kê thực tế: 465.800.000 đ 3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): 0 Loại tiền VND: Loại 500.000đ=200 tờ =200.000.000 Loại 100.000đ=1000 tờ =100.000.000 Loại 50.000đ=500 tờ = 25.000.000 ….. Cộng: 465.800.000đ Viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi lăm triệu tám trăm nghìn đồng II.Kiểm kê ngoại tệ USD (1112) 1. Sổ sách: 800USD Kiểm kê thực tế: 800USD 3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): Không có. Trong đó loại 100USD = 8 tờ =1000USD Hà nội ngày 02 tháng 03 năm 2004 Thủ quĩ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc Đối với TGNH ngoài việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách của Tổng Công ty, cuối năm đều có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. Biểu 10: Phiếu đối chiếu Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thành phố Hà nội Độc lập-tự do-hạnh phúc Ngày 02 tháng 03 năm 2004 PHIẾU ĐỐI CHIẾU Tên tài khoản: Tiền gửi không kì hạn Đơn vị Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam ĐV:1000 đ Số hiệu tài khoản Số dư đến hết ngày 31/12/2003 Loại tiền tệ Chênh lệch giữa NH và sổ sách của đơn vị Ghi chú Nợ Có 7301.0083 351.662.728 VND Không Xác nhận của đơn vị Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Hà nội Chủ tài khoản Giám đốc Như vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhưng được thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã được kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp. C.2. Kiểm soát nội bộ đối với công nợ: các khoản phải thu, phải trả Khoản phải thu của Tổng Công ty do 1 nhân viên kế toán theo dõi. Các khoản phải thu được kiểm soát bằng cácbiện pháp, thủ tục sau: Ghi sổ chi tiết các khoản phải thu. Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu. Khoản phải thu trong năm được theo dõi cho từng khách hàng.tổng hợp số phát sinh chi tiết của từng khách hàng Tổng Công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được ghi trên 1 dòng và được theo dõi về các chỉ tiêu số dư đầu kì, phát sinh trong kì và số dư cuối kì Số liệu tổng hợp trên phát sinh chi tiết này được sử dụng để đối chiếu với sổ cái. Việc thu hồi nợ được Tổng Công ty rất quan tâm.Tổng Công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả một cách thường xuyên bằng điện thoại hoặc nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở của khách hàng để thông báo hoặc đòi nợ. Đối chiếu và kiểm kê công nợ Tổng Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ. Cuối năm, sau khi đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê các tài khoản phải thu, phải trả và lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331. Tổng Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nợ nên rất khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ quá hạn. Tổng Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi được là nhỏ nhưng vẫn thể hiện trên báo cáo tài chính, là một bộ phận của tài sản lưu động. điều này làm cho báo cáo tài chính của Tổng Công ty không thể hiện đúng thực trạng tài sản của công ty, có thể dẫn đến những quyết định sai của những người sử dụng báo cáo tài chính của Tổng Công ty . Việc kiểm soát đối với khoản phải trả tương tự như kiểm soát đối với khoản phải thu. c.3 Kiểm soát đối với tài sản cố định Do Tổng Công ty có qui mô lớn lại áp dụng những kĩ thuật tiên tiến vào sản xuất nên công ty có một khối lượng tài sản cố định rất lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng. Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc như văn phòng Tổng công ty, nhà kho, nhà xưởng..., máy móc thiết bị văn phòng... Tổng công ty còn có một khối lượng rất lớn xe, máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh Do có giá trị lớn như vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu không có những biện pháp kiểm soát thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. ý thức được điều này nên việc tổ chức quản lí và sử dụng tài sản cố định được Ban lãnh đạo Tổng Công ty rất coi trọng,đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao Một số chính sách, biện pháp, thủ tục áp dụng trong kiểm soát TSCĐ; Thứ nhất là kế hoạch và dự toán TSCĐ Hàng năm, Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản, trong thực hiện kiểm kê Tổng Công ty sẽ đánh giá năng lực sản xuất và hao mòn của TSCĐ. Đối với những TSCĐ hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được, ban kiểm kê sẽ liệt kê những tài sản này đề nghị cho thành lí và đưa ra bảng liệt kê TSCĐ thanh lí (kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe, máy, thiết bị) Ngoài kế hoạch nhượng bán, thanh lí, Tổng Công ty cũng có kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ. Trong kế hoạch nêu rõ nguồn đầu tư cho các TSCĐ này, bao gồm vốn ngân sách, vốn tự bổ sung và vốn vay.kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ năm 2000 như sau: Đối với những tài sản mua ngoài kế hoạch, trước khi trình Tổng công ty quyết định, công ty cũng lập dự toán và nguồn vốn tài trợ cho việc đầu tư. Tổng Công ty cũng lập kế hoạch và dự toán sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Tổng Công ty cũng lập dự toán chi tiết sửa chữa lớn cho từng xe, máy, thiết bị. * Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ Tổng Công ty không có văn bản qui định các thủ tục mua sắm TSCĐ nhưng trên thực tế thủ tục này được thực hiện chặt chẽ. Khi có kế hoạch mua sắm, đầu tư, Công ty phải gửi tờ trình do giám đốc lập cho Tổng công ty xin xét duyệt việc đầu tư, mua sắm trong đó nêu rõ mục đích sử dụng, thời gian sử dụng dự tính, nguồn vốn tài trợ. Tổng công ty sau khi xem xét nhu cầu của công ty, nếu đồng ý, Chủ tịch HĐQT sẽ ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư, mua sắm này. Sau khi có quyết định của Tổng công ty, việc đầu tư mua sắm được giao cho Phòng Kỹ thuật - Đầu tư Phòng Kỹ thuật - Đầu tư sẽ tìm nhà cung cấp và kí hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Sau khi thực hiện việc mua bán phải có biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn bán hàng. Xe, máy, thiết bị mua về được kiểm tra các thông số kĩ thuật, Phòng Kỹ thuật - Đầu tư chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng. Khi bàn giao cho bộ phận sử dụng phải có biên bản bàn giao xe, máy, thiết bị. Ngoài ra có thể có các chứng từ khác như hoá đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trước bạ. Đồng thời công ty phải gửi công văn cho Tổng công ty đề nghị ra quyết định tăng tài sản Sau khi có quyết định tăng tài sản, toàn bộ chứng từ được chuyển xuống phòng kế toán để kế toán ghi thẻ tài sản, sổ chi tiết và sổ tổng hợp TSCĐ. Qui trình mua sắm, đầu tư và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 5: Qui trình mua sắm, đầu tư TSCĐ và luân chuyển chứng từ Chủ tịch HĐQT Kế toán TSCĐ Phòng cơ giới Nhu cầu tài sản Chủ tịch HĐQT Lưu trữ Quyết định tăng TSCĐ Nghiệp vụ tài sản -Mua sắm -Bàn giao -Hồ sơ kĩ thuật Quyết định của CSH -Thẻ TSCĐ -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp Ở Ban Kỹ thuật - Đầu tư, chỉ sau khi kiểm kê, có sự hiện diện của tài sản mới ghi tăng tài sản và theo dõi tình trạng kĩ thuật của tài sản này. Thứ hai là quản lí TSCĐ tại nơi sử dụng: mỗi TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng đều do 1 công nhân trực tiếp quản lí gọi là xe trưởng, máy trưởng. Khi giao TSCĐ đều có biên bản giao xe, máy, thiết bị kèm theo các điều kiện ràng buộc người quản lí trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời. Người quản lí trực tiếp phải có chế độ bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ theo qui định Ban Kỹ Thuật – Dỗu tư thường xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài sản của các xe trưởng, máy trưởng, có kế hoạch định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ và cân đối dự trữ các loại vật tư chủ yếu để thay thế, sửa chữa TSCĐ. Hàng tháng có cuộc họp giữa Giám đốc với các phòng ban, đội trưởng sản xuất để Giám đốc nắm bắt kịp thời về công tác quản lí, sử dụng tài sản. Do biện pháp quản lí này nên TSCĐ của Tổng Công ty được giám sát thường xuyên về năng lực hiện tại cuả TSCĐ, được sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời nhờ đó hiệu quả sử dụng tài sản được nâng cao. Thứ ba là thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ: Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán TSCĐ lập từ đầu năm, Giám đốc công ty viết tờ trình gửi Chủ tịch hội đồng quản trị xin thanh lý, nhượng bán TSCĐ trong đó nêu rõ hiện trạng tài sản. Khi nhận được quyết định cho thanh lý của Tổng Công ty, công ty phải lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ có giám đốc và kế toán trưởng kí. Sau đó công ty có công văn gửi Tổng công ty yêu cầu ra quyết định giảm TSCĐ. Sau khi nhận được quyết định giảm TSCĐ của Tổng công ty, Ban Kỹ thuật - Đầu tư chuyển toàn bộ chứng từ thanh lí, nhượng bán TSCĐ xuống phòng kế toán để ghi giảm tài sản và huỷ thẻ TSCĐ. Thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 6: Thủ tục thanh lí, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ . Công ty Tổng công ty Hội đồng thanh lí Tổng Công ty Kế toán Tờ trình xin thanh lí Biên bản thanh lí Lưu trữ Quyết định giảm tài sản -Huỷ thẻ TSCĐ -Ghi sổ TSCĐ Quyết định thanh lí Thứ tư là hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: công ty mở sổ chi tiết TSCĐ cho từng loại TSCĐ và từng bộ phận sử dụng. Phòng kế toán theo dõi về giá trị TSCĐ (nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại), Ban Kỹ thuật - Đầu tư theo dõi về tình trạng kĩ thuật của TSCĐ. Thứ năm là kiểm kê TSCĐ: Ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê TSCĐ một mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá năng lực sản xuất của TSCĐ để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lí nhượng bán TSCĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Trước khi kiểm kê, từ ngày 10-15 tháng 12 yêu cầu các bộ phận hoàn thiện sổ sách và Giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần của hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê, những yêu cầu khái quát đối với việc kiểm kê, trách nhiệm của các bộ phận. Phương án kiểm kê được lập chung cho cả kiểm kê TSCĐ, kiểm kê vật tư, kiểm kê quĩ, kiểm kê công nợ. Việc kiểm kê chi tiết được thực hiện đối với từng tài sản, sau đó lập phiếu kiểm kê trong đó đưa ra kết luận về hiện trạng của tài sản. Biểu 11: Phiếu kiểm kê tài sản cố định Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Cộng hoà xã hội chủ ghĩa Việt Nam Độc lập-tự do-hạnh phúc PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 10 giờ ngày 2 tháng 1 năm 2004 Đơn vị kiểm kê:Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Tên tài sản: ô tô Ben Nước sản xuất: Liên xô Số máy, khung: 338218 Số đăng kí: 29K-5617 Kí hiệu: ZIN 130 Số động cơ : 556647 Tình trạng kĩ thuật Các bộ phận Chi tiết kiểm kê kì trước Kiểm kê kì này Động cơ: giờ hoạt động Động cơ hoạt động bình thường Động cơ bị hỏng xec-măng chờ mua vật tư để thay Gầm Gầm bình thường Gầm bình thường Buồng lái Các hệ thống đầy đủ, chi tiết, ắc qui tốt, ghế đệm tốt Cabin gỉ các hệ thống khác đầy đủ chi tiết, ắc qui tốt Hệ thống điện 2 đèn trần, 2 xi nhan, 2 lăng téc, 2 đèn pha , 2 còi 24V, 2 gương, 2 đèn hậu 3 ngăn, 1 ổ, 2 chổi gạt mưa, 1 công tắc mát, các rơ le, cảm ứng đủ Hệ thống đèn, còi, chổi gạt mưa, các rơ-le,hệ thống đề hoạt động tốt Từ các phiếu kiểm kê cho từng tài sản, ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê xe máy, thiết bị về mặt kĩ thuật và báo cáo kiểm kê chi tiết TSCĐ về mặt giá trị Biểu 12: Danh sách thiết bị kiểm kê Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam DANH SÁCH THIẾT BỊ KIỂM KÊ Kiểm kê ngày 1 tháng 1 năm 2004 TT Chủng loại máy Số lượng Chi chú 1 2 3 4 . . . Xe Kamaz 5511 Xe maz sơ mi Xe zin 130 đuôi mooc 40 tấn 24 02 02 01 Thứ bảy là thủ tục tính khấu hao TSCĐ: kiểm soát đối với việc trính khấu hao TSCĐ từ đó tính chính xác giá thành các công trình cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Tổng công ty trích khấu hao theo quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC, công ty phải đăng kí định mức trích khấu hao với Cục quản lí vốn và tài sản nhà nước Mỗi tháng căn cứ vào giờ máy hoạt động, vào công suất hoạt động đơn vị sẽ trích khấu hao và lên kế hoạch trích khấu hao sao cho khấu hao cả năm bằng mức khấu hao đã đăng kí. Cuối mỗi năm đều có báo cáo tình hình trích khấu hao TSCĐ. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM - PETROLIMEX 3.1. TÍNH TẤT YẾU PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3.1.1. Yêu cầu của việc hội nhập và phát triển kinh tế ở Việt Nam Nền kinh tế Việt Nam từ sau năm 1986 đã chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Cơ chế quản lý kinh tế có sự đổi mới sâu sắc đã tác động rất lớn tới các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp được Nhà nước giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập nghĩa là lấy thu bù chi để tăng tích lũy tái sản xuất mở rộng. Để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý phù hợp với sự thay đổi của thị trường cũng như sự thay đổi của doanh nghiệp mình. Và vấn đề hiệu quả kinh doanh luôn gắn liền với vấn đề hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải luôn biết tự hoàn thiện mình thông qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Và đây cũng chính là yêu cầu đặt ra hàng đầu cho mọi loại hình doanh nghiệp ngay cả đối với doanh nghiệp nhà nước như Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Bên cạnh đó, hiện nay trong công cuộc đổi mới của đất nước, với xu thế toàn cầu hóa đã đặt ra cho nền kinh tế nước ta nhiều cơ hội bên cạnh đó cũng kéo theo nhiều thách thức. Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô lớn, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam cũng không nằm trong ngoại lệ. Để có thể tồn tại và phát triển trên một thị trường ngày càng mở rộng ra quốc tế, tính cạnh tranh lại càng thể hiện cao hơn thhì hiệu quả kinh tế là vấn đề đặt ra hàng đầu. Nắm bắt được vấn đề này, trong suốt quá trình đổi mới Tổng công ty đã có những chiến lược phát triển lâu dài, nhằm đáp ứng được yêu cầu và đòi hỏi của thị trường qua các thời kỳ khác nhau, 3.1.2 Yêu cầu đặt ra với Tổng công ty Yêu cầu và mục tiêu hàng đầu của Tổng công ty là trở thành một Tổng công ty Xăng dầu có quy mô lớn với công nghệ hiện đại đủ sức cạnh tranh không chỉ ở thị trường trong nước mà còn có thể cạnh tranh với các nền kinh tế dầu mỏ trên thế giới. Với đặc điểm ưu thế về tài nguyên thiên nhiên phong phú, khoáng sản thiên nhiên khá tiềm tàng nhất là về các mỏ dầu đang và sẽ được khai thác. Các vấn đề của Tổng công ty bây giờ là ở chỗ đầu tư công nghệ hợp lý với một cơ chế quản lý mới hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của thị trường cả trong và ngoài nước. Điều đó được thể hiện rõ qua các chiến lược phát triển lâu dài của Tổng công ty: Về mặt đầu tư công nghệ: Hiện nay thì nền công nghệ của nước ta còn đang thuộc vào dạng kém phát triển, vốn đầu tư chưa cao vì vậy Tổng công ty đã đặt ra vấn đề bây giờ không phải là đầu tư hoàn toàn tất cả các công nghệ mới mà chiến lược chính bây giờ là phải đầu tư công nghệ thế nào cho hợp lý. Còn về mặt cơ chế quản lý, chiến lược của Tổng công ty được thể hiện rõ thông qua cơ chế hoàn thiện cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau: Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu được. 3.2. QUAN ĐIỂM, NGUYÊN TẮC, ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trênhoạtđộng của đơn vị. Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc huy động phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị. Đặc điểm của đơn vị bao gồm những yếu tố căn bản sau: Qui mô hoạt động của đơn vị Mức độ phân tán về mặt địa lí Chính sách quản lí Trình độ nhân viên Các lĩnh vực trong hoạt độngcủa đơn vị Nguyên tắc tinh giảm: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hiêu quả hoạt động: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệthống kiểm soát nội bộ. Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Tính độc lập, khách quan: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ. Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa. Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là: Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả. đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát. Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên. 3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3.3.1. Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các qui chế kiểm soát trênhoạtđộng của đơn vị. Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị Đặc điểm của đơn vị baogồm những yếu tố căn bản sau: Qui mô hoạt động của đơn vị Mức độ phân tán về mặt địa lí Chính sách quản lí Trình độ nhân viên Các lĩnh vực trong hoạt độngcủa đơnvị Nguyên tắc tinh giản: tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên tắc hiệu quả: Đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận được chọn lọc bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. đối với các nhà quản lí họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệthống kiểm soát nội bộ. Nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Nguyên tắc độc lập: Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. ở đây muốn đề cập đến bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện và đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ. Không đảm bảo những yêu cầu trên thì hoạt động kiểm toán nội bộ có thể trở thành vô nghĩa. Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải chú ý giảm đến mức thấp nhất những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là: Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa chi phí và hiệu quả. đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời,vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đó ban lãnh đạo Tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế nên ban lãnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập của nhân viên thực hiện các hoạt động kiểm soát. Ban lãnh đạo Tổng Công ty cũng cần chú ý đến khả năng thông đồng của nhân viên. 3.3.2. Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ Qui chế kiểm soát nội bộ và sự vận hành liên tục của những qui chế này trên hoạt động của đơn vị là cơ sở để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mức độ tuân thủ các qui chế này cho ta biết hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Qui chế kiểm soát nội bộ bao gồm. Những qui định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Qui chế hoạt động sản xuất, kinh doanh củađơn vị, trong đó nêu rõ: Lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lí , chức năng, nhiệm vụ, của từng bộ phận. Những qui định khác như qui định về thời gian làm việc, chế độ nghỉ việc, các qui định về an toàn lao động… Qui chế quản lí tài chính: Căn cứ vào qui chế quản lí tài chính của nhà nước ban hành và những đặc thù riêng của đơn vị để xây dựng qui chế quản lí tài chính cho đơn vị mình, bao gồm qui chế quản lí trên các lĩnh vực: Qui chế quản lí tiền mặt Quichế quản lí vật tư Qui chế quản lí TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ Qui chế quản lí và sử dụng vốn, tài sản Qui chế quản lí công nợ Qui định trong xác định doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh Qui định trong việc phân phối lợi nhuận Chế độ kiểm toán, thống kê Trách nhiệm của giám đốc trong việc quản lí tài chính tại doanh nghiệp Chính sách nhân sự Các qui định về quyền lợi , trách nhiệm,và nghĩa vụ của nhân viên, các qui định về khen thưởng, kỉ luật đối với nhân viên. “qui chế ưu đãi” của công ty hiện nay có thể đưa vào đây. Công tác kế hoạch Qui định cụ thể về các loại kế hoạch,phương pháp lập kế hoạch và theo dõi việc lập kế hoạch Qui chế kiểm toán nội bộ qui định: chức năng, nhiệm vụ, phạm vi của kiểm toán nội bộ, thời gian tiến hành kiểm toán. Nội dung, phương pháp, trình tự của kiểm toán nội bộ. Qui định đối với kiểm toán viên nội bộ: qui định tiêu chuẩn kiểm toán viên nội bộ, qui định việc bổ nhiệm, bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ, trách nhiệm, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Trách nhiệm quản lí của giám đốc công ty và kiểm toán nội bộ tổng công ty đối với kiểm toán nội bộ công ty Tất cả những qui chế trên có thể qui định trong một qui chế duy nhất là “qui chế kiểm soát nội bộ” nhưng đối với một số qui chế có thể xây dựng thành qui chế riêng như qui chế quản lí tài chính hay qui chế kiểm toán nội bộ. đối với qui chế quản lí tài chính cũng có thể qui định qui chế quản lí tiền mặt riêng, qui chế quản lí vật tư riêng... Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ là cần thiết cho hoạt động của đơn vị và cho việc kiểm soát hoạt động. Những qui chế này thực tế là sự cụ thể hoá những qui định, những chês độ, chính sáchcủa nhà nước, điều lệ hoạt động của công ty ...do đó nó đảm bảo cho hoạt động của công ty tuân thủ pháp luật và các qui định của nhà nước. Qui chế kiểm soát nội bộ cũng là chuẩn mực để kiểm tra hoạt động và qui kết trách nhiệm. Nhưng quan trọng hơn cả, qui chế kiểm soát nội bộ dẫn dắt hoạt động của các thành viên trong đơn vị. 3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ a. Về phía nhà nước (Hoàn thiện các quy đinh chung về thủ tục kiểm soát trong loại hình Tổng công ty): Đối với một doanh nghiệp, nhất là đối với một Tổng công ty trực thuộc Nhà nước như Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam thì các chính sách của nhà nước có tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xăng dầu lại là một ngành có mức lợi nhuận thu về rất cao, mức đóng góp cho nhà nước rất lớn do đó các thông tin Tài chính của Tổng công ty là đối tượng quan tâm của rất nhiều người, chính vì vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty không những phải đảm bảo được các yêu cầu chung do Nhà Nước đặt ra mà còn phải đáp ứng được các kì vọng của ban lãnh đạo Tổng công ty. Để có thể thực hiện tốt được chức năng và nhiệm vụ của mình, Hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty phải xây dựng được một hệ thống công cụ đủ mạnh đó chính là các Thủ tục kiểm soát nội bộ, việc xây dựng này phải được thực hiện trên các Quy định chung của Nhà Nước và của bản thân Tổng công ty. Do đó, yêu cầu hoàn thiện các Quy dịnh chung về Thủ tục kiểm soát là một vấn đề rất cần thiết để có được một Hệ thống Kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. b. Về phía Tổng công ty (1) Đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau: Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu được. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức phải bảo đảm cho người quản lí ở cấp cao nhất có thể bao quát được toàn bộ các vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và đảm bảo sự phân công, phân cấp rõ ràng. Xét theo những yêu cầu trên ta thấy ở công ty dễ dẫn đến tình trạng “quản lí chóp bu quá tải”.như đã phân tích ở trên, hai phó giám đốc không được uỷ quyền quyết định. Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, giúp giám đốc có thể bao quát được tổng quan hoạt động của Tổng Công ty , giảm nguy cơ trở nên độc tài, tăng tính tối ưu và tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức, ở Tổng Công ty nên thực hiên việc uỷ quyền và phê chuẩn rộng hơn nữa để giảm bớt sự quá tải cho Tổng giám đốc. (2) Đối với tổ chức công tác kế toán Công tác kế toán nên được tập trung ở phòng kế toán, cụ thể là kế toán tiền lương nên chuyển toàn bộ về phòng tài vụ bởi thực sự đó là nhiệm vụ của kế toán. Như thế kế toán chi phí sẽ có điều kiện kiểm soát dễ dàng hơn với chi phí bởi họ thực hiện công việc từ đầu của quá trình. Do công việc kế toán đượcthực hiện bằng máy nên rất thụ động và khó kiểm tra, (nếu làm bằng tay thì qua nhiều lần ghi chép, mỗi lần ghi chép là một lần kiểm tra, đối chiếu còn kế toán máy thì chỉ vào chứng từ,khi cần loại sổ nào thì rút ra từ máy). do đó phải chủ động có kế hoạch đối chiếu, kiểm tra. Phòng kế toán nên in sổ hàng tháng, hàng quí để nắm bắt được số liệu từng tháng, quí đối chiếu để phát hiện kịp thời chênh lệch, không nên để cuối năm mới in một loạt sổ, mỗi quyển thường rất dày, việc kiểm tra lại rất khó khăn. Kế toán trưởng cũng cần thường xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nước,kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên. Thực hiện những điều trên cùng với việc tổ chức công tác kế toán khá hợp lí hiện nay có thể tăng cường công tác tự kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán. Đối với một số yếu tố khác như: lập kế hoạch hay chính sách nhân sự cần tiếp tục phát huy. đối với chính sách nhân sự cần chú ý thực hiện những chính sách đưa ra chứ không chỉ đơn thuần là đưa ra các chính sách. Bên cạnh đó Tổng công ty nên thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát. (4) Tổng công ty nên thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ Như đã phân tích ở trên, do Tổng Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn, có địa bàn hoạt động phân tán về mặt địa lí nhưng chưa có bộ phận nào thẩm tra laị những gì mà đơn vị đã làm, cụ thể là: rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát sự hoạt động của hệ thống này và tham gia hoàn thiện chúng góp phần bảo vệ và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Giúp Tổng giám đốc kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin, bao gồm cả thông tin tài chính, kế toán, kiểm tra các báo cáo tài chính trước khi giám đốc kí đặc biệt là sau nghị định 59/CP, giám đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực và tin cậy của thông tin. Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui chế, các nguyên tắc quản lí của nhà nước và của Tổng Công ty. Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế, hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp. Do đó việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết và là đòi hỏi tất yếu đối với Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Phạm vi, chức năng của kiểm toán nội bộ. Phạm vi: kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động trong đơn vị Chức năng: kiểm toán nội bộ có các chức năng sau: Thẩm tra các thủ tục kiểm soát từ đó xác định tính thích hợp và ưu việt của nó Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin. Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui định, các kế hoạch và các thủ tục hiện hành. Kiểm tra các phương tiện bảo đảm an toàn cho tài sản Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chương trình hay các hoạt động nghiệp vụ. Các nhiệm vụ đặc biệt: bất cứ việc gì có ích cho ban giám đốc hoặc giám sát trong các cuộc thoả thuận, tham gia vào các chương trình đào tạo của đơn vị. Với các chức năng như vậy, kiểm toán nội bộ có các loại hình như kiểm toán bộ phận, kiểm toán chức năng, kiểm toán quản trị, kiểm toán cân đối thử, kiểm toán điều hành, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán tính kinh tế và hiệu quả và kiểm toán toàn diện. PHẦN KẾT LUẬN Xuất phát từ vai trò của hệ thống KSNB trong từng doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế thị trường hiện nay nói chung thì việc hình thành KSNB ở nước ta hiện nay là một vấn đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính trong doanh nghiệp cũng như tính tuân thủ, tính hoạt động của doanh nghiệp nhằm đưa ra các kiến nghị và giải pháp về chế độ kế toán, hình thức quản lý, tính hiệu quả của doanh nghiệp.Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình mà từ đó ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay ở Việt Nam , KSNB còn là vấn đề rất mới mẻ, chưa được đề cập tới nhiều, cho nên việc hình thành bộ phận KSNB trong các doanh nhiệp ở nước ta hiện nay còn gặp phải nhiều khó khăn Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo GS.TS NGUYỄN QUANG QUYNH và các cô bác, anh chị ở Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.